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PARA USO EDUCATIVO

(Solo se ha transcrito los temas relacionados a la Liquidacin)

GUIA DE LIQUIDACION DE CONVENIOS FINANCIADOS POR FONCODES


I.

OBJETIVO
Establecer el procedimiento general para liquidar Convenios de Financiamiento suscritos
entre FONCODES y el Ncleo Ejecutor para la ejecucin de proyectos de Infraestructura.

II.

ALCANCE
La presente Gua ser de aplicacin y estricto cumplimiento por parte del rgano
representativo del Ncleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Supervisor Zonal,
Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, Jefe Zonal, Gerente de la Unidad
Administrativa, Jefe de Contabilidad, Jefe de Tesorera y Jefe de Liquidacin y
Transferencia.

III.

BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA


3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

3.6

3.7
3.8
3.9

Decreto Supremo N 011-2004-MIMDES, que aprueba el Reglamento de


Organizacin y Funciones (ROF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.
Resolucin Suprema N 004-2005-MIMDES, que aprueba el Cuadro de Asignacin
de Personal (CAP), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.
Resolucin Ministerial N 452-2005-MIMDES, que aprueba el Manual de
Organizacin y Funciones (MOF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.
Resolucin Ministerial N 464-2005-MIMDES, que designa funcionarios de
FONCODES.
Resolucin Ministerial N 236-2005-MIMDES, que aprueba la Directiva General N
001-2005-MIMDES, Normas para la Formulacin, Trmite, Aprobacin y
Actualizacin de Directivas.
Decreto Supremo N 015-96-PCM, que precisa las facultades de los Ncleos
Ejecutores que reciben financiamiento de FONCODES para la Ejecucin de sus
proyectos.
Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General
Resolucin N 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de
Pago.
Resolucin de la Direccin Ejecutiva N 002-2003-FONCODES/DE, que aprueba la
Directiva N 1-2003-FONCODES/GPyS: Disposiciones para la formulacin, trmite,
aprobacin, difusin y actualizacin de las Normas Institucionales.

IV. DISPOSICONES ESPECIFICAS


4.1

Liquidacin :
Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES determina formalmente
el monto efectivamente gastado en un proyecto concluido y operativo en
concordancia con el Convenio de Financiamiento, reflejado en la valorizacin final y
sobre la base de la revisin de toda la documentacin sustentatoria del gasto que
demuestre la correcta utilizacin de los recursos recibidos. Esta liquidacin deber
sustentarse en:
a) La obra fsica ejecutada de acuerdo al Expediente Tcnico, reflejada en la
valorizacin final.
b) La rendicin final de cuentas, que viene a ser el conjunto de documentos
contables y administrativos que demuestran la correcta utilizacin de los
recursos recibidos, adems deben reflejar la inversin realizada durante el
desarrollo del proyecto.

2
V.

PROCEDIMIENTOS
5.1

PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LA LIQUIDACION DE CONVENIOS


5.1.1

A la culminacin del proyecto de acuerdo a lo establecido en el Convenio de


Financiamiento, el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente
debern presentar al Supervisor de Proyectos, la documentacin
sustentatoria para la rendicin final de cuentas en original necesaria para
proceder a la liquidacin del referido convenio, siendo esta la siguiente.
a) Informe de desarrollo fsico y financiero del proyecto debidamente
suscrito, que deber contener como mnimo lo sealado en el Anexo N
01.
b) Memoria Descriptiva Valorizada; que deber contener como mnimo:
b.1 Cuando la obra sea inscribible; los requisitos establecidos en el
literal a), del Artculo 5 de la Ley N 27171, Ley de Saneamiento y
Transferencia de Infraestructura Social financiada por FONCODES,
que son rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y
medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como del
material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos
registrales si los hubiere, valor de la obra y destino de la misma.
b.2 Cuando la infraestructura no sea inscribible; se deber sealar
igualmente los datos que se indican en el literal anterior y cuando
corresponda, adems deber aadirse las referencias que permitan
la ubicacin exacta de la obra y/o lugares de su ejecucin.
c) Fotografas del proceso constructivo y culminacin de obra
d) Acta de terminacin de obra
e) Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la
Obra.
f) Acta de Inspeccin y Prueba (slo para las obras de electrificacin).
g) Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para edificaciones)
h) Acta de Rendicin de Cuentas Final
i) Valorizacin de Aporte Comunal (sustentado en Hoja de Jornales y
Tareo).
j) Valorizacin de Aporte de Terceros
k) Valorizacin Final de la Obra
l) Manifiesto de Gastos
m) Documentacin sustentatoria del Gasto
n) Resumen Final del Estado Financiero
o) Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente
cancelada.
p) Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn (Ingreso Egresos)
q) Acta Valorizada de Sobrantes de Obra
r) Cuaderno de Obra
s) Acta de Entrega del Terreno; la que deber ser elaborada cuando
corresponda de acuerdo a los formatos que se indican en los Anexos 7
A, 7B, 7C, 7D, 7E y 7F que forman parte del Captulo II.- Procedimiento
de la Gua de Transferencia de Obras financiadas por FONCODES.
t) Planos o Croquis de Replanteo (slo modificaciones)
u) Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones);
los que debern ser elaborados de acuerdo a las recomendaciones
efectuadas mediante Memorando Mltiple N 064-204-FONCODES/GG y
Memorando Mltiple N 001-2005-FONCODES/SGLT.
v) Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el
caso.
w) Constancia de devolucin a la Oficina Zonal del monto no ejecutado.
x) Copia del documento que acredita los desembolsos efectuados
y) Otros documentos generados durante el proceso de financiamiento
como: Addenda y Expedientes de Modificacin del Proyecto,
Ampliaciones Presupuestales, Addenda por Deductivos, Addenda por
Ampliaciones de Plazo, Copia de los Contratos de los Agentes,
Autorizaciones de Gasto, entre otros.

5.1.2

La documentacin a que se refiere el numeral anterior, es sin perjuicio de la


requerida en la normativa vigente sobre le particular, para cuyo efecto su
presentacin deber hacerse de acuerdo a los Formatos contenidos en las
respectivas Guas de Ejecucin de Proyectos u otros, teniendo en cuenta lo
sealado en el Anexo 7, de la presente norma.

5.1.3

De ser necesario el Supervisor Zonal y/o Encargado de Liquidaciones de la


Oficina Zonal, podrn solicitar documentacin complementaria previo
sustento y autorizacin del Jefe Zonal.

5.1.4

En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados,


estos sern devueltos a FONCODES a travs de la Oficina Zonal, la cual la
remitir al Area de Tesorera el documento que acredite la devolucin a
FONCODES, para su registro en un plazo no mayor de siete (7) das
calendario.

5.1.5

La documentacin a que se refiere el numeral 5.2.1 que conforma el


Expediente de Liquidacin del Convenio, bajo responsabilidad, deber ser
presentada por los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor
y Residente al Supervisor de Proyectos, dentro de los siete (7) das
calendario posteriores a la fecha de culminacin del proyecto.

5.1.6

Para el cmputo del plazo indicado en el numeral 5.2.3, se tendr en cuenta


la fecha indicada en el Acta de Terminacin de Obra. En los convenios que
cuenten con componente de Capacitacin, la presentacin del expediente
de Liquidacin del Convenio, se efectuar dentro de los treinta (30) das
calendario posteriores a la fecha de culminacin del proyecto.

5.1.7

Para el caso de los convenios en que por la lejana de la obra (por ejemplo
en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el
Supervisor de Proyectos, con la opinin favorable de la Oficina Zonal, podr
ampliar el plazo para la presentacin del expediente de liquidacin del
convenio, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y
sealar situacin en el Informe Final.

5.1.8

El Supervisor de Proyectos revisar el expediente de Liquidacin del


Convenio presentado, en un plazo no mayor a siete (7) das calendario
contados desde su recepcin. De encontrarlo conforme, visar el mismo y
emitir su Informe que deber contener como mnimo lo sealado en el
Anexo N 2. Dicho informe incluir lo pertinente a la preliquidacin y/o a las
coordinaciones realizadas por el Ncleo Ejecutor con los representantes de
la Entidad Receptora a efectos de llevar a cabo la transferencia cuando
corresponda y formar parte del Expediente de Liquidacin del Convenio.

5.1.9

De efectuarse observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, el


Supervisor de Proyectos informar de ello a la Oficina Zonal y notificar las
mismas al rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente, para que
procedan a levantarlas en el plazo otorgado en la notificacin.

5.1.10 La revisin del expediente de Liquidacin del Convenio, el Supervisor de


Proyectos comprender lo siguiente :
a) Verificar que el Expediente de Liquidacin cuente con la documentacin
referida en el numeral 5.2.1 de la presente Gua.
b) Verificar que el Expediente de Liquidacin presentado corresponde a la
obra fsicamente ejecutada de acuerdo al Expediente Tcnico
aprobado.
c) Verificar el cumplimiento de lo establecido en el Convenio de
Financiamiento, Anexos y modificatorias.
d) Evaluar la documentacin tcnica econmica presentada en su forma y
contenido.

4
5.1.11 Emitido el informe de conformidad por parte del Supervisor de Proyectos,
ste entregar el Expediente de Liquidacin del Convenio, (previa visacin
del mismo), a la Oficina Zonal, para que luego de registrar en el Sistema de
Gestin de Proyectos la presentacin del referido Expediente de
Liquidacin, sea derivado al Supervisor Zonal para su revisin tcnica
financiera.
5.1.12 El Supervisor Zonal revisar el Expediente de Liquidacin del Convenio en
un plazo no mayor a siete (7) das calendario contados desde su recepcin.
Asimismo el Jefe Zonal podr autorizar la ampliacin del plazo establecido
previo sustento de las causas que lo originaron y para cuyo efecto deber
realizar el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo.
5.1.13 De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin del Convenio
presentado, el Supervisor Zonal emitir un Informe que deber contener
como mnimo lo sealado en el Anexo N 3. Dicho Informe conjuntamente
con el expediente de Liquidacin del Convenio, previo registro en el Sistema
de Gestin de Proyectos, se derivar al Encargado de Liquidaciones de la
Oficina Zonal para su revisin contable.
5.1.14 El Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, revisar el Expediente
de Liquidacin del Convenio en un plazo no mayor a siete (7) das
calendario contados a partir del momento de su recepcin. Asimismo el Jefe
Zonal podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento de
las causas que lo originaron y para cuyo efecto deber realizar el
seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo.
5.1.15 De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin presentado, el
Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal emitir el Informe Tcnico
de conformidad y registrar en el Sistema el Informe de Liquidacin Tcnico
Econmico. Asimismo y previo registro en el Sistema de Gestin de
Proyectos, comunicar va Sistema al Equipo de Contabilidad para la
revisin y conciliacin correspondiente; la misma que deber efectuarse en
un plazo no mayor de tres (3) das calendario. Contando con la conciliacin
respectiva va sistema, elaborar la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de
Convenios que corresponda, de acuerdo al formato aprobado por
FONCODES.
5.1.16 De efectuar observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, el
Supervisor Zonal y/o Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal segn
corresponda, previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos,
notificar las mismas al rgano representativo del Ncleo Ejecutor,
Residente y/o Supervisor de Proyectos, segn corresponda, para que
procedan a levantarlas dentro del plazo otorgado a la notificacin.
5.1.17 En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, se
anexar al Expediente de Liquidacin copia del cargo del documento por el
cual la Oficina Zonal ha remitido al Equipo de Tesorera el monto devuelto.
5.1.18 De evidenciarse irregularidades, el Supervisor Zonal o Encargado de
Liquidaciones de la Oficina Zonal, Informar a la Jefatura Zonal al respecto
a efectos de que sta solicite el pronunciamiento del representante del
Estudio Jurdico. Dicho pronunciamiento deber emitirse en un plazo no
mayor de siete (7) das calendario y se efectuar en relacin a las
responsabilidades y acciones legales a que hubiera lugar.
5.1.19 De determinarse responsabilidades, se iniciarn las acciones
administrativas y/o legales a que hubiera lugar y se proceder de acuerdo a
la normativa aplicable, tal como ha sido estipulado en la Resolucin de la
Direccin Ejecutiva N 110-2000-FONCODES, que aprueba la Directiva N
001-2000-FONCODES/GG, Procedimiento de Liquidacin de Oficio de
Convenios Financiados por FONCODES y Resolucin Gerencial N 073-

5
2004-FONCODES/GG, que aprueba la Directiva N 001-2004FONCODES/GPyS/GPI, Normas para la Resolucin de Convenios y
Liquidacin de Convenios Resueltos.
5.1.20 En los casos en que la Oficina Zonal cuente con facultad delegada para
aprobar liquidaciones, sta aprobar la liquidacin del Convenio en virtud al
Informe del Supervisor Zonal, Informe Tcnico que deber contener como
mnimo lo sealado en el Anexo N 4, e Informe de Liquidacin Tcnico
Econmico del Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal y
Expediente de Liquidacin correspondiente, suscribiendo para tales efectos
las respectiva Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios.
5.1.21 Los Jefes Zonales remitirn una copia autenticada del Formato de Ficha
utilizado para la aprobacin de la liquidacin en el trmino de 48 horas
desde su expedicin al Area de Liquidacin y Transferencia y a la Unidad
Administrativa, la cual remitir copia al Jefe de Contabilidad para
conocimiento y consolidacin institucional. Paralelamente la Oficina Zonal
derivar el Expediente de Liquidacin debidamente foliado al Archivo
Central de la Institucin, para su custodia definitiva, sin perjuicio de
efectuarse el registro correspondiente en el Sistema de Gestin de
Proyectos. Asimismo dicho Expediente Foliado deber contener copia
autenticada de la Ficha de Aprobacin de Liquidacin.
5.1.22 En los casos en que la Oficina Zonal no cuente con facultades para aprobar
la liquidacin del Convenio, sta mediante Memorando y a efectos de la
revisin correspondiente, remitir al Equipo de Liquidacin y Transferencia,
previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, el Informe del
Supervisor Zonal, Informe Tcnico que deber contener como mnimo lo
sealado en el Anexo N 5 e Informe de Liquidacin Tcnico Econmico del
Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal. Expediente de Liquidacin
del Convenio y el formato de Ficha de Aprobacin de Liquidacin de
Convenios que corresponda, debidamente llenado y suscrito en la parte
correspondiente.
5.1.23 El Jefe de Liquidacin y Transferencia, dispondr el ingreso correspondiente
en el Sistema de Gestin de Proyectos y derivar luego el Expediente de
Liquidacin al encargado de la liquidacin en el Equipo de Liquidacin y
Transferencia para su revisin en un plazo no mayor a siete (7) das
calendario de recibido el Expediente de Liquidacin. El Jefe de Liquidacin y
Transferencia podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo
sustento, para cuyo efecto deber realizar posteriormente el seguimiento
que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo.
5.1.24 De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin, el encargado de la
liquidacin en el Equipo de Liquidacin y Transferencia emitir el Informe de
Conformidad respectivo que deber contener como mnimo lo sealado en
el Anexo N 6 y suscribir la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de
Convenio que corresponda, derivndose la Ficha al Equipo de Liquidacin y
Transferencia para su aprobacin correspondiente.
5.1.25 De efectuar observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, el
encargado de la liquidacin emitir el Informe con el detalle de las
observaciones para que el Equipo de Liquidacin y Transferencia lo derive a
la Zonal a efectos de que se subsanen las mismas o de ser el caso,
disponga la notificacin al Supervisor de Proyectos, rgano representativo
del Ncleo Ejecutor y/o Residente, segn corresponda, para que procedan a
absolverlas dentro del plazo que se otorgue en la notificacin.
5.1.26 Aprobada la liquidacin del Convenio, se remitir a la Oficina Zonal y al
Equipo de Contabilidad, una copia de la Ficha de Aprobacin de la
Liquidacin del Convenio, remitindose el expediente de Liquidacin previa
foliacin, al Archivo Central de la entidad para su custodia. El expediente de

6
liquidacin foliado deber contener copia autenticada de la Ficha de
Aprobacin de Liquidacin.
VI. FORMALIDADES DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO
6.1

Los Comprobantes de Pago que forman parte del Expediente de Liquidacin del
Convenio para sustentar gastos del proyecto (Boletas de Venta, Recibos por
Honorarios, Recibos por arrendamiento de bienes proporcionados por la SUNAT,
entre otros), deben ser originales, no deben contener borrones, ni enmendaduras
deben haber sido elaborados en papel carbn, carbonado o autocopiativo y haber
sido emitidos cumpliendo los dems requisitos exigidos por el Reglamento de
Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administracin Tributaria (SUNAT).

6.2

Los Comprobantes de Pago, deben ser girados a nombre del Ncleo Ejecutor del
Proyecto y visados por el Presidente, Tesorero y Residente del Proyecto, previa
verificacin y segn se ha sealado en el numeral anterior y en el Anexo N 7.

6.3

La documentacin sustentatoria de gastos debe ser acorde al Reglamento de


Comprobantes de Pago de la SUNAT y slo en casos excepcionales, previo Informe
del Residente y rgano representativo del Ncleo Ejecutor, con la conformidad del
Supervisor de Proyectos, se podr presentar otro documento que permita rendir
cuenta en el cual figuren los datos y la firma del proveedor y el detalle respectivo.
Dicho documento deber ser adicionalmente firmado por el Presidente del Ncleo
Ejecutor, el Residente y visada por el Supervisor de Proyectos y una autoridad local.
El informe mensual del Supervisor de Proyectos deber anexar el Informe al que
hace referencia el presente numeral para la revisin por parte del Supervisor Zonal.

6.4

Los supuestos excepcionales a los que se hace referencia en el numeral anterior,


tendran en comn el hecho que los proveedores no son habituales y que no hayan
otros que ofrezcan dichos bienes o servicios en la zona, por tratarse de zonas
alejadas o por alguna causa justificada expresamente indicada. Puede aplicarse a
los siguientes gastos :
a) Compra de agregados (arena, piedra u otros). En el documento se deber
indicar el tipo de material, la cantidad adquirida, el costo unitario, as como la
identificacin del proveedor.
b) Flete Rural. En el documento se deber sealar el material transportado, los
lugares de transporte y el medio empleado, as como la identificacin del
proveedor. En el caso de acarreo de material, deber tratarse como se trata la
mano de obra calificada.
c) Compra de insumos, como madera.
d) Alquiler de equipos pequeos (p.e. teodolitos, baldes de prueba, entre otros)

6.5

El Manifiesto de Gastos contendr en forma ordenada y detallada, por cada uno de


los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero, la relacin y monto de
los gastos efectuados durante la ejecucin del Convenio; y ser visado por el
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y Residente. El Manifiesto de Gastos y
Resumen de Estado Financiero sern elaborados conjuntamente por la Valorizacin
Final de la Obra.

6.6

Al Manifiesto de Gastos se adjuntar los Comprobantes de Pago o documentos


excepcionales para sustentar gasto en los trminos indicados en el numeral 6.3
como sustento de los gastos realizados.

VII. ANEXOS
Forman parte integrante de la presente Gua, los siguientes Anexos:
a) N 1; Formato Informe Final de Desarrollo Fsico y Financiero
b) N 2; Formato Informe del Supervisor de Proyectos
c) N 3; Formato Informe del Supervisor Zonal

7
d) N 4; Formato Informe de Conformidad encargado de Liquidacin Oficina Zonal, sin
facultad delegada.
e) N 5; Formato Informe de Conformidad encargado de Liquidacin Oficina Zonal, con
facultad delegada.
f) N 6; Formato Informe Tcnico de Conformidad Liquidacin del Profesional encargado
de la liquidacin ALT.
g) N 7; Aspectos a considerar en los documentos para la liquidacin de convenios
financiados por FONCODES.

8
ANEXO N 1
FORMATO INFORME FINAL DE DESARROLLO FISICO Y FINANCIERO
INFORME N

-200...-RESIDENTE/.....(colocar las iniciales del profesional)

...............................................................
JEFE ZONAL..............

ASUNTO

LIQUIDACION DE CONVENIO

REFERENCIA

CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................

FECHA

...../...../......

1.

2.

Aspectos Generales
1.1

Ncleo Ejecutor
a) Presidente
b) Tesorero
c) Secretario
d) Fiscal

1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9

Proyectista
Evaluador
Capacitador
Residente
Supervisor de Proyectos
Modalidad de Ejecucin
Sealar si hubieron cambios en los agentes y cmo ha sido la relacin con la comunidad.
Cantidad de Poblacin Beneficiaria

Aspectos Tcnicos
2.1

Descripcin de la obra ejecutada


a) Avance fsico ejecutado acumulado
b) Plazo de Ejecucin
c) Fecha de inicio de la obra (de ser el caso sealar las razones de la demora)
d) Fecha de culminacin prevista
e) Fecha real de culminacin (de ser el caso sealar las razones de la demora)
f) Condicin de la obra. Breve descripcin de los trabajos realizados e indicar la conclusin y
operatividad de la obra, adjuntando el resultado de las pruebas de laboratorio cuando
corresponda.

2.2

Modificaciones al Proyecto indicando el nmero de Addendum (brevemente sealar las


razones).
Ampliaciones de plazo indicando el nmero de Addendum (brevemente sealar las razones).
Problemas tcnicos resueltos y/o pendientes de solucin
Sealar si se cumpli con lo establecido en el Expediente Tcnico y la Gua de Ejecucin.

2.3
2.4
2.5
3.

Aspectos Econmicos
3.1

3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8

Desembolsos otorgados. Comentarios e indicar fecha, montos u otros y si se cumpli con


presentar a la Zonal los Formatos (18A y 18B) relativos a los desembolsos efectuados por
FONCODES.
a) Primer Desembolso
b) Segundo Desembolso
c) Siguientes si los hubiera
Ampliaciones presupuestales si las hubiere, indicando el nmero del Addendum (brevemente
sealar las razones).
Sealar si se cumpli con el aporte comunal y las dificultades si hubieran existido.
Indicar el monto del Aporte de Terceros, adjuntando la valorizacin respectiva.
Precisar los intereses generados.
Sealar si se efectuaron deductivos de Obra y las razones.
Sealar si existe saldo no ejecutado por devolver, razones y fecha de devolucin a la Oficina
Zonal.
Avance financiero comparativo entre lo programado y lo ejecutado por partidas. Sustentar
diferencias si las hubiera.

9
3.9

Sealar y sustentar la cancelacin de horas extraordinarias. Verificar que no haya duplicidad


de pago.
3.10 Detallar los jornales pagados por categoras.
4.

Aspectos Administrativos
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6

5.
6.

Aspectos de la Capacitacin. Sealar si fue realizada conforme a lo especificado en el


convenio (horas dictadas, participacin de los beneficiarios, metodologa, etc).
Coordinacin con la Entidad Receptora (sealar si se ha obtenido el compromiso de la Entidad
Receptora, determinado al representante, etc).
Evaluacin del desempeo del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor y Residente.
Evaluacin de la fluidez del manejo de las cuentas bancarias, desembolsos del FONCODES.
Evaluacin de los trmites ante el FONCODES (adendas por cambio de agentes ejecutores,
ampliaciones presupuestales, deductivos de obra, reajustes, entre otros).
Problemas presentados, soluciones adoptadas, recomendaciones planteadas o acciones
tomadas. Por ej. sustentar situaciones excepcionales como la no firma de Secretario o Fiscal
en alguno de los documentos que forman parte del Expediente de Liquidacin.

Impacto Ambiental : Adjuntar Informe correspondiente


Conclusiones. (De lo informado deber establecerse el cumplimiento del Convenio anexos y
modificaciones).

7.

Recomendaciones

8.

Anexo : Se anexa el EXPEDIENTE DE LIQUIDACION que consta de ....(nmero de hojas) folios.

Memoria Descriptiva Valorizada


Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra
Acta de terminacin de Obra
Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra
Acta de Inspeccin y Prueba (slo para obras de Electrificacin).
Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para edificaciones).
Acta de Rendicin de Cuentas Final
Valorizacin de Aporte Comunal
Valorizacin del Aporte de Terceros
Valorizacin Final de la Obra
Manifiesto de Gastos
Comprobantes de Pago Originales
Resumen Final del Estado Financiero
Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada
Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn Ingreso Egreso.
Acta Valorizada de Sobrantes de Obra
Cuaderno de Obra
Acta de Entrega de Terreno
Planos o Croquis de Replanteo (si existieran modificaciones)
Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones).
Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el caso.
Constancia de devolucin a la Oficina Zonal del monto no ejecutado.
Documento que acredita los desembolsos efectuados
Otros documentos generados durante el proceso de ejecucin del proyecto (especificar).

10
ANEXO N 2
FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS
INFORME N ......-200....-SUPERVISOR DE PROYECTOS/.... (colocar las iniciales del profesional)
A

...............................................................
JEFE ZONAL..............

ASUNTO

LIQUIDACION DE CONVENIO

REFERENCIA

CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................

FECHA

...../...../......

1. Anlisis del Aspecto Tcnico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo


se subsanaron.
2. Anlisis del Aspecto Econmico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y
cmo se subsanaron.
3. Anlisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y
cmo se subsanaron.
4. Anlisis del Aspecto Ambiental. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y
cmo se subsanaron.
5. Sealar las actividades desarrolladas en el seguimiento de la ejecucin de la obra (por ej.
indicar el nmero de visitas a la obra y el resultado de cada visita).
6. Adjuntar Ficha Tcnica detallando metas (descripcin resumida), impacto en la poblacin
beneficiaria y croquis de ubicacin del proyecto (distancia, tiempo y ciudades de referencia
con respecto a la Oficina Zonal).
7. Habiendo revisado el expediente de liquidacin del Convenio N ............. Proyecto N ......
elaborado por el rgano representante del Ncleo Ejecutor y Residente e Informe Final del
Desarrollo Fsico y Financiero del Proyecto presentado por el Residente con fecha ........., el
que suscribe estima conforme la aprobacin del referido Convenio de Financiamiento.

.......................................
Supervisor de Proyectos

11
ANEXO N 3
FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR ZONAL

INFORME N ......-200....-FONCODES/Z....../SZ/.......(colocar las iniciales del profesional)


A

...............................................................
JEFE ZONAL..............

ASUNTO

LIQUIDACION DE CONVENIO

REFERENCIA

CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................

FECHA

...../...../......

1. Anlisis del Aspecto Tcnico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo


se subsanaron.
2. Anlisis del Aspecto Econmico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y
cmo se subsanaron.
3. Anlisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y
cmo se subsanaron.
4. Anlisis de la supervisin efectuada por el Supervisor de Proyectos incidiendo en la parte
tcnica y econmica. Comentarios.
8. Otros aspectos como verificar que el expediente de liquidacin est debidamente visado y
foliado en su integridad por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente,
evaluar y recomendar de ser el caso, la incorporacin de los agentes en la Base de Datos.
9. De la revisin efectuada al expediente de liquidacin del Convenio N ............. Proyecto N
.............. elaborado por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente, as
como del anlisis de los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos efectuado por el
Supervisor de Proyectos, el que suscribe estima conforme la aprobacin de la aprobacin
de la liquidacin del referido Convenio de Financiamiento.

.......................................
Supervisor Zonal

Comprender lo relativo a la revisin del Expediente de Liquidacin del Convenio presentado por el Supervisor de
Proyectos, as como el anlisis de los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos sealados en el Informe del
Supervisor de Proyectos.

12
ANEXO N 4
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL
SIN FACULTAD DELEGADA
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A

...............................................................
JEFE ZONAL..............

ASUNTO

Liquidacin de ........(....) Convenios de Financiamiento

FECHA

..........,.........de..................................del 200......

Es grato dirigirme a Usted, con relacin a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los
Convenios Ns ...............,..................,.....................,.......................,........................,.....................,
...................., (colocar el nmero correspondiente a cada Convenio), lo siguiente:
Los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Tcnico y Administrativo (colocar el que
corresponda segn sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se
detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentacin para la
liquidacin de dichos Convenios sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de
Cuentas.
Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y
Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de
Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorizacin Final,
Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Gua
de Liquidacin y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como
con los dems requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
(colocar la Gua o Guas que correspondan segn sea el caso) y Gua de Liquidacin de
Convenios; cada Expediente de Liquidacin cuenta con la conformidad y aprobacin tcnica
del Supervisor Zonal.
En mi calidad de encargado de la liquidacin de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a
lo establecido en la Gua de Liquidacin, cumplo con informar que he revisado, verificado,
evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidacin de los
....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico con la conformidad y recomendacin para la aprobacin en
primera instancia de la liquidacin de los mismos.
Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios,
para su suscripcin y aprobacin en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico y Expediente de Liquidacin de los ......(...). Dicha
documentacin deber ser remitida a la ALT para la revisin correspondiente.
Es todo cuanto tengo que informar a usted.
Cordialmente,
_______________________________
Profesional encargado de la liquidacin
Zonal .......

13
ANEXO N 5
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL
CON FACULTAD DELEGADA
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A

...............................................................
JEFE ZONAL..............

ASUNTO

Liquidacin de ........(....) Convenios de Financiamiento

FECHA

..........,.........de..................................del 200......

Es grato dirigirme a Usted, con relacin a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los
Convenios Ns ...............,..................,.....................,.......................,........................,.....................,
...................., (colocar el nmero correspondiente a cada Convenio), lo siguiente:
Los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Tcnico y Administrativo (colocar el que
corresponda segn sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se
detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentacin para la
liquidacin de dichos Convenios sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de
Cuentas.
Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y
Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de
Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorizacin Final,
Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Gua
de Liquidacin y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como
con los dems requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
(colocar la Gua o Guas que correspondan segn sea el caso) y Gua de Liquidacin de
Convenios; cada Expediente de Liquidacin cuenta con la conformidad y aprobacin tcnica
del Supervisor Zonal.
En mi calidad de encargado de la liquidacin de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a
lo establecido en la Gua de Liquidacin, cumplo con informar que he revisado, verificado,
evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidacin de los
....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico con la conformidad y recomendacin para la aprobacin de la
liquidacin de los mismos.
Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios,
para su suscripcin y aprobacin en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico y Expediente de Liquidacin de los ......(...) Convenios
indicados.
Es todo cuanto tengo que informar a usted.
Cordialmente,
_______________________________
Profesional encargado de la liquidacin
Zonal .......

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ANEXO N 6
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION DEL ALT
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar las siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A

...............................................................................................
JEFE DE LIQUIDACION Y TRANSFERENCIA

ASUNTO

Liquidacin de ........(....) Convenios de Financiamiento

REF.

Memorando N .....-200....FONCODES/.....

FECHA

San Isidro,.........de..................................del 200....

Es grato dirigirme a Usted, en atencin al documento de la referencia, mediante el cual la


Oficina Zonal de ........, remiti los Expedientes de Liquidacin correspondientes a .....
Convenios de Financiamiento.
Al respecto cabe sealar que los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes y Supervisores
de Proyecto de los .... Convenios que se indican en la Ficha de Aprobacin de Liquidacin
adjunta, cumplieron con presentar la documentacin para la liquidacin de dichos Convenios,
sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de Cuentas.
Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y
Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de
Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra, Valorizacin Final,
Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Gua
de Liquidacin y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como
con los dems requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
y Gua de Liquidacin de Convenios, cuentan con la conformidad y aprobacin tcnica del
Supervisor Zonal.
En tal sentido, como profesional encargado de la liquidacin, he revisado, evaluado y
confrontado los documentos contenidos en los Expedientes de Liquidacin de Obra de los .....
Convenios que se indican en la Ficha adjunta, verificando que las Rendiciones de Cuentas
cumplen con los requisitos exigidos por la normativa vigente y que los gastos efectuados
guardan concordancia con la estructura del presupuesto otorgado, ms las ampliaciones e
intereses generados de ser el caso; formulando los respectivos Informes de Liquidacin
Tcnico Econmicos, en seal de conformidad y procedencia de la liquidacin de los mismos.
Por los argumentos anteriormente expuestos, se adjunta la Ficha de Aprobacin de Liquidacin
de Convenios correspondiente y documentacin anexa, a fin de continuar con el trmite de
aprobacin respectivo.
Cordialmente,
_______________________________
(indicar nombre)
Profesional encargado de la liquidacin

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ANEXO N 7
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS DOCUMENTOS PARA LA LIQUIDACION DE
CONVENIOS FINANCIADOS POR FONCODES

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