UNIDAD IV

AJUSTES-HOJA DE TRABAJO
OBJETIVO DE LA UNIDAD:
Elaborar la hoja de trabajo.
1

HOJA DE TRABAJO

1.1 Concepto de Hoja de Trabajo

La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un
papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda
la informacin contable de las actividades realizadas por la empresa durante un
periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del
registro de las operaciones
contables, es un instrumento que facilita
la preparacin de los ajustes y ordena la informacin para la elaboracin de los
estados financieros, es una herramienta de carcter interno es solo de uso y
manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para el
uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lpiz para poder borrar y
hacer correcciones de ser necesarias.
Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su
situacin econmica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado
de sus operaciones, dicha informacin consigue la empresa al realizar sus estados
financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas
(llamado tambin Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos
directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la
llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se
vale el contador para dar sobre seguro y con anlisis previos de los pasos
preliminares para el cierre de los libros y elaboracin de los Estados Financieros.
1.2 Finalidades de la Hoja de Trabajo
La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un
papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda
la informacin contable de las actividades realizadas por la empresa durante un
periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del
registro de las operaciones
contables, es un instrumento que facilita
la preparacin de los ajustes y ordena la informacin para la elaboracin de los
estados financieros, es una herramienta de carcter interno es solo de uso y
manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para
el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lpiz para poder borrar y

hacer correcciones de ser necesarias.

Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su
situacin econmica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado
de sus operaciones, dicha informacin consigue la empresa al realizar sus
estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y
Prdidas (llamado tambin Estado Resultados); pero normalmente no se toman
los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se
utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del
cual se vale el contador para dar sobre seguro y con anlisis previos de los pasos
preliminares para el cierre de los libros y elaboracin de los Estados Financieros.
La hoja de trabajo es un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por
los contadores para reunir en ella toda la informacin contable de las actividades
realizadas por la empresa durante un perodo determinado. Su uso no es
obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones
contables, pero es un instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y
ordenar la informacin para la elaboracin de los estados financieros. La hoja de
trabajo es una herramienta de carcter interno, slo es de uso y manejo del
contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos.
1.3 Hoja de trabajo de ocho columnas
El concepto de una hoja de trabajo de diez columnas coincide exactamente con el
citado.
En cuanto al diseo y conformacin de una hoja de trabajo de diez columnas,
diremos que cuenta con bastante aceptacin en diferentes lugares. Sin embargo,
puede variar de acuerdo con las necesidades y requerimientos de una empresa.
El diseo de una hoja de trabajo de diez columnas, incluye un tota! de doce
columnas que seguidamente exponemos. Sin embargo, debemos puntualizar, que
en contabilidad solo y nicamente se cuentan las columnas que exponen
informacin cuantificada en trminos de unidades monetarias, razn por la cual
descartamos las dos primeras.
La conformacin de una hoja de trabajo de diez columnas que utilizaremos, est
en funcin directa al diseo de esta e incluye lo siguiente:

Como se puede observar la hoja de trabajo (de diez columnas, solo donde se
incluyen valores), en su diseo incluye doce columnas, cada una con finalidad
especfica,
Columna No 1.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar el cdigo (nmero)
de las cuentas que hayan arrojado saldo en el balance de comprobacin.
Columna No 2.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar los ttulos de las
cuentas que hayan arrojado saldo en el balance de comprobacin.
Columna No 3.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar el saldo deudor de
la cuenta.
Columna No 4.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar el saldo acreedor
de la cuenta.
Columna No 5.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar los cargos
efectuados en asientos de ajuste.
Columna No 6.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar los abonos
efectuados en asientos de ajuste.
Columna No 7.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar les nuevos saldos
deudores ajustados de las cuentas.
Columna No 8.- Tiene por finalidad solo y nicamente registrar los nuevos saldos
acreedores ajustados de las cuentas.
Columna No 9.- Tiene por finalidad solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de costo y gasto.
Columna No 10.- Tiene por finalidad solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de ingreso.
Columna No 11.- Tienen por finalidad solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de activo.

Columna No 12.- Tiene por finalidad" solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de pasivo y patrimonio como tambin el resultado
obtenido.
Al referirnos a la metodologa de preparacin y emisin de la hoja de trabajo de
diez columnas, queremos establecer la secuencia de pasos a seguirse, siendo
estos:
1. En un papel de trabajo, preparar el diseo y conformacin de la hoja de trabajo.
2. En la parte superior y central del diseo practicado, incorporar el
encabezamiento de dicho estado, incluyendo lo siguiente:
Razn social Ttulo del estado Fecha de obtencin Moneda de cuenta
3. En la columna No 1, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan
arrojado saldo en balance de comprobacin.
4. En la columna No 2, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldo en
el balance de comprobacin.
5. En la columna No 3, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean
tal informacin en balance de comprobacin.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que
posean tal informacin en balance de comprobacin.
7. En las columnas 5 y 6, transcribir los asientos de ajuste con su respectivo
nmero de comprobante a las columnas que correspondan de las cuentas que
hayan sido apropiadas en tales registros (Debe y/o Haber).
De no existir cuenta con saldo, adicionar al trmino de la ltima cuenta.
8. En las columnas 7 y 8, obtener saldos ajustados efectuando operaciones en as
cuatro anteriores columnas, tomando en cuenta los siguiente:
Deudor y Debe se suma, resultado a la columna del saldo mayor.
Deudor y Haber se resta, resultado a la columna del saldo mayor.
Acreedor y Haber se suma, resultado a la columna del saldo mayor.
Acreedor y Debe se resta, resultado a la columna del saldo mayor.
9. En las columnas 9. 10, 11 y 12 clasificar los saldos de las cuentas que figuren,
de acuerdo a la nomenclatura de cuentas estudiada anteriormente
10. Determinar sumas en las columnas 9 (gastos) y 10 (ingresos) con la finalidad
de determinar el resultado obtenido. Es decir, existir utilidad si los ingresos son
mayores a los gastos (U = I - E) y se habr generado prdida si los gastos son
mayores a los ingresos (P = E - I).
11. Cuantificado el resultado, en caso de utilidad, se incrementar la columna de
gastos para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la
columna 12 (pasivo y patrimonio) previo a efectuarse el procedimiento descrito en
numeral siguiente. De suscitarse una prdida, dicho resultado se deber ser
encerrado entre parntesis y tambin transferido a la columna 12 y en vez de
sumar, restar.
12. Efectuar la bajada de la utilidad para cuantificar lo siguiente:

Impuesto sobre las utilidades de las empresas para transferirse a la columna No

12 Constitucin de Reservas para reinversin de capital para luego transferirse a
la columna No 12 Obtener la utilidad liquida por diferencia para transferirla a la
columna No 12
13. A continuacin se obtendrn sumas en columnas 11 y 12, debiendo stas
automticamente igualar.
14. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmar el
Auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus
respectivos sellos de pie.
1.4 Hoja de doce columnas
El concepto de una hoja de trabajo de doce columnas coincide exactamente con el
citado anteriormente.
En cuanto al diseo y conformacin de una hoja de trabajo de doce columnas,
diremos que cuenta con bastante aceptacin en diferentes lugares. Sin embargo,
puede variar de acuerdo con las necesidades y requerimientos de una empresa.
El diseo de una hoja de trabajo de doce columnas, incluye un total de catorce
columnas que seguidamente exponemos Sin embargo, debemos puntualizar, que
en contabilidad solo y nicamente se cuentan las columnas que exponen
informacin cuantificada en trminos de unidades monetarias, razn por la cual
descartamos, para fines de conteo, las dos primeras.
La conformacin de una hoja de trabajo de doce columnas que utilizaremos se
caracteriza por cuantificar los resultados acumulados a la fecha, es decir, los
resultados anteriores (Utilidades y/o prdidas acumuladas) ms el resultado actual
(Utilidad o prdida). Por tanto, su conformacin est en funcin directa al diseo e
incluye lo siguiente:

Como se puede observar la hoja de trabajo (de doce columnas) en su diseo

incluye catorce columnas, cada una con finalidad especfica.
Columnas Nos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10.- dem a los mencionados en el anterior
detalle (hoja de trabajo de 10 columnas)
Columnas Nos 11 y 12.- Tienen por finalidad solo y nicamente cuantificar los
resultados acumulados anteriores ms el resultado actual, para de esa manera
exponer informacin referente al resultado acumulado a la fecha.
Columna No 13.- Tienen por finalidad solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de activo.
Columna No 14.- Tiene por finalidad solo y nicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de pasivo y patrimonio como tambin el resultado
obtenido.
Al referirnos a la metodologa de preparacin y emisin de la hoja de trabajo de
doce columnas, queremos establecer la secuencia de pasos a seguirse, siendo
stos:
1. Pasos 1 al 8., dem at inciso 4.1.2
9. En las columnas 9, 10, 11, 12, 13 y 14 clasificar los saldos de las cuentas que
figuren de acuerdo a la nomenclatura de cuentas estudiada anteriormente.
10. dem al inciso 4.1.2
11. dem al inciso 4.1.2
12. Efectuar la bajada de la utilidad para cuantificar lo siguiente:
Impuesto sobre las utilidades de las empresas para transferirse a la columna No
12.Constitucin de Reservas para reinversin de capital para luego transferirse a
la columna No 12.

Obtener la utilidad lquida por diferencia para transferirla a las columnas de

Resultados acumulados, si es prdida en la columna No 11 y si es utilidad en la
columna No 12, luego efectuar sumas para determinar la igualdad en ambas
columnas.
13. A continuacin se obtendrn sumas en columnas 13 y 14, debiendo stas
automticamente igualar.
14. Una vez concluida La preparacin, en la parte inferior izquierda firmar el
Auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus
respectivos sellos de pie.
2

AJUSTES

2.1 Ajustes por el Costo de Ventas

Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para
que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones
mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operacin o transaccin, los
saldos de las cuentas no mostrarn la cifra correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de
ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado
de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es
un asiento de ajuste.
2.2 Ajustes por Gastos Acumulados
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de
pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo
a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuacin se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del
periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van
acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un
activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por
anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan
uno o ms periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de
que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo
general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa
un costo no vencido y que se emplear en periodos futuros, para producir
ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de
resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una
cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario

ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o

vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.
Distribucin del costo de un activo fijo a lo largo de su vida til, mediante el
proceso de depreciacin. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un
activo fijo, con la excepcin de terrenos, a lo largo de su vida til estimada
se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciacin.
Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida til
estimada, se carga a la cuenta de depreciacin y se acredita a la cuenta de
depreciacin acumulada.

2.3 Ajustes por Ingresos Acumulados

El inters que se carga en prstamos a corto plazo (30,60 o 90 das) es el gasto o
costo de pedir dinero prestado. El inters se va acumulando segn pasa el tiempo.
Pero el pago de la cantidad tomada ms el inters, no se efectuar hasta la fecha
de vencimiento del prstamo.
2.4 Ajustes por Gastos Diferidos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que
al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no haban sido
devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una
cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ltimo da del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.

Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se

devenguen se convertirn en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo
del cliente, o de que se contabilice la operacin en los registros contables. Estos
ingresos que se han devengado pero que an no se han recibido o registrado se
llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta
de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de
clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso an no se ha
ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta
de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, ser
necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no
devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
2.5 Ajustes por Ingresos Diferidos

Despus de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se

prepara una balanza de comprobacin ajustada para verificar la exactitud del
mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de ao.
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real
que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta qu punto
se han visto afectadas por la inflacin. Las partidas no monetarias son aquellas
cuyo valor vara con el transcurso del tiempo.
Los ajustes que ms se realizan en las empresas son en las siguientes partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciacin de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflacin, al igual que en los inventarios, se
requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor
histrico. El ajuste se har cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la
cuenta de exceso o insuficiencia de capital.
La depreciacin acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe
mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el
activo fijo.
2.6 Ajustes por Cuentas Incobrables
Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para
que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones
mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operacin o transaccin, los
saldos de las cuentas no mostrarn la cifra correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de
ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado
de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es
un asiento de ajuste.
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de
pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo
a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuacin se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo
antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando
se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o
como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y
se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o ms periodos contables
futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o

antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un

activo, debido a que representa un costo no vencido y que se emplear en
periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta
del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa
una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario
ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida,
y pasar el importe a una cuenta del balance general.
2.7 Principios de Contabilidad Generalmente aceptados inherentes a la
unidad

ENTE, los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el

elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto
de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede
producir estados financieros de varios entes de su propiedad.
BIENES ECONOMICOS, os estados financieros se refieren siempre a
bienes econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen
valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos
monetarios.
MONEDA DE CUENTA, los estados financieros reflejan e l patrimonio
mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes
heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos
fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y
valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.
EMPRESA EN MARCHA, salvo indicacin expresa en contrario, se
entiende que los estados financieros pertenecen a una empresa en marcha
considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se
refiere a todo organismo econmico cuya existencia corporal tiene vigencia
y proyeccin futura.
EVALUACION AL COSTO, El valor del costo de adquisicin o produccin
constituyen el criterio principal y bsico de valuacin que condiciona la
formulacin de los estados financieros llamados de situacin, razn por la
cual esta norma adquiere el carcter de principio.
EJERCICIO, En las empresas en marcha es necesario medir el resultado
de la gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de
administracin, legales, fiscales o para cumplir con compromisos
financieros.
DEVENGADO, las variaciones patrimoniales que deben considerarse para
establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin
entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD, los cambios en los activos, pasivos y en la expresin

contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los
registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y
expresar esta medicin en moneda de cuenta.
REALIZACION, los resultados econmicos solo deben computarse cuando
sean realizados o sea cuando la operacin que los origina quede
perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas
comerciales aplicables y que se hayan ponderado fundamentalmente todos
los riesgos inherentes a tal operacin.
PRUDENCIA, significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un
elemento del activo, normalmente se debe optar por el ms bajo, o bien que
una operacin se contabilice de tal modo que la alcuota del propietario sea
menor.
UNIFORMIDAD, los principios generales, cuando fueren aplicables y las
normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un
determinado ente, deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a
otro.
MATERIALIDAD, Al ponderar la correcta aplicaron de los principios
generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido
prctico, se presenta en situaciones que no encuadran dentro de aquellos
que no presenta problemas porque el efecto que producen no distorsiona el
cuadro general.
EXPOCISION, los estados financieros deben contener toda la informacin y
discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del
ente.