LAPORAN SISTEM AKUNTANSI

BAB 2 METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

BAB 3 FORMULIR

DISUSUN OLEH :
ALDO PRADANA KUSUMA
PUTRA DIANDA PRATAMA

1513010018
1513010021

MUHAMMAD AMRIZAL UMAM

1513010039

ROCHMAD PRASETYO

1513010040

ERIK PRAMBUDHI SETYANA

1513010047

HENDY FEBRIANTO

1513010165

KELAS A / AKUNTANSI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN
JAWA TIMUR
SURABAYA
2016

BAB 2 METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

1) Metodologi pengembangan system
Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis
sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengambangan sistem akuntansi
dilaksanakan melalui tiga tahap berikut ini:
1. Analisis sistem ( system analysis )
2. Desain sistem ( system design )
3. Implementasi system ( system implementation )
Dalam setiap pengambangan system tersebut, analis system akan menghasilkan
dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam
pengembangan system atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahap pengembangan system.
Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media analis
system untuk mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi.
Tahap-tahap pengembangan system informasi dan dokumen tertulis yang
dihasilkan dalam setiap tahap
1. laporan hasil analisis system

Analisis
system

Usulan pelaksanaan analisis system

1. laporan final sisem secara rinci

Desain system

2. laporan final sisem secara garis besar

usulan desain system secara gais besar

implementasi
system

1. laporan final system informasi

A. Analisis system
Dalam

tahap,

ini

analis

system

membantu

pemakai

informasi

dalam

mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan

pekerjaannya. Pada umumnya analis akan mewawancarai pemakai informasi dengan
menanyakan

informasi apa yang telah dimiliki dan informasi apa

yang diperlukan, dan apabila analis system mengalami kegagalan dalam

mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan
mengakibatkan desain system yang dihasilkan tidak bermanfaat bagi pemakai
system
Empat tahap dalam melakukan analisis system
1. Analisis pendahuluan
2. Penyusunan usulan pelaksaan analisis system
3. Pelaksanaan analisis system
4. Penyusunan laporan hasil analisis system

Dalam analisis pendahuluan, analis system mengumpulkan berbagai informasi umum

untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksanaan analisis system.
Setelah melalui tahap tersebut akan dilaksanankan suatu kegiatan analisis sitem yang
kemudian menghasilkan laporan hasil analisis system.

Analisis pendahuluan
Dalam tahap ini umumnya analis system akan menerima permintaan jasa
pengembangan system informasi dari pemakai informasi. Permintaan tersebut
dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan system informasi
yang berisi penjelasan ringkas pekerjaan, hasil yang diinginkan dan jangka
waktu penyelesaian pekerjaan.

Berdasrkan surat tersebut analis akan melakukan analisis pendahuluan untuk

kepentingan dalam pembuatan usulan pelaksanaan analisis system. Dalam tahap ini
analis akan mengumpulkan informasi agar mendapatkan informasi secara
meyeluruh tentang perusahaan kliennya.

Penyusunan usulan pelaksanaan analisis system

Pelaksaan analisis system direncanakan oleh analisis system dalam suatu
dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksaan analisis system yang
berfungsi untuk mempertemukan pemikiran pemakai informasi dengan analis
untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi yang didalamnya terdapat

1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukan pengambangan system akuntansi
2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari system akuntansi
yang diusulkan
3. Batasan luas analisis system yang dilakukan
4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis system
5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang
diperlukan dalam analisis system

6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mengecek
perkembangan analisis system yang dilaksanakan oleh analis system
Dari data yang telah diperoleh melalui tehapan diatas akan dapat
mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan presepsi analis
sehingga analis nantinya dapat memenuhi kebutuhan informasi klien.

Pelaksanaan Analisis Sistem

Langkah yang dilakukan oleh analisis sistem dalam melaksanakan analisis

sistem :
-

Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang. Dalam tahap ini

analisis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem
akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menemukan informasi yang
diperlukan oleh manajemen,namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi
yang sekarang.

Menganalisis Transaksi. Analisis sistem kemudian melaksanakan analisis

terhadap setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap
formulir,catatan,dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan
transaksi tersebut.

Mempelajari catatan pertama. Jurnal adalah catatan pertama dalam sistem

akuntansi.Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh
perusahaan dengan tujuan menemukan kelemahan yang melekat padanya
dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali jurnal yang
sekarang digunakan.

Mempelajari catatan terakhir. Buku besar dan buku pembantu adalah

catatan terakhir dalam sistem akuntansi.Analisis ini bertujuan untuk
menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan
kemungkinan perancangan kembali buku besar yang sekarang digunakan.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam analisis sistem,sumber informasi untuk pengembangan sistem

akuntansi adalah (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan,(2) sumber
dari dalam perusahaan yang lain, (3) sumber-sumber luar.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam tahap analisis sistem,pengumpulan informasi dilaksanakan analis site
dengan cara (1) wawancara (2) kuesioner (3) metode analisis kelompok,(4)
pengamatan (5)pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen.

Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analisis sistem dalam suatu
laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.Laporan ini merupakan
dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada
pemakai informasi.Isi laporan Hasil Analisis Sistem meliputi :
-

Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang
dilaksanakan oleh analis sistem.

Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.

Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai

informasi.

Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem
selama melaksanakan analisis sistem.

Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang

diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem
akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan
oleh perusahaan.

Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang disusulkan
tersebut.

2) Desain Sistem
Desain adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakaian informasi ke dalam
alternatif rancangan sistem informasi.
Tahapan desain sistem dibagi menjadi lima tahap:
A. Desain sistem secara garis besar
Dalam pembangunan sebuah sistem informasi, analis sistem telah memperoleh
informasi tahap analisis sistem yang dilakukan :
Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan yang melekat
Luas sistem
Sumber daya yang dimiliki oleh perushaan
Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai
alternatif desain sistem informasi.
B. Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar
Usulan desain sistem secara garis besar disusun untuk mengomunikasikan secara
tertulis kepada pemakai informasi.
C. Evaluasi system
Dalam tahap evaluasi sistem, analis sistem menentukan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi.
D. Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.
Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam
penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem, analis sistem
kemudian membuat Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
E. Desain sistem secara rinci
Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci untuk masing-masing blok
bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu
memenuhi kebutuhan informasi para pemakai.
F. Penyusunan Laporan final desain sistem secara rinci

Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen
tertulis

yang

disebut

Laporan

Final

Desain

Sistem

Secara

Rinci.

3) Implementasi Sistem
Dalam tahap implementasi sistem, analis sistem membuat dokumen tertulis yang
disebut Laporan Final Implementasi Sistem. Laporan ini berisi dua bagian: rencana
implementasi system dan hasil implementasi sistem. Pendekatan konversi yang dapat
digunakan analis sistem dalam mengkoversi sistem lama dengan sistem baru adalah:
a). langsung,b). paralel,c). modular atau pilot project dan phasein.
A. Persiapan implementasi system
B. Pendidikan dan pelatihan karyawan
C. Konversis system
Perubahan sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu.
Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem
lama ke sistem baru, yaitu konversi: langsung, paralel, pendekatan modular dan
phase-in.

Konversi langsung.
Adalah implementasi sistem abru secara langsung dan mengehentikan segera
pemakaian sistem lama.

Konversi parallel
Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem
lama selama jangka waktu tertentu.

Konversi Modular
Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru
ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian.

Konversi Phase-In.

Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya
adalah

terletak

pada

konversi

modular

membagi

organisasi

untuk

implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase in yang dibagi

adalah sistemnya

4) Simbol Untuk Pembuatan Alur Data (DATA FLOW DIAGRAM)

Simbol simbol yang digunakan oleh analis sitem untuk membuat bagan alirdata (data
flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan
sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagianpenting
dalam perancangan sisteminformasi yang kompleks dan pengembangan program
komputer.

5)

Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Penggunaan bagan
alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Manfaat tersebut adalah sbb:

Gambaran sistem secara menyeluruh lebihmudah diperoleh dengan menggunakan bagan

alir

Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir

Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan
perbaikan lebih mudah ditentukan dengan bagan alir.

Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.

Awal arus dokumen yg berasal dari simbol penghubung halaman yg sama
1
Dokumen

Catatan

Dokumen dan tembusannya

1

Penghubung pada halaman yg Penghubung

sama
pada halaman yg berbeda

2
Faktur

Akhir arus dokumen & mengarahkan ke simbol penghubung halaman yg sama

Berbagai dokumen
S.Muat 2
SOP 2

Kegiatan manual

Faktur 2
Penjualan
1

Keterangan, komentar
On-line computer process
On-line storage

Persimpangan garis alir

Dari pemasok

Ya

Arsip sementara
A = abjad
N = nomor urut Keying (typing, verifying)
T = kronologis, tanggal

Tidak
Pertemuan garis alir
Keputusan

Masuk ke sistem

Ke sistem penjualan

Arsip permanen

Pita magnetik

Mulai / berakhir (terminal)

Garis alir (flowline)
Keluar ke sistem lain

BAB 3 FORMULIR
1. Definisi
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.Formulir disebut juga
dengan dokumen. Contoh:

Faktur penjualan tunai yang berisi informasi;

tanggal,
nama,
kode,
nomor urut,
nama barang,
kuantitas,
harga satuan,
harga total, dsb

2. Formulir Elektronik
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum
digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan
bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas
dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan
data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;

Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat berhenti jika
perusahaan kehabisan formulir.
Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi
ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan
perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak

diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik

Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah
tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan

percetakan diperlukan biaya. Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan

isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau
penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Misal: Ijasah dipalsukan, Duit
saja bisa dipalsukan, Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat
dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang
yang memiliki password (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus
mengisi password. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah
menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file

komputer.
Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan
berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke
dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir elektronik dapat
melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan
mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam

formulir.
Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian
orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke
dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi
(penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak

akan terjadi.
Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke
tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang

diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir
menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir
elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat
dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyimpan
dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana
bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah

digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola
formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

3. Manfaat Formulir
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua
peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk
merekamnya. Contoh: Banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya,
ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk
menerbangkan pesawat tersebut. Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:

Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki
wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Contoh: Transaksi pembelian,
harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan

tanda tangan diatas surat order pembelian.

Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah
terjadi transaksi bisnis.Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di
dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani
pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harga jual persatuan, total harga,

tanda tangan wiraniaga, dll.

Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar memang lidah tak bertulang atau sulit
dipercaya. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu
formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Contoh: Order pembelian
barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian
Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adalah besar. Oleh
karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat

order pembelian kepada pemasok.

Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi
yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi
atau antar organisasi. Contoh: Bagian gudang menggunakan formulir surat

permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian

gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam
formulir tersebut.

4. Golongan Formulir Menurut Sumbernya

Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh:
surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan
dan pengeluaran barang gudang.
b. Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c. Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi
bisnis antara perusahaan dan pihak luar. Contoh: faktur pembelian, surat order dari
pembeli, rekening koran bank.

5. Golongan Formulir Menurut Tujuan Penggunaannya

Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain
melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Contoh: surat
permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian
pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan

persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang

gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.Contoh:
formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk
mencatat data barang yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan,
faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.

6. Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.

Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok
mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang
yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk

melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.

Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari
satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus
direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan

informasi bagi semua departemen.

Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat
dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu

pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.

Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi.
Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat

dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.

Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama
dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama,
alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk

memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.

Nama formulir.

Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan

identifikasinya. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi
formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan

identifikasi terhadap formulir tersebut.

Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor
identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama
formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor
dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam
prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut

formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.

Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali
kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar.

Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan.
Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu

dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.

Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi
bisnis. Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek,
faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap
transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat

berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.

Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X
(silang), atau dengan mencantumkan jawaban Ya atau Tidak.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih
dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut
dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V

(cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan
formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan
berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon
sebagai bahan cetak formulir berganda.

7. Kapan Formulir Digunakan ?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?

Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.

Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang
dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan

tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.

Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir

akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus
menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera,
atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk
menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi

yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.

Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam
tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai
kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang,
bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang
akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan.
Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk
memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok
dengan benar. Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai
kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka

formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.

Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi,

fromulir perlu digunakan.

Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada
seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban
pelaksanaan transaksi tersebut.

8. Faktor-Faktro yang perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktorfaktor berikut ini:

1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam
formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus
dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di
dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak
perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip
pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah
disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu
pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar
spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan
jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus
disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan
menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang
harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
9. Informasi yang Diperlukan dalam Merancang Formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk
menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian
permakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survei guna
mengumpulkan informasi:

Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah

lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

Yang bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan
informasi dari formulir tersebut.

10. Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

1. Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan

Dokumen sumber adalah Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam jurnal atau buku pembantu.
2. Dokumen pendukung adalah Dokumen yang melampiri dokumen sumber
sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber
tersebut..