Taller Certificación PMP - Proceso de Control y Cierre - Pag 251 Al 336

TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP
Proceso B
3.4 Monitoreando
y controlando el
Proyecto
Proceso A
Proceso C
The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Monitoreo y control del proyecto

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Grupo de Procesos de Planificacin
Grupo de Procesos de
Ejecucin
Seguimiento y Control
Grupo de
Procesos de
Cierre
Monitorear y controlar el
Desarrollar el acta de
constitucin del proyecto
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del
proyecto
Planificar la Gestin del Alcance

Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto
trabajo del proyecto

Cerrar proyecto o fase
Realizar Control integrado de
cambios
Validar el alcance
Controlar el alcance
Planificar la Gestin del Cronograma

Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma
Planificar la Gestin de los Costos
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Planificar la Gestin de calidad
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Planificar la Gestin de los RR.HH
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto
Planificar la Gestin de las comunicaciones
Controlar los costos

Realizar el aseguramiento de
calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto
Planificar la Gestin de las adquisiciones
Identificar Interesados
Planificar la Gestin de Interesados
Controlar la calidad
Adquirir el equipo del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto
Dirigir el equipo del proyecto
Gestionar las comunicaciones del
proyecto
Planificar la gestin de riesgos

Identificar los riesgos
Analizar cualitativamente los riesgos
Analizar cuantitativamente los riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos
Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
Controlar el cronograma
Controlar las comunicaciones
Controlar los riesgos
Efectuar las adquisiciones
Controlar las adquisiciones
Gestionar la participacin con los
Controlar la participacin con
interesados
los interesados
Cerrar las adquisiciones
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 61.
Universidad de Piura Campus Piura
251
11. Monitoreo y Control del proyecto

Grupo de procesos de
Planificacin
Desarrollar
el Plan para
la direccin
del
Proyecto
Plan para la
Direccin del
Proyecto
11. Monitoreo y Control del

proyecto
Consiste en observar la ejecucin del proyecto de forma que se puedan identificar los problemas
oportunamente y adoptar las acciones correctivas para controlar la ejecucin del proyecto. El desempeo
del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto al plan.
Validar el alcance
Grupo de
procesos de
iniciacin
Monitorear y
controlar el
trabajo del
proyecto
Grupo de
procesos de
planificacin
Grupo de
procesos de
ejecucin
Realizar Control
integrado de
cambios
Grupo de
procesos de
Cierre

Controlar la participacin
con los interesados
252
11.1 Monitorear y controlar el

Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de
desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. El beneficio clave de este proceso es
que permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las
proyecciones del presupuesto, el cronograma y el alcance
Plan
para la
direccin
del Proyecto
Solicitud de Cambio
Acciones Correctivas
Proyecto LATSI
Administracin
del Proyecto
Portal
Plan del
Proyecto
Reporte de
estado
Portal
Administracin
Foro
Estatutos
Reclutamiento
Diseo Grfico
Boletn
Reglamento
Interno
Organigrama y
funciones
Registros
Pblicos
Competencias
Publicacione
s
Hosting
Cierre
Constitucin
Diseo funcional
Programacin
Acciones Preventivas
Reparacin de defectos
Marketing
Plan de MKT
Lanzamiento
Noticias
1
Certificacin
Eventos
Implantacin

Entradas
Salidas
Plan para la direccin del

Proyecto
Monitorear y
controlar el trabajo
del proyecto
Pronstico del
cronograma
Pronstico de costos
Cambios Validados
Herramientas y Tcnicas
Informacin de
desempeo del trabajo
Informes de Desempeo del

trabajo
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para
la direccin del Proyecto
Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
Juicio de expertos
Factores Ambientales de
la empresa
Tcnicas Analticas
Activos de los procesos

de la organizacin
Sistema de Informacin para la

direccin de Proyectos
Cumulative Open vs. Closed Issues

O
p
e
# of Issues
25
20
15
Reuniones
10
5
0
T1
T3
T5
T7
T9
T11
Informacin de Desempeo
del Trabajo
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 4-8, Page 86.
253

Proynstico de cronograma
Schedule Forecasts
Entradas
Plan para la
Los pronsticos del cronograma se derivan del progreso realizado con respecto a la lnea base del
cronograma y del tiempo calculado estimado hasta la conclusin (ETC).
Generalmente se expresa en trminos de variacin del cronograma (SV) e ndice de desempeo

del cronograma (SPI).
direccin del
proyecto
En el caso de proyectos que no realizan una gestin del valor ganado, se proporcionan los valores
Pronstico de
de las desviaciones con respecto a las fechas de finalizacin planificadas y a las fechas de
cronograma
finalizacin previstas.
Pronstico de
EAC
costo
Cambios
ETC (Costos)
Validados
Informacin de
BAC
desempeo del
Valores
Acumulativos
trabajo
Factores
PV
ambientales de
AC
la empresa
Activos de los
procesos de la
EV
El grfico muestra las curvas

correspondientes al Valor Planificado
(PV), Costo Actual (AC) y Valor
Ganado (EV)
ETC: Estimate to Complete
* Estimado de Tiempo necesario
para realizar el trabajo pendiente
* Estimado de Costo necesario para
realizar el trabajo pendiente
ETC (Tiempo)
organizacin
Situacin
Actual
Hoy

Pronstico de costo
Entradas
Plan para la
Cost Forecasts
base de costos y a las estimaciones calculadas hasta la conclusin (ETC).
direccin del
proyecto
Pronstico de
cronograma
Pronstico de
costo
Cambios
Los pronsticos de costos se derivan del progreso realizado con respecto a la lnea
Generalmente se expresa en trminos de variacin del costo (CV) e ndice de
desempeo del costo (CPI).
Se puede comparar una estimacin a la conclusin (EAC) con el presupuesto hasta la

conclusin (BAC) para ver si el proyecto se encuentra todava dentro de los rangos de
tolerancia o si se requiere alguna solicitud de cambio.
Validados
Informacin de
desempeo del
Cambios Validados
Validated Changes
trabajo
Factores
Los cambios aprobados resultantes del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
ambientales de
requieren una validacin para asegurar que el cambio en cuestin fue correctamente
la empresa
implementado. Un cambio validado proporciona los datos necesarios para confirmar que el
Activos de los
cambio se llev a cabo de la manera adecuada.
procesos de la
organizacin
254
11.1 Monitorear y controlar

el trabajo del proyecto
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Pronstico de
cronograma
Pronstico de
costo
Cambios
Validados
Informacin de desempeo del trabajo

Work perfomance information
Consiste en los datos de desempeo recopilados de varios procesos de control, analizados

en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre reas.
Factores ambientales de la empresa.

Enterprise Environmental Factors
Normas gubernamentales o de la organizacin.

Sistema de autorizacin de trabajos de la organizacin.
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados.
Los sistemas de informacin para la direccin de proyectos.
Informacin de
desempeo del
Activos de los procesos de la organizacin.
trabajo
Organizational Process Assets
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
procesos de la
organizacin
Los requisitos de comunicacin de la organizacin.

Los procedimientos de controles financieros.
Los procedimientos para la gestin de incidentes y defectos.
Los procedimientos para el control de cambios.
Los procedimientos de control de riesgos, que incluyen categoras de riesgos, definicin de la probabilidad
e impacto.
Base de datos de medicin de procesos.
La base de datos de las lecciones aprendidas.

Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Tcnicas
Analticas
Sistema de
Informacin para
la Direccin de
Proyectos
Reuniones
Juicio de expertos
Expert Judgment
El equipo de direccin del proyecto utiliza el juicio de expertos para interpretar la

informacin proporcionada por los procesos de monitoreo y control. El gerente de
proyecto, en colaboracin con el equipo, determina las acciones requeridas para
asegurar que el desempeo del proyecto est a la altura de las expectativas.
255

Tcnicas Analticas
Analytical Techniques
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Tcnicas
Analticas
Sistema de
Informacin para
la Direccin de
Proyectos
Reuniones
En la direccin de proyectos las tcnicas analticas se emplean para pronosticar

resultados potenciales sobre la base de posibles variaciones en las variables del
proyecto o ambientales y sus relaciones con otras variables.
Anlisis de Regresin: Una tcnica analtica en la que una serie de variables de
entrada se examinan en relacin a sus correspondientes resultados de salida a fin de
desarrollar una relacin matemtica o estadstica.
Mtodos de clasificacin
Anlisis Causal
Anlisis de Causa Raz
Mtodos de Pronstico (series temporales, construccin de escenarios, simulacin)
Anlisis de Modos de Fallo y Efectos (FMEA)
Anlisis del rbol de Fallos (FTA)

Anlisis de Reservas
Anlisis de Tendencias
Gestin del Valor Ganado
Anlisis de Variacin

Sistema de Informacin para la Direccin de Proyectos
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Tcnicas
Analticas
Sistema de
Informacin
para la
Direccin de
Proyectos
Reuniones
Project Management Information System
El sistema de informacin para la direccin de proyectos, que forma parte de los factores
ambientales de la empresa, proporciona acceso a herramientas automatizadas, como
herramientas de programacin, costos y recursos, a indicadores de desempeo, a bases
de datos, a registros de proyectos y a informacin financiera, que se utilizan a lo largo
del proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.
Reuniones
Meetings
Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales.
Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto, a interesados y a otros

implicados o afectados por el proyecto.
Los tipos de reuniones incluyen entre otros, a los grupos de usuarios y a las
reuniones de seguimiento.
256

Solicitudes de cambio
Change Requests
Salidas
Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados y los reales,

pueden emitirse solicitudes de cambio para ampliar, ajustar o reducir el alcance del
Solicitudes de
Cambios
Informes de
Desempeo del
trabajo
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de proyecto
proyecto, del producto, o de los requisitos de calidad y las lneas base del cronograma o
de costos. Las solicitudes de cambio pueden requerir la recopilacin y documentacin de
nuevos requisitos. Los cambios pueden impactar el plan para la direccin del proyecto,
los documentos del proyecto o los entregables del producto.
Los cambios pueden ser:

Accin correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el desempeo del
trabajo del proyecto con el plan para la direccin del proyecto.
Accin preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeo futuro
del trabajo del proyecto est alineado con el plan para la direccin del proyecto.
Reparacin de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o
componente de producto no conforme.

Informes de Desempeo del trabajo
Work Performance Reports
Salidas
Los informes de desempeo del trabajo constituyen la representacin fsica o

electrnica de la informacin sobre el desempeo del trabajo recopilada en
Solicitudes de
Cambios
Informes de
Desempeo del
trabajo
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de proyecto
documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o conocimiento.
La informacin del proyecto se puede comunicar verbalmente de persona a

persona. Sin embargo, para registrar, almacenar y en ocasiones distribuir
informacin sobre el desempeo del trabajo se necesita una representacin fsica o
electrnica en forma de documentos de proyecto.
Los informes de desempeo del trabajo son un subconjunto de documentos del

proyecto destinados a crear conocimiento y generar decisiones o acciones.
Se pueden definir mtricas especficas de desempeo del trabajo en el inicio del

proyecto e incluirlas en los informes normales de desempeo del trabajo que se
entregan a los interesados clave.
257

Salidas
Solicitudes de
Cambios
Informes de
Desempeo del
trabajo
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de proyecto
Actualizaciones al Plan para la direccin del proyecto

Project Management Plan Updates
Plan de gestin de alcance.

Plan de gestin de cronograma.
Plan de gestin de costos.
Plan de gestin de calidad.
Lnea base del alcance.
Lnea base de cronograma.
Lnea base de costos.
Plan de gestin de requisitos.

Salidas
Solicitudes de
Cambios
Informes de
Desempeo del
trabajo
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones
a los
Documentos de
proyecto
Actualizaciones a los Documentos de proyecto

Project Documents Updates
Pronsticos del cronograma y de costos,

Informes de desempeo del trabajo, y
Registro de incidentes.
258
3.4.2 Realizar Control integrado de

cambios
El plan para la direccin del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros productos
entregables deben mantenerse actualizados mediante la gestin cuidadosa y continua de los cambios,
ya sea rechazndolos o aprobndolos, de tal manera que los cambios aprobados se incorporen a una
lnea base revisada.
Cambio solicitado por el Cliente
Tiempo
Costos
Calidad
Alcance
Adquisiciones
......
Proyecto LATSI
Administracin
del Proyecto
Plan del
Proyecto
Reporte de
estado
Cierre
Portal
Portal
Constitucin
Administracin
Marketing
Diseo funcional
Foro
Estatutos
Reclutamiento
Diseo Grfico
Boletn
Reglamento
Interno
Organigrama y
funciones
Registros
Pblicos
Competencias
Hosting
Programacin
Publicacione
s
Plan de MKT
Lanzamiento
Noticias
1
Certificacin
Implantacin
Eventos
WBS
$$$
Cronograma
Plan

cambios
Informacin de desempeo
del trabajo
Monitorear y
Controlar el
trabajo del
proyecto
Informes de desempeo
del trabajo (1)
Solicitud de Cambios (2)
Realizar Control
integrado de
cambios
Solicitud de Cambios Aprobada (3)
Validar el alcance
Verde
Controlar el
alcance
(1)
Amarillo
Rojo (Solicitud de
Cambios)
Controlar el
cronograma
Plan de Direccin
del Proyecto
Controlar los
costos
Documentos del
Proyecto (4)
Controlar la
calidad
Datos de
desempeo
del trabajo
Controlar las
Comunicaciones
del trabajo
Actualizacin al Plan de Proyecto (3)
Controlar los
riesgos
Controlar las
adquisiciones
(4) Del Proceso a Controlar:

Por Ej.: Si es Controlar cronograma el
documento del Proyecto es Cronograma
Controlar la
participacin con
los interesados
Actualizacin a los Documentos del

Proyecto (3)
Actualizacin a los Activos del Proceso de

la Organizacin
Actualizacin a los Activos de los

Procesos de la Organizacin
- Identificacin de Problemas y Causas

Races
- Acciones Correctivas
- Lecciones Aprendidas
259

cambios
Es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a
los entregables, los activos de los procesos de la organizacin, los documentos del proyecto y el plan para la direccin
del proyecto, as como comunicar las decisiones correspondientes. El beneficio clave de este proceso es que permite
que los cambios documentados dentro del proyecto sean considerados de un modo integrado y simultneamente
reduce el riesgo del proyecto, el cual a menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes
generales del proyecto.
Proyecto: Sistema XYZ
Cambios
Solicitado por:
Fecha:
I. Solicitud de Cambio:
Nro. de
cambio
Descripcin del Cambio:
Beneficios esperados:
II. Impacto que produce el cambio en los productos entregables:
Entregable
Impacto en Cronograma
Impacto en Costos
Otros

cambios
Salidas
Entradas
Proyecto
del trabajo
aprobados
Realizar Control
Integrado de Cambios
Factores Ambientales de
la empresa
de la organizacin
Herramientas y Tcnicas
Registro de Cambios
documentos del Proyecto
Juicio de expertos
Reuniones
Herramientas de control de
Informe de desempeo del
trabajo
cambios
Aprobadas
260
3.4.2 Realizar Control integrado

de cambios
Entradas
Plan para la
Informes de desempeo del trabajo

direccin del
Los informes de desempeo del trabajo, de especial inters para el proceso Realizar el
proyecto
Control Integrado de Cambios, incluyen datos de disponibilidad de recursos, cronograma
Informes de
desempeo del
y costos, informes de gestin del valor ganado (EVM) y grficas de trabajo realizado o
pendiente de realizar.
trabajo
Solicitudes de
Cambios
Factores
Change Requests
Todos los procesos de Monitoreo y Control y muchos de los procesos de Ejecucin
ambientales de
generan solicitudes de cambio como salidas. Las solicitudes de cambio pueden incluir
la empresa
acciones correctivas, acciones preventivas y reparaciones de defectos. Sin embargo, las
Activos de los
procesos de la
acciones correctivas y preventivas generalmente no afectan a las lneas base del

proyecto, sino nicamente al desempeo con respecto a las lneas base.
organizacin
3.4.2 Realizar Control integrado

de cambios
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Informes de
Factores ambientales de la empresa.

Enterprise Environmental Factors
El siguiente factor ambiental de la empresa puede influir en el proceso Realizar el Control

Integrado de Cambios: el sistema de informacin para la direccin de proyectos. El sistema
de informacin para la direccin de proyectos puede incluir una herramienta de software
desempeo del
para programacin, un sistema de gestin de la configuracin, un sistema de recopilacin y
trabajo
distribucin de la informacin o interfaces de red a otros sistemas automticos en lnea.
Solicitudes de
Cambios
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los

Procedimientos de control de cambios.

Procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio.
Base de datos para la medicin de procesos.
Documentos del proyecto (p.ej., lneas base del alcance, de costos y del cronograma,
procesos de la
calendario del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de
organizacin
riesgos, acciones planificadas de respuesta e impacto establecido del riesgo).

Base de conocimiento de gestin de la configuracin.
261

cambios
Juicio de Expertos
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Reuniones
Herramientas de
control de
cambios
Expert Judgment
Adems del juicio de los expertos del equipo de direccin del proyecto, se puede
solicitar a los interesados que aporten su experiencia y que formen parte del comit
de control de cambios (CCB). Durante este proceso, el juicio y la experiencia se
aplican a cualquier detalle tcnico y de gestin, y se pueden obtener de varias
fuentes, entre las que se incluyen:
Consultores,
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores.
Asociaciones profesionales y tcnicas.
Grupos industriales.
Expertos en la materia (SMEs).
Oficina de direccin de proyectos (PMO).

cambios
Reuniones
Meetings
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Reuniones
Herramientas de
control de
cambios
En este caso particular, las reuniones se suelen denominar reuniones de control de

cambios. Cuando el proyecto lo requiere se designa un comit de control de cambios
(CCB) responsable de reunirse y revisar las solicitudes de cambio, y de aprobar,

rechazar o tomar otras decisiones en relacin con dichos cambios.
El CCB tambin puede revisar las actividades de gestin de la configuracin. Los roles
y responsabilidades de estos comits estn claramente definidos y son acordados por
los interesados adecuados, as como documentados en el plan de gestin de cambios.
Las decisiones del CCB se documentan y se comunican a los interesados para su

informacin y para la realizacin de acciones de seguimiento.
Cambios
262

cambios
Herramientas de control de cambios
Change Control Tools
Herramientas
y Tcnicas
Con objeto de facilitar la gestin de la configuracin y la gestin de cambios se

pueden utilizar herramientas manuales o automatizadas.
Juicio de
expertos
Reuniones
Herramientas
de control de
cambios
La seleccin de las herramientas debera basarse en las necesidades de los

interesados del proyecto, teniendo en cuenta las consideraciones y/o
restricciones ambientales y de la organizacin.
Las herramientas se utilizan para la gestin de las solicitudes de cambio y de las

decisiones resultantes.
Se deben considerar adems las comunicaciones, para dar el soporte adecuado

a los miembros del CCB en sus tareas y para distribuir entre los interesados
relevantes la informacin relativa a las decisiones adoptadas.

cambios
Salidas
Solicitudes de
Cambio aprobados
Registro de
Cambios
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos del
proyecto
Solicitudes de Cambio aprobados

Approved Change Requests
Las solicitudes de cambio son procesadas por el director del proyecto, el CCB o un
miembro designado del equipo, de acuerdo con el sistema de control de cambios.
Las solicitudes de cambio aprobadas se implementarn mediante el proceso Dirigir
y Gestionar el Trabajo del Proyecto. El estado de todas las solicitudes de cambio,
aprobadas o no, se actualizar en el registro de cambios como parte de las
actualizaciones a los documentos del proyecto.
Registro de Cambios
Change Log
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se realizan

durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en trminos de
tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a los interesados adecuados. Las
solicitudes de cambio rechazadas tambin se incluyen en el registro de cambios.
263

cambios
Salidas

Solicitudes de
Cambio aprobados
Registro de Cambios
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los Documentos del
proyecto
Cualquier plan secundario, y

Las lneas base que estn sujetas al proceso formal de control de cambios.
Actualizaciones a los Documentos del proyecto

Project Document Updates
Los documentos del proyecto que pueden actualizarse como resultado del
proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluyen todos los documentos

que estn sujetos al proceso formal de control de cambios del proyecto.
Tips de Exmenes
El seguimiento y control del proyecto se da desde el inicio del proyecto.
Los Datos de desempeo de trabajo es salida del proceso de Dirigir y gestionar el trabajo
del proyecto y el Informe de desempeo del trabajo es la salida del proceso de Monitorear
y controlar el trabajo del proyecto.
El sistema de autorizacin de trabajo (WAS) es necesario para ordenar la ejecucin de los
entregables y/o grupo de entregables del proyecto.
Durante el control integrado de cambios, la funcin del Project Manager es evitar que los
cambios sean solicitados innecesariamente o no presentados de forma clara.
La primera accin a realizar ante la intencin de presentar un cambio por parte del cliente,
es documentarlo en una solicitud.
Se debe recordar que para la aprobacin y/o rechazo de los cambios es importante contar
con los informes de desempeo del trabajo.
264
Preguntas
1. La gestin de riegos, la gestin de calidad y la gestin del alcance son ejemplos de habilidades de:
a) Gestin de Proyectos
b) Administracin General
c) Gestin de Equipos
d) Gestin Ejecutiva
2. Ests trabajando en un proyecto y los reportes que recibes indican que el proyecto se est desfasando del
cronograma. T renes las partes e integrantes necesarios del equipo de proyecto y diseas una ruta que puedes
usar para realinear la lnea base del cronograma con la lnea de base del plan de proyecto. Este es un ejemplo de:
a) Un problema
b) Accin preventiva
c) Accin Correctiva
d) Accin Interesante
3. Un comit de control de cambios (CCB) es:
a) Encargado de asegurarse que no se hagan cambios a las lnea bases del proyecto
b) Un grupo de expertos capaces de juzgar los mritos de los cambios pedidos
c) Ambas a y b son correctas
d) Un grupo de interesados responsables de la aprobacin o rechazo de cambios

reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
265
3.4.3 Validar el alcance

Requerimiento
INICIO
PLANIFICACION
CIERRE
Entregables
Producto
Producto
Alto Nivel
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
EJECUCIN
Dirigir y
gestionar el
trabajo del
proyecto
Cerrar el
proyecto
Entregables
Aceptados
(Cliente o Sponsor)
Validar
alcance
Entregable
Entregables
Verificados
Producto o
servicio
Entregables
Controlar la
Calidad
Entregables
Verificados

Es el proceso de formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se hayan
completado.
El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptacin y
aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante
la validacin de cada entregable individual.
Proyecto LATSI
Administracin
del Proyecto
Plan del
Proyecto
Reporte de
estado
Cierre
Portal
Portal
Constitucin
Administracin
Diseo funcional
Foro
Estatutos
Reclutamiento
Diseo Grfico
Boletn
Reglamento
Interno
Organigrama y
funciones
Registros
Pblicos
Competencias
Hosting
Publicacione
s
Programacin
Noticias
Certificacin
Eventos
Marketing
Plan de MKT
Lanzamiento
Implantacin
266

Proyecto LATSI
Administracin
del Proyecto
Plan del
Proyecto
Reporte de
estado
Cierre
Portal
Portal
Constitucin
Administracin
Diseo funcional
Foro
Estatutos
Reclutamiento
Diseo Grfico
Boletn
Reglamento
Interno
Organigrama y
funciones
Registros
Pblicos
Competencias
Publicacione
s
Hosting
Programacin
Noticias
Certificacin
Eventos
Marketing
Plan de MKT
Lanzamiento
Cliente
Implantacin
La validacin del alcance consiste en la aceptacin de los productos entregables, mientras que el
control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados
para los productos entregables.

Salidas
Entradas
Proyecto
Documentacin de
requisitos
Entregables aceptados
Validar el Alcance
del trabajo
Matriz de trazabilidad de
requisitos
Entregables verificados
Datos de desempeo del
trabajo
Solicitudes de cambios
Herramientas y
Tcnicas
Documentos del proyecto
Inspeccin
Tcnicas de toma de
decisiones grupales
267

Plan para la direccin del Proyecto
Project Management Plan
Entradas
Plan de gestin del alcance.

Lnea base del alcance.
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentacin
de requisitos
Matriz de
trazabilidad de
requisitos
Entregables
verificados
Datos de
desempeo de
trabajo
Documentacin de requisitos
Requeriments documentation
La documentacin de requisitos enumera todos los requisitos del proyecto, del

producto y de otra ndole para el proyecto y el producto, junto con sus criterios de
aceptacin.

Matriz de Trazabilidad de requisitos
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentacin de
requisitos
Matriz de
trazabilidad de
requisitos
Entregables
verificados
Datos de
desempeo de
trabajo
Requeriments traceability matrix
La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requisitos con su origen y realiza

su seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entregables Verificados
Verified Deliverables
Los entregables verificados son entregables del proyecto que se han completado y
verificado en trminos de correccin a travs del proceso Controlar la Calidad.
Datos de desempeo de trabajo

Work Performance Data
Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir el grado de cumplimiento con los
requisitos, el nmero de no conformidades, la gravedad de las no conformidades, o
el nmero de ciclos de validacin realizados en un perodo de tiempo determinado.
268

Inspeccin
Inspection
Herramientas
y Tcnicas
Inspeccin
Tcnicas de
toma de
decisiones
grupales
La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y validar para determinar
si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptacin del
producto. Las inspecciones se denominan tambin, revisiones, revisiones del producto,
auditoras y revisiones generales. En algunas reas de aplicacin, estos diferentes

trminos tienen significados singulares y especficos.
EDT
medir, examinar y verificar

Tcnicas de toma de decisiones grupales
Group Decision-Making Techniques
Estas tcnicas se utilizan para llegar a una conclusin cuando la validacin es realizada
por el equipo del proyecto y otros interesados.

Accepted Deliverables
Salidas
Entregables
aceptados
Solicitudes de
Cambio
Informacin de
desempeo del
trabajo
Actualizaciones a
los documentos
de proyecto
Los entregables que cumplen con los criterios de aceptacin son formalmente
firmados y aprobados por el cliente o el patrocinador. La documentacin formal
recibida del cliente o del patrocinador que reconoce la aceptacin formal de los
entregables del proyecto por parte de los interesados es transferida al proceso
Cerrar el Proyecto o Fase.
Solicitudes de cambio.
Change Requests
Los entregables completados que no han sido aceptados formalmente se

documentan junto con las razones por las cuales no fueron aceptados. Esos
entregables podran requerir una solicitud de cambio para la reparacin de
defectos. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento
por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
269

Work Performance Information
Salidas
La informacin de desempeo del trabajo incluye informacin sobre el avance del
Entregables
aceptados
Solicitudes de
Cambio
Informacin de
desempeo del
trabajo
Actualizaciones
a los
documentos de
proyecto
proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables terminados o
que han sido aceptados.
Actualizaciones a los documentos de proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin como resultado del

proceso Validar el Alcance incluyen todos aquellos documentos que definen el
producto o que informan sobre su estado de terminacin. Los documentos del
proyecto verificados pueden requerir aprobacin por parte del cliente o sponsor,
en forma de firmas o autorizaciones.
3.4.4 Controlar el alcance

Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que
permite mantener la lnea base del alcance a lo largo del proyecto.
Cambio solicitado por el Cliente

Alcance
Proyecto: Sistema XYZ
Cambios
Solicitado por:
I. Solicitud de Cambio:
Proyecto LATSI
Administracin
del Proyecto
Plan del
Proyecto
Portal
Diseo funcional
Diseo Grfico
Reporte de
estado
Cierre
Hosting
Programacin
Portal
Constitucin
Administracin
Foro
Estatutos
Reclutamiento
Boletn
Reglamento
Interno
Organigrama y
funciones
Registros
Pblicos
Competencias
Publicacione
s
Nro. de
cambio
Marketing
Plan de MKT
Descripcin del Cambio:
Beneficios
esperados:
Lanzamiento
II. Impacto que produce el cambio en los productos

entregables:
Noticias
1
Certificacin
Fecha:
Eventos
Implantacin
WBS
$$$
Plan
Cronograma
Entregable
Impacto en
Cronograma
Impacto
en Costos
Otros
El cambio se maneja
con el control de
cambios integrado
270

Salidas
Entradas
Proyecto
del trabajo
Documentacin de
requisitos
Solicitudes de Cambios
Controlar el Alcance
Matriz de trazabilidad de
requisitos

la direccin del proyecto
Documentos del Proyecto
Datos de desempeo de
trabajo
Herramientas y
Tcnicas

de la organizacin
Activos de los procesos de
la organizacin
Anlisis de variacin
# of Issues
Cumulative Open vs. Closed Issues

25
Opened
20
Closed
15
10
5
0
Informacin sobre el
T1
T3
T5
T7
T9
T11

Plan para la direccin del Proyecto
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentacin de
requisitos
Matriz de
trazabilidad de
requisitos
Datos de
desempeo de
trabajo
Activos de los
procesos de la
organizacin
Lnea base del alcance. La lnea base del alcance se compara con los resultados reales para
determinar si es necesario implementar un cambio, una accin preventiva o una accin
correctiva.
Plan de gestin del alcance del proyecto. Las secciones del plan de gestin del alcance del
proyecto describen la manera en que se realizar el monitoreo y el control del alcance del
proyecto.
Plan de gestin de cambios. El plan de gestin de los cambios define el proceso para
gestionar los cambios en el proyecto.
Plan de gestin de la configuracin. El plan de gestin de la configuracin define los
elementos que son configurables, los que requieren un control formal de cambios, y el proceso
para controlar los cambios de estos elementos.

Plan de gestin de los requisitos. Este plan es un componente del plan para la direccin del
proyecto y describe cmo se analizarn, documentarn y gestionarn los requisitos del proyecto.

Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir el nmero de solicitudes de cambio recibidas,
el nmero de solicitudes aceptadas o el nmero de entregables que se han completado, etc.
271

Anlisis de variacin
Variance Analysis
Herramientas
y Tcnicas
El anlisis de variacin es una tcnica para determinar la causa y el grado

de la diferencia entre la lnea base y el desempeo real.
Anlisis de
variacin
Las medidas del desempeo del proyecto se utilizan para evaluar la

magnitud de la desviacin con respecto a la lnea base original del alcance.
Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto incluyen
determinar la causa y el grado de desviacin con relacin a la lnea base
del alcance y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas o
preventivas.

Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos del
Proyecto
Activos de los
procesos de la
organizacin
La informacin de desempeo del trabajo producida incluye correlaciones y

contexto sobre el desempeo del alcance del proyecto en comparacin con la
lnea base del alcance.
Puede incluir las categoras de los cambios recibidos, las variaciones del alcance
identificadas y sus causas, el impacto de stas en el cronograma o en el costo, y
el pronstico del desempeo futuro del alcance.
Esta informacin proporciona una base para tomar decisiones relativas al alcance.
Change Requests
El anlisis del desempeo del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio de
la lnea base del alcance o de otros componentes del plan para la direccin del
proyecto.
Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas,

reparacin de defectos o solicitudes de mejora.
Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento de acuerdo

con el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
272
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos del
Proyecto
Activos de los
procesos de la
organizacin
Actualizaciones a la Lnea Base del Alcance. Si las solicitudes de cambio

aprobadas afectan al alcance del proyecto, ser necesario revisar y volver a
emitir el enunciado del alcance, la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS,
para reflejar los cambios aprobados a travs del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.
Actualizaciones a Otras Lneas Base. Si las solicitudes de cambio aprobadas
afectan al proyecto ms all del alcance del mismo, ser necesario revisar y
volver a emitir las correspondientes lneas base de costo y del cronograma para
reflejar los cambios aprobados.
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los Documentos del
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Documentacin de requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos.
Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organizacin

Organizational Process Assets Updates
Las causas de las variaciones.

Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin.
Otros tipos de lecciones aprendidas desde el control del alcance del proyecto.
273
Preguntas
1. Al cambiar el alcance de un proyecto para que el resultado final sea menor al definido originalmente. Entonces
se ha:
a) Re-escrito el alcance
b) Reducido el alcance
c) Truncado el alcance
d) Ninguna de las anteriores
2. La conclusin del alcance del producto es medido con_________, y la conclusin del alcance del proyecto es
medido con_______ .
a) Requisitos del Charter, Enunciado del alcance.
b) Requerimientos tcnicos, Cronograma
c) Requerimientos de producto, Plan para la direccin del proyecto
d) Plan de proyecto, Planes de ejecucin del proyecto
3. Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos
entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptacin del producto.
a) La inspeccin
b) Anlisis de variacin
c) Sistema de control de cambios
d) Ninguna de las anteriores

reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
274
3.4.5 Controlar el cronograma
EAC
correspondientes al Valor Planificado (PV),
Costo Actual (AC) y Valor Ganado (EV)
ETC (Costos)
BAC
Valores
Acumulativos
PV
AC

* Estimado de Tiempo necesario para realizar
el trabajo pendiente
* Estimado de Costo necesario para realizar el
trabajo pendiente
BAC: Presupuesto hasta la conclusin (para
todo el proyecto)
EV
ETC (Tiempo)
EAC: Estimate At Completion

Situacin
Actual
Hoy

En un proyecto de desarrollo de un Sistema de Gestin Financiera, se han identificado cuatro fases y se
ha planificado una duracin de 1 mes por cada fase. Se ha estimado un presupuesto de $ 1000 para
cada fase. Estas fases estn planeadas para ser completadas una despus de otra.
Hoy es el fin del tercer mes. Utilizando el estado del proyecto mostrado en el cuadro I elaborar el cuadro
II. Asumir que en la ejecucin, las dependencias previstas como obligatorias pueden ser ejecutadas
como discrecionales.
275

Controla los cambios del cronograma y como componente del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios, se ocupa de:
Determinar el estado actual del cronograma del proyecto.
Influir en los factores que generan cambios en el cronograma.
Determinar si el cronograma del proyecto ha cambiado.
Gestionar los cambios reales conforme se producen.
Ene
Proyecto ABC
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Set
Oct Nov
HOY
2.0 Administracin
Estado actual del

proyecto
2.1 Reclutamiento
Planeado
2.1.1 Definir Perfiles
Real
Factores que generan

acciones correctivas
(real vs planeado)
2.1.2 Enviar Convocatorias
2.1.3 Realizacin de Entrevistas
desviacin
Gestionar los
cambios
Tiempos
276

Entradas
Salidas

proyecto
Controlar el
cronograma
Cronograma del
proyecto
del trabajo
Pronstico del cronograma

trabajo
Calendarios del proyecto
Herramientas y
Tcnicas
Datos del cronograma
Revisiones de desempeo

de la organizacin
Software de gestin de proyectos

Tcnicas de optimizacin de recursos

Documento del proyecto
la organizacin
Tcnicas de Modelado
Adelantos y retrasos
Compresin del cronograma
Cronograma de proyecto
Herramienta de programacin

Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Cronograma del
proyecto
Datos de
desempeo de
trabajo
Calendarios del
proyecto
Datos del
cronograma
Activos de los
procesos de la
organizacin
Plan para la direccin del proyecto

Plan de gestin del cronograma: Describe como el cronograma debe ser gestionado y controlado.
Lnea base del cronograma: Se usa como base para comparar con los resultados reales y
determinar si es necesario un cambio, una accin correctiva o una accin preventiva.
Cronograma del proyecto

Project Schedule
El cronograma del proyecto se refiere a la versin ms reciente del cronograma, con anotaciones
para indicar las actualizaciones, las actividades terminadas y las actividades comenzadas a la fecha
de corte indicada.

Los datos de desempeo del trabajo consisten en la informacin sobre el avance del proyecto, como
por ejemplo qu actividades se han iniciado, su avance (p.ej., duracin real, duracin pendiente y
porcentaje fsicamente completado), y qu actividades se han completado.
277

Calendarios del proyecto
Entradas
Project Calendars
Plan para la
direccin del
proyecto
Cronograma del
proyecto
Datos de
desempeo de
trabajo
Calendarios del
proyecto
Datos del
cronograma
Activos de los
procesos de la
organizacin
Un modelo de programacin podra requerir ms de un calendario del proyecto para

permitir considerar diferentes perodos de trabajo para algunas actividades a la hora de
calcular los pronsticos del cronograma.
Datos del cronograma

Schedule Data
Los datos del cronograma se revisarn y actualizarn en el proceso Controlar el

Cronograma.
Activos de los procesos de la organizacin

Las polticas, procedimientos
y guas
existentes,
formales
e informales,
relacionados con el control del cronograma.
Las herramientas de control del cronograma.
Los mtodos de monitoreo e informacin a utilizar.

Revisiones del desempeo
Performance Reviews
Herramientas
y Tcnicas
Revisiones del
desempeo
Software de gestin
de proyectos
Tcnicas de
optimizacin de
recursos
Tcnicas de
Modelado
Compresin del
cronograma
Herramienta de
programacin
Las revisiones del desempeo permiten medir, comparar y analizar el desempeo del
cronograma, en aspectos como las fechas reales de inicio y finalizacin, el porcentaje
completado y la duracin restante para completar el trabajo en ejecucin.
El anlisis de tendencias.
El mtodo de la ruta crtica.
El mtodo de la cadena crtica.
La gestin del valor ganado utiliza la Variacin del Cronograma (SV: Schedule Variance) y
el ndice de Desempeo del Cronograma (SPI: Schedule Performance Index), para
evaluar la magnitud de la desviacin con respecto a la lnea base original del cronograma.
Tcnicas de optimizacin de recursos

Resource Optimization Techniques
Las tcnicas de optimizacin de recursos implican la programacin de las actividades y los
recursos necesarios por las actividades teniendo en cuenta tanto la disponibilidad de los
recursos como el tiempo.
278
Herramientas
y Tcnicas
Project Management Software
Revisiones del
desempeo
Software de gestin
de proyectos
Tcnicas de
optimizacin de
recursos
Tcnicas de
Modelado
Compresin del
cronograma
Herramienta de
programacin
El software de gestin de proyectos para programacin permite hacer un

seguimiento de las fechas planificadas en comparacin con las fechas reales,
informar sobre las desviaciones en el avance con respecto a la lnea base y
pronosticar los efectos de los cambios en el cronograma del proyecto.
Microsoft Project EPM

Tcnicas de modelado
Herramientas
y Tcnicas
Modeling Techniques
Las tcnicas de modelado se utilizan para revisar diferentes escenarios, sobre la

base del monitoreo del riesgo, con objeto de alinear el modelo de programacin con
Revisiones del
desempeo
Software de gestin
de proyectos
Tcnicas de
optimizacin de
recursos
Tcnicas de
Modelado
Compresin del
cronograma
Herramienta de
programacin
el plan para la direccin del proyecto y la lnea base aprobada.
Compresin del cronograma

Schedule Compression
Las tcnicas de compresin del cronograma se utilizan para encontrar maneras de

volver a alinear las actividades retrasadas del proyecto con el plan mediante la
ejecucin rpida o la intensificacin del cronograma para el trabajo restante.
Herramienta de programacin
Scheduling Tool
La herramienta de programacin y los datos de apoyo del cronograma se utilizan

en combinacin con mtodos manuales u otro software de gestin de proyectos
para realizar el anlisis de la red del cronograma y generar un cronograma
actualizado del proyecto.
279

Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Pronstico del
cronograma
Solicitudes de
Cambios
Actualizaciones al
Plan para la direccin
del proyecto
documentos del
proyecto
activos de los
procesos de la
organizacin
Los valores calculados de los indicadores de desempeo en el tiempo SV y SPI para

los componentes de la EDT/WBS, y en particular los paquetes de trabajo y las cuentas
de control, se documentan y comunican a los interesados.
Pronstico del cronograma

Schedule Forecasts
Son estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro del

proyecto, basados en la informacin y el conocimiento disponibles en el momento
de realizar el pronstico.
Los pronsticos se actualizan y emiten nuevamente sobre la base de la

informacin de desempeo del trabajo suministrada a medida que se desarrolla el
proyecto.
La informacin se basa en el desempeo pasado del proyecto y en el desempeo

previsto para el futuro e incluye indicadores de valor ganado que podran tener
impacto sobre el proyecto en el futuro.

Salidas
Informacin de
Pronstico del
cronograma
Solicitudes de
Cambios
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
documentos del
proyecto
activos de los
procesos de la
organizacin
Change Requests
El anlisis de la variacin del cronograma, junto con la revisin de los

informes de avance, los resultados de las medidas de desempeo y las
modificaciones del alcance o del cronograma del proyecto, pueden dar como
resultado solicitudes de cambio de la lnea base del cronograma y/o de otros
componentes del plan para la direccin del proyecto.
Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento por

medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
Las acciones preventivas pueden incluir cambios recomendados para eliminar

o reducir la probabilidad de variaciones negativas del cronograma.

Lnea base del cronograma

Plan de gestin de cronograma
Lnea base de costos
280
Salidas
Informacin de
Pronstico del
cronograma
Solicitudes de
Cambios
Actualizaciones al
Plan para la direccin
del proyecto
documentos del
proyecto
activos de los
procesos de la
organizacin
Actualizaciones a los documentos del proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Datos del cronograma.
Cronograma de proyecto.
Registro de riesgos.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Las causas de las variaciones.
Las acciones correctivas seleccionadas y su justificacin.

Otros tipos de lecciones aprendidas del control del cronograma del proyecto.
Preguntas
1. En la reduccin de la duracin del proyecto, la primera accin a tomar es:
a) Cambiar el alcance del proyecto.
b) Eliminar tantas actividades como sean posibles.
c) La ejecucin rpida de actividades en el camino crtico.
d) Ninguna de las anteriores.
2. El cliente ha llamado a un integrante de su equipo del proyecto para solicitar un cambio en el cronograma
del proyecto. El integrante del equipo le pregunta a usted cul es el procedimiento para manejar los
cambios en el cronograma. Qu documento debe revisar el miembro del equipo para que lo ayude a
entender el procedimiento?
a) La oficina del proyecto.
b) Comit del control de cambios.
c) Plan del gestin del cronograma.
d) Notificar al integrante del equipo que el cliente siempre tiene la razn.
3. Las solicitudes de cambios:
a) Deben ser transmitidos por escrito.
b) Brindan la lnea base contra la cual los cambios sern controlados.
c) Son siempre iniciados externamente.
d) Son entradas del control integrado de cambios.
281

reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
3.4.6 Controlar los costos

Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y
gestionar cambios de la lnea base de costo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los
medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y
minimizar el riesgo.
EAC
ETC (Costos)
BAC
Valores
Acumulativos
PV
AC
EV
Situacin
Actual

correspondientes al Valor Planificado (PV),
Costo Actual (AC) y Valor Ganado (EV)
* Estimado de Tiempo necesario para realizar
el trabajo pendiente
* Estimado de Costo necesario para realizar el
trabajo pendiente
ETC (Tiempo)
Hoy
282

Entradas
Salidas
del trabajo

proyecto
Requisitos de
financiamiento del
proyecto
Pronsticos de costo
Controlar los Costos
la Direccin del Proyecto

trabajo
Herramientas y
Tcnicas

de la organizacin
Gestin del valor ganado

Pronsticos
activos de los procesos de
la organizacin
ndice de desempeo To-complete

(TCPI)
Requisitos de financiamiento
del proyecto
Revisiones del desempeo

Pronsticos de costo
Anlisis de reservas
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figura 7-10. Page 215.

Lnea base de costos: Se compara con los resultados reales para determinar si es necesario
Entradas
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Requisitos de
financiamiento
del proyecto
Datos de
desempeo del
trabajo
Activos de los
procesos de la
organizacin
implementar un cambio, una accin preventiva o correctiva.

Plan de gestin de costos: Describe la forma en que se gestionarn y controlarn
los costos del proyecto.
Requisitos de financiamiento del proyecto

Project Funding Requirements
Los requisitos de financiamiento del proyecto incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.
Datos de desempeo del trabajo

Los datos de desempeo del trabajo incluyen informacin sobre el avance del proyecto, tal como las
actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado. La
informacin tambin incluye los costos autorizados y los costos en los que se ha incurrido.

Las polticas, procedimientos y guas existentes, formales e informales, relacionados con el
control de los costos.
Las herramientas para el control de los costos.
Los mtodos de monitoreo e informacin a utilizar.
283

Earned Value Management
La gestin del valor ganado es una metodologa que combina las mediciones del
Herramientas
y Tcnicas
alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeo del proyecto y el avance del
proyecto.
Gestin del valor

ganado
Pronsticos
ndice de desempeo
To-complete (TCPI)
Revisiones del
desempeo
Software para la
direccin de
proyectos
Anlisis de reservas
Usa las siguientes variables:

Valor planificado (Planned Value: PV): Es el costo presupuestado del trabajo
programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un
momento determinado. Tambin se le conoce como BCWS: Budgeted cost of work
scheduled o CPTP: Costo Presupuestado de Trabajo Programado
Valor ganado (Earned Value: EV): Es la cantidad presupuestada para el trabajo
realmente completado de la actividad del cronograma o el componente de la EDT
durante un perodo de tiempo determinado. Otras iniciales para EV son: BCWP:
Budgeted cost of work performed o CPTR: Costo Presupuestado de Trabajo
Realizado.
Costo real (Actual Cost: AC): Es el costo total incurrido en la realizacin del trabajo
de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un perodo de
tiempo determinado. Otros nombres para AC son ACWP: Actual cost of work
performed o CRTR: Costo Real de Trabajo Realizado (actual).

Earned Value Management
Variacin del Costo (Cost Variance: CV): CV = EV AC

La variacin del costo al final del proyecto ser la diferencia entre el Presupuesto hasta la Conclusin (Budget at
Completion: BAC) y la cantidad realmente gastada.
Un valor del CV > 0 indica que el proyecto est gastando segn lo presupuestado
Un valor del CV < 0 indica que el proyecto est gastando de ms
Variacin del Cronograma (Schedule Variance: SV): SV = EV PV
La variacin del cronograma finalmente ser igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrn
ganado todos los valores planificados.
Un valor del SV > 0 indica que el proyecto est adelantado en fecha
Un valor del SV < 0 indica que el proyecto est atrasado en fecha
ndice de Desempeo del Costo (Cost Performance Index: CPI): CPI = EV / AC
Un valor del CPI < 1 indica un sobrecosto con respecto a las estimaciones.
Un valor del CPI > 1 indica un costo inferior con respecto a las estimaciones.
ndice de Desempeo del Cronograma (Schedule Performance Index: SPI): SPI = EV / PV
El SPI se utiliza, adems del estado del cronograma, para predecir la fecha de conclusin, y a veces se utiliza en
combinacin con el CPI para predecir las estimaciones de conclusin del proyecto.
Un valor del SPI < 1 indica un retraso con respecto a las estimaciones.
Un valor del SPI > 1 indica un adelanto con respecto a las estimaciones.
284

Actividades
Horas
Costo
Planifica
do
% Avance
Planificado
Costo
Planificado
(Fecha Corte)
Costo Real
% Avance
Real
Valor
Ganado
1. Definir perfiles y
nmero de personal
requerido
80
100
80
100
100
80
2. Enviar convocatoria a
universidades o
peridico
40
100
40
50
100
40
3. Realizar entrevistas
20
200
100
200
200
80
160
4. Seleccionar
candidatos
20
200
80
160
100
50
100
52
520
480
450
380
BAC
PV
AC
EV
Costo por hora = $ 10
SV = 380 480 = - 100 Atrasado en cronograma
CV = 380 450 = - 70 Gastando ms de lo planificado
Resumen de Frmulas de la Gestin del Valor Ganado

Valor Ganado
Earned Value
EV = PV x (% de
Avance a la fecha)
Variacin del Costo
Cost Variance
CV = EV AC
CV = CPTR CRTR
Variacin del Cronograma
Schedule
Variance
SV = EV PV
SV = CPTR - CPTP
ndice del Desempeo del

Costo
Cost
Performance
Index
CPI = EV / AC
CPI = CPTR / CRTR
ndice de Desempeo del

Cronograma
Schedule
Performance
Index
SPI = EV / PV
SPI = CPTR / CPTP
CPI Acumulativo
CPIC = EVC / ACC
285

Fecha de Corte
CPI=EV/AC=0.9
PV: Valor Planeado = 120
$$
120
Variacin del Cronograma: SV= EV PV =-20
110
Variacin del Costo: CV= EV- AC =-10
100
AC: Costo Real = 110
EV: Valor Ganado = 100
Tiempo
SPI=EV/PV=0.83

Pronsticos
Herramientas
y Tcnicas
Gestin del valor
ganado
Pronsticos
ndice de desempeo
To-complete (TCPI)
Revisiones del
desempeo
Software para la
direccin de
proyectos
Anlisis de reservas
Forecasting
Nos sirve para estimar o predecir las condiciones en que se encontrar el proyecto
(en un horizonte de tiempo) a partir del desempeo del trabajo disponible en el
momento de la proyeccin.
Indicadores como:
Presupuesto hasta la Conclusin (Budget at Completion: BAC),
Costo real (ACC) hasta la fecha, y
Indicador de eficiencia CPIC acumulativo
Son usados para calcular los valores de:
Estimacin hasta la Conclusin (Estimate to Complete: ETC)
Estimacin a la Conclusin (Estimate at Completion: EAC),
286

BAC: Presupuesto hasta la conclusin
(para todo el proyecto)
Proyecciones
EAC
EAC
Estimate At Completion.
1) EAC = AC+(BAC-EV)/CPI
(Proyecto Tpico)
VAC
EAC = EV/CPI + BAC/CPI EV/CPI
ETC (Costos)
EAC = BAC/CPI
BAC
BAC
AC
2) EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI x

SPI)] (Proyecto Tpico con mucha
influencia del tiempo sobre el
costo)
3) EAC = AC+(BAC-EV) (Proyecto
Atpico)
CV
Actualmente, cuanto esperamos que

sea el costo total del proyecto
PV
Estimate To Complete.
SV
ETC = EAC AC
EV
Actualmente, cuanto mas se espera

que pueda costar el trabajo que falta
por ejecutar
AC
PV
EV
ETC (Tiempo)
Variance At Completion
VAC = BAC EAC
Indica cuanto ser la variacin final del
Tiempo
Hoy
presupuesto al final del proyecto


ndice de desempeo To complete (TCPI)
To-Complete Performance Index
Herramientas
y Tcnicas
Gestin del valor
ganado
Pronsticos
ndice de
desempeo Tocomplete (TCPI)
Revisiones del
desempeo
Software para la
direccin de
proyectos
Anlisis de reservas
Es una medida del desempeo del costo que se debe alcanzar con los recursos
restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestin; se expresa como
la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante.
TCPI =
( BAC EV )
( BAC AC )
Trabajo remanente
Fondos remanentes
( EAC AC )
El nuevo BAC ser igual a EAC luego de aprobada
la solicitud de cambio.
287

Revisiones de desempeo
Performance Reviews
Herramientas
y Tcnicas
Las revisiones del desempeo comparan el desempeo del costo a lo largo del
tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el
Gestin del valor

ganado
Pronsticos
ndice de desempeo
To-complete (TCPI)
Revisiones del
desempeo
Software para la
direccin de
proyectos
Anlisis de reservas
presupuesto o que estn por debajo de ste, y los fondos necesarios para
completar el trabajo en ejecucin. Si se utiliza el EVM, se puede establecer la
siguiente informacin:
Anlisis de variacin. Implica comparar el desempeo real del proyecto con el
desempeo planificado o esperado. Las variaciones del costo y del cronograma
son las que se analizan ms frecuentemente, pero las variaciones respecto del
plan en las reas de alcance del proyecto, recursos, calidad y riesgo a menudo
son de igual o mayor importancia
Anlisis de tendencias. Iexamina el desempeo del proyecto a lo largo del
tiempo para determinar si est mejorando o si se est deteriorando.
Desempeo del valor ganado. La gestin del valor ganado compara la lnea
base para la medicin del desempeo (PMB) con respecto al desempeo real del
cronograma y del costo.

Anlisis de reservas
Herramientas
y Tcnicas
Gestin del valor
ganado
Pronsticos
ndice de desempeo
To-complete (TCPI)
Revisiones del
desempeo
Software para la
direccin de
proyectos
Anlisis de reservas
Reserve Analysis
Durante el control de los costos se utiliza el anlisis de reservas para

monitorear el estado de las reservas para contingencias y de gestin, de cara a
determinar si el proyecto todava necesita de estas reservas o si se han de
solicitar reservas adicionales.
Conforme avanza el trabajo del proyecto, estas reservas se podran utilizar tal
y como se planificaron para cubrir el costo de mitigacin de eventos de riesgo
u otras contingencias.
O bien, si los eventos de riesgo probables no se producen, las reservas para

las contingencias no utilizadas se podran retirar del presupuesto del proyecto
a fin de liberar recursos para otros proyectos u operaciones.
288

Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Pronsticos de
costo
Solicitudes de
cambio
Actualizaciones al
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos del
proyecto
Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
Los valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, as como los valores de VAC
para los componentes de la EDT/WBS, en particular los paquetes de trabajo y
las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados.
CV, SV, CPI, SPI
Pronsticos de costo
Cost Forecasts
El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los

interesados.

Conceptos
Net Present Value NPV (Valor Presente Neto ) Consiste en traer a Valor Presente todos los flujos futuros de
efectivo provocados por el proyecto. Se acepta el proyecto si VAN > 0.
Su formula de clculo es:
PV =
FV
(1 + r)
PV = Present Value (Valor presente)

FV = Future Value (Valor futuro)
r = interest rate (tasa de inters)
n = nmero de perodos de tiempo
Internal Rate of Return: IRR (Tasa Interna de Rendimiento) se basa en calcular qu desempeo (en
porcentaje) provoca la inversin en el proyecto.
Payback Period (Perodo de recuperacin). Es el nmero de aos que necesita una empresa para recuperar
la inversin neta necesaria en un proyecto por medio de los flujos de caja que este genere.
Benefit Cost Ratio (Ratio Costo Beneficio). Es el cociente entre el valor absoluto de los costos y los
beneficios actualizados al valor presente. Se usa cuando los beneficios pueden calcularse monetariamente.
Opportunity Cost (Costo de Oportunidad ). Es el valor que se incurre/sacrifica al tomar una decisin. Siempre
este se vera sujeto a dos opciones, lo cual una de ellas debe cumplirse. (p ej. cada decisin de producir o
consumir alguna cosa significa que se deja de producir y consumir alguna otra).
289

Conceptos
Sunk Costs (Costos Hundidos).
Estos costos perdidos representan dinero ya gastado (porcin del costo fijo) sobre el cual no se puede
recuperar.
Working Capital (Capital del Trabajo).
Activos corrientes menos los pasivos corrientes. Es la cantidad de dinero que la empresa necesita para operar.
Depreciation (Depreciacin). Es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien
por el uso que se haga de l.
Mtodos de seleccin de proyectos:
Se usan los siguientes mtodos:
Valor Presente
Valor Presente Neto
Tasa interna de retorno
Perodo de recuperacin
Ratio costo beneficio
Preguntas
1. La abreviatura para los costos incurridos es:
A) EV
b) AC
C) PV
D) DC
2. La cantidad de tiempo que toma para recuperar el desembolso realizado para el proyecto antes de
que comience a generar las utilidades se conoce como:
a) Retorno de la inversin
b) Perodo de recuperacin
C) Perodo de seleccin
D) Ninguno de los anteriores
3. Si el EV= 85, PV = 40. Entonces el SV es igual a:
A) -45
B) 40
C) 45
D) 85
4. Qu opcin describe mejor a la lnea de base de costos?
a) Presupuesto total para el proyecto
b) Presupuesto distribuido en el tiempo para el proyecto
c) Presupuesto distribuido en el tiempo para el proyecto incluido la reserva de contingencia
d) Presupuesto total del proyecto incluido la reserva de contingencia y la reserva de gestin
290
3.4.7 Controlar la calidad

Controlar la Calidad es el proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecucin de las actividades de calidad, a
fin de evaluar el desempeo y recomendar los cambios necesarios. Los beneficios clave de este proceso incluyen:
(1) identificar las causas de una calidad deficiente del proceso o del producto y recomendar y/o implementar acciones
para eliminarlas.
(2) validar que los entregables y el trabajo del proyecto cumplen con los requisitos especificados por los interesados
clave para la aceptacin final .
Frecuencia de
Medicin
Mtricas
Tiempo de respuesta de Diaria

transaccin por Internet
<= 3 segundos
Descripcin
Medir el Tiempo de respuesta
de las operaciones realizadas
por Internet
Responsable
Ing. de
Sistemas

Realizar el Control de Calidad (Quality Control: QC) del proyecto implica la supervisin continua de
resultados especficos y la identificacin de causas que conducen a resultados insatisfactorios.
Pueden ser resultados de proyecto: los entregables, el desempeo en costos y el cumplimiento de
cronograma.
Proceso B
Observaciones de diseo esperados vs reales
Defectos esperados vs reales
QC
CC
Producto
QC
QC
QC
Proceso C
Proceso A
Proceso D
291
Salidas
Entradas
proyecto
Controlar la Calidad
Mtricas de calidad
Mediciones de control de
calidad
Cambios validados
Listas de verificacin de
calidad
Herramientas y
Tcnicas

trabajo
Entregables verificados
del trabajo
7 Herramientas bsicas de calidad
aprobadas
Muestreo estadstico
Inspeccin
Entregables
Revisin de solicitudes de cambio
aprobadas

de la organizacin

documentos del proyecto
la organizacin
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Fig 8-11. Page 249.

Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Mtricas de calidad
Listas de
verificacin de
calidad
Datos de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
cambio aprobadas
Entregables
Documentos del
Proyecto
Activos de los
procesos de la
organizacin

El desempeo tcnico planificado versus el real.
El desempeo del cronograma planificado versus el real.
El desempeo del costo planificado versus el real.
Solicitudes de cambio aprobadas.

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones tales como la

reparacin de defectos, la revisin de mtodos de trabajo y la revisin del
cronograma. Es necesario verificar la implementacin oportuna de los cambios
aprobados.
292

Diagrama de causa y efecto
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Cause and Effect Diagram
Los diagramas de causa y efecto, tambin denominados diagramas de

Ishikawa o de espina de pescado, ilustran cmo diversos factores pueden estar
vinculados con los posibles problemas o efectos.
Tiempo
Mquina
Mtodo
Material
Defecto
Importante
Energa
Medicin
Personal
Entorno

Diagramas de flujo
Flowcharts
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Los Diagramas de Flujo (DF), o conocido como Flowcharting, ayudan a analizar cmo se
producen los problemas; y desarrollar formas de solucin.
Un DF es una representacin grfica de un proceso.
Pueden ser de muchos estilos, pero todos los diagramas de flujo de procesos muestran
actividades, puntos de decisin y el orden de procesamiento.
1.
Solicitud
del Proyecto
2.
Copia de
cumplimiento
3.
Desarrollar
Diseo grfico
4.
Diseo
Grfico
aprobado
NO
7.
Proveedores
Realizan pruebas
NO
8.
Revisin
aprobacin
del desarrollo
del paquete
6.
Diseo grfico
Enviado a pruebas
5.
Control de cambios
Para especificaciones
NO
SI
9.
Revisin
Aprobacin
de QA
SI
12.
Pedir
materiales
SI
10.
Prueba aceptada
enviada al proveedor
11.
Firma de
Especificaciones
(Paquete y QA)
293

Hojas de Verificacin
Checksheets
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Las hojas de verificacin se utilizan para organizar los hechos de una manera que facilite la
recogida eficaz de los datos tiles acerca de un problema potencial de calidad.
Son especialmente tiles para la recopilacin de datos de atributos, mientras se realizan
inspecciones para identificar defectos.

Pasos para la elaboracin de una hoja de verificacin:
1. Determinar claramente el proceso sujeto a observacin.
2. Definir el perodo de tiempo durante el cul sern recolectados los datos.
3. Disear una forma que sea clara y fcil de usar. Asegrese de que todas las columnas estn
claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.
4. Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegrese de que se dedique el
tiempo necesario para esta actividad.

Histogramas
Histograms
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Un histograma es un diagrama de barras que muestra una distribucin de

variables. Cada columna representa un atributo o una caracterstica de un
problema/situacin. La altura de cada columna representa la frecuencia relativa

de la caracterstica. Esta herramienta ayuda a identificar la causa de los
problemas en un proceso por la forma y anchura de la distribucin.
Clasificacin de cajas de embalaje segn
su altura
Cantidad de cajas
Herramientas
y Tcnicas
A= 15
50
B= 16
40
C= 17
30
E= 18
20
F= 19
10
G= 20
H= 21
B C E F G H
Altura de cajas
cm
294

Diagrama de Pareto
Pareto Diagrams
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Un Diagrama de Pareto (Pareto Diagrams) es un tipo especfico de histograma,

ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuntos defectos se han generado
por tipo o categora de causa identificada. Se usa principalmente para identificar y evaluar
incumplimientos. El ordenamiento por categora se usa para guiar la accin correctiva.
La ley de Pareto sostiene que una cantidad relativamente pequea de causas provoca
generalmente la mayor parte de los problemas o defectos, comnmente denominado
principio 80/20, donde el 80 por ciento de los problemas se debe al 20 por ciento de las
causas.
125
100 %
100
80 %
75
60 %
50
40 %
25
20 %
PORCENTAJE DE
COMPOSICIN
Herramientas
y Tcnicas

Diagramas de control
Control Charts
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
La finalidad de un diagrama de control es determinar si el proceso es estable o no,

o si tiene un desempeo predecible.
Pueden usarse para los procesos tanto del proyecto como del ciclo de vida del
producto.
Su mayor aplicacin es realizar el seguimiento de las actividades repetitivas.
Para considerar al proceso bajo control, los puntos del grfico deben estar dentro
de los lmites de control y presentar comportamiento aleatorio.
Promedio % de defectos
Herramientas
y Tcnicas
Lmite Superior de Control
Lmite Inferior de Control
Tiempo
295

Diagramas de dispersin
Scatter Diagrams
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Un diagrama de dispersin muestra el patrn de relacin entre dos variables (X,

Y). Se trata de explicar un cambio en la variable dependiente Y frente a la variable
independiente X. La direccin de la correlacin puede ser proporcional (correlacin
positiva), inversa (correlacin negativa), o puede no existir un patrn de correlacin
(correlacin cero). Si puede establecerse una correlacin, se puede calcular una
lnea de regresin. As se estimar cmo un cambio en la variable independiente
influir en el valor de la variable dependiente. Cuanto ms prximos estn los puntos
a una lnea de regresin, ms estrechamente estarn relacionados.

Muestreo estadstico.
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Statistical Sampling
El muestreo estadstico consiste en elegir parte de una poblacin de inters

para su inspeccin (por ejemplo, seleccionar diez dibujos de ingeniera al
azar de una lista de setenta y cinco).
Un muestreo apropiado puede reducir a menudo el costo de control de
calidad.
En algunas reas de aplicacin, puede ser necesario que el equipo de
direccin del proyecto est familiarizado con una variedad de tcnicas de
muestreo.
296

Inspeccin.
Inspection
Herramientas
y Tcnicas
7 Herramientas
bsicas de
calidad
Muestreo
estadstico
Inspeccin
Revisin de
solicitudes de
cambio
aprobadas
Una inspeccin consiste en el examen del producto de un trabajo para determinar si

cumple con los estndares documentados.
Por lo general, los resultados de una inspeccin incluyen medidas y pueden llevarse a
cabo en cualquier nivel. Por ejemplo, se pueden inspeccionar los resultados de una
sola actividad o el producto final del proyecto.
Las inspecciones se pueden denominar tambin revisiones, revisiones entre pares o
colegas, auditoras o ensayos.
En algunas reas de aplicacin, estos trminos tienen significados concretos y
especficos. Las inspecciones tambin se utilizan para validar las reparaciones de
defectos.
Revisin de solicitudes de cambio aprobadas.

Approved Change Requests Review
Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben revisarse para verificar que se
implementaron tal como fueron aprobadas.

Salidas
Mediciones de
control de calidad
Cambios
validados
Entregables
verificados
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los documentos de
proyecto
Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
Mediciones de control de calidad

Quality Control Measurements
Son los resultados documentados de las actividades de control de calidad. Deben

recogerse en el formato especificado en el proceso Planificar la Gestin de la Calidad.
Cambios Validados
Validated Changes
Cualquier elemento que haya sido cambiado o reparado deber ser inspeccionado y
deber ser aceptado o rechazado antes de emitir una notificacin de la decisin.
Puede ser necesario el retrabajo en cualquier elemento que haya sido rechazado.
Entregables Verificados
Verified Deliverables
Uno de los objetivos del control de calidad es determinar la conformidad de los

entregables. Los entregables verificados constituyen el resultado de la ejecucin del
proceso Controlar la Calidad. Los entregables verificados constituyen una entrada al
proceso Validar el Alcance para su aceptacin formal.
297

Salidas
Mediciones de
control de calidad
Cambios validados
Entregables
verificados
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
cambio
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto
Actualizaciones a
los documentos de
proyecto
Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin

La informacin de desempeo del trabajo consiste en los datos de desempeo

recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la
base de las relaciones entre reas. Algunos ejemplos incluyen tanto la informacin del
cumplimiento de los requisitos como causas de rechazo, trabajo adicional requerido, o
necesidad de ajustes en el proceso.
Change Requests
Si las acciones correctivas o preventivas recomendadas o la reparacin de un defecto

requieren un cambio del plan para la direccin del proyecto, debera iniciarse una
solicitud de cambio de acuerdo con el proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios.

- El plan de gestin de calidad

- El plan de mejora de procesos

Salidas
Actualizaciones a los documentos del proyecto

Mediciones de
control de calidad
Cambios validados
Entregables
verificados
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
cambio
Actualizaciones al
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los documentos
de proyecto
Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
- Estndares de calidad.
- Acuerdos.
- Informes de auditora de calidad y registros de cambios, apoyados por planes de
acciones correctivas.
- Planes de formacin y evaluaciones de eficacia.
- Documentacin del proceso, como la informacin obtenida mediante la utilizacin de
las siete herramientas bsicas de calidad o de las herramientas de gestin y control de
calidad.

- Listas de verificacin completadas. Cuando se utilizan listas de verificacin y una

vez que se han completado, stas pasan a formar parte de los registros del proyecto y
de los activos de los procesos de la organizacin.
- Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las causas de las desviaciones, el
razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones
aprendidas a partir del control de calidad se deben documentar, de manera que formen
parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin
ejecutora.
298
Preguntas
1. En Control de calidad, con el propsito de determinar el nivel de calidad versus un estndar, se podra usar:
a) Inspeccin
b) Diagrama de Ishikawa
c) Ley de pareto
d) Ninguno de los anteriores
2. Las probabilidades matemticas son usadas en:

a) Histogramas asociadas con Anlisis de Pareto
b) Muestreo estadstico
c) Diagramas de Ishikawa
d) Inspeccin
3. Tiene como finalidad determinar si el proceso es estable o no, o si tiene un desempeo predecible
a) Diagrama de flujo
b) Diagrama de dispersin
c) Diagrama de causa y efecto

d) Diagrama de control
3.4.8 Controlar las comunicaciones
Actividad
Forma
Responsable
Frecuencia
Audiencia
Informe de Avance
Presencial,
correos
Gerente de
Proyecto
Mensual
Comit Directivo
Seguimiento avances
equipo del Proyecto
Presencial,
correos
Gerente de
Proyecto
Semanal
Gerente de
Proyecto , Equipo
de Proyecto
Seguimiento de
avance de Ingeniera
Presencial,
correos
Jefe de Ingeniera
Semanal
Jefe de
Ingeniera/ Ing.
Perforacin
Seguimiento de
Riesgos y Problemas
Presencial,
correos
Gerente de
Proyecto
A Solicitud
Gerente de
Proyecto , Equipo
de Proyecto
Reunin de seguridad
Presencial
Supervisor de
Operaciones
Diario
Equipo de
Proyecto
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Comunicaciones del
Proyecto
VS.
=
Informacin del
desempeo de trabajo
Registro de Incidentes

299

Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.
Salidas
Entradas
proyecto
Informacin del desempeo

del trabajo
Comunicaciones del
Proyecto
Controlar las
comunicaciones
Registro de incidentes
trabajo
Herramientas y
Tcnicas

de la organizacin
Sistema de Gestin de la
Documentos de Proyecto
la organizacin
Informacin
Juicio de Expertos
Reuniones
Informacin sobre el
Desempeo del trabajo
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, Figure 10-7. Page 303.

Plan para la direccin del proyecto.
El plan para la direccin del proyecto describe el modo en que se ejecutar, monitorear,
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Comunicaciones
del Proyecto
Registro de
incidentes
Datos de
desempeo de
trabajo
Activos de los
procesos de la
organizacin
controlar y cerrar el proyecto. Proporciona informacin valiosa para el proceso

controlar las Comunicaciones, entre la que se encuentra:
Los requisitos de comunicacin de los interesados,
El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin, y
El individuo o grupo que recibe la informacin.
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Comunicaciones del Proyecto

Project Communications
El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para

monitorear y actuar sobre la informacin y las comunicaciones, as como para liberarlas a
los interesados.
Las comunicaciones del proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden variar
considerablemente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y
confidencialidad. Las comunicaciones del proyecto pueden incluir, entre otras: El estado
de los entregables, el avance del cronograma, y los costos incurridos.
300

Issue Log
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolucin de
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Comunicaciones
del Proyecto
Registro de
incidentes
Datos de
desempeo de
trabajo
Activos de los
procesos de la
organizacin
incidentes.
Se puede utilizar para facilitar la comunicacin y asegurar una comprensin comn de los
incidentes.
Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin
de los incidentes especficos antes de una fecha lmite.
Durante la resolucin de incidentes se abordan los obstculos que pueden impedir al equipo
alcanzar sus objetivos. Esta informacin es importante para el proceso Controlar las
Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el
proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes.

Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir detalles sobre las comunicaciones que se
han distribuido realmente, realimentacin sobre las comunicaciones, resultados de encuestas
de eficacia de la comunicacin u otras observaciones identificadas a lo largo de las actividades
de comunicacin.
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Comunicaciones
del Proyecto
Registro de
incidentes
Datos de
desempeo de
trabajo
Activos de los
procesos de la
organizacin
Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros;

Requisitos de seguridad.
301

Sistema de Gestin de la Informacin
Information Management Systems
Herramientas y
Tcnicas
Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de herramientas estndar
Sistema de
Algunos paquetes de software permiten al gerente de proyecto consolidar informes
para que el gerente de proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la

informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto.
Gestin de la
provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin de informes a los interesados del
Informacin
proyecto. Los ejemplos de formatos de distribucin pueden incluir los informes mediante
tablas, anlisis en hojas de clculo y las presentaciones.
Juicio de
Expertos
Reuniones
Juicio de Expertos
Expert Judgment
Otras unidades dentro de la organizacin,
Consultores,
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
Asociaciones profesionales y tcnicas,
Grupos industriales,
Expertos en la materia,
La oficina de direccin de proyectos (PMO).

Reuniones
Meetings
Herramientas y
Tcnicas
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo

con el equipo del proyecto para determinar la manera ms adecuada de
Sistema de
actualizar y comunicar el desempeo del proyecto, y de responder a las
Gestin de
Informacin
Juicio de
solicitudes de informacin por parte de los interesados.
Esos debates y dilogos se facilitan normalmente a travs de reuniones, las

cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea y desde
Expertos
diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se desarrolla el
Reuniones
proyecto o las instalaciones del cliente.
Las reuniones del proyecto tambin incluyen debates y el dilogo con

suministradores, proveedores y otros interesados del proyecto.
302

Salidas
Informacin del desempeo del trabajo

Informacin del
desempeo del
La informacin de desempeo del trabajo organiza y resume los datos de
trabajo
desempeo recopilados. Estos datos de desempeo normalmente proporcionan
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
informacin sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido
por los diferentes interesados. Esta informacin luego se comunica a los interesados
adecuados.
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin

Salidas
Change Requests
Informacin del
desempeo del
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de accin y
trabajo
de intervencin. Como resultado, se generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y pueden dar
lugar a:
Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas programadas,
Plan para la
necesidades de recursos y anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos;
direccin del
Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;
Proyecto
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeo futuro del proyecto,
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
alinendolo con el plan para la direccin del proyecto; y

Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de incurrir en un
desempeo negativo futuro del proyecto.
los Activos de los

procesos de la
organizacin
303

Salidas

Informacin del
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de

gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin del
proyecto (p.ej. los planes de gestin de los interesados y de gestin de los recursos
humanos).
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del proyecto

Pronsticos,
Informes de desempeo,
Registro de incidentes.
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin

Salidas

Informacin del
desempeo del
Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen,
trabajo
entre otros, los formatos de informe y la documentacin de las lecciones aprendidas. Esta
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
documentacin puede pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto para el
proyecto como para la organizacin ejecutora y puede incluir causas de los incidentes,
razones de la seleccin de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas
durante el proyecto.
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
304
Tips de Exmenes
Las tcnicas de Optimizacin de recursos son herramientas de los procesos de Desarrollar
Cronograma y Controlar el Cronograma.
En el anlisis de tendencias se examinan los resultados del proyecto a travs del tiempo
para determinar si el desempeo est mejorando o empeorando.
Los datos de desempeo del trabajo es una entrada principal a todos los procesos de
control desde validar alcance hasta controlar interesados.
Las frmulas de valor ganado son SV, CV, CPI, SPI y la fuente de datos son PV (costo
planificado), AC (costo real) y EV (valor ganado).
El EAC es el valor estimado al trmino de todo el presupuesto del proyecto y el BAC es el
presupuesto baseline de todo el proyecto.
EAC = AC+(BAC-EV) (Para proyectos Atpicos).
Tips de Exmenes
La forma mas genrica del calculo del EAC es AC + ETC, donde el ETC puede ser BAC-EV
(Para Proyectos Atpicos) o (BAC-EV)/CPI (Para Proyectos Tpicos).
Las respuestas a los riesgos si forman parte de la lnea base de costo.
El presupuesto es igual a la lnea base de costo (costo de entregables + costo de respuesta
al riesgo ms reserva de contingencia) ms la reserva de gestin.
Las reserva de gestin no se incluye como parte del clculo de valor ganado.
La validacin del alcance es realizado durante cualquier parte del proyecto y no solo al
final del mismo.
El control de calidad mide la calidad del producto, y el aseguramiento de la calidad se
responsabiliza por el cumplimiento de los procesos para que el producto salga de calidad.
305
Tips de Exmenes
Unos de los objetivos del control de calidad es determinar la reparacin de los productos
entregables.
Una inspeccin es el examen de un producto de un trabajo para determinar si cumple con
las normas.
El no cumplimiento de los procesos de calidad se le llama no conformidades.
El benchmarking tambin es conocido como la comparacin contra un Standard.
La tcnica Las Herramientas de gestin y control de la calidad del proceso de Realizar
aseguramiento de la calidad son las siguientes: Diagramas de afinidad, Cuadros de
programas de decisin de procesos, Diagramas de rbol, Matrices de priorizacin,
Diagramas de red de actividad, Diagramas de matriz. (Captulo 8.2.2.1, PMBOK Guide)
Preguntas
1. Un Gerente de proyecto est considerando aplicar la teora de la curva de aprendizaje a su proyecto. El proyecto
involucra disear un numero de mdulos de software que son muy parecidos. De acuerdo a las estadsticas de costos que
han sido completadas, la primera unidad requiere 100 horas hombre para el diseo y prueba. La segunda unidad requiere
90 horas hombre para disear y probar. cuantas horas hombre tomar en disear y probar el cuarto mdulo?
a) 90
b) 100
c) 73
d) 172
2. Un gerente de proyecto ha descubierto un problema y est tratando de determinar la causa. El proceso a travs del cual
se identifica las variables que tienen mayor influencia en el proyecto por mantener todas las variables constantes y
cambiar una a la vez es llamado:

a) Correlacin de productos
b) Diseo de experimentos
c) Integracin de sistemas
d) Procesamiento de outputs
3. El Gerente de proyecto tiene una complicada comunicacin con su equipo. Para asegurar de tener una buena
comunicacin y entendible, Qu mtodo de comunicacin debera usarse?
a) Oral
b) Escrita
c) No Verbal
d) Oral, Escrita y No Verbal
306
Preguntas
4. Asegurarse que los cambios que se realizan en un proyecto sean convenientes, determinando su ocurrencia y
gestin cuando estos suceden, es la definicin de:

a) Gestin de proyectos
b) Gestin de riesgos integrados.
c) Control de cambios integrados
d) Gestin del Alcance
5. La validacin del alcance se ocupa de la ________ del alcance, mientras el control de calidad se ocupa de
________ del alcance.
a) Aceptacin, Correccin
b) Correccin, Aceptacin
c) Aceptacin, Calidad
d) Calidad, Correccin
6. La integridad del gerente del proyecto es frecuentemente probada por los interesados, quienes intentan usar
poder personal o influencias para cambiar el alcance de un entregable ya acordado. En estas situaciones la
respuesta ms apropiada del gerente del proyecto sera:
a) Mencionar al interesado sobre el proceso para cambios, documentado en el contrato aprobado.
b) Aceptar hacer el cambio porque la satisfaccin del cliente es la meta a pesar del costo.
c) Contactar con el departamento legal y suspender los trabajos adicionales del proyecto.
d) Determinar los riesgos y recompensas de implementar el cambio antes de tomar cualquier accin.

reas del
Conocimiento|
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
307
3.4.9 Controlar los riesgos

Consiste en identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos
identificados y los que se encuentran en la lista de supervisin, volver a analizar los riesgos existentes,
realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias, realizar el
seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecucin de las respuestas a los riesgos mientras se
evala su efectividad.
Nr Descripcin del Categor
o. Riesgo
a
Prob
Imp
Severid
ad
Responsabl
e
Seguimiento
detallado de
trmites
Retraso en las
actividades
iniciales
Fastracking
Negociacin
poltica
Gestor de
Adquisicion
es
Programacin de
compras
anticipada
Desabastecimi
ento de
insumos
Anlisis de
nuevos
proveedores
0.20
Gestor de
Adquisicion
es
Programacin de
compras
anticipada
Fecha de
entrega
Anlisis de
nuevos
proveedores
0.14
Ing.
Residente,
Responsab
le de
Seguridad
Charlas de
induccin de
seguridad y
medidas de
Seguridad
ndice de
ocurrencia de
Accidente en
obra.
Externo
0.50
0.20
0.10
Ing.
Residente,
2.
Demora en
trmites
municipales
Tiempo
0.70
0.80
0.56
Gestor
Tcnico
3.
Falta de
Insumos
Mercado
0.30
0.40
0.12
4.
Entrega de
equipos e
instalaciones
de compras
Tiempo
0.50
0.40
5.
Accidentes
graves de
mano de obra
especializada
y/o equipo.
0.20
Contingencia
Evacuar y
evaluacin de
daos
Sismo
0.70
Disparador
Sismo
1.
Personal
Respuesta al
Riesgo
Plan de
evacuacin,
seguros y
simulacros.
Aplicar polticas
de disciplina
positiva.
Aplicar plan de
Emergencia.

El Problema: es todo aquello que genera un obstculo en el logro de los objetivos del proyecto.
Los problemas que tienen impacto alto sern monitoreados por el comit del proyecto.
Problema
Responsable
Impacto
Estrategia de
solucin
Fecha lmite
de solucin
Usuario sale de
vacaciones sin
definir los
requerimientos
Sponsor
Retrasos en 15 das
al proyecto
Que la gerencia
asigne a los
responsables
Nov 15
Ambientes de
desarrollo con
bajo tiempo de
respuesta
Ingeniera de
Ambientes
Retrasos de 7 das al
proyecto
Solicitar
desactivacin a
otros proyectos
que consumen
recursos
Nov 15
308

Salidas
Entradas
del trabajo
Plan para la Direccin

del proyecto
Registro de riesgos

trabajo

del trabajo
Herramientas y
Tcnicas
Reevaluacin de los riesgos
la organizacin
Auditorias de riesgos
Anlisis de variacin y
tendencias
Medicin del desempeo tcnico
Anlisis de reserva
Reuniones
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Figure 11-20, Page 349.
Entradas
El plan para la direccin del proyecto, el cual incluye el plan de gestin de los
Plan para la
direccin del
proyecto
Registro de
riesgos
Datos de
desempeo de
trabajo
Informes de
desempeo del
trabajo
riesgos, proporciona una gua para el monitoreo y el control de los riesgos.
Registro de riesgos
Risk Register
El registro de riesgos tiene entradas clave que incluyen los riesgos identificados y
los propietarios de los riesgos, las respuestas acordadas a los riesgos, las acciones
de control para evaluar la eficacia de los planes de respuesta, las respuestas a los
riesgos, las acciones de implementacin especficas, los sntomas y las seales de
advertencia de riesgos, los riesgos residuales y secundarios, una lista de
observacin de los riesgos de baja prioridad y las reservas para contingencias de
tiempo y costo.
309

Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Registro de
riesgos
Datos de
desempeo de
trabajo
Informes de
desempeo del
trabajo
El estado de los entregables,

El avance del cronograma,
Los costos incurridos.

Los informes de desempeo del trabajo toman datos de las mediciones del
desempeo y los analizan para brindar informacin de desempeo del trabajo del
proyecto, incluido el anlisis de variacin, los datos sobre el valor ganado y los
datos para proyecciones. Estos datos pueden tener un gran impacto sobre el control
de los riesgos relacionados con el desempeo.
Reevaluacin de los riesgos.
Herramientas
y Tcnicas
Reevaluacin de
los riesgos
Auditoras de
riesgos
Anlisis de
variacin y
tendencias
Medicin del
rendimiento
tcnico
Anlisis de
reservas
Reuniones
Risk Reassessment
Controlar los Riesgos a menudo da lugar a la identificacin de nuevos riesgos,

la revaluacin de los riesgos actuales y el cierre de riesgos obsoletos.
Deben programarse peridicamente revaluaciones de los riesgos del proyecto.
La cantidad y el nivel de detalle de las repeticiones que corresponda hacer

dependern de la manera en que el proyecto avanza con relacin a sus
objetivos.
310

Auditoras de riesgos
Risk Audit
Herramientas
y Tcnicas
Reevaluacin de
los riesgos
Auditoras de
riesgos
Anlisis de
variacin y
tendencias
Medicin del
rendimiento
tcnico
Anlisis de
reservas
Reuniones
Las auditoras de riesgos examinan y documentan la eficacia de las respuestas a los

riesgos identificados y sus causas, as como la eficacia del proceso de gestin de
riesgos.
Monitoreo y
Control
Examinar
respuestas a
los riesgos
Planificar la Respuesta
a los Riesgos
Documentar
efectividad de
las respuestas
a los riesgos
Analizar
Cuantitativamente
Analizar
Cualitativamente
Identificar

Anlisis de variacin y tendencias
Variance and Trend Analysis
Herramientas
y Tcnicas
Reevaluacin de
los riesgos
Auditoras de
riesgos
Anlisis de
variacin y
tendencias
Medicin del
rendimiento
tcnico
Anlisis de
reservas
Reuniones
Numerosos procesos de control utilizan el anlisis de variacin para comparar los resultados
planificados con los resultados reales. Con el propsito de controlar los riesgos, deben
revisarse las tendencias en la ejecucin del proyecto utilizando la informacin relativa al
desempeo. El anlisis del valor ganado y otros mtodos de anlisis de variacin y de
tendencias del proyecto pueden utilizarse para monitorear el desempeo global del proyecto.
Los resultados de estos anlisis pueden pronosticar la desviacin potencial del proyecto en su
conclusin con respecto a los objetivos de costo y cronograma. La desviacin con respecto al
plan de lnea base puede indicar el impacto potencial de amenazas u oportunidades.
Desviacin en la
lnea base
$$
Lnea Base del
Costo
Tiempo
311

Medicin del rendimiento tcnico.
Technical Performance Measurement
Herramientas
y Tcnicas
Reevaluacin de
los riesgos
Auditoras de
riesgos
Anlisis de
variacin y
tendencias
Medicin del
rendimiento
tcnico
Anlisis de
reservas
Reuniones
La medicin del desempeo tcnico compara los logros tcnicos durante la

ejecucin del proyecto con el cronograma de logros tcnicos. Requiere la
definicin de medidas objetivas y cuantificables del desempeo tcnico que se puedan
utilizar para comparar los resultados reales con los planificados. Dichas mediciones del
desempeo tcnico pueden incluir pesos, tiempos de transaccin, nmero de piezas
defectuosas entregadas, capacidad de almacenamiento, etc.
Anlisis de reserva
Reserve Analysis
A lo largo de la ejecucin del proyecto se pueden materializar algunos riesgos, con

impactos positivos o negativos sobre las reservas para contingencias del presupuesto o
del cronograma. El anlisis de reservas compara la cantidad de reservas para
contingencias restantes con la cantidad de riesgo remanente en un momento dado
del proyecto, con objeto de determinar si la reserva restante es suficiente.

Reuniones
Meetings
Herramientas
y Tcnicas
Reevaluacin de
los riesgos
Auditoras de
riesgos
Anlisis de
variacin y de
tendencias
Medicin del
rendimiento
tcnico
Anlisis de
reservas
Reuniones
La gestin de los riesgos del proyecto debe ser un punto del orden del da en las
reuniones peridicas sobre el estado del proyecto.
El tiempo requerido para tratar este asunto variar en funcin de los riesgos que se
hayan identificado, de su prioridad y de la dificultad de respuesta.
La gestin de riesgos se torna ms sencilla conforme se practica con mayor frecuencia.

Los debates frecuentes sobre los riesgos aumentan las posibilidades de que las
personas identifiquen los riesgos y las oportunidades.
Prcticas sobre
Gestin de
Riesgos
312

Salidas
Proporciona un mecanismo para comunicar y apoyar la toma de decisiones del proyecto.
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Change Requests
Acciones correctivas recomendadas.

Son actividades que permiten realinear el desempeo del trabajo del proyecto con el plan
para la direccin del proyecto. Incluyen planes de contingencia y soluciones alternativas.
Estas ltimas son respuestas que no se planificaron inicialmente, pero que se requieren
para enfrentar riesgos emergentes no identificados previamente o aceptados de manera
pasiva.
Acciones preventivas recomendadas.

Son actividades que aseguran que el desempeo futuro del trabajo del proyecto est
alineado con el plan para la direccin del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos de Proyecto
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Las actualizaciones del registro de riesgos pueden incluir:

Resultados de las reevaluaciones, auditoras y revisiones peridicas de los riesgos.
pueden incluir la identificacin de nuevos riesgos, actualizaciones a la probabilidad, al impacto, a
la prioridad, a los planes de respuesta, a la propiedad y a otros elementos del registro de riesgos.
Los resultados tambin pueden incluir el cierre de riesgos que ya no se aplican y la liberacin de
las reservas correspondientes.
Resultados reales de los riesgos del proyecto y de las respuestas a los riesgos, Esta
informacin puede ayudar a los directores de proyecto a planificar los riesgos a travs de la
organizacin, as como en proyectos futuros.

- Plantillas para el plan de gestin de los riesgos, incluidos la matriz de probabilidad e impacto y el
registro de riesgos.
- La estructura de desglose de riesgos.
- Las lecciones aprendidas procedentes de las actividades de gestin de los riesgos del proyecto.
313
3.4.10 Controlar las adquisiciones

Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y
efectuar cambios y correcciones al contrato segn corresponda. El beneficio clave de este proceso es
que garantiza que el desempeo tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos de
adquisicin de conformidad con los trminos del acuerdo legal.
Informe de
Cumplimiento
desempeo
de Hitos
(entregables)
Contratos
Control y autorizacin
del pago a proveedores
Gestin del cambio

del contrato
Pago al
proveedor
Gestin de
reclamos

Salidas
Entradas
proyecto
Documentos de las
adquisiciones
del trabajo
Controlar las
adquisiciones
Acuerdos
aprobadas
del trabajo
Datos de desempeo de
trabajo
Herramientas y
Tcnicas
Sistema de control de cambios

del contrato
la organizacin
Revisiones del desempeo de las

adquisiciones
Inspecciones y auditorias
Informar de desempeo
aprobadas
Sistemas de pago
Administracin de reclamos
Sistema de gestin de registros
314

Solicitudes de cambio aprobadas.
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos de las
adquisiciones
Acuerdos
Solicitudes de
cambio
aprobadas
Informes de
desempeo del
trabajo
Datos de
desempeo del
trabajo
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los trminos y

condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo relativo a adquisiciones, los
precios y la descripcin de los productos, servicios o resultados a suministrar.
Todos los cambios relativos a adquisiciones se documentan formalmente por escrito y se
aprueban antes de ser implementados a travs del proceso Controlar las Adquisiciones.

La documentacin relacionada con el desempeo del vendedor incluye:

Documentacin tcnica. La documentacin tcnica elaborada por el vendedor y dems
informacin sobre los entregables es suministrada de conformidad con los trminos del
contrato.
Informacin de desempeo del trabajo. Los informes de desempeo del vendedor
indican qu entregables han sido completados y cules no.

Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentos de las
adquisiciones
Acuerdos
Solicitudes de
cambio aprobadas
Informes de
desempeo del
trabajo
Datos de
desempeo del
trabajo
Los datos de desempeo del trabajo incluyen:

(1) el grado de cumplimiento de los estndares de calidad.
(2) los costos incurridos o comprometidos y (3) la identificacin de las facturas del
vendedor que han sido pagadas.
Todos los datos se recogen como parte de la ejecucin del proyecto.
315

Sistema de control de cambios del contrato.
Herramientas
y Tcnicas
Sistema de
control de
cambios del
contrato
Revisiones del
desempeo de
las adquisiciones
Inspecciones y
auditoras
Informar el
desempeo
Sistemas de pago
Administracin de
reclamos
Sistema de gestin
de registros
Contract Change Control System

Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisicin puede
ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de resolucin de
disputas y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control
de cambios del contrato est integrado con el sistema de control integrado de cambios.
Revisiones del desempeo de las adquisiciones

Procurement Performance Reviews
La revisin del desempeo de las adquisiciones es una revisin estructurada del avance del
vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo
acordado, tomando el contrato como referencia.

Puede incluir una revisin de la documentacin elaborada por el vendedor y las inspecciones por
parte del comprador, as como auditoras de calidad realizadas durante la ejecucin del trabajo por
parte del vendedor.
El objetivo de una revisin del desempeo es identificar los xitos o fracasos en cuanto al
desempeo, el avance con respecto al enunciado del trabajo relativo a adquisiciones y el
incumplimiento del contrato, lo cual permite al comprador cuantificar la capacidad o incapacidad
demostrada por el vendedor para realizar el trabajo.
Dichas revisiones pueden tener lugar como parte de las revisiones del estado del proyecto, las
cuales podran incluir a proveedores clave.

Inspecciones y auditoras
Herramientas
y Tcnicas
Inspections and Audits
Las inspecciones y auditoras solicitadas por el comprador y respaldadas por el

Sistema de control
de cambios del
contrato
Revisiones del
desempeo de las
adquisiciones
Inspecciones y
auditoras
Informar el
desempeo
Sistemas de pago
Administracin de
reclamos
Sistema de gestin
de registros
vendedor, tal y como se especifica en el contrato de adquisicin, se pueden

realizar durante la ejecucin del proyecto para verificar la conformidad de los
procesos o entregables del vendedor. Si el contrato lo autoriza, algunos equipos
de inspeccin y auditora pueden incorporar personal de adquisicin del
comprador.
316

Herramientas
y Tcnicas
Sistema de control
de cambios del
contrato
Revisiones del
desempeo de las
adquisiciones
Inspecciones y
auditoras
Informar el
desempeo
Sistemas de pago
Administracin de
reclamos
Sistema de gestin
de registros
Informar el desempeo
Performance Reporting
Los datos e informes de desempeo del trabajo suministrados por los vendedores se
evalan en funcin de los requisitos del acuerdo. La informacin de desempeo del
trabajo resultante de dicha evaluacin se comunica luego segn corresponda. Los

informes de desempeo proporcionan a la direccin informacin sobre la eficacia del
vendedor en el logro de los objetivos contractuales.
Sistemas de pago
Payment Systems
Por lo general, los pagos al vendedor se procesan a travs del sistema de cuentas a
pagar del comprador, tras la certificacin por una persona autorizada del equipo del
proyecto de que el trabajo es satisfactorio.
Todos los pagos deben ser efectuados y documentados en estricta observancia de los
trminos del contrato.

Herramientas
y Tcnicas
Sistema de control
de cambios del
contrato
Revisiones de
desempeo de las
adquisiciones
Inspecciones y
auditoras
Informar el
desempeo
Sistemas de pago
Administracin
de reclamos
Sistema de gestin
de registros
Administracin de reclamos
Claims Administration
Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son

aquellos cambios solicitados en que comprador y vendedor no pueden llegar a un
acuerdo sobre la compensacin por el cambio, o incluso sobre si un cambio ha
tenido lugar.
Estos cambios impugnados se denominan tambin reclamaciones, conflictos o
apelaciones.
Las reclamaciones se documentan, procesan, monitorean y gestionan a lo largo
del ciclo de vida del contrato, generalmente de conformidad con los trminos del
mismo.
Si las partes no resuelven por s mismas una reclamacin, puede ser necesario
gestionarla de acuerdo con los procedimientos de resolucin alternativa de
conflictos (ADR) establecidos en el contrato.
El mtodo preferido para la resolucin de todas las reclamaciones y conflictos
es la negociacin.
317

Herramientas
y Tcnicas
Sistema de Gestin de Registros.

Records Management System
Sistema de control
de cambios del
contrato
Revisiones de
desempeo de las
adquisiciones
Inspecciones y
auditoras
Informar el
desempeo
Sistemas de pago
Administracin de
reclamos
Sistema de
gestin de
registros
Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las

adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros.
Consiste en un conjunto especfico de procesos, funciones de control
relacionadas y herramientas de automatizacin que se consolidan y combinan en
un todo, como parte del sistema de informacin para la direccin de proyectos. El
sistema contiene un registro recuperable de los documentos contractuales y de la
correspondencia.

Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
La informacin de desempeo del trabajo proporciona una base para la identificacin

de los problemas actuales o potenciales que servir de respaldo para posteriores
reclamaciones o nuevas adquisiciones.
Al informar sobre el desempeo de un vendedor, la organizacin incrementa el

conocimiento sobre el desempeo de las adquisiciones, lo que ayuda a mejorar los
pronsticos, la gestin de riesgos y la toma de decisiones.
Los informes de desempeo tambin ayudan en el caso que exista una disputa con
el vendedor.
La informacin de desempeo del trabajo incluye informar sobre el cumplimiento de
los contratos, lo que proporciona a las organizaciones compradoras un mecanismo

para el seguimiento de entregables especficos esperados y recibidos del proveedor.
Los informes de cumplimiento de los contratos ayudan a mejorar las comunicaciones

con los proveedores, de modo que los problemas potenciales se aborden
rpidamente para la satisfaccin de todas las partes.
318

Change Requests
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
El proceso Controlar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al plan para la
direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales como la lnea base de
costos, la lnea base del cronograma y el plan de gestin de las adquisiciones. Las solicitudes de
cambio se procesan para su revisin y aprobacin a travs del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.
Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto

- Plan de gestin de las adquisiciones. El plan de gestin de las adquisiciones se actualiza
para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que afectan la gestin de las adquisiciones,
incluidos los impactos en los costos o en los cronogramas.
- Lnea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten el
desempeo general del proyecto, puede ser necesario actualizar la lnea base del cronograma
para reflejar las expectativas actuales.
- Lnea base de costos. En el caso de que se produzcan cambios que afecten los costos
globales del proyecto, puede ser necesario actualizar la lnea base de costos para reflejar las
expectativas actuales.

Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre

otros, la documentacin de las adquisiciones.
La documentacin de la adquisicin puede incluir el contrato de adquisicin

con todos los cronogramas de respaldo, los cambios solicitados del contrato
que no han sido aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas.
La documentacin de las adquisiciones tambin incluye toda documentacin

tcnica elaborada por el vendedor y otra informacin de desempeo del
trabajo, tal como los entregables, los informes de desempeo del vendedor y
las garantas, los documentos financieros (incluidas facturas y registros de
pago) y los resultados de las inspecciones relacionadas con el contrato.
319

Salidas
- Correspondencia: Los trminos y condiciones del contrato a menudo requieren la

documentacin por escrito de ciertos aspectos de las comunicaciones entre el
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
comprador y el vendedor, tales como la necesidad de advertencias en caso de

desempeo poco satisfactorio y las solicitudes de cambio o de aclaraciones del
contrato.
- Cronogramas y solicitudes de pago: Todos los pagos deben efectuarse de
conformidad con los trminos y condiciones del contrato de adquisicin.

- Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor: La
documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor es elaborada por el
comprador.
3.4.11 Controlar la participacin con

los interesados
Interesados Clave
Datos del
Interesado Clasificacin
Inters
Requisito de Alto
Nivel
Sponsor
Interno
Incrementar
la capacidad Construccin de la
de
lnea de produccin
produccin
Alcalde
gobierno
local
Externo
Desarrollo
Construccin de
econmico
infraestructura publica
/ Social
Posicin con
Influen
Poder
la Empresa
cia
Impacto Nivel de
en el participac
Proyecto
in
A Favor
Alto
Medio
Alto
Partidario
A Favor
Alto
Alto
Alto
Partidario
Estrategia
Informacin Oportuna y
hacerlo participe de los
cambios
Firmas de Convenios
Institucionales
Se mide el resultado de la estrategia, se analizan el registro de incidentes para asegurar que todos sean resueltos, en algunos casos va generar una solicitud
de cambio al proyecto.
Si la nueva posicin es A FAVOR la estrategia ayudar a que permanezca A FAVOR.
Si la nueva posicin es NEUTRAL la estrategia ayudar a que pase A FAVOR.
Si la nueva posicin es EN CONTRA la estrategia ayudar a mitigar el impacto negativo.
320

los interesados
Controlar la Participacin de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los
interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendr o incrementar la eficiencia y la eficacia de las
actividades de participacin de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia

proyecto
Controlar la
participacin con los
interesados
trabajo
del trabajo
Herramientas y
Tcnicas
Sistema de Gestin de
Informacin
la organizacin
Juicio de Expertos
Reuniones

los interesados
El Plan para la direccin del proyecto se utiliza para elaborar el plan de gestin de los
Entradas
Interesados. La informacin que se utiliza para Controlar la Participacin de los

Interesados incluye, entre otra:
Plan para la
direccin del
proyecto
Registro de
incidentes
Datos de
desempeo del
trabajo
Documentos del
Proyecto
El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en

cada fase.
El modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto.
El modo en que se cumplirn los requisitos de recursos humanos, y el modo en que
se tratarn y estructurarn en el proyecto los roles y responsabilidades, las
relaciones de comunicacin y la gestin del personal.
Un plan de gestin de cambios que documente el modo en que se monitorearn y
controlarn los mismos.
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.
Issue Log
El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se

resuelven los actuales.
321

los interesados
Entradas
Plan para la
direccin del
proyecto
Registro de
incidentes
Datos de
desempeo del
trabajo
Documentos del
Proyecto
Los datos de desempeo del trabajo son las observaciones y mediciones

primarias identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo
el trabajo del proyecto.
Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del proyecto

a lo largo de varios procesos de control.
Los datos se consideran a menudo como el nivel ms bajo de abstraccin del

que pueden extraer informacin otros procesos.

Project Documents
El cronograma del proyecto,
El registro de interesados,
El registro de incidentes,
El registro de cambios,
Las comunicaciones del proyecto.

los interesados
Sistema de Gestin de Informacin
Information Management Systems
Herramientas
y Tcnicas
Sistema de
Gestin de
Informacin
Juicio de
Expertos
Reuniones
Un sistema de gestin de la informacin proporciona una herramienta estndar para
que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la

informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeo del
proyecto.
Tambin permite al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios

sistemas y facilitar la distribucin de informes a los interesados del proyecto.
Los ejemplos de formatos de distribucin pueden incluir los informes mediante tablas,
el anlisis en hojas de clculo y las presentaciones.
Se pueden utilizar herramientas grficas para crear representaciones visuales de la

informacin de desempeo del proyecto.
Reuniones
Meetings
Las reuniones de revisin del estado se utilizan para intercambiar y analizar

informacin acerca de la participacin de los interesados.
322

los interesados
Juicio de Expertos
Expert Judgment
Herramientas
y Tcnicas
Sistema de
Gestin de
Informacin
Juicio de
Expertos
Reuniones
Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede

realizar una revaluacin de los interesados actuales. Se debe procurar el aporte de
grupos o personas con capacitacin especializada o pericia en la materia, tales como:
La alta direccin;
Otras unidades o individuos dentro de la organizacin;
Los interesados clave identificados;
Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo mbito
(de manera
directa o a travs de lecciones aprendidas);
Expertos en la materia en el mbito de los negocios o de los proyectos;
Grupos de la industria y consultores; y

Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y organizaciones no
gubernamentales.

los interesados
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
La informacin de desempeo del trabajo consiste en los datos de desempeo

recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados
sobre la base de las relaciones entre reas.
De este modo los datos de desempeo del trabajo se han transformado en

informacin de desempeo del trabajo.
Los datos en s mismos no se utilizan en el proceso de toma de decisiones porque

se puede malinterpretar su significado.
La informacin, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una

base slida para las decisiones del proyecto.
323

los interesados
Change Requests
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
El anlisis del desempeo del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo
genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios como se describe a continuacin:
Acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeo futuro
esperado del proyecto alinendolo con el plan para la direccin del proyecto.
Acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un
desempeo negativo del proyecto en el futuro.

los interesados
Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Plan de Gestin de Cambios

Plan de Gestin de Requisitos
Plan de Gestin del Alcance
Plan de Gestin del Cronograma
Plan de Gestin de Costos
Plan de Gestin de Calidad
Plan de Gestin de Recursos Humanos

Plan de Gestin de Comunicaciones
Plan de Gestin de Riesgos
Plan de Gestin de Adquisiciones
Plan de Gestin de los Interesados
324

los interesados
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
de Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:
Registro de interesados. Se actualiza cuando la informacin sobre los interesados cambia,
cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya
no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras
actualizaciones para interesados especficos.
Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se
resuelven los actuales.

los interesados
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones al
Plan para la
direccin del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos de
Proyecto
Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin
Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar informacin a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado
del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del
proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.
Presentaciones del proyecto. Informacin proporcionada de manera formal o informal por el
equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos,
actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
Retroalimentacin de los interesados. La informacin recibida de los interesados relativa a
las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeo
futuro del proyecto.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye el anlisis de causa
raz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y
otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados.
325
Proceso B
3.5 Cerrando el
Proyecto
Proceso A
Proceso C
Grupo de Procesos de Cierre

El Grupo de Procesos de Cierre est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas
las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos, a fin de
completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Este Grupo
de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se han completado dentro de
todos los Grupos de Procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, segn corresponda, y
establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado..
Involucra los siguientes procesos:
Procedimiento de Cierre Administrativo.
Procedimiento de Cierre de Adquisiciones.
326
Grupo de Procesos de Cierre

Procedimiento de cierre administrativo.
Este procedimiento comprende todas las actividades, roles y responsabilidades relacionados de los miembros del equipo
del proyecto interesados en la ejecucin del procedimiento de cierre administrativo. Se desarrollan y establecen los
procedimientos para transferir los productos o servicios del proyecto a produccin y/u operaciones. Este procedimiento
suministra una metodologa paso a paso para el cierre administrativo, que comprende:
Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminacin o salida de la fase o del proyecto.
Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase
o a produccin y/u operaciones.
Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el xito o el fracaso del proyecto, reunir
las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.
Procedimiento de cierre de adquisiciones.

Se desarrolla para proporcionar una metodologa paso a paso que aborde los trminos y condiciones de los acuerdos y
todos los criterios de conclusin o salida requeridos para el cierre de adquisiciones. Comprende actividades y
responsabilidades relacionadas de los miembros del equipo del proyecto, de los clientes y de los dems interesados en el
proceso de cierre de adquisiciones. Las acciones realizadas cierran formalmente todos los contratos relacionados con el
proyecto completado.
Cierre del proyecto

reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
327
3.5.1 Cerrar el Proyecto o fase

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de la
Direccin de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este
proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalizacin formal del trabajo del proyecto, y la liberacin de
los recursos de la organizacin para afrontar nuevos esfuerzos.
Salidas
Entradas
Proyecto
Cerrar
proyecto o fase
de la organizacin
Transferencia del Producto,

servicio o resultado final
la organizacin
Herramientas y
Tcnicas
Juicio de expertos
Producto
Tcnicas Analticas
Reuniones

Accepted Deliverables
Los entregables aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del
Entradas
producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeo del trabajo. Se

pueden incluir tambin entregables intermedios o parciales en los casos de
Plan para la
direccin del
Proyecto
Entregables
aceptados
Activos de los
procesos de la
organizacin
proyectos de varias fases o de proyectos cancelados.

Guas o requisitos para el cierre del proyecto o fase (p.ej., procedimientos

administrativos, auditoras del proyecto, evaluaciones del proyecto y criterios de
transferencia).
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej.,
registros y documentos del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre
del proyecto, informacin sobre los resultados de las decisiones de seleccin y sobre
el desempeo de proyectos previos, e informacin sobre las actividades de gestin de
riesgos).
328

Juicio de expertos
Expert Judgement
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de
expertos
Tcnicas
Analticas
Reuniones
La experiencia puede provenir de diversas fuentes:

Otros directores de proyecto dentro de la organizacin,
La oficina de direccin de proyectos (PMO),
Asociaciones profesionales y tcnicas.
Tcnicas Analticas
Analytical Techniques
Anlisis de regresin
Anlisis de tendencias
Reuniones
Meetings
Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales.

Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto y a otros interesados implicados
o afectados por el proyecto. Los tipos de reuniones incluyen, entre otros, reuniones de
lecciones aprendidas, de cierre, de grupos de usuarios y de seguimiento.

Transferencia del producto, servicio o resultado final
Salidas
Final product, service or result transition
Esta salida se refiere a la transferencia del producto, servicio o resultado final para el
Transferencia
del Producto,
servicio o
resultado final
Actualizaciones
a los Activos de
los procesos de
la organizacin
que se autoriz el proyecto (o, en el caso del cierre de una fase, el producto, servicio
o resultado intermedio de esa fase).
Plan para la
direccin del
Proyecto
Producto
Declaracin formal del

cumplimiento del contrato
329
Salidas
Transferencia
del Producto,
servicio o
resultado final
Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organizacin
Actualizacin a los activos de los procesos de la organizacin

Archivos del Proyecto. Documentacin resultante de las actividades del proyecto,

por ejemplo, el plan para la direccin del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma
y el calendario del proyecto, los registros de riesgos y otros registros, la
documentacin de la gestin de cambios, las acciones planificadas de respuesta a los
riesgos y el impacto de los riesgos.

Los documentos de cierre del proyecto o fase. Documentos de cierre del proyecto
o fase, que consisten en la documentacin formal que indica la terminacin del
proyecto o fase y la transferencia de los entregables completos del proyecto o fase a
terceros, como por ejemplo a un grupo de operaciones o a la siguiente fase.
La informacin histrica. La informacin histrica y la proveniente de lecciones

aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su
utilizacin en futuros proyectos o fases.

Informe de cierre
Es necesario hacer un anlisis de las lecciones aprendidas y las recomendaciones para la
mejora de procesos, para poder aplicarla en la planificacin e implementacin de
situaciones futuras.
Reunin de lecciones
aprendidas y
evaluacin del
proyecto
Informe de
cierre de
proyectos
Reunin de
cierre del
proyecto
330
Cierre del proyecto

reas del
Conocimiento
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciacin
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Cierre
proyecto

Definir el alcance
Crear EDT
Gestin del Alcance

del Proyecto

cambios
Validar el alcance

Estimar los costos
Gestin del Tiempo

del Proyecto
Gestin de Costos
del Proyecto
Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del Proyecto
Gestin de las
comunicaciones del
Proyecto

calidad
Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

proyecto

Gestin de los
riesgos del
Proyecto
Gestin de los
Interesados del
Proyecto
interesados
los interesados
3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este
proceso es que documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para futura referencia.
El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar
reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha
informacin para su uso en el futuro.
Cumplimiento
de Hitos
Informe de
desempeo
Contrato
Verificacin del
cumplimiento total
del contrato
(autorizar ltimo
pago)
Evaluacin de la
Cierre de las
Adquisiciones
perfomance del
proveedor
(encuesta)
331
Salidas
Entradas

proyecto
Documentacin de las
adquisiciones
Cerrar las
Adquisiciones
Adquisiciones cerradas
la organizacin
Herramientas y
Tcnicas
contrato
Auditoras de la adquisicin
Negociaciones de adquisiciones
Sistema de gestin de registros
Documentacin de las adquisiciones
Entradas
Procurement Documents
Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentacin de la
Plan para la
direccin del
proyecto
Documentacin
de las
adquisiciones
adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato relativa al cronograma, al alcance,

a la calidad y al desempeo del costo, junto con toda la documentacin sobre cambios
del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones. Esta informacin se
puede utilizar para las lecciones aprendidas y como base de evaluacin de contratistas
para contratos futuros.
332

Auditoras de adquisicin
Procurement Audits
Herramientas
y Tcnicas
Una auditora de la adquisicin es una revisin estructurada del proceso de adquisicin,

desde el proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones hasta el proceso Controlar las
Adquisiciones. El objetivo de una auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los
Auditoras de
la adquisicin
Negociaciones
de adquisiciones
Sistema de
gestin de
registros
fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos

de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora.
Cerrar
Adquisiciones
Controlar
Adquisiciones
Efectuar
Adquisiciones
Planificar
Adquisiciones

Negociaciones de adquisiciones
Procurement Negotiations
Herramientas
y Tcnicas
Auditoras de la
adquisicin
Negociaciones
de
adquisiciones
Sistema de
gestin de
registros
En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los

asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin
es un objetivo fundamental.
En los casos en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la

negociacin directa, puede examinarse el empleo de algn mtodo alternativo
para la resolucin de conflictos (ADR), incluidos la mediacin o el arbitraje.
Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin

menos deseable.
333

Adquisiciones cerradas
Closed Procurements
El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones
Salidas
autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que

se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal
Adquisiciones
cerradas
Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organizacin
de la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del contrato, y se

incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones.
Contrato

Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la
Salidas
documentacin del contrato, incluido el contrato cerrado, para su incorporacin a los
Adquisiciones
cerradas
Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organizacin
Aceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de
archivos finales del proyecto.
aceptacin formal de los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por
la organizacin. El proceso Cerrar las Adquisiciones asegura el cumplimiento de este
requisito de documentacin. Por lo general, los requisitos de aceptacin formal de los
entregables y el tratamiento de los entregables no conformes se definen en el acuerdo.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las
experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso se deben
elaborar para incluirlas en los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones
futuras.
Documentacin sobre
lecciones aprendidas
334
Tips de Exmenes
Existen 3 tipos de personas relacionadas con el riesgo: 1) risk seeker 2) risk averter 3) risk
neutral.
Teora de utilidad nos indica que la decisin de afrontar un riesgo est basada en la utilidad
del producto o servicio a obtenerse.
Los niveles de riesgo o exposicin al riesgo de un proyecto pueden bajar si es que se decide
invertir en mitigar o minimizar los riesgos.
El Apetito de riesgo es el grado de incertidumbre que una entidad est dispuesta a aceptar,
con miras a una recompensa.
Las tendencias en la ejecucin del proyecto deben ser revisadas usando la informacin de
desempeo.
Controlar las adquisiciones consiste en evaluar permanente el cumplimiento de las
clusulas del contrato, administrar los cambios, evaluar las valorizaciones y autorizar los
pagos.
Tips de Exmenes
El cierre de las adquisiciones por lo general se hace despus del cierre administrativo.
Se debe mantener una buena relacin en los contratos.
El Registro de Incidentes es una salida principal del proceso de Gestionar la relacin con los
interesados.
El Sistema de Gestin de Informacin es una principal herramienta del proceso Controlar
la participacin con los interesados.
El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase al
asegurar que los acuerdos contractuales sean completados o terminados.
335
Preguntas
1. Se debe hacer un cierre administrativo al final de cada ________ del proyecto.
a) Entregable
b) Mes
c) Fase
d) Semana
2. La aceptacin _________ del producto del proyecto se realiza durante el cierre administrativo.
a) Formal
b) Escrita
c) Oral
d) Electrnica
3. Los Contratos son administrados por:

a) El Comprador
b) El Proveedor
c) El sponsor
d) El Comprador y Proveedor
Preguntas
4. Tres actividades se hacen en secuencia. Cada actividad toma cinco das para realizarse. La probabilidad que
la actividad A sea terminada en tiempo es del 90%. La probabilidad que la actividad B sea terminada en
tiempo es del 85%. La probabilidad que la actividad C sea terminada en tiempo es del 80%.
Cul es la probabilidad que la ltima de las tres actividades sea acabada a tiempo?.
a) 0.90
b) 0.73
c) 0.27
d) 0.61
5. Un cliente desea aumentar la probabilidad de xito de un proyecto y contrata a 2 proveedores A y B, para

que realicen ambos el Diseo de un producto . La probabilidad de que el proveedor A termine a tiempo es del
90%. La probabilidad que el proveedor B termine a tiempo es del 80%. Cul es la probabilidad de que el
Diseo sea acabado a tiempo?.
a) 0.98
b) 1.8
c) 0.99
d) 1.0
336

Taller Certificación PMP - Proceso de Control y Cierre - Pag 251 Al 336

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TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP

Monitoreo y control del proyecto

Grupo de Procesos de Planificacin

constitucin del proyecto

Desarrollar el plan para la direccin del proyecto

Dirigir y gestionar el trabajo del

Planificar la Gestin del Alcance

Gestin del Alcance

trabajo del proyecto

Planificar la Gestin del Cronograma

Gestin del Tiempo

Planificar la Gestin de calidad

Planificar la Gestin de los RR.HH

Planificar la Gestin de las comunicaciones

Controlar los costos

Planificar la Gestin de las adquisiciones

Planificar la Gestin de Interesados

Adquirir el equipo del proyecto

Planificar la gestin de riesgos

Controlar las comunicaciones

Controlar los riesgos

Efectuar las adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Gestionar la participacin con los

Controlar la participacin con

Cerrar las adquisiciones

Universidad de Piura Campus Piura

TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP

11. Monitoreo y Control del proyecto

11. Monitoreo y Control del

Controlar los riesgos

Universidad de Piura Campus Piura

TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP

11.1 Monitorear y controlar el

11.1 Monitorear y controlar el

Plan para la direccin del

Informes de Desempeo del

Activos de los procesos

Sistema de Informacin para la

Cumulative Open vs. Closed Issues

Universidad de Piura Campus Piura

TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP

11.1 Monitorear y controlar el

Generalmente se expresa en trminos de variacin del cronograma (SV) e ndice de desempeo

El grfico muestra las curvas

11.1 Monitorear y controlar el

base de costos y a las estimaciones calculadas hasta la conclusin (ETC).

desempeo del costo (CPI).

Se puede comparar una estimacin a la conclusin (EAC) con el presupuesto hasta la

cambio se llev a cabo de la manera adecuada.

Universidad de Piura Campus Piura

TALLER DE PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN PMP

11.1 Monitorear y controlar

Informacin de desempeo del trabajo

Consiste en los datos de desempeo recopilados de varios procesos de control, analizados

Factores ambientales de la empresa.

Normas gubernamentales o de la organizacin.

Activos de los procesos de la organizacin.

Organizational Process Assets

Los requisitos de comunicacin de la organizacin.

11.1 Monitorear y controlar el

El equipo de direccin del proyecto utiliza el juicio de expertos para interpretar la

Universidad de Piura Campus Piura