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JULIO, 1997
CONTENIDO
2
1.
Justificacin ......................................................
2.
3.
4.
5.
Modelo ..............................................................
6.
Conclusiones ......................................................................
7.
8.
Recomendaciones.
Bibliografa ......................................................................
JUSTIFICACION
La productividad de cualquier organizacin puede estar influenciada
fundamentalmente por los procesos de cambio repentinos propios de nuestra
poca.
Estos cambios influyen en las organizaciones al crearse nuevos paradigmas
que, en algunos casos, no estn acordes con su cultura.
En esta situacin, los profesionales encargados de administrar los recursos
humanos, deben funcionar como agentes activos para enfrentar esta problemtica
en las organizaciones rompiendo con los posibles desequilibrios y manejando mejor
los conflictos.
Debe considerarse que los conflictos en las organizaciones se generan por
condiciones antagnicas tales como la diferenciacin de actividades, la
incompatibilidad de objetivos, diferencias de carcter etc., pero lo importante es
tener presente que los mismos se pueden administrar de manera constructiva con
el fin de que sus consecuencias siempre sean positivas y no perjudiquen la
productividad de la organizacin.
El mtodo del desarrollo organizacional es hoy, sino el mejor, uno de los
mejores enfoques metodolgicos para incrementar dicha productividad. Dentro de
este enfoque los diagnsticos del clima y la cultura organizacionales, son
instrumentos muy importantes que permiten disear metodologas objetivas para su
intervencin y mejoramiento.
En este trabajo se pretende identificar enfoques, tcnicas, mtodos e
instrumental tecnolgico adecuado y factible para realizar estudios de clima y
cultura organizacionales en las instituciones cubiertas por el Rgimen de Servicio
Civil, as como valorar su efectividad y posicionar la propuesta en los usuarios del
Rgimen. De esta manera se proveer a esas instituciones de material adecuado
para llevar a la prctica este tipo de anlisis tan necesarios como convenientes.
MARCO TEORICO
Las organizaciones, al igual que los individuos, tienen sus conflictos, sus
triunfos y sus fracasos. Estos elementos entre muchos otros, van conformando lo
que autores como Gitson denomina "la estructura psicolgica de las
organizaciones."
Esta estructura particular la distingue de otras organizaciones, tiene cierta
permanencia en el tiempo y sobre todo, influye en la conducta de las personas que
laboran en ella.
Lo fundamental para el administrador, de los conceptos anotados, es que si
las organizaciones tienen "una personalidad", sta puede ser medida, evaluada y lo
ms importante es que la misma puede ser transformada cuando se considere que
ello es necesario para un mejor funcionamiento.
Con relacin a lo anterior, se debe aclarar que si se quiere actuar sobre una
organizacin, lo primero que se debe realizar es su diagnstico. Este diagnstico
es lo que los tericos definen como descripcin o perfil del clima organizacional.
El clima o diagnstico organizacional es nico, es decir, se establece para
una situacin particular, pero hay algunos elementos comunes y es que cuando se
cambian las variables de la conducta, estructura o proceso, el clima puede recibir
una influencia positiva o negativa, ya que la interaccin de estos lo conforman.
Al tratar de determinar el tipo de organizacin ideal, los expertos han
analizado la multiplicidad de factores, tanto del interno como del entorno, que la
afectan de algn modo, en un intento por llegar a conocer en detalle cules
factores afectan de modo positivo la satisfaccin laboral, y cules a su vez la
afectan de manera negativa.
Lo anterior con el objeto de lograr finalmente, al separarlos, un mejor y ms
completo dominio del panorama que antecede a la productividad y al rendimiento.
Las teoras emanadas de dichos estudios apuntan casi invariablemente a
aspectos relacionados con las condiciones del trabajo (el trabajo en s, el salario,
las promociones, los reconocimientos, los beneficios) y por otra parte con las
personas que interactan en el trabajo (uno mismo, el jefe, los colegas o
compaeros, los clientes).
2)
3)
4)
LIDERAZGO:
/ "Los aspectos humanos
Jean Louis Bergeron, 1983
de
la
Organizacin."
6
Direccin
Entendida como el sentido de orientacin de las actividades,
estableciendo los objetivos, las metas y los estudios para lograrlos.
En general, es la capacidad para conducir el trabajo de las personas,
estimular la creatividad para garantizar el cumplimiento de las
actividades.
b)
Estmulo de la excelencia
Entendida sta como promover y asumir la responsabilidad en cuanto
a la calidad de los productos esperados, en constante mejora de los
resultados. Se espera una preocupacin genuina por el desarrollo de
las personas y la exhortacin a la actualizacin de conocimientos.
c)
d)
Solucin de conflictos
7
MOTIVACION:
/
Castao Carlos, Melgar Armando Marn Jos Mara, Teora y
Tcnicas de Desarrollo Organizacional, San Jos, Costa Rica.
8
Realizacin personal
La realizacin integral del hombre se puede lograr dentro de un contexto
ocupacional propiciando la posibilidad para que los trabajadores apliquen
sus habilidades, permitiendo tambin gran control del destino propio.
Cuando la organizacin da oportunidad para la satisfaccin de necesidades
de realizacin, el "individuo se motiva a canalizar hacia su trabajo sus
capacidades ms creativas y constructivas"3/.
En estos casos, la
organizacin debe cumplir estrategias para la participacin en la toma de
decisiones sobre los procedimientos y planes de ejecucin.
b)
Reconocimiento de la aportacin
El reconocimiento es muy importante porque satisface las necesidades de
realce del ego. Una forma de lograrlo es la implementacin de programas
de recompensa pblica (incentivos). Lo anterior se facilita cuando el
funcionario es consciente de su importancia dentro de la organizacin.
c)
Responsabilidad
Para que el trabajador acte con responsabilidad necesita conocer y
comprender su ubicacin y su proyeccin dentro de la organizacin.
La responsabilidad se mide por el grado de compromiso con que los
trabajadores deciden asumir, consciente y voluntariamente, sus deberes en
respuesta a las demandas de trabajo manifestando la motivacin existente.
d)
3.
RECIPROCIDAD:
La tercer rea de trabajo es la reciprocidad entendida sta como la
complementacin. As el individuo y la organizacin se vuelven uno.
Los recursos de una organizacin no se limitan a la parte material, sino que
incluyen las ideas, sentimientos, habilidades y valores los cuales son
constantemente permutados.
La problemtica de la reciprocidad no es cuestin de incompatibilidad, sino
de adecuacin, es decir el adecuado nivel de desarrollo de un funcionario en
relacin a los contenidos organizacionales. Dicho de otra forma, la mayora
de los problemas o de insatisfaccin tanto personal como organizacional se
originan en la incongruencia de la ubicacin de los funcionarios dentro de la
estructura de la organizacin.
Para el anlisis de esta rea deben considerarse las siguientes variables:
10
a)
Aplicacin al trabajo
Debido al desarrollo del medio que rodea al trabajo, las personas
deben tener la capacidad de responder a l en forma adecuada y
favorable, orientadas por su propia iniciativa, comprendiendo y
aceptando las repercusiones de sus acciones.
b)
c)
Retribucin
La organizacin debe optimizar los contenidos retributivos de las
relaciones laborales en beneficio de sus recursos humanos para
contribuir a su realizacin personal y su desarrollo social.
d)
Equidad
Los trabajadores esperan tener acceso a las retribuciones por medio
de un sistema equitativo. Especialmente aspiran a ser tratados con
imparcialidad en procesos de seleccin y promocin solamente con
base en la competencia y el mrito frente a los requisitos exigidos.
4.
PARTICIPACION:
La ltima rea de anlisis se refiere a la participacin. Su importancia
es fundamental para acelerar el proceso de integracin de todo el
personal.
Un personal integrado y participativo se nota cuando cada cual sabe
exactamente qu es lo que tiene que hacer para lograr los objetivos
de la organizacin.
La participacin se da mediante acciones organizadas y con intencin
y por ello pueden ser previstas, describiendo adecuadamente los
puestos, con el establecimiento de programas de trabajo y con una
especificacin de las responsabilidades.
11
a)
b)
Compatibilidad de intereses:
Participar implica la integracin de esfuerzos para lograr los
objetivos institucionales.
Bsicamente esta unin de esfuerzos debe dirigirse a la
solucin de reas conflictivas como son la competencia por
obtener los recursos (que en las instituciones pblicas por lo
general son limitados); disputa por el poder y la tendencia a la
autonoma.
c)
Intercambio de informacin:
Las acciones coordinadas requieren el intercambio de
informacin sobre los propsitos comunes. La libre circulacin
de ideas es lo que provoca vnculos de cooperacin entre los
grupos. Es preciso cuidar que la calidad de la informacin sea
la ptima, de lo contrario, se pueden generar efectos negativos
que den al traste con la participacin organizada.
d)
Involucracin al cambio:
Toda organizacin debe estar en constante cambio, si no
quiere quedarse resagada. Esto provoca la creacin de
nuevas interrogantes. Ante ello, los trabajadores no pueden
quedarse estticos. Su participacin en este proceso debe ser
activa, asumiendo nuevos retos y comprendindolos, para as
poder participar en dichos cambios en forma adecuada y
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Orientar a las instituciones del Rgimen de Servicio Civil en los procesos de
anlisis e intervencin del clima y cultura organizacionales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Uniformar los criterios para el anlisis del clima y cultura en las diversas
instituciones pblicas
14
MODELO
Tomando en consideracin los objetivos de este proyecto, as como las
circunstancias que enmarcan el quehacer de la Direccin General de Servicio Civil
como el de "ser la entidad rectora de los procesos tcnicos y cientficos, para
el ingreso, mantenimiento y desarrollo de personal al servicio pblico,
consolidando en este, una actitud solidaria y responsable respecto a la
mxima satisfaccin de las necesidades de los usuarios", se presenta este
modelo que resume seis instrumentos para diagnstico del clima organizacional.
Cada instrumento tiene sus propias caractersticas y observaciones, que
permiten su aplicabilidad dependiendo de las particularidades del cliente. As,
tendremos una gama de opciones que faciliten el proceso de conocer o detectar
qu tipo de ambiente laboral est reinando en cada organizacin, y qu actividades
se pueden desplegar para su solucin a corto plazo.
El propsito principal es servir de fuente de orientacin a las instituciones
del Rgimen, en los procesos de anlisis e intervencin del clima y cultura
organizacional, pero siguiendo de cierta manera un criterio delimitado para el
mismo (no que cada uno aplique la metodologa o enfoque que desee, sin ninguna
base cientfica).
A continuacin se detalla el conjunto de tcnicas o instrumentos con los que
se pretende coadyuvar a la consecucin de los objetivos propuestos:
1.
Listado individual/colectivo
2.
3.
Modelo de Focus-Group
4.
5.
6.
16
resolver;
punto
de
partida
de cualquier
Esto implica que las etapas que como mnimo debe acatarse al tratar de
diagnosticar el clima de una organizacin son los siguientes:
18
Listado individual-colectivo
Modelo pragmtico-emergente
Modelo de focus-group
Modelo de seis casillas
Modelo Grid gerencial
Cuestionario convencional
I.
LISTADO INDIVIDUAL/COLECTIVO:
19
2.
3.
4.
5.
6.
PASOS:
1. Seleccin del grupo de trabajo
20
15.037
Total
150.370
Estos son costos estimados a esta fecha. Se supone que el costo de mano
de obre (salarios) representa el 90% del total, y el 10% restante corresponde a
materiales.
21
TIEMPO REQUERIDO
De dos a cinco das hbiles continuos en promedio, para la sesin completa
de los nueve puntos mencionados en el Procedimiento.
RECURSOS REQUERIDOS
Un mnimo de dos profesionales
Personal de apoyo (secretaria, chofer)
Filminas, rotafolio, papelera, vehculo.
OBSERVACIONES GENERALES:
Es una herramienta altamente confiable si se la sabe manejar, pues tiene a
su favor el hecho de que los insumos provienen directamente y sin intermediarios
de los trabajadores de la organizacin, que en forma de concenso llegan a
determinar los problemas que mayormente les afectan.
Es dinmica, espontnea y participativa.
Es muy rpida y por ende de un costo bajo.
Es relativamente annima (el grupo es escogido bajo ciertos lineamientos.
Sin embargo los papeles de trabajo se pueden romper al final no quedando
evidencia alguna de quin dio las respuestas).
Incentiva el trabajo en equipos.
No ofrece desfase en el tiempo (el mismo da se obtienen los resultados)
Quizs es "menos profundo" que otros sistemas, dado el corto tiempo en
que todo ocurre.
22
4. LA LISTA COLECTIVA
Una vez que todos los miembros del grupo hayan terminado su definicin
individual de problemas o sntomas, se pasar a generar la lista colectiva de
sntomas, para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento:
-
- No intimidar al grupo
- No permitir que algn miembro del grupo intimide a los dems
- Ser paciente
- Aceptar que parezca que no hace nada
- Evitar discusiones
- Facilitar y ayudar a que todos digan lo que sienten
- Con quin empezar? no con el de mayor autoridad o influencia
- Tratar de que los sntomas queden claros
- Mantener el orden
- Escribir los sntomas en la pizarra en forma legible (esta actividad involucra
una labor delicada de interpretacin que es clave del xito en este proceso)
5. SINTESIS Y DEFINICION DE PROBLEMAS:
Dado que esta etapa exige una buena y objetiva sntesis de los problemas, y
que sto depende en mucho de la creatividad de la persona que dirige el proceso,
es necesario escoger con cuidado a la(s) persona(s) que tendr(n) a cargo esta
actividad, debiendo conocer muy bien el sistema.
Se puede usar cualquiera de estos mtodos:
- Sntesis por agrupacin
- Sntesis por estructuracin
- Sntesis por subsistemas
6. CLASIFICACION Y JERARQUIZACION DE PROBLEMAS:
Una vez que se han estructurado los problemas se presentan al grupo, a fin
de que sean conocidos y aceptados por todos.
Con el objeto de dar prioridad a los mismos se pide a los miembros del
grupo que atiendan cualquiera de estas modalidades:
25
a)
Se procede a sumar los puntos dados por todos y se obtiene un total. Los
de mayor puntaje obtendrn sin duda los primeros lugares en importancia.
b) Se enumeran los problemas, los miembros utilizarn una matriz con casillas
donde pondrn los nmeros de los problemas segn su importancia.
PROBLEMA
MUY
IMPORTANTE
No.1
1,2,4,5,7,8,9
No.2
3,7
IMPORTANTE
POCO
IMPORTANTE
3,6
1,2,4,5,8,9
NADA
IMPORTANTE
TOTAL
9
6
Los nmeros dentro de las columnas indican las personas que dieron esa
clasificacin. As las personas 1,2,4,5,7,8,9 pensaron que el problema 1 era muy
importante.
Inicialmente se le pide a la persona que ponga al menos N/4 problemas en
cada casilla (donde N=nmero total de problemas).
Esta informacin se pone en la matriz anterior y se obtiene el valor
asociado a cada problema sumando los puntos en cada rengln. En base a ese
valor se estructuran los problemas en cuanto a su importancia. A menor valor el
problema es ms importante.
c) Otro es el mtodo de "Precedencia de Moody", donde se compara un problema
contra todos los dems, pero uno a la vez. Cada miembro tiene entonces la
oportunidad de analizar la importancia de cada sntoma aislndolo del contexto
general. Es un mtodo objetivo aunque dependiendo de la cantidad de
problemas puede resultar muy largo.
26
2.
27
II-
MODELO PRAGMATICO-EMERGENTE
organizacin
28
COSTOS APROXIMADOS:
a) Mano de obra:
Dos profesionales (250.000) X 2 X 5
30
Una secretaria (80.000) X 15 das
30
1 Chofer (50.000) X 2
30
= 83.333
= 49.000
=
3.333
135.333
b) Materiales:
TOTAL
15.037
150.370
NOTA: Costos estimados a esta fecha se supone que los salarios de los
funcionarios representan el 90% del costo total; el 10% restante corresponde a
materiales.
OBSERVACIONES GENERALES:
-
Es dinmico y espontneo
Es participativo
29
Los consultores guan al grupo a travs de cinco fases que componen este
modelo:
1. Exploracin y desarrollo del modelo de diagnstico
a)
b)
c)
d)
30
31
PASOS:
1.2.3.4.5.-
= 167.000
27.000
6.666
200.666
22.300
222.962
OBSERVACIONES GENERALES
Es rpido y de bajo costo.
Es flexible, no rgido
Es dinmico
Es diferente e innovador
Objetivo:
Minimizar sus creencias y necesidades. Se debe ser neutral al conducir las
sesiones, no externando puntos de vista personales sobre el asunto que se
est tratando.
Aceptacin incondicional:
No podemos cambiar al cliente, por tanto se debe aceptar tal y como es (no
se puede educar, instruir, juzgar, ni negociar)
Empata:
Debe desarrollarse empata y cercana hacia los participantes creando un
ambiente seguro donde puedan externar sus puntos de vista sin dificultad
Escuchar:
Debe desarrollarse gran capacidad para escuchar y observar con precisin,
guardando silencio con prudencia.
Curiosidad:
Tener tambin acuciosidad, indagando el por qu de las cosas que estn
ocurriendo
Flexibilidad y espontaneidad:
Tener habilidad para improvisar, cambiar el curso de la sesin sin apego
rgido a la gua.
Otras habilidades:
1.
2.
3.
2.-
3.-
4.-
5.-
35
36
37
7. DEVOLUCION DE RESULTADOS
Tambin a la hora de informar se puede hacer de tres maneras:
a. oral
b. escrita
c. una combinacin de ambos
38
Permite analizar las relaciones entre las variables que influencian la forma
en que se administra una organizacin.
2.
3.
PASOS:
1.
2.
3.
4.
TIEMPO REQUERIDO:
39
= 66.667
= 53.333
= 16.667
136.667
15.185
151.852
Costos estimados a esta fecha. Se supone que el costo de mano de obra (salarios)
representa el 90% del costo; el 10% restante corresponde a materiales.
OBSERVACIONES GENERALES:
-
2.
3.
4.
5.
Se anota en la pizarra o rotafolio una matriz que contenga las seis casillas
que se diagnostican. En ellas se podr apreciar el conjunto de respuestas
que los funcionarios hayan dado, obtenindose totales y promedios para
cada una de ellas, a fin de poder comparar lo "ideal" contra lo "real"
fijndose finalmente las diferencias o las necesidades de ajustes que se
debe realizar en la organizacin.
En el anexo No.1 puede encontrarse un ejemplar de este instrumento
41
9,9
5,5
1,1
9,1
Inters trabajo
1,9 =
1,1 =
9,1 =
5,5 =
9,9 =
OBJETIVOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PASOS:
I PARTE:
1.
2.
3.
4.
II PARTE
5.
6.
TIEMPO REQUERIDO:
Una semana mnimo para el desarrollo de los cuatro primeros puntos antes
mencionados.
La ejecucin del modelo puede tomar meses, as como la etapa de control.
Se recomienda probarlo en un tiempo mnimo de seis meses, a fin de hacerle los
ajustes correspondientes. De ah en adelante, se podran hacer chequeos con los
mismos grupos conformados, cada 2 3 meses.
RECURSOS REQUERIDOS:
43
83.333
=
23.333
13.333
8.334
128.333
14.259
142.592
Estos costos son estimados a la fecha. Se supone que el costo de mano de obra
(salarios) representa el 90% del total, y el 10% restante corresponde a materiales.
OBSERVACIONES GENERALES:
Es un mtodo que permite, como pocos, el acercamiento a la forma de
pensar y actuar de las altas esferas de la organizacin, elite que "marca la pauta" al
resto de la misma.
Lo anterior favorece un panorama de accin eficaz en la intencin de
mejorar el clima y la cultura organizacional.
Es espontnea y participativa.
Es relativamente costosa.
Incentiva el trabajo en equipos.
Rpidamente se obtienen resultados (en una semana)
44
DESARROLLO INTERGRUPAL
II PARTE:
5.- EJECUCION DEL MODELO ESTRATEGICO IDEAL
De haberse trabajado en la etapa anterior con visin de cambio y
mejoramiento, es de esperarse que sea aprobado y se ponga en prctica el nuevo
modelo.
46
47
VI.
COSTOS APROXIMADOS:
6
a) Mano de obra:
Dos profesionales (250.000) 2 X 15 das
30
1 Secretaria
80.000 X 15
30
1 Chofer
50.000 X 5
30
b) Materiales
TOTAL
250.000
40.000
8.333
298.333
33.148
331.481
B)
C)
D)
Anlisis de resultados
Se debe realizar en dos fases:
49
Plan de accin:
Por concenso con el grupo analizado, se planea la estrategia de
intervencin la cual constar de las siguientes partes.
F)
1)
2)
3)
G)
RJGA/RBN/llc.
51
CONCLUSIONES
Del anlisis objetivo de los instrumentos y metodologas contenidas en este
estudio, se obtienen importantes resultados para su aplicabilidad en las
instituciones del Rgimen.
1.-
2.-
3.-
A las puertas del siglo 21, habiendo "pasado la prueba del cambio" otros
pases del Tercer Mundo, con resultados variables y acordes con sus
condiciones econmicas, polticas y sociales, nuestro pas no debe ser la
excepcin a tal fenmeno, pero debe hacerlo de manera planeada,
considerando no slo el costo econmico de esta accin, sino el costo
social, emocional, laboral de su poblacin. Por ello no debe dejar de lado los
cnones que en materia de manejo de recursos humanos existen.
4.-
5.-
53
RECOMENDACIONES
Por todo lo anteriormente citado, se recomienda:
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
54
BIBLIOGRAFIA
1. Parting, Jennings. Perspectivas del desarrollo organizacional Bogot,
Fondo Educativo Interamericano, S.A, 1977.
2. Blake, Robert y Moutn, Jane. El modelo de cuadro organizacional
GRID. Bogot, Fondo Educativo Interamericano, S.A 1973.
3. Bergeron, Jean Louis y otros.
Los aspectos humanos de la
organizacin San Jos, ICAP, 1983
4. Glen, Frederick. La psicologa social de las organizaciones Mxico,
Compaa Editorial Continental S.A de CV, 1983
5. Adizes, Ichak Ciclos de vida de la organizacin, Madrid, Ediciones
Daz de Santos, S.A, 1994
6. Fordyce, Jack y Weil, Raymond. Mtodos de desarrollo organizacional
para ejecutivos. Mxico, Fondo Educativo Interamericano, S.A.
7. Dessler, Gary. Administracin de Personal.
Hispanoamericana, S.A, 1991
55
ANEXOS
56