Manual General Convalidaciones de Educación Superior

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ADMINISTRACIN DE VERSIONES
1212
25-05-15
3.0.
V.
Fecha
Proceso/Modificaciones
Autores
1.0
25/05/2015
Creacin inicial del documento
Diana Maritza Pinzn

Franco
2.0
26/06/2015
Finalizacin y ajustes
Ricardo Monsalve
3.0
29/07/2015
Actualizacin
Ricardo Monsalve
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
TABLA DE CONTENIDO
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Fecha de
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1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
INTRODUCCIN .................................................................................................................................... 10
OBJETIVO................................................................................................................................................. 12
ALCANCE ................................................................................................................................................. 14
GENERALIDADES ................................................................................................................................... 16
ICONOS DE GESTIN....................................................................................................................... 16
BOTONES DE ACCIN...................................................................................................................... 19
REGISTRO DE USUARIOS..................................................................................................................... 26
CAMBIO DE CLAVE........................................................................................................................... 31
OLVID SU CONTRASEA? ........................................................................................................... 32
INTERFAZ DE USUARIO ....................................................................................................................... 35
TOP O ENCABEZADO ....................................................................................................................... 37
BARRA DE MENS............................................................................................................................ 37
Actualizar datos........................................................................................................................ 37
Mis asignados ........................................................................................................................... 38
Mis originados ..........................................................................................................................44
Crear Solicitud de convalidacin ...................................................................................... 45
Consultar.................................................................................................................................... 52
Trmites pendientes por pago ............................................................................................. 56
Salir del sistema........................................................................................................................ 59
TABLERO DE ASIGNACIN MIS ASIGNADOS ................................................................................ 60
RECEPCIN Y VERIFICACIN DOCUMENTAL................................................................................ 62
ASIGNACIN DE SOLICITUD A PROFESIONAL.............................................................................. 70
REVISIN TTULO Y/O INSTITUCIN ............................................................................................... 74
ETAPA DE VERIFICACIN DE ENVO A EVALUADORES .............................................................. 81
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA.............................................. 90
EMISIN DEL CONCEPTO ................................................................................................................... 95
VALIDACIN DEL CONCEPTO ........................................................................................................... 99
VALIDACIN DE LA LEGALIDAD ..................................................................................................... 106
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIN .................................................... 114
CONSULTA INTERNA....................................................................................................................... 117
EVALUACIN .................................................................................................................................. 117
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD ..................................................................................................... 120
2
PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN............................................. 124

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REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO .................................................................................... 128

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APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD ................................................... 132

IMPRESIN Y ANEXO DE RESOLUCIN FIRMADA Y ENUMERADA ...................................... 136
3.0.
Manual de usuario
TABLA DE IMGENES
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3.0.
Manual de usuario
Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento ............................................................. 16

Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestin .....................................................................17
Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente ..............................................................17
Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo...........................................................................17
Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa....................................................................... 18
Imagen 6. Ventana emergente botn borrar documento ..................................................... 19
Imagen 7. Ventana emergente botn radicar ........................................................................... 19
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botn radicar y cerrar .................................................... 20
Imagen 9. Ventana emergente botn configurar PDF ............................................................ 20
Imagen 10. Ventana emergente botn generar PDF ............................................................... 21
Imagen 11. Ventana emergente botn finalizar etapa............................................................. 21
Imagen 12. Ventana emergente botn reportar actividad ..................................................... 22
Imagen 13. Opciones del botn seleccionar .............................................................................. 22
Imagen 14. Botn seleccionar todo.............................................................................................. 23
Imagen 15. Pgina del Ministerio de Educacin Nacional ...................................................... 26
Imagen 16. Convalidaciones........................................................................................................... 26
Imagen 17. Opciones de Convalidaciones .................................................................................. 27
Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior .............................................................. 27
Imagen 19. Ventana autenticacin de usuario .......................................................................... 28
Imagen 20. Registro persona natural .......................................................................................... 28
Imagen 21. Primera parte formulario de registro ..................................................................... 29
Imagen 22. Segunda parte formulario de registro................................................................... 29
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro ..................................................................... 30
Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro ....................................................................... 30
Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro ................................ 30
Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes .............................................................. 31
Imagen 27. Mensaje por caracteres de seguridad errados .................................................... 31
Imagen 28. Link cambiar contrasea ........................................................................................... 32
Imagen 29. Ventana cambiar contrasea ................................................................................... 32
Imagen 30. Link Olvid su contrasea? .................................................................................... 33
Imagen 31. Ventana recordar contrasea ................................................................................... 33
Imagen 32. Mensaje emergente al recordar la contrasea .................................................. 33
Imagen 33. Mensaje recordatorio de clave ................................................................................ 34
Imagen 34. Ingreso del convalidante .......................................................................................... 36
Imagen 35. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones ......................... 36
Imagen 36. Top o encabezado interfaz de usuario .............................................................. 37
Imagen 37. Barra de mens - interfaz de usuario .................................................................... 37
Imagen 38. Men actualizar datos .............................................................................................. 38
Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario ....................................................................... 39
Imagen 40. Notificacin al correo electrnico del peticionario ............................................ 39
Imagen 41. Acta de compromiso adjunta al correo electrnico ........................................... 40
Imagen 42. Acta de compromiso - botn ver expediente ..................................................... 40
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Manual de usuario
Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante ......................................... 41

Imagen 44. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante ..................... 41
Imagen 45. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante .................................................. 42
Imagen 46. Botones de accin - traslado al solicitante .......................................................... 42
Imagen 47. Ventana congelada - traslado al solicitante......................................................... 42
Imagen 48. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas ................................................. 42
Imagen 49. Solicitud de prrroga - traslado al solicitante ..................................................... 43
Imagen 50. Estado prrroga - Mis Asignados........................................................................... 43
Imagen 51. Ventana emergente men Mis Originados ..........................................................44
Imagen 52. Ventana emergente al dar clic en el botn del semforo ................................44
Imagen 53. Opciones del men crear ........................................................................................ 45
Imagen 54. Trminos y condiciones MEN .................................................................................. 45
Imagen 55. Mensaje al no aceptar los trminos y condiciones ............................................ 45
Imagen 56. Pregunta notificacin electrnica.......................................................................... 46
Imagen 57. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin 46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un ttulo de postgrado ................... 47
Imagen 59. Segundo bloque formulario solicitud de convalidacin ................................... 47
Imagen 60. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin. 47
Imagen 61. Campos autopoblados de la institucin ................................................................ 48
Imagen 62. Seleccin No Encontrado en nombre de la Institucin..................................... 48
Imagen 63. Cambio del bloque informacin de la institucin al elegir no encontrado 48
Imagen 64. Lista de ttulos validos en Colombia..................................................................... 49
Imagen 65. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin 49
Imagen 66. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin49
Imagen 67. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin.............. 50
Imagen 68. Bloque anexar documentos ..................................................................................... 51
Imagen 69. Ventana elegir archivos a cargar ............................................................................ 51
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos.......................................................................... 52
Imagen 71. Botones de accin ..................................................................................................... 52
Imagen 72. Ventana de sesin de usuario ................................................................................ 52
Imagen 73. Men consultar .......................................................................................................... 53
Imagen 74. Ventana documentos en borrador, icono documento ..................................... 53
Imagen 75. Icono Constancia de radicacin .............................................................................. 53
Imagen 76. Constancia de radicacin.......................................................................................... 54
Imagen 77. Ventana solicitudes bsqueda avanzada web ..................................................... 55
Imagen 78. Ventana emergente botn consultar ................................................................... 55
Imagen 79. Ventana emergente men trmites pendientes por pago............................... 56
Imagen 80. Icono ver documento - trmites pendientes por pago .................................... 57
Imagen 81. Botn de accin para pagos .................................................................................... 57
Imagen 82. Lista de entidades bancarias .................................................................................... 58
Imagen 83. Ventana emergente del Banco AV. Villas ............................................................ 58
Imagen 84. Pago exitoso ................................................................................................................ 59
Imagen 85. Mensaje emitido al salir del sistema ...................................................................... 59
Imagen 86. Tablero de asignacin ............................................................................................... 60
Imagen 87. Interfaz de usuario - etapa verificacin documental ......................................... 62
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3.0.
Manual de usuario
Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepcin y verificacin de documentos ....... 62

Imagen 89. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento ............................. 63
Imagen 90. Visualizacin del formulario link verificacin de documentos ........................ 64
Imagen 91. Constancia de radicacin .......................................................................................... 65
Imagen 92. Acta de compromisos ............................................................................................... 66
Imagen 93. Nmero de radicado acta de compromiso.......................................................... 66
Imagen 94. Seleccin de la solicitud para reportar actividad ................................................ 67
Imagen 95. Cambio de estado Traslado al solicitante............................................................. 67
Imagen 96. Registro de actividades - estado prrroga .......................................................... 68
Imagen 97. Cambio de estado de la solicitud .......................................................................... 68
Imagen 98. Inicio de sesin............................................................................................................ 70
Imagen 99. Mis Asignados ............................................................................................................. 70
Imagen 100. Procesos Asignacin solicitud a Profesional .......................................................71
Imagen 101. Asignacin solicitud a Profesional ..........................................................................71
Imagen 102. Mensaje de confirmacin........................................................................................ 72
Imagen 103. Mensaje de confirmacin........................................................................................ 72
Imagen 104. Mensaje de confirmacin ....................................................................................... 72
Imagen 105. Tarea revisin ttulo y/o institucin ...................................................................... 74
Imagen 106. CNV Revisin Ttulo y/o Institucin................................................................... 74
Imagen 107. Actualizacin de Institucin.................................................................................... 75
Imagen 108. Instituciones de educacin ..................................................................................... 76
Imagen 109. Instituciones de educacin ..................................................................................... 76
Imagen 110. Ttulos del extranjero ................................................................................................ 77
Imagen 111. Agregar Ttulos del extranjero ................................................................................ 77
Imagen 112. Agregar Ttulos del extranjero ................................................................................ 78
Imagen 113. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 78
Imagen 115. Cierre satisfactorio..................................................................................................... 79
Imagen 116. Etapa Verificacin de envo a evaluadores.......................................................... 81
Imagen 117. Verificacin de envo a evaluadores ..................................................................... 81
Imagen 118. Opcin Verificacin de envo a evaluadores ...................................................... 82
Imagen 119. Opcin Evaluador ...................................................................................................... 82
Imagen 120. Opcin Evaluador Interno....................................................................................... 83
Imagen 121. Opcin Evaluador Externo....................................................................................... 84
Imagen 122. Verificacin Tipo Evaluador .................................................................................... 85
Imagen 123. Confirmacin de radicacin ................................................................................... 85
Imagen 124. Carta Evaluador ......................................................................................................... 86
Imagen 125. Documento Carta Evaluador.................................................................................. 86
Imagen 126. Radicar documento Carta evaluador ................................................................... 87
Imagen 127. Radicado ..................................................................................................................... 87
Imagen 128. Documento en PDF .................................................................................................. 88
Imagen 129. Finalizar etapa............................................................................................................ 88
Imagen 130. Etapa Solicitud evaluador interno a secretaria de sala .................................... 90
Imagen 131. Proceso Solicitud evaluador interno a secretaria de sala ................................ 90
Imagen 132. Formulario seleccin de evaluador interno ........................................................ 91
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Consecutivo:
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1212
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3.0.
Manual de usuario
Imagen 133. Seleccin de evaluador interno ............................................................................. 92

Imagen 135. Etapa Emitir Concepto jurdico .............................................................................. 95
Imagen 136. Proceso Emitir Concepto jurdico ......................................................................... 95
Imagen 137. Emisin del Concepto............................................................................................. 96
Imagen 139. Etapa Validacin Concepto Convalidacin......................................................... 99
Imagen 140. Proceso Validacin Concepto Convalidacin .................................................... 99
Imagen 141. Validacin Concepto Convalidacin ................................................................... 100
Imagen 142. Traslado ..................................................................................................................... 100
Imagen 143. Radicar........................................................................................................................ 101
Imagen 144. Reportar actividad ................................................................................................... 101
Imagen 145. Registrar actividad .................................................................................................. 102
Imagen 146. Radicar validacin del concepto ......................................................................... 102
Imagen 147. Opciones definicin concepto ............................................................................. 103
Imagen 148. Radicar....................................................................................................................... 104
Imagen 149. Finalizar etapa.......................................................................................................... 104
Imagen 150. Inicio de sesin ........................................................................................................ 106
Imagen 151. Etapa CNV Validacin de la Legalidad............................................................ 106
Imagen 152. Lista Procesos CNV Validacin de la Legalidad ........................................... 107
Imagen 153. Formulario Validacin de la Legalidad .............................................................. 108
Imagen 154. Convalidante aclara ................................................................................................ 109
Imagen 155. Ente externo aclara ................................................................................................. 109
Imagen 156. Legalidad de la institucin ..................................................................................... 110
Imagen 157. Legalidad de ttulo a convalidar ........................................................................... 110
Imagen 158. Metodologa bajo la cual se desarroll el programa .......................................111
Imagen 159. Bloques ........................................................................................................................111
Imagen 160. Ventana de confirmacin ....................................................................................... 112
Imagen 161. Cierre de solicitud..................................................................................................... 112
Imagen 162. Cierre satisfactorio ................................................................................................... 112
Imagen 163. Etapa Analizar y determinar .................................................................................. 114
Imagen 164. Procesos Etapa ......................................................................................................... 114
Imagen 165. Criterios de convalidacin ..................................................................................... 115
Imagen 166. Criterios de convalidacin ..................................................................................... 115
Imagen 167. Definicin de Criterio de convalidacin ............................................................. 116
Imagen 168. Etapa CNV Auto de archivo legalidad ............................................................ 120
Imagen 169. Lista procesos CNV Auto de archivo legalidad ............................................ 120
Imagen 170. Abrir documento..................................................................................................... 120
Imagen 171. Abrir documento ...................................................................................................... 121
Imagen 172. Complementos ......................................................................................................... 121
Imagen 173. Inicio Proceso de Aprobacin .............................................................................. 122
Imagen 174. Confirmacin............................................................................................................ 122
Imagen 175. Comentario............................................................................................................... 122
Imagen 176. Confirmacin de ciclo de aprobacin. ............................................................... 122
Imagen 177. Etapa Proyecto de Resolucin ............................................................................. 124
7
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolucin ............................................................. 124

Imagen 181. Complementos......................................................................................................... 125
Imagen 182. Inicio proceso de aprobacin .............................................................................. 125
Imagen 183. Ventana de confirmacin Proceso de aprobacin. ........................................ 126
Imagen 184. Comentario .............................................................................................................. 126
Imagen 185. Proceso generado con xito ................................................................................ 126
Imagen 186. Revisin de resolucin Convenio .................................................................... 128
Imagen 187. CNV - Revisin de resolucin Convenio ........................................................ 128
Imagen 188. Opcin Revisado .................................................................................................... 129
Imagen 189. Continuar operacin ............................................................................................. 129
Imagen 190. Comentario ............................................................................................................. 129
Imagen 191. Proceso exitoso....................................................................................................... 129
Imagen 192. Etapa Aprobacin de resolucin........................................................................ 132
Imagen 193. Lista procesos Aprobacin de resolucin........................................................ 132
Imagen 194. Abrir y Guardar ...................................................................................................... 133
Imagen 195. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 196. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 197. Ciclo de aprobacin terminado ......................................................................... 134
Imagen 198. Etapa Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada .................. 136
Imagen 199. Lista Procesos Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada .. 136
Imagen 200. Formulario Impresin y anexo de la resolucin ............................................ 137
Imagen 201. Formulario Impresin y anexo de la resolucin diligenciado ..................... 138
Imagen 202. Mensaje de confirmacin .................................................................................... 138
Imagen 203. Mensaje de cierre satisfactorio .......................................................................... 139
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Introduccin
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
INTRODUCCIN
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
La Convalidacin es el reconocimiento que el Gobierno colombiano efecta sobre un

ttulo de educacin superior, otorgado por una institucin de educacin superior
extranjera o por una institucin legalmente reconocida por la autoridad competente en
el respectivo pas, para expedir ttulos de educacin superior.
La solicitud de convalidacin de educacin superior cuenta con varias etapas: inicia con
el proceso de pre registro y solicitud de la convalidacin, recepcin y verificacin
documental, radicacin de la solicitud y pago electrnico, verificacin de la informacin
(institucin y ttulo), validacin de la legalidad, anlisis de la convalidacin, ciclo de
aprobacin, impresin y anexo.
Partiendo de lo anterior se hace necesaria la creacin del presente manual en el cual se
detalla cada una de las etapas y los roles que intervienen en ellas.
10
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Objetivo
11
OBJETIVO
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Orientar a los usuarios que intervienen en el proceso de convalidaciones de educacin

superior de manera sencilla y gil, por todas las etapas que lo conforman para un
mayor entendimiento, identificacin de las ventajas del proceso en lnea y mejora en
los tiempos tanto de radicacin como de respuesta.
Manual de usuario
12
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Alcance
13
ALCANCE
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Contextualizar y guiar a los usuarios de forma clara, bien sea los ciudadanos como
solicitantes y a los funcionarios de Ministerio de Educacin Nacional en el proceso de
convalidaciones de educacin superior, cubriendo todas sus etapas, esto quiere decir
desde el registro del solicitante hasta la expedicin de la resolucin bien sea auto
archivo de legalidad (negacin) o resolucin por convenio, caso similar, acreditacin o
evaluacin.
Cabe aclarar que la solicitud de convalidacin de educacin superior, no garantiza el
acto administrativo, si existe incoherencia o carencia de soportes de los estudios
realizados. Solo se garantiza el manejo y entendimiento del aplicativo.
14
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Generalidades
15
GENERALIDADES
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Iconos de Gestin
25-05-15
A lo largo del proceso, los usuarios visualizan y pueden hacer uso de los iconos de
gestin. Estos iconos se encuentran ubicados a la izquierda de cada solicitud.
Dependiendo de la etapa se cuenta con cuatro o cinco iconos de gestin. A
continuacin se explica el funcionamiento de cada icono con una imagen de ejemplo.
3.0.
Manual de usuario
Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del

convalidante. El documento se puede leer y configurar para imprimirlo pero no permite
realizar cambios en los datos.
Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento
16
Ver gestin: Muestra las acciones realizadas en el proceso por el usuario en sesin.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestin
Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han

cumplido en el proceso y a la derecha los documentos adjuntos al mismo, ofreciendo
la posibilidad de leerlos
Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente
Ver flujo: Muestra todas las etapas del proceso a la izquierda de la pantalla y a la
derecha la trazabilidad y el responsable de cada una de ellas. Las tareas con sus sub
tareas se presentan en forma de rbol, mientras estn activas se ven en color verde, a
medida que se vayan cumpliendo o cerrando cambian a color negro.
Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo
17
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al

usuario a realizar una accin, puede ser un documento nuevo o un complemento al
documento principal. En algunas etapas se requiere la elaboracin de este proceso
antes de la tarea relacionada al icono ver documento. Normalmente las acciones del
icono documento etapa se deben radicar y finalizar para continuar con el proceso.
Manual de usuario
Si el icono
es el primero que se visualiza significa que el documento a trabajar se
va a crear en ese momento, adems al dar clic sobre l cambia al otro modelo de
icono.
Si desde un inicio se visualiza el icono
representa que el documento ya est
creado y que se debe diligenciar una parte del mismo.
Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa
18
Botones de accin
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Con este botn el usuario almacena el formato que est

trabajando.
25-05-15
3.0.
Dando clic en este botn se borra la informacin del

documento que se est trabajando. Al volver a dar clic
sobre el link el documento se vuelve a cargar con la
informacin original.
Manual de usuario
El sistema pide
documento.
la
confirmacin para
eliminar
el
Imagen 6. Ventana emergente botn borrar documento
Pulsando este botn el sistema lanza una ventana

pidiendo la ratificacin de la accin, si se verifica se genera
nmero, fecha y hora de radicacin.
Imagen 7. Ventana emergente botn radicar
Al seleccionar este botn emerge un mensaje pidiendo la

confirmacin de la radicacin. Dando clic en ok el sistema
lanza un nuevo mensaje mostrando el cierre satisfactorio
con su nmero de identificacin.
19
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botn radicar y cerrar
Pulsando este botn el sistema lanza una nueva ventana,

en la cual el usuario puede modificar el tamao, tipo de
papel, mrgenes, etc. Debe dar clic en actualizar para
guardar los cambios.
Imagen 9. Ventana emergente botn configurar PDF
20
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
Si se selecciona este botn se visualiza el PDF del

documento que se est trabajando y si es necesario se
puede imprimir.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 10. Ventana emergente botn generar PDF
Con este botn se cierra o termina la etapa, mostrando

como causa de cierre la verificacin documental.
Imagen 11. Ventana emergente botn finalizar etapa
21
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
Al seleccionar se puede informar si la convalidacin queda

en estado prorroga o traslado al solicitante. Para finalizar
se da clic en el botn registrar actividad.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 12. Ventana emergente botn reportar actividad
Se usa este botn para mostrar en pantalla la cantidad de

solicitudes que el usuario desee ver al mismo tiempo.
Imagen 13. Opciones del botn seleccionar
Con este botn se seleccionan todas las solicitudes de la

lista, bien sea para finalizar la etapa o para reportar
actividad.
22
Imagen 14. Botn seleccionar todo

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
ASTERISCO: Este smbolo seala el carcter de obligatorio

cumplimiento para el campo donde se localiza. Es decir
que el campo que lo contenga no puede quedar en
blanco.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Semforos: las solicitudes reflejan el plazo de atencin por

medio de semforos:
VERDE: Solicitudes a tiempo.

AMARILLO: Solicitudes por vencer.
ROJO: Solicitudes vencidas.
AZUL:
Suma
total
de
solicitudes
independientemente del plazo de atencin.
asignadas
LUPA: Consulta y valida informacin guardada en la base

de datos. Este icono se activa para presentar en la pantalla
una ventana con informacin almacenada en la base de
datos del sistema. Un campo con lupa no permite
introducir datos que no puedan ser validados.
DUPLICADOR DE BLOQUES: Se utiliza cuando el
documento se queda corto de espacio para continuar con
el ingreso de los datos requeridos. Con dar un clic en ste
icono el sistema genera un bloque en duplicado (clon). En
cuanto al nmero escrito dentro del recuadro se utiliza
para crear un nmero determinado de bloques sin que
tenga que hacerlo uno por uno. Dicho de otra manera, por
ejemplo si se necesita generar 9 bloques ms para ingresar
nueve tipificaciones dentro de la misma solicitud, tan slo
se escribe el nmero 9 dentro del recuadro y a
continuacin clic sobre el icono Insertar bloque de datos.
ELIMINADOR DE BLOQUES: Este icono se presenta en la
pantalla en el momento en que exista ms de un bloque, o
despus de haber duplicado un bloque en el documento.
Se utiliza en el caso que se considere necesario eliminar un
bloque existente en el documento.
CALENDARIO: Este icono dispone la opcin de seleccionar,
actualizar y cambiar determinadas fechas.
23
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
ADJUNTOS: Muestra el tamao y tipo de archivos que se

pueden anexar a una solicitud.
1212
25-05-15
ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar

documentos al cuerpo de la solicitud.
3.0.
Manual de usuario
DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el

proceso de digitalizacin de un documento fsico y
posteriormente adjuntarlo a una solicitud.
VER ARCHIVO: Permite ver los documentos que se hayan
anexado a una solicitud antes de radicar el documento.
ELIMINAR ARCHIVO: Permite eliminar un archivo que se
haya anexado al sistema, si el usuario considera necesario.
24
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Registro de usuarios
25
REGISTRO DE USUARIOS
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Para ingresar al sistema de convalidaciones de educacin superior, el ciudadano debe

ingresar a Internet Explorer, digitar la pgina http://www.mineducacion.gov.co.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 15. Pgina del Ministerio de Educacin Nacional
En la parte inferior de la pgina se busca el icono correspondiente a Convalidaciones.
Imagen 16. Convalidaciones
Al dar clic sobre este icono, el sistema visualiza la siguiente pantalla.
26
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 17. Opciones de Convalidaciones
Se escoge la opcin Convalidaciones de superior y se da clic sobre este icono.

El sistema abre la ventana de Convalidaciones de superior, como se ilustra a
continuacin.
Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior
Se debe dar clic sobre la opcin sealada, PROCESO EN LNEA.

El solicitante visualiza el acceso al sistema general de convalidaciones de educacin
superior.
27
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 19. Ventana autenticacin de usuario
Si es la primera vez que un ciudadano ingresa al sistema para radicar una solicitud de
convalidacin de estudios superiores debe registrarse, para esto debe dar clic en el
link Registro persona natural.
Imagen 20. Registro persona natural
El sistema despliega un formulario para ser diligenciado por el solicitante. El formulario

est dividido en cinco partes:
28
Datos de Login: Cuenta con los campos:
Id de Usuario, el cual es el nmero de identificacin del solicitante

(cdula de ciudadana, pasaporte, cdula de extranjera, etc.). Solo es
vlido como documento de identidad la cdula de ciudadana
colombiana, pasaporte o cdula de extranjera.
Clave: Debe contener mnimo 6 caracteres, pueden ser nmeros o
letras
Confirmar clave: Consiste en digitar nuevamente la clave anterior para
verificarla.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 21. Primera parte formulario de registro
Datos personales: La informacin que se pide es la del convalidante, tal como

tipo de identificacin, nombres, apellidos, gnero y lugar de expedicin del
documento de identidad. Solo es vlido como documento de identidad la
cdula de ciudadana colombiana, pasaporte o cdula de extranjera.
Imagen 22. Segunda parte formulario de registro
29
Datos de ubicacin: Direccin, telfono, correo electrnico, pas, departamento

y ciudad del convalidante.
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Validacin de seguridad: En esta parte del formato se deben digitar los

caracteres que se visualizan en pantalla tal como aparecen, si no se ve bien o si
son confusos se da clic en recargar imagen y posteriormente clic en el botn
registrar.
Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro
Diligenciados todos los campos correctamente del formulario de registro, el sistema

lanza un mensaje.
Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro
Si falta algn dato el sistema enva un mensaje de alerta.
30
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes
Si no se digita correctamente los caracteres de seguridad el sistema enva un mensaje

solicitando la revisin de los datos.
Imagen 27. Mensaje por caracteres de seguridad errados
Cambio de clave
Una vez registrado el convalidante, puede solicitar el cambio de clave, para esto solo
basta con dar clic en el link cambiar contrasea de la ventana autenticacin de usuario.
31
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 28. Link cambiar contrasea
El sistema trae a pantalla una nueva ventana, en la cual pide digitar la clave actual, la
nueva clave y verificacin de la nueva clave. La nueva contrasea debe contener
mnimo 6 caracteres. Para terminar el proceso se da clic en el botn cambiar.
Imagen 29. Ventana cambiar contrasea
Olvid su contrasea?
Si el convalidante olvida la clave que digit al momento del registro, puede solicitarle
al sistema recordar su contrasea. Este link se encuentra en la ventana de
autenticacin de usuario.
32
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 30. Link Olvid su contrasea?
El aplicativo proyecta una nueva ventana llamada Recordar contrasea.

El
convalidante debe digitar su nmero de identificacin registrado y dar clic en el botn
recordar.
Imagen 31. Ventana recordar contrasea
El sistema genera un nuevo mensaje.
Imagen 32. Mensaje emergente al recordar la contrasea
Recordar contrasea consiste en enviar al correo electrnico del solicitante una nueva
contrasea para que pueda acceder al sistema.
33
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 33. Mensaje recordatorio de clave
Tan pronto ingresa debe cambiar la contrasea asignada por una personal.
34
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Interfaz de usuario
INTERFAZ DE USUARIO
Una vez registrado el convalidante debe ingresar al aplicativo digitando su usuario,
contrasea y posteriormente dando clic en el botn aceptar en la ventana
autenticacin de usuarios.
35
Imagen 34. Ingreso del convalidante

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Al dar los pasos anteriores el solicitante tendr el primer encuentro con el sistema
general de convalidaciones de educacin superior.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 35. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones
El interfaz de usuario est compuesto por:
36
Top o encabezado
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
All se visualiza el escudo institucional del Ministerio de Educacin Nacional, el nombre

del aplicativo Sistema General de Convalidaciones Educacin Superior y el nombre
del convalidante.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 36. Top o encabezado interfaz de usuario
Barra de mens
Es el rea en el cual se presentan las opciones y herramientas que puede utilizar el
solicitante.
Imagen 37. Barra de mens - interfaz de usuario
La funcin de cada men es:

Actualizar datos
Pulsando esta opcin el sistema abre el registro de
usuario, permitiendo cambiar los datos originales
consignados, al finalizar debe digitar los caracteres de
seguridad y dar clic en el botn actualizar.
37
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 38. Men actualizar datos
Mis asignados
Hace referencia a las tareas que le sean
establecidas al usuario en sesin. Dicha
tarea puede ser el anexar un documento
faltante a su solicitud.
Mis asignados se visualizan en la parte inferior de la barra de mens y cuenta con el
nombre de la etapa o proceso a la izquierda de la ventana y los semforos a la
derecha (ver funcionalidad de los mismos en el captulo generalidades).
38
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario
Manual de usuario
Al generar una tarea relacionada el peticionario recibe una notificacin al correo

electrnico registrado.
Imagen 40. Notificacin al correo electrnico del peticionario
Ingresando al mensaje, se visualiza un adjunto con el acta de compromiso de esta

manera se le informa los documentos que debe anexar a su solicitud.
39
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 41. Acta de compromiso adjunta al correo electrnico
El ciudadano tambin puede revisar el acta de compromisos dando clic en el icono

ver expediente
de la tarea asignada. All encuentra un archivo PDF, llamado
traslado al solicitante.
Imagen 42. Acta de compromiso - botn ver expediente
Para resolver una tarea relaciona, el solicitante debe dar clic sobre el botn que
40
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
tenga un nmero diferente de cero, para el ejemplo semforo verde a tiempo. El

sistema despliega la tarea relacionada, mostrando inicialmente los iconos de accin
(ver capitulo generalidades), el nmero de radicado, el proceso etapa, la fecha de
inicio, de vencimiento y el nombre del convalidante.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante
Si se pulsa el icono documento etapa, el sistema despliega una nueva ventana en la

cual el solicitante puede anexar el o los documentos requeridos.
Imagen 44. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante
Los documentos a anexar deben estar previamente escaneados en formato PDF o

como imagen ya que solo acepta este tipo de archivos.
Si son varios se puede hacer uso del icono duplicar bloques para adjuntar uno a
uno lo pedido. Debajo de los bloques de los adjuntos se puede digitar una
observacin o comentario por parte del convalidante.
41
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 45. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante
Para enviar los documentos faltantes se debe hacer uso de los botones de accin
ubicados en la parte superior de la ventana (ver la funcionalidad de cada botn en
el captulo generalidades).
Imagen 46. Botones de accin - traslado al solicitante
Pulsando Radicar y Cerrar la ventana queda congelada, mostrando la informacin y

cierra la tarea relacionada.
Imagen 47. Ventana congelada - traslado al solicitante
Imagen 48. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas
Si el peticionario no puede cumplir con la tarea asignada antes de 30 das

calendario, fecha mxima asignada para el envo de los documentos, bien sea
42
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
porque no cuenta con ellos o debe pedirlos a la institucin emisora del ttulo, debe
dar clic en el icono documento etapa, digitar la observacin, radicar y cerrar la
etapa.
Con lo anterior en la Unidad de Atencin al Ciudadano, le asignan una prrroga al
proceso, esto quiere decir que le otorgan un tiempo extra para que adjunte los
documentos y pueda continuar con el trmite.
Imagen 49. Solicitud de prrroga - traslado al solicitante
En Mis Asignados el estudiante visualiza el proceso o etapa activa con estado

prrroga.
Imagen 50. Estado prrroga - Mis Asignados
Si pasados treinta das calendario, contados a partir de la fecha en que se inicia el

traslado al solicitante, el convalidante no da respuesta automticamente se finaliza
la solicitud.
43
Mis originados
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
Al crear la convalidacin el usuario encontrar en

Mis Originados la solicitud realizada.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
A la izquierda de la ventana se ve el proceso o etapa en el que se encuentra la solicitud

y a la derecha un semforo encargado de controlar el tiempo.
Imagen 51. Ventana emergente men Mis Originados
Si se da clic en el botn que tenga un nmero diferente de cero se despliega una

nueva vista.
Imagen 52. Ventana emergente al dar clic en el botn del semforo
Esta ventana muestra el nmero de radicacin, el proceso o etapa en el que se

encuentra la solicitud, la fecha de radicacin y la de vencimiento y el responsable de la
etapa adems de cuatro iconos ubicados a la izquierda de la ventana y cuya funcin se
encuentra explicita en el captulo generalidades de este mismo documento.
44
Crear Solicitud de convalidacin

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
Dando clic en este men, se despliegan la opcin:

I.
convalidacin.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 53. Opciones del men crear
I. Convalidacin: Si el solicitante pulsa convalidacin, visualiza los trminos y

condiciones establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional para el
proceso convalidaciones de educacin superior. El solicitante debe leerlos
cuidadosamente y elegir si los acepta o no.
Imagen 54. Trminos y condiciones MEN
Si no acepta los trminos y condiciones el aplicativo lanza el siguiente mensaje.
Imagen 55. Mensaje al no aceptar los trminos y condiciones
45
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Si acepta los trminos emerge el formulario para diligenciar por parte del
convalidante. Los iconos, botones de accin y dems caractersticas de los campos
del formato se explican a profundidad en el capitulo generalidades de este mismo
manual.
En la parte superior del formato se pregunta si desea ser notificado electrnicamente
(al correo electrnico) de no aceptar todas las notificaciones se realizan a la direccin
suministrada en el registro.
Imagen 56. Pregunta notificacin electrnica
Adems el formulario est conformado por siete bloques a saber:

1.
Datos radicacin: En este bloque el solicitante solo debe seleccionar el tipo

de convalidacin el cual puede ser pregrado o postgrado, para que el
sistema despliegue las opciones relacionadas a la solicitud y el valor a pagar
por el proceso. Los otros campos, nmero radicacin y fecha de radicacin
se autopoblan cuando la convalidacin sea radicada.
Imagen 57. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
Si la solicitud es postgrado se genera un nuevo bloque en donde se debe relacionar

la institucin que otorg el ttulo de pregrado.
46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un ttulo de postgrado

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
2. Datos personales del convalidante: La informacin que se visualiza son los

datos personales del convalidante tomada del registro, no es modificable
desde este formulario.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 59. Segundo bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
3. Informacin de la institucin que otorga el ttulo a convalidar: En este bloque

se incluyen los datos de la institucin que concede el ttulo, tales como
nombre, direccin electrnica, posible equivalencia, estudios cursados,
facultad.
Imagen 60. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
Se debe digitar el nombre de la institucin como aparece en el diploma (en espaol

o en ingls) y dar clic en la lupa, si se encuentra en la base de datos se autopoblan
los campos que tengan informacin de esa entidad como por ejemplo: ciudad y pas.
47
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 61. Campos autopoblados de la institucin
Si al dar clic en la lupa de nombre de la institucin no se encuentra en la base de

datos se debe elegir No Encontrado.
Imagen 62. Seleccin No Encontrado en nombre de la Institucin
El sistema retira la lupa y permite digitar el nombre sin tener que validarlo.
Imagen 63. Cambio del bloque informacin de la institucin al elegir no encontrado
En el campo posible equivalencia del ttulo a convalidar, se debe elegir una de las
48
opciones ya que son las nicas validas en Colombia.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 64. Lista de ttulos validos en Colombia
4. Estudios de Educacin Superior a ser Convalidados: En este bloque se debe

ingresar la informacin especfica del estudio a convalidar.
Imagen 65. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
5. Datos de notificacin del contacto en Colombia: Si el convalidante no se

encuentra en el pas, puede dejar a un apoderado, quien lo representar en
el proceso. Al requerir una informacin adicional se le reportar tanto al
convalidante como al contacto en Colombia por medio de los correos
electrnicos registrados.
Imagen 66. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
6. Observaciones generales: En este espacio el convalidante puede redactar un

pequeo escrito, explicando o profundizando su solicitud. No es un campo
obligatorio, esto quiere decir, que lo puede utiliza si lo requiere de lo
49
contrario lo puede dejar en blanco.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 67. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin
7. Anexar documentos: El convalidante debe escanear en formato PDF todos

los documentos que soporten su peticipn. La fotocopia del diploma o
ttulo, Certificado de capacitaciones legalizado, Programa apostillado o
legalizado y la fotocopia del documento de identidad son documentos
obligatorios.
50
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 68. Bloque anexar documentos
Para adjuntar los documentos se debe dar clic en el

dar clic en el botn abrir.
, elegir el archivo a anexar y
Imagen 69. Ventana elegir archivos a cargar
Cuando el archivo se adjunta correctamente se visualizan dos nuevos iconos, los

cuales permiten ver el anexo o eliminarlo (ver captulo generalidades).
51
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos
Al finalizar el diligenciamiento del formato pre diligenciamiento solicitud de

convalidacin, el solicitante puede hacer uso de los botones de accin ubicados en
la parte superior del formulario (ver la funcionalidad en el capitulo generalidades
botones de accin).
Imagen 71. Botones de accin
Consultar
El usuario est habilitado para realizar consultas desde el sistema. Para ello ingrese al
sistema con su usuario y contrasea vlidos.
Imagen 72. Ventana de sesin de usuario
Al dar clic en el men consultar el convalidante

puede hacer uso de las tres opciones que se
presentan.
52
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 73. Men consultar
Documentos en borrador: Muestra los documentos que se hayan guardado y que no se

radicaron. Se puede almacenar un documento sin terminarlo, para ms adelante
buscarlo y continuar con el proceso. Para retomar el archivo en borrador se debe dar
clic en el icono Documento, ubicado a la izquierda de la ventana.
Imagen 74. Ventana documentos en borrador, icono documento
Constancia de radicacin Web. A travs de esta opcin el usuario puede descargar una
constancia de radicacin.
Imagen 75. Icono Constancia de radicacin
Al dar clic sobre el icono, se presenta la constancia.
53
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 76. Constancia de radicacin
Solicitudes bsqueda avanzada web: Con esta opcin el convalidante puede realizar
seguimiento a su solicitud, saber en qu etapa se encuentra y quien es el responsable
(funcionario) asignado.
La ventana emergente est compuesta por varios campos tipo filtro que ayudan a
ubicar una solicitud rpidamente, se puede hacer uso de uno o ms filtros al mismo
tiempo.
54
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 77. Ventana solicitudes bsqueda avanzada web
Si se quiere detallar todas las convalidaciones radicadas se da clic en el botn consultar

ubicado en la parte superior de la ventana.
Imagen 78. Ventana emergente botn consultar
55
Trmites pendientes por pago

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Este men se habilita despus de

ser verificados los documentos
adjuntos por el solicitante.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Si ya pas por esta etapa (verificacin documental) se genera el cobro por el trmite.
Al dar clic en el men trmites pendientes por pago se despliega una nueva ventana,
en la cual se visualiza el icono ver documento, el nmero de pre radicado, el nmero
de radicacin, el ttulo a convalidar, la institucin que otorga el ttulo y el nombre del
convalidante.
Imagen 79. Ventana emergente men trmites pendientes por pago
Pulsando el icono ver documento
de convalidacin de ttulos
56
, se despliega en pantalla el formulario Solicitud
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 80. Icono ver documento - trmites pendientes por pago
En la parte superior del formulario se encuentra un nuevo botn de accin para

realizar el pago.
Imagen 81. Botn de accin para pagos
El sistema lanza una ventana con la lista de bancos para que el convalidante
seleccione la entidad por medio de la cual va a realizar el pago. Solo basta con dar
clic sobre el
ubicado a la derecha de la ventana.
57
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 82. Lista de entidades bancarias
Seleccionando la entidad se extiende una ventana propia del banco para que el
usuario puede realizar el pago en lnea.
Imagen 83. Ventana emergente del Banco AV. Villas
Siga las instrucciones de acuerdo a su entidad, y realice el pago.

58
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 84. Pago exitoso
Salir del sistema

Para abandonar el sistema solo se debe oprimir la
opcin salir del sistema, ubicada a la derecha de
los mens antes mencionados.
Imagen 85. Mensaje emitido al salir del sistema
59
Tablero de asignacin Mis asignados

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
En este espacio se visualizan las tareas asignadas al convalidante una vez haya
radicado su solicitud.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 86. Tablero de asignacin
60
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Recepcin y Verificacin
Documental
61
RECEPCIN Y VERIFICACIN DOCUMENTAL

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Esta etapa se encuentra a cargo de los funcionarios de la Unidad de Atencin al

Ciudadano, consiste en la revisin de la documentacin adjunta por el convalidante en
el pre diligenciamiento de la solicitud de convalidacin. Si la documentacin cumple
con lo requerido se da paso a la siguiente etapa: Radicacin Solicitud de
Convalidacin, y a su vez se genera el proceso de cobro, de lo contrario se enva un
requerimiento al estudiante solicitndole adjuntar los documentos faltantes. Los
funcionarios siempre deben radicar los documentos de verificacin documental y
constancia de radicacin y el documento de acta de compromiso cuando sea necesario
generar un traslado al solicitante. En la parte izquierda de la ventana se encuentra el
nombre de la etapa y a la derecha los botones del semforo que marcan el tiempo en
el que se encuentran las solicitudes, las cuales pueden ser a tiempo, por vencer,
vencidas y el total de las asignaciones.
Imagen 87. Interfaz de usuario - etapa verificacin documental
Dando clic en cualquiera de los botones que tenga un nmero diferente de cero se
despliegan las solicitudes asignadas.
Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepcin y verificacin de documentos
62
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
En la parte superior de la ventana se encuentran los botones para seleccionar todas las
asignaciones, para finalizar etapa o para reportar actividad (Ver funcionalidad en el
captulo Generalidades). Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestin (ver
funcionalidad en el mdulo generalidades), el nmero de pre-radicado, el nombre de
la etapa, el asunto, fecha de radicacin, fecha de vencimiento y el responsable
3.0.
Manual de usuario
Al dar clic en el icono ver documento

, se despliega una nueva ventana, en la parte
superior se encuentra la informacin principal de la convalidacin (nmero de
solicitud, ttulo, institucin, nombre del estudiante y nmero del documento de
identidad), en la parte inferior de la ventana se cuenta con tres nuevas funciones
(verificacin de documentos, constancia de radicacin y acta de compromisos.
Imagen 89. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento
Al dar clic en este link se visualizan en la parte superior del

formulario los datos personales del convalidante y en la parte
inferior el espacio para la verificacin documental, la cual vara
dependiendo el ttulo que se quiera convalidar.
Si cumple con los documentos requeridos se debe elegir en el men
desplegable la opcin SI y se radica el documento. Luego se debe finalizar la
etapa para que pase al cobro del trmite.
Nota: En la etapa de recepcin y verificacin documental siempre los funcionarios
de la UAC deben radicar los documentos de Verificacin de documentos y
constancia de radicacin. El nico que es opcional es el acta de compromiso para
generar el traslado al solicitante.
De faltar algn documento se selecciona No en la casilla de verificacin y se
radica, para que en seguida se diligencie el acta de compromiso en la cual se le
solicita al peticionario el o los documentos faltantes.
63
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 90. Visualizacin del formulario link verificacin de documentos
Al cumplirse con los documentos el funcionario de la UAC,

encargado de la etapa, puede dar clic en el link Constancia de
radicacin, este paso no es obligatorio. Se realiza si el convalidante
requiere de la certificacin en la cual conste que su proceso est en
trmite.
64
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
La constancia es un formato pre establecido, que pobla automticamente los

datos del convalidante, tales como nombre, ttulo, establecimiento educativo,
fecha de radicacin.
El funcionario de la UAC, debe verificar que la constancia este correcta y luego
hacer uso de los botones de accin ubicados en la parte superior del formato
(ver funcionalidad de los botones en el captulo generalidades).
Al dar clic en el botn Radicar se plasma el nmero de radicado y por medio

del botn generar PDF se imprime, para ser entregada al estudiante.
Imagen 91. Constancia de radicacin
Con este link se crea una tarea para el convalidante, la cual consiste
en adjuntar el o los documentos faltantes. El sistema toma del
formulario de pre inscripcin los documentos mnimos exigidos para
la convalidacin, de faltar un documento especial por ejemplo el
Record quirrgico o de consulta expedido por la autoridad

competente, se debe digitar en el acta de compromiso antes de
radicar el documento en el link verificacin de documentos, de lo
contrario se genera el PDF y el acta queda congelada e
65
inmodificable.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 92. Acta de compromisos
Al radicar el acta solicitando los documentos el sistema genera el nmero de radicado

para ese requerimiento.
Imagen 93. Nmero de radicado acta de compromiso
66
Para que pase el requerimiento al convalidante se debe seleccionar la solicitud y dar

clic en reportar actividad, eligiendo en Estado: Traslado al solicitante.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 94. Seleccin de la solicitud para reportar actividad
Imagen 95. Cambio de estado Traslado al solicitante
Dados los anteriores pasos, el convalidante encuentra la tarea relacionada en su

bandeja principal Mis Asignados.
Si el peticionario no cuenta con los documentos pedidos, puede solicitar una prrroga.
Para esto se debe seleccionar la solicitud, dar clic en registro de actividades y en el
estado elegir prrroga. El sistema activa un nuevo campo para elegir la fecha de
vencimiento, la cual es asignada por el funcionario de la UAC y posteriormente debe
dar clic en registrar actividad.
67
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 96. Registro de actividades - estado prrroga
La solicitud se visualiza con estado prrroga.
Imagen 97. Cambio de estado de la solicitud
68
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Asignacin de
Solicitud a profesional
69
ASIGNACIN DE SOLICITUD A PROFESIONAL

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
En esta etapa el profesional encargado debe reasignar las solicitudes de convalidacin

a los profesionales encargados de cada una de las salas.ej: Salud, Ingenierias, Ciencias
sociales de acuerdo a la competencia de cada uno de ellos.
Para ello, se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada, y digitar el usuario y
la contrasea, y dar clic sobre el botn Aceptar, como se muestra en la imagen.
Imagen 98. Inicio de sesin
Esto nos lleva directamente a la pantalla de mis Asignados en donde se visualiza la

etapa correspondiente a CNV Asignacin de solicitud a profesional de
convalidaciones.
Imagen 99. Mis Asignados
Para continuar, es necesario dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel con un
nmero diferente de cero. Esto lista los procesos relacionados.
70
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 100. Procesos Asignacin solicitud a Profesional
Para continuar, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa
Esta accin abre un formulario en donde se debe seleccionar el profesional pertinente

para realizar la convalidacin.
Imagen 101. Asignacin solicitud a Profesional
Una vez seleccionado el profesional, se debe dar clic sobre la opcin del men Radicar
y Cerrar. Al hacer esto se abre una ventana de confirmacin.
71
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 102. Mensaje de confirmacin
Dar clic sobre el botn Aceptar. Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
Se visualiza nuevamente la pantalla con la informacin de la asignacin, as como el

asignado.
72
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Revisin ttulo y/o

Institucin
73
REVISIN TTULO Y/O INSTITUCIN

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Esta etapa se crea cuando al realizar la solicitud de convalidacin no se encuentra la

institucin o el ttulo a convalidar.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
El funcionario encargado de esta labor, encuentra dentro de sus tareas una

denominada revisin ttulo y/o institucin.
Imagen 105. Tarea revisin ttulo y/o institucin
Pulsando el botn del semforo que tenga un nmero diferente de cero, el sistema
despliega la lista de solicitudes pendientes. Cada solicitud cuenta con cinco iconos de
gestin (ver la funcionalidad en el captulo generalidades).
Imagen 106. CNV Revisin Ttulo y/o Institucin
El funcionario debe verificar la existencia de esta institucin y su legalidad, al igual que

los ttulos que otorga. Si la institucin cumple con los requisitos debe agregarla a la
base de datos del sistema, para esto se debe dar clic en el icono documento etapa, el
sistema lanza el formato actualizacin de institucin convalidante.
74
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 107. Actualizacin de Institucin
Se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Instituciones, lo que abre un formulario en
donde se debe anexar la Institucin.
75
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 108. Instituciones de educacin
Para agregar o actualizar una entidad educativa se debe dar clic sobre el icono del ms
, e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.
Imagen 109. Instituciones de educacin
76
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar

.
As mismo, se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Ttulos y realizar la
actualizacin del ttulo en la base de datos.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 110. Ttulos del extranjero
En el campo Ttulo acreditado se debe ingresar: El nmero (1) s el ttulo es acreditado

o el nmero (0) s no lo es, en vez de la palabra S o No.
Para agregar o actualizar un ttulo del extranjero se debe dar clic sobre el icono del
ms , e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los
campos.
Imagen 111. Agregar Ttulos del extranjero
77
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 112. Agregar Ttulos del extranjero
Una vez actualizadas tanto la institucin como el ttulo, se procede a dar clic sobre la
opcin Radicar y Cerrar ubicada en la parte superior.
Imagen 113. Radicar y Cerrar
Dar clic sobre el botn Aceptar en la ventana de confirmacin.
78
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Se abre una ventana de cierre satisfactorio de la etapa. Dar clic sobre el botn Aceptar.
Imagen 115. Cierre satisfactorio
79
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Verificacin de Envo a
Evaluadores
80
ETAPA DE VERIFICACIN DE ENVO A EVALUADORES

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Cuando se decide resolver una convalidacin por evaluacin en la etapa de anlisis y

determinacin de criterio, la solicitud pasa a la etapa de verificacin de evaluadores.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema utilizando usuario y contrasea

vlidos, visualiza en su bandeja de Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV
Verificacin de envo a evaluadores.
Imagen 116. Etapa Verificacin de envo a evaluadores
Al dar clic sobre el semforo correspondiente de la etapa, el sistema visualiza los

procesos de la misma.
Imagen 117. Verificacin de envo a evaluadores
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
81
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 118. Opcin Verificacin de envo a evaluadores
Primero debe abrir el documento de verificacin tipo evaluador y el profesional de

convalidaciones puede seleccionar si el evaluador es interno o externo y
dependiendo de la opcin que seleccione se le habilitan las opciones: Evaluador
interno o Evaluador Externo.
Imagen 119. Opcin Evaluador
Se selecciona el evaluador pertinente y se prosigue con el proceso.
82
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 120. Opcin Evaluador Interno
83
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 121. Opcin Evaluador Externo
Despus de seleccionar el tipo de evaluador y diligenciar la informacin en los

bloques que se le habilitaron se debe radicar el documento.
84
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 122. Verificacin Tipo Evaluador
Una vez se ha dado clic sobre el botn Radicar, el sistema muestra una ventana de
confirmacin.
Imagen 123. Confirmacin de radicacin
Despus puede generar el documento de carta evaluador.
85
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 124. Carta Evaluador
Una vez se ha dado clic sobre el icono Carta Evaluador, el sistema genera el
documento para impresin.
Imagen 125. Documento Carta Evaluador
86
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
Si se considera necesario generar este documento lo deben radicar, lo que genera

un mensaje de confirmacin de parte del sistema.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 126. Radicar documento Carta evaluador
Imagen 127. Radicado
Para imprimir el documento se debe dar clic sobre la opcin del men superior
Generar PDF.
87
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 128. Documento en PDF
Para cerrar esta etapa deben seleccionar el proceso y hacer clic en finalizar etapa.
Imagen 129. Finalizar etapa
Se habilita una ventana externa, deben ingresar un comentario de cierre y luego

hacer clic en el botn cerrar solicitudes.
88
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Solicitud de Evaluador
Interno a
Secretario de Sala
89
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Si en la etapa de verificacin tipo evaluador seleccionaron evaluador interno, el sistema

asigna la solicitud al profesional nuevamente para que seleccione el secretario de la
sala.
Manual de usuario
Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema, debe visualizar en la bandeja de

Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV Solicitud Evaluador Interno a
secretaria de sala, como se ilustra a continuacin.
Imagen 130. Etapa Solicitud evaluador interno a secretaria de sala
Al dar clic sobre el semforo correspondiente se listan los procesos de la etapa, como
se muestra a continuacin.
Imagen 131. Proceso Solicitud evaluador interno a secretaria de sala
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
90
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 132. Formulario seleccin de evaluador interno
Seleccionar el nombre del evaluador, digitar el nombre o parte del nombre y dar clic
sobre la lupa para validarlo.
91
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 133. Seleccin de evaluador interno
Para finalizar la etapa se debe Radicar y Cerrar el documento a travs de la opcin del
men en la parte superior.
92
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
93
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Emisin del Concepto
94
EMISIN DEL CONCEPTO

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Esta Etapa es asignada al evaluador de la sala en donde se genera la emisin del
3.0.
concepto.
Manual de usuario
El funcionario encargado debe ingresar al sistema a travs de su usuario y contrasea.

En la bandeja de Mis Asignados se encuentra la etapa CNV Emitir Concepto
Convalidacin.
Imagen 135. Etapa Emitir Concepto jurdico
Se debe dar clic sobre el semforo correspondiente para abrir las solicitudes, aquel que
tenga un nmero diferente de cero.
Imagen 136. Proceso Emitir Concepto jurdico
Se debe dar clic sobre el icono correspondiente a Documento etapa, lo que visualiza la
siguiente pantalla.
95
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 137. Emisin del Concepto
96
Para finalizar la etapa se debe dar clic sobre la opcin del men en la parte superior
Radicar y Cerrar.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
97
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Validacin del Concepto
98
VALIDACIN DEL CONCEPTO

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Despus de que el evaluador genere la emisin del concepto, la solicitud se asigna al

profesional de convalidaciones para la validacin del concepto.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
El profesional debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada y digitar su usuario

y contrasea para iniciar la sesin.
Una vez ingresado, el profesional puede visualizar la etapa CNV Validacin Concepto
Convalidacin.
Imagen 139. Etapa Validacin Concepto Convalidacin
Se debe dar clic sobre el semforo correspondiente a la etapa, lo que trae la siguiente
pantalla.
Imagen 140. Proceso Validacin Concepto Convalidacin
Dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.
99
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 141. Validacin Concepto Convalidacin
Si el profesional considera correr un traslado, deben llenar primero ese documento,

para lo cual debe dar clic sobre el icono correspondiente a Traslado.
Imagen 142. Traslado
100
Se debe Radicar para poder enviarlo al solicitante, este documento es enviado en un

correo al usuario convalidante.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 143. Radicar
Luego debe seleccionar el proceso, y hacer clic en reportar actividad.
Imagen 144. Reportar actividad
Esta accin abre una ventana de Registro de actividad. Digite una descripcin y
finalizar dando clic sobre el botn Registrar Actividad.
101
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 145. Registrar actividad
Si NO se va a correr el traslado al solicitante, o el convalidante contest el traslado, se

puede continuar con el proceso, se debe radicar el documento validacin del
concepto.
Imagen 146. Radicar validacin del concepto
Dependiendo de lo que se seleccione en el campo de definicin del concepto, la

solicitud puede tomar caminos diferentes.
102
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 147. Opciones definicin concepto
La opcin de: Se debe evaluar nuevamente la solicitud, enva la solicitud de

convalidacin a la etapa de Verificacin tipo evaluador.
La opcin de: El concepto requiere aclaraciones remite al evaluador, enva la
solicitud de convalidacin a la etapa de Emisin de concepto.
La opcin de: El concepto es positivo se elabora proyecto de resolucin, enva
la solicitud de convalidacin a la etapa de Generacin de Resolucin positiva.
La opcin de: El concepto es negativo, se elabora proyecto de resolucin,
enva la solicitud de convalidacin a la etapa de Generacin de Resolucin
negativa.
Se debe Radicar el documento.
103
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 148. Radicar
Para cerrar la etapa se debe seleccionar el proceso y hacer clic en la opcin de Finalizar
etapa.
Imagen 149. Finalizar etapa
Esta accin abre una ventana de Cierre de solicitudes. Seleccionar la causa, digitar el
motivo de cierre, y finalizar dando clic sobre el botn Cerrar Solicitudes.
104
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Validacin de la
Legalidad
105
VALIDACIN DE LA LEGALIDAD
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Esta etapa es fundamental para continuar con el trmite. El sistema almacena en su

base de datos la lista de las Instituciones legalizadas. Sin embargo, es posible que la
institucin registrada por el convalidante no exista an en el registro del MEN.
Para garantizar la validez de la convalidacin, se debe:
Consultar un ente externo. Se realiza la respectiva investigacin en donde se

pueda identificar si la IES existe en el pas de origen. Para ello, se consulta la
base de datos del MEN, y en caso de NO hallar la informacin, se debe
consultar la embajada, el consulado o alguna representacin del pas de origen
de la titulacin, directamente.
En caso de no hallar la IES en la base de datos, el funcionario del MEN se debe
comunicar con el ciudadano convalidante por medio de un oficio. Este oficio
debe comunicar al convalidante las inquietudes relativas a la IES que se tengan.
El convalidante tiene la obligacin de aclarar esta legalidad y entregar toda la
documentacin requerida para aceptar la solicitud. Con esta aclaracin se
registra la nueva IES en la base de datos. Esta nueva informacin la diligencia
un funcionario de la UAC tras la recepcin.
Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada para ello y digitar el usuario y
contrasea correspondiente.
Imagen 150. Inicio de sesin
Una vez ingresado, se visualiza la pantalla de Mis Asignados, en donde se observa la

etapa correspondiente a CNV Validacin de Legalidad.
Imagen 151. Etapa CNV Validacin de la Legalidad
106
Dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga un nmero diferente de
cero, para listar los procesos relacionados a la etapa.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 152. Lista Procesos CNV Validacin de la Legalidad
Para continuar se procede a dar clic sobre el icono correspondiente a documento

etapa.
107
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 153. Formulario Validacin de la Legalidad
El formulario se compone de cinco bloques.

El bloque nmero uno contiene el nmero de radicacin con la fecha.
El segundo bloque contiene los datos personales del convalidante, estos datos vienen
autopoblados.
El tercer bloque es el correspondiente a la validacin de la legalidad.
El cuarto bloque corresponde a las observaciones, es un campo opcional.
Y el quinto bloque que corresponde a los anexos.
Como el primer bloque no se toca, y el segundo viene autopoblado, nos remitimos al
tercer bloque.
El campo Convalidante aclara, se refiere al caso en que el convalidante debe aclarar
cualquier duda de la legalidad de la IES de su titulacin.
108
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 154. Convalidante aclara
Aclara: Cuando el convalidante ha entregado todos los documentos a la UAC

solicitados en el acta de compromiso.
No Aclara: Esta opcin marca el cierre temporal de la solicitud y su trnsito
hacia el auto de archivo.
No Aplica: cuando no se necesitan ms documentacin ni ms requerimientos
al Convalidante en su solicitud.
El siguiente campo Ente externo aclara. En el caso de haber consultado una embajada
o consulado directamente y recogido la informacin requerida.
Imagen 155. Ente externo aclara
109
Aclara: En el caso de haber consultado a una embajada o consulado

directamente y recogido la informacin requerida.
No aclara: Cuando la embajada o el consulado an no han facilitado la entrega
de la documentacin requerida o que nunca la entreg.
No aplica: Si se tiene suficiente informacin respecto al ttulo a convalidar, no
es necesario consultar entes externos.
Comentado [RME1]:
El campo Se valid la legalidad de la Institucin.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 156. Legalidad de la institucin
SI: Cuando el convalidante ha facilitado la entrega de los datos de las IES a la

UAC, y que sta resida registrada en la base de datos del MEN. En otro caso
aplica esta opcin cuando se ha registrado una nueva IES y esta cumpla con los
requerimientos que dicta la ley colombiana para las IES.
NO: Aplica en el momento en que el convalidante no haya entregado lo
requerido por la UAC. Si no se puede validar la legalidad de la solicitud es
porque an no se cumple con lo requerido en el acta de compromiso.
El siguiente campo Se valid la legalidad del ttulo a convalidar.
Imagen 157. Legalidad de ttulo a convalidar
SI: De igual manera que el campo anterior, pero aplica en la titulacin otorgada
por las IES del convalidante. Este ttulo puede o no estar registrado en la base
de datos del MEN. De todos modos se debe comprobar el ttulo, frente a las
IES y ante la base de datos.
NO: Aplica cuando no existe la titulacin o falta informacin obligatoria
requerida en el acta de compromiso.
El siguiente campo que se observa es Se valid la metodologa bajo la cual se
desarroll el programa.
110
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 158. Metodologa bajo la cual se desarroll el programa
SI: La metodologa del programa especifica si una carrera es cursada a

distancia, presencial. Se debe comprobar en las normas de la IES registrada.
NO: En caso que el convalidante haya omitido dicho requerimiento, a la hora
de ingresar sus datos en el formulario de la solicitud.
Los bloques siguientes correspondientes a Observaciones y Anexo de documentos.
Imagen 159. Bloques
En el campo Observaciones, se debe digitar alguna explicacin breve de su actuacin.

Y en el campo Anexar documentos debe ingresar los documentos recopilados y
almacenados de la solicitud. Para ello se debe dar clic sobre el icono correspondiente.
Una vez finalizado el diligenciamiento del formulario, el sistema ofrece las opciones de
Guardar, Borrar documento y Radicar.
111
Guardar. Esta opcin se utiliza en el evento en que se necesite almacenar la

informacin y debe suspenderla por un tiempo, o porque debe cerrar la sesin.
Al dar clic sobre ella, el sistema guarda los datos diligenciados sin comprometer
el proceso general.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Radicar y Cerrar. Esta opcin se utiliza cuando se finaliza la gestin con el

formulario. Cierra la etapa de validacin de legalidad y lanza la solicitud a la
siguiente etapa. Al dar clic sobre el botn se abre una ventana de confirmacin.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 160. Ventana de confirmacin
Dar clic sobre el botn Aceptar. Seleccionar en la ventana de cierre de solicitud la

decisin sobre la solicitud, y finalizar dando clic sobre el botn Cerrar.
Imagen 161. Cierre de solicitud
Se visualiza la ventana de Cierre satisfactorio.
Imagen 162. Cierre satisfactorio
112
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Analizar y determinar
Criterio de Convalidacin
113
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIN

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Una vez ingresado al sistema a travs de la URL asignada, usuario y contrasea, en la

bandeja de Mis Asignados aparece la etapa correspondiente a CNV Analizar y
determinar criterio de convalidacin.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 163. Etapa Analizar y determinar
El profesional de rea en esta etapa analiza los documentos e identifica cual es el tipo
de caso en el que encaja la convalidacin:
Convenio.
Caso similar.
Acreditacin.
Evaluacin.
Para iniciar la gestin se debe dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que
tenga un nmero diferente de cero. Es conveniente mantener este semforo siempre
en verde, es decir, A tiempo, pues de lo contrario el sistema hace un escalamiento,
dando alarma al jefe inmediato del funcionario que tenga asignada la solicitud.
Imagen 164. Procesos Etapa
Para continuar con la gestin se da clic sobre el icono correspondiente a documento

etapa.
114
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 165. Criterios de convalidacin
La actividad de anlisis y determinacin de criterios se inicia con esta pantalla.

Se observan varias opciones a saber:
Convenio. Si hay un nmero uno en esta opcin significa que el MEN tiene un
convenio con la Institucin y/o Universidad, el cual se puede utilizar en caso
que el funcionario se decida por resolver la convalidacin por CONVENIO.
Caso Similar. El sistema seala que el MEN tiene casos similares de
convalidacin. El funcionario puede decidir por esta opcin expresa que hay
casos similares en la base de datos. La solicitud se puede resolver por este
criterio sin problema.
Acreditacin. Si hay un nmero diferente de cero en esta opcin, el sistema
seala que hay casos resueltos por Acreditacin, esto significa que el MEN tiene
la opcin de resolver la convalidacin a travs de este criterio.
Evaluacin. Si hay nmeros diferentes de cero en esta opcin, significa que bajo
este criterio se han resuelto solicitud con antelacin para la universidad o
institucin, por tanto se puede definir la convalidacin por este criterio. El
funcionario decide.
Como se muestra en la imagen anterior, para dar solucin a esta convalidacin, se

debe dar clic sobre el icono correspondiente a Acreditacin. Al dar clic sobre este se
obtiene la siguiente pantalla.
Imagen 166. Criterios de convalidacin
115
Ahora se debe dar clic sobre el icono bajo la columna Asociar.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Esta accin abre el formulario Definicin de criterio de convalidacin.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 167. Definicin de Criterio de convalidacin
Este formulario est compuesta por 3 bloques.

1.
Datos de radicacin. Viene poblados los campos correspondientes a nmero y

fecha de convalidacin, as como el tipo.
2. Datos personales del convalidante. Igual que el bloque anterior, los campos
viene poblados con los datos registrados del convalidante.
3. Definicin criterio convalidacin de ttulo. Se deben diligenciar los campos
Observacin. Se debe escribir una breve explicacin o comentario acerca de la
decisin tomada para resolver la convalidacin. Por ejemplo: Se utiliza el
criterio de Convenio porque Colombia tiene un convenio vigente con la IES y se
puede adaptar para esta solicitud. Ttulo equivalente, en el caso de tener ms
ttulos similares y que no se encuentre el mismo de la solicitud pero que si
exista convenio con el pas de origen de la IES, se debe dar clic sobre la lupa
para desplegar la lista de ttulos almacenados en la base de datos del MEN.
Esta lista contiene cientos de ttulos, en caso de no encontrar el equivalente, se
debe utilizar la opcin [No encontrado] para agregar uno nuevo.
116
Una vez completado el diligenciamiento, se da clic sobre la opcin Radicar en la parte

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
superior. Dar clic sobre el botn Aceptar en la ventana de confirmacin. De esta

manera, la solicitud prosigue bajo el criterio aqu decidido.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Consulta interna
Cuando NO se resuelve el caso de la solicitud sino que se necesitan ms aclaraciones, se
debe definir un Evaluador para el anlisis y estudio de la solicitud y posteriormente
tomar la decisin si continuar por alguno de los criterios evaluadores.
En caso que el evaluador no reciba los documentos completos, la solicitud pasa a auto
de archivo. Pero en caso contario de SI recibir la totalidad de la documentacin
requerida, la solicitud pasa a anlisis por parte del evaluador para que emita un
concepto y ste a su vez remita la solicitud a la sesin del funcionario responsable para
que pueda validar dicho concepto. El convalidante es notificado va correo electrnico
del criterio positivo para que cancele el trmite.
A esta altura, la solicitud ha recibido todos los documentos y ha aclarado la legalidad de
la IES. Con todos los primeros requerimientos superados, es decir, documentos y
comprobante de pago, la solicitud pasa a la evaluacin del criterio de anlisis. Las
solicitudes aprobadas y verificadas son las nicas que hacen trnsito a la siguiente etapa
de evaluacin donde se convierten en resolucin.
Evaluacin
Para efectos de la convalidacin de pregrado y de postgrado se deber hacer una
evaluacin de la informacin y en su orden verificar cul de los siguientes criterios se
aplica para de esta forma proceder al trmite correspondiente. Se debe seleccionar
cul de ellos es el adecuado entre:
CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE TTULOS. S el ttulo procede de alguno

de los pases con los cuales el Estado colombiano ha ratificado convenios de
convalidacin de ttulos, estos sern convalidados en un trmino no mayor a
dos meses contados a partir del recibo en debida forma de la documentacin
requerida.
PROGRAMA O INSITITUCIN ACREDITADOS O SU EQUIVALENTE EN EL PAS

DE PROCEDENCIA. S la institucin que otorg el ttulo que se somete a
convalidacin corresponde a un programa acadmico que hubiera sido
evaluado con anterioridad por el Ministerio de educacin Nacional o el ICFES,
se resuelve aplicando la misma decisin que en el caso que sirve como
117
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
referencia. Para tal efecto, se debe tratar del mismo programa acadmico
ofrecido por la misma institucin y con una diferencia entre las fechas de
otorgamiento de los dos ttulos que no podr exceder los ocho (8) aos. En
este caso el trmite de convalidacin se adelanta en un trmino no mayor a
dos (2) meses contados a partir del recibo en debida forma de la
documentacin requerida. Se debe recordar que una convalidacin realizada
por caso similar no podr servir de soporte a otra convalidacin.
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
EVALUACIN ACADMICA. S el ttulo que se somete a convalidacin no se

enmarca en ninguno de los criterios sealados anteriormente o si no existe
certeza sobre el nivel acadmico de los estudios que se estn convalidando, o
su denominacin, se someter la documentacin a proceso de evaluacin
acadmica. Este trmite se adelanta en un trmino no mayor a cinco (5) meses
contados a partir del recibo en debida forma de la documentacin requerida.
De igual manera, para efectos de la convalidacin de ttulos correspondientes a

postgrados mdico-quirrgicos, se debern tener en cuenta los criterios definidos por
la comunidad acadmica en el documento Especialidades Mdico Quirrgicas en
Medicina, publicado por el Ministerio de educacin Nacional.
En cuanto a las solicitudes de convalidacin de ttulos de pregrado de derecho, existen
los siguientes requisitos para decidir el criterio de evaluacin:
El interesado deber acreditar como mnimo la aprobacin de estudios

especficos de la legislacin colombiana, en los siguientes aspectos: Derecho
Constitucional Colombiano, Derecho Administrativo y Procesales Especiales
(Civil, Administrativo, Penal y Laboral). Dichos estudios podrn ser acreditados
por una Institucin de educacin superior colombiana que cuente con el
programa de derecho con registro calificado. El interesado tambin podr
certificar la suficiencia atrs indicada por medio de los resultados que obtenga
en el Examen de Calidad de la Educacin Superior ECAES.
Para los ttulos de pregrado en Derecho, los criterios de convalidacin por Caso similar
y programa o Institucin acreditados, o su equivalente en el pas de procedencia, se
aplicarn una vez el convalidante acredite el cumplimiento de los requisitos anteriores.
As mismo, en el evento de no proceder la aplicacin de alguno de estos criterios de
convalidacin, se remite la documentacin a evaluacin acadmica, as el solicitante
hubiere acreditado los requisitos mnimos establecidos para la convalidacin de ttulos
de pregrado en Derecho.
118
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Auto de archivo
119
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada, y con el usuario y contrasea

correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 168. Etapa CNV Auto de archivo legalidad
En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semforo

correspondiente para listar los procesos.
Imagen 169. Lista procesos CNV Auto de archivo legalidad
En esta etapa se visualiza un icono diferente de gestin. Para continuar se debe dar clic
sobre el icono de Word. Esta accin visualiza un mensaje en la parte inferior de la
pantalla, que dice Quieres abrir o guardar cnv-2015-00000005_xxxxxx p.m. tmp.doc
desde convalidacin.mineducacion.gov.co?, se debe dar clic sobre el botn Guardar y
posteriormente en Abrir.
Imagen 170. Abrir documento
120
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Se debe dar clic sobre la opcin Habilitar edicin y habilitar contenido. Esto abre un
documento en Word.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Se debe revisar el documento, verificar los datos, y s se est de acuerdo se procede a

iniciar Proceso de aprobacin. Para ello en la parte superior del men de Word se
habilita una nueva opcin llamada COMPLEMENTOS.
Imagen 172. Complementos
121
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Esto visualiza un men en la parte derecha correspondiente a T&MS, se debe dar clic
sobre ella, y esta accin visualiza dos opciones: inicio proceso de aprobacin y ver
parmetros en plantilla.
Dar clic sobre la opcin Iniciar proceso de aprobacin.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 173. Inicio Proceso de Aprobacin
Esta accin visualiza una ventana de confirmacin.
Imagen 174. Confirmacin
Dar clic sobre el botn S e ingrese un comentario. Dar clic sobre el botn Aceptar.
Imagen 175. Comentario
Y por ltimo se visualiza la ventana de confirmacin en el ciclo de aprobacin.
Imagen 176. Confirmacin de ciclo de aprobacin.
122
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Proyecto de Resolucin
123
PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada, y con el usuario y contrasea

correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
3.0.
Manual de usuario
Imagen 177. Etapa Proyecto de Resolucin
En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semforo

correspondiente para listar los procesos.
Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolucin
Para iniciar el proceso se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento de
Word. Al dar clic sobre este se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla,
dar clic sobre el botn Guardar y despus en Abrir cuando se finalice la descarga.
Dar clic sobre los botones Habilitar Edicin y Habilitar Contenido. Esta accin abre un
documento en Word, que es el oficio de resolucin por medio de la cual se resuelve
una solicitud de convalidacin.
124
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Para continuar, se debe dar clic sobre la opcin del men en Word, COMPLEMENTOS.
Imagen 181. Complementos
Al dar clic sobre esta opcin, se habilita un men a lado izquierdo, con las opciones de
T&MS. Desplegar las opciones y dar clic sobre la opcin Inicio Proceso de Aprobacin.
Imagen 182. Inicio proceso de aprobacin
125
Se visualiza una ventana de confirmacin.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 183. Ventana de confirmacin Proceso de aprobacin.
Al dar clic sobre el botn SI, el sistema solicita que se digite un comentario sobre la
gestin.
El documento es radicado para aprobacin, y el sistema emite un mensaje de

confirmacin.
Imagen 185. Proceso generado con xito
126
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Revisin de Resolucin
127
REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Esta etapa es asignada al coordinador de convalidaciones. Se debe ingresar al sistema

a travs de la URL asignada con el usuario y contrasea indicados, all se visualiza la
bandeja de mis asignados en donde se observa la etapa correspondiente a CNV
Revisin de resolucin Convenio.
Manual de usuario
Imagen 186. Revisin de resolucin Convenio
Dar clic sobre el semforo correspondiente para listar los procesos correspondientes a
la etapa.
Imagen 187. CNV - Revisin de resolucin Convenio
Dar clic sobre el icono de Word, en los iconos de gestin. Dar clic sobre el botn
Guardar y posteriormente Abrir, opciones que muestra el sistema en la parte inferior, y
posteriormente dar clic sobre las opciones de Habilitar edicin y Habilitar contenido.
Esto visualiza el oficio, el cual se debe revisar y verificar que la informacin contenida
est acorde a los requerimientos del MEN.
Una vez realizada la verificacin de la resolucin, se debe dar clic sobre el men
COMPLEMENTOS T&MS Revisado. Esta accin prosigue con el ciclo de aprobacin.
S el documento es rechazado, se devuelve al funcionario que lo origin para su
revisin, y nuevamente iniciar ciclo de aprobacin.
128
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 188. Opcin Revisado
El sistema visualiza un mensaje de confirmacin.
Imagen 189. Continuar operacin
Se debe digitar un comentario en el campo que se muestra.
Al dar clic en Aceptar se muestra un mensaje de confirmacin.
Imagen 191. Proceso exitoso
129
La solicitud queda radicada y contina con el ciclo de aprobacin.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Este mismo procedimiento se aplica para cualquier etapa correspondiente a Revisin

de resolucin.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
130
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Aprobacin de Resolucin
131
APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Esta etapa es responsabilidad exclusiva del Jefe de Subdireccin Aseguramiento de la

calidad de Educacin superior.
Para iniciar la gestin se debe ingresar con su usuario y contrasea, a travs de la URL
asignada. En la bandeja de Mis Asignados se visualizan las etapas correspondientes.
Imagen 192. Etapa Aprobacin de resolucin
Todas las etapas correspondientes a Aprobacin de resolucin van a funcionar de

manera similar. Como ejemplo para el manual se toma como referencia Auto Arch
Legalidad, pero como se enfatiza, cualquiera de las etapas que tengan que ver con la
aprobacin de la resolucin va a funcionar de manera igual.
Para iniciar la gestin se debe dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que
tenga un nmero diferente de cero. Esta accin abre la lista de procesos.
Imagen 193. Lista procesos Aprobacin de resolucin
132
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Se selecciona una de las solicitudes, y se da clic sobre el icono de gestin, en este caso
el icono de documento Word. Al dar clic sobre este se genera un mensaje en la parte
inferior de la pantalla. Se debe dar clic primero sobre el botn Guardar y despus,
cuando se haya cargado el archivo, clic sobre el botn Abrir.
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 194. Abrir y Guardar
El sistema abre el oficio correspondiente a la resolucin, para continuar, se debe

verificar que el oficio contenga la informacin pertinente, y s se est de acuerdo con
su contenido, debe dar clic sobre la opcin de men COMPLEMENTOS T&MS
Radicar en TMS.
Imagen 195. Radicar en TMS
Al dar clic sobre esta opcin, se visualiza una ventana de confirmacin de la radicacin,
as como uno de advertencia, que dice que una vez radicado el documento no podr
modificarlo.
Imagen 196. Radicar en TMS
Digite un comentario concerniente a la radicacin, el sistema emite una ventana de

ciclo de aprobacin terminado.
133
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 197. Ciclo de aprobacin terminado
134
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Impresin y Anexo de
Resolucin firmada
Y enumerada
135
IMPRESIN Y ANEXO DE RESOLUCIN FIRMADA Y ENUMERADA

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Esta etapa es asignada al Profesional encargado de acuerdo a su competencia.
25-05-15
Esta etapa se da una vez la solicitud ha pasado por la etapa de Aprobacin.
3.0.
Manual de usuario
Para gestionar esta etapa, el profesional encargado debe ingresar al sistema de

convalidaciones a travs de la URL asignada para ello, con su usuario y contrasea
vigente, y dar clic sobre la etapa correspondiente a CNV Impresin y anexo de
resolucin firmada y enumerada Arch Leg.
Imagen 198. Etapa Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada
Dar clic sobre el semforo correspondiente en la etapa, lo que abre el listado de

procesos correspondientes.
Imagen 199. Lista Procesos Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada
Para iniciar la gestin sobre esta solicitud, se debe dar clic sobre el icono
correspondiente a documento etapa.
Esta accin abre el formulario con el ttulo: IMPRESIN Y ANEXO DE LA RESOLUCIN.
136
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 200. Formulario Impresin y anexo de la resolucin
El formulario consta de dos bloques.

El primero, correspondiente a DATOS PERSONALES DEL CONVALIDANTE, viene
autopoblado.
El segundo se debe diligenciar por parte del funcionario y anexar la resolucin firmada
y digitalizada.
137
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 201. Formulario Impresin y anexo de la resolucin diligenciado
Para finalizar dar clic sobre la opcin del men Radicar y cerrar. Se visualiza una
ventana de confirmacin.
Dar clic sobre el botn Aceptar.
138
Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
3.0.
Manual de usuario
Imagen 203. Mensaje de cierre satisfactorio
Dar clic en el botn Aceptar.

Esta accin finaliza la gestin sobre la solicitud.
139

Manual General Convalidaciones de Educación Superior

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Cdigo

Creacin inicial del documento

Diana Maritza Pinzn

PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN............................................. 124

REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO .................................................................................... 128

APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD ................................................... 132

Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento ............................................................. 16

Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante ......................................... 41

Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepcin y verificacin de documentos ....... 62

Imagen 133. Seleccin de evaluador interno ............................................................................. 92

Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolucin ............................................................. 124

La Convalidacin es el reconocimiento que el Gobierno colombiano efecta sobre un

Orientar a los usuarios que intervienen en el proceso de convalidaciones de educacin

Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del

Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento

Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestin

Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han

Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente

Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo

Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al

Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa

Con este botn el usuario almacena el formato que est

Dando clic en este botn se borra la informacin del

Imagen 6. Ventana emergente botn borrar documento

Pulsando este botn el sistema lanza una ventana

Imagen 7. Ventana emergente botn radicar

Al seleccionar este botn emerge un mensaje pidiendo la

Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botn radicar y cerrar

Pulsando este botn el sistema lanza una nueva ventana,

Imagen 9. Ventana emergente botn configurar PDF

Si se selecciona este botn se visualiza el PDF del

Imagen 10. Ventana emergente botn generar PDF

Con este botn se cierra o termina la etapa, mostrando

Imagen 11. Ventana emergente botn finalizar etapa

Al seleccionar se puede informar si la convalidacin queda

Imagen 12. Ventana emergente botn reportar actividad

Se usa este botn para mostrar en pantalla la cantidad de

Imagen 13. Opciones del botn seleccionar

Con este botn se seleccionan todas las solicitudes de la

Imagen 14. Botn seleccionar todo

ASTERISCO: Este smbolo seala el carcter de obligatorio

Semforos: las solicitudes reflejan el plazo de atencin por

VERDE: Solicitudes a tiempo.

LUPA: Consulta y valida informacin guardada en la base

ADJUNTOS: Muestra el tamao y tipo de archivos que se

ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar

DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el

Para ingresar al sistema de convalidaciones de educacin superior, el ciudadano debe

Imagen 15. Pgina del Ministerio de Educacin Nacional

En la parte inferior de la pgina se busca el icono correspondiente a Convalidaciones.

Imagen 16. Convalidaciones

Al dar clic sobre este icono, el sistema visualiza la siguiente pantalla.

Imagen 17. Opciones de Convalidaciones

Se escoge la opcin Convalidaciones de superior y se da clic sobre este icono.

Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior

Se debe dar clic sobre la opcin sealada, PROCESO EN LNEA.

Imagen 19. Ventana autenticacin de usuario

Imagen 20. Registro persona natural

El sistema despliega un formulario para ser diligenciado por el solicitante. El formulario

Datos de Login: Cuenta con los campos:

Id de Usuario, el cual es el nmero de identificacin del solicitante

Imagen 21. Primera parte formulario de registro

Datos personales: La informacin que se pide es la del convalidante, tal como

Imagen 22. Segunda parte formulario de registro