PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES

Tiger Ingeniera y Servicios

Tabla de Contenidos

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Objetivos
Responsabilidades
Definiciones
Recursos Necesarios
Descripcin de la Actividad
Anexos
Hoja Control de Modificaciones

Elaborado Por:
Elias Peredo A.Jefe Control Gestin.

Revisado Por:
Fernando Reyes A.Representante de Gerencia

Firma:

Firma:

Cdigo: PRO-009.IN
Versin N: 01.

Aprobado Por:
Fernando Reyes A.Gerente General.

Firma:

Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.-

PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES
Tiger Ingeniera y Servicios

1.- OBJETIVOS
Establecer las actividades definidas del proceso de compra ya sea de materiales, insumos y/o
servicios. Cubriendo las necesidades, requisitos y especificaciones de compras de Tiger Ingeniera
y Servicios S.A.

2.- RESPONSABILIDADES
El Encargado de [Logstica] es responsable de:
o
o
o
o
o
o
o
o

Seleccionar proveedores de materiales e insumos.

Solicitar cotizaciones de materiales e insumos.
Elaborar rdenes de compra.
Emitir reclamo a proveedores de materiales e insumos objetados.
Recepcionar necesidades de materiales e insumos de los centros de trabajo.
Dar Recepcin conforme a la compra de materiales e insumos.
Mantener actualizado Listado de proveedores [en software].
Desarrollar las evaluaciones a los proveedores [relevantes o crticos para nuestros procesos
ingresados en software].

El Jefe Control Gestin es responsable de:

o

Aprueba aquellas rdenes de compra de ms de 150.000 $.

El Administrador o Encargado de rea es responsable de:

o

Solicitar o designar a alguien de su equipo de trabajo a que realice los requerimientos de

materiales e insumos al encargado de [logstica].

3.- DEFINICIONES
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un determinado producto pudiendo ser este
de materiales, insumos, productos, servicios u otros.
Orden de Compra: Registro que permite indicar al proveedor los distintos materiales, insumos y/o
servicios que se requieran comprar.

4.- RECURSOS NECESARIOS

o
o
o

Computador
Impresora
Sofware Defontana

Cdigo: PRO-009.IN
Versin N: 01.

Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.-

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Tiger Ingeniera y Servicios

5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

5.1.- NECESIDAD DE COMPRA DE MATERIALES, INSUMOS Y/O SERVICIOS
Ser responsabilidad del Encargado de [Logstica] de Tiger Ingeniera y Servicios S.A. revisar las
necesidades de materiales, insumos y/o servicios por parte del Encargado de rea, Administrador
de Contrato o quien este designe, de los diferentes centros de trabajos [que se generen a travs del
mdulo Requisiciones del ERP Defontana].
La necesidad de compra nacer una vez que el centro de trabajo o rea correspondiente verifique la
inexistencia o necesidad del material, insumo y/o producto solicitado. [La solicitud ser ingresada
como requisicin en Defontana, para que el encargado de abastecimiento gestione la compra de lo
solicitado].

5.2.- NECESIDAD DE LA COTIZACION

Sera responsabilidad del Encargado de [Logstica] determinar si es necesario cotizar los materiales,
insumos y/o servicios solicitados, dependiendo de las caractersticas, volumen a adquirir y el grado
de especificacin.
Para ello, el Encargado de [Logstica] cotizar el material, insumo y/o servicio solicitado a tantos
proveedores estime conveniente, teniendo en consideracin las caractersticas de la necesidad de
cotizacin, precio, calidad y prestigio del proveedor, entre otros factores, los cuales sern decisivos
a la hora de seleccionar a los proveedores de Tiger Ingeniera y Servicios S.A.
La cotizacin podr ser realizada va correo electrnico, telfono o fax dependiendo de las
caractersticas del proveedor.

5.3.- EMISIN ORDEN DE COMPRA

Una vez realizadas las cotizaciones (en caso que aplique) y seleccionado el proveedor, el
Encargado de [Logstica], determinar si es necesaria la elaboracin y emisin de la orden de
compra del material, insumo y/o servicio solicitado para lo cual [utilizar el software Defontana].
[Si el proveedor no se encuentra registrado en el sistema, ser necesario crearlo como proveedor
antes de iniciar la generacin de la orden de compra.
La aprobacin de la orden de compra, se efectuar en el mismo sistema y depender del monto de
la orden de compra. Los montos y responsables son los siguientes:
o
o

1 a 150.000 $.- Encargado de abastecimiento

Ms de 150.000 $ Jefe de control gestin.]

Cdigo: PRO-009.IN
Versin N: 01.

Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.-

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5.4.- DESPACHO Y/O RECEPCIN CONFORME

[La entrega por parte del proveedor, se realizar de acuerdo a lo sealado en la orden de compra.
Preferentemente, la entrega se realizar directamente al encargado de logstica, sin embargo, por
razones operativas, la entrega puede realizarse en bodega de planta y excepcionalmente
directamente al rea usuaria. Independiente del lugar donde se realice la entrega, ser
responsabilidad del encargado de logstica hacer el seguimiento y recuperar los documentos
utilizados por el proveedor para el despacho de los productos y/o servicios (Gua de despacho,
factura u otros).
Una vez recepcionado fsicamente conforme el material y/o insumos, se realizar la recepcin en el
software Defontana. Este proceso lo realizar el Encargado de Logstica. En forma paralela,
coordinar con el rea que solicit la compra, la entrega de lo recibido. Finalmente, lo entregado se
registrar en la requisicin que dio origen al proceso].
Si la recepcin del material y/o insumo comprado presenta problemas en cuanto a cantidades, falta
de artculos, cambios en los precios, u otros factores que no correspondan a lo solicitado al
proveedor, ser el Encargado de [Logstica] quien determine si recepciona o devuelve la compra
solicitada, dejando constancia de su decisin en la orden de compra, factura o gua de despacho del
proveedor segn corresponda.
Del mismo modo, ser su responsabilidad determinar la necesidad de formular un reclamo al
proveedor, solicitando para ello la reposicin, reemplazo o devolucin de este en el caso de los
proveedores de materiales e insumos, y la realizacin de una nueva prestacin en el caso de los
proveedores de servicios.

6.- ANEXOS
No Aplica.-

Cdigo: PRO-009.IN
Versin N: 01.

Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.-

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7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES

Versin Fecha Modificacin tem Alterado

Motivo

00

26-04-2010

N.A.

Emisin del Documento

01

09-11-2010

Apartado 2

Nuevo puesto de trabajo Encargado de Logstica

para el desarrollo del proceso,
Responsabilidades en uso de nuevo Software.

Apartado 4

Se agrega nuevos recursos necesarios para el

proceso.

Apartado 5.1
Apartado 5.2

Nuevo puesto de trabajo Encargado de

Logstica, para el desarrollo del proceso,
Implementacin Software De Fontana para el
proceso.

Apartado 5.3
Apartado 5.4

Uso de nuevo software en emisin de Orden de

compra, despacho y recepcin conforme.

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Versin N: 01.

Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.-