UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE NEGOCIOS

FACEN
ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

TEMA A TRATAR

:
Entrevista: Definiciones, importancia,
ventajas, desventajas, componentes y
caractersticas

INTEGRANTES

GARCIA CADILLO, Nelma Hortencia.

HUAMN NORONHA, Jiovana Melissa.
MACAHUACHI FERREYRA, Robin.

DOCENTE

: Lic. Roner Panduro Celis

CTEDRA

: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FECHA DE PRESENTACIN

: 29 de Abril del 2014

IQUITOS PERU

Auditoria Administrativa
NDICE
PRESENTACIN
NDICE

INTRODUCCIN

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LA ENTREVISTA

1. DEFINICIN
2. IMPORTANCIA
3. VENTAJAS
3.1. Familiaridad
3.2. Discusin
3.3. Flexibilidad temtica
3.4. Gratificaciones de la Entrevista
4. DESVENTAJAS
4.1. Tiempo
4.2. Anlisis
4.3. Limitadas a las Percepciones
5. COMPONENTES
5.1. Entrevistado
5.2. Entrevistador
5.3. Preguntas
5.3.1. Tipos
5.3.1.1. Preguntas abiertas
5.3.1.2. Preguntas reflexivas
5.3.1.3. Preguntas directas
5.3.1.4. Preguntas de opcin mltiple
5.3.1.5. Preguntas cerradas
6. TIPOS DE ENCUESTAS
6.1. Entrevista de puerta en puerta (face to face)
6.2. Entrevista a ejecutivos
6.3. Entrevistas interceptando a los participantes en centros
Comerciales
6.4. Entrevistas telefnicas
7. EJEMPLO

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Ejemplos de Guas de Entrevistas

CONCLUSIONES

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BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCIN
El mundo globalizado de hoy, nos hace participes de la evolucin y el desarrollo de
herramientas y tcnicas administrativas que nos hacen posible la ptima realizacin de
nuestras labores de maneras cada vez ms simples y eficientes.
Es por ello, que el presente trabajo busca entonces, generar esos conocimientos y
destrezas necesarias, para realizar con xito dichas actividades, con el nico propsito
de resultar de ello profesionales cada vez ms capacitados.
Es necesario, que conozcamos a fondo, los detalles de todas las tcnicas que se
encuentran a la mano de un administrador de empresas, y por ello, el principal objetivo
de la ENTREVISTA como tcnica, es recopilar toda la informacin til y necesaria para
la realizacin de las actividades consecutivas a diversas tareas de investigacin,
planeacin, organizacin, entre otras; propias de las funciones de futuros
profesionales en la rama.
Esperamos que la presente, no solo cuente con informacin precisa, coherente e
idnea, sino que adems resulte clara y de fcil entendimiento.
El Equipo

Auditoria Administrativa

LA ENTREVISTA
1. DEFINICIN:
Segn la RAE1, una entrevista, es un encuentro y conversacin entre dos o ms
personas sobre un asunto determinado
La entrevista, al igual que la encuesta, es una tcnica utilizada en las auditoras en
comunicaciones o informacin.
Dentro de las facultades la entrevista, se puede indicar que no solo sirve como
complemento de la encuesta, ya que, correctamente utilizada posibilita un
entendimiento profundo de fortalezas y debilidades comunicativas de las
organizaciones, al permitir que el auditor profundice en los temas que considere
relevantes para la investigacin.
La entrevista y los cuestionarios son las principales tcnicas de la auditora y
pueden ser combinadas en la misma auditora.
Muchos auditores, consideran que la entrevista juega un rol complementario; sin
embargo, correctamente utilizada es invalorable para el proceso; ya que
proporciona informacin de alta calidad que puede ser probada al detalle con la
persona que es entrevistada.
2. IMPORTANCIA:
La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la habilidad de quien
la emplea, adems debe planearse su conduccin detalladamente, como ya se ha
dicho con anterioridad.
As mismo permite:
- Conseguir informacin del propietario o de los responsables del proceso objeto
-

de auditora.
Facilitar la recogida de la informacin.
Realizar un acercamiento con el personal de la empresa, con el que se
interactuar durante el proceso de la auditora para recabar sus opiniones,
sentimientos, etc.

1 Real Academia de Lengua Espaola

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Auditoria Administrativa
-

Aclarar preguntas, orientar la investigacin y resolver las dificultades que

puede encontrar el auditado, entre otros.

3. VENTAJAS
Dentro de las ventajas ofrecidas por esta tcnica se encuentran:
3.1. Familiaridad
En la conduccin de las entrevistas, el auditor desarrolla un acercamiento
importante con la gente as como con su proceso de trabajo.
La entrevista permite recabar observaciones sobre la organizacin mucho ms
profundas que cualquier medio escrito.
3.2. Discusin
La entrevista cara a cara permite, adems, una discusin ms detallada de las
reas temticas.
La gente habla mucho ms de lo que escribe. La pericia de un buen
entrevistador consiste en la habilidad para investigar hasta obtener una
descripcin completa llegando a entender el pensamiento del entrevistado.
3.3. Flexibilidad temtica
Todo auditor debe seguir una gua bsica para conducir una entrevista. No
obstante, muchas preguntas abiertas aseguran respuestas sobre reas que
nunca se esperaran, al disear un cuestionario. Es recomendable terminar
una entrevista con la pregunta. Hay algo de lo que deberamos conversar y
que no se ha hablado en la entrevista?
La mayor ventaja de la entrevista frente a los formatos escritos es que sta
puede crecer, refinarse y cambiar a la luz de la informacin nueva que se
obtiene.
3.4. Gratificaciones de la Entrevista
Las interacciones cara a cara estn caracterizadas por ser ms agradables
que los cuestionarios escritos.
La entrevista contiene una motivacin intrnseca, ya que a la gente le gusta
hablar de las cosas que son importantes para ellos y frecuentemente la
organizacin no les da la oportunidad de hacerlo.
4. DESVENTAJAS
Se puede decir que ningn instrumento de recoleccin de datos es perfecto y la
entrevista no es la excepcin, por lo tanto, las entrevistas sern buenas
dependiendo de cmo el entrevistador las implemente.
Entonces se puede decir que la entrevista tiene tres desventajas:
4.1. Tiempo
Las entrevistas toman mucho tiempo y las tornan costosas, no slo por el
tiempo de los entrevistadores, sino tambin de los entrevistados porque de
alguna forma los aleja de sus trabajos y ocupaciones para asistir a la
entrevista.
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Auditoria Administrativa
4.2. Anlisis
La informacin obtenida a travs de una entrevista es ms difcil de codificar,
analizar e interpretar.
Nuestra sociedad est tan acostumbrada a las clasificaciones numricas que a
veces dudamos de la validez de las cosas que no podemos colocar en una
escala de este tipo. Cunta gente tiene que mencionar un problema para que
ste sea considerado significativo?
Las habilidades interpretativas del auditor se vern puestas a prueba en una
situacin como sta. Algunas veces una persona que ocupa un alto cargo en
la organizacin menciona un problema que nunca nadie ha mencionado antes.
Sera arriesgado y hasta tonto dejar de lado esta apreciacin, solo por basarse
en referentes numricos.
4.3. Limitadas a las Percepciones
La entrevistada comprende, bsicamente reportes de percepciones acerca de
cmo el entrevistado ve la organizacin y estas apreciaciones necesitan ser
verificadas.
5. COMPONENTES
5.1. Entrevistado
Es la persona a quien se realiza la entrevista. La seleccin de los
entrevistados es un paso muy importante en la auditoria. La pauta general es
entrevistar suficientes personas de todas o casi todas las reas de la
organizacin con la finalidad de obtener una visin completa de la informacin.
5.2. Entrevistador
Es por lo general el auditor, quien a su vez es el responsable de la emisin del
informe final de auditora en la organizacin.
5.3. Preguntas
5.3.1. Tipos
5.3.1.1. Preguntas abiertas
Aquellas que no pueden responderse con un s o un no. Su fuerza
se encuentra en que solicitan informacin sobre emociones y
pensamientos. Las preguntas abiertas se utilizan para obtener
informacin. Se disean para averiguar lo que hay en la mente
entrevistado mientras se van produciendo las propias ideas. Esta
clase de preguntas se apoyan en el qu y quin, en el cmo, el
cundo, el dnde y el por qu.
5.3.1.2. Preguntas reflexivas
Estas requieren de una consideracin previa y su posterior
conversin en otra pregunta formulada con otra fraseologa. La
pregunta reflexiva da al entrevistado potencial la oportunidad de
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Auditoria Administrativa
volver a pensar, de reconsiderar o de volver a manifestar los
pensamientos e ideas que le han llevado a dar la respuesta anterior.
Le ayuda a determinar las objeciones reales al tiempo que estimula
en el entrevistado, reacciones favorables.
5.3.1.3. Preguntas directas
Dirigen la atencin del cliente hacia la decisin que tu desees que
tome. A menudo se utilizan en cierres de prueba.
La pregunta expone una idea dada o un punto determinado, o t
clarificas los pensamientos del entrevistado, o tu pregunta ayuda a
ste a decantarse a favor de las ventajas que se podran. Las
palabras podra y debera son de gran ayuda al hacer una
pregunta directiva, as como todas aquellas formuladas en
condicional.
5.3.1.4. Preguntas de opcin mltiple
Son una forma de pregunta directiva. Se pueden utilizar para llevar al
entrevistado hacia el objetivo final. A todos nos encanta que nos
ofrezcan opciones de respuestas. Son precisamente stas opciones,
lo que fundamenta el libre mercado, pero las opciones pueden ser
dirigidas.
5.3.1.5. Preguntas cerradas

Son aquellas que requieren un s, un no o un simple dato

por respuesta: Ejemplo: El almacn, es de alquiler o en
propiedad? Las preguntas cerradas son tiles para estrechar el
crculo de opciones con rapidez y esto puede ser bueno o
malo. La gente novel en este campo tiende a abusar, para su
desdicha, de las preguntas cerradas.
6. TIPOS DE ENCUESTAS
La esencia del mtodo de encuestas es hacer preguntas a las personas. Pero
Qu tipo de encuesta es mejor para una situacin determinada?:
6.1. Entrevista de puerta en puerta (face to face)
En una poca se pensaba que las entrevistas face to face, en las cules se
entrevista en persona, eran el mejor mtodo de encuesta, esta conclusin se
basaba en varios factores; en primer lugar, la entrevista de puerta en puerta es
una interaccin personal, cara a cara, con todas las ventajas inherentes: una
retroalimentacin inmediata del participante, la capacidad de explicar tareas
complicadas, la capacidad de utilizar tcnicas de cuestionario especiales que
requieren un contacto visual con el fin de apresurar la entrevista o de mejorar
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Auditoria Administrativa
la calidad de los datos y la capacidad de mostrarle al participante los
conceptos del producto y otros estmulos para la evaluacin.
En segundo, el participante se siente cmodo en un entorno familiar, cmodo y
seguro.
Las entrevistas de puerta en puerta iniciaron una marcada disminucin a
principios de la dcada de 1970 y en la actualidad han desaparecido
virtualmente del escenario de pases desarrollados como Estados Unidos, la
razn primordial es el costo de pagarle a un entrevistador el tiempo de viaje, el
kilometraje y el tiempo dedicado a la encuesta, as como el incremento en las
tasas de rechazo. Sin embargo, las entrevistas de puerta en puerta todava se
utilizan en los pases en vas de desarrollo como el nuestro.
6.2. Entrevista a ejecutivos
Las entrevistas a ejecutivos son utilizadas como el equivalente un industrial
de las entrevistas de puerta en puerta, este tipo de encuesta implica
entrevistar a las personas de negocios en sus oficinas.
Este tipo de entrevistas es costoso, y es el utilizado para la auditora interna.
Es necesario identificar y localizar a las personas; en ocasiones es posible
obtener listas de varias fuentes, pero con ms frecuencia se debe hacer una
seleccin, sin duda en una empresa particular es posible encontrar a personas
del tipo que se busca pero su localizacin en una organizacin grande puede
resultar costosa y llevar mucho tiempo.
Una vez que se localiza a una persona calificada, el siguiente paso es lograr
que acepte que la entrevisten y determinar el momento para la entrevista, por
lo general, esto no es tan difcil como podra parecer, debido a que la mayora
de los profesionales parece disfrutar hablando acerca de temas relacionados
con su trabajo.
Po ltimo, un entrevistador debe ir al lugar particular a la hora fijada, las largas
esperar son frecuentes y las cancelaciones son comunes. Este tipo de
encuesta requiere entrevistadores altamente capacitados, debido a que con
frecuencia hacen entrevistas sobre temas de los que saben muy poco. Las
entrevistas de ejecutivos tienen en esencia las mismas ventajas y desventajas
que las de puerta en puerta. Cada vez es mayor el nmero de entrevistas a
ejecutivos que se hacen en lnea.
6.3. Entrevistas interceptando a los participantes en centros comerciales
Las entrevistas interceptando a los participantes en centros comerciales son
otro mtodo popular de hacer entrevistas personales. Este mtodo de
encuestas es relativamente sencillo, se intercepta a los compradores en las
reas pblicas de los centros comerciales y los entrevistan all mismo.
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Auditoria Administrativa
Las entrevistas en centros comerciales son menos costosas que las de puerta
en puerta debido a que los participantes abordan al entrevistador, en vez de
que sea al contrario. Los entrevistadores pasan ms tiempo entrevistando a
las personas y menos tiempo buscando a alguien a quien entrevistar.
Por otro lado los entrevistadores en los centros comerciales no tienen los
considerables gastos de tiempo de viaje y de kilometraje asociados con las
entrevistas de puerta en puerta, adems del bajo costo las entrevistas
interceptando a los participantes en centros comerciales tienen muchas de las
ventajas asociadas con las entrevistas de puerta en.
Sin embargo hay varias desventajas serias asociadas con las entrevistas
interceptando a los participantes en los centros comerciales, en primer lugar,
es casi imposible obtener una muestra diferenciada ya que los estudios
muestran que algunas personas, hacen sus compras con ms frecuencia que
otras.
En segundo lugar no siempre se considera que el entorno de un centro
comercial sea un lugar cmodo para hacer una entrevista por el contexto, por
el tiempo o por las distracciones fuera de control.
Sin embargo con todos esos problemas, la popularidad de las entrevistas
interceptando a las personas en los centros comerciales solo disminuy un
poco en los aos recientes.
En vez de entrevistar en las reas pblicas de los centros comerciales,
algunos investigadores hacen encuestas en el punto de venta en las tiendas,
en la actualidad, varias empresas como Procter & Gamble, McDonalds hacen
los estudios en sus tiendas.
6.4. Entrevistas telefnicas
Hasta 1990, las entrevistas telefnicas eran la forma ms popular de
investigacin por encuestas. Las ventajas de las entrevistas telefnicas son
incontables, en primero lugar, las llamadas telefnicas son una forma
relativamente econmica de recabar datos para la encuesta. En segundo las
entrevistas telefnicas tradicionalmente han producido muestras de alta
calidad.
Las entrevistas telefnicas desde una ubicacin central se hacen desde unas
instalaciones dedicadas a ese propsito, la razn de la popularidad de este
tipo de entrevistas telefnicas es bastante sencilla y se resume en una sola
palabra, control.
7. EJEMPLO
Ejemplos de Guas de Entrevistas
Gua de una entrevista exploratoria
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I.
II.

El auditor debe presentarse y explicar el propsito de la entrevista.

Identificar el nombre y la posicin del entrevistado.
1. Describir su posicin en la organizacin:
Cules son sus obligaciones y responsabilidades como jefe?
Con quin o con qu posiciones se comunica regularmente?
Qu factores tienden a facilitar la efectividad de su trabajo?
Qu inhibe su efectividad?
2. Describa la forma en que son tomadas las decisiones en su
organizacin
Qu decisiones toma Ud. normalmente?
Qu informacin necesita para tomar estas decisiones?
Son polticas formales o informales las que determinan cmo
consigue la informacin?
3. Describa los objetivos principales de su unidad o rea para este ao
Cmo sabe la organizacin cundo se ha hecho un buen o mal
trabajo?
Cul es el criterio para el xito?
Cules son sus objetivos personales?
Qu estrategias de comunicacin utiliza para lograrlos?
4. Para Ud., qu tipo de comunicacin con otras unidades es necesaria
en su trabajo?
5. Describa los canales formales a travs de los cuales suele recibir
informacin. Qu tipo de informacin tiende a recibir? Qu tan
seguido?
6. Describa los canales informales a travs de los cuales suele recibir
informacin.
Qu tipo de informacin escucha?
Qu tan activos son los canales informales?
7. Cules son las mayores fuerzas o potencias comunicacionales de la
organizacin? Sea especfico.
8. Cules son las mayores debilidades en comunicacin que tiene su
organizacin?
9. Cul es para Ud. el mayor problema sin resolver que tiene la
organizacin?
10. Qu le gustara ver que se haga ac para mejorar la comunicacin?
Por qu no se ha hecho todava?
Cules son los mayores obstculos?
Sugerencias para mejorar la comunicacin, qu hara?
11. Cuando hay conflictos, cmo se resuelven? Cul es normalmente la
causa de conflictos aqu en el centro de trabajo? De ejemplos.
12. Describa la relacin de comunicacin que tiene con:
El supervisor inmediato.
El Gerente ( Director) General
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Auditoria Administrativa
Los compaeros de trabajo
Los subordinados
13. Cmo reacciona la mayora de la gente a sus supervisores?
14. Cmo evaluara a su gerente en trminos de:
Apertura hacia nuevas ideas
Deseos de compartir informacin
Habilidad para aclarar expectativas
Habilidad para coordinar el trabajo en la unidad?
15. Cmo se entera de lo que sus superiores piensan sobre su trabajo?
16. Cmo evaluara la comunicacin de parte de la gerencia?
17. Cmo describira el clima general de comunicacin?
18. Qu tan seguido recibe informacin? De un ejemplo
Qu tan seguido se ve sobrecargado de informacin?
Qu tan seguido siente que recibe poca informacin?
19. Cmo afecta el espacio fsico en sus comunicaciones con los dems?
20. Cmo afecta la comunicacin en la satisfaccin con su trabajo? Es
igual para todo el personal?
21. Cmo afecta la comunicacin en su productividad? Sucede lo mismo
con las otras personas de la empresa?
22. Si tuviera que mencionarme algo para que yo pudiera conocer mejor a
la organizacin, qu sera?
23. Describa las argollas existentes en esta organizacin y cmo operan?
24. Qu criterios se usan en esta organizacin para tener una
comunicacin efectiva?
25. Hay algo que yo no haya dicho y que Ud. cree que se debera incluir?

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Auditoria Administrativa

CONCLUSIONES
La entrevista es una tcnica muy utilizada, que complementa la mayora de
funciones administrativa en las organizaciones.
Es complemento de la encuesta y de los cuestionarios.
Permite un entendimiento profundo y detallado de fortalezas y debilidades
organizacionales.

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Auditoria Administrativa

BIBLIOGRAFA
www.google.com
o http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/10/obtencion-de-lainformacion.html
o http://www.eumed.net/libros-gratis/2010e/804/Principios%20de
%20Auditoria%20Administrativa.htm

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