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ndencia
Combina
Combinar Correspondencia
da
Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar
dos archivos: un documento que generalmente es una carta y una lista de
destinatarios. Abra Word.
FEC
Seor
ENCABEZAD
O
ALFREDO SUAREZ
Docente FESSJ
Presente
4 lneas en blanco
Atentamente
6 lneas en blanco
Contadura Pblica
Primer semestre Nocturno, Grupo A
Correspo
ndencia
referencijkka
Combina
da
Donde est el nombre Julia Ins Romero usted debe escribir su nombre completo y
debajo su nmero de identificacin, su carrera, semestre, jornada y grupo. Los
nombres del destinatario y del alumno van en maysculas fijas y negrilla.
El texto o cuerpo de la carta (que comienza con: Por medio de la presente) va
con alineacin justificada y con interlineado 1,5 lneas, lo dems va en interlineado
sencillo.
Observe que esta carta est personalizada. Va dirigida al seor Alfredo Surez y en el
saludo vuelve a mencionar su apellido. Esta forma de escribir una carta le da
importancia a la persona a quien va dirigida.
En este taller veremos cmo personalizar una carta:
1 Primero observe el encabezado. Est formado por:
a Tratamiento. Puede ir: Seor, Seora, Seorita, Doctor, Doctora, Compaero,
Compaera. Nunca escriba: Seor(a) esto es una falta de respeto, pues
trata de
indefinida a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dgale seor, y si
es mujer trtela de seora o seorita.
b Nombre del destinatario. Este va en maysculas fijas y en negrilla.
c Cargo. Del destinatario si aplica.
d Presente. O, En sus manos, si se le entrega la carta personalmente.
2 Saludo. Utilizamos la frase: Respetado seor Surez. Si el destinatario es un
hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre. Ej.
Respetada seorita Martha. Podemos utilizar tambin: Estimado, Estimada,
Apreciado, Apreciada, etc.
3 Cuerpo o texto de la carta. Aqu escribimos el objeto de la carta y va con
interlineado 1,5 lneas y con alineacin justificar
4 Remitente, Nombre (con maysculas fijas) y firma de la persona que enva la
carta.
Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores, cambiando
en el encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Seor, Seora,
etc.), el saludo (Respetado seor Surez) y la materia que dicta (Informtica bsica).
Estos cuatro datos son los que cambian para cada profesor, lo dems es igual.
Para esto, Word tiene la opcin de Combinar Correspondencia, que consiste en
combinar un documento de Word con una lista de destinatarios.
Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. De clic sobre el
comando:
Seleccionar destinatarios, y luego clic en: Escribir nueva lista
campos donde se escribirn los datos de
Podr ver una tabla que contiene algunos los como se muestra a continuacin:
destinatarios a quienes vamos a dirigir la
carta,
Correspo
ndencia
Combina
da
Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic
en Agregar y escriba: Saludo, y luego agregue: Materia.
La tabla debe quedar con cuatro campos llamados: Tratamiento, Nombre, Saludo y
Materia.
De clic en el botn Aceptar y ver de nuevo la tabla de datos llamada: Nueva lista
de direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes
enviaremos la carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) destinatarios, de manera
que se vea como se muestra a continuacin:
Lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Usted puede escribir sus propios datos
si quiere, utilizando nombres de sus familiares pero conservando la idea que se le
plantea.
Para abrir espacio hacia abajo utilice el botn Nueva entrada. Cuando termine de
escribir sus datos de clic en el botn Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir
en la carpeta: Documentos, con su nombre.
Ahora tenemos dos archivos: La carta y la lista de direcciones que usted guard
con su nombre en la carpeta Mis documentos.
Tratamiento
Nombre
Docente
FESSJ
Presente
Saludo
Atentamente
De clic sobre el botn: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos
contenidos en la lista de direcciones.