RESUMEN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA CON OPERACIONES,

CONTROLES CLAVE, PRUEBAS DE CONTROL Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE

OPERACIONES PARA NOMINA
OBJETIVOS DE
AUDITORIA
RELACIONADO
CON LA
OPERACION

CONTROL
INTERNO CLAVE

PRUEBA COMN
DE CONTROL

Los pagos de
nmina
registrados son
por concepto de
trabajo
verdaderamente
llevado a cabo por
empleados reales
(existenciales

Las tarjetas de
registro de horario
son aprobadas por
el supervisor.
Se utiliza un reloj
de registro para
anotar el tiempo.
Se mantiene de
forma adecuada el
archivo de
personal
Solo los
empleados
existentes en los
archivos
computarizados de
datos son
aceptados cuando
son ingresados
Un cheque es
autorizado antes
de girarse

Examinar tarjetas
para verificar su
aprobacin
Examinar las
tarjetas de registro
de horarios
Revisar las
polticas de
personal
Examinar los
archivos de
personal
Revisar el
diagrama
organizacional,
analizarlo con los
empleados y
observar el
desempeo de las
tareas
Examinar los
registros de
nmina para
verificar su
aprobacin

Las transacciones
e nomina
existentes se
registran
( integridad)

Los cheques de
nmina se pre
numeran y se
justifican
Las cuentas

Justificar una
secuencia de
cheques de
nomina
Analizar los

PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
LAS
OPERACIONES
Revisar el diario
de nminas, el
libro de
contabilidad
general y registro
de nminas
devengadas para
detectar
cantidades
grandes o
inusuales
Comparar
cheques
cancelados con el
diario de nmina
para verificar
nombre, cantidad
y fecha
Examinar endoso
correcto de los
cheques
cancelados
Comparar los
cheques
cancelados con
los registros del
personal
Se concilian los
desembolsos en el
diario de nminas
con los
desembolsos en el

Las operaciones
de nmina
registradas son
por la cantidad
realmente
trabajada y en la
remuneracin
correcta; las
retenciones estn
calculadas
correctamente
( precisin)

bancarias son
conciliadas de
manera
independiente
Los clculos y las
cantidades son
verificados
internamente
Los totales de lote
se comparan con
los reportes
sumarios de la
computadora
Las
remuneraciones,
sueldos o
comisiones que se
autorizan

empleados y
observar la
conciliacin
bancaria
Examinar
indicaciones de
verificacin interna
Examinar archivos
totales de lotes
para buscar la
rbrica del
encargado de
control de datos;
compare los
totales en los
reportes sumarios
Examinar las
autorizaciones en
los registros de
personal

estado de cuenta
de la nmina del
banco
Recalcular las
horas trabajadas
de las tarjetas de
registro de horario
Comparar las
remuneraciones
con el contrato
sindical, la
aprobacin del
contrato sindical,
la aprobacin del
consejo directivo u
otra fuente
Recalcular el
sueldo bruto
Verificar las
retenciones con
referencias a las
tablas de
impuestos y
formas de
autorizacin en los
archivos del
personal
Recalcular el
sueldo neto

Las operaciones
de nmina se
clasifican
debidamente
(clasificacin)

Se utiliza un
diagrama
adecuado de
cuentas
Las clasificaciones
de cuenta se
verifican
internamente

Revisar el
diagrama de
cuentas
Examinar la
indicacin de
verificacin interna

Comparar la
clasificacin con el
catlogo de
cuentas o manual
de procedimientos
Revisar tarjetas de
registro de horario
para determinar el
departamento del
empleado y a la
orden de
produccin para
rastrearlas hasta
la distribucin de
la mano de obra

Las operaciones
de nmina se
registran en las
fechas correctas
( tiempo oportuno)

Los
procedimientos
exigen que se
registren las
operaciones tan
pronto como sea
posible despus
de haberse
pagado la nomina
Las fechas se
verifican
internamente

Examinar el
manual de
procedimientos y
observar cuando
se efectan los
registros
Examinar la
indicacin de
verificacin
internamente

Comparar la fecha
de registro de
cheques en el
diario de nmina
con la fecha de los
cheques
cancelados y
tarjeta de
asistencia
Comparar la fecha
en el cheque con
la fecha en el que
el banco acepto el
cheque

Las operaciones
de nmina se
incluyen de
manera apropiada
en el archivo
maestro de
nmina y se
resumen
correctamente
( asentamiento y
resumen )

Los contenidos del

archivo maestro
de nmina se
verifican
internamente
Los totales del
archivo maestro
de nmina se
comparan con los
totales del libro de
contabilidad
general

Examinar la
indicacin de
verificacin interna
Examinar el total
de los informes
sumarios
rubricados que
indiquen que se ha
hecho
comparaciones

Comprobar la
precisin del
encargado al
totalizar el diario
de nminas y
rastrear los
asientos en el libro
de contabilidad
general y el
archivo maestro
de nominas

CONTROL FISICO SOBRE LOS ACTIVOS Y REGISTROS

El acceso a cheques de nmina sin firmar debe restringirse. Los cheques deben
ser firmados por un empleado responsable y distribuidos por alguna persona
independiente de las funciones de nmina y registro de tiempo. Cualquier cheque
no reclamado debe regresarse para depositarlo nuevamente. Si los cheques son
firmados por una maquina se debe restringir el acceso a esta.

VERIFICACIONES INDEPENDIENTES PARA EL DESEMPEO

Los clculos de nmina deben verificarse de forma independiente, incluyendo la
comparacin de los totales de lotes con los reportes sumarios. Un miembro de la
administracin u otro empleado responsable debe revisar los registros de salida de
nmina en busca de cualquier error o irregularidad obvia o de cantidades
inusuales. Cuando la mano de obra de fabricacin afecta la valuacin del
inventario o cuando es necesario acumular costos por trabajo, es necesario tener
controles adecuados para verificar la correcta asignacin de costos.

Varias inquietudes adicionales referentes al ciclo de nmina y personal se

analizaran en las siguientes secciones. Estas se relacionan con los impuestos
sobre nmina y otras retenciones, la asignacin de costos de nmina al inventario,
y el potencial de operaciones de nmina fraudulentas.
En muchas compaas los impuestos sobre nmina son una consideracin
importante, porque las cantidades en ocasiones son importantes y porque pueden
surgir graves responsabilidades legales por no presentar oportunamente las
formas fiscales.

PREPARACION DE FORMAS
Como parte de la comprensin de la estructura de control interno, el auditor revisa
la preparacin de al menos una de cada tipo de las formas fiscales relativas a la
nmina por las que el cliente responsable. Existe una responsabilidad legal
potencial por impuestos no pagados, penalizaciones e intereses si el cliente no
prepara debidamente las formas fiscales. Las formas de impuestos sobre nmina
corresponden a los impuestos federales sobre ingresos, retencin de la FICA,
retencin de impuestos estatales y municipales sobre impuestos, e impuestos
federales y estatales por desempleo.
Puede ser necesaria una conciliacin detallada de la informacin en las formas
fiscales y los registros de nmina, cuando el auditor cree que existe una
probabilidad razonable de que las declaraciones fiscales puedan haberse
preparado incorrectamente.

PAGO OPORTUNO DE LOS IMPUESTOS RETENIDOS SOBRE NOMINA Y

OTRAS RETENCIONES
Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligacin legal de
presentar los pagos que correspondan a todas las retenciones de nmina como

parte de las pruebas sobre nminas, aunque generalmente los pagos se efectan
de los desembolsos del efectivo en general. Las retenciones se preocupan en
estas pruebas son partidas como impuestos, el plan de ahorro 401 (K) y otros
ahorros para el retiro, las cuotas sindicales, seguros y ahorro de nmina. El auditor
determina primero los requisitos dl cliente para presentar los pagos. Se
determinan estos requisitos al referirse a fuentes como las disposiciones fiscales,
contratos sindicales y acuerdos con los empleados. Despus que el auditor
conoce los requisitos, es fcil determinar si el cliente ha pagado la cantidad
correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsiguientes de efectivo con
los registros de nmina.
Es frecuente que los auditores extiendan sus procedimientos de manera
considerable en la auditoria de nmina de acuerdo con las siguientes
circunstancias: cuando la nmina afecta de manera significativa la evaluacin del
inventario y cuando el auditor est preocupado por la posibilidad de que haya
transacciones fraudulentas materiales de nomina

RELACION ENTRE NOMINA Y EVALUACION DEL INVENTARIO.

En auditorias donde la nmina es una porcin significativa del inventario ocurre
frecuentemente entre las compaas manufactureras y de construccin, una
clasificacin incorrecta de cuentas de nminas puede afectar de forma
considerable la evaluacin de activos en cuentas como produccin en proceso,
artculos terminados o construccin en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos
cargados al inventarios en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si
los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocadamente o
intencionalmente a los costos indirectos de fabricacin. De manera similar, la
evaluacin del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directa de los
empleados individuales se carga errneamente a la orden de produccin o
proceso equivocados. Cuando algunas rdenes de produccin se facturan sobre

una base de precio de costo ms beneficio, tanto las entradas como la evaluacin
de inventarios se ven afectadas al cargar la mano de obra a rdenes equivocadas.
Donde la mano de obra es un factor de importancia en la evaluacin de
inventarios, debe haber un nfasis espacial en la comprobacin de los controles
internos sobre la clasificacin correcta de las operaciones de nminas. La
consistencia de periodo a periodo, la cual es esencial para la clasificacin, se
puede probar al revisar el diagrama de cuentas y los manuales de procedimientos.
Tambin es deseable rastrear las boletas de trabajo u otras evidencias de que un
empleado ha trabajado en una orden de produccin o hasta los registros contables
que afectan la evaluacin del inventario.

COMPROBACION DE NOMINAS FICTICIAS

Aunque los auditores no son los principales responsables de la deteccin de
fraudes, se amplan los procedimientos de auditoria cuando surge la posibilidad de
la comisin de irregularidades considerables. Existen varias formas en que los
empleados pueden defraudar a una empresa en el rea de nminas. Este anlisis
se limita a las pruebas para los dos tipos ms comunes: empleados ficticios y
horas fraudulentas.
El giro de cheques de nmina a individuos que no trabajan para la compaa con
frecuencia da por resultado que se continen girando cheques de una empleado
despus de que se ha terminado su empleo. Por lo general, la persona que
comete este tipo de desfalco es un empleado de nmina, capataz, compaero del
empleado o quizs del mismo ex empleado.
Se pueden desarrollar ciertos procedimientos sobre los cheques cancelados como
medio para detectar el fraude. Un procedimiento que se utiliza en la auditoria de
pagos es comparar los nombres en los cheques cancelados con las tarjetas de
tiempo y otros registros para verificar las firmas autorizadas y la racionalidad con
el endoso. Tambin es comn observar los endosos sobre cheques cancelados

para detectar un endoso desusado o segundos endosos recurrentes como una

indicacin de la posible existencia de un cheque ficticio. Tambin es aconsejable el
examen de cheques que se han registrado como anulados para cerciorarse de
que no se han utilizado en forma fraudulenta. Aqu tenemos un ejemplo de los que
le ocurri a una empresa por contratar a personal externo para que realizaran las
actividades de la nmina de una empresa

LOS SERVICIOS DE NOMINA DEFRAUDAN AL PATRON

La mayora de las empresas utilizan un servicio externo para procesar la nmina
con mayor eficiencia y mejorar su control interno, JSC, Inc. Al realizar negocios
como PaySistems, proceso la nmina para Oaklawn Constructions y robo
intencionalmente $ 2, 455,000 dlares de la compaa al pagar de menos los
impuestos sobre nmina.
JSC proporciono al Oaklawn las formas correctas de pago de impuestos sobre
nmina, Sin embargo, JSC pago menos impuesto sobre la nmina de la compaa
y presento declaraciones fiscales falsas sobre nmina al ISR. Oaklawn descubri
el fraude cuando el ISR sanciono a la compaa por impuestos sobre nmina que
no haban sido pagados.
La informacin nos hace referencia que la auditoria en el ciclo de nminas es de
suma importancia porque nos muestra los objetivos, controles y pruebas en las
cuales debemos tener presente por si tenemos acciones acertadas o si estamos
realizando las cosas de manera incorrecta, para corregirlas y nos surgan
problemas a futuro y que nos repercutan econmicamente en la organizacin ya
que el auditor no siempre detecta este problema y como encargado del
departamento de nminas deberemos tener una revisin continua de cada
movimiento que realizamos.