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GUA PARA EMITIR DOCUMENTOS

NORMATIVOS EN EL INSTITUTO NACIONAL


DE ANTROPOLOGA E HISTORIA

INAH

GUA PARA EMITIR DOCUMENTOS NORMATIVOS EN EL


INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGA E HISTORIA

JUNIO DE 2006

GUA PARA EMITIR DOCUMENTOS


NORMATIVOS EN EL INSTITUTO NACIONAL
DE ANTROPOLOGA E HISTORIA

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Fecha: 28/06/06

INTRODUCCIN

El Instituto Nacional de Antropologa e Historia (INAH) adopt, como una


herramienta de simplificacin regulatoria en el marco de mejores prcticas, la GUA
PARA EMITIR DOCUMENTOS NORMATIVOS, publicada por la Secretara de la
Funcin Pblica la cual facilita el desarrollo ordenado, estandarizado y adecuado de
un marco normativo, hacindolo simple, gil, estandarizado, de fcil aplicacin en su
operacin y funcionamiento.

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Fecha: 28/06/06

CONTENIDO DE LA GUA
La gua esta dividida en tres secciones:
Seccin I.
Diagnstico previo a la emisin de un documento normativo.
Esta seccin contiene un cuestionario y un esquema para
determinar que documento normativo se puede emitir.

(Pg. 3)

Seccin II.
Principios para generar un documento normativo.
Esta seccin contiene principios para estructurar y redactar un
texto manera simple y ordenada.

(Pg. 6)

Seccin III.
Tipos de Documentos Normativos.
Esta seccin detalla los documentos normativos que resultan
idneos para regular la operacin y funcionamiento del INAH.
Documento
1. Norma
2. Poltica
3. Acuerdo
4. Lineamiento
5. Regla
6. Oficio
7. Manual

Pgina
11
13
15
17
19
21
22

En la pgina 24 de esta seccin, se incluye un cuadro comparativo de la estructura


de los documentos normativos idneos, que resume los apartados que debe
contener cada documento.
Anexos:
Anexo A
(Pg. 25)
Anexo B Informacin adicional para facilitar el llenado del Cuestionario de la
Seccin I.
(Pg. 29)

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SECCIN I
Diagnstico previo a la emisin de un documento normativo
Contenido

Esta seccin contiene:


1. Cuestionario (Pg. 4) Este cuestionario es una herramienta que
ayudar a determinar si es necesario emitir el documento, y si ste es
de carcter normativo.
2. Esquema (Pg. 5) que le ayudar a determinar cul es el
documento normativo idneo, que puede emitir de acuerdo a sus
requerimientos.

Instrucciones Para realizar el diagnstico previo a la emisin de un documento


normativo, se requiere:
1. Identificar y tener disponibles todos los documentos normativos
vigentes que se relacionen con la materia y el tema que desea regular.
2. Contestar detenidamente el cuestionario que aparece en la pgina 4,
para identificar si debe emitirse el documento normativo.
3. Revisar el resultado de sus respuestas, conforme a la informacin
que aparece en la parte final del cuestionario.
4. Utilizar el esquema que aparece ms adelante, para determinar qu
documento normativo se puede emitir de acuerdo a sus necesidades.
5. Consultar la Seccin III Tipos de documentos normativos, para
conocer los elementos que debe contener el documento normativo
seleccionado.

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CUESTIONARIO
Conteste antes de emitir un documento normativo.
1. Cul es el propsito del documento que desea Marque con una cruz.
a) Normar ___
emitir?
b) Instruir ___
c) Facultar ___
(Escoger UNA sola opcin)
Si requiere de informacin adicional para responder esta
pregunta, consulte el Anexo B (Pg. 29)

d) Informar
e) Avisar
f) Describir
g) Registrar

___
___
___
___

2. Mencione la problemtica y el objetivo que persigue la


emisin de su documento.
3. Existe algn documento normativo vigente, que
regule el mismo tema?
Si requiere de informacin adicional para responder esta
pregunta, consulte el Anexo B (Pg. 29).

SI ___
Pase a la pregunta 4

NO___
Pase a la pregunta 6

4. Si YA EXISTE un documento normativo, explique por


qu resulta insuficiente.
5. Si YA EXISTE un documento normativo que regule el Su documento:
mismo tema, especifique segn sea el caso:
SI No
a)Abroga a otro __ __
b)Deroga
__ __
disposiciones
de otro
c)Modifica otro
__ __
d)Es nuevo
__ __
6.- Cite los ordenamientos (incluyendo artculos, Con fundamento en
fracciones, incisos, apartados, segn corresponda) que lo _______________, artculo
(s) _________, fraccin (es)
facultan para regular el tema que le interesa.
______ ________ (incisos o
apartados), emitido con
fecha ___________.

Si contest a, b c, especifique el
nombre del documento(s) y su
fecha de emisin.

No existe ningn
ordenamiento.
___

RESULTADOS
El resultado del diagnstico con base a sus respuestas, es:
Preguntas Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted deber emitir un DOCUMENTO NORMATIVO.

1.
2.
3, 4 y 5.

Si su respuesta se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted deber emitir un DOCUMENTO NO


NORMATIVO.
La respuesta a esta pregunta le ayudar a clarificar la necesidad de emitir un nuevo documento as como para
planificar el contenido del mismo.
Las respuestas a las preguntas 3, 4 y 5 le ayudarn a decidir si es estrictamente necesario emitir un documento
normativo nuevo o si en su caso, se requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.
Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted tendr certeza jurdica sobre sus facultades para
emitir un documento normativo sobre el tema especfico que tiene definido.

6.
Si se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted podra no tener facultades para emitir un documento
normativo y podra incurrir en falta y/o responsabilidad administrativa.

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ESQUEMA

Para determinar qu documento normativo es idneo para el tema que va a


regular, consulte este esquema:

Determinar o dirigir
La actuacin general
de los destinatarios
Regular actividades
especficas de
destinatarios
determinados
Definir funciones,
atribuciones acciones
especficas

Crear atribuciones
para un servidor
pblico determinado
Establecer principios
generales de
actuacin para
servidores pblicos e
instituciones
Describir etapas,
fases y pautas para
realizar una actividad
de manera
especfica
Definir aspectos
tcnicos y operativos
de una actividad de
manera general
Precisar procesos y
funciones
determinadas de
manera detallada

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SECCIN II
Principios para generar un documento normativo
Al escribir documentos
recomendaciones:

normativos

tome

en

cuenta

las

siguientes

REDACCIN

Use palabras y frases simples.


Por ejemplo, en lugar de escribir Durante el ao 2005 puede usar En 2005
.

Utilice slo las palabras necesarias.


Por ejemplo, en lugar de escribir En pleno apego a lo establecido en los
lineamientos aplicables y vigentes puede usar Conforme a los lineamientos
vigentes .

Sustituya oraciones complejas por estructuras sencillas. Por ejemplo, de


acuerdo a lo establecido en puede sustituirse por establecido en.

Evite escribir oraciones y prrafos muy extensos.

Evite repetir texto que ya incluy en otro apartado de su documento o que forma
parte de otros instrumentos normativos que tambin regulan el mismo tema. Por
ejemplo, si usted est elaborando unos lineamientos para especificar cul es el
horario de entrada y salida de los servidores pblicos y existe un Acuerdo
Administrativo que indica en qu casos se aplica o se excluye el registro de
entrada, entonces, abstngase de transcribir (repetir literalmente) en sus
lineamientos esta ltima informacin.

Considere que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo


incluso si no es un servidor pblico especializado-. Escriba pensando en sus
futuros lectores y recuerde que la normatividad se crea para ser cumplida, por lo
que producir documentos confusos y complicados, provoca su inobservancia.

Use un lenguaje sencillo y cotidiano. Utilice siglas, acrnimos y tecnicismos


slo cuando sea estrictamente necesario o bien, cuando ello facilite la lectura del
documento.

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Siempre que sea posible, incluya ejemplos para facilitar la comprensin del
documento.

Sea consistente. Utilice los mismos trminos en todo el documento.


Recuerde que lo que para usted pueden ser simples sinnimos podra no serlo
para sus lectores. El Uso de sinnimos puede causar confusin en la aplicacin
del documento normativo. Por ejemplo, evite utilizar servidores pblicos y
funcionarios pblicos como si fuesen sinnimos.

Recuerde que su documento slo debe incluir lo estrictamente necesario, lo que


genere un valor agregado. Evite escribir por escribir.

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PRESENTACIN

Incluya siempre, en un lugar visible la fecha de emisin o modificacin de su


documento, as como su vigencia.

Organice su documento de forma estructurada, siguiendo un orden lgico en


su contenido.
Por ejemplo:
Primero la:
Despus la:
Al final:

Introduccin
Descripcin de quin debe interpretar y vigilar
el cumplimiento de su documento.
Artculos transitorios.

Agrupe y en su caso fusione aquellos prrafos que tengan un propsito


similar o idntico.
Por ejemplo, los apartados de mbito de Aplicacin, Sujetos Obligados y
Alcance tienen un propsito similar, que es determinar en qu casos o materias
aplica el instrumento normativo y quin debe aplicarlo.
Por lo que puede fusionar su contenido en un solo apartado denominado mbito
de Aplicacin.

Utilice subttulos para facilitar al lector la bsqueda de algn tema especfico.

Utilice cuadros sinpticos y referencias grficas cuando sea posible. Una


imagen puede dar ms informacin que varios prrafos o pginas y ser ms fcil
de entender.

Numere las pginas y los apartados para facilitar su ubicacin.

Evite hacer uso de un documento normativo para emitir otro. Por ejemplo:
o Reglas por las que se establecen las Polticas para
o Acuerdo por el que se emiten los lineamientos para
o Decreto por la que se da a conocer el Manual de

En caso de que incluya un apartado de artculos/disposiciones transitorias,


recuerde que slo debe contener las acciones previas o simultneas que
requiera el instrumento para empezar a ser aplicado y cumplir con sus
propsitos (disposiciones temporales para transitar hacia el nuevo
ordenamiento).

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CONTENIDO

Cuide la congruencia y consistencia de su documento, revise que no sea


contradictorio con otros ordenamientos vigentes.

Recuerde que las obligaciones o requisitos que establezca su documento


deben ser claras, viables y factibles, evite generar textos que se conviertan en
letra muerta.

Verifique que sus facultades y atribuciones le permitan establecer las


obligaciones o requisitos que impone el documento que desea emitir.

Sea consciente de las cargas administrativas que impone su documento, procure


que su cumplimiento no haga que los servidores pblicos, en vez de destinar
tiempo a labores sustantivas, lo dediquen a simples cuestiones administrativas.

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SECCIN III
Tipos de documentos normativos
Introduccin
Esta seccin incluye los elementos que deber considerar para estructurar el
documento normativo por emitir, incluyendo su definicin, propsito, apartados
bsicos y adicionales, asegurndole que seleccion el ms adecuado.
Se recomienda consultar la Seccin II Principios para generar un documento
normativo (Pg. 6) que contiene recomendaciones de escritura, presentacin y
contenido que le ayudarn a emitir un documento de calidad.
Contenido
Este captulo contiene informacin necesaria para elaborar:
Documento

Pgina

Norma
Poltica
Acuerdo
Lineamiento
Regla
Oficio
Manual

11
13
15
17
19
21
22

Cuadro comparativo de la
estructura de los documentos
normativos idneos.

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NORMA
I. Definicin
Regla de conducta obligatoria que rige y determina el comportamiento de los
servidores pblicos.
II. Propsito
El propsito de una norma es dirigir la actuacin general de las instituciones
gubernamentales o en su caso de los servidores pblicos.
III. Cundo se emite?
Una norma se emite cuando se requiere determinar o dirigir una actividad.
IV. Apartados: Los apartados de una norma son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. Objetivo: Explica el por qu o para qu de la norma.
2. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta la
norma incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn corresponda).
3. mbito de aplicacin: Define a las personas u organismos responsables de:
cumplir la norma,
la aplicacin de la norma; y en su caso tambin define el territorio en el cual
resulta aplicable.
4. Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual la norma tiene validez, as como el
periodo en el cul ser aplicable. Es importante considerar la abrogacin o
modificacin de aquellos documentos que dejaran de tener vigencia por la
expedicin de un nuevo documento.
5. Disposiciones generales: Precisa el contenido de la norma.
6. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo, cargo y firma del servidor pblico facultado) y fecha
correspondiente.
7. Transitorios: Los artculos transitorios establecen las actividades y los procesos
previos o simultneos que deben cumplirse para la aplicacin de la norma.

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V. Otros apartados
Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podr incluir:
Apartados Descripcin
a) Consideraciones: Breve explicacin de los antecedentes y las necesidades para
emitir la norma.
b) Definiciones: Relacin de trminos que facilitan la comprensin de la norma.
c) Mecanismo de vigilancia y evaluacin: Seala el rea o unidad administrativa
encargada de vigilar, verificar evaluar el cumplimiento de la norma.
d) Interpretacin: Define a la unidad responsable o facultada para interpretar la
norma para efectos administrativos.

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POLTICA
I. Definicin

Directriz de accin o principio rector para el proceso de toma de decisiones y la


ejecucin de objetivos especficos de nivel institucional.
II. Propsito
El propsito de una poltica es establecer los principios generales que deben seguir
los servidores pblicos y sus instituciones.
III. Cundo se emite?
Una poltica se emite cuando se requiere conducir, organizar o establecer un marco
de actuacin general relacionado con objetivos institucionales.
IV. Apartados: Los apartados de una poltica son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. Objetivo: Explica los propsitos de la poltica.
2. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustentan la
poltica (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn corresponda).
3. mbito de aplicacin: Define a las personas organismos responsables de:
cumplir la poltica,
la aplicacin de la poltica; y en su caso tambin define el territorio en el
cual resulta aplicable.
4. Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual la poltica tiene validez, as como el
periodo en el cul ser aplicable. Es importante considerar la abrogacin o
modificacin de aquellos documentos que dejaran de tener vigencia por la
expedicin de un nuevo documento.
5. Disposiciones generales: Determinan los principios generales que debern
observar los servidores pblicos conforme a objetivos institucionales.
6. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y firma.

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V. Otros apartados
Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podr incluir:
Apartados Descripcin
a) Consideraciones
Breve explicacin de los antecedentes y las necesidades para emitir una poltica.
b) Definiciones
Listado de definiciones relacionadas con el texto de la poltica.
c) Objetivos estratgicos o generales
Establecen los patrones de comportamiento o funcionamiento institucional que los
servidores pblicos pueden y deben observar para alcanzar las metas institucionales
prioritarias.
d) Objetivos operacionales o especficos Establecen las actividades detalladas de
los destinatarios y los responsables de la poltica con el fin de planear, organizar y
controlar un proceso.

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ACUERDO
I. Definicin.
Instrumento emitido por servidores pblicos facultados para definir delegar
funciones, atribuciones o para determinar acciones especficas.
II. Propsito.
Instituir acciones de una o ms partes involucradas.
III. Cundo se emite?
Se emite cuando se requiere regular situaciones especficas a travs de acciones,
funciones o actividades de dos o ms instituciones o instancias.
IV. Apartados. Los apartados de un acuerdo son los siguientes:
1. Objetivo: Describe la finalidad del acuerdo.
2. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta el
acuerdo (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn corresponda).
3. Responsables y sus obligaciones: Designacin de partes responsables del
cumplimiento del acuerdo. Las facultades y atribuciones que se otorguen a unidades
administrativas o instituciones especficas. Detalla las funciones, los compromisos y
las obligaciones que adquieren las dependencias o entidades al suscribir un
acuerdo.
4. Disposiciones generales: Establece segn el caso:
Trminos y parmetros que debern seguirse para cumplir con los objetivos
del acuerdo.
5. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y firma.
6. Artculos transitorios Los artculos transitorios establecen las actividades y los
procesos previos o simultneos que deben cumplirse para la aplicacin del acuerdo.

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V. Otros apartados
Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podr incluir:
a) Consideraciones: Breve explicacin de los antecedentes y las necesidades para
emitir un acuerdo.
b) Definiciones: Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales
y que facilitan la comprensin y aplicacin del acuerdo.
c) Mecanismos de vigilancia y evaluacin: Seala el rea o unidad administrativa
encargada conforme a sus atribuciones, de vigilar, verificar evaluar el cumplimiento
del acuerdo.
d) Interpretacin: Define a la unidad designada en el acuerdo como responsable de
la interpretacin del acuerdo para efectos administrativos.
e) Anexos: Incluye los documentos complementarios para la aplicacin del acuerdo.

Apartado Descripcin

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LINEAMIENTO
I. Definicin
Establecimiento de los trminos, lmites y caractersticas de las actividades del
sector pblico.
II. Propsito
Describir las etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una actividad u
objetivo.
III. Cundo se emite?
Los lineamientos se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones que
derivan de un ordenamiento de mayor jerarqua.
IV. Apartados: Los apartados de los lineamientos son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. Objetivo: Explica el por qu o para qu de los lineamientos.
2. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustentan los
lineamientos (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn
corresponda).
3. mbito de aplicacin: Define a las personas organismos responsables de:
seguir los lineamientos,
aplicar los lineamientos; y en su caso tambin define el territorio en el cual
resulta aplicable.
4. Disposiciones generales: Establece el conjunto de etapas, requisitos, acciones,
seguimiento, obligaciones y coordinacin necesarios para cumplir con los objetivos
de los lineamientos.
5. Lineamientos generales y especficos: Descripcin de los trminos, elementos
o directrices generales especficas que se aplican de manera uniforme en todas las
etapas de un proceso y que pueden ser aplicables de manera general o especfica.
6. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y firma.
7. Artculos transitorios: Los artculos transitorios establecen las actividades y los
procesos previos o simultneos que deben cumplirse para la aplicacin de los
lineamientos.

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VI. Otros apartados


Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podr incluir :
Apartados opcionales Descripcin
a) Consideraciones: Breve explicacin de los antecedentes y las necesidades para
emitir los lineamientos.
b) Requisitos: Relacin de elementos, documentos o informacin necesaria para
realizar el objetivo de los lineamientos.
c) Definiciones: Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales
y que facilitan la comprensin y aplicacin de los lineamientos. Se recomienda
organizar las definiciones en orden alfabtico para facilitar la bsqueda de trminos.
d) Mecanismos de vigilancia y evaluacin: Seala el rea o unidad administrativa
encargada de vigilar, verificar evaluar el cumplimiento de los lineamientos.
e) Interpretacin: Define a la unidad responsable de la interpretacin de los
lineamientos cuando sea el caso.

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REGLA
I. Definicin
Documento normativo que establece aspectos tcnicos y operativos en materias
especficas.
II. Propsito
Establecer medidas de carcter tcnico-operativo de una actividad.
III. Cundo se emite?
Una regla se emite para ordenar, organizar y coordinar las actividades de la APF en
un contexto determinado.
IV. Apartados: Los apartados de una regla son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. Objetivo: Explica el por qu o para qu de la regla.
2. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta la
regla (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn corresponda).
3. mbito de aplicacin: Define a las personas organismos responsable de:
cumplir la regla,
la aplicacin de la regla; y en su caso tambin define el territorio en el cual
resulta aplicable.
4. Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual la regla tiene validez, as como el
periodo en el cul ser aplicable. Es importante considerar la abrogacin o
modificacin de aquellos documentos que dejaran de tener vigencia por la
expedicin de un nuevo documento.
5. Disposiciones generales: Descripcin de los aspectos tcnicos y operativos
especficos de la regla, as como la mecnica de operacin, funciones y actividades
que debern realizar cada uno de los servidores pblicos o unidades administrativas
correspondientes.
6. Indicadores: Definen los parmetros para la evaluacin y monitoreo de la
aplicacin de la regla.
7. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y firma.

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8. Artculos transitorios: Los artculos transitorios establecen las actividades y los


procesos previos o simultneos que deben cumplirse para la aplicacin de la regla.
V. Otros apartados
Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podr incluir:
Apartados opcionales Descripcin
a) Consideraciones: Breve explicacin de los antecedentes y las necesidades para
emitir una regla.
b) Definiciones: Enlista y define los trminos que pudieran ser necesarios para la
comprensin de la regla. Se recomienda organizar las definiciones en orden
alfabtico para facilitar la bsqueda de trminos.
c) Auditoria y control: Designacin del organismo encargado de vigilar el
cumplimiento de los plazos y las especificaciones establecidas en la regla.
d) Anexos: Incluye informacin necesaria para la aplicacin de la regla, por ejemplo
formatos e instructivos.

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OFICIO
I. Definicin
Instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados
para regular dar instrucciones sobre temas especficos.
II. Propsito
Establecer acciones, medidas, requisitos trminos para cumplir con objetivos
especficos.
III. Cundo se emite?
Cuando se requiere regular actividades especficas para destinatarios determinados.
IV. Apartados: Los apartados de un oficio son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. Nmero de oficio: Referencia numrica que permite llevar un orden consecutivo
de cada oficio y los identifica de manera particular.
2. Fecha: Seala la fecha de emisin del documento.
3. Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual el oficio tiene validez, as como el
periodo en el cul ser aplicable. (Definitivo o temporal)
4. Emisor: Denominacin y adscripcin de la unidad administrativa que emite el
documento normativo.
5. Destinatario: Indica a quin va dirigido el oficio (instituciones o servidores
pblicos determinados).
6. Asunto: Enuncia el tema especfico que regula el oficio.
7. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta al
oficio (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn corresponda).
8. Texto o contenido Exposicin del asunto de manera directa, clara y especfica
que motiva la creacin del oficio.
9. Emisor (es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y
firma.

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Fecha: 28/06/06

MANUAL
I. Definiciones
Documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma
ordenada y sistemtica, los objetivos, las polticas, las atribuciones, las funciones y
los procedimientos determinados por objetivos institucionales.
II. Propsito
Describir detalladamente las actividades relacionadas con las funciones, as como
los procesos relacionados.
III. Cundo se emite?
Cuando se necesita detallar las tareas de los servidores pblicos.
IV. Otros Apartados: Los apartados de un manual son los siguientes:
Apartado Descripcin
1. ndice: Indica el contenido del documento.
2. Introduccin: Visin general del documento que explica los antecedentes o
necesidades que justifican su emisin.
3. Objetivo: Explica el por qu o para qu del manual.
4. Fundamento legal: Seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta la
emisin del manual (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn
corresponda).
5. mbito de aplicacin: Define a las personas organismos responsables de:
seguir los ordenamientos del manual,
vigilar la aplicacin del manual; y en su caso tambin define el territorio en el
cual resulta aplicable.
6. Responsables y sus obligaciones: Identifica a los responsables y detalla las
actividades que deben llevar a cabo cada uno de ellos. Se recomienda utilizar un
cuadro para mostrar estos datos para facilitar su lectura.
7. Definiciones: Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y
que facilitan la comprensin y aplicacin del manual. Se recomienda organizar las
definiciones en orden alfabtico para facilitar la bsqueda de trminos.

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Fecha: 28/06/06

8. Funciones: Detalle general de las actividades que deber realizar cada servidor
pblico o unidad administrativa especfica.
9. Procedimientos: Descripcin precisa de la secuencia de actividades y
operaciones que deben seguirse para cumplir con los objetivos del manual.
10. Calendarios: Calendarizacin de las funciones y procesos descritos en el
manual.
11. Formatos: Formatos para el monitoreo del cumplimiento del manual. Los
formatos pueden ser de registro, de informacin, de seguimiento, etc.
12. Diagramas de flujo: Representacin grfica de las funciones y los procesos
descritos en el manual.
13. Emisor(es), fecha y firma: Datos de la dependencia o entidad emisora
(incluyendo nombre completo y cargo del servidor pblico facultado), fecha y firma.
Cabe sealar que en algunas ocasiones la unidad emisora suscribe un manual y lo
somete a aprobacin de instancias superiores, por lo que es conveniente hacer
referencia a la instancia que aprob la emisin del manual.

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COMPARATIVO
Este cuadro le permite visualizar y diferenciar la estructura o apartados que debern contener
los documentos normativos idneos para regular:
CUADRO COMPARATIVO DE LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS
APARTADOS
NORMA
POLTICA
ACUERDO
LINEAMIENTOS
REGLA
OFICIO

MANUAL
ndice
Introduccin

Nmero de
oficio
Fecha
Emisor(es)
Destinatario
Asunto
Objetivo
Fundamento Legal
mbito de aplicacin

Disposiciones
Generales

Emisor(es), Fecha y Firma

Transitorios

Objetivo
Fundamento
Legal
mbito de
aplicacin

Objetivo
Fundamento Legal

Responsables y
sus obligaciones
Disposiciones Disposiciones
Generales
Generales

Emisor(es),
Fecha y
Firma

Objetivo
Fundamento
Legal
mbito de aplicacin

Objetivo
Fundamento
Legal
mbito de
aplicacin

Disposiciones
Generales

Disposiciones Texto o
Generales
Contenido
Indicadores

Emisor(es), Fecha
y Firma

Lineamientos
Generales y
Especficos
Emisor(es), Fecha y
Firma

Transitorios

Transitorios

Emisor(es),
Fecha y
Firma
Transitorios

Fundamento
Legal

Fecha
Emisor(es)

Objetivo
Fundamento
Legal
mbito de
aplicacin

Emisor(es),
Fecha y
Firma

OTROS APARTADOS
Consideraciones

Consideraciones

Consideraciones

Definiciones

Definiciones

Mecanismos de Vigilancia y
Evaluacin
Interpretacin

Consideraciones

Definiciones

Consideraciones
Requisitos
Definiciones

Mecanismos de
Vigilancia y
Evaluacin
Interpretacin

Mecanismos de
Vigilancia y
Evaluacin
Interpretacin

Auditoria y
Control

Vigencia
Objetivos
Estratgicos o
Generales
Objetivos
Operacionales
especficos

Definiciones

Vigencia

Anexos

Anexos

Definiciones
Funciones
Procedimientos
Calendarios
Formatos
Diagramas de
Flujo

Vigencia

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Anexo A
El presente anexo permite la clasificacin de documentos normativos y no
normativos.

Documento

DOCUMENTOS NORMATIVOS IDNEOS


Propsito

Regular la conducta de los servidores pblicos de


manera obligatoria
Instruir a los servidores pblicos sobre como
2. Poltica
realizar una tarea, comisin o actividad
determinada
conforme
a
los
objetivos
institucionales establecidos.
Define delega funciones, atribuciones o
3. Acuerdo
acciones especficas de sus destinatarios.
4. Lineamiento Establecer los trminos, lmites y caractersticas
de las actividades del sector pblico.
Definir los preceptos fundamentales, sobre
5. Regla
aspectos tcnicos y operativos en materias
especficas.
Regular dar instrucciones especficas mismo
6. Oficio
que puede ser de aplicacin temporal.
1. Norma

7. Manual

Articular instrucciones detalladas y precisas para


realizar de forma ordenada y sistemtica los
objetivos, las polticas, las atribuciones, las
funciones y los procesos determinados por
objetivos institucionales.

Tipo de
documento
Normativo
Normativo

Normativo
Normativo
Normativo

Normativo

Normativo

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Documento
8. Directiva
9. Procedimiento

10. Mandato

11. Decreto

12. Cdigo

13. rdenes
(Presidenciales)
14. Estatutos

15. Convenio

DOCUMENTOS ESPECFICOS*
Propsito
Dicta rdenes de carcter obligatorio
para subalternos.
Seala de manera cronolgica las
actividades, los tiempos, la utilizacin
de recursos, las metodologas de
trabajo y control para desarrollar una
funcin.
Contrato que obliga a una persona o
Institucin, a prestar un servicio o
realizar una actividad por encargo de
otra.
Determina preceptos disposiciones
de observancia general.

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Tipo de documento
Normativo
Descriptivo

De instruccin,
aplicable a casos
concretos.
Normativo de orden
jerrquico superior.

Establece normas de carcter general y


abstracto, ordenadas sistemticamente
y relativas a una determinada rama del
derecho.
Instruir para obedecer, ejecutar y
cumplir disposiciones del Poder
ejecutivo.
Instituir el rgimen jurdico de un
organismo, entidad sociedad.

Normativo de orden
jerrquico superior.

Establecer pactos entre dos o ms


instituciones para colaborar en algn
asunto en particular. Este instrumento
puede ser emitido como Acuerdo.

Obligatorio, aplicable
a casos concretos.

Normativo de orden
jerrquico superior.
Normativo de orden
jerrquico superior.

*El propsito de algunos documentos de esta tabla, puede cumplirse a travs de los documentos
normativos idneos que se describe la Gua.

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Documento
16. Programa

17. Gua

18. Oficio Circular

19. Aviso
20. Informe
21. Boletn
22. Metodologa

23. Instructivo
24. Formato
25. Meta

26. Criterios

DOCUMENTOS NO NORMATIVOS
Propsito
Describe el conjunto de acciones o
proyectos ordenados, de carcter
sectorial,
institucional,
regional
o
especial.
Expone recomendaciones para la
ejecucin de procesos, actividades o
cumplimiento de obligaciones y trmites.
Orden de autoridad competente dirigida
a subalternos u obligados. Para efectos
de simplificacin el Oficio Circular no
debe ser definido de manera particular
porque es una modalidad del oficio.
Notifica o anuncia a una colectividad
sobre fechas o datos especficos.)
Informa a sus destinatarios sobre algn
asunto en particular.
Informa a sus destinatarios sobre
disposiciones oficiales.
Conjunto de instrucciones que rigen un
actividad determinada para obtener
resultados satisfactorios.
Enumera los pasos a seguir para realizar
correctamente una actividad.
Facilita el cumplimiento de requisitos u
obligaciones especficas.
Establece y cuantifica los objetivos para
encauzar las acciones de un grupo
determinado de instituciones o personas.
Interpretar una ley o una disposicin.
Este documento no debera de emitirse
porque su propsito es interpretar otro
documento emitido previamente, que
genera confusin.
Nota. Los documentos normativos deben
de ser lo suficientemente claros para que
no se emitan documentos posteriores
explicativos para facilitar su aplicacin.

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Tipo de
documento
No Normativo
(Concentrador)

No Normativo
(Facilitador)
No Normativo
(Informativo)

No Normativo
(Informativo
No Normativo
(Informativo)
No Normativo
(Informativo)
No Normativo
(Facilitador)
No Normativo
(Facilitador)
No Normativo
(Facilitador)
No Normativo
(Estratgico)
No Normativo
(Facilitador)

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Documento
27. Bases de
Colaboracin
28. Pobalines
(Polticas, Bases y
Lineamientos)
29. Catlogos

30. Umbrales

31. Modelos

32. Bases

DOCUMENTOS NO NORMATIVOS
Propsito
Definir los principios de coordinacin
entre varias instituciones.
Establecer de forma exhaustiva el
marco normativo para determinada
actividad o proceso.
Establecer una relacin ordenada y
descriptiva
de
elementos
relacionados entre s, ya sea
personas,
libros,
documentos,
objetos, etc.
Determinar los montos de referencia
que indican lmites mximos,
generalmente para efectos de
comercio exterior.)
Indicar cual es el ejemplo a seguir
para el desarrollo y ejecucin de un
determinado trmite, solicitud
actividad.
Sealar los requisitos, principios
bsicos o fundamentos necesarios
para el desarrollo de una actividad
regulada.

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Tipo de
documento
No Normativo
(Concentrador)
No Normativo

No Normativo
(Compilador)

No Normativo
(Tcnicoinformativo
No Normativo
(Facilitador)

No Normativo

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AnexoB
Informacin Adicional para contestar el Cuestionario
Pregunta 1
Para definir el propsito del documento normativo que desea emitir, usted puede
considerar lo siguiente:
Normar es cuando se dirige la actuacin particular de los servidores pblicos.
Instruir es establecer acciones concretas para que los servidores pblicos se
sujeten a ellas en la realizacin de procesos o en actividades determinadas.
Facultar es otorgar la responsabilidad o la atribucin/ autoridad para ejecutar
alguna actividad.
Informar y Avisar es transmitir noticias o datos especficos, sobre un asunto
particular.
Describir es explicar de manera general o especfica, algn asunto, actividad o
proceso.
Registrar es anotar, inscribir o incluir datos en un formato o documento, para dejar
constancia de hechos o actos especficos.
Pregunta 2
La identificacin de la problemtica y el objetivo que usted persigue con la emisin
de su documento le permite determinar la necesidad y la intencin para emitirlo.
Pregunta 3
Un documento normativo vigente que regula el mismo tema puede ser un
ordenamiento de orden jerrquico superior que sirva como fundamento para emitir el
documento normativo, o bien un ordenamiento de igual jerarqua que sea
complementario o uno de menor jerarqua que tenga mayor nivel de detalle. Una vez
que ubique en qu grupo estara el documento normativo que va a emitir, verifique
qu disposiciones de ese grupo guardan relacin o similitud con su documento.

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Pregunta 4
Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente
para regular un tema permite identificar las duplicidades y contradicciones en la
emisin de documentos normativos. Existe duplicidad cuando el ordenamiento
vigente persigue los mismos propsitos que el documento normativo que usted va a
emitir. Por ejemplo, si su documento tiene como fin establecer la duracin de la
jornada laboral y existe un instrumento de mayor, igual o menor jerarqua que
precisa los 36 das y horarios en que debern las instituciones realizar sus
actividades. Atencin. No existira duplicidad si tomando el mismo ejemplo, no
obstante que existe la definicin de horarios laborales, su documento normativo
precisa el procedimiento para registrar la entrada y salida de personal. Es decir,
cuando su documento normativo va a ms detalle o cuando existiendo
ordenamientos muy detallados, su documento establece reglas generales. Existe
contradiccin, cuando lo que establece su documento normativo es opuesto a lo
que seala algn ordenamiento vigente.
Atencin. No existe contradiccin entre un ordenamiento vigente y su documento
normativo, si uno de ellos establece reglas generales y en otros casos de excepcin;
cuando ello es posible.
Pregunta 5
La revisin de los documentos normativos ya existentes le ayudarn a determinar si
su documento: abroga, deroga o modifica un documento ya existente. Verifique los
siguientes apartados si tiene dudas relacionadas con los conceptos de la pregunta:
a) Abrogacin (elimina el documento normativo existente y emite uno nuevo): Usted
puede optar por abrogar el documento normativo si considera que el mismo no se
ajusta a los elementos que se contienen en la Seccin III Tipos de documentos
normativos, o si los cambios que se tendran que hacer hacen ms viable emitir un
nuevo documento que sustituya al existente.
Nota. Usted no podr escoger esta opcin si el documento normativo existente es de
mayor jerarqua al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarqua, escapa a su
mbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o
derogarlo).
b) Derogacin (elimina total parcialmente artculos apartados especficos de un
documento normativo): Usted puede optar por derogar el documento normativo
cuando su documento normativo establece reglas o disposiciones que actualizan o
incluso se contraponen con otras disposiciones contenidas en documentos
normativos vigentes de igual o menor jerarqua, usted deber sealar que se
derogan esas otras disposiciones.

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c) Modificacin/Reforma: Usted puede optar por modificar o reformar un


documento normativo ya existente si considera que el mismo se ajusta a los
elementos que se contienen en la Seccin III Tipos de documentos normativos, y
si los cambios o actualizacin que usted har no justifican la emisin de un nuevo
documento que sustituya al existente.
Nota. Usted no podr escoger esta opcin si el documento normativo existente es de
mayor jerarqua al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarqua, escapa a su
mbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o
derogarlo). El documento normativo que usted emita deber hacer mencin expresa
de que modifica al ya existente y que salvo esos cambios el ordenamiento existente
continuar vigente; as como que quedan derogadas las disposiciones que se
opongan al documento normativo que usted emite.
Atencin. El documento que emita solamente debe incluir los cambios,
modificaciones o actualizaciones que se necesiten con base al documento normativo
ya existente. En todo caso, podr auxiliarse de la Seccin II Principios para
generar un documento normativo, para generar su documento normativo y para
mejorar al ya existente.
Pregunta 6
Citar los ordenamientos jurdicos que facultan a un servidor pblico para emitir un
documento normativo determinado garantiza la certeza jurdica y evita la
sobreregulacin causada por la emisin de documentos normativos por servidores
pblicos que no cuentan con las facultades para hacerlo.

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Referencias Bibliogrficas
El Instituto Nacional de Antropologa e Historia adopt, como una herramienta de
simplificacin regulatoria, la GUA PARA EMITIR DOCUMENTOS NORMATIVOS,
publicada por la Secretara de la Funcin Pblica, en la cual se analizaron y
ponderaron diversos criterios, tesis y jurisprudencias de la Suprema Corte de Justicia
de la Nacin y sus Tribunales Colegiados, as como del Tribunal Federal de Justicia
Fiscal y Administrativa, que de manera directa e indirecta, describen y detallan los
elementos y caractersticas de los documentos normativos y no normativos de la
APF.
Las definiciones anteriores fueron extradas, analizadas y adaptadas de las fuentes
bibliogrficas siguientes:
Compendio de Derecho Administrativo, Segundo Curso; Luis Delgadillo y Manuel
Lucero; Porra; Mxico, 1999
Derecho Administrativo; Gabino Fraga; Porra; 28 edicin, Mxico, 1989
Derecho Administrativo I y II; Miguel Galindo Camacho; Porra; 1 y 2 edicin;
Mxico, 2003
Derecho Administrativo Mexicano; Alfonso Nava; Fondo de Cultura Econmica; 29
edicin; Mxico, 2001
Derecho Administrativo y Derecho Administrativo al Estilo Mexicano; Ernesto
Gutirrez y Gonzlez; Porra; Mxico, 1993
Derecho Administracin, Primer Curso; Andrs Serra Rojas; Porra;28 edicin;
Mxico, 2000
Derecho Constitucional y Administrativo de las Entidades; Mximo Gmiz; Instituto
de Investigaciones Jurdicas, UNAM; 2 edicin; Mxico, 2000
Derecho Romano; Guillermo Margadant; Esfinge; 1988
Diccionario de la Real Academia Espaola
Diccionario de Derecho; Rafael de Pina Vara; Porra; 12a. edicin; Mxico,1984
Diccionario para Juristas; Juan Palomar de Miguel; Mayo Editoriales; 1a. edicin;
Mxico, 1981

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Glosario de trminos ms usuales en la Administracin Pblica Federal;


Subsecretara de Egresos. Direccin General de Contabilidad Gubernamental SHCP
Hacia la modernizacin administrativa: Una propuesta de la sociedad; Antonio
Argelles y Jos Antonio Gmez Mandujano; Porra; Mxico, 1995
Seleccin de Trminos Jurdicos, Polticos, Econmicos y Sociolgicos; Clemente
Soto lvarez; Limusa; Mxico, 1981