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Manual Housekeeping

Asociacin Chilena de Seguridad, VIII Regin


ISO 9000:2000

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MANUAL
HOUSEKEEPING
ACHS
VIII REGIN

Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
Preparo
Revis
Aprob
C. Romero M. D. Prez V. D. Prez V.

Manual Housekeeping
Asociacin Chilena de Seguridad, VIII Regin
ISO 9000:2000

Fecha Original
Abril 2004

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Descripcin
Tabla de contenido

Pgina
2

Resumen Manual Housekeeping

Introduccin

Programa Housekeeping

Proceso para aplicar Housekeeping

Consenso de la Sensibilidad de Todos

Establecimiento de un Proyecto y Definicin de Metas

Identificacin de Situacin Presente

Acciones por parte de Todos en el rea de Trabajo

Verificacin

Normalizacin

Mejoramiento Continuo

10

Seire - Organizacin

11

Seiton - Ordenar

15

Seiso - Limpiar

19

Seiketsu Uniformar Control Visual

24

Shitsuke Disciplina - Hbito

27

Criterios Generales de Evaluacin Housekeeping y Controles Visuales

29

Que son los Controles Visuales

33

Implementacin de Housekeeping en la Empresa

42

Controlado
SI
NO

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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

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Nombre y Firma
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Asociacin Chilena de Seguridad, VIII Regin
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Abril 2004

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1. RESUMEN MANUAL HOUSEKEEPING


En este Manual, se recogen los conceptos fundamentales de lo que se ha venido en
llamar Metodologa de Housekeeping.
Se trata de dar las pautas para entender, implantar y
mantener un sistema de Orden y Limpieza en la empresa,
a partir de cual se puedan sentar las bases para un
Proceso de Mejora Continua y de unas mejores
condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de
toda la empresa.
Para ello, tras una introduccin a la propia metodologa y
sus orgenes, se detallan a continuacin los conceptos
fundamentales de Housekeeping, para terminar con la
descripcin del proceso de implantacin en una empresa.
Tras la lectura de este documento, se aconseja que
reflexione sobre cmo una mejora del ambiente de trabajo
en su empresa, esto es, un mayor orden y limpieza,
podran repercutir en un aumento de productividad debido,
fundamentalmente, a lo
siguiente:

Una mayor satisfaccin de las personas


Menos accidentes
Menos prdidas de tiempo para buscar
herramientas o papeles
Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido
Disminucin de los desperdicios generados
Una mayor satisfaccin de nuestros clientes

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3.

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INTRODUCCIN
En el trabajo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados. La

empresa y los propios empleados tienen la responsabilidad de


organizar,
mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr as los
ndices de calidad y productividad requeridos para que la empresa sea capaz de sobrevivir
en el mercado actual. Adems redundar en un mayor bienestar de las personas en el
trabajo.
Housekeeping forman parte de una metodologa sencilla y prctica, fcilmente
aplicable, que integra 9 conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los colaboradores
y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para elaborar y ofrecer
unos productos y/o servicios de calidad.
El Desarrollo Progresivo de Housekeeping tiene su origen en Japn y debe su
nombre a la denominacin en japons de cada uno de sus elementos y al procedimiento de
su implantacin en dos fases: Housekeeping en una primera fase y posteriormente el resto.

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4.- PROGRAMA HOUSEKEEPING


QU ES ?

Una metodologa sencilla y prctica

Fcilmente aplicable

Es un proceso continuo para mantener un ambiente de


trabajo ordenado, limpio, seguro, agradable y que facilite el
trabajo diario.
QU REQUIERE ?

Cambio

Tiempo

Equipo

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Compromiso
RESULTADOS LOS MS DE Housekeeping
MS Y MEJORES HBITOS
MS PRODUCTIVOS
MS TIEMPO DISPONIBLE
MS PERSONAL ORGULLOSO DE SU TRABAJO
MS CALIDAD EN PRODUCTOS, SERVICIOS
Y PROCESOS

RESULTADOS LOS MENOS DE Housekeeping


MENOS DESCOMPOSTURAS
MENOS REPROCESOS
MENOS HORAS DE BSQUEDA
MENOS ERRORES
MENOS TIEMPO PERDIDO
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ANTES DE COMENZAR
EL PRIMER PASO SON SIEMPRE LAS Housekeeping CON SU NFASIS EN UN
LUGAR DE TRABAJO LIMPIO Y BIEN ORGANIZADO.

Sin este nfasis es imposible detectar dnde estn los problemas.

Sin procedimientos de operacin bien definidos y seguidos


consistentemente no podemos distinguir qu estamos haciendo bien y
qu estamos haciendo mal.

Sin Housekeeping todas las otras metodologas, herramientas,


sistemas o mecanismos para obtener mayor productividad o mejorar
el ambiente de trabajo son tiempo perdido

QU ES HOUSEKEEPING?

Son principios bsicos de orden y limpieza que aplican los japoneses en el


mantenimiento productivo total (M.P.T.)
Es bsicamente la determinacin de organizar el lugar de trabajo, mantenerlo
ordenado, limpiarlo y, tener la disciplina necesaria para hacer un buen trabajo.

PROCESO PARA APLICAR HOUSEKEEPING


1.

Consenso de la sensibilidad de todos

2.

Establecimiento de un proyecto y definicin de metas

3.

Identificacin de situacin presente

4.

Acciones por parte de TODOS en el rea de trabajo

5.

Verificacin

6.

Normalizacin (de normas...)

7.

Mejoramiento Continuo

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1.

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CONSENSO DE LA SENSIBILIDAD DE TODOS

Reflexin de porqu la Calidad empieza con el orden y la limpieza


Coordinacin por el JEFE del rea
nfasis en el rea de trabajo es una extensin del hogar o un segundo hogar
nfasis en la importancia del orden y la limpieza en reas comunes (comedor,
baos, salas de juntas)
Consenso de la necesidad de un buen orden y limpieza interna de las reas de
trabajo mediante observaciones fsicas.

2.

ESTABLECIMIENTO DE UN PROYECTO Y DEFINICIN DE METAS

Hacer una lista de todas las posibles ideas para aplicar Housekeeping en el lugar
de trabajo
Decidir con cual comenzar a aplicar Housekeeping
Definir la meta que se requiere lograr con el proyecto

3.

IDENTIFICACIN DE SITUACIN PRESENTE

Tomar fotografas del rea problema (sucia,


desordenada, o cualquier ambiente desfavorable)

desarreglada,

Tomando la mayor cantidad posible de datos, que ayuden a entender


ms la situacin.

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4.

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ACCIONES POR PARTE DE TODOS EN EL REA DE TRABAJO

Analizar qu clase de acciones son las ms efectivas


Consenso en las acciones a realizar
Implantarlas

5.

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VERIFICACIN

OBSERVE:
Qu pas?
Cundo pas?
Cmo sucedi?
Desde dnde?
Quin lo hizo
Reacciones
Y todo lo relevante para determinar se cumpli con lo esperado.
Resuma la informacin y las fotografas anteriores para saber si las acciones si las
acciones se llevaron a cabo segn su objetivo.
Es conveniente utilizar los formatos Antes y Despus para mayor precisin

6.

NORMALIZACIN (DE NORMAS)

Definir y formalizar las acciones que deben tomarse como parte del
TRABAJO DIARIO Y EN EQUIPO, para que mantenga el estado logrado,
siguiendo los ESTNDARES establecidos.

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7.

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MEJORAMIENTO CONTINUO

Realizar nuevamente el ciclo de MEJORA CONTINUA, haciendo primero un


consenso de los logros obtenidos y fijando otro proyecto y otra meta.

MEJORA CONTINUA
NUEVO PROYECTO Y
NUEVA META

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SEIRI - ORGANIZACIN

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Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y


eliminando lo innecesario.
Cmo Organizar?
1.- Identifique la naturaleza de cada elemento:
Si el elemento est deteriorado y tiene
utilidad
Si est obsoleto y tiene algn elemento
que lo sustituya
Si est obsoleto pero cumple su funcin
Si es un elemento peligroso
Si est en buen estado

Reprelo
Elimnelo
Mantngalo en las mejores condiciones
para un perfecto funcionamiento
Identifquelo como tal para evitar posibles
accidentes
Analice su utilidad y recolocacin

2.- Identifique el grado de utilidad de cada elemento:


Si lo usa en todo momento. Si lo utiliza
todos los das. Si lo necesita todas las
semanas
Si lo utiliza una vez al mes
Si lo usa cada tres meses. Si se usa slo
espordicamente
Si realmente no lo necesita

Tngalo a mano en la oficina, sobre la


mesa de trabajo o cerca de la mquina
Colquelo cerca del puesto de trabajo
Tngalo en el almacn perfectamente
localizado
Retrelo

CINCO PASOS PARA EL LUGAR DE TRABAJO


PASO 1

ORGANIZAR
El primer paso y quiz el ms importante del programa Housekeeping es desalojar.
esto fundamentalmente significa dividir lo que realmente es necesario de lo que no lo es, y
luego librarse de la confusin. toda clase de cosas, desde herramientas, aparatos rotos o
intiles hasta los valiosos pero que se usan rara vez pueden contribuir al desorden.

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SEPARAR LO QUE REALMENTE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES

Cmo?
Realizando un listado de las cosas tiles e intiles en el lugar de trabajo.
Tirar lo intil
Clasificar lo til preguntndose
para qu sirve?
quin lo utiliza?
con que frecuencia se utiliza?
es lo adecuado?
est en el lugar adecuado?

CLASIFICAR LAS COSAS TILES


Se debern clasificar las cosas con ayuda de etiquetas para identificar y marcar la
frecuencia de uso
El necesitar algo o no, es relativo a la frecuencia de su utilizacin.
La frecuencia de utilizacin determina la distancia que debe haber entre el objeto y nuestra
rea de trabajo.
VENTAJAS DE LA CLASIFICACIN

Proporciona un espacio adicional


Elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos Facilita el uso de componentes
Evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal innecesarios
Elimina el exceso de tiempo en los inventarios Elimina el despilfarro

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LA SUCIEDAD Y LAS COSAS INTILES O MAL ORDENADAS

TRAEN CONSIGO
MAL AMBIENTE DE
TRABAJO INSEGURIDAD
CONTAMINACIN
MALA CALIDAD
MALAS
INSPECCIONES
RETRABAJOS
PRDIDA DE TIEMPO

CUANDO SE TERMINA LA 1 ETAPA

QUEDARON SLO COSAS TILES TODO LIMPIO

PERO

HAY DIFICULTAD PARA ENCONTRAR LAS COSAS


LA LIMPIEZA EXIGE TIEMPO
MAL AMBIENTE DE TRABAJO

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ESTABILIZAR - MANTENER
Se deber de establecer el funcionamiento de todas las reglas definidas en las
anteriores etapas
Se deber garantizar el mantenimiento y estabilizacin de las acciones
emprendidas en las etapas anteriores. (Ciclo de Deming )

Objetivo ms
elevado
Fijar Objetivo
Reflexionar y
diagnosticar

Corregir

Actuar

Planear

Verificar

Hacer

Establecer un
plan de accin

Yo aplico, despus
mi colega aplicar
Evaluar los
resultados

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PASO 2

SEITON - ORDENAR
El punto fundamental de la organizacin del lugar de trabajo es fijar la disposicin de las
herramientas y aparatos de modo que todo est fcilmente disponible cuando se necesite.
demasiado tiempo se pierde en la mayora de los lugares de trabajo buscando algo que
necesitamos en estantes mal organizados.

CMO APLICAR LA 2 S

ORDENAR?

Para organizar se deber tirar todo lo que es intil, se deber eliminar del lugar de trabajo
todo aquello que no se necesite.
Se deber regresar al almacn las cosas que no se requieren en el lugar de trabajo.
Se deber tirar lo inservible o que se encuentra maltratado
Se deber actualizar el listado de existencias para pedidos de almacn en mximos y
mnimos dando de baja las refacciones y materiales que ya no se usan.

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ORGANIZANDO EL ARCHIVO FSICO


Archivar ordenada y eficazmente toda la comunicacin escrita recibida y transmitida
ADQUISICIONES: Copia de todas las rdenes de pago. Carpeta anual
LISTADO ACTIVO FIJO: Estarn copias de las facturas del activo
departamento, as como solicitudes de desembolso de fondos.

fijo del

CORRESPONDENCIA TRANSMITIDA: Copia de informacin enviada, clasificada y


ordenada en forma descendente y por orden cronolgico. Carpeta anual.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA: Informacin escrita recibida clasificada y
ordenada en forma descendente y por orden cronolgico. Carpeta anual.
CAPACITACIN:
Carpeta anual.

Informacin de cursos, conferencias, plticas y

seminarios.

CORREO INTERNO Y EXTERNO: Comprobantes de envo de valijas


GASTOS DE VIAJE: Carpeta individual por cada persona del departamento que
viaja, ordenadas por nmero de viaje. Carpeta anual.
INFORMACIN PERSONAL: Carpeta individual para informacin personal de los
miembros del departamento (notificaciones, gastos mdicos)

DEFINIR LA MANERA DE ORGANIZAR LAS COSAS


Se debern organizar las cosas de una manera sencilla y funcional, lo que permita encontrar
enseguida aquello que se requiere y cuando sea necesario
Se debern ordenar y colocar las cosas de una forma adaptable a la persona que vaya a
desarrollar determinadas funciones o actividades.
Se debern colocar las cosas a una altura y distancias cmodas.

Se deber hacer estantera de acuerdo al tamao y peso de las cosas.


No se debern colocar cosas pesadas, enrolladas o mal estibadas en partes altas.
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Se debern marcar las cosas y pintar siluetas en los paneles de colocacin, realizar
estacionamientos de equipo mvil con el piso pintado y con el nombre del equipo.
Se debern utilizar controles visuales
Se debern utilizar plataformas de madera para colocar cosas que as lo requieran para
poner controles, cajas, etc.
Se debern colocar los libros, informes, documentacin, etc. de
rpida de localizacin.

una forma

Todo lo anterior tomando en cuenta al operario u oficinista que vaya a utilizar estos objetos.
ACCESO Y DISPONOBILIDAD DE LAS NORMAS DEFINIDAS
Se debern respetar las reglas hacindolas visibles en todas las partes para no volver a
tener problemas en la organizacin
Se debern tener procedimientos de control que sean visibles en los equipos o cerca de
ellos.

Tener actualizados los procedimientos y que evolucionen al mismo tiempo que la


documentacin.

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Envos de Correspondencia
Envos de Faxes
Envos de Informes de Salud, Tcnicos
Documentos Pendientes
Registro de Rendicin de Gastos
Solicitudes de Trabajo
Ordenes de Compra
Vales a Rendir
Solicitud de Materiales

Elaboracin de Gastos Mdicos

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El orden se establece segn criterios racionales de tal forma que cualquier elemento
est localizable en todo momento.
Cmo Ordenar?
1.- Determine sitios de colocacin para cada elemento.
2.- Identifique cada lugar para que todos los empleados conozcan la utilidad del
mismo.
3.- Asigne una clave de identificacin para cada elemento.
4.- Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fcil de
identificar dnde est, fcil de poder usar, fcil de volver a colocar en su sitio y fcil de
reponer.

VENTAJAS DEL ORDEN


Reducir o eliminar el tiempo de bsqueda, utilizacin y devolucin de los materiales.
Reducir el nmero de errores humanos. Evitar interrupciones del proceso.
Reducir los tiempos de cambio. Menor ocupacin de espacio. Reducir stocks.
Eliminar condiciones inseguras y en consecuencia reducir accidentes

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PASO 3

SEISO - LIMPIAR
Limpiar puede sonar bastante sencillo pero realmente supone un montn de
actividades. Con la palabra limpiar queremos decir quitar del lugar de trabajo lo que no
debe estar all y conservar todo en la mejor condicin posible con un constante control y un
constante cuidado. por lo tanto limpiar es un control.

ACCESORIOS DE TRABAJO MANTENERLOS EN CONDICIONES DE USO

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COMO APLICAR LA 3 S LIMPIAR?


Para limpiar se deber realizar una limpieza general a fondo del lugar de trabajo.
Realizar la limpieza con todo el personal de los equipos de trabajo de cada rea o
departamento.
Sealar las fuentes de suciedad y contaminacin para solucionar el problema de fondo.
Informar a los responsables cuando un problema no tenga solucin inmediata para poder
analizar el problema.
Crear conciencia de pulcritud y limpieza diaria a todo el personal.
Eliminar: polvos, suciedad, virutas, humo, olores desagradables, vidrios rotos, escritorios
inservibles, sillas descompuestas y reparar oficinas, pintarlas, etc.
CAFETRA
Evita tirar caf y azcar al utilizarlos, si lo haces:
LMPIALO !!

SE LIMPIO Y ORDENADO !!

PAPELERA
Mantn en el inventario slo lo indispensable

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LOCALIZAR LOS LUGARES DIFCILES DE LIMPIAR Y DAR SOLUCIN


Mejorar los lugares de trabajo donde se dificulta la limpieza.
Limpiar los lugares de difcil acceso pero sobre todo proponer ideas para que la limpieza se
realice de la manera ms fcil.
Listar los lugares que son difciles de limpiar
Reunir al personal de cada rea con problemas de limpieza para solucionar el problema a
fondo con la utilizacin de la herramienta de lluvia de ideas.
Aplicar la solucin propuesta a la brevedad posible.

EL LUGAR MS LIMPIO NO ES EL QUE MS SE LIMPIA SINO EL QUE


MENOS SE ENSUCIA
BUSCAR LAS CAUSAS DE SUCIEDAD Y DAR REMEDIO
Despus de haber localizado los puntos de suciedad durante la etapa de optimizacin; se
deber resolver el problema y de eliminar la suciedad al mximo posible.
La nica manera de lograr una limpieza permanente no consiste en limpiar, limpiar y limpiar,
sino evitar el ensuciar.
Tener actualizados los procedimientos y que vayan modificndose conforme aparecen
nuevas fuentes de suciedad y contaminacin.
Capacitar y entrenar al personal para detectar posibles fuentes de suciedad, anticipndose a
posibles problemas.
Disear formas de limpieza que las realice el personal de produccin.
Realizar un programa para la ejecucin de las formas de limpieza a los equipos.

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LIBREROS

CAPACITACIN

LIBROS TCNICOS

Con diferentes divisiones, de diferentes medidas de acuerdo a las necesidades de


cada departamento, separando los espacios por temas
Capacitacin
Libros tcnicos
Disquetes
Manuales
Correspondencia
Nota: Siempre tener en consideracin las necesidades particulares de cada
departamento, sus usuarios, as como al jefe del mismo, ya que no siempre es posible
ordenar u organizar de la misma forma.

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Limpiar, a efectos de la metodologa, supone mantener permanentemente unas


condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no slo es responsabilidad de la
empresa sino que depende de la actitud de los empleados.
Cmo Limpiar?
1.- Limpie el taller y equipo despus de su uso.
2.- Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de
limpieza general: mquinas.
3.- Limpie las herramientas despus de su uso y compruebe su funcionalidad.
4.- Identifique cualquier desorden o situacin anormal, sus causas y establezca las
acciones oportunas para su eliminacin.
5.- Elabore un programa de limpieza con tareas especficas para cada lugar de trabajo.

VENTAJAS DE LA LIMPIEZA
Quien llega a trabajar a un puesto de trabajo, se lo encuentra limpio y todo en perfecto estado de uso.
Se devuelve el equipo a sus condiciones bsicas de funcionamiento.
Conocimiento de los operarios de sus maquinas y equipos mejora da a da.
Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfaccin y la seguridad en el trabajo.

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Paso N 4

SEIKETSU UNIFORMAR CONTROL VISUAL


Uniformar, supone el desarrollo de un sistema claro para mantener
los resultados logrados con la constante aplicacin de los tres primeros
pasos. esto supone proporcionar un nivel uniforme para los rtulos e
indicaciones de las condiciones de funcionamiento .

COMO APLICAR LA 4 S

UNIFORMAR?

Eliminar todo lo que ya no se utiliza


Marcar todo lo que es til estandarizando su utilizacin.
Uniformar o estandarizar las cosas, herramientas, bancos de
trabajo, estantes, archivero, etc.
Aplicar los anuncios visuales, los cuales son informacin importante, pero no
necesariamente controlan lo que la gente o equipo hace. los controles
visuales es informacin importante visual de tal forma que las actividades
son controladas.
Cuando ya se tienen los estndares de cada equipo, de cada rea de
trabajo se deber optimizar al mximo.
Establecer estndares que sean fciles de ver, por lo que el personal
necesita menos supervisin y reacciona ante los problemas tan pronto
ocurren.
Se deber realizar una campaa en la educacin de la utilizacin de los
estndares
La costumbre a los controles visuales deber ser automtica, y para esto
todo el personal deber participar en el diseo.

Estandarizar o uniformar los lugares de trabajo, por ejemplo, los bancos de


trabajo, el tablero de herramientas, escritorios y archiveros, en pisos con
lneas amarillas, en estantes de almacn, etc.

Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
Preparo
Revis
Aprob
C. Romero M. D. Prez V. D. Prez V.

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Asociacin Chilena de Seguridad, VIII Regin
ISO 9000:2000

Fecha Original
Abril 2004

Cdigo:DC
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Formalizar la estandarizacin. todo por escrito en procedimientos.


Con la formalizacin de los estndares no existe nada extra o
innecesario y las reas de almacn se distingan fcilmente
Con la formalizacin de las costumbres, existe un lugar para cada cosa
y cada cosa en su lugar, adems cada cosa puede ser fcilmente
revisada o inspeccionada.
Formalizar los estndares para almacenaje, equipo, operaciones,
calidad, seguridad, etc.
La formalizacin de los estndares nos ayudan a compartir informacin,
nos avisa sobre anormalidades, promueve la prevencin, elimina el
desperdicio, autonoma del trabajador.
SEIKETSU CONTROL VISUAL
El Control Visual supone distinguir una situacin normal de otra anormal, con normas
visuales para todos y establecer mecanismos de actuacin para reconducir el problema.
Cmo Implantamos el Control Visual?
1. Conocer los elementos a controlar
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y la anormalidad
3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual
4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras

VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL

De esta forma es ms fcil que las personas respeten las reglas estipuladas.
Se hace visible y obvio para todas las situaciones anmalas y otros problemas que permanecen escondidos en

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Fecha: 15.04.04

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Nombre y Firma
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PASO 5

ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA
El ltimo paso del programa Housekeeping, se refiere a
los mtodos para crear costumbres de eficiencia y seguridad, y
para conservarlas una vez que se hayan adquirido. por lo tanto,
estamos hablando de fomentar costumbres / conservar
costumbres.
CMO APLICAR LA 5 S ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA?
Entrenar y capacitar a todo el personal en la aplicacin de Housekeeping
Es indispensable el entrenamiento y disciplina, ya que no es
posible realizar ninguna actividad bien si no se tiene la
capacitacin para ejecutar dicho trabajo, por ejemplo: la limpieza
del equipo es la primera identificacin entre el operario y el
equipo o el lugar de trabajo.
Por otro lado, el orden y limpieza, as como la estandarizacin
crean en el personal un hbito de pulcritud y calidad.
Cuando se han realizado las 4 Etapas anteriores, el entrenamiento y la disciplina es ms
fcil de aplicar.
As mismo cuando ya se han realizado las 4 etapas, el personal de operacin o produccin
ya se encuentran completamente involucrados.

Cuando por alguna causa surjan anomalas, fallas o desviaciones sern fcilmente
identificadas y atendidas con rapidez.
Formalizar el entrenamiento y la disciplina.
Es sumamente importante que todo el personal de la planta est convencido e involucrado
en la aplicacin de Housekeeping
En el entrenamiento al personal se les har ver la importancia de Housekeeping, ya que son
la base de cualquier programa de produccin, de calidad, de mantenimiento,
Controlado
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NO

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Fecha: 15.04.04

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de administracin, sin Housekeeping ser muy difcil la implementacin de otras


filosofas, metodologas.
Para formalizar el entrenamiento se debern tener equipos de revisin en el entrenamiento
que estn detectando desviaciones.
Se deber estar pendiente de la aplicacin de Housekeeping y estar actualizando
para la mejora continua
Cada rea o lugar de trabajo se debern reunir cada cierto tiempo para revisar el
avance en la aplicacin de Housekeeping
Realizar visitas entre departamentos para evaluar en forma general la aplicacin de
Housekeeping en los departamentos vecinos
Una parte muy importante del entrenamiento son los cursos y los controles visuales.
SHITSUKE DISCIPLINA Y HBITO
A efectos de la metodologa, la disciplina hace referencia al hecho de que cada
empleado mantenga como hbito la puesta en prctica de los procedimientos correctos.
Cmo Promover la Disciplina y el Hbito?
1.- Establezca procedimientos de operacin. 2.Prepare materiales didcticos.

3.- Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo. 4.Utilice la tcnica aprender haciendo.


5.- Facilite las condiciones para poner en prctica lo aprendido. 6.Utilice los errores como fuente de informacin para educar.
VENTAJAS DE LA DISCIPLINA Y HABITO
El objetivo es conservar presente la concienciacin de todos los trabajadores del rea hacia la organizacin, el orden y la limpieza.
A travs de la formacin continua y la ejecucin disciplinada de las normas y procedimientos establecidos se cree el hbito

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Fecha: 15.04.04

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IDENTIFICACIN EN CAMPO DE REAS O EQUIPO DONDE SE PUEDE APLICAR


HOUSEKEEPING POR MEDIO DE TARJETAS ROJAS
IDENTIFICACIN DEL PROYECTO:
rea, lugar, propsito y gente
ENFOQUE:
Seleccione una o ms reas de enfoque. Seleccione aquellos elementos que ms
necesitan atencin, escriba una descripcin del elemento en Tarjeta Roja y colquela en el
equipo.
PLAN DE SOLUCIN:
Escriba en Tarjeta Roja un Plan de Solucin para aplicacin del Programa
Housekeeping

TARJETA
N.
ESTE LUGAR REQUIERE LA APLIACACIN DEL PROGRAMA

Housekeeping
DEPARTAMENTO/AREA

FECHA

DESALOJAR

ORGANIZAR

UNIFORMAR

DISCIPLINA

LIMPIEZA

PLAN DE SOLUCIN

FECHA PROGRAMADA

FECHA TERMINACIN

RESPONSABLE DE INSPECCIN
Controlado
SI
NO

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Fecha: 15.04.04

Autorizacin
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CRITERIOS GENERALES DE EVALUACIN HOUSEKEEPING Y


CONTROLES VISUALES
Esta gua de evaluacin sobre la implementacin de Housekeeping y Controles
Visuales est basada en los puntos principales que debe de contener el Programa
Housekeeping para garantizar su correcta aplicacin, debe de ser de utilidad para
identificar las reas de oportunidad que requieren mayor atencin, as como sus posibles
soluciones. De igual manera estableciendo un seguimiento a las actividades de mejora
para facilitar su implementacin.
Como punto fundamental es crear la conciencia y necesidad de que en estos
tiempos ya no es posible administrar una empresa sin una planeacin y programacin
adecuada, dejar de ser reactivos y volvernos proactivos. Es responsabilidad de todos los

involucrados el llevar a efecto los procedimientos para una buena aplicacin del Programa
Housekeeping y Controles Visuales
Respuestas:
Son los argumentos orales y/o escritos presentados por el departamento auditado
como evidencia de la ejecucin de los procedimientos de administracin del Programa
Housekeeping y Controles Visuales.
Puntuacin: (cmo calificar):
100%;Enfoque, Implementacin y Resultados, indican una excelente integracin
del Programa Housekeeping y Controles Visuales, con las mejoras continuas registradas
por un espacio aproximadamente de 2 aos. Los nmeros indicadores de la productividad
estn muy ligados con el orden y la limpieza, y en clase mundial
75%; Enfoque correcto, fuerte evidencia de Implementacin y Resultados de la
aplicacin del Programa Housekeeping y Controles Visuales en las reas principales y de
servicios de la unidad. Clara integracin en las actividades de rutina y la necesidad de
contar con una planeacin de actividades (programas validados), para cada proceso de la
empresa.
50%; Evidencia de procedimientos razonablemente integrados a la operacin,
implementacin completa en las reas principales de la aplicacin de los procedimientos
(planeacin y programacin del Programa Housekeeping) en los resultados, obtenindose
nmeros indicativos de que se utilizan correctamente los recursos materiales y humanos
(disminucin de accidentes, y alta moral por mejora en ambiente de trabajo).
Controlado
SI
NO

Cdigo
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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
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25%; Se presentan indicios de un enfoque sistemtico y preventivo, implementacin


inicindose en las reas principales, resultados iniciales en dichas reas; existen en forma
constante y ordenada de actividades completas de ejecucin del Programa Housekeeping.
0%: No existe alguna evidencia de un enfoque claro acerca del Programa
Housekeeping, implantacin incompleta en algunas reas, resultado de algunas actividades
aisladas de introduccin e implementacin, rechazo y/o no aceptacin en algunas reas.
Enfoque: Es la esencia del objetivo del Programa a traves de procedimientos,
reducir costos, optimizar el mantenimiento, incrementar productividad H.H., calidad, etc.,

disminuyendo as mismo los accidentes, utilizando la planeacin y programacin adecuada


de los trabajos de Housekeeping.
Implementacin: Se tiene un trabajo integrado y sistematizado conjuntamente con
mantenimiento - operacin y no dependiente de esfuerzos personales, sin necesidad de
supervisin incisiva. Los procedimientos del Programa se desarrollan en el campo en
forma constante y normal.
Resultados: Los nmeros deben de reflejar los beneficios de una buena planeacin
de actividades en forma conjunta cliente - proveedor, con un impacto de aumento de
productividad y econmico tal, que haga imprescindible el trabajar siempre bajo un
programa de actividades planeado con la anticipacin debida.
Esta revisin de la implementacin del Programa Housekeeping puede ser efectuada
por el gerente de la unidad, superintendentes de mantenimiento, de operacin, y jefes de
planeacin y control de mantenimiento, principalmente (inclusive en grupos). Sus
resultados se plasmarn en el resumen de puntuacin y sus recomendaciones sern
motivo de discusin y seguimiento en las juntas de operacin, es decir algo muy similar al
proceso de evaluacin de calidad. (Se anexa formato de evaluacin)

Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
Preparo
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4 = PERFECTO
2 = 3-4 PROBLEMAS
PROBLEMAS

Fecha Original
Abril 2004

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3= 1-2 PROBLEMAS
1 = 5 MS

HOJA DE EVALUACIN DE HOUSEKEEPING


EMPRESA:
DEPTO.:
FECHA:

RANGO
ELEMENTO

O
R
G
A

Han sido removidos todos los artculos Innecesarios?


Los artculos innecesarios estn en Bodega o Archivo o fueron
desechados

4 3 2 1

COMENTARIOS

N
I
Z
A
R

O
R
D
E
N
A
R

Estn los pasillos y reas de trabajo bien distribuidos?


Existe un procedimiento para disponer de un articulo que otra rea
calific como innecesario?
El jefe del rea tiene una lista de los artculos que se envan a
Bodega o Archivo
Existe un lugar especfico para cada cosa?
Los artculos o accesorios de trabajo estn en su lugar?
Estn las herramientas de trabajo ordenadas en un lugar especifico
Se colocan los artculos en su lugar despus de usarse?
Esta actualizada y ordenada la informacin de los archivos y libreros?

L
I
M
P
I
A
R

Esta el rea de trabajo libre de basura o polvo ?

U
N
I
F
O
R
M
A
R

Esta clasificada la informacin en carpetas de colores, leyendas o


smbolos?
Tienen los archivos un sistema de identificacin, cdigos, glosario y
guas?
Existen procedimientos establecidos para la Seguridad y la
Emergencias
Las paredes y techos estn bien iluminados y ventilados?

Estn los equipos, escritorios, archivos libres de polvo, parches y


adhesivos
Existen botes de basura en el rea de trabajo?
Tiene el rea de trabajo mal olor, vidrios rotos, mobiliario en mal
estado, cortinas y mamparas sucias?
Esta el rea de transito de personas libre de obstculos ( cajas ).?

El personal porta tarjeta de identificacin?


D
I
S
C
I
P
L
I
N
A

El personal conoce y aplica Housekeeping y Controles Visuales?


Se tienen reuniones peridicas para revisin de aplicacin de
Housekeeeping?
Existen evaluaciones entre departamentos de Housekeeping?
Se da entrenamiento en Housekeeping a nuevos colaboradores?
El personal conoce los resultados de las evaluaciones?
TOTAL

Nombre y firma del Evaluador

Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

Nombre y firma del Evaluado

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Nombre y firma del Jefe de Dpto.

Autorizacin
Nombre y Firma
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Fecha Original
Abril 2004

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ACTIVIDADES
MANUFACTURA
ADMINISTRACIN

Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

1. Revise su indumentaria
2. Busque fugas, partes,
trabajos, basura o
cualquier cosa que vea
en el piso.
3. Limpie etiquetas,
marcas de posicin y
lugares importantes
4. Limpie derrames de
agua o aceite
5. Realinee todo

1. Revise su indumentaria
2. Busque goteras, cosas
tiradas, recoger partes,
trabajo, hojas, basura o
cualquier cosa que vea
tirada en el piso
3. Acomode su escritorio
4. Verifique dnde y cmo
estn sus archivos,
arrglelos si no estn
ordenados y en su lugar

1. Limpie etiquetas y
placas: logre visibilidad
2. Limpie las partes
principales de la
mquina con un pao.
3. Asegrese que todas las
herramientas estn en
su lugar

1. Deshacerse de cosas
que no necesita en los
cajones de su escritorio
2. Revise dnde estn los
archivos, libreros,
extintores y otros
muebles y acomdelos

1. Limpie las partes clave


de la maquinaria
2. Arregle las etiquetas
que estn desprendidas
3. Limpie el piso
4. Deshacerse de la
basura
5. Revise etiquetas,
instrucciones y
graseras, arregle lo que
est mal

1. Deshacerse de cosas
innecesarias en libreros,
archiveros, etc.
2. Arregle las etiquetas
que se estn
desprendiendo
3. Limpie el piso
4. Revise numeracin y
orden de sus archivos
5. Verifique cuntos
lpices, plumas, etc. hay

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
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QU SON LOS CONTROLES VISUALES?

Fecha Original
Abril 2004

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Son indicadores que comunican informacin importante, de forma visual, como


estndares, de tal manera que las acciones y movimientos, sean controlados basndose
en esa informacin.

POR QU SON NECESARIOS LOS CONTROLES VISUALES?


Los estndares son fciles de ver, por lo que la gente necesita
menos supervisin y reacciona a los problemas tan pronto ocurren.
La adherencia a los controles visuales es automtica, porque los
empleados participaron en su diseo e implementacin
Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a
mejorar.
VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL
Los estndares son fciles de ver, por lo que la gente necesita menos
supervisin y reacciona a los problemas tan pronto ocurren.
La adherencia a los controles visuales es automtica porque los empleados
participaron en su diseo e implementacin.
Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a
mejorar.
Controlado
SI
NO

Cdigo
DC000

Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
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UN SISTEMA DE CONTROL VISUAL

Fecha Original
Abril 2004

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Un sistema de control visual es aqul en el que los


dispositivos de control, informacin, cdigos de color, distribuciones
y tableros son estandarizados y crean un
lenguaje visual comn en el rea de trabajo para:
Distinguir apropiada-mente entre lo que es normal y lo que no lo es.
Hacer que las anormalidades y desperdicios sean obvios y fciles de
reconocer por cualquiera.
Descubrir constantemente aspectos que necesitan mejorarse.

CONTROL VISUAL
El control visual (CV) se utiliza en plantas y oficinas, para facilitar la toma de
decisiones y acciones correctivas al hacer obvios y visibles los problemas, anormalidades y
desperdicios. cuando los defectos ocurren, son sealados inmediatamente.
CV permite que la operacin sea auto regulable, sin necesidad de supervisin. CV
permite encontrar problemas tan simples como herramientas fuera de su lugar y tan serios
como defectos de calidad, tan pronto ocurren.
La metodologa de CV busca que los operarios desarrollen sus propias seales
visuales con muy bajo costo, logrando un lenguaje visual comn que permite corregir
anormalidades en el proceso, tan pronto ocurran.
usted estara interesado en un partido de bisbol, ftbol o bsquetbol si no
existieran: marcador, silbatos, tarjetas de castigo o rbitro?, obviamente la respuesta sera
no; ya que al no conocerse el marcador y las reglas, el juego perdera rpidamente su
significado y direccin.
El personal en la planta u oficina tienen la informacin para seguir el partido?
conocen el marcador para ver si la situacin actual del programa de produccin del da de
hoy? conocen si van a tiempo para las entregas al cliente? qu seales tiene el personal
cuando una mquina produce un defecto o sucede una falla imprevista?

Controlado
SI
NO

Cdigo
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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
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Fecha Original
Abril 2004

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ANUNCIO VISUAL Vs. CONTROL VISUAL


ANUNCIOS
VISUALES

Comunican informacin importante pero


no necesariamente controlan lo que el
personal o los mquinas hacen. este es,
sin embargo, el primer nivel del control
visual

ejemplo:
La informacin acerca de la seguridad
debe ser pegada, pero esta informacin
por si misma no controla la conducta

CONTROLES
VISUALES

Comunican
informacin
importante,
visual mente estndares, de tal forma
que las actividades son controladas
basndose en esa informacin o
estndar. existen varios niveles de
control.

ejemplo:
Varios controles son puestos en el lugar
para dirigir conductas especficas de las
personas
y
prevenir
accidentes,
corredores para caminar, guardas para
las mquinas, piso antideslizante.

Controlado
SI
NO

Cdigo
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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

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NIVELES DE CONTROL

6
EVITAR ANORMALIDADES
(A PRUEBA DE ERRORES)

DETECTAR ANORMALIDADES EVITAR DEFECTOS EN MOVIMIENTO

AVISAR ACERCA DE ANORMALIDADES


(CONSTUIR ALARMAS)

CONTROL
VISUAL

INCORPORAR ESTNDARES EN EL PROPIO LUGAR DE TRABAJO

ANUNCIO

ESTABLECER Y COMPARTIR ESTNDARES

COMPARTIR INFORMACIN Y / O RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Programa Housekeeping

Controlado
SI
NO

Cdigo
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Fecha: 15.04.04

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CREANDO UN LUGAR DE TRABAJO VISUAL


5 FASES
I.-

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

II.-

ORGANIZACIN DEL REA DE TRABAJO

III.-

ANUNCIO VISUAL

IV.-

ELEMENTOS A CONTROLAR

V.-

DESARROLLO DEL CONTROL VISUAL

Creando un Lugar de Trabajo Visual


Preparacin para implementar Controles Visuales en una rea Especfica

1.-Lugar:
Identificar el rea especfica
donde se implementar:
2. Propsito:
Identificar el propsito prioritario del
rea.

Criterios para la seleccin:


Catico y desorganizado
Problemas consistentes
Baja adherencia a estndares
Gran oportunidad de mejora
Qu se debe escribir:
El proceso de produccin
Operaciones que se realizan en el proceso
Qu cosas llegan y qu cosas salen del rea
Qu cosas se almacenan en el rea

A quines se debe identificar:


Operadores de produccin
Identificar las personas que trabajan y
Personal de mantenimiento
/ o necesitan informacin en el rea.
Subgerentes, supervisores, colaboradores
Proveedores, clientes
3. Personal:

4. Equipo:

A quines se debe seleccionar / identificar:


Personas que trabajan en el rea
Recursos Humanos clave
Quin se debe responsabilizar para la
implementacin del Control Visual
Aquellos que estn motivados por la mejora
Clientes y / o proveedores

Controlado
SI
NO

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Fecha: 15.04.04

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SHIKARI CONSTANCIA
La constancia implica voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin
cambios de actitud, lo que constituye una combinacin excelente para lograr el
cumplimiento de las metas propuestas.
Cmo conseguir la Constancia?
1.- Planifique y controle permanentemente sus trabajos.
2.- Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.
SHITSUKOKU COMPROMISO
El compromiso en el trabajo es la adhesin firme a los propsitos que se han hecho;
una adhesin que nace del convencimiento y que se traduce en el entusiasmo por el da a
da y por el trabajo a realizar. Un compromiso que debe afectar a todos los niveles de la
empresa y que debe utilizar el ejemplo como la mejor formacin.
SEISHOO - COORDINACIN
La coordinacin implica una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los
dems y caminando hacia unos mismos objetivos.
Esta manera de trabajar slo se logra con tiempo y dedicacin.
SEIDO ESTANDARIZACIN
La estandarizacin nos va a permitir regular y normalizar aquellos cambios que se
consideren beneficiosos para la empresa y se realiza a travs de normas, reglamentos o
procedimientos que sealen cmo se deben hacer las actividades que ayuden a mantener
un ambiente adecuado de trabajo.

Controlado
SI
NO

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Fecha: 15.04.04

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COMPROMISO DE LA DIRECCIN CON LAS 9S


La Direccin debe descubrir la importancia y utilidad de las 9S y sentir la
necesidad de llevar a cabo su implantacin.
Un compromiso serio y firme por parte de la Direccin se traduce en una
implicacin personal en el proceso de implantacin de Housekeeping.

"Empezar por uno mismo"


"Educar con el ejemplo"
son algunos de los principios que deben regir el compromiso de la Direccin.
El gerente y su equipo directivo deben desarrollar un papel dinmico en todo el
proyecto, sobre todo en las primeras experiencias de implantacin, con una serie de
funciones:
1. Liderar el Programa Housekeeping
2. Mantener un compromiso activo.
3. Promover la participacin de todos los implicados.
4. Dar seguimiento al programa.

Controlado
SI
NO

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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
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POR QU IMPLANTAR LAS Housekeeping?

Efecto

Causa
Desorden
Ms tiempo

Suciedad

Descoordinacin

Averas
Baja el rendimiento
Reprocesos
Riesgos

Ms costo

PROBLEMAS
Baja el rendimiento

PROBLEMAS

Repeticin de trabajos
Espacios vacos
Esperas

Prdida de tiempo

Desasosiego
Enfados
Desmotivacin

PROBLEMAS

PROBLEMAS

Malestar personal

RESISTENCIAS
Qu hay de bueno en la organizacin y el orden?
Por qu limpiar si se ensucia de nuevo?
Nuestro trabajo es producir Est ya bastante ordenado, no? No tengo tiempo, tengo mucho trabajo
A mi edad no voy a cambiar mi forma de trabajar

Controlado
SI
NO

Cdigo
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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
Preparo
Revis
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Manual Housekeeping
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SENSIBILICE, EDUQUE Y ENTRENE A LOS DIRECTIVOS Y EMPLEADOS


Una vez obtenido el compromiso serio y firme por parte de la Direccin de implantar
las Housekeeping en la organizacin, nuestro objetivo es conseguir que todas las personas
de la empresa se sientan comprometidas con este proceso. Para ello, deben percibir las
mejoras que este esfuerzo les va a reportar en su trabajo da a da.
La venta de la idea es fcil: la direccin est haciendo una apuesta por la mejora
del entorno fsico en el que los empleados realizan su trabajo. Est apostando por mejorar
la calidad de vida en el trabajo como condicin necesaria para mejorar la gestin de la
empresa. Y ello, no tanto a travs de grandes inversiones, los recursos siempre son
limitados, sino mediante la movilizacin de las personas para la mejora.
La respuesta negativa e inhibicin de algunas personas no debe ser un obstculo
insalvable. Despliegue una firme decisin y haga visibles las pequeas mejoras.
Fomente la comunicacin entre las personas que participan en el proceso; favorezca
el intercambio sobre las dificultades y los logros.
Sensibilizar no es obligar al personal a pasar por el aro, es hacerles comprender la
importancia y los beneficios del cambio. La formacin y el ejemplo tanto personal como en
proyectos de grupos, son algunas de las maneras de conseguir esto.
La educacin y el entrenamiento en las Housekeeping resultan indispensables para
el cambio.
Educar en los conceptos fundamentales de las 9S para llegar a comprender la
importancia de la implantacin de Housekeeping y los objetivos que se persiguen con dicha
implantacin.

Entrenar al personal en la utilizacin de cada una de Housekeeping antes de realizar


la implantacin en el lugar de trabajo.
D la oportunidad de que cada persona establezca pequeos compromisos en su
lugar ms prximo de trabajo. Anime a que los lleven a cabo visitando talleres y oficinas,
reconociendo las mejoras y ayudando a afrontar las dificultades.
Ahora que cada empleado es consciente de la necesidad del cambio y una vez
realizada la correspondiente formacin, pida a los equipos de los departamentos o reas
funcionales que formulen, seleccionen o inicien proyectos en grupos naturales. Apoye a los
mandos en su capacidad para delegar y decidir por consenso qu hacer y hasta dnde
llegar, teniendo en cuenta sus capacidades y limitaciones. Las mejoras
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Fecha: 15.04.04

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Preparo
Revis
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Abril 2004

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ms importantes y espectaculares no se pueden lograr individualmente. Hay que trabajar


en equipo. Todos
Los directivos deben formar el equipo que lleve a cabo el primer proyecto de S.
Designen una persona de la empresa que acte de coordinador y facilitador del proceso
Housekeeping. Es necesario que alguien adquiera o prepare los materiales de formacin,
archive la documentacin de los proyectos realizados, programe la formacin,
IMPLANTACIN DE HOUSEKEEPING EN LA EMPRESA
El primer paso a dar ser definir proyectos y los equipos que van a llevarlos a
cabo.
A travs de un Brainstorming identifiquen problemas que existan en cada lugar de
trabajo relacionados con las tres primeras S y entre todos seleccionen aquel que
consideren prioritario sobre los dems.
Recopilen datos reales, y toda aquella informacin que aporte algn dato sobre el
problema a tratar.
Con toda la informacin obtenida determinen las causas principales que originan el
problema, utilizando, por ejemplo un Diagrama Causa-Efecto. Definan algn indicador que
permita cuantificar los efectos de forma sencilla. Mida la situacin actual y fije objetivos
para los indicadores formulados, agrupados en cada Etapa.

Una vez determinadas las causas principales, analicen el tipo de acciones que
pudieran ser ms eficaces. Listen las acciones y asignen responsables y plazos para su
ejecucin.
Habr que asegurarse de que todo el mundo comprende con exactitud el alcance de
la accin a emprender y que desempea su papel segn lo propuesto.
Ya est definido el Plan de trabajo. Ahora, su puesta en prctica es responsabilidad
de cada uno de los colaboradores involucrados en dicho plan.
Para llevar un control y poder realizar un seguimiento, es necesario llevar un
Registro de las diferentes acciones emprendidas.
Toda accin realizada precisa de un seguimiento para verificar los resultados
obtenidos mediante la recopilacin y el anlisis de informacin que permitan formular
nuevas propuestas, superar dificultades y realizar una mejora continua.
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Para realizar el seguimiento pueden utilizar diversas herramientas:


Listas de verificacin
Realizar observaciones
Entrevistas
Elija mtodos sencillos aunque no
innecesarias en los primeros proyectos.

sean

perfectos.

Evite

complicaciones

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PROGRAMA Housekeeping
Subgerencia
:.......................................................Fecha Inicio :......................
rea / Departamento
:.......................................................Fecha Trmino:......................
Responsable
:.......................................................
DESCRICIN SITUACIN INICIAL
DESCRPCIN SITUACIN
FOTOGRAFAANTES
FOTOGRAFA DESPU

Concepto

Indicador

Situacin Inicial

Objetivo

Accio

Que
Clasificacin
Orden
Limpieza
Control Visual
Disciplina - Hbito

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Para medir los avances logrados en el entorno del trabajador utilicen


formularios sencillos y claros que permitan, a simple vista identificar la situacin en la
que se encuentra el lugar objeto del proyecto. Hagan fotografas del antes y del
despus:
Llegados a este punto, es vital que las mejoras logradas se mantengan en el
tiempo. Para ello, pueden crear instrucciones de trabajo sencillas (carteles,
indicadores del uso de un archivo, secuencias de limpieza y almacenamiento de
herramientas, ...) o incorporarlos a los procedimientos de trabajo existentes. Se trata
en definitiva, de incidir y transformar los hbitos de trabajo para instaurar buenas
prcticas en el trabajo diario de todas las personas de la empresa.

Realice un seguimiento persistente de los nuevos hbitos a travs de sencillas


auditoras de orden y limpieza que pueden ser realizados por personas del propio
equipo al principio, o de otros departamentos funcionales despus, en forma de

S1

S2
S4

S3
S5

verificaciones cruzadas que fortalezcan el clima creado.

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Siempre es bueno reconocer los logros del personal, por eso es importante
realizar sesiones informativas donde los propios grupos de trabajo presenten el
informe del proceso que se ha seguido. En tales sesiones, se hace necesaria la
presencia de la direccin para escuchar y reconocer los logros alcanzados.
El progreso en la incorporacin de las 9S debe hacerse de forma natural, en la
medida en que los nuevos proyectos abordados se hacen ms complejos y abordan
otras facetas. Los indicadores que se formulen en cada caso quedarn asociados a
las diferentes etapas.

La evolucin habitual suele ser 3S 5S - 7S - 9S, en sucesivas campaas de


revitalizacin del proceso, que se puede prolongar durante varios aos en funcin de
la situacin, objetivos y recursos que asigne la empresa.
CONDICIONES PARA UNA IMPLANTACIN EFICAZ
Est convencido de que la mejora de la gestin de su negocio es un largo viaje que
comienza por cambiar pequeos hbitos de trabajo? Est dispuesto a priorizar e
insistir en la mejora de su entorno fsico de trabajo hasta conseguir cambiar algunos
de sus hbitos y los de sus empleados?
Si es as, inicie un programa Housekeeping. En caso contrario, si lo desea,
organice un zafarrancho de orden y limpieza general y olvidarse del asunto, no
desgaste su credibilidad.
Siga la metodologa de forma disciplinada; los cambios no se producen slo con buena
voluntad.
Comience con una sesin monogrfica con su equipo de colaboracin ms prximo.
Utilice materiales de apoyo y/o asesoramiento externo si cree que necesitar ayuda.
Reconozca la capacidad de cada persona para contribuir a la mejora de su
entorno de trabajo y permita que lo haga.
Empiece por usted mismo; eduque con su ejemplo. No desencadene acciones a mayor
escala hasta que no haya hecho pequeos logros personales en su mesa,
estanteras, despacho,Pida lo mismo a sus colaboradores ms cercanos.
Slo cuando haya finalizado o avanzado lo suficiente en algn proyecto Housekeeping
realizado con su equipo de direccin debe desencadenar
el
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proceso en cascada. Repita sesiones de sensibilizacin y formacin por grupos en las


diferentes dependencias. Trate de que tales sesiones estn dirigidas por los jefes de
las mismas.
No es slo una cuestin de orden y limpieza por esttica, se trata de hacer visibles los
espacios de trabajo, los procesos, las anomalas y corregirlas.

Establezca mecanismos de comunicacin naturales para reforzar el proceso. Utilice


tablones de anuncios para hacer visuales los esfuerzos y logros en los diferentes
proyectos.
Favorezca sesiones de intercambio y escuche las dificultades de primera mano.
Consolide los buenos hbitos mediante auditoras peridicas de orden y limpieza
realizadas por las mismas personas que han participado en proyectos. Le ayudarn a
monitorizar el estado de orden y limpieza de las instalaciones, identificar desviaciones
y as descubrir nuevas oportunidades de mejora.
REFUERZO DE CONCEPTOS BSICOS
ORGANIZACIN
Definir el criterio de material innecesario de forma sencilla y por acuerdo de todos los
implicados
Representar con etiquetas rojas la existencia de innecesarios en el rea de
implantacin de Housekeeping.
Lo identificado como basura tirarlo directamente
El paseo de la organizacin tiene que incluir todos los rincones del rea.
Decidir el destino de los innecesarios : Tirar, vender o guardar.
Crear una zona de almacenamiento de materiales innecesarios para lo que se quiere
guardar.
Nombrar responsable y asignar revisiones del almacenamiento de materiales.
Averiguar las causas de aparicin de materiales innecesarios para evitar una marcha
atrs en la mejora lograda.
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ORDEN
En el paseo de orden observar cada puesto de trabajo, cada maquina, las zonas
comunes, para determinar la manera en que los materiales necesarios deben
colocarse e identificarse.

Se identifican los materiales a dos niveles: macro (vertical y horizontal) y micro (sobre
todos los materiales catalogados como necesarios)
Estudiar las necesidades de orden en base a cantidades, frecuencia de uso, forma.
Tener en cuenta el fin del orden: Acceder, utilizar y devolver los materiales necesarios
de forma fcil, cmoda y rpida.
Remitirse a catlogos de equipamientos de empresas para seleccionar los elementos
de orden.
LIMPIEZA
Durante el paseo de limpieza participa todo el personal del rea seleccionada.
Sealar con etiquetas rojas y enumerar las fuentes de suciedad, lugares difciles de
limpiar, piezas deterioradas o daadas y apaos que se vean en el rea.
Al acometer las fuentes de suciedad: Eliminar, .Aislar e Limpiar.
Esta actuacin no se detiene hasta que se eliminen todas las etiquetas rojas que
sealan problemas encontrados en el rea y que las cosas no se encuentran en una
situacin de buen uso.
Cuando sea necesaria la limpieza, es necesario elaborar procedimientos de limpieza.
CONTROL VISUAL
Cuando se realice el control visual durante el paseo, identificar todos los elementos que
estn en el rea o pudieran existir para conseguir el control por excepcin.
Para cada elemento identificado, establecer la norma de trabajo y las tolerancias
permitidas.
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Sealar y explicar las acciones correctoras a realizar en caso de que se de una


situacin fuera de control en alguno de los elementos a controlar de manera visual.
El objetivo buscado es que todos los implicados en el rea puedan distinguir fcilmente
una situacin fuera de lo normal.
DISCIPLINA Y HBITO.

Esta fase sirve para mantener y mejorar el grado de organizacin, orden y limpieza
logrado.
Esta fase es cclica, es decir, no tiene fin.
Es necesario la creacin de un programa de evaluacin de Housekeeping.
Hay que utilizar unas listas de chequeo en las evaluaciones para apreciar la cota
lograda.
De las evaluaciones se derivan acciones correctoras y de mejora.

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