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CARACTERSTICAS PERSONALES Y FUNDAMENTOS

TICOS DEL PROFESIONAL QUE ADMINISTRA


DOCUMENTOS.
La revolucin digital facilita los procesos en las oficinas,
pero tambin facilita el robo de identidad, el fraude, la
divulgacin de informacin privilegiada y la destruccin
de archivos electrnicos.
Adems, facilita diseminar informacin falsa para daar la
imagen de producto o servicio y la reputacin de las
instituciones y de las personas. Todas son acciones
indebidas causadas por personas inescrupulosas en el
manejo, uso, produccin, acceso y distribucin de la
informacin por medio de internet y de otros medios
electrnicos. Estas acciones ocasionan daos cuantiosos a
las instituciones y causan daos irreparables a los
individuos.
Los gobiernos han tenido que interpretar la legislacin
vigente y crear nueva legislacin

para

procesar

judicialmente a los responsables de causar estos serios

problemas. Cada institucin tambin tiene que tomar


accin para protegerse, ya que gran parte de la
informacin manejada en las oficinas es confidencial o de
naturaleza

reservada.

Esta

incluye

los

planes

proyecciones de los negocios, las finanzas, las nminas y


la informacin de empleados y clientes.
Igualmente, las organizaciones tienen urgencia en
reclutar

empleados

comprometidos

con

la

tica

profesional y la tica de la informacin, que demuestren


prudencia en sus acciones y en el uso de la informacin.
El pblico, a su vez, demanda que las instituciones
manejen su informacin con discrecin e integridad; que
respeten sus derechos y su privacidad. Por tales razones,
el personal de oficina debe evidenciar unas actitudes
personales que demuestren altos valores ticos como:
Honesto.
Justo.
Organizado.
Respetuoso.

Imparcial.
Responsable y puntual.
Discreto.
Confiable.
Laborioso.

Estas actitudes enaltecern su imagen profesional y


fortalecern la confianza del pblico en la institucin que
representan.
Las instituciones deben establecer y mantener por escrito
normas claras y precisas con respecto a la conducta de los
empleados y al manejo, distribucin y uso de la
informacin y de la tecnologa. Esto tiene como objetivo
lograr que las actuaciones de los profesionales de oficina
correspondan a los principios ticos que rigen su
profesin, su empresa y el uso de la informacin.
La tica profesional es un conjunto de normas, principios,
reglas de cumplimiento obligatorio en el mbito laboral.
Cuyo propsito es establecer los deberes y obligaciones

morales y ticas que tienen que asumir quienes ejercen


una determinada profesin. Por lo general, se halla
recogida en forma escrita en los llamados cdigo
deontolgico.
La tica de la informacin trata de las normas
relacionadas con el buen uso y el mal uso de la
informacin; incluye el acceso, distribucin, creacin de
la

informacin,

integridad

de

los

datos,

la

confidencialidad y el respeto a la propiedad intelectual.


Algunas guas, normas y principios ticos que deben
dirigir la conducta profesional de oficina en su ambiente
de trabajo y en todo lo relacionado con la informacin
son:
Ser fiel a sus propios principios y a los principios que
rigen su profesin.
Cumplir con las normas establecidas, la poltica de la
empresa, las obligaciones y con los compromisos
hechos a los clientes internos y externos.

Respetar los derechos de los dems y no discriminar


al prestar sus servicios.
Usar el tiempo productivamente y ser puntual en los
horarios de trabajo, en la entrega de los trabajos y
de la informacin requerida.
Respetar y proteger la informacin y los asuntos de
naturaleza confidencial y de otra ndole.
Cuidar que sus actuaciones no pongan en riesgo el
bienestar de los individuos, la imagen o la estabilidad
de la institucin.
Mantener la exactitud de la informacin y no
alterarla.
No husmear en los archivos manuales, en el correo
ni en los archivos, registros y mensajes electrnicos
de otros empleados o departamentos.
No

proporcionar

ni

divulgar

informacin

no

autorizada o falsa por servicio de internet, por


correo electrnico o por cualquier otro medio.

Respetar y manejar con suma discrecin la


informacin

relacionada

con

la

propiedad

intelectual.
Respetar la privacidad de los empleados y del
pblico en general y no fomentar el chisme ni
divulgar sus mensajes de correo electrnico o de
otra ndole.
No discutir informacin confidencial o privada en
reas pblicas, o en conversaciones telefnicas que
puedan ser escuchadas por otros.
Seguir la poltica de privacidad y los procedimientos
para mantener la confidencialidad cuando se tiene
acceso computarizado a informacin reservada o
confidencial.
Respetar la propiedad fsica y no utilizar los servicios
de internet, del correo electrnico, ni otros sistemas,
equipo, materiales y tiempo de la empresa para
asuntos personales.

No copiar o utilizar programas de computadoras sin


la autorizacin correspondiente del titular de los
derechos de autor.

ARCHIVISTA Y ARCHIVERO
En cuanto a las diferencias especficas
entre archivista y archivero, archivista es la
persona encargada de la administracin de
los archivos es decir el perito (experto) en
archivonoma (Parte de la administracin
que planea, organiza y controla los
documentos de una organizacin).

Archivero es el mueble o estante donde se


guardan la documentacin.

UTILIDAD DE LOS ARCHIVOS


Nadie pone en duda la utilidad de los
archivos. Toda empresa, sin importar su
antigedad o giro, realiza diariamente
operaciones de las cuales deben quedar
constancias escritas. Esta documentacin
se

guarda,

sistemticamente,

en

los

archivos para facilitar su revisin futura; los


documentos constituyen la memoria de las
organizaciones; esto es vital para su
funcionamiento. Los archivos permiten
conservarlos organizados, separados y

seguros; adems de que se protegen


contra el polvo y la humedad. Se considera
tambin la memoria de los negocios.

QU SE ARCHIVA Y QUIN ARCHIVA


En respuesta a la primera pregunta puede
decirse que casi todo: correspondencia,
contratos con clientes, proveedores y
distribuidores, facturas de compra o venta,
escrituras y poderes notariales, solicitudes
de

bienes

servicios,

pedidos,

cotizaciones, revistas, planos, proyectos


etc.

En cuanto a la pregunta quin archiva?, a


menudo las empresas grandes cuentan con
un departamento de archivo, constituido
por

un

equipo

de

empleados

especializados en la materia; en cambio, en


las oficinas medianas o pequeas, son las
secretarias o asistentes los responsables de
archivar los documento. Para hacerlo
eficazmente se requiere poseer:

Conocimientos tcnicos.

Informacin amplia de la empresa.

Cultura general.

Criterio amplio.

Integridad.

Solvencia moral.

Reconocida honradez.

Discrecin.

Existen ciertos factores ambientales que se


constituyen

como

enemigos

de

archivos, por ejemplo:

Incendios.

Humedad.

Polvo.

Animales (roedores, polilla, etc.).

Iluminacin deficiente.

Ventilacin inadecuada.

los

MATERIALES, MUEBLES Y ACCESORIOS


En

el

mercado

proveedores

que

existen

diversos

ofrecen

material,

mobiliario y equipo segn las necesidades


de cada empresa o negocio; por ello,
conviene estar siempre bien informado a
cerca de sus productos e innovaciones,
antes de decidirse a realizar la compra de
cualquier material o equipo. Lo primero
que debe considerarse es el sistema de
archivo que se piensa aplicar en su oficina,
as como la funcionalidad de local.
Enseguida se presenta, a manera de
ejemplo, equipo y muebles para un
departamento de archivo ideal.

Archivo lateral.
Es un mueble modular, metlico o de
madera, para guardar documentos de
diversos tamaos: carta, oficio, rayos X,
etc., que tiene desde una hasta siete
gavetas, una encima de la otra, dentro de
las cuales se colocan las carpetas con
dichos documentos.

Cada gaveta, es su interior, cuenta con una


divisin corrediza de metal que ayuda a
sostener las carpetas; tambin posee un
marco para insertar una tarjeta que indica
el contenido.

Cada gaveta puede recibir unos 5000


papeles, adems de las carpetas y guas
correspondientes. Esta informacin es
importante, pues ser til para calcular el
nmero

de

muebles

que

debern

comprarse.

En algunas empresas se usan los mismos


archiveros para separar una oficina de otra;
tambin los emplean como elementos
decorativos, con cubiertas y puertas de
madera.

Archivero de cajn.
Consta de una a cuatro gavetas. El
proveedor los entrega con un porta
nombre o porta marbete, donde se coloca
una tarjeta o etiqueta que indica el
contenido de cada archivero. Viene con sus
respectivas

chapas

para

guardar

confidencialidad de los documentos.

la

TIPOS DE ARCHIVO
Los expedientes se archivan segn la
situacin particular de cada uno de ellos.
De

Se guardan los expedientes de

trmite o asuntos vigentes que, por su

activos.

naturaleza

frecuente

consulta, deben permanecer en


dicho acervo. Se incluyen los
expedientes en trmite, cuya
consulta

es

constante

necesaria para la toma de


decisiones.
Aqu
De

se

guardan

los

documentos que se encuentran

transfere en una etapa transitoria, antes


ncia.

de enviarse al archivo de
concentracin.

De

Contienen

concentra asuntos
cin.

documentos
terminados,

de
de

escaso movimiento, que se

transfirieron de los archivos de


trmite para su custodia, hasta
que venza el plazo vigencia, y
proceder a la depuracin, para
seleccionar

los

documentos

que deben integrarse al archivo


histrico.
Estn

integrados

por

documentos procedentes de
las

fuentes

obligatorias

Histricos potestativas, de los sectores


privado y pblico que, por su
contenido o naturaleza, deben
conservarse

manera

antecedentes histricos.

de

Administra

guarda

la

memoria de la institucin, y
cubre

cuatro

funciones

esenciales:
Recoleccin y seleccin de
los documentos.
Conservacin

del

patrimonio documental.
Valoracin

de

ese

patrimonio.
Servicio de investigacin.

CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN


SISTEMA DE ARCHIVO EFICAZ

Establecer un sistema de archivo no es algo que se


puede hacer a la ligera. La encomienda de
establecer y manejar el sistema de archivo debe
recaer en personas con la preparacin y los
conocimientos necesarios para una responsabilidad
tan importante. Las grandes instituciones deben
reclutar un administrador de documentos. Las
instituciones que comienzan en menor escala deben
seleccionar personal de oficina con conocimientos
en administracin de documentos como requisito
bsico.
Consideraciones para Establecer el Sistema de
Archivo.
Sistema de clasificacin por utilizar.
Incorporacin del sistema electrnico o
manual, o combinacin de ambos.
Programas de aplicaciones necesarios en las
operaciones del negocio.
Base de datos necesarios para dar apoyo al
sistema.
Equipo por comprar o rentar.
Materiales.

Plan de retencin y medidas de proteccin por


establecer que estn de acuerdo con:
- El valor de los documentos.
- Los requisitos legales.
- Requerimientos de privacidad.
Ubicacin de los archivos manuales y
electrnicos que corresponda al:
- Tamao y estructura organizacional.
- Contenido de naturaleza general, particular o
confidencial de los documentos.
Formularios que se utilizarn para recopilar y
procesar la informacin de naturaleza
repetitiva.

Es necesario informarse y asesorarse bien para


decidir cul sistema de administracin de
documentos se va a establecer antes de seleccionar
los programas de aplicaciones, el equipo y los
materiales por utilizar. Para decidir cul sistema de
administracin de documentos es adecuado, es
recomendable orientarse con personal de
instituciones
similares,
visitar
compaas
distribuidoras y asistir a exhibiciones y ferias

relacionadas. Las fuentes de informacin para la


seleccin de materiales y equipos son los
representantes de ventas de sistemas comerciales,
el internet, las revistas y los peridicos. Hay que
analizar, adems, la conveniencia de rentar parte
del equipo en vez de comprarlo.

SISTEMAS
PARA
DOCUMENTOS

LA

CLASIFICACIN

DE

El sistema de clasificacin que se utilice para el


archivo de documentos depende del tipo y del
volumen de documentos, de la naturaleza de las
operaciones de la institucin, de los mercados a los
que sirve y de la cantidad de corresponsales. Los
sistemas para la clasificacin de documentos son:
alfabtico por el nombre de los corresponsales, por
zonas geogrficas, por asunto y el sistema
numrico. En los archivos manuales y electrnicos,
los expedientes se identifican de acuerdo con el
sistema de clasificacin en uso.
1. SISTEMA ALFABTICO POR LOS NOMBRES
CORRESPONSALES.

Los documentos se clasifican y se archivan por los


nombres de los corresponsales, ya sea individuos o
instituciones. Este sistema se utiliza mucho en las
organizaciones comerciales, cvicas y culturales.
Asimismo, se usa para clasificar los nombres en las
pginas blancas de la gua telefnica. Se adapta a
cualquier tipo de oficina. En principio, el sistema
alfabtico es la base de los dems sistemas para la
clasificacin de documentos.
2. SISTEMA ALFABTICO POR ASUNTO.
Los documentos se clasifican por el tema, tpico o
materia que tratan. Este sistema se emplea en
instituciones
educativas,
en
agencias
gubernamentales y en empresas mercantiles para
clasificar los productos o servicios. Es el sistema que
se usa en las pginas amarillas de la gua telefnica.
3. SISTEMA ALFABTICO POR ZONAS GEOGRFICAS
Los documentos se clasifican, en primer trmino,
por las zonas geogrficas de donde proceden los
corresponsales y, en segundo trmino, por los
nombres de los corresponsales. Este sistema se
recomienda para las organizaciones mercantiles y

las que prestan servicio de energa, telefona,


distribucin de agua y cable-televisin que cubren
muchas regiones o pueblos.
4. SISTEMA NUMRICO.
Los documentos se organizan de acuerdo con los
nmeros asignados a los corresponsales, los
asuntos o las zonas geogrficas. Es til cuando el
volumen de corresponsales es alto y cuando la
naturaleza de los documentos que se van a archivar
es similar. Este sistema se utiliza mucho en
instituciones financieras, mdicas, universitarias y
de seguros.
Hay instituciones que utilizan los cuatro sistemas
para la clasificacin e documentos en los diferentes
archivos que mantienen. Por ejemplo, en el
departamento de ventas de una institucin
mercantil, el archivo de clientes se puede organizar
de acuerdo con el sistema geogrfico, mientras que
en el departamento de compras el archivo para el
inventario se organiza por asunto. En una oficina
mdica, el archivo de los clientes o pacientes se
organiza de acuerdo con el sistema numrico, y sus

otros archivos se pueden organizar por los nombres


de los corresponsales o por el asunto, segn
soliciten los expedientes y resulte ms conveniente
de acuerdo con el tipo y volumen de documentos.