Implementação de ERP para Uma Construtora

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
ESCOLA DE ENGENHARIA
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA CIVIL
Ccero Rodrigues Sallaberry
IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA

EMPRESA CONSTRUTORA: IMPACTOS NO PROCESSO DE
AQUISIO DE MATERIAIS
Porto Alegre
dezembro 2009
CCERO RODRIGUES SALLABERRY

Trabalho de Diplomao a ser apresentado ao Departamento de

Engenharia Civil da Escola de Engenharia da Universidade Federal
do Rio Grande do Sul, como parte dos requisitos para obteno do
ttulo de Engenheiro Civil
Orientador: Eduardo Luis Isatto
Porto Alegre
dezembro 2009
CCERO RODRIGUES SALLABERRY

Este Trabalho de Diplomao foi julgado adequado como pr-requisito para a obteno do
ttulo de ENGENHEIRO CIVIL e aprovado em sua forma final pelo Professor Orientador e
pela Coordenadora da disciplina Trabalho de Diplomao Engenharia Civil II (ENG01040) da
Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
Porto Alegre, 21 de dezembro de 2009
Prof. Eduardo Luis Isatto

Dr. pela UFRGS
Orientador
Profa. Carin Maria Schmitt

Coordenadora
BANCA EXAMINADORA
Prof. Eduardo Lus Isatto (UFRGS)

Dr. pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul
Marcus Pereira Sterzi

Mestre pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul
Paulo Roberto Azevedo Osrio

Engenheiro pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul
Dedico este trabalho aos meus pais e minha namorada, que

sempre apostaram em mim, que sempre estiveram ao meu
lado, dando apoio, carinho e compreenso, contribuindo
para esta conquista.
AGRADECIMENTOS
Agradeo ao Prof. Eduardo Isatto, pela orientao segura, pela competncia, disponibilidade e
estmulo.
Agradeo Prof. Carin Maria Schmitt pela ajuda, sempre dedicada e atenciosa nos momentos
de maiores dvidas.
Agradeo aos Engenheiros Marcus Sterzi e Paulo Osrio, pela disponibilidade de avaliarem o
trabalho.
Agradeo aos meus colegas, que de alguma forma tornaram esta caminhada menos rdua, em
especial ao Joo, Thiago, Andr, Ismael, Ricardo, Luis e Rodrigo, que no decorrer deste
perodo se tornaram verdadeiros amigos.
Agradeo minha famlia, por ter sempre me apoiado e compreendido meus momentos de
ausncia.
Agradeo Fernanda, por ter estado do meu lado ao longo destes anos, me apoiando,
incentivando, estimulando, sendo sempre uma grande companheira.
Agradeo a Deus, por ter me dado fora de vontade e sade para correr atrs dos meus
sonhos.
Se as coisas so inatingveis... ora!

No motivo para no quer-las...
Que tristes os caminhos, se no fora
A presena distante das estrelas!.
Mrio Quintana
RESUMO
SALLABERRY, C. R. Implementao de um sistema ERP em uma empresa construtora:
impactos no processo de aquisio de materiais. 2009. 64 f. Trabalho de Diplomao
(Graduao em Engenharia Civil) Departamento de Engenharia Civil. Universidade Federal
do Rio Grande do Sul, Porto Alegre.
O processo de aquisio de materiais tem suma importncia dentro das empresas de
construo civil, haja vista que atravs dele passam grandes somas de recursos. Com o passar
do tempo, percebeu-se que, se bem gerenciado, o processo de compras pode reduzir custos e
agilizar as operaes, gerando lucro significativo. Dessa forma, as empresas passaram a
incluir o processo de aquisio de materiais nas atividades estratgicas e incrementar o
relacionamento com os fornecedores. Um dos fatores que pode agilizar e melhorar esse
processo a implementao de um sistema de gerenciamento integrado ERP, do ingls
Enterprise Resource Planning. Um ERP tem como objetivo integrar todos os departamentos e
processos de uma empresa em um nico software, atendendo s necessidades particulares
destes departamentos, podendo trazer significativas melhoramentos em eficincia para a
empresa. Este trabalho prope uma anlise do impacto da implementao de um sistema ERP
sobre o processo de aquisio de materiais em uma empresa do setor da construo civil,
identificando as principais modificaes que precisaram ser feitas. Para tanto, foi feito estudo
de caso em uma empresa de construo civil de mdio porte em Porto Alegre. Foram
realizadas entrevistas, observaes e anlises de documentos, com o objetivo de conhecer
dados mais especficos acerca da questo de pesquisa. Com base nesses dados e na reviso
bibliogrfica feita, verifica-se que, com um bom planejamento do processo de implementao,
com comprometimento, com a escolha de um bom fornecedor e com o treinamento de
funcionrios, a utilizao de um sistema ERP pode trazer inmeras vantagens ao processo de
aquisio de materiais de uma empresa.
Palavras-chave: aquisio de materiais; sistemas de informao; ERP; setor de suprimentos
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: representao esquemtica do delineamento de pesquisa.................................
16
Figura 2: subsistemas de um empreendimento de construo..........................................
18
Figura 3: viso transacional do processo de compras ......................................................
23
Figura 4: processo de aquisio de materiais antes da implementao do ERP...............
48
Figura 5: processo de aquisio de materiais aps a implementao do ERP.................
51
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: funes bsicas do setor de suprimentos ........................................................
20
Quadro 2: vantagens e desvantagens da implementao de um sistema ERP..................
37
Quadro 3: fases da implementao...................................................................................
39
Quadro 4: fatores crticos de sucesso................................................................................
43
Quadro 5: materiais controlados.......................................................................................
55
Quadro 6: conceitos de avaliao......................................................................................
56
SUMRIO
1 INTRODUO ...........................................................................................................
11
2 MTODO DE PESQUISA .........................................................................................
14
2.1 QUESTO DE PESQUISA ......................................................................................
14
2.2 OBJETIVOS DO TRABALHO ................................................................................
14
2.2.1 Objetivo Principal .................................................................................................
14
2.2.2 Objetivos Secundrios ..........................................................................................
14
2.3 DELIMITAES .....................................................................................................
15
2.4 LIMITAES ...........................................................................................................
15
2.5 DELINEAMENTO ....................................................................................................
15
2.5.1 Pesquisa Bibliogrfica ..........................................................................................
16
2.5.2 Levantamento de Dados e Entrevistas.................................................................
16
2.5.3 Anlise de Resultados ...........................................................................................
17
2.5.5 Consideraes Finais..............................................................................................
17
3 AQUISIO DE MATERIAIS EM EMPRESAS DE CONSTRUO ..............
18
3.1 SETOR DE SUPRIMENTOS....................................................................................
18
3.2 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS.....................................................
21
4 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO...............................................................
27
4.1 INTRODUO..........................................................................................................
27
4.2 SISTEMAS DE INFORMAO...............................................................................
28
4.3 SISTEMAS ERP.........................................................................................................
30
4.3.1 Definio e Caractersticas....................................................................................
30
4.3.2 Vantagens e Desvantagens Relacionadas Utilizao do ERP.........................
32
4.4 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP..........................................................
37
4.4.1 Deciso e Seleo....................................................................................................
39
4.4.2 Implementao.......................................................................................................
40
4.4.3 Utilizao.................................................................................................................
43
4.4.3 Fatores Crticos de Sucesso da Implementao de um Sistema ERP................
43
5 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA

CONSTRUTORA: IMPACTOS NO PROCESSO DE AQUISIO DE
MATERIAIS...............................................................................................................
44
5.1 ESTUDO DE CASO...................................................................................................
44
5.2 LEVANTAMENTO DE DADOS...............................................................................
44
5.3 IMPLEMENTAO DO SISTEMA ERP.................................................................
45
5.4 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS......................................................
47
5.4.1 O Processo de Aquisio de Materiais Antes da Implementao de um

Sistema ERP................................................................................................................
48
5.4.2 O Processo de Aquisio de Materiais Aps a Implementao de um Sistema

ERP..............................................................................................................................
50
5.4.2.1 Plano de Compras..................................................................................................
54
5.4.2.2 Avaliao de Fornecedores...................................................................................
55
5.4.3 As Mudanas no Sistema de Aquisio de Materiais Decorrentes do

Processo de Implementao do ERP.........................................................................
57
6 CONSIDERAES FINAIS......................................................................................
60
REFERNCIAS.............................................................................................................
62
11
1 INTRODUO
A indstria da construo civil tem grande importncia no desenvolvimento do Brasil, tanto
do ponto de vista econmico, gerando consumos de bens e servios de outros setores, como
do ponto de vista social, pela grande absoro, direta e indiretamente, de mo de obra. Alm
disto, a expanso do seu nvel produtivo contribui para a melhoria das condies de infraestrutura do Pas.
As empresas do ramo da construo civil por muito tempo preocuparam-se principalmente
com os aspectos tcnicos dos projetos. Deixavam de dar a devida importncia a aspectos
como qualificao, tecnologia, produtividade, o que resultava em descumprimento de prazos,
desperdcios, improvisao, retrabalho, etc.
Com a tendncia crescente do mercado de privilegiar a qualidade e a confiabilidade, as
empresas do setor comearam a perceber que, para se tornarem cada vez mais competitivas e
garantirem sua permanncia no mercado, necessrio adotar uma postura a favor da
qualidade e produtividade. Passaram ento a valorizar processos de treinamento e qualificao
de funcionrios, certificao de produtos e programas de gesto de qualidade e a dedicar uma
maior ateno ao processo de compras de materiais.
O setor de suprimentos extremamente importante nas empresas de construo civil. Para
uma obra ser bem-sucedida, fundamental um processo de aquisio de materiais gil e
eficiente. Isto resulta em uma correta quantidade dos materiais, no momento oportuno, alm
de garantir a qualidade da matria-prima, tudo obtido a um preo razovel. Um processo de
compras de materiais bem gerenciado representa uma contribuio significativa para alcanar
objetivos estratgicos das empresas, promovendo a maior agilidade das operaes e a
melhoria contnua da qualidade dos materiais que esto sendo adquiridos (PALACIOS, 1995).
O surgimento de fatores relacionados com a contnua demanda por rapidez na construo,
custos, controle de qualidade, segurana e alta concorrncia, o desenvolvimento de novas
tecnologias, e o grande nmero de pessoas envolvidas, tem tornado a indstria da construo
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Implementao de um Sistema ERP em uma Empresa Construtora: impactos no processo de aquisio de
materiais
12
civil cada vez mais complexa (BACCARINI1, 1996 apud RODRIGUES, 2006 ; GIDADO2,
1996 apud RODRIGUES, 2006 ; FORMOSO et al., 1999).
As empresas da construo civil resumiam o seu planejamento elaborao de oramentos,
programaes e demais documentos referentes s etapas a serem seguidas em obra.
Certamente esses documentos so importantes dentro do planejamento, mas no se pode ficar
restringido a eles. Esta deficincia no entendimento sobre o planejamento foi apontada como
causa dos baixos rendimentos encontrados em empreendimentos de construo. Para alguns
autores, uma das principais causas desta ineficcia no planejamento era o fato de o controle
ser feito baseado em trocas de informaes verbais com o mestre-de-obras, sem ser pr-ativo,
visando o curto prazo, sem conexo com o plano de longo prazo, resultando em aplicaes
ineficientes de recursos (BERNARDES, 2001).
Com a crescente expanso do setor de tecnologia da informao nas ltimas dcadas, o setor
da construo civil foi bastante beneficiado com os avanos e melhorias que os recursos
computacionais proporcionam. Foram criadas ferramentas especficas para o setor, capazes de
agilizar e automatizar os seus processos de gesto. Muitas empresas tm procurado se tornar
mais competitivas atravs da implementao de novas tecnologias.
A adoo de sistemas integrados de gesto em pacotes prontos (ERP Enterprise Resource
Planning), desde que implementados de forma correta, pode trazer significantes
melhoramentos em eficincia para a empresa. Segundo Vieira (2006, p.113):
Pode-se atribuir uma definio para o sistema ERP como sendo complexos sistemas
centralizados que gerenciam os dados para o processo global dentro de uma
empresa, ou seja, permite gerenciar toda a cadeia logstica, desde o planejamento da
produo at o transporte. Cada recurso financeiro ganho ou gasto, cada item
produzido ou vendido contabilizado no sistema ERP.
Ainda segundo o autor, esse tipo de sistema busca resolver problemas de integrao de todas
as informaes da empresa, possibilitando que faam uma reviso em seus processos,
eliminando atividades que no agregam valor.
BACCARINI, D. The Concept of Project Complexity a Review. International Journal of Project

Management, v. 14, p. 201-204. 1996.
GIDADO, K. I. Project Complexity: The Focal Point of Construction Production Planning. Construction
Management and Economics. 1996. v. 14. p. 213-225
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Ccero Rodrigues Sallaberry. Porto Alegre: DECIV/EE/UFRGS, 2009
13
Este trabalho buscou fazer uma anlise da influncia exercida pela implementao de um
sistema ERP sobre o processo de aquisio de materiais em uma empresa do setor da
construo civil, alm das principais modificaes que precisaram ser feitas no processo de
aquisio de materiais da empresa quando da implementao do sistema ERP. Para tanto, o
trabalho foi dividido em 6 captulos. Neste captulo 1, feita uma introduo, apresentando o
tema de pesquisa. O captulo 2 mostra o mtodo de pesquisa utilizado para o desenvolvimento
do trabalho. Os captulos 3, Aquisio de Materiais em Empresas de Construo, e 4,
Sistemas Integrados de Gerenciamento, constituem uma reviso bibliogrfica, a fim de
conhecer o que j foi estudado e publicado sobre o tema de pesquisa. O captulo 5 apresenta o
estudo de caso, feito em uma empresa de mdio porte do setor da construo civil. E, no
captulo 6, so apresentadas as principais concluses do trabalho.
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materiais
14
2 MTODO DE PESQUISA
2.1 QUESTO DE PESQUISA

A questo de pesquisa do trabalho : como a implementao de um sistema ERP afeta no
processo de aquisio de materiais de uma empresa construtora?
2.2 OBJETIVOS DO TRABALHO
2.2.1 Objetivo principal

O objetivo principal deste trabalho a anlise do impacto exercido pela implementao de um
sistema ERP no processo de aquisio de materiais em uma empresa construtora.
2.2.2 Objetivos secundrios

Os objetivos secundrios deste trabalho so:
a) descrio das principais atividades envolvidas no processo de aquisio de
materiais;
b) identificao das principais modificaes que se tornam necessrias no
processo de aquisio de materiais quando da implementao do ERP.
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15
2.3 DELIMITAES
delimitao do trabalho que o estudo ser realizado em uma empresa de mdio porte da
construo civil, com atuao principalmente em obras residenciais de alto padro e obras
industriais, tendo como foco o setor de aquisies de materiais.
2.4 LIMITAES
O presente estudo se limitar a analisar a implementao de um software especfico de
Engenharia, em um nico caso, devido principalmente s restries de prazo estabelecidas
para um Trabalho de Diplomao.
2.5 DELINEAMENTO
As etapas do trabalho sero:
a) pesquisa bibliogrfica;
b) levantamento de dados e entrevistas;
c) anlise de resultados;
d) consideraes finais.
O delineamento do trabalho pode ser melhor compreendido atravs da figura 1 e as etapas so
detalhadas nos prximos itens.
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materiais
16
Figura 1: representao esquemtica do delineamento de pesquisa
2.5.1 Pesquisa bibliogrfica

Foi feita pesquisa bibliogrfica utilizando-se livros, revistas tcnicas, trabalhos acadmicos e
demais materiais relacionados com a implementao e utilizao de sistemas ERP e o
processo de aquisio de materiais em empresas construtoras, objetivando conhecer o que j
foi publicado sobre o assunto.
2.5.2 Levantamento de dados e entrevistas

Obteno e catalogao de informaes sobre a implementao do sistema ERP na empresa.
O objetivo desta etapa conhecer dados mais especficos acerca da questo de pesquisa,
atravs de observaes e anlise de documentos, como manuais de procedimentos internos.
Nesta fase, ocorreu a realizao de entrevistas com profissionais da empresa onde foi feito o
estudo. Davis3 (1987 apud BERNARDES, 2003) acredita que a realizao de entrevistas a
3
DAVIS, W. Anlise e projeto de sistemas: uma abordagem estruturada. Rio de Janeiro: LTC, 1987.
__________________________________________________________________________________________
17
forma mais produtiva de se obter informaes. Foi elaborado um questionrio, abordando
temas como definio de conceitos e etapas do planejamento de aquisio de materiais.
2.5.3 Anlise de resultados

Com os dados obtidos nas etapas anteriores, foi feita a anlise dos resultados, buscando
verificar os principais pontos relacionados com a aquisio de materiais.
2.5.4 Consideraes finais

Com base na reviso bibliogrfica e levantamento de dados realizados, nas consideraes
finais foram demonstrados quais os impactos exercidos pela implementao de um sistema
ERP no processo de aquisio de materiais de uma empresa construtora.
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materiais
18
3 AQUISIO DE MATERIAIS EM EMPRESAS DE CONSTRUO
3.1 SETOR DE SUPRIMENTOS

Chiavenato (1982) conceitua sistema como um conjunto de elementos ou subsistemas
dinamicamente inter-relacionados desenvolvendo uma atividade ou funo para atingir um ou
mais objetivos ou propsitos. Segundo Palacios (1994), uma empresa pode ser considerada
como um sistema, composto por um grupo integrado de subsistemas, os quais podem ser
desdobrados em outros subsistemas componentes, e assim sucessivamente, conforme figura 2.
Figura 2: subsistemas de um empreendimento de construo

(INSTITUTO BRASILEIRO DO PETRLEO, 1988)
Conforme Branco Jnior e Serra (2003), as empresas construtoras no executam suas obras
sem a utilizao de fornecedores externos de materiais e servios. Com isso, faz-se necessrio
que exista um subsistema na empresa construtora responsvel diretamente pela escolha e
interao com os fornecedores. Esse subsistema, normalmente conhecido como de
suprimentos, est diretamente relacionado estrutura administrativa da empresa e execuo
de obras.
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19
O setor de suprimentos pode ser organizado em trs formas bsicas, de acordo com Davidson
e Fay4 (1993 apud PALACIOS, 1994). Podem ser:
a) centralizados;
b) semicentralizados;
c) descentralizados.
Segundo os autores, para o tipo centralizado existe um nico setor de suprimentos na sede da
empresa, que compra para todas as obras e instalaes. No semicentralizado, o setor de
suprimentos na sede compra todos os grandes itens para a empresa, e cada obra compra seus
prprios itens pequenos ou especializados. Neste caso, as obras individuais podem estar
limitadas a um total de recurso gasto, precisando de aprovao da sede para compras que
ultrapassem esse limite. J no tipo descentralizado, cada obra ou instalao compra todos os
materiais, equipamentos e servios. Assim um setor de suprimentos na sede pode
supervisionar unidades individuais, mas a influncia que ele tem varia dentro de cada
empresa.
Palacios (1994) faz uma sntese das principais funes atribudas ao setor de suprimentos por
diversos autores, conforme pode ser observados no quadro 1.
DAVIDSON, J. P.; FAY, G. A. Vendendo para grandes empresas: como tornar-se fornecedor de grandes e
importantes empresas. So Paulo: Makron Books, 1993.169 p.
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materiais
20
FUNES
DESCRIO
Coordenao do
setor de suprimentos
Planejamento da compra de materiais, estudos da disponibilidade de

materiais, processamento/ controle de requisio, relacionamento
entre diferentes setores e funes, controle do recebimento, garantia
de cumprimento dos prazos para as atividades do gerenciamento de
suprimentos.
Controle da
qualidade do
material
Controle/ monitoramento da qualidade, especificaes do material,

aprovao de ordens de compra
Aquisio
Pesquisa, avaliao das ofertas do mercado, pedidos de compra,

sub-contratao, acompanhamento e avaliao das atividades pspedido,
registro do desempenho dos fornecedores.
Controle de dados dos

fornecedores
Controle dos dados dos fornecedores, manuteno dos registros

(cadastros).
Expedio
Garantia do desempenho do fornecedor, relatrios da situao do

pedido, projees de entrega.
Inspeo
Garantia da qualidade dos materiais e equipamentos, inspees

internas e de campo, cumprimentos do padro, controle da
qualidade.
Transporte
Planejamento do transporte (entrega), documentao e verificao

das remessas, preparao e coordenao do transporte local e de
fora, acompanhamento do percurso dos insumos desde a sada dos
fornecedores at a recepo na empresa, verificao das condies
de segurana e do cumprimento das datas de entrega.
Recebimento
(canteiro de obras)
Recebimento fsico, relatrios de recebimento, entrada de pedidos.
Armazenamento/
estocagem (canteiro
de obras)
Estabelecimento de locais para descarga e estocagem de materiais,

segurana e conservao dos insumos, movimentao dos materiais
em obedincia a um critrio determinado pela prpria empresa
dependendo do tipo de obra e do material adquirido.
Controle de estoques
(canteiro de obras)
Controle/ manuteno da qualidade, controle da requisio,

alocaes para julgamento, pedidos de investigao e contrapedidos,
verificao e fiscalizao do volume, da qualidade e da
rotao dos estoques.
Quadro 1: funes bsicas do setor de suprimentos

(PALACIOS, 1994)
Um dos parmetros importantes para o alcance de todos os objetivos do empreendimento a

previso das necessidades de suprimentos. Antes de se iniciar qualquer operao de produo,
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21
necessrio que os materiais estejam disponveis, e essa disponibilidade deve continuar ao
longo do perodo.
A busca por novos materiais (com maiores rendimentos em relao ao custo-benefcio), e por
prazos de pagamentos mais adequados empresa, com uma logstica preparada para o
mercado competitivo, promovendo maior agilidade das operaes, vem fazendo com que o
setor de suprimentos adquira uma maior importncia nas empresas construtoras. Alm disso,
objetiva-se uma boa relao entre a empresa fornecedora e a empresa contratante, buscando
parcerias e comprometimento. Conforme DUMOND5 (1996 apud SANTOS; JUNGLES,
2005):
[...] os envolvidos com a rea de compras devem concentrar grande parte de seus
esforos em atividades de negociao de relacionamentos a prazos mais longos,
desenvolvimento de fornecedores e reduo de custo total de pacotes de compra, ao
invs de efetuar cada pedido de forma isolada e sem viso estratgica.
3.2 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS

Segundo Santos (2002), na construo civil, um dos processos organizacionais que tm
recebido ateno especial o processo de compras de materiais, visto que atravs deste
circulam grande parte dos recursos financeiros da empresa construtora. Este processo tem
tambm grande influncia no cronograma fsico da obra.
O gerenciamento eficiente do processo de compra de materiais reduz custos, e tambm agrega
valor, pois agiliza as operaes, envolvendo todos os departamentos da empresa. De acordo
com Dias (1993), seus objetivos bsicos seriam:
a) obter um fluxo contnuo de suprimento a fim de atender aos programas de
produo;
b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de investimento
que afete a operacionalidade da empresa;
DUMOND, E. J. Applying value-based management to procurement. International Journal of Physical

Distribuition & Logistics Management, MCB University Press, v. 26, 1996.
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materiais
22
c) comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de
quantidade e qualidade definidos;
d) procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores
condies para a empresa, principalmente em condies de pagamento.
Para Baily et al. (2000), os objetivos de um processo de compras eficiente e bem gerenciado
seriam:
a) selecionar os melhores fornecedores do mercado;
b) proteger a estrutura de custos da empresa;
c) manter o equilbrio correto de qualidade/valor;
d) negociar de forma eficaz para trabalhar com fornecedores que buscaro
benefcio mtuo por meio de desempenho economicamente superior.
O processo de aquisio de materiais, por muitos anos, foi visto simplesmente como o ato de
fazer um pedido a um fornecedor. Uma mera funo burocrtica, segundo Bowen et al.6 (2000
apud SANTOS, 2002), uma viso transacional, que est baseada na idia de que o ato de
comprar diz respeito somente a trocas, com comprador e vendedor interagindo entre si
diretamente (figura 3). Mas, aos poucos essa viso vem mudando, e cada vez mais as
empresas vm percebendo que um processo de aquisio de materiais bem estruturado e
planejado pode gerar lucro significativo. Para Palacios (1995), o gerenciamento eficaz e
eficiente do processo de compras de materiais pode representar uma contribuio significativa
para o alcance dos objetivos estratgicos das empresas do setor da construo, promovendo a
maior agilidade das operaes e a melhoria contnua da qualidade dos materiais que esto
sendo adquiridos.
BOWEN, P. A.; PEARL, R. G.; EDWARDS, P. J. Client Briefing in South Africa: An Effective
Communication Process? The Civil Engineering and Building Contractor, v.35, n. 1, p. 37-43, oct. 2000.
__________________________________________________________________________________________
23
Figura 3: viso transacional do processo de compras

(BOWEN et al., 2000 apud SANTOS, 2002)
O processo de aquisio de materiais engloba uma variedade de atividades, sendo

consideradas como principais a atualizao de catlogos dos preos, os pedidos de compras,
avisos de encaminhamento, gerenciamento das notas fiscais e dos pagamentos, dentre outros.
Santos e Jungles (2005) descrevem quais seriam as principais etapas presentes em um
processo de aquisio de materiais eficiente e eficaz implantado em empresas do setor da
construo civil:
a) projeto e planejamento das obras;
b) oramento das obras;
c) busca de fornecedores;
d) planejamento das aquisies;
e) negociao e aprovao das condies de compra;
f) emisso da requisio de entrega e comparao com o planejamento;
g) aprovao da solicitao;
h) acompanhamento do pedido e entrega do material.
Para Santos e Jungles (2005), preciso conhecer bem os objetivos do projeto, a previso de
gastos e os projetos preliminares, para que a rea de compras possa ajudar na escolha dos
materiais para o empreendimento. Alm dos custos, a rea de compras apresenta para a rea
de projetos amostras de diferentes materiais. Tem-se ento a relao de materiais que sero
utilizados no empreendimento, com as devidas indicaes. Segundo Barros (1996), o projeto
que d incio a futuras aquisies, sendo que quanto melhor sua descrio, mais eficiente
ser a aquisio. Caso contrrio, se as especificaes no forem bem executadas, o setor de
__________________________________________________________________________________________
materiais
24
compras no ter parmetros tcnicos para selecionar fornecedores e efetuar a aquisio,
dirigindo suas aes sempre em busca da melhor compra, que no necessariamente idntica
compra de menor preo, devendo-se considerar o valor total resultante. Com o projeto
definido, desenvolve-se o planejamento detalhado da obra, estipulando a estratgia e
sequncia com que ela ser realizada, possibilitando um maior controle.
Segundo Brando et al. (1995), o objetivo de realizar o planejamento da obra (...) saber o
que (por exemplo, alvenaria), para onde (por exemplo, terceiro pavimento), para quem (por
exemplo, equipe 1) e quando (por exemplo, terceira semana) os materiais sero necessrios
em cada obra (...). O planejamento estruturado da obra possibilita realizar o oramento
operacional. A funo da rea de compras cotar os materiais de acordo com os projetos do
empreendimento.
De acordo com Santos e Jungles (2005), o setor de compras busca junto ao mercado possveis
fornecedores. importante que se analise a qualidade do material (realizando, por exemplo,
uma compra experimental com o fornecedor), se negocie preos, se observe o potencial de
compra da empresa, haja vista que a quantidade de material pode influenciar no preo. Para
Francischini e Gurgel (2002), essa etapa extremamente necessria, pois sem ela, a empresa
corre o risco de contratar fornecedores que no correspondam ao aumento na demanda por
determinado material, ou no ofeream produtos com a qualidade exigida.
Segundo Dias (1993), a seleo de fornecedores deve ser considerada um ponto-chave do
processo de compras, sendo que tanto o potencial do fornecedor, quanto suas instalaes e
seus produtos devem ser verificados. O seu balano deve ser cuidadosamente analisado. Com
um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotaes de preos feitas
semestralmente, muitos problemas podem ser evitados.
Santos e Jungles (2005) afirmam que uma das finalidades do planejamento das aquisies
conhecer a quantidade total do mesmo material que ser utilizado ao longo das obras,
informando o custo dos materiais e a data em que eles devem ser negociados e comprados.
Tendo a quantidade, custos e data da entrega dos materiais estimados, possvel comear uma
negociao com os fornecedores. Inicia-se a cotao de materiais com o maior nmero
possvel de fornecedores, levando em conta alm do preo, o diferencial de cada fornecedor.
Conforme Francischini e Gurgel (2002), a cotao de preos pode ser feita atravs de
consulta rpida ou de consulta formal. A cotao rpida aquela feita via telefone ou correio
__________________________________________________________________________________________
25
eletrnico, enquanto a cotao formal vai alm, sendo feita por escrito e confirmada por um
pedido formal, dando maiores garantias de cumprimento das condies oferecidas. Aprovada
as condies de compra, cria-se uma parceria com o fornecedor escolhido.
Criada uma parceria com o fornecedor, sempre que houver a necessidade do material na obra,
o responsvel ir emitir uma requisio de entrega do material para o setor de compras, que
ir compar-la com o planejamento das aquisies desenvolvido anteriormente. Dias (1993, p.
269) se refere a este documento como Solicitao de Compras, e o descreve como:
A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o comprador

executar uma compra. [...] o documento que deve informar o que se deve comprar,
a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega [...].
Francischini e Gurgel (2002) afirmam que, geralmente, essa requisio feita em vrias vias,
uma vez que o documento utilizado por vrios setores. Uma via encaminhada ao
fornecedor, para que ele providencie a mercadoria requisitada; outra via fica no setor de
compras, para arquivamento por ordem de emisso; uma terceira via encaminhada ao
almoxarifado, pois este setor quem ir receber os fornecimentos; e uma quarta via
endereada ao setor de contas a pagar, para incluso do valor da compra no fluxo de caixa da
empresa.
Conforme Santos e Jungles (2005), se o material solicitado j havia sido anteriormente
aprovado no planejamento das aquisies, sua compra pode ser efetuada automaticamente
junto ao fornecedor previamente contratado. Caso o material solicitado no conste no
planejamento, dever haver a aprovao do responsvel pelo empreendimento.
Recebido e conferido o material, feita uma nova avaliao do fornecedor, levando-se em
conta se as condies contratadas foram cumpridas na sua totalidade (qualidade do material,
pontualidade, etc.). Dias (1993) aconselha que o comprador mantenha um arquivo com o
registro de todas as fases do processo de compras, as variaes de preo, modificaes das
quantidades solicitadas, a indicao de uma nova condio de pagamento e as entradas de
mercadorias correspondentes ao pedido colocado.
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materiais
26
Contudo, segundo Marsh7 (1985 apud PALACIOS, 1994) e Messias8 (1983 apud
PALACIOS, 1994, p. 22), Deve ser conservada uma certa flexibilidade, de forma a permitir
que as partes e atributos funcionais possam ser delineados de acordo com as necessidades do
empreendimento.. Essa conformao depender do tipo de empreendimento, localizao e
tamanho do mesmo e tipo de envolvimento contratual.
Em sntese, o processo de aquisio de materiais de uma empresa tem por finalidade suprir as
necessidades de materiais ou servios, planejando-as quantitativamente, e satisfazendo-as no
momento certo, com as quantidades corretas. Assim este processo tem papel estratgico nos
negcios, em face do volume de recursos (principalmente financeiros) envolvidos.
MARSH, J. W. Materials management: Pratical application in construction industry. Cost Engineering, v. 27,
n. 8: ago. 1985. p. 18-28.
MESSIAS, S. B. Manual de administrao de materiais: planejamento e controle de estoques. 8 ed. So

Paulo, Atlas, 1993. 299 p.
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27
4 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO
4.1 INTRODUO
Nas ltimas dcadas, a expanso do setor de tecnologia da informao beneficiou vrios
setores da indstria, em especial o da Construo Civil. Muitas empresas do setor tm
buscado se tornar mais competitivas, aumentando a produtividade. Serpell9 (1993 apud
OLIVEIRA, 2000) diz que alguns fatores tendem a melhorar a produtividade, dentre eles a
utilizao de tcnicas modernas de planejamento e a utilizao de auxlio computacional.
Schmitt (1998) afirmava que o uso de recursos computacionais para a Engenharia Civil era
cada vez maior. Ento foram surgindo ferramentas computacionais especficas construo
civil, agilizando e melhorando os processos de planejamento e controle, assim como a
administrao da obra e das prprias empresas.
Ao analisar uma organizao, deve-se considerar seu ambiente externo (clientes,
concorrentes, fornecedores, etc.) uma vez que ele que condiciona o desenvolvimento das
organizaes, interferindo nas suas decises, tendo a empresa que se adaptar aos fatores
externos e s novas situaes do mercado. Quando determinada tecnologia se torna de uso
generalizado, a deciso de adot-la ou no fica fora do controle da empresa, sendo ela levada
pela deciso da maioria, pois caso no venha a adotar essa nova tendncia, se torna
ultrapassada (HEHN10, 1999 apud JESUS; OLIVEIRA, 2007).
Vrios softwares tm sido desenvolvidos especificamente para o segmento da Construo
Civil. Com a utilizao de um sistema integrado de gesto, os desenvolvedores de tais
sistemas sustentam ser possvel ter um melhor controle geral das obras em andamento, com
informaes em tempo real, possibilitando tomadas de decises de forma rpida, aumentando
a produtividade. Conforme Vieira (2006), a utilizao destes sistemas uma excelente opo
9
SERPELL, A. Administracin de Operaciones de Construccin. Chile: Universidad Catlica de Chile, 1993.
10
HEHN, H. F. Peopleware: como trabalhar o fator humano na implementao de sistemas integrados de

informao (ERP). So Paulo: Gente, 1999.
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materiais
28
que as construtoras tm a sua disposio para controlar e gerenciar a execuo das obras, em
qualquer etapa do estgio de trabalho.
A utilizao de sistemas de informao no gerenciamento da construo civil visa a melhorar
a colaborao, a coordenao e o gerenciamento de informaes entre membros envolvidos
em um empreendimento, especialmente quando se concebe o sistema de parcerias. Pode
contribuir bastante no aumento da eficincia e produtividade nos canteiros de obras, atravs
de uma facilitao do fluxo dessas informaes.
4.2 SISTEMAS DE INFORMAO

Os sistemas de informao podem ser definidos levando-se em conta diferentes perspectivas,
aspectos e enfoques. Baseados em um enfoque empresarial, destacando a interao empresaambiente, Laudon e Laudon11 (2004 apud VALENTE, 2004) definem sistemas de informao
como (...) uma soluo organizacional e gerencial, baseada em tecnologia da informao, em
resposta a um desafio apresentado pelo meio ambiente.. Baseando-se num enfoque tcnico,
os autores definem sistemas de informao como:
Um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam),

processam, armazenam e distribuem informao com a finalidade de dar suporte
tomada de decises e controle em uma organizao.
Para Riccio (1989), sistema de informao (...) um conjunto de subsistemas que atuam
coordenadamente para, com o seu produto, permitirem s Organizaes o cumprimento de
seus objetivos principais.. Dessa forma, o autor define sistema de informao como um
instrumento disposio da empresa, que deve ser flexvel e adequado a cada momento da
vida da organizao, para que possa ser utilizado como instrumento de gesto.
Matsuda (2001) afirma que o objetivo dos sistemas de informao auxiliar os processos de
tomada de deciso nas empresas. O autor define sistema de informao como:
11
LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informao gerenciais: administrando a empresa digital. 5

ed.. Traduo Arlete Simille Marques. So Paulo: Pearson, Prentice Hall, 2004.
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29
Conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organizao, das
tecnologias de informao (hardware e software), dos procedimentos e mtodos que
deveria permitir empresa dispor, no tempo desejado, das informaes que necessita
(ou necessitar) para seu funcionamento atual e para sua evoluo.
Todos aqueles que atuam numa organizao tm a seu cargo o gerenciamento de recursos, que
ser menor ou maior, dependendo da amplitude ou alcance da cada funo (RICCIO, 1989).
Para que esse gerenciamento seja eficaz, precisa ser realizado de forma adequada, sendo
necessrio, segundo o autor, um conjunto de informaes que permitam avaliar, controlar,
decidir e administrar tais recursos. Segundo Vieira (2006), as empresas necessitam de
sistemas de informao geis e eficientes, com uma base tecnolgica consistente e compatvel
com a estrutura e necessidades da empresa, a fim de que produzam informaes na hora certa
e para a pessoa certa, objetivando tomadas de decises corretas. Para Matsuda (2001), a
informao certa e disponibilizada no tempo correto determinante para que os
administradores de uma empresa tomem decises mais acertadas.
Normalmente os sistemas esto subdivididos em partes menores, os chamados subsistemas,
que desempenham misses especficas, produzindo resultados que permitem ao sistema o
cumprimento dos seus objetivos. Um sistema de informao ter tantos subsistemas quantos
sejam necessrios para cumprir os seus objetivos propostos (RICCIO, 1989).
Geralmente, em uma organizao, a informao fica dividida entre diferentes sistemas, uma
vez que cada departamento da empresa utiliza um sistema desenvolvido especificamente para
atender s suas necessidades. Com a fragmentao das informaes, passam a surgir
problemas. Para tentar solucion-los, comearam a surgir os sistemas ERP, que agregam, em
um s sistema integrado, funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos
de negcios das empresas.
De acordo com Vieira (2006), os fluxos de informao podem ser subdivididos em fluxos
internos e fluxos externos. Fluxos internos so aquelas informaes produzidas e destinadas
aos agentes internos relacionados com a obra (solicitao de materiais, relatrios de produo,
situao sobre frentes de servio, comunicaes internas, etc.), enquanto fluxos externos so
as informaes produzidas e destinadas aos agentes externos obra (emisso de pedidos de
compra, acompanhamento de pedidos e fatura de fornecedores, por exemplo).
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materiais
30
4.3 SISTEMAS ERP

Conforme Souza e Zwicker (2000), os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) podem
ser definidos como sistemas de informao integrados, adquiridos na forma de pacotes
comerciais de software. Tm a finalidade de dar suporte maioria das operaes de uma
empresa (suprimentos, manufatura, manuteno, administrao financeira, contabilidade,
recursos humanos, etc.).
Riccio (1989) afirma que o ERP um sistema de informao concebido para operar de forma
sincronizada e integrada, pois considera a empresa como um nico sistema. Segundo Vieira
(2006), esse sistema visa resolver problemas de integrao de todas as informaes das
empresas, possibilitando que elas faam uma reviso em seus processos, eliminando
atividades que no agregam valor.
Cada departamento de uma empresa possui o seu prprio sistema. O ERP combina todos eles
juntos em um s programa de software integrado que trabalha com um banco de dados
comum. Assim, os vrios departamentos de uma empresa podem mais facilmente dividir
informaes e se comunicar entre si.
Nos tpicos a seguir, sero abordados aspectos relevantes relacionados aos sistemas ERP.
4.3.1 Definio e caractersticas

ERP so complexos sistemas centralizados que gerenciam os dados para o processo global
dentro de uma empresa (VIEIRA, 2006), ou seja, um sistema que integra e sincroniza todas as
informaes da empresa. Cada recurso financeiro ganho ou gasto, cada item produzido ou
vendido contabilizado no sistema. Um ERP tem como objetivo integrar todos os
departamentos e processos de uma empresa em um nico sistema, atendendo s necessidades
particulares destes departamentos. Padilha et al. (2004) definem o sistema ERP como:
Um sistema integrado que possibilita um fluxo de informaes nico, contnuo e

consistente por toda a empresa, sob uma nica base de dados. um instrumento para
a melhoria de processos como a produo, compras ou distribuio, informaes online e em tempo real. Em suma, o sistema permite visualizar as transaes efetuadas
pela empresa desenhando um amplo cenrio de seus negcios.
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31
Sistemas ERP so pacotes de softwares de gesto empresarial integrados com outros recursos
de automao e informatizao, que abrangem todos os processos da empresa, utilizando o
conceito de base de dados nica, pois todos os seus mdulos de acesso ou subsistemas esto
num nico software. Permite que todos (compradores, equipe de marketing, produo,
contadores, etc.) trabalhem com um mesmo plano, usando os mesmos nmeros e estratgias,
proporcionando um controle maior de todo o negcio (VIEIRA, 2006).
Os custos de aquisio e implementao de um ERP variam de acordo com o tamanho da
empresa e de sua operao, existindo pacotes de todos os tamanhos, uma vez que o sistema
ERP foi desenvolvido em mdulos. Possui aplicativos individualizados, especficos para cada
departamento da empresa, permitindo que se possa adquirir somente os mdulos que forem
necessrios. Esta caracterstica modular permite que cada empresa utilize somente os mdulos
que necessite e possibilita que mdulos adicionais sejam agregados com o tempo. Todos os
dados utilizados por um mdulo so armazenados na base de dados central, podendo assim ser
manipulados por outros mdulos.
Conforme Souza e Zwicker (2000), os sistemas ERP possuem uma srie de caractersticas
importantes para a anlise dos possveis benefcios e dificuldades relacionados com a sua
utilizao e com os aspectos pertinentes ao sucesso de sua implementao, tais como:
a) incorporao de modelos padro de processos de negcios;
b) necessidade de procedimentos de ajuste.
Processos de negcios podem ser definidos como um conjunto de tarefas e procedimentos
interdependentes, realizados para alcanar um determinado resultado empresarial como, por
exemplo, a compra de materiais ou o atendimento de uma solicitao de um cliente.
As caractersticas que, em conjunto, diferenciam os sistemas ERP de outros pacotes e
alternativas de desenvolvimento so o fato de serem integrados; utilizarem um nico banco de
dados para toda a organizao, o que possibilita a utilizao de um modelo de dados
corporativo; e sua grande abrangncia funcional. (VALENTE, 2004).
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materiais
32
4.3.2 Vantagens e desvantagens relacionadas utilizao do ERP

Mendes e Escrivo Filho12 (2002 apud VALENTE, 2004) destacam os resultados apontados
por diferentes autores, em relao s vantagens esperadas com a implementao de um
sistema ERP. As principais vantagens citadas so:
a) agilidade nos negcios;
b) base de dados nica;
c) controle e gesto;
d) eficincia;
e) obteno da informao em tempo real;
f) integrao das reas da empresa;
g) documentao de processos.
Para Rezende e Abreu (2003), uma das vantagens do ERP a sua flexibilidade, graas a sua
adaptabilidade s mudanas organizacionais, incluindo novos mdulos e usurios. Vieira
(2006) destaca os recursos mais importantes do sistema ERP:
a) cruzamento de dados;
b) no permite que as compras de materiais sejam efetuadas quando os valores
forem superiores aos estipulados no oramento prvio;
c) integralidade.
O sistema ERP permite cruzar os dados referentes aos gastos e recebimentos com o prprio
oramento em si. Os valores orados e projetados so registrados no fluxo de caixa, assim
como o que ser recebido e gasto, o que obriga o gerente de obra replanejar os custos at o
fim dos trabalhos, os quais tero de ficar automaticamente vinculados ao volume orado. O
gerente ter condies de saber, a qualquer momento, onde est ganhando e onde est
perdendo na obra, podendo efetuar o trade-off, ou seja, perder em determinadas tarefas ou
atividades, porm possvel compensar os custos em outras, de forma que atinja um benefcio
12
MENDES, J. V.; ESCRIVO FILHO, E. Sistemas integrados de gesto (ERP) em pequenas e mdias
empresas: um confronto entre o referencial terico e a prtica empresarial. Gesto e Produo, v. 9, n. 3, p.
277-296, dez. 2002.
__________________________________________________________________________________________
33
global num perodo especfico da construo. A integralidade proporcionada pelo sistema
permite que a sede da empresa esteja conectada permanentemente com todos os seus
canteiros, unificando o banco de dados e eliminando erros e evitando redundncias, como a
compra j efetuada de um determinado tipo de material ser novamente feita devido a um outro
pedido. As informaes chegam de forma mais clara, segura e imediata, proporcionando um
maior controle de todo o negcio, permitindo que uma empresa da construo civil gerencie e
controle a execuo das obras, em qualquer etapa do estgio de trabalho.
Ainda segundo Vieira (2006), as principais vantagens da utilizao do sistema ERP so:
a) integrao e padronizao de processos;
b) eliminao de redundncia;
c) reduo do tempo nas operaes;
d) eficincia;
e) adaptao s mudanas de processos.
Com a integrao, as informaes dispersas pelo fluxo de processos passam a ter mais
visibilidade. Por exemplo, um estoque de um determinado material que se encontre
fragmentado em vrios canteiros de obras: o sistema integrado permite a visibilidade do
quantitativo total desse material estocado em tempo real, enquanto os sistemas convencionais
isolados somente fornecem essa informao quando um processo de consolidao dos dados
for implementado manualmente. O ERP padroniza os processos existentes entre vrias
unidades, aumentando as suas eficincias.
Alm disso, com a integrao, as informaes repetitivas deixam de ser digitadas. Por
exemplo, o cadastro de produtos sendo bsico em todos os processos da empresa, como
estoques, preos, vendas, planejamento a produo, etc., no raro que as organizaes
apresentem mltiplas bases de produtos dispersos por vrios departamentos, como o de
vendas e marketing, planejamento de produo, manufatura e financeiro. Para o caso da
construo, informaes relativas aos fluxos de materiais, mo-de-obra e servios dos
diversos canteiros, nos sistemas convencionais normalmente so encontrados no
departamento financeiro, pessoal, produo e nos prprios canteiros, muitas vezes gerando
redundncias de informaes.
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materiais
34
Conforme Vieira (2006), a viso global e por processo permitir que lanamentos
individualizados ocorram uma nica vez, a partir da definio do responsvel pela
informao. Alm de reduzir o tempo, essa prtica d uma caracterstica mais confivel
informao existente. Os lanamentos da entrada de materiais no estoque permanecero
disponveis e visveis a todos os interessados em tempo real. Essa funo alimenta e atualiza
todos os processos afetados. Associado a uma reviso de processos, o ERP pode tornar as
atividades da empresa mais eficientes por meio da reduo de tempo desnecessrio, tarefas
suprfluas e melhoria nos controles. Reduo de tempos de entrega, reduo de estoques,
consequentemente, reduo de custos na cadeia logstica, conduz a cadeias eficientes. Como a
maioria das empresas de ERP desenvolve seus produtos para responder rapidamente s
necessidades do mercado, podem assim reagir satisfatoriamente s suas mudanas.
Resumidamente, pode-se dizer que as principais vantagens da utilizao de um sistema ERP
so a integrao dos diversos processos da empresa, agilidade na execuo das tarefas e
otimizao e automatizao dos processos, o que aumenta a produtividade e contribui na
reduo de custos. Desde que implementado corretamente, o sistema ERP pode trazer
significantes melhoramentos em eficincia para a empresa.
Porm, alm de possibilitar vantagens e benefcios s empresas, a utilizao de sistemas ERP
pode trazer tambm algumas desvantagens e problemas. A implementao de um sistema
ERP um projeto que demanda grande esforo por parte da empresa, e algumas vezes o
resultado esperado pode no ser alcanado (RIBEIRO; CORREIA, 2006).
Muitos gestores acham que a simples implementao de um sistema ERP, por si s, integra a
organizao. Porm, na prtica isso muitas vezes no acontece, pois se o sistema ERP no
encontrar um ambiente adequado para o seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa
ao esperado, desestruturando toda uma organizao (PINHEIRO, 2009). Laudon e Laudon13
(2004 apud VALENTE, 2004) ressaltam que os sistemas ERP:
Requerem no somente grandes investimentos em tecnologia, mas tambm

alteraes fundamentais no modo de operao das empresas. Elas tero de
reformular seus processos de negcios para fazer com que a informao flua
suavemente entre eles. Os funcionrios tero de assumir novas funes e
responsabilidades. As organizaes que no se convencerem de que essas mudanas
sero necessrias ou que sejam incapazes de faz-las tero problemas para
13

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35
implementar sistemas integrados ou podero no atingir um grau mais alto de
integrao entre processos funcionais e empresariais.
Segundo Palazzo et al. (2006), utilizando-se dos principais estudos e pesquisas publicadas,
pode-se apontar que as principais desvantagens da implementao de um sistema ERP so:
a) custos da implementao: a implementao de um sistema ERP apresenta
custos elevados e um alto consumo de tempo;
b) imposio de padres: as aplicaes ERP foram as empresas a modificar suas
formas de trabalho a fim de que os mdulos projetados possam ser
implementados;
c) grande repercusso dos erros: um dado incorretamente registrado no sistema
repercute em todos os demais processos em cascata. Alm disso, se o sistema
for parado, todas as operaes da empresa param;
d) elevado custo de erro: uma vez que a implementao consome uma quantidade
elevada de tempo, um tropeo na implementao pode levar a empresa a perder
a vantagem competitiva ou oferecer um espao demasiadamente grande para a
concorrncia, dificultando a sua posterior recuperao;
e) fornecedor nico: a adoo de um sistema ERP causa dependncia do
fornecedor do pacote, uma vez que a empresa no tem o domnio sobre a
tecnologia;
f) adaptao das informaes: apesar do grande volume de dados e informaes
no sistema, a sua customizao para a gerao de relatrios gerenciais no
um processo fcil.
Para Krasner14 (2000 apud VALENTE, 2004), o alto grau de complexidade que envolve os
sistemas ERP pode causar problemas de trs diferentes ordens: administrao, usurios e
questes tcnicas. Para o autor, os problemas de primeira ordem (administrao) so:
a) falta de plano integrado de desenvolvimento/implementao para as equipes;
b) falha na comunicao entre os diversos nveis de usurios e entre as prprias
equipes de implementao;
c) processo de tomada de decises mal estruturado ou inexistente;
d) ausncia de um plano e administrao de testes integrados;
e) no aplicao de conhecimentos adquiridos em implementaes passadas.
14
KRASNER, H. Ensuring e-business success by learning from ERP failures. IT Pro, jan./fev. 2000, p. 23-27.
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36
Com relao aos problemas de segunda ordem (usurios), Krasner cita a aceitao dos
usurios como o obstculo mais significativo nas implementaes de sistemas ERP. J entre
os problemas de terceira ordem (questes tcnicas), segundo o autor, esto:
a) pacotes de ERP incompletos ou pouco robustos;
b) problemas de integrao;
c) problemas de parametrizao;
d) problemas de baixa performance do sistema.
Um resumo das principais vantagens e desvantagens e desvantagens apontadas por esses
vrios autores apresentada no quadro 2.
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37
Quadro 2: vantagens e desvantagens da implementao de um sistema ERP
4.4 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP

Segundo Souza e Zwincker (2000), os sistemas ERP no so desenvolvidos para um cliente
especfico, mas procuram atender requisitos genricos do maior nmero possvel de empresas,
justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Para flexibilizar sua
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38
utilizao em um maior nmero de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram
desenvolvidos de forma que a soluo genrica possa ser customizada em um certo grau.
Dessa forma, para que possam ser construdos necessrio que incorporem modelos de
processos de negcio, obtidos por meio da experincia acumulada pelas empresas
fornecedoras em repetidos processos de implementao ou elaborados por empresas de
consultoria e pesquisa. Os sistemas ERP disponibilizam um catlogo de processos
empresariais, criado a partir de um extenso trabalho de pesquisa e experimentao. Muitas
vezes esto includos nesse catlogo processos e funes que fazem parte dos planos de
desenvolvimento de sistemas da empresa - cliente, mas que por alguma razo ainda no foram
implementados. A adoo de um sistema ERP torna-se, ento, uma oportunidade para que
estes processos sejam realmente incorporados aos sistemas da empresa (SOUZA;
ZWINCKER, 2000). Por outro lado, o sistema, ao invs de contribuir com os propsitos da
organizao, pode impedi-la de atuar de acordo com as prticas prprias do seu ramo de
atuao, criando, ao invs de uma soluo, um novo problema.
Adaptao o processo por meio do qual o sistema ERP preparado para ser utilizado em
uma determinada empresa. o processo de eliminao das diferenas entre o pacote e os
requisitos da empresa. Customizao a modificao de um sistema ERP para que este possa
se adaptar a uma determinada situao empresarial impossvel de ser reproduzida por
parmetros pr-existentes (SOUZA; ZWINCKER, 2000).
Na implementao de um sistema ERP, a primeira medida a ser tomada a seleo dos
mdulos que sero instalados. Para cada mdulo, so feitos ajustes nas tabelas de
configurao, para que o sistema se adeque da melhor forma possvel aos novos processos de
negcio. Mesmo com a customizao, alguns requisitos especficos das empresas podem no
ser alcanados. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares
ou abandonar seus requisitos especficos e adotar processos genricos. Sendo assim, a deciso
de implementao de um sistema ERP s deve ser tomada aps uma anlise detalhada dos
processos da empresa e das funcionalidades do sistema. Alm disso, muito importante que
as empresas considerem, desde o incio da implementao, os impactos que a redefinio dos
processos e a introduo do sistema tero na estrutura, cultura e estratgia da organizao.
Segundo Ribeiro e Correia (2006), na implementao de um sistema ERP existem diversas
fases, desde a deciso de implementao, determinao das necessidades da empresa, seleo
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39
do fornecedor e do pacote ERP, implementao do software com adaptao a necessidades
especficas e treinamento do pessoal, estabilizao, at a utilizao. Neste trabalho, a
implementao de um sistema ERP foi dividida em trs fases (deciso e seleo,
implementao e utilizao), conforme o quadro 3, que sero explicadas nos itens seguintes.
Quadro 3: fases da implementao
4.4.1 Deciso e seleo

Souza e Zwincker (2000) destacam que o conhecimento das aplicaes de sistemas ERP
obtido por meio do material disponibilizado pelos fornecedores, por artigos e publicaes, em
contatos profissionais e visitas a empresas que j estejam utilizando sistemas dos diversos
fornecedores. Na medida em que o conhecimento a respeito das possibilidades e benefcios
aumenta, tambm cresce a certeza da deciso por um sistema dessa natureza. Segundo os
autores, na fase de deciso e seleo que se deve considerar as vantagens e desvantagens do
modelo ERP e de cada um dos fornecedores, levantando caractersticas, funcionalidades e
possibilidades de cada um dos diferentes produtos para definir o pacote a ser implementado.
Aps a escolha do fornecedor, deve-se proceder ao planejamento do processo de
implementao: a definio do lder do projeto, a formao de um comit executivo, a
estruturao das equipes do projeto e a definio do plano geral de implementao. Em
muitos casos, as empresas optam por buscar o apoio de uma consultoria para suportar a
implementao de um ERP. Porm, segundo Alberto (2001), a existncia de um alto grau de
__________________________________________________________________________________________
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40
comprometimento do pessoal interno da empresa suficiente para o alcance do sucesso da
implementao.
Bancroft et al.15(1998 apud VALENTE, 2004) elencam os seguintes aspectos para o sucesso
da etapa de deciso e seleo:
a) comprometimento, desde o incio, da alta direo com o processo;
b) conhecimento e comunicao dos possveis benefcios e potenciais dificuldades
dos sistemas ERP para todos os nveis;
c) entendimento de que ser provavelmente necessrio mudar a organizao;
d) envolvimento dos usurios desde o princpio e obteno de seu
comprometimento com a alternativa selecionada;
e) escolha de um lder de projeto que possua habilidades de negociao e
gerenciamento de projetos, e experincia em realizao de mudanas
organizacionais.
4.4.2 Implementao
Para Souza e Zwincker (2000), a implementao de um sistema ERP pode ser definida como
(...) o processo pelo qual os mdulos do sistema so colocados em funcionamento em uma
empresa. Para tanto, segundo os autores, preciso que o sistema tenha sido adequadamente
selecionado, adaptado, customizado (se necessrio), que os dados iniciais tenham sido
inseridos no sistema, que os processos de negcio tenham sido alterados para adaptar-se
utilizao do sistema e que os usurios estejam devidamente treinados.
Esta etapa contempla as tarefas que vo desde o trmino da elaborao do plano de
implementao at o momento do incio da operao (SOUZA; ZWINCKER, 2000).
Conforme Laudon e Laudon16 (2004 apud VALENTE, 2004), a implementao engloba
todas as atividades organizacionais desenvolvidas em prol da adoo, gerenciamento e
rotinizao de uma inovao tal como um novo sistema de informao..
15
BANCROFT, N. H.; SEIP, H.; SPRENGEL, A. Implementing SAP R/3: how to introduce a large system into
a large organization. 2 ed.. Greenwich: Manning, 1998.
16

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41
O sucesso na implementao de um sistema ERP, segundo Riccio (1999), depende de
algumas condies:
O sucesso depende da execuo bem sucedida de uma srie de trabalhos de grande

envergadura como: a reviso e alterao dos processos da empresa reengenharia;
treinamento intensivo e extensivo dos funcionrios; parametrizao completa com
grande volume de detalhes; operao em ambiente cliente-servidor; adaptao da
empresa s caractersticas do software, entre outras.
Uma ao muito importante dentro do processo de implementao de um sistema ERP a

configurao do sistema. Consiste em uma preparao do ambiente para implementao dos
processos da empresa. o momento de definir os parmetros que iro garantir que o sistema
vai estar configurado conforme as regras de negcio da organizao. Tambm importante
fazer a definio dos perfis de acesso do sistema para os seus usurios (HYPLITO;
PAMPLONA, 2000).
Aps configurado o sistema, deve-se iniciar a fase de testes. Primeiro, ocorrem os testes
individuais de cada transao do sistema que ser utilizada aps a entrada em produo. Em
seguida, ocorrem os testes integrados, que passam atravs de vrios mdulos do sistema,
testando um processo completo, do incio ao fim. Neste momento muitos problemas e falhas
na configurao do sistema so detectados. Por ltimo, verificado o desempenho do sistema
para um volume real de transaes da empresa, atravs do teste de stress (MOLINARI,
2003).
Durante o processo de implementao do sistema, uma tarefa fundamental o treinamento
de usurios finais. O treinamento deve ser bem abrangente, agregando conhecimentos
relativos a todos os processos. Tambm interessante que haja um processo de
conscientizao dos usurios, em relao ao grau de comprometimento de cada um ser fator
importantssimo para o sucesso da implementao, e para eliminar as dvidas e rejeies
comuns em casos de grandes mudanas (JESUS; OLIVEIRA, 2007).
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materiais
42
Mendes e Escrivo Filho17 (2002 apud VALENTE, 2004) ressaltam que, dentre os aspectos
mais relevantes para o sucesso na implementao de um sistema ERP, citados por diversos
autores, esto:
a) anlise dos processos;
b) adequao e funcionalidades;
c) etapa crtica;
d) estratgia;
e) confiabilidade no fornecedor;
f) gerncia do projeto;
g) mudana organizacional;
h) profissionais com conhecimento tcnico e de negcio;
i) treinamento;
j) comprometimento da alta direo e dos usurios.
Jesus e Oliveira (2006), destacam trs os aspectos crticos envolvidos em um projeto de
implementao: a trade pessoas, tecnologia e processos. Segundo estes autores h
necessidade de um tratamento equilibrado entre esses fatores para que se obtenha xito total
na implementao.
4.4.3 Utilizao
Passada a etapa da implementao, o sistema passa ento a ser utilizado, e a fazer parte do
dia-a-dia das operaes da empresa. Os sistemas ERP, aps sua implementao, mantm-se
em crescente evoluo, na busca pela incorporao das novas necessidades demandadas pela
empresa, na correo de eventuais problemas surgidos ou na apresentao de novas e
melhores maneiras de executar os processos (SOUZA; ZWICKER, 2000).
17
MENDES, J. V.; ESCRIVO FILHO, E. Sistemas integrados de gesto (ERP) em pequenas e mdias
empresas: um confronto entre o referencial terico e a prtica empresarial. Gesto e Produo, v. 9, n. 3, p.
277-296, dez. 2002.
__________________________________________________________________________________________
43
4.4.4 Fatores crticos de sucesso na implementao de um sistema ERP

Correa e Cruz18 (2005 apud RIBEIRO; CORREIA, 2008) fizeram um grande levantamento
bibliogrfico, consultando trinta trabalhos diferentes, e listando todos os fatores crticos de
sucesso na implementao de um sistema ERP que foram mencionados pelos diversos
autores. No total, foram listados sessenta e nove fatores. O quadro 4 apresenta os dez fatores
mais relevantes, de acordo com o nmero de trabalhos em que foram mencionados.
Quadro 4: fatores crticos de sucesso

(CORREA;CRUZ, 2005 apud RIBEIRO,CORREIA, 2008)
18
CORREA, P. R.; CRUZ, R. G. Meta-anlisis sobre La implantacion de sistemas de planificacion de recursos

empresariales (ERP). Revista de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao, v. 2, n. 3, p. 245-273,
2005.
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materiais
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5 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA

CONSTRUTORA: IMPACTOS NO PROCESSO DE AQUISIO DE
MATERIAIS
5.1 ESTUDO DE CASO

Para conhecer os impactos causados no processo de aquisio de materiais em uma empresa
construtora devido implementao de um sistema ERP, foi utilizado o mtodo de estudo que
consiste em uma investigao emprica que investiga um fenmeno contemporneo dentro de
seu contexto da vida real (YIN, 2002).
O estudo de caso foi realizado em uma empresa da construo civil situada em Porto Alegre,
de mdio porte, com foco em obras residenciais de alto padro. A empresa conta com a
colaborao de aproximadamente 150 (cento e cinquenta) funcionrios com vnculo direto,
sendo quinze engenheiros e trs arquitetos. A mo de obra utilizada nos empreendimentos
basicamente terceirizada. Em 2001 a empresa conquistou a certificao da ISSO 9001, e
desde ento mantm esse padro em seus produtos e servios.
O estudo de caso foi desenvolvido na empresa entre os meses de setembro e outubro de 2009.
Para a realizao deste trabalho foram feitas entrevistas com o coordenador do setor de
suprimentos e com o coordenador do setor de informtica da empresa, com o almoxarife e
com o engenheiro residente de dois empreendimentos em andamento. Esses profissionais
foram escolhidos por sua grande participao no processo de aquisio de materiais e seus
conhecimentos na utilizao do sistema ERP adotado pela empresa.
5.2 LEVANTAMENTO DE DADOS

Para a realizao deste estudo de caso, buscou-se conhecer dados especficos sobre a
implementao do sistema ERP na empresa, e as modificaes ocorridas no processo de
aquisio de materiais. Para tanto, as entrevistas com os profissionais da empresa, abordam
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45
temas como motivos da implementao de um sistema ERP, procedimentos para a aquisio
de materiais, e a funo de cada empregado.
Primeiro, foi enviado um questionrio para o coordenador do setor de informtica da empresa,
visando a obter informaes sobre a implementao do sistema ERP. As informaes
requeridas tratavam de temas como: necessidade de implementao de um sistema; escolha do
fornecedor; investimento (treinamento, equipamentos, manuteno, atualizao); projeto de
implementao; perodo de adaptao e dificuldades encontradas.
Em seguida, foram colhidas informaes referentes ao processo de aquisio de materiais da
empresa junto ao coordenador do setor de suprimentos. Nesta entrevista, verificou-se como se
comportava o processo de aquisio de materiais antes da implementao do sistema ERP,
mapeando suas etapas e identificando falhas e atrasos. Tambm foi mapeado o processo de
aquisio de materiais atual, com base nos procedimentos da empresa.
Por fim, foram feitas entrevistas com o almoxarife e com um dos engenheiros residente, para
um melhor entendimento acerca do processo de aquisio de materiais e a fim de certificar as
informaes obtidas, como, por exemplo, o papel dos responsveis em cada etapa do
processo.
Alm das entrevistas realizadas, o estudo baseou-se tambm na anlise de documentos, como
manuais de procedimentos internos da empresa e em observaes do pesquisador.
5.3 IMPLEMENTAO DO SISTEMA ERP

Com o aumento no nmero de obras simultneas, a empresa comeou a apresentar problemas
na logstica de servios, uma vez que a comunicao entre a sede da empresa e os canteiros de
obras passou a se tornar mais complexa, dificultando e atrasando alguns processos. A empresa
passou a ter dificuldades para manter um controle sobre a aquisio de materiais e entendeu
que deveria partir em busca de uma vantagem competitiva.
A empresa resolveu, ento, adotar um sistema ERP, visando a integrar seus departamentos,
reduzir o tempo das operaes, eliminar retrabalho e otimizar os servios, suprindo assim as
suas necessidades e aumentando a sua produtividade.
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materiais
46
Primeiro, era preciso escolher um fornecedor para o sistema. A empresa visitou algumas
outras empresas do setor, que j faziam uso de sistemas ERP, para obter informaes sobre os
programas e as empresas que os forneciam. Optaram ento por um fornecedor que possua um
sistema ERP voltado especificamente para o setor da construo civil.
A empresa sempre teve em mente que era necessrio um bom planejamento e pessoas com
experincia neste tipo de tecnologia, para que a implementao obtivesse sucesso. Escolhido
o programa que seria utilizado, a empresa fornecedora disponibilizou um apoio tcnico
especializado para que fosse feita a implementao do sistema, tornando o processo mais gil.
A diretoria da empresa reuniu-se com o responsvel pelo setor de informtica e com o
especialista disponibilizado e, juntos, procederam a um detalhado planejamento do processo
de implementao. Os envolvidos/lderes estruturaram equipes, definiram o plano geral de
implementao, mapearam as mudanas organizacionais e procedimentais que teriam de
ocorrer.
A empresa entendeu que, para obter sucesso na implementao do sistema ERP, alm da
escolha de um bom fornecedor, e de um programa que atendesse aos seus negcios, era
necessrio investir tambm na conscientizao dos funcionrios, mostrando que a busca do
objetivo era responsabilidade de todos, que o sucesso daquela implementao dependia da
ajuda de cada um. Alm da preocupao com a tecnologia, a empresa preocupou-se tambm
com os aspectos humanos que poderiam interferir no sucesso da implementao de um
sistema.
O sistema foi implementado em aproximadamente dez meses. A implementao deu-se em
duas fases: num primeiro momento, foram instalados trs mdulos. Com a criao de uma
verso web do sistema, houve uma segunda fase de implementao, e ento seis mdulos
foram implementados. Apesar de todo o planejamento e da ajuda especializada, a
implementao consumiu bastante trabalho de todos os envolvidos, pois foram vrios
processos sendo reestruturados ao mesmo tempo.
A empresa investiu em treinamentos com os usurios do sistema, que continuam ocorrendo
periodicamente. Alm disso, conta com um funcionrio que trata especificadamente de erros e
problemas que possam ocorrer no sistema, e com uma central de atendimento e suporte
disponibilizada pela empresa fornecedora do software.
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47
5.4 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS

O processo de aquisio de materiais realizado pela empresa estudada segue um procedimento
interno, que estabelece as etapas a serem seguidas para a realizao de qualquer tipo de
compra.
O processo de aquisio de materiais da empresa sofreu diversas modificaes com a
implementao do sistema ERP. Nesta etapa do trabalho, ser demonstrado, de forma breve,
como era o processo de aquisio de materiais antes da implementao do sistema ERP. Logo
aps, ser detalhada a sua configurao atual, com todas as modificaes feitas.
Independentemente da implementao ou no de um sistema ERP, pode-se dizer que a
empresa basicamente divide o processo de aquisio de materiais em quatro etapas:
a) 1 etapa: elaborao de projetos e memorial descritivo;
b) 2 etapa: oramento e cronograma de compras;
c) 3 etapa: solicitao de materiais;
d) 4 etapa: recebimento do material.
O plano geral de aquisio de materiais se inicia na fase de elaborao de projetos e no
memorial descritivo, onde se definem os principais materiais que sero usados para a
execuo da obra. Quanto mais especificados estiverem os materiais, melhor ser a aquisio.
Com os materiais que sero usados definidos, se elabora o oramento, que mostrar a
totalidade dos materiais, com seus quantitativos. O cronograma de compras define as datas
de previso de compra de materiais, de acordo com o cronograma fsico da obra. Com o
surgimento da necessidade, feita a solicitao de materiais pelo engenheiro da obra. Por
fim, o material recebido e conferido pelo almoxarife.
As etapas iniciais do processo de aquisio de materiais no foram influenciadas pela
implementao de um sistema ERP. Apenas as duas ltimas etapas sofreram modificaes. A
seguir, ser mostrado como essas etapas (solicitao de materiais e recebimento do material)
funcionavam antes da implementao do sistema. Logo aps, ser feito o detalhamento dessas
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materiais
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duas etapas do processo de aquisio de materiais, mostrando exatamente como funcionam,
aps a implementao de um sistema ERP na empresa.
5.4.1 O processo de aquisio de materiais antes da implementao de um

sistema ERP
O processo de compras era realizado basicamente de forma manual, com alguns componentes
realizados via computador. At o ano de 2001, aproximadamente, a empresa possua uma
mdia de duas obras simultneas, e o processo de aquisio de materiais era bastante
simplificado. Com base em entrevistas com funcionrios mais antigos da empresa, a figura 4
mostra como era o processo de aquisio de materiais antes da implementao do sistema
ERP.
Figura 4: processo de aquisio de materiais antes da implementao do ERP

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A necessidade de um material era percebida por integrantes do corpo tcnico da obra. O
engenheiro da obra ou o mestre ento faziam um levantamento quantitativo do material
necessrio. A quantidade e especificao dos materiais eram passadas, atravs de uma simples
anotao ou at mesmo verbalmente, para o almoxarife da obra.
O almoxarife, antes de solicitar o material, consultava o estoque, atravs de fichas de controle,
para saber se aquele material no havia sido pedido anteriormente. Com a confirmao de no
haver o material no estoque, era passada para o engenheiro uma Requisio de Material, com
a quantidade de material solicitada. No existia um procedimento padronizado de solicitao
do material, isto , no momento da solicitao, cada obra realizava esta atividade de acordo
com as diretrizes do seu almoxarife. Alguns almoxarifes solicitavam com antecedncia os
materiais, enquanto outros deixavam para pedir os materiais sem obedecer s datas
preestabelecidas para os pedidos. O engenheiro levava diariamente a Requisio de Material
at o escritrio da empresa.
O responsvel pelo setor de compras recebia a Requisio, e realizava ento a cotao de
preos do material. No existia um critrio preestabelecido para a realizao desta atividade.
Geralmente eram feitas trs cotaes, com fornecedores, via fax ou telefone. Aps a cotao,
era realizada uma negociao verbal com o fornecedor.
Posteriormente, o comprador entregava a Requisio ao gerente da empresa, que analisava os
custos do pedido, as condies de pagamento, o cronograma da obra, e ento autorizava a
compra, devolvendo a Requisio ao comprador, para que o mesmo continuasse o processo.
Em casos de grandes aquisies, o fornecedor se deslocava at a sede da empresa, e assinava
o pedido de compra.
Como no era enviada uma cpia do pedido de compra para a obra, no momento do
recebimento do material o almoxarife se baseava apenas nas especificaes contidas na nota
fiscal para fazer a conferncia do material.
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materiais
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5.4.2 O processo de aquisio de materiais aps a implementao de um

sistema ERP
Com a ajuda das entrevistas feitas com os funcionrios, e com a anlise dos procedimentos
internos da empresa, foi elaborado o mapeamento do atual processo de aquisio de materiais.
Com a implementao do sistema ERP pela empresa, o processo de aquisio de materiais foi
revisado. Foram elaborados novos procedimentos de compras, e ocorreram mudanas
organizacionais, com o surgimento de novos departamentos, como o de Suprimentos.
Tambm foi elaborado um procedimento chamado Plano de Compras, que antecede o incio
das atividades de uma nova obra.
O Plano de Compras composto pelo oramento da obra, pelo memorial descritivo de
acabamentos, curva ABC, cronograma fsico, cronograma de compras e pelas plantas de
detalhamento. O Plano de Compras contm dados que descrevem claramente os produtos a
serem adquiridos ao longo de cada empreendimento. Cada obra tem disponvel seu respectivo
Plano de Compras, para consulta e verificao. O Departamento de Suprimentos
responsvel pela elaborao deste plano, juntamente com os engenheiros responsveis pela
obra. O Departamento de Suprimentos tambm o responsvel pela disponibilizao do
mesmo para as respectivas obras.
Aps a elaborao do Plano de Compras, aguarda-se o incio dos servios. Com o comeo das
atividades no canteiro de obras, surge a necessidade de materiais. Essa necessidade gera as
primeiras ordens de compras. Esse processo de aquisio de materiais pode ser melhor
visualizado na figura 5, e ser explicado na sequncia.
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Figura 5: processo de aquisio de materiais aps a implementao do ERP
Com o auxlio do Cronograma Fsico de atividades da obra e o Cronograma de Compras,

que esto disponveis no Sistema ERP, so realizadas reunies semanais entre o corpo tcnico
da obra (engenheiros, empreiteiros, mestre de obras e estagirio de engenharia), sendo
identificada a necessidade de material. Para que essa necessidade seja atendida, feito um
levantamento quantitativo (previso de consumo).
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materiais
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O almoxarife da obra, com os quantitativos definidos, verifica atravs do sistema ERP se o
material solicitado pelo Engenheiro est disponvel no estoque da obra. Existindo o material
no estoque, na quantidade necessria, o mesmo liberado pelo almoxarife. No tendo o
material em estoque, preenchida uma Planilha de Solicitao padro da empresa, onde
devem constar as especificaes do material, a unidade, quantidade e apropriao, alm das
datas de solicitao e entrega e a autorizao do Engenheiro Residente. Esta planilha
arquivada na obra, e serve como um dos controles de materiais solicitados pelo almoxarife.
O almoxarife consulta ento o banco de dados geral da empresa, atravs do sistema ERP, para
saber se os materiais que sero solicitados j esto cadastrados. Se o material j est
cadastrado, elaborada a Solicitao de Compra.
Caso algum insumo no esteja cadastrado no banco de dados geral da empresa, o almoxarife
envia uma Planilha de Solicitao de Cadastro de Material, via mensagem eletrnica
(email), para o Departamento de Suprimentos, com os respectivos dados do insumo (descrio
do material, detalhes e marca). O responsvel pelo Departamento de Suprimentos ento
cadastra o novo insumo. Feito esse processo, a obra recebe uma mensagem eletrnica com a
confirmao do cadastro, e ento segue a solicitao do material.
Com os insumos todos cadastrados, atravs do sistema ERP o almoxarife faz a requisio do
material (Solicitao de Compra), com base na planilha anteriormente preenchida e
comunica ao Engenheiro Residente da obra que a solicitao j foi feita. O Engenheiro
Residente ento consulta o sistema, e verifica as quantidades, dados e apropriaes da
solicitao. Na Solicitao de Compra, especificada a data de entrega do material, sempre
respeitando os prazos estipulados no Plano de Compras. Com a confirmao de todos os
dados, feita a liberao de primeira alada. Caso algum dado da Solicitao de Compra no
esteja correto, a solicitao volta para o almoxarife, para que seja refeita.
Aps a liberao feita pelo Engenheiro Residente, aguardada a liberao de segunda alada,
de responsabilidade do Engenheiro Gerente da obra. Aps a liberao das duas aladas, a
solicitao de material chega, atravs do sistema, para o Departamento de Suprimentos. As
Solicitaes de Compra podem ser feitas e liberadas pelos Engenheiros em qualquer data,
porm recomendvel que isso ocorra apenas nos dias 15 e 30 de cada ms, uma vez que o
comprador (Departamento de Suprimentos) emite um relatrio dessas solicitaes apenas nos
dias 16 e 1.
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Com a Solicitao de Compra liberada, o Departamento de Suprimentos busca possveis
fornecedores. Existindo fornecedores do tipo de material solicitado cadastrados no sistema,
verificado se j existe uma cotao (preo acordado) dos valores dos materiais. A empresa
possui contrato com alguns fornecedores, com valores pr-definidos para alguns materiais. Se
no existem possveis fornecedores cadastrados, feita a seleo e cadastramento de novos
fornecedores, atravs do preenchimento de um formulrio de Seleo e Cadastro de
Fornecedores.
A empresa possui um cadastro que contm dados que dizem respeito assiduidade do
fornecedor, preos praticados, qualidade e quantidade de materiais, alm de subsdios que
possam informar a potencialidade econmica de cada fornecedor. Os fornecedores so
constantemente avaliados, de acordo com um procedimento interno, sendo reavaliados a cada
trs anos.
Aps o novo cadastro, parte-se para a cotao de valores do material. Uma planilha de
cotaes enviada, via mensagem eletrnica ou fax, para os provveis fornecedores, contendo
as especificaes do material solicitado, como quantidade, descrio, unidade. Os
fornecedores informam ao comprador, por escrito, os seus valores, que so lanados no
sistema ERP. O sistema possibilita uma melhor visualizao das informaes, auxiliando o
comprador na escolha do fornecedor, atravs da anlise dos preos, marcas e qualidade.
Decidida a empresa que ir fornecer o material, ento elaborado o Pedido de Compra. O
pedido deve ser aprovado pelo coordenador do setor de suprimentos, que far uma anlise de
preo, quantidade e apropriao, e pelo gerente geral de produo, que analisar a viabilidade
tcnica, para a obra, dos materiais.
Aps a aprovao, enviada para o fornecedor, atravs do sistema, uma mensagem
eletrnica com o Pedido de Compra. Tambm enviada, automaticamente, cpia para o
almoxarife da obra, pois quem recebe os materiais.
O recebimento do material na obra preferencialmente realizado pelo almoxarife, que o
funcionrio que foi capacitado para essa funo. No momento de recebimento, deve-se
verificar se os materiais foram entregues na quantidade e no prazo correto, assim como se no
houve nenhum tipo de avaria durante o transporte. Caso os materiais no estejam em
conformidade, o Engenheiro Residente chamado, e recusa o recebimento. A renegociao
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materiais
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feita pelo Departamento de Suprimentos, que decide se ser agendada uma nova entrega, ou
se o pedido ser cancelado. Se os materiais recebidos estiverem em conformidade com o
Pedido de Compras, o material aceito.
O Engenheiro Residente ento confere a nota fiscal emitida pelo fornecedor, verificando se as
informaes esto corretas (quantidades, prazos de pagamentos). Estando tudo de acordo, a
nota enviada, atravs de um servio de coleta particular, para o Departamento de
Suprimentos, que faz o lanamento da nota fiscal e a envia para o setor financeiro da empresa,
que ento autoriza o pagamento.
5.4.2.1 Plano de Compras

O Plano de Compras, elaborado pelo Setor de Suprimentos em conjunto com os Engenheiros
responsveis pela obra, composto por:
a) oramento da obra: define a totalidade dos materiais que constituem a obra;
b) memorial descritivo de acabamentos: define os materiais relativos aos
acabamentos de cada obra;
c) curva ABC: a descrio de um grfico que define os materiais com relao ao
custo;
d) cronograma fsico: define o calendrio previsto de execuo da obra;
e) cronograma de compras: define as datas de previso de compra dos materiais e
servios, de acordo com o cronograma fsico de cada obra;
f) plantas de detalhamento: detalham os materiais, baseando-se no Memorial
Descritivo de Acabamentos.
O item Plantas de Detalhamento facultativo, sendo o Plano de Compras vlido mesmo sem a
sua existncia. Os cronogramas (fsico e de compras) podem ser includos no Plano de
Compras aps o trmino das fundaes da obra.
Os itens Oramento da Obra e Curva ABC ficam disponveis para visualizao no sistema
ERP, enquanto os demais so disponibilizados atravs de um endereo eletrnico.
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5.4.2.2 Avaliao de fornecedores
Os fornecedores de produtos controlados so avaliados ao final da etapa de entrega do
material, de acordo com uma Instruo de Trabalho elaborada pela empresa.
Com base na listagem de materiais controlados (avaliados), define-se aqueles fornecedores
que passaro por avaliao. Os materiais controlados esto listados no quadro 5, e foram
escolhidos tendo como referncia o SIAC - Sistema de Avaliao da Conformidade de
Empresas de Servios e Obras da Construo Civil no mbito do PBQP-H.
Quadro 5: materiais controlados
Qualquer funcionrio pode registrar sua avaliao de fornecedores atravs de um Relatrio

de No Conformidade (RNC). As obras avaliam os fornecedores observando atendimento,
prazo, qualidade e entrega, lanando suas avaliaes no sistema ERP.
Mensalmente, o gerente de Suprimentos analisa as RNC e os relatrios de avaliao
constantes no sistema, e a partir dessas informaes gera a avaliao do fornecedor, utilizando
os conceitos apresentados no quadro 6.
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materiais
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Quadro 6: conceitos de avaliao
Os itens avaliados so:

a) atendimento: referente ao atendimento dispensado pelo fornecedor em relao
empresa;
b) prazo: se a entrega foi feita dentro do prazo acordado;
c) qualidade: diz respeito qualidade do produto, tanto na entrega quanto no uso;
d) ps venda: referente ao atendimento nas aes posteriores venda;
e) entrega: quantidades e valores.
Para cada item avaliado, dada nota 0 (zero) ou 4 (quatro), onde 0 quer dizer que no atende
as expectativas, e 4 quer dizer que atende bem.
As avaliaes ficam disponveis a todos os funcionrios, atravs de meio eletrnico. Qualquer
um pode solicitar ao departamento de Suprimentos que lhe envie as avaliaes, atravs de
mensagem eletrnica.
Caso o fornecedor, na avaliao, tenha um item vermelho (ruim) mais um item amarelo
(regular), ou trs itens amarelos, ele comunicado do problema, e tem trinta dias para
recuperao. Caso no recupere, recebe noventa dias de suspenso.
Caso apresente dois itens vermelhos, ou um item vermelho mais dois itens amarelos, ou
quatro itens amarelos, o fornecedor recebe diretamente noventa dias de suspenso.
Em caso de terceira reincidncia, o fornecedor desclassificado para fornecimento. Em casos
especiais, dentro de sua anlise crtica, a diretoria da empresa se reserva o direito de liberar
um fornecedor que tenha sido desclassificado. Nesses casos, a liberao se d atravs do
carimbo Liberado Sob Concesso.
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5.4.3 As mudanas no sistema da aquisio de materiais decorrentes do

processo de implementao do ERP
Ao se analisar o processo de aquisio de materiais utilizado antes da implementao do
sistema ERP, pode-se perceber que existem certas operaes que no agregam valor ao
processo, causando atrasos e retrabalho. As principais falhas identificadas so:
a) requisio de materiais: o Engenheiro passa a quantidade e especificao do
material necessrio para o almoxarife, que preenche uma requisio de material
e a repassa para o Engenheiro, que fica responsvel por lev-la at a rea de
compras, na sede da empresa. Tal operao no traz agilidade ao processo de
compras, muito pelo contrrio, perde-se muito tempo nessa etapa. Alm disso,
no h um procedimento padronizado para a solicitao de material, resultando
em pedidos atrasados ou com muita antecedncia, o que dificulta o
gerenciamento do processo de compras;
b) autorizao da compra: o comprador entrega a requisio de materiais ao
gerente da empresa, que faz uma anlise, e s ento autoriza a compra. A
requisio ento devolvida ao comprador, para dar continuidade ao processo.
Acaba gerando uma sobrecarga de trabalho para o gerente, j que a anlise dos
custos, condies, cronogramas, so feitas manualmente atravs da verificao
de documentos, planilhas e oramentos, resultando em desperdcio de tempo e
muitas vezes em uma compra indevida ou mal realizada;
c) recebimento do material: uma vez que a obra no recebe cpia do pedido de
compra, o almoxarife tem que fazer a conferncia do material recebido com
base apenas nas especificaes constantes da nota fiscal.
Aps a implementao do sistema ERP, o processo de aquisio de materiais passou a contar
com novas operaes, visando a agilizar todo o processo e torn-lo mais eficiente. Todas as
informaes passaram a ficar armazenadas no sistema, possibilitando, quando necessrio, uma
consulta rpida aos materiais em estoque, cadastro de fornecedores, documentos e valores de
materiais, por exemplo. As principais mudanas observadas foram:
a) consulta ao estoque: antes feita atravs de fichas de controle (cujo acesso
cabia apenas ao almoxarife), ao ser feita atravs do sistema ERP, passou a
existir um maior controle, e todos os usurios passaram a ter acesso;
b) cadastramento dos materiais em um banco de dados nico: o cadastramento
de todos os materiais em um nico banco de dados diminui erros de
nomenclatura, e evita que sejam feitos pedidos de materiais errados. Este banco
de dados constantemente atualizado, com a incluso de materiais que ainda
no haviam sido cadastrados;
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c) verificao de dados e apropriaes: a apropriao o mtodo atravs do
qual o Engenheiro Residente controla as quantidades de material que ser
necessrio, e determina em qual item do oramento aquele material ter seus
custos abatidos, gerando um melhor controle financeiro;
d) liberao da solicitao de compra: passou a ser feita em duas aladas
(primeiro, h liberao pelo Engenheiro Residente, e s aps o Gerente da obra
libera a solicitao de compra). Dessa forma, o pedido de compras chega ao
coordenador de suprimentos com muito mais confiabilidade, uma vez que os
Engenheiros participaram ativamente da sua elaborao. A liberao da
solicitao de compras deve ocorrer apenas nos dias 15 e 30 de cada ms, e o
relatrio emitido no dia posterior.
e) cadastro de fornecedores: a empresa cadastra no sistema ERP possveis
fornecedores (que so regularmente avaliados), com o preo de alguns
materiais previamente acordados;
f) cotao: enviada para o fornecedor uma Planilha de Cotaes, com as
especificaes do material solicitado. O fornecedor passa seus valores ao
comprador, que os lana no sistema. Como o sistema integrado, com um
banco de dados nico, possibilita uma melhor visualizao das informaes,
auxiliando o comprador na escolha do fornecedor. Alm disso, como feita por
escrito, d maiores garantias de cumprimento.
A liberao da solicitao de compra em dias predeterminados forou os engenheiros a um
planejamento maior e mais antecipado da aquisio de materiais. Alm disso, melhorou o
poder de negociao do setor de suprimentos com os fornecedores ao agrupar os pedidos de
todas as obras em um nico grande pedido, pois a quantidade de material pode influenciar
significativamente o preo.
Com o auxlio do software, e o maior nmero de verificaes por parte dos integrantes da
empresa, as informaes ficaram mais confiveis e com uma maior facilidade de
rastreabilidade e correo de erros. Aumentou a quantidade de operaes realizadas no
processo de aquisio de materiais, mas ao mesmo tempo o fluxo de informaes ficou mais
veloz, com a obteno de informaes em tempo real. O ciclo de aquisio, que antes da
implementao do sistema era de 15 dias, passou para 10 dias, mesmo com o aumento do
nmero de etapas.
Uma das grandes vantagens obtidas com a implementao do sistema ERP na empresa foi a
padronizao dos processos. Antes, alguns procedimentos, como solicitao de material e
cotao de valores, eram feitos de acordo com as diretrizes do funcionrio encarregado, no
havia um padro a ser rigorosamente seguido. Com a utilizao do sistema, a empresa passou
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a adotar o mesmo procedimento de aquisio de materiais em todas as obras, eliminando
possveis erros.
Porm, percebe-se que ainda precisam ser feitas algumas melhorias no sistema, como permitir
a liberao da solicitao de compra somente nas datas recomendadas. Alm disso, pode-se
citar como uma das desvantagens da utilizao do sistema ERP o fato de a empresa ficar
dependente do bom funcionamento do software, tendo os processos interrompidos em caso de
uma pane ou bug no sistema fato que, segundo os funcionrios entrevistados, j ocorreu.
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6 CONSIDERAES FINAIS
Este estudo teve como objetivo analisar o impacto exercido pela implementao de sistemas
ERP sobre o processo de aquisio de materiais de uma empresa construtora. A partir da
reviso bibliogrfica e de um estudo de caso envolvendo a implementao de um sistema ERP
em uma empresa construtora de Porto Alegre, pode-se afirmar que, se implementado de forma
correta, o sistema ERP para o bom gerenciamento do processo de compras, colaborando para
que seus principais objetivos sejam garantidos: a obteno de um fluxo contnuo de materiais,
adquiridos pelo menor preo possvel, obedecendo a padres de qualidade, processo
confivel, padronizado, com menos atrasos, etc.
De modo geral, as principais desvantagens da implementao so os custos elevados, o tempo
e trabalho despendidos (uma vez que preciso reestruturar vrios processos) e a dependncia
do fornecedor do software, pois a empresa no tem o domnio sobre a tecnologia. Porm, uma
criteriosa seleo do software e da empresa fornecedora, e ajuda especializada no momento da
implementao, somadas a um bom planejamento, conscientizao e treinamento dos
funcionrios, foram fatores que garantiram que o processo de implementao do sistema na
empresa estudada fosse feito de acordo com o esperado, em termos de tempo e custos.
Como vantagens da implementao do sistema ERP na empresa, pode-se citar um aumento na
agilidade e melhoria das operaes j existentes no seu processo de aquisio de materiais, e
um maior controle das atividades, uma vez que os processos foram padronizados. Alm disso,
ao possibilitar que a sede da empresa tenha rpido acesso a todos os documentos e
informaes referentes a cada uma das obras, o sistema garante ganho de tempo e eficincia
na tomada de decises.
Por outro lado, o estudo demonstrou que a implementao de sistemas ERP tambm pode
afetar negativamente o processo de aquisio de materiais de uma empresa construtora. Ao
ser feito, por exemplo, um pedido de compra com um grande nmero de materiais no
cadastrados, pode haver um atraso no processo, uma vez que todos esses materiais devem ser
includos no cadastro. Alm disso, a empresa precisa contar com o comprometimento dos
funcionrios, pois o bom funcionamento do sistema depende do lanamento de dados corretos
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61
no sistema. Caso contrrio, uma informao errada registrada no sistema repercute em todos
os demais processos.
Por limitaes de tempo, o presente estudo no buscou propor diretrizes para a
implementao de sistemas ERP em empresas sob a perspectiva do processo de aquisio de
materiais. Porm, os dados observados parecem indicar que a implementao de sistemas
ERP, desde que cercada de alguns cuidados, como um bom planejamento, comprometimento
da direo e treinamento de funcionrios, pode resultar em relativas melhorias no processo de
aquisio de materiais de uma empresa. No entanto, uma investigao mais aprofundada
necessria para comprovar e ampliar estes aspectos, o que se sugere seja realizado em futuros
estudos.
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Implementação de ERP para Uma Construtora

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

Ccero Rodrigues Sallaberry

IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA

CCERO RODRIGUES SALLABERRY

IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA

Trabalho de Diplomao a ser apresentado ao Departamento de

Orientador: Eduardo Luis Isatto

CCERO RODRIGUES SALLABERRY

IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA

Porto Alegre, 21 de dezembro de 2009

Prof. Eduardo Luis Isatto

Profa. Carin Maria Schmitt

Prof. Eduardo Lus Isatto (UFRGS)

Marcus Pereira Sterzi

Paulo Roberto Azevedo Osrio

Dedico este trabalho aos meus pais e minha namorada, que

Se as coisas so inatingveis... ora!

Palavras-chave: aquisio de materiais; sistemas de informao; ERP; setor de suprimentos

Figura 2: subsistemas de um empreendimento de construo..........................................

Figura 3: viso transacional do processo de compras ......................................................

Figura 4: processo de aquisio de materiais antes da implementao do ERP...............

Figura 5: processo de aquisio de materiais aps a implementao do ERP.................

Quadro 2: vantagens e desvantagens da implementao de um sistema ERP..................

Quadro 3: fases da implementao...................................................................................

Quadro 4: fatores crticos de sucesso................................................................................

Quadro 5: materiais controlados.......................................................................................

Quadro 6: conceitos de avaliao......................................................................................

2 MTODO DE PESQUISA .........................................................................................

2.1 QUESTO DE PESQUISA ......................................................................................

2.2 OBJETIVOS DO TRABALHO ................................................................................

2.2.1 Objetivo Principal .................................................................................................

2.2.2 Objetivos Secundrios ..........................................................................................

2.3 DELIMITAES .....................................................................................................

2.4 LIMITAES ...........................................................................................................

2.5 DELINEAMENTO ....................................................................................................

2.5.1 Pesquisa Bibliogrfica ..........................................................................................

2.5.2 Levantamento de Dados e Entrevistas.................................................................

2.5.3 Anlise de Resultados ...........................................................................................

2.5.5 Consideraes Finais..............................................................................................

3 AQUISIO DE MATERIAIS EM EMPRESAS DE CONSTRUO ..............

3.1 SETOR DE SUPRIMENTOS....................................................................................

3.2 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS.....................................................

4 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO...............................................................

4.2 SISTEMAS DE INFORMAO...............................................................................

4.3 SISTEMAS ERP.........................................................................................................

4.3.1 Definio e Caractersticas....................................................................................

4.3.2 Vantagens e Desvantagens Relacionadas Utilizao do ERP.........................

4.4 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP..........................................................

4.4.1 Deciso e Seleo....................................................................................................

4.4.3 Fatores Crticos de Sucesso da Implementao de um Sistema ERP................

5 IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA

5.1 ESTUDO DE CASO...................................................................................................

5.2 LEVANTAMENTO DE DADOS...............................................................................

5.3 IMPLEMENTAO DO SISTEMA ERP.................................................................

5.4 PROCESSO DE AQUISIO DE MATERIAIS......................................................

5.4.1 O Processo de Aquisio de Materiais Antes da Implementao de um

5.4.2 O Processo de Aquisio de Materiais Aps a Implementao de um Sistema

5.4.2.1 Plano de Compras..................................................................................................

5.4.2.2 Avaliao de Fornecedores...................................................................................

5.4.3 As Mudanas no Sistema de Aquisio de Materiais Decorrentes do

BACCARINI, D. The Concept of Project Complexity a Review. International Journal of Project

2.1 QUESTO DE PESQUISA

2.2 OBJETIVOS DO TRABALHO