Base de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya informacin est almacenada y lista para ser
utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar
informacin sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la informacin relacionada en tablas las
cuales estn compuestas por columnas y filas. Una tabla tendr un
nmero especfico de columnas, pero tendr cualquier nmero de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notars que una tabla

se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual tambin est dividida en
columnas y filas. Por esa razn Excel ha sido utilizado por mucho tiempo,
y por muchas personas, como un repositorio de datos.

Diseo de bases de datos en Excel

Si diseas y organizas adecuadamente la informacin dentro de tu libro
de Excel podrs consultar tus datos de una manera fcil y eficiente, as
que en esta ocasin hablaremos sobre las mejores prcticas para crear
una base de datos en Excel que te permitirn organizar y estructurar
adecuadamente la informacin.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequea librera que desea
crear un catlogo de sus libros en Excel as como tener una lista de sus
clientes y las rdenes de compra. Antes de crear la base de datos en

Excel comenzaremos por crear el diseo siguiendo los pasos descritos

en el artculo Diseo de bases de datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseo de una base de datos en Excel ser
identificar las tablas que ocuparemos para organizar la informacin. Para
nuestro ejemplo de la librera podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes

poner atencin en las agrupaciones naturales de la informacin, es decir,
en los sujetos que interactan en la problemtica analizada. En este caso
los sujetos principales son los libros, los clientes y las rdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de
cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deber ser
descriptivo y nos ayudar a identificar cada una de las propiedades de un
elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librera guardaremos su
cdigo ISBN, el ttulo, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedar
definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependern de la informacin que est a tu

disposicin para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas
empresas o negocios tendrn inters en capturar ms informacin sobre
sus clientes lo cual har que su tabla de Clientes tenga ms campos que
los mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitir identificar de manera nica cada uno de
los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN ser la
llave primaria ya que es un cdigo nico internacional para cada libro
publicado por lo que dicho nmero jams se repetir.

En el caso de las tablas para rdenes y Clientes crearemos un nmero

consecutivo que identificar de manera nica cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la
informacin de las tablas a travs de la relacin que existe entre dos de
sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra
quiero saber el ttulo del libro que ha sido vendido, bastar con relacionar

la columna ISBN de la tabla rdenes con la columna ISBN de la tabla

Libros para conocer el ttulo.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada

orden de compra, solo deber seguir la relacin indicada por el campo
IDCliente en ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseo de nuestra
base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos
reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las
decisiones adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podramos tener
uno o ms ttulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaramos
repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repeticin de datos lo recomendable es crear una nueva

tabla que almacene la informacin de los autores y hacer referencia a
dicha tabla a travs de su campo llave tal como se muestra en la
siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repeticin en el nombre de los autores y

tambin se evitar la captura de un sin nmero de variantes del mismo.
Para seguir con nuestro anlisis, haremos una captura de datos de
prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra nmero 1 donde el cliente ha

comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo ttulo. El
problema con estos datos es que se repite el nmero de orden y eso no
sera posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede
repetirse. Adems para cada registro se repite la Fecha, as como las

columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos

crear una tabla adicional que almacenar los libros de cada orden de
compra de la siguiente manera:

Es as como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha

hecho tomar la decisin de agregar tablas adicionales a nuestro diseo
para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que ser
de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta
manera nuestro diseo final queda de la siguiente manera:

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseo de la base de datos podemos crearla
fcilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
Cada tabla del diseo ser una tabla de Excel.
Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen mltiples beneficios
de utilizar tablas entre los cuales estn los filtros y el reconocimiento
automtico de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razn por la cual
colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el
crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma
hoja probablemente tendrs que moverlas o redefinirlas cada vez que
alguna de ellas aumente de tamao y se sobrepongan entre s.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a
crecer los datos, seguramente te encontrars con la necesidad de
relacionar la informacin de diferentes tablas para obtener datos
complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes

contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer

el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar

funciones de Excel para obtener dicha informacin. Ya que estoy
utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias
estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta frmula buscar el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la

tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolver la columna 5 de
esta ltima tabla. Observa el resultado de la frmula:

El resultado de la frmula es correcto ya que la orden nmero 1 fue

hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis
cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes
relacionar la informacin de las diferentes tablas en tu base de datos en
Excel, ya sea utilizando la funcin BUSCARV o la combinacin de
funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear frmulas
para buscar datos.
Si quieres practicar un poco ms con este tipo de frmulas, descarga el
libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes
de finalizar este artculo, es necesario hacer algunas aclaraciones
importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito
explicar un poco sobre los sistemas de gestin de bases de datos.

Sistemas de gestin de bases de datos (DBMS)

Varias dcadas atrs, cuando las computadoras comenzaron a hacerse
ms rpidas y eficientes en el manejo de informacin, se hizo necesaria
la creacin de un sistema que se encargase de las operaciones con los
datos. Desde la dcada de los aos sesenta se crearon los
primeros sistemas de gestin de bases de datos(DBMS por sus siglas

en ingls), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificacin y

extraccin de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la

informacin y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones
solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto
nivel como SQL y el sistema de gestin de bases de datos se encargar
de devolver la informacin solicitada ya que el usuario, o aplicacin,
jams tiene contacto directo con los datos.
Es muy comn que en el campo de la informtica se hable de que una
base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una
verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de
Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos
diseado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para
almacenar informacin, eso no lo convierte en un sistema de gestin de
bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la insercin o
eliminacin de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo
directamente en la aplicacin.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar

nuestros datos son las siguientes:

 Solo un usuario puede acceder a la informacin al mismo tiempo.

Excel comenzar a ponerse lento cuando la base de datos crezca
en gran manera.
No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como
para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Conclusin
La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la
herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente
un sistema de gestin de bases de datos, es posible utilizarlo para
guardar informacin til.
Mi recomendacin es que si te encuentras con que alguna de las
desventajas de Excel te est causando dolores de cabeza con tu trabajo,
entonces considera fuertemente la opcin de utilizar algn DBMS como
Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido
hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos
descritos en este artculo para hacer uso de las mejores prcticas en el
diseo y construccin de bases de datos en Excel y hacer ms eficiente
el trabajo y organizacin de la informacin.
OBJETIVO MILENIO
El octavo Objetivo de Desarrollo del Millenio (ODM), que incluye desde reducir la pobreza
extrema hasta frenar la propagacin del SIDA y garantizar el acceso a una educacin
primaria, con la vista puesta en 2015, sigue un modelo acordado por todos los pases del
mundo y todas las instituciones de desarrollo. Han servido de estmulo sin precedentes
para suplir las necesidades de los ms pobres. La ONU trabaja conjuntamente con los
gobiernos, la sociedad civil y otras organizaciones para aprovechar el impulso generado
por los Objetivos de Desarrrollo del Milenio y continuar avanzando con un ambicioso
programa de desarrollo para despus de 2015.

Noticias sobre los Objetivos de Desarrollo del Milenio

Lanzamiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU

Como la era de los Objetivos de Desarrollo del Milenio termina al final del ao, en 2016 se ha puesto en
marcha oficialmente la audaz y transformadora Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible
adoptada por lderes mundiales en septiembre pasado en las Naciones Unidas.

, que fue

La nueva Agenda insta a los pases a iniciar esfuerzos para lograr 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible
(ODS) en los prximos 15 aos.

Los diecisiete Objetivos de Desarrollo Sostenible son nuestra visin compartida de la humanidad y un
contrato social entre los lderes del mundo y la gente, dijo el Secretario General de la ONU, Ban Kimoon. Se trata de una lista de tareas para las personas y el planeta, y de un plan para el xito.

Disponible el Informe de 2015 del Grupo de Tareas sobre el desfase en el logro de los Objetivos de
Desarrollo del Milenio

El informe del Grupo de Tareas sobre el desfase en el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio
Balance de la alianza mundial para el desarrollo supervisa los recientes logros y los desafos en la

implementacin del octavo Objetivo de Desarrollo del Milenio (ODM 8), al tiempo que mira hacia la
nueva agenda de desarrollo sostenible, que ser adoptada por los dirigentes mundiales en la Cumbre de
Desarrollo Sostenible que se celebra del 25 al 27 de septiembre y que incluir el lanzamiento de un
nuevo conjunto de objetivos de desarrollo sostenible.

Nuevo Informe de los Objetivos de Desarrollo del Milenio de 2015

El presente informe
se basa en una serie de datos originales reunidos por el Grupo Interinstitucional
y de Expertos sobre los indicadores de los Objetivos de Desarrollo del Milenio, bajo la coordinacin del
Departamento de Asuntos Econmicos y Sociales de la Secretara de las Naciones Unidas, en
respuesta a la peticin de la Asamblea General de que se realicen evaluaciones peridicas de los
progresos logrados en la consecucin de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
El camino para tomar decisiones enrgicas sobre el clima est en un momento crtico, asegur
la Asamblea General de la ONU

El desarrollo no puede ser sostenible si no se aborda el desafo del cambio climtico, manifest el
Secretario General, Ban Ki-moon, a los Estados Miembros en la apertura de un evento de alto nivel
sobre el cambio climtico celebrado en Nueva York por el Presidente de la Asamblea General, Sam
Kutesa.

El papa Francisco y una agencia de la ONU examinan el futuro sostenible de la agricultura

Dirigindose a ms de un centenar de delegados que asisten a una conferencia de la Organizacin de

las Naciones Unidas para la Alimentacin y la Agricultura (FAO) en Roma, el papa Francisco inst a los
Estados Miembros a trabajar para combatir el desperdicio de alimentos, la reduccin de la volatilidad de
los precios de los alimentos, y la creacin de un sentido de la solidaridad mundial para garantizar la
seguridad alimentaria a todas las personas.

La Leyenda Del Mico Brujo

En todo Centroamrica se conoce la leyenda del Mico Brujo. En algunas partes tambin le
dicen la Mona.
Decan nuestros antepasados que haba unas mujeres que a las once de la noche se daban tres
volantines para atrs y luego tres para adelante; que esta mujeres tenan un guacal blanco y que a
la ltima voltereta vomitaban el alma en el guacal. Ya sin alma, tomaban figura de monos o micos y
se dedicaban a hacer diabluras.
Y as, estas brujas, acompaadas de la oscuridad de la
noche, se trepaban a los rboles y tiraban frutas a la gente.
Se suban a los techos de las casas, saltando de un lugar a
otro y arrojando pedradas contra las piedras de la calle.
Muchas personas han tratado de agarrar y matar a la mona o
al mico, pero de nada les sirve, pues cuando ya estn cerca y
creen tenerlo acorralado se les esfuma como por encanto.
Tambin contaban nuestros antepasados que estas mujeres podan convertirse en chanchas
grandes, negras y llenas de lodo.
Apenas vean a la persona sealada, aligeraban su trote y comenzaban a gruir. Embestan
furiosamente a la persona y le daban trompadas y mordiscos en las piernas hasta derribarla y
hacerle perder el conocimiento. Al da siguiente, la vctima amaneca molida y mordida, y con los
bolsillos vacos.
Fuente: alumnosdeperitocontador.blogspot.com
Guatemala, 12 Feb, 2014 - 12:21:00