TABLA DE RESUMEN

Sectores
Subsectores
Actividad / es
Gua/s actividad/ es
Tipologa del proceso
Proceso
Responsabilidad
Entradas
Salidas

Evento empresarial
Asociacin de empresarios textiles y
hoteleros
Actividad formal y ldica
Organizacin de eventos
Especifico
Planificacin y organizacin de evento
Gerente y departamento comercial
Objetivos y presupuestos
Evento planificado y organizado

ALCANCE

Este evento se programa con anterioridad de tiempo, dando el paso a la

programacin de los comits, ya que se cuenta con un presupuesto dado por la
administracin de la empresa. Se considera muy importante contar con varias
cotizaciones para dicho evento ya que el ideal es poder brindar un evento propio
para la organizacin.
Es muy importante que la administracin este de acuerdo con lo propuesto en ese
momento y de que el presupuesto sea el adecuado, recordando que el
presupuesto debe estar rodeado por todos los gastos que se puedan ofrecer en
cualquier momento.

RESPONSABILIDADES

Al ser el departamento comercial el de la propuesta, se debe cumplir con los

parmetros diseados por l. Por ejemplo el dar las responsabilidades a cada
uno de los organizadores del evento, se tendr que distribuir el trabajo para que se
pueda desarrollar un evento sin precedentes, por ejemplo, se dar a conocer
quines son los encargados de la logstica, la organizacin del evento y la parte
financiera que es la encargada de llevar acabo la parte del dinero para la
realizacin de este.

En este caso la responsabilidad de la organizacin del evento la lleva acabo el

director comercial junto con su equipo de trabajadores, tanto mercaderstas
comerciales como asistentes etc., que sern los encargados de averiguar los
precios y cotizaciones del lugar de recepcin, de las tarjetas, de la parte de
seguridad, de la alimentacin y bebidas, de la presentacin de cada personal
adquirido para atender el evento y ser la encargada de llevar por escrito todos los
sucesos ocurridos antes, durante y despus del evento.
Tambin contara con la aprobacin para que pueda retirar el dinero que est
establecido para este evento.

ENTRADAS

Este proceso se iniciara con una reunin donde los socios, administradores,
gerentes y estarn de acuerdo para la realizacin de este evento, donde su
objetivo es dar una bienvenida a los asistentes como tambin ofrecer las
orientaciones pertinentes con el fin de que el lanzamiento de los nuevos productos
de la organizacin CI ECCA LTDA adquieran impacto de alto valor

Ya que CI ECCA LTDA es una empresa manufacturera dedicada a la

comercializacin y fabricacin de alfombras, lencera hotelera y para el hogar,
este evento se lleva a cabo con el propsito de lanzar al mercado los productos
nuevos y novedosos que han venido planificando y diseando productos que
generen innovacin y comodidad a los clientes

Los asistentes a este evento son empresas participantes dentro del mismo sector
industrial textil y sectores hoteleros, los cuales estarn interesados en los
productos que esta organizacin ofrece al mercado, con el fin de que sean
conocidos y a futuro se cumpla con el margen de ventas planeado.

DIAGRAMA DE FLUJO

EVENTO
EMPRESARIAL

PLANIFICACIO
N

ORGANIZACIO
N

EJECUCION Y
EVALUACION

1OBJETIVO
LOGRAR

1LISTA DE
NECESIDADES

1LISTA DE
CHEQUEO

2FECHA DE
CELEBRACION

2TARJETAS

2DURACION,
ESTILO
YCONTENIDO
3PBLICO
OBJETIVO

3LUGAR DE
CELEBRACION
4PERSONAL

4PLANIFICACI
ON INICIAL DE
PRESUPUEST
O
5PROGARMAC
ION

5RESTAURACI
ON
6ALOJAMIENT
O

3CORREO
PARA
ELCONOCIMIE
NTO DE LA
SATISFACION
DE LOS
INVITADOS
4ENTREGA DE
FACTURAS Y
BALANCE DE
SATISFACION
DEL INVITADO

DESARROLLO

FIJACION DE ASPECTOS BASICOS:

La empresa CI ECCA LTDA quiere desarrollar este evento con el propsito de
ofrecer los nuevos productos que han venido elaborando , para lo cual se requiere
un saln de recepcin que brinde unas instalaciones amplias, agradables,
cmodas, y elegantes segn el perfil de los espectadores y se pueda generar un
recorrido a la exposicin de los productos, donde presten un servicio de alimentos
y bebidas, a la entrada del saln se encontrara una persona verificando las
invitaciones y dando las indicaciones para iniciar el recorrido a la exposicin, la
distribucin de los productos ser acorde a lo planeado por el mismo
departamento comercial, la decoracin debe ser muy sobria y los expositores
sern un grupo de comerciales previamente capacitados con alto conocimiento de
los productos su composicin, proceso de fabricacin y utilizacin, con el fin de
responder dudas e inquietudes de los invitados.
DURACION, ESTILO Y CONTENIDO

Se requiere que el evento sea de 8 horas, se dar el inicio a las 8 de la maana y

se terminara a las 6 de la tarde, este es un evento formal, la cantidad de invitados
confirmados para el mismo son 50 empresas y la tarjeta de invitacin especifica
que se pueden acudir mximo 5 personas por organizacin Este evento se llevara
a cabo en Bogot en la avenida Carrera 7 # 72-41 este sitio es de fcil ubicacin
ya que est ubicado en el distrito financiero cerca a la estacin de Transmilenio
de la calle 72 cuenta con un parqueadero con cupos disponibles, donde se
comenzara por dar la bienvenida al personal invitado, despus se comenzara el
recorrido, donde encontraran estaes con los productos personal expositor que
indique y ofrezca los beneficios que se tiene al adquirir los productos de esta
compaa, al finalizar se encontrara un bufet de pasabocas, comidas y bebidas
(calientes y fras) actas para todos los invitados y por ltimo se dar una
conferencia por parte del gerente comercial junto con el director comercial dando
finalizacin y agracedicimientos por asistir al evento
PBLICO OBJETIVO
Los gerentes, directores comerciales, empresarios de distintas empresas textiles y
hoteleras y acompaantes, uno por cada tarjeta que sean mayores de edad,
tambin se cuenta con la presencia del gerente y la administracin de la
organizacin y del personal de seguridad, logstica y de banquetes.

PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPUESTO

La cotizacin que fue escogida por la administracin, fue la que hizo el hotel Hilton
en Bogot la avenida Carrera 7 # 72-41 ya que esta brinda espacios
acondicionados y elegantes, tambin brinda el personal especializado para
atender la mesas de bufet.
El hotel Hilton brinda el personal de vigilancia y de logstica que estarn a la
disposicin de la empresa CI ECCA LTDA, las cuales estarn Encargadas de la
decoracin y distribucin de los espacios y rutas de evacuacin.
PRESUPUESTO:

Alimentos y pasabocas
Bebidas calientes y fras
Alquiler de la recepcin
Alquiler del parqueadero
Sonido y microfonos
Personal de servicio
total

800.000
300.000
250.000
200.000
400.000
300.000
2.250.000

GASTOS ADICIONALES
Tarjetas de invitacin
Decoracin personalizada
Recordatorio( detalles )

100.000
240.000
200.000

TOTAL DE GASTOS
total

3.800.000

PROGRAMACION

1. Entrega de tarjetas de invitacin

2. Recibir los invitados
3. Conferencia de bienvenida
4. recorrido exposicin de los productos
5. Palabras de agradecimiento por parte del gerente
6. Palabras del gerente comercial y director comercial
7 Entrega de recordatorios personalizados
8 Finalizacin del evento

TIMING GENERAL DEL EVENTO

Preparacin del personal logstico

Entrada de invitados
Conferencia de bienvenida
Cena
Palabras del gerente comercial
Palabras del administrador
Celebracin y animacin
Entrega de los detalles
Servicio de seguridad
Finalizacin del evento
Tabla 17 agenda

6:00 am
8:00 am
9:00 am
9:25 pm
10:00 pm
10:30 pm
11:00 pm
2:00 am
7:00 pm
2:45 am

a 7:30 am
a 9:20 am
a 9:40 pm
a 10:30 pm
a 11:00 pm
a 3:00 am
a 2:15 pm
a 3:15 pm
a 3:00 pm

ORGANIZACIN TECNICA
Se numera los principales objetivos de la presentacin del evento.
1LISTA DE NECESIDADES: se numerar el personal que se necesita para llevar
acabo el evento empresarial, as como los objetos parte de la preparacin de este.
Personal:
3 meseros, 2 personas que sirvan el bufe y las bebidas, 2 animadores, el DJ, 2
personas de seguridad.
Muebles:
9 mesas con cuatro sillas cada una, una mesa grande para el bufe, una mesa
pequea para colocar los detalles y 5 sillas para el personal que dar el dialogo.
Otros:
17 invitaciones, 17 detallitos y un micrfono para la audicin.
FECHAS DE CELEBRACION
La celebracin se dar el da 16 de agosto del 2014, este es el da sbado, se
deja para este da porque el da domingo y lunes son festivos y se pretende no
daar planes familiares, tambin para el beneficio de todos ya que podrn
descansar los dos das festivos.
Este da es festiva la celebracin de rock al parque, esta celebracin no hace que
afecte la fecha propuesta para este evento.
49.8.5 LUGAR DE CELEBRACION
La casa de banquetes y recepcin del barrio galn es un sito amplio de 3 pisos,
cuenta con parqueadero, este sitio est bien ubicado ya que est ubicado sobre la
venida y el transporte es muy fluido por ser una avenida principal, entonces su
ubicacin no es difcil, este lugar es muy amplio cuenta con 7 baos en todo el
edificio, este sitio cuenta con balcn para las personas que fuman y la salida de
este no es un problema ya que el transporte es muy fluido.

. TIPO DE BUFETT

Bogot 11 de agosto de 2016

Buenas tardes

Por medio de la presente se dar a conocer los alimentos y bebidas, se les informa
que ya est establecido el buffet que se llevara a cabo en el evento empresarial,
esta decisin fue democrticamente, a continuacin se dar el men:
1. muchacho relleno en salsa al vino, filete de pechuga en salsa de ajillo, arroz
almendrado, papa chato, ensalada tropical, postre de Flandes sabor vainilla.
Con bebida gaseosa por el valor de $ 28.000 pesos
Tambin se quiere dar el informe de que una persona es vegetariana, otra es
intolerante al pollo y que se le recomienda al comit de ejecucin tener pendiente
para que se pueda hacer algn cambio esencial en estas dos personas.

Gracias por su atencin

Atentamente
Asistencia administrativa de ECCA LTDA