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OPERACIONES DE
TRANSPORTE

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M.B.D.

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12.04.12

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OPERACIONES DE
TRANSPORTE
Documento Elaborado por AJANI S.A.C.
Divisin Transportes para la Gestin de
Operaciones de Transporte por Carretera
en Vehculos Pesados

NDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

OBJETIVO............................................................................................................................ 2
ALCANCE............................................................................................................................ 2
REFERENCIAS LEGALES Y NORMAS APLICABLES.........................................................2
ESPECIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................5
REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIN..............................................................8
ESQUEMA DE COMUNICACIONES....................................................................................8
CAMBIOS, ANULACIONES, RECLAMOS Y SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES. .9
REVISIONES Y MEJORA CONTNUA..................................................................................9

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OBJETIVO
Establecer, documentar y mantener un estandar que determina los
lineamientos para la realizacin del servicio de transporte terrestre de
carga tanto de productos qumicos, carga regular y cargas especiales,
con la finalidad de optimizar el control de operaciones y lograr la
satisfaccin del cliente tanto interno como externo.
1.

ALCANCE
Se aplica a todo el proceso de operaciones de transporte que se realicen
en el Per, comprendindose desde la cotizacin hasta la facturacin.
2.

3.

REFERENCIAS LEGALES Y NORMAS APLICABLES

A efectos del cumplimiento tcnico y legal en el Per, se consideran las


siguientes normas:
o Referidas al Trnsito Terrestre, Inspecciones Vehiculares y
Seguros Obligatorios
Ley N 27181
Ley General de Transporte y Trnsito
Terrestre
Ley N 28839
Ley que modifica los artculos 30 y 31 de la
Ley N 27181, referido al Seguro Obligatorio de Accidentes de
Trnsito (SOAT) e incorpora el artculo 431-A al Cdigo Penal
Ley N 29237
Ley que crea el Sistema Nacional de
Inspecciones Tcnicas Vehiculares
D.S. 033-2001-MTC
Reglamento Nacional de Trnsito
D.S. 049-2000-MTC
Reglamento
Nacional
de
Responsabilidad Civil y Seguros Obligatorios por Accidentes
de Trnsito
D.S. 028-2006-MTC
Modifican el Reglamento Nacional de
Trnsito
D.S. 032-2006-MTC
Modifican el Reglamento Nacional de
Trnsito
D.S. 004-2007-MTC
Modifican el Reglamento Nacional de
Administracin de Transporte
D.S. 011-2007-MTC
Modifican el Reglamento Nacional de
Administracin de Transporte
D.S. 022-2007-MTC
Modifican cronograma de exigibilidad
del Certificado de Operatividad para vehculo de transporte
de mercancas a la que se refiere el D.S. 004-2007-MTC
D.S. 019-2008-MTC
Modifican
anexo
Cuadro
de
tipificacin, multas y medidas preventivas aplicables a las
infracciones de trnsito terrestre del Registro Nacional de
Trnsito.

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D.S. 025-2008-MTC
Reglamento Nacional de Inspecciones
Tcnicas Vehiculares
D.S. 041-2008-MTC
Modifican D.S. 025-2008-MTC
D.S. 024-2009-MTC
Modifican D.S. 025-2008-MTC
D.S. 006-2010-MTC
Modifican D.S. 025-2008-MTC
D.S. 015-2010-MTC
Modifican D.S. 025-2008-MTC
D.S. 016-2009-MTC
Texto nico Ordenado del Reglamento
Nacional de Trnsito Cdigo de Trnsito
D.S. 022-2009-MTC
Modifican D.S. 016-2009-MTC
D.S. 025-2009-MTC
Modifican D.S. 016-2009-MTC
D.S. 029-2009-MTC
Modifican D.S. 016-2009-MTC
D.S. 009-2010-MTC
Modifican D.S. 016-2009-MTC
D.S. 058-2003-MTC
Reglamento Nacional de Vehculos
D.S. 035-2004-MTC
Modifican el Reglamento Nacional de
Vehculos
R.D. N16218-2007-MTC/15 Prorrogan
vigencia
de
autorizaciones otorgadas a Entidades Certificadoras de
Operatividad Vehicular que operan fuera de Lima. Aprueban
la calcomana oficial e Inspeccin Tcnica Vehicular y
modifican la Directiva N001-2007-mtc/15, aprobada por la
R.D. N4000-2007-MTC/15
R.D.15403-2007-MTC/15
Establecen
disposiciones
complementarias para la aplicacin del D.S. 037-2007-MTC
que establece el control de cinturones de seguridad en el
marco del Plan Tolerancia Cero.
Resolucin del Consejo Directivo de OSITRAN 023-2003CD/OSITRAN
Aprueban Reglamento de Infracciones y
Sanciones
Resolucin del Consejo Directivo de OSITRAN 036-2004CD/OSITRAN
Reglamento general de Supervisin
Resolucin del Consejo Directivo de OSITRAN 077-2005CD/OSITRAN
Modifican Resolucin del Consejo Directivo
de OSITRAN 023-2003-CD-OSITRAN
Resolucin del Consejo Directivo de OSITRAN 005-2007CD/OSITRAN
Modifican Resolucin del Consejo Directivo
de OSITRAN 023-2003-CD-OSITRAN

o Referidas al Transporte de Materiales Peligrosos


Ley N 28256
Ley que regula el transporte terrestre de
Materiales y Residuos Peligrosos
D.S. 021-2008-MTC
Reglamento Nacional de Transporte
Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos.
D.S. 030-2008-MTC
Modifican
D.S.
021-2008-MTC
(Restituye control hidrocarburos a OSINERGMIN)
D.S. 043-2008-MTC
Modifican D.S. 021-2008-MTC

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D.S. 047-2007-MTC
Modifican
D.S.
021-2008-MTC
(Suspensin Exigencia Brevetes MatPel hasta Diciembre
2011)
R.D. 040-2008-MTC/14 Aprueban formatos correspondientes
al transporte de materiales o residuos peligrosos por
ferrocarril (Nota: se considera como referencia tcnica
mas no como obligacin directa)
Ley 28305 Ley de Control de Insumos Qumicos y Productos
Fiscalizados
Ley 29037 Ley que modifica la Ley 28305 y el Cdigo Penal
sobre Delito de Trfico Ilcito de Drogas
D.S. 092-2007-PCM
Normas Reglamentarias a la Ley
29037
Ley 29251 Ley que modifica la Ley 28305
D.S. 030-2009-PRODUCE
Texto nico Ordenado de la Ley
28305, Ley del Control de Insumos Qumicos y Productos
Fiscalizados
Decreto Ley 1103
Medidas de Control y Fiscalizacin en
la Distribucin, Transporte y Comercializacin de Insumos
Qumicos que puedan ser Utilizados en la Minera Ilegal.

o Referidas a la Salud y Seguridad en el Trabajo


Ley N 28551
Ley que establece la obligacin de elaborar
y presentar Planes de Contingencia
Ley N 29783
Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
D.S. 009-2005 TR
Reglamento de Seguridad y Salud
en el Trabajo
D.S. 030-2007-MTC
Sistema
de
Comunicaciones
en
Situaciones de Emergencia
Resolucin Directoral 031-2009-MTC/16 Lineamientos
para
elaborar un Plan de Contingencia para el transporte terrestre
de materiales y/o residuos peligrosos en el sub sector
transportes.
D.S. 055-2010.EM
Reglamento de Seguridad y Salud
Ocupacional en Minera
Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
o Referidas al Medio Ambiente y Manejo de Residuos
Ley N 27314
Ley General de Residuos Slidos
Ley N 28611
Ley General del Ambiente
D.S. 047-2001-MTC
Establecen
Lmites
Mximos
Permisibles de emisiones contaminantes para vehculos
automotores que circulen en la red vial
D.S. 002-2003-MTC
Modifican el D.S. 047-2001-MTC
D.S. 012-2005-PCM
Modifican el D.S. 047-2001-MTC
D.S. 026-2006-MTC
Modifican el D.S. 047-2001-MTC
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D.S. 029-2005-MTC
Modifican el D.S. 047-2001-MTC
D.S. 007-2002-MTC
Establecen
procedimiento
para
homologacin y autorizacin de equipos a utilizarse en el
control oficial de lmites mximos permisibles de emisin de
contaminantes para vehculos automotores.
D.S. 014-2003-MTC
Modifican el D.S. 007-2002-MTC
Ley N 29263
Ley que modifica diversos artculos del
Cdigo Penal y de La Ley General del Ambiente
D.S. 057-2004-PCM
Reglamento de la Ley N 27314, Ley
general de Residuos Slidos

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ESPECIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Se aplica a todo el proceso de operaciones de transporte, comprendindose


desde la cotizacin, costeo y programacin del transporte, hasta la
facturacin y control final del proyecto desarrollado.
Responsabl
e
COTIZACIN
N

Descripcin

1. Recepciona la solicitud de cotizacin va e-mail o visitas.


2. Se asigna un nmero correlativo para determinar cuantas solicitudes ingresan al
ao.

Se le adjunta a cada solicitud de cotizacin el formato de Hoja de Cotizacin


donde se registran las caractersticas del servicio (tipo de ruta, distancias,
presentacin del producto)

Se enva la solicitud de cotizacin adjunto con la Hoja de Cotizacin al Jefe


de Transporte
Nota: Cuando el contacto o solicitud de cotizacin llegue a travs del Jefe de
Transporte, igualmente ser derivado al Coordinador de Operaciones a fin de que se
mantenga el control correspondiente a las cotizaciones elaboradas en el ao.

Coordinad
or de
Operacion
es

1. Determina si la solicitud va ser cotizada o no.


2. En caso de no cotizarse: Se enva una notificacin de agradecimiento por la
invitacin a cotizar (puede ser por email, escrita o telfono). El Jefe de
Transporte determinar esta situacin en base a disponibilidad de unidades, falta
de informacin, restricciones en pesos y medidas, rutas no cubiertas, servicio de
transporte fuera del giro del negocio, polticas de la empresa y otros.
3. En caso se cotiza: Se determinan las clusulas adicionales de ser necesarias.
Existen clusulas que aparecen en todas las cotizaciones: Seguros (costo por
transporte local o nacional), Permisos (en caso de transporte nacional). Luego, se
determina el costo por el servicio. Los servicios de transporte a cotizar debern
enmarcarse en algunos de los siguientes rubros de operaciones:
A. QUMICOS:
A.1 Slidos (en cualquier tipo de embalaje) o Lquidos (en cilindros o
IBCs) en contenedores de 20 40
A.2 Slidos (ensacados o en cualquier otro tipo de embalaje) o lquidos
(en cilindros o IBCs) en plataformas con barandas
Jefe de
A.3 Lquidos en camin cisterna
Transporte
A.4 Lquidos en isotanques
s
B.
-

LOGSTICOS
B.1 Carga Regular (en plataforma o en furgn)
B.2 Carga Extrapesada (en plataforma o en cama baja)
B.3 Carga Sobredimensionada (en plataforma, en cama baja o en
modular)
B.4 Carga Extrapesada Sobredimensionada(en plataforma, en cama baja
o en modular)

4. Enva la solicitud con las anotaciones correspondientes al coordinador de


Operaciones para realizar la cotizacin.
NOTA: Ser responsabilidad del Jefe de Transporte la determinacin de los precios y
tarifas, en base a los costos estndar establecidos por vehculo y por ruta,
estableciendo asimismo los mrgenes de cobertura de seguridad, riesgo y
finalmente margen comercial.
3

Coordinad
or de

1. Elabora la cotizacin colocando el correlativo (borrador) segn las anotaciones

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(valoracin y clculos) que estn en la solicitud de cotizacin.


2. Se entrega el borrador junto con la solicitud de cotizacin al Jefe de Transportes
para que realice la revisin. Diariamente el coordinador de operaciones
consultar al Jefe de Transportes por las cotizaciones aprobados
NOTA 1: todos los tipos de embalaje para transporte de materiales peligrosos deben
estar homologados y certificados bajo estndar de NACIONES UNIDAS de acuerdo al
riesgo correspondiente al producto a transportar. En el caso de las cisternas,
carrotanques, camiones cisternas e isotanques, los mismos deben contar con las
certificaciones nacionales e/o internacionales requeridas.

Operacion
es

NOTA 2: Es necesario sealar que la Disponibilidad en el transporte no puede ser


determinada con exactitud es por ello que la clusula de Disponibilidad en la
cotizacin seala Con la debida coordinacin anticipada. El coordinador de
operaciones coordina la fecha de realizacin del transporte con el cliente.
NOTA 3: En el caso de que el cliente solicite un contrato luego de haber sido
aceptada la cotizacin, se elabora un contrato y se coloca un correlativo.
NOTA 4: En caso de renovacin de contrato se revisa el contrato anterior y se
determinan si existen modificaciones (si es que hubiera) .Se renueva el contrato con
la aceptacin del cliente y se coloca un correlativo.
NOTA 5: En caso de algunos clientes se elabora un acuerdo de precios con la
aceptacin del mismo, los precios establecidos rigen para las operaciones a realizar.
NOTA 6: En el caso de transporte de productos qumicos donde no exista un
contrato para el transporte, y donde la aceptacin por parte del cliente sea va email, se har referencia a precios establecidos para el mismo producto en contratos
anteriores.

Jefe de
Transporte
s

1. Revisa el borrador de la cotizacin:

De ser conforme lo devuelve para que sea enviado al cliente.

De haber correcciones stas son anotadas en el borrador para que se


realicen las modificaciones respectivas.
2. Enva el borrador corregido al coordinador de Transportes.

Coordinad
or de
Operacion
es

1. Se realizan las correcciones de ser necesario y se regresa a la actividad 4.


2. Una vez aprobada por el Jefe de Transportes la cotizacin, se enva al cliente por
la misma va donde fue recibida su solicitud (fax o e-mail).
3. Se ingresan los datos al sistema. Se archiva las cotizaciones en los files
indicados.

Modificaciones de requisitos

Coordinad
or de
Operacion
es

Confirmacin
7
Coordinad
or de
Operacion
es

1. Recibe la respuesta del cliente.


2. En caso de haber modificaciones se coordina con el Jefe de Transportes y se
procede segn caso:

Se anota en la cotizacin original a mano los cambios realizados.

Se elabora una nueva cotizacin nueva asignndole el mismo correlativo


pero con una letra que lo diferencie (A, B, etc.).

Se enva un mail indicando las modificaciones acordadas.


3. Una vez en que el cliente est de acuerdo en el precio y las condiciones
propuestas, o de no haber modificaciones, se pasa a la actividad 7.

1. Recibe la confirmacin del cliente por medio de:

Orden de servicio

E-mail de confirmacin.

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Fax de confirmacin.

Telfono (*).
2. Se archiva la confirmacin del cliente junto con la Solicitud de Cotizacin, y la
Hoja de Cotizacin
3. Comunica la confirmacin del cliente al Jefe de Transportes (Ir al actividad 12).
Mediante un mail o comunicacin verbal, indicando el N de cotizacin aceptada.
NOTA: En caso especial en que la aceptacin por parte del cliente se a va
telefnica, ser responsabilidad del Jefe de Transportes la determinacin de los
precios y la programacin de las operaciones. Se deber reconfirmar por correo
electrnico o algn otro medio escrito desde AJANI hacia el cliente como evidencia
tanto de la fecha como de las condiciones del acuerdo telefnico alcanzado.
DETERMINACIN DE DISEO Y DESARROLLO

Coordinad
or de
Operacion
es

1. Decide si es necesario realizar Diseo y Desarrollo de la Operacin en base a los


criterios de peso dimensiones y la ruta.
2. Si se realiza Diseo y Desarrollo coordina con el Jefe de Transportes para la
realizacin del mismo. Adicionalmente a ello, y de acuerdo al trabajo que
requiera la Operacin se aplicar el formato, registro o requerimiento
de permiso que le corresponda.
3. Si no se realiza Diseo y desarrollo se pasa a la actividad 11.

DISEO Y DESARROLLO DE PLAN DE OPERACIONES


1.

Coordinad
or de
Operacion
es

Elabora el Plan de Operaciones, el cual esta reflejado en un Diagrama de Gantt y


Plan de Operaciones, donde se ingresa informacin de los trabajos por hacer a
corto, mediano y largo plazo. Esta informacin es revisada a diario por si se
producen cambios en las operaciones. La informacin que se contempla en el
plan es: Tipo de servicio, cliente, origen, destino, carga, n unidades, tiempo
estimado de ejecucin y personal asignado a la operacin, requerimiento de
tercerizar el servicio. Esta informacin es colocada de manera referencial y
puede estar sujeta a cambios.

Jefe de
Transporte 1. Da el VB tanto al GANTT como al Plan de Operaciones que sea desarrollado.
s
PROGRAMACION DE OPERACIONES
10

11

Coordinad
or de
Operacion
es

1. Define en el programa de operaciones a nivel de detalle la realizacin de cada


operacin segn el plan de operaciones. Se le asigna a cada operacin un
nmero correlativo. Dicho nmero ser a partir de ese momento la unidad nica
y principal de trabajo, a la cual se le asignaran los recursos necesarios para
realizar las operaciones y adems servir para su posterior anlisis y
trazabilidad.
NOTA: La Programacin de Operaciones se divide en 4 sub-procesos:
Coordinacin, Recursos, Carga y Despacho.

12

13

Coordinad
or
De
Operacion
es

1.

Realiza el provisional de la operacin de acuerdo al tiempo de viaje estimado. El


provisional ser presentado al Jefe de transporte para su revisin y aprobacin
con al menos 01 da de anticipacin al inicio de operaciones, si es
conforme se procede a enviar a contabilidad el provisional aprobado (sellado y
firmado por el Jefe de Transporte )

Jefe de
Transporte 1. Da el VB al provisional de la operacin propuesta a efectos de enviarlo a
s
contabilidad.

EJECUCION DE LA OPERACIN
Coordinad
or de
1. Los Supervisores y Conductores reciben la instruccin oportuna para la operacin
14
Operacion
a realizar. Para ello, contarn con una Hoja de Ruta que indica el trnsito a
es
realizar y los tiempos para los mismos. Asimismo, cuentan con el Plan de
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Contingencia que incluye informacin necesaria para realizar procedimientos de


Comunicacin, Accin y Evaluacin de Riesgos en determinadas situaciones; as
como la Poltica de Calidad y Misin de la Organizacin.
2. Para Operaciones con Convoy, desde su salida de Lima hasta su destino, se
aplica el ploteo y seguimiento de las unidades mediante el ploteo y seguimiento
de unidades en ruta.
3. El Coordinador de Operaciones quien brinda la informacin al supervisor sobre
las condiciones de carga y descarga y contactos para las coordinaciones de
hospedaje y alimentacin. El supervisor es el nexo entre el cliente y operaciones
4. Asimismo, debern coordinar si la descarga requerir condiciones especiales, y
si los vehculos y choferes debern pernoctar en la operacin en base a los
horarios de llegada o a la complejidad de la maniobra de descarga.

15

Coordinad
or de
Operacion
es

1. Estimando la fecha del retorno del convoy el coordinador de operaciones se


comunica (va email) con el cliente, solicitando el nombre del Agente de
Aduanas, responsable de coordinar la devolucin de los contenedores.
2. En el retorno de las unidades se coordina va telefnica con el responsable de la
devolucin de contenedores (Agente de Aduanas) el cual se encargara del
ingreso de las unidades en el almacn respectivo para la devolucin de los
contenedores.

CIERRE DE OPERACIONES
Rendicin de cuentas
Personal
involucrado 1. Concluida la operacin rinden cuentas del aspecto monetario a travs de la Hoja
16
en la
de Rendiciones y entrega al encargado de rendiciones.
operacin
Control de combustible

17

Choferes

1. Una vez terminada la operacin, se procede al abastecimiento del tanque de


combustible (full) de las unidades motrices o tracto camiones con la finalidad de
evaluar el rendimiento de dicha unidad.
2. Operaciones lleva un control de rendimiento de unidades mediante reporte
electrnico que reporta mensualmente.

FACTURACIN

18

Asistente
de
Operacione
s

1. Recopila la gua de remisin, gua de transportista y gua de maniobra. Observa


que todas las guas se encuentren con sello de recepcin y conformidad que no
presenten observacin alguna. En caso de presentar alguna observacin se
informa al Jefe de Transportes.
2. Revisa los precios o tarifas segn la cotizacin enviada al cliente.
3. Prepara el valorizado utilizando el sistema de informacin de la empresa.
4. Coloca en el valorizado el detalle del servicio prestado.
5. Enva el valorizado a contabilidad para la generacin de la factura.

REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIN


mantendr registro mediante:
Hoja de Cotizacin
Orden de Servicio
Guas de Remisin Transportista
Provisional de Viaje
Hoja de Rendicin de Viaje
Valorizacin de Servicios y Facturacin
Hoja de Control de combustible
5.

Se

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6.
ESQUEMA DE COMUNICACIONES
El siguiente esquema de comunicaciones se seguir durante las operaciones
de transporte, de acuerdo al tipo de comunicacin entre el cliente y AJANI:
Tipo
Informacin
servicio.
Modificaciones
requisitos.

de
de

Reclamos.
Seguimiento de carga
y coordinacin
de
descarga.

Responsable

Medio

Tiempo de
Respuesta

Jefe de Transporte.

Telfono, e-mail.

Inmediata.

Jefe de Transporte.

Telfono, e-mail, fax.

Mximo 2 das.

Jefe de Transporte.

Carta, e-mail, fax,


telfono.

Inmediato.

Coordinador de
Operaciones.

Telfono, e-mail.

Inmediato.

CAMBIOS, ANULACIONES, RECLAMOS Y SEGUIMIENTO DE NO


CONFORMIDADES
En el caso de tener un requerimiento de cambio en las condiciones del
servicio cotizado, la negociacin de los cambios y de las condiciones
econmicas le corresponder al Jefe de Transporte, con el apoyo del
Coordinador de Transporte y Coordinador de Operaciones, a fin de
alcanzar en la medida de lo posible un acuerdo satisfactorio tanto en
condiciones econmicas como operativas para ambas partes.
En caso de tener un requerimiento de anulacin de servicio ya
programado, ser responsabilidad del Jefe de Operaciones el negociar
con el cliente la aplicacin de un costo bsico por desmovilizacin de
equipos y personal.
En caso de tener reclamos y no conformidades en el servicio, el Jefe de
Transporte entrar en dilogo con el cliente, con el apoyo del
Coordinador de Transporte y Coordinador de Operaciones si es que la
operacin se encuentra an en proceso. En caso de que el reclamo se
realice en fecha posterior a culminado el servicio, igualmente se deber
conducir una investigacin interna a fin de identificar las oportunidades
de mejora aplicables a la operacin tanto por parte del cliente como de
AJANI, y brindar al cliente las explicaciones del caso. Las conclusiones se
le comunicarn al cliente va correo electrnico o por medio escrito, con
una confirmacin va telefnica. Si se considera pertinente, se deber
concertar una cita en las oficinas del cliente para realizar de manera
conjunta el anlisis correspondiente al reclamo o no conformidad
notificada.
7.

REVISIONES Y MEJORA CONTNUA


El presente documento deber ser revisado de manera regular al menos una
vez al ao, pudiendo ser en un plazo menor en caso se considerase relevante.
Las consideraciones bsicas para realizar cambios y actualizaciones debern
considerar como mnimo:
- Cambios o actualizaciones en la normativa nacional vigente.
8.

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Oportunidades de mejora identificadas en la operatividad y/o estadstica


anual.
Requerimientos contractuales directos de clientes y/o entes vinculados.
Cambios en el modelo de negocio y/o en el mercado.
Incorporacin de elementos adicionales de gestin.

El control de cambios se refrendar con el bloque de firmas y las notas al pie al


final de este documento.

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CONTROL DE REVISIONES
Firma:
Firma:Y CAMBIOS:

Aprobado por:
Firma:

FECHA DE REVISIN:

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