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07 noviembre 2005
PROYECTO :
AUTOMATIZACION DE LAS BIBLIOTECAS
SAUL SANCHEZ TORO
Magister LS Universidad de Puerto Rico
Lic. Bibliotecologia Escuela Interamericana de Bibliotecologia. Universidad de Antioquia. Colombia
UNIVERSIDAD DE CALDAS
CENTRO DE BIBLIOTECAS
MANIZALES
2001
FICHA DE INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO
TTULO DEL PROYECTO:
AUTOMATIZACION DE LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, MANIZALES.
RESPONSABLE:
NOMBRE:
SAUL SANCHEZ TORO
CEDULA: 8.289.952 de Medelln
EMPRESA :
NOMBRE :
UNIVERSIDAD DE CALDAS
OBJETO SOCIAL:
EDUCACION
NIT:
890801063-0
REPRESENTANTE LEGAL:
CEDULA DE CIUDADANIA:
DIRECCION:
Calle 65 26-10
TELEFONO:
CORREO ELECTRONICO:
biblioteca@cumanday.ucaldas.edu.co.co.
6 MESES
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1. INTRODUCCION
"Desde hace mucho tiempo, la tcnica ha cooperado con las bibliotecas para mejorar los servicios que stas prestan. A finales del S. XIX, la introduccin de la mquina de escribir en la biblioteca
fue una verdadera revolucin. En los ltimos aos, la automatizacin se ha convertido en una fuente potencial de cambios de una magnitud inusitada. El impacto de la informtica sobre la
biblioteconoma se ha convertido en un tema importante para las conferencias de bibliotecarios y la literatura profesional. Sin embargo, y ms all de fabulaciones acerca de una futura biblioteca
electrnica vaca de papel, y de la ingenuidad ante la tecnologa de los personajes de Julio Verne, lo cierto es que el uso que se d a la automatizacin es crucial para su xito o fracaso. Y ello
depende de una planificacin adecuada, que parta de unos objetivos muy claros y tenga en cuenta las disponibilidades presentes de recursos y las tendencias futuras ms probables, tanto en lo
que se refiere a las posibilidades de ampliacin de los mismos, como a las demandas de la comunidad a la que sirve."[1]
Por tanto, la primera pregunta es: para qu se quiere automatizar?. Una respuesta muy sensata y que, al tiempo, va ms all de lo obvio nos la proporciona Marlene Clayton:
"Existen muchas razones por las que el director de una biblioteca podra pensar en la instalacin de un sistema automatizado. La ms obvia es que el actual sistema manual plantea problemas, y
tanto el conocimiento como la experiencia ensean al bibliotecario que stos se podran resolver con la automatizacin. Sin embargo, se solicitan cada vez con mayor frecuencia estos sistemas
para ampliar los servicios automatizados ya en funcionamiento o para sustituir los sistemas existentes que han dejado de ser tiles. Tambin se ha generalizado que los usuarios de la biblioteca
demanden servicios automatizados, en particular para la recuperacin de la informacin, entre los que se incluyen los catlogos de acceso pblico en lnea."
De acuerdo con estas observaciones de Clayton, existen dos razones fundamentales para emprender el proceso de automatizacin de una biblioteca:
1] Conseguir una mayor productividad, sacando el mximo partido a la realizacin de las tareas tradicionales para poder, as, hacer frente a la llamada "explosin documental". Freemont Rider
defina las tareas a realizar por el ordenador como la combinacin del tratamiento masivo -gran volumen de informacin- y el tratamiento individualizado de cada documento.
2] Definir de nuevo las funciones bibliotecarias, al potenciar su funcin de comunicacin, para convertir a la biblioteca en un centro neurlgico, desde el que se difunde el bien ms valioso de la
sociedad postindustrial: la informacin. [2]
2. Descripcion del problema
Las Bibliotecas universitarias de Colombia tuvieron un gran auge en la dcada de los 60's cuando se conform la Red Colombiana de Bibliotecas Universitarias.
Posteriormente con la creacin del SIDES (Sistema de Informacin y Documentacin para la Educacin Superior), que coordinaba el Icfes, se estableci en Colombia una red cooperativa que
indudablemente le prest al pas innumerables servicios.
Del SIDES surgieron varios de los programas que actualmente adelantan en forma individual muchas unidades de informacin de educacin superior de Colombia. Por ejemplo, el programa de
Conmutacin Bibliogrfica o de intercambio de fotocopias, el prstamo interbibliotecario, etc.
Uno de los grandes logros del SIDES, fu la instalacin de una gran red telemtica que se inici con la operacin en algunas entidades a quines se les denomin Centros Nodales, de equipos
computacionales que permitan el acceso a bases bibliogrficas en forma remota.
Entidades como las Universidades Pedaggica, Industrial de Santander, Del Valle, Nacional de Medelln, Nacional de Bogot, del Cauca, etc. compartieron sus recursos con las dems
bibliotecas del pas, a travs de la base de datos que en el programa ORACLE/PRIME fue instala en sus sedes.
Desafortunadamente el soporte tcnico de los equipos instalados en las distintas universidades result ser deficiente, lo que llev a las diferentes universidades a buscar alternativas de cambio
para trasladar sus bases de datos a sistemas mas universales o al menos con mayor apoyo tecnolgico en el pas.
El establecimiento del programa NOTIS en la Biblioteca Lus ngel Arango, le mostr al pas que las bases bibliogrficas podan instalarse y universalizarse en paquetes computacionales
soportados por compaas internacionales.
La experiencia del desarrollo de software bibliogrfico a nivel nacional, no ha dado hasta el presente buenos resultados ya que en la mayora de los casos se han desarrollado programas
incompletos o que slo alcanzan a cubrir en forma parcial algunos de los aspectos fundamentales de una biblioteca.
Las Grandes bibliotecas fueron las primeras en implementar aplicaciones comerciales de gran alcance por ejemplo, La Universidad del Valle fue la primera en el pas en implementar el paquete
ORACLE LIBRARIES, producido por la compaa britnica Fret Well-Downing de Sheffield y quien lo inici con el nombre de Reflection y el cual en un principio se instal en el idioma ingls,
original del paquete.
Algunas entidades del pas como la Universidad Nacional de Colombia, la ESAP, La Universidad de Antioquia, la Universidad Tecnolgica de Pereira, etc. han adquirido este mismo programa en
la traduccin espaola elaborada por la Universidad del Valle.
La Biblioteca Luis Angel Arango y la Universidad de los Andes, adquirieron conjuntamente el paquete NOTIS, uno de los mas usados en Amrica Latina hasta hace muy poco.
El ICFES, adquiri el programa ALEPH, que distribuye la compaa Sistemas Lgicos de Mxico y que fue desarrollado en Israel y el cual ha demostrado ser un software de fcil utilizacin o
captacin por parte de los usuarios.
Este software lo tienen universidades como la de Harvard, la de Sao Paulo, la UNAM y el Colegio de Mxico, etc.
LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
Administrativamente existen en la Universidad una biblioteca centralizada, y cinco Bibliotecas satlites todas ellas especializadas.
La principal, es la Biblioteca Central que rene en un solo local las colecciones que sirven a los Programas de Agronoma, Desarrollo Familiar, Geologa, Educacin, y Medicina y Enfermera en
ciencias Bsicas. De ella dependen las siguientes Bibliotecas especializadas:
1. La Biblioteca de Ciencias Jurdicas y Sociales, que funciona en el mismo edificio de la Facultad y est destinada a prestar sus servicios a los estudiantes y profesores de las Facultades de
Derecho, Filosofa y Letras, Trabajo Social y al programa de Diseo Visual.
2. La Biblioteca de Ciencias Para la Salud, en la cual se tiene organizada la coleccin clnica de libros y revistas para el uso del profesorado y de los estudiantes de los cursos avanzados de los
programas de Medicina, Enfermera y Deportes.
3. La Biblioteca de Ciencias Agropecuarias que apoya los programas de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia y de Agronoma.
4. La Biblioteca de Artes y Humanidades que apoya los programas de Msica, Artes Plsticas (Dibujo, pintura, escultura, cermica, etc.) y Diseo Visual.
La Biblioteca Central posee ms de veinte bases de datos en Disco Compacto destacndose entre estas la Base MEDLINE de la Biblioteca Nacional de Medicina de EE.UU , Agris, Agricola,
Eric, Lilacs, VTCD, Georef, Soc.Science Index, Humanities Index etc. y algunas bases recopiladas por la Universidad de Colima de Mxico.
Hasta la fecha solo se ha iniciado un proceso parcial de sistematizacin en la biblioteca Central en donde a partir de 1993 se adopt el programa SIABUC, donado por la Universidad de Colima
como paquete de soporte para la captura de datos y para la consulta de informacin bibliogrfica.
En estos momentos se tiene constituida una base de datos, con 46.000 registros.
2. JUSTIFICACION
Este proyecto busca implementar en la Universidad de Caldas la utilizacin de un programa que permita manejar todos los procesos en forma automtica. Es decir, que desde el mismo instante
que ingrese una publicacin a la Biblioteca Central, el rea de Procesos tcnicos la registre e inicie su proceso de catalogacin y clasificacin de tal manera que cualquier usuario que consulte
una terminal o un microcomputador de la red interna pueda identificar la publicacin.
Asi mismo, los procesos de consulta, prstamo de libros, inventario, elaboracin de bibliografas se agilizarn debido a que sern procesos completamente automatizados.
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En nuestro Centro cada biblioteca ha desarrollado servicios bibliotecarios y de informacin de acuerdo a sus intereses internos. Las desventajas de esto, han sido, la falta de visin de conjunto
que apoye los intereses de la Universidad en su totalidad, falta de optimizacin de recursos de informacin, carencia de un desarrollo bibliotecario institucional y la falta de comunicacin entre las
bibliotecas.
Con los procesos automatizados, se trabajar en una sola red bibliotecaria institucional que tendr los mismos propsitos y objetivos y por tanto ofrecer unos beneficios mayores a nuestra
comunidad de usuarios.
4. GRUPO OBJETIVO
Las bibliotecas participantes en este proyecto son:
Biblioteca Central de la Universidad de Caldas.
Biblioteca satlite de Ciencias Agropecuarias
Biblioteca satlite de Ciencias para la Salud
Biblioteca satlite de Artes y Humanidades
Biblioteca satlite de Ciencias Jurdicas y Sociales.
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6.2.2. INSUMOS
- Un computador que haga las veces de servidor en la biblioteca y con sistema operativo requerido.
- Licencias del programa integrado de informacin para bibliotecas.
- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 5 meses.
6.3. RESULTADO 2
Consulta del catlogo de la Biblioteca Central y las Bibliotecas satlites va INTERNET en ambiente WORLD WIDE WEB (WWW).
6.3.1. ACTIVIDAD 2.1
Conexin del servidor en el cual se encuentran las bases de la biblioteca a INTERNET.
6.3.2. ACTIVIDAD 2.2
Instalacin de la interfase que permita colocar el catlogo bibliogrfico para consulta en ambiente WWW.
6.3.3. INSUMOS
- Base de datos de la biblioteca
- Conexin del servidor de la biblioteca a INTERNET.
- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 2 meses.
6.4. RESULTADO 3
Formulacin de una bsqueda y su ejecucin en uno o ms catlogos en forma simultnea a travs de INTERNET.
6.4.1. ACTIVIDAD 3.1
Diseo de una interfase que agrupe la consulta de los catlogos.
6.4.2. ACTIVIDAD 3.2
Diseo de una pgina WEB que permita la consulta simultnea.
6.4.3. INSUMOS
- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 4 meses.
6.5. RESULTADO 4
Proporcionar el acceso remoto a las diferentes bases de datos en CD-ROM existentes en la biblioteca.
6.5.1. ACTIVIDAD 4.1.
Instalacin de las torres manejadores de bases de datos en CD-ROM para que puedan ser consultadas en forma local y remota por varios usuarios al mismo tiempo.
6.5.2. ACTIVIDAD 4.2.
Configuracin de una interfase que proporcione la consulta remota a los CD-ROM a travs de una lista.
6.5.3. INSUMOS
- Bases de datos en CD-ROM
- Un servidor con el sistema operativo requerido para instalar all la interfase de consulta y algunas bases de datos en CD-ROM.
- Dos torre de CD-ROM
- Un asesor de sistemas, 2 meses.
6.6. RESULTADO 5
Trasladar documentos de cualquier extensin de una biblioteca a otra, a travs del computador.
6.6.1. ACTIVIDAD 5.1.
Instalacin del programa ARIEL y un scanner en cada biblioteca.
6.6.2. INSUMOS
- Cinco scanner (La Biblioteca Central ya tiene uno).
- Cinco licencias del software ARIEL (La biblioteca Central ya tiene una).
- Un asesor de sistemas, 2 meses.
7. INDICADORES DE LOGRO
7.1. RESULTADO 1
INDICADOR Nmero de bibliotecas en las que se implemente el software adquirido.
FUENTE Nmero de registros ingresados en cada biblioteca participante.
7.2 RESULTADO 2
INDICADOR Nmero de catlogos para consulta en INTERNET.
FUENTE Ejecucin de una bsqueda en cada catlogo que retorne un resultado.
7.3 RESULTADO 3
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INDICADOR Nmero de catlogos que componen la lista para ejecucin de una bsqueda.
FUENTE Ejecucin de una bsqueda simultnea en los catlogos que retorne un resultado.
7.4. RESULTADO 4
INDICADOR Nmero de bases de datos en CD-ROM en la lista para ejecucin de una bsqueda.
FUENTE Ejecucin de una bsqueda simultnea en varios CD-ROM que arroje un resultado.
7.5. RESULTADO 5
INDICADOR Nmero de bibliotecas con el programa ARIEL funcionando.
FUENTE Envo y recibo electrnico de un documento en cada biblioteca.
8. SERVICIOS
Los servicios que se prestarn con la automatizacin de las Bibliotecas de la Universidad, sern:
1. CONSULTA DE INFORMACION
Se dar acceso a travs de INTERNET, a la informacin existente en las Bibliotecas de la Universidad de Caldas, as como a las tablas de contenido de libros, resmenes de las tesis y de los
proyectos de investigacin e investigaciones en proceso.
1. SUMINISTRO DE DOCUMENTOS
Con el software ARIEL en todas las Bibliotecas, se realizar transferencia electrnica de documentos entre las entidades del pas y del mundo que manejen este programa y que tengan convenio
con nuestra entidad, evitando prdida de tiempo y desplazamientos intiles de los usuarios.
2. CONSULTA DE INFORMACION INTERNACIONAL EN CD-ROM
Compartir las Bases de datos en CD-ROM, facilitar a estudiantes, docentes, investigadores, empresarios y a la comunidad en general, localizar informacin relevante a nivel mundial en todas
las reas del conocimiento.
3. ATENCION DE CONSULTAS
Los usuarios que no localicen la informacin podrn efectuar sus consultas a las Bibliotecas a travs de correo electrnico y por este medio podrn obtener orientacin o la informacin requerida.
4. SERVICIO DE INFORMACION ECONOMICA
A travs de la Red se colocar a disposicin de la comunidad informacin de carcter econmico actual, producida por instituciones que hagan parte del Consorcio de Bibliotecas de Manizales,
tales como el CRECE (Centro Regional de Estudios Cafeteros y Econmicos), CENICAFE, Cmara de Comercio y SENA.
5. SERVICIO DE ALERTA
se colocarn para consulta a travs de INTERNET las tablas de contenido de las revistas internacionales que se reciben pos suscripcin, con el fin de hacer difusin oportuna de estas
publicaciones.
6. DISEMINACION SELECTIVA DE INFORMACION
Se har un programa de Perfiles de usuario, que permitir identificar las necesidades particulares de cada docente para enviarle peridicamente la informacin que de su inters ingrese al
Centro de Bibliotecas.
7. CAPACITACIN DE USUARIOS:
Se preparar al personal de bibliotecas en el uso y manejo de los diferentes programas y se elaborarn instructivos manuales para ilustrar a los usuarios sobre las formas de hacer consultas.
Anexo No.2
PRESUPUESTO GLOBAL DEL PROYECTO
RUBROS
FUENTES
ENTIDAD
COFINANCIADORA
PERSONAL
EQUIPO
(servidor,
torres de CD-ROM y
terminales)
Entidad
TOTAL
Otras
fuentes
Contrapartida
incremental
5.000.000
5.000.000
135.000.000
135.000.000
1.150.000
1.150.000
MATERIALES E
INSUMOS
VIAJES
BIBLIOGRAFIA
3.000.000
3.000.000
SOFTWARE (Paquete
ALEPH)
50.000.000
50.000.000
SERVICIOS
TECNICOS
10.000.000
10.000.000
LIBROS
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6 de 10
MANTENIMIENTO
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20.000.000
20.000.000
88.000.000
224.150.000
CONSTRUCCIONES
PUBLICACIONES
ADMINISTRACION
OTROS
(DISCRIMINAR)
TOTAL
136.150.000
ENTIDAD
COFINANCIADORA
1 COMPUTADOR SUN HOST
ULTRA
SERVER EQUIPO
2/200/1 CPU de 8 PRINCIPAL
GIGAS D/D
O 35.000.000
35.000.000
20 Microcomputadores PARA
30.000.000
PRESTAMOS Y
CONSULTAS
30.000.000
15.000.000
100.000
ROTULOS PARA
CODIGO DE BARRAS CONEXION
6.000.000
6.000.000
PARA
5.000.000
CONMUTACION
5.000.000
320 MB RAM
UNIDAD DAT 4mm
.
5 SCANNERS
2
TORRES
DE PARA
CD-ROM DE 21 CD,S INFORMACION
C/U
5 LICENCIAS ARIEL
40.000.000
40.000.000
PARA
4.000.000
CONMUTACION
TOTAL
4.000.000
135.000.000
135.000.000
PASAJES
ESTADIA
DIAS
TOTAL
Bogot
450.000
700.000
15
1.150.000
TOTAL
450.000
700.000
20
1.150.000
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El siguiente cronograma de actividades empieza a ejecutarse desde el momento del primer desembolso.
ACTIVIDAD
ADECUACION
FISICA
ESTRUCTURAR
INTERNA
INSTALAR EQUIPOS
VALIDACION DE RED
AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
PLANTA xx
RED
xx
xxx
xxx
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7 de 10
CAPACITACION USUARIOS
xx
xxx
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[1] CARREIRO DELGADO, Mara Isabel. Automatizacin de la BUC: El papel de una biblioteca Piloto. [En linea] http://www.ucm.es/BUCM/Publicaciones/94-11.html [Consulta: 21 septiembre 1998]
[2] Op. Cit.p.4
Publicado por Sal Snchez Toro
1 comentario:
Annimo dijo...
Me parece un proyecto muy bien definido y estructurado. Sus objetivos bien planteados y en general muy completo. Bastante ilustrativo.
28 de agosto de 2016, 16:45
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