Fecha

11/15/2013

CARACTERIZACIN GESTIN DE HSQ

Versin

Documentar, implementar, controlar y mantener la eficacia; as como la mejora continua del Sistema de Gestin Integral de acuerdo con los requisitos legales, reglamentarios y otros aplicables.

OBJETIVO DEL PROCESO

P
L
A
N
E
A
R

Este proceso comprende los subprocesos de: Control de documentos y registros, producto no conforme y No Conformidades, auditoras internas del SGI,
RESPONSABLE DEL PROCESO
acciones correctivas, preventivas y de mejora, Seguimiento a la gestin y desempeo del SGI, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.

ALCANCE

Fsicos / Tecnolgicos / Infraestructura

Legales - Reglamentarios,
Organizacionales, Cliente y
Producto

Personal competente para la

ejecucin del proceso.

NTC ISO 9001 4.1 / 4.2.1 / 4.2.3 / 4.2.4 / 5.3 / 5.4.2 / 5.5.2 / 5.5.3 / 8.1
/ 8.2.1 / 8.2.2 / 8.2.3 / 8.3 / 8.4 / 8.5.1 / 8.5.2 / 8.5.3
OHSAS 18001 4.1 / 4.2 / 4.3 / 4.4 / 4.5 / 4.6

Ver matriz de requisitos del SGI

Ver matriz de requisitos legales y
otros de S&SO

ETAPAS / ACTIVIDADES

SALIDA

CLIENTE Y/O PARTES INTERESADAS

Humanos
REQUISITOS DEL PROCESO

Papelera, equipos de oficina, software, hardware,

instalaciones, EPP.

PROVEEDOR

Presupuesto anual de la organizacin

ENTRADA

Representante de la Direccin del SGI

Coordinador del SGI

NTC ISO 9001/2008 - OHSAS 18001/2007

Financieros

RECURSOS

H
A
C
E
R

3
P
H
V
A

1- Direccionamiento Estratgico

1- Directrices del SGI (Matriz de requisitos del SGI, matriz de

requisitos legales y otros, Manual del SGI, Mapa de Procesos,
Panorama de Riesgos, presupuesto asignado a los procesos,
asignacin de Infraestructura fsica, tecnolgica y humana
Documentacin, divulgacin, sensibilizacin y mantenimiento de la documentacin del SGI
para el SGI)
* Acta de eleccin del Representante de la Direccin del SGI.
* Canales de Comunicacin Definidos, Divulgados y
Controlados.

1- Todos los procesos

1- Listado maestro de registros

2- Listado maestro de Documentos internos y externos
Control de documentos y registros:
1- Necesidades de nueva documentacin, modificaciones o
3- Documentacin y registros del S.G.I. en el Mdulo del
Identificacin de necesidades de creacin, modificacin, aprobacin de documentos y control de registros del
aprobaciones / Registros del Proceso
Sistema de Gestin Integral de la Organizacin. 4SGI
aprobacin, creacin o modificacin de documentos. 5solicitud de creacin o modificacin de coumentos.

1- Todos los procesos Operacionales

1- Reporte de Producto No Conforme

2- Gestin de Recursos

2- Reporte de Producto No Conforme proveniente de Proveedor

3- Todos los procesos

3- No Conformidades de los procesos

1- Todos los procesos

1- Desempeo de los procesos

1- Todos los procesos

1- Acciones correctivas, preventivas y de mejora identificadas

y tratadas

1- Documentacin del SGI en el Mdulo del Sistema de

Gestin Integral de la Organizacin.

1 - Todos los procesos

1- Todos los procesos

Control y seguimiento al producto no conforme y No conformidades:

1- Eficacia del PNC y Eficacia de las No Conformidades

* Identificacin y control sobre la eficacia del producto no conforme

* identificacin y control sobre la eficacia de las No Conformidades

Auditorias internas al SGI

1- Direccionamiento Estratgico

1- Informe de Auditora Interna

2- Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas 1 y 2- Direccionamiento Estratgico
producto de las auditorias

Programacin, Planeacin, ejecucin y seguimiento a las Auditorias internas

Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Control y seguimiento

1- Indicador Acciones Correctivas, preventivas y de

mejora

1- Direccionamiento Estratgico

1- Indicadores de Gestin

1- Direccionamiento Estratgico

1- Desempeo de S&SO

1- Partes externas interesadas /

Entes Externos de Control /
Trabajadores, Contratistas y
Visitantes / Todos los procesos

Seguimiento a la Gestin y Desempeo del Sistema de Gestin Integral:

1- Todos los procesos

1- Desempeo de los procesos

* Seguimiento a la Medicin de Indicadores de Gestin

* Seguimiento al Anlisis de Indicadores de Gestin
* Seguimiento a los planes de accin que se derivan de los indicadores de Gestin.

1- Necesidades y requisitos de las partes externas interesadas.

1- Partes externas interesadas

Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

*
*
*
3- Necesidades, requisitos y novedades de trabajadores, *
Contratistas y Visitantes.
*
*
4- Necesidades de S&SO
*
*
2- Requisitos legales, reglamentarios y otros.

2- Entes Externos de Control

3- Trabajadores, Contratistas y Visitantes
4- Todos los procesos

1- Personal Competente

1- Gestin del Talento Humano

Identificacin de peligros, Valoracin de riesgos y determinacin de controles.

Identificacin y evaluacin del cumplimiento de requisitos legales y otros
Determinacin de Objetivos y Programas S&SO
Rendicin de Cuentas
Formacin y toma de conciencia.
Comunicacin, participacin y consulta.
Preparacin y respuesta ante emergencias
Investigacin de Incidentes

1- Nuevas necesidades de Personal, capacitacin y

desempeo del personal

Gestin operativa del proceso

2- Planta Fsica, maquinaria, equipos, herramientas y * Gestin del Personal del proceso.
tecnologia segura y adecuada / Materia Prima, Productos, * Gestin de la Infraestructura fsica, maquinaria, equipos y tecnolgica utilizada dentro del proceso.
Suministros, insumos, materiales y servicios.
* Gestin de compras

2- Gestin de Recursos

2- Nuevas necesidades de planta fsica, equipos,

maquinaria y herramientas.

1- Gestin del Talento Humano

2 y 3- Gestin de Recursos

3- Nuevas necesidades de Compras

ACTIVIDADES DE CONTROL
Qu (Precisin del Control)

V
E
R
I
F
I
C
A
R

Quin (Responsable)

Cmo (Descripcin del Control)

Registro del control

Control de los documentos y registros

Representante de la Direccin del SGI y 1- Cumplimiento de las directrices establecidas en el procedimiento de control de documentos y registros las 1- Listado maestro de registros
Coordinador del SGI
2- Listado maestro de documentos internos y externos
cuales se confirman a travs de las auditoras internas.

Auditorias internas del SGI

1- Se controla que el SGI sea implementado, mantenido y mejorado de manera eficaz, dando cumplimiento a los 1- Plan y Programa de Auditorias internas
Representante de la Direccin del SGI y requisitos legales, reglamentarios y otros del SGI, por medio de las auditorias internas.
2- Informe de Auditora
Coordinador del SGI
2- Se controla que todas las no conformidades detectadas en auditorias internas tengan su respectivo plan de 3- Formato de AC - AP - AM
4- Listas de Verificacin
accin, verificando la eficacia de las mismas.

Producto no Conforme - No Conformidades

Representante de la Direccin del SGI y 1- Se confirman que todos los productos no conformes y No conformidades identificados hayan sido tratados de 1- Registro y Control del PNC
Coordinador del SGI
2- Formato de AC - AP - AM
manera eficaz y se conserven evidencias de dichas acciones.

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Representante de la Direccin del SGI y 1- Se revisa que las Acciones correctivas, preventivas y de mejora, este siendo implementadas de manera
1- Formato de AC - AP - AM
Coordinador del SGI
adecuada, en cuanto fecha de compromiso y eficacia de dichas acciones.

Medicin, anlisis y mejora de los indicadores de gestin

Representante de la Direccin del SGI y 1- Se revisa que todos los procesos midan, analicen y mejoren todos los indicadores del SGI de manera 1- Ficha Tcnica de Medicin,
Coordinador del SGI
Indicadores de Gestin
adecuada y eficaz

Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

Representante de la Direccin del SGI y 1- En las auditorias internas al SGI se confirma que se estn aplicando todos los requisitos legales, 1- Informe de Auditoria Interna
Coordinador del SGI
reglamentarios y otros aplicables al SGI
2- Listas de Verificacin

Anlisis y Mejora de

ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

INDICADOR

% de cumplimiento en el cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

A
C
T
U
A
R

FRMULA

FRECUENCIA

META

FUENTE DE DATOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGI

Total AC, AP y AM cerradas a tiempo /

Total AC, AP y AM identificadas * 100

Trimestral

>=90%

Matriz de AC - AP - AM

* Ver listado maestro de registros

* Ver listado maestro de documentos internos y
externos

Identificacin, tratamiento y control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA

12/2/2011

Creacin de documento

11/1/2012

Revisin y actualizacin del documento

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

11/15/2013

Revisin y actualizacin del documento y cambio de logo

Elabor: Laura Catalina Gallo

Revis: Isa Helena Mora

Aprob: Isa Helena Mora

Cargo: Coordinadora SGI - Coordinador HSEQ

Cargo: Gerente General

Cargo: Gerente General

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