LA PAUTA DE MANTENCION EN UN SISTEMA

DE ADMINISTRACION DE MANTENCIN
1.- INTRODUCCIN
La Pauta de Mantencin es fundamentalmente una herramienta de apoyo a la gestin de
mantenimiento y que muchos Administradores de esta actividad, no han aprovechado todas
sus potencialidades para la mantencin de equipos e instalaciones.
Esta simple herramienta de apoyo, ofrece al mantenedor las siguientes ventajas principales:
- Permite definir secuencialmente y con un mtodo optimizado, las actividades de un
trabajo de mantencin.
- Permite definir la cantidad de mano de obra y materiales requeridos por cada actividad de
un trabajo de mantencin.
- Permite valorizar la ejecucin de un trabajo cotizarlo con distintos Ejecutores para
seleccionar el ms conveniente.
- Permite introducir atributos de control para captar variables de comportamiento de
equipos y, predecir fallas.
- Permite establecer actividades o comentarios para prevenir accidentes o prdidas en las
operaciones industriales o para una mejor investigacin en caso de incidentes.
- Permite codificar las actividades y obtener informacin estadstica para racionalizar
gastos y optimizar recursos, como asimismo permite corregir deficiencias y actualizar
prcticas o procedimientos.
- Permite analizar y establecer ciclos econmicos y secuencias lgicas en familias de
equipos iguales.
- Permite captar la experiencia y servir como gua o mtodo de trabajo, en caso de no existir
el personal especializado.
- Permite definir en mejor forma los planes matrices y de presupuestos de los trabajos de
mantencin por equipos.

- Permite estructurar y valorizar en mejor forma, el presupuesto de mantencin.

- Permite una mejor planificacin, programacin, ejecucin y control en los trabajos.
- Permite un mejor control de los Servicios de Terceros.
-

Permite transferir acervo tecnolgico.

En resumen, con el desarrollo de este tema se quiere destacar las ventajas de aplicar Pautas
de Mantencin en los trabajos ms relevantes y no repetititivos, y con ello simplificar el
trabajo, reducir costos, mejorar el control, reducir riesgos de accidentes y prdidas captar,
aprovechar e intercambiar el conocimiento tecnolgico y administrativo que poseen los
mantenedores.

2.- DEFINICIONES
Pauta
Es un conjunto de actividades a desarrollar y los recursos requeridos para su realizacin,
durante la intervencin de un equipo o instalacin.
Sub-conjunto
Es una clasificacin de equipos e instalaciones iguales, dentro de un TIPO, que tiene ciclos
de Pautas y estructura (desglose tcnico) comn.
Unidad Controlable de Mantencin (U.C.M.)
Es la entidad sobre la cual se desarrolla el proceso de Mantencin y sobre esta unidad
bsica y entera se debe controlar toda actividad presente y futura. Las UCPI, constituyen la
mayora de los bienes en activo fijo de la Empresa.
Ciclo Bsico
Es un conjunto de Pautas ordenadas de acuerdo a su frecuencia tpica de aplicacin y que
ha sido determinado para una familia de equipos iguales o Sub-conjunto.
Ciclo Especfico
Es un conjunto de Pautas de un Ciclo Bsico para un determinado equipo o instalacin de

un Sub-conjunto o UCM, en que cada Pauta tiene definida una frecuencia de aplicacin.
Plan Matriz
Es la proyeccin del conjunto de actividades de Mantencin contempladas en ciclos,
secuencias de intervencin y nuevos requerimientos, asociados al conjunto de UCM.
El Plan Matriz, puede ser operacional y corresponde a un Plan de corto Plazo que apoye a
mantencin en su gestin, a travs de la entrega de informacin relativas a las
intervenciones a ejecutar sobre los equipos e instalaciones y el Plan Matriz de Presupuesto,
es la proyeccin anual de todas las actividades de mantencin a ejecutar sobre el conjunto
de UCM; comprometindose las actividades de los ciclos y secuencias del Plan Matriz
Operacional y los ciclos de Presupuesto..
Mantencin Preventiva
Son los trabajos relacionados con inspecciones, lubricaciones, ajustes y reparaciones
menores, y que dado su carcter rutinario, favorece la planificacin de actividades
y
la creacin de la correspondiente Pauta de Mantencin.
Mantencin Planificada
Son los trabajos de Mantencin que por su detencin oportuna, pueden ser planificadas las
actividades a ejecutar y que dado su carcter rutinario o cuya ejecucin se efectuar en un
plazo o fecha determinada, lo que corresponde a una Pauta de Mantencin.
Categora de Trabajo
Es una clasificacin de los trabajos de Mantencin de acuerdo a su grado de planificacin,
origen y oportunidad.
Esta clasificacin permite una cuantificacin de los recursos de Mantencin y establecer los
programas y metas. Las categoras, pueden identificarse con los siguientes cdigos:
Cdigo

Categora de Trabajo

Mantencin Preventiva

Mantencin Planificada

Mantencin No Planificada

Mantencin de Emergencia

Otros trabajos

Frecuencia Tpica
Es la frecuencia de aplicacin caracterstica del conjunto de actividades correspondientes
en una Pauta de Mantencin y que slo tiene un carcter referencial.

Pauta de Presupuesto
Es una Pauta de Mantencin, definida para la realizacin de un trabajo especfico y que
tiene el carcter eventual, distinguindola de las Pautas que constituyen actividades
normales de Mantencin, pero que requieren ser valorizadas en el Plan Matriz de
Presupuesto.
Estructura
Es una desagregacin lgica y tcnica de un Sub-conjunto por niveles; a los cuales se le
puede dotar de potencialidades de informacin, mediante relaciones o atributos.
3.- ANTECEDENTES CONCEPTUALES
La Pauta de Mantencin nace del conocimiento y experiencia de los Mantenedores, de las
recomendaciones de los fabricantes, de los antecedentes de registro histrico y de los
estudios del trabajo que se hayan efectuado a las actividades de Mantencin; por lo tanto,
esta herramienta de apoyo permite registrar este conocimiento para ser utilizado como una
gua de trabajo, para capacitar a personal nuevo, o como un estndar para el proceso de
planificacin y control
Las Pautas de Mantencin, se asocian a un concepto de "Sub-conjunto" y corresponde
desde trabajos rutinarios hasta reparaciones mayores de un equipo o instalacin,
denominado Unidad Controlable de Mantencin (UCM) y su caracterstica la constituye su
frecuencia o perodo de aplicacin.
Las Pautas de Mantencin, debern ser revisadas peridicamente por parte de la Ingeniera
de Mantencin, a objeto de corregir deficiencias, mtodos, tiempos recursos utilizados.
La Pauta de Mantencin est constituida principalmente por:
- Antecedentes generales.
- Actividades.
- Mano de Obra.
- Materiales y Repuestos.
- Control de Componentes.
Las Pautas de Mantencin, slo pueden constituir trabajos planificados, correspondientes a
mantenciones preventivas y mantenciones planificadas.
Una Pauta de Mantencin, puede ser cotizada o valorizada, es decir, sus elementos de
costos de Mano de Obra, Materiales, Otros Gastos, Servicios y Suministros, pueden ser

valorizados para conocer oportunamente el valor del trabajo y as poder tomar la mejor
alternativa de ejecucin o para efectuar modificaciones en su frecuencia de aplicacin.
Una Pauta de Mantencin puede ser parte de una Orden de Trabajo de Mantencin y en un
Sistema de Mantencin puede generarse automticamente..
En un rea de Mantencin, pueden formarse archivos de estndares con Pautas de
Mantencin para ser utilizadas en la planificacin, programacin y ejecucin de los trabajos
de mantencin.
4.- ESTRUCTURA DE LA PAUTA DE MANTENCION
Para estructurar una Pauta de Mantencin, es conveniente disponer de formularios, a
objeto de crear, modificar o eliminar antecedentes mediante un anlisis y estudio de la
Pauta. Con esta informacin estructurado, se facilita su ingreso a un Sistema y sirve de
respaldo al Administrador del rea de Mantencin.
Una Pauta de Mantencin, puede estar estructurada de la siguiente forma:
a) Antecedentes Generales.
Estos antecedentes permiten identificar las caractersticas propias de una Pauta, destacando
algunos, tales como: cdigo, descripcin, frecuencia tpica, tiempo de detencin de la
UCM, valorizacin de la Mano de Obra, Materiales, Servicios y Suministros, etc.
b) Actividades.
Las actividades de una Pauta de Mantencin son listados de actividades, comentarios o
instrucciones, ordenadas secuencialmente con su respectiva codificacin, si se requiere; el
tiempo de ejecucin de cada una, el cdigo de clasificacin (D: Dato; C: Comentario; S:
Seguridad; M: Mantencin), el ejecutor de la actividad y la unidad de control de la variable
a medir.
c) Materiales.
Los materiales de una Pauta de Mantencin, pueden definirse por Cdigo de Actividad,
indicando el respectivo cdigo y descripcin del material o repuesto y la cantidad
requerida. Si no se requiere definir los materiales por actividad, se crea una ficticia que
incluya todos los materiales y repuestos de la Pauta.
d) Mano de Obra.
La mano de obra de una Pauta de Mantencin, puede definirse por cdigo de actividad,
indicando el respectivo cdigo y descripcin de la ocupacin (mecnico, elctrico,
ayudante, etc.), la cantidad de personas por ocultacin y el tiempo de ejecucin. Al igual
que para el caso de las Actividades y Materiales, puede definirse una actividad ficticia que
incluya todo el personal requerido para efectuar la Pauta.
e) Control de Componentes.

Cuando se cambia un repuesto que ha sido definido en la Estructura del Sistema como
componente de control, debe quedar explcitamente indicado en la Pauta respectiva, de tal
forma que la Orden de Trabajo no pueda ser cursada si no se indica el cambio, a objeto de
conocer su duracin, costos y tiempo de tensin de la UCM.

5.-VENTAJAS PRINCIPALES
La Pauta de Mantencin corno herramienta de apoyo a la gestin de Mantenimiento, ofrece
una serie de ventajas de fcil desarrollo y aplicacin para los administradores de esta
actividad.
Para una mejor gestin en la mantencin de equipos e instalaciones, pueden desarrollarse
las siguientes potencialidades de la Pauta:
- En las Actividades
Generalmente las Pautas son listados de actividades a desarrollar con una frecuencia
estndar pero con el conocimiento, experiencia, registro histrico y estudios del trabajo,
estas actividades pueden estructurarse secuencialmente y con un mtodo optimizado, de tal
forma que a cualquier Mantenedor de poca experiencia le sirva corno gua para efectuar el
trabajo con la misma calidad y seguridad que un Mantenedor experimentado. Las
actividades pueden ser codificadas y mediante sistemas, obtener informacin estadstica, la
que puede ser analizado por un Ingeniero de Mantencin para corregir deficiencias,
racionalizar gastos y optimizar recursos, ya sea modificando los ciclos o efectuando
innovaciones en el mtodo, en la calidad y cantidad de materiales y en la Mano de Obra
utilizada
Una actividad puede corresponder a un comentario y en cada actividad que se requiera
puede definirse una clasificacin de control, tales como: desgastes, amperajes,
temperaturas, niveles, vibraciones, etc. y as de esta forma poder analizar las variables de
control para prevenir fallas o comportamiento de los equipos.
A cada actividad dentro de una Pauta, pueden asociarse Mano de Obra, Materiales,
Servicios y Suministros, a objeto de visualizar y racionalizar oportunamente los
requerimientos de recursos y cotizar el trabajo si es necesario.
- En los Materiales
Del anlisis de la cantidad y costos de los materiales y de la frecuencia tpica de la Pauta de
Mantencin, puede identificarse materiales, repuestos o componentes que afectan la
detencin de equipos, los costos, la calidad, los riesgos de prdidas en las operaciones
industriales y los stocks en bodegas y paoles.

A travs de los cdigos de materiales y repuestos (o nmero de parte), pueden consultarse

los saldos en bodega y la gestin de Abastecimiento en el proceso de la adquisicin y
entrega al usuario.
Los materiales definidos en una Pauta, facilitan la programacin de los trabajos de
mantencin, al asegurarse que todos se encuentren disponibles en cantidad,
especificaciones y calidad, antes de fijar la fecha de ejecucin.
- En la Mano de Obra
Del anlisis de la cantidad y ocupacin de la Mano de Obra definida para cada actividad de
una Pauta, puede identificarse la mala utilizacin de este recurso o el requerimiento de un
apoyo puntual calificado. Con la Mano de Obra definida para cada Pauta, es fcil
identificar la cantidad por ocupacin requerida en el proceso de planificacin de los
trabajos de mantencin.
A travs de la clasificacin de la Mano de Obra por categora de trabajo, es posible analizar
el comportamiento de la mantencin de los equipos e instalaciones y tomar medidas
oportunas que permitan cumplir las Polticas y Metas establecidas en Mantencin.
- Frecuencia y Ciclos de Pautas
Mediante el anlisis de la frecuencia de aplicacin y ciclos de Pautas definidos para una
UCM, es posible establecer ciclos econmicos, sin afectar la disponibilidad de los equipos
e instalaciones. Adicionalmente con la holgura de aviso, puede tomarse la decisin de
adelantar o atrasar la frecuencia de aplicacin de la Pauta, adems que esta holgura permite
al Administrador de Mantencin conocer la efectividad de los programas.
- La Pauta en la Prevencin de Riesgos Operacionales
Mediante la clasificacin de las actividades de una Pauta, pueden definirse instrucciones
como una actividad a desarrollar, que obligue al Ejecutor a cumplirla o corno una actividad
"Dato" que obligue al Ejecutor a tomar variables de control previamente establecidas.
Estas instrucciones de seguridad, ms la secuencia lgica de las actividades a desarrollar,
definidas a travs de un estudio del trabajo, permiten prevenir accidentes o prdidas en las
operaciones industriales y en una situacin no deseada, permiten una mejor investigacin
en caso de incidentes.
- La Pauta en el Proceso de Planificacin
En un Sistema de Administracin, con la aplicacin de ciclos de Pautas por UCM, se
genera automticamente el Plan Matriz Operacional para un determinado plazo (hasta 3
meses), lo que permite identificar y obtener oportunamente los recursos necesarios para

efectuar el proceso de programacin de los trabajos de mantencin (Pautas de Mantencin

u Ordenes de Trabajo) .
- La Pauta en la Ejecucin
Para el Ejecutor de Mantencin, la Pauta es una herramienta de apoyo que le sirve como
gua o mtodo para efectuar el trabajo, para revisar los materiales utilizados antes de
efectuar el trabajo y para verificar si estn disponibles los recursos de Mano de Obra y
Servicios de Apoyo requeridos. Adicionalmente los antecedentes de la Pauta, permiten
coordinar en mejor forma con Operaciones la detencin y puesta en marcha del equipo o
instalacin a intervenir.
- La Pauta como un Ente de Control
Mediante los antecedentes de estructura de una Pauta, es posible controlar en mejor forma
la productividad de la Mano de Obra del personal de Mantencin, los costos, los trabajos
derivados a terceros, la utilizacin de los materiales definidos y los repuestos o
componentes que tengan definido un atributo de control en la Estructura del Sub-conjunto
dentro del sistema
- La Pauta en el Presupuesto de Mantencin
Al generarse un Plan Matriz de Presupuesto en el Sistema, ste toma todas las Pautas del
Plan Matriz Operacional y las Pautas de Presupuesto que se hayan creado, las valoriza,
agrupando los gastos por Mano de Obra, Materiales, Otros Gastos y Servicios y Suministro.
Asimismo, agrupa los materiales utilizados con su Identificacin, Cantidad, Valor Unitario
y Valor Total; con estos antecedentes es posible identificar los temes con mayor gasto y
estudiar alternativas de mejoramiento.
Por otra parte, con los antecedentes de Consumo de Materiales, es posible hacer buenos
pronsticos de consumo al rea de Abastecimiento, de tal forma de aumentar la rotacin del
inventario y reducir stock.
6.- CONCLUSIONES
Siendo Mantencin una actividad que consume alrededor del 25% de los gastos
operacionales de la empresa, ocupa un 35% de la dotacin total ,y representa e! 80 % del
stock total de materiales, requiere de herramientas de apoyo que le permitan mejorar su
gestin. La Pauta de Mantencin es una de ellas, ya que desarrollando sus potencialidades
puede lograrse, en mejor forma, el cumplimiento de los objetivos y metas de mantencin
con la ms alta productividad y eficiencia.
En resumen, a esta herramienta de apoyo a la gestin, se le debe aprovechar sus
potencialidades, lo que permitir obtener, entre otros, los siguientes beneficios:

-Mayor productividad y eficiencia.

-Mejor planificacin y control.
-Simplificacin del trabajo.
-Transferencia de conocimientos tecnolgicos.
-Prevencin de riesgos de accidentes y prdidas operacionales.
-Reduccin de costos.