Qu es la gestin de

repuestos
Dentro de la gestin del mantenimiento industrial, la gestin del almacn de
repuestos es un pilar importante.
Una de las causas que ms influyen en las paradas de produccin es el tiempo
de espera para recibir un recambio para una mquina.
Desde que diagnosticamos la avera y determinamos el repuesto que
necesitamos, hay que seguir varios pasos:
1. Saber exactamente qu pieza de recambio necesitamos, sus
caractersticas, a veces incluso su nombre si no lo conocemos o se trata
de una pieza hecha a medida.
2. Localizar el proveedor que dispone de existencias para el recambio.
Dependiendo de las circunstancias, podremos elegir entre varios
dependiendo del precio ofertado, del plazo de entrega, condiciones de
garanta, etc.
3. Realizar el pedido. En algunos casos se ha establecido que el trmite
sea autorizado por una tercera persona. Tambin hay que tener en
cuenta los pagos anticipados. Si se trata de un proveedor con el que no
trabajamos habitualmente, puede pedir el pago anticipado por
transferencia bancaria, lo que retrasa el pedido hasta que el pago es
efectivo.
4. Esperar el repuesto. Se puede aprovechar este tiempo de inactividad
para realizar otras tareas en la mquina, como inspecciones visuales,
limpieza, etc.
5. Recepcin de la mercanca. Debe comprobarse que el repuesto
recibido se corresponde con lo que se ha pedido.
6. Montaje y puesta en marcha. Probablemente la mquina debe
funcionar a media carga o en vaco, hasta verificar que todo es correcto
y empezar a producir con normalidad.
Por qu es importante gestionar correctamente el almacn de repuestos
La gestin de repuestos no provoca ni previene las averas, pero s afecta al
resultado de la reparacin.
Si se hace bien, se puede disminuir enormemente el tiempo de parada de
produccin.
Gestionar un almacn de repuestos no solo significa tener recambios para todo
y que estn bien organizados.
En algunos casos, es muy interesante tener un stock externalizado. Esto quiere
decir que podemos saber que un determinado proveedor tiene suficientes
existencias de un producto y puede enviarlo rpidamente, con lo que podemos
prescindir de pedirlo por el momento.
En el caso contrario, podemos encontrarnos con que tenemos una unidad de
un artculo concreto, pero es muy difcil o lento de conseguir, por lo que en el
momento de utilizarlo deberemos buscar otro con urgencia.

Almacn de componentes electrnicos

Gestionar los repuestos tambin implica los pasos de entrada y salida. Es decir,
que debemos optimizar las compras y las expediciones.
En muchos casos se requiere gestionar tambin la trazabilidad, sobre todo en
materiales o mquinas ms crticos.
La trazabilidad es el registro del seguimiento de un producto desde el origen al
destino. Esto quiere decir que debemos controlar dnde y cundo hemos
comprado un material, y dnde y cundo lo hemos entregado o montado en
una mquina.
La diferencia entre una gestin correcta y una falta absoluta de ella, puede
significar el xito o el fracaso de un proyecto empresarial.
Te puede parecer que exagero, pero imaginemos un ejemplo.
Una cuchilla ha sido fabricada con un material incorrecto, que la hace ms
frgil. Tienes cuchillas en el almacn de distintas marcas, proveedores, y
pedidos. Durante el trabajo habitual, la cuchilla se rompe y provoca un corte a
un trabajador. Debido a las secuelas, el trabajador decide reclamar una
compensacin econmica. Un juzgado (o un fiscal, realmente no conozco el
procedimiento exacto) puede alegar que la cuchilla podra haber sido mal
montada, siendo responsable la propia empresa o el tcnico que ha realizado el
montaje. La situacin puede llegar a ser muy desagradable, sobre todo si
finalmente la empresa debe pagar una indemnizacin que pone en peligro su
futuro. Adems, al no conocer realmente la causa se puede producir un cruce
de acusaciones y culpas que no benefician a nadie. Finalmente, resulta que la
cuchilla tiene un nmero de serie grabado, y siguiendo la trazabilidad se
averigua el proveedor, y ste a su vez identifica al fabricante y el lote de
produccin. El fabricante reconoce que ese lote tuvo un problema de calidad y
su seguro paga la indemnizacin del trabajador. Adems, se retira del mercado
el resto del lote para prevenir otros accidentes.
La gestin de repuestos segn los tipos de mantenimiento industrial
Tras una avera en la que se ha complicado conseguir el repuesto, seguramente
aprenderemos la leccin y nos prepararemos para evitar que se repita esta
situacin.
Tener el repuesto disponible en caso de avera no es lo nico importante.
En el caso de un programa de mantenimiento preventivo, la gestin de
repuestos cobra especial importancia, porque debemos contar con los
materiales necesarios en el momento en que debamos realizar una accin
preventiva.
Cuando aplicamos un sistema de mantenimiento predictivo, debemos conocer
los plazos de entrega de cada repuesto, para adaptarlo a los ndices de
desgaste. Por ejemplo, si detectamos que un rodamiento va a fallar en menos
de cien horas, pero el recambio tardar un mes en llegar, deberemos tener
existencias desde antes.
Las ventajas e inconvenientes son comunes para los departamentos internos
como para las empresas de mantenimiento externas. De hecho, la empresa
subcontratada debera gestionar, o como mnimo asesorar sobre estos
aspectos, porque puede darse el caso de que la empresa cliente no tenga

conocimientos sobre el mantenimiento de equipos, delegando totalmente en la

subcontrata.
Almacn de repuestos

Cmo gestionar un almacn de

repuestos
Para m, hay varios aspectos que son necesarios controlar acerca de los
recambios. Hay muchos ms que pueden ser interesantes para la organizacin
de la empresa y coordinacin con otros departamentos. Como depende mucho
de cada situacin, me centrar en los que creo que son comunes en la mayora
de empresas:
Existencias (stock). Debemos conocer en todo momento la cantidad disponible
de un artculo. En caso contrario, podemos estar pidiendo algo que ya
tenamos, o encontrarnos con que nos falta un recambio cuando ms lo
necesitamos. Una buena aplicacin nos permitir automatizar bastante la
gestin de inventarios y existencias.
Ubicaciones. Debemos saber dnde encontrar cada artculo, sobre todo si
tenemos un almacn muy grande, repartido en varias sedes, o con muchas
referencias distintas. En los casos de vehculos, si en ellos se guardan piezas de
repuesto, deben considerarse como almacenes o ubicaciones independientes.
El objetivo es localizar rpidamente un producto, sin tener que rebuscar.
Previsiones. Es necesario prever cuntos productos vamos a consumir para
asegurarnos de que no nos quedaremos sin existencias, y a la vez evitar
acumular materiales que apenas se usan. No olvidemos que almacenar piezas
de recambio cuesta dinero, tanto por tratarse de activos inmovilizados, como
por el espacio que ocupan (un almacn ms grande tiene ms gastos), incluso
por la gestin que requieren (imagina cuando tienes que hacer un inventario y
debes contar uno a uno todos los materiales). Puedes hacer una previsin muy
simple, nicamente anotando en una caja hacer pedido cuando queden
menos de 10 unidades. Un software de gestin de almacn suele permitir
automatizar un aviso cuando el stock es inferior a una cantidad configurada
previamente.
Origen y destino. Como hemos visto antes, en algunos casos puede resultar
esencial la trazabilidad. En otras ocasiones no es posible llevar un control
exhaustivo (por ejemplo, no puedes anotar un nmero de serie en un tornillo),
o simplemente el beneficio del control es inferior a los gastos (tanto en dinero
como en tiempo u otros recursos). Yo utilizo FidesGeM desde hace algunos
aos, que automticamente guarda un historial de los movimientos de
repuestos. As queda registrado cada movimiento. Si se utilizan nmeros de
lote o serie, es posible relacionar el material con el pedido de compra y con la
orden de trabajo donde se ha consumido. Estos datos tambin ayudan a
mejorar las previsiones. En mecatrnica la trazabilidad puede ser fundamental,
porque hay componentes crticos que pueden provocar averas en cadena.

Compras o entradas. Hacer un pedido no es solamente hacer una llamada o

enviar un email. En algunas ocasiones requiere seguir muchos pasos, y adems
suelen intervenir varios departamentos (mantenimiento, compras,
contabilidad). Es importante reunir toda la documentacin importante en el
mismo lugar, o al menos tener unas referencias que sirvan para encontrar toda
la informacin necesaria. Es habitual que se produzcan errores. Puede ser que
hablemos con un comercial y nos recomiende un producto que finalmente no
sirva, o que nos reclamen un pago que ya hemos hecho, etc. Al recibir el
material hay que sumarlo a las existencias. Una buena opcin es tener una
zona habilitada como recepcin de mercanca, donde se coloca para ser
revisado antes de almacenarlo. Si tienes los stocks separados por ubicaciones,
puedes sumarlo al recibirlo, porque estar localizado. Si tienes un solo stock,
no debes sumarlo hasta que entre realmente en el almacn. La zona de
recepcin puede ser una caja, o una nave, dependiendo del volumen de los
materiales.
Expediciones o salidas. Para mejorar la gestin, puede ser recomendable tratar
el almacn como si fuese un departamento independiente. As, cuando
retiramos un producto, se debe registrar su salida y restar del stock. Si se va a
montar en una mquina, se debe documentar segn las necesidades.
Posiblemente nos interese llevar la contabilidad por mquinas, por
departamentos, etc. Para m es muy importante relacionar la salida de almacn
con la orden de trabajo (OT). Si trabajamos con papel o aplicaciones software
separadas, deberemos registrar el nmero de OT en el registro del almacn, y
el nmero de albarn en la OT. Si el GMAO integra los dos mdulos se har en
un solo paso. Por ejemplo, FidesGeM permite retirar el material del almacn
desde el propio formulario de la OT, creando todos los registros y restando el
stock.
En mi caso, tengo un pequeo almacn, pero con una gran cantidad de
referencias, sobre todo componentes electrnicos, que aunque ocupan poco
espacio, pueden complicar la gestin. Como recepcin de mercanca utilizo una
caja grande, porque raramente tengo materiales de gran tamao.
La organizacin es algo engorrosa al principio, clasificando y registrando el
material en la aplicacin, pero una vez puesta en marcha, facilita y agiliza
enormemente el trabajo. El tiempo invertido se recupera y rentabiliza
rpidamente.
Cmo se mejora la gestin de los repuestos con un GMAO
Seguro que ya sabes o intuyes las ventajas que un buen software de gestin
del mantenimiento aporta a la gestin de repuestos.
Solo hay que imaginar cmo se gestionaba un almacn cuando no haba
computadoras. Montones de papel y cuadernos de registro. A la hora de
consultar, todo era muy lento y complicado.
Afortunadamente, ahora todos tenemos los equipos y conocimientos
suficientes para llevar a cabo esta tarea.
Es suficiente con usar alguna aplicacin que permita guardar listas y hacer
bsquedas.

Sin embargo, cuanto ms complejo sea el almacn que queremos gestionar,

ms funciones necesitaremos. Esto quiere decir que necesitaremos
aplicaciones ms caras y difciles de aprender.
Listado de productos
Las aplicaciones GMAO (Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenador)
administran bases de datos relacionadas. Esto quiere decir que tienes listados
de proveedores, mquinas, productos, etc., y que puedes interrelacionar los
datos. Adems, tienen formularios que automatizan muchos pasos, por lo que
los trmites son muy giles.
En los casos de pequeas empresas con poco volumen y movimiento de
material, no es necesario hacer grandes inversiones de tiempo y dinero,
porque una aplicacin econmica, incluso gratuita nos puede servir
perfectamente. Comprar un software de mantenimiento demasiado potente
puede ser un error, porque requiere ms tiempo de puesta en marcha, adems
de ser manejado por una persona especializada. Esto puede suponer un coste
de implementacin y operacin muy alto para una PyME (Pequea y Mediana
Empresa). Muchas empresas han invertido mucho tiempo y dinero en sistemas
que no han llegado a estar finalmente operativos.
Para las grandes empresas, con mucha carga de trabajo en el mantenimiento
de mquinas, el coste inicial de una aplicacin es prcticamente irrelevante, lo
importante es que se vea claramente compensado por los beneficios que
aporte. Por eso muchas optan por aplicaciones hechas a medida.
Te toca a ti
Como ves, aunque las pautas bsicas son sencillas, la gestin del almacn de
recambios puede ser un tema extenso y complejo.
Si tienes que enfrentarte a esta tarea desde cero, lo ideal es que cuentes con el
apoyo de alguien con experiencia, para no tener que desandar el camino
porque hayas pasado por alto algn detalle.
Si quieres, puedo ayudarte. Simplemente cuntame el proyecto y te har una
propuesta de colaboracin. As ahorrars mucho tiempo y los disgustos que ya
he sufrido yo.
Tambin he hablado de FidesGeM. Es la aplicacin que desarroll y utilizo
desde hace varios aos, pensada especficamente para autnomos y pequeas
empresas o departamentos de mantenimiento. Si tienes curiosidad, puedes ver
ms detalles aqu.
Deja tu comentario ms abajo. Cuntame tu experiencia en la gestin de
almacenes, algn reto que hayas superado, o qu inconveniente te supuso ms
dificultades.
Si te ha parecido interesante, comparte este artculo en tus redes sociales. As
seremos ms aprendiendo.
Y si no ests suscrito, hazlo ahora para no perderte ms publicaciones de este
tipo y otras cositas interesantes que no aparecen en el blog.