SOP Panduan Pengendalian Dokumen

Kebijakan
No. Dokument :
No. Revisi
SOP

Tanggal Terbit :
Halaman

UPT Puskesmas Cadasari

dr. H. Joko Suryanto
NIP. 19690711.200604.1.006
Suatu
Pengertian

panduan

manajemen

mutu

pengendalian
yang

dokumen

mencakup

kebijakan

pembuatan,

sistem

distribusi,

penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan yang diatur

dalam prosedur ini

Tujuan
Kebijakan

Terkendalinya

kerahasiaan,

proses

perubahan,

penerbitan,

distribusi dan sirkulasi dokumen kebijakan

Kepala Puskesmas
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan

Referensi

Tingkat Pertama,Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan ,

Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar, Tahun 2015

Prosedur

1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan.

2. Penyusunan dokumen kebijakan.
Kepala Puskesmas bertanggungjawab terhadap pelaksanaan
identifikasi atau perubahan serta penyusunan dokumen
kebijakan.
3. Pengesahan dokumen kebijakan
Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen kebijakan.
4. Sosialisasi dokumen kebijakan
Kepala Puskesmas melakukan sosialisasi dokumen kebijakan
kepada seluruh pelaksana supaya dapat diketahui dan
dijalankan.
5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan
Sekretaristim akreditasi bertugas dalam pengendalian dokumen
kebijakan meliputi :
a. Penomoran dokumen kebijakan
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternala tau internal

c. Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk

menggandakan
d. Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi
stempel terkendali
e. Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini
adalah dokumen kebijakan pengganti serta mengisi format
usulan penambahan atau penarikan dokumen kebijakan
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membubuhkan stempel kedaluwarsa dan
menyimpan dokumen kebijakan tersebut selama 2 tahun
g. Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan
6. Penyimpanan dokumen kebijakan
a. Dokumen kebijakan asli ( masterdokumen kebijakan yang
sudah dinomori dan sudah ditandatangani) disimpan di
secretariat tim akreditasi.
b. Dokumen kebijakan fotokopi disimpan di masing-masing unit
puskesmas
c. Dokumen kebijakan harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
7. Penataan dokumen kebijakan
Penataan dokumen kebijakan dikelompokkan menurut kelompok
pelayanan
8. Revisi atau perubahan dokumen kebijakan
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat
pengesahan sesuai pejabat yang berwenang
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami
perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat
perubahan dokumen
d. Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis di atas yang
menandatangani

2/3

Identifikasi
penyusunan atau
perubahan dokumen
kebijakan

Penyusunan
dokumen
kebijakan

Pengesahan
dokumen
kebijakan

Sosialisasi
dokumen
kebijakan

Pencatatan
,distribusi dan
penarikan
dokumen
kebijakan

6.Bagan Alir

Penyimpanan
dokumen
kebijakan

Penataan
dokumen
kebijakan

Revisi atau perubahan

dokumen kebijakan

7. Unit
Terkait

Semua unit

3/3