You are on page 1of 11

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN

PESERTA DIDIK BARU (STUDI KASUS SMPN 2 PANUMBANGAN)


Wildan Hilmy Ismanto
H1L011002 | Jurusan Teknik Informatika | Fakultas Teknik
Universitas Jenderal Soedirman Purbalingga
Email : willand.hielmiez@gmail.com
Abstrak
Perkembangan teknologi yang sangat pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya
penyediaan informasi bagi suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan
sistem pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat. Untuk menunjang efektifitas,
produktifitas dan efisiensi dalam suatu organisasi/instansi atau perusahaan dalam
menyelesaikan masalah manajemen, dan memberikan pelayanan kepada masyarakat
khususnya kepada calon peserta didik baru SMPN 2 Panumbangan. Sistem pendaftaran
peserta didik baru yang saat ini berjalan di SMPN 2 Panumbangan masih menggunakan
formulir pendaftaran peserta didik baru sehingga dalam proses pengerjaannya membutuhkan
waktu yang cukup lama, dan penyimpanan data calon peserta didik SMPN 2 Panumbangan
masih menggunakan Microsoft Excel sehingga kurang efektif dan efisien untuk pemosesan
data selanjutnya. Hal inilah yang menjadi kendala bagi pengelola pendaftaran peserta didik
baru dikarenakan data yang akan dijadikan laporan masih harus ditata terlebih dahulu
sebelum diajukan sebagai bukti laporan. Oleh karena itu diperlukan sistem yang lebih efektif
dan efisien, yaitu pengelolaan dengan berbasis web. Pengelolaan informasi pendaftaran
peserta didik baru dengan berbasis web bertujuan untuk menciptakan kinerja yang efektif dan
efisien, karena lebih mudah untuk mendapatkan informasi dan biaya yang dikeluarkan juga
tidak terlalu banyak. Melalui layanan ini diharapkan dapat mempermudah masyarakat untuk
mendapatkan informasi secara lengkap, up-to-date, interaktif dan dinamis. Diharapkan
SMPN 2 Panumbangan dapat memperoleh nilai lebih dari kepuasan masyarakat untuk
membimbing anak mereka ke sekolah yang bermutu tinggi. Sistem ini dirancang dengan
menggunakan perancangan berbasis objek dan dibuat dengan menggunakan Yii Framework.
Sistem yang telah berhasil dikembangkan dapat membantu proses pendaftaran peserta didik
baru di SMPN 2 Panumbangan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Berbasis Objek, Yii Framework, Pendaftaran
Abstract
Nowdays, the rapid technological developments have an impact for the entire life of the
particular provision of information to an organization/agencies or companies that need data
management system in a quick, precise and accurate way. To support the effectiveness,
productivity and efficiency within an organization/agency or company in solving the
problems of management and provide service to the community, especially to new
prospective students of Public Junior High School 2 Panumbangan. New students's
registration system that is currently running on Public Junior High School 2 Panumbangan
still using the registration form for new students so that in the process of work require quite a
long time, and data storage of prospective students Public Junior High School 2
Panumbangan still using Microsoft Excel so that it is less effective and efficient for further
data processing. This became obstacles for new studentss registration team due to data that
will be used as the report has yet to be laid out before you submitted as a report. Therefore

we need a system that is more effective and efficient, i.e. with web-based management.
Management information of new students's registrations with web-based aims to create an
effective and efficient performance, because it is easier to get the information and the cost
incurred is not too much. Through this service are expected to facilitate the public to obtain
comprehensive information, up-to-date, interactive and dynamic. It is hoped that Public
Junior High School 2 Panumbangan can gain more value from the satisfaction of the society
to guide their childrens to a high-quality school. The system is designed using object-based
design and made using Yii Framework. The system that has been successfully developed
could help the process for new students's registration in Public Junior High School 2
Panumbangan.
Keywords: Information System, Object-oriented, Yii Framework, Registration
PENDAHULUAN
Saat ini proses pendaftaran peserta didik baru yang berjalan di SMPN 2
Panumbangan masih dilakukan dengan pencatatan di atas kertas, di mana setiap calon peserta
didik baru diharuskan datang ke sekolah untuk menyerahkan berkas-berkas serta mengisi
formulir. Hal tersebut tentu memerlukan waktu yang cukup lama bahkan terkadang sering
terjadi kesalahan dalam proses pengerjaannya. Dalam pembuatan laporan pendaftaran peserta
didik baru masih mengandalkan Microsoft Excel sebagai media penyimpanan data laporan
sehingga dalam proses pembuatan sangat lambat dikarenakan harus menungu data terkumpul
terlebih dahulu.
Menurut McLeod (1995), sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai
kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai
media untuk menampilkan informasi. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi
informasi sekarang ini, masalah tersebut dapat diatasi dengan membangun sebuah sistem
informasi pendaftaran peserta didik baru. Sistem ini dapat mengelola data pendaftar dengan
terkomputerisasi yang akan meminimalkan duplikasi dan redundansi data serta dapat menjaga
integritas data. Selain itu, sistem ini juga diharapkan akan mempermudah proses manajemen
dan pengelolaan data pendaftar di SMPN 2 Panumbangan.
Ada beberapa beberapa basis yang dapat menjadi dasar pengembangan sistem
informasi pendaftaran peserta didik baru ini. Salah satunya adalah berbasis web. Menurut
Simarmata (2010) aplikasi web adalah program aplikasi yang berjalan pada internet atau
intranet dan ekstranet perusahaan. Kelebihan dari sistem informasi berbasis web adalah
kemudahan aksesnya. Dengan hanya mengembangkan satu sistem berbasis web, maka sudah
dapat diakses dari banyak client selama terkoneksi dengan server dan servernya siap. Yang
kedua adalah framework. Menurut Ellis (2010) framework dapat didefinisikan sebagai
kumpulan script (terutama class dan function) yang dapat membantu developer/programmer
dalam menangani berbagai masalah-masalah dalam pemrograman seperti koneksi ke
database, pemanggilan variabel, file dan lain-lain. Berdasarkan latar belakang maka
permasalahan yang akan dipecahkan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang dan
membangun sistem informasi pendaftaran peserta didik baru di SMPN 2 Panumbangan.
Dalam pembuatan sistem informasi ini akan melibatkan pembuatan basis data.
Menurut Kusrini (2007), basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Basis data ini
akan diolah menggunakan suatu DBMS. Kadir (2003) mengemukakan bahwa DBMS adalah
perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara,
mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.

METODOLOGI PENELITIAN
Pembuatan program aplikasi sistem informasi pendaftaran peserta didik baru ini
menggunakan metode waterfall. Metode waterfall digunakan dalam pengembangan sistem
karena menggunakan pendekatan yang sistematis mulai dari tahap definisi kebutuhan hingga
tahap pemeliharaan, sehingga sesuai untuk mengembangkan sebuah sistem dengan tujuan
penelitian karena juga mendukung dokumentasi yang baik. Prosedur kerjanya adalah sebagai
berikut:
1. Analisis dan Definisi Kebutuhan
Tahap ini merupakan tahapan analisis prosedur, analisis permasalahan user,
kebutuhan user, dan analisis kebutuhan sistem untuk mencapai tujuan sistem. Pengumpulan
data dan informasi kebutuhan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan melakukan
wawancara.
2. Desain Sistem dan Software
Setelah melakukan tahap analisis dan definisi kebutuhan, selanjutnya melakukan
tahap desain sistem. Tahap desain sistem terbagi menjadi dua proses yaitu, tahap desain
sistem yang berupa perancangan sistem berorientasi objek dan desain interface atau desain
tampilan antarmuka sistem.
Dalam proses desain sistem akan menghasilkan dokumentasi perancangan berupa:
use case diagram dan sequence diagram yang akan dibuat menggunakan Visual Paradigm.
Sedangkan dalam proses desain interface menghasilkan dokumentasi berupa mockup dari
tampilan sistem.
Dari seluruh dokumentasi dalam tahap desain sistem digunakan sebagai dasar
perancangan. Dokumentasi desain sistem menjadi pedoman dalam melakukan pembangunan
sistem pada tahap selanjutnya.
3. Coding (Penulisan Kode Program)
Tahap coding dilakukan dengan mengimplementasikan hasil rancangan di tahap
sebelumnya ke dalam kode program untuk membuat sebuah software. Untuk pembuatan
sistem informasi ini digunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework Yii, HTML
dan basis data MySQL.
Dalam tahap ini, sejalan dengan proses coding, dilakukan juga proses uji terhadap
kode program atau source code yang dibuat. Pengujian dilakukan terhadap kesalahan yang
mungkin terjadi dalam penulisan kode program di setiap unit aplikasi yang dibuat.
4. Testing (Pengujian Sistem)
Pengujian sistem adalah tahap di mana sistem telah dibangun dan untuk mengetahui
apakah sistem berjalan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sejak awal
dengan cara melakukan uji terhadap fungsi yang ada pada sistem. Kemudian sistem akan
diimplementasikan ke lingkungan pengguna, apabila ditemukan kesalahan maka akan
diperbaiki.
Tahap pengujian sistem yang akan digunakan untuk menguji sistem informasi ini
adalah metode black-box testing. Pengujian jenis ini menekankan pada uji fungsionalitas dari
sistem yang dibuat. Proses pengujian akan dibagi menjadi dua tahap. Pertama akan dilakukan
oleh pembuat sistem kemudian yang kedua akan dilakukan oleh pengguna dengan
pengawasan dari pembuat sistem.
5. Penerapan dan Pemeliharaan
Setelah sistem lolos uji dan telah memenuhi kebutuhan pengguna maka selanjutnya
adalah tahap pengoperasian dan perawatan untuk menjaga sistem tetap berjalan dengan baik.
Untuk mempermudah perawatan bagi pengguna maka pengembang akan menyediakan buku
panduan pengguna atau user manual dan menyediakan fitur backup dan restore data.
Panduan pengguna akan diberikan kepada guru SMPN 2 Panumbangan agar dapat
menjalankan sistem sesuai fungsinya dan dapat melakukan proses untuk merawat sistem.

HASIL DAN PEMBAHASAN


Berdasarkan hasil wawancara didapatkan bahwa pada SMPN 2 Panumbangan belum
memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang telah disahkan sebagai dasar
pelaksanaan pendaftaran peserta didik baru. Merujuk dari pelaksanaan pendaftaran peserta
didik baru yang pernah dilakukan sebelumnya diuraikan sebagai berikut: 1) Calon peserta
didik baru datang ke sekolah untuk mengisi formulir pendaftaran serta mengumpulkan
berkas-berkas yang dibutuhkan. 2) Panitia pendaftaran peserta didik baru mengeluarkan
nomor pendaftaran. 3) Sekolah melakukan verifikasi terhadap berkas-berkas dari calon
peserta didik. 4) Panitia pendaftaran peserta didik baru mengeluarkan daftar peserta didik
baru yang diterima. 5) Calon peserta didik baru yang sudah diterima melakukan registrasi
ulang. 6) Panitia pendaftaran peserta didik baru melakukan pembagian kelas kepada calon
peserta didik baru yang sudah diterima dan sudah melakukan registrasi ulang. 7) Panitia
pendaftaran peserta didik baru mengeluarkan nomor induk sekolah kepada peserta didik baru
yang sudah diterima dan sudah melakukan registrasi ulang berdasarkan kelas yang sudah
dibagi sebelumnya. 8) Panitia pendaftaran peserta didik baru membuat laporan pelaksanaan
pendaftaran peserta didik baru untuk disampaikan kepada kepala sekolah. Oleh karena itu
diajukan sistem informasi pendaftaran peserta didik baru dengan use case diagram seperti
pada Gambar 1.

Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru
Sequence diagram mengisi formulir pendaftaran dimulai dengan aktor calon peserta
didik login ke dalam sistem, kemudian memilih menu isi formulir pendaftaran. Lalu aktor
mengisi formulir pendaftaran pada form yang sudah disediakan oleh sistem dan menekan
tombol sumbit jika telah selesai mengisi formulir pendaftaran. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Sequence Diagram Mengisi Form Pendaftaran


Sequence diagram kelola peserta didik diterima dimulai dengan aktor admin login
ke dalam sistem, kemudian memilih menu lihat peserta didik diterima, lalu sistem akan
menampilkan halaman peserta didik diterima. Selanjutnya aktor pada halaman ini dapat
melakukan fungsi ubah status diterima dan reset status diterima. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Sequence Diagram Kelola Daftar Peserta Didik Diterima


Sequence diagram pengelolaan registrasi ulang dimulai dengan aktor admin login ke
dalam sistem, kemudian memilih menu registrasi ulang, lalu sistem akan menampilkan
halaman registrasi ulang. Selanjutnya aktor pada halaman ini dapat melakukan fungsi ubah
status registrasi dan reset status registrasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Sequence Diagram Pengelolaan Registrasi Ulang


Struktur basisdata yang terdapat pada sistem informasi kepegawaian ini dapat dilihat
pada Gambar 5 dan Gambar 6 tentang conceptual data model (CDM) sistem informasi

pendaftaran peserta didik baru. Pada implementasinya terdapat 28 tabel yang saling berelasi
dalam sistem ini. Basis data ini diimplementasi dengan menggunakan DBMS MYSQL.

Gambar 5. CDM Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (1)

Gambar 6. CDM Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (2)


Dari perancangan yang telah dilakukan maka dilakukan pengkodean dengan hasil
sebagai berikut:
1. Mengisi Formulir Pendaftaran
Pada menu ini ditampilkan form untuk mengisi formulir pendaftaran. Pada formulir
pendaftaran ini terdapat isian data-data pribadi calon peserta didik. Untuk tampilan halaman
isi formulir pendaftaran dapat dilihat pada Gambar 7, Gambar 8 dan Gambar 9.

Gambar 7. Halaman Form Isi Formulir Pendaftaran (1)

Gambar 8. Halaman Form Isi Formulir Pendaftaran (2)

Gambar 9. Halaman Form Isi Formulir Pendaftaran (3)


Kelola Peserta Didik Diterima
Pada menu ini ditampilkan data peserta didik yang diterima. Pengguna dapat
melakukan ubah status terima dan reset status terima. Untuk tampilan halaman kelola peserta
didik diterima dapat dilihat pada Gambar 10.
2.

Gambar 10. Halaman Kelola Peserta Didik Diterima


Pengelolaan Registrasi Ulang
Pada menu ini ditampilkan data peserta didik yang yang sudah diterima dan akan
melakukan proses registrasi ulang. Pengguna dapat melakukan ubah status registrasi dan reset
status registrasi. Untuk tampilan halaman pengelolaan registrasi ulang dapat dilihat pada
Gambar 11.
3.

Gambar 11. Halaman Pengelolaan Registrasi Ulang


KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai
berikut:
1. Sistem informasi pendaftaran peserta didik baru SMPN 2 Panumbangan telah dapat
dibangun berdasarkan kebutuhan pengguna yang telah ditentukan.
2. Pengembangan sistem informasi pendaftaran peserta didik baru dibangun berbasis web
dan dapat digunakan untuk multiuser.
3. Setelah dilakukan pengujian sistem oleh pengguna, semua fungsi yang terdapat pada
sistem ini sudah dapat berjalan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan hasil penelitian, didapat saran untuk pengembangan sistem informasi


pendaftaran peserta didik baru sebagai berikut:
1. Disediakan fitur pengajuan verifikasi data calon peserta didik kepada kepala sekolah
SMP setelah admin memeriksa semua kelengkapan sebelum dilanjutkan ke proses
penerimaan.
2. Menambahkan pengguna kepala sekolah SMP untuk melakukan verifikasi data calon
peserta didik yang diajukan oleh admin.
3. Menambahkan jurnal harian untuk mengetahui perkembangan calon peserta didik yang
mendaftar.
4. Menambahkan fitur untuk mengelola nilai jika terdapat nilai yang sama.
5. Menambahkan fitur mengubah nilai untuk pengguna kepada sekolah SD.
6. Menambahkan notifikasi dan verifikasi setelah melakukan pendaftaran ke alamat email.
DAFTAR PUSTAKA
Ellis, Wayne. 2010. Introduction the Play! Framework. Evansville: Wayne Ellis.
Kadir, Abdul. 2003. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi.
Mcleod, Raymond Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT.Prenhallindo.
Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi.