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Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que

se deseja transmitir.

ADMINISTRAO

Suporte: o material fsico onde est registrada a informao. Assim podemos concluir, por uma frmula bem
simples:
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica
gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um
suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.

1. ARQUIVO E DOCUMENTAO

Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova
e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamento do homem numa determinada poca ou
lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos
e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou
privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto
orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos,
determinando a sua condio de documento de arquivo e
no a natureza do suporte ou formato. Contudo, no basta
que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que
um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, conseqncia
de uma ao referente atividade da instituio. o que
preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES.

A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte


definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos
por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos
de pesquisa e de relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por
exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou
rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob
sua jurisdio. Ex. Arquivo Central da Unicamp
A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a
disciplina que estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica,
estudar os princpios e tcnicas a serem observados na
produo, organizao, guarda, preservao e utilizao
dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus
processos, seus usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o
que se refere aos depsitos de documentos funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto
de estudo: os arquivos. A palavra arquivo um termo
polissmico, com quatro significados. So eles:

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido


uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga
uma taxa e recebe a revista. A revista em si NO SER
considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois
conseqncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.

1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por


uma entidade no decorrer de suas funes;
2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc);
3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda
de documentos;
4 - Unidade administrativa, prevista em organograma
institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc).

Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento


de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a
referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode
provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro
similar que far isso.

O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um
documento, so necessrios dois elementos:

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas,


contedo e formas diferentes; so classificados em dois
grupos:

ultra-secreto;

1.1 Quanto ao gnero

reservado.

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto


de sua representao nos diferentes suportes:

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que


requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou
caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;

Cartogrficos: so os documentos em formatos e


dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.

Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types),


conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.

Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico


resultante da microreproduo de imagens, mediante
utilizao de tcnicas especficas.

Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

secreto;
confidencial;

So assuntos normalmente classificados como ultrasecretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e
segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto
grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
So assuntos geralmente classificados como secretos os
referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
original, necessitam de maior difuso, tais como: planos
ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de
operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento
em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado
interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de
processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao
inferior.

1.2 Quanto natureza do assunto Quando se considera


a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

A classificao de confidencial dada aos assuntos que,


embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos.

Ostensivo - A classificao de ostensivo ou ordinrio


dada aos documentos cuja divulgao no prejudica
a administrao.
Sigilosos - os documentos que, por sua natureza,
devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua
custdia e divulgao.

So assuntos, em geral, classificados como confidenciais


os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo
sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por
exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e
entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam
ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional.

Graus de sigilo
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de
Acesso Informao (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor h pouco; e o Decreto Federal n 4.553/02,
que trata dos documentos e material de carter sigiloso
para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem
graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o
documento dever permanecer sigiloso.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
importantes.

Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do


meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e
as suas correspondentes categorias, em ordem do maior
para o menor grau de sigilo:

Seguem as tabelas de classificao:

privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.

2.2 Finalidade e funo dos arquivos


Podemos destacar como finalidades do arquivo:

Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a


Lei de Acesso Informao j estar em vigor, o texto do
Decreto 4.553/02 no foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alteraes.
Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira classificao e perodo de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira classificao e perodo de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. Alm disso, a Lei no prev
explicitamente a possibilidade de prorrogao dos prazos,
como o Decreto; Prev apenas sua reduo.

1 Guarda dos documentos que circulam na instituio,


utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda
pelas informaes ali depositadas.

Ento caso a questo d margem dupla interpretao, ou


seja elaborado em desacordo com a legislao, ser objeto
de recurso de muitos candidatos. Ainda, como se trata de
uma Lei recente e cujo tema polmico, a mesma pode ser
assunto em provas de atualidades ou discursivas.

Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo


disponha dos seguintes requisitos:

2. ARQUIVO

a.
b.
c.
d.

contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;


estar instalado em local apropriado;
dispor de instalaes e materiais adequados;
utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a
principal finalidade dos arquivos servir a administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo
bsica do arquivo tornar disponvel as informaes
contidas no acervo documental sob sua guarda.

2.1 Conceito de arquivo


Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo
Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros.
Segundo a Lei n 8.159/91, consideram-se arquivos os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades

2.3 Importncia do arquivo

Biblioteca

Os homens quando passaram a um estgio de vida social


mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os
materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas
atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at
mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a
integridade dos documentos que atestavam a legalidade
de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a
histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e,
ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento
exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo,
seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com
objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno
das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados
como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua
maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca
so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo
instruir e educar. Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so
dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua
especializao. Por serem objetos, so classificados como
tridimensionais.

2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posio em que so


dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles:
Horizontal e Vertical.

Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos
destacados, o candidato poder facilmente diferenciar
estes rgos e no errar questes.

Horizontal os documentos ou fichas so colocados


uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes
ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas,
mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao.

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo:

Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns


atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem
necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);


a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio
e permanente);
extenso de sua atuao (setorial e central).

rgos de Documentao Arquivo

Classificao quanto entidade mantenedora: quanto


entidade mantenedora os arquivos podem ser pblicos
ou privados.

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais.


Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma
orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por
isso o documento de arquivo possui muito mais valor
quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter
orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou
provenincia (princpio que estudaremos mais adiante),
tem como principal suporte utilizado o papel e principal
gnero o textual (tambm estudaremos mais adiante). O
arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.

Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter pblico. So de responsabilidade do


Estado e devem estar disponveis para consulta por parte
dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas
fsicas ou por instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas atividades particulares,
e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade para
consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de
esses arquivos serem declarados de interesse pblico, por
meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel
do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o
dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio
do Estado.

Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

como contrato: possui identificao das partes, do objeto,


das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma
espcie documental (considerando o aspecto formal). Para
saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo,
acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do
contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em
resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo).
Essa idia pode ser aplicada a vrios outros documentos.

Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.


Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.
Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou
famlias. Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Vejamos alguns exemplos:


Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)

Classificao segundo a natureza dos Documentos

Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele


que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos
iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes
especficos documentos em CD, documentos em DVD,
documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao
seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.

Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos


de determinado assunto especfico, independentemente
da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos
de engenharia.

A forma o estgio de preparao do documento, o seu


estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e
cpia.

muito importante tambm conhecer dois outros


conceitos: formato e forma.
O formato a configurao fsica que o suporte assume.
Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo


A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou
Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou
fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica.

Classificao quanto extenso de atuao: quanto


extenso de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais
ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados
prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os
documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao. Encontram-se
principalmente em empresas, rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios
departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo
de uma rede de supermercados pode ser separado por
filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH,
Compras, etc).

Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette


(1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo
de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties
que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em
curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .

Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s
lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de
mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos
rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em
apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio
medico, etc. importante ressaltar que esta classificao
se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes
podem ser divididos em setorial ou geral.

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema
novamente focalizado. No h necessidade de serem
conservados prximos aos escritrios. A permanncia
dos documentos nesses arquivos transitria. So por
isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo
estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar
esta fase.

Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal
(aparncia que assume de acordo com as informaes) e
sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes
so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva

valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e


uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou
seja, o documento jamais o perder.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a
Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria.
Quando perde o valor administrativo, o documento pode
ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando
adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm
chamado de documento permanente ou documento de 3a
idade, jamais ser eliminado ou destrudo.

Estas fases so complementares, pois os documentos


podem passar de uma fase para outra, e para cada uma
corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, conseqentemente, uma organizao
adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento
(pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero
substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara
acondicionamento diferente da fase permanente.

Prazo de Guarda dos Documentos


Prazo de guarda o perodo em que o documento deve
ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O
prazo de guarda vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos
precaucionais).

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se


necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao
final dos documentos.

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na


fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de
guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de
guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda,
quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a
soma das duas fases em questo.

Valorao dos Documentos


Basicamente, o documento guardado pela instituio
enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse
valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico.

Destinao final dos Documentos Todo documento, ao


trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento em que o
mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda
permanente.

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm


chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituio. o valor
pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce
com um objetivo administrativo) e por isso est presente
em todo documento quando de sua criao. um valor
temporrio, ou seja, todo documento, em determinado
momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam
esperar do mesmo para o funcionamento da instituio.
Este valor tambm chamado, por alguns autores, de
valor funcional, em virtude de suas caractersticas.

Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico;


Guarda permanente: quando o documento tiver valor
histrico.
natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais
informaes, se pergunte:

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de


secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado
fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a
prpria administrao. O documento, aps perder seu

Quanto tempo um documento dever permanecer na


fase corrente?

Quando o documento sair da fase corrente para a


fase intermediria?

Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

Tabela de temporalidade
o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em
que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada
por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para
que possa ser aplicada na instituio.

5) Os documentos histricos sero recolhidos fase


permanente, onde jamais sero eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases
do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na
terceira (permanente);

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma
vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade,
eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas
Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo
para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro
nem mximo para os documentos nas fases corrente e
intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de
acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise
quando da elaborao da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade,
com alguns dados hipotticos:

4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE
ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a
criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a
preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a
coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento
(material permanente e de consumo).

Os prazos acima variaro de acordo com o documento,


podendo haver documentos com maior ou menor prazo de
guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da
instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero
preservados na fase permanente.

Os arquivos correntes correspondem s atividades de


recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies a
designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e
Comunicao ou outras denominaes similares.

Informaes importantes
1) Todo documento ser criado na fase corrente;

Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo


corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de forma
integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns,
so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:

2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado
de arquivo geral, que estar localizado prximo aos
setores;

a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e


classificao: Recebimento e Classificao - Receber,
separar e distribuir as correspondncias oficiais das
particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior

3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para
a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente);

direito do documento; anotar abaixo do nmero e da


data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.;

5.

ORGANIZAO DE ARQUIVO

A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento


de fases constitudas em:

Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo,


em duas vias anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio;
anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica; encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.

LEVANTAMENTO DE DADOS

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes


que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas
alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os modelos e
os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento
adotados e conceito de conservao dos documentos.
Legislao pertinente:

b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas
ou anexos; numerar e completar a data, no original e
nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos;
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.

mbito externo empresa: leis, decretos, resolues,


normas e procedimentos
mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos,
atos normativos
mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

Organizao
c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para
tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes.

d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das


atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da
informao. De modo geral, os documentos s podem
ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.

e) Destinao H documentos que freqentemente


so usados como referncia, h outros aos quais se
faz referencia com menos freqncia ou quase no
so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do
assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia.

Organograma: grfico que representa a organizao


formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo
a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.
Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do
organograma tornando claras as atividades de cada
um de seus rgos.

Documentao
-

Gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;


Tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos,
atas, listagem de computador;
Volume: total e mdia de arquivamento efetivados por
dia, por ms;
Estado fsico: necessidade de restaurao.

Processos
-

Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia


de uso dos documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

Rotinas e formulrios em uso na empresa;


Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no
cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar,
data);
Arranjo e classificao documental.

Recursos

exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma


limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao.

- Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas,
escolaridade);
- Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
- Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de


ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras
que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de
tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto
arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das
instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e
a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa
de conservao.

ANLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito,
as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o
arquivo est sendo organizado.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e


verificada a localizao do arquivo na empresa, a prxima
etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra
seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo
corrente, intermedirio e permanente. Esse plano precisa
contemplar as disposio legais e as necessidades da
instituio, devendo estar divido em trs partes:

Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a


estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a no comprometer sua integridade e
seu carter histrico.

6. MATERIAL DE ARQUIVO

1 parte Sntese da situao real encontrada;

Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar,


alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o
material permanente e o material de consumo; ou seja, o
material arquivstico.

2 parte Anlise e diagnstico da situao;


3 parte Projeto propriamente dito, com prescries,
recomendaes, procedimento a serem adotados e
prioridades para sua implantao.

O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona
todo o seu patrimnio.

IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO A ltima fase


para a organizao de um arquivo a implantao do
projeto arquivstico e seu acompanhamento.

J o material de consumo, denominado arquivstico, no


deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia
inferior a trs anos e constantemente substitudo. Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.

CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS


Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que
utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua composio,
formado basicamente por fibras de celulose proveniente
de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem.
Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar
totalmente as causa do processo de deteriorizao dos
documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente,
o manuseio, mas intervenes e a higiene, entre outros.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).

Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por

Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o


arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio
enuncia que, considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido,
pois garante sua organicidade.

7. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John
Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em
1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento
tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco
de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar
cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os
registros das transaes bancrias.

Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por
uma atividade especfica e para atender a necessidade
determinada; portanto, mesmo que haja outro documento
igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as
atividades e necessidades que motivaram sua produo
so nicas.

Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo
as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e
simplificando as tarefas de rotina administrativa.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm derivado do Principio da Provenincia, a


qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e
os documentos que o compem tm muito mais valor
quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os
fundos devem manter-se completos para refletir o mais
fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o
mesmo no estiver ntegro.

O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de


documento reduzido a uma pequena frao do formato
original. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar
da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do
documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.
So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na
sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de
recuperao da informao. Podem ser confeccionados
para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de
diferentes tipos e tamanhos.

Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que


os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a
aquisio dos documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu
produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

8. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que
devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princpios
so utilizados desde o final do sculo XIX e constituem a
prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos:
Este o mais importante princpio da Arquivologia. Ele
afirma que os documentos e arquivos originrios de uma
pessoa ou instituio devem manter sua individualidade,
no podendo ser misturados com os arquivos de origem
diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de
arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao
e funcionamento de seu produtor, razo pela qual no
deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de
forma indevida ou misturados com os de outras pessoas
ou instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa
ou entidade chamamos de fundo arquivstico.

Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de


questes polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado
no sentido de definir o domiclio legal dos documentos, ou
seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus
efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida
conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito
administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais prximo possvel
do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo deste princpio, no se aplica a documentos produzidos por acordos
diplomticos ou por aes militares.

Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da


Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a
qual os documentos devem manter uma organizao que
reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes
internas e externas de seu produtor.

Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo


Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na histria
da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam.

10

Quando um documento produzido, ele possui um valor


primrio, que sua importncia para a atividade que o
gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia
para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por
exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o
possui deve ser preservado permanentemente.

9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste
sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao
desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada
de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem
que ser determinada pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Para o
arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo,
devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que
a possibilidade ou no de recuperao da informao sem
o uso de instrumentos.

Princpio da Reversibilidade: a qualidade pela qual os


procedimentos, mtodos, decises e processos adotados
no arquivo so reversveis, ou seja, podem ser desfeitos.
So exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuio de cdigo de assunto a um documento, a
tramitao e arquivamento, etc. Como exceo prtica a
aplicao desse princpio, ou seja, operaes que no
podem ser desfeitas, podemos citar a expedio de documentos (uma vez que o documento sai, no h como recuper-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsiderao) e a eliminao de documentos (o documento
eliminado jamais pode ser recuperado).

Quando NO H essa necessidade, dizemos que um


sistema direto de busca e/ou recuperao, como por
exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico. Quando H
essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que
serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico. Este
mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no
para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma
direta.

Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade


pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais. Este conceito no mais
adotado na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da
Provenincia. Se todos os documentos so classificados e
reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de
ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao
das instituies.

Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que


determinam o modo, a ordem de guarda de documentos
em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento
so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o
direto e o indireto). Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros
cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente


aparecero em provas, mas que podem confundir. So
eles:
Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia
Funcional: Este princpio determina que os documentos
devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando
ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Tambm est em desuso.
Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma
que os documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em
conta o lugar em que foram produzidos.
Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio,
contrrio ao anterior, afirma que os documentos deveriam
ser conservados em servios de arquivos do territrio no
qual foram produzidos, com exceo daqueles produzidos
por operaes militares ou representaes diplomticas.

11

BSICOS

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

MTODO ALFABTICO

Exemplo:

o mais simples. O elemento principal a ser considerado


o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo,
as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.

J. Vieira
Jonas Vieira Jos Vieira

REGRAS DE ALFABETAO O arquivamento de nomes


obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e
que so as seguintes:

Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos


5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da,
do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm
regra n 9)

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.


Exemplo:

Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da


Cmara Arnaldo do Couto

Joo Barbosa Pedro lvares Cabral


Paulo Santos

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d


Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do

Maria Lusa Vasconcelos


Sistemas Direto Indireto

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco


como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas
parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so
considerados na ordenao alfabtica.

Arquivam-se:
Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa

Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a


ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:

Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio

Anbal Teixeira

Ribeiro Jnior, Paulo

Marilda Teixeira

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Paulo Teixeira
Vitor Teixeira

Viana Neto, Henrique

Arquivam-se:

Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados


na alfabetao quando servirem de elemento de distino.

Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo

Exemplo:

Teixeira, Vitor

Jorge de Abreu Sobrinho

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um


adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

Jorge de Abreu Neto


Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa,


Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.

Abreu Sobrinho, Jorge


Abreu Neto, Jorge

Exemplo:
Algumas bancas aceitam que o grau de parentesco pode
vir entre parnteses:

Waldemar Santa Rita


Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos

12

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao.


So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr
(Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.)

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies,


assemblias e assemelhados os nmeros arbicos,
romanos ou escritos por extenso devero aparecer no
fim, entre parnteses.

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo


ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).

Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller


Jorge Schmidt

Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3)

Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller,


Paul Schmidt, Jorge

MTODO NUMRICO

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou


no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas.

Quando o principal elemento a ser considerado em um


documento o nmero, devemos adotar os seguintes
mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du


Pont John Mac Adam Gordon OBrien

Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou
jurdica.

Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du


Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de
Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos,
Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes
so registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam, no se considerando, porm, para
fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia
Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.

Numrico Cronolgico Neste mtodo os documentos


so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim,
alm da ordem numrica, observa-se tambm a data.
adotado em quase todas as reparties pblicas. Numerase o documento e no a pasta. O documento depois de
autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda.


Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel
Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The)

13

Exemplo:

geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha


numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser
preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabticoonomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a
recuperao da documentao.

0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-2 1-1-2 Aplicada ao trabalho

Mtodo Dgito-terminal Considera o nmero do prprio


documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos,
que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou
pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O
nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n
256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial,
indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a
guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na
guia (posio).

1-3 1-1-3 Aplicada educao


1-2 Cincia poltica
1-4 Administrao
1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada
de classes.
MTODO IDEOGRFICO NUMRICO DECIMAL
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de
Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento
humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no
podem ser includos em nenhuma das outras nove classes
predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs
algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter
um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos,
subgrupos, subsees etc. Suas principais desvantagens
so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da
instituio.

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo


primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se
repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido,
devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.
Ex: GT GS GP
25 85 95
86 92 95
06 07 98

Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como


indexao coordenada, esse mtodo tem como base a
analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para
cada documento temos uma ficha-ndice que fornece
uma descrio minuciosa do documento a que se refere.

MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)


No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio
que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de
assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm
de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos
de grandes massa de documentais. Podem ser adotados
dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e
o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica. Alfabtico Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em
rigorosa ordem alfabtica. Alfabtico Enciclopdico Os
assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e
ordenados alfabeticamente.
MTODO IDEOGRFICO NUMRICO DUPLEX

Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no


estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em
prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta
observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles
sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos.

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria


a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em
classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral
para o particular.

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Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que,


devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos
costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio,
enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo
duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir
com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico.

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em
ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm,
que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe)

MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico
com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico
pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e
funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as
bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um
mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em


primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem
alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que
se referem.
Exemplo

MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita
diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so:

MTODOS PADRONIZADOS Os mtodos padronizados


no devem ser objeto de preocupao do concursando,
pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos
que se enquadram. Vamos a eles;

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando


se organiza um arquivo por estados, as capitais devem
ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s
demais cidades, que devero estar dispostas aps as
capitais.

Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica.
Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as
cores devem ser atribudas em relao segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas
guias.

Exemplo

Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor


VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir
apresento as cores convencionadas pelo CONARq:
A D e abreviaes = ouro ou laranja
E H e abreviaes = rosa ou amarelo
I N e abreviaes = verde

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando


o principal elemento de identificao a cidade e no
o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.

O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta

Exemplo

No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de
acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo
alfabtico, apenas acrescentando cores.

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Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes,


fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para
evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais.
muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes.

motivo pelo qual a Comisso deve ser interdisciplinar.


Com a identificao desse valor, possvel preservar
aqueles documentos de valor permanente e eliminar os
que no tm importncia. Alm disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor secundrio ou o descarte
de documentos com esse valor. A Comisso deve fazer
uma triagem de documentos com os principais assuntos
de que trata a instituio, estudar esse documento e tentar
identificar o que relevante e o que no em seu contedo informacional. Ento mesmo que traga um assunto
importante, se a informao se repetir com frequncia em
outros documentos, o mesmo pode ser descartado. Uma
vez definidos os assuntos que tm relao direta com a
origem, evoluo e objetivos da instituio, devem ser
determinados os prazos de guarda em cada fase documental de acordo com a importncia do documento, assim
como a sua destinao. E isso ser feito atravs da Tabela de Temporalidade.

Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex:
FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.
Como se pode observar, os nomes possuem semelhana
sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos.
Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao
do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as
letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a
um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo
automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de


Classificao so o resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. Esses dois instrumentos so as ferramentas bsicas da Gesto de Documentos
e sempre andam juntos, pois a classificao fundamental para a aplicao da temporalidade e destinao. Ento,
por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta
da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos
documentos em cada arquivo, assim como sua destinao
final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais
uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades,
apresentado no incio da apostila. Resoluo CONARQ n
14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da
atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e
entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. O prazo de guarda dos documentos (sempre
determinado em anos) comea a contar da data da sua
produo. No arquivo corrente, que onde o documento
criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio,
o prazo de guarda comea a contar do momento da sua
transferncia.

Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de
concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em
empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no
Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da
Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados
com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos
tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A
NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM
PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a
que classe pertence (padronizados) para no confundilos
com os mtodos bsicos.
Avaliao de documentos

Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos
indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no
arquivo intermedirio.

Na fase de destinao da Gesto de Documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da
rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for
necessrio programar mudanas nessas ferramentas. A
avaliao tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor
dos documentos para a instituio. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e no para outros), este o

Preservao de Documentos
J sabemos que o documento a informao registrada
em um suporte material. A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a
informao se perpetue no tempo e no espao sem perder
ou alterar suas caractersticas.

16

A conservao de documentos engloba um conjunto de


ferramentas, atividades, mtodos e cuidados a serem observados para colaborar com a durabilidade do documento, isto , fazer com que ele exista pelo maior prazo de
tempo possvel. Est dividida em conservao corretiva
(aes no documento quando o mesmo j sofreu algum
dano) e conservao preventiva (aes a serem empregadas para evitar os danos). Antes de prosseguirmos com a
conservao, preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinaes do
CONARQ para sua aplicao.

Alm dos recursos construtivos utilizados para amenizar


as temperaturas internas, sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos prismas de menor insolao;
-

promover a ventilao dos ambientes de forma natural


ou artificial, inclusive com a disposio adequada do
mobilirio, de forma a facilitar o fluxo do ar;

evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta


em tais ambientes;

manter suprimento eltrico de emergncia. Nas reas


de depsito, os documentos devem ser armazenados
separadamente, de acordo com o seu suporte e suas
especificidades, a saber:

documentos textuais, como manuscritos e impressos;

documentos encadernados;

documentos textuais de grande formato;

documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas;

documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras


e cartazes;

documentos em meio microgrfico; - documentos fotogrficos;

documentos sonoros;

documentos cinematogrficos;

documentos em meios magnticos e pticos. Quanto


s condies climticas, as reas de pesquisa e de
trabalho devem receber tratamento diferenciado das
reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm
devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada tipo
de suporte. Recomenda-se um estudo prvio das condies climticas da regio, nos casos de se elaborar
um projeto de construo ou reforma, com vistas a obter os melhores benefcios, com baixo custo, em favor
da preservao dos acervos. A deteriorao natural
dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,
ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por
flutuaes e extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposio aos poluentes atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios
ultravioleta. A adoo dos parmetros recomendados
por diferentes autores (de temperatura entre 15 e 22
C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos
climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia.
Os ndices muito elevados de temperatura e umidade
relativa do ar, as variaes bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que
aumentam as propores dos danos. Com base nessas constataes, recomenda-se:

Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em


uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente
dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o
mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de Terminologia
Arquivstica, que no nada difcil entender essas tcnicas. Vamos ento s recomendaes do CONARQ, que
so as adotadas pelas bancas para elaborar suas questes.
Armazenamento Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais
apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade
e destinao. A localizao de um depsito de arquivo
deve prever facilidades de acesso e de segurana contra
perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: - reas de
risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes;
- reas de risco de incndios; - reas prximas a indstrias
pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica; reas prximas a instalaes estratgicas.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero
atender s necessidades de funcionalidade e conforto, e
as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas reas de depsito
(de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a: evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do
grande risco de inundaes; - prever condies estruturais
de resistncia a cargas; - ter limite de 200 m2 de rea. Os
depsitos devero ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por
corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo
e, de preferncia, tambm com sistemas independentes
de energia eltrica, de aerao ou de climatizao; - evitar
tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia eltrica sobre as reas de depsito; - evitar todo tipo
de material que possa promover risco de propagao de
fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e
revestimentos;
-

aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade


das paredes externas, em especial daquelas sujeitas
ao direta de raios solares, por meio de isolamento
trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo.

17

armazenar todos os documentos em condies ambientais que assegurem sua preservao, pelo prazo de
guarda estabelecido;

monitorar as condies de temperatura e umidade


relativa do ar; - utilizar preferencialmente solues de
baixo custo direcionadas obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,
evitando variaes sbitas; - reavaliar a utilidade de
condicionadores mecnicos quando os equipamentos
de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupo; - proteger os documentos e
suas embalagens da incidncia direta de luz solar, por
meio de filtros, persianas ou cortinas; - monitorar os
nveis de luminosidade, em especial das radiaes ultravioleta; - reduzir ao mximo a radiao UV emitida
por lmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias; - promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
reas de armazenamento; - manter um programa integrado de higienizao do acervo e de preveno de
insetos; - monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes, procurando reduzir ao
mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; - armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em condies
climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos
bem dimensionados, sobretudo para a manuteno da
estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em
preto e branco T 12C 1C e UR 35% 5% fotografias em cor T 5C 1C e UR 35% 5% filmes e registros magnticos T 18C 1C e UR 40% 5%

es externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao
manuseio, ao peso dos documentos e presso, caso
tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em
boas condies de conservao e limpeza, de forma a
proteger os documentos. As medidas de caixas, envelopes
ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro
abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de
documentos permanentes devem manter-se quimicamente
estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e
invlucros devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos documentos. No caso de caixas
no confeccionados em carto alcalino, recomenda-se o
uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o
contato direto de documentos com materiais instveis.
Ateno: Na prtica, e pode ser pedido em prova, a recomendao sobre evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria das instituies, devido falta de
uma estrutura arquitetnica capaz de suportar o grande
peso dos arquivos. Ento, para efeitos de recomendao,
deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas par para
efeitos prticos, vantajoso por no comprometer a estrutura dos edifcios. Apesar de no ser difcil, um contedo
um pouco extenso. Mas as questes sobre ele no so
raras.
Tcnicas de Restaurao
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola
especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior
a possibilidade de ataque de fungos e bactrias.

Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio
e invlucros apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco
e a disposio do mobilirio devero acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. O mobilirio facilita o acesso seguro aos
documentos, promove a proteo contra danos fsicos,
qumicos e mecnicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras,
apropriados a cada suporte e formato. Os documentos de
valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados
horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto
alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre
o cho. As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio
e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de dados. O armazenamento ser preferencialmente
em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito antiesttico. As embalagens protegem os documentos
contra a poeira e danos acidentais, minimizam as varia-

Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so


ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os
tecidos por outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso
da pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso, o material muito especfico o deixa com
custos altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em
uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em
seguida coloca-se o documento em uma prensa hidrulica
com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145
a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose.
Encapsulao o documento envolto em pelculas de
polister e fita adesiva de duplo revestimento.
Existem outras tcnicas de restaurao de documentos,
mas no so muito comuns em provas. Vamos a elas:

18

Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um equipamento, que executa,
por meio de suco, o preenchimento de todas as reas
de perda de suporte. O processo consiste em despejar no
equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps
suco, se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter espessura igual
do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo
do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga.

Noes de Preservao: A preservao o conjunto de


aes de carter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo
por serem um tanto bvias. As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo CONARQ.
Vamos a elas:

Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de


cor e tom, prximos do original, em reas de remendo ou
reforo. Ela feita com lpis-aquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do documento. S quando necessria.
Planificao a prensagem do documento.

- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original.

- Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras


do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo.

Costura feita em linha de algodo, em substituio aos


grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura.
Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes corretivas a desinfestao, que consiste no
combate atividade de insetos (o mtodo mais comum a
fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira
com material especfico, e o alisamento, que consiste em
passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas.

- Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C.
- Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso
de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre
que possvel.
- Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas,
rasgos ou riscos.

Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestao NO SO tcnicas de restaurao! Elas esto no


mesmo patamar, e as quatro so atividades de CONSERVAO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos, pois
muito comum que a banca tente derrubar o candidato
afirmando isso.

- No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.

Ento temos: Conservao corretiva: restaurao, alisamento, limpeza e desinfestao.

- No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os


clipes devem ser de plstico, e o local de contato com o
documento deve estar protegido com um pequeno pedao
de papel.

- No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel


favorece o desenvolvimento de microorganismos que vo
destru-lo.

- Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca


danos irreversveis e o manuseio pode provocar danos
nas lombadas.
- Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e
caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e
amassados.

19

Evitar substncias poluentes, pois so os principais


agentes de deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais).

Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os


mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e
noite. Caso contrrio recomenda-se no usar, pois os
danos sero muito maiores.

Microfilmes:

Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente


e mantidas na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de
campos eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados


para os documentos, de acordo com suas caractersticas:

Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos


de pintura (para evitar a ferrugem);

Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;

Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;

No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou


cola branca (PVA), para evitar a perda de um fragmento do volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis no
local de aplicao.

No escrever nos documentos;

No dobrar as pginas;

Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;

No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro


lquido;

Para a remoo do p das lombadas e partes externas


dos livros, pode ser utilizado o aspirador com escova
circular especial, adaptada com tecido de fil ou gaze;

Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas


macias, flanelas de algodo ou borracha em p;

Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas,


papis e cartes cidos;

Fazer anotaes e observaes somente lpis.

Devem ter proteo individual de boa qualidade;

Devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;

No forar a separao de uma fotografia da outra;

Escrever o necessrio somente no verso, com lpis


macio.

Utilizar materiais de acondicionamento adequados


(cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno);

Utilizar mobilirio metlico revestido de tinta;

Produzir cpias ou vias em caso de projees freqentes.

Produzir cpias ou vias (determinao legal);

Remover a sujeira com pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Film Cleaner.

Usar disquetes de boa qualidade;

Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do


computador;

Usar programas antivrus;

Proteger os CDs contra arranhes e poeira.

Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta


tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que forem confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres de acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar que os documentos
se dobrem ou rasguem.

Limpeza do assoalho:
-

No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve


ser feita com pano umedecido e aspiradores;

Remover a poeira com cuidado para no desloc-la


para as estantes e para os documentos. No utilizar
vassouras ou espanadores. sempre aconselhvel
utilizar panos umedecidos e aspiradores.

O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.

Gesto de Documentos
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o seu entendimento. A Teoria das
Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses)
afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em
trs fases distintas e complementares, que so a corrente,
a intermediria e a permanente.
Todos os documentos, quando so criados ou recebidos
por uma instituio, podem possuir dois valores diferentes:
o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao
do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou
recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no
seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, per-

Diapositivos (slides):
-

Caixas de Arquivo (caixa-box):

Fotografias:
-

Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo, e acondicionados em latas vedadas contra a umidade.

Disquetes e CDs:

Documentos em papel:
-

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consulta e emprstimo, entre outras. Destinao: onde


os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo
processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o
documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a
destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante.
Somente dois destinos so possveis para os documentos:
a eliminao ou o recolhimentopara o arquivo permanente.

der esse valor. Mas ao contrrio, nem todo documento


possui valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou
seja, uma vez que o documento possua valor secundrio,
vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que
guarda documentos frequentemente consultados. Depois
de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o
arquivo intermedirio, aquele que guarda documentos no
utilizados frequentemente, e que aguardam destinao:
eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no
possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua,
ser preservado permanentemente. Uma vez no arquivo
permanente o documento ter outros objetivos, diferentes
daqueles para os quais foi criado. Lgico, os documentos
tm seu valor atribudo pela Tabela de Temporalidade,
que veremos mais adiante. Mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos tero valor secundrio.
So documentos relativos criao de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento
(organogramas, projetos de alteraes, regimentos), e
outros que se relacionem a fatos importantes em sua histria.

Arquivos Correntes e Intermedirios


Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio. Como dito no incio da aula, a compreenso da
Teoria das Trs Idades fundamental, pois ser com base
nela que todos os estudos e prticas sero desenvolvidos.
Estudamos juntos os arquivos corrente e intermedirio
porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis, pelas caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente. A no ser pela frequncia de uso
de seus documentos, no h diferenas significativas entre eles. Vamos falar sobre cada um.

A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades


embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo
possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa.
Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos
arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos
tm finalidades meramente administrativas. No arquivo
permanente os documentos possuem outras utilidades,
como servir de fonte de pesquisa cientfica, por exemplo.

Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, caracterizado
por guardar documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor
primrio e vitais para as atividades administrativas. Este
arquivo deve estar o mais prximo possvel de seu produtor, tanto fsica quanto logicamente. Seus documentos,
sendo extremamente necessrios, esto com o mximo do
valor primrio. Sua configurao, como vimos na aula
anterior, pode ser arquivo setorial (dividido nos vrios departamentos) ou central (localizado em apenas um ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter esta configurao. Entre suas atividades esto: Atividades de pesquisa; Diagnsticos; Avaliao da necessidade de recursos
humanos, materiais e espao; Elaborao de ferramentas
de controle, preservao e recuperao; Atividades de
Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos; Preservao de Documentos.

A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o


conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. Reparem que a
Gesto de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando
o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda
permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu
objetivo. A Gesto de Documentos passa pelo controle em
trs fases: a produo, a utilizao e a destinao.

Importante: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que tenham o valor secundrio.
Por isso o acesso aos documentos somente autorizado
ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso daquele.

Produo: onde os documentos so criados / confeccionados / recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de
formulrios, estabelecimento de padres, verificao da
necessidade do documento, etc.

Arquivos Intermedirios
Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so
responsveis por guardar documentos com valor primrio
decrescente, ou seja, que esto perdendo sua importncia
administrativa. Exatamente por este motivo, esses documentos sofreram uma reduo na frequncia de sua utilizao. Os documentos desse arquivo no so mais necessrios para a realizao de atividades administrativas,

Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a


finalidade principal para que foram criados (valor primrio).
Os documentos tramitam (se movimentam) internamente
na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio
para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades desta fase so de busca e localizao (protocolo), de

21

mas ainda devem ser mantidos como prova de direitos e


obrigaes das partes envolvidas. Mas mesmo assim ainda tem o seu acesso restrito ao produtor ou a terceiros,
com a autorizao desse. Sua configurao deve ser um
depsito com grande espao interno e estruturas firmes,
com recursos humanos e materiais adequados preservao e recuperao da informao.

Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o
documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o
documento deve passar pelo protocolo tambm antes de
ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de
protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas
ainda consideram a expedio como atividade de protocolo.

A localizao deve ser a mais distante possvel do produtor, em locais de seguros e longe de reas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo corrente.
A principal justificativa para a criao dessa fase a facilidade da gesto dos documentos correntes e a economia
de recursos humanos, materiais e de espao. Por isso sua
implementao deve ser precedida de estudo prvio, feito
por especialistas, onde seja apontada a necessidade de
sua criao; caso contrrio, vai se tornar um verdadeiro
elefante branco para a instituio, tendo o efeito contrrio
ao esperado. Suas atividades so: Arquivamento; Emprstimo e Consulta;

Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio


como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
So atividades de recebimento e classificao: Recebe
o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os
documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.

Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser


entendidos como uma extenso dos arquivos correntes.
Todas as atividades realizadas aqui so as mesmas do
arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo
de e documentos, pois no h tramitao (movimentao
administrativa).

As atividades de registro e movimentao so as que


tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.

Protocolo

As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser
remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de
envi-los para o ambiente externo instituio.

O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do
documento no ambiente interno da instituio. O protocolo
um conjunto de atividades que est inserido na fase de
utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A
palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
-

O nmero atribudo ao documento quando capturado


pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de
protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento
dentro da instituio. muito utilizado em processos.

O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as


movimentaes internas do documento. Neste caso o
protocolo o caderno onde so feitas as anotaes
sobre a movimentao do documento.

Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que
esto em uso freqente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de
protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir:
as atividades de protocolo somente so realizadas no
arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de
documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo
podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo
e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao,
etc. Ento importante ter em mente que protocolo a
atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas
devemos considerar a atividade.

O espao destinado para anotaes como o nmero do


documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.

Classificao de Documentos
-

A unidade ou setor responsvel pela distribuio e


movimentao de documentos dentro da instituio. O
protocolo a porta de entrada e sada de documentos
da instituio.

No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos estudar agora. O que vamos
estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um

22

cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de


documentos de uma instituio.

os documentos de acordo com o assunto de que tratam,


independente da rea de atuao da instituio.

Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o


protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu.
A Classificao de Documentos o ato de atribuir um
cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele
trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e
estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao.
Esta comisso deve ser formada por profissionais das
diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Quando se tratar de documento ou correspondncia
de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no
setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou
documento, tomar conhecimento de seu contedo e de
seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os
documentos ao destinatrio.

Como podem perceber, os documentos recebem cdigos


de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai
do geral para o especfico. Dica de prova: Por fora da
Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o
Cdigo de Classificao para documentos da atividade
meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para
documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando: todos
os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituies privadas que integram o sistema) devem adotar,
para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo
elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para
elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro
daquela adotada para os documentos da atividade meio.
o caso do Ministrio da Fazenda. A classificao deve ser
realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir
algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as
referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia
cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do
documento se refere a dois ou mais assuntos.

Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao


erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de
arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os
documentos sero arquivados e ordenados seguindo a
lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o
mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os
assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve
ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda
exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem
seguir trs critrios: o estrutural, ou organizacional, que
classifica os documentos de acordo com a estrutura da
instituio; o funcional, que classifica os documentos de
acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio; e
o temtico ou por assunto, que classifica os documentos
de acordo com contedo de sua informao.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se
utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais
flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o
critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda
vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus
setores, por exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu
objetivo foi definido no momento de sua criao.

CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes:
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e
o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao
de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando
necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do
documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de
referncia, para os assuntos secundrios.

Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O


primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica

23

4. (CCV-UFC 2012 Assist. Adm. Beberibe) O cidado,


ao pagar seus impostos, tem como contrapartida a
prestao de servios pelo Estado. Sobre os fatores e
as condies de relacionamento entre o servidor pblico e o cidado correto afirmar:

1. (CCV-UFC 2012 Assist. Administrativo) Uma questo


fundamental nas organizaes o trabalho harmnico
em equipe. Assinale a opo correta sobre atitudes que
facilitam o trabalho em equipe:
a)
b)
c)
d)
e)

a) So condies favorveis a um atendimento adequado


ao cidado: ambiente insalubre e diferenciao por gnero.
b) O servidor deve garantir um tratamento ao cidado de
acordo com as suas condies financeiras e sociais.
c) garantido ao servidor pblico atender a populao de
acordo com seus interesses pessoais e suas convices poltico-partidrias.
d) O atendimento do servidor pblico deve se pautar em
suas convices pessoais e sua opinio sobre as regras sociais.
e) dever do servidor pblico, garantir um atendimento
igualitrio entre os cidados, observando seus deveres
e a empatia para com o pblico.

Empatia, flexibilidade e cortesia.


Dilogo, conflito e comunicao.
Coleguismo, inflexibilidade e autonomia.
Individualidade, egocentrismo e pacincia.
Impacincia, negociao e companheirismo

2. (CCV-UFC 2012 Assist. Administrativo) No mundo


atual a responsabilidade social recebe muita ateno
por parte da sociedade, o que reflete nas organizaes,
que precisam agir levando isto em considerao. Sobre
a responsabilidade social, assinale a alternativa correta.
a) Quando uma organizao paga seus impostos adequadamente significa que ela est agindo plenamente
de forma socialmente responsvel.
b) Diante da delicada condio do meio ambiente, ter
responsabilidade social especificamente agir de
acordo com as normas do desenvolvimento sustentvel.
c) O poder do governo e sua legislao tributria so os
principais instrumentos para garantir um comportamento socialmente responsvel por parte das organizaes.
d) A responsabilidade social significa o fiel cumprimento
da legislao por parte das organizaes, o que suficiente para garantir uma efetiva ao social pela organizao.
e) O princpio da responsabilidade social baseia-se na
premissa de que as organizaes so instituies sociais que dependem da sociedade para existir, da sua
responsabilidade em ter responsabilidade social perante esta sociedade.

5. (CCV-UFC 2012 Assist. Adm. Beberibe) Os arquivos


so utilizados para guardar informaes gerais. Sobre
os arquivos correto afirmar:
a) Acervo o ato de guardar documentos em mobilirio
ou equipamentos prprios em reas que lhes so destinadas.
b) Arquivo um documento utilizado para registrar a movimentao de informaes entre os diversos rgos
ou setores de uma organizao.
c) Os documentos pblicos so sempre de acesso livre e
indiscriminado, independentemente do tipo, do rgo e
do tempo de ocorrncia do fato.
d) A gesto de documentos uma atividade que envolve,
dentre outras: a gerao de arquivo, preservao da informao e o ordenamento documental.
e) Os arquivos histricos devem ser preservados respeitando os prazos legais exigidos por rgos como Receita Federal, INSS ou Tribunal de Contas.
6. (CCV-UFC 2012 Assist. Adm. Beberibe) Sobre os
tipos de documentos e os mtodos de arquivamento,
assinale a alternativa correta.

3. (CCV-UFC 2012 Assist. Adm.-Beberibe) Nos rgos


governamentais, os servidores tm como uma de suas
atribuies o atendimento ao pblico. Sobre as condies e aplicaes do atendimento ao cidado por parte
do servidor pblico correto afirmar:

a) Os arquivos so sempre permanentes e, neste sentido,


devem ser preservados indefinidamente.
b) So exemplos de mtodos de arquivamento: o ordenamento, a posio relativa e o numrico simples.
c) Os arquivos digitais devem ser manipulados exclusivamente por profissionais formados em tecnologia da
informao.
d) A metodologia de arquivamento a ser adotada deve
atender s necessidades da instituio a que serve,
como tambm, a cada estgio de evoluo por que
passam os arquivos.
e) O mtodo de arquivamento cronolgico destinado a
organizar a documentao de carter corrente, agrupando os documentos de acordo com caractersticas
comuns que apresentam no ato de sua criao, com a
sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituio.

a) So exemplos de posturas em um correto atendimento


ao cidado: presteza, compromisso e sarcasmo.
b) No atendimento ao pblico, o servidor deve exclusivamente se deter na legislao e aplicar aquilo que est
definido em Lei.
c) Um atendimento adequado, alm da observncia da
legislao, deve focar na empatia com o pblico, bem
como na cortesia da relao.
d) Um cidado receber um atendimento adequado, independente das condies operacionais que um servidor
tem disponvel para atender.
e) Conhecer a legislao e as especificaes tcnicas ou
operacionais de um servio so suficientes para um
adequado atendimento ao pblico.

24

7. (CCV UFC Assist. Adm 2009) O objetivo da Arquivologia :

Assinale a alternativa que contm a sequncia correta.


a) V F V F F.
b) V F V F V.
c) F V F V V.
d) F F V F V.
e) V V V F F.

a) Planejar, organizar e executar conjuntos setoriais de


informaes
b) Manter organizadas as informaes para tomada de
decises
c) Manter organizados os dados com vistas a informao
d) Preparar material para organizao de informaes
e) Organizar documentos para transmisso de dados

11. (CCV UFC Unilab 2011 Assist Administrao)


Dados e informaes cuja divulgao ampla possa
acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so considerados originalmente:

8. (CCV UFC Assist. Adm 2009) Na prtica, gesto de


documentos significa:
a) Recuperao de informaes com tcnicas avanadas
b) Disponibilizar dados por equipe especializada em normas tcnicas
c) A busca de economia de pessoal aliada a processos de
tecnologia e processamento de dados
d) Processo de construir, elaborar e manipular dados para
o cumprimento de normas e procedimentos especficos
e) Processo de reduzir a massa de documentos preservando a integridade substantiva da massa documental
para efeito de pesquisa

a)
b)
c)
d)
e)

Confidenciais.
Reservados.
Ostensivos.
Sigilosos.
Secretos.

12. (CCV UFC Unilab 2011 Assist Administrao)


Existe coeso no grupo quando os membros:

9. (CCV UFC Unilab 2011 Assist Administrao)


Uma parcela significativa da comunicao organizacional escrita sob a forma de relatrios, memorandos,
ofcios e comunicados. A comunicao escrita mais
eficiente quando so utilizados:
a) Frases e pargrafos curtos, espaamentos entre os
pargrafos, palavras curtas e conhecidas, verbos na
voz ativa.
b) Frases curtas e pargrafos longos, aproveitamento
ideal do papel, palavras familiares e coloquiais, verbos
na voz passiva.
c) Frases e pargrafos encadeados atravs de preposies, aproveitamento ideal do papel, palavras simples,
verbos no gerndio.
d) Frases e pargrafos detalhados e explicativos, espaamento entre os pargrafos, palavras coloquiais intercaladas com linguagem erudita, verbos na voz passiva.
e) Frases e pargrafos curtos intercalados com frases e
pargrafos longos, pouco espaamento entre os pargrafos, palavras de mediana dificuldade e verbos na
voz ativa

a) Respeitam e concordam quanto s metas.


b) So chamados a cooperar e cumprem as suas atividades.
c) Pressionam uns aos outros em disputas pelo sucesso.
d) So atrados e motivados para permanecer como parte
do grupo.
e) So energticos e satisfazem s suas necessidades
pessoais.

10. (CCV UFC Unilab 2011 Assist Administrao)


Leia as afirmaes abaixo, que dizem respeito conservao dos documentos e coloque (V) para as verdadeiras e (F) para as falsas.
1 A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento
do papel, sendo que a primeira provoca mofo.
2 A luz artificial deve ser abolida na rea de armazenamento, por acelerar o desaparecimento das tintas.
3 A desinfeco e a restaurao incluem-se entre as
principais operaes de conservao de documentos.
4 A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado, mantendo a temperatura muito baixa, destri as fibras de papel.
5 A temperatura deve ser constante no arquivo, uma vez
que a oscilao provoca o enfraquecimento do papel.

a)
b)
c)
d)
e)

13. (CCV UFC Unilab 2011 Assist Administrao)


Em qualquer tipo de ambiente organizacional, a formao de equipes tarefa desafiadora e deve ser:
a)
b)
c)
d)
e)

Permanente e rgida.
Sistemtica e coercitiva.
Espontnea e assistemtica.
Participativa e baseada em dados.
Consultiva e de assessoramento.

14. Das alternativas abaixo, assinale a equivalente ao


termo empatia.
a maneira de conduzir uma relao.
a forma de observar o outro.
o sentimento de ser simptico.
o processo de agir com carisma.
a aptido para sentir o que os outros pensam e
sentem.

15. O ciclo vital dos documentos nas instituies que adotam a Teoria das Trs Idades compreende: as fases
corrente, primria e permanente.
16. Os documentos definidos como de valor permanente
devem ser preservados no arquivo intermedirio.
17. Alguns documentos podem ser eliminados na fase
corrente.

25

(CESPE2008, Arquivista) A respeito de conceitos


fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir:

18. De acordo com a teoria arquivstica, os documentos


arquivados na fase corrente possuem valor primrio e
secundrio.
19. Os arquivos correntes so constitudos basicamente
por documentos de valor histrico.

35. O documento de arquivo um tipo de material que tem


como objetivo principal informar para instruir ou ensinar.

20. A fase permanente constituda de documentos que


perderam todo o valor de natureza administrativa, que
se conservam em razo do seu valor documental/histrico, e que constituem os meios de se conhecer
o passado e sua evoluo.

36. Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de
outras organizaes, os documentos so registrados
nos servios de protocolo, mas no so considerados
arquivstcos.

21. Sendo um documento pblico declarado de valor permanente, automaticamente estabelecido que ele jamais poder ser alienado,doado ou destrudo.

(TJDFT/2008-CESPE - Tcnico)
37. A descentralizao dos servios de arquivo caracterizase pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de
controle, de coordenao, de orientao e normativas.

22. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando


alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivistico.

38. Quanto natureza dos documentos,denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de
armazenamento,registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.

23. Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo


com lpis preto(grafite macio).
24. Acervo um conjunto de documentos mantidos sob a
guarda de um arquivo.

(PRG-DF/20Q5-CESPE - Tcnico)
25. Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada.

39. Os documentos produzidos no mbito da instituio,


mesmo que no estejam em suporte papel, so considerados documentos de arquivo.

26. O arquivo deve ter o propsito de possibilitar a guarda


e a ordenao sistemtica dos documentos visando
permitir sua consulta rpida e eficiente.

(MDIC/2006-CESPE - Tcnico)
40. Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um
arquivo denominado acervo.

27. O arquivo tem como funo bsica tornar indisponveis


as informaes contidas nos documentos mantidos sob
sua guarda.

(MDIC - CESPE - Tcnico)


28. Os acervos arquivsticos so constitudos por um mesmo tipo de suporte.

41. Quanto natureza dos documentos, so classificados


como especializados aqueles arquivos que tm sob sua
responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservao, por
causa de sua forma fsica.

29. Os documentos em formatos eletrnicos (ou digital)


no so considerados documentos de Arquivo.
30. Documentos manuscritos so classificados como textuais; documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos.

42. (FCC-DNOCS-2010) Documentos iconogrficos so


aqueles

31. O perodo de guarda constitudo por somente duas


fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios.

a) Com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.


b) Em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no,
contendo imagens estticas.
c) Em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas.
d) Em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.
e) Produzidos, tratados ou armazenados em computador.

32. So armazenados nos arquivos correntes apenas os


documentos de valor histrico.
33. O arquivo corrente um conjunto de documentos em
curso e de uso frequente.
34. Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se
de documentos que deixaram de ser consultados costumeiramente.

26

43. (FCC-DNOCS 2010) Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento especial, podendo ser, quanto natureza do assunto, ostensiva ou sigilosa. A respeito de natureza do assunto
de uma correspondncia ser ostensivo, analise:
1 A classificao de ostensivo dada aos documentos
cuja divulgao no prejudica a administrao.
2 A classificao de ostensivo dada aos documentos
que, por sua natureza, no necessitam ser de conhecimento restrito.
3 A classificao de ostensivo dada aos assuntos que
requeiram excepcional grau de segurana.
4 A classificao de ostensivo dada aos assuntos que,
embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo.
5 A classificao de ostensivo dada aos documentos
que podem ser de conhecimento pblico.

TRE FCC- 2009 e 2010 diversos estados


46. Sobre o ciclo vital dos arquivos de instituies pblicas
correto afirmar:
a) Os documentos correntes se destinam consulta de
agentes internos e externos, graas divulgao de
seu contedo em instrumentos de pesquisa.
b) A avaliao deve ocorrer na fase permanente, quando
os documentos no mais interessam ao rgo produtor
e podem ser facilmente descartados.
c) Os depsitos intermedirios servem para armazenar
documentos com mais de cinco anos, quando deixam
de ter qualquer valor probatrio.
d) As aes de conservao e restaurao de documentos, com vistas sua longa durao, so tpicas da
primeira idade.
e) A vigncia e a frequncia de uso determinam a permanncia dos arquivos correntes junto aos rgos produtores.

correto o que consta APENAS em


a)
b)
c)
d)
e)

2, 4 e 5.
1, 2 e 3.
2, 3, 4 e 5.
3, 4 e 5.
1, 2 e 5.

47. O grau de concentrao de ons de hidrognio (pH)


num suporte permite defini-lo como
a)
b)
c)
d)
e)

44. (FCC-DNOCS-2010) Analise as seguintes afirmativas: O arquivo corrente ou de primeira idade possui caractersticas que se diferenciam das caractersticas dos
arquivos intermedirio e permanente PORQUE constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios, nas reparties ou dependncias prximas de fcil acesso.

Opaco ou transparente.
Claro ou escuro.
cido ou alcalino.
Seco ou mido.
Velho ou novo

Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir.


48. Os documentos de arquivo devem ser organizados a
partir dos mesmos princpios aplicados na organizao
das bibliotecas, principalmente no que se refere aos
mtodos de classificao.

correto concluir que


a) As duas afirmativas so verdadeiras e a segunda justifica a primeira.
b) A primeira afirmativa falsa e a segunda verdadeira.
c) A primeira afirmativa verdadeira e a segunda falsa.
d) As duas afirmativas so falsas.
e) As duas afirmativas so verdadeiras e a segunda no
justifica a primeira.

49. A vinculao que se estabelece entre os documentos


de arquivo, no momento em que so criados ou recebidos, chamada de orgnica.
50. O arquivo constitudo de documentos em variados
suportes, entre outros: papel; papel fotogrfico; pelcula
fotogrfica; mdias digitais.

45. (FCC-MPE AM, 2007) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso:

Com relao gesto de documentos, julgue os itens


que se seguem.
51. A gesto de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criao ou recepo
em um servio de protocolo at a sua destinao final,
que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.

a) Tornam mais barato o tratamento e a manuteno de


acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e
videogrfico
b) Tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c) indicado somente para os arquivos correntes
d) Torna bem mais caro o tratamento dispensado aos
acervos arquivsticos
e) utilizvel em aplicaes especficas na preservao
de documentos essenciais sob o ponto de vista jurdico
e histrico-cultural

52. No processo de avaliao, entende-se por transferncia a passagem dos documentos para o:
a)
b)
c)
d)
e)

27

Arquivo corrente.
Arquivo permanente.
Arquivo intermedirio.
Servio de protocolo.
Setor de descarte.

53. Quanto preservao, conservao e restaurao


de documentos, assinale a opo correta.

o. Dadas as alternativas abaixo assinale quais so


esses mecanismos:

a) A conservao compreende os cuidados prestados aos


documentos e no se refere ao local de guarda.
b) A luz do dia e a umidade so prejudiciais conservao do acervo documental.
c) A desinfestao e o alisamento so tcnicas de restaurao de documentos.
d) A higienizao dos documentos consiste em mergulhar
o documento em banho de gelatina.
e) O silking um mtodo de desinfestao que combate
os insetos e apresenta maior eficincia que a fumigao.

a)
b)
c)
d)
e)

58. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) Para que


seja construdo um arquivo fsico necessita-se da anlise de alguns aspectos. De acordo com as afirmativas
abaixo, assinale a alternativa em que condiz com esses
aspectos:
1 Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel
que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha
capacidade de expandir-se.
2 Iluminao: ampla, mas, difusa, isto , sem que tenha
incidncia direta do sol.
3 Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
4 Higienizao: sem preocupao com limpeza, sem
cuidado ou dedetizao peridica.
5 Disposio: (layout): espao livre para locomoo; fcil
consulta e conservao do acervo.
6 Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc.

54. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) A microfilmagem de arquivos obteve uma ampla propagao
nos ltimos tempos, e por esse motivo as instituies
pblicas e privadas utilizam-na em vrios casos. Para
os especialistas, este recurso:
a) de grande utilidade em aplicaes especficas na
preservao de documentos essenciais sob o ponto de
vista jurdico e histrico-cultural.
b) Torna mais barato o tratamento e a manuteno de
acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e
videogrfico.
c) Tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.
d) indicado somente para os arquivos correntes.
e) Torna bem mais caro o tratamento dispensado aos
acervos arquivsticos.

a)
b)
c)
d)
e)

55. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) o Conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a


reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo
documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de
modo a no comprometer sua integridade e seu carter
histrico. Nesse conceito estamos falando de:
a)
b)
c)
d)
e)

Apenas as afirmativas 1, 2, 3, 5 e 6 esto corretas.


Apenas as afirmativas 1, 2, 4, 5 e 6 esto corretas.
Apenas as afirmativas 1, 3, 4, 5 e 6 esto corretas.
Apenas as afirmativas 2, 3, 5 e 6 esto corretas.
Todas as afirmativas esto corretas

59. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) O envio


de um conjunto documental do Arquivo Intermedirio
para o Arquivo Permanente denomina-se
a)
b)
c)
d)
e)

Preservao.
Conservao.
Restaurao.
Notificao.
Fiscalizao.

Expedio.
Transferncia.
Recolhimento.
Recebimento.
Representao.

60. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) Nas afirmativas abaixo citamos como as finalidades do Arquivo:
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio,
utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
considerao temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas;

56. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) As atividades dos arquivos correntes podem ser distribudas
em cinco setores distintos. O Setor que funciona como
um centro de distribuio e redistribuio de documentos se refere a (ao):
a)
b)
c)
d)
e)

Mtodos de arquivamento.
Protocolo de arquivamento.
Destinao de documentos.
Restaurao de arquivamento.
Compactao de documentos.

Protocolo.
Expedio.
Arquivamento.
Emprstimo e Consulta.
Destinao.

Com base nas afirmativas, assinale a alternativa correta:

57. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) Considerando que na organizao de um arquivo o material ser arquivado visando o interesse da instituio a que
ele serve, devendo ser adotados mecanismos que facilitem a busca, localizao e recuperao da informa-

a)
b)
c)
d)
e)

28

Somente a afirmativa 1 esta correta.


Somente as afirmativas 1 e 3 esto corretas.
Somente as afirmativas 1 e 2 esto corretas.
Somente as afirmativas 2 e 3 esto corretas.
As afirmativas 1, 2 e 3 esto corretas.

Dvidas:
Fan Page: Professor Douglas Willyam
E-mail: douglaswillyam@gmail.com
Ref. Apostila: Arquivologia 3 ed.

01 - A
07 - C
13 - D
19 - E
25 - C
31 - C
37 - E
43 - E
49 - C
55 - C

02 - E
08 - E
14 - E
20 - C
26 - C
32 - E
38 - C
44 - A
50 - C
56 - A

GABARITO
03 - C
04 - E
09 - A
10 - B
15 - E
16 - E
21 - C
22 - C
27 - E
28 - E
33 - C
34 - E
39 - C
40 - C
45 - E
46 - E
51 - C
52 - C
57 - A
58 - A

Anotaes

05 - D
11 - D
17 - C
23 - C
29 - E
35 - E
41 - E
47 - C
53 - B
59 - C

06 - D
12 - D
18 - E
24 - C
30 - C
36 - E
42 - B
48 - E
54 - A
60 - E

Referncias

Stios eletrnicos de Concursos


Apostilas Diversas
Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio
de Terminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997.
BELTRO, O. Correspondncia: linguagem e comunicao. 16 ed. So
Paulo: Atlas, 1981.

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