GUIA DE ESTUDIO DE CIMPUTACION II

1.- CONOCER
DATOS

QUE ES Y PARA QUE NOS SIRVE EXCEL Y BASE DE

Excel es una herramienta ofimtica perteneciente al conjunto de programas

denominados hoja de clculo electrnica, en la cual se puede escribir,
almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de informacin numrico o
de texto.
Excel es una hoja de clculo electrnica desarrollado por Microsoft, el cual se
encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimticos llamados
Office, el programa ofimtico Excel es la hoja de clculo electrnica ms
extendida y usada a nivel global, hoy en da el trabajo de cualquier ingeniero,
financiero, matemtico, fsico o contable sera muy diferente sin la aplicacin de
clculo Excel.
Una hoja de clculo electrnica se define como un programa informtico
compuesto por columnas, filas y celdas, donde la interseccin de las columnas y
las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos
escribir cualquier tipo de informacin que posteriormente ser tratada, siendo
cada celda nica en toda la hoja de clculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de clculo electrnicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o
reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automticamente la
hoja de clculo electrnica recalcular y actualizar los valores de las otras
celdas. Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las
hojas de clculo electrnicas, debido a que antiguamente al no disponer de
dicha herramienta informtica, el trabajo de recalcular las diferentes hiptesis de
un modelo matemtico, fsico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo
enorme, adems del riesgo de caer en algn error durante el clculo. Este
problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de clculo
electrnicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1
segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente
fiable.
La principal ventaja del programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que
presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos
generar hojas Excel para el diseo y clculo de estructuras civiles, gestin y
control de la contabilidad de una empresa, gestin y control de los stocks de un
almacn, diseos de modelos matemticos, gestin de bases de datos,
generacin de presupuestos, planificacin de proyectos, etc. Un amplio
abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Excel.

2.- Que podemos hacer con Excel

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a
partir de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos
sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La
clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las
celdas pueden contener nmeros, texto o frmulas. Los datos se escriben en las
celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y
filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos muy visuales. Veamos los pasos
bsicos para empezar.

3.- Como realizamos los clculos en Excel

Debemos conocer sus elementos de pantalla,

la estructura
funciones como realizamos formulas y como aplicamos funciones.

de

las

1.- Cules son los elementos de pantalla? Botones de control son los
botones de minimizar, maximizar,cerrar

Cul es la estructura de las funciones ?

Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms
valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se
mostrar en la celda donde se introdujo la formula.

Estructura de una funcin

La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcion ( argumento1; argumento2; ; argumentoN )
Esto es:
1. Signo igual (=).
2. Nombre de la funcin.
3. Parntesis de apertura.
4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas.
5. Parntesis de cierre.

Las frmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta
la manera de realizar un clculo. Todas la frmulas en Excel deben iniciar con el
smbolo igual (=) o de lo contrario Excel interpretar la frmula como un simple
texto.
Las frmulas en Excel siempre estn formadas por una combinacin de los
siguientes cinco elementos:
1. Operadores: Los operadores son los smbolos que representan las
operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicacin o la divisin (/).
2. Valores: Las frmulas trabajan con valores los cuales pueden ser
numricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados
por dobles comillas.
3. Parntesis: Los parntesis nos ayudan a controlar el orden en que se
evalan las expresiones dentro de una frmula.
4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una frmula
podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que
deseamos incluir en el clculo.
5. Funciones: Una funcin es un procedimiento que ya est incorporado en
Excel y que realiza un tipo de clculo especfico. Algunos ejemplos de
funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Funcin de los operadores en Excel
Existe varios tipos de operadores en Excel que te ayudan a llevar a cabo
diferentes operaciones en tus hojas de clculo. Estos operadores los ocupas en
cualquier frmula y funcin, en cada suma, en cada resta o en cualquier otra
operacin ests usando los operadores.
Es muy importante saber cules son los operadores en Excel y qu hace cada
uno de ellos, ya que adems de realizar las operaciones matemticas ms
comunes, te permite realizar comparaciones entre nmeros, tambin puedes
hacer operaciones con palabras, caracteres o con texto en general entre muchos
ms.

Operadores en Excel
Los operadores en Excel se agrupan de acuerdo a cuatro grandes categoras,
ests son:
1.
2.
3.
4.

Operadores aritmticos
Operadores de comparacin
Operadores de concatenacin de texto
Operadores de referencia

OPERADORES EN EXCEL ARITMTICOS

Los operadores ms usados en Excel son los operadores aritmticos, pues te
permiten realizar las operaciones bsicas como suma, resta, multiplicacin y
divisin, pero adems tambin te ayudan a sacar porcentajes o a usar los
exponentes.
En la tabla que a continuacin te present, puedes ver los operadores aritmticos
que maneja Excel, as como lo que significa cada operador y un ejemplo de cmo
puedes usarlo:
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

Suma

20 + 4

Resta

54

Negacin

Multiplicacin

2*4

Divisin

8/2

Porcentaje

5%

Exponenciacin

2^2

OPERADORES EN EXCEL DE COMPARACIN

Los operadores en Excel de comparacin nos permiten, como su nombre lo dice,
comparar dos valores, ya sea que usemos directamente los valores o que usemos
los nombres de las celdas.
Cualquier operador que de comparacin que utilices, siempre te devolver un
valor lgico de FALSO O VERDADERO.
Operador de
comparacin

Significado

Ejemplo

Igual a

10 = 11

>

Mayor que

C3 > D1

<

Menor que

8<3

>=

Mayor o igual que

F6 >= B7

<=

Menor o igual que

B5 <= B11

<>

Distinto de/Diferente
de

A8 <> C6

OPERADORES EN EXCEL DE TEXTO

Excel solamente maneja un operador para manipular el texto, y lo que hace es unir
una letra con otra o una cadena de caracteres con otra de menor, igual o mayor
longitud.
Operador de texto

Significado

Ejemplo

&

Conecta o concatena dos valores

para generar un valor de texto
continuo

Ho&la

OPERADORES EN EXCEL DE REFERENCIA

Los operadores en Excel de referencia nos permiten unir o realizar una
interseccin entre celdas, tambin sirven para agrupar celdas dentro de un mismo
rango o no contiguas.
Operador de referencia
:

(espacio)

Significado

Ejemplo

Operador de rango, que

genera una referencia a
D1:F13
todas las celdas entre dos
referencias, stas incluidas.
Operador de unin, que
combina varias referencias SUMA(C1:C7,G8:G19)
en una sola
Operador de interseccin,
que genera una referencia a
H6:H22 L5:L28
las celdas comunes a dos
referencias

Todos estos operadores en excel son usados en todas las frmulas y funciones,
si quieres sobre qu es una frmula y qu es una funcin

Qu son y para que nos sirven las referencias?

Referencias
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera nica en
Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirn a las frmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para
utilizarlo en los clculos.
Seguramente habrs escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias
relativas, as que hoy dedicaremos algn tiempo a conocer las diferencias entre
ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relacin con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir
es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustar
automticamente su columna y su fila.
Los beneficios de las referencias relativas se observan al momento de copiarlas
hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda
una relacin con la fila y la columna en la que se encuentra as que, al momento
de copiar la frmula, las referencias relativas sern modificadas por Excel de
manera automtica.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento
de copiar la frmula a otras celdas. El cambio ser relativo a la cantidad de
columnas o filas que se ha desplazado la frmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que
Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas
sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el smbolo $ a
la columna y fila de la referencia. La siguiente frmula tiene una referencia
absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Las referencias absolutas son muy tiles cuando queremos que una frmula haga
referencia a una misma celda sin importar a dnde las copiemos. Cuando

combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una
combinacin sumamente til como lo veremos en el siguiente ejemplo.
Referencias absolutas y relativas en Excel
Dentro de una frmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como
referencias relativas. Cada una de ellas se comportar de la manera en que lo he
mostrado en los ejemplos anteriores.
Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa
est en que la primera de ellas utiliza el smbolo $ para hacer saber a Excel que
queremos dejarla fija an despus de haberla copiado a otra celda.

QUE ES Y PARA QUE SIRVEN LAS GRAFICAS Y TABLAS DINAMICAS?

Una tabla dinmica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de clculo.
Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fcil y rpidamente para ver los datos
de una manera diferente, haciendo de sta una herramienta muy poderosa.

Partes de una tabla dinmica en Excel

Cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la
hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una
tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros
para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin
que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer
entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn
como columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis
sobre los datos de la tabla dinmica.
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
uno o varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin
de los datos, etc.
Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla
dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los
datos de una tabla dinmica.
Use el panel de filtro de grfico dinmico para ordenar y filtrar los datos
subyacentes y cambiar la apariencia del informe de grfico dinmico.
Cuadro de los campos de eje (categoras)
Esto muestra los elementos de la
etiqueta de fila del informe de tabla dinmica asociado que forma categoras
individuales para las que se representan puntos de datos. Las categoras
aparecen en el eje horizontal (categora), tambin conocido como eje x, del
informe de grfico dinmico.

Cuadro de campos de leyenda (serie) Esto muestra los elementos de la etiqueta

de columna del informe de tabla dinmica asociado que componen la serie de
datos individuales. Los nombres de la serie aparecen en la leyenda del informe de
grfico dinmico.

Cuadro de filtro de informe Si el informe de tabla dinmica asociado tiene uno o

ms filtros de informe, puede usar el cuadro de filtro de informe como una forma
prctica de resumir y centrarse rpidamente en un subconjunto de datos sin
modificar la informacin de su serie y categora. Por ejemplo, puede hacer clic en
Todos en un Filtro de informe anual para mostrar las ventas de todos los aos y, a
continuacin, centrarse en determinados aos haciendo clic en un ao cada vez.
Cada pgina del filtro de informe del grfico tiene el mismo diseo de categora y
de serie para aos diferentes, de modo que los datos de cada ao se puedan
comparar fcilmente. Adems, recuperar una pgina del filtro de informe en un
momento puede usar menos memoria para un gran origen de datos externo.

Para ocultar o mostrar la lista de campos de tabla dinmica, puede alternar el

botn Lista de campos en la parte superior del panel de filtro de grfico dinmico,
para que pueda ver ms informes de grfico dinmico y tabla dinmica, o volver a
visualizar la Lista de campos para reorganizar el diseo de tabla dinmica y
cambiar la apariencia del grfico dinmico.
ACCES
Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza diferente
tipo de informacin, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus
usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rpida y sencilla.
Access es una aplicacin para manejo de bases de datos que cuenta con una
interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento
especializado de programacin. Tambin es un sistema de manejo grfico de bases
de datos relacionales que corre en sistema operativo Windows

Para qu sirve nos sirve el Access?

Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de
administracin de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los
datos acerca de pedidos y clientes.
El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene de
recuperar y analizar los datos rpidamente mediante la ejecucin de una consulta.

En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que acta la
aplicacin. En una base de datos de Access los objetos principales son: tablas,
consultas (queries), informes, formularios, macros, y mdulos. El conjunto de
estos objetos constituye una base de datos de Access.
Tabla
La informacin de una base de datos esta organizada en forma tabular (ver Figura
2). Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de informacin, por
ejemplo, clientes. Las tablas guardan la informacin en registros que
corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y definen
los nombres y tipos de datos que componen la tabla.
Columna o campo
Cada columna representa una caracterstica de los datos.
Hilera o registro
Las hileras son instancias conocidas como registros.
Consultas
Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se
pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla.
Tambin es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas
existentes. Una consulta puede ser una bsqueda simple de un registro especfico
o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un conjunto de
criterios. Una vez hecha la seleccin, se puede producir un listado.
Formularios
Es un objeto diseado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la
ejecucin de las aplicaciones. Las formas se pueden imprimir y tambin se usan
para personalizar la presentacin de la base de datos.
Reportes
Objeto diseado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia de
la informacin presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y registros
seleccionados en un formato fcil de leer, o etiquetas para envos por correo y
formatos de cartas personalizados.
Macros
Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de
manera automtica. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en
una macro son: validar campos, abrir y ejecutar queries, abrir tablas, imprimir
reportes, ejecutar otras macros.
Mdulos

Es un objeto que contiene una funcin personalizada y que puede ser creada
utilizando Visual Basic for Applications (VBA).
Tipos de datos
Access permite nombres de hasta 64 caracteres. Es
recomendable utilizar nombres descriptivos. Los tipos de datos en Access pueden
ser:
Texto. Caracteres alfanumricos. Hasta 255 caracteres.
Memo. Caracteres alfanumricos. Hasta 64,000 caracteres.
Numero. Valores numricos en varios tipos y formatos.
Fecha/Tiempo. Formato de fecha y hora.
Moneda. Datos monetarios.
Auto Numrico. Contador numrico auto incrementado.
Si/No. Valores lgicos. Si/No, Verdadero / falso.

Las consultas son una forma de buscar y recopilar informacin de una o ms

tablas para conseguir informacin detallada de una base de datos. Al crear una
consulta en Access , defines condiciones especficas de bsqueda para
encontrar, exactamente, la informacin que deseas. Para tener mayor
asertividad en la informacin se deben relacionar las tablas
1. TIPOS DE RELACION EN ACCESS
Relacin.-Asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos
tablas. Una relacin puede ser de diferentes tipos como son uno a uno, uno a
varios o varios a varios entre las tablas.
UNA RELACION UNO A VARIOS La relacin uno a varios es el tipo de relacin
ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener
muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo
tiene un registro coincidente en la Tabla A
3. UNA RELACION VARIOS A VARIOS En una relacin varios a varios, un
registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y
viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla
(denominada tabla de unin).
4. UNA RELACION UNO A UNO En una relacin uno a uno, cada registro de la
Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede
utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar
parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que
slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Relacin Integridad
La integridad referencial es un sistema de reglas que Access utiliza para asegurar
que los datos de relacin es vlido y que no se puede borrar accidentalmente un
registro de una tabla si un registro coincidente est presente en una tabla
relacionada.
Se puede exigir la integridad referencial cuando se crea una relacin, mediante
las condiciones necesarias para el establecimiento de integridad referencial. No
puede establecer la integridad referencial a menos que el campo coincidente de la
tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico.
Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos. Ambas tablas
deben estar presentes en la misma base de datos de Microsoft Access. Si ellos
estn vinculados, ambos deben estar en formato de Access. Debe abrir la base de
datos que contiene las tablas antes de poder establecer la integridad referencial.
Un formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el cual tiene el
formato adecuado para desplegar las etiquetas y la informacin. En Access
podemos crear formularios que contengan todos los campos de una tabla. Los
formularios son los que nos sirven para definir pantallas generalmente para editar
los registros de una tabla o de una consulta. Adems para definir pantallas
generalmente donde editar los registros de una tabla o consulta. Una razn
para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos
de un registro en una sola pantalla. Para crear un formulario hay distintas opciones
y para poder acceder a ellas lo puedes hacer en la pestaa Crear
Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos (columnas), no es posible
visualizar toda la informacin en el monitor, es necesario mover la barra
espaciadora para conocer la informacin de algn registro especfico.
Caracteres Jolly
Utilizacin de los caracteres Jolly.- Durante el diseo de una consulta existe la
posibilidad de seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por
ejemplo, todos los nombres que empiezan por la letra B...). Los caracteres Jolly
fundamentalmente son:
-?, sirve para un nico carcter, ubicado en esa posicin.
-*, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posicin.
Por ejemplo:
Pa?la, mostrara Pabla, Paula, etc.
*imo, mostrara veintsimo, trigsimo, etc.

Cuando desee limitar los resultados de una consulta segn los valores de un
campo, use criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una expresin que
Access compara con valores de campo de consulta para determinar si incluir el
registro que contiene cada valor. Por ejemplo, = "Chicago" es una expresin que
Access puede comparar con valores de un campo de texto en una consulta. Si el
valor de ese campo en un registro determinado es "Chicago", Access incluye el
registro en los resultados de la consulta.

NOTA: Estudiar los tipos de funciones que vimos en clase, as como

los grupos en que estn las grficas y tablas dinmicas, as como el
grupo donde se encuentran las funciones bsicas. Tambin deben
estudiar los grupos que utilizamos en clase de Accces. Es decir donde
podemos realizar los objetos.