Instituto Universitario Politcnico

Santiago Mario
Extensin Porlamar

MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA:

COMERCIAL XY C.A.

Klenni Pino CI: 24089030

Julio, 2016.

NDICE
INTRODUCCION......3
OBJETIVOS...4
OBJETIVO GENERAL.....4
OBJETIVOS ESPECIFICOS. 4
COMERCIAL NUTRESA S.A.S..5
HISTORIA......6
MISIN..7
VISIN...7
FILOSOFA CORPORATIVA..8
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS9
MANUAL DE FUNCIONES...10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS..12
CONCLUSIONES...14
ANEXOS..15
ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS)..16

~2~

INTRODUCCION
Hoy en da los organismos buscan estandarizar sus procesos por
razones importantes. Esta estandarizacin puede facilitar las
comunicaciones sobre cmo opera el negocio, perimir traspasos suaves en
las fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de
desempeo. Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden
facilitar el comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, buen
desempeo, dado que los sistemas de informacin sustentan los procesos ,
la estandarizacin permite sistemas uniformes dentro de las empresas e
interfaces de sistemas entre diferentes firmas como es el caso del Comercial
Nutresa.
El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad
regular y organizar la estructura interna de la empresa Comercial Nutresa
gracias a cada una de las funciones generales y especficas (procedimientos)
asignadas a cada uno de los cargos del rea de ventas y el rea operativa
Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como
herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del
talento humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya
que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.

~3~

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la
empresa Comercial Nutresa S.A.S con el fin de representar en formar
ordenada los aspectos de la organizacin necesarios para la buena
ejecucin laboral.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Realizar el anlisis de 10 cargos existentes para establecer las

funciones desempeadas por cada uno de estos integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.

Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr

obtener informacin precisa en la elaboracin de los manuales de
funciones y procedimientos.

Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos

adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general.

Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la

construccin de los Manuales correspondientes

~4~

COMERCIAL NUTRESA S.A.S

La cuarta compaa de alimentos ms grande de Amrica Latina en

trminos de capitalizacin burstil la cual cuenta con 6 categoras de
negocio: carnes fras, galletas, chocolates, caf, helados, y pasta y con un
portafolio de ms de 70 marcas, con liderazgo en Colombia y la regin en
ms de 15 de ellas.
Ccuta Norte de Santander es una de sus cedes de administracin y
distribucin y se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N 5-101 Zona
Industrial.

~5~

HISTORIA
El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en
Colombia el desarrollo industrial con la fundacin de empresas que hoy son
smbolo de su economa. En este perodo histrico nace, en 1920, Compaa
Nacional de Chocolates Cruz Roja que aos ms tarde se convertira en
Compaa Nacional de Chocolates S.A. En 1916, por iniciativa de un grupo
de empresarios locales, se constituye en Medelln la Fbrica de Galletas y
Confites que en 1925 pasara a llamarse Fbrica de Galletas Noel y a partir
del ao 1999, Compaa de Galletas Noel S.A.
En 1933, Compaa Nacional de Chocolates se convierte en
accionista de la empresa galletera; ste el primer paso de una relacin
empresarial que sera ms adelante base para la construccin del Grupo de
Alimentos.

~6~

MISIN

La misin de nuestra empresa es la creciente creacin de valor,

logrando un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del
capital empleado.

En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la

calidad de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente

Buscamos el crecimiento rentable con marcas lderes, servicio

superior y una excelente distribucin nacional e internacional.

Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano,

innovacin sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.
VISIN

Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el 2010*,

y triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al
consumidor con productos que satisfagan sus aspiraciones de
bienestar, nutricin y placer. *Base 2005.

~7~

FILOSOFA CORPORATIVA

Actuacin tica

Autonoma y coherencia estratgica

Buen gobierno corporativo

Calidad integral

Competitividad

Desarrollo sostenible

Desarrollo de nuestra gente

Excelencia en el servicio

Garanta de seguridad alimentara

Gestin de la innovacin y el conocimiento

Participacin y espritu colaborativo

Respeto

Responsabilidad social empresarial

~8~

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE FUNCIONES
Identificacin de color segn rea de trabajo:
rea operativa: Franja azul
rea de ventas: Franja verde
1. Jefe de ventas
2. Jefe de logstica
3. Auxiliar de operaciones logsticas
4. Vendedor
5. Auxiliar logstico
6. Operario de logstica
7. Ayudante de ventas
8. Auxiliar de data maestra
9. Auxiliar de cartera
10. Desarrollador comercial

~9~

MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo:
1. JEFE DE VENTAS
Dependencia:
AREA DE VENTAS
Nmero de Cargos
Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo):
GERENTE

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin
Ttulo administracin de
empresas, administracin pblica
o ingeniera industrial.
Requisitos de Experiencia
Dos (2) aos de experiencia
profesional relacionada.

Objetivo principal
Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas
por la Gerencia comercial y Marketing para el rea de ventas nacionales,
internacionales e institucionales, a travs de la eficiente administracin del
departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando
estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes
de fidelizacin de clientes y un servicio de de venta y post venta de
excelencia.
Funciones Esenciales

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional

Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y

motivando al mismo

Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes

clientes

~ 10 ~

MANUAL DE FUNCIONES

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo:
Dependencia:
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo):

2. JEFE DE LOGISTICA
AREA OPERATIVA
Uno (1)
GERENTE

Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin

Ingeniero industrial, administrador

de empresas, especialidad en
logstica
Dos (2) aos de experiencia
profesional relacionada.

Requisitos de Experiencia

Objetivo principal
Es el mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y
organizacin del rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como
a nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los
pedidos de mercanca en tiempo y forma.
Funciones Esenciales

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin,

preparacin de pedidos y transporte de los mismos).

Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la

empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de

pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

~ 11 ~

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificacin del Cargo
Nombre del cargo:

1. JEFE DE VENTAS

Dependencia:

AREA DE VENTAS

Nmero de Cargos

Uno (1)

Reporta a (Nombre del cargo):

GERENTE

N
1

PROCEDIMIENTOS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los
clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos

Analizar cada uno de los datos de los clientes

Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto

Constar que el cliente est activo en el sistema comercial

Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de

datos

Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados

para el control de ventas

Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de

pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo

Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de

ventas

10

Autorizar por escrito las rdenes de compra

~ 12 ~

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificacin del Cargo
Nombre del cargo:

2. JEFE DE LOGISTICA

Dependencia:

AREA OPERATIVA

Nmero de Cargos

Uno (1)

Reporta a (Nombre del cargo):

GERENTE

PROCEDIMIENTOS

Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de

trabajo para un mejor ambiente en la ejecucin de labores

Realizar la programacin de asignacin de recursos para los

programas y proyectos de rea operativa para su desarrollo

Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logstico

Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de los

productos del Comercial Nutresa

Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y

operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los
informes

Elaborar y digitar los informes finales diarios del rea operativa

Enviar al gerente de logstica los informes constantes acerca de la

distribucin de la mercanca para establecer el control de la empresa

Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa

con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las normas
de seguridad

~ 13 ~

CONCLUSIONES

Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra

tener un mejor rendimiento laboral interno de la empresa Comercial Nutresa
en Ccuta Norte de Santander

Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecucin de las

mismas

Proporciona claridad y sencillez en la informacin necesaria en cada

puesto de trabajo

Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser

fcil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y
Procedimientos.

~ 14 ~

Anexos

~ 15 ~

ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS:

Resultados de la encuesta realizada a 10 empleados de la empresa
Comercial Nutresa:
Pregunta N 1
SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS? a Cantidad Porcentaje Si 7 70% No 3 30% Total 10
100% Si No 30% 70%
Alternativa
Si
No
total

cantidad
7
3
10

Porcentaje
70%
30%
100%

30

70

si

no

Anlisis e Interpretacin.
Al analizar la pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la poblacin
entrevistada contest que S; lo que quiere decir que empresa Comercial
Nutresa entre sus caractersticas como organizaciones est en que sus
empleados conozcan de manera clara sus funciones y parte organizativa.

~ 16 ~

Pregunta N 2
CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?
Alternativa
2 meses
3 meses
5meses
1 ao
otros
total

Cantidad
4
3
3
10

Porcentaje
40%
30%
30%
100%

0% 0%

30%
40%

30%

2 meses

3 meses

5 meses

1 ao

otros

Anlisis e Interpretacin.
Al analizar la pregunta se puede observar que los directivos de la Empresa
Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada empleado tenga
definidas sus tareas y funciones dentro de la organizacin.

~ 17 ~

~ 18 ~