ARTIKEL

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR

ELFAZA EDUCATION CENTER KLATEN
A. INTISARI
Sistem informasi penjadwalan pada bimbingan belajar biasanya masih
menggunakan cara manual. Cara manual akan menimbulkan permasalahan
diantaranya proses update data. Mengatasi permasalahan diatas maka, penulis
melakukan penelitian di bimbingan belajar Elfaza Education Center Klaten dan
menghasilkan sebuah sistem informasi penjadwalan. Sistem informasi
penjadwalan ini membahas tentang pengelolaan data peserta bimbingan, data
tentor, data bimbingan, data kelas, data ruang belajar dan penjadwalan.
Aplikasi ini dibuat menggunakan Delphi 7 dan database MySql.
Kata kunci : Sistem Informasi, Penjadwalan, Bimbingan Belajar
B. LATAR BELAKANG
Bimbingan belajar pada dasarnya adalah proses bantuan yang diberikan
kepada individu agar mampu mencapai perkembangan diri yang optimal.
Bimbingan belajar merupakan salah satu bentuk layanan bimbingan yang penting
diselenggarakan di sekolah (Prayitno, 2004 : 279).
Bimbingan belajar yaitu bimbingan yang diarahkan untuk membantu para
individu dalam menghadapi dan memecahkan masalah-masalah akademik
(Nurihsan, 2003 : 20).
Bimbingan belajar merupakan bimbingan dalam hal menemukan cara-cara
belajar yang tepat, memilih program studi yang sesuai dan mengatasi kesukaran
yang timbul berkaitan dengan tuntutan-tuntutan belajar di suatu institusi
pendidikan(Winkel, 1997 : 140).
Elfaza Education Center adalah Bimbingan belajar yang berdiri pada bulan
Nopember 2011. Penulis sebelumnya telah melakukan penelitian pada lembaga ini
dan menghasilkan sistem informasi administrasi yang digunakan untuk mengolah
data peserta, data wali, data pembayaran dan kas. Melihat pengolah administrasi

yang telah dilakukan, ternyata masih terdapat permasalahan di bidang

penjadwalan dalam bimbingan.
Melihat masalah yang telah dipaparkan di atas, maka perlu dibuat suatu
sistem informasi yang terarah dan sesuai kebutuhan lembaga, untuk dapat
membantu dalam melakukan proses penjadwalan sehingga meminimalkan
kesalahan dan memudahkan dalam mengatur jadwal peserta bimbingan dan tentor.
Oleh karena itu penulis di dalam menyusun laporan skripsi memilih judul
SISTEM INFORMASI PENJADWALAN BIMBINGAN BELAJAR ELFAZA
EDUCATION CENTER.
C. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis membuat beberapa
rumusan masalah sebagai berikut :
a. Bagaimana dapat mengelola data peserta dan data tentor bimbingan
belajar agar lebih mudah dalam pencarian data apabila diperlukan?
b. Bagaimana dapat mengelola penjadwalan bimbingan belajar agar
mengurangi kesalahan dalam mengatur jadwal bimbingan?
c. Bagaimana petugas, tentor, peserta atau direktur dapat memperoleh
informasi atau laporan secara cepat dan real time?
D. BATASAN MASALAH
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka dibuat beberapa batasan
masalah sebagaimana berikut :
a. Pengelolaan data peserta bimbingan belajar.
b. Pengelolaan data tentor bimbingan belajar.
c. Pengelolaan jadwal bimbingan.
d. Pengelolaan data ruang.
e. Pengelolaan data bimbingan.
f. Pengelolaan data kelas.
g. Pelaporan jadwal bimbingan.
h. Pelaporan data kelas.

E.

NORMALISASI

Gambar 1. Bentuk tidak normal

Gambar 2. Bentuk normal pertama

Gambar 3. Bentuk normal kedua

Gambar 4. Relasi antar tabel

F.

KAMUS TABEL
Tabel peserta
Nama tabel

peserta

Kunci primer :

id_peserta

Fungsi tabel

untuk menyimpan data peserta

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2
3
4

Tabel 4.1 Tabel Peserta

Nama field
Tipe data Lebar
Id_peserta
Int
8
Nama_lengkap
varchar
50
Nama_panggilan varchar
15
Kelas_sekolah
char
3

Keterangan
Nomor induk Peserta
Nama lengkap peserta
Nama panggilan peserta
Kelas peserta

Tabel jadwal
Nama tabel

: jadwal

Kunci primer : id_jadwal

Kunci tamu

: id_kelas, id_ruang, id_tentor

Fungsi tabel

untuk menyimpan data setting jadwal

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2
3
4
5
6

Nama field
Id_jadwal
Hari
Jam
Id_kelas
Id_tentor
Id_ruang

Tabel 4.2 Tabel jadwal

Tipe data
Lebar Keterangan
Int
5
Nomor identitas jadwal
Enum
Hari dalam jadwal
Time
Jam dalam jadwal
Int
5
Kunci tamu id_kelas
Int
5
Kunci tamu id_tentor
Int
2
Kunci tamu Id_ruang

Tabel bimbingan
Nama tabel

bimbingan

Kunci primer :

id_bimbingan

Fungsi tabel

untuk menyimpan data jenis bimbingan

Jumlah field

Struktur Tabel
Tabel 4.3 Tabel bimbingan
Nama field
Tipe data Lebar Keterangan
Id_bimbingan
Int
2
Nomor identitas
bimbingan
Nama_bimbingan varchar
25
Nama bimbingan
Jml_peserta
Int
2
Jumlah peserta dalam satu
bimbingan
Jml_pertemuan
Int
2
Jumlah pertemuan per
minggu
Jns_bimbingan
enum
Jenis bimbingan yang ada
(privat, klasikal)
Tempat
enum
Lokasi pembelajaran
berlangsung (rumah,efec)

No
1
2
3
4
5
6

Tabel tentor
Nama tabel

tentor

Kunci primer :

id_tentor

Fungsi tabel

untuk menyimpan data tentor

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2
3

Nama field
Id_tentor
Nm_lengkap
Keahlian

Tabel 4.4 Tabel tentor

Tipe data
Lebar
Int
5
varchar
50
Enum

Keterangan
Nomor identitas tentor
Nama lengkap tentor
Keahlian tentor (pra, sd,
smp, sma)

Tabel ambil_kelas
Nama tabel

ambil_kelas

Kunci primer :

id_peserta, id_kelas,id_bimbingan

Fungsi tabel

untuk menyimpan data ambil kelas

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2
3

Tabel 4.5 Tabel ambil_kelas

Nama field
Tipe data
Lebar Keterangan
Id_peserta
Int
8
Kunci tamu id_peserta
Id_kelas
Int
5
Kunci tamu id_kelas
Id_bimbingan
Int
2
Kunci tamu id-bimbingan

Tabel kelas_bimbingan
Nama tabel

Kunci primer :

kelas_bimbingan
id_kelas

Fungsi tabel

: untuk menyimpan data kelas dalam bimbingan

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2

Tabel 4.6 Tabel kelas_bimbingan

Nama field Tipe data
Lebar
Keterangan
Id_kelas
Int
5
Nomor identitas kelas
Nama_kelas Varchar
25
Nama kelas bimbingan

Tabel ruang
Nama Tabel

ruang

Kunci primer :

id_ruang

Fungsi Tabel :

Untuk menyimpan data ruangan

Jumlah Field :

Struktur Tabel
No
1

Nama field
Id_ruang

Tabel 4.7 Tabel ruang

Tipe data Lebar Keterangan
Int
2
Nomor identitas ruang

Nama_ruang

Varchar

20

Nama ruangan

Kapasitas

Int

Kapasitas ruangan

Tabel berikut merupakan tabel bantuan yang digunakan untuk

memudahkan dalam menggunakan sistem tetapi tidak ditampilkan dalam relasi
tabel dan DAD. Tabel tersebut adalah :
Tabel setting umum
Nama tabel

setting_umum

Fungsi tabel

untuk menyimpan data setting umum

Jumlah field

Struktur Tabel
No
1
2
3
4
5

Tabel 4.8 Tabel setting umum

Nama field
Tipe data
Lebar Keterangan
Cop
varchar
40
Nama bimbingan belajar
Alamat
varchar
100
Alamat bimbingan belajar
Wall
Varchar
100
gambardepan
Username
varchar
50
Username admin
password
varchar
100
Password admin

G. DAD
1. Diagram konteks
Diagram konteks adalah gambaran umum sistem secara keseluruhan
dimana sistem menerima data dan memberikan laporan. Dalam diagram konteks
pada sistem ini mempunyai tiga entitas luar atau sumber data yaitu peserta,
tentor, admin. Diagram konteks ditunjukan pada gambar 4.9

Gambar 4.9 diagram konteks

2. Diagram berjenjang
Diagram berjenjang adalah pembagian proses pada sistem. Sistem dibagi
lagi menjadi sub bab - sub bab yang fungsinya untuk mendeskripsikan dari proses
tersebut. Sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu pengolahan data master,
transaksi dan laporan. Perancangan diagram konteks dapat dilihat pada gambar
4.10

Gambar 4.10 diagram berjenjang

3.

DAD level 0
DAD Level 0 adalah gambaran secara keseluruhan sistem berjalan. Setiap

entitas menginputkan data dan diproses oleh sistem yang kemudian diolah
menjadi laporan-laporan. Perancangan DAD level 0 dapat dilihat pada gambar
4.11

Gambar 4.11 DAD level 0

4.

DAD level 1 pengolahan data master

DAD Level 1 input data adalah proses input data yang akan dilakukan oleh

entitas maupun sistem kedalam database yang akan digunakan sebagai tabel
master. Sistem ini mempunyai lima proses data yaitu pengolahan data master
peserta, pengolahan data master tentor, pengolahan data master bimbingan,
pengolahan data master kelas_bimbingan dan pengolahan data master ruang
seperti yang terlihat pada gambar 4.12

Gambar 4.12 DAD level 1 pengolahan data master

5.

DAD level 1 Transaksi

DAD level 1 proses transaksi adalah proses transaksi ambil_bimbingan,

transaksi ambil_kelas dan proses transaksi jadwal. Perancangan DAD level 1

proses data dapat dilihat pada gambar 4.13

Gambar 4.13 DAD level 1 transaksi

6.

DAD level 1 laporan

DAD level 1 laporan adalah proses pencetakan laporan dari tiap tabel yang

telah diinputkan datanya. Pada DAD level 1 laporan ini mengolah empat laporan
yaitu laporan jadwal per minggu, laporan jadwal peserta, laporan jadwal tentor
dan laporan kelas. Perancangan DAD level 1 Laporan dapat dilihat pada gambar
4.14

Gambar 4.14 DAD level 1 Laporan

H. FLOWCHART SISTEM

I.

DAFTAR PUSTAKA

Amti, E dan Prayitno., 2004. Dasar-Dasar Bimbingan Konseling, Cetakan ke-2

Baker, Kenneth R. 1974. Introduction to Sequencing and Scheduling. New York:
John Wiley & Sons, Inc.
Fatansyah,1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, Informatika, Bandung.
Fatta Al-Hanif, 2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset
Yogyakarta
Husni, 2004, Pemprograman Database Dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Jogiyanto, 1989, Analisis & Desain. Sistem Informasi: pendekatan
teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta

terstruktur

Jogiyanto, 2001, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur

Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto, 1999, Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, edisi ke-2. Andi Yogyakarta.
Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Kadir, A., 2008, Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional,
Andi Offset, Yogyakarta
Kadir, A,. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.
Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media,
Yogyakarta.
Kristanto, H., 1994, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset,
Yogyakarta.
Kurniawati, D. dan Prayitno, E., 2009,
Mahameru Press, Yogyakarta.

Pengantar Sistem Informasi,

Kusdiawan, W., 2010, Cara Mudah dan Cepat Membuat Program Aplikasi
Database dengan Delphi, Penerbit Gava Media, Yogyakarta.
Kusrini, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit
ANDI, Yogyakarta.

MADCOMS, 2002, Seri Panduan Pemrograman Pemrograman Borland Delphi 7

Jilid 1, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Muttaqin, P. dan Permana,S.E.,
2011, Sistem Informasi Penjadwalan
Pembelajaran Berbasis Metode Algoritma Genetik untuk Mengoptimalkan
Proses Belajar Mengajar di SMPN 2 Jamblang, Teknik Informatika,
STMIK IKMI, Cirebon
Nurihsan, J. 2003. Dasar-Dasar Bimbingan dan Konseling. Bandung.
Parwati, A., 2011. Sistem Informasi LPK Prima Berbasis Web, Skripsi, Fakultas
Ilmu Komputer, Universitas Widya Dharma, Klaten.
Sutabri, T., 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Roup, M., 2008, Sistem Informasi Penjadwalan Matakuliah Menggunakan
Microsoft Visual Basic 6.0 dan Mysql pada STMIK El Rahma
Yogyakarta, Skripsi, Sistem Informasi, STMIK El Rahma, Yogyakarta.
Winkel, W.S., 1997, Bimbingan dan konseling di Institusi Pendidikan, Gramedia,
Jakarta