LOS GRUPOS PRIMARIOS

1.INTRODUCCIN

Losgruposprimariosformanpartedelosnuevosesquemasdeadministracinquetienen
corno propsito generar y facilitar la participacin efectiva y el mejoramiento de las
relaciones Interpersonales de los funcionarios de una organizacin, para la realizacin
efectivadesustareas.

Respondenalafaltade:

Unverdaderotrabajocooperado.
Comunicacinclara,continua,completayveraz.
Unambientelaboralquepermitaalosempleadosserescuchadosytenidosencuenta.
Terapiaenlasrelacionesdelosmiembrosdelgrupo.

Exigencambiosdeactitudydelosesquemasderelacinycomunicacinexistentes,pues
implicanpasardeunsistemaenelquelasdecisionessetoman"arriba",aotroenelcual,
setienenencuentalaspropuestaseideassurgidasenlosgrupos.

Bajo este enfoque, los grupos primarios se constituyen en SISTEMAS DlNMICOS DE

ADMINISTRACIONPARTICIPATIVAquepromuevenlacooperacinyeldesarrollotanto
individualcomoorganizacional,yfacilitanelestablecimientodecanalesdecomunicacin
descendentes,ascendentesyhorizontales,sinconstituirseenelnicocanalposible.Por
ello,stacomunicacinsehadenominadodilogoporgruposprimarios".

2. DEFINICIONES

REUNIN

Acumulacin de individuos sin un propsito comn. No se comparten las

responsabilidades ni se enfrentan los conflictos. Permite identificar capacidades
individualesyserigepornormasgeneralesdetrabajo.

GRUPO

Conjuntodepersonasqueentablanentresiunasrelacionessocialesparaellogrodeun
propsitocomn,medianteeldesarrollodeunaidentidadgrupal.Sedefinenlosroles,se
establecennormasparatrabajarjuntosysedaunacentralizacinenellder,quienmarca

elrumbo,asignatareas,analizaeficienciayesfocodecomunicacin.

EQUIPO

Grupo de personas que canaliza su energa hacia el logro de un propsito comn,

mediante acciones simultneas que tienen en su conjunto un efecto total mayor que la
suma de sus efectos individuales (sinergismo). La responsabilidad es compartida por
todos,existecompromisogrupalconlogrosyfracasos,lasaccionesydecisionessetoman
porconsensoyelJefeesunomsconelgrupo.

Crearymantenerunequipodealtorendimientoinvolucraunprocesodedesarrollo.Se
debepasarporvariasetapasdecrecimientoycambioparalograrlo,asaber:

1.
Noexistepropsitocomn.Nosecompartelaresponsabilidad.
2.
Reconocepropsitocomn.Secomparteresponsabilidadunidireccionalmente.
3.
Concentra energa con propsito comn. La responsabilidad es compartida por
todos.

GRUPOPRIMARIO

Grupo de trabajo conformado por el Jefe y sus inmediatos colaboradores. Desarrollan

funciones interrelacionadas bajo objetivos comunes. Sus relaciones son recprocas, se
renen peridicamente y a travs de la participacin, la creatividad y la comunicacin
efectiva1logranuntrabajoproductivoylosresultadosesperados.

Enunaempresaexistentantosgruposprimarios,comoJefesexisten.

El grupo primario se constituye en un medio apropiado para lograr el desarrollo de sus

miembros, quienes a travs de un proceso de aprendizaje paulatino, pueden llegar a
conformarunverdaderoequipodealtorendimiento,descritoenelcuadroanterior.

3.PRINCIPIOSINHERENTESAUNEQUIPO

La COMUNICACIN se constituye en el eje fundamental de los grupos, pues genera

armonaalcanalizarsusmotivosylosobjetivosquelosguan.

ElENTENDIMIENTOCOMNeslabasedelgrupo,yselograatravsdelacomunicacin
y comprensin de ideas, opiniones, expectativas y actitudes, todo lo cual lleva a una
verdaderaintegracindelosmiembros.

LaRETROALIMENTACINconstituyeunmediofundamentalparacomprobarelnivelde
comprensin de lo que se comunica y se pone en prctica, facilitando adems el

conocimientoyanlisisdetoslogros,fracasosyerrores.

La CONFIANZA es la base que asegura el xito de un grupo, y se logra a travs de un

proceso en el que el esfuerzo conjunto trae como resultado la cohesin entre sus
miembros,desarrollandosucapacidadparaautodirigirseyautoevaluarse.

AtravsdelasdiscusionesyelMANEJODELCONFLICTOengrupo,segenerancambios
de opinin y se solucionan problemas. Permiten transformar las conductas y actitudes,
los procesos y actividades, pues son los individuos los directamente responsables del
cambio.

El LIDERAZGO de los Jefes es fundamental, ya que adems de asegurar el logro de los

resultados, deben asumir el reto de garantizar la satisfaccin personal y profesional de
suscolaboradores.Porello,debenaprenderaentenderyguiarasugrupo.

El liderazgo tambin puede ser asumido quienes tienen la oportunidad de hacer

esquemas.

ElPROPSITOproporcionaunsentidoderealizacinyunfocoparalacooperacinyla
responsabilidad compartida, es un motivador para la excelencia y la alta eficiencia, y
suministraunmetroquepermitemedirelavancedelequipo.

El LOGRO DE RESULTADOS es la meta que gua permanentemente a un grupo y que

canalizasusesfuerzos,conlaconsecuentesatisfaccincompartida,oporelcontrario,con
laresponsabilidadtambincompartidasinoselogran

La AUTONOMA grupal debe constituirse en el ideal del trabajo del grupo, y se logra
tambin mediante un proceso de aprendizaje continuo que permite resultados sin la
presenciadelasfigurasdeautoridad.

4.RESULTADOSESPERADOSDELOSGRUPOSPRIMARIOS

Lograrelmejoramientocontinuodelaproductividaddelgrupoylasolucinconjuntade
problemas, unido a un mejor entendimiento y a una comunicacin ms clara y sana en
todalaorganizacin.

Asegurarellogrodepropsitoscomunesyunefectivodesempeolaboral,mediantela
participacinactivaycomprometidadecadaindividuocomointegrantedeungrupo.

Formarasusintegrantesentcnicasdetrabajoengrupo,ygenerarunprocesosostenido
y permanente de autocapacitacin al aprovechar los conocimientos y las experiencias
individuales.


Facilitar el conocimiento del propio trabajo y de las polticas, objetivos y metas de la
empresa.

Generarymantenerresponsabilidadycompromisoconlasdecisionestomadaspartiendo
delasfuentesoriginalesdeinformacin.

CrearymantenerunclimadeconfianzayfranquezaentreJefesysuscolaboradores,con
el consecuente incremento de los esfuerzos de colaboracin y la minimizacin de la
competenciaylasposicionesindividualistas.

Generar apoyo grupal y sentido de pertenencia a la empresa, a la vez que se induce y

facilitalainiciativa,lacreatividadyeldesarrolloindividual.

Mejorarlaplanificacin,coordinacin1controlyevaluacindeltrabajo.

5.FUNCIONAMIENTODELOSGRUPOSPRIMARIOS

Para asegurar el xito en su trabajo, los grupos primarios deben tener en cuenta tres
elementosensufuncionamiento:

LaAtmsfera
ElProcesodelgrupo
ElContenido

a.
LAATMSFERA.Representaelmismoclima.Debeserclidoylibreafindeque
losparticipantespuedanactuarenformaespontnea.

Debefomentar:

La apertura, para que cada persona est dispuesta a dar y recibir toda la
informacinqueposea.

La sinceridad, para crear un ambiente de franqueza y lealtad mutua. Es el

resultado de un proceso continuo que facilita la expresin de sentimientos,
desacuerdosyquejasalmodificarenformapaulatinalasactitudesdefensivas,la
rivalidad, los perjuicios y supuestos. Si este proceso no se da, frena el desarrollo
delgrupo.

Laconfianza,quetambinsurgecomounprocesoyestligadaalasinceridad.Se
logracuandoelgrupomanifiestacohesinyparticipacin,ynacedesucapacidad
deautocrticaydeautoevaluacin,lomismoquedelanlisisgrupaldeconflictos
encontraposicinalasconductasdeamenaza,sancinoregao.

b.

ELPROCESODELGRUPO.Eslaformacomosedesempeanlosparticipantesdel
grupocomountodo,ycomocadaunoenparticular,sedesarrollayacta.
Lasreuniones:sonvitalesparalaempresaydebenserestimulantes,afindeque
cadaempleadosesientarealmentemotivadoaparticipar.Porelloesimportante
evitarque:

*
Serealicensinunapreparacinyobjetivoespecficos.
*
Losdilogosseapartendelobjetivoprincipal.
*
Degenerenenpeleasorecriminacionespersonales.
*
Setornenmontonasaburridas.
Es importante que cada participante aprenda a: ESCUCHAR PENSAR
COMUNICAR

EL LDER: El Jefe es el lder responsable del grupo primario, pero su rol no es de

autoridadsinodemoderador.Alargoplazoydependiendodelamadurezdelgrupo,la
moderacinserdelegadaenquienesdemuestrencualidadeseintersparaejercerla.

Compromisosdellder:

Iniciar,convocarymantenerelgrupoprimario.
Seleccionar los temas de inters para todos y presentarlos en
trminosconcretos,identificandolosproblemas.
Suministrartodalainformacin,ideasycomentariosqueaportenal
temaatratar.
Mantener un clima de confianza e informalidad y mantener
despiertalaatencindetodoelgrupo.
Tener en cuenta todas las opiniones y sugerencias y facilitar su
explicacincuandohayaconfusin.
Centrarlasintervencionesqueseapartandeltema.
Controlar a quienes dominan la reunin y hacer participar a los
silenciososconrespeto,sinhacerloscaerenelridculo.
Hacer un resumen de temas, soluciones y acciones a realizar, al
finalizarlareunin.

RecomendacionesparaunbuenLder:

Sersensitivoalasnecesidadesdelgrupo.
Sercapazdeescucharycomunicar.
Modificarsuopininyaceptarcrticas.
Mantenerelcontrolemocionalyserpaciente.

Delegar.Noquererserelhroe"quehacetodo.
Sersinceroyfielconelgrupo.Nomostrarpreferencias.
Serpuntual,hacerrespetarlaagendayeltiempo.
Utilizar y ensear el mtodo de: PLANEAR HACER
VERIFICARACTUAR

EL FACILITADOR.Elconsultor externo es elfacilitador ysu funcinbsica es asesorar,

proveerderecursosmetodolgicosyconceptualesalosgruposprimarios,yestimularla
bsquedapermanentedesumejoramiento,elapoyovoluntarioyelcompromisogrupal.

CompromisosdelFacilitador:

Apoyaralldereneldiseodelasactividadesdemejoramiento
de servicio para el trimestre de acuerdo al plan general del
proceso.
Coordinar con el lder las fechas de reunin y la evaluacin
peridicadeavancesyresultados.
Apoyarallderenlapreparacindelassesionesdelosgrupos
Actuar como soporte metodolgico para el grupo en sus
reunionesdetrabajo.
Ampliaraspectosconceptualesdelotratadoenlatemticadel
grupo.
Facilitarlaexpresindesentimientosyelmanejodelconflicto.
Reportaralgrupocoordinadorlosavanceslogradosporelgrupo
facilitador.

ElSecretario:UnmiembrodelgrupoasumeelroldeSecretarioenformavoluntaria.

CompromisosdelSecretario:

Citaalasreuniones
Prepara la agenda de trabajo con el lder y la presenta al inicio de la
reunin.

Ayudaacontrolareltiempo.
Llevalasactasdecadareunin.

LOS PARTICIPANTES: Los miembros del grupo al participar deben observar las
siguientespautas:

Deben sentirse libres de dar aportes cuando lo deseen, pero

dentro de las normas sociales de cortesa y respeto por los
dems.

Obrarubresdeprejuicios,simpatasantipataspersonales.
Informar sobre sus conocimientos y experiencias, sin mostrar
actitudesdesuperioridadomenospreciodelosdems.
Escuchar atentamente, evitando interrumpir y monopolizar las
discusiones.
Respetarelpuntodevistadelosdemsyevitarelalegato.
Ser paciente ante la lentitud de algunos resultados. No buscar
culpables.

Mecnicadelareunin:

Periodicidad:Semanaloquincenal.

Dayhora:Dahbilyfijodentrodelajornadalaboral,enellugaryhoradefinidosporel
grupo.

Duracin:1a2horas.Sialcabodeestetiempoquedaporconcluiruntema,seaplazar
paraunareuninextraordinariaacriteriodelgrupo.

Asistencia:Todoslosparticipantesdelgruposalvofuerzamayor.

Nmero de participantes: Mximo 10 personas. Los Jefes que cuenten con grupos
superiores,losdebendividirensubgrupos.

Invitadosespeciales:

Lainformacinseenriqueceinvitandoaunapersonatcnicamentecalificadacuandose
vanatratartemasespecializados.Elinvitadoseretiraralfinalizarsuparticipacin.
Puedeninvitarseafuncionariosdeotrasdependenciasodefueradelaempresacuandoel
temaloamerite.
Noesconvenientepermitirlaasistenciadepersonasdiferentesalgruposinunpropsito
definidoysinunapreviainvitacin,puessepuedecongelarlareunin.

c.ELCONTENIDO:Hacereferenciaalatemticaeinformacinatratarenlasreuniones.

Temas:

Asuntosrelacionadosconlosprocesosdeltrabajo.
Circulares, informes, instrucciones o manuales de la empresa, en sus aspectos
conceptuales.
Sugerenciasdelgrupoacercadecmomejorarasuntos,procesosoprocedimientos.

Solucindeinquietudes,aclaracindechismesyrumores.
Polticainterna,planesdebeneficio,reorganizacin,ticanormasdeempresa.
Experienciaspersonaleseinformacinexternaquepuedaserdeutilidad.
Aspectosrelacionadosconeldesempeoindividualy/ogrupal.
Lecturasdeintersparaelgrupo.
Evaluacindeavancesenmejoramientoycalidadderesultados.
Informaciones descendentes: Abarcan informacin y respuestas dadas por los grupos
primarios superiores, que deben ser divulgados a los otros. El Jefe del grupo es el
encargado de suministrarla, razn por la cual debe solicitar informacin completa y
corroborarlaquerecibeatravsdeotroscanalesafindetransmitirlaenformaclara.
Informacionesascendentes:Abarcanlassoluciones,sugerencias,inquietudesyplanesde
accin que surgen del trabajo de los grupos y que deben ser comunicados a los grupos
primariossuperiores.

Enamboscasos,eselJefedelGrupoeldirectamenteresponsabledelacalidad,cantidad
y oportunidad de la informacin, as como de la iniciativa que genere para obtenerla o
suministrarla.

Plan de Accin: Cada grupo primario debe generar un plan que incluya actividades,
responsables y perodo para las realizaciones. Facilita la actualizacin de metas, la
posibilidad de su cumplimiento, la necesidad de intervencin de otras reas y genera
compromiso.Sedejarconstanciaenactadelalaborrealizadaencadareuninendonde
seinforme:participantes,hora,fecha,temastratados,conclusionesycompromisos.

Realizacin del perodo anterior a la reunin: La dinmica de la accin del grupo estar
reflejado en esta parte al mostrar como est trabajando el grupo, sus logros y
dificultades.
Confronta la accin con las metas, favorece la reflexin sobre las formas de cumplir
objetivos,yorientaymotivaaquienesestnatrasados.

Permite CAMBIAR pues de la llamada de atencin pblica se pasa a la reflexin y al

compromisoconlaaccin.

6.FUNCIONESDELOSGRUPOSPRIMARIOS

Relacionadasconelenriquecimientoymejoramientodelaproductividaddelgrupo.

Identificar problemas y proyectos, obtener y suministrar la informacin respectiva, y

presentaralternativasdesolucinconelfindeimplantarplanesconcretosdeaccinque
permitanresolverproblemasyorientarproyectospropiosdelanaturalezadeltrabajodel
grupoprimario.


Establecer un plan de trabajo con responsables por actividad y fijar mecanismos
concretos de control, seguimiento y evaluacin, con el propsito de garantizar su
ejecucinyobtenerlosresultadosesperadosdentrodelosplazosfijados.

RelacionadasconeldesarrollodelindividuoyelcrecimientodelGrupo.

Establecerymantenerexcelentesrelacionesinterpersonales,facilitarlareflexinacerca
deconflictosinternos,ydeterminarreglasdeljuegoymtododetrabajo,paragenerarun
clima de trabajo caracterizado por la armona, claridad y confianza entre los miembros
delgrupo.

Darformacinentcnicasespecficasdetrabajoengrupoypropiciarelaprovechamiento
delosconocimientosyexperienciasindividuales,paraasegurarelaprendizajedelgrupoy
sudesarrollocomouninstrumentofacilitadordelmejoramientocontinuodelaempresa.