EL DATO, LA INFORMACIN Y EL

DOCUMENTO.
El dato:
Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran
importancia, ya que con la ausencia de uno slo, puede dificultar la
debida fluidez, claridad, solidez y precisin de la informacin.
Se pueden clasificar de 3 maneras distintas:
NUMERICO: Nos permite obtener informacin sobre una calificacin, una
medida, un porcentaje o una operacin la cual requiere usar trminos
matemticos Y / O estadsticos.
EN CADENA: Suelen estar en un texto y le dan lgica suelen estar
representados con un smbolo en representacin de una funcin o
encerrados entre comillas.
LOGICOS: Permiten poner en razn el contenido.
Las etapas de un dato son la recoleccin, procesamiento y
transformacin.
El dato y la informacin tienen un papel muy importante y una relacin
entre si debido a que la informacin se conforma por un conjunto de
datos organizados que apoyan la comunicacin en una actividad, una
investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un
fenmeno. Cumple con el objetivo de transmitir un mensaje.
Igual que los datos este tambin se subdivide en varios tipos de
informacin en los cuales encontramos:
PERSONAL: Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un
personaje o personajes especficos, cualidades, sentimientos y
actuaciones.
INSTITUCIONAL: Rene en sus contenidos aportes acerca de las acciones
de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad.
DOCUMENTAL: Facilita informacin acerca de uno o varios documentos.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En este video se puede ver que hay que saber organizar los documentos de
una forma correcta debido a que muchas empresas no suelen hacerlo por la
falta de tiempo lo cual podra crear dolores de cabeza luego, desde lo personal
opino que muchas empresas suelen invertir tiempo en otras cosas lo cual hace
que le den menos importancia a la organizacin de los documentos y esto
suele perjudicar a las empresas.
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y
justifique la pregunta Planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados,
dentro los cuales se Evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores,
dibujos, apuntes rpidos, planos fotografas, cuadros, videos y discos duros. A
usted se le ha asignado la tarea de darles una Clasificacin adecuada, la cual la
debe exponer a su supervisor de Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior,
determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
SOLUCION: En si hay muchas formas de poder clasificar y organizar
documentos pero desde mi punto de vista yo le dara una organizacin
alfabtica para este caso e iran organizados algo as:
Apuntes rpidos
Borradores
Cintas magnticas
Cuadros
Dibujos
Discos duros
Fotografas
Mapas
Notas
Planos
Videos

3.3
A. En la imagen se puede observar que para poder dar informacin ah que
usar los datos en 3 etapas
RECOLECCION: Primero ah que recolectar todos los datos obtenidos buscando
por medio de muchas fuentes
PROCESAMIENTO: Ah que procesar y analizar detenidamente los datos para as
luego poderlos presentar de una manera formal.
TRANSFORMACION: Despus de haber realizado correctamente los 2 ciclos
anteriores ah que organizar la informacin para as poderla presentar de una
manera formal.
Despus de todas las 3 etapas llevan una muy buena relacin entre s que en
caso de que llegara a faltar una de ellas no se podra realizar la informacin
correcta y al fallar tan solo en una las dems ya se han arruinado.
B. DOCUMENTOS CONTABLES: Son aquellas correspondencias que se
relacionan con las empresas como por ejemplo cartas comerciales y entre
otros.
DOCUMENTOS ESPECIALES: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por
ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las
certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los
documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
DOCUMENTOS LEGALES: Son aquellos que por su misma naturaleza y
contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia
de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida,
e incluso registros de pagos y cobros.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Son aquellas comunicaciones o escritos
producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

IMPORTANCIA DE CADA UNA DE ELLAS:

DOCUMENTOS CONTABLES: Debido a que si esta no existiese las empresas se
veran muy afectadas al no poder presentar informes y entre otros.
DOCUMENTOS ESPECIALES: Debido a que todos los archivos serian de carcter
normal y no podran existir documentos con diferentes caractersticas y forma
fsica.

DOCUMENTOS LEGALES: Seria algo catastrfico suponiendo por ejemplo en el

caso de tener un terreno y que no tuviera ningn papel no se podra confirmar
lo cual hace a los documentos legales unos de los ms importantes.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Es muy importante debido a que en caso de
que no existiera afectara mucho a la empresa comercial.

3.4 Actividades de evaluacin:

DE CONOCIMIENTO:
En la actividad 1 se puede apreciar la clasificacin de archivos y en la actividad
nmero 2 se empieza a hablar sobre los datos, la informacin y el documento
viendo as las 3 etapas y adems las 4 tipologas documentales
RECOPILANDO INFORMACION:
Actividad de aprendizaje 1: En esta actividad pude aprender sobre la
clasificacin de los archivos la cual se divide en numrico, alfabtico, general y
por ltimo la ms compleja desde mi punto de vista alfanumrica pero al saber
sobre la clasificacin de archivos tambin hay que saber que es un archivo.
CONCEPTO DE ARCHIVO: Procede del latn archivum, aunque su origen ms
remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como residencia
de los magistrados. El trmino se utiliza para nombrar al conjunto ordenado
de documentos que una sociedad, una institucin o una persona elabora en el
marco de sus actividades y funciones.
Y gracias al crecimiento de la tecnologa la cual cada vez nos facilita muchos
aspectos de la vida actualmente existen archivos digitales los cuales son de
gran uso e importancia ya que estos traen grandes ventajas como estas:
*Anteriormente los archivos tan solo eran fsicos conservados en carpetas y
cajas en grandes estanteras y muchas empresas llegaron a descubrir que
haban perdido archivos por qu? Es la pregunta que se hacan y esto ocurra
debido a la humedad ya que esta produce la descomposicin de la materia que
luego es poblada por hongos y devorada por insectos.
*Adems segn el tipo de tinta utilizada algunos documentos por la tinta con el
paso del tiempo empezaban a mostrar perdida de nitidez hasta el punto de
volverse prcticamente ilegibles.
Con la llegada de la nueva era digital actualmente se pueden almacenar un
montn de archivos en una base de datos sin que ocurra ninguno de estos
problemas y adems con una inmensa cantidad en comparacin con los
documentos fsicos.
La organizacin de archivos tiene como objetivo la localizacin rpida y
efectiva de la informacin buscada, as como garantizar la conservacin de los
documentos.

La organizacin incluye dos funciones especficas: la clasificacin y la

ordenacin. Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o
asuntos concretos. Ordenar un documento quiere decir establecer una
secuencia cronolgica, alfabtica o numrica dentro de cada grupo y situarlo
fsicamente en el espacio.
Actividad de aprendizaje 2: En esta segunda actividad en la que se encuentra
contenido muy interesante empezamos hablando de los datos.
EL DATO:
El dato es como una pequea unidad elemental con la cual se puede conformar
la informacin y de hecho al faltar tan solo un dato puede dificultar la debida
fluidez, claridad, solidez y precisin de la informacin.
Este se divide en 3 clases de datos los cuales son:
Numricos: Son aquellos que nos permiten estimar una calificacin, una
medida, un porcentaje o una operacin que lleva implcita una funcin de tipo
matemtico o estadstico. Por ejemplo cuando identificamos cantidad de
compras al ao mes a mes, precios de productos, cantidades de clientes.
En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente estn
incluidos en un texto y permiten que ste tenga una secuencia lgica dentro
del contenido. Se distinguen porque estn representados con un smbolo en
representacin de una funcin, o encerrados entre comillas, en signos de
admiracin, con apstrofes, entre otros. Por ejemplo cuando se afirma: An a
este tiempo una de las obras ms ledas y recordadas sigue siendo: El Hidalgo
Caballero Don Quijote de la Mancha.
Lgicos: Estos permiten emitir un juicio de razn que puede estar contenido en
uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide
determinar una sola respuesta SI o No, femenino o masculino o por ejemplo
determinar un rango. Ej. (5,10, 15, etc.).
Los datos tienen 3 etapas las cuales son
Recoleccin: En esta etapa se han de recolectar todos los datos es fundamental
intentar recolectar todo lo posible.
Procesamiento: Esta es una de las etapas ms importantes ya que hay que
saber analizar los datos y descartar lo que no tenga que ver con el tema
adems saber aprovechar la informacin ms importante para luego poderle
dar un buen uso al presentarla.
Transformacin: En esta etapa es donde ser ms importante todo el trabajo
que hemos hecho anteriormente y tendremos que darle un buen uso
organizando lo que nos sirve y lo que no.
LA INFORMACION:

Se puede concluir que la informacin es un conjunto de datos debidamente

organizados que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una
investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un
fenmeno.
El objetivo de la informacin es cumplir con lograr transmitir un mensaje para
permitir tomar una decisin la cual puede ser tanto a nivel personal como
empresarial la cual llegara a un punto de dificultad, pero a su vez una solucin.
Al igual que los datos la informacin tambin se divide en diferentes tipos los
cuales son:
Personal: Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o
personajes especficos, cualidades, sentimientos y actuaciones.
Institucional: Rene en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo
administrativo, operativo y funcional de una entidad.
Documental: Facilita informacin acerca de uno o varios documentos.
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES:
Esta se refiere a la clase de mensaje que es de que trata el mensaje, para que
fue hecho, su diseo y entre otros y en esta clase estn:
DOCUMENTOS CONTABLES: Son aquellas correspondencias que se relacionan
con las empresas como por ejemplo cartas comerciales y entre otros.
DOCUMENTOS ESPECIALES: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por
ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las
certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los
documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
DOCUMENTOS LEGALES: Son aquellos que por su misma naturaleza y
contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia
de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida,
e incluso registros de pagos y cobros.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Son aquellas comunicaciones o escritos
producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.
PANTALLAZO: