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DOCUMENTACION Y PROCESO

ADMINISTRATIVO

INDICE
Pgina
1. INTRODUCCIN

2. RESUMEN

3. OBJETIVOS.

4. PROCESO ADMINISTRATIVO
4.1. Concepto.
4.2. Caractersticas de la administracin
4.3. Elementos del proceso administrativo.

6
6
6
8

5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
5.1. Concepto.
5.2. Funciones
5.3. Caractersticas
5.4. Tipos de documentos administrativos.

12
12
13
13
14

6. GLOSARIO..

31

7. BIBLIOGRAFIA.

32

8. ANEXOS

1. INTRODUCCIN.
El tema del trabajo que a continuacin se expone ser la documentacin y el
Proceso Administrativo.
El trabajo estar divido en dos grandes bloques: uno que abarcar el
Procedimiento Administrativo en el que se tratara de obtener un conocimiento sobre el
mismo a travs de su concepto, sus caractersticas y sus elementos; y un segundo bloque
que aludir a la documentacin, en el que se expondrn algunos de los documentos
imprescindibles para llevar a cabo el procedimientos administrativos. Adems cada uno
de ellos constara de su definicin y de su estructura si lo tuviera.
2. RESUMEN.
Existen muy pocos estudios que profundicen en el conocimiento de los
documentos administrativos. La Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn (Ley 30/1992, del 26 de noviembre),
explicita que la principal dificultad en orden a la normalizacin de los documentos
(preceptiva por el artculo 30-1 de la Ley de Procedimientos Administrativos), es la
falta de conocimiento adecuado del expediente administrativo en general y de los
documentos administrativos en particular.
El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de
rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades1, de este
modo podemos decir que las fases del proceso administrativo son: Planeacin,
Organizacin, Direccin y Control.
Los documentos administrativos son aquellas herramientas de las que se vale la
administracin para llevar a cabo los diferentes procedimientos administrativos, que a
grandes rasgos se puede dividir en:
Documentos de Decisin: Resoluciones y Acuerdos.
Documentos de Transmisin: Comunicaciones, Notificaciones y Publicaciones.
Documentos de Constancia: Actas, Certificados y Certificados de Actos
Presuntos.
Documentos de Juicio: Informes.
Documentos de los Ciudadanos: Solicitud, Denuncia, Alegaciones y Recurso
(Ordinario, de Revisin y Contencioso Administrativo).
Adems existen otros tipos de documentos, como pueden ser el informe de
investigacin cualitativa, la memoria, la carta,

Amador, J.P. (2007). Proceso Administrativo. Extrado el 15 de noviembre de


http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/

3. OBJETIVOS.
3.1. Objetivos de conocimiento
Dar a conocer, desde el punto de vista diplomtico, la riqusima gama de
documentos que se generan en la actualidad.
3.2. Objetivos de habilidades
Facilitar el manejo de los documentos necesarios en los distintos Procedimientos
Administrativos.
3.3. Objetivos de actitudes y/o valores
Aproximar al proceso administrativo que se lleva a cabo en las Administraciones
Pblicas.

4. PROCESO ADMINISTRATIVO.
4.1. Concepto
La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.
Los documentos administrativos son el soporte en que se materializan los
distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.
En la normativa vigente encontramos referencias que nos aproximan que nos
aproximan a un concepto jurdico del documento administrativo.
En particular, el artculo 46 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas del Procesamiento Administrativo Comn.
En esta ley se seala que tienen la consideracin de documento pblico administrativo
los vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.
4.2. Caractersticas de la administracin.

Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un


organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante
la planificacin, organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo)
y control.

Es una ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando cosas,


personas y sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un objetivo
con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa
para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en l tiene
siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo
mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una
sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se
puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo
de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes.

Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros


fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y
distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de
produccin y un psimo administrador. La administracin tiene
caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o
tcnica. La administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene
caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del


fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento
de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o
la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no
por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administracin.
Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es

decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo
formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas
con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemticas,
estadstica, derecho, economa, contabilidad, mercadeo, sociologa,
Psicologa, filosofa, antropologa, etc.
Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a
las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

CUADRO RESUMEN 1: CARACTERSITCAS DE LA ADMINISTRACIN


CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN
UNIVERSALIDAD

ESPECIFICIDAD
UNIDAD TEMPORAL

UNIDAD JERRQUICA

VALOR INSTRUMENTAL

El fenmeno administrativo se da donde quiera que


existe un organismo social, es el proceso global de
toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos
organizativos de forma eficaz y eficiente
El fenmeno administrativo es especfico y distinto a
los que acompaa.
Es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida
de una empresa se estn dando, en mayor o menor
grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos.
Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de
la misma administracin.
La administracin es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr
en forma eficiente los objetivos establecidos.

AMPLITUD DE EJERCICIO Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.


INTERDISCIPLINARIEDAD La administracin hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn
relacionadas con la eficiencia en el trabajo
FLEXIBILIDAD
Los principios y tcnicas administrativas se pueden
adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o
grupo social

4.3. Elementos del proceso administrativo


4.3.1. Concepto planeacin en el proceso administrativo
Cuando hablamos de la planeacin en el proceso administrativo, nos referimos
de antemano a qu, cmo y cundo hacemos, y quin hace. Se puede decir que es un
proceso exigente a nivel intelectual, pues requiere la determinacin de los cursos de
accin y la fundamentacin de las decisiones, en los fines, conocimientos y
apreciaciones razonadas por el profesional.
La planeacin es funcin de todos los gerentes, pues el carcter y el alcance
varan con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las polticas y planes
establecidos por los superiores. Por ello es necesario que se realice un reconocimiento
genrico de la planeacin con el propsito de que no existan distinciones entre la
elaboracin de polticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la
administracin, o entre el gerente y el administrador o supervisor.
Por tanto, la planeacin establece un esfuerzo coordinado dando direccin, tanto
a los administradores, como a los que no lo son, a la vez que contribuye al logro de
objetivos, a la coordinacin de actividades y al trabajo en equipo. En suma,
los propsitos son: disminuir el riesgo del fracaso; evitar errores y asegurar el xito de
la empresa; administrar con eficiencia los recursos; y asegurar el xito en el futuro.
A manera de sntesis podemos decir que el propsito y naturaleza de la
planeacin pueden resumirse haciendo referencia a los siguientes principios:
Principio de contribucin a los objetivos: El propsito de cada plan y de
todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos.
Principio de los objetivos: deben ser claros, viables y verificables.
Principio de primaca de la planeacin: La planeacin antecede lgicamente a
todas las dems funciones administrativas.
Principio de eficiencia de los planes: se mide por su contribucin al propsito y
a los objetivos balanceados por los costos requeridos para formularlo y operarlo y
por las consecuencias no deseadas.

4.3.2. Organizacin en el proceso administrativo


La organizacin es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso
productivo que llevan a cabo los administradores, gerentes economistas, contadores que
se encuentran en puestos directivos de la unidad productora. La remuneracin del
capital y la organizacin es la ganancia. Es en este sentido en que concebimos la
organizacin como:
a) La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas.
b) El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los
objetivos.
c) La asignacin de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para
supervisarla (delegacin).
d) La obligacin de realizar una coordinacin horizontal (en el mismo nivel de la
organizacin o en otro similar) y vertical en la estructura organizacional.
La funcin de organizacin consta de un nmero de actividades relacionadas:
definicin de las tareas; seleccin y colocacin de los empleados; definir autoridad y
responsabilidad; determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc. Asimismo
cabe mencionar dos tipos de organizaciones: formal e informal.

4.3.3. Direccin del proceso administrativo


Es la capacidad de influir y motivar en las personas para que contribuyan a las
metas de la organizacin y del grupo. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para
la tarea de direccin; es la supervisin cara a cara de los empleados en las actividades
diarias del negocio.

a)
b)
c)
d)

Principios de la Direccin
Motivacin.
Liderazgo.

Principios de direccin

Comunicacin.
Equipos y Trabajo en equipo.

a) Coordinacin de intereses.
b) Impersonalidad del mando.
c) Resolucin de conflictos.
d) Aprovechamiento de conflictos.
e) Va jerrquica.

Elementos de a Organizacin
La direccin como parte del proceso administrativo se compone de varios
elementos:
a) Toma de decisiones: a travs de evaluar las alternativas, definir y analizar el
problema, para posteriormente aplicar mejor alternativa.
b) Integracin.
c) Motivacin: a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo, de acuerdo a
normas o patrones de conducta esperados.
d) Comunicacin.
e) Supervisin.
4.3.4. Control en el proceso administrativo.
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los
mismos al ofrecer una base para adoptar acciones.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
1 Sealar niveles medios de cumplimiento.
2 Supervisar el desempeo a intervalos regulares.
3 Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
4 Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva
capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad.

Fases del control


Un proceso de control corriente, consta de las siguientes fases:
a. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas planificadas.
b. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los
resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
c. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las
causas subyacentes de las variaciones.
d. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los xitos.
e. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en
prctica.
f. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin;
continuar con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.

Elementos del control


a. Establecimiento de estndares: Es la aplicacin de una unidad de medida, que
servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el control.
b. Medicin de resultados: La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede de
algn modo modificar la misma unidad de medida.
c. Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para
integrar las desviaciones en relacin con los estndares.
d. Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre
la planeacin y el control.
CUADRO RESUMEN 2: ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ELEMENTOS DEL PPROCESO ADMINISTRASTIVO


PLANEACIN
La planificacin es el establecimiento de
metas y la eleccin de los medios para
alcanzarlas y, sin los planes para llevarla a
cabo, los gerentes no sabrn organizar
eficazmente su personal ni los recursos,
desvindose de dichas metas.
ORGANIZACIN
La organizacin es el acto de dirigir,
organizar, sistematizar el proceso
productivo que llevan a cabo los gerentes,
economistas, contadores que se
encuentran en puestos directivos de la
unidad productora.
DIRECCIN
Es la capacidad de in fluir y motivar en las
personas para que contribuyan a las metas
de la organizacin y del grupo.
CONTROL
Es la funcin administrativa que consiste
en medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para asegurar
que los hechos se ajusten a los planes y
objetivos de las empresas.
5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
5.1. Concepto
La Ley denomina documento a aquella cosa mueble susceptible de ser
incorporada directamente a un expediente con foliatura o paginacin- y que acredita,
mediante escritura o cualquier otro signo fotografa, dibujo- una idea, un pensamiento
o una realizacin humana, o incluso una situacin o aspecto de la naturaleza.
Documento Administrativo es, a su vez cualquier documento producido por un rgano
de la Administracin Pblica, por lo que pueden considerarse como tales, a pesar de que
sean incorporados a los expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos
a rganos de la Administracin Pblica, tales como instancias y recursos (salvo,
naturalmente, en los casos excepcionales en que ciertos rganos administrativos tienen
la posibilidad de recurrir). Tampoco se consideran documentos administrativos los
libros administrativos, ni los impresos administrativos, que slo constituyen un medio

para obtener y normalizar informacin y slo se convertirn en documentos


administrativos cuando estn debidamente cumplimentados.
En lneas generales, puede clasificarse a los documentos administrativos en dos
grandes grupos: los documentos internos, que produce la propia Administracin y
quedan incorporados al expediente, sin que puedan tener salida al exterior, y los
documentos externos, que, producidos por la Administracin, tienen salida al exterior.
En definitiva, los documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos
actos.
5.2. Funciones.
Los documentos administrativos cumplen primordialmente dos funciones:
1.- Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin
de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como medio de
comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es tanto interna entre las unidades que componen la organizacin administrativa - como externa - de la
Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.
5.3. Caractersticas.
Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos.
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no
estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los
resmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente
a terceros o en la propia organizacin administrativa.

Son emitidos por un rgano administrativo.


El emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es siempre
uno de los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica.

Su emisin es vlida.
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
CUADRO RESUMEN 3: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Concepto
Funciones de Constancias
Funciones de Comunicacin.
Funciones
Producen efectos.
Son
emitidas
por
un
Caractersticas
administrativo.
Su emisin es vlido.

rgano

5.4. Tipos de documentos administrativos.

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Lo que a continuacin se expone es un resumen del libro Informacin y


Documentacin Administrativa (Cruz y Mikelarena, 1998) y del Manual de
Documentos Administrativos (Ministerio para las Administraciones Pblicas, 1994).
5.4.1. Documentos Administrativos de Decisin.
Son aquellos documentos que contienen una declaracin de voluntad de un
rgano administrativo sobre materias de su competencia.
El acuerdo es el documento administrativo que recoge decisiones adoptadas por
rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la
tramitacin de un procedimiento con carcter previo a la resolucin del mismo.
- Clases de Acuerdos
De iniciacin de un procedimiento.(art. 69.1)
Instrumentales:
 Acumulacin de procedimientos. (art. 73)
 Prctica simultnea de trmites. (art. 75.1)
 Apertura del periodo de prueba. (art. 80.2)
 Ampliacin de plazos. (arts. 46 y 49)
Sustantivos:
 Adopcin de medidas provisionales (art. 72).
 Admisin/rechazo de pruebas propuestas (art. 80.3).
 Solicitud de informes (art. 82).
 Informacin pblica (art. 86.1).
 Caducidad del procedimiento (art. 92).
La resolucin es el documento administrativo que recoge las decisiones del
rgano componente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones
planteadas en ste.
- Clases de resoluciones segn el sentido de la decisin.
Positivas, confirman el presupuesto que provoc la iniciacin del procedimiento,
estimando la solicitud de un ciudadano o ratificando la iniciativa de un rgano
administrativo.
Negativas, desmienten el presupuesto que provoc la iniciacin del
procedimiento, desestimando la solicitud de un ciudadano o rectificando la
iniciativa de un rgano administrativo.
- Clases de resoluciones segn el sentido de la resolucin.
De ampliacin: amplan las facultades de los ciudadanos (autorizacin de
ejercicio de actividades, concesin de dominio o servicio pblico,
reconocimiento de derechos econmicos, concesin de subvenciones y ayudas).
Restrictivas. Restringen las facultades de los ciudadanos (sancionadoras).
De modificacin. Modifican otras resoluciones (nulidad de pleno derecho,
anulabilidad, revocacin rectificacin de errores).
La estructura de los documentos administrativos de decisin es la siguiente:
Encabezamiento: proporciona al receptor informacin bsica, inmediata y
sintetizada de los elementos fundamentales del documento, est integrado por:
 Titulo: que exprese con claridad y precisin el tipo de documento del que
se trata (acuerdo de, resolucin de).
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 Datos generales de identificacin: expresa la informacin ms


significativa para facilitar la identificacin del documento y su gestin
administrativa: nmero de expediente, asunto, interesado, procedimiento
y fecha de iniciacin.
Cuerpo: es la parte que refleja el contenido del acto administrativo y se
estructura en los siguientes apartados:
 Antecedentes: resumen brevemente las circunstancias que determinan la
adopcin de la decisin y sirven de introduccin al precepto del
documento. Tales circunstancias son: la forma de iniciacin (de oficio o
a solicitud del interesado), los datos del solicitante o del rgano
administrativo que provoc el procedimiento, y la referencia al hecho,
conducta o acontecimiento que dio lugar a la iniciacin del
procedimiento y a la adopcin de la decisin, en su caso.
 Hechos: en los que se fundamenta el procedimiento, debern figurar
cuantos deban tenerse en cuenta en la decisin y ser expuestos de manera
ordenada y objetiva.
 Valoracin jurdica: las disposiciones normativas segn las cuales
reaprecian y valoran los hechos, han de ser especificadas en su rango
jerrquico, nmero, fecha de aprobacin y el nmero y fecha del diario
oficial en el que fue publicada.
 Competencia: identificar al rgano administrativo que tiene la
competencia para adoptar la decisin y las normas que se le atribuyen,
con los mismos requisitos de identificacin del aparato anterior.
 Decisin: la declaracin de voluntad adoptada por el rgano
administrativo sobre las cuestiones planteadas en el documento. Su
redaccin deber ser clara, sencilla y comprensible.
 Recursos: informar al ciudadano, aso de poner fin a la va administrativa,
el tipo de recurso, rgano ante el que debe presentarse y plazo para
interponerlo.
 Notificacin: de acuerdo con lo establecido en el artculo 58.1 de la Ley
30/92 de RJAP y PAC.2
Pie: con la datacin (lugar y fecha completa), antefirma y firma.

5.4.2. Documentos Administrativos de Transmisin.


Los documentos administrativos de transmisin son aquellos que comunican la
existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades.
En funcin de las relaciones existentes entre el emisor y el receptor de la
informacin, se clasifican en:
Internos: emisor y receptor son rganos o unidades pertenecientes a una misma
organizacin administrativa.
Externos: el receptor es un ciudadano, una entidad privada o un rgano o unidad
perteneciente a una Administracin Pblica diferente de aquella en la que est
integrado el emisor.
En funcin de la condicin de destinatario de la transmisin, se distinguen:
Documentos dirigidos a ciudadanos o entidades privadas:
2

Se notificarn a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e
intereses, en los trminos previstos en el artculo siguiente.

12

La notificacin es el trmite por el que el rgano competente comunica al


interesado o interesados una resolucin o acuerdo.
La estructura de la notificacin es la siguiente:
- Encabezamiento: contiene el ttulo del documento, la identificacin completa
del acto administrativo que se notifica (ttulo del acuerdo o resolucin, tema o
asunto al que se refiere y fecha en que fue adoptado), nombre y apellidos de la
persona a la que se notifica y referencia al artculo y a la disposicin normativa
que precepta la notificacin.
- Cuerpo: incluye el lugar, medio y circunstancias, tanto de la notificacin
practicada como de la no practicada, todo a base de recuadros para su rpida y
fcil cumplimentacin.
- Pie: firma o acreditacin de la persona que practique la notificacin y la fecha
completa.
La publicacin es una actuacin material consistente en la insercin de un acto
administrativo en un diario oficial, tabln de anuncios o medio de comunicacin con el
fin de comunicarlo.
Puede producirse en los siguientes supuestos:
Publicacin sustitutiva de la notificacin:
 Interesados desconocidos; ignorancia del lugar o el medio de
notificacin, imposibilidad de practicarla.
 El acto tiene por destinatarios a una pluralidad de indeterminada de
personas.
 Actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia
competitiva.
Publicacin adicional a la notificacin:
 Establecida en las normas reguladoras del procedimiento.
 Aconsejada por razones de inters pblico.,
 La notificacin a un solo interesado es insuficiente para garantizar la
notificacin a todos.
Documentos dirigidos a rganos o unidades administrativas (comunicaciones):
Cuando el emisor y el receptor tiene la condicin de rgano o unidad
administrativa los documentos administrativos de transmisin se denominan
comunicaciones, ente las cuales cabe distinguir:
El oficio es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o
unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Pblicas, a diferentes unidades o
departamentos y, dentro de stos, a diferentes rganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicacin entre
rganos o unidades pertenecientes a un mismo rgano superior o entidad.
La estructura de las comunicaciones se caracteriza por:
Ambas se caracterizan por una redaccin estrictamente administrativa, oficial y
por un o no formal, neutro, objetivo e impersonal centrado fundamentalmente en la
accin administrativa. Su estructura es bastante similar, diferencindose por la
ordenacin de los datos:
Lugar y fecha del documento.
Referencias: cdigos alfanumricos para conocer las referencias de procedencia
y destino.
Asunto.
13

Receptor y emisor: consignando nombre completo y cargo.


Contenido: ha de ser claro, breve y conciso.
Cuando la comunicacin es de carcter personal y de contenido general no
relacionada directamente con la gestin habitual o la tramitacin de un procedimiento,
se utiliza la carta, documento en la comunicacin escrita fuera de la Administracin. Su
estructura diplomtica es libre.
5.4.3. Documentos Administrativos de Constancia.
Son aquellos que contienen una declaracin de conocimientos de un rgano
administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos.
El trmino acta se utiliza para la denominacin de los documentos que acreditan
hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
La estructura del acta:
Encabezamiento: contiene el ttulo (nombre del rgano, nmero y carcter
ordinario o extraordinario de la sesin), da, hora y lugar de la sesin, relacin
completa de asistentes y de ausentes, y orden del da.
Cuerpo: en el que se trascribe el extracto de las deliberaciones y los acuerdos
adoptados.
Pie: con la antefirma y firma del secretario y el visto bueno del presidente del
rgano colegiado.
El certificado acredita actos o situaciones de carcter administrativo, cuyo
destinatario es una persona, rgano o entidad que pretende la produccin de efectos en
un procedimiento administrativo o en el marco de relaciones jurdicas privadas.
Tambin se utiliza el trmino certificacin para las acreditaciones emitidas por el
secretario de un rgano colegiado sobre acuerdos adoptados por ste.
La estructura es la siguiente:
Encabezamiento: en el que se describe el objeto del certificado (certificado
de).
Cuerpo: en el cual se identifica al emisor y al solicitante, se expresa el objeto
del certificado con claridad y concisin, los efectos (sean genricos o concretos),
y la validez temporal en caso necesario.
Pie: consignando lugar y fecha de emisin, firma u otos smbolos de
autentificacin.
El certificado de actos presuntos, es un documento regulado en su contenido y
circunstancias por loas artculos 42, 43 y 44 de la Ley 30/92, que acredita la existencia y
los efectos de un acto presunto, emitido por el rgano competente para la adopcin del
acto expreso.
La estructura de la certificacin de actos presuntos:
Datos generales: todos los necesarios para identificar el procedimiento (nmero
de expediente, interesado, procedimiento, asunto, fecha de iniciacin, y fecha e
vencimiento del plazo para resolver), as como el rgano competente para emitir
la certificacin con la disposicin normativa que le atribuye tal competencia,
nombre y apellidos del interesado y objeto del procedimiento que deba haber
sido resuelto.
Exposicin: con os plazos y fechas en que deba haberse resuelto el
procedimiento y las disposiciones normativas que lo establecen.

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Certificacin: con los efectos de la falta de resolucin expresa y disposicin


normativa que los regula, y los requisitos a los que se ajustan las certificaciones
estimatorias, de acuerdo todo con el mencionado artculo 44.
Notificacin: segn lo visto anteriormente.

5.4.4. Documentos Administrativos de Juicio.


Son aquellos que contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de
derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo3. Son generalmente
denominados INFORMES. Los informes no se producirn bajo ningn concepto de
oficio sino por solicitud.
Existen diferentes tipos de informes:
En funcin de la obligacin de solicitarlos:
1. Preceptivos: han de ser solicitados ya que lo exige una disposicin legal.
A su vez se dividen en: determinantes (imprescindible para adoptar la
resolucin en un procedimiento) y no determinantes (no imprescindibles
en la resolucin del procedimiento).
2. Facultativos: se solicitan para obtener datos, opiniones o valoraciones
que pueden ser de utilidad. No es obligado solicitarlo.
En funcin de la vinculacin de su contenido:
1. Vinculantes: obligan al rgano administrativo a resolver en el sentido
informado.
2. No vinculantes: cumplen una funcin de asesoramiento al rgano
administrativo que lo solicita, no pudiendo resolver en el sentido de lo
informado.
En funcin del tipo de resolucin que aportan:
1. De resolucin nica: informes que finalizan con una sola propuesta o
conclusin.
2. De resoluciones alternativas: finalizan con propuestas o resoluciones
mltiples.
En funcin del rgano que los emite:
1. Internos: los emite la propia Administracin de donde es el rgano que
los solicita.
2. Externos: los emite una Administracin distinta a la que pertenece el
rgano que la solicita o, tambin por una entidad privada.
En funcin de su contenido:
1. Vinculados: someten su contenido y conclusiones a cuestiones
concretas.
2. Libres: engloba soluciones y propuestas que van ms all de la cuestin
concreta que justifica la elaboracin del informe.
Estructura del Informe.
Variar en funcin de su extensin. Un informe que trate sobre un asunto
especfico podra redactarse en unas cuantas lneas, mientras que otro podra necesitar
unas cuantas pginas.
Si el informe fuese extenso es conveniente que siga la siguiente estructura:

Ministerio para las Administraciones Pblicas (1994). Manual de Documentos Administrativos.


TECNOS, S.A. p. 123

15

Portada. (primera pgina bajo cubierta). En ella tendrn que aparecer: el ttulo,
la naturaleza del informe, el autor y la fecha de elaboracin.
ndice.
Introduccin. Se elabora al final para resumir el tema, finalidad, metodologa e
hiptesis de trabajo.
Cuerpo Principal. Ir dividido en captulos o secciones que contendrn lo que
destaca, ubicndolo al comienzo o al final de cada apartado. En caso de ser un
informe extenso se dividirn en captulos o secciones; en caso de ser un informe
corto la divisin se llevar a cabo en secciones cortas.
Conclusiones. Abarcar las opiniones o juicios de valor del autor, las
recomendaciones y las ventajas que derivan de las mismas.
Anexos. En caso necesario, incluir estadsticas, grficos, normativa

5.4.5. Documentos Administrativos de los Ciudadanos.


Los documentos de los ciudadanos son el instrumento por el que el ciudadano
se relaciona con la actividad de las Administraciones Pblicas4. Se diferencian cuatro
tipos bsicos de documentos de los ciudadanos:
1. Fase de preiniciacin:
Solicitud: contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a
promover la accin del rgano administrativo al que se dirige para
satisfacer una o varias retenciones con fundamento en un derecho
subjetivo o un inters legtimo.
Denuncia: documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento
o no de una obligacin legal, pone en conocimiento de un rgano
administrativo la existencia de un determinado hacho que pudiera obligar
a la iniciacin de un procedimiento administrativo.
2. Fase de iniciacin:
Alegacin: documento por el que el interesado en un procedimiento
administrativo aporta a los rganos responsables de ste datos o
valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin.
3. Fase de post-resolucin:
Recurso: documento por el que el ciudadano impugna un acto
administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su
anulacin por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en
el ordenamiento jurdico. Hay tres tipos de recurso:
a. Recurso ordinario: es de carcter administrativo y su
objeto es impugnar resoluciones que no pon fin a la va
administrativa y actos de trmite que imposibiliten
continuar el procedimiento o produzcan indefensin.
b. Recurso de revisin: es de carcter administrativo. Su
finalidad es impugnar actos que ponen fin a la va
administrativa.
c. Recurso contencioso-administrativo: es de carcter
judicial. Su finalidad es impugnar actos que ponen fin a la
va administrativa ante la jurisdiccin contenciosoadministrativa.
4

Ministerio para las Administraciones Pblicas (1994). Manual de Documentos Administrativos.


TECNOS, S.A. p. 137

16

Requisitos.
Los documentos de los ciudadanos no se sujetan a una formalidad externa, a no
ser que exista una exigencia normativa que lo obligue. A pesar de esto, hay una serie de
requisitos formales de carcter general:
Identificacin del emisor y del destinatario
Identificacin de los medios y lugares de notificacin.
Soportes y medios que han de ser compatibles con los que la
Administracin tenga a su disposicin.
Lugares de presentacin. Sern los establecidos en el artculo 38.4 de la
LRJ-PAC.
5.4.6. El informe en la investigacin cualitativa
1. El informe de resultados en el proceso de investigacin.
El informe es el ltimo de los pasos que se realiza en una investigacin, aunque
en l mismo se indica que la investigacin es un proceso circular, donde el final de la
misma te lleva al principio.
El informe no est basado slo en el compendio de los resultados obtenidos, sino
que tambin e un instrumento a aplicar en la investigacin en su conjunto. A travs de
estos no solo se accede a los problemas investigados, sino tambin a la manera en que
estos problemas se han formulado en un determinado momento y a lo largo del tiempo.
1.1. El informe como elemento totalizador e integrador de la investigacin.
Se basa en una puesta en comn sobre lo que ha supuesto la investigacin. Esta
puesta en comn se realiza desde distintos puntos de vista, el primero de ellos es el
procesual, como conjunto de tareas que persiguen un mismo fin, es decir, se basa en dar
respuesta a la demanda. En una investigacin se realizan diversas tareas, es necesario,
que las mismas se orienten al informe con un fin ltimo.
En segundo lugar, actuaremos con el punto de vista organizativos, la confluencia
de las actividades realizadas hace que el informe nos permita observar la totalidad de la
investigacin. Las distintas partes que conforman la investigacin pueden ser
modificadas en cualquier momento, de manera que, por ejemplo, el trabajo de campo
puede influir en la modificacin de los objetivos.
Y por ltimo, vamos a utilizar el punto de vista analtico, el distanciamiento y
concesin a la globalidad nos permite la integracin de las fases y momentos del
proceso investigador. No se trata de hacer una investigacin de fases dispersas, sino
atribuir al informe alguna finalidad o propsito particular que asuma la totalidad de la
investigacin.
1.2. El informe como documento de investigacin.
El informe es el medio a travs del cual se presenta y da a conocer el conjunto de
la investigacin, lo que significa que se concentra en ste, todo el trabajo anterior.
Cuando un investigador acepta realizar una investigacin a lo que se
compromete formalmente es a entregar el informe.
El informe debe recoger cada uno de los puntos que se han llevado a cabo en la
investigacin, nada de lo realizado en la investigacin existe formalmente sin el
correspondiente informe final.
Los informes cualitativos documentan la investigacin con datos discursivos
correspondientes a significados interpretados.

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1.3.El informe como medio de comunicacin.


El informe se presenta como un medio para dar a conocer la investigacin. El
informe debe ser bien redactado, ya que no debe haber ningn problema para su
conocimiento o comprensin. ste recoge lo esencial de la investigacin que se realiza,
y adems es de gran importancia comunicarla debidamente para que sta pueda ser
conocida y compartida por otros investigadores o personas interesadas.
2. El problema de la documentacin de los hallazgos cualitativos.
Los informes cualitativos documentan la investigacin basndose en hallazgos
cualitativos, que difcilmente pueden ser comprobables con terceros. Por ello, el lector
debe depositar un grado alto de confianza en la honradez y honestidad de la
investigacin.
El problema escriba en que los datos cualitativos pueden influir en la visin de la
objetividad cientfica del informe y de la investigacin realizada.
Cuantas ms especificaciones introduzca el informe sobre las circunstancias en
las que se desarroll la investigacin, ms crebles sern los hallazgos cualitativos y
ms fcil ser para el lector objetivizarlos desde un punto de vista cientfico.
3. La elaboracin del informe cualitativo.
3.1.La presencia de los contextos de la investigacin.
No todos los requerimientos e instancias a las que va dirigido el informe
demuestran las mismas necesidades. La adaptacin del informe a un lector es una
cuestin que puede plantearse diferenciando al menos cuatro tipos ideales de informes,
estos son los que se indican a continuacin:
a) Informe cientfico. Tiene como objetivo no solamente presentar sustancialmente
la investigacin, sino tambin especificarla lo suficiente para que sta pueda ser
evaluada desde el punto de vista metodolgico y cientfico.
b) Informe tcnico: Su utilidad es principalmente instrumental, y lo que se
requiere es precisamente agilidad y simplificacin a la hora de presentar los
resultados.
c) Informe ejecutivo: Le da mucha importancia a las recomendaciones que se
desprenden de los resultados obtenidos proponiendo acciones concretas para
llevar a cabo para solucionar un problema.
d) Informe divulgativo: Recoge de manera muy resumidas los resultados ms
sobresalientes de la investigacin realizada, centrndose exclusivamente en
mostrar las consecuencias que dichos resultados apuntan.
3.2.Elementos constitutivos del informe.
Un informe de investigacin est constituido por una serie de elementos
necesarios para explicar los pasos de la investigacin y hacer ms cmodo al lector su
entendimiento, estos son los que se nombran a continuacin.
a) Ttulo.
b) ndice.
c) Introduccin.
d) Metodologa.
e) Anlisis de resultados.
f) Sntesis y conclusiones.
4. Escritura u visualidad del informe cualitativo: aspectos retricos y estilsticos

18

Desde el punto de vista general, la finalidad retrica de todo informe es la


claridad y la precisin. En el informe se vern las capacidades literarias del autor. Su
objetivo es comunicar con acierto toda aquella informacin que el lector espera conocer.
Por otro lado, desde el punto de vista estilstico, un informe escrito lo es tambin
visual. Por ello se aconseja el uso de mapas o ejes espaciales y el uso de tablas con el
fin de dar mayor claridad amenidad a la lectura.
5.4.7. Memoria
Es un texto que describe con detalle actividades y proyectos que se van a realizar
en un futuro, o bien los que ya han sido realizados. En el primer caso, se describe lo que
un profesional o un equipo de profesionales proyectan llevar a cabo en el desarrollo de
su actividad profesional (memoria-proyecto). En el segundo, se trata de un texto en el
que se resumen y detallan las actividades ya realizadas por parte de una asociacin o de
un determinado grupo, normalmente a lo largo de un periodo de tiempo concreto que
suele ser de un ao (memoria-informe).
Sean de un tipo un otro, las memorias son textos normalmente extensos, en los
que el tipo de lenguaje puede coincidir en parte con el que veamos en el informe. Son
textos expositivos y descriptivos, detallados y razonados.
La memoria se utiliza en muchos mbitos profesionales, tanto para describir
detalladamente los proyectos y hechos futuros como los pasados. Por ejemplo, en el
mbito acadmico y en la investigacin cientfica se utilizan para solicitar becas y
proyectos de investigacin (en este caso, como futuribles). Los proyectos
arquitectnicos son una buena muestra de lo que estamos diciendo: todo proyecto
arquitectnico se acompaa de una memoria en la que se explica detallada y
razonadamente el alcance de las obras, analizando y justificando tanto los factores
dignos de consideracin en la fase de la redaccin y del diseo, como los que se tendrn
en cuenta durante la ejecucin de la obra.
En el caso de las memorias como detalle de las actividades ya realizadas, nos
encontramos ante un tipo de texto bastante parecido a los informes. Una memoria, en
este sentido, sera como un informe de las actividades que se han llevado a cabo. Sin
embargo, existe una diferencia: el informe se dirige al lector con el objetivo de que ste
pueda tomar una decisin al respecto de un determinado tema, mientras que la memoria
pretende slo recoger la relacin de actividades y de proyectos ya realizados, para que
queden documentados, para que "queden en la memoria".

Pasos para llevar a cabo una memoria.


a. La memoria como detalle de un proyecto (memoria-proyecto)
La memoria debe recoger todos los aspectos relevantes en cuanto a un proyecto
futuro. Por ello, en su redaccin habr que tener en cuenta lo siguiente:
1. En primer lugar, es imprescindible pensar en todos los elementos que van a ser de
inters en cuanto a ese proyecto.
2. Despus hay que recogerlos en un primer borrador.
3. Finalmente, es necesario ordenarlos de una forma lgica y razonada.
b. La memoria como resumen o recopilacin de actividades (la memoria-informe)
En este caso, la memoria debe recoger toda la informacin sobre lo que un
determinado organismo ha elaborado, organizado, producido y proyectado a lo largo de
un periodo de tiempo que suele ser anual. Por lo tanto, habra que proceder as:

19

1. Es necesario en primer lugar recoger toda la informacin disponible, que deber ser
muy amplia y precisa, con las fechas concretas y todos los datos referidos tanto a los
hechos recogidos en el texto como a las personas que han intervenido en ellos.
2. Despus ser necesario ordenar esa informacin temticamente, de manera que las
actividades queden organizadas en bloques coherentes y lgicos, siempre atendiendo al
mbito en el que se elabora la memoria.
No se posible plantear un nico esquema para las memorias, puesto que sus
elementos o partes constituyentes dependen mucho del mbito en el que se inscriban.
En las memorias muy breves no suele haber apartados independientes, aunque
evidentemente se puede observar una estructura similar a la de las memorias extensas.
La memoria recopilatoria (o memoria-informe) no suele llevar ningn apartado
de recomendaciones orientativas, porque, como ya hemos indicado, no se pretende con
ella influir en la decisin del interlocutor, sino informar amplia, ordenada y
sistemticamente de los acontecimientos y proyectos pasados. Lo que s que aparece en
este tipo de memorias es un cierto grado de valoracin; por lo tanto, el lenguaje puede
ser un poco ms modalizado y subjetivo que en las memorias de proyectos, en las que
suele ser muy neutro.
La redaccin ser clara, rigurosa, concisa; la estructura, lgica y coherente. Los
prrafos sern cortos, con frases tambin cortas y de estructura sencilla. Hay que
eliminar todo lo que sea irrelevante, la redaccin debe ser sinttica. En algunos casos, la
informacin aparece sin desarrollar, en forma de tems enumerados.
En las memorias de proyectos aparecer la primera persona del singular o del
plural segn sean uno o varios los participantes en el proyecto. En las memoriasinforme, se suele utilizar la primera persona del plural, ya que se suele hablar en nombre
de todos los miembros del grupo como conjunto.
CUADRO RESUMEN 4: TIPOS DE DOCUMENTO:
4.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIN.

Acuerdos

Resoluciones

Iniciacin del procedimiento.


Instrumentales.
Sustantivos.
Segn el sentido de la
decisin.
Segn el sentido de la
resolucin.

Positivas
Negativas
Ampliacin
Restrictivas.
De Modificacin.

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4.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIN.


En funcin de las relaciones entre
emisor y receptor.

En funcin de la condicin destinatario


de transmisin

Internos
Externos
Documentos
dirigidos a los
ciudadanos o
entidades privadas.
Documentos
dirigidos a los
rganos o unidades
administrativos.
(Comunicaciones)

Notificacin
Publicacin

Oficio
Nota interior

4.3.DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
Acta
Certificado
Certificado presunto

Documentos de Constancia

4.4. DOCUMENTOS DE JUICIO


DE JUICIO
INFORMES
En funcin de:

TIPOS

La obligacin de solicitarlos

Preceptivos

Facultativos

La vinculacin de su
contenido

Vinculantes

No vinculantes

El tipo de resolucin

R. nico

El rgano que emite

Internos

Los Contenidos

Vinculados

R. Alternativas

Externos

Libres

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4.5. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS


DE LOS CIUDADANOS

FASES

TIPOS

Preiniciacin

Solicitud

Iniciaciones

Denuncia

Alegaciones

Ordinario

Post-resolucin

Recurso

De revisin

Contencioso-administrativo

4.6. INFORME DE INVESTIGACIN CUALITATIVO


Informe de investigacin cualitativo
Informe
Es el cierre final de la investigacin, es la
fase que pone en relacin la demanda o
problema con los resultados obtenidos. El
informe debe reflejar cada uno de los
pasos que se han llevado a cabo en la
investigacin.
Tipos de informes:
Informe cientfico.
Informe tcnico.
Informe ejecutivo.
Informe divulgativo.
Elementos:
Ttulo, ndice, introduccin, metodologa,
anlisis de resultados, sntesis y
conclusiones.
Memoria
La memoria.
Es un texto que describe con detalle
actividades y proyectos que se van a
realizar en un futuro, o bien los que ya han
sido realizados.
Tipos de memoria.
Memoria proyecto: la memoria debe
recoger las actividades que se van a llevar
a cabo en un proyecto futuro.
Memoria Informe: debe recopilar y resumir
las actividades ya realizadas.

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6. GLOSARIO.
Las palabras que a continuacin se presentan, se han extrado del libro:
Cruz Mundet, JR, y Mikelarena Pea, F. (1998). Introduccin y Documentacin
Administrativa. Madrid: TECNOS, S.A.
- Derecho administrativo: Aquel derecho pblico en el que una de las partes es la
Administracin Pblica.
- Documento administrativo: Son el soporte en el que se materializan los distintos
actos de la Administracin Pblica.
- Eficacia: Conseguir unos determinados objetivos.
- Eficiencia: Obtener unos determinados objetivos con el menor coste posible.
- Medidas Cautelares: aquellas medidas necesarias que se toman para asegurar la
proteccin del inters pblico y la eficacia de la resolucin.
- Medidas Provisionales: Aquellas medidas que toma el rgano administrativo, de
forma temporal durante el tiempo que dura el procedimiento.
- rgano administrativo: Emisor de los documentos administrativos, aquel que los
produce.
- Plan: Facilitar las estrategias necesarias para conseguir los objetivos y metas
establecidos.
- Proceso administrativo: Planear y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.
- Validez: cumplimiento de los requisitos formales y sustantivos, exigidos por las
normas que regula la actividad administrativa.
7. BIBLIOGRAFA.
- Cruz Mundet, JR. Y Mikelarena Pea, F. (1998). Introduccin y Documentacin
Administrativa. Madrid: TECNOS, S.A.
- Ministerio para las Administraciones Pblicas. (1994). Manual de documentos
administrativos. Madrid: TECNOS, S.A.
WEB
-Amador, J.P. (2007). Proceso Administrativo. Extrado el 15 de noviembre de
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/
- Ministerio de Administraciones Pblicas. Modelos de documentos administrativos,
extrado el 12 de noviembre del 2007 de http://www.map.es/servicios/formularios.html
- Placencio, Z. (2007). Caractersticas de la Administracin, extrado el 12 de
noviembre de 2007 de http://www.zoiloplacenio.8m.net/tema4.htm
- Snchez Prieto, A. P. (2007). Documentos administrativos: Un ensayo de diplomtica
contempornea.
Extrado
el
15
de
noviembre
del
2007
de
http://www.ucm.es/BUCM/revistas/inf/02104210/articulos/DCIN9595110193A.PDF

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