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DIARIO OFICIAL
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
el desarrollo archivstico y la investigacin histrica nacional con base en las mejores prcticas internacionales
adecuadas a la realidad nacional; vigilar y asegurar el cumplimiento de la ley Federal en materia de archivos y
el de sus disposiciones reglamentarias, y dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la
conservacin y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal;
Que en trminos del inciso i) del Considerando Sexto del Acuerdo publicado el 10 de agosto de 2010 en el
Diario Oficial de la Federacin, se estandarizaron bajo criterios de simplificacin administrativa, disposiciones,
polticas y procedimientos que se deben observar en la Administracin Pblica Federal en materia de
transparencia y rendicin de cuentas, cuyo propsito consisti en unificar y simplificar la poltica que facilitara
a los ciudadanos el acceso a una informacin socialmente til y focalizada;
Que bajo tal premisa, se compilaron y actualizaron en un solo instrumento jurdico, la normativa y el
manual aplicable de manera general en las materias de transparencia, rendicin de cuentas, y archivos, segn
el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la
Administracin Pblica Federal y el manual administrativo de aplicacin general en las materias de
transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de julio de 2010 y sus
reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012;
Que el 13 de mayo de 2014 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Reglamento de la Ley
Federal de Archivos, el cual establece, entre otras cosas, la integracin del Sistema Institucional de Archivos y
que el 3 de julio de 2015, se difundieron en el mismo medio oficial, los Lineamientos para la creacin y uso de
sistemas automatizados de gestin y control de documentos y los Lineamientos generales para la
organizacin y conservacin de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, los cuales promueven, por un lado,
el uso de mtodos y tcnicas que garanticen la localizacin y disposicin expedita de documentos
apoyndose en el uso de las tecnologas de la informacin y comunicaciones para mejorar la administracin
de archivos y, por el otro, medidas que aseguren la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y
conservacin de los documentos de archivo en posesin de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo
Federal, respectivamente;
Que el 7 de febrero de 2014 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Decreto por el que se
reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, en
materia de transparencia, en el cual se estableci la facultad del Congreso de la Unin para expedir diversos
ordenamientos legales Generales y Federales en materia de archivos y transparencia, siendo el caso que el 4
de mayo de 2015, se public en el Diario Oficial de la Federacin, la Ley General de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica, y
Que en virtud de lo anterior, y hasta en tanto el Congreso de la Unin expida la legislacin prevista en el
Decreto referido en el considerando que antecede, en materia de archivos y transparencia, es necesario
ajustar algunas disposiciones, criterios o procedimientos de aplicacin general para las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, en beneficio de la eficiencia y eficacia del servicio pblico; por
lo que he tenido a bien expedir el siguiente
ACUERDO QUE TIENE POR OBJETO EMITIR LAS DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS
DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL Y SU ANEXO
NICO
Ttulo Primero
De las Disposiciones Generales
Captulo I
Del mbito de Aplicacin y Definiciones
1.
Las presentes disposiciones generales y su anexo nico, tienen por objeto establecer las polticas,
disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y transparencia
que se debern observar en el Gobierno Federal.
El lenguaje empleado en este instrumento no pretende generar ninguna clase de discriminacin, ni
marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas a un
gnero u otro representan tanto al masculino como al femenino, abarcando ambos sexos.
Las presentes disposiciones generales y su anexo nico podrn servir de marco de referencia y de
buenas prcticas, para los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder
Ejecutivo Federal.
(Primera Seccin)
2.
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Para los efectos de las presentes disposiciones generales, sin perjuicio de que se mencionen en
plural o singular, se entender por:
I.
Definiciones:
Acta de baja documental: Documento oficial que certifica que prescribieron los valores
administrativos, legales, fiscales o contables de la documentacin generada por una
dependencia o entidad y que permite la accin de ejecutar la destruccin de documentos de
archivo por no contener valores histricos.
Acta de transferencia secundaria: Documento oficial que certifica que la documentacin
generada por una dependencia o entidad posee valores evidenciales, testimoniales e
informativos con el objeto de ser transferidos a un archivo histrico.
Anexo nico: Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administracin
Pblica Federal.
Archivo: Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las
dependencias y entidades.
Archivo de concentracin: Unidad responsable de la administracin de documentos cuya
consulta es espordica y que permanecen en sta hasta su destino final.
Archivo histrico: Fuente de acceso pblico y unidad responsable de administrar, describir,
conservar y divulgar la memoria documental institucional, as como la integrada por documentos
o colecciones documentales facticias con valor permanente y de relevancia para la memoria
nacional.
rea coordinadora de archivos: Componente normativo del sistema institucional de archivos
creado para desarrollar criterios en materia de organizacin, administracin y conservacin de
archivos; elaborar en coordinacin con las unidades administrativas los instrumentos de control
archivstico; coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin;
establecer un programa de capacitacin y asesora archivsticos; coadyuvar con el Comit en
materia de archivos, y coordinar con la Unidad de Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones la formalizacin informtica de las actividades antes sealadas para la
creacin, manejo, uso, preservacin y gestin de archivos electrnicos, as como la
automatizacin de los archivos.
Audiencias estratgicas: Organizaciones de la sociedad civil, colegios de profesionistas,
cmaras empresariales, organismos gremiales y otros actores clave de la sociedad, de la
academia o del sector privado cuya relevancia en la vida pblica nacional pueda facilitar la
difusin y asimilacin de la informacin socialmente til. Los lderes de opinin o expertos en
temas de inters pblico, as como los particulares podrn considerarse audiencia estratgica,
por su relevancia en la vida pblica nacional.
Baja documental: Eliminacin de aquella documentacin que ha prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos.
Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establece los
valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de
reserva o confidencialidad y el destino final.
Clasificacin archivstica: Proceso de identificacin y agrupacin de
homogneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
expedientes
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de
b)
c)
Aleatorio: Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser
igualmente representativos.
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(Primera Seccin)
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Siglas y acrnimos:
AGN: Archivo General de la Nacin.
AEIDA: Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos
de la Administracin Pblica Federal.
CONALITEG: Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
CA: Coordinador de archivo, responsable del rea coordinadora de archivo.
DGATAPF: Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la
Administracin Pblica Federal.
INAI: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacin y Proteccin de
Personales.
Datos
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SPH: Servidor Pblico Habilitado. Son los servidores pblicos designados por el titular de la
Unidad para recibir y dar trmite a las solicitudes de acceso a la informacin, en unidades
administrativas distintas a la Unidad de la dependencia o entidad.
TIC: Tecnologas de la informacin y comunicaciones.
UARRM: Unidad administrativa responsable de los recursos materiales.
UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
UPTCI: Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de la Secretara de
la Funcin Pblica.
Captulo II
De los Responsables de su Aplicacin
3.
4.
II.
Propiciar y verificar que se cumplan las disposiciones que emita el AGN a fin de garantizar la
gestin documental, as como las determinaciones y resoluciones del INAI en materia el acceso
a la informacin y de proteccin de datos.
5.
6.
Las disposiciones generales en las materias de archivos y de transparencia y su anexo nico, podrn
revisarse por el AGN y por la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de
la Secretara de la Funcin Pblica para efecto de su actualizacin, en mbito de sus respectivas
atribuciones.
7.
Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad
presupuestaria, capacitarn en materia de administracin y gestin documental a los servidores
pblicos que sean responsables de las reas de coordinacin de archivo, de los archivos de
concentracin, histrico, y de trmite, as como al personal que integre las unidades de
correspondencia y de las reas de tecnologas de la informacin y comunicaciones, a efecto de que
cuenten con los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes requeridos en las presentes
disposiciones generales.
Ttulo Segundo
De la Administracin de Archivos y Gestin Documental
Captulo I
De la Administracin de la Correspondencia y los Archivos
8.
En trminos de la Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los LGOCAPEF y los Lineamientos para
la creacin y uso de Sistemas Automatizados de Gestin y Control de Documentos, las
dependencias y entidades debern observar lo siguiente:
I.
Los sistemas institucionales de archivos contarn con una estructura organizacional operativa
tanto para la coordinacin de archivos como rea normativa, como para los archivos de trmite,
concentracin y en su caso, histrico.
II.
(Primera Seccin)
III.
9.
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b)
c)
d)
e)
f)
II.
a lo
b)
III.
10.
La documentacin contable identificada con probable valor histrico, de acuerdo con la Norma
de Archivo Contable Gubernamental, ser objeto de transferencia secundaria en apego a los
criterios tcnicos archivsticos emitidos por el AGN.
II.
Folios consecutivos;
b)
c)
Destinatario;
d)
Remitente;
e)
Tipo de documento;
f)
Nmero de documento;
III.
IV.
V.
VI.
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g)
h)
Observaciones;
i)
Anexos, y
j)
b)
c)
d)
e)
Nivel de importancia;
f)
g)
Modalidad de entrega, y
h)
Sello;
b)
Fecha;
c)
Hora de la recepcin;
d)
e)
f)
La descripcin de las copias, fotos, discos u otros elementos anlogos que se anexen al
escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda sin anexos;
b)
c)
(Primera Seccin)
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X.
XI.
11.
12.
a)
b)
c)
Domicilio del destinatario y remitente que incluyan calle, nmero exterior en su caso
interior, oficina, piso, colonia, cdigo postal, delegacin o municipio, estado y pas;
d)
e)
f)
Como parte del sistema institucional de archivos, todo documento generado en el ejercicio de las
funciones de los servidores pblicos deber:
I.
Ser tratado conforme a los principios y procesos archivsticos, independientemente del soporte
en que se encuentren;
II.
III.
Los expedientes en soporte papel que por su tamao lo requieran, deben ser integrados en
legajos para facilitar su manipulacin, consulta y as evitar prdida o sustraccin de la
informacin.
II.
III.
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Para consulta y prstamo de los expedientes, las dependencias y entidades debern observar lo
siguiente:
I.
II.
III.
IV.
14.
Las dependencias y entidades establecern mecanismos que garanticen que los servidores pblicos
que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisin, devuelvan los expedientes que hayan
solicitado al archivo de trmite, de concentracin, o en su caso, al histrico, mediante la liberacin de
no existencia de prstamos en los archivos de la unidad administrativa; al efecto, las reas
competentes instrumentarn los procedimientos para observar esta disposicin.
15.
16.
II.
Establecer en el Plan anual de desarrollo archivstico, las acciones que garanticen los
siguientes procesos en la gestin documental electrnica:
a)
Incorporacin;
b)
Registro;
c)
Clasificacin;
d)
e)
Valoracin documental;
f)
Almacenamiento;
g)
Uso y trazabilidad, y
h)
Destino final;
Legible en el futuro: La informacin electrnica, al ser una secuencia de bits, deber ser
accesible en los sistemas informticos, al menos, en los que se cre, se almacena, se
accede a ella, o en los que se utilizarn para su almacenamiento futuro;
b)
(Primera Seccin)
17.
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c)
Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de
nico con base en lo establecido en los Lineamientos para la creacin y uso de Sistemas
Automatizados de Gestin y Control de Documentos, los LGOCAPEF y dems
disposiciones aplicables;
d)
e)
Comprensible: La informacin para que sea comprensible, no basta slo que se conserve
su contenido, sino que es necesario conservar sus contextos de creacin y uso, es decir,
sus metadatos, que son los que aaden significado al contenido informativo, y
f)
Autntica: La informacin autntica es aquella fiable debido a que a lo largo del tiempo no
ha sido alterada, por lo que para conseguir esta autenticidad, se debe garantizar:
i.
ii.
iii.
18.
II.
Todos los grupos documentales sujetos a digitalizar deben estar organizados (identificados,
clasificados, ordenados y descritos) con base en el Cuadro general de clasificacin archivstica
y haber sido valorados conforme al Catlogo de disposicin documental;
III.
Realizar una planificacin detallada para la viabilidad del proyecto de digitalizacin que
considere:
IV.
a)
b)
b)
Justificacin;
c)
d)
Beneficios esperados;
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e)
f)
Alcance;
g)
Plan de trabajo;
h)
i)
j)
Gestin de riesgos;
k)
l)
(Primera Seccin)
V.
VI.
Conservar el documento en soporte papel aun cuando haya sido digitalizado, a menos que
exista disposicin legal, contable o administrativa que determine la eliminacin o baja, misma
que debe ser reflejo de lo establecido en el Catlogo de disposicin documental, y
La digitalizacin de documentos de archivo podr tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital
del documento y a las necesidades de cada dependencia y entidad, por lo que se podr implementar,
entre otros, para:
I.
II.
III.
b)
c)
b)
El acceso a esta documentacin estar determinado por niveles de acceso dentro del
sistema de administracin de documentos, debido a que ser el rea generadora la que
dispondr las condiciones de acceso a la serie o expedientes, segn sea el caso;
(Primera Seccin)
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consulta directa o bien completar fondos documentales, cuyo origen, procedencia o tema sean
afines, repartidos entre varias instituciones, facilitando con ello su conocimiento y uso. Antes de
llevar a cabo este tipo de digitalizacin deben atenderse los siguientes rubros:
IV.
20.
a)
Cumplir con un tratamiento archivstico riguroso y garantizar que los grupos documentales
susceptibles de digitalizacin cuenten con instrumentos de consulta basada en los
estndares de descripcin que corresponda, y
b)
Los documentos estn siendo sometidos a una intensa consulta, lo que provoca
riesgos en su conservacin o bien peligro de deterioro;
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
Podr llevarse a cabo por tipos documentales tomando en cuenta que el propsito
consiste en tener disponibles y accesibles los documentos e informacin para establecer
las operaciones de la dependencia o entidad, y
b)
Tanto los documento en soporte papel como los digitalizados deben recibir un adecuado
tratamiento archivstico.
Un proceso de digitalizacin de documentos de archivo, debe contemplar como mnimo las etapas
siguientes:
a)
b)
c)
Preparacin de documentos retirando elementos tales como clips, grapas, residuos de goma u
otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin;
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Control de calidad;
21.
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k)
Reproceso;
l)
m)
Para la gestin de los correos electrnicos relacionados con las funciones y atribuciones de las
dependencias o entidades, stas podrn:
I.
Utilizar cuentas de correo electrnico para las unidades administrativas con propsitos
institucionales, identificadas con el nombre de las mismas, adems de las cuentas de correo
electrnico que se asignan a los servidores pblicos;
II.
Utilizar plantillas predeterminadas para el envo de mensajes por el correo electrnico que
contemplen los siguientes campos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Leyenda institucional;
j)
Referencia, en el caso de que exista un antecedente del trmite del documento de correo
electrnico de archivo;
k)
Mensaje;
l)
m)
n)
o)
III.
Para control y seguimiento, los correos electrnicos que se emitan desde la cuenta de correo
electrnico de la unidad administrativa, recibirn el mismo tratamiento que cualquier pieza de
correspondencia de salida;
IV.
V.
VI.
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a)
b)
c)
Toda persona tendr acceso a la informacin pblica que generan las dependencias y entidades, en
los trminos establecidos por las disposiciones aplicables en la materia.
Los servidores pblicos debern permitir y garantizar el acceso a la informacin pblica, sin ms
lmite que el inters pblico, los derechos de privacidad y la proteccin de datos personales
establecidos en los ordenamientos en la materia.
23.
Los servidores pblicos de las dependencias y entidades para cumplir con el principio constitucional
de mxima publicidad en el acceso a la informacin pblica gubernamental, debern considerar lo
siguiente:
I.
Atender los requerimientos especficos que les formule las Unidades o los Comits relacionados
con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y trminos sealados en las disposiciones
aplicables;
II.
Cumplir con las obligaciones que derivan de la legislacin en materia de transparencia con
celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atencin en beneficio del
solicitante, considerando lo siguiente:
a)
Las solicitudes de prrroga o ampliacin del plazo de respuesta debern hacerse en forma
excepcional y siempre que exista una razn que motive dicho requerimiento;
b)
c)
d)
III.
IV.
Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones,
sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones
aplicables;
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V.
VI.
VII. Tomar en cuenta, para la identificacin y publicacin de la informacin socialmente til, las
buenas prcticas internacionales en la materia, as como las necesidades de informacin de
audiencias estratgicas.
24.
Las dependencias y entidades, para propiciar la transparencia de la informacin que generen, podrn
adoptar las siguientes acciones:
I.
II.
25.
b)
c)
Promover la capacitacin a favor de los servidores pblicos de que se trate, en los temas
relacionados con los archivos, el acceso a la informacin, la transparencia, y
d)
b)
c)
Coadyuvar con las unidades administrativas para el cumplimiento de las resoluciones que
dicte el INAI, en los recursos de revisin;
d)
e)
Los grupos de apoyo a que se refiere el artculo anterior realizarn las actividades siguientes:
I.
II.
III.
26.
(Primera Seccin)
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27.
Los servidores pblicos garantizarn el efectivo acceso de toda persona a la informacin en posesin
de las dependencias o entidades; as como de cualquier persona fsica, moral o sindicato que reciba
y ejerza recursos pblicos o realice actos de autoridad.
28.
29.
Las dependencias y entidades no podrn emitir acuerdos de carcter general ni particular que
clasifiquen documentos o informacin como reservada. La clasificacin podr establecerse de
manera parcial o total de acuerdo al contenido de la informacin del documento y deber estar
acorde con la actualizacin de los supuestos definidos en la normatividad aplicable.
Captulo III
De la Informacin Proactiva
30.
Las dependencias y entidades difundirn informacin proactiva en sus portales de internet, bajo los
rubros y contenidos que defina la UPTCI, para cuyo efecto se coordinar con la Unidad de Gobierno
Digital de la Secretara de la Funcin Pblica en el marco de las disposiciones aplicables a la
Ventanilla nica Nacional y dems normatividad vigente.
31.
La UPTCI podr solicitar a las dependencias y entidades cualquier informacin proactiva adicional
que permita complementar, mejorar o sustituir aquella publicada en sus portales de internet y que
resulte de utilidad para la ciudadana.
Captulo IV
De la Transparencia Focalizada
32.
33.
34.
II.
III.
Proteger y promover los derechos de las personas, buscando eliminar cualquier tipo de
discriminacin e inequidad social;
IV.
V.
Facilitar el acceso a bienes y servicios tanto pblicos como privados, para mejorar la provisin
y la calidad de los mismos.
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(Primera Seccin)
36.
Las dependencias y entidades, a travs de los portales de internet, o as como de otros sistemas o
medios, establecern mecanismos de encuesta o captacin de comentarios, a fin de propiciar el
mejoramiento de la calidad de la informacin o bien, para analizar el efecto que tiene la difusin de la
informacin socialmente til en el logro del propsito y los objetivos previamente definidos. En
cualquier caso, se debern aclarar los fines y el tratamiento que se dar a la informacin obtenida a
travs de stos.
37.
38.
I.
Verificarn que la informacin est libre de restricciones para su acceso, uso, edicin,
reproduccin, proceso o cita, en trminos de las disposiciones jurdicas aplicables;
II.
Indicarn al usuario que al usar, editar, reproducir, procesar o citar la informacin, se deber
referir la localizacin electrnica y fecha e incluso hora, en que realiz la consulta de la misma
en el portal institucional de internet;
III.
IV.
V.
Con el propsito de que la adopcin de las TIC propicie un mejor aprovechamiento de los recursos
pblicos y una adecuada transparencia en la administracin de la informacin, las dependencias y
entidades debern:
I.
II.
III.
Asegurar la interoperabilidad con otros activos de TIC o de cualquier otra aplicacin existente
en esta materia.
39.
40.
La UPTCI emitir de manera anual una gua que defina acciones que permitan a las dependencias y
entidades identificar, generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir informacin socialmente til,
y revisar la informacin que se difunda y en su caso, solicitar que sea complementada, mejorada o
sustituida cuando no rena los supuestos sealados en las presentes disposiciones, o bien, si dado
el contexto o circunstancia, es necesario difundir de manera extraordinaria informacin que resulte de
inters general para la sociedad, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia.
Captulo V
De la Participacin Ciudadana
41.
Las dependencias y entidades difundirn informacin relacionada con los mecanismos y acciones de
participacin ciudadana a travs del portal de internet gob.mx en la seccin Participa, en los rubros y
contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica
Nacional y dems normatividad vigente.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
42.
43.
44.
II.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Anexo nico
Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administracin Pblica Federal
1.
Objetivos
1.1.
Objetivo General
El presente manual tiene por objeto establecer procedimientos especficos para la
administracin de la correspondencia y para la organizacin, seguimiento, uso, localizacin,
transferencia, resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de
archivo que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio las
dependencias y entidades en sus archivos, as como en la materia de transparencia.
1.2.
Objetivos Especficos
Establecer procedimientos para la operacin de las unidades administrativas, de la Unidad y
del Comit, simplificados e integrales.
Promover la comunicacin efectiva entre las unidades administrativas, la Unidad y el Comit.
Propiciar el cumplimiento de las disposiciones generales en las materias de archivos y
transparencia para la Administracin Pblica Federal.
Establecer procedimientos para la organizacin, seguimiento, uso, localizacin, transferencia,
resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en archivos,
definiendo la operacin de los archivos de trmite, concentracin e histrico, as como de las
transferencias de manera controlada y sistemtica, atendiendo al valor documental de los
expedientes.
Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que
estandarice la organizacin y conservacin de los documentos de archivo.
Definir procedimientos integrales para la conservacin y administracin de documentos de
archivo que resulten aplicables para aqullos que se encuentren en soporte papel o
electrnico, cuando as proceda.
Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que
estandarice la implementacin de la poltica de transparencia.
2.
Marco Jurdico
El marco jurdico del manual se cita de manera enunciativa y no limitativa:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de Archivos.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental.
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, la
Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
Repblica y los rganos desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de Libros
de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del Archivo General de la Nacin.
Decreto por el que se establece la Ventanilla nica Nacional para los Trmites e Informacin del
Gobierno.
Decreto por el que se establece la regulacin en materia de Datos Abiertos.
Lineamientos para la creacin y uso de Sistemas Automatizados de Gestin y Control de
Documentos.
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos del Poder Ejecutivo
Federal.
Disposiciones Generales de Accesibilidad Web que debern observar las dependencias y entidades
de la Administracin Pblica Federal y las empresas productivas del Estado.
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG 01. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable
Gubernamental.
Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles que, en
su caso, hayan emitido las entidades.
Disposiciones Generales para la implementacin, operacin y funcionamiento de la Ventanilla nica
Nacional.
Instructivo para el trmite de baja documental de archivos del Gobierno Federal emitido por el
Archivo General de la Nacin.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental emitido por el Archivo General
de la Nacin.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor
histrico al Archivo General de la Nacin, emitido por el Archivo General de la Nacin.
Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los archivos de
concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal emitidos por el
Archivo General de la Nacin.
Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogrficos emitidos por el Archivo General de la
Nacin.
Gua para la identificacin de series documentales con valor secundario emitidos por el Archivo
General de la Nacin.
Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo emitidos por el Archivo General
de la Nacin.
Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivstico emitidos por el Archivo General de la
Nacin.
3.
mbito de aplicacin
El manual ser de observancia obligatoria para las dependencias y entidades.
4.
Responsables de su aplicacin
Los servidores pblicos de las dependencias y entidades debern observar el presente manual, sin
perjuicio del cumplimiento de los ordenamientos legales que resulten aplicables en materia de
archivos y transparencia, incluyendo las disposiciones emitidas por el AGN e INAI.
Los titulares de las dependencias y entidades, debern hacer lo necesario para que los
procedimientos de gestin documental comprendan los que en el presente manual se establecen.
Los Comits, las Unidades y los titulares de las unidades administrativas, realizarn las acciones que
permitan observar adecuadamente este manual.
Los Comits, cuando resulte necesario adoptarn el o los criterios que permitan la flexibilidad de la
aplicacin de los procedimientos, de conformidad con las particularidades del caso concreto.
En la aplicacin de los procedimientos sealados en este manual, los servidores pblicos debern
observar y aplicar, en adicin a los ordenamientos previstos en el apartado de normatividad, las
dems disposiciones jurdicas que resulten aplicables conforme al caso concreto.
Sern responsables de realizar las actividades descritas en este manual, el o los servidores pblicos
a los que las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas les confieran facultades,
funciones u obligaciones asociadas a los procesos y procedimientos sealados en el manual.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Procedimientos
5.1
Administracin de la correspondencia
Objetivo
Proporcionar en tiempo y forma el servicio de envo, entrega y recepcin de correspondencia
y paquetera oficial, interna o externa, a todas las reas de la dependencia o entidad,
respetando el principio de privacidad y confidencialidad.
Descripcin
Administracin de correspondencia y paquetera oficial interna y externa, desde el momento
de su recepcin hasta su despacho.
5.1.1 Recepcin de correspondencia
Objetivo
Proporcionar en tiempo y forma el servicio de recepcin de correspondencia y paquetera
oficial externa, as como su entrega a las reas de la dependencia o entidad.
Descripcin
Recepcin de correspondencia externa (dependencias, entidades, organismos, instituciones,
empresas y personas fsicas) y su correspondiente entrega al interior.
Actividades secuenciales por responsable:
5.1 Administracin de la correspondencia
5.1.1 Recepcin de correspondencia
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o
herramienta
Normatividad
Recibe correspondencia y
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Correspondencia con
acuse de recibido.
documento competa al
2
Datos completos
verificados.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
LGOCAPEF
Contina en la actividad 5.
Otorga el acuse de recibo de las
piezas de entrada: 1) Imprime en
el original y las copias del
documento en cuestin el sello de
recibido de la Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia, marcando la
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
2) Inmediatamente, imprime
LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
revisar el contenido y, de
Sistema manual o
informtico
en el caso de la valija, se
levantar un acta que haga
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Correspondencia
ingresada
Correspondencia
ingresada
correspondencia
partes/Unidad de
Correspondencia, marcando la
Correspondencia
ingresada
11
correspondencia
Registra la correspondencia en el
Correspondencia
ingresada
Formato de control de
correspondencia
Correspondencia
identificada como
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
12
Oficiala de
partes/Unidad de
13
Ordena la correspondencia
externa recibida por prioridad,
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
carcter de la informacin
(urgente, ordinario, confidencial,
etctera), inmueble, piso, unidad o
rea administrativa y genera la
relacin de correspondencia por
rea administrativa para su
entrega.
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
LGOCAPEF
14
Asigna mensajero.
Relacin o registro de
asignacin
15
Entrega la correspondencia a la
unidad o rea administrativa
correspondiente y la relacin de
correspondencia.
Formato de control de
correspondencia,
relacin de
correspondencia
Unidad
administrativa
16
Recibe y verifica la
correspondencia, asentando en el
formato de control de
correspondencia la fecha y hora
de recepcin, as como el nombre
y firma de quien recibi en los
formatos de control de
correspondencia.
Correspondencia,
formatos de control
de correspondencia,
relacin de
correspondencia
Unidad
administrativa
17
Formato de control de
correspondencia
Unidad
administrativa
18
Analiza la documentacin y
especifica instrucciones en el
formato de control de
correspondencia.
Correspondencia,
formato de control de
correspondencia
Mensajero asignado
19
Ingresa a la Oficiala de
partes/Unidad de correspondencia
las copias de los formatos de
control de correspondencia, as
como las piezas de
correspondencia que, en su caso,
fueron devueltas justificadamente
para que se les turne de forma
adecuada.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
20
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
21
Copia de formato de
control de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
22
Acuses registrados.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
23
Reporte diario de
correspondencia
Mensajero asignado
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Actividades
Mtodo o
herramienta
Normatividad
Solicitud de envo
entregada.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Datos completos
verificados.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Correspondencia
rechazada.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Acuse de recibo.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Registra la correspondencia en el
sistema y genera formato de
envo/recepcin.
Formato de
recepcin/envo
generado.
Correspondencia
identificada.
Responsable
Usuario interno
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
10
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
11
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Acuse de recibo.
Paquetes
franqueados.
Relacin o registro
de asignacin.
Acuse de recibo.
Mensajero
12
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
13
Acuses verificados.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
14
Acuses registrados.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
15
Acuse de recibo
enviado.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
16
Verifica la recepcin de la
correspondencia recibida en el da y
realiza registro.
Reporte diario
realizado para fines
de seguimiento.
5.2
Administracin de archivos
Objetivo
Garantizar que los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, se conserven
organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentacin que
resguarden en los archivos de trmite, de concentracin, y cuando proceda, del histrico.
Descripcin
Establecer procedimientos y mtodos administrativos orientados a la economa y eficiencia
del manejo documental en las actividades destinadas a la organizacin, conservacin, uso,
localizacin, transferencia, seleccin y destino final de los documentos.
5.2.1 Archivo de trmite
Objetivo
Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripcin, mediante el
establecimiento de un mecanismo de control gil y eficiente, prestando el soporte
administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeo de la unidad, a travs del
adecuado seguimiento, recuperacin, organizacin y conservacin de los documentos de
archivo.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Descripcin
Administrar los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones
de las unidades administrativas.
5.2.1.1 Organizacin de documentos
Objetivo
Organizar la documentacin en trmite con base en la metodologa y la normatividad
aplicable.
Descripcin
Las actividades y tareas relacionadas con los procesos intelectuales y mecnicos de la
organizacin documental.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administracin de Archivos
5.2.1 Archivo de Trmite
5.2.1.1 Organizacin de documentos
Responsable
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
No.
Actividades
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Sistema de gestin
documental
Artculos 4, fraccin
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
Expediente
Artculos 4, fraccin
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
Cuadro general de
clasificacin
archivstica
Artculos 11,
fraccin II del RLFA,
4, fraccin V de la
LFTAIPG, 14,
fracciones I y III de
la LFA, 44 del
RLFTAIPG y Octavo
de los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
Sistema de gestin
documental o
expediente
Unidad
administrativa
Expediente
Dcimo Cuarto de
los LGOCAPEF.
Formato de inventario
documental y/o
sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin I y 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
Formato de inventario
documental, archivo
electrnico o sistema
de gestin documental
Artculos 14,
fraccin I y 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
Inventario documental
y sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA; 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
Es correcto el inventario? S:
contina en la actividad 9. No:
contina en la actividad 6.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
RAT
RAT
10
Inventario documental
y sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 14,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Unidad
administrativa
RAT
RAT
Unidad
administrativa
RAT
RAT
No.
Actividades
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Identifica la documentacin de
comprobacin administrativa inmediata.
Listado general
incorporado al
Catlogo de
disposicin documental
vigente,
Instructivo para la
elaboracin del
Catlogo de
disposicin
documental
Propuesta de relacin
simple
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Propuesta de relacin
simple
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Oficio, propuesta de
relacin simple
debidamente
autorizada
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Convocatoria
Artculos 19 del
Reglamento
Interior de la
Secretara de la
Funcin Pblica,
9, y 12, fraccin
VII de la LFA e
Instructivo para el
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
RAT
Dictamen de no utilidad
CA
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Artculo 131 de
Ley General de
Bienes Nacionales
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Oficio de respuesta
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
AGN
10
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental
Artculo 14,
fraccin II de la
LFA y Octavo de
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Est autorizado?
S: contina en la actividad 3.
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental y registro
de firmas autorizadas
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, Sexto
y Octavo de los
LGOCAPEF y 19
de las DGATAPF.
Inventario documental
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Formato de vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Sistema de gestin
documental y formato
de vale de prstamo de
expedientes
Artculo 14,
fraccin II de la
LFA, y Tercero y
Octavo de los
LGOCAPEF.
Expediente y sistema
de gestin documental
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Lo localiza?
S: contina en la actividad 5.
No: contina en la actividad 4.
RAT
RAT
RAT
a) Va prstamo: contina en la
actividad 7.
b) En el archivo: contina en la
actividad 8.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAT
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Expediente, sistema de
gestin documental y
vale de prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Oficio
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
10
FIN DE PROCEDIMIENTO.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Las actividades para que el RAT recupere y reintegre al archivo de trmite, los expedientes
que mediante prstamo se encuentran en consulta del solicitante.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administracin de Archivos
5.2.1 Archivo de Trmite
5.2.1.4 Seguimiento del prstamo de expedientes del archivo de trmite
Responsable
RAT
RAT
Unidad
administrativa
RAT
Unidad
administrativa
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Sistema de gestin
documental y/o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Sistema de gestin
documental o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Sistema de gestin
documental o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Inventario documental
y catlogo de
disposicin documental
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
RAT
RAT
Unidad
Administrativa
Unidad
Administrativa
RAT
Unidad
Administrativa
RAT
RAT
RAC
RAT
RAC
Inventario documental
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
Correo electrnico,
memorando u oficio
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Anlisis y muestreo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Oficio o memorando
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
X del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Acuse
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
X, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
con visto bueno
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
y correo electrnico u
oficio o memorando
solicitando la
transferencia primaria
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Cdula de
identificacin de cajas
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los LGOCAPEF
Inventario documental
y correo electrnico u
oficio o memorando
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Tercero de los
LGOCAPEF.
Reunin de trabajo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, Art. 11,
fraccin IX del
RLFA, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Anlisis
Artculo 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
10
11
12
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
LGOCAPEF.
RAT
RAT
RAC
RAC
RAC
RAC
RAC
13
14
15
17
Registra en el inventario de
transferencia primaria la ubicacin
topogrfica de la remesa y de cada
expediente, comunicndolo al RAT,
con la copia correspondiente,
debidamente sellada de recibido.
19
Remesa
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
tercero de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
y acuse de recibo
Artculo 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
Artculos19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
Expediente de
transferencia primaria
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
16
18
Anlisis
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Integra el expediente de la
transferencia primaria
FIN DE PROCEDIMIENTO.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Carta responsiva u
oficio y/o sistema de
gestin documental
Artculo 15,
fraccin I de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Carta responsiva u
oficio y registro de
firmas autorizadas
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Carta responsiva u
oficio
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Inventario documental
y sistema de gestin
documental
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Carta responsiva u
oficio
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Sistema de gestin
documental y formato
de vale de prstamo de
expedientes
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Expediente y formato
de vale de prstamo de
expedientes
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Est autorizado?
S: contina en la actividad 3.
No: contina en la actividad 1.
Verifica si la solicitud de prstamo
contiene todos los datos necesarios
para ubicar el expediente.
RAC
RAC
Identifica la transferencia en su
inventario documental.
Lo localiza?
S: contina en la actividad 7.
No: contina en la actividad 6.
RAC
RAC
RAC
Unidad
administrativa
Artculos 15,
fraccin I de la
Expediente y formato
de vale de prstamo de
expedientes
actividad 11.
Noveno de los
LGOCAPEF.
fraccin I de la
inconsistencias en el expediente.
Oficio
LGOCAPEF.
Unidad
11
Expediente y sistema
Artculos 15,
DIARIO OFICIAL
administrativa
(Primera Seccin)
de gestin documental
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
Unidad
administrativa
12
Expediente
RAC
13
Artculos 15,
del expediente.
fraccin I de la
Est completo?
Expediente
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
14
Oficio
detectadas.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
RAC
15
Sistema de gestin
fraccin I de la
documental y formato
de vale de prstamo de
del RLFA y
expedientes
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
RAC
16
Expediente
le corresponde topogrficamente.
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Revisa el listado de expedientes
Artculos 15,
fraccin I de la
Sistema de gestin
documental o formato
de vale de prstamo de
S: contina en la actividad 2.
expedientes
LGOCAPEF.
fraccin I de la
Artculos 15,
RAC
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental
Octavo y Dcimo
sexto de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
Requiere de ms tiempo?
S: contina en la actividad 4.
Unidad
Administrativa
fraccin I de la
Sistema de gestin
documental o formato
fraccin X del
de vale de prstamo de
RLFA y Sexto,
expedientes
Octavo y Dcimo
sexto de los
Manual.
LGOCAPEF.
Artculos 15,
Recibe la solicitud de ampliacin del
RAC
Sistema de gestin
documental o formato
de vale de prstamo de
expedientes
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y Sexto,
Octavo y Dcimo
sexto de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
devolucin al RAC.
5
Administrativa
Expediente
Contina en la actividad 12 del
procedimiento 5.2.2.1 del Manual.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Definir las actividades relativas al trmite y control de la baja documental cuyos valores
documentales concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administracin de Archivos
5.2.2 Archivo de concentracin
5.2.2.3 Destino final
5.2.2.3.1 Baja documental
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Inventario documental
o sistema de gestin
documental
Artculos. 12,
fraccin VII, 15,
fracciones II y III
de la LFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Artculos15,
fracciones II y III,
19, fraccin III, de
la LFA, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
Oficio o correo
electrnico y propuesta
de inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Oficio, inventario de
baja, ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Oficio, inventario de
baja, ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
CA
Anlisis
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
RAC
10
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Noveno de
Responsable
RAC
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAC
No.
Actividades
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
los LGOCAPEF.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
11
Oficio de solicitud de
destino final, inventario
de baja, ficha tcnica
de prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
12
Solicitud de destino
final y calendario de
recepcin de solicitud
de destino final.
Artculos 12,
fraccin VII y 15,
fraccin II de la
LFA, Cuarto de los
LGOCAPEF..
13
Solicitud de destino
final y calendario de
recepcin de solicitud
de destino final
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA
CA
14
Anlisis
AGN
15
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA
CA
CA
AGN
CA
RAC
16
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable,
Octavo, Noveno y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
17
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculos 12,
fraccin VII y 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF..
No.
Actividades
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
RAC
Inventario documental
Artculos 12,
DIARIO OFICIAL
documentales los expedientes que
concluyeron la vigencia documental
Se trata de documentacin con
valores contables? S: Contina en
actividad 2.
(Primera Seccin)
y/o sistema de gestin
documental
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAC
Propuesta de
inventario documental
con base en lo
establecido en la
Norma de Archivo
Contable
Gubernamental.
Arts.15, fracciones
II y III y 19,
fraccin III, de la
LFA, Noveno de
los LGOCAPEF.
Oficio o correo
electrnico y propuesta
de inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Oficio, inventario de
baja, ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Oficio, inventario de
baja, ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Anlisis
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
Inventario documental,
ficha tcnica y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Oficio de solicitud de
destino final, inventario
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
RAC
10
CA
11
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Ficha tcnica de prevaloracin, c)
Declaratoria de prevaloracin,
CA
Solicitud de
autorizacin de baja
documental, inventario
de baja, ficha tcnica
de prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Oficio de autorizacin
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cdula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventario de baja.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
15
Oficio de autorizacin
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cdula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventario de baja.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
16
Oficio de autorizacin
de baja de archivo
contable original
gubernamental, Cdula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventarios de baja
con el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
12
13
S: contina en la actividad 14
No: solicita las adecuaciones al CA,
contina en la actividad 10.
CA
CA
14
Solicitud de
autorizacin de baja
documental, ficha
tcnica y declaratoria
de prevaloracin e
inventario.
Recibe la solicitud.
UCG
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
La informacin es suficiente?
UCG
17
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorizacin de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cdula de control de
baja de archivo
contable original
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
AGN
18
CA
AGN
CA
RAC
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorizacin de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cdula de control de
baja de archivo
contable original
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA.
19
Anlisis
20
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
21
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
22
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
RAC
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y solicita a
la UARRM defina el
procedimiento a seguir
para la disposicin final.
UARRM
Analiza la solicitud y
recomienda al CA
proceda conforme al
procedimiento
DISPOSICIN FINAL Y
BAJA DE BIENES
MUEBLES del
MAAGRMSG, en el
subproceso que le
corresponda.
de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN.
Solicitud
Anlisis
Ttulo Quinto de la
LGBN.
Determina, atendiendo
la recomendacin de la
UARRM, que la
disposicin final de los
documentos se realice
por:
CA
a) Destruccin, contina
en el procedimiento
5.7.7. Destruccin de
bienes del
MAAGRMSG (contina
en la actividad 4), o
b) Cualquier otro
procedimiento de
disposicin final de
bienes distintos al de la
destruccin, contina en
el procedimiento
correspondiente del
proceso DISPOSICIN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES del
MAAGRMSG (contina
en la actividad 8).
(Viene de la conclusin
del procedimiento
Destruccin de bienes
del MAAGRMSG).
CA
Solicita a la UARRM el
acta circunstanciada
respecto a la
destruccin de
documentos.
UARRM
Remite el acta
circunstanciada que
hace constar la
destruccin de
documentos. Se trata
de documentacin
contable? S: Pasa a
actividad 6. No: Pasa a
actividad 7.
CA
Recibe el acta
circunstanciada y la
enva a la UCG.
Digitaliza el acta
circunstanciada, el
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y gestiona
su publicacin en el sitio
de internet institucional.
CA
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
CA
(Viene de la conclusin
del procedimiento
correspondiente del
proceso DISPOSICIN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES del
MAAGRMSG).
Acuse
Solicita copia a la
UARRM del acta de la
entrega- recepcin de
los documentos de
archivo entregados para
su disposicin final.
RAC
RAC
RAC
10
Actualiza la base de
datos del archivo de
concentracin,
registrando los
expedientes que fueron
dados de baja.
Integra el expediente de
baja documental
11
FIN DE PROCEDIMIENTO.
No.
Actividades
Mtodo o Herramienta
Normatividad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
RAC
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
Identifica en los
inventarios
documentales los
expedientes que
concluyeron la
vigencia documental
y poseen valores
histricos.
Elabora la
propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin
Solicita al RAT
gestione la
autorizacin del
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentacin.
Recibe la
comunicacin y
remite la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin a la
unidad
administrativa para
su revisin.
Revisa la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin
Autoriza y valida el
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin para
enviarlos al RAT e
iniciar el trmite de
transferencia
secundaria.
Inventario de transferencia
secundaria, ficha tcnica de
prevaloracin y declaratoria de
prevaloracin.
Recibe y enva al
RAC el inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
autorizados por el
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentacin.
Oficio, inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin.
RAC
CA
RAC
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Recibe los
documentos y
gestiona ante el CA
la transferencia
secundaria.
Oficio, inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin.
Recibe y verifica la
informacin.
Tiene
observaciones?
S: informa al RAC,
contina en la
actividad 10.
No: contina en la
actividad 11.
Anlisis
Inventario de transferencia
secundaria, ficha tcnica de
prevaloracin y declaratoria de
prevaloracin.
Oficio de solicitud de
transferencia, inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin
Oficio de solicitud de
transferencia secundaria,
inventario de transferencia
secundaria, ficha tcnica de
prevaloracin y declaratoria de
prevaloracin
Oficio
Remesa
Inventario de transferencia
secundaria y remesa
10
Gestiona las
modificaciones y
actualiza la
informacin.
Contina en la
actividad 9.
La dependencia o
entidad cuenta con
archivo histrico?
S: Elabora solicitud
de transferencia
secundaria que se
integra por:
CA
11
a) Oficio de
solicitud, b)
Inventario de
transferencia (en
tres tantos), c) Ficha
tcnica de
prevaloracin, d)
Declaratoria de
prevaloracin,
Contina en
actividad 12.
No: contina en la
actividad 19.
CA
RAH
RAC
RAH y RAC
12
Enva al RAH la
solicitud de
transferencia
secundaria,
requiriendo la fecha,
hora lugar y
responsable para la
recepcin de la
documentacin.
13
Recibe revisa la
informacin e
informa al RAC
fecha, hora, lugar y
responsable para la
recepcin de la
documentacin.
14
Entrega al RAH la
remesa de
expedientes
instalados en cajas
identificadas con su
cdula
correspondiente.
15
Comparan el
inventario de
transferencia
secundaria contra la
remesa de
expedientes.
Existen
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
diferencias?
S: Retira los
expedientes para
solventar las
observaciones y
regresa a actividad
10.
No: contina en la
actividad 16.
RAH
CA
16
Sella y entrega al
RAC el inventario de
transferencia
secundaria como
acuse de recibo y
actualiza el
inventario del AH.
17
Notifica al AGN
sobre la
transferencia
secundaria,
incluyendo
inventario de
transferencia
secundaria sellado
Inventario de transferencia
secundaria
Oficio de notificacin
Inventario de transferencia
secundaria sellado
Expediente de transferencia
secundaria del Archivo de
concentracin incluye:
a) Oficio de solicitud de
transferencia
b) Inventario de transferencia
secundaria sellado por el
archivo histrico
RAH y RAC
18
Integran expediente
de la transferencia
secundaria.
Fin del
procedimiento
Expediente de transferencia
secundaria del Archivo
histrico incluye:
a) Acuse de solicitud de
transferencia
b) Ficha tcnica de
prevaloracin, c) Declaratoria
de prevaloracin
d) Oficio de respuesta a la
solicitud de transferencia
secundaria
e) Inventario de transferencia
secundaria sellado
f) Copia de notificacin al AGN
de la transferencia secundaria
CA
CA
AGN
19
Elabora la solicitud
de destino final, que
se integra por: a)
Inventario de
transferencia
secundaria, b) Ficha
tcnica de
prevaloracin, c)
Declaratoria de
prevaloracin
20
Enva al AGN
solicitud de destino
final verificando el
calendario de
recepcin de
solicitud de Destino
final.
21
Recibe y analiza la
solicitud de destino
final, inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
declaratoria de
prevaloracin.
La informacin es
suficiente?
S: contina en la
actividad 22.
No: comunica al CA,
regresa a la
actividad 10.
22
Emite oficio de
respuesta dirigido al
CA, agendando
visita de inspeccin
al archivo de
concentracin de la
dependencia o
entidad.
23
Realiza visita de
inspeccin al
archivo de
concentracin de la
dependencia o
entidad y revisa que
la documentacin
cuente con valores
histricos y est en
las condiciones que
indica el Instructivo
para la transferencia
secundaria de
archivos (soporte
papel) dictaminados
con valor histrico al
Archivo General de
la Nacin o los
criterios tcnicos
que para tal efecto
emita el AGN.
24
Analiza la
informacin
recabada en la visita
de inspeccin.
La informacin es
suficiente?
S: Contina en
actividad 27.
No: Contina en
actividad 25.
Anlisis
25
Enva oficio de
respuesta
especificando la no
precedencia del
trmite, o bien
emitiendo las
observaciones y
recomendaciones
necesarias.
Oficio de respuesta
26
Solventa las
observaciones
emitidas por el AGN
y solicita
nuevamente visita
de inspeccin.
Regresa a actividad
22.
Oficio de seguimiento
AGN
27
Emite dictamen de
destino final y oficio
indicando fecha,
hora y lugar para
recibir la remesa de
documentacin.
Oficio
Dictamen de destino final
CA
28
Entrega al AGN la
remesa de
Remesa de documentacin
AGN
AGN
AGN
AGN
CA
Oficio de respuesta
Visita de inspeccin
Cdula de inspeccin
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
documentacin.
AGN
29
Verifica que la
remesa de la
documentacin
corresponda a lo
sealado en el
inventario de
transferencia
secundaria y
entrega la
constancia de
recepcin.
Existen
diferencias?
S: Solventar las
observaciones.
Pasar a la actividad
28.
No: Contina en la
actividad 30.
AGN
30
Emite acta de
transferencia
secundaria y enva
al CA.
Acta de transferencia
secundaria
31
Recibe acta de
transferencia
secundaria y recaba
la firma del titular de
la unidad
administrativa
productora de la
documentacin
transferida al AGN.
Acta de transferencia
secundaria
32
Remite al AGN el
acta de
transferencia
secundaria firmada
por el titular del rea
administrativa
productora de la
documentacin
transferida al AGN.
Acta de transferencia
secundaria
33
Recibe acta de
transferencia
secundaria que es
firmada por el titular
del AGN
Acta de transferencias
secundaria
34
Enva al CA el acta
de transferencia
secundaria firmada
por el titular del
AGN
Acta de transferencia
secundaria
CA
35
Remite el acta de
transferencia
secundaria firmada
por el titular de la
unidad
administrativa y el
titular del AGN
Acta de transferencia
secundaria
RAC
36
Actualiza el
inventario del
archivo de
concentracin.
Sistema de gestin
documental
Artculos 17 de la LFA, y 13
del RLFA
Integra expediente
de la transferencia
secundaria
CA
CA
AGN
AGN
RAC
37
Remesa de documentacin
Inventario de transferencia
Constancia de recepcin
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
secundaria
f) Ficha tcnica de
prevaloracin
g) Declaratoria de
prevaloracin
FIN DEL PROCEDIMIENTO
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
El Fondo, Seccin o
Serie en custodia en
el archivo histrico se
encuentra
organizado? S:
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II. No: requiere
organizacin,
contina en la
actividad 2.
Diagnstico
RAH
Revisa en el Registro
Central la existencia
del Cuadro general
de clasificacin
archivstica. Cuenta
con Cuadro general
de clasificacin
archivstica? S:
contina en la
actividad 4. No:
requiere
organizacin,
contina en la
actividad 3.
RAH
Elabora el Cuadro
general de
clasificacin
archivstica.
RAH
Identifica y agrupa
los expedientes de
acuerdo con las
series documentales.
RAH
Establece la unidad
de orden e integra los
expedientes o
documentos
Alfabtico, numrico o
convencional
RAH
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
relacionando unos
con otros.
6
Expediente
Deposita el o los
expedientes en
contenedores o
unidades de
conservacin.
Caja
RAH
Coloca en el lugar
que corresponda
cada una de las cajas
con su etiqueta
identificadora.
RAH
Integra conforme al
Registro Central.
Expediente
RAH
RAH
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Etapa II (De la descripcin)
RAH
RAH
RAH
RAH
RAH
Revisa en el Registro
Central la existencia
de un instrumento de
consulta.
Existe instrumento
de consulta? S:
contina en la
actividad 5. No:
contina en la
actividad 2.
Selecciona el
instrumento de
consulta y de
acuerdo con sus
elementos define el
nivel de descripcin.
Anlisis
Analiza y describe,
en su caso, fondo,
seccin, serie,
expedienteo
documento.
Unidad de descripcin
Integra el informe y
un ejemplar del
instrumento de
consulta al Registro
Central.
Instrumento de consulta
Entrega un ejemplar
del instrumento de
consulta en copia
para servicio de
consulta al pblico.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.2.3.2 Conservacin
Objetivo
Instrumentar las medidas preventivas y correctivas que sean necesarias para la conservacin
adecuada del acervo documental histrico.
Descripcin
Este apartado describe las actividades relacionadas con el establecimiento de las condiciones
adecuadas para el archivo histrico en su repositorio, considerando el medio ambiente, la
seguridad, el control de plagas, la iluminacin, la temperatura y humedad.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administracin de Archivos
5.2.3 Archivo histrico
5.2.3.2 Conservacin
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
CA
Instruye al RAH
establecer el
monitoreo de las
Oficio
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
condiciones
ambientales en las
reas de depsito
del acervo
documental
histrico.
RAH
Coloca los
instrumentos de
medicin en las
reas del archivo
sujetas a
evaluacin.
RAH
Registros de los
instrumentos de medicin
Oficio
Analiza el reporte y
recomendaciones.
Existe factor de
riesgo? S:
contina en la
actividad 6. No:
contina en la
actividad 8.
Anlisis
Instruye al RAH
para que tramite
con el rea
correspondiente las
mejoras al rea de
archivo histrico.
Oficio
RAH
Da seguimiento e
informa al CA la
ejecucin de la
instruccin.
Informe
RAH
Integra el informe al
Registro Central.
Expediente
RAH
CA
CA
Instrumentos de medicin
FIN DE PROCEDIMIENTO.
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
RAH
Registra al usuario
conforme a los datos
de su identificacin
oficial vigente.
Registro
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Informa al usuario
cules son los
instrumentos de
consulta con los que
cuenta.
RAH
Es necesario que le
proporcione los
instrumentos de
identificacin para
localizar los
expedientes?
Anlisis
Guas, inventarios
documentales y catlogos
disponibles
Boleta
S: contina en la
actividad 3. No:
contina en la actividad
4.
RAH
Entrega los
instrumentos
solicitados, ya sea en
soporte impreso o
electrnico.
RAH
Facilita la boleta de
control de consulta
para el registro del
expediente a consultar.
Localiza y entrega el
expediente al usuario
para su consulta.
Expediente
Custodia la boleta de
control de consulta,
previamente firmada
por el usuario, hasta la
devolucin del
expediente.
Boleta
RAH
Recibe el expediente
consultado, revisa y
verifica su integridad
fsica y numrica, firma
de recibido y procede a
su colocacin en su
respectivo espacio.
Expediente
RAH
Elabora informe de
usuarios atendidos en
la sala de consulta.
Informe
RAH
RAH
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.3
Unidad
administrativa
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Genera, obtiene,
adquiere,
transforma la
informacin o
recibe una
solicitud de
Revisin fsica o
electrnica
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
acceso respecto
de la misma.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
Identifica los
expedientes o
documentos que
contengan
informacin que
deba clasificarse
como reservada o
confidencial.
Revisin fsica o
electrnica
Clasifica la
informacin,
insertando una
leyenda a los
expedientes o
documentos que
indique su
carcter de
reservado y/o
confidencial.
* Toma nota para
efectos del
procedimiento
5.3.4.
Formato de clasificacin y
desclasificacin de la
informacin
FIN DE PROCEDIMIENTO.
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Identifica los
documentos cuyo
periodo de reserva
est por vencer y
requieren
ampliacin, por lo
menos con 5 meses
de anticipacin.
Revisin fsica o
electrnica
Unidad
administrativa
Determina que
subsisten las causas
que dieron origen a
la reserva.
Revisin fsica o
electrnica
Remite al Comit,
con 4 meses de
anticipacin, la
solicitud de
ampliacin del
periodo de reserva y
justifica que
subsisten las causas
que motivaron la
misma.
Oficio
Comit
Analiza la solicitud
de ampliacin del
periodo de reserva.
Se justifica la
ampliacin?
S, contina en la
actividad 7.
No, contina en la
actividad 5
Revisin fsica
Comit
Comunica al titular
Oficio
Unidad
administrativa
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
de la unidad
administrativa la
determinacin de
que no se justifica la
ampliacin solicitada
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Comit
Unidad
Administrativa
35 del RLFTAIPG
Desclasifica la
informacin cuya
ampliacin no se
justific, una vez
vencido el periodo
de reserva.
* Toma nota para
efectos de
los procedimientos
5.3.3 y
5.3.4.
Fin de
procedimiento
Formato de clasificacin y
desclasificacin de la
informacin
Solicita la
ampliacin al INAI
de manera fundada
y motivada, por lo
menos con 3 meses
de anticipacin al
vencimiento del
periodo de reserva.
Oficio
Recibe respuesta
del INAI o se
actualiza la
afirmativa ficta.
Se autoriza la
ampliacin y/o
verifica la
configuracin de la
afirmativa ficta?
S, contina en la
actividad 9.
No, contina en la
actividad 5
Comunica al titular
de la unidad
administrativa la
autorizacin de la
ampliacin del
periodo de reserva o
la afirmativa ficta.
10
Registra la
ampliacin del
periodo de reserva.
* Toma nota para
efectos del
procedimiento 5.3.4.
Formato de clasificacin y
desclasificacin de la
informacin
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 35
del RLFTAIPG y Lineamientos
Trigsimo sptimo al
Cuadragsimo tercero de los
Lineamientos de clasificacin y
desclasificacin.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
Unidad
administrativa
No.
Actividad
Desclasifica
expedientes o
documentos
clasificados como
reservados, cuando:
a) Venza el perodo
de reserva;
b) Desaparezcan las
causas que dieron
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Formato de clasificacin y
desclasificacin de la
informacin
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34
del RLFTAIPG, Dcimo tercero y
Dcimo cuarto de los
Lineamientos de clasificacin y
desclasificacin.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
origen a la
clasificacin, o
c) El Comit o el INAI
instruyan en su caso,
la desclasificacin.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa o
Unidad (segn
corresponda)
Elabora la relacin de
expedientes o
documentos
desclasificados.
Documento
Sistema de ndices de
expedientes reservados
FIN DE PROCEDIMIENTO.
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Identifica los
expedientes que
durante el semestre
correspondiente
fueron:
a) clasificados,
b) desclasificados, y
c) en su caso, las
ampliaciones de
periodos de reserva.
Sistema de ndices,
documento electrnico o
sistema de control de
gestin interna
Unidad
administrativa/
Unidad
Accede al Sistema de
ndices y realiza la
actualizacin.
Sistema de ndices
Enva al Comit a
travs del Sistema de
ndices, y se lo
comunica por oficio,
informando el total de
expedientes
clasificados y
desclasificados,
dentro de los
primeros 10 das
hbiles de los meses
de enero y julio de
Sistema de ndices y
oficio
Unidad
Unidad
administrativa/
Unidad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
cada ao.
Recibe a travs del
Sistema de ndices
para su aprobacin,
dentro de los 10 das
hbiles siguientes al
periodo de envo por
parte de la unidad
administrativa.
Sesin
Arts. 17 y 29 de la LFTAIPG y 31
del RLFTAIPG.
Instruye a la Unidad
para su envo al INAI
a travs del Sistema
de ndices, dentro de
los 10 das hbiles
siguientes a la
aprobacin.
Sistema de ndices
Enva la actualizacin
de ndices de
expedientes
reservados al INAI y
genera el acuse
correspondiente.
Fin de procedimiento.
Sistema de ndices y
acuse
Comit
Instruye a la Unidad o
a la unidad
administrativa, en su
caso, para que realice
las adecuaciones que
correspondan.
Unidad
administrativa/
Unidad
Realiza las
adecuaciones
instruidas por el
Comit.
Sistema de ndices
Sistema de ndices
Comit
Los aprueba?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
Comit
Unidad
Verifica el
cumplimiento de sus
instrucciones.
Comit
10
Fueron observadas?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.4
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Unidad o SPH
Recibe al solicitante
que acude
directamente a la
dependencia o
entidad y lo orienta y
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
apoya en la captura
de su solicitud de
informacin.
de acceso a la informacin.
Recibe la solicitud.
Se recibi por
escrito libre, correo
certificado,
mensajera o medios
electrnicos?
contina en la
actividad 2.
Se recibi por
INFOMEX? contina
en la actividad 3.
Unidad o SPH
Registra la solicitud
en el INFOMEX, el
mismo da de su
recepcin, excepto
cuando se hubiese
recibido despus de
las 18:00 horas, en
cuyo caso, la captura
se har al da hbil
siguiente, generando
el acuse y envindolo
al solicitante en el
medio elegido para
recibir notificaciones.
INFOMEX
INFOMEX
Art. 48 de la LFTAIPG.
INFOMEX
Art. 40 de la LFTAIPG.
Correo electrnico o
sistema de control de
Revisa el contenido
de la solicitud.
La informacin
solicitada es
competencia de la
dependencia o
entidad?
a) No, contina en la
actividad 7.
Unidad o SPH
b) No lo puede
determinar, por lo que
lo turna a la unidad
administrativa
correspondiente para
su determinacin,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II.
c) S, contina en la
actividad 4.
Se encuentra en
alguna de las
hiptesis a que se
refiere el Art. 48 de la
LFTAIPG?
Unidad o SPH
S, no se dar trmite
a la solicitud, contina
en la actividad 9.
No, contina en la
actividad 5.
Cumple con los
requisitos a que se
refiere el artculo 40
de la LFTAIPG?
Unidad o SPH
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
Unidad o SPH
(Tambin viene de la
actividad 2 de la
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Etapa II)
Turna la solicitud a la
o las unidades
administrativas que
pudieran tener la
informacin, dentro
de los 2 das hbiles
siguientes a aqul en
que se haya recibido,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II.
Unidad o SPH
Orienta al solicitante,
dentro de los 5 das
hbiles siguientes a la
recepcin, sobre la
dependencia o
entidad que pudiera
tener la informacin.
INFOMEX
Arts. 42 y 48 de la LFTAIPG.
Fin de procedimiento.
Unidad o SPH
Requiere al
solicitante, por nica
vez, dentro de los 10
das hbiles
siguientes a la
presentacin de la
solicitud, para que
proporcione, en un
plazo que no exceda
de un mes, mayores
elementos para
identificar la
informacin.
Recibe mayores
elementos para
identificar la
informacin?
S, contina en la
actividad 6.
No, se desecha la
solicitud por el
INFOMEX.
Fin de procedimiento.
Unidad o SPH
a) Si es ofensiva, la
solicitud es
desechada y se
notifica por el
INFOMEX.
b) Si es
sustancialmente
idntica a otra
solicitud presentada
por la misma persona
y bajo idntica
modalidad es
desechada y se
notifica por el
INFOMEX.
c) Si la informacin se
encuentra
pblicamente
disponible se indica el
lugar en el que se
encuentra.
Fin de procedimiento.
Recibe la solicitud.
Correo electrnico o
DIARIO OFICIAL
administrativa
(Viene de las
actividades 3, inciso
b), o 6 de la Etapa I.
La Unidad o SPH
turn solicitud de
informacin).
(Primera Seccin)
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
Anlisis
Arts. 40 y 42 de la LFTAIPG y
69 del RLFTAIPG.
Anlisis
Arts. 40 y 42 de la LFTAIPG.
Anlisis
Art. 46 de la LFTAIPG.
Analiza el sentido y
alcance de la solicitud
de acceso.
Es de su
competencia?
S, contina en la
actividad 3.
No es de su
competencia y
sugiere a la Unidad:
Unidad
administrativa
a) Sugiere el turno a
una diversa unidad
administrativa y
contina en la
actividad 6 de la
Etapa I.
b) La dependencia o
entidad no es
competente y orienta
sobre la institucin
competente, contina
en la actividad 7 de la
Etapa I.
Analiza si cuenta con
los elementos
necesarios para
identificar la
informacin solicitada.
S cuenta con los
elementos, contina
en la actividad 4.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
Considera necesario
solicitar la ampliacin
del plazo de
respuesta.
S, contina en la
actividad 1 de la
Etapa IV.
No, contina en la
actividad 5.
Realiza una
bsqueda exhaustiva
de la informacin en
sus archivos.
Unidad
administrativa
(Tambin viene de la
actividad 5, Etapa IV)
Existe la informacin
en sus archivos?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 1 de la
Etapa III.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Determina si la
informacin es
pblica, reservada o
confidencial.
(Tambin viene de la
actividad 5, Etapa III.
S, localiz la
informacin)
La informacin es
pblica?
a) S, contina en la
actividad 7.
Unidad
administrativa
b) No, es reservada
y/o confidencial, la
clasifica conforme al
procedimiento 5.3.1, o
en su caso, verifica
subsistan las causas
que dieron origen a
su clasificacin, y
contina en la
actividad 9.
Revisin fsica
Arts. 42, 43 y 45 de la
LFTAIPG, 70 del RLFTAIPG y
Lineamientos Cuarto, Quinto y
Sexto de los Lineamientos de
clasificacin y desclasificacin.
Enva a la Unidad o
SPH dentro de los 15
das hbiles
siguientes a aqul en
que se recibi la
solicitud, la
informacin solicitada,
y/o indica el nmero
de fojas en que
consta y/o la
modalidad en que se
encuentra disponible;
o bien, la fuente, lugar
y forma en que se
puede consultar,
reproducir o adquirir
la informacin,
contina en la
actividad 8, inciso a).
(Tambin viene de la
actividad 11).
INFOMEX
a) Recibe la
respuesta de la
unidad administrativa
y contina en la
actividad 12.
b) Recibe la
determinacin del
Comit no
concediendo la
prrroga y notifica a la
unidad administrativa,
contina en la
actividad 5. (Viene de
la actividad 2, Etapa
IV. Comit, no
concedi la prrroga).
INFOMEX
Comunica al Comit,
de manera fundada y
motivada, la
clasificacin de la
informacin y, en su
caso, el plazo de la
reserva, dentro de los
8 das hbiles
c) No, es
parcialmente
reservada y/o
confidencial, la
clasifica conforme al
procedimiento 5.3.1,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa V.
Unidad
administrativa
Unidad o SPH
Unidad
administrativa
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
siguientes a su
recepcin.
Comit
10
Resuelve en el menor
tiempo posible, de
manera fundada y
motivada, respecto de
la clasificacin de la
informacin y lo
comunica a la Unidad.
Cuenta con los
elementos para emitir
la resolucin?
S, contina en la
actividad 11.
No, analiza la
posibilidad de ampliar
el plazo de respuesta
y contina en la
actividad 2 de la
Etapa IV.
INFOMEX y correo
electrnico y/o sistema de
control de gestin interna
y/o oficio
Arts. 41 y 45 de la LFTAIPG y
70 del RLFTAIPG.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante, o correo
certificado
Comunica la
resolucin a la unidad
administrativa y al
solicitante.
La resolucin
confirma la
clasificacin y niega
el acceso a la
informacin?
a) S.
Fin de procedimiento.
Unidad
11
b) No, revoca la
clasificacin y
concede el acceso a
la informacin,
indicando a la unidad
administrativa el plazo
para su cumplimiento,
contina en la
actividad 7 en caso
de que la informacin
sea pblica, o
c) No, modifica la
clasificacin y
concede el acceso a
la informacin,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa V, para
elaborar versin
pblica de la
informacin.
Unidad o SPH
12
Comunica, en su
caso, la disponibilidad
de documentos.
Hay costos de
reproduccin y envo?
No, contina en la
actividad 13.
S, contina en la
actividad 14.
Unidad o SPH
13
Proporciona al
solicitante acceso a
los documentos.
Fin de procedimiento.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante
Unidad o SPH
14
Comunica al
solicitante los costos
de reproduccin y
envo, en su caso,
genera el formato de
pago
correspondiente.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante o correo
certificado
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG,
50, 51 y 73 del RLFTAIPG y
Lineamiento Sexto, fracciones
I, III y V de los Lineamientos de
acceso a la informacin.
Unidad o SPH
15
Recibe la notificacin
de pago por parte del
solicitante.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Unidad o SPH
16
Requiere a la unidad
administrativa el
envo de la
informacin que se
puso a disposicin.
Unidad
administrativa
17
Entrega a la Unidad o
SPH, en el menor
tiempo posible, la
informacin.
Fsica
Art. 44 de la LFTAIPG.
18
Entrega o enva la
informacin al
solicitante, en un
plazo no mayor de 10
das hbiles,
contados a partir de la
fecha de pago.
Registra en el
INFOMEX la entrega
de la informacin.
Fin de procedimiento.
Unidad o SPH
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y
74 del RLFTAIPG.
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Unidad o SPH
Unidad
administrativa
Comunica al Comit,
dentro de los 5 das
hbiles siguientes a
aquel en que recibi
la solicitud, la
inexistencia de la
informacin,
orientando, en su
caso, sobre la posible
ubicacin de la
misma.
(Viene de la actividad
5, Etapa II. No existe
la informacin en sus
archivos).
Oficio y solicitud de
informacin
Analiza el caso y, de
ser procedente,
determina la adopcin
de medidas para
localizar la
informacin.
Se requieren
medidas para
localizar la
informacin?
a) S, contina en la
actividad 3.
b) S, pero es prximo
el vencimiento del
plazo de respuesta
(20 das hbiles),
contina en la
actividad 2 de la
Etapa IV.
c) No, contina en la
actividad 7.
Anlisis
Instruye a la Unidad o
SPH o unidad
administrativa para
que realice las
gestiones necesarias
para localizar la
informacin.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
Comunica, el mismo
da, a la unidad
administrativa la
instruccin del
Comit.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
Revisin fsica
Comit
Unidad
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Comunica al Comit
la inexistencia de la
informacin.
Resuelve, en el
menor tiempo posible,
de manera fundada y
motivada, sobre la
inexistencia de la
informacin y lo
comunica a la Unidad.
Resolucin y correo
electrnico y/o sistema de
control de gestin interna
y/o oficio
Comunica la
resolucin al
solicitante y a la
unidad administrativa.
Fin de procedimiento.
INFOMEX, o medio
seleccionado por el
solicitante o correo
certificado
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y
Sexto, fraccin VI de los
Lineamientos de acceso a la
informacin.
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Unidad
Unidad
administrativa
(Tambin viene de la
actividad 4, Etapa II.
S, requiere solicitar la
ampliacin)
Solicita al Comit,
indicando las razones
que motiven la
ampliacin del plazo
de respuesta.
Oficio y solicitud
Art. 44 de la LFTAIPG.
Analiza la ampliacin
del plazo de
respuesta.
(Viene de las
actividades 10, Etapa
II o 2, inciso b), Etapa
III)
Es procedente la
prrroga?
S, contina en la
actividad 3.
No, contina en la
actividad 8, inciso b)
de la Etapa II.
Anlisis
Arts. 44 de la LFTAIPG, y 71
del RLFTAIPG.
Determina la
ampliacin del plazo
de respuesta hasta
por 20 das hbiles,
indicando las razones
que lo motiven y lo
comunica a la Unidad.
Comunica la
determinacin del
Comit, a la unidad
administrativa y al
solicitante.
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y
Lineamiento Quinto, fraccin V
de los Lineamientos de acceso
a la informacin.
Recibe la
determinacin del
Comit, contina en
la actividad 5 de la
Etapa II.
Unidad
administrativa
a) Determina que la
informacin solicitada
es parcialmente
reservada y/o
confidencial.
(Tambin viene de la
actividad 11, inciso c)
de la Etapa II)
b) Recibe notificacin
de la resolucin del
Comit para generar
una versin pblica.
Unidad
administrativa
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Comunica al Comit,
de manera fundada y
motivada, la
clasificacin de las
partes o secciones
del documento o
expediente, as como
su disponibilidad en
versin pblica, y la
forma de
reproduccin.
Oficio
Anlisis
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG;
30, 41 y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
Confirma la
clasificacin del
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica, y
contina en la
actividad 7.
Resolucin
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG;
30, 41 y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
Comit
Revoca la
clasificacin del
documento o
expediente y:
a) Determina se
otorgue acceso a la
versin ntegra de la
informacin solicitada
y contina en la
actividad 11 inciso c)
de la Etapa II.
b) Determina se
otorgue acceso al
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica
conforme a la
resolucin, y continua
en la actividad 7.
Resolucin
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG;
30, 41 y 70 del RLFTAIPG.
Comit
Comunica la
resolucin a la
Unidad.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
Unidad
administrativa
Comit
Analiza la
clasificacin del
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica y
determina la
procedencia de sta.
Procede la
clasificacin?
S, contina en la
actividad 5.
No, contina en la
actividad 6.
Comit
Comunica a la unidad
administrativa y al
solicitante la
resolucin del Comit.
Unidad
La reproduccin
tiene costo?
S, contina en la
actividad 9.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
INFOMEX y/o oficio y/o
medio que, en su caso,
haya elegido el solicitante o
correo certificado
Arts. 41, 42 y 43 de la
LFTAIPG; 50, 51, 54 y 73 del
RLFTAIPG y Lineamiento
Sexto, fracciones I, II, III y V de
los Lineamientos de acceso a
la informacin.
No, contina en la
actividad 11.
Unidad
Arts. 27 y 41 de la LFTAIPG y
Lineamiento Sexto, fraccin V
de los Lineamientos de acceso
a la informacin.
DIARIO OFICIAL
Unidad
10
Recibe la notificacin
del pago del costo de
reproduccin de la
informacin y/o envo
correspondiente.
Unidad
11
Requiere a la unidad
administrativa remita
la versin pblica
correspondiente.
12
Elabora versin
pblica del
expediente o
documento, y entrega
a la Unidad, en el
menor tiempo posible.
Unidad
administrativa
Unidad
13
(Primera Seccin)
Arts. 27 y 41 de la LFTAIPG.
Arts. 41 y 43 de la LFTAIPG.
Fsica o electrnica
Arts. 43 y 44 de la LFTAIPG;
30, 41, 51, 73 y 74 del
RLFTAIPG, Sptimo de los
Lineamientos de clasificacin y
desclasificacin y los
Lineamientos de versiones
pblicas.
Fsica o electrnica
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG.
Recibe versin
pblica y la entrega al
solicitante, en un
plazo no mayor de 10
das hbiles,
contados a partir de la
fecha de la
notificacin de
disponibilidad de la
informacin y/o del
pago del costo de
reproduccin y en su
caso, del envo.
Fin de procedimiento.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.5
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
puede ser:
Unidad o SPH y/o
Comit
Herramienta de
a) Acuerdo de
admisin y traslado al
Comit (contina en la
actividad 2), y/o
b) Requerimiento de
informe sobre el
contenido de la
comunicacin
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
informacin clasificada
(contina en la
actividad 2), y/o
c) Solicitud de
informacin adicional
sobre el motivo de la
respuesta otorgada
(contina en la
actividad 2), y/o
d) Acuerdo de acceso
a la informacin
clasificada o
celebracin de
audiencia con las
partes, contina en la
actividad 9.
Analiza si requiere
informacin de la
unidad administrativa
involucrada para
atender las
notificaciones a), b) o
c) recibidas.
Anlisis
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
Requiere
informacin?
S, contina en la
actividad 3.
No, contina en la
actividad 5.
Requiere la
informacin a la unidad
administrativa el mismo
da en que recibi el
acuerdo de admisin.
Unidad
administrativa
Remite, en el menor
tiempo posible, la
informacin solicitada.
Elabora el proyecto de
alegatos y/o
documentacin
necesaria para la
sustanciacin del
recurso de revisin.
Documentos diversos
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG y 90
del RLFTAIPG.
Somete el proyecto
6
correspondiente al
Documentos diversos
Comit.
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG y 90
del RLFTAIPG.
Aprueba el proyecto de
alegatos y/o
Comit
documentacin
necesaria para la
Documentos diversos
sustanciacin del
recurso de revisin.
Remite al INAI los
alegatos y/o
Unidad o SPH y/o
Comit
documentacin
necesaria para la
sustanciacin del
recurso de revisin,
Herramienta de
comunicacin y, en su
o correo certificado o
con el INAI.
estrados
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
incluyendo,
dependiendo del
asunto, la notificacin
de la Unidad al
solicitante de un
alcance o modificacin
de respuesta.
En su caso, contina
en la actividad 11.
Unidad o SPH y/o
Comit
Comunica a la unidad
9
administrativa el
sistema de control de
acuerdo.
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
a) Atienden la
celebracin de
audiencia (contina en
la actividad 5) y/o
Unidad o SPH o
Comit y unidad
10
administrativa
b) Determina otorgar
acceso a la informacin
INAI
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
e informan al INAI
dicha circunstancia
(contina en el inciso
a) de la actividad 12).
Unidad o SPH y/o
Comit
11
Recibe la resolucin
emitida por el INAI.
Herramienta de
comunicacin
Anlisis
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
Oficio
Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
Analiza la resolucin
para identificar el
sentido y alcance que
puede ser:
Unidad o SPH y/o
Comit
a) Desechar, sobreseer
12
o confirmar.
Fin de procedimiento.
b) Revocar o modificar,
contina en la actividad
13.
13
Unidad
administrativa
14
Oficio
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
en la Etapa II a partir
de la actividad 7 del
procedimiento 5.4.
b) Si se determina que
la informacin es
reservada y/o
confidencial o, en su
caso, parcialmente
reservada y/o
confidencial, en lo
conducente se
observar lo sealado
en la Etapa II a partir
de la actividad 9 o en la
Etapa V a partir de la
actividad 2, ambas del
procedimiento 5.4.
c) Si se confirma que
la informacin es
inexistente, en lo
conducente se
observar lo sealado
en la Etapa III, a partir
de la actividad 2 del
procedimiento 5.4.
Concluido el
procedimiento
correspondiente, todas
continan en la
actividad 15.
Notifica el
Unidad o SPH y/o
Comit
15
cumplimiento al INAI a
Herramienta de
ms tardar el da de su
comunicacin
vencimiento.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.6
Transparencia Focalizada
Objetivo
Orientar a las unidades administrativas de las dependencias y entidades, para la identificacin
o generacin, procesamiento, sistematizacin, publicacin y difusin, de informacin
socialmente til.
Descripcin
Este apartado describe las actividades a travs de las cuales las unidades administrativas de
las dependencias y entidades, tomando en consideracin su marco jurdico de actuacin,
caractersticas, particularidades, condiciones y circunstancias, debern identificar o generar,
procesar, sistematizar, publicar y difundir hacia sus audiencias estratgicas o especficas y a
la poblacin en general, informacin socialmente til, a travs de sus portales de internet, as
como de otros sistemas o medios.
Actividades secuenciales por responsable:
Responsable
Unidad
No.
Actividades
Mtodo o Herramienta
Normatividad
a. Solicita a la unidad
administrativa
identificar informacin
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna y/o oficio
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
socialmente til,
conforme a su marco
jurdico de actuacin,
caractersticas,
particularidades,
condiciones y
circunstancias.
Contina en la
actividad 8.
b. Solicita al Comit la
aprobacin de la
constitucin de grupos
de apoyo. Contina en
la actividad 2.
Aprueba y establece
grupos de apoyo a la
Unidad.
Sesin
Unidad
Solicita a la unidad
administrativa nombre
al SPD para conformar
el grupo de apoyo.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna u oficio
Unidad
administrativa
Comunica a la Unidad,
el SPD que conformar
el grupo de apoyo.
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna u oficio
Unidad
Documento
Identifica la informacin
para ponerla a
disposicin de los
usuarios del portal de
internet.
Anlisis y sntesis
Enva la informacin
identificada por la
unidad administrativa
para su validacin,
contina en la actividad
9.
Anlisis
Analiza y selecciona
informacin
socialmente til, para
ponerla a disposicin
de los usuarios del
portal de internet,
contina en la
actividad 10.
Anlisis
Comit
Unidad y grupo de
apoyo
Unidad y grupo de
apoyo
Unidad
administrativa
Valida la informacin
para asegurar que sea
Unidad
administrativa
accesible, relevante,
comprensible,
asequible, y
actualizada.
Unidad
administrativa
Unidad
10
11
Enva la informacin
validada a la Unidad.
Solicita al rea de
tecnologas de la
informacin o
responsable de
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna u oficio
Correo electrnico o
sistema de control de
gestin interna u oficio
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
publicar la informacin,
su difusin en el portal
de internet o en su
caso, en otras
plataformas
informticas.
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
12
Evala la calidad de la
informacin
socialmente til
publicada en el portal
de internet o en su
caso, en otras
plataformas
informticas.
Portal de internet, o en
su caso, otras
plataformas.
13
Ejercicio de Participacin
Ciudadana de la
dependencia o entidad;
sesin informativa o de
trabajo con la audiencia
estratgica o especfica;
otros sistemas o medios
que determine la Unidad.
14
Verifica la difusin de
la informacin
socialmente til hacia
sus audiencias
estratgicas o
especficas.
15
Ejercicio de Participacin
Ciudadana de la
dependencia o entidad;
sesin informativa o de
trabajo con la audiencia
estratgica o especfica;
otros sistemas o medios
que determine la Unidad.
Verifica el uso de
sistemas, medios o
implementacin de
acciones adicionales,
Unidad
16
5.7
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
posible); 22) Seguimiento; 23) Resolucin final; 24) Observaciones; 25) Anexos.
Firmas: 26) Nombre y firma o sello de la oficiala de partes o del destinatario; 27) Nombre de quien
recibe la correspondencia o la solicitud de envo.
Elementos mnimos del Reporte diario de correspondencia
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad; 2) Nombre de la Dependencia o
Entidad; 3) Nombre de la unidad administrativa; 4) Ttulo Reporte diario de correspondencia; 5)
Ejercicio que corresponda; 6) Fecha de elaboracin; 7) Nmero de hoja y total de stas.
Columnas/filas/celdas: 8) Nmero consecutivo; 9) Nmero de folio asignado; 10) Hora de recepcin;
11) Remitente; 12) Destinatario; 13) Mensajero; 14) Hora de entrega; 15) Tiempo de entrega en
minutos; 16) Origen del documento (ventanilla, correo certificado, Intercambio Gubernamental); 17)
Tipo de remitente (Dependencia o Entidad, empresa, organizacin, persona fsica).
Firmas: 18) Nombre, cargo y firma del responsable de elaborar el reporte (mnimo un subdirector de
rea, jefe de oficina o equivalente).
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Elementos mnimos del formato de vale de prstamo de expedientes. Archivo de trmite
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad
administrativa; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario:
Nombre completo, puesto, nmero de identificacin, rea de adscripcin, piso, telfono y/o extensin,
correo electrnico, 7) Datos del expediente: Nmero consecutivo del expediente, total de expedientes,
fecha de devolucin, fecha de prrroga (en su caso); 8) Registro de anomalas.
Firmas: 9) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepcin; 10) Autoriz:
Responsable del archivo de trmite, de conformidad al marco jurdico vigente.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios del inventario de baja documental
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o
entidad; 3) Tipo de inventario: de baja documental; 4) Nmero de hoja, p. ej. Hoja 1 de 3; 5) Unidad
administrativa productora; 6) Fondo; 7) Seccin; 8) Serie.
Columnas/filas/celdas: 9) Nmero consecutivo; 10) Cdigo de clasificacin archivstica; 11) Nmero
de caja; 12) Nmero de expediente; 13) Descripcin del expediente; 14) Periodo de trmite (ao de
apertura y de cierre); 15) Tradicin documental (Documentacin en original/Documentacin en copia);
16) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable); 17) Vigencia documental (nmero de
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios de la declaratoria de prevaloracin de archivos para baja
documental
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o
entidad; 3) Nombre del formato Declaratoria de Prevaloracin de archivos; 4) Lugar y fecha.
Cuerpo del texto: 5) Deber incluir la siguiente leyenda:
Se declara que el inventario documental que respalda los archivos cuya baja documental se promueve
consta de ___ fojas que amparan los expedientes procedentes de la ___________.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
La baja documental se realiza con base en el catlogo de disposicin documental vigente y que han
prescrito los valores primarios ________________ y se identific que no posee valores secundarios, de
conformidad con la normatividad aplicable.
Cabe sealar que se llev a cabo un procedimiento de valoracin documental y no se identific
documentacin con probable valor histrico; se verific que la documentacin ha cumplido con las
vigencias documentales de ______ aos en el archivo de trmite y ______ aos en el archivo de
concentracin respectivamente.
Al revisar el inventario de baja contra expedientes, se observ que este refleja el contenido de
____________ expedientes con periodo ________________, contenidos en ___________ cajas, con
un peso aproximado de _______________ kilogramos, equivalentes a ________________ metros
lineales de documentacin.
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes a activo fijo,
obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones
en otras entidades, as como juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de
responsabilidades pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada y/o confidencial
cuyos plazos no han prescrito, conforme a las disposiciones aplicables
Firmas: 6) Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa productora de la
documentacin.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
____________________________