2.5.

Elementos de un Documento de Archivo Se definen como aquellas

caractersticas que hacen posible la clasificacin de un documento para que
ste pueda ser archivado segn sus especificaciones, como se puede observar
a continuacin: Soporte: Se considera soporte al material a travs del cual se
realiza la transmisin de conocimiento en medios electrnicos, magnticos,
evidencias fsicas, entre otros. Imagen 4. Los soportes documentales son otro
tipo de registros y evidencias que apoyan la funcin archivstica. ndice 16
Copyright SENA - 2013 Tcnica: Hace referencia a los medios que
normalmente se utilizan para la transmisin del contenido documental.
Estructura: Constituye los datos especficos que conforman el documento y que
lo hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo,
clusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas. Contenido: Se puede
describir como el mensaje interno o la actividad especfica que desea expresar
y transmitir la institucin o persona. Imagen 5. No todos los documentos tienen
contenidos literales o numricos, otros se apoy

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Las clasificaciones planteadas en esta gua de estudio son facetadas, es decir, relacionadas con distintos puntos de
mira. Una caracterstica de estas clasificaciones facetadas es la necesidad de mencionar el enfoque o motivo de la
divisin, porque es precisamente el punto de mira. Este sistema no slo es formativo en el momento de estudiar, sino til
para investigaciones posteriores o debates esclarecedores.
Vaya un ejemplo de descripcin facetada. Sea una alumna llamada Lorena. Si queremos ubicarla en una clasificacin
facetada diremos:
-Por el sexo:
Mujer
-Por la edad:
Joven
-Por el color de la piel:
Blanca
-Por es estado civil:
Soltera
-Por la ndole de su carcter: Decidida
Si se trata de un documento, podemos describirlo: Documento dispositivo, copia, microfilmado, activo, facilitativo, etc.
Los documentos de archivo han de someterse, en primer lugar, a dos clasificaciones fundamentales:
-Clasificacin por el tipo documental
-Clasificacin por la tradicin documental

CLASIFICACION POR EL TIPO DOCUMENTAL:

No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales. As como no existen hombres sino varones
o mujeres.
Tipo documental es el carcter o atributo (de un documento de archivo), que se origina en la actividad administrativa a la
que sirve este documento. Se manifiesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos y que sirven para
clasificarlo, describirlo y, en general, para procesarlo.
Existen infinitos tipos documentales, porque cada uno esta hecho a la medida para una actividad
administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos documentales como tramitaciones o actividades haya en la
administracin pblica, privada o personal.
Pero es un defecto que existan tipos documentales para una misma actividad, por ejemplo distinta diagramacin de
planillas de sueldo para diferentes instituciones. Cuando hay planificacin se normaliza la produccin de tipos
documentales de modo que, a igual actividad corresponda idntica diagramacin de tipo documental.

El archivista ha de saber adems, que todo esfuerzo por disminuir el nmero de tipos documentales o de normalizarlos y
homologarlos a lo largo de muchas instituciones supone la disminucin, normalizacin y homologacin de las
actividades, que son la causa de los tipos documentales.
Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres grandes categoras mencionadas en su definicin.
Documentos dispositivos o imperativos; documentos testimoniales o probatorios; documentos informativos o noticiosos.
Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intencin de ser
obedecida, Ejemplos:
-Del Poder Legislativo:
Leyes
-Del Poder Ejecutivo:
Decretos, resoluciones, ordenanzas...
-Del Poder Judicial:
Sentencias, Acordadas...
El Banco Central, Circulares; la iglesia, Bulas, Decretos y Sentencias...
Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una informacin, de
modo que haga fe y tenga valor legal. Ejemplos, los registros del Estado: Civil, de la Propiedad (mueble e inmueble), de
Patentes, de Graduados de la Universidad. Son adems los documentos de escribanos y notarios. Los diplomas y
certificados emitidos por autoridad competente; los testimonios con certificacin policial; los balances y libros contables
redactados con los requisitos de la ley; las actas de reuniones; los contratos celebrados bajo condiciones legales.
Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta una informacin o noticia
relacionada con una tramitacin. Las dos primeras categoras deban ser emitidas o aceptadas oficialmente por la
autoridad. Los informativos pueden provenir de cualquier nivel del organigrama y dirigirse hacia cualquier nivel, tanto de
igual a igual, como de arriba abajo, viceversa o de afuera adentro de dicho organigrama. Ejemplos:
-Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, telegramas, teles, circulares, memorandos...
-Informes tcnicos y cientficos preparados en prosecucin de un trmite.
-Documentos contables no avalados con requisitos legales. Tickets de compra, comprobante de caja chica,
presupuestos.
-Los documentos que se hallan en soporte magntico -como veremos enseguida- no se pueden considerar como
documentos dispositivos o testimoniales, mientras sean fcilmente borrables o corregibles. En este caso sern
considerados documentos informativos.