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GESTION DE COMPRAS
CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016
1. OBJETIVO
Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de
maquinaria las obras en ejecucin, con la mxima claridad en su requisicin. Analiza,
coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de compra, cumple
con las normas establecidas por la empresa LITOGRADO QUIONES, con las
caractersticas mnimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio,
calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; que son necesarios para
alcanzar los objetivos que la administracin ha definido.
2. ALCANCE
Se dirige para el personal del rea de compras o personas que desarrollan o ejecutan
actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este procedimiento inicia con
la solicitud de requisicin y termina con su entrega.
3. DEFINICIONES - TERMINOLOGIA
Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas
conductas o actividades.
Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan para la
elaboracin de un determinado producto.
Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de una
Organizacin las compras pueden ser definidas como las operaciones que se
proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a los distintos
sectores de la empresa, los materiales (materia prima y productos semiacabados, accesorios, mquinas, servicios, etc.
Administracin de compras: Es el proceso a travs del cual se controla de
manera especfica todas las operaciones de compra dentro de una empresa,
de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios.
Administracin de materiales: Es el proceso que permite un adecuado
manejo, distribucin y aprovechamiento de los materiales con que cuenta una
empresa. La misma comprende la adquisicin, traslado, almacenamiento, y
control de materiales desde la negociacin con el proveedor hasta que termina
en la lnea de produccin. Su objetivo consiste en lograr el costo global ms
bajo de los materiales para la firma compradora.
Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para
establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un rea
determinada de la misma.
Equipos: Cualquier mquina, aparato, instrumento o instalacin utilizada en el
trabajo.
Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes y servicios.
ELABORADA POR:
Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones
REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
GESTION DE COMPRAS
CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016
REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
GESTION DE COMPRAS
CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016
6. REALIZACION
6.1. Flujo De Requisiciones:
Ingenieros encargados o jefe de bodega
Se hacen (2) dos copias de la Requisicin de Producto Formato F_01_16 el original
ser conservado por el rea de compra y el duplicado ser entregado al almacenista o
encargado de recibir los materiales. Es importante para el rea de Compras: que el
personal autorizado ingenieros, jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato
autorizado con datos completos, realicen las requisiciones por correo electrnico
litograbadoq@yahoo.com o envi del original del formato al rea de compras.
6.2 AL RECIBIR LAS REQUISICIONES EN LA OFICINA DE COMPRAS
Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras LITOGRABADO QUIONES.
En las formas de requisicin aparece informacin respecto a cul y cuantos artculos
se desean, cuando estn disponibles y quien hace el pedido. No se puede proceder a
compra alguna si los datos para realizar la misma no vienen completos, los datos
requeridos son: persona solicitante, razn de compra, nombre o modelo, marca (si
aplica), especificaciones tcnicas, entre otras. Se realiza una evaluacin del
proveedor que afecte la calidad del producto o servicio, esta evaluacin se hace por
cada evento de compra tomando como base la que se hayan cumplido los requisitos
al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega.
ELABORADA POR:
Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones
REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
GESTION DE COMPRAS
CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016
7. . COMIT DE COMPRA
7.1. La compra se lleva a cabo
ELABORADA POR:
Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones
REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
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PROCEDIMIENTO GENERAL DE
GESTION DE COMPRAS
CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016
El Control de los Plazos de entrega: Para este control se usan los cuadros de
control de vencimiento o los cuales permiten reclamar el pedido. El rea de
Compras acuerda con el proveedor el lugar de entrega del material bien sea
directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de registrar y
recibir los materiales en las obras o en la bodega verifica e informa al rea de
compras el mismo da de su llegada.
El Control de Calidad y Cantidad de la Mercanca recibida: Este control
generalmente lo hace un tcnico (en caso de maquinarias) o el que haya
hecho la solicitud (ingeniero encargado o supervisor de bodega)
Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones de la orden de
compra tiene un (1) da de recibido el material el encargado de obra o el
supervisor de bodega realiza la devolucin correspondiente elabora un formato
de devolucin e informa de la situacin al jefe de compras para que establezca
el tiempo para una nueva entrega F_02_16
9. REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS
REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
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CODIGO: P_01_16
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12. ANEXOS
F_01_16 Formato Requisicin de Producto.
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Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones
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Luz Mireya Tovar Torres
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Luz Mireya Tovar Torres
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Luz Mireya Tovar Torres
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