GESTIN DE LA INFORMACIN MODULO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

MILLER ALARCN / CARLOS ALFONSO ARIAS CANTOS

MDULO 2 SISTEMAS DE INFORMACIN

Politcnico

CONTENIDO:

Grancolombiano-Member

LECCIN 1: Descripcin del Caso Prctico

LECCIN 2: Fuentes de Datos
LECCIN 3: Diccionario de Datos
LECCIN 4: Relaciones de tablas en el sistema de informacin
LECCIN 5: Presentacin de Reportes
LECCIN 6: Resumen

OBJETIVOS DEL MDULO

of

Crear un diccionario de datos

Definir la estructura de los reportes de una base de datos
Identificacin de los componentes, a nivel de informacin, importantes de la
organizacin

International

de:

Whitney

Despus de completar este mdulo, el estudiante estar en capacidad

INTRODUCCIN

University

En esta unidad el estudiante analizara un problema y describir los componentes de un

sistema de informacin. Entender que entes participa en el modelo propuesto de datos y
como comprobar si es correcto

System

LECCIN 1: DESCRIPCIN DEL CASO PRCTICO

La empresa ABC desea tener control total de la informacin de su empresa, ya que esta se
encuentra en los diferentes departamentos que tiene la organizacin. Esto hace que la
bsqueda de la informacin sea tediosa y no permite el conocer a diario el desempeo de
los diferentes departamentos.
Debido a esto la empresa quiere minimizar tiempo y costos en la bsqueda de los datos, lo
que le permitir tener la documentacin completa de sus clientes y proveedores, reportes,
etc. Con esto podr hacer estadsticas del crecimiento de la organizacin, tener la
informacin al alcance y conocimiento de que y cuanto se est vendiendo en cada ciudad
y hacer reportes de los mismos o saber con qu proveedores cuenta y el nmero de clientes
por cuidad, tener control total de todos los departamentos de la organizacin.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Producir la siguiente informacin

Conocer las ciudades donde se cotizan

Conocer los productos que se cotizan
Conocer las cotizaciones por cliente
Conocer las cotizaciones por contacto
Conocer los clientes por ciudad
Conocer cotizaciones abiertas por clientes
Conocer No de cotizaciones por ciudad
Conocer valor cotizado por producto
Conocer cotizaciones agrupados por accin
Conocer clientes por productos

LECCIN 2: FUENTES DE DATOS

En la fuente de datos se tendrn los campos que se consideren importantes para la
organizacin, estos campos contendrn informacin de vital importancia para la toma de
decisiones, por ejemplo para la empresa ABC los datos importantes a tener en cuenta en el
Sistema de Seguimiento a Cotizaciones es:

CLIENTES:

Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para

tener un ponderado de los clientes por ciudad con los que se cuenta
actualmente en la organizacin tanto activos como inactivos, se puede
tomar esta tabla de la base de datos, teniendo como criterio bsico los
campos Idcliente, Ciudad, Estado.
Politcnico

CONTACTOS:

Grancolombiano-Member

Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para

tener un ponderado de los contactos por ciudad con los que se cuenta
actualmente en la organizacin tanto activos como inactivos, se puede
tomar esta tabla de la base de datos, teniendo como criterio bsico los
campos Id, Ciudad, Estado.
PRODUCTOS:
Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para
tener un ponderado de los productos con los que se cuenta actualmente en
el stock de la organizacin discriminando costos y productos activos e
inactivos, se puede tomar esta tabla de la base de datos, teniendo como
criterio bsico los campos IdProducto, Costo, Estado
COTIZACIONES:

of
Whitney

Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para

tener un ponderado de las cotizaciones hechas por cliente tanto activos
como inactivos, se puede tomar esta tabla de la base de datos, teniendo
como criterio bsico los campos IdCotizacion, IdContacto, Estado.

International

MOVCOTIZACION:

University

Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para

tener un ponderado de las cotizaciones activas e inactivas, incluyendo el
valor correspondiente, se pue de tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio bsico los campos IdMovCotizacion, idcotizacion,
Valor, Estado.
SEGUIMIENTO:

System

Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para

realizar seguimiento sobre las cotizaciones hechas en la organizacin
parametrizadas por fecha de cotizacin, se puede tomar esta tabla de la
base de datos, teniendo como criterio bsico los campos IdSeguimiento,
idCotizacion, Fecha, Estado.

ACCIONES:
Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para
tener un ponderado de las acciones realizadas actualmente en la
organizacin tanto activas como inactivas, se puede tomar esta tabla de la
base de datos, teniendo como criterio bsico los campos IdAccion, Estado.
CIUDAD:
Con el fin de obtener un reporte que proporcione las herramientas para
tener un ponderado de las ciudades en las que se cuenta con clientes
actualmente en la organizacin tanto activas como inactivas, se puede
tomar esta tabla de la base de datos, teniendo como criterio bsico los
campos Id Ciudad, Cdigo, Estado

LECCIN 3: DICCIONARIO DE DATOS

El diccionario de datos es una herramienta que permite documentar el sistema de
informacin: una forma muy sencilla de registrar los elementos de una tabla o
documentacin de una tabla es generar un listado donde se especifique
1. Nombre de la tabla: como se llama la tabla de datos
2. Lista de campos que hacen parte de los campos
3. Longitud o numero de bytes que miden cada uno de los campos de la
tabla
4. Descripcin del campo
Se debe documentar cada uno de los campos de cada una de las tablas que hacen parte
del sistema
Una vez identificado las tablas del sistema de informacin, se deben establecer las
relaciones respectivas,

LECCIN 4 RELACIONES DE TABLAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIN

RELACIONES DE LAS FUENTES DE DATOS
Para que el sistema de informacin funcione es necesario relacionar las diferentes tablas
que hacen parte del mismo.
Por ejemplo los clientes tienen contactos, por lo tanto para poder unir estas dos tablas se
debe verificar que en el diccionario de datos se encuentre un campo en la tabla de clientes

que sea comn a la tabla de contactos. Si se verifica en el anexo 2.1 la tabla de clientes
tiene el campo denominado id cliente de tipo auto numrico, es decir que se produce
automticamente en el sistema. Este campo almacena el nmero de identificacin interno
de un cliente.

Politcnico

Por otra parte, en la tabla de contactos se encuentra un campo denominado idcliente,

cuya funcin es exactamente a la misma del campo en la tabla de clientes.
Por lo tanto se puede deducir que la tabla clientes puede unirse con la tabla contactos,
mediante el campo Clientes.idCliente con el campo Contactos.idcliente. Es decir que cada
cliente tiene los contactos y se pueden identificar por este campo.

Grancolombiano-Member

Lo mismo sucede con el campo ciudad que se encuentra en la tabla clientes y la tabla
contactos. Si se analiza el diccionario de datos la tabla ciudad cuenta con el campo id
que identifica de forma nica la ciudad, la tablas clientes y contactos cuenta con un
campo llamado ciudad de tipo numrico el cual permite unir las tablas de clientes,
clientes.ciudad con ciudad.id, y la tabla contactos, contactos.ciudad con ciudades.id, con
la tabla ciudad.

LECCIN 5 PRESENTACIN DE REPORTES

of

La generacin de los reportes de un sistema de informacin es la razn de ser, el sistema de

reportes se debe basar en la informacin almacenada en los sistemas de datos de la
organizacin

Whitney

Existen dos tipos de reportes, los de operacin y los de gestin o anlisis.

International

Los reportes de operacin son los que generan los sistemas para mostrar como ha sido la
operacin de la empresa, departamento o unidad organizacional.
Este tipo de reportes sirve para la base de la pirmide de los usuarios de la informacin para
rectificar, vigilar la operacin de la organizacin.

University

Para los usuarios supervisores y gerentes de departamentos, este tipo de reportes solo
permite encontrar por qu sucedi algo, es decir una operacin en especial.
Para los presidentes y directivos de una organizacin este tipo de reportes no aporta mayor
beneficio y casi nunca son solicitados

System

Los reportes de gestin son de mayor utilidad para la toma de decisiones, su uso sirve para
definir que acciones han de tomarse para el beneficio de la organizacin
Los operadores no hacen uso de este tipo de informes.
Los gerentes y directores de departamentos usan este tipo de reportes para justificar ideas y

toma de decisiones.
Los presidentes usan este tipo de reportes para generar el proceso de planeacin

LECCIN 6 RESUMEN

DESCRIPCIN DE CASO PRCTICO

Ver anexo No 2.1 Caso prctico

IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS PRODUCIR LA SIGUIENTE INFORMACIN

Conocer las ciudades donde se cotizan

Conocer los productos que se cotizan
Conocer las cotizaciones por cliente
Conocer las cotizaciones por contacto
Conocer los clientes por ciudad
Conocer cotizaciones abiertas por clientes
Conocer No de cotizaciones por ciudad
Conocer valor cotizado por producto
Conocer cotizaciones agrupados por accin
Conocer clientes por productos

FUENTES DE DATOS
Clientes
Contactos
Productos
Cotizaciones
MovCotizacion
Seguimiento
Acciones
Ciudad

RELACIONANDO TABLAS
La relacin de tablas consiste en como unir dos o ms tablas a travs de campos
comunes. Lo cual permite responder preguntas tales como: Cuales son las ciudades
donde la compaa tiene clientes?, Que productos cotiza la organizacin por cada
uno de los vendedores

PRESENTANDO REPORTES
Los reportes que genera un sistema de informacin es la forma de comprobar si el
modelo implementado es adecuado para cumplir los requerimientos. Existen dos tipos
de reportes, de operacin y de gestin.