Manajemen Proyek Sistem

Informasi
(IT/IS Project Management)

Onah Siti Fatonah, S.Kom

Referensi
Pinto, J.K., 2010. Project Management:
Achieving Competitive Advantage, 2nd
Edition, Pearson.
Schwalbe, K., 2007, Information
Technology Project Management, 5th
Edition
Materi Perkuliahan Information Technology
Project Management. Dr. Ir. Herman S.,
MBA.

PROJECT MANAGEMENT
STATISTICS

WHY
INFORMATION TECHNOLOGY
PROJECT MANAGEMENT?

Worldwide IT spending totaled more than $2.1

trillion in 2007.
Total compensation for average senior project
manager $99,183 per year in U.S. (Survey
2005).
The number of people earning their Project
Management Profesional certification more than
285,000 in 2008 compare with 225,000 in 2006.

RECENT RESEARCH
IT PROJECT
HAVE A TERRIBLE TRACK
RECORD

65% of hardware and/or software development

project fail (A Study of more than 300 large company conducted by
Peat Marwick consultant).

More than half IT project become runaways (A study by

META group).

Up to 75% of software project are canceled (Applied

Data Research).

Only 2.5% of global business achieve 100% project

success and over 50% of global business project fail
(Price Water House Survey, 2004).

Another Survey

IT PROJECT

A 1995 Standish Group Study (CHAOS)

found that only 16.2% of IT Projects were
succesfull in meeting scope, time, and
cost goals
Over 31% of IT project were canceled
before completion, costing over $81
billion in the U.S. alone

The need for IT projects keeps increasing

In 2000, there were 300,000 new IT projects
In 2001, over 500,000 new IT projects were
started
In 2004, IT spending in the US increased an
estimated 4.4% over 2003 (Forrester
Research)
In 2005, another 5.7% growth is estimated
(Forrester Research)

IT PROJECT

IT PROJECT

Improvements by 2001 (compared to 1995)

"The reasons for the increase in successful projects

vary. First, the average cost of a project has been
more than cut in half. Better tools have been
created to monitor and control progress and better
skilled project managers with better management
processes are being used. The fact that there are
processes is significant in itself.*

1995

2001

Time overruns

222%

163%

Cost overruns

189%

145%

61%

67%

28.000

78.000

16%

28%

Fungsi dan fitur-fitur

yang diperlukan
Proyek IT yang berhasil
(AS)
Presentase Proyek IT
yang berhasil (AS)

WHAT IS A PROJECT?

The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)

Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitasaktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu
tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu
yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi
(RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC)
Proyek diartikan sebagai deretan urutan aktifitas yang
diselesaikan tepat waktu, sesuai sasaran dan
berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (Jeffery
LW)

ELEMEN PROYEK
A project is a temporary endeavor
undertaken to create a unique
product, service, or result (PMBOK
Guide, Third Edition, 2004, p. 5)

KARAKTERISTIK PROYEK
Merupakan usaha ad hoc dengan siklus yang
jelas
membangun blok-blok dalam desain dan eksekusi
strategi organisasi.
Project are responsible for the newest and most
improved products, services, and organizational
processes
bertanggung jawab untuk produk dan jasa terbaru
dan paling baik, dan proses organisasi
memberikan filosofi dan strategi untuk manajemen
perubahan

Kompleks, satu kali proses

Dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan sumber
daya
Dikembangkan untuk menyelesaikan tujuan
yang jelas atau serangkaian tujuan
Fokus berdasarkan keinginan pelanggan
(customer)

KARAKTERISTIK MANAJEMEN PROYEK

(Lanjutan)
Manajemen proyek melintasi batas-batas
fungsional dan organisasi.
Fungsi manajemen tradisional dari planning,
organizing, motivation, directing, dan
controlling berlaku untuk manajemen proyek
Hasil utama dari proyek adalah kepuasan
custumer dengan kendala teknis dan biaya
yang minim tetapi on-schedule
Proyek dihentikan setelah tujuan tercapai

Perbedaan Antara Proses &

Manajemen Proyek
Contoh Proyek IT
Process

Project

Repeat process or product

New Process or Product

Several Objectives

One objective

Ongoing

One shot limited life

People are homogeneous

More heterogeneous

Greater certainty of performance,

cost, schedule

Greater uncertainty of performance,

cost, schedule

Part of line organization

Outside of line organization

Bastion of establieshed practice

Violates established practice

Supports status quo

Upsets status quo

Teknisi Labkom menggantikan semua komputer untuk

laboratorium komputer Politeknik Piksi Ganesha
Piksi Tech Center menambahkan software aplikasi
untuk Kuliah Online, Perwalian Online, Pendaftaran
Online, dll.
Teknisi Labkom mengupgrade infrastruktur teknologi
untuk menyediakan akses wifi pada beberapa area
kampus
DIKTI menggantikan sistem Evaluasi Program Studi
Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) menjadi Pangkalan
Data System.

PROJECT LIFE CYCLE

Ukuran Proyek
Kriteria Ukuran Proyek - G.J. Ritz :
Size ($ Million)

Manhours (Thousand)

Small (1 - 10)

24 - 240

Medium (11 - 75)

240 1.200

Big (80 - 200)

1.200 3.000

Super (250 - 600)

3.000 6.000

Mega (1.000 3.000)

10.000 24.000

PENENTU KEBERHASILAN
PROYEK

PROJECT LIFE CYCLE & THEIR EFFECTS

The Quadruple Constraint

Understanding Success Criteria

Faktor Penentu Kesuksesan Proyek
IT

Kualitas Sistem
Kualitas Informasi
Penggunaan
Kepuasan Pengguna
Dampak terhadap Individu
Dampak terhadap Organisasi

Iron Triangle

Information
System

Benefits
(Organization)

Benefits
(Stakeholder)

Cost

Maintainability

Improved efficiency

Satisfied users

Quality

Reliability (andal)

Social &
environmental impact

Time

Validity

Improved
effectiveness
Increase profits

Personal Development
Information
Technology
Use

Strategic goals
Organization Learning
Reduced waste

Profesional learning
Economic impact

Hal-hal yang membantu proyek

sukses
1. Dukungan Eksekutif
2. Keterlibatan pengguna
3. Manajer Proyek yang berpengalaman
4. Tujuan bisnis jelas
5. Memperkecil ruang lingkup
6. Standard software infrastructure
7. Persyaratan dasar perusahaan
8. Formal methodology
9. Perkiraan reliabel
10. Kriteria lain, seperti perencanaan yang tepat, staf
yang kompeten, dan kepemilikan

WHAT IS PROJECT
MANAGEMENT?

*The Standish Group, Extreme CHAOS, (2001).

Kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan,
mengambil
keputusan
dan
mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan
untuk mencapai tujuan
Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk
aktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari
kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu
sendiri

Project management is the

application of knowledge, skills, tools
and techniques to project activities to
meet project requirements (PMBOK
Guide, Third Edition, 2004, p. 8)

PROJECT MANAGER

TANGGUNG JAWAB MANAJER PROYEK

Project managers strive to meet the

triple constraint by balancing project
scope, time, and cost goals

Memilih tim
Mengembangkan tujuan proyek dan rencana
untuk eksekusi
Melakukan kegiatan manajemen risiko
Membuat estimasi biaya dan penganggaran
Penjadwalan
Mengelola sumber daya

KERANGKA KERJA MANAJEMEN

PROYEK

Keterampilan yang disarankan

untuk Manajer Proyek
Nyaman dengan adanya perubahan
Memahami organisasi tempat mereka bekerja
Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan
proyek

Keterampilan & Kompetensi Penting

untuk Manajer Proyek
1. People skills
2. Leadership
3. Listening
4. Integrity, ethical behavior, consistent
5. Strong at building trust
6. Verbal communication
7. Strong at building teams
8. Conflict resolution, conflict management
9. Critical thinking, problem solving
10. Understands, balances priorities

Pentingnya Leadership Skills

Manajer proyek yang efektif memberikan
kepemimpinan dengan contoh
Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka
panjang dan gambaran besar tujuan sementara
menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut
Seorang manajer berurusan dengan rincian
pertemuan dari hari ke hari dalam mencapai tujuan
tertentu
Manajer proyek sering mengambil peran baik sebagai
pemimpin ataupun manajer

Top IT Skills
SKILL

Program
PERCENTAGE OF
RESPONDENTS

Project / program management

60%

Business process management

55%

Business analysis

53%

Aplication development

52%

Database management

49%

Security

42%

Enterprise architect

41%

Strategist / internal consultan

40%

Group of related projects managed in a

coordinated way to obtain benefits and
control not available from managing them
individually (PMBOK Guide, Third Edition,
2004, p. 16)

Proyek VS Program
PROGRAM
PROYEK A

PROYEK D

PROYEK B

PROYEK C

Project Management Maturity

Model project management maturity

digunakan oleh organisasi sebagai
patokan praktik terbaik dari perusahaan
manajemen proyek yang sukses

Project Management Maturity

(Spider Web Diagram)
Ring
Level

Meaning

Not defined or
poor

Defined but sub

standard

Standardized

Industry leader
or cutting edge

10