Manual del Sistema

SISTEMA BIGFLEX(SQL)

Manual de Usuario
Desarrollado por

Copyright 2007 (SISFLEXSA). Todos los derechos reservados.

Noviembre 2007

Manual del Sistema

CONTRATO DE LICENCIA
CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DE
SISFLEX, S.A.
Este Contrato de Licencia para el Usuario Final (CLUF)
constituye un acuerdo legal entre usted ( Cliente o Subtitular de la licencia) y SISFLEX, S.A.(Titular de la licencia)
respecto al (los) producto(s) software SISFLEX, S.A. que
usted est instalando y que incluye(n) software,
documentacin en pantalla o electrnica, y puede incluir
medios asociados y materiales impresos (PRODUCTO
SOFTWARE O SOFTWARE).
Al instalar, copiar, o de otra manera utilizar el PRODUCTO
SOFTWARE, usted acepta quedar obligado por los trminos
de este CLUF. Si no acepta los trminos de este CLUF,
devuelva de inmediato el PRODUCTO SOFTWARE completo
sin usar, incluyendo todas las ACTUALIZACIONES de
suscripcin que haya recibido como parte del PRODUCTO
SOFTWARE, al lugar donde lo adquiri a los efectos de
Obtener un reembolso total y/o elimine todos los archivos
relacionados con su versin de prueba del PRODUCTO
SOFTWARE.
LICENCIA DEL SOFTWARE DE SISFLEX, S.A.
El PRODUCTO SOFTWARE est protegido por leyes y
tratados internacionales en materia de derechos de autor, as
como por otras leyes y tratados sobre propiedad intelectual. El
PRODUCTO SOFTWARE se concede en licencia y no se
vende. El PRODUCTO SOFTWARE consiste en la
documentacin del producto, una aplicacin del servidor, y
archivos de soporte individualmente identificados como
COMPONENTE y conjuntamente referidos aqu como
SOFTWARE.
OTORGAMIENTO DE LICENCIA.
SISFLEX, S.A. le otorga a usted como individuo una licencia
personal, no exclusiva y no transferible para instalar y ejecutar
una sola copia del SOFTWARE en una nica computadora o
en mltiples computadoras siempre que no exista la
posibilidad de ejecutar simultneamente dos o ms copias
distintas del SOFTWARE a fines de evaluar el rendimiento del
PRODUCTO SOFTWARE durante un perodo de no ms de
30 das. Si despus de ese perodo se desea continuar
Utilizando el PRODUCTO SOFTWARE, entonces el
PRODUCTO SOFTWARE debe ser registrado en SISFLEX,
S.A. sujetndose a los trminos como se establecen en la
informacin de registro que se puede encontrar en la
documentacin que acompaa al PRODUCTO
SOFTWARE. En caso de ser una entidad, SISFLEX, S.A. le
otorga el derecho de asignar a un individuo dentro de su
organizacin para utilizar o administrar el SOFTWARE sujeto
a las mismas restricciones impuestas para los usuarios
individuales.
DERECHOS DE AUTOR
La titularidad y derechos de autor con respecto al
PRODUCTO SOFTWARE son propiedad de SISFLEX, S.A.,
de sus proveedores, o de los distribuidores de los
componentes. El PRODUCTO SOFTWARE est protegido por
leyes de propiedad intelectual y disposiciones de tratados
internacionales. Por lo tanto, debe considerar al PRODUCTO
SOFTWARE como cualquier otro material con derechos de
autor con la diferencia de que usted puede (a) realizar una
copia del PRODUCTO SOFTWARE slo para copia de
seguridad o con fines de archivo o, (b) instalar el PRODUCTO
SOFTWARE en una nica computadora siempre que
conserve el original slo para copia de seguridad o con fines
de archivo. No podr hacer ninguna copia de los materiales
impresos que acompaan el PRODUCTO SOFTWARE.

TRMINOS DE LICENCIA PARA LOS COMPONENTES

FABRICADOS POR TERCEROS

Las utilidades, programas de aplicacin, y/o componentes

fabricados por
terceros y diseados para integrar el
PRODUCTO SOFTWARE estn sujetos a los trminos de la
licencia que rigen estos productos. Usted no podr utilizar
tcnicas de ingeniera inversa, descompilar ni desensamblar
el PRODUCTO SOFTWARE, excepto y nicamente en la
Medida en que dicha actividad est expresamente permitida
por la legislacin aplicable, no obstante la presente limitacin.
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD DE LA GARANTA
SIN GARANTAS.
EL PRODUCTO SOFTWARE SE PROPORCIONA TAL
COMO EST SIN GARANTA DE NINGN TIPO. HASTA EL
ALCANCE MXIMO PERMITIDO POR LA LEGISLACIN
APLICABLE, SISFLEX, S.A. RENUNCIA A TODAS LAS
GARANTAS,
SEAN
EXPLCITAS
O
IMPLCITAS,
INCLUYENDO, PERO NO LIMITNDOSE
A, LAS GARANTAS DE COMERCIALIZACIN Y QUE SE
ADECAN A CUALQUIER PROPSITO EN PARTICULAR Y
TODA GARANTA CONTRA INFRACCIN, CON RESPECTO
AL PRODUCTO SOFTWARE. LA GARANTA LIMITADA LE
OTORGA A USTED DERECHOS LEGALES ESPECFICOS.
USTED PODRA TENER OTROS DERECHOS QUE VARAN
DE PAIS EN PAIS.
REPARACIONES DEL CLIENTE.
LA RESPONSABILIDAD ABSOLUTA DE SISFLEX, S.A.Y
SUS REPARACIONES EXCLUSIVAS NO PUEDEN
EXCEDER EL PRECIO ABONADO POR EL SOFTWARE. NO
EXISTE
RESPONSABLIDIDAD
POR
DAOS
CONSIGUIENTES. HASTA EL ALCANCE MXIMO
PERMITIDO POR LA LEGISLACIN APLICABLE, BAJO
NINGUNA
CIRCUNSTANCIA
SISFLEX,
S.A.
SE
RESPONSABILIZA POR CUALQUIER
DAO (INCLUYENDO, SIN LIMITACIN, DAOS POR
PRDIDA
DE
BENEFICIOS
DE
LA
COMPAA,
INTERRUPCIONES DE LA COMPAA, PRDIDA DE
INFORMACIN DE LA COMPAA, O CUALQUIER OTRA
PRDIDA MONETARIA) OCASIONADO POR EL
USO DE O LA INCAPACIDAD DE USAR ESTE PRODUCTO
SOFTWARE, AN CUANDO SISFLEX, S.A. HAYA SIDO
NOTIFICADO SOBRE LA POSIBILIDAD DE CUALQUIER
DAO.
DEBIDO A QUE ALGUNOS PAISES NO PERMITEN LA
EXCLUSIN O LA LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD
POR DAOS CONSIGUIENTES O SECUNDARIOS, LA
LIMITACIN
ANTES
MENCIONADA
PUEDE
NO
APLICRSELE.

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CARACTERISTICAS GENERALES

Multiusuario
Multimoneda
Multiempresa Corporativo
Plataforma : SQL Server
Amplio apoyo a informes impositivos
Control de operaciones por proyectos
Control de operaciones por centro de costos
Parametrizable
Definicin de seguridad por perfil de usuarios
Permite registrar cobros y pagos en cualquier moneda disponible
Pantalla Resumen Gerencial
Configuracin de seguridad por opciones del men
Asignacin de nivel de accesos a opciones individuales
Definicin de men personal por usuario
Definicin de accesos a mdulos especficos
Registro de Historial de cambios
Definicin de clave a las opciones del men
Asignacin de documentos que el usuario puede acceder
Contabilizacin de prima de cada transaccin

MODULOS:

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar / Impresin de Cheques
Facturacin
Control de Inventario y Compras
Contabilidad General (Conciliacin Bancaria)
o
o
o

Nmina
Recursos Humanos
Cualquier otro mdulo que desee personalizar para su empresa

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ntroduccin

BIGFLEX (SQL) es la solucin Administrativa y financiera para todo tipo de empresa sin importar su tamao y
estructura, que brinda la mayor facilidad de uso, Seguridad y disponibilidad de datos.
Este sistema est compuesto por 5 mdulos administrativos: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Control
de Inventario, Facturacin y ventas y Contabilidad General. A estos mdulos se le pueden incorporar los
sistemas de Nmina y Recursos Humanos, y cualquier otro que se desarrolle segn necesidades y peticiones
de nuestros clientes. Como se enumera en sus caractersticas, este software es multiempresa (corporativo)
por lo que podr visualizar en una misma instalacin todas sus empresas. Es tambin multimoneda, lo que le
permitir el registro de las transacciones de su(s) empresa(s) en cualquier moneda que se genere con su
correspondiente contabilizacin.

BIGFLEX tiene como plataforma a SQL Server, por lo que se necesita de esta licencia para la instalacin.
Luego de la instalacin (proceso realizado por SISFLEXSA), aparecer en su escritorio el cono que lo
representa.

En el siguiente manual se explican de manera detallada las caractersticas generales del sistema, as como el
funcionamiento de cada uno de los mdulos y comos se relacionan entre s.

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COMO ENTRAR AL SISTEMA ?

PANTALLA IDENTIFICACION DE USUARIO

Nombre de
Usuario

Password o
Contrasea

Luego de instalado el sistema, al hacer doble click en el cono que lo representa, aparecer sta pantalla para
que se identifique con su nombre y clave de usuario.
El sistema no le permitir entrar hasta que el usuario y la clave sean correctas.
Los primeros usuarios sern creados a la hora de configurar el sistema, pero usted luego podr crear los
usuarios que desee (ver seccin creacin de usuarios en pginas posteriores).
Ya estando dentro del sistema, si tiene ms de una empresa creada, deber seleccionar en cual empresa
desea trabajar. Esto lo podr hacer siempre y cuando su usuario tenga acceso a cambiar de compaa, si no
es as, el sistema le asignar automticamente la empresa en la que puede trabajar su usuario.
Cuando haga clic
aqu, aparecern
todos las
empresas a las
que tenga acceso

Adems de seleccionar la empresa, existen otros parmetros que deber asignar, como por ejemplo: rango de
fecha en el que desea trabajar, tipo de nmina (si se instala este mdulo), moneda en la que se registrarn las
transacciones, etc.

Cada uno de esos parmetros se describen en la pantalla principal del sistema a continuacin.

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PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA BIGFLEX(SQL)

Mdulo
Cuentas x
Cobrar

Mdulo
Contabilidad
General

Seleccin de
Moneda

Rango fecha
(ltimo mes
por defecto)

Seleccin de
la Empresa

Informe
Gerencial
Empresa

Cambiar
clave de
Usuario

Mdulo
Cuentas x
Pagar

Cambiar
Usuario

Mdulo
Control
Inventario

Fecha en
la BD SQL
Mds. Nmina y
RRHH se pueden
incorpar al sist.

Programacin
de Tareas

SALIR DEL

Nombre
Usuario
logueado

Seleccin
tipo Nmina

SISTEMA
Men por
Mdulo
Mdulo
Facturacin

Men
Personal (del
usuario)

Agrega nota
p/imprimir
en reportes

Mensajes/
Solicitud de
Aprobacin

Setup:
Configuraciones
del sistema

Una vez se instala el sistema, al entrar un usuario (previamente creado en proceso de configuracin), esta es
la pantalla que aparece y con la cual deber estar bien familiarizado todo el que vaya a trabajar en el, ya que
en esta se definen aspectos muy importantes para el posterior comportamiento de BIGFLEX.
El primer parmetro a seleccionar es la EMPRESA en la que desea trabajar, si es que existe mas de una y si
se tiene acceso a ella(s). Luego est la seleccin de la moneda, con esta configuracin todas las
transacciones que se digiten en cualquier mdulo, se harn por defecto con la moneda seleccionada.
Tambin en esta pantalla podemos encontrar un rango de fecha que corresponde a un mes, si necesita
trabajar con un rango de fecha determinado, especificndolo aqu ya no tendr que digitarlo mas en ninguna
de las pantallas de consultas ni de reportes. Otra fecha que aparece al lado es la fecha que tiene la Base de
Datos (SQL) para cualquier verificacin que necesite realizar.

Existen muchas otras secciones en esta pantalla que es necesario conocer, como por
ejemplo:
Seleccin del tipo de nmina : Le permitir seleccionar con cual de las nmina estar trabajando (en caso
de que tenga varias, esta caracterstica le ser de mucha utilidad).

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Agregar Notas en Reportes:

Le permitir tener disponible una nota recordatoria fija a imprimir en todos los reportes.

Digite nota
aclaratoria aqu.

Mensajes/ Solicitud de Aprobacin:

En esta pantalla usted podr enviar mensajes internos a otro usuario del sistema o solicitar aprobacin para
realizar cualquier operacin a un jefe o supervisor encargado de rea en cuestin.

Digite mensaje o
solicitud a enviar

Cambio de Usuario:
Le permite cambiar de usuario sin salir del sistema. Al presionar el botn para cambio de usuario, el sistema le
traer la misma pantalla de identificacin del sistema.
Cambio de Clave:
En esta pantalla podr cambiar su clave de acceso actual
siempre que lo considere necesario.
Esta clave para entrar al sistema slo la conocer usted, as
que recomendamos utilizar caracteres que le sean fciles de
recordar y no dejar al alcance de otros usuarios.

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PANTALLA RESUMEN GERENCIAL

Presenta grficos
Estadsticos de
la situacin de la
empresa

La consulta gerencial es, sin duda alguna, la ms completa que tiene el sistema. En ella podemos encontrar
informacin del funcionamiento total de la empresa, ya que en ella se resumen los balances de cada mdulo
en el rango de fecha que se especifique.
Rene en una sola pantalla informaciones valiosas, oportunas, y de gran ayuda para la toma de decisiones a
la gerencia. Podemos encontrar los valores de venta, compras, pagos realizados, ITBIS en las ventas, en las
compras, detalles de costos y beneficios, cuanto debemos, cuanto nos deben, a cuanto asciende la nmina de
empleados y la disponibilidad bancaria al da. Teniendo adems la posibilidad de imprimir cada uno de los
detalles de estos informes.
A esta pantalla tendr acceso slo personal altamente autorizado.

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PROGRAMACION DE TAREAS

En esta pantalla se podrn crear mensajes de alerta o avisos importantes que servirn de recordatorio a los
usuarios del sistema, de actividades que no pueden olvidar o dejar de realizar.
Algunos ejemplos de estos mensajes o avisos seran:
Recuerde Presentar el archivo de compras y gastos a la DGII
Registrar Novedades de Nmina, etc.
Tambin se podrn programar tareas, es decir, poner al sistema que ejecute un determinado proceso de
manera automtica al llegar la fecha y hora deseado. Un ejemplo de estos procesos podra ser la integracin
automticas de los auxiliares al mdulo de Contabilidad General todos los 30 de cada mes.

Para crear un mensaje o programar tarea debemos ejecutar los siguientes pasos:
1-) Presionar botn para agregar registro
2-) Digitar una descripcin de la actividad a realizar
3-) Digitar fecha de inicio de dicha tarea (por defecto trae la fecha del da)
4-) Seleccionar si esta creando un aviso, alerta o ejecucin de un proceso (store procedure).
5-) Seleccionar a que usuario se le desplegar el mensaje
6) Definir cuando se ejecutar la tarea (al entrar, salir, mensual o das especficos de la semana)
7-) Grabar tarea.

*** Para desactivar un mensaje o tarea, slo tenemos que desmarcar el checkbox Activo (quitar cotejo).

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ICONOS Y SIMBOLO USADOS EN EL SISTEMA

Mdulo de Cuentas por Cobrar
Mensaje/Solicitud aprobacin
Mdulo Cuentas por Pagar
Poner Nota en Reportes

Mdulo Facturacin y Ventas

Cambiar Clave

Cambiar Usuario
Mdulo Control de Inventario

Mdulo Contabilidad General

Salir del Sistema

Botones Imprimir
Sistema de Nmina

Sistema de Recursos Humanos

Solo presente en las transacciones de facturacin

e Inventario, este botn graba e imprime la
transaccin en pantalla.

(SETUP)
Configuraciones del Sistema

Botones de navegacin:

Primero Se mueve al primer registro de la tabla.

Segundo Se mueve al registro anterior del actual.
Tercero Se mueve al registro siguiente del
actual.
Cuarto Se desplaza al registro final del archivo.

Botones de edicin:

Nuevo
Limpia los campos para agregar un
nuevo registro.
Guardar Graba los registros y/o cambios
realizados.
Deshacer Deshace los cambios no guardados.
Eliminar Elimina un registro (el que est en
pantalla).

Presente en todas las transacciones con excepcin

de las de ventas (facturacin e inventario)

Seleccin Dispositivo de Salida

Permite configurar impresora

Se encuentra en la pantalla principal y

es utilizado para seleccionar el
dispositivo de salida de los reportes en
el sistema. Por defecto los reportes
saldrn por pantalla, pero si desea
enviarlos directamente al printer debe
especificarlo.

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Smbolo de Bsqueda
La pantalla que aparece cuando presionas el smbolo de bsqueda es la siguiente:

Siempre que tengas este smbolo a la derecha de un campo, cuando hagas click en este botn aparecer una
pantalla en la cual podrs buscar el concepto deseado. Por defecto la bsqueda se har desde el campo
desde el que invocaste la pantalla de bsqueda. Si cotejas el checkBox En todos los campos, el sistema
buscar el valor (cadena de caracteres) en todos los campos de la tabla a la que se le est dando
mantenimiento. Una vez localizado el registro que deseas, puedes salir de esta pantalla de dos maneras:
- Presionando el smbolo de salir, o
- Haciendo doble click en cualquier lugar.
Cuando retornas a la pantalla previa vers que es desplegada la informacin seleccionada.

En esta pantalla siempre aparecer lo que deseas localizar no importa desde donde sea invocada.
Todo va a depender del campo desde donde se invoque.

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MANTENIMIENTO DE REGISTROS
CMO ADICIONAR UN REGISTRO?
Para adicionar un nuevo registro, desde cualquier pantalla del sistema, presiona el botn con el smbolo de
adicin de los botones de mantenimiento (Ver simbologa del sistema). Inmediatamente el sistema te pedir
que confirmes si realmente deseas agregar un nuevo registro, si seleccionas que si, los campos de la pantalla
aparecern en blanco y el cursor se posicionar en el primer campo de dicha pantalla. Ya estar listo para
comenzar a digitar toda la informacin requerida. Cuando termine de digitar, debe hacer click en el botn de
grabar (Ver seccin simbologa del sistema). Con esto ya tendr un nuevo registro en la tabla.

COMO MODIFICAR UN REGISTRO YA EXISTENTE ?

Para modificar un registro, lo primero que tienes que hacer es localizarlo mediante alguno de los conceptos
permitidos en esa pantalla (ver smbolos de bsqueda). Luego de localizado, solo posicinese en el o los
campos que desee modificar, cuando termine, haga click en el botn de grabar.

COMO ELIMINAR UN REGISTRO ?

Localice el registro que desee eliminar, y presione el botn de eliminacin de registro. El sistema pedir que
confirme dicha eliminacin, si responde s, el registro ser inmediatamente eliminado. Este proceso podr
efectuarse, siempre y cuando el usuario tenga acceso a eliminacin. En el caso de los mantenimientos, si este
cdigo tiene alguna transaccin en las tablas de transacciones, el sistema no permitir que el registro sea
eliminado.
PROCURE ESTAR SEGURO DE LO QUE INTENTA HACER ANTES DE ELIMINAR ALGUN REGISTRO.

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COMO CONOCER EL NOMBRE O INFORMACION DE UNA PANTALLA ?

Para conocer el nombre de una pantalla u opcin de men, slo bastar con que oprima un pequeo botn localizado en el
extremo superior izquierdo de todas las pantallas del sistema.

En la pantalla desplegada encontrar toda la informacin concerniente a esta opcin del men:
-

Nombre exacto de l apantalla.

Nivel de usuario con la que se puede accesar esta opcin
Nivel general en el sistema.
Podr desplegar que usuarios tienen acceso a este programa
Podr configurar para que un programa se ejecute automticamente (Ver Programacin de Tareas)

Al hacer click en
este botn
aparecer la pantalla
sealada mas abajo.

Para desplegar que

usuarios tiene acceso
al programa.

Tendr la opcin de
aadir este
programa al men
personal.

Podr programar que

esta opcin se ejecute
de manera automtica
cuando se especifique.
Ver seccin
Programacin de
tareas.

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COMO CONFIGURAR ASIGNACION DE CODIGOS AUTOMATICOS A LAS TABLAS ?

La secuencia automtica o manual de los nuevos registros aadidos a travs de los mantenimientos, se
lograr mediante una pequea pantalla que se despliega al hacer doble click sobre la pantalla de
mantenimiento en la que se desee establecer la secuencia. Dentro del campo de Siguiente Cdigo se digitar
el nmero en el que se quiere comenzar la secuencia, este nmero se incrementar de forma automtica en
uno (1) cada vez que se aada un registro en este mantenimiento. La parte del Prefijo es utilizado si
deseamos que los cdigos tengan alguna letra o identificacin al principio del mismo.
Pulsando el botn de numeracin manual no habr secuencia ninguna, sino que se podrn digitar los cdigos
cuando se este aadiendo un nuevo registro.

PANTALLA ASIGNACION DE CODIGOS AUTOMATICOS

Pantalla desplegada al
hacer doble click sobre
una parte vacia de la
pantalla desde cualquier
mantenimiento

Pasa salir de la pantalla

y GRABAR los cambios
Nombre de la tabla a la
que se le esta dando
mantenimiento

Si se presiona aqu el
sistema le permitir
realizar la numeracin de
forma manual.

No. de secuencia que

iniciar y/o continuar
dependiendo el caso.

Por ejemplo C clientes

o P Proveedores, etc.

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MENU DE CONFIGURACION (SETUP)

Estas son las opciones del men de configuracin del Sistema, por supuesto
no todos los usuarios tendrn acceso a este men, ya desde aqu se puede
configurar aspectos muy delicados para el buen uso del sistema. Tal es el
caso de la modificacin de datos de la empresa, la creacin y mantenimiento
de usuarios y el mantenimiento de los nmeros de comprobantes fiscales
(NCFs).
A continuacin se describen cada una de estas opciones:

Identificacin
del usuario

CONTROL DE ACCESO

Nombre
completo
del usuario

Aqu se podrn crear y dar mantenimiento a todos los usuarios que tendrn acceso al sistema, y se define el
perfil que tendr cada uno de ellos.
Desde esta pantalla podemos tambin CLONAR un usuario, es decir, crear uno a partir de otro existente.
Para esto slo tendremos que localizar al usuario que deseamos clonar y hacer click en el botn Clonar
Usuario y el sistema slo le pedir que digite la Identificacin y la clave del usuario a crear.
Con esto tendremos un usuario con las mismas caractersticas y los mismos privilegios del usuario a partir del
cual se cre.
En la pantalla de Control de Accesos podemos encontrar 7 pestaas o tabs. Cada una se explica a
continuacin:

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1-) Configuracin General (Pantalla anterior)

En esta seccin tendremos los datos bsicos del usuario: Nombre/ Identificacin Clave de acceso, Nivel, si
est en nmina, cdigo de Empleado, moneda con la que trabajar, almacn, que puede cambiar en un
documento, si puede autorizar acciones en el sistema, si es un usuario corporativo, en fin todos los aspectos
generales del usuario. Este es el tab que sale por defecto al entrar a esta pantalla.
2-) Accesos a Mdulos y Pantallas
En esta pantalla podemos definir cada uno de los mdulos y/o
programas especficos a los que cada usuario tendr acceso.
Adems dentro de cada mdulo, sistema o programa particular
que podrn hacer (agregar, borrar, leer).
En el caso de que el acceso sea a una opcin particular dentro
del sistema, debe conocerse el nombre del programa, aadirse
un rengln y colocarse dicho nombre en la columna del grid
llamada Programas. Los accesos se le asignan igual que a los
mdulos, cotejando la columna que se desee.

3-) Documentos que Usa

Detalle de los documentos a los que tendr acceso el usuario.

Si se especifica alguno slo podr accesar los seleccionados, de los
contrario, si no se especifica alguno tendr acceso a todos con los
controles establecidos por la seguridad.

4-) Empresas que Accesa

En esta pestaa de la pantalla de seguridad de usuarios se establece
las empresas en las que podr entrar el usuario (en caso de que
exista ms de una empresa creada) y los accesos que tendr en
cada una de ellas.

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5-) Men Personal

En este tabs podremos aadir las opciones particulares de

este usuario. Es una forma rpida de conseguir opciones
especficas en cualquiera de los mdulos del sistema (atajo).

6-) Tipo de Historial que accesa

Esta pantalla es usada para el sistema de nmina y

Recursos Humanos. En esta podemos especificar que
usuarios tendrn acceso a cada una de las acciones de
personal permitidas.

7-) Firmas / Otros datos

En esta pantalla del mantenimiento de usuarios se podrn

colocar las firmas y/o logos en formato grfico, previamente
escaneados, de las personas que pueden accesar a
determinadas acciones de personal como son requisiciones
de personal, etc.
Dicha firma saldr en la impresin de estos reportes.

Manual del Sistema

DATOS DE LA EMPRESA
Cdigo
(No.) de la
empresa

Nombre de
la empresa

Razn Social
de la empresa

Se permite copiar
datos desde otra
empresa creada:
Productos,
catlogo, etc.

Todos los datos

generales del sist.
Nmina de pago:
Regala, Bonificacin,
archivo de banco, etc

Datos concernientes a
configuracin de los
mdulos de ventas,
Inventario, CXC, CXP

En esta pantalla podemos crear nuevas empresas y dar mantenimiento (cambio de datos) a las ya existentes.
En la pestaa Informacin General encontramos los datos propios de la empresa: Direccin, RNC,
Telfonos, tipo de negocio, siglas utilizadas y moneda en la que se registran las operaciones para cada
empresa.
En Datos de Nmina podemos configurar datos como: No. De cuenta desde la que se paga la nmina, No.
Patronal, si se paga bono al 10% y si las vacaciones de esa empresa son colectivas o no, entre otros datos.
Al igual que para el mdulo de nmina, tenemos una pestaa para la configuracin de otros datos para los
dems mdulos del sistema: CXC, CXP, Inventario, Ventas. Como Ejemplo de estos datos tenemos el poder
cotejar si para clculo de precios se utilizar el ltimo costo o no, el no poder dar salida a mercanca sin
costo, la clave para autorizar cambio de precio, etc.
Tambin podremos, al crear una nueva empresa, copiar datos desde otra ya existente, tales como: clientes,
proveedores, productos, vendedores y catlogo de cuentas. Esto nos evita tener que digitar datos que son
comunes a otra empresa. Esto lo podemos hacer desde el tab Copiar Desde.

Manual del Sistema

Seleccionar si
desea ver Men
Gral., del usuario
o todas las
opciones.

Seleccin del
mdulo a
consultar o
modificar

Ultimo No.
Secuencia para
el mdulo
seleccionado

Submen
deseado

Datos para
nueva
opcin

Aadir o dar mantenimiento a opciones de men en el sistema es sumamente sencillo. Lo primero que
tenemos que hacer es seleccionar el mdulo en el que deseamos hacer modificaciones, luego el sub-men en
el que necesitamos modificar o adicionar la opcin. Inmediatamente aparecer en el extremo superior
derecho el ltimo cdigo de opcin utilizado para ese men por si desea aadir una nueva sepa la secuencia
o cdigo que corresponde.
En la parte izquierda de la pantalla aparece un gris en el que se pueden visualizar todos los menues, slo el
men general o el men para ese usuario dependiendo de la seleccin que se haga en la parte superior de la
pantalla Menu a Presentar. Luego se acepta la seleccin y se presiona el botn presentar. Este grid es muy
til para el caso de que slo se necesite consultar opciones para modificarlas.
En caso de que se quiera aadir una nueva opcin deber hacer lo siguiente:
1-) Presionar botn de agregar registro.
2-) Seleccionar mdulo y submen
3-) Digitar el cdigo de opcin (ver campo en el extremo superior derecho de la pantalla y agregar uno)
4-) Se completan otros datos (Descripcin, mdulo, sub-men, usuario, Nivel de acceso)
5-) Se digita el nombre del programa que deber ejecutar dicha opcin.
Si desconoce el nombre del programa no podr aadir una nueva opcin.

Manual del Sistema

CONSULTA MODIFICACIONES A LA BASE DE DATOS

En esta pantalla podremos visualizar todas las actividades que los usuarios realicen en el rango de fecha
solicitado.
Esta consulta es de gran ayuda para los administradores del sistema, ya que les permitir supervisar controlar
todo lo que hagan los usuarios. El resultado de la consulta puede ser impreso para verificaciones.
Los datos desplegados para la seleccin realizada son los siguientes:
Fecha de actividad, Usuario, Tabla accesada, Descripcin accin y/o modificacin realizada y desde que
computador se realiz dicha actividad.
Como puede observarse, el sistema guarda el histrico de todo lo que se realiza en el sistema.

Rango de fecha
que desea
consultar

Usuario que
desea consultar

Actividad que
desea consultar

Selecciona datos
requeridos de la
base de datos.

Criterios de
Filtros p/consulta

Informacin
solicitada

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE MONEDAS
Debido a que el sistema es Multimonedas, el sistema le
permitir crear las diferentes monedas con las que operar
su(s) empresa(s).
La que est marcada como oficial ser la moneda que se
utilize por defecto.
En esta pantalla se configurarn las cuentas contables que
se afectarn cada vez que cada moneda sea utilizada en las
transacciones de la empresa.

MANTENIMIENTO NUMEROS DE COMPROBANTES FISCALES

Cdigo por
empresa y
Tipo de NCF
asisgnado por
la DGIIombre

Nombre del
Comprobante

Tipos de
Comprobantes
autorizados por
la DGII

Rango Inicial
(asignado por
la DGII)

Rango Inicial
(asignado por
la DGII)
Prximo
No. NCF

En este mantenimiento se crearn los tipos de comprobantes fiscales aprobados por la DGII. Cuando se
agoten los #s Asignados y sean reasignados por la DGII, Entraremos a esta pantalla para modificar el rango
final y la secuencia.
Estos tipos de Comprobantes sern asignados a cada transaccin (documento) en el mantenimiento de
documentos.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS
(TRANSACCIONES POR MODULO)
Activa Numerador
automtico para
cada Documento.

Cdigo
Documento

Cotejado se generar de forma

automtica el asiento contable o
sugerir el asiento que haya
sido definido por defecto.

Descripcin
Documento

Origen
Documento

Mdulos a que
pertenece
cada
documento o
transaccin

Mdulos a que
pertenece
cada
documento o
transaccin

Nota fija al pie del

Documento

Es en este mantenimiento se definirn todos los documentos o transacciones que se realizar en su

empresa, que mdulos y de que manera los afectar y los formatos en los que se imprimirn.
Los tipos de documentos que se definan en la aplicacin y la correcta definicin de los mismos ser un
elemento fundamental para que la informacin resultante sea la correcta. Los tipos de documentos son los que
sustentan las transacciones entre la empresa y los clientes y/o suplidores en cada mdulo, por lo que hay que
poner mucho nfasis al momento de definirlos.

Descripcin de Campos
Cdigo:
Documento:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. No puede ser duplicado.

Campo alfanumrico de 30 posiciones.

Campos de seleccin

encendido o verdadero

apagado o falso

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La pantalla de Mantenimiento de Tipos de Documentos se compone de tres tabs o pestaas:

1-) Informacin General (pantalla anterior)
2-) Configuracin de Impresin
3-) Numeracin y Secuencias

La pantalla de informacin general se compone de las siguientes secciones:

INTEGRACION:
En esta seccin se definen los mdulos a los que afecta este
documento. Si la casilla a la izquierda est chequeada, significa que
s lo afecta.
Numeracin automtica
Este campo de estatus estar chequeado cuando usted desee que al
adicionar un nuevo documento de este tipo, se le genere el nmero
automticamente.

OTROS DATOS DE CONFIGURACION:

Estos otros datos son tambin importantes al momento de seleccionar alguna informacin que cumpla con
ciertos criterios de seleccin. Por ejemplo aqu se configura si el documento es compra (para liquidacin de
mercanca y afectar costos de productos), Si es pago devuelto y si se cobra mora por atraso a ese documento,
etc.

Tipo comprobante
Fiscal asignado a
este documento
(NCF)

Es compra :
Importacin :
Es presupuesto
Afecta Costo
Reingreso de Serial
Solicitud de Pago
Paga Mora
Es Pago

Docs. para registro de compras y Generacin Archivo 606

Docs. Para soporte de liquidacin de mercanca (Detalle de Gastos)
Para permitir ser asignado un proyecto X
Cuando se registre este documento se actualizarn los costos de productos
Se abrir pantalla para registro/seleccin de seriales
P/docs. Previos a impresin de cheques
Sistema calcular % de mora especificado
Para documentos que disminuyan los balances clientes/suplidores

Manual del Sistema

IMPUESTOS:
En esta seccin se podr modificar la tasa del ITBIS y definir si va
includo o no en el precio de los productos. Adems de si se
presenta o no dicho monto

PIDE / DIGITAR:
Marcados estos campos indicar que esta informacin ser solicitada en la pantalla de transacciones
correspondiente.

Mantenimiento de Documentos: Pantalla de Configuracin de Impresin

En esta pantalla se define todo lo relacionado a la impresin de cada una de las transacciones de la empresa
(documento).
0 Abierto p/impresin
1 1 da hbil p/reimpresin
-1 No permitida la reNombre del formato
Permite
impresin
de impresin para
ese documento

Cuentas del
Catlogo para
generacin aut. De
asiento contable

modificacin del
formato de
impresin

En esta parte se
configura printer default y
otros datos para la
impresin del documento

Manual del Sistema

Mantenimiento de Documentos: Pantalla de Numeracin y Secuencias:

En esta pantalla se asignan las numeraciones o secuencias de los documentos por Centros de Costos.

Como se puede observar, todo en este sistema es parametrizable, esta cualidad es la que
hace posible que VFLEX se adapte casi a cualquier tipo de negocio. No importa el tamao de
la empresa ni la naturaleza de la actividad a la que se dedique. Usted slo configure el
sistema de acuerdo a sus necesidades.

Manual del Sistema

Manual del Sistema

CONTENIDO

Que se puede hacer en este mdulo.

Cmo iniciar el Sistema.

Registro/Mantenimiento de Clientes.

Registro de Balances Iniciales de los Clientes (o Carga de Datos).

Registro de Transacciones CXC.

Consultas del Sistema

Procesos de Cuentas por Cobrar

Reportes/Listados del Sistema.

Manual del Sistema

QUE PODEMOS HACER EN ESTE SISTEMA

Con ste mdulo usted podr tener control de todas las transacciones con sus clientes/proveedores de la
manera ms detallada, rpida y eficaz.
Entre las transacciones que podemos realizar tenemos las siguientes :

Registro y Mantenimiento de clientes.

Registro de balances iniciales y/o cualquier otro cargo (Facturas, notas de dbito, etc.)

Registro y aplicacin de todos los pagos de nuestros clientes.

Impresin de los comprobantes de pagos.

Impresin de estados de cuenta clientes a cualquier fecha.

Consulta e impresin de saldo de antigedad de los clientes.

(para fines de cobro a clientes con facturas vencidas).

COMO INICIAR EL SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR

1-) Crear todos los clientes (sobre todo con balances pendientes).
(Ver seccin de creacin de clientes/suplidores en tpicos generales)
2- ) Configurar documentos usados en cuentas por cobrar (si es necesario).
(Ver seccin de Registro de Documentos en tpicos generales).
3- ) Registrar Balance Inicial a clientes.
(Ver seccin de Registro de balances Iniciales y/o registro de transacciones cxc.)
4- ) Validar los datos digitados mediante los reportes de;
- Anlisis de saldo.
(\Reportes / Listados \ saldo por facturas)
- Listado de Transacciones
(\Reportes / Listado \ listado de transacciones)

*** UNA VEZ REALIZADO ESTE PROCESO, SLO SER NECESARIO DAR MANTENIMIENTO DE MANERA
REGULAR, ESTABLECER PROCEDIMIENTOS QUE GARANTICEN LA CALIDAD DE LOS DATOS A DIGITAR, Y
REGISTRO DE DBITOS Y CRDITOS PARA CADA CLIENTE SEGN SEA NECESARIO.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTOS CUENTAS POR COBRAR

En esta seccin de mantenimientos, se crean y se dan mantenimiento a
los clientes, tipos de clientes, vendedores, ciudades, pases, zonas de
ventas, etc. Y en fin todos los datos que se necesitan para el registro y
clasificacin de los datos de la Cuenta por Cobrar.

MANTENIMIENTO MAESTRO DE CLIENTES

Muy importante!!
Este campo no Este campo determina
puede ser dejadosienes cliente o suplidor
o ambos
blanco.

Moneda en que se
registrarn las
transac. De ese
cliente

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS
(TRANSACCIONES POR MODULO)
Activa Numerador
automtico para
cada Documento.

Cdigo
Documento

Cotejado se generar de forma

automtica el asiento contable o
sugerir el asiento que haya
sido definido por defecto.

Descripcin
Documento

Origen
Documento

Mdulos a que
pertenece
cada
documento o
transaccin

Mdulos a que
pertenece
cada
documento o
transaccin

Nota fija al pie del

Documento

Es en este mantenimiento se definirn todos los documentos o transacciones que se realizar en su

empresa, que mdulos y de que manera los afectar y los formatos en los que se imprimirn.
Los tipos de documentos que se definan en la aplicacin y la correcta definicin de los mismos ser un
elemento fundamental para que la informacin resultante sea la correcta. Los tipos de documentos son los que
sustentan las transacciones entre la empresa y los clientes y/o suplidores en cada mdulo, por lo que hay que
poner mucho nfasis al momento de definirlos.

Descripcin de Campos
Cdigo:
Documento:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. No puede ser duplicado.

Campo alfanumrico de 30 posiciones.

Campos de seleccin

encendido o verdadero

apagado o falso

Manual del Sistema

La pantalla de Mantenimiento de Tipos de Documentos se compone de tres tabs o pestaas:

1-) Informacin General (pantalla anterior)
2-) Configuracin de Impresin
3-) Numeracin y Secuencias

La pantalla de informacin general se compone de las siguientes secciones:

INTEGRACION:
En esta seccin se definen los mdulos a los que afecta este
documento. Si la casilla a la izquierda est chequeada, significa que
s lo afecta.
Numeracin automtica
Este campo de estatus estar chequeado cuando usted desee que al
adicionar un nuevo documento de este tipo, se le genere el nmero
automticamente.

OTROS DATOS DE CONFIGURACION:

Estos otros datos son tambin importantes al momento de seleccionar alguna informacin que cumpla con
ciertos criterios de seleccin. Por ejemplo aqu se configura si el documento es compra (para liquidacin de
mercanca y afectar costos de productos), Si es pago devuelto y si se cobra mora por atraso a ese documento,
etc.

Tipo comprobante
Fiscal asignado a
este documento
(NCF)

Es compra :
Importacin :
Es presupuesto
Afecta Costo
Reingreso de Serial
Solicitud de Pago
Paga Mora
Es Pago

Docs. para registro de compras y Generacin Archivo 606

Docs. Para soporte de liquidacin de mercanca (Detalle de Gastos)
Para permitir ser asignado un proyecto X
Cuando se registre este documento se actualizarn los costos de productos
Se abrir pantalla para registro/seleccin de seriales
P/docs. Previos a impresin de cheques
Sistema calcular % de mora especificado
Para documentos que disminuyan los balances clientes/suplidores

Manual del Sistema

IMPUESTOS:
En esta seccin se podr modificar la tasa del ITBIS y definir si va
includo o no en el precio de los productos. Adems de si se
presenta o no dicho monto

PIDE / DIGITAR:
Marcados estos campos indicar que esta informacin ser solicitada en la pantalla de transacciones
correspondiente.

Mantenimiento de Documentos: Pantalla de Configuracin de Impresin

En esta pantalla se define todo lo relacionado a la impresin de cada una de las transacciones de la empresa
(documento).
0 Abierto p/impresin
1 1 da hbil p/reimpresin
-1 No permitida la reNombre del formato
Permite
impresin
de impresin para
ese documento

Cuentas del
Catlogo para
generacin aut. De
asiento contable

modificacin del
formato de
impresin

En esta parte se
configura printer default y
otros datos para la
impresin del documento

Manual del Sistema

Mantenimiento de Documentos: Pantalla de Numeracin y Secuencias:

En esta pantalla se asignan las numeraciones o secuencias de los documentos por Centros de Costos.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE VENDEDORES

Cdigo puede
ser manual o
automtico
Almacn del
que puede
despachar

% a ser pagado por

facturas cobradas (en
caso de comisin por
cobros)
% comisin
en venta

En esta pantalla se crean los vendedores con sus datos y porcientos de comisin en cobros o ventas.
Tambin se asignar la zona de venta de cada vendedor.
En la seccin Cdigo de Empleado servir para enlazar los vendedores con el Sistema de Nmina, slo en
el caso de que se le pague por nmina.

CIUDADES / PAISES
Vendedor asignado
a esa Ciudad

Cotejar si lo que se
crea es un Pas.

En esta pantalla se crean y/o modifican las ciudades de venta. Tambin se crean pases en caso de que la
empresa tenga relaciones comerciales con otros pases.

Manual del Sistema

ZONAS DE VENTA / DISTRIBUCION

En esta pantalla se crean las zonas de venta de la empresa. Dichas zonas sern codificadas y asignadas de
acuerdo a criterios de la empresa.

TIPOS DE NEGOCIO
Los tipos de negocio es una de las
posibles agrupaciones
que se
pueden tener en el sistema. Ejemplo
estos tipos son : Comercial,
Restaurantes, Ferreteras, Farmacias,
etc. .
El tener los datos clasificados nos
permitir, adems de tener los
reportes
organizados
por
este
concepto, la asignacin de las
polticas de precio, etc.

de

Manual del Sistema

REGISTRO DE TRANSACCIONES DE CUENTAS POR COBRAR

La pantalla de Registro de Transacciones es la primera opcin del Sub-men "Transacciones".
Es en esta pantalla donde se registrarn todos los movimientos de un cliente: Facturas o cargos y Crditos
(Recibos de pago, notas de Crdito, etc.). Se compone de tres secciones o tabs, descritas ms adelante,
estas son:

DOCUMENTOS CUENTAS POR COBRAR

Aqu se selecciona tipo
de
documento
a
registra y/o modificar.

Fecha de la
operacin que
se realizara.

No. de Documento. Si este

doc. Es de numeracin
Automtica, aparecer el no.
correspondiente y no se
podr modificar.

Datos del cliente.

Vendedor que
realiz la transac.
con el clte.

Docum. Refer.
para transacc.
Ej.: Cheque

Invoca Consulta
Gral. de clientes

Chequeada, permite
ponerle un
comentario o nota al
documento.

Valor total de
la Transaccin
Desc.+
efectivo
Desglose de
cuentas
recibido
contables que afectan
este documento

Imprimir
comprobante
de pago

Si la transacc. Lleva
algn desc., aqu se
registrar.

A la hora de registrar una transaccin hay que tener en cuenta el "origen del documento a adicionar. Si el
origen de dicho documento es dbito, el tab "Distribucin de Efectivo" (segunda seccin), no estar activo. Si
el origen del documento es crdito, este se le aplicar automticamente a la(s) factura(s) ms antigua(s) con
balance mayor que cero, con slo hacer click en el botn de grabar (botn con diskette) de la barra de
herramienta que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Si desea hacer la aplicacin usted mismo, no grabe y llame la pantalla de distribucin de efectivo haciendo clic
en el segundo tab. Aqu usted podr seleccionar a que factura(s) aplicar el crdito. Al presionar el botn de
grabar desde esta pantalla, si el usuario no ha seleccionado las facturas o dbitos a pagar, el sistema
automticamente pagar por orden de Fecha (las ms viejas primero). En cuanto a los cargos o facturas a
crdito de los clientes, si el *SISTEMA esta instalado completo, o se tiene instalado tambin el mdulo de
ventas y facturacin, dichos cargos se registrarn automticamente al facturar.

Manual del Sistema

Se presentan todos los cargos

que tiene este clte. Con
balance pendiente.

DISTRIBUCION DE PAGO
Valor
del
doc.
(Crdito) por aplicar

Balance pendiente
de aplicar de este
doc.
Se aplica el
balance total del
RC o doc. de
crdito.

Total Adeudado
por ese cliente.

Monto crdito aplicado

de documento.

Se aplica un crdito solo

al documento sobre el
que estemos colocados
en la lista de facturas
pendientes.

Aqu aparecern todas las facturas pendientes de pago del cliente al que se le este registrando el crdito.
La pantalla de distribucin de pago contiene cuatro botones que hay que explicar, dos de los cuales son
usados para la aplicacin a un "Rengln" y los otros dos para la aplicacin completa del crdito ("Todo"). En
el primer caso, localice la(s) factura(s) a la que desea aplicar el crdito (haga click sobre ella) en la lista que
aparecer en esta pantalla (slo aparecern las que tengan balance pendiente).
Luego haga click en el botn "Pagar" (debajo de Rengln) y se le aplicar un crdito por el valor de la factura.
Debajo de este botn hay otro "Borrar", este botn te permitir eliminar la aplicacin del rengln seleccionado.
En el caso de "Todo", hacer click sobre el botn "Aplicar", es lo mismo que presionar el botn grabar en la
primera pantalla de registro de documentos, es decir, se aplicar el crdito a la(s) factura(s) automticamente
por orden de antigedad hasta que el balance del documento sea igual a 0. Con el botn "Eliminar" se
eliminar la aplicacin completa (se reconstruyen los valores de los documentos afectados.

*** No podr ser eliminado un cargo, dbito o factura que tenga pagos aplicados o que estn en
un perodo cerrado.

Manual del Sistema

Lista documentos
de origen crdito
con
balance
pendiente
de
aplicar que tenga
ese cliente.

PAGOS PENDIENTES DE APLICAR

Retorna a la pantalla
de Distrib. de pago
para aplicar o
modificar aplicacin
del documento
seleccionado.

En esta pantalla aparecern el o los crditos que tenga el cliente pendiente de distribucin, es decir, los que
todava no se hayan aplicado a ninguna factura. Dinero a favor el cliente.
Cuando un cliente tenga un crdito a su favor, el sistema le avisar cuando est agregando una nueva
transaccin para este cliente en Cuentas por Cobrar.

Manual del Sistema

PANTALLA CONSULTA POR CLIENTE

Presenta una Lista
de los cargos o
facturas con balance
pendiente.

Informacin del
cliente.

Presenta pagos
aplicados a fact.
Seleccionada en la
seccin
Facturas/Cargos

Presenta una Lista

de todos los cargos
que se le han
registrado a ese
cliente.

Histrico de todos
los pagos
devueltos de ese
cliente

Presenta historial de
todos los pagos
registrados a ese
cliente
Presenta detalle de
la aplicacin de un
crdito.
Permite impresin de
Estado de Cta. Del
Cliente a la Fecha.

Permite impresin estado de

cta. del clte. en un rango de
Fecha determinado

Toda la informacin que se pueda requerir de un cliente, est presente en esta pantalla: Datos generales del
cliente, todos los cargos hechos a su cuenta desde el inicio del sistema, slo las facturas pendientes de pago,
todos los crditos aplicados a su cuenta desde el principio, recibos pendientes de aplicar, distribucin de los
pagos, pagos devueltos, informaciones de la compras realizadas por el cliente, etc.
Descripcin de Tabs o pantallas:
1-) Informacin General Todos los datos del cliente localizado.
2-) Facturas / Cargos
Todas las facturas o cargos del cliente (desde el inicio del sistema).
3-) Facturas Pendientes Slo facturas pendientes de pago.
4-) Ver documento
Permite visualizar el registro de un documento en particular.
5-) Cheques / Pagos
Todos los pagos que ha realizado ese cliente desde el inicio del sistema.
6-) Recibos Pendientes Permite ver crditos por aplicar o pagos por adelantado de ese clte.
7-) Precios por Artculos Detalles precios de venta para ese cliente
8-) Ventas
Total comprado por el cliente
9-) Artculos
Informacin sobre artculos ha comprado el cliente.
Adems, desde esta pantalla puedo tambin imprimir un estado de cuenta corriente o a la
fecha del cliente consultado.

Manual del Sistema

REPORTES Y LISTADOS DEL SISTEMA (MENU)

El mdulo de Cuenta por Cobrar contiene todos los reportes y/o
listados que una empresa puede necesitar para tener control del
estado de cuenta de sus clientes. Dichos reportes le permiten
conocer en cualquier momento y cualquier fecha, a cuanto asciende
su cuenta por cobrar, para de sta manera tomar las decisiones que
ameriten la situacin, como por ejemplo, implementar polticas de
cobros ms agresivas en caso de clientes morosos.
Slo los principales reportes aparecen en el men, los dems
podrn ser ejecutados (impresos) desde una pantalla desde la que
se podr seleccionar el reporte deseado. El mantenimiento (adicin,
Modificacin y eliminacin) a los Listados/Reportes en esta pantalla,
se realiza por una opcin del men de "Configuracin"*, llamada
"Mantenimiento de Reportes y Listados". Dicha pantalla ser
descrita ms adelante.
A continuacin se presenta pantallas ms usadas para la impresin
de los Listados y Reportes:
Las pantallas de reporte son todas muy parecidas, utilizan las
mismas formas de seleccionar la informacin que se desea imprimir.
Es por los que se explicarn slo algunos ejemplos de ellas.

PANTALLA IMPRESION ESTADOS DE CUENTA

Digite Cdigo o
nombre/razn social
del cliente del que
desea el estado y el
sistema se posicionar
de manera incremental.

Localice cliente por

Cdigo o
nombre/razn social
(Ver Smbolo de
Bsqueda).

Esta es la pantalla estndar para la impresin de los estados de cuenta. Te permite seleccionar la fecha
(actual, anterior o futura) a la que deseas el estado, y el cliente del que desees dicho estado. Existe otra
pantalla parecida a esta que te permite la seleccin de un rango de clientes.

Manual del Sistema

DESCRIPCION REPORTES DE CUENTA POR COBRAR

- Transacciones Diarias:
Genera un reporte de la(s) transaccin(es) seleccionadas en el rango de fecha que se digite.
Puede ser usado para validar las transacciones diarias.
- Reporte de Ingresos:
Genera un reporte de los ingresos de la empresa en el rango de fecha digitado.
- Estado de Cuenta por Factura:
Presenta todas las facturas con balance pendiente con sus respectivas aplicaciones de crdito, del
cliente seleccionado y a la fecha digitada.
- Estado de Cuenta Corriente:
Genera un estado de cuenta de todas las transacciones de un cliente en el rango de fecha digitado.
- Estado de Cuenta Histrico:
Presenta todas las transacciones de un cliente con sus respectivos pagos, a la fecha suministrada.
- Estado de Cuenta por Rango:
Presenta todas las facturas con balance pendiente con sus respectivas aplicaciones de crdito de los clientes
comprendidos en el rango seleccionado y a la fecha digitada.
- Saldo por Factura:
Genera anlisis de saldo por tipo de cliente y tipo de documento a la fecha (puede ser digitada).
Presenta slo las facturas pendientes a la Fecha del corte.
- Saldo por Dbito y Crdito:
Genera un reporte de antigedad de saldo de facturas y crditos, totalizada por cliente y por tipo de cliente a
la Fecha suministrada. Presenta balance a favor del cliente en caso de que los tenga.
- Recibos Pendientes de Aplicar:
Presenta un listado de documentos de crdito no aplicados (sin distribuir) por vendedor y a la fecha
suministrada.
- Transacciones por Vendedor:
Genera listado de transacciones por vendedor y tipo de documento, en un rango de fecha dado.
- Facturas Pendientes de Cobro:
Presenta un listado de cargos vencidos por vendedor y tipo de documento a la fecha especificada.

Manual del Sistema

- Pago Comisin:
Esta opcin genera un listado del clculo de comisin de los vendedores. Se presentan dos opciones de
clculo:
- Por monto cobrado y
- Por monto cobrado menos pagos vencidos.

*** La ltima opcin del men de reportes es "Reportes y Listados". Se presenta una pantalla desde la que
podrs imprimir reportes o listados que no se encuentren en el men. Dicha pantalla es la siguiente:
Filtra slo los que estn
definidos como reporte.

Filtra slo los que estn

definidos como Listados.

En esta pantalla tambin tienes la opcin de enviar el reporte a un archivo de texto.

Manual del Sistema

Manual del Sistema

CARACTERSTICAS GENERALES

Facturacin en cualquier moneda disponible para el usuario

Facturacin a proyectos

Facturacin por centro de costos, departamentos u oficinas

Digitacin de clave de costo a servicios en Facturacin

Copia desde otro documento ya existente

Facturacin de mercanca a partir de pedidos pendientes

Control de ventas por nmero de serial

Asignacin de numerador independiente por centro de costo

Visualizacin de documentos antes de grabar

Generacin de facturacin Recurrente

Registro automtico de comisiones por ventas a los empleados en el sistema de nminas

Integracin contabilidad, cuentas por cobrar, inventario.

Asignacin de presupuestos de ventas a vendedores

Definicin de ruta de ventas y programa de visitas

Manejo de impuesto selectivo, retencin y/o informativo

Control de desembolso de caja por cajero

Manejo de fecha de vencimiento de productos

Facturacin de productos con dimensiones (alto X ancho X largo)

Impresin de documentos en lote

Clculo de comisin por : valor de ventas, margen de beneficio, rango de ventas, por
unidades vendidas, por porcentaje de unidades

Reportes de costos beneficios

Control de pedidos y ordenes de compras con existencia por rengln de pedido

Manejo de packing List de facturas y devoluciones

Manual del Sistema

QUE PODEMOS HACER EN ESTE SISTEMA

Registrar Facturas (crdito y contado), cotizaciones, rdenes de compra, devoluciones, etc.

Copiar de un documento a otro, por ejemplo: Una cotizacin convertirla en factura.

Saber cuanto se ha vendido en el da o en un rango de fecha determinado por mltiples

conceptos: por vendedor, ciudad, etc.

Saber el ITBIS a pagar por ventas.

Saber que clientes compran ms y cuales no compran.

Saber que se esta vendiendo ms.

Cuanto se vende mensualmente.

Obtener el clculo de comisin de vendedores por varios conceptos.

Imprimir conduces.

Imprimir y reimprimir facturas.

Registrar polticas de precios.

Habilitar controles para cambios de precios, cancelacin de facturas y tiempo en que pueden
ser modificadas las transacciones de ventas.

Registrar pedidos.

Autorizar y facturar pedidos.

Manejar proyectos.

Obtener estadsticas de ventas, tanto en valores como en cantidades.

Manual del Sistema

COMO INICIAR ESTE SISTEMA

Crear los Productos y/o servicios ofrecidos por la Empresa.

Crear los clientes (clientes a los que se le facturar a crdito) con sus respectivos
parmetros de identificacin, tales como: Zona, Vendedor asignado, condiciones de
crdito, etc.).
Ver secciones de Mantenimiento de Productos y Mant. De Clientes).

Configurar documentos usados en Ventas.

(Ver seccin de Registro de Documentos en seccin Tpicos generales del Sistema).

Crear Unidades de venta de los productos, Almacenes, Tipos de Inventario,

Vendedores, zonas, Comisionistas, Formas de Pago, Trminos de entrega, en fin todos
los datos necesarios para comenzar a registrar las transacciones de venta.
(Ver seccin de mantenimientos del sistema)

Registro de Transacciones: Facturacin, Cotizacin, etc.

(Ver seccin Facturacin).

Validar los datos digitados mediante los diferentes reportes del sistema:
(\Reportes / Listado \ listado de transacciones)

(\Reportes / Listados \ cuadre de Caja), etc.

*** Una vez realizados estos

procesos,
slo ser necesario dar
mantenimiento de manera regular y establecer procedimientos que garanticen la
calidad de los datos digitados.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTOS DEL SISTEMA

En el mdulo de Ventas y Facturacin podemos encontrar la
mayor cantidad de Mantenimientos, por la variedad de datos
que se maneja y la diversidad de Informacin producida con
dichos datos. El principal de estos mantenimientos es el de los
Productos, pero previo a la creacin de estos debemos
completar los otros datos necesarios para la creacin de los
mismos ya que son valores o clasificaciones que debemos
asignar en este mantenimiento.
Entre estos mantenimientos tenemos:
- Tipos de Inventarios
- Categoras
- Sub-categoras
- Marcas
- Unidades
- Almacenes y
- Mantenimiento de Polticas de Precio.
El proceso de crear y dar mantenimiento a los datos en el
sistema es muy sencillo como se explica en la seccin de
tpicos generales de este manual, razn por la cual, no se
describirn todos, sino los que tengan caractersticas especiales
o con cierta complejidad como es el caso de Mantenimiento de
productos, polticas de precio, vendedores, etc.
A continuacin presentamos algunos de estos mantenimientos
que no sern descritos por su simplicidad.

Manual del Sistema

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS
En esta pantalla podemos crear los productos y/o servicios que la empresa ofrece. Como en todos los
mantenimientos, debemos definir la codificacin de nuestros productos antes de iniciar su registro, si va a ser
manual(digitada por el usuario al agregar un artculo) , deber tener por escrito y de forma detallada con
cuales criterios se van a formar los cdigos y de ser posible, que siempre lo cree la misma persona. De esta
manera se evitan inconvenientes posteriores, porque una vez creados y utilizados, estos sern los cdigos
definitivos (por siempre) para los productos.
En caso de que la numeracin vaya a ser automtica (generado por el sistema), se invoca la pantalla de
generacin de cdigos automticos haciendo doble clic en cualquier parte vacia de la pantalla y se digita la
numeracin inicial, sale de la pantalla por el botn de salir y a partir de ese momento el sistema generar el
cdigo cada vez que se adicione un nuevo registro (producto).
El de productos es uno de los mantenimientos ms completos y delicados, ya que en el no slo digitamos
informacin general de los productos, si no que tambin se manejan otros datos relacionados como son:
Niveles de Precio, Formulacin de Productos, Informacin de costos, Productos sustitutos (alternativos),
control de existencia y control de vencimiento de productos. Cada tema de estos se encuentra en un tab o
sub-pantalla de esta y sern descritos a continuacin:
Descripcin
adicional del
Producto

Cdigo y
Descripcin
del producto

Campos a solicitar
al facturar el
producto

Moneda
venta del
producto
Precio
venta del
producto

Tipo de
Inventario
Inf.
Obligatoria

Precio
Lmite del
producto
Cateogra
Informacin
Obligatoria

Cant.
Disponible
en Invent..

Clasificacion
es de los
Productos

Precio ms
ITBIS

Unidad de
Venta

Precio
menos ITBIS

Control de
Vencimiento
Productos

Control Existencia
Productos: Mnimo,
mximo y reorden

% Comision
en este
producto

Valor Fijo de
Comisin en
producto

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS: ASIGNACIONES DE CONTROL

Artculos no
activos no se
podr facturar

Si el producto
es despachado
en combinacin
con otro(s)

Artculos no
activos no se
podr facturar

p/productos
exentos de Itbis

Si el producto
paga comisin
o no

Productos con
precios en US$
para conversin

Productos que
usan formula

Artculos que usan seriales.

Cotejado habilita pantalla para
registro o seleccin de serial
en pantalla de transacciones

MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS: NIVELES DE PRECIO

Cotejado actualiza
precios
automticamente

Para redondear
precios

En el sistema podemos manejar hasta 10 precios diferentes. Luego se le asigna a los clientes el nivel de
precio al que se le vender de forma particular al momento de la facturacin.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS: INFORMACION DE COSTOS

Costo promedio
calculado en
base a ultimos
costos de
compra

% ganancia
para clculo
automtico de
precios

Ultimo costo
para este
producto

% para cculo
automtico de
precio lmite

Costo
en US$
Costo despus
de liquidacin

Precio en
competencia
para
comparacin

En esta parte del mantenimiento de productos se registran y/o modifican informaciones concernientes a los
costos de los productos. Algunos de estos valores se actualizan por el registro de las compras o entradas a
inventario (ltimo costo, costo promedio, costo FOB). Adems se registra el % en el margen de ganancia y %
en precio lmite para clculo de precio de manera automtica.

MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS: COMBOS / FORMULACIONES

Detalle de Renglones
o productos del
combo

Seleccin de Frmula
previamente creada
en Mant. De frmulas

Aqu se desplegar
la frmula

Rango de fecha en
que estar
disponible el cobo u
oferta

Cotejar si el rengln
es gratis

Al cotejar los campos Es Combo y Es Formulado en la seccin de Asignaciones de Control, se habilitar

esta pestaa para poder registrar la frmula de este producto y/o configurar el combo o combinacin de
productos para este artculo o renglbn.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTO DE VENDEDORES

Cdigo puede
ser manual o
automtico

Almacn del
que puede
despachar
% a ser pagado por
facturas cobradas (en
caso de comisin por
cobros)

% a ser
pagado por
venta

En esta pantalla se crean los vendedores con sus datos y porciento de comisin en cobros o ventas. Tambin
se asignar la zona de venta de cada vendedor.

TCNICOS O COMISIONISTAS
En esta pantalla se
registran los empleados
que percibirn comisin
por rengln. Si se
chequea comisin
prevalesciente, se dar
un valor fijo de comisin
al empleado.

Aqu se registran y/o modifican los empleados de la empresa que reciben comisin por servicio o venta.
Luego en la pantalla de Facturacin, si el producto esta marcado como que es comisionable se habilita un
campo para digitar el tcnico o vendedor correspondiente.

Manual del Sistema

FORMA DE ASIGNACION DE COMISION POR PRODUCTO Y COMISIONISTA

Se puede asignar la comisin por producto en :
-

El producto
La categora del producto
El comisionista, tcnico o empleado que vende el producto.

Si el producto tiene % de comisin, se pagar por lo que diga el producto en cualquier caso, no importa el
porciento ( %) de comisin que tenga el producto o el tcnico o comisionista.
Si la categora tiene porcentaje y el tcnico o comisionista tambin, se pagar por la categora, a menos que
el empleado tenga comisin prevaleciente.
Cuando el empleado y la categora tengan marcada comisin prevaleciente, se tomar la categora.
En conclusin la jerarqua es, primero la comisin del producto, luego la categora y por ltimo, el tcnico,
empleado o comisionista.

CLAVES PARA CONTROL DE CAMBIOS

Nombre de
usuario

Clave para
cambiar precio
Clave para
permitir
descuento

Clave para
permitir
cancelar
facturas

*** No todo usuario tendr acceso a esta pantalla, consulte al administrador del sistema.

Manual del Sistema

POLITICAS DE PRECIOS DE LOS PRODUCTOS

Agrupaciones
de productos
posibles
p/politicas de
precio

Para empresas que manejan diferentes precios segn mltiples conceptos, esta pantalla ser muy til. Aqu se
registran hasta cinco (5) rangos de precios por cada agrupacin de productos.
Las polticas de Precio pueden ser asignadas segn 4 conceptos:
1-) Por Artculo
2-) Por tipo de Negocio
3-) Por Zona de Venta
4-) Por Cliente

MANTENIMIENTO DE FORMULAS
Cdigo de la
Frmula

Descripcin de
la Frmula

Componentes y
operaciones de
la Frmula

Las frmulas creadas en sta pantalla podrn ser asignadas a productos marcados como formulados en el
mantenimiento de productos. Se podrn crear tantas frmulas como se necesiten.

Manual del Sistema

Grupos
empresariales
creados

GRUPOS EMPRESARIALES

Cdigo del
grupo
empresarial

Nombre del
grupo
empresarial

Empresas del
grupo
empresarial

En esta pantalla se crean y se da mantenimiento a los clientes que forman grupos empresariales, para poder
identificar cuales estn relacionados entre s.

Manual del Sistema

CONTROL DE PROYECTOS

Vendedor
del proyecto

Nombre de
proyecto

Fecha Final
del proyecto

Fecha Inicio
del proyecto

Como manejar un proyecto en el sistema:

1-) Debe configurarse un documento como presupuesto (marcar casilla presupuesto). Dicho documento
puede ser una cotizacin a un cliente previamente creado. (Ver mant. De Documentos).
2-) Configurar todos los documentos que puedan verse involucrados en un proyecto (ej.: cotizacin o
presupuesto, facturas, etc, etc.), para que pidan un proyecto en la pantalla de registro de transacciones de
venta) : Marcar casilla proyecto de la seccin Pide del mantenimiento de documentos.
3-) Crear proyecto con los datos solicitados.
4-) Registrar todas las transacciones del proyecto.

Debe tenerse en cuenta que:

* No se permitir asignar transacciones a un proyecto que no est activo o cuya fecha de vigencia haya
caducado.
* Debe vigilarse el no excederse del monto y tiempo presupuestados.
* El sistema permitir consultar e imprimir listados relacionados con los proyectos para su control.

Todos los mantenimientos tienen la opcin de tener la codificacin manual o automtica.

(Ver pantalla de Codificacin automtica en seccin de Tpicos Generales de este manual).
Una vez que tenemos todos los Productos en existencia y todos los dems datos (clientes,
almacenes, etc.), debidamente digitados, podr
entonces realizar las transacciones
correspondientes a este sistema.

Manual del Sistema

TRANSACCIONES FACTURACIN Y VENTAS

En el men de transacciones de ventas tenemos mas
opciones disponibles que en los dems mdulos, porque
adems de las opciones propiamente de ventas, tenemos
opciones adicionales especiales como son el manejo de
Pedidos, Packing list, Facturacin de Envos, manejo de
entrada y salida de efectivo para el cuadre de caja de las
cajeras, etc.
En todos los mdulos del sistema slo hay una pantalla de
transacciones, pero en el de ventas tenemos la pantalla de
facturacin (transacciones) y la del punto de venta. Desde la
de transacciones se registran las facturas (crdito y contado),
cotizaciones y devoluciones. Desde la pantalla de Punto de
Venta slo se registran facturas de contado y est diseada
para trabajar mucho ms rpido, ya que se asume desde ella
se facturar en las cajas con clientes que esperan.
A continuacin se describen ambas pantallas en detalle:

Datos de
Encabezado
del
documento

PANTALLA DE TRANSACCIONES DE VENTA

Seccin de
Totales del
Documento

Renglones o
detalle del
documento

Adicin/Modi
ficacin de
Renglones

Nota por
rengln

Permite
preview del
documento

Permite copiar
desde otro
documento
del cliente

Guarda Doc. En
memoria para poder
trabajar con otro

Existencia
por
Almacn

Manual del Sistema

TRANSACCIONES DE VENTA
En la pantalla de Transacciones de Facturacin no se registran y/o modifican slo facturas, si no todas las
transacciones del sistema, como son: cotizaciones, rdenes de compra, Devoluciones de Mercancas y por
supuesto, facturas (crdito y contado).
Cada documento al crearse, se le asigna un formato de impresin que se puede modificar segn los
requerimientos individuales de la empresa en la que se instale el sistema. Esta asignacin se realiza desde el
mantenimiento de Documentos.
El proceso de creacin de un documento de facturacin es muy sencillo, se compone de 4 pasos
fundamentales:
1ero.) Adicin de Registro (F2)
2do.) Seleccin de Documento a Crear y Digitacin datos de encabezado del documento.
3ero.) Adicin de los renglones del documento (haciendo clic en signo de + a la izquierda de la seccin)
4to.) Verificacin de los valores en la seccin de totales
5to) Impresin del documento.
Ms adelante se describen detalladamente estos pasos:

PANTALLA FACTURACION : OTROS DATOS

Trminos
de Pago

Proyecto al que
pertenece el
documento

Nota del
documento

PANTALLA FACTURACION : CUENTAS POR COBRAR

En este tabs de la pantalla de facturacin aparecen las facturas pendientes de pago de este cliente en detalle
y resumido por moneda

*** En la pestaa Pedidos/Ordenes de Compra aparecern los pedidos (si tiene alguno pendiente) y
las ordenes de compra en caso de que el cliente tambin sea suplidor.

Manual del Sistema

DESCRIPCIN DETALLADA PANTALLA REGISTRO DE TRANSACCIONES VENTA

Despus de presionar el botn agregar nueva transaccin [F2], podremos entonces seleccionar el tipo de
transaccin a realizarse, cada una de las cuales estarn presentadas por un documento especfico. Del
documento seleccionado depender el comportamiento del programa en lo adelante. Que necesita la
transaccin para procesarse, que parmetros pide, etc. Algunas secciones de la pantalla se despliegan o no
dependiendo de la transaccin que se desee registrar y de como est configurado el documento que la
represente.
Esta pantalla esta compuesta por varias secciones, la primera de las cuales corresponde a los datos de
encabezado de la transaccin: Tipo o cdigo de documento o transaccin, Nmero, documento de referencia,
fecha de la transaccin, almacn, # Orden, # conduce, Moneda, centro de costo, vendedor y cliente en caso
de facturacin a crdito, y si el cliente es contado (Cdigo genrico) aparecer una casilla para que se digite el
nombre de quien compra. Que se habiliten o no estos datos depender de como este configurado el
documento (ver mantenimiento de documentos).
Una tercera seccin esta compuesta por un grid o parrilla en el que aparecern todos los renglones o detalles
de la transaccin con los siguientes datos: cdigo del producto, Cantidad, Descripcin, unidad de venta,
monto descuento (si el producto lo tiene), precio y total del rengln. Los datos que aparezcan en esta
seccin sern los que se vayan aadiendo desde la seccin siguiente.
La cuarta seccin es por donde se registran (o adicionan) los renglones de la transaccin.
Como Adicionar nuevo rengln (representado por un signo de mas (+)), este debe ser presionado siempre que
se desea adicionar un nuevo rengln al documento, y por supuesto, despus de haber adicionado el
documento o la transaccin deseada.
Luego deber seleccionar el producto y digitar la cantidad, precio (viene por defecto del producto, pero puede
ser cambiado o no), por ciento de descuento, si el producto lleva impuesto o no (por defecto) y el valor del
rengln. Dichos datos se reflejaran inmediatamente en el grid que esta encima de esta seccin.
Como Eliminar rengln (representada por una X roja a la izquierda del rengln en el grid), para esto deber
posicionarse encima del rengln que desee eliminar en el gris y presionar el botn de eliminacin. El sistema
pedir que confirme dicha eliminacin.
Poner comentario al rengln. Se digita en el recuadro llamado Nota cualquier comentario o aclaracin de
cada rengln de la transaccin. En caso de que el documento se imprima, el comentario aparecer impreso
despus de la lnea de detalle.
La ltima seccin de esta pantalla corresponde a los totales de la transaccin registrada: Total bruto, total
descuentos, total Itbis y Total Neto.
*** Los botones al final, son los mismos botones de mantenimiento usados en todas las pantallas (Adicionar,
Grabar, Eliminar, Salir de la pantalla, imprimir documento). Pero adems existen dos botones ms:
Copia de Documento:
Cuando se presionan este botn aparece otra pantalla con las transacciones del cliente y el detalle
de las mismas.
En esta pantalla se presiona el botn copiar, por supuesto despus de seleccionar cual documento desea
copiar, y al retornar a la pantalla de transacciones, notar que ya no tiene que digitar algunos o ninguno de los
renglones necesitados. Esta facilidad que nos ofrece el sistema es muy til y nos ahorra mucho tiempo.

Manual del Sistema

Por ejemplo, para clientes que con frecuencia compran casi siempre lo mismo, slo se tiene que agregar el
nuevo documento, seleccionar el cliente y hacer clic en el botn de copiar documento y seleccionar el que mas
convenga para la ocasin, o tambin se puede copiar de una cotizacin que se desee despachar, etc.

Retener Documento:
Es muy utilizado por ejemplo en supermercados, si por alguna razn no se puede concluir con un
documento que tiene ya muchos renglones digitados, se retiene y se prosigue con otro cliente en lo
que se resuelva el inconveniente.

Existen varios puntos que se deben conocer, como son el hecho que desde esta pantalla o desde la pantalla e
punto de venta, tan pronto se haga clic en el botn de imprimir documento, el programa primero grabar la
transaccin y luego la imprimir. Tambin es importante conocer que, al hacer clic en el botn de eliminar
documento, la transaccin no desaparecer por completo, sino que permanecern en el sistema, pero con
valor cero (0), esto as, si el numerador para este documento es automtico; de lo contrario el documento
desaparecer tambin fsicamente.

Luego de haber adicionado todos los renglones que la transaccin amerite, lo que procede es verificar,
corregir e imprimir el documento.

Manual del Sistema

PUNTO DE VENTA
Esta pantalla es similar a la de transacciones descrita anteriormente. Para agilizar el proceso, esta pantalla
usa hots keys o teclas de funciones, y por lo regular utiliza formato de factura tipo ticket propio de equipos de
puntos de venta. En todo lo dems funciona de manera idntica a la anterior.

ENTRADA Y SALIDA DE EFECTIVO

En esta pantalla se registran los desembolsos y/o entradas de dinero a la caja, Se registra la fecha, forma(s)
de pago(s), monto(s), total, y su respectivo comentario. De esa manera se lleva el control del dinero que
debe haber en caja a la hora de cuadrar.

Manual del Sistema

Fecha del
Cuadre. Por
lo regular el
mismo da
Se tiene
varias
opciones de
formato de
impresin

Slo imprime
resumen
(total) por
documento

CUADRE DE CAJA

En esta pantalla se imprime el

reporte para cuadre de caja para
cada cajero(a) diariamente. El total
del efectivo en este reporte deber
coincidir con el que se encuentre
disponible en caja.

Se tienen
varias
opciones de
formato de
impresin

REIMPRESION DE DOCUMENTOS
Desde esta pantalla podemos reimprimir cualquier documento del mdulo, siempre y cuando nuestro usuario
lo tenga permitido.
Rango de
fecha de la
seleccin

Seleccionar
tipo de doc.
A imprimir

Manual del Sistema

DESCRIPCIN DE REPORTES DE FACTURACIN Y VENTAS

Los reportes que ofrece este sistema es una de sus mayores
fortalezas. Es realmente enorme y variada la informacin que se
puede obtener. Nos limitaremos a explicar algunos de ellos.

Adems de los reportes se tiene disponible el submen de

listados, en el que podemos listar los datos de todos los
mantenimientos del sistema (clientes, vendedores, productos,
ciudades, etc.)

Valor de Ventas:

Genera un listado de las transacciones de venta en el rango de fecha que se tenga en el sistema (por
defecto 1 mes hasta la fecha del da). Dicho reporte podr estar agrupado por dos conceptos diferentes
seleccionados por el usuario.
Tambin se tiene la opcin de poder totalizar anualmente, mensualmente o por documentos segn se
seleccione. Y podr ser impreso resumido o en detalle.
Si se cotejan las transacciones neutrales, imprime un listado de estas (cotizaciones, ordenes de compra,
etc.)

Manual del Sistema

Ventas por Unidades de Productos

Esta opcin del men de reportes permite obtener
reportes muy completos de productos, y agruparlos
por dos conceptos diferentes, segn lo que se
requiera.

Clculo de Comisin Por Ventas:

En esta pantalla podemos
obtener un reporte de clculo
de comisiones por cualquiera
de estos conceptos:
Vendedor,
margen
de
beneficio, rango, producto y
por tcnico.
Se puede tambin seleccionar
que se imprima para un solo
vendedor o varios o para un
determinado
documento
o
todos los de venta.

Reporte de Costo Beneficio:

Genera un listado de los productos con los datos comparativos de costo beneficio en el un rango de fecha
determinado.

Manual del Sistema

Artculos por Fecha de Vencimiento:

Genera un listado de productos con fecha de vencimiento digitada.

Posibilidad de
agrupar por dos
conceptos
diferentes

Listado de Productos:
Datos
descriminitario
s para
seleccin

Opcin de
seleccionar el
orden
deseado

Mltiples formatos de
impresin de datos
seleccionados

Desde esta pantalla se podr imprimir cualquier listado o reporte de productos que se necesite, dependiendo
solamente de los criterios de seleccin, la agrupacin solicitada, el orden deseado, as como otros parmetros
solicitados, siempre y cuando este disponible el formato de impresin adecuado.

Indicadores por Vendedor:

Esta pantalla es en realidad una consulta muy completa con opcin de imprimir, en la que se puede observar el
comportamiento de un determinado vendedor en un rango de fecha especfico.
Entre los datos que se pueden visualizar de cada vendedor estn: Monto vendido, % de comisin obtenido de
estas ventas, etc. Y en resumen se podr observar la cantidad de facturas, el valor de dichas facturas, cantidad de
clientes a los que le vendi y ventas promedio del perodo consultado.

Resumen de Ventas por Producto:

Esta es tambin una consulta como la anteriormente descrita con opcin a impresin y a ser enviada a un archivo
de EXCEL. En esta podemos obtener estadsticas por productos con los datos siguientes: Valor vendido en el
rango de fecha, unidades vendidas, Costo de Productos y Beneficio en ventas y valor comprado.

Manual del Sistema

Transacciones de venta por comprobante fiscal (NCF):

Imprime un listado de documentos por tipo de comprante fiscal.
Tambin puede seleccionar la impresin de los no tienen NCF.

Valor de Ventas por Perodos y Grficos

En esta opcin del men de reportes podremos obtener
un reporte de ventas por perodo (anualmente o
mensualmente) agrupado por el concepto que se
seleccione en la pantalla.
Tambin se obtiene el grfico resultante de los datos
seleccionados.

Manual del Sistema

MENU DE LISTADOS DE VENTAS

En el men de listados de ventas se encuentran

los listados de los mantenimientos del mdulo. Al
seleccionar una de estas opciones (vendedores,
ciudades, etc.) se genera un preview con los datos
correspondientes con opcin a imprimir. En el
caso de los productos y los clientes aparecer una
pantalla de la que podremos seleccionar la forma
en la que deseamos que salga impreso el listado.

Manual del Sistema

Manual del Sistema

CONTENIDO

Registro de Suplidores.

Registro y configuracin de Documentos de Cuentas por Pagar .

Registro y Configuracin de Bancos.

Registro de Balances Iniciales a Suplidores.

Registro de Transacciones de Cuentas por Pagar (Facturas Proveedores, cheques, Notas de Pago,
etc.).

Impresin de Orden de Pago.

Impresin de Cheques.

Re- Impresin de Cheques.

Anulacin de Cheques.

CONSULTAS DEL SISTEMA.

Consulta por Suplidor.

Buscar cheque por beneficiario.

PROCESOS DEL SISTEMA.

Generacin de Pagos Automticos.

REPORTES Y/O LISTADOS.

Manual del Sistema

QUE PODEMOS HACER EN ESTE SISTEMA

Desde este mdulo se podr tener control de todas las deudas contradas por su empresa, es decir, de todas
las transacciones con sus proveedores y/o relacionados, de la manera ms detallada, rpida y eficaz. Dichas
transacciones contemplan: Balances o Cargos Iniciales, Cargos Varios (Facturas Proveedores, Notas de
Dbito...) y Pagos (Recibos, Notas de Crdito...) y cualquier otra que se requiera.

Entre las actividades a realizar en este mdulo estn :



Registrar todas las facturas o compromisos con nuestros suplidores.

Generar automticamente pagos a suplidores por clasificacin.

Imprimir ordenes de pago.

Imprimir cheques (Cualquier concepto, sea suplidor o no).

Cancelar Cheques.

Imprimir o visualizar estados de cuenta de suplidores.

Impresin de Saldo por antigedad de cuentas por pagar.

CARACTERSTICAS GENERALES


Integracin automtica con contabilidad general.

Generacin de pagos automticos por tipo de suplidor a facturas vencidas.

Impresin de cheques individual y por lote.

Consulta de saldo por suplidor a cualquier fecha.

Cancelacin de cheques.

Manual del Sistema

COMO INICIAR EL SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

A. Crear todos los Suplidores con balances pendientes.

(Ver seccin Creacin de Suplidores)
B. Configurar documentos usados en cuentas por Pagar.
(Ver seccin de Registro de Documentos).
C. Registrar Balance Inicial a Suplidores.
(Ver seccin de Registro de balances Iniciales y/o registro de transacciones cxp.)
D. Validar los datos digitados mediante los reportes del sistema.
1-) Listado de Transacciones (\Reportes / Listado \ listado de transacciones)
2-) Anlisis de saldo(\Reportes / Listados \ saldo por facturas)

*** UNA VEZ REALIZADOS ESTOS PROCESOS, SLO SER NECESARIO DAR MANTENIMIENTO DE MANERA REGULAR,
ESTABLECER PROCEDIMIENTOS QUE GARANTICEN LA CALIDAD DE LOS DATOS A DIGITAR, Y REGISTRO DE FACTURAS,
NOTAS DE DEBITO, CHEQUES Y NOTAS DE CRDITOS PARA CADA SUPLIDOR SEGN SEA NECESARIO.

Manual del Sistema

MANTENIMIENTOS DEL SISTEMA

REGISTRO DE SUPLIDORES
Esta es la primera actividad a realizar en el sistema de cuentas por pagar. Aqu adems de crear, se le dar
mantenimiento (Modificacin y Eliminacin) a los proveedores o suplidores de la empresa.
La pantalla de mantenimiento de suplidores es la misma pantalla que la de cliente, por lo que muchos de los
datos en ella no aplican para los suplidores. Los clientes se diferenciarn de los suplidores por el tipo de
relacin que le asignemos. Esto es as debido a que algunos suplidores podran eventualmente, ser tambin
clientes y no tendramos que duplicar informacin.

Clasificacin de sus
Suplidores.

Grupo empresarial
al que pertenece el
suplidor

Se asigna la moneda
en que se registrarn
transacciones a este
suplidor

Datos aplican slo

para clientes

Tipo de gasto de la
factura (compra)

En el tab o pestaa Datos Cobros automticos/ CG, slo se utilizarn los campos para asignacin de cuentas
contables en caso de que se necesiten configurar, los dems datos aplican slo para los clientes.

Manual del Sistema

TIPOS DE RELACIONADOS (SUPLIDORES/CLIENTES)

En esta pantalla se crean y da mantenimiento a los diferentes tipos de suplidores/clientes, segn desee la
empresa clasificarlos segn sus necesidades , como por ejemplo por tipo de descuento que se le quiera
asignar a una clasificacin en particular, etc.
Si la clasificacin est
libre de impuesto.

% de Descuento para
esta clasificacin.
Aplica para Clientes.

Cuentas contables
para asiento
automtico.

MANTENIMENTO DE BANCOS
En esta pantalla se crean y da mantenimiento a los diferentes Bancos, o mejor dicho, las Cuentas con cada
Banco con el que la empresa tenga relacin. Con los Bancos registrados se permitir la impresin de los
cheques desde el sistema y se podr conciliar cada cuenta desde el mdulo de Contabilidad General.
No.Cuenta en
Catlogo para esta
cuenta Bancaria
No. De Cuenta
asignado por
institucin Bancaria

Nombre del
Formato del
Cheque
p/impresin desde
el sistema.
Si no est cotejado, no se
permitir el registro de
transacciones a este Banco

Manual del Sistema

TRANSACIONES DE CUENTAS POR PAGAR

PANTALLA REGISTRO DE DOCUMENTOS (TRANSACCIONES CXP)
La pantalla de Registro de Transacciones es la primera opcin del sub.-men "Transacciones". Es en esta
donde se registrarn todos los movimientos de proveedores de productos o servicios a la empresa: Facturas
por pagar, Compras, cheques, ordenes de pago y/o cheques, etc.
Si el proveedor
Todas las
Facturas
Pendientes
Del suplidor

Seleccin del
Documento a
registrar

Si el Doc. Es una
compra aparecer el
campo para registro
del NCF de Prods. o
servicios)

tiene el RNC
registrado
aparecer
Automticamente,
de Lo contrario
tendr que
digitarlo

Aplicacin
Automtica del
Monto total del
Documento

Aplicacin
Rengln por
Rengln

Si va a registrar un
documento de origen
Debito (Pago) Se habilitan
las funciones de
Distribucin de pago para
la aplicacin

Balance pendiente
por aplicar del
pago

Este botn desaplica

el pago y se queda
pendiente de aplicar.

Manual del Sistema

REGISTRO DE TRANSACCIONES CXP

En esta parte de la pantalla aparecern todas las facturas pendientes a este suplidor.
Como se puede observar, slo existe una pantalla para el registro de las transacciones en Cuentas por Pagar
(al igual que en todos los mdulos), en la que se puede registrar tanto las compras como los pagos a estas.
Si el origen de dicho documento es crdito, o sea, que lo que se registra es una compra, esta segunda parte
de la pantalla estar deshabilitada (ver grafica de arriba) . Si el origen del documento es dbito, al grabar la
transaccin sin seleccionar cual factura se desea pagar, se le aplicar automticamente a la(s) factura(s) ms
antigua(s) con balance mayor que cero
Si el pago a registrar es a un suplidor con deudas registradas, el sistema generar el concepto
Automticamente, de lo contrario habr que especificarse y se deber usar el cdigo genrico 00000 de
suplidor, para pago a servicios o facturas no registradas.

Manual del Sistema

CONSULTA SUPLIDOR
Presenta todos los
Cargos y facturas
del Suplidor.

Datos Del
Suplidor.

Pagos hechos a
los suplidores a la
fecha.

Facturas Pendientes
Por el tipo de
moneda.

Presenta e imprime
un Estado de cuenta
Por factura del
Suplidor.

Presenta e imprime un
estado de cuenta
corriente (en un rango
de fecha) del suplidor.

En sta pantalla se puede consultar todo lo referente a un suplidor desde los datos generales, siguiendo con
todo lo que le hemos comprado, lo que le debemos, lo que hemos pagado, etc.
Las informaciones que presenta esta pantalla, no slo es referente a los suplidores, sino que, si el suplidor es
tambin cliente, vamos a poder consultar todo lo que le hemos vendido y cobrado.

Manual del Sistema

CONSULTA DE CUENTAS POR PAGAR

La pantalla de consulta de Cuentas por Pagar se compone de diferentes Tab. o pantallas con informaciones
de los suplidores. De izquierda a derecha en la grfica anterior, son los siguientes:

- Facturas / Cargos - Todas las facturas o cargos del suplidor (todas las compras registradas).
- Recibos y Pagos (Clientes).
- Informacin General - Todos los datos del Suplidor localizado.
- Compras/ Ventas (Al suplidor/del Cliente)
- Productos comprados
- Precios por artculo comprado.
- Cheques / Pagos - Todos los pagos realizados a ese suplidor.
- Movimientos por productos comprados.
- Facturas Pendientes - Slo facturas pendientes de pago a ese proveedor.
- Ver documento - Permite visualizar el registro de un documento en particular.
- Recibos Pendientes - Permite ver crditos por aplicar o pagos por adelantado a ese suplidor.

Desde esta pantalla tambin se podrn imprimir los estados de cuenta (por factura y corriente) del
proveedor.

Manual del Sistema

REPORTES Y LISTADOS DEL SISTEMA

El mdulo de Cuenta por Pagar podemos encontrar
todos los Reportes y/o listados que una empresa
puede necesitar para tener Control del monto
adeudado a cada uno de sus suplidores y a Cuanto
asciende en general, su cuenta por pagar.

Las pantallas de reportes son todas muy parecidas,

utilizan las Mismas formas de seleccionar la
informacin que se desea Imprimir. (Ver seccin de
Pantallas de Reportes estndares del Sistema).

LISTADO DE TRANSACIONES

Esta opcin puede ser usada para validar las transacciones diarias del mdulo de Cuentas por Pagar.
Genera un reporte de la(s) transaccin(es) o documento(s) seleccionadas, agrupadas por uno de los
conceptos presentados. Se puede imprimir totalizado por da, mensualmente o anualmente. Y tambin en
detalle (todas las transacciones) o slo el resumen (por lo regular por documento o tipo de transaccin).
Al hacer la seleccin de los datos que se necesitan y oprimir el botn aceptar, el reporte se imprime por
pantalla, luego se decide si se desea enviar a la impresora.
Para ms informacin sobre como seleccionar los datos en esta pantalla, ver tpicos generales del sistema.

Manual del Sistema

IMPRESIN DE CHEQUES
Se pueden filtrar los
cheques por Rango
Numrico o de fecha.

Seleccione el banco
del que desea
consultar cheques

Cotejar cheque a
imprimir

Cuando seleccin este

hecha, oprima este
botn para visualizar

Marca todos los

cheques de la
seleccin

Esta opcin de impresin de cheques le permitir consultar e imprimir todos los cheques de un banco
determinado, en el rango de fecha que usted le suministre al sistema. Esta pantalla est compuesta por dos
formas de bsqueda, la primera, presenta bsqueda por fecha y la otra, impresin de cheques por nmero.
Esta le permite imprimir todos los cheques de una misma fecha y de un mismo banco desde y hasta un
nmero determinado, es decir, usted proporciona un rango de nmeros a imprimir. Se debe aclarar que lo que
se visualizar en esta pantalla son las rdenes de pago pendientes de impresin, que luego se convertirn en
cheques al ser impresos.

Manual del Sistema

REIMPRESION DE DOCUMENTOS CXP

Seleccin del
tipo de Doc. A
imprimir
Documentos
seleccionados

Cuando seleccin este

hecha, oprima este
botn para visualizar

Imprime todos
los documentos
de la seleccin

Marca todos los

documentos de
la seleccin

Esta pantalla permite la reimpresin de documentos de Cuentas por Pagar, estos son los cheques, notas u
ordenes de pago, etc. La visualizacin y posterior impresin puede ser hecha por nmero o fecha.

DEBITO Y CREDITO DE CUENTAS POR PAGAR

MOVIMIENTOS POR SUPLIDOR
En esta pantalla obtienes un listado de todos los
movimiento de un suplidor en un un rango de fecha
especfico, por proveedor y documento.
Se puede seleccionar uno o varios proveedores y uno
o varios documentos. Al no seleccionar se tiene por
default todos.

Manual del Sistema

DIARIO GENERAL DE COMPRAS

Presenta un listado de todas las compras de bienes y servicios que ha realizado la empresa en un rango de
fecha determinado (mensual).
Desde esta opcin se imprime y genera el archivo (606) que se enva todos los meses a la direccin de
impuestos internos (DGII), tambin se genera el archivo anual de compras. El monto total de las transacciones
al ser enviado, es reconocido por la DGII como gastos del mes.

ESTADO DE CUENTA POR SUPLIDOR

Desde esta opcin de reporte se puede imprimir 4
formatos de Estados de cuenta de los Suplidores.
1-) Factura Pendiente (Slo facturas pendientes).
2-) Estado de Cuenta Corriente (rango de fecha)
3-) Estado de cuenta Histrico
movimientos registrados del suplidor) y

(todos

los

4-) Por grupo Empresarial (Para varios suplidores

que pertenecen a un mismo grupo empresarial)
Se tiene la opcin de imprimir 1 Estado de un
Suplidor, un rango de suplidores o seleccionar
varios al azar.

Manual del Sistema

SALDO POR ANTIGUEDAD

Intervalo de
das para
presentacin en
reporte.
Fecha de corte

Posibilidad de
agrupamientos
de los datos.

Genera un listado de todas las facturas pendientes de pago a cada uno de los suplidores de la empresa por
tipo de documento a la fecha (puede ser digitada). Presenta slo las facturas pendientes a la Fecha del corte.
El intervalo se refiere a la distribucin de la deuda en rangos de das: 1-15 , 15-30, 1-30, 30-60, etc.

CHEQUES DEL DIA

Imprime un listado de todos los cheques

impresos en un rango de fecha especfico,
de un banco o centro de costo determinado.

Manual del Sistema

CHEQUES PENDIENTES DE ENTREGA

En esta pantalla consultamos los cheques que han sido impresos desde el sistema y que no han sido
entregados al beneficiario. Tan pronto se entregue se debe localizar en esta pantalla el cheque entregado y
cotejar en la ltima casilla para que no siga apareciendo como pendiente de entrega.
Cotejar cuando
cheque sea
entregado

Manual del Sistema

LISTADOS
LISTADO DE SUPLIDORES / CLIENTES
Posibles Filtros
de Clientes/
Suplidores

Permite agrupar
por dos conceptos
diferentes

Diferentes
formatos de
impresion

En este listado podremos visualizar todos los clientes y/o suplidores gracias a diferentes opciones de
agrupamiento y filtros, los cuales se imprimirn en el formato deseado por el usuario segn sus necesidades.

Manual del Sistema

PROCESOS DEL SISTEMA

GENERACION AUTOMATICA DE PAGOS A DOCUMENTOS PENDIENTES
Fecha de
corte

Permite filtrar por

Proveedor, Pagos Fijos
(recurrentes) o a ambos.

Moneda en la
que se
generar el
pago.
Recuerde que
el sistema es
multi-moneda

Posibles
selecciones

Genera pagos
automticamente a
suplidores seleccionados

Cotejar para generar

orden de pago a
suplidores seleccionados

Desde esta pantalla se puede generar los pago automticamente a facturas vencidas (segn das de crdito)
para cada uno de los suplidores seleccionados. Esto nos evita el tener que digitar la orden de pago o cheque
a cada uno de estos suplidores.

Manual del Sistema

ANULACION/ CANCELACION DE CHEQUES Y ORDENES DE PAGO

Seleccin de
datos a
visualizar

Seleccin del
documento a
visualizar

Desde esta pantalla se pueden eliminar o anular pagos a suplidores. Primero se filtran y visualizan para
confirmar que efectivamente lo queremos eliminar, luego se presiona el botn de Borrar/Anular.

Manual del Sistema

PAGO ELECTRONICO A SUPLIDORES

Listado de
Proveedores a los que
se le realizar el pago.

No. Cuenta
Bancaria de
la empresa

No. Afiliacin a entidad

bancaria para fines de pago
automtico

Permite la
generacin
del pago a
Suplidores en
el sistema

Esta opcin le permite generar un archivo con los datos de los suplidores a los que desea realizar el pago de
manera automtica, el cual deber enviarse al banco para la correcta verificacin.
Antes de poder hacerlo, deber suscribirse a una entidad bancaria que pueda brindarle el servicio y hacer las
verificaciones y depuraciones correspondientes.

Manual del Sistema

BUSQUEDA DE CHEQUE POR BENEFICIARIO

Esta consulta le permite localizar los cheques realizados a Beneficiario especfico en el rango de fecha
determinado.
Esta pantalla nos ayuda a aclarar dudas relacionadas a pagos a suplidores y/o relacionados en general.