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Maestro
(P-MC-002)
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es un resumen corto del contenido del documento. Escriba aqu una
descripcin breve del documento. Una descripcin breve es un resumen
corto del contenido del documento.]
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
Cdigo: P-PM-002
Versin: 003
Pgina
Fecha de Autorizacin:
09/012/2014
2 de 32
NDICE.
1.- INTRODUCCIN ---------------------------------------------------------------------------------------- 3
2.- OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4
2.1.- Objetivo de los Procedimientos ------------------------------------------------------------- 4
2.2.- Objetivo de los Manuales de Procedimientos ------------------------------------------- 4
3.- ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
4.- TERMINOLOGA Y DEFINICIONES --------------------------------------------------------------- 6
5.- MARCO JURDICO ------------------------------------------------------------------------------------- 7
6.- DESCRIPCIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES ------------------------------ 9
7.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ------------------------------------------------------- 10
7.1.-Gua para la elaboracin del manual de procedimientos --------------------------- 10
7.2.- Proceso general para el dictamen de un procedimiento --------------------------- 18
8.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ------------------------------------------------------------ 29
9.- REFERENCIAS ---------------------------------------------------------------------------------------- 30
10.- ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------- 31
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
1.
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Versin: 003
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INTRODUCCIN.
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DE
PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
2.
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4 de 32
OBJETIVO.
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3.
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ALCANCE.
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4.
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TERMINOLOGA Y DEFINICIONES.
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5.
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MARCO JURDICO.
Ley de Planeacin.
Presupuesto de
correspondiente.
Egresos
de
la
Federacin
para
el
Ejercicio
Fiscal
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6.
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PROCEDIMIENTOS
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7.
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Versin: 003
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10 de 32
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS.
7.1. Gua para la elaboracin del manual de procedimientos
Nmero de
captulo
Sin captulo
Nombre del
Captulo
ndice
Descripcin
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Nmero de
captulo
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Nombre del
Captulo
Descripcin
Introduccin
Objetivo
Alcance
Terminologa y
definiciones
Marco Jurdico
Descripcin de
Este apartado se deber documentar en primera
autoridad y
instancia, los actores del proceso, as como sus
responsabilidades
responsabilidades y compromisos.
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
Nmero de
captulo
Nombre del
Captulo
Descripcin del
procedimiento
Diagrama del
Procedimiento
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Descripcin
Referencias
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Anexos
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Nmero de
captulo
Nombre del
Captulo
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Descripcin
Si los anexos siguen sobrepasando a estos incisos
se colocar la siguiente letra con la misma restrictiva
anterior, ejemplo b.1) hasta b.9) y sucesivamente.
Cada anexo deber empezar con una vieta,
srvase ver como ejemplo el captulo 10 del presente
manual.
Para denotar un anexo en un prrafo, se deber de
colocar entre parntesis y poner la frase ver Anexo,
as como, el inciso de correspondencia, ejemplo
(ver Anexo A).
La denotacin del anexo deber ir en arial 12 y
cursiva.
Los formatos debern contar con una clave de
registro, la cual, debe de referenciar al manual de
procedimientos de procedencia o uso, ejemplo:
Formato de Protocolo de Propuesta de Proyecto
Cientfico/Tcnico: For-PDP-001
F = Formato
PDP= Procedimiento de Diseo de Propuesta
de Proyecto
001 = Tres
nmeros
secuenciales
para
identificar el formato
En caso de que alguno de los captulos antes descritos, no tenga una descripcin por no
ser necesario o que no exista, se debe llenar con el indicador N/A, ejemplo:
10. Anexos
N/A
7.1.3. Numeracin del procedimiento
La numeracin del procedimiento debe hacerse de la siguiente forma:
a)
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b)
c)
d)
e)
f)
g)
En el caso de que sean prrafos provenientes de un ttulo con vieta y/o inciso,
debern estar alineados a la izquierda del margen de la hoja de trabajo.
Nota: Si el prrafo se ubica en la parte final y slo cuenta con tres renglones
y/o la continuacin de este, se ubica en una nueva hoja y muestra el mismo
nmero de lneas que lo mencionado anteriormente, aplica la especificacin
del prrafo anterior, pero si ste en su inicio y/o su continuacin es de ms de
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Cada inicio de captulo deber mostrarse en una nueva hoja, si ste ocupa
menos una hoja, tendr que alinearse en la parte superior de la hoja de
trabajo.
Tipo de letra.
El tipo de letra para la redaccin, as como para los diferentes formatos
especificados en este manual, deber ser arial nmero 12.
b)
Mrgenes de trabajo.
Izquierda =
Derecho =
Inferior =
Superior =
2.5 cm
2 cm
2.25 cm
4.5 cm
Titulo
Logotipo
El logotipo Institucional deber colocarse del lado izquierda del ttulo del procedimiento,
la alineacin debe ser centrada.
Cdigo
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M= Manual
P= Procedimiento
F= Formato
G= Gua
Paso 2.- El nombre se construir a partir de las iniciales de cada uno de los
procedimientos.
Ejemplo 1: Manual de Calidad = MC
Ejemplo 2: Responsabilidades de la Direccin = RD
Paso 3.- Se enumera el documento conforme se vaya realizando dentro del SGC, con
tres dgitos en su nmero.
Ejemplo 1.- Manual de Calidad - 001
Ejemplo 2.- Manual de Procedimiento Maestro - 002
Ejemplo 3.- Manual de Procedimientos de Responsabilidades de la Direccin - 003
Paso 4: Se construye el nombre final del documento
Ejemplo: P = Procedimiento + Manual de Calidad = MC + Nmero de Procedimiento
P - MC - 001
Pgina
Fecha de Autorizacin
Versin
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a)
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Cdigo
Pginas
Fecha de autorizacin
Ttulo
Logotipo
El logotipo Institucional deber colocarse del lado izquierda del ttulo del procedimiento,
la alineacin debe ser centrada.
f)
Versin
Este espacio se usa slo cuando hay cambios y se debe describir el porqu del cambio,
la fecha (da/mes/ao) y las pginas, la alineacin debe ser centrada.
h)
Elabor
Revis
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Aprob
Recomendaciones Generales
a)
b)
c)
Con este propsito, a continuacin se ilustran algunos de los puntos fundamentales que
habrn de seguirse para su realizacin.
7.2.2.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos,
ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor
precisin posible los siguientes aspectos:
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a)
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Investigacin
Recoleccin de la Informacin
Anlisis de la Informacin
Primera
El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolucin tanto del instituto,
como del funcionamiento de la estructura organizacional correspondiente, verificar la
validez o procedencia de la manera en que se realizan una o varias actividades, con el
fin de comprender la situacin vigente y posibilitar las acciones de mejora continua e
innovacin.
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2.
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20 de 32
Segunda.
Tercera
Dise
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21 de 32
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Descripcin
Indica el procedimiento o actividad a
realizar en el proceso
INICIO
FIN
b)
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Versin: 003
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INICIO
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Fase
FIN
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No.
Actividad
Trmite
Requisito
Programa de
trabajo.
Conformar el
equipo de
trabajo
1
Asignar al
actor lder del
proceso
Minuta de
reunin
Responsable
de Calidad
Identificar y
asignar a los
Minuta de
actores
reunin
corresponsabl
es del proceso
Conformar el
equipo de
trabajo
3
Establecer la
metodologa a
emplear en el N/A
proceso
Especificar el
nombre del
actor lder del
proceso, as
como los
compromisos,
responsabilida
des y
productos a
entregar al
finalizar el
proceso.
Especificar el
nombre de los
actores
corresponsabl
es del proceso,
as como los
compromisos,
responsabilida
des y
productos
parciales por
cada actor.
La
metodologa
debe ser
aceptada y
entendida por
los actores
participantes
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Versin: 003
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Responsable Procedimiento
No.
Conformar el
equipo de
trabajo
Alta
Direccin
Responsable
de Calidad
Actor lder
del proceso
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Actividad
Trmite
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Requisito
Someter a
validacin a la
Alta Direccin
el proceso de Informe
conformacin
del equipo de
trabajo
Especificar los
actores
participantes,
as como los
productos
finales del
proceso
Validar el
proceso
N/A
N/A
En caso de
que aplique,
corregir las
observaciones N/A
realizadas por
la Alta
Direccin
N/A
Ejecutar el
programa de
trabajo,
empleando la
metodologa
especificada
por este
manual (ver
captulo VII)
Informe
parcial
N/A
Ejecutar el
proceso
Actor
corresponsa
ble del
proceso
Apoyar al lder
del proceso
para cumplir
Informe
en tiempo y
parcial
forma, lo
estipulado en
las minutas de
trabajo.
N/A
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Versin: 003
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PROCEDIMIENTOS
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Responsable Procedimiento
No.
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Actividad
Trmite
Dar
seguimiento al
proceso de
ejecucin, a
travs de
reuniones
peridicas con
el actor lder y
sus
corresponsabl
es.
Responsable
de Calidad
Ejecutar el
proceso
El nmero de Minuta de
reuniones, as reunin
como la
periodicidad
de las mismas
sern
determinadas
por el
Responsable
de Calidad
conforme al
programa de
trabajo
establecido.
Responsable
de Calidad
10
Elaborar
informes de
Informe
avances para
parcial
notificar a la
Alta Direccin
Alta
Direccin
11
Retroalimenta
N/A
r el proceso
Actor lder
del proceso
12
Entregar
productos
finales
Informe final
26 de 32
Requisito
Especificar los
avances,
productos
parciales y las
desviaciones
identificadas
en el proceso
Especificar los
avances,
productos
parciales y las
desviaciones
identificadas
en el proceso
N/A
Entregar
Documentos
soporte
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Versin: 003
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Responsable Procedimiento
No.
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Actividad
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Trmite
Requisito
Minuta de
reunin
Validar los
productos
entregados, o
en su caso,
documentar
las reas de
mejora de
estos
Responsable
de Calidad
13
Validar los
productos
entregados
por el actor
lder del
proceso
Actor lder
del proceso
14
Corregir las
N/A
observaciones
15
Alinear la
Elaborar
Propuesta de propuesta
propuesta del
manual de
conforme al
manual de
procedimiento presente
procedimiento
manual
16
Someter a la
Alta Direccin Reunin de
la propuesta
Validacin
de manual
Documentar
las
observaciones
y/o la
validacin del
manual
17
Validar y
autorizar la
Minuta de
implementaci reunin
n del manual
Documento de
autorizacin
del manual
18
Difundir el
manual por
los medios
destinados a
este proceso
N/A
Documentar el
Responsable manual de
de Calidad
procedimiento
Responsable
de Calidad
Alta
Direccin
Difundir el
Responsable
manual de
de Calidad
procedimiento
N/A
N/A
MANUAL
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PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
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Versin: 003
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Fecha de Autorizacin:
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8.-
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO.
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Responsable de calidad
INICIO
2
Identificar y asignar
a los actores
corresponsables del
proceso
3
Establecer la
metodologa a
emplear en el
proceso
5
4
Someter a
validacin a la Alta
Direccin la
conformacin del
equipo de trabajo
Validar el proceso
6
Corregir las
observaciones
realizadas por la
Alta Direccin
8
apoyar al lder del
proceso para
cumplir en tiempo y
forma, lo estipulado
Ejecutar el
programa de
trabajo
9
Dar seguimiento al
proceso de
ejecucin
11
Retroalimentar el
proceso
10
Elaborar informes
de avances
12
Entregar productos
finales
13
Validar los
productos
entregados
14
Corregir las
observaciones
15
Elaborar propuesta
del manual de
procedimiento
17
Validar y autorizar
la implementacin
del manual
16
Someter a la Alta
Direccin la
propuesta de
manual
17
Validar y autorizar
la implementacin
del manual
Fase
FIN
9.-
REFERENCIAS.
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
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Cdigo: P-PM-002
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Fecha de Autorizacin:
09/012/2014
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10.
ANEXOS.
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Fecha de Autorizacin:
09/012/2014
1.
2.
31 de 32
3.
4.
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PROCEDIMIENTOS
MAESTRO
Responsable Procedimiento
No.
Cdigo: P-PM-002
Versin: 003
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Fecha de Autorizacin:
09/012/2014
Actividad
Trmite
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Requisito