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Cmo usar

EXCEL
Training esencial para
marketing basado en datos

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NDICE
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Funciones bsicas . . . . . . . . . . . . . 4
BUSCARV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Funciones SI . . . .. . . . . . . . . . . . . . 14
Tablas dinmicas . . . . . . . . . . . . . 18
Visualizacin de datos. . . . . . . . . 20
ltimos detalles . . . . . . . . . .. . . . . 23
Recursos adicionales. . . . . . . . . . 27

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INTRODUCCIN
Te has encontrado alguna vez sumergido en una hoja de clculo
de Excel que pareca no tener fin? Te encuentras copiando a mano
columnas y garabateando clculos interminables en una hoja de papel
ala vez que piensas: tiene que haber una forma mejor de hacer esto.
Y a decir verdad, es probable que la haya; simplemente an no la conoces.
En un mundo en el que con frecuencia ser un experto en Excel no es ms
impresionante que algo tan bsico como respirar, son muchos los trucos
yconsejos que la mayora de los empleados de oficina desconocen.
Dominar Excel especficamente para el rea de marketing tiene sus
propias complicaciones. Es muy probable que hayas tenido que analizar
datos a partir de una encuesta de NPS, realizar un anlisis del tema de
los contenidos o recopilar datos de ventas para calcular el retorno de la
inversin en marketing. Todo esto requiere unos conocimientos de Excel
que van ms all de la simple frmula SUMA.
Esta gua te ayudar con todas estas tareas. Ya sea que desees agilizar el
formateo de grficos, entender de una vez por todas las tablas dinmicas
o utilizar la funcin BUSCARV (no es tan intimidante como parece, te lo
prometemos), te ensearemos todo lo que necesitas saber para poder
autoproclamarte un experto en Excel.
Somos conscientes de que cualquier lectura sobre Excel no resulta
precisamente fascinante, por lo que hemos tratado de adaptar el training
a tu propio estilo de aprendizaje. Al inicio de cada tema avanzado,
encontrars un video breve para que empieces a familiarizarte con
eltema: es la solucin perfecta para quienes andan cortos de tiempo
ybuscan una respuesta rpida. Despus de eso, profundizaremos en detalle.
Sigue leyendo para ver algunas funciones adicionales e informacin sobre los
informes. Por ltimo, si eres de los que aprenden mejor en la prctica, al cierre
de cada captulo, hemos incluido preguntas que te permitirn demostrar tus
conocimientos. Para ello, completa nuestro documento de prctica de Excel,
que se incluye en el archivo comprimido de descarga de esta oferta.
Un ltimo comentario: todas las capturas de pantalla incluidas en esta gua
se tomaron en MicrosoftExcel para Mac2011. Existen muchas versiones de
Excel; las diferencias se dan principalmente entre las versiones para PC y
Mac. No obstante, todas las funciones que se explican en este documento
pueden usarse en cualquiera de las versiones.

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FUNCIONES BSICAS
En ocasiones, Excel parece demasiado bueno para ser verdad. Necesitas
combinar informacin en varias celdas? Excel puede hacerlo. Tienes que
copiar el formato en una seleccin de celdas? Excel tambin puede hacerlo.
De hecho, si alguna vez te encuentras en una situacin en la que necesites
actualizar o calcular manualmente tus datos, es probable que ests pasando
por alto la frmula que puede hacerlo por ti. Antes de pasar horas y horas
contando celdas o copiando y pegando datos, busca una correccin rpida
en Excel, ya que es probable que la encuentres.
Con el objetivo de mejorar la eficiencia y evitar el trabajo manual, nos
gustara comenzar este training detallado de Excel con sus funciones
bsicas. Unavez que hayas automatizado estas frmulas y comandos,
estars listo para abordar cada una de las lecciones avanzadas de
Excel en los prximos apartados.

FUNCIONES ESENCIALES
SUMA

RESTA

MULTIPLICACIN

DIVISIN

EXPONENTES

NOTA: Recuerda que todas las frmulas en Excel deben comenzar


con el signo igual (=). Utiliza los parntesis para asegurarte de que
determinados clculos se realizan primero. Por ejemplo, considera
ladiferencia entre=10+10*10 y =(10+10)*10
PROMEDIO

=PROMEDIO(rango de celdas)

SUMA

=SUMA(rango de celdas)

CONTAR

=CONTAR(rango de celdas)

NOTA: Las series de celdas especficas se separan con comas (,).


Losrangos de celdas se marcan con dos puntos (:). Por ejemplo,
podras tener =SUMA(4,4) o =SUMA(A4,B4) o =SUMA(A4:B4).

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Insertar filas o columnas


Es posible que mientras ests manipulando los datos, descubras que tienes
que agregar constantemente filas y columnas. A veces, hasta quizs tengas
que agregar cientos de filas. Agregar de a una fila a la vez sera una tarea
increblemente ardua. Por suerte, siempre hay una forma ms fcil.
Para agregar varias filas o columnas en una hoja de clculo, resalta la misma
cantidad de filas o columnas existentes que quieres agregar. Tras ello, haz clic
con el botn derecho del ratn y selecciona Insertar.

Concatenar
Al igual que la mayora de las caractersticas en Excel, la funcin Concatenar
est diseada para ahorrar tiempo. Esta funcin te ayuda a unir varias
cadenas de texto en una nica celda. La frmula es la siguiente:
=CONCATENAR(texto1,texto2)
Observa cmo hemos usado esta funcin para combinar el dominio raz
y el subdominio en una nica columna.
Tambin puedes agregar texto adicional antes, despus o entre las celdas
que ests combinando. Aqu hemos agregado http:// en las URL. Para la
sintaxis de la frmula, recuerda agregar comillas alrededor de cualquier
texto adicional.

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Texto en Columnas
Mientras que la funcin Concatenar combina celdas, la funcin Texto en
Columnas hace exactamente lo contrario. Veamos otro ejemplo de URL.
Esta funcin facilita enormemente la divisin de subdominios, subdirectorios
y parmetros UTM. En lugar de usar una frmula, tendrs que localizar
la opcin Texto en Columnas en el men Datos.
A continuacin, aparecer un cuadro de dilogo para asistencia. Asegrate
de seleccionar Delimitados. Esta opcin le indica a Excel que deseas
separar el texto en una columna nueva donde haya una coma o una
pestaa. Dado que la barra diagonal (/) separa las distintas partes de
undominio, tendrs que agregar esta a la opcin otra en el Paso2.
Por ltimo, elige el destino de los datos devueltos en el Paso3. Y listo!

Autorrellenar
Si tienes conocimientos bsicos de Excel, es probable que ya conozcas
este truco rpido. Pero, por si acaso, nos gustara mostrarte las maravillas
de la funcin Autorrellenar. Esta funcin te permite rellenar rpidamente
las celdas adyacentes con diversos tipos de datos, tales como valores,
series y frmulas.

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Hay muchas formas de implementar esta funcin, pero el controlador


derelleno se encuentra entre las ms sencillas. Selecciona las celdas
deorigen, localiza el controlador de relleno en la esquina inferior
derecha de la celda y arrastra el controlador de relleno hasta abarcar
todas las celdas que deseas rellenar o simplemente haz doble clic.

ATAJOS DEL TECLADO


PC

MAC

Ctrl-U

Comando-N

Mays-barra espaciadora

Mays-barra espaciadora

Ctrl-barra espaciadora

Control-barra espaciadora

Ctrl-Mays-derecha/izquierda

Comando-Mays-derecha/izquierda

Ctrl-Mays-arriba/abajo

Comando-Mays-arriba/abajo

Ctrl-Alt-K

Comando-K

ABRIR FORMATO DE CELDAS

Ctrl-1

Comando-1

AUTOSUMAR CELDAS SELECCIONADAS

Alt-=

Comando-Mays-T

CREAR UN LIBRO NUEVO


SELECCIONAR TODA LA FILA
SELECCIONAR TODA LA COLUMNA
SELECCIONAR EL RESTO DE UNA FILA
SELECCIONAR EL RESTO DE UNA COLUMNA
AGREGAR HIPERVNCULO

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Pegado Especial
A menudo, es posible que debas transformar los elementos de una fila de
datos en una columna (o viceversa). Te llevara mucho tiempo copiar y pegar
cada encabezado individualmente. Sin mencionar que podras caer en
latrampa ms grande y desafortunada de Excel: el error humano.
En su lugar, permite que Excel haga el trabajo por ti. Selecciona la columna
o fila que deseas transponer. Haz clic con el botn derecho y selecciona
Copiar. A continuacin, selecciona las celdas en tu hoja de clculo, en el
lugar donde quieres que comience la primera fila o columna. Haz clic con
el botn derecho y luego selecciona Pegado Especial. Cuando aparezca
el mdulo, elige la opcin para transponer.
El Pegado Especial es una funcin a la que yo recurro en numerosas
ocasiones. En el mdulo, tambin puedes elegir entre copiar frmulas,
valores, formatos o incluso el ancho de una columna. Esto resulta sumamente
til al copiar los resultados de tu tabla dinmica (ya hablaremos de este tema)
en una tabla a la que puedes aplicar formato y aadir grficos.

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Smbolos del dlar


Alguna vez viste un smbolo del dlar en una frmula de Excel? No le asigna
formato de moneda a los nmeros, sino que garantiza que una columna y fila
determinadas se mantengan constantes aun si copias la misma frmula en
filas adyacentes.
Excel es una herramienta inteligente. Por ejemplo, cuando haces referencia a la
celda A5 desde la celda C5, se predetermina registrando su ubicacin relativa.
En este caso, ests haciendo referencia a una celda que se encuentra dos
columnas hacia la izquierda (C menos A) y en la misma fila (5). Cuando copias
esta frmula relativa de una celda a otra, los valores de la frmula se ajustan
sobre la base del lugar al que se desplazan.
Pero qu sucede si quieres que esa referencia permanezca inalterada sin
importar dnde copies la frmula? Cambia la frmula relativa (=A5+C5) por
una frmula absoluta anteponiendo el smbolo del dlar a los valores de la
fila y la columna (=$A$5+$C$5).

PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Si an no lo hiciste, descarga nuestro Documento de Prctica de Excel
para poner a prueba tus conocimientos sobre el captulo Funciones Bsicas.
Inserta una columna tras Apellido. A continuacin, combina las columnas
Nombre y Apellido usando la funcin Concatenar. Nombra a tu nueva
columna Autor y borra Nombre y Apellido.

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BUSCARV
Alguna vez has querido combinar dos conjuntos de datos que se
encontraban en hojas de clculo diferentes en una nica hoja de clculo? S,
siempre es posible abrir los dos documentos en Excel y copiar y pegar celda
por celda. Pero qu sucede si tu hoja de clculo contiene cientos de filas?
BUSCARV es tu solucin. En pocas palabras, esta funcin se vale de un
identificador nico (similar a una direccin de correo electrnico o al nmero
de referencia de un artculo) para unir datos de dos fuentes diferentes. Por
ejemplo, es posible que quieras combinar algunos datos de HubSpot con
otros de Salesforce. En este caso, Excel busca un valor nico en la primera
columna de la izquierda de una hoja de clculo e inserta un valor en la
misma fila derivado de una columna que hayas especificado en la otra hoja
de clculo.
Antes de usar la frmula, copia y pega los datos para que estn en dos
hojas diferentes del mismo documento de Excel. La hoja1 ser la ubicacin
donde deseas que se copien los datos combinados finales. Enla hoja2 se
encontrarn los datos que deseas transponer a la hoja1.
A continuacin, debers estar totalmente seguro de que hay, al menos, una
columna que se repite de forma idntica en la hoja1 y la hoja2. Ordena los
datos (Datos > Ordenar) de manera ascendente en esta columna y examina
los conjuntos de datos en busca de diferencias y espacios sobrantes.
La frmula es la siguiente:
=BUSCARV(valor de bsqueda, matriz de tabla, nmero de columna,
[bsqueda de rango])
Si incluimos los valores, se mostrar de la siguiente manera:
=VLOOKUP(C2,Hoja2!A:B,2,FALSO)
Si piensas que esto no es ms que un montn de letras y nmeros al azar,
no eres el nico. Desglosemos cada componente.

Valor de bsqueda: es el valor idntico que tienes en ambas hojas de


clculo. Elige el primer valor en la hoja1 que ests tratando de combinar.

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Matriz de tabla: es el intervalo de columnas en la hoja2 del cual


quieres que Excel extraiga los datos. Asegrate de resaltar ambas
columnas de datos idnticas a tu valor de bsqueda en la hoja1
y los datos que solo estn disponibles en la hoja2 y que deseas
transponer. Cuando resaltas esta seleccin, Excel ingresar un valor
como el siguiente en la frmula: Hoja2!A:B.
Nmero de ndice de columna: este valor le indica a Excel la columna en
la hoja2 que contiene los nuevos datos que deseas transponer a la hoja1.
Ten en cuenta que se indica con un nmero, no con una letra. De esta
forma, los datos en la columnaB aparecern como 2 en el nmero
de columna, ya que se trata de la segunda columna de la derecha.
Bsqueda de rango: ingresa FALSO para asegurarte de extraer solo
los valores que coincidan exactamente.

No es necesario que memorices esta frmula. Tienes acceso a ella


fcilmente con el botn Funcin a la izquierda de la barra de frmulas.
Localiza BUSCARV e inserta los valores en el cuadro de dilogo.
Cuando la frmula est completa y funcione correctamente, srvete de la
funcin Autorrellenar para copiar BUSCARV en el resto de la columna.
Ten en cuenta que BUSCARV solo extraer los valores de la segunda
hoja que se encuentren a la derecha de la columna que contiene los
datos idnticos. Esto puede tener algunas limitaciones. Pero no temas,
las funciones NDICE y COINCIDIR en la siguiente seccin te ofrecen
una solucin alternativa prctica.

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Funciones NDICE y COINCIDIR


Al igual que BUSCARV, las funciones NDICE y COINCIDIR extraen datosde otro
conjunto de datos en una ubicacin central. Las principales diferencias son:

BUSCARV es una frmula mucho ms sencilla. Si ests trabajando


con grandes conjuntos de datos que requieren cientos de bsquedas,
la funcin NDICE y MATCH permitir reducir significativamente el
tiempo de carga en Excel.
Las frmulas NDICE y COINCIDIR actan de derecha a izquierda, mientras
que las frmulas BUSCARV solo realizan bsquedas de izquierda a
derecha. Dicho de otra manera, si tu columna de bsqueda se encuentra
a la derecha de la columna de resultados, tendras que reordenar esas
columnas para poder usar BUSCARV. Esto puede resultar tedioso con
grandes conjuntos de datos y puede conducir a errores.

Echemos un vistazo a la frmula. Observa que la frmula NDICE y COINCIDIR


es, en realidad, la frmula COINCIDIR anidada en la frmula NDICE.
=NDICE(matriz de tabla, COINCIDIR(valor_de_bsqueda,
matriz_de_bsqueda, tipo_de_coincidencia))
Con los valores reales, se mostrara de la siguiente manera:
=NDICE(Hoja2!A:A, (COINCIDIR(Hoja1!C:C,Hoja2!C:C,0)))
Veamos en detalle estas variables.

Matriz de tabla: es el intervalo de columnas en la hoja2 que contienenlos


nuevos datos que deseas llevar a la hoja1. Enelejemplo anterior, es
solamente la columnaA de la hoja2.
Valor de bsqueda: es la columna en la hoja1 que contiene los
valoresidnticos en ambas hojas de clculo que ests tratando
decombinar. En el ejemplo, es la columnaC de la hoja1.
Matriz de bsqueda: es la columna de la hoja2 que contiene los
valoresidnticos en ambas hojas de clculo en las que Excel est
buscando. En el ejemplo, es la columnaC de la hoja2.
Tipo de coincidencia: le indica a Excel si deseas obtener una coincidencia
exacta o la coincidencia ms prxima. Para evitar complicaciones
innecesarias, solo recuerda usar 0 aqu siempre paraobtener
coincidencias exactas.

Inserta esta frmula (o localiza las frmulas NDICE y COINCIDIR con el


botn Funcin) en la primera celda de la columna donde deseas que la
informacin combinada aparezca en la hoja1. Autorrellena hacia abajo.

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PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Volvamos a nuestro Documento de Prctica de Excel. En el primer ejercicio,
te presentamos una hoja de clculo con datos de publicaciones de blog,
incluidos visitas y autor. Habrs notado que incluimos una segunda hoja con
recuentos de oportunidades de venta de cada publicacin. Elige la funcin
BUSCARV o NDICE y COINCIDIR para agregar cifras de oportunidades de
venta a cada publicacin. Inserta la nueva columna Oportunidad de venta
a la derecha de Visitas en la hoja 1.

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FUNCIONES SI
En su nivel ms bsico, la funcin SI de Excel te permite ver si una condicin
que estableciste es verdadera o falsa para un valor determinado. Si la
condicin es verdadera, obtienes un resultado. Si la condicin es falsa,
obtienes otro resultado.
Antes de hacer un anlisis detallado, veamos la sintaxis de esta funcin:
=SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
Con los valores, se vera as:
=SI(A2>B2, Supera el presupuesto, OK)
Es decir, si tus gastos (los datos de A2) superan el presupuesto (los datos
de B2), la funcin SI mostrar esto fcilmente. Puedes filtrar los datos y ver
solo las partidas que superan el presupuesto.
El verdadero poder de la funcin SI, no obstante, se pone de manifiesto
cuando unes varias declaraciones SI o las anidas. Esto te permite
establecer varias condiciones, obtener resultados ms especficos y, en
ltima instancia, organizar tus datos en extractos ms fciles de gestionar.
Los intervalos son una de las formas de segmentar tus datos para
mejorar el anlisis. Por ejemplo, puedes categorizar los datos en valores
inferiores a 10, de 11 a 50, o de 51 a 100.
=SI(B3<11,10 o menos,SI(B3<51,11 a 50,SI(B3<100,51 a 100)))

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CONTAR.SI
El poder de las funciones SI se extiende ms all de las declaraciones
verdaderas y falsas. Usa la funcin CONTAR.SI para evitar tener que contar
en forma manual la frecuencia con la que aparece un determinado valor o
nmero. La frmula es la siguiente:
=CONTAR.SI(intervalo,criterios)
Por ejemplo, si estuvieses buscando las repeticiones del subdirectorio
marketing en una URL en la columnaD, la frmula sera la siguiente:
=CONTAR.SI(D:D,marketing)
Solo hay dos variables en esta funcin:

Intervalo: el intervalo en el que deseas que Excel realice la bsqueda


para cada instancia de un valor especfico. Si te ests centrando en una
sola columna, podras usar D:D para indicar que tanto la primera como
la ltima columna es la D. Si estuvieses realizando una bsqueda en las
columnas C y D, utiliza C:D.
Criterios: un nmero o texto especfico que deseas que Excel cuente.
Solo usa las comillas si deseas que el resultado sea texto en lugar de
un nmero.

SUMAR.SI
Ests listo para que la funcin SI se vuelva ms compleja? Supongamos
que quieres analizar la cantidad de oportunidades de venta que tu blog
ha generado, pero solo quieres contar las oportunidades de venta de las
publicaciones que t escribiste, y no las de todo tu equipo. Con la funcin
SUMAR.SI, puedes agregar celdas que cumplan con determinados criterios.
La frmula es la siguiente:
=SUMAR.SI(intervalo_suma, criterios_intervalo1, criterios1,
[criterios_intervalo2, criterios2],...)
Vaya si hay criterios! Analicemos en detalle cada parte:

Suma_intervalo: el intervalo de celdas que deseas sumar.


Criterios_intervalo1: el intervalo en el que se realiza la bsqueda
detu primer valor, tambin conocido como...

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Criterios1: el valor especfico que determina qu celdas de


Criterios_intervalo1 se sumarn. No olvides usar comillas
si ests buscando texto.

Como se observa en la sintaxis de la frmula, puedes agregar la cantidad


de criterios diferentes que desees.

SI, O/Y
Los ltimos integrantes de la familia de funciones SI son las funciones O e
Y. Como sus nombres indican, estas funciones verifican varios argumentos
y expresan un valor VERDADERO o FALSO en funcin de si al menos uno
de los argumentos es verdadero (funcin O) o si todos lo son (funcin Y).
Perdido en el ocano de y y o? No te rindas. En la prctica, las funciones
O e Y nunca se usarn solas. Deben estar anidadas en otra funcin SI.
Recordemos la sintaxis de una funcin SI bsica:
=SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
Ahora anidemos una funcin O en la prueba_lgica:
=SI(O(lgico1, lgico2), valor_si_verdadero, [valor_si_falso])

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En trminos sencillos, esta frmula combinada te permite obtener un valor


si una de dos condiciones es verdadera, en lugar de solo una. En ltima
instancia, con las funciones Y/O, tus frmulas pueden ser tan simples o
complejas como t quieras, siempre que entiendas los fundamentos de
lafuncin SI.

PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Ahora que has sumado las oportunidades de venta de cada publicacin
en el ejercicio anterior, sumemos el total de oportunidades de venta de
un nico autor: Lydia Lee. Deja la calculadora. Usa la frmula SUMAR.SI
para hallar el total.

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TABLAS DINMICAS
Volvamos a pensar en el ejemplo donde calculamos oportunidades de
venta a partir de una lista de publicaciones. Al igual que en la situacin
anterior, nos interesa calcular el total de oportunidades de venta que
gener un nico autor. Pero ahora, en lugar de querer ver simplemente
tus propias oportunidades de venta, deseas comparar los totales de
cada miembro de tu equipo.
Esto quiere decir que usaremos un montn de frmulas SUMAR.SI?
Desde luego que no. Una vez ms, Excel nos ofrece una alternativa
mucho ms sencilla. Y esta no es sino mi herramienta favorita de todo
Excel: las tablas dinmicas.
Con las tablas dinmicas, puedes segmentar tus datos en una nueva
hoja sin alterar la organizacin original. Las tablas dinmicas son
flexibles, pues te permiten resumir grandes cantidades de datos
(p.ej., nuestra hoja de clculo de oportunidades de venta) y extraer
informacin relevante sin utilizar frmulas.
Para crear una tabla dinmica, dirgete a Datos>Tabla dinmica y un
cuadro de dilogo de asistencia aparecer para que puedas elegir
algunas opciones. Excel completar automticamente tu tabla dinmica,
pero puedes cambiar el orden de los datos cuando lo desees. Aqu te
mostramos cuatro opciones que puedes elegir:

Filtro de informe: te permite ver solamente determinadas filas en tu


conjunto de datos.
Rtulos de columna: son los encabezados en la nueva tabla
dinmica que ests creando. No dudes en agregar varios rtulos
para analizar tus datos en mayor profundidad.
Rtulos de fila: son las filas de la nueva tabla dinmica que ests
creando. Cabe mencionar que tanto los rtulos de columna como
los rtulos de fila de tu tabla dinmica pueden contener datos de
lascolumnas originales (p.ej., Autor puede arrastrarse al rtulo de
fila ode columna; solo depende de cmo desees visualizar los datos).
Valor: esta seccin te permite calcular los datos especificados por
los rtulos de fila y los rtulos de columna. Puedes sumar, contar,
calcular promedios, calcular el mximo, el mnimo, contar cifras o
realizar otras manipulaciones. De hecho, de manera predeterminada,
cuandoarrastras un campo a Valor, siempre se realiza una cuenta.

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A menudo, la forma ms fcil de entender las tablas dinmicas es


vercmo se crea una. Veamos paso a paso cmo crearamos la tabla
dinmica para nuestro ejemplo de oportunidades de venta de blogs.
Dejaremos Filtro de Informe en blanco, ya que queremos que Excel
extraiga datos de todas las filas en nuestro conjunto de datos.
Para Rtulos de Fila, arrastraremos Autor. Esta accin completar las filas de
tu tabla dinmica con cada nombre de autor de forma descendente. Ahora
necesitamos el total de oportunidades de venta para cada una de estas ofertas.
Para ello, arrastra Oportunidades de venta a la casilla Valor del asistente.
Por ltimo, haz clic en la i junto a Oportunidades de venta y asegrate de
que Excel est realizando una suma. Y listo! Ya tienes una tabla dinmica que
calcula las oportunidades de venta por autor sin alterar tus datos originales.

PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Ests listo para dominar las tablas dinmicas? Resalta tus datos y crea una tabla
que muestre el total de oportunidades de venta de cada autor. (Una pista: no
olvides que la opcin predeterminada de Valor en Excel es Contar, no Sumar.)

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VISUALIZACIN DE DATOS
Ahora que dominas todas las frmulas y funciones, es hora de que saques
partido al anlisis que has realizado. Con ayuda de un hermoso grfico,
tuaudiencia (ya sea un cliente potencial o tu propio jefe) ser capaz de
resumir y retener el contenido con ms eficacia. Quin sabe? Quizs logres
convencer a tu jefe de adoptar una estrategia de inbound marketing
oaumentar tu presupuesto.
Con independencia del uso que dars a tus datos, debes ser
convincente. Pero si los datos no se visualizan correctamente, pueden
ser ms perjudiciales que beneficiosos. En esta seccin, analizaremos
cmo crear un grfico bsico y veremos algunos errores de visualizacin
frecuentes que todos los profesionales del marketing basado en datos

Creacin de un grfico bsico


Una de las primeras decisiones que debers tomar es el tipo de grfico que
utilizars. Los grficos de barras y los grficos circulares te ayudan a comparar
categoras. Los grficos circulares comparan una parte o la totalidad de algo
y, a menudo, resultan ms tiles cuando una de las categoras es mucho ms
amplia que las dems. Los grficos de barras resaltan diferencias graduales
entre las categoras. Por ltimo, los grficosde lneas se utilizan para mostrar
tendencias a lo largo de una lnea temporal.
Para comenzar, resalta los datos que quieres incluir en el grfico y,
acontinuacin, elige Grficos en la barra de navegacin superior
(oInsertar>Grficos si tienes una versin anterior de Excel). Una vez
ah, elige el grfico ms acertado para tus datos.

Principales errores de visualizacin de datos


Usar lneas entrecortadas en un
grfico de lneas: evita las lneas
de puntos y guiones que causan
distracciones. En su lugar, opta
por lneas continuas y colores que
sean fciles de distinguir entre
s. Sopesa la idea de rellenar el
espacio debajo de la lnea con un
color para que sea ms legible an.

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Ordenar datos en forma no


intuitiva: siempre debes tener
un motivo para ordenar los datos
de una forma determinada. En
los grficos de barras, ordena
las categoras alfabticamente,
secuencialmente o por valor. En
los grficos circulares, coloca las
secciones en orden descendente.
Comienza en la posicin de
las 12en punto y avanza en
sentidode las agujas del reloj.

Distorsionar las imgenes


que representan los datos:
mantn la precisin en las
representaciones de los datos.
Por ejemplo, ajusta el tamao
de las burbujas por superficie;
no por dimetro.

Usar barras demasiado anchas


o demasiado finas: usa siempre
el mismo ancho de barra. Una
buena prctica consiste en hacer
que el espacio entre las barras
mida la mitad del ancho de las

Dificultar la comparacin de
datos: elige el tipo de grfico
adecuado. Cuando compares
series de datos, elige un grfico
de barras apiladas en lugar de
dos grficos separados.

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Usar grficos en 3D: en


pocas palabras, evita usar
grficos en3D en la medida
de lo posible, ya que suelen
distorsionar la percepcin.

Hacer trabajar ms al lector:


facilita lo mximo posible la
lectura de los grficos con
ayuda de elementos visuales.
Por ejemplo, agrega una lnea
de tendencia a un diagrama
de dispersin para resaltar
tendencias.

Usar los colores


predeterminados: los colores
predeterminados por Excel
son algo aburridos. Mejora tus
grficos incluyendo los cdigos
de colores hexadecimales de
tumarca.

PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Con la tabla dinmica que creamos en la ltima evaluacin, disearemos
un grfico para mostrar el rendimiento de cada autor en materia de
oportunidades de venta. Elige el tipo de grfico cuidadosamente: de
barras, circular o de lneas. Aade un ttulo y aplica los consejos de
visualizacin de datos para presentar los resultados de tu investigacin.

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LTIMOS DETALLES
Ya has compuesto tus grficos y has identificados tus tendencias.
Ests listo para presentar el fruto de tu duro trabajo? Es probable que
haya que ultimar algunos detalles para garantizar que los datos estn
organizados y resulten intuitivos para el destinatario de tu hoja de clculo.
A continuacin, te presentamos algunos trucos para que tus datos luzcan
dignos del profesional del marketing y experto en diseo que eres.

Filtro
Al analizar grandes conjuntos de datos (algo habitual entre los profesionales
del marketing), no siempre sueles necesitar ver todas las filas al mismo
tiempo. En ocasiones, solo quieres ver los datos que cumplen con ciertos
criterios, para lo que Excel dispone de la herramienta de filtrado.
Los filtros te permiten reducir la cantidad de datos por categora. Ya he
mencionado que es una de las herramientas ms sencillas de usar en
Excel? Dirgete al men Datos y selecciona Filtro. Eso es todo! Ahora
haz clic en la flecha junto a los encabezados de columna para elegir
los criterios que deseas ver ypara decidir si tus datos se ordenarn
enforma ascendente o descendente.

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Quitar duplicados
Mientras exploras todas las ventajas de la herramienta de filtrado para
un conjunto de datos de gran tamao, es posible que comiences a ver
contenido duplicado. Esto es frecuente en especial en hojas de clculo
de contactos. Estos conjuntos de datos estn plagados de direcciones
de correo electrnico mal escritas, mltiples contactos para una misma
empresa y variaciones en los nombres. En situaciones como estas,
automatizar la eliminacin de duplicados resulta sumamente prctico.
Para eliminar los duplicados, resalta la fila o columna, ve a la pestaa
Datos y selecciona Quitar duplicados. Aparecer un cuadro
emergente para confirmar los datos con los que deseas trabajar.
Vuelvea seleccionar Quitar duplicados y listo!

Formato condicional
La funcin Formato Condicional te permite cambiar el color de una celda
enfuncin de la informacin que esta contenga. Por ejemplo, si quieres
marcar determinadas cifras que superan el promedio o estn dentro del
10%principal de los datos en tu hoja de clculo, puedes usar esta funcin.
Si quisieras colorear semejanzas en los cdigos entre distintas filas
enExcel, tambin puedes hacerlo.

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Para comenzar, resalta el grupo de celdas a las que deseas aplicar el


formato condicional. A continuacin, elige Formato Condicional en el
men Inicio y selecciona la lgica que deseas del men desplegable. Si
no ves la regla que deseas, puedes personalizarla. Luego, elige el color
que corresponder a esa regla.

Copiar formato
Como ya habrs notado, Excel ofrece mltiples funciones que facilitan y
agilizan las tareas de realizar clculos y analizar datos. Pero si has pasado algo
de tiempo aplicando formato a una hoja segn tus preferencias, sabes que
puede tornarse un tanto tedioso.
No pierdas el tiempo repitiendo los mismos comandos de formato una y otra
vez. Usa la funcin Copiar Formato para copiar fcilmente el formato de un
rea de la hoja de clculo a otra. Para ello, elige la celda que quieres replicar y,
a continuacin, selecciona la opcin Copiar Formato (cono de pincel) en la
barra superior de navegacin.

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PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:


Para nuestra ltima evaluacin de conocimientos, volvamos a la hoja 1 del
Documento de Prctica y analicemos nuestras tasas de conversin de visita
a oportunidad de venta. Inserta la columna Visita a oportunidad de venta
despus de Oportunidades de venta. Calcula la tasa de conversin de
cada publicacin y aplica formato a la columna en forma de porcentajes.
A continuacin, usa la funcin Formato Condicional para resaltar en
color verde cualquier tasa que supere el 2 %.

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