UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS QUMICAS

Y DE LA SALUD
CARRERA DE BIOQUIMICA Y FARMACIA

INFORMATICA
ESTUDIANTE:
ANGEL DAQUILEMA

TEMA:
VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL
FUNCIONES LOGICAS
MACROS
PROCESADORES DE TEXTO

CICLO/ NIVEL:
TERCER SEMESTRE A.
DOCENTE:
Ing. Raquel Magali Jaramillo Simbaa Mgs.
MACHALA-EL ORO-ECUADOR

INDICE
Contenido
VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL.....................................................................................3
DE QUE FORMA CONFIGURO LOS DATOS?...................................................................3
CUAL ES LA FINALIDAD DE LA VALIDACION DE DATO?.......................................4

FUNCIONES LOGICAS.............................................................................................................4
PARA Q ME SIRVE LAS FUNCIONES LOGICAS?............................................................4
DESCRIBA CADA FUNCION LOGICA QUE TIENE EXCEL.........................................5
MACRO.......................................................................................................................................6
Requerimientos que debo considerar para elaborar un macro en Excel....................................7
Antes de grabar una macro...........................................................................................................7
Grabe una macro......................................................................................................................7
Examine La Macro Y Prubela.................................................................................................7
Cmo crear un macro en Excel....................................................................................................8
El ejemplo............................................................................................................................8
Comenzar la grabacin.............................................................................................................8
Realizar los pasos con cuidado.................................................................................................9
Detener la grabacin...................................................................................................................12
Ejecutar la macro........................................................................................................................12
Ejemplo de macro......................................................................................................................13
Procesador de texto....................................................................................................................14
5 PROCESADORES DE TEXTO..............................................................................................15
MICROSOFT WORD:...........................................................................................................15
LOTUS WORD PRO:............................................................................................................15
WORD PERFECT:.................................................................................................................15
WORD PAD:..........................................................................................................................16
BLOCK DE NOTAS:.............................................................................................................16
Caractersticas de los procesadores de texto...............................................................................16

VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL

La validacin de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida
por los analistas de datos ya que nos ayudar a evitar la introduccin de datos
incorrectos en la hoja de clculo de manera que podamos mantener la integridad de la
informacin en nuestra base de datos.
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
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entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista
o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

DE QUE FORMA CONFIGURO LOS DATOS?

Establezco el tipo de validacin que aplicare, si requiero una lista debo crearla y tenerla
lista para el siguiente paso
1. Hacer Clic en la celda que deseo aplicar la validacin de datos en Excel
2. Ir a Men Datos y seleccionar la opcin Validacin de datos
3. Configurar el criterio de validacin
4. Configurar el mensaje de entrada y mensaje de error
5. Hacer Clic en botn Aceptar

CUAL ES LA FINALIDAD DE LA VALIDACION DE DATO?

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja estn listas para recibir cualquier
tipo de dato, ya sea un texto, un nmero, una fecha o una hora. Sin embargo, los
clculos de nuestras frmulas dependern de los datos contenidos en las celdas por lo
que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista
o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

FUNCIONES LOGICAS
Las funciones lgicas permiten decidir si el curso de una accin si se cumplen o no
ciertas condiciones. Puede que queramos aplicar una accin cuando se cumplen todas
las restricciones o con que se cumpla una es suficiente.
Podemos utilizar las diferentes funciones lgicas para proceder en la base de datos
segn si los sujetos cumplen o no con ciertas pruebas lgicas. Estas pruebas podrn
establecerse de manera directa o mediante referencia a otras celdas

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Las funciones lgicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que
permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de clculo. Por ejemplo la funcin SI
compara dos argumentos, realiza una operacin si el resultado es verdadero y otra
operacin si el resultado es falso. Las principales funciones Lgicas comnmente
utilizadas en Excel son: Y, O y SI
PARA Q ME SIRVE LAS FUNCIONES LOGICAS?

Las funciones lgicas pueden ser de gran utilidad pues permite realizar comparaciones
entre dos valores para ver si se cumple o no una condicin algo que utilizaremos para
realizar una accin u otra segn sea el caso.

DESCRIBA CADA FUNCION LOGICA QUE TIENE EXCEL

Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.
FALSO
Devuelve el valor lgico FALSO.
SI
Especifica una prueba lgica que realizar.
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la frmula.
NO
Invierte el valor lgico del argumento.
O
Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO
Devuelve el valor lgico VERDADERO.

Ejemplo
En una lista de alumnos con puntajes de calificaciones, se requiere establecer en
observaciones cules est aprobados y cules no. Para no realizar manualmente el
trabajo, recurrimos a Funcin Lgica.

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Al escribir la funcin, Excel proporciona la sintaxis correcta de la misma, lo cual facilita

insertar los parmetros que requerimos en nuestro caso.
La funcin insertada ayuda a evaluar si el puntaje de calificacin obtenido por cada
alumno es mayor o igual a 51. Si es verdadero escribir APROBADO, de lo contrario
REPROBADO.

Se copia la funcin a todas las celdas requeridas y se obtienen los detalles en

observaciones para todos los alumnos.

MACRO
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Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel

de manera que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente
de manera que podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que
una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y
que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prcticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello tambin ampliar la funcionalidad del
programa.

Requerimientos que debo considerar para elaborar un macro en Excel

Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas.
Despus de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su
funcionamiento.

Antes de grabar una macro

Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la
ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
1.

Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la

categora Personalizar cinta de opciones.

2.

En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic

en Programador y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Grabe una macro

1.

En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Grabar macro y

luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.

1.

Realice algunas acciones en la hoja de clculo como escribir algn texto,

seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.

2.

En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Detener grabacin.

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Examine La Macro Y Prubela

Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de
programacin Visual Basic.
Para editar una macro, en el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic
en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta
accin har que se inicie el Editor de Visual Basic.
Observe el cdigo y vea de qu manera las acciones que ha grabado aparecen como
cdigo. Es probable que entienda bien algo del cdigo y que otra parte le resulte un
poco misteriosa.
Experimente con el cdigo, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro
nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto.

Cmo crear un macro en Excel

La grabadora de macros, puedes encontrarla en la pestaa Vista, dentro del grupo
Macros.

Tambin puedes encontrarla en la pestaa Programador con muchas ms opciones que

estn dedicadas exclusivamente al desarrollo de aplicaciones en Excel. Si no tienes esta
pestaa y quieres activarla en Excel 2010, aqu te muestro cmo hacerlo.

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El ejemplo.
Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algn sistema dentro de
tu empresa. Estos datos bajan sin formato y t tienes que hacer, todos los das, lo
siguiente:

Pintar los encabezados de amarillo.

Poner los encabezados en negrita.
Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.

Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los das. Qu
tedioso! No lo crees?
Pues ahora vamos a grabar esos pasos con la grabadora de macros, para no tener que
repetirlos una y otra vez. Comencemos!
Comenzar la grabacin.

Para comenzar con la grabacin, solo debes de pinchar en el botn macros (recuerda
que se encuentra en la pestaa Vista, seccin Macros) y en el men que aparece,
pincha en Grabar macro.

Aparecer una ventana como la de la imagen siguiente. Aqu debes ponerle un nombre a
tu macro, yo le pondr FormatearReporte.

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En la seccin Mtodo abreviado puedes elegir una letra como atajo de teclado (si no
quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usar la F de formato, y lo
pondr usando la tecla Maysculas. Recuerda que no puedes usar un atajo de teclado
que ya est asignado.
En la seccin Guardar macro en, debes elegir Este libro para que la macro se guarde
en el mismo libro en el que ests trabajando.
En la seccin Descripcin, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la
funcionalidad de esta macro, algo que explique para qu sirve. Es buena idea hacerlo,
porque cuando tengas muchas macros, va a ser ms complicado saber qu hace cada
una.
Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botn Aceptar. La
macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.
Realizar los pasos con cuidado.

Ahora que Excel est grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna accin innecesaria,
por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde antes de comenzar
a grabar.
Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos
posible.
En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas. La
primera columna es la del cdigo y las otras siete son el reporte de unidades producidas
de cada producto.
Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes:
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Selecciona las ocho columnas.

Haz un doble clic entre la unin de dos columnas para que se ajusten automticamente.

Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.

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Ahora selecciona los encabezados y pntalos de amarillo. Tambin ponlos en negrita.

Detener la grabacin.
El siguiente paso es detener la grabacin para evitar que se grabe alguna accin que no
nos interesa, as que para hacerlo, debes volver a pinchar en el botn Macros de la
pestaa Vista y selecciona la opcin Detener grabacin.

Ejecutar la macro.

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Ahora puedes pinchar en el mismo botn Macros y esta vez seleccionars la opcin
Ver macros.
En la ventana que aparece, vers el nombre de la macro que acabas de crear.

Si quieres poner en accin a tu macro, bastar con que presiones en el botn Ejecutar,
una vez hayas seleccionado el nombre de tu macro.
Es posible que aparezcan otras macros listadas, ya sea porque t has grabado algunas
macros o porque otras personas grabaron macros en otros libros que tengas abierto.
Si ese fuera el caso, en la seccin Macros en:, selecciona la opcin Este libro. As
solo te aparecern las macros grabadas en el libro actual, que en este caso, solo es una.

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Una vez que has pinchado el botn Ejecutar, se ejecutar tu macro

Ejemplo de macro
La automatizacin de tareas mediante macros vba en Excel nos otorgan numerosas
ventajas como lo son la erradicacin de errores de clculos humanos, ahorro de tiempo
de trabajo, resolucin de clculos complejos, eficacia
En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del
producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, as
sucesivamente hasta 500 productos:

Formato inicial.
El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una nica columna,
representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:

Formato final.
Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberamos de
hacer los siguientes pasos para cada producto:
1.
2.

Seleccionar la referencia del producto

"Cortar" la referencia
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3.
4.
5.
6.
7.
8.

Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto

Seleccionar el precio del producto
"Cortar" el precio
Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto
Seleccionar las filas que estn en blanco
Borrar las filas
Cada paso supone un clic de ratn a la vez que un esfuerzo visual y de concentracin
para realizar dicha tarea , asumiendo que por cada operacin invertimos una media de
3 segundos, obtenemos que para adecuar el formato requerido, por cada producto
tardamos 24 segundos, que por los 500 productos que existen obtenemos que
invertiramos en realizar dicho trabajo 3 horas y 20 minutos, sin parar de realizar
dichos pasos.
Si ejecutamos la macro en apenas 5 segundos esta realizado el trabajo, adems de
asegurarnos que no existe ningn error, cosa que con la mayor posibilidad nos ocurra
si lo hacemos manualmente.

Procesador de texto
El procesador de texto es un tipo de aplicacin informtica para la creacin, edicin,
modificacin y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y
tamao de la tipografa, adicin de grficos, etc.), a diferencia de los editores de texto,
que manejan solo texto simple.
Los procesadores de textos son una clase de software con mltiples funcionalidades
para la redaccin, con diferentes tipografas, tamaos de letras o caracteres, colores,
tipos de prrafos, efectos artsticos y otras opciones.
Funciones
Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya
sean tipogrficas, semnticas, organizativas o estticas; con algunas variantes segn
el programa informtico de que se disponga.
Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaos de letras o
caracteres, formato de prrafo y efectos artsticos; adems de brindar la posibilidad de
insertar tablas, imgenes u otros objetos grficos dentro del texto.
Como ocurre con la mayora de las herramientas informticas, los trabajos realizados en
un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente
llamados documentos, as como impresos a travs de diferentes medios.
Los procesadores de texto tambin incorporan correctores de ortografa y gramtica, as
como diccionarios multilinges y de sinnimos o tesauros, que facilitan en gran medida
la labor de redaccin.
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5 PROCESADORES DE TEXTO
MICROSOFT WORD:

De todos los procesadores de texto conocidos hasta el momento, el del paquete

Microsoft Office se ha convertido en poco menos que un estndar de referencia casi
obligada, dado el elevado porcentaje de usuarios que lo han instalado en su ordenador y
lo utilizan.
LOTUS WORD PRO:

Una de las alternativas ms populares a Microsoft Word es este procesador de textos,

incluido en el paquete de software de escritorio de Lotus. Para gustos se pintan colores,
pero lo cierto es que los usuarios que se decanten por este producto no estarn haciendo
una mala eleccin.
WORD PERFECT:

En su da lleg a ser el ms popular de su gnero entre los usuarios, hasta mediados de

los noventa. El procesador de textos de la suite de Corel presenta un despliegue de
innovadoras caractersticas que demuestran el inters por parte de sus promotores en
volver a hacer de este programa un producto puntero capaz de competir en el mercado
con Microsoft Word.
WORD PAD:

Instalado por defecto en todas las versiones de los sistemas operativos de Windows, se
le podra considerar el "hermano pequeo" de Microsoft Word. Es la opcin ideal para
aquellos usuarios que necesitan de forma espordica un procesador con el que dar cierto
estilo esttico a sus escritos, sin buscar un acabado de apariencia profesional ni
excesivas florituras ornamentales.
BLOCK DE NOTAS:

Tambin presente por defecto en todas las instalaciones del sistema de Windows,
independientemente de la versin, este programa se muestra como la opcin ideal para
usuarios austeros. Al tratarse de una aplicacin de posibilidades reducidas, no tendrn
que familiarizarse con un complejo entorno lleno de funciones que nunca van a utilizar.

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Caractersticas de los procesadores de texto

Dependiendo del programa y el equipo que se use, los procesadores de textos pueden
mostrar los documentos bien en modo texto, usando seleccin de texto, subrayado o
colores para representar cursiva, negrita y otros formatos, o bien pueden mostrarlos en
modo WYSIWYG, en el que los formatos y las distintas fuentes aparecen en la pantalla
tal y como lo harn en la pgina impresa. Todos los procesadores de texto ofrecen
funciones para dar formato a los documentos, como cambios de tipo de letra,
presentacin de pgina, sangra de prrafos y similares. Muchos procesadores de textos
pueden tambin comprobar la ortografa, encontrar sinnimos, incorporar grficos
creados en otros programas, alinear correctamente frmulas matemticas, crear e
imprimir tipos de letras estndar, realizar clculos, mostrar documentos en pantalla en
varias ventanas y permitir a los usuarios realizar macros que simplifican operaciones
difciles o repetitivas.

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