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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL
Facultad de Ingeniera Martima y Ciencias del Mar
"CENTRO DE CONVENCIONES PARA UN HOTEL"
TESIS DE GRADO
Previa la obtencin del Ttulo de:
LICENCIADO EN TURISMO
Presentada por:
ZULEMA ALCIVAR CORONEL

JOHANNA CAMPAA BRIONES
MlRlAM CHOEZ ORTEGA
JOHNY ORTEGA PINEDA
1 999
TRIBUNAL DE GRADUACION
DIRECTOR d TESIS
DEL TRIBUNAL
DECLARACION EXPRESA
La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, nos

corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la
misma a la
ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL
LITORAL
(Reglamento de Exmenes y Ttulos Profesionales de la ESPOL)
Zulema Alcvar C.
Q u h @ b &.-.u Johanna Campaha B.
Miriam Chez O.
Johny Ortega P.
AGFWDECIM IENTO
Lic. Klber Loor Director de Tesis, Sr. Jos Miguel Uruuela,

Econ. Jaime Freire, Arq. Alfredo Enderica, Ing. Jos Chang,
Sr. Joseph Garzozi, Ing. Mnica E. Vargas C., Econ. Damin
Rendn, Lic. Hctor Eguez, Ing. Miguel Coronel, Sr. Luis
Rodrguez,Dr. Juan de Dios Morales y a quienes nuestra
memoria en este momento traicione.
DEDICATORIA
DIOS,
A NUESTROS PADRES,
HERMANOS
Y AMIGOS
POR SER SIEMPRE INCONDICIONALES !!!!
INDICE GENERAL
CENTRO DE CONVENCIONES PARA UN HOTEL
1
Introduccin
1.
CENTROS DE CONVENCIONES
1.1. Antecedentes de su creacin
1.2. Definicin y Caractersticas
12
12
13
14
14
16
17
18
1.2.1. Tipos de Salas de Reuniones [Caractersticas]

Auditorio
1.2.1.1.
1.2.1.2.
Anfiteatro
1.2.1.3.
Saln de Conferencias Multi-uso
1.2.1.4.
Salas de Conferencias
1.2.1.5.
Breakout Rooms
1.2.1.6.
Boardroom
1.2.1.7.
Ballroom
1.3. Importancia socio-econmica
2.
CENTROS DE CONVENCIONESENAMRICA
2.1. Tipos de Centros de Conferencias (Planos)
19
24
28
2.1.1.
Centro Ejecutivo
28
2.1.2.
Resort
30
2.1.3.
Corporativo
30
2.1.4.
De Universidad
31
2.1.5.
No Residencial
31
2.1.6.
Sin Fines de Lucro
32
2.2. ANALISIS DE LA PARTE OPERATIVA

2.2.1.
36
Tipos de Montaje
2.3. Anlisis de la Organizacin y de la Administracin

2.3.1.
33
41
Descripcin de las funciones principales de las reas relacionadas con la operacin de
un centro de Convenciones
2.4. Programacin de las Actividades
43
46
3.
CENTRO DE CONVENCIONES DEL HOTEL ESCUELA ESPOL
49
3.1. Descripcin del Centro de Convenciones (Plano)
49
3.2. Anlisis FODA
52
3.2.1.
Fortalezas
52
3.2.2.
Oportunidades
53
3.2.3.
Debilidades
54
3.2.4.
Amenazas
55
3.3. Descripcin de facilidades y equipamiento que deber ofrecer.
56
3.3.1.
Area para Facilidades Pblicas
56
3.3.2.
Area de Conferencias
59
3.3.3.
Tecnologa
60
3.3.4.
Sistemas de control
61
3.3.4.1.
Sistema de Teleconferencias Satelital
64
3.3.4.2.
Sistemas de proyeccin
64
3.3.4.3.
Sistemas de audio
66
3.3.4.4.
Equipos Audiovisuales
67
3.3.4.5.
Mobiliario
69
3.4. Propuesta para la Organizacin y Administracin del Centro de Convenciones

86
3.4.1.
Etapa de organizacin
90
3.4.1.1.
Coordinacin y Organizacin de Eventos
92
3.4.1.2.
Departamento de Alimentos & Bebidas
94
3.4.1.3.
Departamento de Administracin & Finanzas
95
3.4.1.4.
Departamento de Marketing
96
3.4.2.
Etapa de Integracin
96
3.4.3.
Etapa de la Direccin
98
3.4.4.
Etapa de Control
99
3.5. Propuesta de un Plan de Marketing para el C.C.
100
3.5.1.
Anlisis de la Situacin
101
3.5.2.
Objetivos del Marketing
103
3.5.3.
Ventaja Diferencial
105
3.5.3.1.
Segmentacin del Mercado
106
3.5.4.
Mercados Meta
112
4.
3.5.5.
Mezcla de Marketing (Marketing Mix)
114
3.5.5.1.
Producto
114
3.5.5.2.
Canales de Distribucin
117
3.5 S.3.
Precio
117
3.5.5.4.
Promocin
118
ANALISIS DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
122
4.1. Anlisis de la Demanda
124
4.2. Anlisis de la Oferta (Mercado local y nacional)
129
4.3. Anlisis del Punto de Equilibrio
134
4.4. Impacto socio-econmico del C.C. para la ciudad y el Hotel-Escuela
164
4.5. Beneficios del C.C. para el Hotel-Escuela y la Ciudad
171
4.5.1.
Hotel- Escuela
171
4.5.2.
Para la ciudad
172
CONCLUSIONES
173
RECOMENDACIONES
175
PLANOS DEL CENTRO DE CONVENCIONES ESPOL [3 A 91
178
ANEXOS
186
BIBLIOGRAFIA
216
GLOSARIO
219
INDICE DE FIGURAS
Fig. #
Descripcin
Pgina
Sala de Reunin Tipo Auditorio
12
Sala Tipo Anfiteatro
13
Sala de Conferencia en U
15
Sala de Conferencia tipo Escuela
15
Break-out room
16
Boardroom
17
Ballroom
18
Lobby de un Centro de Convenciones
57
Cabinas Telefnicas
58
10
Podium con Control
62
11
Proyeccin Frontal
65
12
Sistema almbrico
78
INDICE DE TABLAS
Tabla #
Descripcin
Pgina
Oferta Internacional
26
Tipos de Centros
27
Comparativo de Precios Oferta Nacional
133
Cronograma de Tiempos de Construccin
138
Estructura del Crdito construccin del C.C.
139
Amortizacin de Prstamo
140
Proyeccin de Alquiler de Salones
141
Presupuestos de Ventas
142
Parmetros Costos de Operacin
145
10
Estado Costos de Operacin
146
11
Flujo de Caja
149
12
Estado de Resultados
152
13
Nmina del Personal del C.C.
155
14
Determinacin de Costos Fijos y Variables
156
15
Punto de Equilibrio
159
INDICE DE ANEXOS
Anexo #
Descripcin
Pgina
Acuerdo Ministerial
186
Bur de Convenciones
187
Formato Cotizacin de Eventos
194
Formato Orden de Evento e instructivo
195
Smbolos para Diagrama de Montajes
197
Diagrama de Montajes
198
Instructivo de Montaje
199
Organigrama General del C.C. de Acapulco
200
Organigrama de Eventos bajo Ventas y/o A & B
20 1
10
C.C. de Acapulco: Relacin de Eventos 1 998 y

Cartagena 1 999
202
204
11
Organigrama C.C. ESPOL- Peas
206
12 a 2 0
Fichas Hoteles Oferta Nacional
207-215
INDICE DE PLANOS
Descripcin
Pgina
Centro de Conferencia Tipo Ejecutivo
29
Centro de Conferencia No Residencial
32
C.C. ESPOL - Peas: [frontal - P.B.]
178
ESPOL -Peas: Primer piso
179
ESPOL -Peas: Segundo piso
180
ESPOL -Peas: Tercer piso
181
ESPOL -Peas: Cuarto piso
182
ESPOL- Peas: Quinto piso
183
ESPOL -Peas: Sexto piso
184
Resu men
Un Centro de Convenciones es un edificio especialmente diseado para
llevar a cabo reuniones de tipo educativo, cultural, comercial y de negocios.
Estas empresas resultaron como producto del desarrollo del turismo de
congresos, actividad que fue adquiriendo importancia, debido al positivo
impacto social y econmico que ha producido en los pases que tomaron la
iniciativa. Europa y Estados Unidos fueron los pioneros a partir de los aos
50 y alrededor de los 70 se inici Amrica Latina, siendo actualmente los
mercados ms fuertes: Mxico, Cuba, Argentina, Chile y Brasil.
El conjunto de salas que tiene un Centro de Convenciones mantiene como

parmetros de diseo ciertas caractersticas y estndares internacionales
con el fin de satisfacer las exigencias de calidad de la demanda.
este tipo de edificaciones
Aunque
puedan denominarse como: Palacios de
Congresos, Centros de Convenciones o Centros de Conferencias, el objetivo

es el mismo y la diferencia radica en el tamao y caractersticas de las
instalaciones. Su forma de administracin y operacin bsicamente es igual,
salvo algunas diferencias de forma, mas que de fondo con los Centros de
Convenciones dentro de un Hotel.
ii
Debido a que la informacin fue restringida y en muchos casos negada, el

resultado de esta investigacin es producto del anlisis
similares, mediante la comparacin entre
de servicios
los datos obtenidos en la
investigacin de campo y las fuentes bibliogrficas. Se utiliz como producto

sustituto hoteles y pequeas salas de conferencias, ya que en nuestro pas
no existen verdaderos Centros de Convenciones y los de la oferta
internacional estaban fuera del alcance de la investigacin, en cuanto a los
aspectos administrativos y operativos.
Con el anhelo de motivar a su lectura completa, ponemos a su consideracin

el resumen de la investigacin que se desarrolla en cuatro captulos:
El primero comprende aspectos generales acerca de los Centros de

Convenciones. El fin es dar a conocer cmo y por qu surgieron, cules son
sus caractersticas y la importancia socio - econmica que representan.
En el segundo captulo, se da a conocer cules son las caractersticas de las

instalaciones de los Centros de Convenciones Internacionales, con qu
tecnologa cuentan, cmo operan, cmo estn organizados y qu tipos de
eventos conforman su mercado.
El tercer captulo, describe el Centro de Convenciones del Hotel Escuela,

muestra el plano, las facilidades y equipamiento que deber ofrecer de
iii
acuerdo a estndares internacionales y plantea las propuestas para su

administracin y el plan de marketing.
Finalmente, el cuarto captulo comprende un anlisis de la demanda, oferta

nacional (tomando como
producto sustituto a los Hoteles) y bajo los
parmetros actuales establece el punto de equilibrio o punto muerto, pero

obtenerlo no es tan til como se cree, no as el anlisis que se debe hacer
para llegar a l.
El presente trabajo se realiz con la finalidad de dar a conocer la situacin

actual de los
beneficios
Centros de Convenciones en el Pas,
la importancia y
del mercado de congresos y convenciones para el sector
turstico, y las caractersticas del servicio que brinda la oferta internacional.
El estudio econmico- financiero se realiz bajo los parmetros actuales, el

resultado del anlisis del punto de equilibrio es dinmico, convirtindolo en
un modelo de sensibilidad que se adapte con facilidad a los cambios que se
pudieran dar en las variables permitiendo el ajuste al entorno econmico del
momento.
Para realizar un proyecto de esta magnitud se requiere de un equipo

multidisciplinario, ya que por ser un tema tan amplio cada captulo debe ser
objeto de una profunda investigacin. Debido a esto, el objetivo principal de
los aspectos contenidos en los cuatro captulos, es servir como marco de

desarrollo para el proyecto de la Espol y como una base de informacin para
la
investigacin
del
funcionamiento
de
este
tipo
de
empresas,
comprendiendo as un anlisis ms cualitativo que cuantitativo.
La metodologa utilizada en el desarrollo del tema fue de tipo bibliogrfico y

de campo. Se utiliz herramientas de investigacin como Internet, consultas
a profesionales de diferentes ramas, solicitudes de informacin a

Organismos
Gubernamentales y ONGs,
Instituciones nacionales e
internacionaks (a travs de la Espol) y un estudio exploratorio para el

anlisis de #ademanda.
n la recopilacin de la inform in, nos en ontramo con I ob tcul de

que no existe suficiente material correspondiente a este tema en nuestro
pas. La bibliografa no es muy extensa, por lo tanto para analizar su forma
de organizacin y operacin se realiz comparaciones con los hoteles. En la
investigacin de campo, la obtencin de los datos ms importantes no fue
posible debido a que se consideran de carcter confidencial.
Antecedentes
El programa de Licenciatura en Turismo de la Espol, a partir de su creacin

en el ao 95, ha buscado mejores formas de consolidar las bases para la
formacin acadmica de sus estudiantes. Esto motiv a la Institucin a
considerar la posibilidad de crear el primer Hotel - Escuela del pas para la
formacin de profesionales en Turismo y Hotelera.
Gracias a la colaboracin de profesores y estudiantes de la primera

promocin, se realiz un estudio para elaborar el anteproyecto, el cual
inicialmente solo contemplaba la construccin del Hotel - Escuela. A medida
que la idea fue desarrollndose, se realizaron varios cambios a la propuesta
original y fue entonces cuando surgi la idea de sumar al proyecto, un
Centro de Convenciones, aprovechando la oportunidad que representa el
Acuerdo Ministerial (Anexo # 1) que declara a Guayaquil como sede propicia
para eventos de carcter internacional.
Debido- 2 que el estudio inicial solo se bas en el Hotel
- Escuela, no se
realiz ninguna investigacin del Centro de Convenciones, por lo tanto se

hizo necesaria la elaboracin de un trabajo que sirviera de apoyo.
Centro
de Convenciones para un Hotel es un tpico que surgi a partir de esta

necesidad como una contribucin al desarrollo del proyecto y adicionalmente
como Un aporte a la escasa informacin bibliogrfica que existe referente a

este tema.
Actualmente, con el Acuerdo Ministerial y el establecimiento del Bur de

Convenciones como antecedentes, se estn creando las condiciones
propicias para el desarrollo del proyecto porque el verdadero valor
importancia radica en los beneficios sociales y econmicos que representa

para el pas y la ciudad. La construccin de un Centro de Convenciones es
muy costosa por lo que generalmente se debe conseguir apoyo y
financiamiento de los sectores pblico y privado.
La actual crisis econmica, poltica, social y jurdica, pudieran convertirse

en las principales amenazas para llevar a cabo el proyecto y probablemente
no sea el momento adecuado para ponerlo en marcha. Sin embargo,
minimizar sus fortalezas sera seguir redundando en el mismo error de
hablar acerca del potencial turstico que tiene Ecuador, en lugar de actuar
para desarrollarlo. Si el turismo de congresos, deja mayores divisas al
Estado, impulsa al turismo de descanso, y por ende crea plazas de trabajo,
por qu no involucrar a la ciudadana y al sector turstico para hacer ms
favorables a las condiciones actuales.
CAPITULO 1
CENTROS DE CONVENCIONES
1.1. Antecedentes de su creacin
Tomas Cook, el ingls que marc un hito muy importante en el

desarrollo de las empresas tursticas, es tambien el pionero del
turismo de Congresos y Convenciones.
En el ao 1841
aprovechando la organizacin de una importante convencin de

abstemios dirigi el desplazamiento de 500 participantes, desde
Leicester a Loughborough, el cual marc el inicio oficial del negocio
de los viajes en grandes grupos.
Entre los factores que contribuyeron al desarrollo del turismo de

congresos y convenciones estn los siguientes:
Desarrollo tecnolgico de los medios de transportacin
Crecimiento de los negocios internacionales
Inters por obtener niveles educativos ms altos
Incremento del ingreso real per - capita
Incremento en el nmero de profesionales de turismo, con

mayores conocimientos del mercado.
Deseo por mantener el trabajo y el placer (actividades tursticas

que involucran los eventos de este tipo) en una misma lnea.
Crecimiento de las corporaciones multinacionales y empresas con

representacin en diferentes ciudades.
Necesidad por mantenerse actualizado en las diferentes ramas

profesionales.
Inters de los gobiernos y otras organizaciones pblicas o

privadas por desarrollar el turismo de congresos.
El incremento de las oportunidades del mercado y los beneficios que

produce el negocio de los encuentros internacionales origin los
siguientes resultados:
Promocin dirigida al exterior, a travs del establecimiento de

oficinas de venta y bur de convenciones.
Provisin de una amplia variedad de servicios y asistencia para

organizacin de congresos.
Autogeneracin de eventos, a travs de la planificacin de

reuniones.
Desarrollo del mercado cooperativo, es decir apoyo de las

empresas tursticas para impulsar esta actividad.
Construccin de nuevos centros de convenciones, auditorios,

salas de eventos y exhibiciones ms grandes y sofisticados, al
igual que remodelaciones en las instalaciones de los hoteles.
La importancia de las instalaciones para este tipo de eventos

comienza a ser reconocida a mediados del siglo XX en Europa,
cuando se fundaron los Palacios de Congresos y Convenciones, los
cuales se unen para defender intereses comunes, dando origen a los
centros nacionales y posteriormente la Federation Europene des
Villes des Congrs.
La primera ola de construccin de centros de convenciones entre

1950 y 1970 tuvo lugar en ciudades como: Copenhague, Bruselas,
Berln, Helsinki, Nairobi, Sel, Belgrado, La Habana, Caracas, entre

otros.
El nmero de centros de convenciones fue acrecentndose en todo

el mundo surgiendo la necesidad de agruparse con el fin de
intercambiar
criterios,
estudiar
problemas
administrativos
establecer estndares de calidad. Esto dio origen a agrupaciones

como: la Asociacin Internacional de Palacios de Convenciones
(AIPC) con sede en Cannes - Francia y la Asociacin Internacional
de centros de Conferencias ICCA en Estados Unidos.
1.2. Definicin y Caractersticas
Los
Congresos,
Convenciones,
Simposios
Conferencias
constituyen actividades importantes para el turismo mundial, debido

a las divisas que genera para la sede de la reunin, incluso hasta
despus de concluido el evento, cuando los participantes deciden
regresar a ese lugar debido a sus atractivos y a la hospitalidad
recibida.
Cualquiera que fuere el tipo de reunin a realizarse, requiere de un

lugar que cuente con las facilidades necesarias para llevarse a
cabo, las cuales generalmente las poseen los salones de eventos de
un hotel, por este motivo
dentro de sus instalaciones
denominado a esta rea Centro de Convenciones.
han
Con los avances tecnolgicos de hoy en da, un Centro de

Convenciones debe
estar
en
capacidad de
satisfacer
las
necesidades del mercado de congresos, el cual requiere de una

variedad de equipos que a su vez tambin necesitan en ocasiones
de cierto
tipo de distribucin de espacio, con caractersticas
especficas para llevar a cabo sus reuniones con xito.
Este hecho, da como resultado
que los hoteles no estn en
capacidad de satisfacer totalmente a este tipo de demanda, ya que

muchos de sus salones son ms bien multifuncionales, con el fin
de poder cubrir mayor variedad de eventos en especial de tipo social
y por tanto deben adaptarse a continuos cambios. Esta variacin
constante
no les permite tener todos los tipos de salas que
normalmente tiene un lugar de reuniones especializado en eventos

de tipo cultural, cientfico o de negocios.
Para definir lo que es un Centro de Convenciones, primero se debe

mencionar que aunque el trmino se mantiene para algunos pases
de Amrica,
tambin
tiene otras denominaciones,
ya que en
Espaa se le llama Palacios de Convenciones y en Estados Unidos,

Centros de Conferencias.
10
La diferencia entre los nombres que se les asigna se basa en la

edificacin que utiliza para este fin, puesto que cuando se habla de
Centros de Convenciones, se debe aclarar si stos operan en un
edificio totalmente independiente o forman parte de las instalaciones
de un Hotel, lo cual no sucede con los Palacios de Convenciones ya
que la misma denominacin deja implcito principalmente que es un
edificio
de
caractersticas especiales
por tanto
funciona
independientemente de un hotel; mientras que los Centros de

Conferencias estn construidos para satisfacer la demanda de
grupos ms pequeos.
Sea cual fuere su denominacin, un Centro de Convenciones es un

conjunto de salas diseadas especialmente para proveer un
ambiente ms efectivo en los diferentes tipos de reuniones. Deben
estar amobladas confortablemente y contar con todas las facilidades
y equipos que se requiere en las reuniones de alto nivel de
ejecutivos y profesionales, muchos hasta incluyen un rea para
exhibiciones y exposiciones de tal manera que se brinde un servicio
- completo en el caso de que algn evento requiera de este espacio.
Cuando un Centro de Convenciones se encuentra dentro de un

Hotel, tiene
facilidad para ofrecer habitaciones, restaurantes e
11
instalaciones para actividades recreativas y deportivas. Por este

motivo, aquellos que operan en edificaciones independientes
diseadas especialmente para este fin, tambin han incluido ests
reas en la construccin de sus instalaciones, para satisfacer la
demanda que prefiere comprar el paquete completo.
Un Centro de Convenciones tambin debe tener facilidades para

funcionar como teatro o centro cultural con auditorios para discursos,
conferencias, disertaciones, presentaciones artsticas e incluso son
utilizados para la realizacin de eventos sociales.
En general, los requerimientos y caractersticas de los Centros de

Convenciones se pueden resumir as:
Salas de Reuniones especializadas
Area para exhibiciones
Centro ejecutivo (Business Center)
Enfermera
Bar y Restaurante
Areas de recreacin
Agencias de Viajes
Correos
Tiendas
Facilidad de parqueos, entre otras.
12
1.2.1.
Tipos de Salas de Reuniones [Caractersticas]
El rea destinada para celebrar los diferentes tipos de reuniones
puede variar de acuerdo con cada Centro de Convenciones, aunque

el tipo de salas con las que deben contar son las mismas,
exceptuando a los hoteles, que tienen salones que sirven para
-diferentes tipos de eventos.
1.2.1.1. Auditorio
Figura # 1 Tipo Auditorio
La caracterstica principal que marca la diferencia entre un auditorio

y los otros tipos de salas es su piso en forma de escalera o en
pendiente. Se utiliza para varios tipos de reuniones,
incluye un
escenario y una pantalla central en el frente para proyecciones,
13
puede incluir adicionalmente balcones con butacas. Su capacidad

va desde 150 hasta 1000 personas, el requerimiento de espacio es
de 1,l metros cuadrados por asiento, excluyendo los pasillos,
escenario y una pequea sala de proyeccin.
1.2.1 2. Anfiteatro
Figura # 2 Tipo Anfiteatro
El anfiteatro es una sala con gradas con cota negativa, las cuales
estn usualmente ubicadas formando una curva que enfoca el sitio
principal donde se ubica el orador (forma de herradura), lo que
permite un mejor contacto visual entre los asistentes.
Est caracterizado porque pueden contar tanto con un sistema de

proyeccin frontal como posterior. La capacidad de estas salas en
los centros universitarios est limitada entre 40 y 60 personas
14
(dependiendo de los objetivos) y entre 90 y 125 en centros de

conferencias ejecutivos. El rea total requiere de 2,3 metros
cuadrados por asiento.
1.2.1 3. Saln de Conferencias Multi-uso
Este es un saln grande, al que se pueden adaptar paredes

divisorias y tiene una capacidad de
200
a 500 personas. Las
caractersticas de este saln pueden variar mucho, dependiendo del

tipo del centro de conferencias. Requiere de 1,5 a 2,2 metros
cuadrados por asiento en montaje tipo auditorio y tipo escuela.
1.2.1.4. Salas de Conferencias
Las salas ms grandes usualmente son utilizadas para eventos que

requieran un montaje tipo teatro o tipo escuela. Debe contar con
sofisticados sistemas de sonido y audiovisuales debido a que esta
sala se utiliza especialmente para presentaciones de diapositivas,
videos, transparencias, etc., aunque tambin pueden utilizarse para
eventos sociales. Debe ser una sala completamente cerrada y en
caso contrario contar con un sistema elctrico (dimers) que sirva
para oscurecerla. Est diseada para una capacidad de 20 a 50
personas.
15
Figura # 3 Sala de Conferencias en U
Las salas de conferencias medianas o ms pequeas son usadas

para cursos de capacitacin en maestras, etc. y utilizan varias
clases de montaje: como el tipo escuela, en U o en forma de
Figura # 4 Sala de Conferencia tipo escuela
16
cuadrado. La diferencia entre ellas es el tamao, pero ambas deben
contar con: pizarrones, proyectores, pantallas, etc.
En general estas salas requieren de 1,6 a 2,4 metros cuadrados por

asiento en montaje tipo auditorio y escuela; mientras en montaje en
forma de cuadrado con agujero o en U requiere de 3 , l a 3,9.
1.2.1.5. Breakout Rooms
Son pequeas salas de conferencias hasta para 12 personas, las

cuales poseen caractersticas limitadas, usualmente cuentan con
paneles plegables, pizarrn, pantalla de proyeccin y necesitan de
un espacio de 2,3 metros cuadrados por asiento.
Figura # 5 Break-out- room
17
1.2.1.6. Boardroom
Es una sala de conferencia especialmente diseada para optiinar la
calidad del servicio, se les considera como salas privadas, pues

generalmente se encuentran alejadas de las dems. Debe tener un
mobiliario
tipo
ejecutivo,
acabados
de
primera,
sistema
de
proyeccin en la parte de enfrente y/o atrs, una antesala privada,

bao y telfono. Usualmente la capacidad oscila entre 16 y 24
personas, con un espacio de 3,7 metros cuadrados por asiento.
Figura # 6 Boardroom
18
1.2.1.7. Ballroom
El ballroom puede desempear una doble funcin, ya que se utiliza
como el principal saln de banquetes y en caso de haber grandes

grupos como el saln de eventos para sesiones generales. Cuenta
con sofisticados sistemas audiovisuales, una o ms cabinas de
proyeccin, un foyer ms grande, reas de receso y
paredes
divisorias a prueba de sonido de alta calidad. Este tipo de sala es

muy comn en los hoteles.
Figura # 7 Ballroom
19
1.3. Importancia socio-econmica

La actividad turstica ha sido considerada como uno de los medios
ms importantes para impulsar el desarrollo de una regin; y si bien

es cierto que los diferentes motivos de viaje como el descanso, el
deporte, la religin, entre otros representan un ingreso de divisas
para el pas; el turismo de congresos y convenciones se ha
convertido en el mercado ms atractivo.
El primer factor que influye en este hecho, es el poder adquisitivo de

los congresistas, ya que generalmente se desplazan con viticos
pagados por su empresa, lo cual les permite hacer mayores gastos
en compras, actividades recreativas u otros servicios.
Otro factor importante, es la cantidad de plazas de trabajo que

genera sta actividad, directamente relacionado con los eventos
indirectamente con las actividades que pueden realizarse fuera de
ellos (efecto multiplicador), y que puede involucrar a un gran nmero
de personas como guas de turismo, grupos de protocolo,
traductores, secretarias, conductores, etc.
Considerando que muchos de los congresistas o convencionistas

viajan con acompaantes, el efecto multiplicador que genera este
20
tipo de turismo es mayor, tal es as que los operadores de turismo

trabajan con esmero para proporcionarles variedad de incentivos
como: precios y
tarifas especiales en paquetes completos que
incluyen: alojamiento, alimentacin y planes de recreacin. Los

clientes satisfechos se convierten en la mejor publicidad y
probablemente regresen o incentiven a nuevos turistas. Esto nos
lleva a la conclusin de que el turismo de congresos representa un
promotor del turismo de vacaciones.
El turismo de Congresos y Convenciones, usualmente relacionados
con exhibiciones y muestras comerciales (trade shows), ha ayudado

en la dinamizacin de la economa en la generacin de empleos y en
su aporte a los ndices ms importantes de crecimiento econmico.
Los
grupos
de
Congresos
Convenciones
segn
cifras
suministradas por: Avencitel (Asociacin Venezolana de Hoteles 5

estrellas) representaron el 76% de su ocupacin y sus ingresos en
1 997; y para COTELCO ( Asociacin Hotelera Colombiana) los

mencionados grupos son los que mantienen en negro las cifras de
ocupacin en temporadas bajas y perodos de crisis econmica.
21
Si un Palacio de Convenciones o Congresos es un pequeo mundo,

el fenmeno global del congresismo constituye un hecho de gran
importancia (1.
El mercado de Congresos se ha convertido en uno de los segmentos

ms importantes del turismo internacional, el cual requiere de
personal altamente calificado para satisfacer la demanda y estar en
iguales condiciones que la amplia oferta internacional.
Respecto a este ultimo punto, debemos aclarar que aunque la
programacin interna de un evento generalmente est organizada
por la empresa cliente del centro de convenciones; la importancia de
la calidad del servicio ha generado la necesidad de personal
calificado para este fin.
Este hecho ha dado como resultado, que muchos pases del mundo
cuenten con oficinas de organizacin de congresos. Las personas
~
que prestan este servicio se denominan internacionalmente como

Organizadores
Profesionales
de
Congresos
Reuniones
(OPC/OPR).
TONATIUH CRAVIOTO MAGALLN, ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES, E.

TRILLAS,MEXICO,1991. PAG 17,
22
Cada OPR siempre est buscando la mejor forma de satisfacer las

necesidades de sus clientes, esto los ha llevado a agruparse el
distintas asociaciones como por ejemplo: la Confederacin de
Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de Amrica Latina.
(COCAL).
Los destinos internacionales favoritos para la celebracin de
congresos y convenciones son: Europa, Canad, El Caribe, Hawai,

Mxico, Bermudas, Bahamas, Australia, Alaska y Africa. Mxico
ocupa una importante posicin como destino favorito y segn el
Consejo de Convenciones y Visitantes de la ciudad de Mxico, por
cada peso que ingres al pas en 1 989 por concepto de Congresos
o Convenciones, el 46,8% corresponde a hospedaje, el 24,1% a
alimentos y bebidas, 11% al comercio y 18,1% a otros rubros, se

estima que Mxico recibi ingresos de $19 400 O00 en 1 988 y
de $28 950 O00 en 1 989 con un incremento del 79,85% entre 1979 y
1988.
El Caribe, es otro de los lugares favoritos, el cual ha despertado un

notable inters por desarrollar el Turismo de Congresos &
Convenciones, ya que los ingresos per cpita por esta va son 4 5
veces superiores a los que deja el turismo convencional.
23
Slo en 1 998 Cuba sirvi de sede a ms de 400 Congresos, ferias y
exposiciones internacionales que junto a Brasil, Argentina y Chile

tienen el propsito de consolidar la actividad de Congresos en
Amrica Latina.
A medida que los beneficios de esta actividad se vuelven ms

atractivos, mayor es el inters por ofrecer el mejor servicio y llegar a
ser competitivos, tal es as que Venezuela ha considerado que sta
es una buena forma de desarrollar su economa ya se encuentra
construyendo en la ciudad de Maracaibo el mayor Centro de
Convenciones de Amrica Latina. Es as como el turismo de
Congresos y Convenciones se ha convertido en un potencial sector
para el desarrollo econmico y social de nuestros pases
latinoamericanos.
24
CAPITULO 2
CENTROS DE CONVENCIONES EN AMRICA
Los destinos ms fuertes para celebrar Congresos y Convenciones en

Amrica Latina, como ya se ha mencionado son Mxico, Cuba, Chile y
Brasil, por este motivo a continuacin se muestra un cuadro (ver tabla # 1)
de las facilidades que ofrecen sus Centros de Convenciones y se incluye a
Colombia y Panam por poseer tambin Centros de Convenciones de gran
importancia.
A travs de la investigacin, se ha llegado a concluir que internacionalmente

Centros- de Convenciones se utiliza muchas veces de forma general para
denominar
tanto al rea de reuniones dentro de un hotel como a los
Palacios de Congresos y
Centros de Conferencias. Esto se debe
bsicamente a que pueden contar con similares tipos de salas, equipos y

tecnologa.
En el captulo anterior qued establ cida la diferencia que xiste entre cada
uno de ellos, sin embargo cabe resaltar que los denominados Centros de
Conferencias pueden variar de acuerdo con las facilidades que ofrecen para
25
satisfacer las necesidades de su mercado meta.
Se clasifican en tipo:
Ejecutivos, Resort, de Universidad, entre otros (Tabla # 2).
sooeqel
I
I
I
I
I
I
S O J ~ ap
U ~sod!l
~
2#W19Wl
UOOJDJeOFl
U O O N 1nOweaJFI
sehiuodan SaDk?D1113E4
28
2.1.
Tipos de Centros de Conferencias (Planos)
2.1.1. Centro Ejecutivo
Un centro de conferencias tipo ejecutivo, debe encontrarse a una

distancia promedio de cinco a quince minutos cerca del casco
comercial, de la carretera principal, de restaurantes, centros
~
comerciales, entre otros; y el aeropuerto principal debe encontrarse lo

ms cercano posible, mximo a una hora de distancia. Ejemplos de
este tipo de Centro de Conferencias son el de Graylyn en Winston Salem, Carolina del Norte y el Tarrytown House Executive Conference
Center.
Los Centros de Conferencia tipo ejecutivo estn en una posicin

competitivamente difcil, ya que aunque tienen facilidades superiores
para pequeas reuniones de todo tipo es mucho menos adecuado
que los hoteles que estn equipados para grandes grupos.
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6Z
30
habitaciones, adems de variadas
opciones para
consumo de
alimentos & bebidas.
2.1.2. Resort
Su caracterstica principal, es separar las reas de conferencias,

discursos y entrenamiento de las otras destinadas para alimentacin,
descanso y recreacin; evitando de ste modo las interrupciones o
distracciones que pudieran sufrir a mitad de una reunin.
Como
ejemplo est el Resort Keystone en el Estado de Colorado.
2.1.3. Corporativo
Son empresas destinadas al entrenamiento de personal de nivel

jerrquico inferior y medio; reuniones de gestin, desarrollo y
administracin. Localizados en reas residenciales u oficinas
centrales; poseen de 125 a 400 habitaciones de variados tamaos, y
por lo general sus opciones para alimentacin son limitadas. Mc
Donalds cuenta con su centro de entrenamiento y
localizado en Oak Brook - Illinois.
alojamiento
31
2. l.4. De Universidad
Se utilizan para capacitacin ejecutiva de directores de mandos

medios, reuniones cientficas y programas de educacin continua.
Localizados dentro de un campus universitario, poseen de 50 a 150
habitaciones; cuentan con limitadas opciones para el consumo de
alimentos y bebidas. Pueden tener lugares para recreacin ubicados
en cualquier parte del campus como complemento de l, no
representa parte formal del centro. Como ejemplo est el Centro de
Educacin Continua de Norman en Oklahoma.
2.4.5. No Residencial
Para empleados de bajo y nivel medio de educacin as como para el

nivel medio y superior de la direccin. Estn ubicados en sectores
urbanos o en oficinas centrales de las empresas y no disponen de
servicio de alojamiento.
Cuentan con una sola opcin para el consumo de alimentos que

generalmente es una pequea cafetera, las salas son construidas
con un limitado propsito y objetivo. Un ejemplo de este Centro de
Conferencias es el American Express en la ciudad de Nueva York.
32
Piano # 2 C.De C.No Residencial y Corporativo

American Express, New York
Son lugares, para entrenamiento de grupos gubernamentales,

religioso, educativo y para reuniones de asociaciones y fundaciones;
usualmente estn ubicados en localidades remotas con edificaciones
de caractersticas rsticas.
2.1.6. Sin Fines de Lucro
Por lo general, tienen de 25 a 100 habitaciones, una sala destinada

para el servicio de alimentacin, un pequeo nmero de salas para
conferencias de un determinado gnero, disponibilidad de una sala
grande adaptable a diferentes caractersticas de acuerdo con las
33
necesidades y al tipo de reunin. Un ejemplo de Centro de

Conferencias sin fines de lucro es Minnowbrook Lodge en el Lago
Montaa Azul en New York.
2.2.
ANALISIS DE LA PARTE OPERATIVA
Un Palacio o Centro de Convenciones est diseado para brindar

todas las facilidades a los organizadores y participantes de un evento,
las cuales van desde salones adecuados hasta instalaciones
recreativas.
El servicio principal de un Centro de Convenciones, lo constituyen el

alquiler de los salones, equipos de apoyo, y el trabajo del personal
que hace posible la realizacin de los diferentes eventos, los cuales
aumentan su valor con el servicio de banquetes y la preparacin de
paquetes tursticos, organizacin de congresos, transportacin, etc. ,
considerados como servicios perifricos.
Cuando un cliente se acerca a cotizar una sala de reuniones se debe

determinar cul es el tipo de evento, fecha, nmero de personas,
horario y antes de solicitar ms datos hay que verificar en el Libro
de Control y Bloqueo de Eventos si existe disponibilidad de salones
34
de acuerdo con el tipo de montaje, equipo de apoyo y servicio de

Alimentos y Bebidas que el cliente requiera. Con la informacin que
ha sido proporcionada se elabora una cotizacin (Anexo # 3) con los
datos completos del cliente: nombre, empresa, direccin y telfonos,
la misma que luego nos permitir realizar un seguimiento.
S e le debe realizar un seguimiento a todas las cotizaciones, invitar al

cliente a conocer las instalaciones, durante la conversacin establecer
sus necesidades y tratar de cerrar la venta. Una orden de evento
(Anexo # 4) debe contener toda la informacin y el servicio por el cual
el cliente ha contratado- nuestros servicios, siendo as:
Tipo de evento programado y nombre del saln contratado.
Fecha, da, hora y duracin del evento.
Asistencia estimada (detallando asistentes VIP).
Tipo de Montaje requerido, especificando en detalle (grficos).
Materiales de apoyo solicitado para ese evento.
Tipo de alimentacin requerida y horarios.
Hora en que se solicita la totalidad del montaje e inspeccin de la

sala.
Nombre y cargo del responsable de ese evento.
35
Forma de pago; generalmente para personas particulares o

empresas que no gozan de crdito establecido el evento estar
Pre-pago.
La informacin del men solicitado debe presentarse con una semana

de anticipacin a todo el personal correspondiente y se elabora un
plano del montaje seleccionado a fin de ser ms eficientes en el
arreglo de los salones (ver Anexos ## 5-6 y 7).
El representante de ventas y/o o jefe de banquetes debe verificar con
el cliente que no haya cambios de ultima hora y adems confirmar el

nmero exacto de personas invitadas, por lo general se pone de un 5
a 10% ms cubiertos de lo contratado,
~
dicha informacin de los
cambios se enva a Jefe de Banquetes, Contabilidad, Cocina y

Montaje de salones.
La seguridad
tambin es un aspecto muy
importante para la
operacin del Centro de Convenciones, especialmente cuando los

eventos son de gran
importancia. Normalmente cada puerta de
ingreso al Centro de Convenciones debe contar con la presencia de

un agente de seguridad, pero el control de un evento depender del
tamao del piso o rea, el nmero de entradas de acceso a los
salones y en el caso de esperarse personas muy importantes la
seguridad debe reforzarse.
36
Por la variedad de eventos que pueden realizarse simultneamente y

por la gran cantidad de personas que pueden asistir, la limpieza es
un aspecto que merece especial atencin.
2.2.1. Tipos de Montaje
Un Palacio de Convenciones puede tener su mobiliario fijo y por tanto

no necesita que el personal de montaje realice grandes cambios en
cada saln, porque
cada uno segn su utilizacin se mantiene
bsicamente igual.
La mayora de los Centros de Convenciones disponen de una

capacidad por sala que puede variar de acuerdo al tipo de evento,
nmero de personas y tipo de montaje a realizarse, lo cual tambin
har que el personal encargado de esta actividad vare, haciendo uso
en muchas ocasiones de la contratacin de personal eventual.
Cuando se requiera prestar el servicio de Alimentos y Bebidas hay

que tener en cuenta para la presentacin de audiovisuales o
conferencias, la distribucin de las mesas a fin de que desde
cualquiera de ellas haya buena visibilidad.
En la distribucin de las mesas se debe considerar el tipo de servicio

planeado. El tipo a la inglesa (en el que el comensal se sirve de las
37
charolas portadas por los meseros), no es recomendable porque

requiere bastante espacio. Es conveniente utilizar el tipo americano
en el cual los meseros colocan los alimentos en el plato del comensal.
A continuacin se describir brevemente acerca de algunos tipos de

montaje con sus respectivos grficos para tener una idea ms clara
del trabajo que debe realizar el personal de Montaje.
2.2.1.1.
Auditorio convencional
La primera fila de sillas debe estar separada 1.85 m. del borde de la

mesa de oradores. El pasillo central debe medir 1,50 m. de ancho en
salones con capacidad para 400 personas, mientras que los ms
pequeos pueden medir 1,20. Si un saln va a utilizar su capacidad
total descartando un pasillo central, el espacio entre las sillas no ser
menor de 60 cm, mientras que la distancia, entre el centro de una silla
y otra no ser menor a 84 cm.
En salones ms grandes se
recomienda dejar un pasillo que cruce la mitad, con un ancho de 1,52

a 1,85 m.
2.2.1.2.
Auditorio semicircular con pasillo central
La distancia que debe haber entre la orilla del borde anterior de la silla
(indica ancho del pasillo) y la orilla frontal de la mesa de oradores ser
de 3,65 m. El pasillo central se forma colocando las primeras sillas de

cada lado con un pasillo de 1,50m.
2.2.1.3.
Auditorio semicircular con bloque central y alas curvas
Se arregla un bloque central slido, con 8 a 10 sillas por hilera,

dejando espacio entre ambos lados para un pasillo de 1,20 m. La
mesa principal permanecer en posicin convencional.
2.2.1.4.
Auditorio en forma de V
Las primeras 2 sillas que indican el ancho del pasillo deben colocarse
a 3,66 m. de la orilla de la mesa principal, formando un ngulo de 30".
En aquellos lugares en que se dispone de sillas de brazos
con
repisas para escribir, el espacio entre la orilla de la repisa y el brazo

de la prxima debe ser de unos 8 cm., la distancia entre cada hilera
ser de 91 cm.
Estos tipos de montaje son usualmente utilizados en Congresos,

Convenciones, Conferencias, etc. y el tiempo en que debe estar
terminado el montaje es de aproximadamente 2 horas para un evento
de 100 personas.
39
2.2.1.5.
Mesas para juntas
En este tipo de montaje cada lugar debe contar con hojas y lpices y
en sitios adecuados se colocarn vasos, una botella con agua.
2.2.1.6.
En forma de U
El tamao de la mesa depende del nmero de personas. Cada

asistente requiere de un espacio de 61 cm. Generalmente, aunque
pudiera variar si el cliente lo solicita. Las sillas deben colocarse
30.5 cm. de la mesa para facilitar el acceso.
2.2.1.7.
En forma de E
Lo ms importante en este tipo de montaje es dejar 1.22 m. de

espacio entre los respaldos de las sillas dentro de las patas de la E
para entrar y salir fcilmente.
2.2.1.8.
En forma de T
La mesa cabecera
medir 1,82 m. x 76 cm tan larga como se
requiera y en el centro de la cabecera se colocar una fila doble de

mesas (1,82 m. c/u) y el largo depender del nmero de personas.
ClB rEqPfl
40
2.2.1.9.
Mesa para directores
Se arreglan las mesas a doble ancho (1,52 y 1,82 m.), dejando 61

cm. de espacio por persona.
2.2.1 .lo. Tipo Escuela
Las mesas se alinean en hileras de 2 o 3 a cada lado de un pasillo

central amplio y la distancia entre el centro de una mesa y otra no
debe ser inferior a 1 m. Si se desea una colocacin en forma de V las
mesas debern estar inclinadas formando un ngulo de 30" hacia la
mesa de oradores.
Este tipo de montaje es frecuente para
seminarios.
2.2.1.1 1. Mesas redondas
En ocasiones solicitan mesas de 1,70 m. de dimetro, ya que

generalmente las requieren para realizar discusiones en mesas
individuales.
41
2.3.
Anlisis de la Organizacin y de la Administracin
La forma en que son administradas estas empresas depende del

tamao y tipo de la misma, pero para la prestacin del servicio, en
general deben contar bsicamente con un rea que se encargue de
las ventas, para la operacin del centro, para el servicio de alimentos
y bebidas, otra para el mantenimiento del edificio y su equipamiento.
En cuanto a las reas de recreacin y tiendas para compras, pueden

administrarse individualmente.
Como un ejemplo de lo anteriormente expuesto, se encuentra el

Centro de Convenciones
General
de Acapulco, el cual tiene un Director
y bajo su mando cinco Directores para las reas de
Operaciones, Alimentos & Bebidas,
Administracin & Finanzas,
Marketing y Mantenimiento (Ver Organigrama en anexo # 8).
Ccando un Centro de Convenciones se encuentra dentro de un hotel,

este puede estar bajo la administracin de Alimentos y Bebidas o bajo
el Dpto. de Ventas (Ver Anexo # 9). En el primer caso, debido a la
gran variedad de eventos que se realizan, (especialmente de tipo
social) y gracias a que uno de los ingresos ms altos que percibe el
hotel por este concepto, es el consumo de alimentos y bebidas, con
42
frecuencia esta rea se ubica en el organigrama bajo la denominacin

de banquetes.
En el segundo caso, la Divisin de Ventas contar con un

Departamento o seccin de convenciones (contrataciones) y con otro
de Banquetes (prestacin del servicio), adems de los otros
Departamentos correspondientes a sus funciones.
Cualquiera que sea su ubicacin en el organigrama de la empresa, la

operacin del rea de banquetes siempre estar apoyada por el
trabajo del Departamento de Mantenimiento especialmente por la
variedad de equipos audiovisuales que debe utilizar y por la seccin
Costos y Compras (Economato) debido al dinmico movimiento de
cuentas por concepto del consumo de alimentos y bebidas en la
realizacin de los eventos.
Como hemos visto los Centros de Convenciones generalmente se

encuentran organizados de forma similar, porque an cuando sus
estructuras organizacionales son distintas operan conjuntamente con
las mismas reas.
Las grandes cadenas hoteleras como la Hyatt, Ramada, Sheraton,

etc. tienen la ventaja de contar con un gran plantel de personal
43
encargado de las convenciones, cuya misin principal consiste en

contactar personas claves en las grandes asociaciones de cada pas
donde se encuentra la cadena, de tal forma que puedan influir en la
eleccin de la sede de las prximas convenciones.
El mercado de las convenciones ha crecido de tal forma, que existen

numerosas empresas encargadas de la organizacin de
las
convenciones y stas en muchos casos tienen una oficina dentro de

un
hotel
para trabajar
conjuntamente con
el
personal
del
establecimiento. Otras empresas cuentan con su propio personal de

planificacin y organizacin de convenciones como en el caso del
Palacio de Convenciones de la Habana.
2.3.1. Descripcin de las funciones principales de las reas
relacionadas con la operacin de un centro de Convenciones
Divisin de Ventas
Informar a los clientes acerca de los servicios que ofrece el centro
de Convenciones.
0
Realizar cotizaciones para el alquiler de salones de eventos y la

prestacin de otros servicios de apoyo al mismo.
Realizar visitas personales para promocionar el centro de

convenciones
44
Llevar a cabo las contrataciones e informar a los departamentos

relacionados con la prestacin del servicio.
Medir el nivel de satisfaccin de los clientes y hacer un

seguimiento.
Divisin de Alimentos y Bebidas

O
Proveer al centro de convenciones del servicio de alimentos y

bebidas; y supervisar que se realice de acuerdo con las hojas de
costos de recetas estndar y a las normas de sanidad.
Elaborar y actualizar nuevos mens y buffetts; elabora las hojas de

costos de recetas estndar y fija los precios de venta.
Elaborar especificaciones estndar de compras de alimentos y

bebidas (las cuales deben ser actualizadas peridicamente).
Analizar el reporte diario de ventas de alimentos y bebidas y toma

las acciones respectivas.
Elabora el presupuesto anuai de ingresos y gastos del rea de

alimentos y bebidas.
Brinda informacin acerca de las facilidades, servicios y tarifas que

ofrece el Centro de Convenciones.
Economato
O
Ejecutar, supervisar y autorizar

alimentos y bebidas.
las rdenes
de compra de
45
Recibir las compras y controlar la calidad y cantidad de los

productos adquiridos.
Almacenaje y conservacin de las compras
Calcular la cantidad de productos que debe adquirir y hacer
cotizaciones.
Controlar el movimiento de mercaderas (por fechas de ingreso).
Controlar el inventario tanto de productos alimenticios como de
cualquier otro artculo utilizado por el servicio de alimentos y
bebidas.
Recibir mercaderas fsicamente (carnes, mariscos, legumbres,
etc.)
costos
Determinar las
cuentas y los costos que maneja la cocina
principal, los restaurantes y el rea de banquetes.

Calcular los ingresos y egresos
por concepto de consumo de
alimentos y bebidas en el Centro de Convenciones.

Suministrar informacin inmediata para todos los fines de control a
los dems departamentos.

Calcular el nmero de cubiertos que van a servirse cada semana.
Supervisar los aumentos o disminuciones de ventas de alimentos y
bebidas.
46
Departamento Tcnico
Planear, dirigir y ejecutar el programa de mantenimiento preventivo
y correctivo de las reas, equipos, instalaciones y sistemas en

general del Centro de Convenciones.
O
Verificar, controlar y reportar las mediciones de consumo y el

presupuesto de los servicios bsicos.
Planificar todo lo relacionado con la seguridad tcnica del Centro

de Convenciones
Operar las plantas de emergencia, verificando parmetros de

operacin.
2.4.
Programacin de las Actividades
Como ya se ha mencionado, el mercado de convenciones y

congresos se ha expandido principalmente gracias al crecimiento de
negocios internacionales y al inters por alcanzar niveles educativos
ms altos, lo cual origina una demanda potencial especialmente por
los lugares que ya poseen experiencia y reconocimiento de acuerdo

con su especialidad o actividad especfica, por ejemplo Cuba es
considerado uno de los destinos ms seguros para un Congreso de
Medicina, debido a los avances que han logrado en este campo,
47
esta podra ser una de las razones por la que los organizadores de
Eventos seleccionan el lugar con aos de anticipacin.
Es as como en la investigacin se pudo
encontrar que algunos
centros ya tienen espacios comprometidos hasta para despus de 5

aos y que el tiempo que le dedican a cada evento no es efecto de
improvisaciones sino de una planificacin de largo plazo en el que se
involucra cada persona de acuerdo con sus funciones.
Los Centros de Convenciones en muchas ocasiones organizan sus

propias propuestas de negocios sin depender de que alguien venga
en busca de los servicios que ofrecen, lo que garantiza la venta de
sus espacios para determinados perodos especialmente en los
meses considerados de temporada baja en su localidad.
Se considera conveniente poner a su alcance los calendarios de

actividades de Julio a Diciembre de 1.998 del Centro Cultural y de
Convenciones de Acapulco y del Centro de Convenciones de
Cartagena de Indias de Mayo a Diciembre de 1 999, con el fin de
mostrar la diversidad de eventos que pueden celebrarse tales como:
Congresos Internacionales, Conferencias, Exposiciones, Reuniones
de tipo religioso o poltico e inclusive ceremonias de graduacin o
48
clausura de cursos de
culturales (Anexo ## 1O).
Instituciones Educativas y espectculos
49
CAPITULO 3
CENTRO DE CONVENCIONES DEL HOTEL ESCUELA DE LA

ESPOL
3.1. Descripcin del Centro de Convenciones (Plano)
El Centro de Convenciones de la Espol estar ubicado en el Campus

Peas, calle Rocafuerte y Loja, junto al Hotel -Escuela, la empresa
funcionar en un edificio de 6 pisos, construido sobre un terreno de
4 608 m2 (Ver plano # 3). Los planos que se muestran en el presente
trabajo fueron elaborados por el Arquitecto a cargo del proyecto y

solo constituyen un bosquejo de la distribucin de las reas del
Centro de Convenciones.
En la planta baja, se proyecta utilizar una parte para locales

comerciales y la otra en espacios para parqueos, los cuales se
extienden hasta el segundo piso (Ver planos # 4 y 5).
A partir del tercer piso, comienzan las reas para eventos: una sala
para banquetes, ocho salas de reuniones para 56 personas cada una
50
y un rea para exhibiciones, este piso sirve de comunicacin con el

Hotel - Escuela (Ver plano # 6).
En el cuarto piso, se encuentra el rea administrativa, una bodega

mltiple para almacenaje de paredes divisorias, sillas, mesas,
pantallas, equipos audiovisuales, etc.; el primer nivel de la cafetera
y el inicio del auditorio para 1.500 personas, la cual est proyectada
para construirse en pendiente (Ver plano # 7).
En el quinto pico (ver Plano # 8 ) , se encuentra el segundo nivel de la

cafetera; una sala de descanso y la continuacin del auditorio, el
que concluye en el sexto piso con una platea para 500 personas (Ver
plano # 9).
De acuerdo con el plano propuesto para el proyecto
Hotel - Escuela y Centro de Convenciones, y segn la investigacin

.
realizada, el grupo cree conveniente sugerir algunos cambios e ideas

para la distribucin del espacio del Centro de Convenciones:
Los locales comerciales deberan ubicarse al lado de la calle Loja,

puesto que el lugar donde se encuentran no tiene acceso desde el
exterior, hacindolos menos atractivos, porque los limita a clientela
exclusivamente del Centro de Convenciones.
51
En el tercer piso debera ubicarse el rea administrativa, en lugar de

las salas de exhibiciones, puesto que seria poco adecuado para los
clientes tener que subir hasta el cuarto piso, donde estaran las
oficinas de acuerdo con el plano.
Aunque el auditorio est diseado en pendiente se debe prever la

factibilidad de dividirlo en tres salas de conferencias para 500
personas cada una.
Las 8 salas para 56 personas pueden ser divididas cada una en 2

salas para 28 personas, incluso pueden ser diseadas de tal forma
que juntando las 8 salas, se pueda
adecuar 2 salas de 224
personas.
En el cuarto piso se encuentra una bodega mltiple, sta debera

ubicarse en el quinto piso y en su lugar debera estar la sala de
descanso, esta sugerencia es conveniente debido a que en este piso
comienza el auditorio. Adems debera considerarse en
la
planificacin de la cocina, el espacio suficiente para un correcto

funcionamiento de la cafetera.
52
3.2. Anlisis FODA
3.2.1. Fortalezas
*:*
Las caractersticas de las instalaciones permitirn ofrecer un

servicio especializado, a diferencia de los Hoteles cuyos
salones son utilizados principalmente para eventos sociales y
deben adecuarlos cada vez que se presentan reuniones de tipo
cultural o
educativo como:
congresos,
convenciones,
simposios, etc. Adems, la imagen de ESPOL representa un

respaldo para garantizar la calidad del servicio.
*3
La ubicacin es otro factor
importante, el Centro de
Convenciones estar situado estratgicamente debido a su

posicin geogrfica en Amrica del Sur y a su ubicacin en la
ciudad. Por ser el puerto principal, Guayaquil puede convertirse
en un importante centra de negocios de nuestro continente y al
ubicar el Centro de Convenciones en el Campus Peas, ser
fcil acceder al casco comercial de la ciudad, tanto del centro
como del norte. Adems el Malecn 2 O00 con sus actuales y
futuros atractivos facilitarn las actividades recreativas que se
programen. La construccin de los tneles en el cerro Santa
53
Ana, permitir tambin un mejor desplazamiento
a los
diferentes puntos de la ciudad.
*3
El Centro de Convenciones por encontrarse junto al Hotel Escuela, ofrece tambin facilidad de alojamiento, lo cual nos
pone al mismo nivel de competencia con los hoteles, pero con
la ventaja de que estas reas estn separadas, permitiendo as
un mejor control y organizacin de las actividades que se
realicen en el Centro.
3.2.2. Oportunidades
*3
La principal oportunidad del Centro de Convenciones, es que

por ser el primero en el pas diseado para este fin y por ofrecer
un servicio especializado atraer la atencin de aquellas
organizaciones o empresas que acostumbraban realizar sus
reuniones en los diferentes hoteles de la ciudad, perodo que
debe ser aprovechado para captar la mayor cantidad de
potenciales clientes
ofrecindoles un servicio eficiente, que
supere las expectativas que genere el proyecto.
*3
Habindose establecido mediante Acuerdo Ministerial que la

ciudad de Guayaquil, constituye la sede propicia para eventos
54
de carcter internacional y con la creacin del Bur de

Convenciones de Ecuador, con sede en la ciudad, el Centro de
Convenciones de la Espol tiene una mayor oportunidad de
promocionarse en el exterior para la realizacin de estos
eventos.
*:*
Siendo el Pas, poseedor de un territorio con caractersticas que

le permite variedad en sus recursos, naturales, culturales y
tursticos
se deben aprovechar para la organizacin de
reuniones de tipo educativo, cultural, cientfico o comercial que

atraigan el inters del mercado internacional, con el objetivo de
ganar un espacio en el mercado de congresos extranjeros.
3.2.3. Debilidades
*:*
La limitacin del espacio asignada al Centro de Convenciones

puede convertirse en un obstculo en el caso de necesitar
ampliar y desarrollar ciertas reas. Esto pone al proyecto en
desventaja
competitiva,
construcciones que tienen
si
lo
comparamos
con
las
Mxico, Venezuela, etc. No
obstante, ESPOL tiene otra opcin de gran belleza escnica

para la construccin del proyecto ubicado
Prosperina.
en el Campus
55
3.2.4. Amenazas
Una amenaza para el proyecto es la actual crisis econmica
*3
que vive el pas, la cual puede ser un impedimento para su

desarrollo porque dadas las circunstancias recuperar la
*
. inversin tal vez
lleve mucho tiempo.
La inestabilidad
econmica, especialmente el constante aumento del ndice

inflacionario puede afectar el costo operativo, mientras los
precios deban mantenerse razonables de acuerdo al poder
adquisitivo del consumidor, lo mencionado incide directamente
en la rentabilidad que se reporte por la gestin.
*:*
La imagen del Ecuador en el exterior est deteriorada por varias

razones: inestabilidad poltica, los cambios en la legislacin que
elimina beneficios establecidos
en la Ley Especial de
Desarrollo Turstico.
*:*
La crisis social reflejada en el incremento de la delincuencia

ocasionando inseguridad.
56
3.3. Descripcin de facilidades y equipamienfo que deber ofrecer.
Actualmente, los Centros de Convenciones representan algo ms

que lugares de reuniones con unas pocas facilidades adicionales, ya
que
tanto los planificadores como operadores de Centros de
Convenciones en Estados Unidos muestran un notable inters en el

diseo y administracin de las facilidades pblicas y en especial en
la disponibilidad y el incremento en el uso de sofisticados sistemas
audiovisuales y de comunicacin, porque stos pueden ser la razn
principal, por la cual los clientes seleccionan un Palacio de
Convenciones en lugar de un hotel para llevar a cabo sus reuniones.
3.3.1.
Area para Facilidades Pblicas
En cuanto a este tipo de facilidades, el lobby es una de las reas

que ms debe cuidarse en el diseo, por ser el primer punto de
contacto y el ncleo que une las diferentes reas de un centro de
convenciones.
Deber mantener muchos de los acabados y toques decorativos

colocados en las dems reas, manteniendo siempre la misma
calidad y estilo. En cuanto a los muebles y obras de arte, stos
deben reforzar la imagen de la empresa y de preferencia mantener
57
un tema especfico como por ejemplo arte abstracto o paisajes

locales.
Figura # 8 Lobby de un Centro
Existen reas que pueden estar adjuntas al lobby, tales como:

cabinas telefnicas, salas de descanso, tienda de variedades
(revistas, peridicos, floreras, dulces, souvenirs, etc.), oficina de
valet parking, sala de control de incendios, entre otras. A
continuacin el detalle general de las facilidades pblicas con las que
debe contar el Centro de Convenciones:
*:*
Cabinas telefnicas: Tanto monederos, de tarjeta o aquellas

controladas por operadoras
58
Figura # 9 Cabinas Telefnicas
*:
Extensiones telefnicas: (salas de reuniones, stands, tiendas,

oficinas): con tomacorrientes para permitir cambiar de lugar a
los telfonos.
*3
Salas de Prensa: Cabinas telefnicas pblicas y sistema PBX

pueden ser instalados en oficinas privadas. Servicio de lnternet
y fax.
*:*
Area de Registro: Debe ser grande y de fcil acceso, adaptada

con escritorios y sillas; la iluminacin ser adecuada y con
redes telefnicas, adems tendr una computadora y su
respectiva impresora.
*:
Transmisin de Televisin: Distribucin similar va sistema

antena o transmisin para reas pblicas especficas.
59
Circuito cerrado de televisin: Conexiones para lneas seales y
*:
transmisin para salas de reuniones, reas de exhibicin,

cuartos de control y de circulacin (por seguridad).
Tambin
videograbacin.
Amplificacin Acstica - Sistema pblico de anuncios: En todas
*:*
~
las reas pblicas, de circulacin y de exhibicin, el equipo

central sirve para mantener msica de fondo y para hacer
llamadas y anuncios.
*3
Sistema de Traduccin simultnea: En cualquiera de los tres

sistemas: Almbrico, induccin de enlace o rayos infrarrojos.
*:
Administracin: PBX
para oficinas administrativas. Sistema
interno (PBX) para reas operativas. Radio Telfono para

contactar el personal de servicio, seguridad y supervisin.
3.3.2. Area de Conferencias
El diseo y configuracin de cada sala de conferencia tiene un efecto

en la necesidad de provisin de servicios audiovisuales, la presencia
de ventanas, la altura del cielo raso y la distribucin de las mesas de
60
conferencias todo influye en el tipo de sistema de proyeccin y su

ubicacin, tanto en la sala como en la cabina de proyeccin.
Las ventanas convierten en
un ambiente ms agradable los
espacios para conferencias, pero debe tenerse cuidado de proveer a

esa sala de los sistemas adecuados para presentacin de videos
como paneles o cortinas para obscurecer la sala (de preferencia
electricamente operadas y/o con control remoto,
dimers) o un
sistema de proyeccin posterior.
De forma similar, la altura del cielo raso determina la utilidad de una

sala de proyeccin y establece la medida mxima de la proyeccin
de
la imagen. Cuando un ballroom se va a
utilizar
para
presentacin de videos, la altura del cielo raso y la ubicacin de las

lmparas se deben coordinar con el sistema de proyeccin.. Los
diseadores deben indicar la orientacin de la sala y los sistemas
deben explicar los ngulos y las distancias, la ubicacin del atril o
facistol, pasillos.
3.3.3.
Tecnologa
Algunos Palacios de Convenciones modernos ofrecen una amplia

variedad de sistemas, muchos de los cuales estn disponibles en
61
cada sala, desde el ms avanzado auditorio hasta el ms pequeo

de los breakout room. Estos sistemas de proyeccin, equipos de
grabacin, edicin y transmisin de conferencias u otros eventos
tienen
una
variedad
de
servicios
tcnicos,
incluyendo
teleconferencias, sistemas y equipos de comunicacin especializado.
An cuando los clientes no crean necesitar muchas de las

facilidades, pueden verse beneficiados con la tecnologa que los
centros de convenciones ofrecen. Los sistemas y el equipo de
conferencias bsico deben estar permanentemente instalados o
asignados a cada una de las salas para que puedan funcionar
independientemente.
3.3.4.
Sistemas de control
Los planificadores prefieren un espacio donde se pueda supervisar

la iluminacin, sonido y sistemas de proyeccin mediante un juego
de controles.
La ubicacin de los controles centrales es muy
importante, algunas veces son inaccesibles
o colocados en una
posicin dificil de manejar, lo que crea inconvenientes en el momento

de operarlos. La regla general es colocar un juego completo de
controles idnticos en el atril o podio, en la pared frontal y en la
cabina de proyecciones.
62
Figura # 0 Podium con control
Los controles ms importantes son los que se utilizan
para la
presentacin de slides, videos, etc. Estos permiten al instructor o

conferencista encender, apagar, adelantar, retroceder, poner pausa y
enfocar imgenes.
Cualquiera que fuere el sistema de proyeccin
debe prestar la facilidad de moverse por la sala, para lo cual se

requiere de un control remoto inalmbrico.
Casi todos los Centros de Conferencias instalan un sistema de

distribucin
radio - frecuencia (RF) originado desde
control central para suministrar a cada sala
la sala de
con una seal de
televisin.
Prcticamente,
casi cualquier tipo de programacin puede ser
distribuido, incluyendo transmisin de televisin de una alimentacin

de cable comercial;
programas pre-grabados; acontecimientos de
63
una conferencia o programas transmitidos va satlite. El sistema RF

tambin es usado para alimentar las seales de audio y video desde
otros sitios en la parte de atrs del Centro a la sala de control
central.
Los tomacorrientes del sistema RF deben ser ubicados en cada sala

de reunin, al igual que en el foyer, sala de estar, etc. Los monitores
deben
colocarse en lugares alejados como por ejemplo en la
cafetera.
Muchos centros tambin utilizan circuitos cerrados de televisin para

programacin interna tales como: noticias, itinerarios de reuniones y
mensajes.
Estos canales adicionales pueden
distribuir otra programacin a
cualquier posicin en el Centro, para ello se debe contar con una

grabadora, cmaras de video y monitores.
Otro sistema utilizado en los Centros de Convenciones modernos es

el sistema visual de votacin electrnica, que permite a cada
delegado realizar votaciones operando sobre un panel de mando
personal.
64
3.3.4.1. Sistema de Teleconferencias Satelital
Este sistema permite a los miembros de un grupo o asociacin

reunirse en diferentes puntos del pas o continente y participar de
todo lo que ocurre en un congreso, convencin o conferencia que se
realiza en otro lugar. Las seales procedentes del punto central de la
conferencia son enviadas a un satlite existente en el espacio y de
all a receptores instalados en los tejados, cerca del centro de
conferencias o en el auditorio. Las antenas
reciben la seal del
satlite y la muestran en una pantalla en el saln de eventos de

manera similar a una proyeccin de televisin.
3.3.4.2. Sistemas de proyeccin
Las salas grandes necesitan mltiples pantallas de proyeccin a

causa de la variedad de equipos
que podran ser usados
simultneamente. Existen dos tipos de sistema de despliegue para

proyecciones: sistema de proyeccin frontal y
sistema de
proyeccin posterior, en el momento de decidir cual debe usarse, se

debe considerar las ventajas y desventajas que ofrecen.
El sistema de proyeccin frontal es el ms conocido y ofrece ms

flexibilidad
tanto para el tipo de equipo elegido como para la
65
ubicacin de la pantalla, ofrece una imagen ms ntida y requiere

menos espacio en la cabina de proyeccin central. La desventaja es
que las luces externas (de la puerta o corredor) deben ser
controladas todo el tiempo.
Figura # 11 Proyeccin frontal
El sistema de proyeccin posterior, consiste en un panel permanente

con una sala de proyeccin en la parte posterior de la pantalla. Este
sistema no ofrece una imagen tan ntida y ocasiona problemas con
los slides, ya que al encontrarse el proyector detrs de la pantalla, la
distancia entre sta y los lentes (an cuando son de gran ngulo)
impide regular el tamao de la imagen. La sala no necesita ser
obscurecida y permite as a los asistentes tomar notas, adems el
orador puede moverse sin preocuparse por interferir con el proyector.
66
El sistema de proyeccin frontal debera utilizarse en la mayora de

las salas de reuniones, ya que todo tipo de equipo audiovisual se
adapta a l, permitiendo el uso de pantallas adicionales para
presentaciones de multimedia. Una pantalla de proyeccin central,
elctricamente operada, debera ser usada para presentaciones ms
formales. Muchos Centros de Conferencias tienen una o dos
pantallas ms pequeas, montadas de 0,6 a 1 metro de la pared
central, que pueden ser reclinables, cada pantalla
debe ser
controlada tanto por la sala de proyeccin, como por el instructor.
3.3.4.3. Sistemas de audio
Este sistema opera la amplificacin de voz, grabacin y transmisin

de sonido, componentes que estn integrados en una estructura que
comienza con un sistema de refuerzo de discurso que consiste, en
un nmero de altavoces distribuidos equitativamente por el cielo
raso. Esto se requiere en salas de conferencias
grandes y
medianas, anfiteatros, auditorios y ballrooms.
Si los micrfonos individuales de la audiencia estn incluidos, las

voces de los participantes
volumen de los altavoces.
pueden ser amplificadas adems del
67
Tambin se incorpora un sistema de altavoces separados, los cuales

se ubican en el frente de la sala para videos, pelculas y otros
programas.
Muchos centros tambin incorporan un sistema de audio adicional

para grabar los acontecimientos de una reunin. Los centros que
-estn tecnolgicamente ms avanzados instalan micrfonos en el
cielo raso para este propsito, mientras otros tienen tomacorrientes
de audio para micrfonos porttiles.
3.3.4.4. Equipos Audiovisuales
La mayora de las pelculas educativas e industriales se realizan en

proyectores de 16 mm, aunque los hay de 8 y 35 mm. La ventaja que
ofrece este tipo de proyector, es que no puede ser borrada
accidentalmente y es un tipo estndar en las industrias. Otro de los
equipos ms utilizados se lo conoce con el nombre de overhead o
retroproyector y sirve para proyectar transparencias e incluso slides.
El proyector de diapositivas que ms se utiliza es el de 2 pulgadas,

ya que la dimensin del slide, incluyendo las monturas tiene esta
medida. Aunque la pelcula es de 35 mm, estos aparatos tienen una
68
gran variedad de modelos, con caractersticas tales como control

automtico para operacin continua y enfoque automtico.
En ocasiones, el proyector de cuerpos opacos se confunde con los

retroproyectores;
pero ste
sirve para proyectar imgenes
directamente de libros, revistas, fotografas e incluso objetos

tridimensionales. Este equipo es ms grande y pesado, se utiliza con
la sala completamente obscura y la imagen es poco ntida.
Los proyectores de pelcula en cinta, son ligeros, porttiles y
econmicos, se utilizan para reproducir imgenes inmviles en una

cinta de pelcula de 35 milmetros, se pueden sincronizar con sonido
independiente de la pelcula misma.
Para presentaciones multimedia se requiere desde una forma simple

de programacin hasta el uso de varios proyectores de diapositivas
en unidades disolventes, adems proyectores de cine que se
encienden
automticamente
en
mltiples
pantallas.
Por
la
complejidad de la operacin de este equipo, muchas veces se

necesita la asistencia profesional de programacin antes de la
exposicin.
69
3.3.4.5. Mobiliario
Los atriles o podios pueden ser de mesa o de piso y deben contar

con una lmpara, micrfono y un juego de controles.
La plataforma
para la mesa principal se arma asignando 60 cm de mesa por

persona y ahos 60 cm para colocar el atril. El armado de la
plataforma se efecta con sumo cuidado, la orilla posterior de la
misma no debe estar a ms de 5 cm de la pared y las secciones
tienen que colocarse muy juntas y al mismo nivel, para evitar
traspis. Cuando se soliciten muchos niveles, el nivel real debe ser
tan largo como el que se encuentre enfrente de l.
Toda sala de conferencia debe incluir superficies permanentes para

escribir o utilizar sistema de rieles colgantes, para ubicar pizarrones
tal como se necesite. En salas con sistema de proyeccin posterior,
el diseo de la pared frontal debe ser adaptable para pizarrones
movibles que permitan empujarlos a un lado para mostrar la pantalla.
Estndares d e Calidad establecidos Dor la AIPC
La Asociacin Internacional de Palacios de Convenciones (AIPC),

define a los Centros de Convenciones como edificios diseados y
configurados especialmente para realizar eventos internacionales,
70
por lo cual deben obedecer a los actuales estndares internacionales

de calidad con respecto a la estructura, distribucin y facilidades
tcnicas.
Un Centro de Congresos debe tambin brindar adecuados servicios

para garantizar la organizacin, y una eficiente direccin de eventos,
apoyado por un staff especialista, que posea la experiencia y
habilidad necesaria.
Los siguientes indicadores de calidad han sido establecidos para

estimular y garantizar un mnimo de caractersticas estndares, pero
tambin representan una respuesta a las necesidades de los
clientes, las orientaciones del mercado y la comodidad de los
delegados:
- LUGAR
Requerimiento mnimo de espacio
*:
El espacio que se designe para el registro de delegados

representa 0,70metros cuadrados por persona de la capacidad
mxima de la sala de plenarias.
71
*:
Una sala de plenarias de una capacidad mnima de 300

personas debe estar diseada, de tal forma que todos los
asistentes tengan una vista perfecta desde la ubicacin donde
se encuentren hacia la pantalla y estrado.
*:*
Los breakout rooms debern mantener por lo menos el 80% de

la capacidad de una sala de plenarias (Ejemplo: 3 salas de 80
asientos)
*:*
Las oficinas de los organizadores deben ser de por lo menos 9

metros cuadrados
*:
Debe contar con reas de descanso y coffee break, para que
los delegados tengan donde reunirse.
*:*
Debe contar con rea para exhibiciones con un compartimento

de entrega, medida de acuerdo al rea de exhibicin.
*:*
Debe disponer de un espacio para guardarropa con la misma

capacidad del saln de plenaria.
72
pescripcin de otros servicios reuueridos
e:*
*:
P A (Sistema de Anuncio Pblico).
Sealizacin:
> Sealizacin internacional
> Sealizacin para eventos

*:*
Telfonos pblicos
*:*
Centro de Negocios (Business Center)
*:*
Telfonos internos accesibles en reas pblicas
*:*
Estacin de primeros auxilios
*:*
Seguridad e Higiene en conformidad con las leyes del pas.
*:*
Todas las salas deben tener cerraduras que puedan asegurarse

con llave.
73
e$.
Baos: 1 por cada 75 personas, con facilidades para personas

discapacitadas. La higiene debe estar acorde a la legislacin del
pas.
*:*
Facilidades para que las personas discapacitadas puedan

trasladarse de un piso a otro.
*:*
Control sanitario realizado por una compaa externa.
*:
Salas de plenarias y breakout rooms
e2
Altura del cielo raso 3,60 m mnimo y una vista sin

obstrucciones hacia la pantalla de proyecciones.
Electricidad
*2
Intensidad de luz:
P Mnimo 400 lumenes en cualquier lugar de la sala.
P Las salas deben poder obscurecerse totalmente si se lo

necesita, contar con interruptores de graduacin de luz.
74
P Los tomacorrientes deben estar identificados con normas

nacionales.
*e
:
Seguridad:
> iluminacin de seguridad de acuerdo a las leyes del pas.

k lndicadores de salidas de emergencia.
> Detectores de humo.

Instalacin Tcnica
Equipo de audio empotrado
Acstica de la sala eco 1.2 S
Equipo de audio disponible en cada sala con capacidad para

ms de 60 personas.
Cabinas de interpretacin simultnea de acuerdo con las

normas SO 2603.
*:*
En la sala de plenaria debe haber una sala de audiovisuales
75
*:*
Pantalla de proyeccin permanente
*3
Conexiones ISDN
Muebles
Sillas de estructura revestida
Ancho de la silla mnimo 60 cm
Espacio entre filas mnimo 80 cm para acomodacin en estilo

escuela.
Las mesas deben tener mnimo 55 cm de profundidad para

arreglarlas en estilo Aula o Escuela.
Escenario
*:
Para la sala de plenarias el escenario debera estar a 70 cm de

altura mnimo.
*3
Debe tener un mnimo de 50 metros cuadrados
76
Entorno
Elevadores
*:*
Acondicionadores de aire o calefaccin de acuerdo con las

condiciones climticas
Mantenimento
*t.
El aseo del centro de convenciones debe ser diario en todas

sus reas
Se debe contar con una rutina de mantenimiento
*+:
Desodorizacin del rea para banquetes
Sala de aislamiento
*:*
Ventanas y puertas de aislamiento (sonido exterior 70 db)
*:*
Aislamiento entre salas (40 db)
77
Areas de Exhibicin
Altura mnima del tumbado 3 metros.
Capacidad de descarga mnima 500 Kilos por metro cuadrado.
Servicios mnimos de stands
Electricidad
*3
Conexin telefnica y para computadoras
Sistemas de Traduccin Simultnea
Existen tres tipos de sistemas de traduccin simultnea: sistema

almbrico, sistema de induccin de enlace y sistema de rayos
infrarrojos.
Sistema Almbrico
El cableado usualmente cruza por las bases de los asientos en

ductos extendidos desde una fila a otra y a travs de los pasillos en
anillos del cable principal.
78
El sistema almbrico
permite a los delegados participar en las
discusiones, ya que incluyen lmparas indicadoras de solicitud para

hablar, micrfonos e interruptores.
Los controles del equipo pueden ser instalados en una cavidad de los
brazos de las sillas o dentro de paneles provistos en la parte de atrs
de las sillas.
.ir
urp
ESPO
Figura # 12 Sistema almbrico
Los micrfonos porttiles pueden usarse en las conferencias, stos
normalmente estn colocados sobre los escritorios de control central

y luego a los sets de intrpretes para traduccin y difusin.
79
Sistema de Induccin de Enlace
El sistema de induccin de enlace utiliza transmisin por un campo

magntico generado por un cable enlazado alrededor del auditorio. El
campo, el cual est sujeto a regulaciones de transmisin,
generalmente permite hasta seis portadoras de bandas de
frecuencias, las cuales pueden ser captadas por un pequeo monitor
porttil provisto para cada participante.
Este sistema permite a los participantes moverse, pero fuera de la

sala puede haber interferencia en la transmisin.
Sistema de rayos infrarrojo
Es usado para transmitir seales a diferentes canales de frecuencia

(hasta 9 bandas) desde algunos transmisores colocados en la sala.
En contraste con el sistema de induccin la cobertura de frecuencia
es ms ancha, permitiendo una separacin grande de canales y una
-alta calidad de transmisin.
Los receptores son porttiles, a batera y conectados por enchufes

conducidos a los audfonos. Una de las ventajas de transmisin de
80
rayos infrarrojos es la efectividad de proteccin por paredes,

particiones, etc.
Cabinas de traduccin simultnea segn normas ISO 2603
Ubicacin
Las cabinas deben ser elevadas y construidas en la parte de atrs o

a un lado de la sala para permitir una vista clara de las personas
que estn hablando, del pizarrn y de la pantalla de proyeccin.
Deben estar agrupadas para permitir una comunicacin visual a
travs de ventanas (con un ancho de por lo menos 0,45m) y deben
contar con un rpido y fcil acceso entre ellas pero no directamente.
Las cabinas deben ser introducidas desde el exterior de la sala a

travs de un rea que normalmente no es usada por delegados o
miembros del staff. Tambin se puede instalar una televisin para
vistas auxiliares de acercamiento.
Las ventanas de la sala deben extenderse hasta el ancho total de la

cabina, tener una altura de 0,8 metros y estar inclinadas con el borde
superior hasta la sala para evitar una reflexin de acstica y efectos
81
de espejo. Las ventanas deben satisfacer los estndares de

aislamiento de sonido.
Aislamiento de Sonido y Acstica
Bajo condiciones normales de ambiente, sin exceder
80 dB los
niveles de sonido de banda octava dentro de la cabina, no deben

exceder los valores en ndice de sonido, 25, ISO 1976.
Los tiempos de eco dentro de las cabinas no deberan exceder 0,8s

por frecuencias entre 63 y 8000 Hz.
Dimensiones mnimas
2,50 metros de ancho para permitir a tres intrpretes sentarse

cmodamente y moverse sin molestar a los otros.
2,40 metros de profundidad para evitar resonancia de tres
dimensiones deberan ser diferentes uno de otro.
2,30metros de altura al igual que en las cabinas de tcnicos de

sonido.
82
Arreglos
Los intrpretes requieren una superficie de trabajo tranquila,

diseada para amortiguar el impacto del sonido. La superficie de
trabajo debe ser adyacente a la ventana por lo menos con un ancho
y profundidad de 0,50metros (adems del espacio del equipo). Cada
intrprete debe tener una silla cmoda, ajustable en altura y
capacidad para moverse sin sonido.
Una sala auxiliar debera estar provista cerca de la sala de

intrpretes para relax y estudio preliminar de avisos y documentos.
La sala debe estar provista de guardarropa, facilidades telefnicas,
sillones y mesas.
Equipamiento
El sistema de sonido debera proveer la correcta reproduccin de

frecuencias de audio entre 1000 y 12000 Hz a 5 3 dB con una
distorsin mxima del 5 % de poder. La seal + sonido: radio de
sonido debe ser mayor que 50 dB.
La fuente de sonido debera ser un micrfono del orador, transmisin

de radio o sonido directo del proyector o reproductor de cintas.
83
Cada intrprete debera tener un panel de control separado con un

selector para conectarse a cada lenguaje sin circuir o crujir y las
facilidades provistas por una alternativa de salida de canales, para
comunicacin con el orador o presidente y para tono de control.
Equipo de diadema y un micrfono montado de mesa debera ser

provisto, el primero con audfonos y cinta ajustable pesando en total
menos de 250 gramos.
Por seguridad los enchufes deberan ser distintivos para prevenir una
conexin equivocada y un interruptor iluminado con luz roja o mbar
para indicar cuando el equipo de sonido est encendido.
Estndares de Ambiente para las cabinas
La concentracin de CO2 no debe exceder el 0,lO %.
Temperatura, controlada entre 18 y 22 "C.
Humedad, entre 45 y 65 %.
Velocidad de aire, que no exceda 0,2m/s.
a4
*3
Calas de aire, localizadas para evitar contaminacin y corrientes

de aire.
*:
Sistemas de iluminacin, Independiente de la sala.
43
Iluminacin de la superficie de trabajo, al menos 300 lux con

alcance de control entre 1O0 - 1O00 lux.
43
Resplandor, luces tapadas, acabados mates.
*:*
Colores, evitar colores prominentes, oscuros o montonos.
Area para el servicio de Alimentos y Bebidas
En los diferentes tipos de reuniones, especialmente congresos y

convenciones, el servicio de Alimentos y Bebidas como coffee break,
banquetes, ccteles, etc. van de la mano con el evento principal, ya
que stos facilitan los encuentros sociales y permite a los asistentes
conocer gente nueva en su campo, intercambiar ideas y solucionar
problemas comunes. Por este motivo, dentro de un evento tambin
es muy frecuente que los clientes soliciten la prestacin de este
servicio, para lo cual previamente debe hacer la seleccin del tipo de
comida que desea y el horario en que ser servido.
85
Los grandes centros de conferencias tambin suelen apoyar el

servicio de alimentos y bebidas con varios restaurantes de
especialidades, desde un snack hasta uno de alta cocina, puesto que
muchas veces este puede ser un factor muy importante para escoger
el lugar donde se celebrar la prxima reunin. Por este motivo, el
rea destinada para la prestacin del servicio de Alimentos y Bebidas
requiere de atencin especial tanto
para la decoracin de los
espacios como para la elaboracin de los mens y la eficiencia del

servicio.
Areas de recreacin
Los centros de conferencias, especialmente los que disponen de

habitaciones para huspedes, aaden a su conjunto de facilidades,
espacios para lobby, lounge, night club, sala de juegos, reas
deportivas,
club de salud, etc.; los cuales son muy importantes
dentro de los programas de una reunin, sobre todo para discusiones

informales entre los visitantes, estas reas estarn apoyadas por el
Hotel.
86
3.4. Propuesta para la Organizacin y Administracin del Centro de
Convenciones
Para desarrollar una nueva empresa, la tendencia es concentrarse

principalmente en los beneficios del producto o servicio que se va a
ofrecer; la tecnologa que se requiere, la forma de comercializar ese
nuevo producto; la rentabilidad que ste va a producir, etc. Aunque
la importancia de estos aspectos es indudable, no se puede olvidar
que todos ellos no son nada sin el apoyo de un grupo humano. Por lo
tanto, el estilo administrativo que adopte la empresa merece una
especial atencin.
Aunque, el trabajo del grupo no consiste en tomar las decisiones

finales acerca del proyecto y considerando que no existe en el pas,
un Centro de Convenciones como el del proyecto Hotel - Escuela
se
considera
importante plantear
una
propuesta
para
su
administracin contribuyendo as a lograr uno de los objetivos que

es de servir como marco de desarrollo al proyecto.
Administracin se define como el proceso de disear y mantener un

ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con
eficiencia las metas seleccionadas, partiendo de este concepto, el
proceso se divide en cinco etapas: Planeacin, Organizacin,
87
Integraci,n,
Direccin y Control; sobre las cuales basaremos nuestra
propuesta.
En la etapa de planeacin, se definen los objetivos, la misin, la

visin de la empresa y las acciones para lograrlo. Comenzando con
los objetivos y de acuerdo a la investigacin realizada, stos deben

ser:
*3
Posicionarse en el mercado de Guayaquil dentro de los

primeros seis meses.
programa
A travs de la fuerza de ventas y un
promocional
dirigido
las
organizaciones
establecidas en la ciudad e identificadas en la Propuesta del

Plan de Marketing.
*3
Captar el mercado de las ciudades ms importantes del pas,

dentro de los restantes seis meses. Una estrategia para lograr
este objetivo es intensificar las actividades de Marketing en el
mercado nacional, en las ciudades con mayor actividad turstica
..
e:*
y comercial; y entre las empresas con mayor poder adquisitivo.
Para el siguiente ao, el objetivo
ser introducirse en el
mercado internacional, a travs de un programa promocional

que utilice medios que faciliten la introduccin del servicio fuera
88
del pas. Estos medios pueden ser a travs del internet con el
diseo de una pgina web, envo de material publicitario a las
embajadas, aerolneas, agencias de viajes, hoteles, cmaras
binacionales, etc.
Considerando que el Centro de Convenciones es una empresa que

ofrece el servicio de alquiler de espacios para celebrar reuniones de
tipo comercial, cientfico y educativo; y que los estndares
internacionales exigen instalaciones, tecnologa, personal y dems
recursos adecuados para apoyar un evento su misin es:
Proporcionar un servicio altamente
eficiente en cada evento y
brindar a los clientes externos la oportunidad de participar en la

bsqueda de la excelencia, escuchando sus comentarios y
sugerencias para favorecer la calidad del servicio; fomentar en los
clientes internos el espritu de trabajo en equipo y el uso ptimo de
los recursos para mantener una rentabilidad justa.
Para fortalecer la idea de. la misin y dada la importancia

socioeconmica del turismo de congresos y convenciones, su visin
ser:
89
Convertirse en la empresa lder en Organizacin y Sede de Eventos
"
consolidando la imagen del Centro de Convenciones en el mercado

internacional".
Las acciones para lograr la misin, la risin
los objetivos estn
asociadas a los recursos tecnolgicos y humanos que apoyarn la

prestacin del servicio. Entre las principales acciones para cumplir
los objetivos planteados en la misin y la visin estn:
*:*
Construir el Centro de Convenciones de acuerdo a las normas

internacionales de la AIPC.
*:
Respetar las normas internacionales de calidad para empresas

de servicios.
*:*
Iniciar y desarrollar la empresa bajo el concepto de calidad total.
*:*
Planificar programas de capacitacin permanente a los

colaboradores de la empresa.
43
Contar con una asesora externa que permita a la empresa

investigar el mercado y as buscar los medios adecuados para
llegar al o los segmentos ms importantes.
90
*:*
Con el apoyo de la investigacin de mercados, establecer un

programa destinado a buscar tpicos de inters que puedan ser
objeto de la planificacin de eventos como: congresos,
convenciones, ferias, exposiciones, entre otros.
3.4.1. Etapa de Organizacin
En esta etapa se establece quienes formarn parte de la empresa y

sus funciones. El diseo de la estructura organizacional deber ser
flexible y dinmica para adaptarse a los cambios que necesiten
realizarse.
Por ser una empresa pequea y que apenas se inicia, el personal no

deber ser muy numeroso, adems podr contar con la participacin
de estudiantes del Hotel - Escuela para que realicen pasantas.
La mayora de los pasantes seran estudiantes de Turismo, pero

tambin se puede considerar oportuna la participacin de otras
carreras que tiene
PROTCOM
ESPOL, se debe integrar por ejemplo a
para la parte creativa en Diseo Grfico y
para
respaldar la parte informtica, Ingeniera Electrnica, Elctrica

apoyo al mantenimiento de equipos.
OB ESPOC
91
Muchas empresas de servicios no remuneran a los pasantes con el

fin de contar con un personal de apoyo que no represente un egreso
y as reducir los gastos. En el caso del Centro de Convenciones, el
grupo considera que las pasantas deben ser remuneradas, porque
sera una manera de incentivar al estudiante a que se sienta ms
comprometido con su trabajo y se identifique con la empresa. An
cuando las prcticas sean pagadas, constituye una forma de reducir
los gastos porque su remuneracin no ser igual a los ingresos de un
colaborador del Centro de Convenciones.
Como resultado de la investigacin, bsicamente in Centro d
Convenciones debe contar por lo menos con las siguientes reas o

departamentos (Anexo # 11):
*:*
Coordinacin y Organizacin de Eventos
*:
Alimentos & Bebidas
*:*
Administracin & Finanzas
*:*
Marketing.
92
3.4.1.1. Coordinacin y Organizacin de Eventos
Este departamento tiene como funcin principal coordinar las

actividades del personal que dar asistencia a los diferentes eventos;
supervisar que el trabajo se realice eficientemente y verificar que los
clientes cuenten en todo momento con los recursos necesarios para
el xito de sus reuniones.
Tambin
proporcionar un servicio de asesora a las personas
naturales o jurdicas en la organizacin interna de un evento, aunque

sea exclusiva responsabilidad del contratante, la empresa puede
ofrecer dicho servicio para facilitarle al cliente todo el trabajo de
detalles que ello implica; al ofrecer un servicio completo se generara
un ingreso extra para el Centro de Convenciones por concepto de
asesora en organizacin interna de eventos.
De igual forma, la unidad podra tambin planificar
y organizar
reuniones como Congresos y Convenciones, previo al estudio del

mercado correspondiente, eligiendo temas especficos de inters
actual; es decir no solamente satisfacer la demanda existente, sino
autogenerar la demanda.
Con ste sistema el Centro de
Convenciones no solamente ser sede sino tambin Comit

Organizador del Evento, con
lo que se garantiza la venta de
93
espacios (salones), aumentar la ocupacin del Hotel - Escuela,

consumo de alimentos ingresos extras como organizacin de citytours, comisiones por renta de autos, etc.
El personal para itegrarlo
puede estar conformado por tres
personas: Un encargado de la supervisin y coordinacin de los

eventos, con poder de decisin y responsable de la calidad del
servicio. Tambin se necesitar una recepcionista bilinge, la cual
deber estar siempre informada acerca de todos los detalles de los
eventos que se estn realizando para poder informar a los
participantes, asimismo debe estar capacitada para proporcionar
informacin turstica.
Una persona que se encargar de la planificacin y organizacin de

congresos, convenciones, simposios, y otros eventos, lo que se
conoce internacionalmente como un OPR. Cuando una empresa
solicita este servicio, el OPR se convierte en un asesor para el cliente
y ambos determinan la cantidad de personas que se van a requerir
para la organizacin interna del evento. El organigrama del evento,
requiere de la participacin de muchas personas, que trabajan
mediante servicios prestados, costo que se agrega al presupuesto
del evento. Para el personal que se requiera pueden contratarse
estudiantes del Hotel - Escuela.
94
3.4.1 2. Departamento de Alimentos & Bebidas
An cuando el servicio principal de la empresa es alquilar los

salones, la mayor parte de los eventos requiere del servicio de A ? B,
especialmente
en
reuniones
como
seminarios,
congresos,
convenciones, lanzamiento de productos, etc. en los cuales se

necesita desde coffee breaks, almuerzos y bocaditos para un cctel.
Para poder cumplir con este servicio, este departamento debe estar
organizado de la siguiente forma:
El rea de cocina, donde se preparan los alimentos del servicio

solicitado por orden de evento y deber contar con
un chef, un
subchef, 4 cocineros, 4 ayudantes de cocina y 6 posilleros.
Una seccin de Compras y Bodega, con una persona encargada de

comprar los insumos para la preparacin de los alimentos y bebidas
para su almacenaje. Tambin puede ser responsable de las compras
de otros artculos que no correspondan a alimentos, pero que se
necesiten en el Centro de Convenciones.
Una seccin de Costos, con una persona que se encargar de

elaborar presupuestos para las recetas estndar de cada plato o
men y el precio de venta al pblico.
95
Por iniciarse las actividades de la empresa no es conveniente tener a

todo el personal de cocina como fijo, la sugerencia del grupo es que
se contraten tres personas de planta: un Chef, un subchef y un
ayudante de cocina. El personal restante puede trabajar como
eventual, de acuerdo al nmero de eventos, de igual forma que se
procede para la contratacin de saloneros, esto es con el objetivo de
reducir los costos.
3.4.1.3. Departamento de Administracin & Finanzas
Administracin y Finanzas puede organizarse de la siguiente forma:

Un rea de Contabilidad para que
registre
y controle los
movimientos contables que genere el Centro de Convenciones. Debe

contar con un Contralor, un auxiliar contable y una persona para la
gestin de Crdito y Cobranzas.
Una persona en Recursos Humanos para el proceso de seleccin,

reclutamiento, contratacin, capacitacin, motivacin, evaluacin y
desarrollo del personal. Una seccin tcnica y de sistemas que ser
el apoyo logstico para el uso y
mantenimiento de la tecnologa
utilizada, la cual estar a cargo de dos personas especializadas en

computadoras y equipos audiovisuales.
96
En cuanto a limpieza, seguridad y mantenimiento (equipos de cocina,

acondicionadores de
aire,
luminarias,
etc.),
el
centro
de
convenciones podra realizarlo mediante la contratacin de servicios

prestados (outsourcing).
3.4.1.4. Departamento de Marketing
Por la naturaleza de las actividades del Marketing, destinadas de una
u otra forma no solo a vender el producto sino tambin la imagen de

la empresa, este departamento puede organizarse de la siguiente
forma: Una persona para la investigacin de mercado, una persona
para promocin y publicidad, tres vendedores y un relacionista
pbIico.
3.4.2. Etapa de Integracin
A su vez, incluye etapas para seleccionar, reclutar, evaluar y

capacitar al personal de la empresa. Para ello es muy importante
que en el proceso de seleccin se definan los parmetros como:
perfil de cargos, pruebas psicolgicas, entre otros.
Si la empresa desea mantener siempre el concepto de calidad total,

el proceso de seleccin de personal ser un punto clave para el
97
crecimiento y desarrollo de la organizacin pues adems de tener

los conocimientos acadmicos, tambin se deber considerar
aspectos sociales y psicolgicos que reflejen la personalidad de

individuos con espritu de servicio, colaboracin y cooperacin,
atentos siempre a las necesidades de los clientes internos y
externos, con lo que se obtendr el ambiente propicio para que las
actividades de control se lleven a cabo de manera eficiente y con
responsabilidad.
Este aspecto tiene gran importancia si se toma en cuenta que la

mayora de empresas de servicios tursticos en nuestro pas cuentan
con personal emprico con aos de experiencia, lo que an cuando
es importante a largo plazo se convierte en desventaja, pues al no
poseer formacin acadmica correspondiente y
una cultura de
servicio hace ms difcil que se adapten a los cambios, nuevos

conceptos y sean renuentes a las herramientas de control destinadas
a mantener los estndares de calidad.
Tanto el ttulo profesional como la experiencia son fundamentales

para una plaza de trabajo, lo ideal es que ambos pesen igual al
momento de seleccionar al personal, pero el factor ms importante
que se necesita en un candidato para una plaza de trabajo
relacionada con turismo debe ser su identificacin con los conceptos
98
de misin y visin, son necesarias las personas que logren empatia

con los clientes y que su forma de conducirse sea dirigida a la
prestacin de servicios de alta calidad.
3.4.3. Etapa de Direccin
La labor consiste en influir sobre las personas para que contribuyan a

las metas del grupo o la empresa. Sobre este concepto es importante
recordar que muchos de los problemas de una organizacin son
producto del comportamiento individual y grupal. Debido a esto, la
direccin o liderazgo implica seguidores y las personas tienden a
seguir a quienes ofrecen el mejor medio de satisfacer las
necesidades y deseos individuales.
Desde que el hombre descubri que la mejor forma de alcanzar un

objetivo era formar grupos, son muchos los estudios que se han
realizado para utilizar tcnicas administrativas ms adecuadas.
La mejor forma de obtener la colaboracin de todos en un ambiente

ms agradable es el estilo de direccin participativa, la que tiene
como fin alcanzar las metas colectivas. Este estilo es opuesto al
denominado autocrtico que generalmente usan las empresas, el
cual funciona en la mayora de los casos, pero no fomenta el espiritu
99
de equipo, por el que se trabaja juntos para alcanzar intereses

comunes.
El espritu de equipo, logra que los integrantes de una empresa se

identifiquen con sta, debido a que las ideas y la participacin de
todos
es
importante
en
cualquier
nivel
de
la
estructura
organizacional.
Una de las acciones que se toman en el estilo de direccin

participativa es por ejemplo: que los gerentes dediquen una hora
semanal en reuniones de empleados para desarrollar el trabajo en
equipo.
Otra forma,
es que cada departamento de manera
independiente se rena para establecer por escrito, los objetivos de

un periodo determinado. Despus de cumplido el plazo, se renen
nuevamente para asentar por escrito los logros alcanzados por cada
rea de la organizacin.
3.4.4. Etapa de Control
Implica medir y corregir el desempeo individual y organizacional

para conseguir que los objetivos se cumplan de acuerdo a lo
planificado. La mayor parte de las empresas miden los resultados
con herramientas de control principalmente de tipo financiero, pero
1O0
para mantener el concepto de trabajo en equipo, calidad total y

servicio al cliente, las herramientas de control deben contemplar el
desempeo de la organizacin desde la perspectiva del cliente, del
proceso interno y de la formacin y crecimiento empresarial.
La sugerencia del grupo es que se establezca un programa de

organizacin y mtodos, a cargo de la seccin de recursos humanos.
Este programa puede incluir:
El establecimiento de perodos de fijacin de objetivos y

evaluacin de resultados.
*:
Implementacin del uso de herramientas de control como:

Diagramas de Gantt y Pareto, Causa - Efecto, Histogramas,etc.
*:*
Elaboracin de informes acerca de los resultados obtenido, sus

causas, soluciones y objetivos del prximo perodo.
3.5. Propuesta de un f l a n de Marketing para el C.C.
Una vez establecido el plan estratgico de la empresa (objetivos,

misin, visin,
FODA y acciones para alcanzar las metas
propuestas); el siguiente paso es elaborar el plan estratgico de
101
Marketing, en coordinacin con el de la empresa. Este proceso

consta de cinco pasos:
1.
Anlisis de la situacin.
2.
Objetivos del Marketing
3.
Determinar la ventaja diferencial
4.
Seleccionar los mercados meta
5.
Disear la mezcla de Marketing
3.5.1. Anlisis de la Situacin
Cuando una empresa inicia, no se puede analizar los resultados de

su. plan de marketing, pero en su lugar se puede describir la forma en
que la competencia ha captado sus clientes.
Se realiz una investigacin exploratoria, entre posibles clientes

como: asociaciones de profesionales, cmaras de comercio,
agencias de viajes, bancos y agencias de publicidad. Los resultados
obtenidos revelaron que los hoteles de la ciudad no suelen enviarles
102
material publicitario de sus salones
y tampoco utilizan la venta
personal como una herramienta para dar a conocer y ofrecer el

servicio. Aparentemente los hoteles no seleccionan mercados metas
para vender sus salones de eventos porque suelen promocionar el
paquete completo: habitaciones, restaurantes, salones y adicionales.
Los hoteles no dirigen su fuerza de venta especialmente para su

Centro de Convenciones y se' anuncian por lo general en revistas de
turismo
y en. las pginas amarillas del directorio telefnico.
Considerando que los hoteles son la competencia principal en el

mercado nacional, el hecho de que no vayan en busca del cliente, le
da al Centro de Convenciones de la ESPOL una gran ventaja y
oportunidad para posicionarse en el mercado a travs de ventas
personales.
En cuanto al mercado internacional, lnternet constituye el principal

medio publicitario, mientras que en las Embajadas, Aerolneas y
Agencias de Viaje poseen una escasa informacin de Centros de
Convenciones.
103
3.5.2. Objetivos del Marketing
Los objetivos del Marketing deben guardar estrecha relacin con las
estrategias globales de la compaa, por ello es necesario tener claro
.
los objetivos establecidos en la propuesta para la administracin de
la empresa en el que se ha considerado los siguientes:
1. Captar los clientes de congresos y convenciones nacionales e

internacionales.
Una estrategia para conseguir este objetivo es enviar delegados del

Centro de Convenciones a los Congresos de Turismo que se realicen
en 'otros pases. Esta accin representa una oportunidad para
promocionarse y solicitar la sede de futuros eventos.
Otra estrategia es investigar en el mercado cuntos congresos

nacionales organizan las asociaciones profesionales y universidades
del pas, un trabajo que nadie ha realizado todava y constituye la
principal fuente de informacin para la elaboracin de estadsticas.
104
2. Lograr mantener como mnimo una ocupacin del 50% de la
capacidad total del C.C.
Este objetivo se logra con una estrategia a la que denominamos

Autogeneracin de la Demanda, que indica
que el Centro de
Convenciones debe investigar posibles temas que puedan ser

interesantes para la organizacin de congresos y
convenciones.
Debemos recordar que Ecuador es un pas rico en recursos

naturales, fortaleza que puede aprovecharse para desarrollar esta
actividad.
Hoy en da que la carrera de turismo est ganando mayor

importancia, es factible la organizacin de eventos
que traten
distintos temas como: Calidad en Empresas de Servicios Tursticos,

Planificacin Turstica, Impacto Ambiental de Proyectos Tursticos e
incluso un Congreso Panamericano de Escuelas de Turismo.
3. Posicionar al Centro de Convenciones en el mercado con el
sello de ESPOL como sinnimo de calidad.
La estrategia para
alcanzar este objetivo
es promocionar la
empresa no solo como tal, sino como proyecto en conjunto HOTEL ESCUELA Y CENTRO DE CONVENCIONES dando a conocer a los
l
105
clientes potenciales que el servicio est garantizado por una

formacin acadmica de calidad ESPOL. Para ello, ser necesario
utilizar
diversos
medios
de
control
que
permitan
evaluar
constantemente el desempeo del personal y la calidad del servicio

as como cursos de actualizacin permanentes. Adems se debe
prever algn tipo de programa de capacitacin previa para los
pasantes, de tal forma que puedan desempearse sin ningn
problema.
3.5.3. Ventaja Diferencial
A criterio del grupo, el Centro de Convenciones tiene dos ventajas

diferenciales:
Los beneficios de sus instalaciones con tecnologa de punta que

facilitarn la prestacin del servicio, puesto que los salones sern
ms cmodos y mejor equipados que las salas de eventos y
reuniones de la localidad, las mismas que
an cuando sus
caractersticas favorecen la realizacin de reuniones sociales, estn

sujetas a constantes cambios, lo que las hace menos adecuadas
para grandes eventos.
106
La segunda ventaja es el hecho de que por estar junto al HotelEscuela, contar con un personal de mejor formacin profesional y
con vocacin de servicio, lo que constituye una base para la calidad
total.
3.5.3.1. Segmentacin del Mercado
La segmentacin es un proceso que consiste en dividir en grupos

pequeos el mercado total de un bien o servicio, El objetivo es que
los miembros de cada grupo coincidan en los factores que repercuten
en la demanda.
Una empresa puede hacer una segmentacin de diversas formas, y

aunque los criterios para hacerlo dependan del tipo de producto o
servicio que se est tratando, el mercado puede ser dividido en dos
grupos principales:
Consumidores finales, quienes compran bienes o servicios para su
uso personal o familiar y
usuarios empresariales, que compran
bienes y servicios para uso de sus empresas, para revenderlas o

bien para hacer otros productos. Cada
grupo tiene
un
comportamiento especial de compra, por lo tanto la mezcla de

marketing depender del grupo al que se dirija.
107
Para un Centro de
Convenciones, el
primer grupo
est
representado por los clientes que requieren un espacio para realizar

eventos sociales familiares como bodas, cumpleaos, aniversarios,
etc.; mientras el segundo grupo, corresponde a las diferentes
organizaciones que
realicen eventos de
carcter
comercial,
educativo, cientfico, entre otros.
Aunque las caractersticas de las instalaciones, puedan atraer a todo

el mercado, el criterio del grupo es dirigir la fuerza de venta a los
usuarios empresariales, debido a las siguientes razones:
Existe una gran variedad de salones de eventos para cubrir esta

demanda.
Los clientes por lo general buscan para sus eventos, los lugares
que representen un mayor atractivo. Por ejemplo: Hoteles y
clubes sociales.
Es probable que el pblico en general no identifique al Centro

de Convenciones de la Espol con la realizacin de eventos
sociales, por la imagen que la Institucin representa.
108
Debido a las razones anteriormente expuestas el mercado del Centro
de Convenciones estara conformado por:
*:*
Asociaciones de ejecutivos, cientficos, laborales, deportivas, etc.
e:*
Asociaciones fraternales
*e
:
Colegios y Asociaciones de Profesionales
*f. Instituciones Educativas
e:*
Empresas en general
Para segmentar el mercado los consumidores finales y los usuarios

empresariales utilizan sus propios criterios, los cuales pueden
combinarse porque no son exclusivos de un solo grupo. Los criterios
del primer grupo son: Geogrficos, Demogrficos, Psicolgicos
Psicogrficos y Conductuales.
Los criterios para segmentar o dividir el mercado de usuarios

empresariales son los siguientes:
*:*
Tipo de cliente: Necesidades especficas de una empresa en

relacin a la actividad que realiza.
1o9
*3 Tamao de la demanda: Cantidad de empleados, volumen de

ventas, nmero de plantas y de oficinas de ventas.
4 3 Tipo de situacin de compra: Nueva compra cuando se trata de la
primera vez; recompra directa cuando ya son clientes y recompra

modificada situacin intermedia entre las dos anteriores.
Por las caractersticas del servicio que ofrece un Centro de

Convenciones el mercado puede segmentarse usando criterios de
ambos grupos. La segmentacin del mercado esta orientada al
cliente, por esta razn primero se debe identificar cules son sus
necesidades De acuerdo a la investigacin, un centro de
convenciones tiene un mercado amplio y horizontal, (es decir que
puede prestar su servicio a una gran variedad de empresas), cuyas
necesidades bsicamente pueden ser las mismas:
*:*
Realzar la importancia del evento.
*:*
Un lugar adecuado para reunirse.
44
Las facilidades: tecnologa y servicios complementarios.
Por lo anteriormente expuesto, para segmentar el mercado, es

conveniente agrupar los eventos de acuerdo con la similitud que
tengan por el carcter de la reunin; por el nmero de personas que
110
mueven; por la variedad de servicios que necesitar, finalmente por

los ingresos que puedan generar. A continuacin se muestran los
grupos correspondientes:
1.
Congresos, Convenciones, Simposios, Charlas, etc.
2.
Seminarios, cursos de capacitacin y actualizacin.
3.
Ferias y Exposiciones comerciales.
4.
Sesiones solemnes, ruedas de prensa, ccteles.
5.
Lanzamiento de productos
6.
Espectculos culturales
7.
Reuniones de carcter religioso.
8.
Reuniones de negocios.
Por lo general una empresa puede realizar una gran variedad de
eventos, agrupndolos de esta forma permite identificar mejor a las

organizaciones que se relacionen ms con algn tipo de reunin. Se
puede usar criterios combinados para segmentar el mercado primero
por tipo de cliente, luego por tamao de la demanda y finalmente por
tasa de uso que corresponde a un criterio conductual.
111
De acuerdo con el tipo de cliente y tomando la agrupacin de los

eventos, el primer segmento debe estar conformado por el primero
y segundo grupo, los que
estn asociados con instituciones de
educacin superior, empresas de capacitacin y asociaciones

profesionales.
El segundo segmento est formado por los grupos: tres, cuatro,

cinco y ocho, y estara representado por una gran variedad de
empresas.
El tercer segmento representa el grupo seis: asociaciones

culturales,
escuelas
de
danza,
conservatorios,
agrupaciones
teatrales, etc. Finalmente, un cuarto segmento representado por

agrupaciones polticas y religiosas, correspondiente al grupo siete.
Los criterios de tamao de la demanda y tasa de uso servir para

continuar dividiendo el mercado, especialmente en el segundo
segmento que abarca un sinnmero de empresas dedicadas a
diversas actividades y es difcil identificarlas por tipo de cliente
nicamente.
De acuerdo con el tamao de la demanda, los criterios para la

segmentacin estn relacionadas con el poder adquisitivo de los
112
usuarios, se puede medir por el volumen de ventas, por sus gastos,

la cantidad de sus plantas, etc. Por ejemplo investigando cules son
las empresas que ms gastan cuando realizan un evento. La tasa de
uso sirve para conocer cules son las empresas que realizan ms
eventos de cualquier tipo con mayor frecuencia.
3.5.4. Mercados Meta
Tanto las empresas de productos, como las empresas de servicio

deben disear un programa para llegar a los clientes potenciales.
Para ello, primero se debe identificar el mercado total, es decir el
conjunto de los posibles clientes y luego seleccionar los mercados
meta.
Un mercado meta es el grupo de personas u organizaciones a los

cuales una empresa dirige su programa de marketing. Para
seleccionar un mercado meta, se pueden utilizar tres estrategias:
1 .- Usar un solo programa promocional para el mercado total.
2 .- Seleccionar un mercado meta y por tanto aplicar el programa
solo a ese mercado.
113
.- Seleccionar uno o ms mercados metas y hacer un programa

para cada uno.
Aunque cada estrategia tiene sus ventajas y desventajas, en el caso

del Centro de Convenciones debe usarse inicialmente la primera
estrategia, puesto que por ser un negocio que se inicia ya crea una
expectativa entre los clientes potenciales.
Una vez, que el Centro de Convenciones, haya ganado prestigio y

aceptacin, la estrategia a utilizar debe ser la de seleccionar un solo
segmento, que en este caso sera el de las categoras uno y dos
debido a que estos eventos tienen en comn que se llevan a cabo
por varios das, lo cual indican que requerirn variedad en el servicio
de Alimentos y Bebidas, probablemente servicio
de hospedaje,
fotocopiado, internet, telefona, etc.
Todo esto multiplicado por los das
que dure el evento, por el
nmero de asistentes y la variedad de servicios solicitados hacen

que este segmento sea ms atractivo. Por otra parte, los Congresos
y Convenciones especialmente si son internacionales despliegan una
serie de actividades que contribuyen positivamente al turismo, por las
plazas de trabajo que genera.
Adems, este tipo de eventos,
muchas veces estn asociados con ferias,
exposiciones o
114
espectculos culturales, generando as un ingreso ms al Centro de

Convenciones.
3.5.5. Mezcla de'Marketing (Marketing Mix)
Es la combinacin de las caractersticas del producto, la manera en
que se distribuir, su promocin y el precio. Con el fin de satisfacer

las necesidades del mercado o mercado meta y cumplir con los
objetivos del marketing.
3.5.5.1. PRODUCTO
Aunque el Centro de Convenciones, es una empresa de servicios, se

puede decir que su producto est compuesto de: soporte fsico
(instalaciones y tecnologa); personal de contacto y el servicio en s.
As como para un shampoo una estrategia de producto puede ser el

envase, para el Centro de Convenciones lo son las caractersticas de
los salones, la tecnologa, la calidad del servicio, la decoracin e

incluso la imagen del personal de contacto.
El soporte fsico es el primer aspecto a considerarse porque no sera

posible sin
un
bien tangible
como
la
transportacin, las
115
comunicaciones o el hospedaje, entre otros. Debe procurarse que en

la planificacin se considere la posibilidad de que cada saln, sin
perder funcionalidad pueda dividirse en dos o ms salones
adaptables a una diversidad de eventos.
La tecnologa y calidad de servicio se deben promocionar como la

punta de lanza para el ingreso al mercado,
constituyndose en la
ventaja sobre la competencia al poner al alcance de los usuarios los

ltimos adelantas tecnolgicos.
Los servicios del Centro de Convenciones deben expandirse, y
no
limitarse al alquiler de espacios y al servicio de Alimentos y Bebidas.

Se puede ofrecer adems, la asesora de un O.P.C, servicio de
edecanes, organizacin de tours y animacin turstica para
actividades recreativas dentro de los congresos, transportacin para
congresistas, etc.
Para garantizar la calidad del servicio del personal, una estrategia

es encuestar a los clientes con formatos establecidos para sus
sugerencias despus de cada evento que permitan
evaluar los
resultados y mejorar sobre la marcha cualquier aspecto, as como

para identificar sus necesidades.
116
La decoracin que se va a utilizar en el Centro de Convenciones

tambin es importante, pues se debe preferir colores sobrios,
materiales decorativos de calidad y ornamentos de acuerdo a un
tema especifico, por ejemplo si se trata de cuadros que todos se
identifiquen con la cultura nacional.
Finalmente, para darle imagen a la empresa se puede utilizar una

estrategia de marca como disear el logotipo del Centro de
Convenciones .partiendo del logotipo de ESPOL e incorporar un
eslogan asociado a lo que se garantiza al cliente. El eslogan puede
tener relacin con la misin y un ejemplo de ello seran los
siguientes:
9 Porque su imagen es asunto nuestro
9 Porque su imagen nos importa
> Su imagen tambin es nuestra responsabilidad

P Mantenemos la imagen de su empresa
P Respaldamos la imagen de su empresa
117
3.5.5.2. CANALES DE DlSTRlBUClON
Los canales de distribucin o plaza, para la prestacin de servicios
son cortos porque no es posible separarlos de su creador.
El nico
canal de uso frecuente es el agente intermediario que en el caso del

Centro de Convenciones son los vendedores Senior .
La pgina Web en el lnternet es otro canal de distribucin pues

aunque su accesibilidad no es de carcter masivo se espera con la
revolucin del conocimiento en los prximos aos ocurra.
Otro canal de distribucin lo constituye la Universidad misma ya que

en los Programas de Maestras y Diplomados se forman ejecutivos
de nivel gerencial, quienes en determinado momento tendrn
el
poder de decisin de realizar las reuniones de empresa en el Centro

de Convenciones. Tambin se puede utilizar como canales, las
Agencias de Viajes, Aerolneas y Embajadas.
3.5.5.3. PRECIO
En el negocio de eventos, el precio generalmente est dado por la

competencia y por tanto las estrategias de precio son similares. Por
118
ejemplo: algunos hoteles no cobran por los salones, si contratan

algn tipo de buffet en especial.
En el caso de los seminarios, hasta un nmero limitado de personas,

el alquiler de salones incluye dos coffee breaks por da y almuerzo;
algunos materiales de apoyo y equipos audiovisuales bsicos.
3.5.5.4. PROMOCION
La promocin es el elemento de la mezcla de marketing que sirve de

herramienta para informar, persuadir y recordarle a los posibles
clientes la existencia de un producto. Para lograrlo hay cinco formas
de promocin: venta personal, publicidad, promocin de ventas,
relaciones pblicas y publicidad no pagada.
La venta personal es una de las herramientas ms importantes para

.el Centro de Convenciones, puesto que el cierre de la venta se hace
directamente entre la empresa y el cliente. Conociendo el
antecedente de los Salones de Eventos del pas, los cuales no le
dan la importancia debida a esta herramienta de marketing, es
fundamental darle prioridad a la creacin de un programa de venta
personal.
119
Este programa estarfa diseado para seleccionar a los posibles

clientes basndose en la segmentacin del mercado, para elaborar
adecuadamente el itinerario de visitas y para mantener actualizadas
las tcnicas de ventas al igual que la cultura organizacional de
servicio al cliente.
La publicidad es un medio de comunicacin masiva, cuya forma
ms conocida son los anuncios a travs de los distintos medios de

comunicacin. La promocin de ventas, sirve para estimular la
demanda que se complementa con la publicidad y la venta personal,
incluye varias actividades como: exhibiciones, bonificaciones,
premios, descuentos, cupones, etc.
Es la herramienta ms costosa, por lo tanto se debe seleccionar
adecuadamente los medios publicitarios. Como se estableci en la

segmentacin del mercado, el Centro de Convenciones tiene
usuarios empresariales, entonces los medios de comunicacin deben
ser aquellos que estn dirigidos especficamente a cada segmento.
Las pginas amarillas del directorio telefnico, lnternet y las revistas
tursticas, obviamente son los medios principales; pero tambin
deben considerarse los peridicos y revistas de negocios como
Diners, Mundo Econmico, Viajero VIP, Cash, etc.
120
Para la venta personal, los impresos como folletos y brochures

tambin son de gran importancia, para persuadir al cliente, por esto
deben dar mucho nfasis a la calidad en la presentacin y el
contenido
informativo.
Los
impresos
deben
resaltar
las
caractersticas de los salones, la tecnologa utilizada y la calidad del

servicio.
Esta clase de impresos representa un costo muy alto, por esto

generalmente se mandan a hacer en una cantidad determinada para
un perodo determinado, generalmente muy largo; por ello no se
puede incluir promocin de precios. La sugerencia es que cada vez
que se entregue un folleto se incluya una hoja informativa de la
promocin de ventas que se est realizando en ese momento.
Debe procurarse que el contenido de los impresos no solamente

promocione el Centro de Convenciones, sino que de a conocer los
atractivos tursticos del pas y la ciudad.
Las relaciones pblicas abarcan una amplia variedad de actividades

comunicativas que contribuyan a crear actividades y opiniones
positivas hacia la empresa y su servicio. Las tcnicas que utilizan son
elaboracin de boletines, informes anuales, patrocinios de eventos
caritativos o cvicos.
121
La publicidad no pagada es solo una forma especial de R.R.P.P. que

incluye noticias o reportajes sobre la organizacin. Para toda
empresa,
las
relaciones
pblicas
son
muy
importantes,
especialmente cuando una empresa est lanzando un producto al

mercado. La apertura o inauguracin del Centro de Convenciones es
primera actividad de Relaciones Pblicas, de la cual se puede
obtener el mayor beneficio.
El plan de inauguracin consiste en invitar a una serie de personas

que hayan participado en la apertura del Centro de Convenciones,
instituciones y organismos tanto pblicas como privadas, medios de
comunicacin invitndolos a conocer las instalaciones a sociedades y
asociaciones comerciales y sociales e incluso a representantes de
las diferentes empresas que forman parte de cada segmento del
mercado. La inauguracin en s ya constituye una forma de
promocionar el Centro de Convenciones, pero tambin se puede
aprovechar el evento para entregar material publicitario de la
empresa e incluso recuerdos alusivos al evento.
122
CAPITULO 4
ANALlSlS DE FACTlBlLlDAD DEL PROYECTO
Para el anlisis de factibilidad, el grupo consider necesario hacer una

revisin de los aspectos legales del sector turstico que se relacionan con el
proyecto.
Cuando se inici la investigacin rega la Ley Especial de
Desarrollo Turstico, declarando prioritaria a toda actividad turstica nacional

(Seccin III Art. 3, literal d) con el fin de impulsar el desarrollo
socioeconmico del Pas. Los proyectos tursticos aprobados por el Ministerio
de Turismo, podan obtener la calificacin en categora A B y obtener
beneficios como la exoneracin de ciertos impuestos por perodos de 1O y 5
aos correspondiente a cada categora.
La vigencia de esta Ley constitua una fortaleza para el desarrollo del

proyecto, puesto que gracias a los beneficios que un Centro de
Convenciones representa para la ciudad, el proyecto correspondera a la
categora A y estara exento de pagar el impuesto a la renta por 10 aos y la
inversin se hubiera favorecido notablemente, considerando la devolucin
total de los derechos arancelarios por importacin de equipos y artculos
destinados para la prestacin de servicios tursticos.
123
La derogacin de dicha Ley, representa falta de seriedad para con los

inversionistas y constituye una mala imagen del pas en el exterior, quienes
al no encontrar las condiciones favorables para invertir, no se interesarn en
proyectos de esta magnitud. Los beneficios
anteriormente expuestos,
propiciaban las condiciones favorables para invertir en el proyecto y servan

para reducir los costos de inversin y de operacin,
pero con la
promulgacin de la Ley para la Reforma de las Finanzas Pblicas expedida

el 30 de Abril del presente ao cambia el escenario, pues todos los
beneficios quedan anulados.
A pesar de no contar con todas las ventajas que ofreca la Ley, todava
quedan aspectos importantes que influyen positivamente al proyecto. El
primero es el hecho de haber declarado a Guayaquil Centro Internacional de
Convenciones de la Repblica del Ecuador y el segundo es la creacin del
Bur de Convenciones de Ecuador con sede en la ciudad.
Aunque pueda resultar repetitivo haberlo mencionado varias veces en el

desarrollo de este trabajo, es muy importante resaltar estos aspectos porque
representan la oportunidad que Guayaquil necesita para desarrollar la
actividad turstica y favorece las condiciones para que las empresas tursticas
de la ciudad se interesen por el proyecto y le otorguen el apoyo que necesita
para obtener un respaldo econmico por parte del Gobierno.
124
4.1.
Anlisis de la Demanda
Se entiende por demanda a la cantidad de bienes y servicios que

el mercado requiere o solicita para buscar la satisfaccin de una
necesidad especfica a. un precio determinado (2).
El objetivo de analizar la demanda es medir cules son las fuerzas

que afectan las necesidades del mercado con respecto a un bien o
servicio y cmo satisfacer esas necesidades.
El turismo de congresos y convenciones es un mercado poco

conocido en nuestro medio, por lo tanto para el xito de este
proyecto se hace necesaria una investigacin por medio de
encuestas y datos histricos. Este tipo de anlisis de la demanda
requiere de un trabajo especializado y de muchos recursos, sobre
todo considerando que no todos los datos son fciles de acceder.
En el intento del grupo por realizar el anlisis correspondiente se

encontr poca disposicin para colaborar con este tipo de
investigaciones y en muchos casos un evidente celo profesional.
(2) Gabriel Baca Urbina, Evaluacin de Proyectos.
125
En cuanto a las estadsticas de congresos y convenciones el

Ministerio de Turismo generalmente no lleva los registros, tal vez
el motivo fundamental es que el pas no ha desarrollado esta
actividad, y las empresas de servicios similares como los hoteles
manejan estadsticas de eventos en general, especialmente de
tipo social y no proporcionan esta informacin por considerarla
confidencial.
En vista de no haber tenido acceso a los datos necesarios, el

grupo cree conveniente proporcionar una serie de aspectos que
deben considerarse para analizar la demanda del mercado de
congresos, criterios que sern utilizados para justificar el volumen
de ventas que se propone en el proyecto.
Para conocer acerca de las necesidades de los clientes se realiz

- una investigacin exploratoria (encuestas), utilizando una muestra
aleatoria de 50 usuarios del sector empresarial y turstico. Los

datos obtenidos revelaron cierta insatisfaccin con el servicio de
los
Centros
de
Convenciones
de
la
oferta
nacional
especficamente en el manejo de equipos, seguridad, comodidad,

funcionalidad de los salones y falta de difusin para ofrecer los
126
servicios, pero en cambio no pudieron responder con exactitud a

las preguntas que ayudaran a determinar la demanda.
An cuando esta investigacin, es tomada de una muestra muy

pequea, permiti conocer las oportunidades que tiene el Centro
de Convenciones si se lanza al mercado nacional, adems durante
el primer ao debe
aprovecharse al mximo la captacin de
clientes generados por las expectativas que produce la apertura

de un nuevo sitio.
Cabe resaltar, que el mercado total del Centro de Convenciones

est conformado en su mayor parte por usuarios empresariales y
no por consumidores finales. Esto significa que cada empresa,
Club o Asociacin de personas representa un posible cliente y la
cantidad de asistentes por evento est dada por el nmero de
colaboradores o socios de cada organizacin (aunque tambin se
debe tener en cuenta que cuando de congresos se trata asisten
estudiantes y profesionales no colegiados), por el tipo de evento
que realicen, su duracin y la frecuencia con que requieran este
servicio.
127
Es importante tomar en consideracin este ltimo aspecto, porque

los ingresos no sern los mismos cuando se trata de un congreso,
un lanzamiento de producto o una reunin de negocios; adems la

- .duracin flucta entre 1 a 5 das. Aunque cada usuario
empresarial estar ms asociado con algn tipo de evento, no se

debe descartar que pueda ser cliente potencial de otro tipo de
reunin.
Los Colegios de profesionales por ejemplo, pueden ser clientes de

congresos, convenciones y seminarios, pero no se descarta la
idea de que puedan requerir otro tipo de servicio como por ejemplo
un Cctel. Para tener una referencia de la cantidad de personas
con que se puede contar dentro de los usuarios empresariales,
se investig la cantidad de profesionales asociados al colegio de
su especialidad y se obtuvo un nmero aproximado de 64.132
personas.
Con este resultado se puede considerar
el punto de partida,
teniendo en cuenta que existen empresas
nacionales y
multinacionales que tambin realizan seminarios, talleres
reuniones de trabajo, lanzamiento de productos, lo que no se

puede cuantificar es el nmero de participantes por las razones
128
anteriormente expuestas. En el caso de las empresas, esto lo

decide los Dpto. de Recursos Humanos y Marketing de acuerdo
con el tema a tratarse.
El ltimo aspecto y el ms importante, es la experiencia de otros

pases como ya se ha mencionado anteriormente. La prueba de
que existe demanda para el turismo de congresos y convenciones,
es el apoyo que los gobiernos de cada pas le han brindado a
muchas ciudades
para incentivar la planificacin de eventos
internacionales y la convocatoria que tienen stos, a veces con

temas que normalmente se puede pensar que no tendran gran
acogida. Ejemplos de esta realidad son el Tercer Congreso de la
Muerte realizado en Cuba,
el Primer Congreso de Tatuajes
realizado en Quito y el que se
realiz en Puerto Rico
recientemente del 27 al 31 de Julio la Tercera Edicin Congreso

Bacard de la Salsa reuniendo a ms de 700 bailadores mundiales.
Para justificar la demanda del Centro de Convenciones se debe

poner nfasis a lo que est establecido en la Propuesta del Plan
de Marketing y teniendo como antecedente que los Hoteles de
nuestro pas no utilizan como medio de difusin la venta personal.
129
4.2.
Anlisis de la Oferta (Mercado local y nacional)
Oferta es la cantidad de bienes o servicios que un cierto nmero

de oferentes o productores estn dispuestos a poner a disposicin
del mercado a un determinado precio. El objetivo del anlisis de la
oferta es medir la cantidad y la condicin en que una economa
puede poner a disposicin del mercado un bien o servicio
(3).
Para realizar el.anlisis de la demanda primero se debe establecer

cul es el tipo de oferta que existe en el mercado, con relacin al
nmero de oferentes
cuando
existen
pueden ser de tres tipos: Competitiva,

varios
productores
del mismo servicio;
Oligoplica, cuando el mercado est dominado por unos pocos
productores y Monoplica, cuando solo existe uno.
Aunque en el Pas la oferta de centros de convenciones no existe

de acuerdo al concepto internacional, la competencia est
representada por los diferentes hoteles que ofrecen sus salas de
eventos y servicio de alimentos y bebidas, los cuales pueden
considerarse como oferta Competitiva o de mercado libre,
( 3 ) Gabriel Baca Urbina, Evaluacin d e Proyectos.
130
satisfaciendo as
las necesidades de
un mercado poco
incentivado.
Cuando se habla de competencia generalmente se asocia la idea

a los colegas dedicados a la misma actividad y a productos
sustitutos, lo que no necesariamente es as puesto que
permanentemente la empresa se ve obligada a optimar el uso de
los recursos para bajar costos, mejorar estndares de servicio,

calidad y diversificacin de los productos, de la misma manera
que todo en la organizacin debe ser dinmica, con visin y
apertura hacia los cambios.
Para recabar informacin hay que acudir a fuentes primarias y

secundarias, siendo importante
indicar los puntos que sern
analizados:
*: Nmero de productores
*: Localizacin
*:* Capacidad instalada
*:* Calidad y precio de los servicios y productos
131
Para establecer el nmero de productores se realiz la

zonificacin geogrfica de hoteles y centros de conferencias en las
principales ciudades del Pas: Guayaquil, Quito y Cuenca pues se
considera que son las ms indicadas para medir la capacidad,
funcionalUd y calidad de los servicios y facilidades ofrecidas para
los ejecutivos y hombres de negocios. Para el anlisis individual

de cada hotel consultar la seccin Anexos ( ## 12 al 20).
Guayaquil
*: Hotel Hilton Coln
*:* Hotel Oro Verde
*:* Unipark Hotel
*: Grand Hotel Guayaquil
*:* Hotel Continental
*:* Hotel Ramada
*: Business Center del Banco de Guayaquil
132
Quito
*:e
Hotel Oro Verde
*:* Hotel Alameda Real
*: Akros Hotel
*:* Radison
Cuenca
*3 Hotel El Dorado
*: Hotel Oro Verde
La tabla # 3 demuestra la variedad de servicios y precios que rige

la oferta nacional, cabe indicar que es necesario que ste tipo de
informacin se actualice peridicamente, pues siempre est
cambiando, cada vez las propuestas son diferentes, por ejemplo
en Quito con el consumo de alimentos utilizan la estrategia de no
cobrar por el alquiler de los salones aparentemente, pero en
cambio se pueden apreciar los precios en alimentos un poco ms
elevados.
$8.00
Boc. Coctel alto
$1,50
$5,00
Gaseosas
Descorche de licor
64.00
Proyec. de uso mltiple
$5,00
13,OO
$3,00
$12.00
Cortesia
$5.00
Cortesia
$8.75
$8,75
$6.25
$1.00
$1.00
$10,00
$8,50
$625
%O0
frn
$3.00
$22.00
$22,00
No cobran
$2,00
$030
$0.50
$7.02
$2.30
$6.55
$5.55
$5.00
..*
$3.80
R.
940.00
Cortesa
$25.00
525,OO
Vana
$85,00
Cortesia
$2.50
$1,00
$0.50
$8.50
$1 1.o0
810,OO
$9,00
$8.00
$7.00
$%O0
$3,00
5160.00
$1,80
$1.50
$0.35
85,OO
$2.35
$1.90
$1,35
Algunos establecimientos cobran en sucres, se realiz la conversin a dlares con un T I C . De S1.10 O00
Arrealos florales
Cortesia
56.00
Televisor 52"+ V.H.S.
Puntero Lser
Cortesla
29.00
43,OO
Proyector de slides
Retroproyector
Pizarra, Papelgrafo
Varia
$64,00
Data Showl In focus
Salones
$26.00
Micrfono inalambnco
Equipos:
$1,00
$14.00
Almuerzolcena Men
Minerales
$20.00
Almuerzo/cena Buf.
Desayuno de la Casa
$17.50
$15,00
$33,50
Boc. Coctel medio
Desayuno Continental
$12.60
$12.00
$8.00
$6.00
Boc. Coctel econrn.
$12,00
Coffee Break medio
Coffee Break alto
$4,50
Coffee Break econrn.
En USD
.-
Cortesia
Cortesia
Cortesia
Cortesia
Cortesia
Cortesia
$2.00
$8.50
$7.1O
$5.00
$3,10
"*
TABLA # 3
COMPARATIVO DE PRECIOS NACIONAL
$80,00
$40.00
$40.00
Varia
$160.00
$13,00
$5.00
81,OO
$1,00
$32.00
$16.00
$24,00
$16.00
$14.00
$9,00
$7,00
55.50
Cortesia
$1,00
$0,85
$0.70
$5.50
$1,65
$1.25
Cortesia
$30.00
$30.00
$60.00
$100,00
Cortesia
Cortesia
Varia
Cortesia
$180.00
$40.00
$0,75
$5.10
$2.43
$1.41
$1.13
$130.00
$30.00
$19.00
521.00
$6.00
$8,50
$625
$5.25
Cortesia
$0,60
134
j
Anlisis del Punto de Equilibrio
4.3.,
El punto de equilibrio es el volumen de ventas con el cual una

empresa ni gana ni pierde dinero; su anlisis es usado para
calcular la utilidad o prdida aproximada de acuerdo con varios
niveles de produccin
(4).
Para alcanzar el objetivo del grupo,
primero fue necesario determinar un monto aproximado de

inversin (Ver tabla # 5).
El valor del terreno est dado, de acuerdo con el avalo realizado

~
por el Departamento de Planificacin de la Espol en el ao 1.998.

Para calcular el costo de construccin del edificio, se consider
$800 el m2 por 29.248 m2de construccin.
Segn un estudio de los 60 centros de convenciones principales

en Estados Unidos, la mayora ha funcionado con prdida
financiera compensada por fondos pblicos, locales, estatales o
federales; porque an cuando un Centro de Convenciones resulte
costoso, deja un sinnmero de beneficios al pas y a la ciudad.
(4)
Kohler Eare. Diccionario de Tbrrninos Econdrnims y Contables. Pg. 399
135
Este hecho, da la pauta para sugerir las siguientes formas de

cubrir parte del costo de inversin:
1. Financiar el proyecto con el respaldo del Municipio de

Guayaquil, a travs de los mismos mecanismos utilizados para
recaudar fondos para la realizacin del Malecn 2000.
2. Obtener un subsidio por medio de la recaudacin de $ 2 de la

tasa aeropo.rtuaria, que debe cancelar cada pasajero al salir del
pas, retomando as la propuesta inicial para el proyecto Hotel
Escuela.
3. Lograr un apoyo econmico del Ministerio de Comercio Exterior
y Turismo, por medio de la donacin del, 1% de los impuestos

recaudados entre las empresas tursticas de Guayaquil, por
concepto de registros, licencias, multas y dems rubros.
4. Fiducia, a travs de venta de acciones, un Grupo (ej. Bco.

Filanbanco) compra el total de 900 acciones, certificados o
Shots por el valor unitario de $20 000, saca a la venta y cuando
est financiado un 50 o 60% del proyecto se da comienzo a la
primera etapa, (caso Sheraton), la utilidad se recoge al final.
136
Para reducir el costo de inversin, se considera conveniente la

cuarta sugerencia como posible medio para financiar el proyecto,
de tal forma que de ser necesario un prstamo, el gasto financiero
no sea muy alto.
La amortizacin del Prs,amo est considerada en la Tabla ## 6,

donde por medio de dos opciones se demuestra que es preferible
conseguir el financiamiento total o parcial a entidades sin fines de
lucro o por el modo de fideicomiso, ya que en la segunda opcin
se presenta
el total de la obra que es aproximadamente de
$ 26 773 871 (USD) a un plazo de 5 aos con un perodo de
gracia de 2 aos a un inters del 10% anual y realmente los pagos

a realizarse son cifras inalcanzables, teniendo en consideracin
que es una obra con fines educativos y sociales principalmente.
El volumen de ventas, se determin tomando un nmero ptimo

de eventos que pueden realizarse durante un mismo da con
diferentes horarios, en la misma sala a su capacidad total, bajo
este concepto se consider, un nmero mnimo de eventos que
puedan efectuarse durante un mes, para luego realizar el clculo
a un ao.
137
Cabe resaltar, que para elaborar este anlisis se consider un

evento por da, porque cada tipo de reunin es diferente y
depender de varios factores, por tanto no se puede establecer un
promedio de duracin aunque por la experiencia de hoteles de la
ciudad
lo mnimo que dura un Congreso son dos das y
seminarios con duracin desde dos hasta de cinco das.
Debido a que este clculo se realiz al 100% de la capacidad

instalada de cada sala, se realiz un cuadro mostrando diferentes
porcentajes de ocupacin durante un ao, (ver Tabla # 7).
Los ingresos de un Centro de Convenciones son producto del
alquiler
de los salones y tiendas o boutiques, espacios para
stands, equipos audiovisuales, servicio de alimentos y bebidas,

entre otros. Para efecto del presente trabajo, los ingresos estarn
dados por el alquiler de salones y servicio de A & B, a un precio
estimado segn la actual competencia. Los precios por persona
para alquiler de salones
(sin consumo)
incluyen el uso de
. equipos audiovisuales sin costo adicional. (Ver tablas # 7 y 8).
5.00%
6,OO%
5,50%
0.00%
lnstalaaones Sanitarias
Cubierta
Pintura
Limpieza
10.878
9.067
3.453
23.398
Etapa 1
Etapa 2
Etapa 3
Total
lW,W%
4.50%
InstalacionesElcbicas
Total
1 .OO%
4,50%
Cerrajena
5,00%
Carpintma
Aluminio y vidrio
14,00%
Revestimientos
390
10,00%
13,W%
Paredes
430%
Enlucidos
058
263
050
22,00%
Esbudura
Contrapisos
175
175
175
175
1.50%
140
1,50%
140
Preliminares
1.20%
%Parcip.
Movimientos Tierras
Permiso de Consbuccin
RUBRO
Costo de Construccin
23.398.400 En miles de dlares
4
5
6
f05
Mes
105
10
TABLA # 4
Flujo de Construccin
234
105
11
1.009
105
146
330
12
234
105
14
234
105
15
234
105
16
105
17
10
005
739
554
554
413
300
9 4 9 4
214.5 214.5 214.5 214.49 214,49 214,49
105
146
13
En USD
TABLA # 5
Estructura de Inversin y Financiamiento para el Centro de Convenciones
4.400.426
8.478.869
12.879.295
TABLA # 6
Amortizacin de Opcin con Prstamo
Sala 6
Sala 7
Sala 8
56
56
56
3
3
3
I
2
2
2
I
112
112
112
I
~
1.120
1.120
1.120
3.360
3.360
3.360
Escenarios:
Opcin A
Opcin B
Opcin C
30%
70%
54 %
92.167 Conservador
54.216 Pesimista
126.504 Optimista
Asistencia estimada al ao
180.720
Las salas A y B tendran 3 y 4 eventos respectivamente y las salas del 1 al 8 u n total d e 10 eventos .
Proyeccin del Ingreso Mensual Promedio por Alquiler de Salones

En USD
TABLA # 7
* Precio de alquiler de salones utilizando como referencia cotizaciones de productos sustitutos.

** Precio estimado de acuerdo al mercado
Para prposito de este proyecto el men incluye una comida ms 2 coffee break
*** Rubro de bebidas es proporcional a la venta de alimentos
Oocin A
TABLA # 8
Presupuesto de Ventas C.C.ESPOL
Precio de alquiler de salones utilizando como referencia cotizaciones de productos sustitutos.

** Precio estimado de acuerdo al mercado
** Para prposito de este proyecto el men incluye una comida ms 2 coffee break
*- Rubro de bebidas es proporcional a la venta de alimentos
ODcin B
TABLA # 8
Presupuesto de Ventas C.C. ESPOL
ct
--
Precio d e alquiler d e salones utilizando como referencia cotizaciones d e productos sustitutos

Precio estimado de acuerdo al mercado
Para prposito de este proyecto el men incluye una comida ms 2 coffee break
Rubro d e bebidas es proporcional a la venta d e alimentos
Oocin C
TABLA # 8
Presupuesto de Ventas C.C.ESPOL
' A partir del segundo atio se toma el 13% de los ingresos por concepto de alquiler de salones
Nota: Para establecer los parmetros, se compar informacin del libro Organizacin de Hoteles y Restaurantes. Tomo 2 pag. 379 y de los Hoteles
Tabla # 9
Parrnetros de Costos de Operacin
146
TABLA # 10
Costos de Operacin del Centro de Convenciones
En USD
ODcin A
* Se excluye la depreciacin
51%
TABLA # 10
Costos de Operacin del Centro de Convenciones
En USD
148
10.878.306
** Etapas
En gastos de Operacin no se considera la depreciacin

considera perodos de 6 meses
Para las tres opciones A,B y C :
Opcin A
9.066.880
3.453.214
519.598
En USD
51%
O
O
O
O
O
847.887
847.887 2.236.704 2.236.704 2.236.704
O
1.407.510 1.533.533 1.647.759 1.767.180 1.891.825
2.756 721 3 036.280 3.329 657 3 637 013 3.958.521
TABLA # 11
Flujo d e Caja
Opcin B
9.066.880
-9.066.
1O. 878.306
-2.399.437
3.453.2 14
519.598
En USD
30%
O
847.887
O
847.887
O
O
O
2 236.704 2.236.704 2.236.704
1.730 033 1 980 744 2.325 175 2.759.242 3.414.594
TABLA # 11
Flujo de Caja
4. Acumulado
Opcin C
En USD
70%
3.783.735 3.935.91 9 4.371.409 4.859.770 5.361.491
TABLA # 11
Flujo de Caja
15% Impuesto
UtiIidad Neta
Depreciacin
Flujo Neto de Efectivo
VAN
Costo del proyecto
TIR
Concepto
Ingresos
Gastos de Operacin
Utilidad Operacional/Marginal
Gastos Financieros
Utilidad anfes Impuestos
15% Trabajadores
51%
5.1 66.784
26.884.080
#iNUM!
USD
1.263.660
1263.660
2.756.721
2.671.170
85.551
847.887
-762.336
1 263.660
1.263.660
3.036.280
2.797.193
239.088
847.887
-608.799
1.263.660
1.263.660
3.329.657
2.911.418
418.238
847.887
-429.649
TABLA # 12
Estado de Resultados C.C.ESPOL
En USD
1.263.660
1 263.660
3.637.01 3
3.030.839
606.1 73
709.005
-1 02.832
3.958.521
3.155.484
803.037
556.235
246.80 1
37.020
209.78 1
31.467
178.314
1.263.660
1 441.974
5.045.426
26.884.080
1.263.660
1.263.660
15% Impuesto
Utilidad Neta
Depreciacin
VAN
Costo del proyecto
USD
1.730.033
2.243.765
-51 3.732
847.887
-1 .3m ,619
1.263.660
1.263.660
1.980.744
2 358.44 I
-377.697
847.887
-1,225,584
En USD
Concepto
Ingresos
Gistos de Operacin
Utilidad Operacional
Gastos Financieros
Utilidad antes Impuestos
15% Trabajadores
.Oncin B
30%
1.263.660
1.263 660
2.325.175
2.491.295
-1 66.120
847.887
-1 .o14.007
TABLA # 12
1.263.660
1.263.660
2.759.242
2.655.407
103.835
709.005
-605.170
1.263.660
1.263.660
3.414.594
2.907.067
507.527
556.235
-48.708
Costo del proyecto
Depreciacin
VAN
Concepto
Ingresos
Gastos de Operacin
Utilidad Operacional
Gastos Financieros
Utilidad anfes lmpoesfos
15% Trabajadores
Opcin C
70%
6.028.86-1
26.884.oao
1.263.660
1.263.660
3.783.735
3 062.123
721.61 1
847.887
-126.275
1.263.660
1.263.660
3.935.919
3.155.489
780.430
847.887
-67 457
En USD
1.263.660
1.405.185
4.371.409
3.327.640
1043.769
847.887
195.883
29.382
166.500
TABLA # 12
5.361.491
3.716.556
1644.935
556.235
1.088.700
163.305
925.395
1.263.660
2.050.245
4.859.770
3.518.537
1.341.232
709.005
632.227
94.834
537.393
1.263.660
1.720.444
155
156
TABLA # 14
En USD
Opcin A
Ao 1
Ao 2
667.751
188.878
81.473
734.697
207.814
81.473
49.604
54.578
2.090
I16.160
32.268
25.814
9.649
2.213
116.160
32.268
25.814
10.627
13.784
15.181
3.339
15.588
21.507
1.263.660
3.673
35.945
21.507
1.263.660
30.455
30.455
3.046
3.046
68.918
24.810
75.907
27.327
52.376
1.448.221
54.847
1.348.971
157
TABLA # 14
En USD
Omin B
Ao 2
Ao 1
448.982
126.998
392.795
111.105
81.473
81.473
29.179
33.353
i,230
116.16C
32.26e
25.814
6.055
1.353
116.160
32.268
25.814
25.814
6.933
6.055
2.245
1.964
15.588
21.507
1.263.660
40.703
21.507
1.263.660
30.455
30.455
3.04E
3.046
43.251
15.57c
49.519
17.827
46.244
1.490.974
883.377
158
TABLA # 14
En USD
Opcin C
Ao 2
952.385
269.389
916.521
259.245
81.473
68.084
70.749
2.869
116.160
32.268
25.814
13.243
2.869
116.160
32.268
25.814
13.776
19.680
4.762
4.583
51.803
21.507
1.263.660
30.455
3.046
3.046
94.591
34.054
98.398
35.423
61.872
1.530.450
1.625.039
Punto de Equilibrio calculado en base a volumen de ventas
TABLA # 15
Punto de Equilibrio
En USD
2.659.297
2.691.204
Opcin B
2.597.988
TABLA # 15
Punto de Equilibrio
En USD
2.592.184
2.61 1.924
Opcin C
En USD
TABLA # 15
Punto de Equilibrio
162
Se realiz un anlisis de sensibilidad en tres escenarios a saber la

opcin A con un criterio conservador, la opcin B con criterio
pesimista y la opcin C con criterio optimista: Para el anlisis de
ventas y costos de operacin se consider perodos de 5 aos,
precios en dlares y una inflacin anual del 5%. Basndose en el
clculo del volumen de ventas para el primer ao de cada opcin,
se utiliz como criterio algunos porcentajes de ocupacin para
determinar las ventas de los 4 aos restantes. Los porcentajes
utilizados en las opciones A y C son conservadores y optimistas
respectivamente, porque se considera que as debe ser para un
negocio nuevo y porque la experiencia indica que de haber el sitio
idneo para reuniones de tipo cientfico, educativo y cultural se
podra desarrollar la actividad. El costo de operacin aproximado,
se determin utilizando parmetros establecidos por cadenas
hoteleras internacionales y referencias bibliogrficas (Ver tablas #
9 y 10).
Con las tablas # 11 Flujo de Caja y # 12 Estado de Resultados

se puede determinar la liquidez del negocio en los cinco primeros
aos.
163
La
nmina del
personal estable
con
la
propuesta de
remuneraciones y beneficios se consideran en la Tabla # 13, sta

contiene la informacin en sucres sobre la moneda que se
realizarn los pagos, pero los sub-totales convertidos a dlares
para la elaboracin del Estado de Costos de Operacin. Cabe
destacar que los rubros del personal de servicio est dado como
un costo variable de acuerdo a las ventas y que el personal de
Seguridad est considerado como servicio contratado a una
empresa.
En tanto que la Tabla # 15 determina el Punto de Equilibrio anual

igualmente en los tres escenarios de acuerdo con la capacidad y
el esfuerzo de ventas. Para llegar a este resultado es importante
el criterio que determine los costos fijos y variables, si bien es
cierto lo ms importante del break-even point o punto muerto es el
proceso que se sigue para llegar a establecerlo, pues determina el
volumen de actividad y precios que se deben manejar en el que el
margen de contribucin cubre los gastos fijos.
El punto de equilibrio tiene la finalidad de demostrar cmo varan

los beneficios con los volmenes de actividad, tambin se puede
estimar en porcentajes, por ejemplo en qu
porcentaje
164
aumentarn los beneficios si las ventas aumentan en un 10 %, con

estos resultados se toman decisiones de nivel empresarial pues es
muy
frecuente
escuchar
en
las
empresas
hoteleras,
especialmente, la preocupacin por el costo.
4.4.
Impacto socio-econmico del C.C. para la ciudad y el HotelEscuela
Todos los jefes de gobierno del mundo parecen estar de acuerdo

en creer que el turismo es una fuente de ingresos necesaria o
deseable para sus pases. El turismo estimula las inversiones,
proporciona los medios para obtener intercambios con el
extranjero y puestos de trabajo. Lo que no suele entenderse bien
es el hecho de que el turismo en cualquiera de sus divisiones
(vacacional, cultural, de negocios, etc.) implica un cambio social,
cambios en los comportamientos, en las expectativas y en las
costumbres personales. Puede cambiar radicalmente el estilo de
vida de algn remoto lugar, introduciendo tensiones inesperadas y
erosionando su entorno.
Inicialmente la evaluacin del impacto del turismo solo se lo hacia

desde el punto de vista econmico, actualmente ha sido ampliada
para incluir aspectos ambientales y socio culturales, y es que no
165
se puede poner en duda que el turismo altera la economa de la

regin visitada, sin embargo se puede discutir la extensin de su
efecto, sus implicaciones y repercusiones en la sociedad y el
entorno.
Actualmente, existe un importante debate sobre la naturaleza y el

alcance que puede tener el impacto del desarrollo turstico en las
sociedades
localidades
que
fungen
como
receptores
(UNESC0,1976). El turismo ya no se considera con toda

franqueza totalmente provechoso; ahora se atribuyen a su
desarrollo tanto costos como beneficios.
El conocimiento inadecuado de los impactos diversos del

desarrollo turstico
ha contribuido tanto
un optimismo
injustificado, como a un pesimismo excesivo. Este anlisis intenta

brindar un marco general para evaluar equitativamente el impacto
del proyecto en el medio ambiente, sociedad y economa.
Entorno.- A pesar de las tareas pendientes de reconstruccin de
la regin litoral que an no logra recuperarse de los graves daos

causados en su infraestructura vial y productiva por el fenmeno
del Nio,
no se puede sustraer a Guayaquil de su eminente
166
necesidad de desarrollo, sumado a esto estn las exigencias con

que se presenta el nuevo siglo, y con mucha ms razn siendo
ste el principal puerto econmico del Ecuador, donde se percibe
la mayor afluencia de turistas de negocios que necesitan de un
equipamiento de gran magnitud para desarrollar sus actividades
mltiples, esto a la larga tendr un efecto multiplicador que
repercutir positivamente en la sociedad y en la economa de
nuestro pas.
La
renovacin urbana de Guayaquil puede apreciarse con el
Proyecto Malecn 2000, este plan busca recuperar el centro de la

ciudad haciendo ms atractivo y turstico el sector del Malecn, es
precisamente aqu donde se planea la ubicacin estratgica del
Centro de Convenciones.
Sociedad.- En el turismo los gastos y beneficios no se distribuyen
equitativamente, con un Centro de Convenciones lo que puede ser

beneficioso para un sector puede perjudicar a otro sector de esta
misma ciudad, ya que quienes estn inmersos en esta actividad
puede que se beneficien, pero los dems residentes fijos pueden
ser
vctimas
de
las
aglomeraciones
de
los
visitantes,
contaminacin, ruidos y en determinados casos de cambios de su
167
forma de vivir, y cuando la zona no est preparada para un

nmero tan elevado de visitantes algunas de las consecuencias
negativas son evidentes: embotellamiento del trnsito, incremento
de la criminalidad, ruidos, contaminacin del ambiente, vandalismo
y una demanda excesiva de todos los servicios pblicos.
La delincuencia se puede contrarrestar con la creacin de empleos

dando prioridad a las personas que vivan en el sector aledao al
C.C.,que como empresa de servicios requiere de personas

semicalificadas o no (en el caso de la construccin del centro), con
- . un adecuado entrenamiento comprometerlos a colaborar con el
logro de los objetivos de la organizacin generando simpata en

la comunidad desde su inicio.
Contribucin para la formacin de entes intelectuales dentro del

pas, creando una demanda de espacios para personas
interesadas en elevar su nivel acadmico cuyos beneficios son
inestimables en todos los aspectos para el pas.
Potenciacin de la comunidad empresarial en un entorno nacional

de grandes dificultades econmicas y morales.
168
Economa.-
El mercado de los viajes de congresos y convenciones se convirti

en la dcada de los 80 en uno de los ms importantes a nivel
mundial.
A pesar de la recesin que tuvo ese mercado en la
primera dcada de los 90, su consolidacin es un hecho y requiere
una especial atencin por parte de los promotores del turismo

pblicos y privados, por el volumen que representa para la
actividad turstica, especialmente en lo referente a las grandes
ciudades.
Las convenciones significan grandes sumas de dinero para los

pases, en Latinoamrica asisten hasta 100.000 delegados a
reuniones de carcter nacional y el delegado medio que asiste a
una de estas reuniones gasta, segn la Asociacin Internacional
de Agencias, aproximadamente 367 dlares por congreso.
Adems lo que hace que la organizacin de convenciones resulte

an ms interesante es el hecho de que las convenciones se
realizan por lo general en temporada turstica baja, as se ha ido
fusionando lentamente el negocio de las convenciones con el de
las vacaciones, por ejemplo
los ejecutivos que viajan a
169
encuentros de negocios tienen los gastos pagados y con las tarifas

especiales de las lneas areas se hace posible convertir el viaje
en un acontecimiento vacacional familiar.
En las reas bien desarrolladas, el turismo puede enriquecer a sus

habitantes dando origen a ms negocios, teatros, restaurantes,
.
.etc. con lo que el residente puede disponer de opciones a las que

anteriormente no tena alcance.
Otro aspecto importante son las ferias y exposiciones que estn

ntimamente relacionadas con los congresos y convenciones.
Muchas de las asociaciones de comercio adquieren anualmente el
porcentaje ms alto de sus ganancias organizando exposiciones y
convenciones comerciales,
es que cada metro uadrado de
espacio para estos eventos podra alquilarse por menos de un

dlar y la recuperacin es de hasta por nueve dlares, la
diferencia resulta muy rentable.
Situacin en el Ecuador.-
El Ecuador no cuenta con un verdadero Centro de Convenciones,

las condiciones en que actualmente se desarrollan este tipo de
eventos son muy limitadas y no cumplen con las normas
170
internacionales de calidad. Si no se lleva a cabo el proyecto el pas

no estar en condiciones de desarrollarse en el mercado
internacional en igualdad de condiciones, quedando relegado de la
posibilidad de participar y competir en el turismo de negocios que
crece con gran rapidez en el mundo y que es una potencial fuente
generadora de divisas y de empleos, que apoyara el desarrollo
econmico de la regin como medio para alcanzar una sociedad
ms justa, creando adems una mentalidad competitiva que
desarrolla niveles altos de calidad y pone la imagen nacional en un
buen sitial.
La crisis que enfrenta el pas ha convertido obligatoriamente las

inversiones en un riesgo. El dramatismo de la hora actual y la
gravedad del estado del entorno financiero nacional agrava
considerablemente la crisis.
Guayaquil puerto principal del Ecuador, metrpoli netamente

comercial, es el lugar ideal para la ejecucin de este proyecto, ya
que an cuando no goza de popularidad en lo relacionado al
turismo de vacaciones por ser un lugar con escasa promocin
turstica, posee variedad de atractivos naturales y culturales que
171
00
han sido desarrollados, pero que complementan de manera
importante la actividad turstica de congresos y convenciones.
4.5.
Beneficios del C.C. para el Hotel-Escuela y la Ciudad.
4.5.1. Hotel- Escuela
Ofrecer a los clientes del hotel el servicio completo (habitacin +

salones para sus reuniones), con la ventaja de que ser un rea
aparte y diseada especialmente para este fin.
Oportunidad de tener un lugar donde realizar pasantas con

reconocimiento econmico y
evaluacin acadmica constante,
poniendo en prctica lo aprendido en las aulas.
Oportunidad de tener mejores contactos y relaciones con personas

especializadas en Turismo o carreras afines, con el conocimiento
de temas de inters general: Administracin, Marketing, Calidad y
Servicio, Relaciones Pblicas, etc.
Al ser contratados por los
clientes instructores extranjeros o conferencistas en los eventos de

carcter internacional se podra lograr vincularlos para una charla,
por ejemplo.
172
4.5.2. Para la ciudad
Aumentar el nmero de das en estada de los turistas que

permanezcan en los eventos a desarrollarse en la ciudad.
Complementar el Malecn 2 O00 con un Hotel y un C.C.,

contribuyendo al ornato.
Contribuir con disminucin de la delincuencia al crear nuevas

plazas de trabajo.
Crecern y llegarn nuevos negocios lo que implica cobro de

impuestos prediales a ellos por parte del Cabildo porteo.
Contribuir para que la gente tome conciencia del trato

preferencial y hospitalario que se debe dar al turista (nacional y
extranjero), lo denominado conciencia turstica.
173
CONCLUSIONES
1. El turismo de Congresos fomenta los viajes por vacaciones, produce un
mayor gasto turstico, crea plazas de trabajo y favorece a las relaciones

internacionales que a su vez inciden en importantes negociaciones e
iversiones. Esto indica que el proyecto representa una oportunidad para
el desarrollo socio-econmico del Ecuador aunque no sea de gran
rentabilidad desde el punto de vista empresarial.
2. Aunque la crisis poltica, financiera y econmica que atraviesa el Pas
pudiera formar un criterio para no impulsar el proyecto, el grupo no lo

considera determinante. Es tiempo de tomar medidas e incentivar a todos
los miembros del sector turstico y juntos lograr confianza y estabilidad

para las inversiones. Ecuador no requiere de ms propuestas que se
queden solo en determinar el alto potencial del turismo sino de acciones
destinadas a promover su desarrollo.
3. La experiencia de los pases que han desarrollado el turismo de

Congresos y Convenciones, dice que para fomentar el crecimiento de
esta actividad se requiere de instalaciones adecuadas con capacidad
para realizar grandes eventos, con personal especializado y la tecnologa
que garantice el xito de las reuniones. Si el acuerdo ministerial que
declara a Guayaquil sede de encuentros internacionales y la creacin del
174
Bur de Convenciones tienen como objetivo desarrollar el mercado de

congresos en el pas, entonces la construccin de un Centro de
Convenciones que mantenga estndares internacionales se convierte en
una necesidad.
4. Aunque no todos los accionistas pertenezcan a la ESPOL, la Universidad
debera liderar el proyecto, porque contribuyendo al desarrollo de una

actividad que estimula todo el sector turstico, tambin se contribuye a la
creacin de plazas de trabajo para los profesionales en turismo que estn
formando. Adems representa una oportunidad para que los estudiantes
puedan realizar sus pasantas y fortalezcan sus conocimientos.
175
RECOMENDACIONES
1. Para bajar los costos de construccin del proyecto y hacerlo ms factible
se recomienda no construir en el edificio los parqueos, sino hacerlo en la

parte donde hoy funcionan las aulas hexagonales y la piscina. Se debe
lograr el apoyo financiero en el exterior, pases como Canad, Italia,
Arabia,
respaldan proyectos para los pases en vas de
desarrollo,
Ecuador tiene una oportunidad y se debe trabajar tal como lo han hecho
otros pases que vieron en los eventos internacionales una nueva fuente
de divisas.
2. lmplementar
un programa de concientizacin, promocin y difusin de
los beneficios del proyecto, para lograr la colaboracin de la ciudadana
el sector turstico. El objetivo es difundir el alcance nacional que
conlleva los beneficios producidos por la realizacin de eventos

internacionales, logrando de esta manera que el pas identifique al Centro
de Convenciones como una oportunidad de desarrollo.
3. Lograr una mayor colaboracin de la Direccin de Turismo y del Bur de
Convenciones, ofrecindoles un espacio en el Centro de Congresos, a

cambio de poder trabajar conjuntamente para realizar investigaciones de
mercado,
llevar
internacionales, etc.
registros
de
estadsticas,
planificar
eventos
176
4. Incluir en el pnsum acadmico materias que permitan formar
profesionales que estn en capacidad de organizar y planificar congresos

y
convenciones
para
los
Colegios
Profesionales,
Empresas,
Asociaciones, Universidades, etc. con demanda internacional.
En el
mercado local estimular la necesidad de actualizacin, capacitacin y

entrenamiento constante en tiempos de globalizacin donde la educacin
es la herramienta principal para ser competitivos.
5. Estudiar la factibilidad de realizar los cambios sugeridos en el captulo 111

para la ubicacin de algunas reas y destinar un espacio para Biblioteca,
Enfermera y Business Center (Servicentro).
PLANOS
178
PLANO # 3
C.C. ESPOL IEAS: FRONTAL Y PLANTA BAJA
achada Calle Kocafuerfe
Plaiita Baja Bloque A

1 . Locales Coiiiercialcs
2. Iiigreso/IIall
3. Entrada de servicio
4. Parqueos
5. I<anipas/Servicio
1666 ni2
173 1112
72 1112
2304 1112
393 1112
179
PLANO # 4
L.C. ESPOL PEAS PRIMEIi PISO
Priiiicr Piso
1 . Iiigreso/I Iall
2.Entrada de servicio
3 . Iarqueos
4.Rampas/Servicio
173 1112
72 1112
3970 1112
393 1112
180
PLANO # 5
C.C. ESPOL IEAS SEGUNDO PISO
Segundo Piso
1 . Ingreso/IIall
3. Iarqiieos
4. Ihiipas/Servicio
173 1112
72 1112
3970 1112
393 1112
181
PLANO # 6
C.C. ESIOL PEAS TERCER PISO
Tercer Piso
1. Iiigreso/fIall
173 1112
72 1112
3. Cociiia
180 in2
4. Sala de Baiiqiictcs
1573 1112
5. Salas de Iieuniones (8)
1152 1n2
6. Salas de Exliibicioties (2) 288 1112
7. Baios
192 1112
8. Bodegas
96 1112
9. Corredores/D~ictos/Comun. 883 1112
182
PLANO # 7
C.C. ESPOL PENAS CUARTO PISO
Cuarto Piso
1. Iiigreso/Hall
173 m2
72 ni2
3. Bodega Mciltiple
1300 m2
4. Cafetera
132 1112
5. Administracin
288 m2
6. Baos
96 m2
7. Hall
480 m2
8. Inicio de sala 1 500 pax
1280 m2
9. Corredores/Ductos/Comun. 787 ni2
183
PLANO # 8
C.C. ESPOL PENAS QUINTO PISO
Quinto Piso
4 608 m2
1. Ingreso/Hall
173 11-12
72 1n2
3. Cafetera
140 in2
4. Sala de Descanso
1024m2
5. Sala para 1 500 pax
2 112m2
6. Baos
96 m2
7. Hall
480 m2
8. Terraza/Comunicaciones/
99 1 m2
Sala de Operaciones
Varias
184
PLANO # 9
C.C. ESPOL PENAS SEXTO PISO
Sexto Piso
1. Ingreso/Hall
173 m2
2. Platea (500 pax)
1152 m2
[Sala dentro de sala Mltiple] puede
. funcionar individualmente.
3. Comunicacin / Corredores 275 m2
ANEXOS
186
ANEXO # 1
ACUERDO MINISTERIAL
MINISTERIO DE TURISMO
- 000019
JUANA VALLEJO KLAERE

MINISTRA DE TURISMO
CONSIDERANDO
QUE
la ciudad de Santiaga de Guayaqgiil

se un conjunto de lugares,
costumbres, tradiciones y acont nuentos programados, cuyas
caractersticas propias, concitan el inter&.de los Visitantes;
QUE
la ubicaci6n geogrfica de la ciudad de SMtiaRO de Guayaquil constituye

un elemento de inestimable valor CoIIIpmtivo, a nivel nacional e
$4
intanacional;
QUE
la in?aestnictura bsica y turstica de la ciudad de Santiago de Guayaquil

y exclusivos
permite a los visitantes, el uso y disfiute de importantes
servicios complementariosde calidad internacional;
QUE
la actividad econbmica y el intercambio comercial que desarrolla la ciudad

de Santiago de Guayaquil, le convierte bn un destino obligado del
comercio, la industria y los mvcios; y,
E n uso de las facultades que le otorga la Ley Especial de Desarrollo Tudstico y el
Estatuto del RCgimcn Jurdico del Estado.
ACUERDA
Artculo nico.- Declarar a la ciudad de Santiago de Guayaquil, Centro internacional
da Convenciones de la Repblica del Ecuador.
COMklNfQUESE
c.-..
m
Juana Vallejo Klaere

MINISTRA DE TURISMO
187
ANEXO # 2
BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES
CAPITULO 1
Denominacin, Sede y Objetivos

Artc.-l EL BURO ECUATORlANO DE CONVENCIONES, es una institucin sin fines de lucro,
cuya actividad se desarrolla en todo el territorio ecuatoriano y su domicilio social se encuentra ubicado
en la ciudad de Guayaquil, Provincia del Guayas, Repblica del Ecuador.
Artc.-2 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES tiene como objetivos fundamentales:
Propiciar y fortalecer el desarrollo de actividades tursticas de Organizacin y realizacin de eventos,
congresos, ferias, festivales, seminarios, simposios, encuentros, mesas de discusin, paneles, de
carcter cientfico, tcnico, cultural, deportivo, social, etc.
Promover nacional e internacionalmente al Ecuador como un destino turstico de viajes de incentivo de
empresas, gremios, agrupaciones, locales o extranjeras.
Coadyuvar a desarrollar la infraestructura fsica, tcnica y humano profesional necesaria para que el
Ecuador pueda convertirse en un enclave estratgico del Turismo de Convenciones, Eventos, Afines
de las Amricas.
impulsar planes y programas de formacin y capacitacin profesional directamente o en asocio o
alianzas estratgicas con organismos privados o gubernamentales del sector educativo.
Velar permanente por el desenvolvimiento de estas importantes actividades, ajustadas a cnones de
tica y de excelencia profesional.
Vincularse con las organizaciones a nivel mundial que tengan similitud de fines y objetivos.
Todos los dems que por su naturaleza, les permitan las Leyes y Reglamentos de la Repblica del
Ecuador.
Art.3 Para el logro de sus objetivos, el BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, invitar a

formar pafle del mismo, a todos los Centros de Convenciones, Asesores de Viajes, Agentes
Operadores de Turismo, Agencias de Turismo Receptivos, Empresas de Servicios Tursticos, Hoteles,
Cadenas y Grupos Hoteleros, Transportistas, tanto areos, como martimos, fluviales y terrestres, y a
todas las empresas de Servicios Afines con el Turismo, que se encuentren radicadas en el territorio
nacional, especializadas con este segmento turstico, organizadas y con capacidad jurdica Suficiente.
Art. 4 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, se vincular y adscribir con las
Organizaciones internacionales especializadas que sean de inters para el cabal cumplimiento de sus
objetivos, situacin que permitir el acceso de sus miembros a dichas instituciones.
Art. 5 EL BURO ECUATORiANO DE CONVENCIONES. Establecer relaciones con sus similares
en otros pases del mundo, para promover el intercambio y aprovechamiento de experiencias en el
campo del turismo de Convenciones.
188
CAPITULO 11
De las Funciones del Bur
Art.G Son funciones del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, las siguientes:
A) Coordinar su trabajo con todas las instituciones nacionales vinculadas directa o indirectamente
con la actividad de Organizacin de Eventos y Viajes de Incentivo.

B) Planificar, preparar, confeccionar, editar, y publicar dentro y fuera del Ecuador el Calendario de
Eventos.
C) Promover y publicitar las facilidades que conforman la planta turstica de Eventos del Ecuador.
D) Promover tanto en lo nacional como en lo internacional los servicios de conferencias y hoteleros

relacionados con este segmento turstico, as como los afines que ofrezcan sus asociados.
E) Preparar y propiciar la participacin de sus miembros, en los Congresos, Ferias y Exposiciones

internacionales especializadas segn la programacin que para el efecto se disee.
F) Representar oficialmente. a la actividad nacional de Turismo de Congresos y de Viajes de

Incentivo en los Organismos Internacionales que tienen como objeto de su trabajo, la
planificacin, organizacin, control, promocin y comercializacin de este tipo de producto
turstico.
G) Coordinar el esfuerzo de todos sus miembros con el de los Comits Organizadores de los eventos
a realizarse en el pas, para lograr una mayor efectividad en el desarrollo de esta modalidad
turstica especializada.
H) Brindar la Asesora y coordinar el apoyo logstico para la Promocin del Ecuador como destino de
Eventos y Viajes de incentivo.
1)
Presentar al Ministerio de Turismo su plan de accin para que sea considerado incluido en los
planes Quinquenales de Desarrollo Tursticos, que por Ley debe preparar esa dependencia
gubernamental.
J)
Hacer todo tipo de esfuerzo para coadyuvar en el propsito que las Instituciones Ecuatorianas
dedicadas a la actividad de Eventos, lleven su calidad profesional de Servicios y prestaciones, a
niveles de excelencia.
K) Asesorar a las Organizaciones nacionales e Internacionales, para la realizacin de sus eventos en

el Ecuador.
L) Organizar el CENTRO DE INFORMACION, DOCUMENTACION Y REFERENCIA, para que

sea el ente que suministre la informacin especializada que demanden sus miembros.
M) Las dems que le permitan y concedan las leyes y Reglamentos de la Repblica del Ecuador.
Artc.-7 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, deber contribuir al perfeccionamiento
de la poltica comercial para el Turismo de Eventos y Viajes de incentivo, teniendo en cuenta la
especificidad que sta tiene y sus diferencias con el turismo convencional.
Artc.-8 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES propiciar la actualizacin de las nuevas
tecnologlas utilizadas en la actividad de congresos a nivel mundial, mediante la organizacin de
189
seminarios, cursos, teleconferencias por va satelital y cualquier otra modalidad aplicable. Para el1
cumplimiento de este objetivo, deber coordinar sus
'
Artc.-9
EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES coordinar con todos sus miembros;
las sociedades mdicas y cientficas, las asociaciones y colegios de profesionales; las instituciones
nacionales, las organizaciones no gubernamentales (ONG): y otras entidades; y, trabajar por la
creacin y organizacin de Eventos, as como en la captacin de sedes de los Eventos que realizan las
instituciones internacionales, poniendo a su disposicin los recursos con que cuente y el apoyo en las
coordinaciones que se requieran.
Artc.- I O EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, realizar iguales esfuerzos de conjunto
con todos sus miembros, que los mencionados en el artculo anterior para ampliar la utilizacin de la
infraestructura turstica del Ecuador en los viajes, de Incentivos de organizaciones residentes en otros
palses.
CAPITULO III
De los Miembros del Bur de Convenciones
Artc. I I Podrn ser miembros del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES todas las entidades
especializadas en la actividad de Eventos y Viajes de Incentivos y de servicios afines que se
encuentren legalmente domiciliadas en el territorio continental e insular de la Repblica del Ecuador,
segrin se deja establecido en el articulo tres del presente instrumento y que as1 lo deseen.
Artc. 12 El Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES tendr la facultad de
aceptar o no la solicitud de miembro que le presenten, velando porque tales solicitudes tengan la
debida correspondencia con los fines y objetivos del funcionamiento de la institucin.
De la decisin adoptada por el Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, el
solicitante que se considerare afectado, podr presentar su recurso de apelacin para que sea el
Ministro de Turismo quien en segunda y ltima instancia resuelva sobre el particular.
Artc. 13 Las instituciones miembros del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES,
personalidades que se hayan destacado en el desarrollo del Turismo en General y de manera especial
en el de eventos y Viajes de lncentivos en el pas. Esto puede ocurrir a propuesta de cualquiera de sus
miembros y con la aprobacin de su Presidente.
Artc. 14 De manera excepcional, podrn ser miembros del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES, personalidades que se hayan destacado en el Desarrollo del Turismo en General y
de manera especial en el de Eventos y Viajes de Incentivos en el pas. Esto puede ocurrir a propuesta
de cualquiera de sus miembros y con la aprobacin de su Presidente.
CAPITULO IV
De los Derechos de los Miembros
Artc. 15 Los Miembros del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES tendrn los siguientes
derechos:
A) Particular en todas las actividades programadas por el BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES.
B) Integrar las delegaciones que participen en los eventos nacionales e internacionales en que est
presente el BURO ECUATOIUANO DE CONVENCIONES,
190
C) Recibir informacin especializada sobre la actividad de Eventos y Viajes de Incentivos.

D) Participar y contribuir a la formacin del calendario anual de eventos y tener prioridad para poder
ser sede de los mismos y actuar activamente en su proceso de comrcializacin o en brindar los
servicios requeridos.
E) Participar en todas las actividades de superacin profesional, que organice el' BURO
ECUATORIANO DE CONVENCIONES, tales como cursos, seminarios, conferencias, etc.
F) Ser incluido en los documentos promocionales editados por el BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES, entre ellos el de la PLANTA TURISTICA DE EVENTOS DEL ECUADOR.
G) Utilizar para fines promocionales llcitos el logotipo del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES.
H) Solicitar la ayuda del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES, para la promocin de sus
actividades.
1) Participar en otros mecanismos promocionales que ponga en prctica el BURO ECUATORIANO
DE CONVENCIONES.
J) Los dems que se le confieran por Ley o reglamento.
CAPITULO V
De las Obligaciones de los Miembros
Artc.- 16 Los miembros del SUR0 ECUATORIANO DE CONVENCIONES tendrn las siguientes
obligaciones:
A) Cumplir con las disposiciones del presente reglamento.
B) Pagar cumplidamente las cuotas establecidas para pertenecer al BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES.
C) Practicar con pulcritud la tica profesional y comercial en sus relaciones con los restantes
miembros, las cuales se establecern en un plano de cooperacin mutua.
D) Entregar la informacin estadstica que se les solicite.
E) Divulgar las informaciones y materiales promocionales del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES en las diferentes actividades internacionales en las que participe.
F) Contribuir a la formacin de la biblioteca del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES
con los materiales impresos y/o de otro tipo que sean de inters para el desarrollo del trabajo de la
entidad.
G) Participar activamente y coadyuvar con los esfuerzos conjuntos para la creacin de eventos y la
correspondiente captacin de las sedes.
. CAPITULOVI
De la Estructura del Bur de Convenciones
Artc.- 17 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES funcionar partiendo de una estructura

administrativa y se apoyar, para el logro de sus objetivos, en la participacin de todos sus miembros
de acuerdo con la necesidad del trabajo.
Artc. 18 Para el cumplimiento de sus fines el Presidente del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES organizar el funcionamiento de las secretarias de trabajo y se auxiliar con la
participacin de los diferentes miembros para que acten en ellas.
Artc. 19 El Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES convocar a los miembros
que estime conveniente para las reuniones peridicas, mensuales y trimestrales de anlisis, segn los
puntos del Orden del Da establecido, a los efectos de solicitar de los mismos sus criterios y opiniones.
191
Artc. 20 A efectos prcticos el Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES y los

representantes de instituciones a cargo de las secretaras establecidas, conformarn un consejo para la
discusin y estudio de los asuntos del funcionamiento del Bur.
Artc. 21 EL BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES para garantizar su ptimo
funcionamiento podr organizar en los Principales Polos de Desarrollo Turstico del pals, el
funcionamiento de sus miembros que tengan en ellos presencia fsica, de tal manera que se pueda
coordinar en los esfuerzos institucionales en el cumplimiento de los objetivos del trabajo.
CAPITULO VII
De la Presidencia del Bur de Convenciones
Artc.22 El Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES tendr las siguientes

facu 1tades:
A) Presidir todas las reuniones y actividades convocadas por el BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES.
B) Organizar y coordinar el trabajo de las diferentes Secretarias y del Consejo.
C) . Crear y perfeccionar los mecanismos que garanticen la elaboracin del Plan Anual de Eventos y
controlar su Cumplimiento.
D) Organizar la participacin del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES en las diferentes
organizaciones internacionales a las que se adscriba, afilie o en las que participe, as como en los
congresos, ferias y otras actividades en las que haga presencia.
E) Administrar los Fondos de Promocin del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES.
Artc. 23 El Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES desarrollar su trabajo

asistido por los responsables de las diferentes Secretarias ylo por otros miembros del Bur.
CAPITULO VI11
Del Consejo del Bur de Convenciones
Artc.24 El Consejo del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES es el rgano que deber

garantizar su trabajo permanente; y, sus acuerdos sern tomados por mayorla simple de votos, siempre
y cuando estn presentes la mitad mas uno de sus miembros.
Artc. 25 El Consejo del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES tendr entre sus funciones,
las siguientes:
Colaborar con la Presidencia del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES en la elaboracin y
cumplimiento de las tareas del Plan de Trabajo.
Participar en el control del trabajo de las Secretarias Permanentes.
.
Participar en la discusin y elaboracin del Plan Anual de Eventos y conocer del Estado de su
cumplimiento.
Participar en los diferentes anlisis relacionados con:
*Las propuestas de eventos

*Las ofertas de Pre y Post Eventos
*La creacin de nuevos eventos
192
*La captacin de sedes

*El Desarrollo de los viajes de 1ncentivos;y
*Cualquier otro asunto que sea de la competencia del Bur
Propiciar las relaciones contractuales entre los que auspician los eventos y las empresas que brindan
los servicios correspondientes.
Orientar a los Comits Organizadores sobre la apertura y operacin de la Cuenta por Evento y de otros
mecanismos para el control organizativo y financiero de los mismos.
Hacer que el Turismo de Eventos se desarrolle en las fechas ms convenientes para posibilitar la
explotacin lineal adecuada de todas las instalaciones tursticas contribuyendo as al rompimiento de la
estacionalidad propia dd turiumo.
CAPITULO IX
De las Secretarias Permanentes
Artc.26 El Presidente del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES crear las Secretarlas

Permanentes para garantizar el adecuado funcionamiento. Las funciones y responsabilidades estarn
determinadas por el presente Reglamento.
Artc. 27 La SECRETARIA DE ORGANIZACIbN estar atendida por el Presidente del BURO
ECUATORIANO DE CONVENCIONES y ser responsable de:
Confeccionar las Actas de las Reuniones del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES;
Establecer los controles pertinentes para el cumplimiento de los acuerdos adoptados; y,
Proceder a la elaboracin y Control del Plan de Trabajo.
Artc.-28 La SECRETARIA DE PROMOCION Y DIFUSION, se ocupar de:
La edicin del Calendario de Eventos Anuales y su proyeccin Quinquenal;
Orientar y Asesorar a los Comits Organizadores sobre las mejores formas y alternativas para
promocionar un evento y su divulgacin nacional e internacional;
Velar por la racionalidad de los costos de promocin;
Propondr y participar en la toma de decisiones para los viajes de promocin a cargo de los recursos
del BURO ECUATORIANO DE CONVENCIONES;
Coordinar los esfuerzos entre los integrantes del Bur y los Comits Organizadores, para lograr
resultados concretos en la promocin;
Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores el trabajo de promocin a realizarse por parte de
las Embajadas, consulados y legaciones diplomticas del Ecuador en el extranjero; y,
Realizar todas las dems tareas similares inherentes a la naturaleza de la actividad.
Artc 29 LA SECRETARIA DE CAPTACION DE SEDES Y PROMOCION DE ECUADOR COMO
DESTINO DE EVENTOS Y VIAJES DE INCENTIVO, tendr a su cargo:
Hacer los contactos pertinentes con las entidades nacionales para orientar, apoyar y participar en los
trabajos de captacin de sedes;
Facilitar a los interesados, la informacin que posea de eventos cuya temtica sea de inters y que se
realice en cualquier parte del mundo;
193
Facilitar a los interesados, la informacin que posea de Eventos cuya temtica sea de inters y que se
realice en cualquier parte del mundo;
Orientar gestiones a realizar ante organismos internacionales, regionales y nacionales de otros pases
para captar Sedes de Eventos Beneficiosos para Ecuador;
Mantendr estrechas relaciones con las sociedades Cientficas, Mdicas y Profesionales y otras,
desarrollando con ellas una labor de capacitacin para lograr la captacin de sedes para Ecuador.
Artc. 30 La SECRETARIA DE FERIAS Y EXPOSICIONES deber:
Coordinar con la secretara de Promocin los objetivos de su trabajo;
Se ocupar de coordinar la participacin conjunta de los miembros del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES en las Ferias especializadas Internacionales de Turismo de Eventos y Viajes de
Incentivos, para promover el destino ECUADOR de este turismo especializado y la comercializacin
de nuestra oferta en este campo;
Propondr el Plan Anual de participacin en Ferias Internacionales y coordinar su ejecucin;
Velar por la Organizacin de Exposiciones Asociadas en aquellos eventos que serealicen y tengan
posibilidades para ello; y,
Evaluar los resultados obtenidos en este mbito.
Artc. 3 1 LA SECRETARIA DE PRENSA, deber:
Atender todo lo relacionado con la prensa, radio, televisin y dems medios de comunicacin masiva y
cualquier otro canal de informacin, que por la naturaleza de su actividad se constituyen en vas para la
promocin y el cumplimiento de otros objetivos del trabajo del BURO ECUATORIANO DE
CONVENCIONES;
Mantener las mas cordiales y cooperadoras relaciones con la prensa especializada nacional
internacional para promover la publicacin de informaciones sobre nuestro producto.
194
ANEXO'# 3
Cotizacin de Eventos No. O001
I
CLIENTE:
YPF Ecuador
Sqllcltado por:
'
Telfono:
Fax:
Dlreccln:
Fecha culmlnacl6n del evento:
# dias
Fecha lnlclo del Evento:

Hora del evento:
08h00
Hora de lnallzacl6n del evento:
Tlpo de evento:
Reuni6n Actualizacin
Sal6n:
Comestlbles
P. Unitario
Cant.
Por # dias
17h30
TOTAL
Coffee Break
15
12000
AlmUIlXd bUfW
40
32000
Cofiee Break
20
16000
Bocaditos coctel
4000
Sub-Total
20
Servlclo de Bar
Minerales en mesa
Gaseosas Coctel
4000
1-5
2400
Descorchede licor
24
72
Minerales wctel
50
50
Micr6fono inalmbrico
25
125
125
Retroproyector
30
150
150
120
600
600
Rubros Opclonales
Amplificaci6n
Puntero lser
Proyector de P.C. Y Video
Cortesa
Cortesla
Saln y Personal
Areas y personal
1200
6000
Sub-Total
77397
I.V.A. 10%
7740
Servlclo 10%
7740
Valor Total
$92.876
Condiciones de pago: 50% a la firma del contrato, 50 % 72 horas antes del evento.
Preclos sujetos a camblo sln prevlo aviso

Coordinador de Eventos
1.998-05-15
195
ANEXO # 4
Formato de Instructivo de Montaje
Nombre del evento:
Ref. No:
Dla y fecha del evento:
de
8a16n:
hrs. y de
hrs.
Asistencia estimada:
Montaje terminado para:
hrs. Aseo Intermedio:
Tipo de Montaje en la sala

Tipo de montaje:
Nmero de pasillos:
Vasos por mesa
Sillas por fila:

Filas por seccin:
Jarras de agua por mesa
Montaje del presidium

Plataforma:
alto
Mesa para
ancho
personas
Alfombra SI
fondo
Podium:
Micrfonos adicionales:
Otros servicios:
Equipo Audiovisual
Alimentos y Bebidas
Tipo de servicio:
Observaciones:
Se acompaa diagrama SI
Hora:
NO___
-NO-
196
ANEXO # 4
ORDEN DE EVENTO
CENTRO DE CONVENCIONES ESPOL
PEAS
CONVENIO N o . O 0 1
EUNCION: REUNION DE ACTUALIZACION YPF ECUADOR
CLIENTE: YPF ECUADOR
TELF. 09- 785211
DIRECCION:
COBRO: .oREpAGo
FAX. 09- 785212
ARREGLOS:. I N G . CARLOS MIRANDA/NATALIA CRUZ
CARTELERA: S I
A CELEBEARSE:LVNES 05 DE A B R I L A L VIERNES O 9 DE A B R I L / 2 0 0 0
HORA: 0 8 : O O - 1 7 : 3 0
LUGAR : AUDITORIVM
PERSONAS: 800
COMESTIBLES
ARREGLOS
S E DETALLA TODO E L S E R V I C I O DE ALIMENTACION CON
HORARIOS.
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
EN C U 0 A EQUIPOS, ETC.
ESPACIO PARA CONSMO DE BEBIDAS Y MINERALES EN

MESAS.
FECHA:
TOTAL APRO-:
COMESTIBLES
AREA
PERSONAL
EQUIPOS
TOTAL
s/ .
S/
S/.
S/.
s/
FIRMA DE VENTAS
ORIGINAL
ALIMENTOS Y BEBIDAS
DIRECCION GENERAL
COCINA
CONTABILIDAD
SEGURIDAD
BODEGA
TELEFONOS
FlLE NUMERICO
RECEPCION
197
ANEXO ## 5
SIMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE MONTAJES
PUERTA
VENTANA
-DIVISIN
REMOVIBLE
@@
TACTO LEC
APAGADOR
ODIUM PISO
CORTINA
El
DIMER
PODIUM DE MESA
COLUMNA
CUADRADA
TERMOSTATO
00000
MESA DE PRESIDIUM
SILLAS PARA AUDITORIO
PANTALLA PERMANENTE
- .
ORADOR
MEZCLADORA
PROYECTOR
TRANSPARENCIAS
n
PlZARRdN
PANTALLA
E
l
PORTATIL
GRABADORA MICR6FONO
MESA
PROYECTOR
DE ACETATOS
CI
ROTAFOLIO
El
CONTROL SONIDO
MESA HEOONOA
ESTRADO
U
MESA ESCUELA
COLUMNA
CIRCULAR
LUZSPOT
FIJA
LUZSPOT
MOVIBLE
MICRFONO MICR6FONO
PISO
TECHO
PROYECTOR
PEL~CULA
ROTAFOLIO TELA
PROYECTOR DE
FILMINAS
TEL~FONO
198
ANEXO # 6
DIAGRAMA DE MONTAJES
'~
....................
....................
....................
....................
....................
....................
....................
....................
....................
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
..........
.......... ..........
MONTAJE DE
SALAS DE SESIONES
**m*eee**.
*ee.m**4..
TEATRO CON PASILLO
TIPO RUSO
ESCUELA CON PASILLO
O
...........
......
...........
...*
...........
...........
......:
...:.:
...........
...........
...........
...........
...........
...
*.O.
.**,*'*
*e*
..o:.*.
. .
..
*e
e
e
.
.
LaJ
I
1
.*.
:::**.*
...e*.:
**o*::*
..a.
..*;*e*
..**e**
MESA DIRECTIVA ' 1 '
MEDIA LUNA CON PASILLOS
TIPO 'V'
0000000
0000000
0000000
0000000
0000000
0000000
0000000
0000000
TIPO 'U'
ESTANDAR
TIPO 'T'
TIPO HERRADURA
MESAS REDONDAS
199
ANEXO # 7
INSTRUCTIVO DE MONTAJE
---Podium
0 0 0 0 0
000000
00000
000000
00000
000000
uti
1 -
00000
000000
000000
00000
000000
0 0 0 0 0
000000
O 0 0 0
pGE-(
SERVICIOS
7-
Fuente: lnternet www.centro-acapulco.com.mx
ir DIRECTORGENERAL
ORGANIGRAMA GENERAL C.C. ACAPULCO
ANEXO # 8
IQ
O
O
I ...F/-
mEDECOhRAS
...
00
Li
91
fz
202
ANEXO #10
Centro de Convenciones de Acapulco
Relacin de Eventos 1,998
JULIO
1 AL 5
Evento
11 Torneo de Tae-kwon-do
1
Ceremonia de Clausura de la Preparatoria # 7
2
3
Ceremonia de Clausura de la Esc. De Enfermera # 2
4
Noche Mexicana del 11 Congreso Internac. de Zootecnia Exp. Canina
0-12-17-19-24- Eventos Familiares de Comunidad Cristiana
Festival de Ballet de la Academia Acapulco
4
Cena Baile de Clausura del Colegio Guajardo
4
Festival de Ballet de Pedro Cano
5
Ceremonia de Clausura de la Secundaria # 34
6
7
7
Clausura del Jardn de Nifios Lucfa Alccer de Figueroa
7
8
Clausura del Jardn de Nifios del Simn Bolvar
9
Ceremonia de Clausura de la Seccin # 1
9
Ceremonia de Clausura de la Tcnica # 1
10
Ceremonia de Clausura de la Secundaria Tcnica # 68
10
11
Convencin y Exposicin de la I.E.E.E.
12 al 17
II Festival de Cine Negro
12 al 19
XXX Exposicin Nacional de ganado suizo
12 al 26
IIConferencia Panamericana de Ganado Suizo
III Foro Regional de Discusin y Consulta los retos en
15 y 16
salud para fin de siglo
XXll Congreso Nacional de Buitiria
Ceremonia de Clausura del Cobach # 17
17
18
Informe de la Senadora Lupita Gmez Maganda
Congreso Mundial de Terapia Cognoscitiva Conductual
21 al 26
Concierto de Marcos Witt
25
Evento
AGOSTO
1 Reunin del Barzon
2,7,9,14,16,21,
Eventos Familiares de Comunidad Cristiana
5 al 17
Atlas Motivations
Presentacin Microsoft' 98
8,9,15,16,22,30
Asambleas de Circuito de la Torre del Vigia
12
Obra de Teatro de Arte
14 al 18
Expo Canaitran
15
XV Aos
15
Clausura de Fin de Cursos de la Esc. De Danza
Folklrica
24 y 25
Congreso Nacional de Secretarios del Servicio Postal Mexicano
Clausura de la Escuela de Comercio y Administracin
26
26
XV Aos
28
T Canasta del DIF
28 y 29
Cena de Seguros Monterrey
29
Boda
# Ass.
3000
1200
1200
1200
500
8500
1200
400
1200
1200
1200
1200
500
1200
300
2000
1200
1200
1200
1500
2000
1 O00
200
1800
1200
2000
5000
300
8000
1500
2000
1200
300
300
1200
300
3000
400
500
1 O00
300
203
29
XV Afios
300
SEPTIEMBRE Evento
2
4
,l
1,12,18,20,25
9 al 11
9 al 12
14 al 17
16 y 19 .
23 al 25
30
Evento de Ecologa
2da. Feria Turstica
Eventos Familiares de Comunidad Cristiana
Exposicin de E-Mex
Americana Express Business Travel Guadalajara
Congreso Mexicano de Anestesia
Congreso Nacional del Deporte Federal
Maris de Mxico, Grupo MPS
Obra de Teatro Las Muchachas del Club
OCTUBRE
Evento
111 Exposicin Industrial, Artesanal y Comercial

Eventos Familiares de la Comunidad Cristiana
Ceremonia de Clausura del Tecnolgico Acapulco
XXll Examen Nacional de Aspirantes a Residencias Mdicas
6 al O
XVlll Congreso Nacional de Fitogenetica
9 - 11,16 - 18,2 Asambleas de Distrito de la Torre del Vigia
12,13,15,16,19, Reuniones de la Revista Tecnologa Hotelera
14 al 18
Congreso de Bioqumica
15 al 18
Convencin Anual Familia Canaco 98
17 Miss Modeling Internacional
28 al 31
Seminario Internacional de Secretarios Municipales de Salud de
de las Amricas,
30 Oct. Al 2 de Congreso de la Iglesia Apostlica de la F en Cristo Jess
1 al 3
2,4,9,11,16,18,
3
3Y4
NOVIEMBRE
Evento
4 al 17
10 al 14
11 al 13
16 al 20
16 al 20
23 al 30
26 AL 28
18 al 22
Congreso Internacional de Comercio Exterior

Convencin del Hotel Condesa del Mar
VI1 Congreso y Exposicin Latinoamericano de Turbomaquinaria
Congreso de Mdicos Cirujanos
Congreso Nacional de las Asambleas de Dios
Primera Copa Internacional de Gimnasia de IMSS
Congreso De Contralores
3er. Festival de Cine Francs
DICIEMBRE
Evento
1al6
Exposicin de Telefona Celular

5 Baile de la Yoli de Acapulco
5 Boda
19 Dic. 98 al 6 Fiesta Acapulco 98
17 XV Afios
18 XV Afios
28 XVAfios
Total
3000
1O00
8000
1500
300
1500
1200
1O00
1200
1500
8000
1200
600
800
7000
50
2000
250
1200
500
6000
2000
1O00
1200
1500
5000
3000
300
1200
1500
3000
300
3000
300
300
300
136.600
204
Centro de Convenciones y Exposiciones

Cartagena de Indias
Banca 1999
XXX Aniversario Grupo Andino
IV Congreso Colombiano de lnfectologia
Seminario de las Aries
Conc Nal Sonido sobre la Rueda
Seminario Taller Tesorera General de la Nacin
Almuerzo Banco Tequendama
Huellas de Juventud
Grado Academia ADES
Audiencia Pblica Contralora Nacional
Taller Buen Trato a la Infancia
Colombia Compite
Grados Instituto Central de Colombia
Foro Departamental Proyecto PLEYADE
Grados Col. Octaviana de C. Vives
Grados ESETEC
IV Seminario Internacional de Esttica del Caribe
Mister Colombia Internacional
VI Seminario de Distribucin lnteractiva
Lanzamiento Theatron Cristiano
I Congreso Colombiano Estudiantes Administracion Fundacion
San Agustn
Chica RAP
+ago-l4
Grados Universidad Pamplona
ago-14
ago-14
Coronacin Seorita Bolvar
ago-21
Miss Juventud
Ago24al26
Andina Link
Seminario Derecho Penal-Fundacin Roberio Burgos
Agosto 26-28
ago-28
Grados Instituto Tcnico Comfenalco
Sept 2-3
Foro Repensando a Colombia
Sept. 3-4
II Festival del Bolero
Cine Familiar-CODECOL
Sept. 4
Sept. 5
VI1 Seminario Distribucin lnteractiva
Sept.5
Festival Humor Sonrisas por la Paz
Sept. 8-10
I Simposio Internacional de Investigacin Criminal Compensar
Sept. 13-17
Congreso SOC. Medicina del Trabajo
Sept .20-25
IV Congreso Nac. E Internacional de la CUT
Sept. 30
Cantemos los nios
Sept.301 Oot2
Congreso Acopi
OCt-O3
VI1 Seminario Distribucin lnteractiva
OCt-9-16
x Congreso Panamericano de Neurologa
Oct-17
Diseo de Modas-Top Model
OCt 19-25
Feria Expovestir El Universal-CCCI
OCt 25-29
Congreso Nacional de Telecomunicaciones
Mayo 10-15
Mayo 23-27
Junio 01-05
Junio 11-14
Julio 1-5
Julio 2-3
jul-o2
Julio 2-5
jul-1 O
jul-13
jul-16
Julio 16-17
jul-23
jul-23
jul-24
jul-31
Agosto 2 al 6
ago-07
ago-08
ago-08
Agosto 12-15
205
Nov 1 al 4
Nov. 9
Nov. 12
NOV18 -19
NOV19-21
Nov. 27
dic-O1
dic-03
dic-04
dic-04
. dic-05
dio05
dlc-05
dic-11
diC-11
dic-18
dic-18
Concurso Nacional de Belleza

Desayuno Punto Sport
Eleccin Seorita Silueta
Asamblea Anual Exportadores de Caf
40 Aniversario. Derechos del Nio
Grados Instituto Bonsai
Da Mundial Prevencin del SIDA
Grados Col. Mayor de Bolivar
Grados Colegio Panamericano
Show de Navidad
Clausura de Instituto Bblico
Clausura Academia Los Cisnes
Seminario Espritu Santo en la Familia
IX Seminario Distribucin lnteraciiva
Ballet Arte Internacional
Grados proceso
Grados ESETEC
Cocina
Compras Bodega
lt
t
Auxiiiar Contable
Cr6dlto 6 Cobranzas
Recursos Humanos
T6cnico 6 Sistemas
Pasantes
*Seguridad,Mantenimiento y Limpieza son servicios contratados
Superv. 6 Coord. de Eventos
AditOd8 Exbm
ANEXO# 11
ORGANIGRAMA C.C. ESPOL
lnvest de Mercado
Prom. Publicid8d
ventas
Ref8ClonS PlbflC8S
Pasantes
N
O
207
ANEXO ## 12
Facultad de Ingeniera Martima y Ciencias del Mar Escuela de Turismo
FICHA INDIVIDUAL DE PLANTA TURlSTlCA

ESTABLECIMIENTO
Oro Verde
1 CATEGORIA 1
TIPO
\SUBTIPO 1
Hotel 1
1 Aloiamiento 1 Hotelero 1
JERARQUIA
De Luio
latos de Identificacin Comercial:

Hotelera Guavaauil
S.A.
-,
Jbicacin:
Ecuador - Guavas - Guavaauil
lireccin:
Av. 9 de Octubre Y G. Moreno
Zerente:
Sr. Marcus Odermatchtt
relfonolfax:
PBX: 327999
Fax
: 329350
.
.
.
- -- - - f de Plazas:
109 sencillas; 83 dobles ; 60 suites; 2 suites presidenciales.
I
2aractersticas Particulares:
El hotel fue remodelado en el ao 96 .
Iqulpamlento:
4 Restaurantes ( 1 internacional francesa : 1 Cafeterla- c. tlpica;
I restaurante al aire libre- parrillada; bar;piscina, gym, casino,ag. de viajes,rent- car,artesanl
qealizado por:
Z. Alcvar/J. Campaa/ M. Ch6ezl
IFecha:
J. Ortega.
11.998/09/1O
3bservaciones:
Parte de una Cadena Hotelera con Hoteles de Primera categora
en: Guayaquil, Quito, Cuenca, Machala,Manta.
208
ESTABLECIMIENTO
Hilton Coln
CATEGORIA
Alojamiento
TIPO
Hotelero
SUBTIPO
Hotel
JERARQUIA
De Lujo
Datos de Identificacin Comercial:

Ubicacin:
Ecuador - Guayas- Guayaquil
Av. Francisco de Orellana
Direccin:
Gerente:
Frank Moser
TelfonolFax:
689250 PBX Fax: 689149
# de Plazas:
274 habitaciones; 20 suites,
Caractersticas Particulares:
Realizado por:
Inaugurado en Febrero de 1.997.
Z Alcivar/ J. Campaa/ M. Ch6ez/

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-10
209
ANEXO # 14
ESCUELA SUPERIOR POLlTECNlCA DEL LITORAL
Facultad de Ingeniera Martima y Ciencias del Mar Escuela de Turismo

ESTABLECIMIENTO
Jni Park
CATEGORiA
TIPO
Alojamiento Hotelero
SUBTIPO
Hotel
JERARQUIA
De Lujo
Unipark Hotel
J bicacin:
Ecuador- Guayas - Guayaquil
Xreccin:
Anuirre entre Chile Y Chimborazo.
;erente:
Sr. Beda Zimmereman (E)
327100 PBX Fax
: 328352
relfonolfax:
- -- - - 1 de Plazas:
138 habitaciones (sencillas, dobles y suites)
Recientemente remodelado.
:aractersticas Particulares:
Recientemente en remodelacin.
Equipamiento:
Restaurante,Cafeterla, Casino, salones para seminarios Y
iealizado por:
Z. Alclvarl J. Campaa/ M. Chez/

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-10
210
ANEXO # 15
ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL-LICTUR
Facultad de Ingeniera Martima y Ciencias del Mar - Escuela de Turismo
ESTABLECIMIENTO
;rand Hotel Guayaquil
CATEGORIA
Alojamiento
TIPO
Hotelero
SUBTIPO
Hotel
J ERARQUIA
Lujo

1bicacin:
Ecuador- Guavas - Guavaauil
lireccin:
Boyac entre C. Balln y 10 de Agosto,
Serente:
Sr. Gino Luz
relfonolfax:
329690 PBX Fax : 327251
f de Plazas:
180 habitaciones (ejecutivas, sencillas, suites)
<
:aractersticac Particulares:
iealizado por:
Recientemente en remodelacin,
Z. Alcvarl J. CampaAal M. Chezl

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-1O
21 1
ANEXO # 16
I
1

TIPO
Hotelero
SUBTIPO
Hotel
ESTABLECIMIENTO
Alameda Real
CATEGORIA
Alojamiento
Realizado por:
Z. Alcivarl J. Campafal M. Chezl

J. Ortega.
JERARQUIA
De Lujo
Fecha:
1,998-09-10
212
ANEXO # 17
FICHA INDIVIDUAL DE PLANTA TURlSTlCA

ESTABLECIMIENTO
S w iss t i ote 1
1 CATEGORIA 1
1
Aloiamiento
TIPO
Hotelero
ISUBTlPO
1 Hotel
1
1
JERARQUlA
Luio
atos de Identificacin Comercial:

Swissotel Quito
Ubicacin:
Ecuador - Pichincha - Quito
12 de Octubre 1820 y Luis Cordero
Direccin:
Gerente:
Realizado por:
Z. Alcivarl J. Campaa/ M. Chezl

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-10
213
ANEXO # 18
ESTABLECIMIENTO
El Dorado
CATEGORIA
Alojamiento
TIPO
Hotelero
SUBTIPO
Hotel
JERARQUIA
De Lujo
(Datos de Identificacin Comercial:

Ecuador - Azuay - Cuenca
Ubicacin:
Gran Colombia 787 y Luis Cordero
Direccin:
IGerente:
- .
. ~ .
ITelfonolFax:
07-831390
Fax: 07-831663
70 Habitaciones
~
Caractersticas Particulares:
Equipamiento:
Bar, Cafetera, Estacionamiento, Lavandera, saln para reunione
Realizado por:
Z. Alcvarl J. Campaa/ M. Chezl

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-1O
214
ANEXO # 19
ESTABLECIMIENTO
LKROS
CATEGORIA
Alojamiento
TIPO
Hotelero
SUBTIPO 1
Hotel
JERARQUIA
Lujo
Iatos de Identificacin Comercial:

Ecuador - Pichincha - Quito
J bicacin:
Iireccin:
Av. 6 de Diciembre N34-120 Email: akroshtl@hoy.net
serente:
'elfonolFax:
593-2-2554931 432064
Fax: 593-2-431727
1 de Plazas:
200 Habitaciones y suites
:aractersticas Particulares:
tealizado por:
Z. Alclvarl J. Campaa/ M. Ch6ez/

J. Ortega.
Fecha:
1,998-09-1O
ANEXO # 20
ESTABLECIMIENTO
)ro Verde Cuenca
CATEGORIA
Alojamiento
TIPO
Hotelero
SUBTIPO
Hotel
JERARQUIA
Lujo

Oro Verde
Ecuador - Prov. Del Azuay - Cuenca
Jbicacin:
Direccin:
Av. Ordez Laddo sin
Serente:
ielfonolfax:
07-831200
Fax:
07-832849
Y: de Plazas:
79 habitaciones ; 3 suites
Zaractersticas Particulares:
'oom service, Tv cable
Acondicionador de aire en las habitaciones,
Equipamiento:
Bar/ Cocktail Lounge, Cafeterla, Estacionamiento, Gimnasio,
-avanderia, Piscina, Restaurante, salones para eventos.
Realizado por:
Z. Alcvarl J. Campaa/ M. Chezi
IFecha:
J. Ortega.
11,998-09-10
Dbservaciones:
Cadena Hotelera "The Leading Hotels of the World',
216
BlBLlOGRAFA
1.
BACA URBINA GABRIEL. Evaluacin de Proyectos. Mxico. Mc Graw

Hill 1995
2. CARDENAS TABARES FABIO. Producto Turstico. Segunda Edicin.

Mxico. Trillas. 1986
3.
CANlLLl CLAUDIA. Relaciones Pblicas. Editorial de Vecchi. 1993
4.
RICHERO ALICIA. Eventos. Mxico. Trillas. 1993
5. DAHDA JORGE. Publicidad Turstica. Mxico. Trillas. 1990

6. . PENNER RICHARD. Conference Center Planing and Design. Londres.
Logman Group UK Lirnited. 1991.
7. Organizacin de Congresos y Convenciones. Mxico. E. Trillas.

8.
TONATIUH CRAVIOTO MAGALLN. Organizacin de Congresos y

Convenciones. Mxico. Trillas. 1991
9.
LUNDBERG DONALD. Organizacin y Administracin de Hoteles y

Restaurantes. Nueva York. 1984. Tornos 1 y 2.
1O. NEWFERT. Arte de proyectar en Arquitectura. Barcelona. Gustavo Gili.

13 Edicin. 1983.
11. Enciclopedia Turismo, Hoteles
y Restaurantes. Volumen 1, 2 y 3.
Barcelona. Ocano. 1996.

12. STATON, ETZEL, WALKER. Fundamentos de Marketing. USA Mc Graw
Hill. 1996.
217
13. Escuela Daly de Hostelera Y Turismo. Volmen 1, 2, 3, 4. Espaa. Daly

S.L.
14. BUENDIA JUAN MANUEL. Organizacin de Reuniones. Mxico. Trillas.
1991
15. HAMPTON DAVID. Administracin. Tercera edicin. U.S.A. Mc Graw Hill
1994
16. LATTIN GERALD. Administracin Moderna de Hoteles y Moteles.
Mxico. Trillas. 1978
17. LERNER JOEL. Introduccin a la Administracin y Organizacin de
Empresas. U.S.A. Mc Graw Hill. 1982
18. REYES PONCE AGUSTIN. Administracin Moderna. Mxico. Limusa.
1995
19.
CARDENAS TABARES FABIO. Comercializacin del Turismo. Mxico.

Trillas. 1995
20. GEORGE KOUPER. Conventions Centers and Meetings Halls. Canad.

Diutxes. 1994.
21. DOUGLAS PEARCE. Desarrollo Turstico, su planificacin y ubicacin
geogrficas. Editorial Trillas, Mxico. 1991
22. NACIONES UNIDAS. Manual de Proyectos de Desarrollo Econmico.
Mxico, 1958.
23. ALVAREZ TORRES, MARTIN. Manual para elaborar Manuales de
Polticas Y Procedimientos. Panorama Editorial. Mxico,l997.
218
24. BACKER, JACOBSEN, RAMIREZ, PADILLA. Contabilidad de Costos.

Mc Graw Hill. Mxico,l970.
25. LANG THEODORE. Manual del Contador de Costos. Uteha Noriega
Editores. Mxico, 1993

26. ENDERICA NEGRETE, ALFREDO. Hotel Metropolitano en la Ciudad de
Manta. Tesis de Master en Direccin de Empresas Constructoras

Inmobiliarias, 1998.
219
GLOSARIO
Coloquio.- Coloquio es una reunin que agrupa a un distinguido nmero de
especialistas o expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus

conocimientos acerca de uno o varios temas en particular.
Conferencia.- Se denomina as a toda reunin de representantes de
organizaciones, paises o regiones con el fin de tratar asuntos polticos,

diplomticos, cientficos o acadmicos.
Mesa redonda.- Es una reunin formada por un nmero limitado de tcnicos

o expertos que deben ser conocedores de
la materia y hbiles para
defender con argumentos slidos sus posiciones. Debe tambin haber un

conductor quien ceder la palabra a los diferentes expositores. Una vez
terminada la exposicin el auditorio puede formular preguntas.
Panel.- Es una reunin enfocada a propiciar el intercambio de opiniones
entre los integrantes del presidium, quienes ulteriormente responden a

preguntas especficas del auditorio participante mientras un coordinador
intercala aclaraciones y controla el tiempo.
Foro.- Es la participacin de la audiencia con preguntas y comentarios una
vez terminado el debate del panel.
220
Seminario.- Una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de
ponentes con reconocido dominio en su rea, aportan sus conocimientos y

experiencias ante uno o varios grupos que comparten su inters por el tema.
Simposio: El trmino designa dilogo entre especialistas que se renen
para aportar sus puntos de vista e intercambiar opiniones sobre una materia
con el objetivo de llegar a una conclusin. No existe debate, votaciones o
recomendaciones.
Convencin.- Es la reunin de un grupo de personas que comparten

intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales,
polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndole, y que convergen
en- una fecha y un lugar determinados previamente, para convivir, tratar
asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto.
Congreso.- El trmino es aplicado para reuniones internacionales de
ciencias mdicas o profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones.

Actualmente, los congresos no slo se efectan por estas razones pero s
tiene la connotacin de un propsito de trabajo ms serio, se puede celebrar
tanto anualmente como por perodos de intervalos

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL

Facultad de Ingeniera Martima y Ciencias del Mar

"CENTRO DE CONVENCIONES PARA UN HOTEL"

ZULEMA ALCIVAR CORONEL

La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, nos

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL

Q u h @ b &.-.u Johanna Campaha B.

Lic. Klber Loor Director de Tesis, Sr. Jos Miguel Uruuela,

1.1. Antecedentes de su creacin

1.2. Definicin y Caractersticas

1.2.1. Tipos de Salas de Reuniones [Caractersticas]

1.3. Importancia socio-econmica

Sin Fines de Lucro

2.2. ANALISIS DE LA PARTE OPERATIVA

2.3. Anlisis de la Organizacin y de la Administracin

Descripcin de las funciones principales de las reas relacionadas con la operacin de

2.4. Programacin de las Actividades

CENTRO DE CONVENCIONES DEL HOTEL ESCUELA ESPOL

3.1. Descripcin del Centro de Convenciones (Plano)

3.2. Anlisis FODA

3.3. Descripcin de facilidades y equipamiento que deber ofrecer.

Area para Facilidades Pblicas

Sistema de Teleconferencias Satelital

3.4. Propuesta para la Organizacin y Administracin del Centro de Convenciones

Coordinacin y Organizacin de Eventos

Departamento de Alimentos & Bebidas

Departamento de Administracin & Finanzas

3.5. Propuesta de un Plan de Marketing para el C.C.

Objetivos del Marketing

Segmentacin del Mercado

Mezcla de Marketing (Marketing Mix)

ANALISIS DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

4.1. Anlisis de la Demanda

4.2. Anlisis de la Oferta (Mercado local y nacional)

4.3. Anlisis del Punto de Equilibrio

4.4. Impacto socio-econmico del C.C. para la ciudad y el Hotel-Escuela

4.5. Beneficios del C.C. para el Hotel-Escuela y la Ciudad

PLANOS DEL CENTRO DE CONVENCIONES ESPOL [3 A 91

Sala de Reunin Tipo Auditorio

Sala Tipo Anfiteatro

Sala de Conferencia tipo Escuela

Lobby de un Centro de Convenciones

Podium con Control

Comparativo de Precios Oferta Nacional

Cronograma de Tiempos de Construccin

Estructura del Crdito construccin del C.C.

Proyeccin de Alquiler de Salones

Parmetros Costos de Operacin

Estado Costos de Operacin

Nmina del Personal del C.C.

Determinacin de Costos Fijos y Variables

Formato Cotizacin de Eventos

Formato Orden de Evento e instructivo

Smbolos para Diagrama de Montajes

Organigrama General del C.C. de Acapulco

Organigrama de Eventos bajo Ventas y/o A & B

C.C. de Acapulco: Relacin de Eventos 1 998 y

Organigrama C.C. ESPOL- Peas

Fichas Hoteles Oferta Nacional

Centro de Conferencia Tipo Ejecutivo

Centro de Conferencia No Residencial

C.C. ESPOL - Peas: [frontal - P.B.]

ESPOL -Peas: Primer piso