Contabilidad

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el lenguaje de los negocios por el
hecho de ser, dentro de la organizacin, una actividad de servicio encargada de
identificar, medir y comunicar la informacin econmica que permite a los
diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
informacin financiera de la organizacin.
Las actividades de clasificacin, registro y resumen son de carcter rutinario y
repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la
sistematizacin de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso,
permitindole dedicar ms tiempo a labores de mayor importancia, como el
anlisis e interpretacin de la informacin.
El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar informacin
financiera de la organizacin a personas naturales y entidades jurdicas interesadas
en sus resultados operacionales y en su situacin econmica. Los administradores
de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los
proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente
requieren informacin financiera de la organizacin para sus respectivos anlisis.
La contabilidad suministra informacin de la empresa a los administradores, como
una contribucin a sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones; los
mismos requieren de informacin financiera confiable, comprensible, objetiva,
razonable u oportuna.
Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de informacin financiera con
el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la
administracin.
Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de informacin contable de la
empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr as,
acuerdos con sus patronos. El gobierno tambin hace uso de la informacin
suministrada por contabilidad.
Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros
tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la
empresa informacin financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y
decidir la autorizacin de un prstamo.

La complejidad y gran nmero de transacciones comerciales han presentado la

necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.
Esta tcnica desempea un papel importantsimo en la vida econmica de un
negocio, cualquiera que sea su naturaleza.
La importancia se basa en unos propsitos principales como:

Para el uso en la planeacin y control de las operaciones normales de la

empresa.

Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la

formulacin de las polticas.

Rendir informes externos a la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA
La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de
sistematizar y generalizar los mtodos contables, al tiempo que investiga la
consecucin de otro nuevos.
Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en
instrumentos o mtodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construccin
de un cuerpo metodolgico, que proporcione una herramienta de anlisis a otras
ciencias, particularmente la economa de la empresa.
Debido a esto ultimo, hay una clara subordinacin de la contabilidad respecto a la
economa, y tambin en gran medida al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida
entera en suma, estn minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurdico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que
concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar
la tenedura de libros.
A continuacin relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.
1.4.1 La Macro Contabilidad.
Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes
macroeconmicas es decir, a la determinacin en cifras de la situacin econmica
de un pas, tambin denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional
presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconmicas tales como la
produccin y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas
magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida bsica del desempeo de la
economa de la produccin de bienes y servicios, y tambin pone de manifiesto las
relaciones existentes entre las 3 variables macroeconmicas fundamentales.

La relacin que existe entre las 3 variables desempea un papel importante en la

determinacin de los niveles de ingreso y produccin en la economa. A pesar de la
sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable
complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas
complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los
impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relacin con el PNB, y
por el efecto del Comercio Exterior.
1.4.2 La Micro Contabilidad.
Se define como la Contabilidad aplicada a unidades econmicas individuales, bien
sean personas fsicas o sociales, tambin denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles
tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional
trata de determinar magnitudes econmicas con un notable grado de abstraccin,
que requieren una cuidadosa definicin previa.
La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como
los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y
dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinacin de los flujos econmicos
financieros.
1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa.
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa
se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiacin). Su principal
cometido es la elaboracin de Balances y Cuentas de Resultado, para ello
desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las
actividades de la empresa que constituyen hechos contables.
Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos
empleados para planificar y controlar los procesos de produccin.
Analiza los procesos de produccin desde el punto de vista cuantitativo, de costes
y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una informacin
fundamental, a fin de establecer decisiones de poltica empresarial en lo que se
refiere a la programacin y el control de la actividad productiva.
2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma
sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa,
con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear,

controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica

sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa.

Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas y el

patrimonio que posee la empresa.

Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una

operacin mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIN

Mas conocido como el Principio de causacin que significa que los hechos
econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
2.4 PARTIDA DOBLE
El Mtodo de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas
Paciolo, segn el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u
otras por igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones
comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

Cuando una persona vende, hay otra que compra.

Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.

No puede existir deudor sin acreedor.

No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situacin da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el
registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.
Esto quiere decir que toda transaccin comercial implica: entrega de mercancas o
servicios y entrega de efectivo o aceptacin de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento
contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos.
2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el control matemtico de las anotaciones: como siempre se da entrada y
salida simultneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los
mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condicin de
exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre s.

Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es

solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios,
cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino tambin todos los elementos
abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y
beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de
formular un balance general.
2.6 ASIENTOS CONTABLES
Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando
se utilizan dos cuentas, un dbito y un crdito; compuesto cuando se emplean ms
de dos cuentas.
2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en
orden cronolgico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de
contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con
fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con
indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y
autorizado.
2.6.2 Contenido del comprobante.

Fecha

Origen

Descripcin

Y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripcin de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por

palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el
auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a
que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a
lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con
los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
2.7 ECUACIN PATRIMONIAL
La Ecuacin patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una
empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su
inicio, toda empresa o ente econmico puede expresar su ecuacin patrimonial, la

que se conservar a travs de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores
que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.
2.7.1 Descripcin de la Ecuacin patrimonial.
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo
y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas,
se utiliza una frmula matemtica que da a conocer, independientemente, el valor
del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
2.8 CONCEPTO DE CUENTA
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogneos relativos a una persona o cosa, bajo
un ttulo apropiado, que facilita la interpretacin de las operaciones en los libros.
Cuenta es un trmino usado en contabilidad para designar derechos, bienes,
obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemticos y anlogos que
permiten la interpretacin de las operaciones de un ente econmico.
2.8.1 Partes de una cuenta.

Ttulo o nombre.

Fecha.
Descripcin: corresponde al detalle o concepto por el cual se est
registrando.
Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o
cargan y constituyen un aumento (dbito).
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se
acreditan o abonan y constituyen una disminucin (crdito).
Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser:
Saldo deudor: cuando los dbitos son mayores que los crditos. Saldo acreedor:
si la suma de los crditos es mayor a la de los dbitos.

2.8.2 Clasificacin de las cuentas.

2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.
Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas;
forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden
ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables
endinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero
en bancos o en caja, las mercancas, los muebles y los vehculos; por derechos, las
cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor.
Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como

resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la

empresa beneficios econmicos futuros.
Caractersticas de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o
servicios.

Estar bajo el control de la Empresa.

Generar un derecho de reclamacin.

Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contradas por la

empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por
cualquier concepto.
Es la representacin financiera de las obligaciones presentes del ente econmico,
derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se
deber transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
Caractersticas de los pasivos.

La obligacin tiene que haberse causado.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Representa para la empresa una obligacin presente.

Una obligacin es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.

Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un

compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen tambin de prcticas normales de negocios, del deseo y la

costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una
manera equitativa.
Una obligacin normalmente surge slo cuando un activo es entregado, o la
empresa acuerda irrevocablemente la adquisicin de un activo.
La liquidacin de una obligacin de una obligacin presente usualmente implica el
que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios econmicos con objeto
de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueo o de los dueos
para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas.
Matemticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Caractersticas del patrimonio. Est constituido por el aporte inicial y el aporte
adicional de los propietarios de la empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del

ejercicio contable.

Representa los recursos invertidos por los dueos de la empresa

Es igual al activo total menos el pasivo total.

El derecho de los dueos de la empresa es un derecho residual porque los
derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.

Aportes efectuados por el propietario

Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.

La disminucin del patrimonio en una empresa se origina de dos manera

Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueos de la empresa.

Prdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y
gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del perodo contable.
2.8.2.3 Cuenta de Orden.
Son los dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son
de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia,
manejo o negociacin.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la
estructura financiera de un ente econmico.
2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros
entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo
la administracin del ente econmico.
2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en
el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboracin de las
declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.
Las que se utilizan por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con
terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera de aqul, se usan
tambin para ejercer control interno.
2.9 INGRESO
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una utilidad.
2.10 GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos
necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO DE VENTAS
Es el que representa la adquisicin de los artculos destinados para la venta.
2.12 CUENTAS POR COBRAR

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la
empresa sobre los clientes por mercancas vendidas a crdito. Tambin se conoce
como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las
siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crdito del
periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.
2.13 BALANCE GENERAL
El Balance general, es el informe bsico que muestra la situacin financiera de un
ente econmico, en una fecha determinada. Contiene informacin sobre los
activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para
reflejar dicha situacin financiera.
2.14 ESTADO DE RESULTADO
El Estado de resultados, es el informe bsico que muestra el resultado neto de las
operaciones de un ente econmico, durante el periodo contable. Sus elementos
son: ingresos, costos, gastos y correccin monetaria.
2.15 REGISTRO
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos tcnicos adecuados a la
organizacin de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a
la identificacin con sujecin a las tcnicas de valuacin que permitan el debido
reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la informacin.
2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA
La esencia sobre la forma econmica y social de los hechos debe primar sobre el
requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y
transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida
observacin de las realidades jurdicas y presupuestales que rigen al ente
econmico.
2.17 PRUDENCIA
En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente durante el periodo
contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Igualmente y con
referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino tambin
aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que
supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se determine en
el periodo actual o en periodos anteriores.
2.18 INVERSIONES
Recursos aplicados en la creacin y fortalecimiento de los entes pblicos, as como
en la adquisicin de ttulos valores, destinados al cumplimiento de las polticas
sociales, econmicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE

El Periodo contable, corresponde al tiempo mximo que regularmente el ente
pblico debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas y
sociales de ejecucin presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su
programacin de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el
periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.
2.20 CUENTAS POR PAGAR
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligacin que la empresa
contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.
2.21 DEPRECIACIN
Prdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier
institucin, o empresa, al prestar la funcin que le es propia. Resulta de dividir el
costo original del elemento o bien por su vida til. Aunque no es una erogacin
real de efectivo, la legislacin tributaria permite tratar esta partida como un gasto,
disminuyendo las utilidades y convirtiendo as en un crdito tributario.
2.22 EMPRESA
Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la
produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para
la prestacin de servicios. Dicha actividad se realizar a travs de uno o ms
establecimientos de comercio.
2.23 ENTE ECONOMICO
En la empresa, esto es la actividad econmica organizada como una unidad,
respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e
identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.24 PERSONA NATURAL
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades
que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el
personal y familiar, sirve como prenda de garanta por la totalidad de las
obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Gua para
construir y formalizar una empresa Cmara de Comercio de Bogot pgs. 15,16).
2.25 PERSONA JURIDICA
La Persona jurdica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer
obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades
son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecucin de una
o ms actividades mercantiles y adquieren personera jurdica cuando se
constituyen por Escritura Pblica.

2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes
organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma
persona podr tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo
establecimiento de comercio podr pertenecer a varias personas y destinarse al
desarrollo de diversas actividades comerciales.
2.27 SOCIEDADES COMERCIALES
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o ms personas que
se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un
proyecto empresarial que incluya una o ms actividades consideradas por la ley
como mercantiles, con el fin ltimo de generar utilidades y repartirlas entre socios.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica diferente
de los socios.
2.28 COMERCIANTES
Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades
que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se
adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta persona. (Art. 10 Cdigo de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el
funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la
legislacin.
2.29 CICLO CONTABLE
Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, desde la elaboracin
de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparacin de
estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable.
Consta de las siguientes partes:
Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes
del diseo o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario
general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros
principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa
deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante
diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus

necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en

comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros
principales y auxiliares.
2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para
preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y
prdidas.
3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas
nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa
de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para
comenzar un nuevo ciclo contable.
2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD
Las caractersticas bsicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en
principio, a una fecha de registro, una descripcin del registro y unas columnas
donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o
haber). La tecnologa actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina
el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus caractersticas
enunciadas anteriormente.
2.31.1 Registro de los libros de comercio.
El registro de los Libros de comercio se har en la siguiente forma:
En el libro se firmar por el secretario de la cmara de comercio una constancia de
haber sido registrado, con indicacin de fecha y folio del correspondiente registro,
de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del nmero de sus
hojas tiles, las que sern rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se har constar bajo la firma del secretario, el hecho
del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los
cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe
llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por cada clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus

operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma
individual o por resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de
los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y
las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben
llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros
de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los
cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y
otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos
homogneos, y
e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.
1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de
direccin, administracin y control del ente econmico.
2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de
los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma
mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y

reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de
contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros est prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se
refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad
producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran
espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al
terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las
partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares,
tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos
prohibidos por este artculo.
2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.
En los libros de comercio se prohibe:
1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se
refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuacin de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier
error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.