Direccin de Extensin Profesional

Divisin de Alta Tecnologa (DAT)

CURSO: Gestin de Proyectos alineado al PMBOK

Acta de Constitucin del Proyecto (Project Chrter)

A. Informacin General

Nombre del
Proyecto:

Elaboracin del Sistema de

Facturacin para la empresa
RapiMarket

Fecha de Elaboracin:

Patrocinador:

RapiMarket S.A.

Fecha de
Modificacin:

Preparado por:

B.

Consultora de Alta
Tecnologa (CAT)

Autorizado por:

20 de Mayo del
2013

Gerente General
de RapiMarket

Propsito del Proyecto (descripcin del producto o servicio)

Realizar el Sistema de Facturacin del Minimarket Rapimarket, lo que comprende

desde el registro de productos (por tiendas), sus precios (por tiendas), las ventas(por
tiendas), la emisin de boletas o facturas permitiendo el pago al contado o tarjeta de
dbito o crdito (VISA, MASTERCARD, AMERICAN EXPRESS), hasta la
generacin de reportes estadsticos y en tiempo real del estado de la facturacin y
ventas en la(s) Tienda(s).
C.

Objetivos del Proyecto (metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en trminos de la triple

restriccin, calidad del proyecto y las metas de la Organizacin)

Metas de la Organizacin

Objetivos del Proyecto

Incrementar sus ingresos

Optimizar los tiempos para realizar el proceso de

facturacin
Controlar los ingresos mensuales.
Emisin automtica de boletas y/o facturas.
Brindar flexibilidad y facilidad para la realizar la
gestin de la venta y facturacin

Tener una cadena de tiendas

Centralizar la informacin mediante un Sistema

Informtico y Base de Datos centralizada
Permitir el procesamiento de gran volumen de
informacin, producto de la facturacin realizada por la
empresa, manteniendo un rendimiento ptimo del
Sistema.
Permitir la incorporacin de nuevas sucursales dentro
del sistema acorde a los planes de expansin de la
empresa.

Ser una empresa lder del mercado

Obtener en tiempo real el estado actual de lo facturado

en la Tienda y hacer consultas histricas y estadsticas

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de las ventas.
Control y estandarizacin de precios

D.

Alcance del Proyecto

Resultados del Proyecto.

Generacin de Boletas y/o Facturas a los Clientes.
Emisin de Reportes de Gestin de Ventas y Facturacin.
Emisin de Reportes de Productos y Precios
Establecer Precios para productos segn Demanda.
Generar registro de clientes para que puedan estar posibilitados a recibir diversas Ofertas
Contenido del Proyecto.
- Mantenimiento de Clientes
- Acumulacin de puntos.
- Mantenimiento de Productos
- Mantenimiento de Precios
- Mantenimiento de Sucursales
- Procesos de Venta
- Generacin de Boletas, Facturas y Notas Contables
- Interfaces con Caja Registradora y Medios de Pago de Dbito o Crdito.
- Aviso de Ofertas automticas para Clientes sobre producto individuales o la toda la compra.
- Mantenimiento de Cajas, Cajeros y Supervisores de Caja.
- Reportes de Gestin (Tiendas, Facturacion , Ventas, Clientes, Precios y Demanda de Productos)
- Mantenimiento de Tipos de Cambio Dolares y Euros.
- Registro de Caja inicial
- Proceso de Arqueo de Caja
- Mantenimiento y proceso de Promociones
- Anulacin de Venta
Exclusiones.
Gestin de Stock de Productos.
Mantenimientos y Reportes Contables
Reportes de Rendimiento de Cajeros
Mantenimientos de Proveedores
Reporte de Ganancias
Interfaz de Ventas Web

Stakeholders claves. .
Gerente General de RapiMarket
Contador de RapiMarket
Supervisores y Cajeros de RapiMarket
Director del Proyecto del Sistema de Facturacin RapiMarket
Equipo del Proyecto
Cliente final (Comprador)

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Hiptesis o Suposiciones.
La Gerencia General de RapiMarket se compromete a disponer del tiempo requerido por la empresa
proveedora CAT (Consultora de Alta Tecnologa) de los Stakeholders con la finalidad de obtener los
requisitos necesarios para el Sistema, realizar las coordinaciones y pruebas, as evitar retrazos en las
respuestas de RapiMarket que sern incluidos en el cronograma como Retrazos del Cliente y
facturados como parte del proyecto.
La empresa proveedora CAT dispone de personal en su Staff de colaboradores para incluirlos en el
trabajo del proyecto segn se requiera.
RapiMarket dispondr de los equipos (servidores, cajas con su interfaz para el Sistema para los
diferentes medios de pago especificados, asimismo con lectores de cdigo de barras que permita
obtener en tiempo real desde el Sistema los precios de los productos solicitados para realizar la
facturacin y emitir la boleta o factura). Asimismo, RapiMarket dispondr de las licencias requeridas
para los servidores de aplicaciones, servidores de base de datos y software de interfaz de precios y
diferentes los medios de pago.
CAT brindara las especificaciones tcnicas sobre los equipos que deben adquirir, para que el sistema
funcione correctamente.
Para los procesos de Planificacin y Seguimiento y Control, la empresa proveedora CAT usar
software licenciado segn los estndares que tiene definidos para realizar los proyectos de software
(Control, Modelamiento de Datos y Diseo, Control de Versiones y Pruebas).
Los estndares de codificacin y de las funcionalidades construidas (pantallas) tendrn como base los
estndares utilizados por la empresa proveedora CAT, con la respectiva revisin, ajuste y aprobacin
por parte de RapiMarket.
RapiMarket entregar los datos necesarios para la carga inicial del Sistema, de acuerdo al formato
establecido por CAT.
Restricciones:
El Sistema NO incluye las Cajas Registradoras ni su interfaz grfica, tampoco incluye la
configuracin y software utilizados por los diferentes medios de pago (VISA, MASTERCARD y
AMERICAN EXPRESS).
El Sistema NO incluye los servidores de aplicaciones y de base de datos para pruebas y produccin, y
las licencias requeridas para estos servidores. Esto correr por cuenta de la empresa RapiMarket
El Sistema NO emitir reportes de gestin que no contenga informacin de ventas, facturacin y
precios.
El proyecto debe tener 3 meses de implementacin, pruebas y 2 semanas de configuracin y soporte.
El presupuesto del proyecto es de S/. 100,000.00
Principales Amenazas del Proyecto:
1. Renuncia de Personas clave en la Ejecucin del Proyecto.
2. Cambios importantes en fases intermedias y finales del Proyecto.
3. Cambios en el Alcance del proyecto
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Principales Oportunidades del Proyecto:

1. RapiMarket es una empresa en crecimiento y eso puede abrirnos camino para contratos de
mantenimiento y evolutivos del Sistema de Facturacin.
2. De acuerdo al xito del proyecto podramos llevar a cabo el desarrollo de un Sistema de Almacn y
diferentes Sistemas dentro de RapiMarket (Contabilidad, CRM, Compras, pgina web y ventas por
internet).
3. Se podr vender el Sistema de Facturacin como un Sistema estndar para otros Supermercados.
4. Se podra crear un ERP especializado al integrar todos los mdulos que se puedan desarrollar:
Facturacin, Almacn, Compras, Contabilidad, etc.

E.

Factores Crticos de xito del Proyecto

1. Participacin y compromiso de la Gerencia General de RapiMarket.

2. Tomar decisiones oportunamente dentro de los plazos establecidos.
3. Disponibilidad y compromiso de los integrantes del proyecto.
F.

Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimacin de recursos requeridos:

Un Jefe de Proyectos.
Un Arquitecto de Aplicaciones.
Un Analista de Control de Calidad.
Dos Analista Desarrollador.
Un Analista Funcional.
5 laptops,
1 Servidor de Aplicaciones.
1 impresora multifuncional.
Costo Estimado del Proyecto:
S/. 100 000.00 (Cien mil y 00/100 nuevos soles)
Disponibilidad de contingencia.
Beneficios Estimados:
Automatizacin del proceso de facturacin.
Documentacin tcnica completa.
Mejora la estandarizacin de procesos.
ptima calidad de informacin con la emisin de reportes.
Reduccin de los tiempos en los procesos manuales.
Cronograma de Hitos del Proyecto:

Hito

Fecha

Inicio del Proyecto

20 de Mayo de 2013

Kick Off
Firma de Acta de Constitucin del
Proyecto
Verificacin y Validacin de
Requerimientos
Verificacin y Validacin de Alcance
Verificacin y Validacin de Recursos
Aprobacin de Plan de Pruebas de Calidad
Aprobacin del Plan del Proyecto
Project Charter

20.05.2013
29.05.2013
04.06.2013
04.06.2013
05.06.2013
05.06.2013
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Anlisis de Requerimientos
Aprobacin de Requerimientos
Diseo del Sistema
Aprobacin de Diseo del Sistema
Construccin
Pruebas de Calidad
Pruebas de Usuario
Firma de Aceptacin de Pruebas
Firma de Aceptacin del proyecto
Aprobacin de Plan de Capacitacin
Cierre del Proyecto

G.

06.06.2013
07.06.2013
19.06.2013
27.06.2013
28.06.2013
01.07.2013
12.08.2013
19.08.2013
28.08.2013
29.08.2013
29.08.2013
30.08.2013

Autoridad del Proyecto

Patrocinador del Proyecto

Raul Tejada - Gerente General de RapiMarket.

Gerente del proyecto

Victor Gibaja.

H.

Comit de Seguimiento (Direccin)

Gerente General de RapiMarket

Contador de RapiMarket
Supervisores y Cajeros de RapiMarket
Director del Proyecto del Sistema de Facturacin RapiMarket

Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

Nombre

Rol

Responsabilidad

Victor Gibaja

Jefe de Proyecto.

Planificacin y supervisin
general del proyecto.
Aprobacin de los
entregables parciales.
Revisin y aprobacin de
solicitudes de cambio.

Mario Rosales

Arquitecto de Aplicaciones.

Definicin de las vistas de la

arquitectura de una
aplicacin.

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. Dar soporte tcnicotecnolgico a

desarrolladores, clientes y
expertos en negocios.
. Planificacin, diseo y
supervisin de desarrollo de
los procesos.
Claudia Cuya

Analista de Control de
Calidad.

Apoyar en las pruebas de

los desarrollos.
Elaborar la documentacin
tcnica de las pruebas.

Marco Herrera

Analista Desarrollador.

Desarrollar las interfaces y

programas requeridos en el
alcance del proyecto.
Elaborar la documentacin
tcnica de los desarrollos.

Miguel Zavaleta

Analista Funcional.

Planificacin, diseo y
supervisin de desarrollo
de los procesos.

Firmas

I.

Nombre/Funcin

Firma

Fecha

Claudia Cuya

25/05/2013

Victor Gibaja

25/05/2013

Mario Rosales

25/05/2013

Marco Herrera

25/05/2013

Miguel Zavaleta

25/05/2013

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