Como lo hemos comentado en anteriores editoriales, la puesta
en marcha de un sistema de control interno requiere la
organizacin de un contexto previo ptimo; una de las principales tareas a ejecutar sera la construccin del manual de control interno; en este editorial le recordamos algunos puntos a tener en cuenta. Los manuales de control interno son una pieza bsica del diseo del sistema de control interno, pues es a partir de ellos que se podr gestionar la organizacin en general; la responsabilidad de la elaboracin de las polticas que se consignan en el manual est en cabeza de la oficina de control interno que, adems de construirlo, debe representar una orientacin para las dems reas de la organizacin a fin de que estas den cumplimiento adecuado a lo que en ellas est consignado. Esto te puede interesar: Auditora de las reas de la empresa - Ediciones de la U
Componentes de un manual de control
interno Los manuales de control interno, adems de su presentacin formal bsica; es decir, de su caratula, tabla de contenido e introduccin, deben contener: Una definicin del sistema de control interno. Detalle de la forma en que se evaluar y juzgar el estado del sistema de control interno, tanto de forma global (toda la organizacin) como a nivel de reas. Descripcin amplia y completa del sistema de control interno de la organizacin o de un rea especfica.
La descripcin detallada de un adecuado procedimiento
para la actualizacin del manual, cuando por alguna razn interna o externa se considere necesario.
Aparte 1. Definicin del sistema de
control interno Un ejemplo de una definicin de sistema de control interno que d cuenta de su condicin actual y de las caractersticas propias de la entidad, podra ser: Esto te puede interesar: Estados financieros consolidados Ecoe Ediciones El Sistema de Control interno de la entidad XXXX est integrado por su esquema de organizacin funcional, los planes estratgico y el de desarrollo a nivel general y en sus reas funcionales los correspondientes planes operacionales. Los mtodos de trabajo y los procedimientos mediante los cuales se desarrollan todas las actividades y operaciones de la empresa, se encuentran suficientemente asimilados por los diferentes empleados responsables de su realizacin. Adems, cuenta con normas debidamente documentadas y principios reconocidos con lo cual se orientan de manera fundamentada, las diferentes actuaciones del personal. La administracin de la informacin tanto financiera como de otros rdenes, se realiza utilizando como ayuda diferentes sistemas de informacin ya desarrollados y otros en desarrollo. La utilizacin de los recursos existentes se realiza de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. Los mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la entidad se realizan procurando que todo lo anteriormente descrito se mantenga dentro de un proceso de mejoramiento continuo.
La anterior definicin fue desarrollada por Jaime Garca
Gonzlez, en el libro El sistema de Control Interno: una forma prctica de conceptualizarlo, estructurarlo, aplicarlo y evaluarlo. Para su diseo, el autor tom como referencia la Ley 87 de 1993 aplicable a las entidades del sector pblico; sin embargo, su viabilidad puede hacerse extensiva hoy da a cualquier otro tipo de entidad, siempre que se realice la actualizacin pertinente segn las dinmicas operativas de la organizacin. En el ejemplo mencionado, lo escrito en negrilla sera el principal texto sujeto a actualizacin; as por ejemplo, si la entidad se gestiona bajo una estructura de produccin por proyectos, la nueva versin podra decir: El Sistema de Control Interno de la entidad XXXX est integrado por un esquema de organizacin por proyectos. Esto te puede interesar: El impacto de las NIA en la revisora fiscal en Colombia
Aparte 2. Descripcin del sistema de
control interno requiere ante todo del conocimiento detallado de la organizacin en funcin de la cual se elabora, sus polticas operativas y administrativas, el contexto en el que se desarrolla, y toda otra informacin relacionada que permita el conocimiento a profundidad de la empresa Esta seccin es la ms amplia del documento y su elaboracin requiere ante todo del conocimiento detallado de la organizacin en funcin de la cual se elabora, sus polticas operativas y administrativas, el contexto en el que se desarrolla, y toda otra informacin relacionada que permita el conocimiento a profundidad de la empresa.
Cuando se redacta este aparte, se hace un ejercicio descriptivo
que representa el diagnstico del estado en que se encuentra el Sistema, por lo que es de suma importancia la evaluacin inicial que debi realizarse de este. Algunos de los apartes que podran incluirse en esta seccin del manual, seran: Esquema de la organizacin. Planes organizacionales (estratgico, corporativo, de desarrollo, financiero, operativo, de informtica, etc.). Principios, normas, mtodos, procedimientos y recursos. Sistemas de informacin. Mecanismos de verificacin y evaluacin de reportes. Anexos (aqu se incluyen, por ejemplo, todos los formatos de seguimiento de la gestin organizacional).
Aparte 3. Procedimiento para la
actualizacin de los manuales Este es el tercero de los componentes mnimos que se considera fundamental incluir en el manual de control interno de una entidad. Dado que la idea es que el manual no sea esttico y que en cambio pueda ser divulgado y actualizado por la oficina de control interno de forma permanente, es necesario disear un sistema para su modificacin de acuerdo con las condiciones y el nivel de proteccin de informacin que tenga la organizacin. Este apartado deber ser claro, como mnimo en que:
Ningn cambio ser procedente sin el aval de la oficina de
control interno. Cada una de las reas o departamentos de la entidad est en la obligacin de evaluar peridicamente su gestin y reunirse con los delegados de la oficina de control interno, a fin de verificar el estado del sistema. Cuando se genere un cambio en el manual, que tenga efecto sobre diferentes reas de la organizacin, la oficina de control interno tendr la obligacin de comunicar la informacin a los interesados, de forma inmediata.