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GESTIN DE LOGSTICA Y DE INFRAESTRUCTURA

Soluciones Logsticas-Bienes Institucionales

ASUNTO:

Asunto

Reintegros mes de septiembre del ao 2016

Dirigido a

Empleados Docentes y Administrativos

Se informa a toda la comunidad universitaria que en el mes de septiembre se


harn los reintegros, de acuerdo con las siguientes instrucciones:
Los reintegros se harn los das 01, 02, 05, 06 y 07 del mes de septiembre, en
los cuales se recogern directamente en las dependencias, tanto de ciudad
universitaria como en las sedes externas. Personal de Soluciones Logsticas sern
los encargados de recoger los reintegros, el cual se debe hacer teniendo en
cuenta lo siguiente:
El da 01 de septiembre se pueden entregar en las instalaciones del Edificio de
Extensin, stano 2, en el horario de 8 a 11:30 am y de 2:00 a 4:00 pm, los
elementos pequeos como computadores, grabadoras, mquinas de escribir,
ventiladores, y elementos de laboratorio de menor tamao, solo se reciben los
elementos con su respectivo vale de reintegro debidamente diligenciado.
La solicitud de servicios para el transporte de los reintegros se debe hacer a
Soluciones Logsticas, mediante un Ticket, herramienta habilitada en la pgina
institucional de la Universidad, y solamente se debe generar durante los das 29,
30 y 31, del mes de agosto, para lo cual se debe seguir la siguiente ruta:
https://soluciones.udea.edu.co/otrs/customer.pl
O iniciar sesin en la pgina institucional.
En somos UdeA, ingresar como empleados o como profesores.
Ingresar a Gestin acadmico administrativa.
Y en Soluciones UdeA, iniciar sesin.

En Ticket, generar nuevo Ticket para LOGSTICA E INFRAESTRUCTURA.


Seleccionar el servicio de REINTEGROS.
En Asunto definir el servicio requerido, e indicar en el espacio texto la clase (tipo
de bien) y la ubicacin de los bienes a reintegrar.
Por ultimo enviar la solicitud.
Los Ticket, generados por fuera del horario definido en la presente circular no se
atendern. Este servicio se puede solicitar tanto para cosas grandes como
pequeas. Solo se reciben solicitudes mediante la generacin de Ticket, no se
reciben solicitudes por telfono, ni personalmente.
Es requisito indispensable tener listo el vale de almacn para reintegro al
momento en que personal de Soluciones Logsticas pasen a recoger los
elementos. De lo contrario el reintegro no se puede realizar, ya que se tiene
prohibido al personal recoger sin el cumplimiento de dicho requisito. El vale debe
estar debidamente diligenciado, preferiblemente en computador o en mquina de
escribir, en original y dos copias, firmado por el jefe de la dependencia y el
responsable del bien. Adems, debe contener:

Nombre de la dependencia
Centro de costo
Nombre y cdula del empleado responsable
Ubicacin y telfono
Identificacin y descripcin del artculo, indicando el nmero de inventario en la
casilla correspondiente, al lado derecho del formato.

Con relacin a los bienes elctricos y electrnicos estos deben estar completos, y
en ningn caso se autoriza al funcionario responsable tanto del bien como del
reintegro fsico a retirar partes de los mismos.
Gestin de Bienes Institucionales se abstendr de recibir reintegros sin su
respectivo vale de reintegro, o elementos inventariados y que no cuenten con su
nmero de inventario original en forma fsica (stiker), o marcado con pirograbador;
exceptuando de esto los elementos inventariados con nmero ficticio. En otras
palabras, no se reciben vales por correo y para el caso de los elementos que se
les perdi el nmero de inventario, se debe solicitar ante Gestin de Bienes
institucionales su remarcacin, la solicitud se debe hacer al correo electrnico
dmaria.bedoya@udea.edu.co y en el asunto indicar que se trata de una
remarcacin, tambin se debe expresar el motivo de la solicitud de remarcacin.

El reintegro en las sedes externas adems del vale de reintegro, requiere la


respectiva orden de salida de los elementos, de acuerdo con los requisitos de
cada sede.
Mayor informacin en los telfonos 2195244 y 2195240

Nubia Posada Hincapi


Lder, Bienes Institucionales
Carlos Daz