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8) TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE DESTINAO

A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da avaliao dos


documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessrio para o
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente
s necessidades da administrao que os gerou) e a destinao de documentos (encaminhamento
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao), com vista a garantir o acesso
informao aos que dela necessitarem, seja a prpria instituio ou o pblico externo.
Sua estrutura bsica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos
por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para
observaes necessrias sua compreenso e aplicao.

Prazo de guarda dos documentos


O prazo de guarda dos documentos constante na Tabela de Temporalidade refere-se ao
tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediria, visando
atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou (valor primrio).
Torna-se razovel observar que o referido prazo deve ser expresso, preferencialmente,
em anos. Contudo, em alguns casos, ele poder ser expresso a partir de uma ao concreta que
dever, necessariamente, ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Por exemplo:
para conjuntos documentais que envolvam gastos de dinheiro pblico, interessante mencionar que
o acervo em questo s poder ser transferido para o arquivo intermedirio ou eliminado aps a
aprovao das contas do governo por parte do Poder Legislativo. Nesse caso, o prazo de guarda na
idade corrente poderia ser expresso da seguinte maneira: at aprovao das contas.

Determinantes na definio dos prazos de guarda:


Frequncia de uso;
Normas;
Outras fontes de informaes;
Prazos precaucionais.

Destinao final dos documentos


Na Tabela de Temporalidade o campo reservado destinao final dos documentos
pode conter as seguintes destinaes: eliminao ou guarda permanente. Esses procedimentos
podem ser sistematizados da seguinte forma:

ELIMINAO: destinao dada aos documentos que perderam o valor


primrio e no apresentam valor secundrio.

GUARDA PERMANENTE: destinao dada aos documentos que possuem


informaes consideradas importantes para fins de prova, informao e
pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e cientficos.

Transferncia, recolhimento e eliminao dos documentos.


So conceitos bastante cobrados em provas de concursos pblicos e esto, diretamente,
relacionados destinao dada aos documentos de arquivo. Portanto, preciso estar muito atento
s suas definies:

TRANSFERNCIA: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo


intermedirio. Ela efetivada por meio da produo do termo de transferncia, que o
instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos.

RECOLHIMENTO: representa a operao pela qual um conjunto de documentos passa para o


arquivo permanente. Ele efetivado por meio da produo do termo de recolhimento, que o
instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo
permanente.

ELIMINAO: a destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem


valor permanente. Ela tambm conhecida como expurgo de documentos. O procedimento
de eliminao formalizado aps a publicao do edital de cincia de eliminao, que um
ato publicado em peridicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pblica a
eliminao. importante observar que a inutilizao dos documentos poder ser efetuada
por procedimentos diversos, dependendo da quantidade e da natureza do seu suporte.
Contudo, h que se observar que absolutamente desaconselhada (do ponto de vista
ecolgico) a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em

aparas e doados ou vendidos para instituies que trabalham com reciclagem.

O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os


processos mais indicados so: a fragmentao, a macerao, a alienao por
venda ou doao. A incinerao processo condenado -, quer pelo aumento do
ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel,
no deve ser adotada.

Modelo de Tabela de Temporalidade

Documento especial: Documento em linguagem no-textual, em suporte no


convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e
preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
tecnolgica.

Diante deste pequeno fragmento de Tabela de Temporalidade elaborado pelo Conselho


Nacional de Arquivos e disponibilizado para a administrao pblica federal possvel fazer os
seguintes apontamentos quanto s suas subdivises:

Neste campo so apresentados os conjuntos documentais


produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de
ASSUNTO

acordo com plano de classificao de documentos da


instituio.
Conforme foi visto anteriormente, referem-se ao tempo
necessrio para arquivamento dos documentos nas fases

PRAZOS DE GUARDA

corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s


necessidades da administrao que os gerou, mencionado,
preferencialmente, em anos.
Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser

DESTINAO FINAL

a eliminao, quando o documento no apresenta valor

secundrio ou a guarda permanente, quando as informaes


contidas no documento so consideradas importantes para fins
de prova, informao e pesquisa.

Neste campo so registradas informaes complementares e


OBSERVAES

justificativas, necessrias correta aplicao da tabela.

Deve-se observar que a metodologia de criao de uma Tabela de Temporalidade est


altamente entrelaada Teoria das Trs Idades, que define os parmetros gerais para o
arquivamento e para a destinao dos documentos de arquivo.
Os documentos sempre sero criados na fase corrente e, aps, o cumprimento do prazo
de guarda na referida fase, podero ser eliminados, transferidos para o arquivo intermedirio ou
recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinao do que ser feito com cada
documento constar da Tabela de Temporalidade.
Ressalta-se que os documentos recolhidos ao arquivo permanente, independentemente
da origem (arquivo corrente ou intermedirio), sero tratados, organizados e arquivados para
ficarem disponveis ao pblico e jamais podero ser eliminados.

Aps o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, podero ser

Provveis
caminhos para os
documentos
CORRENTES

transferidos para o arquivo intermedirio;


Aps o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, podero ser
eliminados; ou
Aps o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, podero ser
recolhidos ao arquivo permanente.

Provveis
caminhos para os
documentos
INTERMEDIRIOS

Aps o cumprimento do prazo de guarda na fase intermediria,


podero ser eliminados; ou
Aps cumprimento do prazo de guarda na fase intermediria, podero
ser recolhidos ao arquivo permanente.

Plano de Destinao de Documentos


Os planos de destinao de documentos so instrumentos que servem para instruir o
procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contm informaes
sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as sries em que se dividiu o
acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificao de documentos e a tabela de
temporalidade usados nos arquivos correntes.
As massas documentais acumuladas existem porque dos documentos existentes nas
reas de trabalho no foram objeto de tratamento tcnico-cientfico. Um arquivo corrente que seja
organizado e que tenha seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade no gerar
uma massa documental acumulada.