Microsoft Project: Anlisis del

Software
sta es la herramienta por excelencia para la gestin de proyectos
empresariales. Una aplicacin de software de pago que funciona con Windows,
cuyo formato de archivo es MPP y que se integra con Office 365.
Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar
y controlar el desarrollo de un proyecto, la organizacin adecuada y eficaz de
las tareas, con el fin de evitar retrasos y mantenerse dentro del presupuesto
asignado.

Microsoft Project es una herramienta completa que presenta mltiples

funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto,
entre ellas, se encuentra el diseo de diagramas de Gantt. A continuacin,
citamos las ms relevantes:
Ruta crtica. Permite analizar las tareas y la secuencia en qu deben
realizarse, para reconocer cules son esenciales y las relaciones de
dependencia entre ellas. Sirve para estimar la duracin total del proyecto,
para determinar el tiempo ms corto posible de realizacin, sin tiempos de
holgura, y para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores
muy vlidos para una buena planificacin.
Control de proyecto. Una vez que se dispone de la ruta crtica y la
planificacin deseada para el proyecto, esta informacin se puede guardar
como lnea de base. La lnea de base es la referencia de la programacin
inicial que sirve para compararla con la ejecucin final y as controlar en
qu medida y en qu puntos se ha modificado el proyecto.
Diagrama de Gantt. Se crea automticamente con los datos del proyecto.
Como en cualquier grfica de esta clase, el eje de abscisas representa el
tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. Las
barras horizontales en el diagrama marcan el desarrollo de las tareas en el
tiempo, su duracin y su secuencia. Se diferencian por colores las

actividades crticas de las que no lo son, y tambin aqullas que incluyen

tareas de menor rango.
Sobrecarga de recursos. El programa controla la cantidad de recursos
asignados a cada persona y seala si, en algn caso, stos son excesivos.
De una adecuada distribucin de los recursos depende tambin la correcta
consecucin de las tareas en los plazos previstos.
Clculo de costos. Calcula los costes de los recursos y la mano de obra,
una vez que han sido distribuidos por tareas. El sistema genera varios
tipos de informes, relacionados con los gastos y con los materiales
necesarios.
Resumen de proyecto. Muestra la informacin clave del proyecto, como
las fechas de inicio y fin, duracin, horas totales de trabajo, costes, estado
de las tareas y recursos necesarios.
Adems, la nueva versin del software, Microsoft Professional 2013, presenta
novedades importantes con respecto a la anterior, Microsoft Project 2010.
Bsicamente, incluye una nueva interfaz grfica para usuario, nuevas plantillas
que simplifican la creacin de proyectos, y modernas herramientas para
presentaciones e informes ms visuales, que facilitan la comprensin de otras
personas no directamente involucradas en el proyecto.
Debido a la proliferacin y uso creciente de tabletas, junto con el lanzamiento de
Windows 8, la aplicacin Microsoft Project 2013 permite cambiar de modo y
transformar los botones en tctiles. Adems, incorpora la nueva funcionalidad
Task Path para ver con ms claridad las rutas de tareas dentro de un cronograma
complejo. Los proyectos se pueden tambin guardar en la nube para trabajar en
remoto, compartiendo los datos a travs de un sitio web dedicado al proyecto. Se
pueden sincronizar las listas de tareas entre Project Professional 2013 y Office
365.
El desarrollo del proyecto, la asignacin de recursos a las tareas, la gestin del
presupuesto y el anlisis de las cargas de trabajo estn perfectamente controlados
en todo momento. En conclusin, las caractersticas avanzadas de Microsoft
Project Professional 2013 hacen de esta herramienta un autntico
referente para la administracin de proyectos.

Novedades de
Project 2013
Se aplica a: Project Standard 2013, Project Professional 2013

Lo primero que ver al abrir Project 2013 es

un nuevo aspecto ntido. No se detenga solo
ah. Tambin ver que Project 2013 puede
ayudarle a:

Mostrar los datos del proyecto con un

conjunto nuevo de informes
personalizables.

Hablar con el equipo sin salir de Project

mediante las caractersticas de Lync
incorporadas.

Trazar rutas de tareas para arreglar un

diagrama de Gantt desordenado.

Si est listo para ir directamente a un

proyecto, consulte La gua bsica de
administracin de proyectos.

Mostrar los datos del

proyecto
Informes grficos

Con Project 2013, puede crear nuevos

informes profesionales y llenos de color sin
tener que exportar los datos a otro
programa. Agregue imgenes, grficos,
animaciones, vnculos y mucho ms; todo
lo que necesita para compartir la
informacin de estado del proyecto clara y
eficazmente con los accionistas y miembros
del equipo.

Para obtener informacin sobre cmo usar

las nuevas caractersticas de los informes,
consulte Crear un nuevo informe de
proyecto.

Un nuevo conjunto de informes

El nuevo conjunto de informes instalados
con anterioridad se beneficia de las
capacidades de grficos y formato. Los
muros de los datos han desaparecido y se
han sustituido por grficos e imgenes
intensas que cuentan mejor la historia del
proyecto. Puede agregar o quitar los
elementos que desee de dichos informes.
Incluso puede cambiar los colores.

Informes de evolucin

Los informes de evolucin muestran el

trabajo planificado, el trabajo completado y
el trabajo restante como lneas de un

grfico. Ofrecen, a usted y a los accionistas,

el estado de un vistazo, lo que les permite
saber si un proyecto va retrasado, o
adelantado.
Ahora puede crear informes de evolucin
llenos de vida en Project , y no tiene que
exportar los datos.
Para obtener informacin, consulte Crear un
informe de evolucin.

Hablar con el equipo

Project 2013 le ayuda a mantener el

contacto con los miembros de su equipo.
Obtenga actualizaciones del progreso, haga
preguntas rpidas o mantenga discusiones
de estrategia a largo plazo, todo ello sin
abandonar Project. Simplemente pase el
cursor sobre un nombre e inicie una sesin
de MI, un videochat, un correo electrnico o
incluso una llamada de telfono.

Debe tener instalado Lync 2010 o una

versin posterior para beneficiarse de esta
caracterstica.
Para obtener informacin sobre estas
nuevas caractersticas de comunicacin,
consulte Chat de MI con un miembro del
equipo.

Trazar rutas de tareas

Con un proyecto complejo, el diagrama de

Gantt puede parecer una maraa de barras
y lneas de vnculos. Para ayudar a
ordenarlo, puede resaltar la cadena de
vnculos, o trazar la ruta de tareas , de
cualquier tarea. Al hacer clic en una tarea,
todas las tareas predecesoras se muestran
con un color y las tareas sucesoras se
muestran con otro.

Para saber cmo activar las rutas de tareas,

consulte Trazar rutas de tareas.

Llevar los proyectos

hasta el futuro
Con Project 2013, puede configurar tareas y
fechas de proyecto hasta el 31/12/2149. Es
un siglo ms que anteriormente.

Explorar otras
caractersticas nuevas
Compartir reuniones
Si exporta informes, escalas de tiempo o
datos de Project a otros programas de
Office, puede beneficiarse de esta nueva
caracterstica de uso compartido. nase a
reuniones en lnea y comparta diapositivas
de PowerPoint, documentos de Word, hojas
de clculo de Excel y notas de OneNote
desde cualquier dispositivo admitido,
incluso si Office no est instalado.

Guardar y compartir archivos en la

nube
La nube es como un almacn de archivos en
el cielo. Puede llegar a ella siempre que
est conectado. De este modo, es fcil
guardar los archivos de Office en OneDrive
o en el sitio de la organizacin. Desde all
puede acceder y compartir las
programaciones de Project, las hojas de
clculo de Excel, as como otros archivos de
Office.

Trabajar desde casi cualquier sitio

Si dispone de Project Online, puede acceder
a una versin completa de Project desde
casi cualquier sitio, incluso en los PC que no
tengan Project 2013 instalado. Todo lo que
necesita es una conexin a Internet y un PC
que ejecute Windows 7 (o posterior).
Siempre tendr la versin ms reciente
porque las actualizaciones son automticas.