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S&OP: BENEFICIOS DE LA PLANEACIN DE VENTAS Y OPERACIONES

El S&OP surgi durante los aos 80 cmo respuesta a uno de los principales
problemas dentro de las grandes compaas: la falta de comunicacin entre
departamentos, lo cual terminaba afectando los procesos de alineamiento de
objetivos, desfasando las estrategias e incrementando costos operacionales.
Frente a esta problemtica, el S&OP funciona como un plan que involucra a
todas las reas pertinentes de una empresa e integra los planes de marketing
dentro del proceso de administracin de la cadena de suministros. Esto, en
busca de la consecucin de metas previamente establecidas, las cuales sern
monitoreadas de manera peridica.
La planeacin de ventas y operaciones compromete a las reas implicadas de
cada empresa con la finalidad de garantizar una mejor toma de decisiones. La
herramienta ha sido implementada en empresas grandes y medianas con la
finalidad de conseguir beneficios tanto cualitativos como cuantitativos, dentro
de los cuales podemos contar:

Mejora de la comunicacin horizontal entre los departamentos de la


empresa, logrando una sincrona especial entre las reas de venta y
logstica.

Reduccin de costos operativos al reducir el exceso de inventarios, los


retrasos en la programacin de produccin y los gastos innecesarios de
transporte.

Mayor control de inventario, reduciendo la suspensin de ventas a causa


de insuficiencia de productos en puntos de venta o almacenes.

Procesos de gestin ms eficientes al generar situaciones hipteticas


que permiten detectar de manera anticipada posibles situaciones
problemticas.

Mejor control de desempeo y resultado de nuevos productos y


promociones como parte del desarrollo de una estrategia global.

Si bien el S&OP est enfocado en una mejor gestin de las reas de una
empresa, para ser efectivo no debe dejar de enfocarse en el valor de los
clientes y la manera en que estos se acercan a los productos.

La prctica: S&OP desde la mirada logstica


Los logsticos agradecen toda informacin que provenga de las reas
comerciales, aunque (seamos sinceros) sta no siempre es anticipada, ni lo
suficientemente detallada, ni lo suficientemente fiable. Si lo fuera los costos
logsticos bajaran (una parte importante de stos se deben a la variabilidad).
Los logsticos son los ms interesados en que iniciativas tales como S&OP

funcionen y sean un xito. Pero no siempre son un completo xito. Algunas


razones
son
las
siguientes:
Datos agregados: A mayor agregacin de datos, menor calidad de los
pronsticos de inventarios. El rea comercial prefiere datos agregados, el rea
logstica datos desagregados. Dos lenguajes distintos, dos perspectivas
distintas.
Excesivos cambios: Si, una vez establecido un pronstico, el rea logstica
recibe excesivos cambios ser un camino seguro a una mala calidad del
inventario y a los quiebres de stock. Un caso especial son las urgencias (las
que el mundo logstico conoce bien, especialmente los fines de mes).
Falta de alineamiento de objetivos, mtricas e incentivos: Al rea
comercial lo miden por cumplimiento de metas de ventas. Al rea logstica por
rotacin y otros indicadores. Normalmente no hay alineamiento.
Variabilidad de la demanda: La bondad de los pronsticos tiene directa
relacin con la variabilidad de los datos. Si los datos tuvieran baja variabilidad,
el sistema S&OP (y otros, como el MRP II) funcionaran maravillosamente.
Porque, a menor variacin mayor capacidad de predecir. Pero la mayor
cantidad de los tems tiene alta variabilidad y son difciles de predecir!
Gran cantidad de tems: Con miles de tems, aunque se repartan por
categoras, es imposible revisarlos en una reunin. Imaginemos que logramos
convocar en una sala a un comercial a un logstico y a un financiero, para
revisar 1500 tems uno por uno (!). La reunin inevitablemente terminar con
unas decenas de SKU revisados. Y el resto? La solucin tpica es aplicar
algn tipo de promedio para los restantes tems.
Confianza excesiva en el software: La creencia de que un software
resolver el problema es una ilusin. Por ejemplo, cmo definir el inventario
de seguridad por SKU? Incluso, las aplicaciones ms sofisticadas no traen
algoritmos que permitan resolver este y otras interrogantes.
Sin relacin con la rotacin ni con resultados financieros: Finalmente,
aunque se realice la rutina de reuniones y de intercambio de documentos entre
los comerciales, los financieros y los logsticos, quin asegura que se lograrn
los objetivos de rotacin? O la rotacin ser una consecuencia, a veces para
celebrar y otras para llorar?
Ciclo mensual: Y lo peor, es que el ciclo mensual nos obliga de partida a
tener inventario al menos por un mes. Un retraso en las decisiones, alarga la
necesidad de tener exceso de inventarios.
Repetimos: en logstica se agradece la informacin que provenga de las reas
comerciales, ya sea con el mtodo S&OP o con cualquiera. Sin informacin, es
poco lo que se puede hacer. Pero, en este terreno, hay todava mucho camino
por recorrer. Creemos que, tal como la Planificacin de la Produccin fue el
antepasado de S&OP, este ltimo es la base de los modernos Supply &

Demand Planning Systems, que resolvern las debilidades de los sistemas


actuales.
En qu consiste?
Con Planeamiento de Ventas & Operaciones, los ejecutivos consensan un
nico plan operativo que equilibra rentablemente la oferta con la demanda y
alinea los objetivos ejecutivos del negocio. Planeamiento de Ventas &
Operaciones ofrece un marco holstico para balancear la demanda con la oferta
e incorpora medidas financieras claves que le aseguran que su plan operativo
est alineado a su plan estratgico para lograr los mejores resultados de
negocio posibles.
Con escenarios del tipo "qu pasara si" tanto para la demanda como para la
oferta, usted puede identificar el mejor plan para lograr sus objetivos
financieros y de servicio al cliente, responder ms rpido al panorama en
constante cambio de la demanda y asegurar que su proceso de S&OP contine
siendo fuerte en todo su negocio.
Diseado para fabricantes y distribuidores, Planeamiento de Ventas &
Operaciones trabaja con sistemas de planeamiento de la cadena de suministro
ERP convencionales para ofrecer informacin y brindar soporte a un plan de
consenso entre:

Ejecutivos senior

Gerente de planeamiento de la demanda

Gerentes de produccin

Gerentes de inventario

Gerentes financieros

Informacin Planeamiento de Ventas & Operaciones cuenta con ms de 25


aos de experiencia en la gestin de la cadena de suministro. Es por eso que
usted puede estar seguro de que cuenta con una solucin probada,
desarrollada por expertos de la industria que entregan lo que prometen.
En toda su cadena de suministro, Planeamiento de Ventas & Operaciones le
ofrece una visibilidad y entendimiento de todos los aspectos de la demanda y la
oferta, desde las previsiones hasta la demanda real, el inventario, la produccin
y los planes de suministro.

Funciones
Planeamiento de Ventas & Operaciones cierra la brecha entre operaciones y
estrategia. El sistema S&OP tiene procesos pre configurados e indicadores
clave de desempeo que crean un marco para equilibrar la demanda y la
oferta.
Con Planeamiento de Ventas & Operaciones usted tendr:

Equilibrio entre la Oferta y la Demanda. Planifique su empresa para


cualquier grupo de productos, clientes, geografa o canal de llegada al
mercado y asegurar poder cumplir con su plan de demanda. Planifique en
unidades, ventas, valores o costosy vea el impacto sobre su negocio.
Simulaciones "qu pasara si". Ejecute escenarios para varios
perfiles de oferta y demanda y compare alternativas del tipo "qu pasara
si" que muestren un posible impacto financiero sobre diferentes eventos
estratgicos, operativos y tcticos. De este modo, usted podr alinear sus
operaciones con los objetivos del negocio.
Soporte para procesos S&OP. Planeamiento de Ventas &
Operaciones dirige su procesos de negocio S&OP. Una funcin integrada
de gestin de tareas hace cumplir sus procesos, asegurando que las tareas
se realicen a tiempo por las personas adecuadas. Usted tambin
documentar actividades y decisiones tomadas y el sistema har un
seguimiento de todos los cambios en la demanda o en la oferta informando
el cumplimiento.
Almacn de informacin comn. Utilice datos importados desde
fuentes mltiples, incluyendo demanda, inventario y planeamiento de la
produccin como un sistema de informacin comn y la base de un anlisis
profundo de su negociodesde historial de previsiones y ventas hasta el
suministro.
Sincronizacin de unidades y monedas. Ofrezca una visin comn
de su negocio con un sistema que sincronice las previsiones monetarias y
la unidad de previsin para tomar mejores decisiones. Evite el escenario
comn y desacertado en el que el personal de finanzas ve slo el aspecto
financiero del negocio y el personal de operaciones ve slo el volumen de
productos fabricados y enviados.
Red de colaboracin. Utilice una nica plataforma para sincronizar y
racionalizar sus ventas y previsiones operativas en todas las reas
funcionales: diseo, suministro, operaciones, marketing, finanzas y otros
sectores interesados. Colabore utilizando un juego de informacin en un
lugar que el sistema compila automticamente y almacena para permitir
anlisis interactivos e impulsar un plan de consenso.
Alertas de eventos. Ofrezca un sistema proactivo que permita a los
ejecutivos recibir automticamente alertas para planificar desvos y otros
eventos y realizar ajustes en forma efectiva. Analice excepciones para

determinar causas, comunicarlas a las personas adecuadas y mejorar as


su plan y procesos. El flujo de trabajo impulsa a todos a realizar revisiones
y aprobaciones a tiempo.
Medicin de indicadores clave de desempeo. Revea y mejore su
desempeo en forma continua evaluando el progreso hacia sus objetivos
financieros. Haga el seguimiento de sus supuestos para acordar una
previsin unificada y mejoras continuas.

Qu implica?
Usted tendr las herramientas que necesita para:

Mejorar los ingresos por facturacin mediante una mejora de los niveles
de cumplimiento de los clientes y la rentabilidad bruta con un mejor uso de
sus recursos de suministro.

Responder con mayor celeridad y confianza a los cambios en el


desempeo de la demanda-oferta.

Crear y mantener presupuestos operativos ms precisos y hacer un


seguimiento de los mismos contra resultados reales.

Mejorar el desempeo de su negocio porque los lderes en S&OP tienen


cadenas de suministro y costos operativos ms bajos, ciclos de tiempo de
efectivo a efectivo ms rpidos y niveles de servicio al cliente ms altos.
Planeamiento de Ventas & Operaciones ayuda a los fabricantes y
distribuidores como usted a optimizar sus procesos de negocio alineando
mejor los planes estratgicos y las ejecuciones operativas. Usted tomar
decisiones con ms seguridad, basadas en una visin empresarial de la
demanda, oferta y condiciones financieras para servir mejor a sus clientes
mientras protege sus ganancias.