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Holanda
Embajad a de
Holanda
Componente Formacin/Capacitacin
Proyecto de Fortalecimiento Institucional
INDICE
OBJETIVO
CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS
Niveles en la planeacin y ejecucin de los eventos
Tipo de Evento
Tipo de Pblico
ETAPAS EN LA PLANEACIN DE LOS EVENTOS
Etapa preparatoria
Durante el Evento
Finalizacin del Evento
SUGERENCIAS
COMUNIDADES
EN
LA
ORGANIZACIN
DE
EVENTOS
CON
OBJETIVO
El siguiente manual esta diseado para enumerar y explicar cada uno de los
pasos que se requieren para desarrollar una exitosa planeacin, ejecucin y
finalizacin de eventos de capacitacin; tambin se incluyen recomendaciones
y
precauciones
para
contratiempos
frecuentes
los
cuales
pueden
ser
de
participantes,
presupuesto
disponible, por
lo
que
estas
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
GRUPO DE TRABAJO,
OBJETIVOS EDUCATIVOS
CONJUNTO DE CONOCIMIENTOS,
PARTICIPANTES CONSIDERANDO
DE TOMA DE DECISIONES,
EL PUBLICO OBJETIVO
EN LA INSTITUCION
DISEO PEDAGOGICO
NIVEL ACADMICO
RIGOR ACADMICO
CURRCULO
ESPECIALIZACIN
POSGRADO:
DOCTORADO, MAESTRA ,
MODALIDAD
ASISTENCIAL:
PRESENCIAL, SEMIPRESENCIAL,
A DISTANCIA (CORREO
TRADICIONAL Y ELECTRNICO,
RADIO, TELEVISIN)
SISTEMATIZACION
PREGRADO:
PROFESIONAL, TECNOLOGICO,
TCNICO
EDUCACIN
CONTINUADA:
DIPLOMADO, CURSO
EDUCACIN
INFORMAL: CONGRESO,
SIMPOSIO, FORO,
ENCUENTRO, ASAMBLEA,
CONVENCIN,
CELEBRACIN,
CONVIVENCIA
, RETIRO,
FERIA, EXPOSICIN
EVALUACIN
SEGUIMIENTO
VALIDACIN:
CONVENIOS CON CENTROS
EDUCATIVOS, CERTIFICACION
SELECCIN
TEMATICA
METODOLOGAS:
CLASE, CONFERENCIA,
CHARLA, EXPOSICIN,
DISERTACIN, DEB ATE,
PANEL, COLOQUIO, MESA
REDONDA, SEMINARIO,
TALLER, PRACTICA DE CAMPO
O EN AULA, TRABAJOS EN
PLENARIA, GRUPOS O
INDIVIDUALES.
TCNICAS: ZOPP,
DOFAS, LLUVIAS DE IDEAS,
DIAGNOSTICOS, ETC
GRUPO DE APOYO:
DOCENTES, CONFERENCISTAS,
FACILITADORES,
MODERADORES
DISEO LOGSTICO
COORDINACIN
MERCADEO
PROGRAMACIN Y
CRONOGRAMAS
SOPORTE EDUCATIVO
SERVICIOS OPERACIONALES
DE EVENTOS
IMAGEN CORPORATIVA
PROTOCOLO
MERCADEO:
PROMOCIN,
TRANSPORTE
ALOJAMIENTO
ALIMENTACIN
CONVOCATORIA,
SELECCIN E INSCRIPCIN
PREPARACIN DE
AULAS
COMUNICACIONES
SITIOS DE ESTUDIO
MATERIALES Y DOCUMENTOS
DE APOYO Y REFERENCIA
PAPELERA Y SUMINISTROS
PARTICIPANTES
DISEO ADMINISTRATIVO
AYUDAS AUDIOVISUALES
ANLISIS DE COSTOS Y
PROYECCIN DE GASTOS
CONTRATOS, PAGOS
RECAUDOS
FUENTES DE FINANCIACIN
COTIZACIONES,
CONVOCATORIAS,
CONTRATOS, PAGOS,
CONSTANCIAS
CONVENIOS
TIPO DE EVENTO
Los eventos segn su organizador pueden ser de tres tipos, programados
exclusivamente por el componente de capacitacin, programados en alianza
con otros programas y programados con otras instancias. En cada uno de estos
eventos las medidas logsticas varan.
Programados exclusivamente por el componente de Capacitacin:
Eventos que responden al plan de capacitacin, con una temtica especfica y
dnde toda la logstica corre por cuenta del programa.
Programados en alianza: En este tipo de eventos el programa hace una
alianza con alguno de los proyectos o divisiones de la UAESPNN, con el fin de
realizar una capacitacin que responda a objetivos comunes. En estos casos se
necesita una discusin previa para acordar la logstica y adecuarla a la
especificidad del evento.
Programados por otras instancias: Estos eventos son programados por
otras instituciones del SINA, entidades educativas, gubernamentales o sin
nimo de lucro, las cuales invitan a la UAESPNN como participante; la temtica
de estos eventos debe coincidir con los objetivos del plan de capacitacin. La
logstica de estos eventos es ms sencilla ya que la entidad organizadora se
encarga de la mayora de los aspectos. La responsabilidad del componente
logstico de capacitacin debe ser el de coordinar la asistencia de los
participantes por parte de la UAESPNN como delegacin, garantizando su
asistencia y adecuada participacin.
TIPO DE PBLICO
Pblico objetivo interno: Funcionarios de nmina y los contratistas pagados
por FONAM o proyectos.
Nivel
planificador
y ejecutor
Nivel
asistencial
y operativo
Ni
ve
l
Na
cio
na
l
Director General
Subdirectores
Asesores
Directores de proyecto
------------- Congresistas
Ministros
Viceministros
Directores
Subdirectores
Directores
Nacionales de
gremios
Presidentes de
Organizacione
s Indgenas
Representantes de
organizaciones
sociales de nivel
nacional
Coordinadores de
Grupo
Profesionales
especializados
Profesionales de
apoyo
Asistentes
Tcnicos*
Consultores
Expertos
(proyectos)
Asesores,
secretarios,
tesoreros de
organizaciones
indgenas,
campesinas,
colonos o afro
descendientes de
nivel nacional.
Secretarias
Tcnicos
administrativos
Auxiliares
Administrativos
Pagadores
Contadores
Archivo
Mensajeros
Celadores
Conductores
Almacenistas
Mantenimiento
Servicios
Generales
Ni
ve
l
Te
rri
to
ria
l
Director Territorial
Coordinadores de
proyectos
Asesores
------------- Gobernadores
Secretarios
Diputados
Directores de
gremios Regionales
Representantes de
organizaciones
indgenas,
campesinas, de
colonos o afro
descendiente a nivel
regional
Profesionales
especializados
Profesionales de
apoyo
Asistentes
Tcnicos *
Consultores
Expertos
(proyectos)
Asesores,
asistentes,
secretarios y
tesoreros de
organizaciones
indgenas,
campesinas, de
colonos o afro
descendientes a
nivel regional.
Tcnicos
administrativos
Secretarias
Auxiliares
administrativos
Auxiliares
financieros
Pagadores
Mensajeros
Celadores
Conductores
Almacenistas
Mantenimiento
Servicios
Generales
Ni
ve
l
Re
gi
on
al
Lo
cal
Jefes de Parque
Profesionales de
apoyo
Tcnicos *
------------Profesionales de
organizaciones
afines a sectores
productivos
(forestal, agrario,
pesquero,
turismo, minero,
etc.)
Asesores,
Secretarios,
Tesoreros de
organizaciones
indgenas,
campesinas, de
colonos o afro
descendientes
de nivel local.
Tcnicos
administrativos
Cabaista
Operarios
Conductores
Servicios
Generales
------------------ Guas tursticos
Cultivadores
Pescadores
Aseo y
mantenimient
o
Cocina y
habitacione
s
Otros afines
de sectores
productivos
Miembros de
organizaciones
indgenas
campesinas, de
colonos o
afrodescendient
10
ETAPA DE PLANEACIN
11
Embajad a de
Holanda
pedaggicos
criterios
para seleccionar
participantes son:
Vinculacin con la UAESPNN; mediante contrato, a travs de proyectos, por
pertenecer a una institucin estratgica, por ser residente de la zona de
amortiguacin.
-
necesaria
(primaria,
bachillerato,
universidad,
etc.)
para
Para evaluar estos criterios se debe respetar el criterio del Jefe de programa o
14
15
participantes,
propios
servicios
fundamental
visitar
los
sitios
con
anterioridad,
habiendo
definido
Iluminacin,
tamao,
distribucin,
decoracin,
aislamiento
sonoro,
servicios
habitaciones.
distribucin,
sanitarios
Importante
decoracin,
por
habitacin
evaluar
colectivos
iluminacin,
estndares
de
aseo,
para
ventilacin,
calidad,
varias
tamao,
cantidad
20
21
servicios
Siempre indicar en los trminos que da se inicia y cual finaliza y con que
servicio se inicia y con cual se finaliza.
Hay que tener especial cuidado con las comidas de las salidas de campo,
pues se puede presentar que la calidad, composicin, y cantidad no sea la
deseada. Es de vital importancia el empaque de las mismas, evitando el
uso de desechables o el empaque del producto en servilletas pues estas
se deterioran. Debern seleccionarse mens que no se deterioren con las
condiciones climticas, fciles de empacar y transportar y garantizando la
variedad en el men.
( Ver formato 2)
servicios
informacin
Solicitud de Desembolso
Es necesario llevar dinero en efectivo para cancelar cuentas, rembolsar
trasportes y resolver imprevistos. De estos gastos se deben guardar los
recibos debidamente diligenciados.
La suma de dinero debe ir estipulada en la solicitud para adelanto (Ver
formato 4)
Definicin de requerimientos de papelera, equipos y suministros
DURANTE EL EVENTO
Recepcin participantes
Bogot: La recepcin de participantes puede empezarse a realizarse desde
Bogot, cuando este va a ser el lugar de reunin, para salir a otro lugar, en
este caso se debe tener el itinerario de las personas que van a llegar a
Bogot, tramitar un carro en la unidad para recogerlas, o si son personas que
conocen bien Bogot y si no hay un carro disponible indicarles que tomen un
taxi y guarden el recibo. Estas personas se podrn alojar en Manobi, aunque
algunas veces los invitados prefieren alojarse en casas de familiares aqu en
Bogot.
-Hacer un seguimiento de la llegada de los participantes, para estar seguro que todos llegaron a su lugar de or
-Realizacin de la lista de asistente, es conveniente que esta lista se realice teniendo en cuenta a que territoria
-Tabulacin y anlisis de las evaluaciones logsticas, e incorporacin de mejoras para los prximos eventos.
-Realizacin del informe del evento y reporte de gastos; se deben organizar los recibos pegados en hojas, todo
cuenta en excel (Ver formato 10)
30
31
FORMATOS LOGISTICOS
FORMATO 1
ALMUERZO Y CENA
DESAYUNO
ALOJAMIENTO
VALOR TOPE
60.000
30.000
70.000
70.000
45.000
60.000
30.000
60.000
40.000
ALIMENTACIN
7.500-10.000
5.000
FORMATO 2
CORPORACION
PARA
LA
PROTECCION
AMBIENTAL,
CULTURAL
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Radicacin No.
SUBPROGRAMA
CAPACITACION / FORMACION
1.1.2 FECHA
SOLICITANTE
CATEGORIA DE COSTO
Participantes
Indirectos/Viajes
I.
JUSTIFICACION
EL
BASES
ANDINOS
que
contar
con
la
participacin
MANEJO
de
55
PARQUES
DE LOS
personas,
entre
dichos
servicios.
II. OBJETO
Contratar un hotel que atienda la logstica necesaria para el normal desarrollo
del evento de Capacitacin BASES
MANEJO
de
DE
LOS
EL
alimentacin
(desayunos,
almuerzos,
cenas
alojamiento y auditorio.
III.
PARA
refrigerios),
REG
RIG
TIPO
DE
SERVICIO
DES ERI
ALM
AYU O
UER
NO
(ma ZO
an
DE
SERVICIO
ERI
CEN
(tar
ALOJA
MIENT
O
de)
a)
NUMERO
RIF
S
Los servicios debern prestarse a 80 personas, empezando el lunes 4
con el refrigerio y finalizando el mircoles 6 con el almuerzo.
SERVICIO DE ALOJAMIENTO:
Solicitamos la distribucin de las habitaciones las cuales tengan bao privado y
sean bien ventiladas.
SERVICIO DE AUDITORIO:
Solicitamos un auditorio con capacidad para 80 personas. Para el normal
desarrollo del evento requerimos mesas de trabajo con la opcin de
reacomodarlas fcilmente para posibilitar el trabajo en grupos pequeos, dado
que la metodologa del evento combina las conferencias o charlas, con los
talleres grupales..
Requerimos tambin de papelgrafo para papel peridico y tablero en acrlico,
as como el servicio de proyector de acetatos. Este conjunto de servicios lo
requerimos permanentemente para los das 4 al 6, durante todo el da desde
las 8:00am y ocasionalmente durante las noches hasta mximo las 9:00pm.
VI. DURACION
Un mes
VII.
FORMA DE PAGO:
ANTICIPO: SI _ NO x
Valor: $
PAGOS
Un solo pago 10 das hbiles despus del evento
VIII.
REQUISITOS
Capacidad real de alojamiento
Capacidad de atender el servicio de alimentacin
Contar con auditorio
CRITERIOS DE EVALUACIN
Experiencia y calidad en la Prestacin del Servicio
PUNTAJE
Servicios Adicionales
Propuesta Econmica
PUNTAJE TOTAL
100 Puntos
IX. OTROS
El Hotel de Turismo Comfandi Silvia se presenta como nico proponente por
ser la nica organizacin hotelera existente en el municipio de Silvia. Adems
de ser el nico hotel, es el nico establecimiento en Silvia que est en
capacidad de responder a los requerimientos del contrato.
FORMATO 3
Radicacin No.
SUBPROGRAMA
1.1.3 FECHA
SOLICITANTE
CATEGORIA DE COSTO
Participantes
I.
JUSTIFICACION
CAPACITACION / FORMACION
BASES
ANDINOS
que
contar
con
la
participacin
MANEJO
de
55
DE LOS
PARQUES
personas,
entre
II. OBJETO
Contratar un particular o empresa que atienda preste los servicios de
transporte interdepartamentales necesarios para el normal desarrollo del
evento de Capacitacin
MANEJO
DE LOS
BASES
CONCEPTUALES
DE
CONTEXTO
REGIONAL
PARA
EL
40
VIII. DURACION
Un mes
IX.
FORMA DE PAGO:
ANTICIPO: SI x NO _
Valor: $
PAGOS
Dos pagos, uno del 50% a la firma del contrato y el saldo del 50% pagaderos
10 das hbiles despus de prestado el servicio evento.
VIII.
REQUISITOS
Posibilidad para cubrir todos los itinerarios solicitados
Vehculos modernos
Empresa registrada localmente o particular residente en alguno de
departamentos por lo que se transitar
CRITERIOS DE EVALUACIN
Experiencia y calidad en la Prestacin del Servicio
Propuesta Econmica
PUNTAJE TOTAL
los
PUNTAJE
100 Puntos
IX. OTROS
Luego de visitar la regin, se encontr que el nico particular que cumpla
con los requisitos de: ser de la regin, poder cubrir los itinerarios indicados y
contar con vehculos modernos, es el seor Fabio H. Jmenez, residente en
Popayn. El acept adems las condiciones de pago.
FORMATO 4
CORPORACION
PARA
LA
PROTECCION
AMBIENTAL,
CULTURAL
EL
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Radicacin No.
PROGRAMA: Estrategia para la Consolidacin y Fortalecimiento del
Sistema de Parques Nacionales Naturales
SUBPROGRAMA
CAPACITACION / FORMACION
1.1.4 FECHA
SOLICITANTE
CATEGORIA DE COSTO
I.
Indirectos
IV. OTROS
REFR
ALMU
ERZO
REGR
IFE
RIO
ALOJA
IV. COSTOS
$11500.000 (once millones quinientos mil pesos)
en efectivo y por adelantado,
-- a mas tardar el lunes 4 de noviembre, da del inicio del evento - -
V. OTROS
Para efectos de seguridad y efectividad en el manejo de los recursos,
se adjuntan dos cuentas de cobro, una a nombre de Andres David y
otra a nombre de Andrs Rivera, cada una por un valor equivalente al
50% del total, es decir, $5.750.000= c/u
FORMATO 5
CORPORACION
PARA
LA
PROTECCION
AMBIENTAL,
CULTURAL
EL
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
SUBPROGRAMA
CAPACITACION / FORMACION
1.1.5 FECHA
SOLICITANTE
CATEGORIA DE COSTO
Participantes
Indirectos/Viajes
TEL
ITINERARIOS
FECHAS
/ AEROLPNN
NEA SUGER IDA
DT
Carlos
Acosta
16,82
1,288
Robinson
Galindo
71,65
4,499
Germn
Casam
12,00
0,876
IV. OTROS
Todos los pasajes debern estar situados En las ciudades respectivas
ms tardar el das SABADO 2
FORMATO 6
FORMATO DE RECIBIDO
Fecha:
Recib de Coordinador de Capacitacin o logstica la suma de
$
por concepto de:
De la delegacin de
Conformada por
Nombre
Cargo
Cdula
Telfono
Firma
FORMATO 7
ENCUENTRO PUEBLO EPERARA SIAPIDARA UAESPNN: PNN
GORGONA Y SANQUIANGA
15 AL 19 DE DICIEMBRE DE 2003 GORGONA
(Formato para entregar a la Corporacin y justificar gastos. )
NOMBRE
CDULA
OCUPACIN
PROCEDENCIA
FIRMA
PROCEDENCIA
TELFONO
50
DIRECCIN
CORREO
ELECTRNICO
FORMATO 8
CUMPLIDO DE
COMISION PROGRAMA
HOLANDA
51
FIRMA
CIUDAD
52
FECHA
FORMATO 9
TERRITORIAL
FECHA
Murillo
PNN Amacayacu
Julio 5 al
15
Cesar
Duran
Corpoamazonia
Julio 5 al
15
Rodolfo
Pinilla
PNN Amacayacu
Julio 5 al
15
Rene
Montero
PNN Amacayacu
Julio 5 al
15
INST
Nancy
COM
SO
Julio 5 al
15
NC
OTR
SA
PNN Amacayacu
NO
Celis
CA
Jaime
AREA / INSTITUCION
NA
APELLID
OS
AO
NOMBRES
FORMATO 10
Fecha
No. Recibo Detalle
Valor
Pagado por
03/10/2003
35765116 Consignacin Bancafe-Gastos Trans $ 300,000 Jose Pablo
03/10/2003 B121000030 Rollos Fotogrficos
$ 20,000 Jose Pablo
03/10/2003
18284 Rollos Fotogrficos
$ 200,000 Jose Pablo
04/10/2003
Carreras Taxi Cucuta
$ 12,000 Jose Pablo
04/10/2003
Desayuno
$ 6,700 Jose Pablo
04/10/2003
Almuerzos
$ 29,500 Jose Pablo
04/10/2003
1895 Comida
$ 43,900 Jose Pablo
04/10/2003
189 Artculos de Papeleria
$ 107,200 Jose Pablo
Pagado A
Jonas Martnez
Foto del Rosario Ltda
Coperativa Multiactiva
Baudilio Valderrama
Mariluz Zapata
Isabel Bonilla
Burger Peyitos
Variedades "El Damar"