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ACTAS Y TESTIMONIOS
NOTARIALES
SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO
INSTRUMENTOS PBLICOS
Teniente Coronel Interventor
ALBERTO MALLOL LVAREZ
ACTAS Y TESTIMONIOS
NOTARIALES
SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO
INSTRUMENTOS PBLICOS
Teniente Coronel Interventor
ALBERTO MALLOL LVAREZ
Edita:
NIPO: 075-11-180-0
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SUMARIO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I. LOS INSTRUMENTOS PBLICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Concepto y fundamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Escrituras, plizas intervenidas y actas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Testimonios, legalizaciones y otros documentos notariales . . . . . . .
4. Documentos electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Requisitos de los documentos pblicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1. Requisitos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2. Requisitos externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3. Requisitos formales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Las copias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1. La copia electrnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2. La copia simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II. ACTAS NOTARIALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Clasicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Requisitos comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Ecacia de las actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Tipos de actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1. Actas de presencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2. Actas de exhibicin de cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1. Legalizacin de rmas mediante acta de exhibicin de
cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3. Actas de subasta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4. Actas de publicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5. Actas de protocolizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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INTRODUCCIN
Documento procede de documentum que a su vez procede de docere, es decir, ensear. Un autor ya clsico como Nez Lagos dena el documento como una cosa que ensea, que docet, que hace conocer.
Se hace necesario, sin embargo, precisar el concepto, porque muchas
veces nos encontramos con trminos como instrumento, acta, certicado, escritura, documento o diploma utilizados como sinnimos. En
otras ocasiones, en cambio, su utilizacin adquiere un sentido y un alcance
muy determinados. No signica lo mismo acta para un historiador que
para un jurista.
Escribanos y notarios aparecen en el siglo XIII y se inicia un proceso
de tipicacin del lenguaje jurdico. As, testamentum e instrumentum
utilizados indistintamente hasta el momento, adquieren un signicado preciso: el testamento volver a ser exclusivamente una disposicin de ltima
voluntad y a los documentos notariales se les designar como instrumentos.
Tambin escritura o scriptura era utilizado como sinnimo de documento
hasta que se convierte en un tipo especco de documento notarial.
En el siglo XIX, el desarrollo de la ciencia jurdica, la codicacin y en
denitiva, las necesidades derivadas de la creciente demanda de seguridad
jurdica, de dar certeza a relaciones y derechos, impulsa la concrecin de los
conceptos jurdicos. El documento notarial adquiere su denitiva especicidad frente al documento administrativo o judicial.
Gonzlez Palomino, en sus Instituciones de Derecho Notarial, dice que
los cuatro puntos cardinales del quehacer del Notario son: 1. Redactar el
instrumento pblico. 2. Autorizar el instrumento pblico. 3. Conservar el instrumento pblico. 4. Expedir copias del instrumento pblico.
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La funcin notarial es esencialmente una funcin documental. El Notario redacta documentos, de acuerdo con las leyes, que se denominan instrumentos pblicos. A esta funcin documental se le aade una funcin de
conservacin, de archivo, de estos documentos, encaminada a garantizar su
autenticidad. Pero el archivo notarial tambin cumple con otra funcin, en
absoluto desdeable, la de constituirse en fuente documental historiogrca.
El presente trabajo pretende ser una aproximacin al concepto y ecacia del acta y del testimonio notarial dentro del marco ms amplio de los
instrumentos pblicos, apuntando, as mismo, el impacto que en estos documentos han producido las nuevas tecnologas, la necesaria colaboracin con
las Administraciones pblicas y las funciones de jurisdiccin voluntaria, todo
ello consecuencia de recientes reformas legislativas. Se incluyen, adems,
unas notas de carcter prctico con la idea de facilitar la labor de aquellos
interventores que se hallen destacados en zona de operaciones.
Quiero, por ltimo, agradecer a D. Antonio Domnguez Mena, Notario
de Madrid, su paciencia e inestimable ayuda como tutor en la elaboracin de
este trabajo.
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por un Notario o empleado pblico competente, con las solemnidades requeridas por la ley.
La doctrina notarial ms tradicional, basndose en el art. 1218 del Cdigo Civil, se limitaba a subrayar el carcter eminentemente probatorio del
instrumento pblico. El documento notarial constituira una prueba preconstituida que aporta enorme seguridad a las relaciones jurdicas evitando pleitos. Esta idea queda reejada en la frase tantas veces repetida de Joaqun
Costa: Notara abierta, juzgado cerrado.
Autores ms modernos han considerado que el concepto y alcance de
instrumentos y documentos notariales va ms all de ser una mera prueba
preconstituida.
Para Gonzlez Palomino el instrumento pblico es, adems de prueba,
la forma del negocio jurdico, el revestimiento que adopta en el trco. Forma que siempre es forma de valer y en algunos supuestos forma de ser,
es decir elemento esencial o constitutivo de negocio jurdico.
Para Nez Lagos la teora de la forma es insuciente y sostiene que
mediante el instrumento pblico se produce una autntica renovatio
contractus,un efecto novatorio que sustituye a todo lo que anteriormente
hubieran pactado las partes.
La teora de la prueba preconstituida sirve perfectamente de fundamento para las actas y los testimonios. Pero como dice Gom Salcedo (1992),
la de Gonzlez Palomino puede aplicarse tambin a las escrituras de pura
elevacin a pblico de documentos privados. Pero se hace necesario recurrir
a Nez Lagos para estructurar tericamente las escrituras de reconocimiento especial o novatorio y, sobre todo, las escrituras constitutivas.
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testimonios
legalizacin de rmas notariales
certicacin de saldo
certicacin de asiento en libro registro.
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Todos estos requisitos quedarn acreditados por el Notario en el momento de autorizar el documento notarial mediante la expresin tradicional
DOY FE.
El art. 145 del RN resume perfectamente lo anterior cuando dice que
la autorizacin o intervencin del instrumento pblico implica el deber del
notario de dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimacin, de que el consentimiento ha sido libremente
prestado y de que el otorgamiento se adeca a la legalidad y a la voluntad
debidamente informada de los otorgantes e intervinientes.
Y el art. 195 del RN, en concordancia con el anterior, establece que el
notario a continuacin de las rmas de los otorgantes y testigos autorizar
la escritura y en general los instrumentos pblicos, signando, rmando y rubricando. Deber estampar a al lado del signo el sello ocial de la Notara.
El instrumento pblico se cierra, por tanto, con la clsica expresin
DOY FE seguida de la rma, rbrica, signo y sello del Notario con lo queda
autorizado el documento.
La autorizacin es la clusula por la que el Notario asume, se proclama
autor del documento, el cual queda convertido en instrumento pblico.
La autorizacin es un requisito totalmente diferenciado del otorgamiento realizado por las partes. Mientras el otorgamiento se reere nicamente al
contenido del negocio documentado, la autorizacin se reere al instrumento.
La autorizacin, de acuerdo con el art 19 de la LN, la efecta el Notario
con su rma y con la rbrica y signo que propongan y se les d al expedirles
los ttulos de ejercicio.
El signo es un aadido a la rma y rbrica y sirve, como dice Rodrguez
Adrados (2007), para poner de relieve el carcter notarial del documento y
adems le distingue de los documentos particulares rmados por el mismo
Notario. Firma, signo y rbrica han de ser autgrafos porque como dice el
art. 195.4 RN a ningn notario se conceder autorizacin para ni signar, ni
para rmar con estampilla.
La autorizacin se complementa con el sello de la Notara que debe tener la forma establecida reglamentariamente.
En todos los instrumentos pblicos en soporte papel la autorizacin
debe efectuarse con rma y rbrica, signo y sello, ya sean escrituras, actas,
plizas o testimonios. No as en los documentos electrnicos que se autorizarn con la rma electrnica reconocida.
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De todo lo anterior se deduce que la actuacin notarial va fundamentalmente dirigida al control de legalidad del negocio o hecho documentado
y ese control se materializa en la denegacin de su funcin en los casos de actos y negocios ilegales. Pero el control de legalidad ha de combinarse con la
funcin notarial de asesoramiento. Cuando el Notario no pueda proporcionar a los interesados los medios jurdicos ms adecuados para la consecucin
de sus nes dentro de la Ley, ser entonces cuando rechazar documentar el
acto o negocio.
Ntese, por ltimo, que algunos documentos pblicos son de gran simplicidad como es el caso de la mayora de los testimonios, consistentes en un
breve texto y en la autorizacin notarial. Queda, por tanto, atenuada la exigencia de determinados requisitos como pueden ser los de identicacin o los
de capacidad y libre consentimiento, al no prestarse consentimiento alguno.
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Por ltimo el art 149 nos dice que las copias se expedirn en el idioma
ocial del lugar pedido por el solicitante. Este precepto da lugar a un problema porque una traduccin, por perfecta que sea, no es una copia al no
poder trasladar elmente el contenido de la matriz o de la pliza y si no es
una copia no tendr el valor de esta, por ejemplo el del ttulo ejecutivo del
art. 517 de la LEC. El problema se salva si el instrumento ha sido redactado
a doble columna porque podr expedirse una copia parcial en el idioma solicitado.
Dos notas adicionales en relacin con los idiomas ociales de los instrumentos pblicos:
En primer lugar, el instrumento puede solicitarse en cualquier idioma
coocial con independencia de las circunstancias del solicitante. As,
un madrileo en Bilbao podr solicitar que una escritura se redacte
en vasco. El Notario debera cerciorarse de que el otorgante conoce
sucientemente el idioma porque de lo contrario quedara viciado el
libre otorgamiento del consentimiento.
En segundo lugar, el Notario estar obligado a redactar el instrumento en el idioma coocial que se le solicite aunque lo desconozca. Si
esto sucede, se ver seguramente en la necesidad de contratar los
servicios de un intrprete cuyos costes no podr repercutir en los interesados segn doctrina establecida por la Direccin General de Registros y del Notariado.
A sensu contrario en Madrid slo estar obligado a redactarlo en castellano porque es la nica lengua ocial de esta comunidad.
Idioma extranjero
Como consecuencia del incremento del trco cada vez son ms los extranjeros en Espaa que acuden en solicitud del ejercicio de la funcin notarial.
Reconociendo las dicultades que presenta el conocimiento de lenguas
extranjeras el art. 150 del RN arbitra una serie de soluciones partiendo siempre del uso de idioma espaol en la redaccin del instrumento pblico, uso
que reitera la circular 13/2006 del Colegio Notarial de Madrid en respuesta a
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6. Las copias
El Notario, dice el art. 17.1 de la LN, expedir copias.
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BIBLIOGRAFA
COLEGIO DE NOTARIOS DE MADRID. Circular n. 13/2006
RODRGUEZ ADRADOS, A. (2007).Nueva Legislacin Notarial Comentada. (pp.87,
103, 108), Madrid. Colegio Notarial de Madrid.
GOM SALCEDO, J.E. (1992).Derecho Notarial. Madrid: Dykinson.
NEZ LAGOS, R. (1950).Hechos y derechos en el documento pblico. Madrid:
Instituto Nacional de Estudios Jurdicos.
VALLET DE GOYTISOLO, J. (2005).Actum y Dictum en los documentos notariales.
El Notario del Siglo XXI, n5.Madrid: Colegio Notarial de Madrid
VARIOS AUTORES (2007).Legislacin Notarial. Contestaciones urgentes al programa de las oposiciones al ttulo de Notario, adaptado al nuevo Reglamento Notarial. Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
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1. Concepto
El Reglamento Notarial, tras la reforma aprobada por Real Decreto
45/2007, de 19 de enero, ampla el concepto de acta. El art. 144 del RN establece en su nueva redaccin que las actas notariales tienen como contenido
la constatacin de los hechos o la percepcin que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su ndole no puedan calicarse de actos y contratos,
as como sus juicios y calicaciones.
Es decir, que frente al concepto tradicional del acta como instrumento
donde slo se reejan hechos, aparece uno ms moderno donde se nos dice
que la funcin notarial no slo se limita a la esfera de los hechos sino que se
extiende a la emisin de juicios y calicaciones.
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2. Clasicacin
Una clasicacin tradicional de las actas diferencia nicamente entre
actas de presencia y actas de notoriedad.
En las actas de presencia el Notario dara fe de un hecho que ve, oye o
percibe por sus sentidos.
En el acta de notoriedad, en cambio, el Notario da fe de algo que no
percibe por sus sentidos. Se tratara de un juicio del Notario sobre la evidencia de un hecho, evidencia que no es absoluta sino relativa o local porque si
la evidencia fuese absoluta o universal no sera necesaria su prueba y por lo
tanto el acta.
Siguiendo la clasicacin ms sistemtica de Rodrguez Adrados (2007)
se puede distinguir entre:
Actas de mera percepcin o de presencia.
Actas especiales o de control donde el Notario garantiza ciertas actuaciones como pueden ser las actas de sorteo, de publicidad o de
subasta.
Actas de hechos propios del Notario como son las de noticacin o
entrega de documentos, de protocolizacin de documentos y las de
depsito.
Actas de calicaciones jurdicas en las que el notario emite un juicio
como es el caso de las actas de notoriedad.
Actas de manifestaciones o de referencia en las que el notario reeja
las declaraciones efectuadas por una persona.
En realidad todas las anteriores, excepto las actas en las que se emite
un juicio de efectos jurdicos, se pueden subsumir en la categora general de
actas de presencia porque en denitiva acreditan lo mismo, lo que el Notario
ve, oye o percibe por sus sentidos.
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4. Lmites
El Notario no podr realizar actas en el interior de establecimientos
pblicos sin solicitar autorizacin al responsable o persona que juzgue ms
idnea. Si le es denegada se limitar a hacerlo constar as. Por establecimiento pblico debe entenderse aquellos de naturaleza comercial, industrial o
profesional abiertos al pblico.
Pero tiene una gran trascendencia prctica la discusin suscitada en torno a si es correcta la actuacin del Notario cuando desde la va pblica reeja
en acta lo que acontece en el interior de un establecimiento pblico.
Para Antonio Domnguez Mena (2006) no es contrario a la ley, la constatacin en acta de presencia de cuanto acontece en el interior de un establecimiento mercantil, que por su disposicin, deja ver desde la calle lo que
ocurre en la zona de atencin a los clientes.No se est violando el domicilio
pues se trata de un establecimiento abierto al pblico de forma voluntaria
y el Notario no debe identicarse pues la diligencia no se entiende con una
persona concreta y adems se trata de constatar hechos perceptibles por cualquier persona desde la va pblica, no desde el interior del establecimiento.
El Notario nicamente est obligado a identicarse en los supuestos del art.
202 del RN (actas de noticacin y requerimiento) y art 198.9 (actos pblicos).
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Pero, como dice Domnguez Mena, sera mucho ms discutible la posibilidad de prestar la funcin notarial cuando se pretenda consignar en acta lo
que se perciba desde la calle y acontece en un domicilio privado.
Los edicios de titularidad pblica, en principio, quedan fuera de la competencia funcional del Notario. En los establecimientos dependientes del Ministerio de Defensa la autorizacin de actas estara atribuida a los miembros
del Cuerpo Militar de Intervencin de acuerdo con lo establecido en el art. 38.1
de la Ley 39/2007, de 19 de noviembre, de la carrera militar. Aqui tendra su
enaje el supuesto previsto en el art. 62 de la Ley de Contratos del Sector Pblico.
En los actos pblicos ser necesario ponerlo en conocimiento de la persona que presida el acto, pero stas no podrn oponerse al ejercicio de la
funcin notarial una vez cumplido este requisito sin perjuicio de que el Notario haga constar su oposicin.
Por actos pblicos debe entenderse tanto los ociales como los regulados por Derecho privado como es el caso de las juntas de accionistas, comunidades de propietarios, etc.
Segn el art. 198.1.9, el Notario se limitar a reejar las incidencias
que surjan durante el desarrollo del acto, no el acto completo porque se
sobrepasaran los lmites determinados por el inters legtimo del requirente y adems se invadiran las funciones propias del secretario del acto. Caso
distinto es que alguna norma requiera la presencia del Notario para levantar
acta completa del desarrollo del acto.
Las actas no podrn, de acuerdo con el art. 198.7 del RN, recoger en
ningn caso conversaciones telefnicas por la imposibilidad de identicar a
las partes, pero s los mensajes de texto o los correos electrnicos porque s
es posible la identicacin del remitente. Por algn autor se ha suscitado la
posibilidad de levantar actas de videoconferencias.
Tampoco podr efectuar preguntas porque no tiene competencias para
investigar hechos, slo para reejarlos.
Cualquiera que sea el tipo de acta, el Fedatario pblico habr de comprobar que el contenido de la misma y de los documentos a los que haga
referencia no es contrario a las leyes y al orden pblico. Es sta una cuestin
importante por cuanto las actas, a diferencia de los negocios jurdicos cuyo
contenido est ms o menos tipicado y son susceptibles de un control relativamente sencillo, reejan multitud situaciones que escapan a toda generalizacin. Como sealan Carlos Sols Villa y Francisco Javier Morillo (2007), dos
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Por otra parte, en los pases ajenos al sistema notarial latino, sobre todo
los anglosajones, se produce un rechazo hacia las copias notariales al aparecer nicamente la rma del Notario y no la de los otorgantes.
Para salvar esta contradiccin entre sistemas notariales es por lo que
el art. 207.2.2 del RN permite la legitimacin de rmas de documentos de
contenido negocial que han de surtir efectos en el extranjero mediante un
acta de exhibicin de cosas y documentos que se asemeja por su contenido
a una escritura.
Esta acta, por tanto, contiene una identicacin de los interesados que
declararn que las rmas son las suyas si el documento ha sido rmado con
anterioridad, que conocen el contenido del documento y que quieren que
produzca efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por leyes extranjeras. Asimismo el acta debe incluir juicio de capacidad y suciencia de
facultades y se le unir un ejemplar del documento, original o fotocopia.
Una vez autorizada el acta y como consecuencia de la misma, se procede a
extender el testimonio de legitimacin de rmas en el documento privado,
basndose la legitimacin en haber sido puestas las rmas ante el Notario
o en el reconocimiento que hace el rmante. En el testimonio se har breve
resea del acta. A su vez en el acta se expresar, literalmente o en relacin,
el texto del testimonio de legitimacin.
Existe una segunda excepcin a la limitacin establecida para la legitimacin de rmas en documentos de contenido negocial. Se trata de los
documentos recogidos en el prrafo 2 del art. 259 del RN: letras de cambio y
dems documentos de giro, plizas de seguro y reaseguro y en general, los
documentos utilizados en la prctica comercial o que contengan declaraciones de voluntad. Se pueden citar, entre estos ltimos, el documento de adopcin, determinados poderes para actuar ante la administracin tributaria, la
compraventa de aeronaves construidas en el extranjero, nombramiento de
cargos societarios, transmisin de derechos sobre la propiedad intelectual o
industrial y en general todos aquellos no comprendidos en el art. 1280del
CC o en algn otro precepto que exija la escritura pblica como requisito de
validez o de ecacia.
Pues bien, si la rma ha sido puesta en presencia del Notario para la
legitimacin bastar el simple testimonio. Pero cuando en estos documentos
la rma ha sido puesta antes de comparecer ante el Notario es necesario realizar el acta a la que se reere el art. 207.2.3 del RN.
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que el obligado a dar alguna cosa lo est tambin a conservarla con la diligencia de un buen padre de familia.
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Baste anotar aqu brevemente que el correo certicado no hace prueba fehaciente de su entrega al destinatario, ni del contenido del documento remitido.
El destinatario de la noticacin o requerimiento tiene derecho a contestar de acuerdo con lo que establece el art. 204 del RN dentro de la misma
acta en el plazo improrrogable de dos das hbiles. No podr efectuar a su
vez otros requerimientos o noticaciones porque debern ser objeto de otra
acta. Los gastos de contestacin son de cuenta del requirente, pero si su
extensin excediera del doble del requerimiento o noticacin iniciales, el
exceso ser de cargo del que contesta. Se podr realizar la contestacin en el
mismo acto cuando la noticacin se efecta por el propio Notario o bien en
una comparecencia posterior.
Por ltimo, leyes especiales pueden establecer requisitos especcos
para la prctica de las actas de noticacin y requerimiento.
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En todo caso, en la redaccin de este tipo de actas debe tenerse presente la limitacin contenida en el art. 145.3.6 del RN en virtud de la cual no se
puede formalizar un acto o contrato bajo una forma documental que no se
corresponda. Es decir, que cualquier declaracin de voluntad que constituya,
modique o extinga un negocio jurdico debe hacerse constar en escritura o
pliza intervenida.
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BIBLIOGRAFA
DOMNGUEZ MENA, A. (2006).Actas a pie de calle. El Notario del Siglo XXI n8.
Madrid: Notarial de Madrid: Madrid.
DOMNGUEZ MENA, A. (2010).El acta de notoriedad en Derecho Espaol. Conferencia en prensa.
GOM SALCEDO, J.E. (1992).Derecho Notarial. Madrid: Dykinson.
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Requisitos formales
En la redaccin de las actas debern observarse todos los requisitos formales previstos en la normativa notarial en cuanto al encabezamiento con
nmero de protocolo, grafa, espacios en blanco, mrgenes, nmero de lneas por plana o correccin de errores. Por lo que respecta al papel, las notaras militares carecen del papel especial para documentos notariales. En consecuencia y como medida de seguridad los documentos autorizados por los
Fedatarios Militares debern realizarse, salvo circunstancias excepcionales,
en papel ocial, numerando, rubricando y sellando con el sello de la Notara
Militar todas las hojas.
Idioma
Las actas se redactarn en castellano o espaol pues este es el nico
idioma ocial en las Fuerzas Armadas.
Requisitos internos
Es esencial el control de legalidad en el contenido de las actas por lo
que no deben aceptarse en depsito, protocolizarse o remitirse sobres o documentos sin que previamente se haya comprobado su contenido.
Por la misma razn, si el acta se reere a algn documento redactado
en lengua que el Interventor desconoce, deber venir acompaado por su
traduccin ocial. Si conoce la lengua deber consignarlo as.
Debe tenerse tambin en cuenta, en lo que respecta al contenido, la
nalidad instrumental que pretende el acta por lo que, de acuerdo con el
art. 145.3.6del RN, deber evitarse documentar mediante este instrumento
declaraciones de contenido negocial cuyo encaje apropiado es la escritura
pblica.
A la hora de ejercer su funcin el Fedatario Militar tendr presente los
lmites derivados del respeto a los derechos fundamentales, sobre todo teniendo en cuenta que se est actuando dentro de un recinto militar, en muchas ocasiones prcticamente aislado y donde, en consecuencia, la lnea de
separacin entre lo pblico y privado est muy difuminada.
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la matriz con expresiones siguen las rmas o estn las rmas. Adems,
en la clusula de suscripcin se deber hacer constar su el correspondencia
con la matriz, requisito ste que no resulta evidente de la lectura del art. 241
del RN, donde se regula el contenido de esta clusula.
Actas ms usuales
Las actas ms frecuentes en zona de operaciones suelen ser las de presencia y dentro de las de presencia las de exhibicin de cosas. Normalmente
estas actas tendrn como nalidad reejar el estado en que se encuentra
un determinado objeto ya sea tras un accidente, traslado, etc. Se iniciarn
normalmente a requerimiento de la autoridad competente, practicndose a
continuacin las diligencias pertinentes.
La labor de redactar las diligencias con una adecuada descripcin del
objeto queda hoy en da enormemente facilitada con la posibilidad
de incorporar fotografas ya sea en original o en copia. En este ltimo supuesto debern ser debidamente testimoniadas por el propio
Fedatario Militar. Tampoco es necesario que se redacten en el lugar
del hecho pues normalmente se carecer de medios para ello. Bastar
que se tomen notas sucientes para luego efectuar la diligencia en la
ocina de Intervencin.
El art. 199 del RN nos dice que el acta de presencia no podr extenderse a hechos cuya constancia requiera conocimientos periciales. En
realidad lo que quiere decirse es que la constatacin de los hechos no
puede resultar mediatizada por la valoracin que de los mismos pueda hacer un perito. En la prctica se dan actas mixtas de presencia y
de manifestaciones en las que a la pura percepcin del hecho se aaden las declaraciones de un perito. Por ejemplo en un acta se acredita
por el Fedatario la existencia de unos daos y por parte del perito se
hace una valoracin del alcance de los mismos, valoracin que tendr
el alcance que proceda. En todo caso la actuacin del Fedatario y la
del perito deben quedar claramente diferenciadas.
Tambin se puede solicitar del Interventor que asista a la destruccin
de material obsoleto o deteriorado por el uso. Son actas de presencia
pero que implican una cierta actividad de control por parte del Fedatario Militar. Su realizacin no supone mayor dicultad.
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BIBLIOGRAFA
CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO. (2007).Informe sobre las llamadas Actas de
Invitacin. Madrid.
INTERVENCIN GENERAL DE LA DEFENSA. (2007).Fe Pblica en las Fuerzas Armadas. Prontuario. Madrid: Ministerio de Defensa.
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1. Concepto
El ms tradicional se reere al testimonio como la armacin fehaciente, estampada en un documento que es copia o traslado de otro, segn la
cual ste es completamente el a su original.
Ms recientemente se dene el testimonio como aquel documento que
entraa una dacin de fe sobre la concordancia de un documento con su
original o de la pertenencia de una rma manuscrita o electrnica a determinada persona.
Pero tampoco esta denicin es exacta porque los testimonios tambin
pueden referirse a juicios realizados por el notario como es el caso del testimonio de vigencia de leyes o incluso a traducciones efectuadas por el Notario si conoce el idioma en que est redactado el documento.
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Siendo difcil dar una denicin omnicomprensiva del testimonio, incluso el Reglamento evita hacerlo, es mejor concretar el mbito de aplicacin de
este documento notarial acudiendo a su contenido, contenido que por otra
parte est sujeto a numerus clausus. En efecto, el artculo 144 del Reglamento Notarial en su ltimo prrafo dice: Los testimonios, legalizaciones y
dems documentos notariales que no reciban la denominacin de escrituras
pblicas o actas, tienen como delimitacin, en orden al contenido, la que el
Reglamento les asigna.
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3. Clases de testimonio
I. Los testimonios se pueden clasicar por su forma en:
a) Totales o parciales
En los parciales se reproduce nicamente una parte del documento original
Hacindose constar que en lo omitido no hay nada que ample,
restrinja, modique o condicione lo transcrito.
b) Literales o en relacin
Los primeros implican una reproduccin literal del documento
que se exhibe al notario, mientras que el testimonio en relacin
contiene un extracto del original.
II. De acuerdo con su regulacin reglamentaria los testimonios pueden
ser:
Testimonios por exhibicin.
Testimonios de vigencia de leyes.
Testimonios de legitimacin de rmas.
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Existe una gran coincidencia por lo que se reere al objeto de este tipo
de testimonios y las actas de exhibicin de cosas y documentos. En la prctica
la eleccin entre uno y otro documento vendr determinada por el inters
de su conservacin en el Protocolo ya que este garantiza una mejor acreditacin del hecho en cuestin. En todo caso hay que hacer notar que el art. 363
del Reglamento del Registro Civil slo admite el acta como medio de acreditacin de la existencia de una persona.
Lmites
No se pueden testimoniar por exhibicin, segn el art. 252 del RN, los
siguientes documentos:
1. Matrices, lo que es evidente porque de documento matriz slo se
pueden expedir copias.
2. Los redactados en lengua no ocial en el lugar de expedicin del
testimonio y que el Notario desconozca, salvo que se les acompae
traduccin ocial.
3. Los documentos privados que debindose presentar ante la Administracin Tributaria, no lo hayan sido.
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prevista en el art. 207.2.3 y que no ha sido modicado ni derogado por la mencionada reforma. Gom Lanzn (2007) es partidario de una solucin eclctica
que llevara a admitir como regla general el reconocimiento directo sin acta
salvo, por prudencia, en los supuestos contemplados en el prrafo segundo del
art. 259 por tratarse de declaraciones de voluntad o documentos mercantiles.
Tambin se discute por la doctrina si el art. 259 contiene un numerus
clausus de procedimientos o si la inclusin por el legislador del trmino
podr permite considerar lo dispuesto por este precepto como una lista
abierta. La discusin es relevante por cuanto afecta a la posibilidad de utilizar el DNI o el pasaporte como medio de cotejar la rma cuya legitimacin
se pretende. La opinin mayoritaria es favorable a considerar que el actual
Reglamento no establece una lista cerrada de medios legitimadores y que
por tanto es factible el cotejo con el pasaporte o DNI.
En denitiva tanto en el DNI como en el pasaporte las rmas se ponen
en presencia de un funcionario, titular de fe pblica general, por lo que se
puede fcilmente sostener que dichas rmas han quedado sucientemente
acreditadas. En apoyo de esta tesis puede citarse adems el art 1.2 del RD
1553/2005 que establece que el Documento Nacional de Identidad acredita
los datos personales consignados en el mismo.
Ms difcil resulta mantener que las rmas que aparecen en otros documentos como pueden ser el carn de conducir o la tarjeta de identidad
militar (TIM) sirvan como instrumentos de cotejo ya que no han sido puestas
en presencia de funcionario pblico al ser tramitados.
Supuestos especiales de legitimacin de rmas
Pueden considerarse como supuestos especiales la legitimacin de rmas de funcionarios en el ejercicio de sus cargos y las legitimaciones de la
huella digital y de la rma electrnica.
De acuerdo con el art. 257 del RN, la nota de visto y legitimado, con
la fecha y todos los elementos de autorizacin notariales puestas al pie de
cualquier documento ocial, o expedido por funcionario pblico en el ejercicio de su cargo es testimonio de que el notario considera como autnticas,
por conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las rmas de los
funcionarios autorizantes y hallarse stos, segn sus noticias, en el ejercicio
de sus cargos a la fecha del documento.
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Pues bien, en aquellos casos en los que la escritura sea requisito esencial, se deber denegar la legitimacin de rmas porque estaremos ante un
negocio nulo, inexistente.
En los supuestos en los que la forma es forma de valer la cuestin sera
ms discutible puesto que el negocio jurdico es vlido con independencia de
la forma utilizada si bien su reejo en escritura pblica, adems de proporcionar control de legalidad, tiene otras ventajas aadidas (inscripcin registral,
prueba plena, carcter ejecutivo).Existen, sin embargo, opiniones favorables
a la posibilidad de legitimar las rmas puestas en documentos privados, legitimacin que vendra justicada por la necesidad de agilizar el trco jurdico.
Sin embargo, una mayora de autores coincide en la necesidad de restringir la legitimacin de rmas en aquellos negocios jurdicos para los que
alguna norma y no slo el art. 1280, exija la escritura pblica aunque no sea
requisito esencial para su validez y en este sentido es como debe interpretarse el primer prrafo del art. 258 del RN.
Todo ello, porque como dice Vallet de Goytisolo (1979) la seguridad
jurdica negocial mediante la actuacin notarial plasmada en la redaccin
cualicada y autenticada de la escritura pblica alcanza su logro en el mximo grado posible.
La nalidad ltima del art. 258 es evitar la confusin entre los sistemas
de notariado anglosajn y latino. El notario anglosajn es un mero legitimador de rmas y no se responsabiliza del contenido del documento. En caso
de disputa ser necesario acudir a los Tribunales. El sistema latino en cambio
tiene un carcter cautelar o preventivo. El Notario espaol al responsabilizarse de la redaccin del instrumento pblico asegura la realizacin espontnea
del Derecho sin necesidad de acudir a la tutela judicial.
Legitimacin de rmas y acta de exhibicin de documentos
En determinadas circunstancias y para ciertos documentos el Reglamento notarial establece una excepcin: necesariamente la legitimacin debe
venir precedida por la tramitacin de un acta de exhibicin de cosas y documentos. Se trata de los documentos privados que han de surtir efectos en el
extranjero y de aquellos de contenido negocial que por excepcin pueden
legitimarse(los del prrafo segundo del art. 259) pero cuya rma ha sido
puesta antes de comparecer ante el Notario.
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Para el supuesto de documentos que han de surtir efectos en el extranjero el acta a la que hacemos referencia viene regulada en el art. 207.2.2
del RN. Se trata de una excepcin prevista en el art. 258 al principio general
de prohibir la legitimacin de rmas de documentos privados cuando la
forma exigible es la escritura pblica. Como dice Gom Salcedo (1990) en
los pases anglosajones son a veces acogidas con recelo las copias autorizadas de escrituras pblicas, generalmente poderes, porque estn acostumbrados a examinar el original rmado por el interesado. En los pases de
sistema anglosajn la norma es admitir poderes extendidos en documento
privado si la rma est legitimada por el notario y en cambio se miran con
suspicacia las copias notariales sin rma. Como sabemos, en los sistemas
latinos las copias no son rmadas por los otorgantes y nicamente aparece
la autorizacin del Notario. Por ello y para posibilitar la ecacia en el extranjero de documentos privados el Reglamento permite la legitimacin de
las rmas mediante un acta que tiene incluso elementos de una escritura
pues debe contener el juicio de capacidad y la fe de conocimiento adems
de la declaracin de los interesados de que conocen el contenido del documento.
Para los documentos de contenido negocial en los que el interesado ha
puesto su rma antes de comparecer ante el Notario el art. 207.2.3 del RN
tambin regula un acta que posibilita su legitimacin. Su contenido se reere bsicamente a la percepcin que el Notario tiene del reconocimiento que
de su propia rma efecta el requirente.
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partidarios de una amplia exibilidad, la mayor parte de la doctrina se inclina por la teora de la equivalencia de formas en virtud de la cual en todo
documento extranjero habra que exigir al menos una identicacin y un
juicio de la capacidad del compareciente, as como la legitimacin efectuada
por el Notario del pas de que se trate.
Cuestin distinta, que se estudia en otro lugar, es la de la legalizacin
de la rma del Notario extranjero.
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9. Requisitos formales
Como requisitos formales el art. 262 establece que el testimonio se extender en el propio documento. De no ser posible, la diligencia del testimonio se realizar en folio de papel timbrado exclusivo para documentos
notariales que se unir al documento testimoniado.
Si el testimonio se extendiese en folios de papel exclusivo para documentos notariales se resear su numeracin en la diligencia. En la diligencia
ha de constar el lugar y la fecha y deber autorizarse con signo, rma, rbrica y sello del notario y el de seguridad creado por el Consejo General del
Notariado.
Los testimonios se caracterizan por su simplicidad y por ello en la prctica se tiende a efectuar diligencias con un texto muy breve cuando, por
ejemplo, se testimonian fotocopias. El art. 271 del RN permite usar cajetines
o medios de impresin adecuados para los testimonios de legitimidad de rmas de funcionarios y particulares y las legalizaciones notariales.
Por ltimo indicar que en la diligencia se resear, en su caso el nmero
que corresponda a la anotacin del documento en el Libro Indicador.
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Por ltimo sealar que la circular 30/2002 del Colegio de Notarios de Madrid se anticipaba a la mencionada reforma del art. 252.2 al establecer que el
Notario deber dejar constancia en la diligencia en virtud de la cual efecta
el testimonio de que conoce la lengua en que est redactado el documento o
bien que ha conocido su contenido mediante la traduccin que lo acompaa.
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BIBLIOGRAFA
GOM LANZN, I. (2007). Nueva Legislacin Notarial Comentada (PP.735, 748)
Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
GOM SALCEDO, R. (1992). Derecho Notarial (pp 203, 252, 255, 256). Madrid:
Dykinson
CHAVES RIVAS, A. (2007).Legitimacin de rmas a travs del DNI Una omisin
subsanable? El Notario del siglo XXI, n13.Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
RODRGUEZ ADRADOS, A. (1974) La autenticidad de las fotocopias y otras cuestiones. Revista de Derecho notarial n84
VALLET DE GOYTISOLO, J. (1979). Documentos privados. Legitimacin de rmas
y documentos pblicos. Revista de Derecho Notarial n103
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3. Procedimientos
El Reglamento Notarial establece dos procedimientos para la legalizacin de rmas notariales: la realizada por el cnsul del pas en el que el instrumento va a tener efecto y la legalizacin a travs de rganos espaoles.
La legalizacin por el Cnsul del pas respectivo viene amparada por el
art. 268 del RN, pero encuentra dicultades de aplicacin prctica, porque
como dice Gom Salcedo (1992), los cnsules extranjeros a veces preeren
no asumir esa responsabilidad o no se estiman facultados por su legislacin
interna.
La realizada por rganos espaoles sigue los siguientes trmites: la rma del Notario ser legalizada por el Decano del Colegio Notarial o en su
caso por el Decano accidental. A su vez la rma del Decano ha de ser legalizada por la Direccin General de Registros y del Notariado en el Ministerio
de Justicia y por ltimo se aadir la legalizacin del Ministerio de Asuntos
Exteriores.
4. La apostilla de La Haya
El Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 busca soslayar los inconvenientes prcticos derivados de la complejidad de los trmites previstos en el procedimiento diplomtico de legalizacin de rmas. En virtud del
Convenio los pases rmantes han de sealar los rganos internos competentes para legalizar documentos con validez internacional. Fue raticado por
Espaa mediante Instrumento de 10 de abril de 1978.
El art. 269 del RN se remite al Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre,
donde se determinan las autoridades competentes para realizar la apostilla
o legalizacin prevista en el Convenio de La Haya. Es necesario indicar que el
Convenio no ampara nicamente los documentos notariales sino tambin los
judiciales y administrativos.
En el mbito notarial las autoridades competentes para efectuar la legalizacin son los Decanos de los correspondientes Colegios Notariales estampando en el documento una apostilla o clusula que debe ajustarse a un
modelo ocial y que tiene la forma de un cuadrado de nueve centmetros de
lado. La apostilla se est convirtiendo en el procedimiento usual de legaliza69
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cin ya que cada vez son ms numerosos los pases adheridos al Convenio y
sobre todo aquellos con los que Espaa mantiene un mayor trco jurdico.
Subrayar que la tendencia actual en las relaciones internacionales se
orienta hacia la supresin del trmite de legalizacin, incluso de la apostilla
de La Haya, como ha ocurrido en el mbito judicial tras la rma del Convenio
de Bruselas de 16 de septiembre de 1988 sobre reconocimiento y ejecucin
de resoluciones judiciales. La doctrina notarial es contraria a la supresin del
trmite de legalizacin por la prdida de garantas que ello supone.
BIBLIOGRAFA
GOM SALCEDO, J.E. (1992). Derecho Notarial (p. 219) Madrid: Dykinson.
VARIOS AUTORES. (2007): Legislacin Notarial. Contestaciones urgentes al programa de las oposiciones al ttulo de Notario, adaptado al nuevo Reglamento
Notarial. Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
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En la actualidad el sistema ha cambiado totalmente pues la pliza original se archiva en el LibroRegistro o en el protocolo y lo que circula es la
copia que es un traslado autntico del original custodiado con lo que se hace
innecesaria la presentacin de la certicacin. El sistema de certicaciones
subsiste para las plizas intervenidas con anterioridad a la reforma.
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La regla prctica ms segura es, sin embargo, extender el poder en escritura pblica siguiendo el principio general del art. 258 del RN.
Cuando haya de cotejarse la rma mediante algn documento de
identidad los medios ms seguros de cotejo son el DNI o el pasaporte.
No as la tarjeta militar de identidad (TIM) o el permiso de conduccin
ya que sus rmas no suelen ser puestas en presencia de los funcionarios encargados de su tramitacin. No es posible, por tanto, tener certeza de la veracidad de las rmas que aparecen en estos documentos.
Por lo que respecta a las huellas digitales, la legitimacin deber hacerse preferentemente con la impresin de uno de los dos dedos ndices de acuerdo con lo dispuesto en el art. 191 del RN.
Tambin debe evitarse realizar testimonios de poderes porque est
plenamente reconocida la doctrina de que el poder se acredita mediante la exhibicin del ttulo (la copia del poder autorizada por el
Notario).Por lo tanto el testimonio del poder no tiene valor sustitutorio suciente para ejercitar las facultades correspondientes. El poder
puede revocarse mediante la retirada de la copia, pero si el apoderado dispone de testimonios se crea una apariencia jurdica que puede
redundar en perjuicio del poderdante.
En todos los testimonios deber apreciarse inters legtimo en el solicitante y que el contenido del documento no sea contrario a las leyes
o al orden pblico. En caso contrario el Fedatario Militar podr denegar su actuacin.
El Fedatario Militar no dispone del papel timbrado numerado exclusivo para documentos notariales propio de las notaras civiles. No
obstante, como medida de seguridad, los testimonios, cuando no se
efecten en el documento original como es el caso del testimonio de
legitimacin de rmas, debern realizarse en papel ocial, rubricando, numerando y sellando con el sello de la Notara militar cada una
de las pginas si son varias. La diligencia se extender en la ltima
pgina dejando constancia del nmero de pginas y del nmero del
asiento correspondiente en el Libro Indicador.
Aunque la Instruccin n1/2006 no lo seale, el Fedatario Militar debera llevar en zona de operaciones un Libro Indicador separado del
protocolo en el que se conservarn los testimonios realizados. Como
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los testimonios no forman parte del protocolo, es conveniente y necesario conservar alguna referencia de los mismos por si es preciso
contrastar su veracidad.
El Libro Indicador tiene carcter anual y en territorio nacional se conserva en la ocina de la Notara, no remitindose al Archivo de Protocolos. Sin
embargo, dadas las especiales circunstancias que se dan en las zonas de operaciones, una vez transcurrido el ao los Libros Indicadores de las notaras
militares deberan remitirse al Ministerio de Defensa para su conservacin y
custodia.
El Libro Indicador constar de dos secciones, en la primera pgina de
cada una de las secciones se extender nota de apertura y en la nal otra de
cierre. Las notas de apertura y cierre han de autorizarse con rma entera.
En la primera seccin se registrarn mediante asientos numerados consecutivamente para cada anualidad las actuaciones realizadas y se consignarn
las circunstancias necesarias para su identicacin. En la segunda seccin se
incorporarn mediante hojas numeradas las reproducciones de los testimonios realizados.
Una ltima nota en relacin con el Libro Indicador. El Reglamento Notarial deja cierta discrecionalidad en relacin a las copias de los testimonios
que han de incorporarse al mismo. El art. 264 del RN permite al Fedatario,
bajo su responsabilidad, excluir la incorporacin de los testimonios por exhibicin que tengan por objeto documentos sucientemente identicables.
Por sucientemente identicables deben entenderse aquellos que son
de fcil cotejo como puede ser el caso del documento nacional de identidad
o de los documentos que forman parte de un expediente administrativo.
En todo caso recordar que el precepto es restrictivo y que la exclusin se
har bajo la responsabilidad del Fedatario Militar.
Por ltimo, cabe preguntarse qu sentido tiene la legalizacin prevista
en la Instruccin n1/2006 de la Intervencin General de la Defensa y que
reeja lo dispuesto en el art. 2 del Decreto de 25 de septiembre de 1941.
La Instruccin establece en el punto 2 del apartado correspondiente al ejercicio de la Notara militar que las copias de los documentos expedidos por
el Interventor destacado autorizante debern estar legalizadas por el Jefe
de la Plana Mayor de Mando de las Fuerzas expedicionarias. Se tratara de
una legalizacin anloga a la de las rmas notariales, es una declaracin que
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BIBLIOGRAFA
INTERVENCIN GENERAL DE LA DEFENSA. (2007): Fe Pblica en las Fuerzas Armadas, Prontuario.
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