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N. 17 - 2011

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca

TRIA

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

17
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales
antes del 15 de septiembre de 2013.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la seccin
PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento


informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

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1

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS


DE ANDALUCA.
Jorge Prez Caete..............................................................................................

COMENTARIOS A LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA (DAPDA) DE 3 DE NOVIEMBRE
DE 2011 (BOJA 222 DE 11/11/2011.
Rafael Martnez Ramos ......................................................................................

11

LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA. GNESIS Y ELABORACIN.
Ana Melero Casado .............................................................................................

51

LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y


PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA EN EL CONTEXTO DE
LAS LEYES DE ARCHIVOS DE SEGUNDA GENERACIN.
Mateo A. Pez Garca ..........................................................................................

79

EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE


NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
Joaqun Rodrguez Mateos ................................................................................. 107
LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE,
DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE
ANDALUCA.
M Isabel Valiente Fabero ................................................................................... 117
EL ACCESO A LA INFORMACIN, A LA DOCUMENTACIN Y A LOS
ARCHIVOS. ACCESO Y GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY 7/2011
DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE
ANDALUCA.
Esther Cruces Blanco ........................................................................................ 143

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NOTAS SOBRE LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE


ANDALUCA DE TITULARIDAD PRIVADA EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE
NOVIEMBRE.
Ana Melero Casado.............................................................................................. 173
LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
Severiano Fernndez Ramos................................................................................ 191

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PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE


LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCA
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PRESENTACIN DE TRIA 17 DEL PRESIDENTE DE LA


ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

Jorge Prez Caete

n Andaluca el ao 2011 ha sido crucial para nuestra profesin, pues hemos asistido a la aprobacin de una nueva ley para nuestro sector, la Ley
7/2011 de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental
de Andaluca, que aporta las actualizaciones necesarias para la primera ley de archivos de 1984. Desde un principio, la Asociacin, como no poda ser de otro modo,
se tom muy en serio su participacin en la elaboracin de este nuevo texto que vena a legislar nuestra profesin. Desde la misma Consejera de Cultura, el Servicio
de Archivos nos anim a ello y muy pronto se cre un grupo de trabajo especfico
compuesto por ms de diez socios y coordinado por varios miembros de la Junta
Directiva que realizaron una magnfica labor con resultados muy productivos.
No hubo ocasin de intervenir en las primeras fases de la redaccin del primer borrador que se hizo pblico, ya que desde la administracin no se consider oportuna
la participacin de la Asociacin entre los redactores del texto, pero aprovechamos la
primera oportunidad que se nos brind y al ser convocados en el trmite de audiencia, mandamos un texto con las alegaciones que considerbamos necesarias.
Desde luego, las fases de aprobacin de las leyes no son giles y el tiempo pasa
muy rpido. Varios meses estuvimos implicados en un ir y venir de borradores, anteproyectos de ley, proyectos, etc., hasta que por ltimo, poco antes de su aprobacin,
se nos invit a comparecer en sede parlamentaria para expresar nuestra opinin sobre
el proyecto de ley que estaba sobre la mesa. Esta comparecencia de la Asociacin en el
Parlamento de Andaluca, publicada y distribuida en nuestra Web, es el resultado de
este prolongado trabajo que los socios hemos llevado a efecto para cumplir con los fines que nuestros estatutos reflejan, la defensa de la profesin y de sus profesionales.
Como colofn a este esplndido trabajo, se presenta el nmero 17 de nuestra
revista de archivstica, dedicado monogrficamente a esta nueva ley de archivos, recogiendo grandes aportaciones de especialistas del derecho y algunos de

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los propios redactores de la Ley, culminado con el artculo del Secretario de la


Asociacin, coordinador del citado grupo de trabajo, Rafael Martnez Ramos.
Esperamos que el carcter analtico de los artculos nos ayude a conocer ms
a fondo el contenido de la ley que desde su aprobacin, a falta de su obligado
desarrollo reglamentario, va a regir a los archivos y a sus profesionales en nuestra
Comunidad.

Jorge Prez Caete

Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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COMENTARIOS A LA LEY 7/2011


DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA...

COMENTARIOS A LA LEY 7/2011


DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE ANDALUCA (DAPDA)
DE 3 DE NOVIEMBRE DE 2011
(BOJA 222 DE 11/11/2011)
Rafael Martnez Ramos

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TRIA N 17. 2011


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 13-49

COMENTARIOS A LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS,


ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA (DAPDA) DE 3 DE NOVIEMBRE DE 2011 (BOJA
222 DE 11/11/2011)
Rafael Martnez Ramos

Secretario de la Asociacin de Archiveros de Andaluca


rafaelmartinezramos@wanadoo.es

Grados de obligatoriedad de los archivos en las diferentes entidades / organismos pblicos.


1. -El archivo como institucin, centro o servicio obligatorio:
1.1 Necesidad definicin legal de Archivo / Centro de Archivo.
Para poder determinar cualquier forma de obligacin legal respecto a la creacin
o establecimiento de Archivos en las diferentes clases de entidades y organismos titulares de bienes del patrimonio documental andaluz, habra que abordar previamente
la definicin legal de A/archivo.
En la disposicin anterior, la ley 3/1984, faltaba el concepto de Archivo como
institucin, centro o servicio (art. 1;3 1). El concepto de institucin (los famosos Archivos con maysculas, terminologa que ha circulado en determinados entornos de la
teora Archivstica) sera recogido en la ley/16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio
Histrico Espaol, y en el mbito de la legislacin andaluza, en la ley 1/1991, de 3 de

1. - Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos de Andaluca,( BOJA n 11 de 10/01/1984) art 1.3: Se entiende por archivo, en los trminos de la presente Ley, el conjunto orgnico de los documentos, o la agrupacin
de varios de ellos, conservados total o parcialmente, por personas pblicas o privadas, con fines de gestin,
defensa de derechos, informacin, investigacin y cultura.
- Ley, 4/98 de 11 de junio de la Generalitat Valenciana Patrimoni Cultural Valenci, art 80.1: Sentn
aix mateix per arxius les institucions culturals lobjecte de les quals s la reuni, conservaci, classificaci,
ordenaci i divulgaci, amb finalitats daquesta naturalesa, dels conjunts orgnics esmentats.
- Ley/16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol (BOE 155, de 29 junio 1985), art 59,1:
Son Archivos los conjuntos orgnicos de documentos (...). Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden (...).- Lley 10/2001, de 13 de julio Generalitat
de Catalunya, de Arxius i documents; art. 2,d: Arxiu: lorganisme o la instituci des don es fan especficament funcions dorganitzaci, de tutela, de gesti, de descripci, de conservaci i de difusi de documents i fons
documentals. Tamb sentn per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals. Vase tb. Notas.

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julio, de Patrimonio Histrico de Andaluca 2, pero esta figura desapareci con la derogacin total de esta ley por su sustituta, la 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio
Histrico de Andaluca.
La nueva Ley 7/2011 recupera el concepto de Archivo-Institucin y aporta una
nueva figura: Archivo como unidad administrativa 3, una expresin que puede ser vlida tanto para el concepto centro de archivo como para variantes de menor dimensin
(departamentos, servicios, unidades de Archivo, pongamos por caso).
Sin embargo, el concepto legal de unidades administrativas slo est expresamente
recogido en la normativa de la Administracin de la Junta de Andaluca y sus organismos dependientes (entidades instrumentales), por la Ley 9/2007, de 22 de octubre4,
art 13.1, o en la de la Administracin del Estado. En otras administraciones es
simplemente un trmino de uso habitual, pero sin refrendo legal, salvo quizs por
su cita en la Ley 30/1992, art. 38 y 70, al tratar de los registros. En la legislacin de
Administracin Local slo se recogen los trminos seccin, dependencia o negociado.
Bajo la superior direccin del Consejo de Gobierno, las Consejeras y las agencias
administrativas se componen de rganos y unidades administrativas (Ley 9/2007,
art 13,1).
Tendrn la consideracin de rganos las unidades administrativas a las que se atribuyan funciones que tengan efectos frente a terceros o cuya actuacin tenga carcter
preceptivo. (Ley 9/2007, art 13,2)
Las unidades administrativas son estructuras funcionales bsicas de preparacin y
gestin de los procedimientos en el mbito funcional propio de las Consejeras y de
las agencias administrativas. 2. Las unidades administrativas se crean, modifican
y suprimen a travs de la relacin de puestos de trabajo (Ley 9/2007, art 14)
Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba
en cualquier unidad administrativa propia... (Ley 30/1992, art 38.1)

2. Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histrico de Andaluca (BOJA 59, de13 de julio de 1991):
Reciben tambin el nombre de Archivos las instituciones donde se conservan, ordenan o difunden
conjuntos orgnicos de documentos. Derogada por la Ley 14/2007 de 26 de noviembre de Patrimonio
Histrico de Andaluca BOJA n 248, de 19 de diciembre de 2007).
3. Ley 7/2011 de 3 de noviembre (DAPDA 2011), art 2.d.: Se entiende tambin por archivo aquella
unidad administrativa o institucin que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrnicos, en cualquier etapa de su produccin o tratamiento...
4. Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca; BOJA n. 215 de
31/10/2007

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Las solicitudes que se formulen debern contener (...) E) rgano, centro o unidad
administrativa a la que se dirige. (Ley 30/1992, art 70.1)
Por tanto, hablando en un sentido legal estricto, resulta cuanto menos dudoso que
este concepto llegue a incluir efectivamente al resto de los calificados como Archivos
pblicos del sistema (entidades titulares de documentos pblicos segn el art 34 y
los de los arts. 48, 49 y 50: Administracin de Justicia, Ayuntamientos, Diputaciones,
Universidades... cuyos Archivos, salvo en los casos en los que puedan reconocrseles
legal o efectivamente como autnticas instituciones5, slo quedaran fehacientemente
contemplados como meros conjuntos de documentos (archivos en minscula en la terminologa anteriormente citada).
El caso del Archivo del Parlamento, queda resuelto en el art. 42, donde se impone la existencia de un Archivo en las instituciones de autogobierno que quedan
incluidos expresamente entre los integrantes del sistema como archivo de titularidad
y gestin de la Junta de Andaluca.
Por otra parte, aunque tanto el art. 2.l como el 26 definan al Sistema Archivstico
de Andaluca como un... conjunto de rganos, archivos y... centros, en su regulacin a
lo largo del Ttulo II y en el resto del texto slo se recogen rganos (Ttulo II, Captulo
II; Seccin 1: Ejecutivos y Seccin 2: Consultivos), y Archivos (Ttulo II; Captulo III)
sin aclararnos el texto a que se refiere cuando habla de centros.
1.2 Necesidad de centros / servicios de archivo para atender obligaciones legales
sobre documentos.
La mayora de las leyes de archivos contemplan una serie de obligaciones ms o
menos parecidas para los titulares de documentos del patrimonio documental con
vista a garantizar su preservacin y aprovechamiento social. Estas obligaciones no son
sino las funciones que las mismas leyes suelen reconocer y atribuir a los Archivos 6.
5. Institucin: (Del latn institutio, -nis). 1.f. Establecimiento o fundacin de algo. 2.f. Cosa establecida o fundada. 3.f. Organismo que desempea una funcin de inters pblico, especialmente
benfico o docente. 4.f.Cada una de las organizaciones fundamentales de un Estado, nacin o sociedad.
Institucin monrquica, del feudalismo () 7.f.pl.rganos constitucionales del poder soberano en
la nacin. 1.loc. verb.Tener en una ciudad, empresa, tertulia o cualquier otra agrupacin humana el
prestigio debido a la antigedad o a poseer todos los caracteres representativos de aquella (Diccionario
de la R.A.E. de la Lengua).
6. Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura (BOE

nm. 127, 28/05/ 2007): Artculo 12. Obligaciones de los titulares.1. Los titulares de los archivos
y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura deben colaborar
con las Administraciones Pblicas de Extremadura, en el mbito de sus responsabilidades y, en
consecuencia, estn obligados a: a) Custodiarlos, protegerlos, organizarlos, describirlos y usarlos
garantizando su conservacin y mantenimiento. b) Velar por la integridad de los fondos documenTRIA N 17. 2011
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No puede concebirse la realizacin de estas funciones y servicios si no se cuenta


con un Archivo establecido y con un mnimo de requisitos. La efectividad del precepto legal aqu contemplado solo puede garantizarse si, junto al establecimiento obligatorio de estas funciones y servicios, se recoge tambin, el del instrumento necesario
para desarrollarlos: el Archivo (institucin, centro o servicio). Ms aun tratndose
de entidades, organismos, empresas pblicas... cuyos documentos adquieren desde
el mismo momento de su creacin la cualidad de patrimonio documental, de un patrimonio en proceso continuo de crecimiento, la necesidad de disponer en cada uno
de ellos de centros o servicios especializados de Archivo nos parece perfectamente
razonable y justificada:
UNIN EUROPEA Informe sobre Archivos (2004):
Record centres under archival management are efficient for both sides. In particular they remove from the record creators the need to administer records no
longer in regular demand. Disposal and transfer coincide, and appraisal can
take place at the convenience of the archive service. Archive services become
responsible for providing the record creator with the documents that may be
needed, and also for destroying records no longer needed once their retention
period has elapsed.
The duty of the archive service is to preserve visibly and retrievably the records
of the activities of the state, the government or an institution. Appraisal serves
this purpose since the conversion of records into structured archival holdings
makes them exploitable. This exploitation is not for researchers alone but also
for those who created the records in the first place (Report on Archives in the
enlarged EUROPEAN UNION Increased archival cooperation in Europe:
action plan Elaborated by the National Experts Group on Archives of the EU-

tales. c) Facilitar la consulta, siempre que sea posible, respetando la normativa vigente en materia
de accesibilidad documental, propiedad intelectual y reproduccin de documentos. d) Restaurar los
documentos deteriorados. e) Comunicar a la Consejera de Cultura cualquier intencin de enajenacin o de cambio de titularidad o posesin de archivos o documentos.

-Ley 3/1984 de Archivos de Andaluca, Artculo 14. 1. Los titulares de archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental andaluz estn obligados a la conservacin y custodia de
sus fondos documentales. 2. Es obligacin y competencia de la Junta de Andaluca la conservacin y
defensa del Patrimonio Documental andaluz, sin perjuicio de la colaboracin exigible a los diferentes
organismos y entidades de carcter pblico y a las personas privadas que sean propietarios o custodios
de parte de ese patrimonio Documental. 3. La Consejera de Cultura velar porque los propietarios,
conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio Documental andaluz responda de las obligaciones y cargas que, segn los casos, les correspondan y de las consecuencias
de su incumplimiento.

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Member States and EU-Institutions and Organs at the request of the Council
of the European Union 2004, punto 5.6)
As pues, es necesaria una legislacin que recoja formalmente la obligacin de
crear o establecer los diferentes archivos o servicios de archivo de uso pblico como
centros, elementos o funciones, que forman parte de la organizacin administrativa
de la entidad. ste sera un requisito fundamental para una adecuada realizacin de
las funciones bsicas de un archivo
REINO UNIDO Informe de los Archivos Nacionales 2004:
Necesidad de una nueva legislacin en la que se establezca la obligacin de los
principales organismos y entidades de la administracin de crear y mantener
archivos
a) En la administracin central:
A new duty should be created at central government level, requiring relevant
bodies to create and keep records. (Report on responses to The National Archives consultation paper CP03/01: Proposed National Records And Archives
Legislation- Proposals to change the current legislative provision for records
management and archives. March 2004 [PLPRMA 2004] question 1)
b) En las administraciones regionales y locales:
Questions 10-18 dealt with whether the framework for managing records, set
out in questions 1-5 (see above) should be extended to include the records of
local and regional authorities, and possibly other bodies. There were two main
issues; first, whether the duty to create and manage records should be extended to local level. Second, if so, to precisely which tiers of local and regional
government it might be applied.
(...) There was strong support for extending the duty so as to create a consistent, national legislative framework; 186 (73%) said yes to it, against 5 (2%)
against (Question 10). This general level of support was maintained for all
the proposals in this section. There was a strong feeling that local and other
authorities should be made subject to legislation governing their records management. Many responses expressed concern that at present there was little
or no coherent records management provision within many authorities, and
that this represented an unacceptable risk. Several parallels were drawn with
meeting the needs of Freedom of Information and Data Protection legislation, which required good record keeping if the acts were to be complied with.
[PLPRMA 2004; Section 4, question 10)

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The consultation paper also asked whether principal councils should be required
to provide a local archives service. The purpose of this is to protect the unique
resource that local archives services offer, and to ensure that the stewardship
and the proper care and preservation of this resource is sustainable and able
to bring the full range of benefits it offers, for promoting public access. Such a
provision would, broadly speaking, bring archives services in line with library
services at local level. Recognizing the risk of imposing undue or unmanageable
burdens through such a requirement, the question was limited to a requirement
for principal councils only to provide such services on a statutory basis. This is
not intended to prevent other authorities providing archives services, as at present, under the non-mandatory arrangements (...) Question 19 asked the basic
question. 183 (72.3%) said yes to a new statutory requirement on principal
councils, against 5 (2%) saying no. [PLPRMA 2004] Section 5, question 19)
1.3 Creacin o establecimiento de centros de Archivo por la propia Ley.
La ley Andaluza de 1984 (Ley 3/1984) no creaba directamente ningn centro o institucin de Archivo. Slo declaraba qu archivos son de competencia exclusiva de la Comunidad Autnoma (art 13) y que estos estn constituidos por los fondos documentales
(de nuevo archivo slo como fondo) de la entidad titular y de sus organismos dependientes
( art 13). Sin embargo, existen ejemplos en otras comunidades autnomas donde es la
propia Ley de Archivos la que los establece o los declara como tales:
MADRID, Ley 4/1993 7
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administracin de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan
teniendo en cuenta las cuatro fases que, segn su edad, atraviesan los
documentos del modo siguiente (art. 13)
Los Centros de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y
la Administracin de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley
sern por tanto, adems de los Archivos de oficina:
a) Los Archivos Centrales de las Consejeras.
b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
c) Los Archivos de los Entes institucionales y Empresas pblicas de la Comunidad de Madrid.
d) El Archivo de la Asamblea. (art. 14)
7. Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
BOCM de 30/04 y BOE de 10/06/1993;

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ISLAS BALEARES, Ley 15/2006 8:


Se crea el Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, adscrito a la
consejera competente en materia de cultura (art 36)
Se crean los archivos centrales, a cada una de las consejeras del Gobierno
de las Illes Balears (art. 37)
CATALUA, Ley de Archivos 10/2001:
a) Declara qu archivos, mencionados genricamente, integran el sistema
(mantenindose la ambigedad fondos/centros); salvo en el caso del Archivo
de la Corona de Aragn y el Histrico de Protocolos de Barcelona, citados individualizadamente:
1. El Sistema dArxius de Catalunya s integrat pels arxius segents:
a) LArxiu de la Corona dArag.
b) Els arxius de la Generalitat de Catalunya.
c) Els arxius de les diputacions provincials i els dels municipis de ms de deu mil
habitants.
d) Els arxius de les universitats.
e) LArxiu Histric de Protocols de Barcelona.
f ) Els arxius histrics provincials.
g) Els arxius diocesans i capitulars de lEsglsia catlica.
h) Els que hi siguin integrats dacord amb el que estableix lapartat 2.
2. Per resoluci del conseller o consellera de Cultura, un cop comprovat que
compleixen els requisits establerts per larticle 21.1 i amb linforme previ del Consell
Nacional dArxius, es poden integrar al Sistema dArxius de Catalunya:
a) Els arxius de municipis de menys de deu mil habitants i els daltres entitats
pbliques o dentitats dependents de les administracions pbliques no establerts per lapartat 1.
b) Els arxius dentitats o persones privades altres que els establerts per lapartat 1.
c) Qualsevol altre arxiu amb responsabilitat sobre els documents a qu fa referncia larticle 6.1.

8. Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears

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3. Les administracions competents han de fomentar duna manera preferent la


incorporaci al Sistema dArxius de Catalunya dels arxius dels municipis dentre cinc
mil i deu mil habitants. (art. 20)
En estos grupos de archivos podremos encontrar casos en los que el fondo de documentos se halla custodiado en una institucin/centro/servicio de archivo formalmente existente, casos en los que la existencia del centro o servicio carece de respaldo
jurdico o normativo y casos en los que slo exista el propio fondo documental.
ANDALUCA, Ley 7/2011:
El nuevo texto no crea directamente ningn Archivo (desapareci del texto el
Archivo electrnico de la Junta de Andaluca que se creaba en el borrrador de 2009, en
su art. 48,1).
Se respalda o eleva a rango de ley, la existencia de otros, como en el caso del Archivo General de Andaluca (art 45). Al resto de centros, slo se les menciona de forma
genrica, al exponer la relacin de archivos integrantes del sistema (arts. 40 y 41).
Entre estos podemos encontrar:
a) Archivos que ya contaban con plena entidad jurdica propia y diferenciada
como instituciones o centros: Archivo de la Real Chancillera, Archivos Histrico Provinciales, Archivos Judiciales, Archivos Notariales...
b) Archivos entre los que, junto a unos cuya existencia individual pueda estar reconocida o reflejada de hecho en alguna normativa externa o interna,
se contarn otros que sufran una existencia totalmente desregulada o que,
simplemente, no existan siquiera como tales centros o servicios de archivos:
Archivos de entidades locales
c) Archivos inexistentes a fecha de la publicacin de la nueva Ley , a cuya creacin obliga la misma: Archivos Provinciales Intermedios
No se mencionan para nada a los Archivos de oficina entre los Archivos del sistema (arts. 40-48). Slo lo har el art 38 que, curiosamente, declara que tendrn el carcter de Archivos de oficina, en las tramitaciones electrnicas de documentos, los propios
sistemas de tramitacin. Lo que nos sita ante dos tipos de Archivos de oficina:
a) Archivos de oficina declarados por la Ley: Los sistemas de tramitacin electrnica de documentos (el texto no aclara si los considera documentos o algo
externo y diferenciado de ellos... (Archivos o archivos?).
b) Archivos de oficina que puedan existir de hecho (de derecho en, posiblemente,
algn caso a raz de reglamentos o normativas internas de sus respectivas en-

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21

tidades titulares) para los que sin embargo establece especficamente la nueva
ley establece especficamente ciertas medidas:
Custodia y conservacin de documentos de procedimientos en tramitacin.
Obligacin de organizarse segn directrices.
1.4 Establecimiento desde la ley de la obligacin de crear centros / servicios de
Archivo.
Mas frecuente es el caso de legislaciones que, si bien no crean directamente instituciones o centros de Archivo, si establecen al menos la obligacin de crearlos:
ANDALUCA, Ley 3/1984:
a) En este caso, el alcance de dicha obligacin es destacadamente limitada, slo
para el Archivo General de Andaluca:
El Archivo General de Andaluca lo crear el Consejo de Gobierno de la Junta de
Andaluca con carcter general y mbito andaluz. Sin perjuicio de lo anteriormente
dispuesto, ser competente para recibir cualesquiera otros fondos documentales que
no sean recogidos por el archivo al que legalmente le corresponda (art 13.1)
El resto de archivos de titularidad de la Junta de Andaluca sustenta su existencia
institucional o como centro slo en el marco reglamentario, como los Archivos centrales de las Consejeras (Decreto 233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se
establece el funcionamiento de los archivos centrales de las Consejeras, Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca Archivos centrales de las Consejeras).
b) En su lugar, se establecen ciertos requisitos obligatorios para, en general, todos los archivos de uso pblico (fondos/centros):
(...) Los archivos de uso pblico debern contar, al menos, con un servicio de consulta en sala de lectura y con servicios mnimos de instrumentos de descripcin (
art 21)
Los archivos de uso pblico estarn atendidos por personal suficiente y con la cualificacin y el nivel que exijan las diversas funciones, de acuerdo con la reglamentacin que se establezca (art 31)
ISLAS BALEARES, Ley 15/2006
Obligacin de crear subsistemas archivsticos:
a) Por la Comunidad autnoma
(...) El Subsistema Archivstico de la Administracin de la comunidad autnoma
de las Illes Balears ha de estar constituido por:
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a) Los rganos y las unidades administrativas coordinadores en materia de


archivos y patrimonio documental de la Administracin de la comunidad
autnoma de las Illes Balears, adscritos a la consejera competente en materia de cultura.
b) El Archivo del Reino de Mallorca, sin perjuicio de la legislacin estatal
que le afecta.
c) El Archivo Histrico de Ma, sin perjuicio de la legislacin estatal que le
afecta.
d) El Archivo de la Administracin de la comunidad autnoma de las Illes
Balears.
e) Los archivos centrales de las consejeras.
f ) Los archivos de los organismos autnomos y de las empresas pblicas con
vinculacin (o adscritas) a las consejeras del Gobierno de las Illes Balears
(art. 33)
b) Por el Parlamento:
Adems de los rganos de gestin que puedan crearse, el Subsistema Archivstico
del Parlamento de las Illes Balears ha de estar constituido por el Archivo General del
Parlamento de las Illes Balears (art. 39)
c) Por los Consejos Insulares:
Cada consejo insular establecer la estructura de su subsistema archivstico, que determinar por va regla mentara. (art. 42)
d) Por las Mancomunidades de Municipios:
Las mancomunidades de municipios constituidas en las Illes Balears han de crear
los subsistemas archivsticos segn sus necesidades y posibilidades (art. 45)
e) Por los Municipios:
Cada uno de los municipios de las Illes Balears ha de crear y dotar su propio subsistema archivstico en funcin de sus necesidades y posibilidades (art. 46)
f ) Por la Universidad:
Adems de los rganos de gestin que puedan crearse, el Subsistema Archivstico
de la Universidad de las Illes Balears ha de estar integrado por el Archivo General de
la UIB, (art.47)
CATALUA, Ley de Archivos 10/2001:
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La frmula utilizada sera de tipo mixta, ya que por un lado su artculo 20 establece cules son los archivos del sistema (centros/fondos); unos mencionados especficamente, otros de forma genrica (como vimos en el apartado anterior) y por otro,
define ciertos requisitos que han de cumplir los archivos del sistema:
Requisits i efectes de la pertinena al Sistema dArxius de Catalunya:
1. Els arxius del Sistema dArxius de Catalunya han de complir els requisits tcnics que sestableixin per reglament i, especialment, els segents:
a) Aplicar el sistema de gesti de la documentaci que correspongui als fons
que apleguen, dacord amb les normes tcniques bsiques fixades per
lAdministraci de la Generalitat.
b) Disposar del personal suficient, dacord amb el que estableix larticle 22.
(art. 21)
Y determina entidades obligadas a tener archivo segn unas condiciones mnimas:
Entitats obligades a tenir arxiu:
1. Els ajuntaments dels municipis de ms de deu mil habitants i les diputacions
provincials han de tenir un arxiu propi que compleixi les condicions a qu
fa referncia larticle 21.1. Els consells comarcals tambn han de tenir un de
propi, integrat a larxiu comarcal.
2. Tots els ajuntaments i les altres administracions locals poden crear i gestionar
el propi arxiu, i integrarlo, si compleix els requisits fixats per aquesta Llei, al
Sistema dArxius de Catalunya.
3. Els municipis de fins a deu mil habitants que no tinguin un arxiu propi integrat al Sistema dArxius de Catalunya no estan exempts de les obligacions que
estableix larticle 7. Si acorden el dipsit de la documentaci a larxiu comarcal,
aquest assumeix les esmentades obligacions en relaci amb la documentaci depositada (art 31).
MADRID Ley 4/1993:
Obligacin de crear subsistemas de archivos que han responder a una planificacin desde el Consejo de Gobierno:
Entre los principales subsistemas de archivos de la Comunidad de Madrid debern figurar, al menos, los siguientes:
a) El subsistema de archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la
Administracin de la Comunidad de Madrid.
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b) El subsistema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid.


c) El subsistema de archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
d) El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
3. Los subsistemas se ajustarn a planes sectoriales y programas generales o especficos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condicin, que sern
aprobados por el Consejo de Gobierno (arts. 11.2 y 3).
PAS VASCO. Ley /1990 9:
Obligacin de crear servicios de archivo:
Estn obligados a la creacin y mantenimiento de un servicio de archivo:
a) Las instituciones autonmicas y municipales.
b) Las entidades, organizaciones e instituciones bajo control directo o indirecto
de las instituciones sealadas en el prrafo anterior (art. 76)
ANDALUCA, Ley 7/2011:
a) Obligacin legal de crear Archivos / Redes de archivos:
Archivos de las instituciones de autogobierno (art 42)
Archivos centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca y sus
entidades instrumentales dependientes (art 43.3)

Archivos centrales de las delegaciones provinciales y del gobierno (art. 43.4)

Archivos Provinciales Intermedios (art. 44)


Red de Archivos en las entidades locales (art 49.2)
Red de Archivos en las Univerisidades pblicas (art. 50)
b) Obligacin legal de garantizar servicios de archivo:
a) Entidades locales (art. 49.1)
c) Obligacin legal de establecer sistemas de gestin documental:
Administraciones pblicas en general (art. 55.2)
Administracin de la Junta de Andaluca (art 56)
Tenemos que destacar entre las novedades de la ley, la creacin de los Archivos Provinciales Intermedios (art 44), que podrn contribuirn a una mayor racionalizacin
9. Ley 7/1990, de 3 julio 1990. Regulacin del Patrimonio Cultural Vasco. BOPV 6/08/1990, N 157.

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del sistema al permitir un mejor funcionamiento de las redes y descargar a los Archivos
Histricos Provinciales de una funcin que apenas podan realizar debido a su carcter
esencial de centros para la investigacin histrica y al estado de saturacin al que han
llegado en la actualidad. Su existencia redundar tambin en una mejora para el servicio de documentos para la Administracin andaluza y el servicio pblico.
2. Archivos de gestin / de oficina.
La Ley andaluza de 1984 no contemplaba expresamente Archivos centrales ni de
gestin u oficina (o de unidades administrativas). Una falta de regulacin legal que,
en el caso de estos ltimos ha supuesto un serio obstculo para la gestin documental
en las fases de produccin de los documentos 10.
Debera pues darse carta de naturaleza a su establecimiento y organizacin contemplando esta figura, de forma que la ley recogiera la idea de que todos los documentos, en
cualquier clase de soporte, incluyendo los documentos informticos o electrnicos de cada
departamento, oficina o unidad administrativa de, al menos las entidades recogidas en los
arts. 2 y 3 de la ley 3/1984, ( o en el art. 9.2 del nuevo texto) estn sometidos a control
archivstico mediante la creacin y organizacin de su correspondiente Archivo de gestin.
Estos archivos han de quedar expresamente instituidos e integrados en el sistema archivstico y responder a los requisitos que reglamentariamente se establezcan bajo supervisin
del rgano competente (una Direccin General de Archivos...?). Sin embargo, la nueva Ley
solo los reconoce expresamente como conjuntos de documentos (art 38.1). Aunque, por otra
parte no tiene inconveniente en imponerles ciertas obligaciones, considerndolos de hecho
algo diferenciable y externo a los propios documentos en s (art. 38.2).
ANDALUCA, Ley 7/2011:

Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgnico de documentos producidos o


recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa (art. 38.1)

Los responsables de las unidades administrativas velarn porque sus respectivos


archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos
en fase de tramitacin hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a
los Documentos o, en su defecto, al ao de finalizado el correspondiente procedimiento (art. 38.2).

10. - CAMACHO RUEDA, E: De lapsus y olvidos: los archivos de gestin a la luz de la ley
30/1992.TRIA. Revista de la Asociacin de Archiveros de Andaluca; N 0. Ao 1994. Sevilla:
Asociacin de Archiveros de Andaluca. 1994
- Dto. 233/1989, de 7 de noviembre, creacin Archivos centrales de las Consejeras (BOJA 94 de
24/11/1989), art 7.

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Como vemos, en 38.2 estos Archivos no estn contemplados slo como conjuntos de documentos, puesto que seran entidades que deben custodiar y conservar los
documentos a que se refiere.
La obligacin aqu establecida para los responsables de las unidades administrativas
resulta demasiado ambigua y escasamente vinculante; la expresin... velarn porque
sus respectivos archivos... Resulta mucho menos afortunada que garantizarn que sus
respectivos archivos, o... adoptarn las medidas necesarias para que sus archivos....
Por otra parte, la responsabilidad debera extenderse hasta el momento de la realizacin de la transferencia, sustituyendo la expresin... hasta su transferencia al archivo,
por la de... y por su transferencia al archivo

Los Archivos de oficina se organizarn de acuerdo con las directrices tcnicas


del correspondiente Archivo receptor de sus documentos (art 38.3). Como
ya vimos, su organizacin est supeditada a la existencia previa de un Archivo
receptor (Central) y a que ste llegue a emitir las correspondientes directrices.

Aunque por un lado sean aplicables a ellos las mismas prescripciones genricas establecidas para la custodia de documentos pblicos en el art 11, por
otro, se omiten los Archivos de oficina en la relacin de Archivos del Sistema
del art. 41 y en el articulado de la seccin 4 del Ttulo II ,Captulo III (Archivos de la Junta de Andaluca).

Como ya vimos, el art 38 declara que tendrn el carcter de Archivos de oficina,


en las tramitaciones electrnicas de documentos, los propios sistemas de tramitacin. Lo
que nos sita ante dos tipos de Archivos de oficina:
a) Archivos de oficina declarados por la Ley: Los sistemas de tramitacin electrnica de documentos (El texto no aclara si los considera documentos o algo
externo y diferenciado de los documentos propiamente dichos... Archivos o
archivos?).
b) Archivos de oficina que puedan existir de hecho (de derecho en, posiblemente,
algn caso a raz de reglamentos o normativas internas de sus respectivas entidades titulares) para los que sin embargo establece especficamente la nueva
ley establece especficamente ciertas medidas:
Custodia y conservacin de documentos de procedimientos en tramitacin.
Obligacin de organizarse segn ciertas directrices.
Report on Archives in the enlarged EUROPEAN UNION:

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Propone establecer legalmente la jurisdiccin de los servicios de archivo sobre los


documentos en todo su ciclo vital:
(...) To ensure that adequate, reliable and authentic documents are created, maintained, inventoried and preserved and to avoid duplication in management efforts, the archival services
should participate at the front end (proactive) in planning and developing the infrastructure of electronic document and information system and also in implementing appropriate
document keeping rules and practices. Here, the role of the archival services should be clearly
established in legislation to have jurisdiction over the whole life-cycle period

(Report on Archives in the enlarged EUROPEAN UNION Increased archival


cooperation in Europe: action plan Elaborated by the National Experts Group on
Archives of the EU-Member States and EU-Institutions and Organs at the request
of the Council of the European Union, 2004 [RAEEU-2004] punto 4, pg. 43).
Legislacin francesa: Archivos corrientes:
Define que son los archivos corrientes y los somete al control de la Direccin General de Archivos de Francia:
Sont considrs comme archives courantes les documents qui sont dutilisation
habituelle pour lactivit des services, tablissements et organismes qui les ont produits ou reus. La conservation des archives courantes incombe, sous le contrle
de la direction des Archives de France, aux services, tablissements et organismes qui
les ont produites ou reues.
(Dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979, Relatif la comptence des services darchives
publics et la coopration entre les administrations pour la collecte, la conservation et la
communication des archives publiques (Version consolide au 13,octobre 2008. Article 1)

NAVARRA, Ley 12/200711:


a) Somete los documentos en todo su ciclo vital al tratamiento archivstico y
la gestin de documentos y establece la correspondencia entre la 1 fase de
dicho ciclo y los archivos de gestin:
Los sistemas de gestin documental de las instituciones integrantes del Sistema
Archivstico de Navarra deben presentar una estructura adaptada a la complejidad organizativa de la entidad titular. La gestin de documentos y tratamiento
archivstico se desarrollar a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos desde
su etapa de creacin. 2. Las edades de los documentos se correspondern con las
siguientes fases: a) Fase activa: etapa en que la documentacin est en periodo de

11. Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra. BOE 113
de 12/05/2007 y BON 48 de 18/04/2007

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tramitacin o es de uso habitual por parte de la oficina productora. Se corresponde


con el archivo de gestin o de oficina (art 15).
b) Define las funciones de los archivos de oficina:
Los archivos de oficina custodian la documentacin generada y reunida en el desarrollo de su actividad especfica por cada una de las unidades en la que se estructura la entidad. Sus funciones son: a) Apoyar la gestin administrativa. b) Justificar
las actuaciones y actividades de la entidad productora. c) Garantizar los derechos
y deberes de los ciudadanos y de la Administracin, acreditando la transparencia
y legalidad de las actuaciones. d) Facilitar la implantacin de medidas necesarias
para la simplificacin y racionalizacin de los procesos o procedimientos administrativos. e) Mantener la documentacin debidamente clasificada y ordenada. f )
Aplicar las medidas que garanticen la conservacin de los documentos de acuerdo
con sus valores. g) Garantizar la proteccin de los datos. h) Transferir la documentacin al archivo intermedio en la forma y tiempo establecidos, una vez agotado su
plazo de permanencia en la unidad productora. i) Eliminar la documentacin de
apoyo informativo antes de la transferencia al archivo intermedio (art. 24)
EXTREMADURA, Ley de Archivos 2/2007 12:
a) Incluye en el mbito de aplicacin de la ley a rganos, centros y unidades
administrativas:
La presente Ley se aplicar a los rganos, centros y unidades administrativas que
formen parte del Sistema Archivstico de Extremadura (art. 2).
b) b) Define los archivos de gestin o de oficina y sus funciones:
Los archivos de gestin o de oficina estn constituidos por los depsitos de documentacin de uso habitual existente en las distintas oficinas de las consejeras,
organismos pblicos, empresas e instituciones de la Junta de Extremadura, que sern responsables de dicha documentacin hasta su transferencia al correspondiente
Archivo Central (art 31)
Los archivos de gestin o de oficina remitirn peridicamente a los Archivos Centrales respectivos la documentacin cuyo trmite haya finalizado. La permanencia
en el archivo de gestin no ser superior a cinco aos contados a partir de la fecha
de finalizacin del procedimiento, salvo excepciones debidamente razonadas. Podrn conservarse en los archivos de gestin las series documentales de uso o consulta

12. Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura. BOE 127,
28/05/2007

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frecuente. Este extremo deber ser formalmente comunicado a la direccin del


Archivo General de Extremadura (art. 41)
c) Establece las correspondencias entre fases, ciclo vital de los documentos y
archivo al que corresponde su control y conservacin:
La documentacin se organizar o dividir de acuerdo a las siguientes fases en
funcin del valor de los documentos: a) Documentacin activa: documentacin
de uso habitual en las oficinas cuyo trmite an no ha terminado. Se conservar
en los archivos de oficina o gestin. b) Documentacin semiactiva: documentacin
que sin ser de uso habitual por las oficinas puede ser susceptible de ser consultada.
Se conservar en los archivos adecuados para su custodia hasta su traslado a los
archivos histricos (art. 46)
CASTILLA LA MANCHA , Ley 19/2002 13
Establece tambin la existencia de los archivos de oficina;
Quedan integrados en los archivos pblicos:
a) Las dependencias de archivos de oficina que concentran los documentos generados
y reunidos por las distintas unidades administrativas de las entidades y personas
mencionadas en el artculo anterior, con el objetivo prioritario de apoyar la gestin de las mismas. (art. 6,2)
Las dependencias de los archivos de oficina podrn estar atendidas por personal
administrativo y auxiliar (art. 7.2)
A efectos de lo dispuesto en el artculo 18, se considera que toda la documentacin
generada por los distintos organismos relacionados en el artculo 17 forma parte del
Archivo de la Junta de Comunidades y se encuentra distribuida en distintos edificios,
instalaciones o dependencias por motivos de eficacia de los servicios pblicos.
2. Se integran en el subsistema las siguientes dependencias de archivos: a) Las
dependencias de archivos de oficina de los organismos relacionados en el artculo
17 (art. 20,2)
Los archivos de oficina debern atenerse a las siguientes prescripciones:
a) Existir un archivo de oficina al menos en cada rgano de la Administracin de
la Junta de Comunidades, ya sea un rgano de gobierno, de apoyo, directivo,
de asistencia o consultivo, central o perifrico, as como en los rganos de direccin y administracin del resto de las Entidades sealadas en el artculo 17.
13. Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha DOCLM nm. 141
de 15-11-2002; BOE 301 de 17/12/2002 art 6,2)

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b) Los archivos de oficina concentran los documentos generados por las unidades administrativas dependientes del correspondiente rgano, con el objetivo
prioritario de apoyar la gestin del mismo.
c) Sin perjuicio de la dependencia orgnica de los rganos correspondientes, los
archivos de oficina dependern en todo lo relativo a su funcionamiento de
las directrices tcnicas, asistencia e inspeccin del organismo coordinador del
subsistema (art.21)
CATALUA, Ley de Archivos 10/2001:
Determina el establecimiento obligatorio de sistemas nicos de gestin documental que abarquen las fases I y II derivadas del ciclo vital de los documentos:
Totes les administracions i les entitats titulars de documents pblics han de disposar dun nic sistema de gesti documental que abasti la producci, la tramitaci,
el control, lavaluaci i la conservaci dels documents i laccs a aquests i en garanteixi el tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament en les fases
activa i semiactiva (art. 7).
MADRID, Ley de Archivos 4/1993:
Establecimiento archivos de oficina por la propia Ley:
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administracin de la
Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las
cuatro fases que, segn su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente:
En los archivos de oficina se custodiarn los documentos de archivo generados por
las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trmite o su uso sea muy
frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no ser superior a cinco aos desde
el fin de su tramitacin, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentacin
de apoyo informativo (art. 13.1).
Los Centros de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administracin de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley sern por tanto,
adems de los Archivos de oficina: a) Los Archivos Centrales de las Consejeras

(art. 14).

3. Archivos histricos.
El contenido del art 37.6 apdo. g. de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, que
tambin usa el termino archivo en el sentido de institucin o centro, ha supuesto un
problema de interpretacin de la normativa de acceso a los documentos en todos
los centros de archivo no creados formalmente como archivos histricos, ya que
contempla que...
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... se regirn por sus disposiciones especficas (...) la consulta de fondos documentales existentes en los Archivos histricos...

Sin aclarar en ningn momento qu se ha de entender por tales centros. Considerando que existen archivos de doble funcionalidad, intermedio e histrico, tambin en
estos casos resulta legalmente insegura la aplicacin de este precepto. Por otra parte,
a diferencia de lo que ocurre en las administraciones estatales o autonmicas, en las
que los archivos histricos se crean formal y reglamentariamente con ste carcter o
con el de intermedios e histricos, los archivos de la administracin local son, en un
elevado porcentaje, centros nicos para recibir documentacin de cualquier edad.
Algunas alternativas podran ser:
a) Que la Ley de Archivos establezca que, a todos los efectos, y especialmente de
lo contemplado en el art. 37.6 apdo. g de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
en el caso de instituciones u organismos que no dispongan de un Archivo
histrico diferenciado como tal, se entender por Archivo Histrico:
1. Aquellas secciones o grupos de documentos conservados en Archivos, que
por sus caractersticas, hayan alcanzado los requisitos establecidos reglamentariamente, para ser considerados como histricos o para su ingreso en un
archivo histrico.
2. Los servicios de archivo que se realicen respecto a estos documentos (acceso,
reproducciones, difusin, descripcin, conservacin...)
b) O bien que, en dichas instituciones u organismos, tengan la consideracin
de Archivos Histricos los documentos sin vigencia administrativa ingresados reglamentariamente en el archivo que cuenten con ms de 50 aos de antigedad
segn la fecha de su creacin, as como los servicios de archivo destinados a ellos
(servicios de conservacin, acceso, reproduccin, difusin...)
ANDALUCA, Ley 7/2011:
a) Declaracin de Archivos como histricos por la Ley:
El Archivo General de Andaluca es el Archivo intermedio e histrico para los archivos centrales de cada consejera de la Junta de Andaluca, los archivos centrales
de las entidades instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca que
ejerzan sus competencias en ms de una provincia y los archivos de las instituciones
de autogobierno de la Comunidad Autnoma (art. 45)
Los archivos histricos provinciales radicados en Andaluca son los archivos histricos de la organizacin territorial de la Administracin de la Junta de Andaluca
y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia (art. 46.1)
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El Archivo de la Real Chancillera de Granada es un archivo de carcter histrico,


al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca (art. 47.1)
b) Obligacin de establecer redes de archivo segn el ciclo vital de los documentos
Cada entidad local establecer su propia red de archivos (art. 49.2)
Los archivos de las universidades pblicas de Andaluca establecern su propia red
de archivos que incluir los de sus entes instrumentales (art. 50)
c) Redes de archivos como potestad discrecional:
Podrn constituirse redes en razn del traspaso de la custodia de los documentos a
lo largo de la vida de estos (art. 33.3).
As mismo, se podrn establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar informacin
(art. 33.4).
Como podemos ver en estos dos ltimos casos, tanto si se prescribe la obligacin
como si simplemente se cita una posibilidad discrecional, la inconcrecin del texto
respecto a las caractersticas de la red, los tipos de centros que la integrarn, o las
funciones de los mismos, deja de hecho stos aspectos a merced de la evolucin de
los trabajos de la CAVDA 14, quedndose sin resolver, de momento, el problema de
la ambigedad de la aplicacin de los preceptos legales especficos destinados expresamente a los archivos histricos particularmente, los relacionados con el acceso a los
documentos.
NAVARRA, Ley de Archivos 12/2007:
Define a los archivos histricos y establece sus funciones y documentacin, constituyendo sta la que ha sido calificada como de conservacin permanente:
Los archivos histricos reciben, conservan y difunden la documentacin que,
una vez agotada la fase de semiactividad, ha sido calificada como de conservacin permanente por su valor para la informacin o la investigacin. Sus
funciones son: a) Facilitar el acceso pblico a los documentos. b) Garantizar
la adecuada organizacin y descripcin de los documentos. c) Garantizar la
adecuada conservacin y, en su caso, la restauracin de los documentos. d)
Tratar la documentacin para su gestin cultural y difusin. e) Fomentar la
14. La expresin Traspaso de custodia de los documentos a lo largo de la vida de stos solo puede interpretarse con mayor precisin en relacin con el art. 31 c (establecimiento por la CAVDA de los plazos de
permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos) y 36.1.c.2 (obligacin de
aplicar a todos los documentos las normas de valoracin de la CAVDA).

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33

conservacin del Patrimonio Documental de Navarra. f ) Recibir en depsito


documentacin integrante del Patrimonio Documental de Navarra. g) Impulsar programas de difusin del Patrimonio Documental (art. 18).
CATALUA. Ley 10 /2001:
Documentacin histrica:
j) Documentaci inactiva o histrica: la documentaci administrativa que, un
cop conclosa la vigncia administrativa immediata, posseeix valors primordialment de carcter cultural o informatiu (art 2.j).
PAS VASCO. Ley /1990:
Definicin legal de documento histrico:
Todos los documentos, fondos de archivo y colecciones de documentos de cualquier
titularidad con una antigedad de 50 aos se consideran histricos, y quedan como
tales incorporados al Inventario del Patrimonio Documental Vasco (art 55.2)
4. Redes de archivo.
ANDALUCA. Ley 3/1984:
Se establece una red de centros, pero no se define su configuracin ni los criterios
para desarrollarla:
El Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros (art. 12)
ANDALUCA, Ley 7/2011:
Se contemplan tres opciones:
a) Archivos de la Junta de Andaluca: Aqu no se menciona expresamente ninguna
red de archivos. El artculo 40 enumera las diferentes clases de archivo que configuran el sistema. Aunque, por otra parte, en el art 41, que relaciona los archivos
de la Junta de Andaluca, aparecen diversos elementos de una red de Archivos:

Centrales (o nicos de una entidad: consejeras, sus delegaciones Provinciales, las del
Gobierno de la J. de A. y las entidades instrumentales dependientes de la J. de A.)

Intermedios (Provinciales)
Histricos (Provinciales)
Generales ( AGA: Histrico e Intermedio)
Tampoco se incluyen aqu los archivos de oficina, por lo que la red supuestamente
resultante resultara, segn esto, una red de configuracin incompleta.

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Los artculos 43 a 46 regulan los archivos relacionados en el citado art 41 y al de


la Real Chancillera de Granada en el art. 47
b) Archivos de entidades locales y Universidades: Slo para estas entidades se prev
y se establece la obligacin de crear una red de archivos:
Cada entidad local establecer su propia red de archivos (art. 49.2)
Los archivos de las universidades pblicas de Andaluca establecern su propia red
de archivos que incluir los de sus entes instrumentales (art. 50)
c) Redes de archivos como potestad discrecional: Podrn constituirse redes en
razn del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos (art. 33.3). As mismo, se podrn establecer otros tipos de redes de archivos
distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y
explotar informacin (art. 33.4).
Como podemos ver en estos dos ltimos casos, tanto si se prescribe la obligacin
como si simplemente se cita una posibilidad discrecional, la inconcrecin del texto
respecto a las caractersticas de la red, los tipos de centros que la integrarn o las
funciones de los mismos, deja stos aspectos a merced de la ulterior evolucin de los
trabajos de la CAVDA 15
Normativas de desarrollo. Los reglamentos de archivo
Complementariamente a la legislacin, sera totalmente necesario, a efectos prcticos u operativos, la existencia de una normativa interna de los organismos o entidades recogidas en el artculo 9.2 de la nueva Ley que respalde la existencia de dichos
Archivos o servicios de archivo de uso pblico y sus modalidades (de gestin, centrales, intermedios, histricos, mixtos...) o redes de Archivo en que se integran formalizndolos reglamentariamente e impulsando la adopcin de las medidas internas que
fueran necesarias en cada entidad para facilitar y estimular el mejor cumplimiento
de la Ley.
ANDALUCA, Ley 7/2011:
Los titulares de dichos archivos podrn establecer normas para el funcionamiento de los
mismos que debern ser remitidas a la Consejera para su conocimiento (art 36.2)
La aprobacin de unas normas internas suele resultar, de hecho, imprescindible
para hacer posible la existencia y un funcionamiento regular del Archivo en cualquier
15. La expresin Traspaso de custodia de los documentos a lo largo de la vida de stos solo puede interpretarse con mayor precisin en relacin con el art. 31 c (establecimiento por la CAVDA de los plazos
de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos) y 36.1.c.2 (obligacin
de aplicar a todos los documentos las normas de valoracin de la CAVDA).

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entidad, organismo o institucin. El cumplimiento de las obligaciones que la ley


atribuye a los archivos pblicos y las entidades titulares de los mismos y de los documentos sera de muy difcil o imposible realizacin sin el respaldo de una normativa
interna que desarrolle, esclarezca y facilite la aplicacin de los preceptos recogidos en
esta ley en el contexto de dicho organismo, entidad o institucin.
Por otra parte, la Ley no especifica ninguna posible va de intervencin en aquellos casos en los que se detecten discordancias entre su contenido y el de los textos
reglamentarios. A su vez, tal y como est contemplado, podra suponer cierta contradiccin con el art. 29.2, donde se establece que corresponde a la Consejera competente la elaboracin y aprobacin de disposiciones normativas, normas tcnicas, y
procedimientos para la gestin documental. La normativa que aprueben los titulares
de los archivos debera tener, junto a su obligatoriedad, un marcado carcter de supeditacin y complementariedad y el objetivo de contribuir al mejor cumplimiento de
la ley y de la normativa de desarrollo emanada de la Consejera.
El ejercicio del derecho de acceso a los documentos
Siendo el servicio de documentos y la difusin de su informacin una de las
principales, si no la ms importante, de las funciones de los Archivos, las carencias y
ambigedades legales en nuestro pas, tantas veces protestadas no slo desde el mbito de los profesionales de Archivos sino tambin desde el de los de la informacin
y otros muchos sectores sociales, nos llevan a considerar como necesaria y urgente la
actualizacin de la normativa vigente en esta materia, de forma que los Archivos puedan atender los servicios al ciudadano en un marco de seguridad jurdica, agilidad
y eficiencia, sin comprometer el derecho de acceso de los ciudadanos, la obligatoria
preservacin de datos reservados ni la legalidad de sus actos o los de su personal.
La promocin de buenas prcticas administrativas y la aplicacin de normas de
calidad en la prestacin de estos servicios no puede quedar al margen los esfuerzos
intentados en otros sectores de la administracin pblica.
Por tanto, la nueva Ley no puede desatender la necesidad de implantar y promover medidas suficientes y eficaces para facilitar el ejercicio del derecho de acceso y para
la promocin de buenas prcticas administrativas de cara al mismo.
Una de las lneas posibles en este sentido pudiera haber sido, como primer paso,
que la propia Ley de Archivos extendiera a todos los servicios de archivo del sistema
que no pertenecen a la Administracin de la Junta de Andaluca, algunos de los principios de actuacin de la misma, tal y como se recogen en la Ley 9/2007 16
16. Ley 9/2007,de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca (BOJA nm. 215, de
31/10/2007)

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p) Igualdad de oportunidades y de trato de hombres y mujeres.


q) No discriminacin.
r) Proximidad a la ciudadana.
s) Responsabilidad por la gestin pblica.
t) Buena administracin y calidad de los servicios.(art 3)
ANDALUCA, Ley 7/2011
En referencia a la articulacin y ampliacin de los elementos del sistema se persiguen
expresamente objetivos de calidad:
Por ltimo, se trata de conseguir una mayor articulacin del Sistema Archivstico
de Andaluca, abierto siempre a nuevas incorporaciones, de modo que se puedan
alcanzar los mximos niveles de calidad (Exposicin de motivos, III, prrafo 9)
El ejercicio de acceso a los documentos por los ciudadanos se antepone y se destaca preferentemente respecto a cualquier otra funcin de los Archivos:
Los archivos pblicos son concebidos ante todo como instituciones al servicio de la ciudadana y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democrticos y de transparencia en la gestin pblica (Exposicin de motivos, apartado III, prrafo 6)
Por todo ello, esta ley debe hacer posible la consagracin de una poltica archivstica que permita un mayor acercamiento a la poblacin de los documentos de titularidad pblica, del Patrimonio Documental de Andaluca incluido en el Catlogo
General del Patrimonio Histrico Andaluz y de los archivos en que se custodia,
para que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los reivindique como
bienes... (Exposicin de motivos, apartado III, prrafo 10)
La forma de contemplar el derecho de acceso, el ejercicio del mismo, y todo lo
referente a este crucial problema en la nueva ley fue modificndose a lo largo del
proceso de gestacin del texto. El segundo borrador divulgado declaraba la libertad y
gratuidad del derecho propiamente dicho:
Texto Proyecto: El derecho de acceso a los documentos y a su informacin es libre
y gratuito, y se ajustar a lo dispuesto en esta Ley y a la legislacin autonmica o
estatal que le sea de aplicacin (segundo borrador LDAPDA, art. 62)
Nuestra Asociacin aleg en este sentido que considerbamos que, ms que el
derecho de acceso en s, lo que interesaba que se declarara como libre y gratuito era
su ejercicio propiamente dicho, ya que tratndose adems de un derecho general que

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otorga la Constitucin a todos los ciudadanos, y recoge la Ley 30/1992 (art. 37.1 17)
seran los procedimientos y formas para que el ejercicio efectivo y concreto se lleve a
cabo singularmente por cualquier ciudadano lo que debera aclarar y potenciar esta
ley, como propusimos:
El ejercicio del derecho de acceso a los documentos pblicos y a su informacin es
libre y gratuito, y se ajustar a lo dispuesto en esta Ley y a la legislacin autonmica
o estatal que le sea de aplicacin (Propuesta AAA al art 62 del borrador)
Finalmente, se prefiri evitar cualquier pronunciamiento sobre esta cuestin, de
forma que la redaccin del artculo (ahora como artculo 61, y destacando entre corchetes los nuevos contenidos) sera la siguiente:
El acceso a los documentos [de titularidad pblica] y a su informacin se ajustar a lo dispuesto en esta Ley y a la legislacin autonmica o estatal que le sea de
aplicacin. [A estos efectos, la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
Documentos velar por la aplicacin de la legislacin vigente en materia de acceso]
(Ley 7/2011, art 62)
El segundo borrador inclua una declaracin de universalidad del derecho de acceso, extendindolo no slo a todos los ciudadanos (lo que puede entenderse ya implcito o deducible del propio texto constitucional) sino, lo que resultaba innovador,
incluso a las entidades jurdicas.
Texto Proyecto: Todas las personas fsicas y jurdicas tienen derecho a la consulta de
los documentos pblicos, y a acceder a la informacin contenida en ellos, segn lo
establecido en la presente Ley, y sin perjuicio de la legislacin que le sea de aplicacin (segundo borrador LDAPDA, art. 63)
Nuestras pretensiones incluan que se resaltara en el texto el rechazo a cualquier
tipo de discriminacin por motivos culturales, de formacin, profesin, mbito de
actividad ni de ninguna otra consideracin, incorporando la propuesta europea del
ao 2012 (Conseil de LEurope, Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du
Comit des Ministres aux Etats Membres sur laccs aux documents publics. Apdo. III, y
V, 1 y 2) en consonancia con los motivos declarados de la propia ley:
Todas las personas fsicas y jurdicas tienen derecho a la consulta de los documentos
pblicos, y a acceder a la informacin contenida en ellos, segn lo establecido en la
presente Ley, y sin perjuicio de la legislacin que le sea de aplicacin y sin discriminacin por motivos culturales, de formacin, profesin, mbito de actividad ni de
ninguna otra consideracin (Propuesta AAA al art 63 del Borrador)
17. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte
de un expediente, obren en los archivos administrativos, (Ley 30/1992, art. 37.1)

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Por todo ellos, se hace necesaria la adecuacin de la norma vigente al nuevo marco
jurdico autonmico, estatal y europeo (Ley 7/2011 Exposicin de motivos, II,
prrafo 1)
Les Etats membres devraient garantir toute personne le droit daccder, sa demande, des documents publics dtenus par des autorits publiques. Ce principe
devrait sappliquer sans distinction aucune, y compris fonde sur lorigine nationale.(Rec(2002)2,III)
Le demandeur dun document public ne devrait pas tre tenu de donner les raisons
pour lesquelles il souhaite avoir accs audit document. (Rec(2002)2, V.1)
Les formalits concernant les demandes devraient tre minimales. (Rec(2002)2, V.2).
Lamentablemente, el contenido de este artculo fue totalmente suprimido del
texto definitivo. No fueron suprimidos, por el contrario, algunos aspectos ms restrictivos del texto del borrador, como fue el caso del, a nuestro juicio desafortunado,
artculo 64.2, (luego 62.3):
El rgano responsable de la custodia de los documentos podr desestimar la solicitud de acceso a los documentos y a su informacin cuando la misma no se encuentre en su poder, cuando la solicitud sea manifiestamente irrazonable o cuando sta
se formule de manera excesivamente general. (Ley 7/2011, art. 62.3)
Artculo que permita restricciones al derecho en funcin de unos criterios cuya
excesiva imprecisin (qu puede entenderse por irrazonable?... Por excesivamente general?) podra sin duda favorecer o dar cabida a interpretaciones arbitrarias del todo
inaceptables en un estado de derecho. Si bien compartimos la necesidad de poner
cierto coto a algunas clases de peticiones cuya imprecisin o magnitud resultan de
difcil o imposible satisfaccin, entendemos que son cuestiones que deben determinarse con mayor concrecin por va reglamentaria, en la normativa de desarrollo
correspondiente que deba preverse en este mismo artculo, para poder dar mejores
y ms satisfactorias respuestas a este tipo de situaciones evitando el riesgo de caer en
un fcil y cmodo restriccionismo o en la arbitrariedad.
Mejor suerte corri, a nuestro juicio, el contenido del artculo 65.1 del segundo
borrador que, frente al principio general de libre acceso establecido por la la ley
16/1985, y respetado por la 30/1992 que limitaba las restricciones a los casos que
estuvieran o pudieran ser previstos por la legislacin, contemplaba la posibilidad de,
adems, ampliar el establecimiento de plazos de acceso a otros supuestos no previstos
por la ley, puesto que estas restricciones (temporales), vendran marcadas no por un
texto legal, como impona la ley 30/1992 e incluso la propia Constitucin en su art
105, sino por una mera decisin administrativa en forma de acuerdo de la comisin
de valoracin:
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Texto Proyecto: Los plazos de acceso a los documentos pblicos sern los establecidos por esta Ley y, en su caso, por la legislacin especfica. No obstante la Comisin
Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos Administrativos, en su funcin
de unificacin de criterios en materia de acceso a los documentos pblicos y a su
informacin, podr establecer plazos sin superar en ningn caso el lmite mximo
de treinta aos (segundo borrador, art. 65.1)
Adems, la referencia a los treinta aos resultaba contradictoria, ante la existencia
de documentos a los que tampoco se puede acceder tras treinta aos. Propusimos
suprimir la mayor parte del contenido del artculo, dejando solo:
Los plazos de acceso a los documentos pblicos sern los establecidos por esta
Ley y, en su caso, por la legislacin especfica (Propuesta AAA al art 65 del segundo
borrador)
Y, afortunadamente, as qued redactado en la ley:
La Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos podr establecer criterios homogneos sobre la aplicacin de la normativa de acceso y dar publicidad a sus informes (Ley 7/2011, art. 62.6)
Sin embargo, hubiera sido mucho mas efectivo que en vez de esta simple atribucin potestativa a la CAVAD, se estableciera aqu un mandato expreso de desarrollo
normativo o de elaboracin de textos de asesoramiento y aclaracin.
El procedimiento de acceso que se diseo en los artculos 66 y 67 del segundo
borrador result profundamente modificado para acabar relegando el nudo de la
cuestin a lo que ya marcaban otras disposiciones, de forma que el texto final no introdujo ninguna novedad. Curioso, y decepcionante, que nada menos que una nueva
ley de documentos y archivos no lo haga en uno de los aspectos ms importantes y
necesitados de mejor regulacin.
Si volvemos al texto del borrador, en primer lugar, anunciaba un posible procedimiento de acceso que establecera la Consejera competente en documentos y archivos:
Texto Proyecto: El ejercicio del derecho de acceso est sujeto a lo dispuesto en este
artculo y al procedimiento que se establezca mediante Orden por la Consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental (art. 66.1)
Un anuncio que pretendamos se reforzara como un autntico compromiso legal:
El ejercicio del derecho de acceso est sujeto a lo dispuesto en este artculo y
al procedimiento que se establecer mediante Orden por la Consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental (Propuesta AAA al art 66.1 del segundo borrador).
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En segundo lugar, este mismo artculo marcaba ya unas lneas bsicas de dicho
procedimiento:
Texto Proyecto: Este derecho ser ejercido mediante solicitud dirigida al responsable
del archivo que custodia la informacin y los documentos (art. 66.2)
Aunque no muy afortunadas a nuestro juicio. Una expresin como solicitud al responsable puede dar pie a interpretaciones excesivamente burocraticistas que generen
trmites superfluos y ms que cuestionables de cara a la rapidez y eficacia del servicio.
Aspectos especialmente exigibles cuando se trata de documentos histricos declarados
de libre acceso y sin ningn tipo de restriccin legal al efecto:
Recordemos que... La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental espaol a que se refiere el artculo 49.2 se atendr a las siguientes reglas: CON
CARCTER GENERAL, tales documentos, concluida su tramitacin y depositados y
registrados en los archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho pblico,
conforme a las normas que se establezcan por va reglamentaria, SERN DE LIBRE
CONSULTA, a no ser que... (Ley 16/1985 de 25 de junio de PHE, art. 57.1) complementado en el prrafo 2 del mismo artculo con: No obstante lo dispuesto en el
prrafo anterior, cabra solicitar autorizacin administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pblica. Lstima que el concepto de libre consulta del
primer prrafo haya sido vaciado de todo contenido en la nueva regulacin en favor
del contenido del segundo.
Peticin por escrito o instancia al titular de la entidad, presentacin en registro,
resolucin por un Presidente, Alcalde o un rgano colegiado, notificacin por escrito
al interesado dilaciones que pueden evitarse totalmente cuando se trata de esta
clase de documentos en los que la resolucin final no puede ser otra que la autorizacin del acceso, y que se sustituyen simplemente por la cumplimentacin de un
formulario que se presenta al personal de la sala de consulta (procedimiento en los
Archivos estatales).
Se exiga por tanto, ahora, solicitud por escrito, en los trminos de este artculo,
para la consulta de documentos de los AHP? Las solicitudes o peticiones por escrito,
ms all de este sencillo trmite de resolucin inmediata, deben reservarse para los
casos que afecten a documentos de acceso restringido segn ley. Nuestra propuesta
ante ste artculo, recordando aqu de nuevo el ya comentado apartado II, prrafo
1 de la Exposicin de motivos de la nueva ley sobre la necesidad de adecuacin de
la norma vigente al nuevo marco jurdico autonmico, estatal y europeo (Conseil de
LEurope, Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du Comit des Ministres
aux Etats Membres sur laccs aux documents publics. V.1 y 2 y VI), fue:

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Este derecho ser ejercido mediante la cumplimentacin en el Archivo que custodia la


informacin y los documentos de los formularios que se determinen reglamentariamente a tal efecto (Propuesta AAA al art. 66.2 del segundo borrador).
Les formalits concernant les demandes devraient tre minimales. (Rec(2002)2, V.2).
Pero en vez de esto, se implantaba un proceso dilatorio, no slo en atencin a sus
fases, segn lo antes comentado y dispuesto en el art 62 de la ley, sino tambin por
sus plazos:
Texto Proyecto: El rgano competente para resolver la solicitud lo har deforma
motivada en el plazo mximo de un mes desde que se formul. No obstante en caso
de especial complejidad de la solicitud ste plazo podr ampliarse por un mximo
de quince das, notificndolo al interesado. As mismo, en estos casos, el rgano
podr solicitar de forma motivada y pormenorizada informe a la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso de Documentos sobre cuestiones concretas de acceso
previamente a la resolucin de la solicitud (art 66.3).
Nosotros por el contrario proponamos que los plazos de atencin, ms all de
la atencin inmediata, se limitaran a los casos que afecten a documentos de acceso
restringido segn ley, siguiendo la propuesta europea (Conseil de LEurope, Comit des
Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du Comit des Ministres aux Etats Membres
sur laccs aux documents publics. VI, 3).
Toute demande de communication dun document public devrait tre traite rapidement. La dcision devrait intervenir, tre communique et excute lintrieur
dun dlai fixe qui peut avoir t prcis au pralable.
Criterio seguido tambin en la Ley 4/1993 de la Comunidad de Madrid. Otra
interrogante se plantea en torno a cul es el rgano competente, si el titular de los
documentos, la Consejera competente (?).Por qu no se excluye de este trmite a
los documentos de libre consulta en los Archivos Histricos....?.
Las peticiones de documentos se atendern de forma inmediata, salvo cuando se
trate de documentos de acceso restringido segn los casos previstos en la legislacin
vigente o afectados por dificultades de consulta reglamentariamente contemplados,
que sern resueltas de forma motivada en el plazo mximo de un mes desde que se
formularon. No obstante, en estos ltimos casos, de darse una especial complejidad
de la solicitud, ste plazo podr ampliarse por un mximo de quince das ms,
notificndolo al interesado. As mismo, en estos casos, el rgano podr solicitar de
forma motivada y pormenorizada informe a la Comisin Andaluza de Valoracin
y Acceso de Documentos sobre cuestiones concretas de acceso previamente a la resolucin de la solicitud (Propuesta AAA al art. 66.3 del segundo borrador).
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Texto Proyecto: Transcurrido el plazo fijado en el apartado anterior sin que se haya

notificado resolucin expresa al interesado, ste podr entenderla desestimada.


Tanto en este caso como en el de denegacin expresa el interesado podr interponer
el recurso administrativo que proceda (art, 66.4)
Un precepto que contradice abiertamente la obligacin de resolucin motivada
que contempla el art. 37 de la Ley 30/1992 y la recomendacin del Consejo de Europa
(Conseil de LEurope, Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du Comit
des Ministres aux Etats Membres sur laccs aux documents publics. VI. 7):
Lautorit publique qui refuse laccs tout ou partie dun document public devrait
donner les raisons sur lesquelles se fonde le refus.
Tampoco debi olvidarse la recomendacin del Consejo de Europa de que, en
caso de denegacin de acceso a un documento, haya que ofrecer al solicitante otras
alternativas (Conseil de LEurope, Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2
du Comit des Ministres aux Etats Membres sur laccs aux documents publics. VII, 3):
Lautorit publique peut donner accs un document public en orientant le demandeur vers des sources alternatives facilement accessibles.
Otra contradiccin surge respecto al propio texto del proyecto, con el contenido
del art.66.5:
Texto Proyecto: Sin perjuicio de lo establecido en la legislacin estatal, el rgano
competente para resolver los recursos que se interpongan contra las resoluciones de
acceso a los archivos histricos ser el rgano de direccin y coordinacin del Sistema Archivstico de Andaluca (art. 66.5)
Ya que, si el art. 30.3, e) atribua a la CAVAD la facultad de...:
Evacuar el informe preceptivo en los recursos presentados contra las denegaciones
del derecho de acceso a los documentos custodiados en los archivos del Sistema.
con la redaccin del 66.5 omitiendo toda referencia a dicho trmite podra
resultar finalmente que la CAVAD no fuera ni siquiera oda en el mismo y que la
Consejera correspondiente acabara resolviendo sin tenerla en cuenta, lo que nos
llev a proponer:
Sin perjuicio de lo establecido en la legislacin estatal, el rgano competente para
resolver los recursos que se interpongan contra las resoluciones de acceso a los archivos histricos ser el rgano de direccin y coordinacin del Sistema Archivstico de
Andaluca, que deber recabar preceptivamente el informe de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso de Documentos. Dicho informe deber ser evacuado en

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el plazo mximo de 15 das. Este informe deber ser notificado al interesado junto
con la resolucin (Propuesta AAA al art. 66.5 del segundo borrador)
El texto definitivo suprima de un plumazo todas estas consideraciones y, cual
lavatorio de manos, decide dejar sin ms las cosas como estaban, pues esto y no otra
cosa es el contenido del decepcionante art 63.1:
El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pblica y obtencin de copia de los mismos est sujeto a lo dispuesto en el artculo 37 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y 86 de la Ley 9/2007, de 22
de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca y al procedimiento que
se establezca mediante Orden por la Consejera (Ley /2011, art. 63.1)
Una nueva contradiccin podra surgir en cuanto al principio de gratuidad declarado por el art. 62 de este borrador cuando, mas adelante, el art. 67.3 dispone:
Texto Proyecto: La obtencin de reproducciones y certificaciones estar sujeta al
abono de los precios pblicos que pudieran establecerse (art. 67.3).
Algo que podra evitarse si se hubiera recogido expresamente la limitacin del
precio mximo de reproducciones y certificaciones al coste real del servicio, ms
en consonancia con la recomendacin del Consejo de Europa (Conseil de LEurope,
Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du Comit des Ministres aux Etats
Membres sur laccs aux documents publics. VIII 2):
La dlivrance dune copie du document public peut tre facture au demandeur,
un prix raisonnable qui ne saurait excder le cot rel des charges de fonctionnement supportes par lautorit publique.
Lamentablemente, el texto definitivo de la ley elude tambin esta cuestin.
En el tratamiento dado por el segundo borrador a la obtencin de reproducciones, volver a repetirse la presencia de aquella especie de pasillo a la arbitrariedad que
apuntbamos al comentar el contenido del art 62.3 en relacin a las autorizaciones
de acceso.
Texto Proyecto: La obtencin de reproducciones y certificaciones podr limitarse
en razn de que el estado de conservacin de los documentos as lo requiera, o por
razones de eficacia en el funcionamiento de los servicios pblicos (art. 67.4)
Un criterio demasiado genrico; comporta un abanico de posibilidades excesivamente amplio. Medidas semejantes habra que contemplarlas en cualquier caso como
excepcionales y no discrecionales. La obligacin de la administracin es la de intentar

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ofrecer alguna alternativa y no limitarse a negar la peticin. Afortunadamente, la


correccin definitiva qued abierta a ms posibilidades.
La obtencin de reproducciones de los documentos estar condicionada por su estado de conservacin (Ley 7/2011, art. 63.3)
Otro aspecto de la mejora y modernizacin servicio de consultas que la nueva ley
debera impulsar concierne a las estipulaciones del art. 37.7 de la ley 30/1992, que
obliga a los ciudadanos a una identificacin y descripcin suficiente de los documentos que soliciten:
El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios pblicos debindose, a tal fin,
formular peticin individualizada de los documentos que se desee consultar, sin
que quepa, salvo para su consideracin con carcter potestativo, formular solicitud
genrica sobre una materia o conjunto de materias... (Ley 30/1992, art 37.7)
Algo que sin duda, sobrepasa las capacidades de la mayora de los ciudadanos, y
difcil incluso para muchos investigadores. El precepto resulta adems prcticamente
imposible si los propios instrumentos de descripcin del Archivo accesibles para ellos
no facilitan estos extremos. En este sentido inciden las recomendaciones del Consejo
de Europa (Conseil de LEurope, Comit des Ministres. Recommandation Rec(2002)2 du
Comit des Ministres aux Etats Membres sur laccs aux documents publics. VI, 5):
Lautorit publique devrait, dans la mesure du possible, aider le demandeur
identifier le document public demand, mais elle nest pas oblige dhonorer la
demande sil sagit dun document qui ne peut pas tre identifi.
El texto de la ley abre paso, al menos a estas posibilidades:
Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso cada archivo facilitar instrumentos archivsticos de informacin y descripcin y asesorarn a las personas usuarias en la bsqueda de informacin.(Ley 7/2011, art. 64.1)
Captulo aparte merece el tratamiento del acceso al patrimonio documental privado, cuyas caractersticas aconsejaran contemplar de modo independiente y singularizado respecto a los requisitos y condiciones del acceso a los documentos pblicos
o de titularidad pblica. Si para estos debe predominar el principio de transparencia
y consultabilidad, para los documentos privados predominara lgicamente la proteccin de la intimidad. La ley sin embargo incorpora un precepto que entendemos
errneo:
El acceso a los documentos de titularidad privada que formen parte del patrimonio
documental de Andaluca y que se encuentren en archivos privados integrados en
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el Sistema Archivstico de Andaluca, se regir por las normas de acceso a los documentos de titularidad pblica (Ley 7/2011, art 66.1).
Los medios personales
El primer borrador anunciaba un prometedor reconocimiento de la condicin
funcionarial del Archivero y de su cualificacin tcnica y profesional, destacadamente en el mbito propio de la Administracin de la Junta de Andaluca, aunque menos
definida para el resto de entidades. Pero la evolucin del texto hasta su configuracin
definitiva ira frustrando cualquier expectativa al respecto reducindolas a, simplemente, las que puedan albergarse respecto a futuros e hipotticos desarrollos reglamentarios posteriores.
El segundo borrador recoga expresamente la obligacin de contar con la figura
especfica del personal archivero, diferencindola oportunamente de otros tipos de
personal tambin necesarios y de obligada presencia:
Texto Proyecto: Los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca, contarn con
personal archivero con formacin especfica acreditada, as como con el personal
administrativo preciso, para cubrir las necesidades del servicio pblico. (art. 38.1
del segundo borrador)
Aunque para nosotros, haba que enfatizar an ms en que fueran expresamente
TODOS los Archivos del sistema los que debieran contar con personal archivero, que
lo sea en grado SUFICIENTE y que cuenten con formacin especializada en archivos y
gestin de documentos. Aunque razonablemente, habra que contemplar una consideracin especial para el caso de los Archivos de oficina.
Todos los archivos del sistema Archivstico de Andaluca debern contar con personal archivero suficiente, conformacin especfica acreditada en archivos y gestin
de documentos, as como con personal administrativo de apoyo para garantizar el
servicio pblico. No obstante, los Archivos de oficina podrn estar atendidos por
otro personal en coordinacin con el Archivo Central. Para el cumplimiento de lo
sealado en el punto 1 del presente art. el rgano de direccin y coordinacin del
sistema colaborar con el rgano competente en la elaboracin de las relaciones de
puestos de trabajo para la definicin de qu se considera personal suficiente en cada
tipo de archivo (Propuesta AAA al art. 38.1 del segundo borrador)
Nada que no estuviera en consonancia con otras afirmaciones del mismo texto:
Texto Proyecto: que se puedan alcanzar los mximos niveles de calidad y eficacia
en lo que se refiere a instalacin, personal, conservacin, organizacin y difusin
(Exposicin de motivos III; prrafo 4 del segundo borrador)

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Adems, la intencin original que emanaba del proyecto era una apuesta decidida
por el reconocimiento de los archiveros como un grupo profesional especializado y
capacitado para tal responsabilidad, en coherencia adems con la poltica de gestin
y seleccin de personal de la Junta de Andaluca a lo largo de, prcticamente toda su
existencia:
Texto Proyecto: Artculo 38. Personal.
() 2. El baremo para determinar en cada momento cul es el personal suficiente
para cumplir lo establecido en el punto 1 del presente artculo se establecer por
el rgano de direccin y coordinacin del Sistema conforme a lo dispuesto en el
artculo 28.2.h)
3. La direccin o responsabilidad de los archivos centrales, intermedios e histricos pblicos del Sistema, deber recaer en personas con ttulo de grado universitario y f ormacin archivstica acreditada.
4. La Consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio
documental considerar como requisitos y criterios de valoracin para el personal y
la seleccin de ste que ejerza las funciones que exija el cumplimiento de esta Ley y
sus normasde desarrollo:
a. Que las funciones archivsticas en los archivos integrados en el Sistema se ejerzan por personal con titulaciones acadmicas o con los conocimientos especficos
que se determinen mediante Orden de la Consejera competente.
b. Que en los temarios que hayan de regir las pruebas selectivas convocadas por
organismos cuyos archivos estn integrados en el Sistema, se incluyan aquellas
materias bsicas que se determinen por la Consejera competenteen material de
documentos, archivos y patrimonio documental. (art 38. del primer borrador)
Pero ya en la primera modificacin del texto, el segundo borrador, las expectativas
de respaldo a la profesionalidad del personal de Archivos se vieron significativamente
reducidas:
Texto Proyecto: La direccin o responsabilidad de los archivos centrales, intermedios e
histricos pblicos del Sistema, deber recaer en personas con ttulo de grado universitario y formacin archivstica acreditada (art, 38.2 del segundo borrador).
Texto Proyecto: La Consejera competente en materia de documentos, archivos y
patrimonio documental considerar como requisitos y criterios de valoracin para
el personal y la seleccin de ste que ejerza las funciones que exija el cumplimiento
de esta Ley y sus normas de desarrollo (art. 38.3 del segundo borrador)

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Chocante, como poco, que, adems de reducir los requisitos, se valore un hecho:
que ejerza las funciones (...en el momento preciso de la seleccin?) y no una capacidad
(formacin / formacin+experiencia) para ejercer las funciones exigidas para el cumplimiento de esta ley. De ah el motivo de nuestra propuesta:
La Consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental considerar como requisitos y criterios de valoracin para el personal
y la seleccin de ste su capacitacin para ejercer las funciones exigidas para el
cumplimiento de esta ley y sus normas de desarrollo (propuesta AAA al art.38.3
del segundo borrador)
Ms an, inicialmente se atribuan en exclusiva los puestos directivos responsables del AGA, Archivos centrales, intermedios e histricos provinciales, Real Chancillera de Granada y de la Administracin de Justicia al cuerpo superior facultativo
de Archiveros de la Junta de Andaluca. Para los Archivos de la Administracin de
Justicia se consideraba tambin al cuerpo de Ayudantes de Archivo.
Texto proyecto: La direccin de cada Archivo Central corresponder personal archivero perteneciente al cuerpo superior facultativo de la Junta de Andaluca (art.
45.6 del primer borrador)
Texto proyecto: La direccin de cada Archivo Provincial Intermedio corresponder
a personal archivero perteneciente al cuerpo superior facultativo de la Junta de
Andaluca (art. 46.4 del primer borrador)
Texto proyecto: La direccin del Archivo General de Andaluca corresponder a
personal archivero perteneciente al cuerpo superior facultativo de la Junta de Andaluca (art. 47.4 del primer borrador)
Texto proyecto: La direccin de cada Archivo Histrico Provincial corresponder
a personal archivero perteneciente al cuerposuperior facultativo de la Junta de Andaluca (art. 49.6 del primer borrador)
Texto proyecto: La direccin del Archivo de la Real Chancillera de Granada
corresponder a personal archivero perteneciente al cuerpo superior facultativo de
la Junta de Andaluca (art. 50.4 del primer borrador)
Texto proyecto: Las funciones archivsticas en estos archivos debern ser desempeadas por personal archiveros pertenecientes a los cuerpos superior facultativo y
de ayudantes de la Junta de Andaluca (art. 51.4 del primer borrador)
Tambin se promova un perfil profesional para los Archivos de ciertos Ayuntamientos, los de municipios con ms de 15.000 hs,. aunque dejando sorprendentemente al margen al resto de ellos y a las Diputaciones.
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Texto proyecto: Los archivos de los Ayuntamientos de municipios con ms de 15.000


habitantes debern estar a cargo de personal archivero con ttulo de grado universitario y formacin archivstica acreditada. (art 52.3 del primer borrador)
De forma que, para Diputaciones y Ayuntamientos de menos de 15.000 hs, propusimos:
Los archivos de las Diputaciones Provinciales y de los Ayuntamientos de municipios con ms de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal archivero con
ttulo degrado universitario y formacin archivstica acreditada (Propuesta AAA
al art. 52.3 del primer borrador)
Y para el resto de Ayuntamientos, donde el texto prevea la posibilidad de servicios de archivo mancomunados, pensamos necesaria, adems de una peticin para
que la nueva ley de rgimen local entonces en elaboracin estableciera el servicio de
Archivo como mnimo obligatorio, incluir en la ley de documentos y archivos una
clusula como:
Las entidades locales podrn mancomunarse para la prestacin de los servicios
de archivo. Estos servicios estarn a cargo de personal archivero con titulacin
universitaria superior y formacin archivstica acreditada y, siguiendo el criterio
del prrafo anterior, en la cuanta de, como mnimo, uno por cada 15.000 hs.
resultantes de la suma de la poblacin de los municipios mancomunados para la
prestacin de estos servicios (Propuesta AAA al art. 52.4 del primer borrador).
Estos olvidos respecto a las entidades locales no se produjeron respecto a las empresas contratistas de custodia y gestin de documentos pblicos:
Texto proyecto: Los beneficiarios de la contratacin externa de dichos servicios debern acreditar: () d) En todo caso, la disposicin de personal archivero con
formacin especfica acreditada (art. 41.3 del primer borrador)
La redaccin final tumb cualquier expectativa de respaldo o promocin de la
profesin archivstica, relegndolo todo a una posterior normativa, de inferior rango,
sin plazo previsto de aprobacin:
Reglamentariamente se establecern la cualificacin y el nivel tcnico necesarios del
personal tcnico con funciones archivsticas que preste servicio en los archivos del
Sistema... (Ley 7/2011, art. 39.1)
Una previsin de normativa que en el caso de las entidades locales aparece totalmente desdibujada en la ley:
Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios
con ms de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal con la cualificacin
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y nivel tcnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicacin (Ley 7/2011 art. 49.3)
puesto que no existe en la actualidad ninguna normativa estatal ni autonmica
que regule estas situaciones.
Si la ley ha renunciado a pronunciarse sobre los requisitos o caractersticas del personal al servicio de los archivos, tambin ha dejado sin regular la composicin de los
rganos colegiados del sistema, para la que no se establecen criterios de cualificacin
tcnica o profesional. Ni siquiera se garantiza a nivel de ley que la composicin de la
CAVAD, cuyas funciones son eminente y exclusivamente tcnicas requieran un perfil
profesional adecuado a tales funciones. A pesar incluso de que el art. 31 la declara
como rgano colegiado de carcter tcnico.
La adscripcin, composicin y funcionamiento de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos se establecer reglamentariamente (Ley 7/2011,
art. 31)
Las observaciones y comentarios que recogemos en este artculo se han desarrollado a partir de las propuestas y sugerencias aportadas por los profesionales que integraron el grupo de trabajo de la Asociacin de Archiveros de Andaluca que redact
las alegaciones al texto del primer borrador del proyecto de ley.
Razones de tiempo (y de espacio) nos han impedido tratar tambin otros aspectos
de la ley que fueron objeto de sugerencias (modernizacin y normalizacin, gestin
documental y documento electrnico), pero el documento completo de las alegaciones a la ley est disponible en la pgina web de la Asociacin. (www.archiverosdeandalucia.org).
Vaya desde aqu el agradecimiento, junto a m sincero reconocimiento, hacia todos estos archiveros con quien tuve la satisfaccin de trabajar como coordinador de
dicho grupo de trabajo, y cuyo anonimato respetamos en este trabajo en la medida
en que as lo desearon.

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LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA...

LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE,


DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
GNESIS Y ELABORACIN.
Ana Melero Casado

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LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS,


ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA. GNESIS Y ELABORACIN.

Ana Melero Casado

Jefa de Servicio de Archivos Direccin General de Industrias Creativas y del Libro


anam.melero@juntadeandalucia.es

Los Archivos y el Patrimonio Documental han sido siempre, en la Comunidad


Autnoma de Andaluca, competencia de la Consejera de Cultura quien, a partir del
marco establecido en la Constitucin Espaola, en el primer Estatuto de Autonoma,
sancionado el 30 de diciembre de 1981, y en el Estatuto reformado y sometido a referndum el 18 de febrero de 2007, promulgado el 19 de marzo de 2007, estableci,
en su artculo 68, las competencias exclusivas en materia de cultura que incluyen: la
promocin y difusin del patrimonio cultural, artstico y monumental y de los centros de depsito cultural, la proteccin del patrimonio histrico, los archivos que no
sean de titularidad estatal y las competencias ejecutivas sobre los archivos de titularidad estatal situados en Andaluca cuya gestin no se haya reservado el Estado, lo que
comprende, en todo caso, la regulacin de su funcionamiento, de su organizacin
y el rgimen de su personal, sin que, sustancialmente, en estas materias se altera el
contenido del Estatuto de 1981.
En este marco y a lo largo de las nueve legislaturas de gobierno autonmico, la
Consejera de Cultura, bajo sus distintas denominaciones y cambios estructurales, ha
venido ejecutando las funciones relacionadas con el diseo de la poltica archivstica
y con la configuracin del Sistema Archivstico de Andaluca el que fuera denominado Sistema Andaluz de Archivos en la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Estas funciones se han venido ejerciendo, sin solucin de continuidad, a travs de
los diversos rganos creados o modificados por los Decretos de estructura de la Junta
de Andaluca y de la propia Consejera de Cultura, recayendo en ella de una u otra
manera la responsabilidad de su gestin.
A lo largo de los aos y sin querer extendernos, han sido varios los hitos que
podran destacarse como impulsores y renovadores de estas materias. En el plano
normativo, cmo no, la promulgacin de la Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos
que supuso un antes y un despus en el tratamiento de los archivos y del patrimonio
documental y cuya influencia ha traspasado los lmites del Estado Espaol, as como

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Ana Melero Casado

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la publicacin del Decreto 97/2000 que aprob el Reglamento del Sistema Andaluz
de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984; en el mbito de los archivos: la creacin
y multiplicacin de estas instituciones, entre las que hay que significar el nacimiento
del Archivo General de Andaluca, por Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, y
de los archivos centrales de las consejeras y de sus entidades dependientes por el
Decreto233/1989, de 7 de noviembre y, fundamental, la transferencia de la gestin
de los archivos histricos provinciales de las ocho provincias y del Archivo de la Real
Chancillera de Granada, por convenio con el Ministerio de Cultura de 9 de octubre
de1984, actualizado por convenio firmado el 23 de mayo de1994 y, con fecha no
muy lejana en el tiempo, la recepcin de la gestin de los archivos de los rganos
judiciales por el Real Decreto142/1997, de 31 de enero, de traspaso de funciones y
servicios de la Administracin del Estado en materia de provisin de medios materiales y econmicos para el funcionamiento de la Administracin de Justicia. En cuanto
al plano organizativo, hay que subrayar los cambios producidos por la modificacin
de la estructura orgnica habida en la VII legislatura, que destaca por la creacin del
Servicio de Archivos en la estructura orgnica de la Consejera de Cultura y por la
creacin de la Coordinacin del Sistema de Informacin y Gestin de Archivos, @
rchivA, cuyas existencias han permitido materializar, entre otras cuestiones, la planificacin, coordinacin y ejecucin de las siguientes funciones:
El desarrollo normativo de la Ley 3/19841 y la elaboracin de una Ley de
segunda generacin en materia de documentos, archivos y patrimonio documental.
1. Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca. BOJA
n 9, del 05 de febrero de 1988.
Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los archivos centrales de las Consejeras, Organismos Autonnomos y Empresas de la Junta de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca. BOJA n 94, del 24 de noviembre de 1989.
Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos
y desarrollo de la Ley 3/1984 de 9 de enero, de Archivos. BOJA n 43, del 11 de abril de 2000.
Orden de 4 de julio de 1994, por la que el Archivo Histrico de Comisiones Obreras de Andaluca se
integra en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 126, del 10 de agosto de 1994
Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documentales. BOJA n 88, del 01 de agosto de 2000.
Orden de 6 de marzo de 2001, por la que se aprueba el Plan para la elaboracin del Censo de Archivos
Andaluces y Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz. BOJA n 44, del
17 de abril de 2001.
Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regula el procedimiento para la integracin de archivos de
titularidad privada en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 133, del 08 de julio de 2004.
Orden 2 de junio de 2005, la integracin del Archivo Histrico Minero de Fundacin Ro Tinto en el
Sistema Andaluz de Archivos. BOJA nm. 16, 30 de junio de 2005.

TRIA
2011
TRIAN
N17.17.
2012
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Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca...

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Coordinacin del Sistema de Informacin para los archivos de la Junta de


Andaluca @rchivA
Actuaciones de fomento con respecto a los archivos del Sistema Archivstico
de Andaluca y el impulso para la integracin de los archivos privados andaluces en el Sistema.
Coordinacin de las actuaciones de difusin y formacin que tienen que ver
con el patrimonio documental de Andaluca, con los archivos y con el propio
Sistema con todos sus elementos.

El ejercicio de la tutela y proteccin del patrimonio documental de Andaluca.

Constitucin y rgimen de sesiones de los rganos colegiados presentes en el


Sistema Archivstico de Andaluca.
Impulso y coordinacin en la mejora de las infraestructuras y de los medios
en los archivos dependientes

La Identificacin y seleccin adecuada de los documentos de titularidad pblica para la adecuada configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca.

Orden de 25 de noviembre de 2005, por la que se acuerda la integracin del archivo histrico de la
Unin General de Trabajadores de Andaluca en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 243, del 15
de diciembre de 2005.
Orden de 31 de julio de 2006, por la que se fijan y revisan los precios de los servicios de reproduccin,
prestados por los archivos y otros centros dependientes de la Consejera de Cultura, que conserven
patrimonio documental andaluz. BOJA n 185, del 22 de septiembre de 2006.
Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica y de
Cultura, por la que se regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los
Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA Andaluca). BOJA n
71, del 11 de abril de 2008.
Orden de 10 de marzo de 2009, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo
de la Fundacin Casa de Medina Sidonia en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 80, del 28 de
abril de 2009.
Orden de 17 de julio de 2009, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo de
la Cmara Oficial de Comercio, Industria y Navegacin de Sevilla en el Sistema Andaluz de Archivos.
BOJA n 178, del 10 de septiembre de 2009.
Orden de 20 de abril de 2010, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo
Histrico Viana en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 110, del 07 de junio de 2010.
Acuerdo de 14 de noviembre de 2000 del Consejo de Gobierno, por el que se aprueban las directrices
para la elaboracin del censo de fondos de colecciones del Patrimonio Documental Andaluz BOJA n
28, del 08 de marzo de 2000
Resolucin de 11 de noviembre de 2002, por la que se hace pblico el acuerdo de la Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos de 28 de octubre de 2002, que aprueba el formulario para
los estudios de identificacin y valoracin de series documentales. BOJA n 8, del 14 de enero de 2003.

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Ana Melero Casado

Todo ello nos hace poder decir que, hoy por hoy, Andaluca cuenta con un Sistema Archivstico consolidado en todos sus elementos y en el que la Ley 7/2011, de
3 de noviembre, constituye una herramienta adecuada para abordar y ejecutar adecuadamente las competencias con arreglo a las necesidades sociales y tecnologas que
implican los fuertes cambios producidos en las ltimas dcadas y configurar correctamente el Patrimonio Documental Andaluz para beneficio de todas las personas.
Gnesis del Proyecto Normativo
La Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos, fue la primera Ley de Archivos de la Espaa
democrtica y sent un referente en la normativa especfica, propiciando un nuevo concepto de archivo, con una estructura sistmica y la configuracin y declaracin del patrimonio
documental, a la par que facilit la ejecucin de las competencias en materias de Archivos
y Patrimonio Documental; pero, el paso del tiempo y los cambios acontecidos, exigan una
reforma y adecuacin a la realidad impuesta por las nuevas funciones, los avances tecnolgicos, la normativa vigente autonmica, estatal e internacional, a la incesante evolucin de
los conceptos, la obligada aplicacin de normas tcnicas as como todas aquellas cuestiones
adquiridas con la experiencia derivada del ejercicio de las competencias y del desarrollo de
todas aquellas materias que inciden directamente en los archivos.
Desde el momento en que se decidi abordar la redaccin de un nuevo texto normativo que sustituyera la Ley del 1984 se tuvo constancia de su complejidad, hecho
que haba sido constatada en la elaboracin del Reglamento del Sistema Andaluz2.
En primer lugar por tratarse de una norma que recorre el amplio espectro administrativo, institucional y personal, sin distincin de su naturaleza o condicin, en
tanto en que son personas titulares o poseedores de documentos, pblicos o privados,
constitutivos del patrimonio documental. En segundo lugar por tener que abordarla
desde la existencia de nuevas realidades que imponen la revisin de conceptos, la adecuacin a la normativa, de carcter bsico y especfico y a la implantacin de nuevos
procedimientos como consecuencia, entre otras cuestiones, de las transferencias de
funciones entre administraciones, con una revolucin tecnolgica en los medios y
en las formas de comunicacin. Todo ello haca necesario una norma adaptada a la
realidad, que estableciera garantas de tutela, proteccin, control y custodia del patrimonio cultural de todos, en cualquiera que pudiera ser su soporte, medio de fijacin
de la informacin y contexto tecnolgico.
De manera sinttica, detallamos algunas de las razones que fundamentaron el
proyecto de ley, extradas de su Memoria Funcional:
2. Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos y desarrollo de la Ley 3/1987, de 9 de enero, de Archivos. BOJA nm. 43, de 11 de abril de
2000)

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La promulgacin de un nuevo Estatuto de Autonoma con ms competencias.

La existencia de un nuevo contexto social, cultural e institucional.


La ampliacin del contexto normativo en el marco de la Unin Europea.
Necesidad de adaptacin a la normativa vigente publicada con posterioridad
a 1984.
El impacto de la revolucin tecnolgica, de la informacin y de las comunicaciones y de cmo han incidido stas en materia de documentos y archivos.
La evolucin producida en la Administracin y en el ejercicio de las potestades pblicas:
1. Democratizacin de los servicios
2. Establecimiento de principios inspiradores aplicables a toda la normativa
3. imposicin de la transparencia y del buen gobierno
4. Consolidacin de derechos y obligaciones democrticas
Junto a estas razones de carcter general fueron incluidas otras de ndole archivstica:
Las necesidades, carencias y disposiciones de difcil ejecucin detectadas desde la publicacin de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
La aparicin de normas tcnicas de obligada utilizacin inexistentes en la
dcada de los 80.
Los cambios sustanciales en la visin y conceptualizacin de los archivos,
que han pasado de ser meros centros para la investigacin a instituciones que
custodian patrimonio y prestan servicios garantizando derechos y deberes.
Potenciacin de la funcin de los archivos al servicio de la ciudadana.
Democratizacin del derecho de acceso y apuesta decidida por la difusin
de la informacin contenida en los documentos de la que se desprende un
inters pblico.
Los archivos como herramientas fundamentales al servicio de la mejora, eficiencia y eficacia de los poderes pblicos.
La implantacin de nuevas metodologas y sistemas de gestin y de informacin aplicadas al tratamiento de los documentos.
El desarrollo normativo en materia de archivos en el mbito propio de la
Comunidad Autnoma, del Estado, de la Unin Europea y de los organismos
internacionales.
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Ana Melero Casado

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Para abordar el proyecto normativo deba partirse de unas actuaciones previas:


Abordar el estudio profundo de las competencias para legislar en estas materias, de manera que no se produjeran invasiones competitivas.

Necesaria y profunda revisin del concepto de Patrimonio Documental, siguiendo la doctrina italiana de bien cultural3, ejerciendo activamente la tutela y
la proteccin del patrimonio documental, creando para ello instrumentos adecuados que permitan ejercerlas respetando derechos individuales y colectivos.

Distinguir los elementos constitutivos del patrimonio documental que permitieran establecer adecuados regmenes jurdicos para los documentos, para
los documentos en el mbito de lo pblico, los archivos y el patrimonio
documental.
Partir de objetivos inspiradores claros como la proteccin, la custodia y la
difusin del patrimonio documental de Andaluca.
Entender el ejercicio de las competencias en estas materias desde un punto
de vista horizontal, es decir, abarcando toda la vida de los documentos, cualquiera que fuera su soporte, medio o contexto tecnolgico de produccin,
su origen y edad, en calidad de testimonios de una actividad en las personas,
tanto fsicas como jurdicas, pblicas o privadas en la idea de archivos como
espacios en los que se prestan servicios pblicos.
Apostar por aplicar el concepto de interoperabilidad en la gestin, control
y custodia de los documentos de titularidad pblica, y en los elementos del
Sistema Archivstico de Andaluca, entendiendo por ello la capacidad de los
sistemas de informacin y de los procedimientos a los que stos dan soporte,
de compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos.
La inclusin necesaria del concepto de gestin documental como el conjunto
de funciones y procesos reglados, aplicados con carcter transversal a lo largo
del ciclo vital de los documentos de titularidad pblica, para garantizar el
acceso a ellos y a la informacin que contiene, su uso y la adecuada configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca.
Considerar el gasto que podra suponer la implantacin de una nueva norma
en una sociedad cuya economa, en el mbito de lo pblico, prioriza la prestacin de servicios tan indispensables como la sanidad o la educacin.
3. Doctrina formulada por M.S. Giannini enn la Revista trimestrale di diritto publico. Anno 26 fac.1,
1976

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59

Tomar como referente claro y bsico el contenido de la Ley 14/2007, de 26


de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca.
En junio de 2008, el presidente de la Junta de Andaluca, Manuel Chaves, anunci, en su discurso inaugural de la nueva sede del Archivo Histrico de UGT en
Crdoba, la elaboracin de una nueva norma que en materia de archivos para la Comunidad sustituyera la vigente desde 1984 4, siendo la encargada de llevarlo a cabo la
titular de Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental,
Rafaela Valenzuela Jimnez, por delegacin de la Consejera de Cultura, Rosa Torres,
y dar con ello cumplimiento al contenido programtico de poner en marcha la iniciativa que permitiera lograr un texto normativo en materia de archivos y patrimonio
documental de segunda generacin, avanzando en el ejercicio de competencias en
estas materias. Al Servicio de Archivos, rgano adscrito a la Direccin General citada,
le correspondi la coordinacin tcnica del anteproyecto.
Para inicio de los trabajos se propuso:
Definir y establecer la metodologa a seguir
La eleccin de un redactor individual o colectivo. Es decir, encargar el borrador a un experto o constituir una comisin redactora.
4. El anuncio no haca mas que reiterar el compromiso anunciado en su Discurso de Investidura ante la
Cmara andaluza en la apertura de la VIII Legislatura el 16 de abril de 2008: Mi programa de gobierno
ser, pues, el programa electoral con el que he concurrido a estas elecciones y que ha obtenido el refrendo de la
ciudadana. Cumpliremos ese programa y lo desarrollaremos a lo largo de la legislatura. sa ser nuestra gua
principal para estos prximos cuatro aos porque es lo que nos han dicho los andaluces en las urnas... Y es lgico
que esa voluntad de dilogo impregne tambin nuestra relacin con el Gobierno de Espaa que, en esta Legislatura, tendr hitos importantes. Nuestra hoja de ruta, en ese sentido es clara: cumplir el Estatuto de Autonoma de
Andaluca.... Por otra parte, las nuevas tecnologas han modificado la forma en que las Administraciones Pblicas se relacionan con la ciudadana. Desde hace aos hemos avanzado en una nueva organizacin de los procesos
administrativos que tenga en cuenta esta realidad, y que se oriente a una mayor agilizacin y simplificacin. Nos
dirigimos, pues, al modelo de la Administracin sin papeles, para lo que habilitaremos los medios para que la
prctica totalidad de los procedimientos de la Junta de Andaluca se puedan resolver telemticamente. Tenderemos, tambin, a convertir el mximo nmero de trmites administrativos en servicios de respuesta inmediata.
Y haremos una apuesta de fondo por la simplificacin de trmites y la reduccin de plazos. En esa direccin,
presentaremos un Programa antes de final de ao, y determinaremos los instrumentos normativos que permitan
su rpida aplicacin. Compromiso que, a su vez, haba sido incluidos en el programa electoral con el que
el PSOE-A concurri a las Elecciones Autonmicas de 2008:proteger y poner en valor nuestro patrimonio
cultural, e inclua en su apartado 1.2.2 Desarrollo normativo, el siguiente compromiso: Promoveremos
un extenso programa normativo que asegure un desarrollo global del Estatuto de Autonoma, que llevaremos a
cabo con el concurso de la sociedad civil y de sus agentes econmicos y sociales, a travs del dilogo institucional,
y buscando el mayor acuerdo posible con las otras fuerzas polticas, especialmente cuando se trate de materias de
inters general, en el que se recogan expresamente la elaboracin de la ley de archivos y patrimonio documental,
y el impulso para la construccin de la nueva sede del Archivo General de Andaluca en Sevilla, como el gran
archivo autonmico del patrimonio documental andaluz.

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Recopilar toda la legislacin publicada a nivel estatal, autonmico, europeo y


cuantas normas y publicaciones pudieran incidir y contribuir al conocimiento actualizado en las materias objeto de la Ley.
Definir claramente las luces y las sombras de la aplicacin de la Ley 3/1984 a
partir de la elaboracin de documentos de trabajo que plasmaran las disfunciones y necesidades de actualizacin.
La primera de las cuestin fue resuelta mediante la propuesta de crear una comisin redactora, por entender que la nueva ley deba ser el resultado de una labor
colegiada, con un espritu participativo.
El primer acto formal de la elaboracin fue el de requerir a todos los directores de
los archivos dependientes de la Consejera de Cultura la emisin de un informe en el
que manifestaran y mostraran sus razones con respecto a la oportunidad de abordar
la elaboracin de una nueva ley, posicionndose con respecto a las siguientes ideas:
Requera la Ley vigente una actualizacin?
Era imprescindible la revisin y nueva definicin de algunos de los conceptos incluidos en la Ley del 84?

Indicar las carencias existentes en la red de centros de los archivos de la Junta de


Andaluca y ms especficamente en el mbito de la Administracin perifrica.

Necesitbamos mejorar las disposiciones en materia de acceso, conservacin


y recursos materiales y humanos en los archivos?

Eran suficientes las disposiciones en materia de infracciones y las sanciones?

Detectar y analizar las actuaciones de tutela y proteccin del Patrimonio Documental de Andaluca.
Las respuestas aportadas fueron incluidas en un documento que sintetizaba las
opiniones y estableca las principales lneas de trabajo. El documento fue facilitado
a los miembros de la Comisin Redactora en su sesin constitutiva y sirvi como
punto de partida al debate. Estas fueron las cuestiones planteadas:

Analizar todas aquellas disposiciones contenida en la Ley 3/1984 que haban


demostrado su imposibilidad de aplicacin y/o ejecucin y la revisin del ejercicio de la potestad sancionadora y la revisin de las causas de infraccin.

Revisar los derechos y deberes de las personas fsicas y jurdicas, pblicas y


privadas, en la bsqueda de una defensa adecuada del inters general frente a
la proteccin de los derechos individuales.

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Proceder a efectuar una reflexin profunda del contenido y alcance del concepto de documento desde el punto de vista archivstico y, ms concretamente, abordarlo en un mbito de aplicacin de gestin de lo pblico, cuestionando la denominada declaracin universal de Patrimonio Documental en
funcin slo del origen y de la edad de los documentos.
Analizar los elementos del Sistema Andaluz de Archivos: normativa, rganos
ejecutivos y colegiados, los archivos y su clasificacin segn titularidades y
redes que estos forman en los distintos subsistemas y los recursos necesarios,
tanto de infraestructuras como de medios tcnicos para obtener una verdadera actualizacin de la norma.
Analizar las carencias manifiestas de la red de archivos en el Subsistema de Archivos de la Junta de Andaluca, fundamentalmente en la situacin de colapso existente en la red perifrica establecida, habida cuenta de la inexistencia
de archivos intermedios que establecieran un paso intermedio en el traspaso
de la custodia de los documentos desde los archivos centrales de la Delegaciones Provinciales a los archivos histricos provinciales, la mayora de los cuales
fueron asumidos con la incapacidad de recibir nuevos ingresos.
La defensa de la profesin de archivero desde la perspectiva del reconocimiento de la formacin y la capacitacin.
Es la externalizacin de las funciones de gestin y custodia de los documentos una solucin?
Cuestiones referentes al acceso a los documentos y a los archivos.
Para afrontar la redaccin del texto normativo con rango de Ley contbamos con
la inestimable experiencia adquirida en la elaboracin del Reglamento del Sistema
Andaluz de Archivos, cuyo proyecto fue acometido en el ao 1999 con similares
caractersticas metodolgicas a las planteadas por una Comisin Redactora formada
por archiveros y juristas; trabajo que supuso un profundo y enriquecedor aprendizaje
y en el que haban participado buena parte de los archiveros de esta Comunidad,
algunos de los cuales repetan en esta comisin.5
Tramitacin y Procedimiento
La Ley del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca6 dispone que le
corresponden al Consejo de Gobierno, entre otras, las funciones de ejercer la iniciativa
5. Antonia Heredia, Manuel Ravina Martn, M Isabel Valiente Fabero y Ana Melero.
6. Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca. (BOJA n
215, de 7 de noviembre de 2006). TTULO VI DEL RGIMEN DE LAS FUNCIONES Y ACTOS

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legislativa prevista en el Estatuto de Autonoma, aprobar los proyectos de ley y remitirlos al Parlamento de Andaluca. As mismo establece el procedimiento que deber ser
iniciado por las Consejeras que son competentes, mediante la elaboracin del correspondiente anteproyecto, debiendo ir acompaados de:
Una memoria justificativa,
Estudios e informes sobre la necesidad y oportunidad del mismo,

Memoria sobre impacto por razn de gnero de las medidas que se establezcan,

Memoria econmica que contenga la estimacin del coste a que dar lugar y
su forma de financiacin, en los casos en que proceda.
Valoracin de las cargas administrativas derivadas de la aplicacin de la norma para la ciudadana y las empresas.
El procedimiento establece que es la Consejera proponente la que eleva el anteproyecto de ley al Consejo de Gobierno, a fin de que ste lo conozca y, en su caso,
decida sobre ulteriores trmites, sin perjuicio de los legalmente preceptivos, para
terminar disponiendo que, en todo caso, los anteproyectos de ley debern ser informados por:
la Secretara General Tcnica respectiva,
el Gabinete Jurdico de la Junta de Andaluca, y dems rganos cuyo informe
o dictamen tenga carcter preceptivo conforme a las normas vigentes.
Para finalizar el trmite de informes necesarios deber solicitarse el dictamen al
Consejo Consultivo de Andaluca.
Por otro lado, la misma Ley dispone que cuando un anteproyecto de ley afecta a los
derechos e intereses legtimos de la ciudadana, la Consejera proponente podr acordar
la realizacin del trmite de audiencia en los trminos establecidos en la Ley del Gobierno7, durante un plazo razonable y no inferior a quince das hbiles, directamente o a
travs de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la Ley que la agrupe o la represente y cuyos fines guarden relacin directa con el objeto de la disposicin. La decisin
sobre el procedimiento escogido para dar audiencia a la ciudadana afectada ser debidamente motivada en el expediente por el rgano que acuerde la apertura del trmite de
audiencia. Asimismo, cuando la naturaleza de la disposicin lo aconseje, ser sometida
a informacin pblica durante el plazo indicado anteriormente. La participacin de la
DEL GOBIERNO, CAPTULO I Del ejercicio de la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria,
Artculo 43. De la iniciativa legislativa,
7. Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca. (BOJA n
215, de 7 de noviembre de 2006). Letra c) del apartado 1 del artculo 45

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ciudadana podr producirse por cualquier medio admisible en Derecho, entre otros, por
va telemtica en los trminos previstos reglamentariamente. Para terminar estableciendo que slo podr omitirse dicho trmite cuando graves razones de inters pblico, que
asimismo habrn de explicitarse, lo exijan.
En resumidas cuentas, podemos concluir que todas estas disposiciones referidas a la
competencia, procedimiento y fases de elaboracin de las normas con rango de Ley nos
llevan a establecer dos fases claramente diferenciadas: una primera que tiene lugar en el
mbito administrativo y la segunda que tiene lugar en el mbito parlamentario.
Fase administrativa. Tramites y aspectos ms destacados
Como ya hemos tenido ocasin de exponer, a lo largo de los meses de mayo y
junio de 2008 se efectuaron todas las actuaciones encaminadas al inicio y consecucin del proyecto y, entre ellas, la elaboracin de cuantos informes tcnicos fueron
requeridos para fundamentar la oportunidad de su puesta en marcha, as como la
propuesta formal de las personas que formaran el equipo redactor. En este sentido
hay que comentar que la idea de proponer un rgano colegiado, formado por un
grupo de expertos de reconocido prestigio y amplia trayectoria profesional, fue la
propuesta que se consider como idnea, en oposicin a la opcin de encargar su
redaccin a una persona que actuara como ponente. Esta propuesta coincidi con la
redaccin de la Memoria Justificativa8.
La Resolucin de la Secretara General de Polticas Culturales produjo, de facto,
el inicio del expediente administrativo para la elaboracin del Anteproyecto de Ley
de Archivos de la Comunidad Autnoma de Andaluca y en ella se contena el nombramiento de los miembros de la Comisin Redactora9. Del tenor de la Resolucin
extraemos algunas cuestiones de inters y el nombre se sus componentes:
Fundamento de la potestad legislativa por parte del Consejo de Gobierno10 y
del procedimiento y ejecucin de la misma11.
Mencin de competencias para el inicio de este acto en la persona titular de la
Secretara General de Polticas Culturales de la Consejera de Cultura12.
Los motivos, ya expresados con anterioridad, que justifican la necesidad de
abordar un texto normativo de segunda generacin:
8. La Memoria tiene fecha 12 de junio de 2008.
9. La Resolucin de la Secretara General de Polticas Culturales tiene fecha de 13 de junio de 2008.
10. Ley Orgnica 2/2007, de 19 de marzo, de reforma del Estatuto de Autonoma para Andaluca.
11. Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca
12. Decreto 123/2008, de 29 de abril, por el que se aprueba la estructura orgnica de la Consejera
de Cultura.

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1. El cambio en la realidad existente


2. Los cambios sustanciales producidos en el mbito de las administraciones, tanto autonmica como local, as como en las entidades de ellas
dependientes.
3. La distinta percepcin de la ciudadana respecto del papel de los archivos,
pasando de ser vistos como meros lugares en los que se conserva parte
de nuestra historia a constituirse centros a los que se puede acudir para
la solucin de cuestiones relacionadas con la defensa de los derechos y la
justificacin de las obligaciones.
4. La necesidad de profundizar y mejorar el servicio pblico que se presta
desde los archivos, avanzando en las condiciones de acceso y potenciando
la difusin de los documentos que conservan.
5. El reconocimiento y aplicacin de una realidad tecnolgica que, en este
caso, no slo puede entenderse como una simple herramienta sino que
produce y provoca profundos cambios en la materialidad de los documentos, con independencia de su forma, medio y contexto en el que fueron producidos, deben producir los mismos efectos y garantas. En este
sentido cabe decir que, en el mbito de lo pblico, el empleo de la tecnologa, sistemas y redes de informacin y comunicacin, elementos que,
por si solos, no producen sin ms una administracin electrnica, sino
que son los elementos de validacin en los procedimientos establecidos
los que producen garantas y efectos jurdicos, asegurando su custodia,
acceso y su valor en la defensa y aplicacin de derechos y deberes.
Las personas nombradas para formar parte de la Comisin Redactora del Anteproyecto de Ley, bajo la presidencia de Rafaela Valenzuela, Directora General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental, provenientes de diversos mbitos
administrativos fueron:
Mnica Ortz Snchez, en calidad de Letrada jefe de la Asesora Jurdica de
la Consejera de Cultura
Joaqun Rodriguez Mateos, director del Archivo General de Andaluca
Alicia Crdoba Deorador, directora del Archivo Histrico Provincial de
Crdoba
Manuel Ravina Martn, director del Archivo Histrico Provincial de Cdiz
Esther Cruces Blanco, directora del Archivo Histrico Provincial de Mlaga

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M Dolores Lpez Falante, directora del Archivo Central de la Consejera de


Presidencia
Marcos Fernndez Gmez, Jefe de Servicio de Publicaciones, Archivo y Hemeroteca del Ayuntamiento de Sevilla.
Antonia Heredia Herrera. Archivera. Ex-directora del Archivo General de
Andaluca y del Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla.
M Isabel Valiente Fabero, Coordinadora del Sistema @rchivA. Servicio de
Archivos. Consejera de Cultura.
Mateo Pez Garca, Jefe del Departamento de Archivos. Secretario de la comisin redactora.
Ana Melero Casado, Jefa de Servicio de Archivos. Coordinadora de la Comisin Redactora del Anteproyecto de Ley.
El trabajo de la Comisin Redactora del Anteproyecto de Ley.
La Comisin redactora efectu su trabajo entre los meses de junio a noviembre de
2008, manteniendo un rgimen de sesiones presenciales y virtuales que comenzaron
con la propia sesin constitutiva, el 19 de junio de 2008, finalizando con la entrega
del borrador de anteproyecto al rgano instructor del procedimiento de la Consejera
de Cultura, el 2 de diciembre del mismo ao.
A lo largo de estos cinco meses de trabajo intenso y extenso, para el que no se
escatimaron esfuerzos, se realizaron continuas consultas fuera y dentro de las sesiones
convocadas e incluso, se efectuaron algunas sesiones de trabajo maratonianas que se
prolongaron a lo largo de varios das consecutivos.13
La labor tcnica de la Comisin Redactora podran ser objeto de un trabajo monogrfico por la densidad y matices de las propuestas y contenidos de cada uno de
los temas tratados. Por otro lado, la implicacin, compromiso y capacidad de cada
de sus miembros, se verific en la propia sesin constitutiva, ganando intensidad, si
cabe, conforme iba progresando el proyecto.
Fueron meses de incesantes debates, en los que tuvimos ocasin de presenciar excelentes exposiciones, la defensa de ideas bien construidas y documentadas y razonamientos magnficamente fundamentados; todas ellas apoyadas en el profundo conocimiento
de la materia y en la experiencia aportada por cada miembro del equipo; buen ejemplo
de ello fueron los debates sostenidos en torno a la normativa vigente en Andaluca y en
el resto del Estado, a la necesidad de innovar en estas materias; a la cuestin de tomar
13. Se efectuaron sesiones de varios das en Punta Umbra (Huelva) y Crdoba.

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una actitud activa en el ejercicio de la tutela y la proteccin del patrimonio documental; de incluir el concepto de gestin documental aplicado al ciclo completo de la vida
de los documentos, con al aplicacin de las funciones archivsticas de forma transversal; de destacar la importancia del documento, en concreto de tratar singularmente el
documento producido en el mbito de lo pblico, de manera que se comprendieran y
dispusieran claramente sus caractersticas y condicin por razn de su origen; de la necesaria revisin del rgimen de infracciones y establecer sanciones ms adecuadas; de la
denuncia de la falta de ejecucin de muchos de los artculos contenidos en la Ley del 84
y de cmo algunos de ellos eran de difcil aplicacin; se planteo la necesidad de establecer garantas jurdicas de las personas y del acceso a los documentos en el mbito de lo
pblico; incluir los principios de coordinacin y colaboracin entre administraciones y
entre titulares de patrimonio documental; debatir sobre el acceso a los documentos y a
los archivos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 30/9214 ; perfilar
y ampliar, en su caso, los elementos que deberan componer el Sistema Andaluz de
Archivos y, por ltimo, efectuar un anlisis exhaustivo de las estructuras existentes en
otras normas de similar rango y contenido, ya fueran de primera o segunda generacin,
habidas en el territorio espaol y fuera de l, as como el estudio de la normativa internacional, especfica y tcnica, que permitiera elaborar propuestas bien fundamentadas
y una estructura a partir de la cual continuar el trabajo.
La tormenta de temas y el calado de las cuestiones planteadas pueden dar una idea
clara del trabajo al que se enfrentaba la Comisin que, por otra parte, de no haber sido
conducida mediante una metodologa adecuada hubiera podido dar lugar a interminables sesiones de teora archivstica y de sus ciencias auxiliares. Por ello se hizo necesario
contar con un documento que estableciera de manera sinttica las lneas bsicas sobre
las que deba girar el trabajo y disponer de toda la normativa vigente y bibliografa
especializada que fuera necesaria. A partir de este momento, se solicit a los vocales un
posicionamiento claro y concreto con respecto a los siguientes puntos:
Definir el objeto u objetos de la norma.
Acotar el mbito de aplicacin de la norma, desde la perspectiva clara de no
caer en el error de entender en el mismo nivel Comunidad Autnoma y Sistema de Archivos de Andaluca.
Analizar y redefinir los elementos constitutivos del Sistema de Archivos, con
sus luces y sus sombras.
Proponer a qu Consejera sera ms adecuado adscribir las competencias
sobre documentos, archivos y patrimonio documental de la Consejera.
14. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.

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Revisar los rganos colegiados del Sistema de Archivos, sus competencias y


funciones.
Buscar el equilibrio entre los derechos y deberes individuales y los colectivos,
respecto del acceso y de la propiedad del patrimonio documental.
Revisar la nocin de archivo pblico y privado y el concepto de titularidad
y/o uso.

Revisar el concepto de patrimonio documental y sus elementos constitutivos.

Revisin y actualizacin generalizada de conceptos y actualizacin terminologca.

Analizar los subsistemas de archivos existentes y las redes de archivos que


estos forman.
Revisin del rgimen sancionador y potestades.
Reflexionar sobre la externalizacin de la custodia y/o servicios de los documentos en el mbito de lo pblico como prctica real.
Siguiendo la metodologa establecida, se solicit, as mismo, que cada miembro
pusiera por escrito sus propuestas concretas referidas a:
Estructura, con ttulos y captulos
Definicin del objeto del anteproyecto de ley
Establecimiento de objetivos
Con las propuestas recibidas, el secretario de la comisin realiz una tabla que permiti visualizar las propuestas presentadas, con sus concordancias y discordancias.
En la sesin celebrada el 11 de junio se lleg a un primer consenso de estructura y
a un primer ttulo de la norma: Ley de Documentos y Archivos de Andaluca. La estructura consensuada comprenda un prembulo y tres ttulos. El Preliminar, contena el
objeto, mbito de aplicacin, los principios de colaboracin y un apartado destinado
a la administracin electrnica; el Ttulo Primero, fue denominado De los Documentos cuyo contenido trataba de los documentos pblicos y privados y del patrimonio
documental de Andaluca. El Ttulo Segundo, De los Archivos estaba dividido en cuatro captulos: Los archivos de Andaluca; El Sistema Andaluz de Archivos; La gestin
de los documentos y El Personal. Por ltimo, el Ttulo Tercero estaba dedicado al Acceso y Difusin. Curiosamente, si comparamos este primer diseo de estructura con el
propio de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio
Documental, podemos comprobar que no discrepan en demasa y, por otra parte, ya
contiene la palabra documento, cuestin que todos los vocales defendieron.

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Para seguir avanzando en la redaccin y contenido de los ttulos, se crearon cuatro


grupos de trabajo entre los miembros de la comisin, quedando encargado cada uno
de ellos de desarrollar y redactar su contenido siguiendo la estructura que haba sido
consensuada.15
Fue a partir de este momento cuando el documento fue adquiriendo forma ya tena
ms o menos una estructura estable pero an quedaba sujeto a innumerables cambios
que se produciran como consecuencia de cada nueva aportacin y modificacin, dando
lugar hasta 18 versiones del mismo, la ltima de las cuales, la definitiva fue la entregada
a la titular de la Direccin General del Libro, y del Patrimonio Documental y Bibliogrfico para su conocimiento y traslado al Consejo de Direccin de la Consejera de Cultura,
hecho que se produjo el 2 de diciembre, como anteriormente hemos indicado.
Como hemos comentado, a lo largo de este proceso de trabajo en equipo fueron
muchas las reflexiones y debates, algunos de cuyos puntos ms problemticos pudieron ser resueltos gracias a la colaboracin y apoyo de personas expertas ajenas al
grupo que fueron convocadas a tal efecto en sesiones monogrficas; tales fueron los
encuentros que celebramos con Teresa de las Heras, profesora de Derecho Mercantil
de la Universidad Autnoma de Madrid, en la que nos ilustr y ense en demasa
sobre el concepto de administracin electrnica, procedimientos y validez de los documentos producidos en soportes digitales; con Severiano Fernndez, Catedrtico de
Derecho Admnistrativo de la Universidad de Cdiz, para tratar de los conceptos de
documento de titularidad pblica y de patrimonio documental en relacin con los
procesos selectivos y el rgimen jurdico de aplicacin. As mismo, para todas aquellas cuestiones relacionadas con la administracin electrnica, sistemas de informacin y comunicacin y tecnologa informtica, tuvimos ocasin de poder contar con
la inestimable ayuda y el asesoramiento de Emilio Martnez Force, Jefe de Servicio de
Informtica de la Consejera de Cultura, y de todo su equipo.
El documento entregado por la Comisin Redactora dio lugar al cambio de escenario, dejando de ser puramente tcnico-jurdico para adquirir nuevos matices polticos
de oportunidad y coyuntura, aspectos que, por otra parte, concurren en todos y cada
uno de los proyectos normativos. Es en este momento cuando, a su vez, se procede a
recabar los informes preceptivos reseados en la Ley del Gobierno de la Comunidad
Autnoma de Andaluca que acompaaran al proyecto en todo momento.
15. Vocales incluidos en cada grupo:
G1 Preliminar: Mnica Ortiz, Joaqun Rodrguez Mateos, M Isabel Valiente Babero y Ana Melero
G2 Documentos y Patrimonio Documental: Joaqun Rodrguez Mateos, M Isabel Valiente, Marcos
Fernndez y Ana Melero
G3 Archivos: Antonia Heredia; Manuel Ravina; M Dolores Lpez Falantes y Mateo Pez
G4 Acceso y Difusin: Esther Cruces, Alicia Crdoba y Ana Melero

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El titular de la Consejera de Cultura emite el Acuerdo de Inicio del Anteproyecto de Ley con el ttulo de Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio
Documental de Andaluca titulo finalmente propuesto por la comisin redactora.
El documento entra en una fase administrativa en la que cuestiones de oportunidad
y matiz poltico se sobreponen, en muchas ocasiones a las puramente tcnicas y es
incluido en el orden del da de la Comisin General de Viceconsejeros para ser analizado en dos de sus sesiones16, a fin de elevarlo al Consejo de Gobierno de la Junta de
Andaluca, como rgano encargado de acordar el inicio de su tramitacin, y dispusiera sobre la oportunidad de ser aprobado como Proyecto de Ley, hecho que ocurri
en su sesin de 26 de mayo de 2009.
En los das en que estas actuaciones ocurran haba sido anunciado el posible
nombramiento de Jos Antonio Grin como nuevo presidente de la Junta de Andaluca, en sustitucin del dimitido Manuel Chaves. El anuncio se confirm y el nuevo
presidente fue investido por el parlamento autonmico el 22 de abril, prometiendo
su cargo, al da siguiente y comunicando la remodelacin profunda de su gabinete,
reduciendo de quince a trece el nmero de Consejeras, bajo una nueva distribucin
de competencias que, en este caso, no llegaron a afectar a la Consejera de Cultura,
que continuara manteniendo nombre y competencias, siendo nombrado al frente
de la misma Paulino Plata, en sustitucin de Rosa Torres, quien introdujo modificaciones a nivel de estructura interna y design nuevos cargos. Todo ello, produjo
consecuentemente una cierta y relativa paralizacin del Proyecto de Ley.
Por otra parte, estos cambios polticos coinciden en el tiempo con el inicio de una
crisis econmica, de caractersticas sin precedentes, que imponen el cambio de direccin del ejercicio de la accin de gobierno conducindola hacia la toma de decisiones
en asuntos de ndole fundamentalmente econmica en respuesta a las demandas de
una sociedad cuyos rasgos, caractersticas y necesidades cambian por da.
El nuevo contexto influye de manera decisiva en la evolucin del proyecto que,
encajado en la fase administrativa descrita, queda sujeto al impulso del nuevo equipo
de gobierno quien, recogiendo el testigo dejando por el anterior, lo hace suyo al ser
consciente del profundo calado social y cultural que el nuevo texto normativo contiene, por afectar a derechos y deberes de todas las personas, fsicas o jurdicas, pblicas
o privadas, en todas y cada una de sus circunstancias: como productores, titulares o
poseedores de documentos de titularidad pblica, de patrimonio documental y/o de
archivos y que, por ende, abarca toda la vida de los documentos de titularidad pblica, elementos estructurales e insustituibles en la defensa de derechos y obligaciones

16. En las sesiones celebradas el 4 y 11 de febrero de 2009.

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70

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ms all del concepto de fuentes primarias para el conocimiento de muchas de las


disciplinas relacionadas con la historia.
El 30 de junio de 2010, terminado el proceso de remodelacin, el anteproyecto es
nuevamente incluido en el orden del da de la Comisin General de Viceconsejeros
para continuar su proceso de anlisis.
El paso del anteproyecto por la Comisin General de Viceconsejeros de la Junta
de Andaluca fue una etapa en la que el texto es revisado en profundidad, siendo reformado y modificado a lo largo las 17 sesiones17 en las que form parte de su orden
del da, provocando cada una de ellas la celebracin de reuniones tcnicas con los
archiveros adscritos a la Direccin General que haba formado parate de la comisin
y la consecuente emisin de informes debidamente fundamentados para la defensa
o apoyo de ideas, conceptos y disposiciones, algunos de los cuales haban sido defendidos tcnicamente como imprescindibles18 y ajustar las modificaciones resultantes
con el Servicio de Coordinacin de la Viceconsejera Cultura19.
La defensa de la norma ante la Comisin General fue efectuada por la titular de la viceconsejera de Cultura, Dolores Carmen Fernndez Carmona, quien, por su parte, supo
defender las competencias de la Consejera de Cultura, aadiendo una visin general de
las materias objeto de la Ley. Por su parte, el resto de los viceconsejeros supieron entender,
no sin debates, el carcter horizontal de la norma sin que ello supusiera dejar de defender
las competencias de sus respectivas Consejeras y la defensa de sus intereses20.
El transito por la Comisin General de Viceconsejeros y el momento econmico
y social en el que sta se produjo provocaron profundas modificaciones respecto
del texto entregado por la Comisin Redactora, incorporando, en algn caso disposiciones adicionales que resolvieron cuestiones de discrepancia competencial entre
Consejeras, como es el caso de la Disposicin Adicional Dcima que singularizaba el
tratamiento de los archivos del Sistema Sanitario Pblico de Andaluca y de las histo17. LEY 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca. BOJA nm. 215
Sevilla, 31 de octubre 2007191919
18. Buen ejemplo de ello fue la inclusin del perfil de archivero
19. Hay que significar el insustituible trabajo realizado por Enrique Fito, Jefe de Servicio de Coordinacin, de Ana Serrano, Asesora tcnica adscrita al servicio referido y de M del Carmen Gonzlez
Jornet., coordinadora de la vicencosejera. Sin ellos, sin su trabajo, apoyo e indicaciones siempre sabias
y oportunas podemos decir, sin duda, que el proyecto no hubiera podido ser aprobado en el calendario
de la VIII Legislatura.
20. Tales fueron los debates suscitado por las personas titulares de las viceconsejeras de Salud y Gobernacin y Justicia, posiciones que, en el caso del primero, di lugar a la inclusin de la Disposicin
Adicional dcima. Archivos del Sistema Sanitario pblico de Andaluca e historias clnicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en Andaluca.

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rias clnicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en Andaluca. Por otro
lado, se introdujeron cambios en la terminologa utilizada, estructura del proyecto y
contenido de los artculos, entre los que podramos citar21:
La inclusin de un artculo destinado a la definicin de trminos22
Cambio del trmino documentos pblicos por el de documentos de titularidad
pblica
Modificacin del artculo que tena por ttulo Demanialidad de los documentos pblicos, por el que hoy reconocemos como artculo 10. Inalienabilidad,
imprescritibilidad e inenbargabilidad de los documentos de titularidad pblica.
Eliminacin del artculo que dispona singularmente sobre la custodia de los
documentos pblicos y que trataba de su salida, ingreso y tenencia.
Reordenacin y redefinicin de instrumentos de proteccin del patrimonio
documental de Andaluca.
Refuerzo del rgimen jurdico aplicado a los documentos constitutivos del
patrimonio documental inscritos en el Catlogo.
Unificacin de los artculos destinados a tratar de las materias de personal
y de infraestructura de medios, modificndolos en funcin del respeto a la
potestad autoorganizativa de las distintas administraciones y de las competencias que tienen otros rganos en el ejercicio de estas materias.
Eliminacin del artculo que dispona sobre la contratacin de servicios
externos.
Reduccin del nmero de artculos del ttulo destinado al Acceso.
Redefinicin completa del ttulo de infracciones y sanciones.
El anteproyecto normativo resultante fue elevado al Consejo de Gobierno para
su aprobacin, en la sesin de 22 de marzo de 2011 de la Comisin General de
Viceconsejros.
Con el acuerdo del Consejo de Gobierno, se pona fin a la fase administrativa y se
iniciaba la fase parlamentaria, en la que no podemos entrar sin hacer antes alusin a
dos cuestiones que consideramos de mxima importancia. En primer lugar destacar el
largo y profundo debate al que haba sido sometido el anteproyecto en las sesiones de
la Comisin General de Viceconsejeros, sin duda por su carcter de norma transversal
21. Todos ellos verificarse en el expediente de elaboracin de la norma.
22. El informe emitido por el Consejo Consultivo as lo dispona

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que, sin estar directamente relacionadas con las materias especficas de cada Consejera,
afectaba a todas y cada una de sus actuaciones a travs de los documentos que producen
y reciben en funcin de sus competencias. Por otro lado y desde nuestro punto de vista, el no menos importante proceso de informacin pblica y de peticin de informes
al que fue sometido el texto en su fase administrativa, en los ms variados mbitos: archivsticos, organizativos, sociales y polticos, que dieron como resultado la generacin
de multitud de informes, conteniendo observaciones y propuestas de modificacin.
Tal cantidad de informacin exigi ser tratada con rigor e hizo necesaria la creacin
de una base de datos diseada a tal efecto que permiti el control y seguimiento de
cada informe y la respuesta dada por el rgano instructor. La base de datos poda ser
consultada por entidad, por artculos informados, discrepados o por las respuestas y
propuestas de modificacin, con sus correspondientes motivaciones, fundamentos y
posicionamiento. As mismo, se incorporaron campos conteniendo las respuestas dadas
desde el rgano instructor.
Para dar una idea de cmo se gestion la informacin y el circuito de informerespuesta, en los que se apuesta por la transparencia en el mbito de lo pblico,
podemos indicar que fueron 46 las entidades de todos los mbitos que presentaron
informes y que stos dieron lugar a 407 observaciones, registradas y referenciadas a
puntos y contenidos concretos del articulado y como a todas ellas se le dio cumplida
respuesta fundamentada.23
Para concluir con esta fase, podemos indicar que, si 18 fueron las versiones elaboradas en la fase de redaccin del proyecto por la Comisin redactora, 35 fueron las
versiones efectuadas durante la fase administrativa completa, lo que dan un total de
53 versiones del documento en esta fase.
Fase Parlamentaria.
El Parlamento de Andaluca ejerce la potestad legislativa mediante la elaboracin
y aprobacin de las leyes, siendo sta su funcin ms caracterstica. Las Leyes de
Andaluca se promulgan en nombre del Rey, por el Presidente de la Junta, el cual
ordena la publicacin de las mismas en el Boletn Oficial de Andaluca (BOJA) y en
el Boletn Oficial del Estado (BOE).
El mbito de la legislacin est delimitado por el conjunto de competencias propias de la Comunidad Autnoma de acuerdo con lo que establece el Estatuto de Autonoma. En este sentido, el Parlamento puede legislar con plena capacidad respecto
a aquellas materias sobre las que tiene competencia exclusiva.

23. Toda esta informacin fue recopilada en una base de datos acces cuya estructura y funcionalidades
fueron diseadas por Mateo Pez y desarrolladas e implementadas por Ana Beatriz Snchez Pez.

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Siguiendo el curso del procedimiento, una vez que fue aprobado por el Consejo
de Gobierno como Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental
por el Consejo de Gobierno, fue remitido al Parlamento de Andaluca para su debate
y, en su caso, aprobacin. La Mesa de la Diputacin Permanente del Parlamento
lo vio en su sesin de 30 de marzo de 2011 y lo remiti a la Comisin de Cultura,
quedando sometido al plazo de 15 das hbiles para la presentacin de enmiendas a
la totalidad, siendo publicado en el BOPA, de 1 de abril de 2011, como Proyecto de
Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca.
Del paso de la Ley por esta fase parlamentaria pueden destacarse algunas cuestiones. En primer lugar que no provoc cambios sustanciales en su articulado. Una vez
superado el debate a la totalidad24, en el que los representantes de los grupos parlamentarios presentes en la Cmara anunciaron la no interposicin de enmiendas a la
totalidad y si de algunas al contenido. En segundo, el clima de consenso y acuerdo
con respecto a su contenido y oportunidad en la Cmara. En tercer lugar, la labor
de los portavoces de los grupos parlamentarios, especialmente del Grupo Popular y
del Socialista, en las personas de Antonio Garrido Moraga y Mara Czar Andradre,
respectivamente, quienes cumplieron eficazmente con su funcin.
Para los das 8 y 9 de septiembre estaba prevista la comparecencia de los agentes
sociales y organizaciones que pudieran estar interesados en la regulacin del Proyecto
de Ley25, convocados por el presidente de la Comisin de Cultura, Sr. Zoido lvarez,
quien presidi el acto que, por el nmero de asistencias qued reducida a la jornada
del da 8. En dicho acto intervinieron:
En representacin de Comisiones Obreras de Andaluca, D. Eduardo Saborido
Galn y D Eloisa Baena Luque, que tom la palabra, en calidad de responsable del
Archivo Histrico de Comisiones Obreras de Andaluca, destacando la oportunidad
del proyecto y demand la existencia de recursos y medios para su adecuada ejecucin, as como el inters de incluir entre los documentos del Patrimonio Documental
de Andaluca los documentos producidos por los sectores industriales y comerciales,
cuya amenaza de prdida y destruccin hacen casi imposible su recuperacin.
La Sra. Pealosa Caete, en calidad de representante de la Federacin Andaluza
de Consumidores y Amas de Casa (Al-Andalus), que destac aquellos aspectos relacionados con las garantas y los derechos de los usuarios y el papel que juegan los
archivos en una sociedad democrtica que necesita ms garantas y mejores servicios;
as mismo, hizo hincapi en la necesidad de regular ms profundamente el acceso

24. DSPA Plenos nm. 121, de 8 de junio de 2011.


25. DSPA Comisiones nm. 532, 8 de septiembre de 2011

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de las personas a los documentos de titularidad pblica y a la informacin que estos


contienen, demandando una reglamentacin adecuada.
D. Jorge Prez Caete, Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca, defendi la oportunidad del proyecto y resalt el adecuado tratamiento de
los documentos pblicos, de los archivos y la configuracin del patrimonio, el
fortalecimiento del Sistema Archivstico y la incorporacin del ttulo dedicado a
la gestin documental; por otro lado, reivindic el escaso reconocimiento a la figura de los archiveros como verdaderos custodios y gestores de los documentos de
titularidad pblica y del patrimonio documental, para terminar reclamando mejoras profesionales y lamentar que estos aspectos no hubieran sido tratados en un
apartado especfico de la norma; as mismo destac la escasa regulacin del acceso
a los archivos, cuestin fundamental que necesitar un profundo desarrollo, la falta
de medidas de fomento y la necesidad de contar con recursos presupuestarios para
poder implantar la norma.
D. Antonio Ojeda Escobar, Decano del Ilustre Colegio Notarial de Sevilla, resalt
el papel de las notaras y de los documentos que producen y de la visin reduccionista
que de ellos tiene la sociedad. Destac la importancia del protocolo notarial como
fuente para la investigacin. Anunci la presentacin de tres enmiendas a los artculos 25 y 52 y a la Disposicin Adicional Segunda. Por ltimo, termino su comparecencia deseando toda la suerte al proyecto y ofreciendo su colaboracin personal
y de la institucin que representa.
D. Antonio Manuel Garrido Moraga, del GP Popular de Andaluca, que manifest la opinin favorables de su grupo al proyecto y anunci las enmiendas que
presentara.
Doa Mara Czar Andrade, del GP Socialista de Andaluca, quin defendi la
oportunidad y contenido del proyecto y agradeci el trabajo a todos aquellos que lo
haba hecho posible.
La Sra. Contreras Lpez, en calidad de representante de la Asamblea de Obispos
de la Iglesia de Andaluca, abogada del Arzobispado de Granada, reconoci la singularidad y volumen del patrimonio de la Iglesia Catlica en Espaa y Andaluca, valorando la iniciativa de regular para mejorar los archivos en Andaluca y el patrimonio
documental y plante reflexiones sobre dos aspectos: la necesidad de que la norma d
respuestas a la realidad de la situacin de los medios con los que cuentan los archivos pblicos y privados y por otro lado, cuestionaba la capacidad de la norma para
dar respuestas a las necesidades planteadas en la correcta regulacin del patrimonio
histrico, que consider insuficientes. Defendi el mecenazgo como solucin a la
escasez de recursos y demand la necesaria revisin del artculo 25 en el sentido
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de obligatoriedad de comunicar las transmisiones patrimoniales y la oportunidad


de inclusin en la exposicin de motivos de alguna referencia al patrimonio de la
Iglesia, as como la idea de que no slo debe tutelarse el patrimonio, exigiendo una
proteccin expresa, concretadas en actuaciones en materia de fomento y promocin;
termin resaltando la puesta a disposicin de la sociedad deI patrimonio documental
de la Iglesia de Andaluca.
Por ltimo, D Esther Cruces Blanco, en calidad de directora del Archivo Histrico Provincial de Mlaga, efectu un magnfico y didctico recorrido por el contenido
de la Ley y de cmo sta haba sido elaborada colegiadamente, destacando sus puntos
fuertes y presentando sus debilidades en la reclamacin de ms atencin por quin
tiene las competencias en estas materias en la defensa de garantas y derechos de la
ciudadana.
Tras el trmite de comparecencias, la iniciativa legislativa recibe la calificacin
de favorable y la admisin a trmite de las enmiendas presentadas al articulado,
de modificacin o supresin, presentadas por los Grupos Parlamentarios, Popular de Andaluca, Izquierda Unida-Los Verdes-Convocatoria por Andaluca y
Socialistas.
La enmiendas presentadas fueron en total 62; 23 de ellas a la Exposicin de Motivos, 32 al contenido de los artculos y 7 a las Disposiciones. Cincuenta y cuatro
fueron presentadas por el Grupo Popular, dos por Izquierda Unida-Los Verdes y seis
por el Grupo Socialista.
Las presentadas por el Grupo Popular tenan, bsicamente, un carcter formal y
se referan a la ortografa uso de maysculas y minsculas, al lxico y a la morfosintaxis, pero no cuestionaban el fondo de la norma.
Las presentadas por el Grupo de Izquierda Unida-Los Verdes planteaban cuestiones relacionadas con la necesidad de avanzar en determinados aspectos ms propios de un desarrollo normativo o que pudieran provocar conflictos de competencia,
como la oportunidad de abordar las cuestiones relacionadas con el conocimiento
de los fondos privados pertenecientes a empresas, sindicatos, etc. de inters para
esta Comunidad que, por no alcanzar la edad para ser considerados patrimonio ,
pudieran llegar a perderse. Por otro lado, la de incluir una disposicin adicional que
hiciera alusin al inicio de acciones don el Estado destinada a la transferencia al Sistema Archivstico de los documentos producidos en el territorio de esta Comunidad
por el Ministerio de Defensa, Guardia Civil y Polica Nacional.
En cuanto a las enmiendas presentadas por el Grupo Socialista, cuatro de ellas fueron
aceptadas por considerar que corregan aspectos terminolgicos y relacionados con la

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coordinacin y funcionamiento del Sistema26; otras dos de ellas se referan a la inclusin


de disposiciones no relacionadas directamente con las materias objeto de la norma.
La Comisin de Cultura del Parlamento de Andaluca debati el proyecto en su
sesin de 4 de octubre, emitiendo el correspondiente informe y ordenando su publicacin (7 de octubre de 2011)27; el informe de la Comisin de Cultura inclua una
serie de modificaciones relacionadas con los artculos 41, 42, 43 y con la propuesta
de inclusin de una disposicin adicional referida a las garantas de la autonoma
parlamentaria.
La Comisin de Cultura28, debati nuevamente el texto en su sesin celebrada
el 11 de octubre y aprob el dictamen que fue enviado al pleno para su debate y
aprobacin en su sesin del mircoles 26 de octubre de 201129, siendo aprobado por
unanimidad.
La nueva Ley fue publicada en el Boletn Oficial de la Junta de Andaluca, BOJA
nm. 286, de 11 de noviembre de 2011, como Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, entrando en vigor
el da 6 de diciembre de 2011.
Para terminar con lo acontecido en esta fase parlamentaria, podemos concluir que
su tramitacin mejor la redaccin y comprensin del texto y no provoc cambios
sustanciales en su contenido, estructura y articulado. Sin embargo, cabe sealar la
modificacin producida a tenor de la garanta del principio de autonoma parlamentaria y como consecuencia del acuerdo de la Mesa de la Diputacin Permanente del
Parlamento, fundamentada en la consideracin del necesario reconocimiento legal del
carcter de archivo histrico en materia parlamentaria para el archivo del Parlamento de
Andaluca, y de la no transferencia, a ningn rgano dependiente de la administracin, de los documentos producidos o recibidos por este.
En este sentido, en concordancia con el prrafo anterior y aplicando los criterios
establecidos por la disciplina archivstica que considera, con carcter general, que
26. Modificacin del apartado IV, prrafo 7 de la exposicin de motivos; apartados 2, 3 y 6 del artculo 43; modificacin del artculo 59; modificacin de la disposicin final segunda; y adicin de dos
disposiciones nuevas referidas la transitoriedad de las funciones de los Archivos Histricos Provinciales
hasta la entrada en funcionamiento de los archivos provinciales intermedios y otra referida a las disposicin que trata de la modificacin de la Ley de Museos y Colecciones Museogrficas de Andaluca..
27. Publicado en el BOPA nm. 759 pp. 13-39, de 10 de octubre de 2011
28. El Dictamen aprobado incorpora, entre otras cuestiones dos novedades de singular importancia:
singulariza el archivo del Parlamento de Andaluca en el apartado a) del artculo 41 y aade la Disposicin Adicional Primera referente a la garanta de la autonoma parlementaria.
29.

BOPA nm. 754, de 3 de octubre de 2011.

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tanto en el caso de las Cortes Generales como en la inmensa mayora de los Parlamento Autonmicos, sus archivos han sido considerados archivos histricos con
plena capacidad normativa sobre sus fondos, el Parlamento de Andaluca introdujo
la modificacin de los artculos 41, 42 y 45, as como la inclusin de una nueva disposicin adicional que, en esencia, vena a reconocer la capacidad competencial y el
principio de autonoma parlamentaria.
As mismo, fueron introducidas nuevas disposiciones finales que modificaban los
artculos 54,60,69,78 y 98 de la Ley 14, de 26 de noviembre de Patrimonio Histrico de Andaluca, as como el artculo 2 de la Ley 8/2007, de 5 de octubre de Museos
y Colecciones Museogrficas de Andaluca.
No podemos concluir sin hacer una breve referencia a lo que consideramos ms
destacado de la Ley que, a nuestro modo de entender, vuelve a situarla como pionera
en la regulacin del objeto, definindolo y conceptualizndolo con caractersticas
propias, como ya lo hiciera la Ley de 1984: los documentos de titularidad pblica,
los archivos del Sistema Archivstico, con las redes que estos forman, y el Patrimonio
Documental de Andaluca, en un contexto territorial, Andaluca, vinculando objeto, espacio y ejercicio de competencias. Por su parte, el objetivo sigue siendo el de
garantizar la tutela de nuestro valioso patrimonio documental, estableciendo entre
sus prioridades el ejercicio de una tutela y proteccin de una manera ms eficiente,
la garanta del acceso al patrimonio de la ciudadana, apoyndonos, cmo no, en las
oportunidades que nos ofrece el mundo digital.
De sus aspectos ms novedosos, podemos sealar:

La nueva concepcin del Patrimonio Documental Andaluz, que queda definido como el conjunto de todos aquellos documentos que, en razn no slo de
su origen y antigedad sino tambin de sus valores culturales, poseen un inters
para la comunidad autnoma y los nuevos instrumentos de control y difusin
que se establecen para ejercer mejor su tutela, el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz (CGPHA), donde con la entrada en vigor de la ley quedan integrados directamente todos los fondos que se custodian en el Archivo
General de Andaluca y en el del Patronato de la Alhambra y el Generalife.

El establecimiento de un nuevo modelo de sistema que pasa a denominarse


Sistema Archivstico de Andaluca, que establece nuevos rganos ejecutivos
y consultivos y en el que quedan integrados todos los archivos de titularidad
pblica cuya competencia no se reserve el Estado y aquellos otros que han
sido singularizados en sus disposiciones adicionales.
La creacin de nuevos archivos, vinculados unos a la aparicin de nuevos entes
instrumentales y otros a la creacin de los Archivos Provinciales Intermedios
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que vendrn a ocupar el espacio de custodia entre los archivos de los rganos
de la Administracin perifrica y los Archivos Histricos Provinciales.
La consolidacin del Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca como herramienta para la gestin integrada de todos los documentos
de su competencia, a partir de un modelo de gestin documental aplicado a
la produccin, custodia, traspaso, acceso y valoracin de los documentos de
titularidad pblica.
La creacin de nuevos instrumentos de control al amparo de la Ley de Patrimonio Histrico de Andaluca, como el Inventario de Bienes Reconocidos
del Patrimonio Documental de Andaluca, en el que se identificarn aquellos
documentos privados de inters para la comunidad autnoma, independientemente de su antigedad, establecindose nuevas medidas para su proteccin que garanticen su adecuada custodia y el establecimiento del proceso de
declaracin de los bienes patrimoniales documentales como un bien ms del
patrimonio histrico.
De esta forma, han quedado regulados en Andaluca los documentos de titularidad pblica, los archivos y el patrimonio documental, como instituciones y bienes al
servicio de la ciudadana, adaptados al marco normativo europeo y estatal, sistematizando el rgimen sancionador y actualizando la cuanta de las multas de acuerdo con
la Ley de Patrimonio Histrico de Andaluca.
Finalmente, no podemos terminar sin hacer alusin a las disposiciones contenidas
en la Ley 7 /2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca que demandan ser abordadas con carcter inmediato, entre
ellas, la elaboracin de normas que la desarrollen y permitan ejecutar su contenido
as como, iniciar las las actuaciones concretas que dimanan directamente de ella,
entre las que podemos citar:
La constitucin de los nuevos rganos colegiados
La creacin de los instrumentos de declaracin de Patrimonio Documental
de Andaluca
La creacin del Registro General de los Sistemas de Informacin que produzcan o custodien documentos digitales.
Abordar la primera fase del Plan de implantacin Archivos Provinciales Intermedios.
Para concluir, podemos escuchar a Machado dicindonos: Todo pasa y todo queda,
pero lo nuestro es pasar, pasar haciendo caminos... que en estas materias an nos queda
casi todo o por andar.
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LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE,


DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE ANDALUCA
EN EL CONTEXTO DE LAS LEYES DE ARCHIVOS
DE SEGUNDA GENERACIN.
Mateo A. Pez Garca

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 81-105

LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS,


ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA EN EL CONTEXTO DE LAS LEYES DE ARCHIVOS DE SEGUNDA GENERACIN.

Mateo A. Pez Garca

Jefe del Dpto. de Archivos


Sv. de Archivos DG de Industrias Creativas y del Libro
Junta de Andaluca
mateoa.paez@juntadeandalucia.es

Para comprender en profundidad lo que de novedoso pueda tener la Ley 7/2011,


de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca (en adelante Ley 7/2011), hay que situarla en un doble contexto: por una parte
es heredera de un corpus normativo en materia de archivos con el que la Comunidad
de Andaluca se dot prcticamente en los inicios de su andadura autonmica en el
Estado de las Autonomas, y en ese sentido hay que reivindicar la, digamos, filiacin
legal de la Ley 7/2011 con respecto a la Ley 3/1984, que inaugur toda una primera
generacin de leyes de archivos. Pero por otra parte, la nueva Ley es tambin hija de
su poca, y no se puede perder de vista que nace plenamente emparentada con lo
que se ha venido a denominar leyes de archivos de segunda generacin, con las que
comparte una serie de rasgos comunes, pero a la vez da un paso ms all. El hecho
de ser, por ahora, la ms reciente de estas leyes la dota de una serie de importantes
novedades con respecto a sus mismas compaeras de generacin. El anlisis pormenorizado que el resto de ponentes va a realizar acerca de los principales apartados del
nuevo texto legislativo encontrar una plena comprensin teniendo en cuenta estas
dos coordenadas que vamos a ver con ms detenimiento.
1. El punto de partida: la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Aunque se ha repetido hasta la saciedad, conviene insistir en el carcter pionero de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (en adelante Ley 3/1984), an a
riesgo incluso de resultar reiterativo: no slo fue la primera ley autonmica sobre la
materia, sino que fue la primera ley sobre archivos en todo nuestro ordenamiento
jurdico estatal.

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Mateo A. Pez Garca

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Cabe resaltar que como objetivo de la Ley destaca en primer lugar, tal como se
expresa en su exposicin de motivos, la finalidad de afianzar la conciencia de la identidad andaluza a travs de la investigacin, difusin y conocimiento de los valores
histricos, culturales y lingsticos del pueblo andaluz, conectando expresamente
esta materia con el objetivo establecido en el art. 12.3.2 del Estatuto de Autonoma
de 1982. Slo en segundo lugar es contemplado el archivo como servicio pblico,
pero desde la perspectiva del derecho ciudadano a la participacin en los bienes culturales. Los archivos se configuran de este modo, como muy bien ha sealado Severiano Fernndez1, como las nicas instituciones garantes del mandato constitucional
de conservacin y difusin del patrimonio documental, consagrando de esta manera
el binomio archivos/patrimonio documental, unido por una misma finalidad de
ndole cultural. Este carcter primario y casi nico de los archivos como instituciones
culturales es uno de los rasgos que va a marcar a toda una primera generacin de leyes
autonmicas de Archivos surgidas bajo la estela de la ley andaluza, muy similares
entre s en conceptos, estructura y espritu2.
Hay que tener en cuenta que no fue una Ley inamovible, y que fue objeto de
reforma en tres ocasiones, y su desarrollo normativo implicara profundos cambios.
La Ley fue reformada en tres ocasiones:
En primer lugar por la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histrico de
Andaluca, que tena por objeto establecer el marco general por el que deba
regirse el Patrimonio Histrico Andaluz, en el que se integraba el Patrimonio
Documental3.
1. FERNNDEZ RAMOS, Severiano (2003) La Ley de Archivos de Andaluca: una experiencia,
Revista Andaluza de Administracin Pblica, nmero extraordinario 2 (2003), pp. 235-269, p.12.
2. Conforman esta primera generacin de leyes autonmicas de archivos las siguientes: Ley 6/1985,
de 26 de abril, de Archivos (Catalua); Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragn; Ley
3/19900, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias; Ley 6/1990, de 11 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Regin de Murcia; Ley 6/1991, de 19 de abril, de
Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y Len; Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid; Ley 4/1994, de 24 de mayo, de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja; Ley 8/1995, de 30 de octubre, del Patrimonio Cultural de Galicia; Ley
1/2001, de 6 de marzo, del Patrimonio Cultural de Asturias. Adems la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histrico Espaol, se vera muy influenciada por la Ley andaluza.
3. La reforma derogaba los artculos 1.3 (definicin de archivo), 9 (configuracin del Sistema Andaluz
de Archivos), 10 (composicin y funciones del Consejo Andaluz de Archivos), 30 (discrecionalidad de los
propietarios de archivos privados para establecer el acceso a los mismos), 36.2 (obligacin de comunicacin
previa a la Consejera de Cultura de la salida fuera del territorio nacional de documentos privados integrantes del Patrimonio Documental Andaluz), 39 (comunicacin a la Consejera de Cultura de cualquier
convenio de reproduccin de bienes del Patrimonio Documental Andaluz, e informe del Consejo Andaluz
de Archivos), 46.1 (autoridades competentes para la imposicin de multas) y 47 (plazo de prescripcin de

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En segundo lugar por la Ley 3/1999, de 28 de abril, de modificacin de la


Ley 3/1984, de 9 de enero, de archivos. Esta modificacin tuvo un carcter
muy peculiar, pues fue alentada por un hecho singular: el conflicto con la
Fundacin Medinaceli por la salida de Andaluca del Archivo Ducal con destino al Hospital de Tavera, en Toledo, para integrar la Seccin Nobleza del
Archivo Histrico Nacional. Para tratar de impedirlo se modificaron los artculos sobre el traslado y transmisin de bienes privados integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, imponiendo un rgimen claramente restrictivo
y desorbitado en el que la mera comunicacin de traslado era sustituida por la
necesidad de una solicitud previa de autorizacin del mismo a la Consejera
de Cultura, incluso para traslados provisionales dentro de un mismo inmueble. Tambin se facultaba a la Administracin a imponer las condiciones que
estimara necesarias para el traslado de cara a garantizar la conservacin de los
bienes. Todo ello constituira una limitacin excesiva y desproporcionada
del derecho de propiedad y de la libertad de circulacin de bienes, tratndose de una clara reaccin poco reflexiva4 al conflicto aludido, que lastrara la
efectividad de la Ley, y sera motivo de un prolongadsimo contencioso5.
Por ltimo, la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, de Patrimonio Histrico
de Andaluca, aunque se trataba de meras mejoras tcnicas de los artculos 4
y 37 de la Ley 3/1984.
El desarrollo reglamentario de la Ley estaba llamado a ser de gran entidad, y a
tener una gran importancia, no slo por la flexibilidad, maniobrabilidad y libertad
de actuacin que da al poder ejecutivo una norma que no ha de ser aprobada por el
legislativo (a lo que alude la manida, pero certera, frase de Romanones al Congreso
de los Diputados: Ustedes hagan la ley, que yo har el reglamento), sino porque su
accidentada tramitacin, si bien prolong enormemente este desarrollo normativo,
tambin permiti aprovecharlo para corregir determinados aspectos y ausencias de
la propia Ley. Como bien apunta Fernndez Ramos6, la importancia fundamental
infracciones) de la Ley 3/1984. Igualmente modificaba la redaccin de los artculos 1, 4 (acomodacin de
los plazos del Patrimonio Documental a la Ley 16/1985), 9, 10, 20, 27, 30 y 39
4. FERNNDEZ RAMOS, Severiano, Ibidem., p. 13. Aunque este mismo autor reconoce la carencia
de efectividad de este rgimen, dada la incapacidad de la Administracin para controlarlo.
5. Contencioso que tendra su punto final con la sentencia definitiva de la Seccin Cuarta de la Sala
Tercera del Tribunal Supremo de 18 de octubre 2010 (STS 5365/2010), que anula la inclusin de los
fondos documentales de la Casa Ducal de Medinaceli en el procedimiento formalizado para integrar la
Casa de Pilatos, el palacio que alberga la sede de la institucin, en el Catlogo General del Patrimonio
Histrico Andaluz. As pues, el pulso lo perda la Administracin Andaluza. El texto de la sentencia se
puede consultar en la web del Tribunal Supremo.
6. FERNNDEZ RAMOS, Severiano, Ibidem., p. 14.

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estribaba en que para la definicin y estructura del Sistema Andaluz de Archivos


(slo esbozado en la Ley) era indispensable ese desarrollo reglamentario. Diez aos
despus de la promulgacin de la Ley, por el Decreto 73/1994, de 29 de marzo, se
aprobaba el Reglamento de Organizacin del Sistema Andaluz de Archivos. Slo dos
meses ms tarde se paralizaba judicialmente su aplicacin por recurso interpuesto
por la Asociacin Andaluza de Archiveros. Aunque finalmente sera un defecto de
forma (el no haberse requerido durante el trmite el informe preceptivo del Consejo
Consultivo de Andaluca) el que provoc su anulacin por sentencia del Tribunal
Superior de Justicia de Andaluca de 21 de noviembre de 1996. No sera hasta seis
aos despus del primer intento a los diecisis, por tanto, de la promulgacin de
la Ley que se emiti el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos.
Aunque tambin sera recurrido por la Asociacin de Archiveros de Andaluca
por considerar que se conculcaban las competencias de las entidades locales de Andaluca, el recurso no prosper y es el actualmente vigente. Los grandes logros de este
Reglamento los podemos resumir en los siguientes puntos:
Dotar de estructura al Sistema Andaluz de Archivos: frente al mero esbozo
con el que apareca en la Ley 3/1984 ni siquiera se defina, el Sistema
queda configurado como una red de centros formada por un conjunto de
rganos y archivos que se integran, a su vez, por razn de su titularidad y
gestin en subsistemas y redes. Como rganos centrales del Sistema, adems de la Consejera de Cultura y de la Comisin Andaluza de Archivos y
Patrimonio Documental y Bibliogrfico, se creaban dos ms, la Comisin
de Coordinacin del Sistema Andaluz de Archivos y la Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos. Reconoca como rganos perifricos las Delegaciones Provinciales de la Consejera de Cultura. Clasificaba
los archivos en cinco subsistemas, en razn de su titularidad (autonmico,
estatal y gestin autonmica, local, de las Universidades Andaluzas y privados
integrados en el Sistema).
Tratar de corregir la gran carencia de la ley que era la falta de articulacin de
las oficinas con los archivos, sobre todo mediante el establecimiento de las
redes de archivos de los servicios centrales y perifricos es la primera vez que
en la normativa archivstica andaluza se habla de los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca, desde los archivos de oficina a
los archivos histricos provinciales.
Establecer una serie de normas claras sobre el funcionamiento de los archivos
y la gestin documental: aunque sin aludir expresamente a este concepto,
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se establecen cules son estas funciones, comenzando por la identificacin


y la valoracin hasta las actividades de difusin, pasando por la seleccin y
eliminacin documental, la conservacin, los ingresos, las transferencias, la
adquisicin, los depsitos, las salidas de documentos, la descripcin archivstica, el acceso a los documentos y archivos, el prstamo y reproduccin de
documentos y la informacin sobre archivos.
Por ltimo, implantar un procedimiento para la eliminacin de documentos
integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, dotndose de un rgano
consultivo, la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, con funciones de valoracin y seleccin de documentos, nico para
todo el Patrimonio Documental Andaluz.
El Reglamento del ao 2000 tuvo otra virtud: en un momento y en una coyuntura donde se hacan evidentes los defectos de la Ley 3/1984, como vamos a ver, y que
estaba poniendo ya a algunas comunidades autnomas en la tesitura de reformar su
respectiva Ley de Archivos o elaborar un nuevo texto, el Reglamento vino a significar
en realidad una reforma de la Ley que la hizo operativa once aos ms. Como reconoce Antonia Heredia, no se produjo sin ms un largo salto de 27 aos de una a otra
Ley, sino que el Reglamento sera un punto de apoyo intermedio para ese salto, y un
punto de apoyo importante7.
2. Luces de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Entre los logros principales de la Ley 3/1984 est el de establecer una serie de conceptos claves que quedaron afianzados en el ordenamiento jurdico, al ser tomados
casi al pie de la letra no slo por esas leyes de archivos de primera generacin a las que
hemos aludido en un comienzo, sino que incluso influiran en una importantsima
ley estatal: la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, a la que
se anticip en un ao. Estos conceptos son bsicamente cuatro: los de configuracin
del Patrimonio Documental Andaluz; las medidas de proteccin de ese mismo Patrimonio, la estructuracin del Sistema Andaluz de Archivos y el rgimen de acceso
a los documentos

7.Pero a este respecto no podemos obviar- porque sera totalmente injusto- que las comparaciones de la
nueva ley y sus aportaciones han de establecer una relacin obligada con el Reglamento del Sistema andaluz de
Archivos del 2000 (Decreto 97/2000 de 6 de marzo, BOJA n 43, 11 abril 2000) que supuso ya la constatacin de un primersimo cambio significativo en el contexto archivstico andaluz, hasta el punto que la nueva
ley es deudora de dicho texto, HEREDIA HERRERA, Antonia Archivstica y legislacin: trminos y
conceptos, de prxima publicacin en Tbula. Agradezco a la autora el acceso a dicho artculo antes de
su publicacin. Sobre la significacin del Reglamento y su elaboracin en la gnesis de la Ley 7/2011,
me remito a la ponencia de Ana Melero Casado en estas mismas jornadas.

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Configuracin del Patrimonio Documental Andaluz


En cuanto a los documentos de titularidad pblica, la pretensin del legislador
fue la de otorgarles la mayor proteccin, integrndolos automticamente en la categora de Patrimonio Documental Andaluz. Si hasta ese momento la entonces vigente
Ley 26/1972, de 21 de junio, sobre defensa del Tesoro Documental y Bibliogrfico
de la Nacin otorgaba la consideracin de tesoro documental slo a fondos existentes en los archivos de la Administracin Central, Local e Institucional, la ley andaluza
la har extensiva a todos los documentos administrativos recogidos o no en archivos,
no slo los de todas las Administraciones, incluyendo la recin creada autonmica,
sino tambin los de corporaciones privadas de Derecho Pblico y los de gestores
privados de servicios pblicos.
En cuanto a los documentos de titularidad privada, se establecan dos categoras
en base al origen y la antigedad: por un lado, los documentos de ms de 50 aos
de antigedad (40 a partir de la reforma que supuso la Ley 1/1991), integrados o
no en archivos, producidos o recibidos en el ejercicio de su funcin por a) entidades
eclesisticas; b) asociaciones polticas y sindicales de Andaluca; c) las fundaciones,
asociaciones culturales y educativas establecidas en Andaluca; y finalmente estableca como residual cualquier otro tipo de asociaciones o sociedades radicadas en Andaluca. Esto era otra novedad con respecto a la citada Ley 26/1972, que declaraba
pertenecientes al Tesoro Documental de la nacin slo los documentos privados de
ms de 100 aos. La Ley 3/1984 tambin otorgaba la consideracin de Patrimonio
Documental Andaluz a todo el resto de documentos producidos por cualesquiera
otras entidades particulares o personas fsicas a los cien aos de antigedad. Por ltimo, se prevea en la Ley la posibilidad de incluir en el Patrimonio Documental Andaluz aquellos documentos privados que no alcanzaran la antigedad establecida, pero
que merecieran su inclusin, mediante declaracin expresa del Consejo de Gobierno,
aunque cabe sealar que nunca se ha hecho uso de esta figura prevista en la Ley.
La declaracin ampliatoria del Patrimonio Documental pblico, y el establecimiento de criterios cronolgicos y de origen para el Patrimonio Documental privado, as como la posibilidad de declaracin expresa para aquellos que no alcancen las
categoras sealadas, fueron aspectos recogidos en toda la legislacin autonmica y
en la Ley 16/1985, del Patrimonio Histrico Espaol, que tambin mimetizaron una
ordenacin conjunta, aunque diferenciada, por un lado del Patrimonio Documental
como parte integrante del Patrimonio Histrico, y por otro de las Archivos como
instituciones ligadas a la conservacin y difusin de dicho patrimonio. Pero si bien
es verdad que este fue uno de los grandes aciertos de la Ley, sera tambin uno de su
grandes lastres, como veremos.

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Medidas de proteccin del Patrimonio Documental Andaluz


El objetivo de estas declaraciones ex lege era el de facultar un despliegue de medidas de proteccin de los documentos que alcanzaban la consideracin de Patrimonio
Documental, en primer lugar mediante la imposicin de una serie de obligaciones
a sus titulares, pero tambin mediante la colaboracin de la Consejera de Cultura
como rgano competente en la conservacin y defensa de este Patrimonio Documental con otros organismos y entidades tanto de carcter pblico como privado,
as como a travs de la concesin de ayudas y crditos especiales. Como no se puede
amparar sin conocer, entre las medidas de proteccin figuraba la confeccin de un
censo de archivos y fondos documentales.
Tanto para el Patrimonio Documental Pblico como para el Privado haba un
nivel de proteccin comn: los titulares de los documentos y archivos constitutivos
del mismo estn obligados a su conservacin y custodia, y se prohiba su eliminacin,
salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que se dispusieran reglamentariamente. Pero a partir de ah, se establecan dos tipos distintos de medidas para cada
uno de estos conjuntos.
En cuanto al Patrimonio Documental Pblico, no poda ser enajenado, ni sometido a traba o embargo, ni adquirirse por prescripcin, lo que equivale a una
declaracin tcita de demanialidad, con la consiguiente prohibicin de su trfico
jurdico. Todas las leyes autonmicas que vinieron despus seguiran esta declaracin
de demanialidad de los documentos pblicos, incluidas las de segunda generacin,
erigindose as en uno de los grandes logros de la Ley. La salida de su sede de los
documentos pblicos haba de ser autorizada por la Consejera de Cultura, a la que
tambin deba de comunicrsele la salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal, y cualquier convenio sobre reproduccin
total o parcial de documentos del Patrimonio Documental contenidos en archivos.
Los bienes del Patrimonio Documental Privado tenan limitado su trfico jurdico al territorio nacional, dentro del cual podan ser trasladados libremente previa
comunicacin a la Consejera de Cultura. Esta situacin cambi radicalmente con la
reforma de la Ley 3/1999, a la que ya nos hemos referido. Otra obligacin que recaa
sobre los titulares de estos bienes era la de de su consultabilidad pblica.
Configuracin del Sistema Andaluz de Archivos
La Teora General de Sistemas fue desarrollada por el bilogo austraco Ludwig
von Bertalanffy hacia 1945, pero su aplicacin enseguida saltara desde el campo de
la biologa al de otras reas del conocimiento humano, en prticular a la de las organizaciones. En esta teora, la organizacin se concibe como una unidad pero formada
por diversas partes o elementos interrelacionados entre s y dependiendo unos de
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otros, que a su vez se interrelacionan con su medio ambiente. Adems, los sistemas
pueden existir dentro de otros sistemas, funcionando como un entramado de sistemas y subsistemas. Todo ello provoc una profunda revisin de los criterios y las
tcnicas de gerencia de las organizaciones, que en definitiva constituan un conjunto
de elementos, dinmicamente relacionados formando un todo o complejo unitario,
que llevan a cabo actividades para alcanzar un objetivo, operando sobre conjuntos
de otros elementos.
El legislador sigui esta tcnica de sistemas en las organizaciones, muy en boga en
los aos 70 y que an hoy sigue siendo un modelo plenamente vigente, en la redaccin de la Ley 3/1984, de manera que una serie de rganos (el Servicio de Archivos
como rgano ejecutivo de planificacin y coordinacin y el Consejo Andaluz de Archivos como rgano consultivo y asesor) y de archivos, tanto de uso pblico como los
privados que se integren, configuran un sistema para la consecucin del fin comn
de la organizacin y servicio de los archivos andaluces, as como la conservacin,
acrecentamiento, difusin y puesta en acceso del Patrimonio Documental Andaluz.
Este era todo el dibujo del Sistema que hara le Ley 3/1984, y que experimentara
importante modificaciones posteriores, sobre todo en cuanto a su organizacin consultiva. En efecto, por la Ley 1/1991 se sustitua el Consejo Andaluz de Archivos
por la Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico,
y el Reglamento aprobado por el Decreto 97/200 introducira dos nuevos rganos
consultivos no contemplados en la Ley: la Comisin de Coordinacin del Sistema
Andaluz de Archivos y la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. En realidad, el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos introducira
cambios mucho ms significativos, pues si la ley 3/1984 estructuraba el Sistema en
torno a la nocin de archivos de uso pblico, el Reglamento lo articulara en torno
a la nocin de archivos integrados en el sistema, configurando una serie de subsistemas en razn de su titularidad, no de su uso: Archivos de Titularidad Autonmica,
Archivos de Titularidad Estatal y Gestin Autonmica, Archivos de Titularidad Local, Archivos de Titularidad de las Universidades Andaluzas y Archivos de Titularidad Privada Integrados en el Sistema.
Todos los archivos que conforman el Sistema estn sujetos a una serie de deberes
de conservacin, custodia, organizacin y difusin de los fondos documentales, que
se traducen en exigencias para los edificios, instalaciones y equipamientos, para el
personal a cargo de los archivos y con la coordinacin tcnica de la Consejera de
Cultura. Como contrapartida a estas obligaciones, los archivos integrados en el Sistema gozaran de determinados beneficios, como asistencia tcnica, ayudas y subvenciones. Esta articulacin de un Sistema coherente de Archivos, constituido por todos
los archivos de uso pblico de competencia autonmica, independientemente de su
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titularidad, sera otro de los elementos que pasaran a configurar toda la legislacin
archivstica de nuestro pas.
El acceso a los documentos
La Ley 3/1984 estableca la consulta pblica universal de los documentos a los 30
aos de finalizacin de su trmite o vigencia administrativa, con algunas salvedades:
que implicar riesgo para la defensa y seguridad del Estado o que pudiera afectar a
los intereses vitales de Andaluca. En el caso de que la informacin afectara a la seguridad, honor o intimidad de las personas fsicas, se requerir consentimiento expreso
de los afectados, 25 aos desde el fallecimiento o 50 de la fecha de los documentos.
La fijacin de unos plazos ciertos para el ejercicio del derecho de acceso a los documentos es otro de los grandes logros de la Ley, pero este derecho se contemplaba
exclusivamente desde la perspectiva de los investigadores, es decir, con un enfoque
cultural, y no administrativo como un derecho ciudadano de control de la Administracin y como garanta de transparencia de la misma.
3. Sombras de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Una Ley pionera tiene la facultad de abrir camino y afianzar conceptos, pero tambin se resiente antes que otras que pueden haberse elaborado con una mayor perspectiva. En el entorno del ao 2000 se pondran por escrito dos importantes reflexiones en
torno a esta Ley y a la normativa autonmica andaluza de archivos y sobre todo a sus
carencias, desde dos enfoques diversos pero complementarios entre s.
Por un lado, Esther Cruces Blanco hizo desde la archivstica una aportacin al debate Andaluca Nuevo Siglo, impulsado institucionalmente para analizar la situacin
de la Comunidad y sus perspectivas de futuro en todos los mbitos8. Esther Cruces
comenzaba resaltando el papel fundamental que los archivos y los documentos juegan
en los sistemas democrticos, porque, ante todo y en primer lugar son la esencia del
trabajo administrativo, soportando la actuacin eficaz de la administracin mediante
la aplicacin de tcnicas de gestin documental durante la gestin administrativa,
siendo en segundo lugar garanta de los derechos y libertades que los documentos
testimonian asegurando su conservacin, organizacin y servicio, y como custodios
de una informacin veraz son recursos bsicos para el desarrollo de derechos y libertades relacionados con la informacin, la transparencia, la comunicacin y la intimidad. Sin negar el valor de los archivos y documentos como instrumentos bsicos
de las necesidades culturales y cientficas de la ciudadana mbito en el que no
8. El artculo de Esther Cruces se publicara entre las aportaciones al mencionado foro, en el volumen
Andaluca en el nuevo siglo editado por la Consejera de Presidencia, as como en CRUCES BLANCO,
Esther, Archivos y documentos para el siglo XXI, PH: Boletn del Instituto Andaluz del Patrimonio
Histrico, n 27 (1999), pgs. 200-203.

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dejaban de ser reductos residuales, abogaba por una nueva orientacin que pasaba
por considerar los archivos fuera del mbito meramente cultural, nueva orientacin
que debera quedar sancionada separando a los archivos de la estructura organizativa
del patrimonio histrico, donde su dimensin jurdico-administrativa queda diluida
o simplemente no tiene cabida, y ubicarlos en una unidad poltica relacionada con
la organizacin administrativa. Los archivos y documentos, en cualquier caso, han de
estar contemplados como un asunto transversal, de carcter horizontal, que afecta a toda
la estructura y organizacin de la Administracin Autonmica. Para ello, la normativa
sobre archivos cumpla un papel fundamental, pero si la normativa existente no es
vlida [] debera ser modificada9.
Por otra parte, desde el mbito del Derecho Administrativo, Severiano Fernndez
Ramos aportara a las Jornadas de Conmemoracin del XX Aniversario del Estatuto de
Autonoma para Andaluca, organizadas por la Revista Andaluza de Administracin Pblica en enero de 2002, un profundo anlisis que viene siendo citado ampliamente en
estas pginas10. El profesor enumera as algunas de las principales lagunas de la Ley:
En cuanto a la configuracin del Patrimonio Documental Andaluz, su excesiva extensin limitaba la capacidad de la Administracin para intervenir y
controlar el mismo, agravando ello el hecho de que no se prevea en la Ley
la capacidad inspectora de la Administracin. Por otro lado, la consideracin
de los Archivos exclusivamente como instituciones ligadas a la conservacin
y difusin de dicho patrimonio uno de los planteamientos fundacionales
de la Ley choc inmediatamente con la realidad que los configuraba como
recursos imprescindibles del funcionamiento administrativo.
En cuanto a las medidas de proteccin del Patrimonio Documental Andaluz, no se determinaban de forma precisa los deberes de los titulares sobre
todo el que deba ser el primer deber: la comunicacin de su existencia a la
Administracin competente, ni se contemplaba la posibilidad de depsitos voluntarios de bienes del Patrimonio Documental Andaluz en archivos
pblicos. Tambin se omiti incluir entre los deberes el de colaboracin
con la funcin inspectora con objeto de comprobar la situacin o estado
de los bienes. Es ms, ni siquiera prever esa funcin inspectora. Pero sobre
todo se resentira por la reforma por la Ley 3/1999 y su rgimen extraordinariamente restrictivo para el traslado y transmisin de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz, que provocara una
de las disfunciones ms importantes de la Ley al aplicar este rgimen por
9. Ibidem, p. 202.
10. FERNNDEZ RAMOS, Severiano, op. cit..

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igual a todos esos documentos, ya se tratara del Archivo de Medinaceli o de


las cartas de nuestro bisabuelo, lo que era todo un contrasentido.
En lo que respecta al Sistema Andaluz de Archivos, la estructura consultiva
se mostr inadecuada, y de ah los vaivenes que se produjeron y que hemos
reseado, existiendo un solapamiento de funciones y de composicin entre
los distintos rganos, ninguno de los cuales tena atribuidas funciones en
materia de acceso a los documentos. Pero sobre todo, el principal problema
prctico del funcionamiento del sistema era la necesaria interconexin entre
los archivos y las unidades administrativas productoras de los documentos,
porque no era ese el espritu de la Ley, volcado en exceso hacia la vertiente
cultural de los archivos. No obstante, el Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos tratara de corregir este desequilibrio, al igual que la total ausencia
en la Ley de la red de archivos de la Administracin perifrica.
Finalmente, en cuanto al acceso, el principal problema prctico que se puso de
manifiesto fue el determinar los criterios que regan el acceso a los documentos
antes de su liberalizacin a los treinta aos. En este sentido, la promulgacin de
la Ley 30/1992 y la regulacin general del derecho al acceso a registros y archivos administrativos de su artculo 37, supusieron un autntico tiro de gracia al
rgimen de acceso de la Ley 3/1984, que careca ya de sentido.
Aparte de otra serie de cuestiones que pudieran considerarse secundarias (incumplimientos y tardanzas en la confeccin del Censo de Archivos y Fondos Documentales, instrumento ordenado por la propia Ley; el tardo funcionamiento de instituciones claves del Sistema, como la Comisin Calificadora, que no se constituira
hasta el ao 2002; o la escasa dotacin de medios materiales y humanos), lo que
para el profesor Fernndez Ramos vena a ser el principal problema era la escasa vigencia de los criterios culturalistas como planteamientos de fondo adoptados por el
legislador de 1984, debindose producir un vuelco hacia criterios administrativistas
manifestado visiblemente en un cambio de adscripcin departamental que exigan
abordar una reforma en profundidad de la Ley o su directa sustitucin11.
Es decir, hacia el cambio de siglo dos voces de las ms autorizadas en sus respectivos mbitos, abogaban por una reforma normativa en profundidad, por la promulgacin de una nueva ley de archivos. Una necesidad que no slo se haba manifestado
en Andaluca, sino en todas aquellas comunidades autnomas que haban tomado
como modelo la norma andaluza. Catalua fue la primera en dar el paso al frente
y en el ao 2001 se dot de una nueva Ley de Archivos, inaugurando una nueva

11. FERNNDEZ RAMOS, Severiano, op. cit., p. 40.

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generacin de normas autonmicas con esta nueva orientacin. Pero, qu haba


ocurrido? qu cambios se haban producido?
4. Un nuevo contexto.
No se debe perder de vista un dato fundamental: la Ley 3/1984 se promulga
apenas ao y medio despus de la constitucin del rgimen autonmico andaluz. El
desarrollo del Estado de las Autonomas, con una asuncin cada vez mayor de competencias por parte de las Comunidades Autnomas, dispar la evolucin institucional de la Junta de Andaluca, una Administracin mastodntica que el legislador
de 1984 no pudo prever, y que conllevaba aparejada una produccin documental
al mismo nivel pantagrulico. Este desarrollo convirti de manera imprevista a los
archivos en elementos clave de la gestin de estas instituciones, incluso por meras
cuestiones de acumulacin fsica de documentos.
Pero no se trataba slo de una cuestin de tamao, sino de orientacin, de sentido:
la Administracin de comienzos de los aos ochenta, aunque plenamente democrtica, no dejaba de conservar ciertos tics digamos paternalistas, cuando no veladamente
autoritarios: venamos de donde venamos. Y los propios ciudadanos aletargados
en su larga condicin de administrados durante el franquismo carecan de una
cultura democrtica que slo se ha ido afianzando a lo largo del tiempo, y que slo
con el transcurso de los aos se ha ido manifestando en un grado de exigencia democrtica a la Administracin cada vez mayor, que se ha de tornar transparente en
su ejercicio y que ha de rendir cuentas a la sociedad. En esta nueva orientacin, los
archivos administrativos se han desvelado como un elemento primordial de garanta
democrtica. Por lo tanto, ha habido un avance no slo en tamao, sino tambin en
calidad de los servicios y procedimientos de la Administracin.
Uno de los aspectos en los que ms se ha notado el avance ha sido en el de las infraestructuras archivsticas. En el caso de los archivos histricos provinciales, cuando en 1984 se transfiere su gestin a la Comunidad Autnoma, an quedaban por
crearse los de Sevilla (que lo hara en 1987) y Granada (en 1994); otro tanto ocurre
con sus sedes: Cdiz y Crdoba inauguran edificio en 1984, en 1989 Jan, en 1990
Almera, en 1991 Sevilla, en 1996 Huelva y en 1999 Mlaga (Granada an est en
ubicacin provisional y Huelva cuenta con un nuevo proyecto elaborado, aunque su
construccin se ha paralizado). Otro tanto cabe decir de los archivos municipales, de
orgenes en muchos casos medievales, cuya vida e historia lo est indisolublemente
ligada a la de cada entidad local, y que a partir de los aos 80 y 90 se ubican en
remozados edificios representativos dotados de las mejores instalaciones. Aunque es
cierto que todava queda mucho camino por recorrer y hay an muchas carencias
en equipamientos, especialmente en el caso de los archivos de pequeas localidades,
no se puede negar que la situacin en los aos 80 y en la actualidad es radicalmente
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distinta. Y qu decir de la propia Administracin Autonmica, que crea en 1987 el


Archivo General de Andaluca12 como referente de todo el subsistema autonmico,
y dos aos ms tarde los archivos centrales de Consejeras, Organismos Autnomos
y Empresas Pblicas13. En la actualidad, son 146 los archivos de titularidad autonmica que figuran en el Censo de Archivos de Andaluca.
Los medios humanos tambin ha crecido en nmero y en calidad, y los archivos
se han dotado de su propio personal tcnico especializado. Baste citar la creacin por
la Junta de Andaluca de sus propios cuerpos Superior Facultativo y de Ayudantes de
Archivos, en diversas convocatorias desde 1990.
Pero en estos aos ha tenido lugar, adems, un hecho de extraordinaria transcendencia y repercusin en todos los aspectos de la vida cotidiana: el desarrollo de las
tecnologas de la informacin y comunicacin. A ello no ha escapado ni el mbito
de la Administracin ni el mbito de los archivos, y no slo desde un punto de vista
instrumental, en cuanto que herramientas que han revolucionado la propia gestin
administrativa y documental y el modo en que los ciudadanos se relacionan con la
Administracin y acceden a los servicios que presta; sino, principalmente, porque
la aparicin de documentos en nuevos soportes, particularmente electrnicos, ha
desafiado a la archivstica tradicional, que tiene que ofrecer soluciones a muy diversos retos, planteadas sobre todo por la necesidad de garantizar la perdurabilidad
del documento y de sus elementos de validacin por encima de los sistemas que los
generan, los soportes que los contienen y la obsolescencia de hardware y software que
los soporta.
Otro aspecto que incidi en determinados puntos de dicha norma, y en concreto
en la cuestin del acceso, fue el nuevo marco legislativo espaol y europeo14. La
12. Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, de creacin del Archivo General de Andaluca.
13. Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, de creacin de los Archivos Centrales de Consejeras,
Organismos Autnomos y Empresas Pblicas de la Junta de Andaluca.
14. Para una referencia ms completa al marco legal en relacin con el acceso a los documentos y a
la informacin, remito a la exposicin que realiza Esther Cruces en el marco de estas mismas Jornadas. Pero hay que citar ineludiblemente las siguientes normas: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn; Recomendacin Rec(2002), del Consejo de Ministros a los Estados miembros sobre acceso a documentos
oficiales; Convenio del Consejo de Europa sobre el acceso a los documentos pblicos (2009); Directiva
2003/4/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2003, relativa al acceo del pblico
a la informacin medioambiental; Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de
acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente
(incorpora las Directivas 2003/4/CE y 2003/35/CE); Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Proteccin de Datos de Carcter Personal; Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los
ciudadanos a los Servicios Pblicos.

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firma del Acta de Adhesin de Espaa a las Comunidades Europeas tiene lugar el 12
de junio de 1985, ms de un ao despus de la entrada en vigor de la ley andaluza.
La importancia de este hecho para los archivos radicara no slo en que la gestin de
todos los proyectos, fondos y subvenciones con que se contribuye al desarrollo de las
polticas propias de la Unin Europea implicaba nuevos procedimientos y por tanto
nuevos documentos y nuevos retos para la gestin documental, sino sobre todo porque en muchas cuestiones, como en el acceso a los documentos y la transparencia de
la informacin pblica, dota a los pases miembros de un marco legal comn. Ya la
promulgacin de la decisiva Ley 30/1992 supuso la aprobacin de un nuevo rgimen
de acceso a registros y archivos administrativos de carcter normativo bsico que dejaba sin sentido el rgimen de acceso previsto en la Ley 30/1992. Toda la normativa
posterior no hara sino redundar en la obsolescencia de este rgimen de acceso y en
la necesaria orientacin administrativa de los archivos.
Pero, adems de otros importantes cambios sociales operados en estos aos, hay
que considerar la importancia decisiva que tuvo la evolucin de la archivstica
como disciplina. Si en los aos ochenta la archivstica careca de un corpus normativo tcnico del que haca muchos aos se haban dotado otras disciplinas afines,
en particular la biblioteconoma, a partir de los aos noventa tendra lugar una autntica explosin en este sentido. En el ao 1994 aparece la primera edicin de la
ISAD (G), inaugurando as toda la familia de normas de descripcin archivstica que
continuara con la ISAAR (CPF) (1996), ISDF (2007) y la ISDIAH (2008), y la
adaptacin de dichas normas a mbitos nacionales y autonmicos, desde el Manual
de Descripcin Multinivel impulsado por la Junta de Castilla y Len, que vera su
presentacin en el Congreso Internacional de Archivos de Sevilla en el ao 2000,
hasta la NOGADA gallega del ao 201015. Estas normas tiene su complemento
en las normas de codificacin de datos para su intercambio o comunicacin: EAD,
EAC, MARC21, Dublin Core, etc.
Ahora bien, si estas normas se quedaban en el quehacer de la archivstica tradicional,
ms importantes para el cambio operado seran las normas de gestin de documentos y
15. Manual de descripcin multinivel. Propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin archivstica, Junta de Castilla y Len, 2000. [2 edicin revisada, 2006]. Esta ltima edicin tiene
carcter de norma tcnica para todos los archivos dependientes de la Junta de Castilla y Len. Para informacin sobre el proyecto de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (NEDA) auspiciado por el
Ministerio de Cultura, y el acceso a todos los documentos emanados de su Comisin, ver http://www.
mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Presentacion.html. Norma de descripcin Archivstica de Catalua
(NODAC) 2007, Catalua, Subdirecci General dArxius.
Norma Gallega de Descripcin Archivstica (NOGADA), Xunta de Galicia, 2010. De todas las normas
citadas es posible encontrar edicin electrnica con una mera consulta a un motor de bsqueda, por lo
que evito incorporar enlaces o direcciones web que pueden dejar de ser operativas.

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las de requisitos para los sistemas de gestin de documentos. La Norma ISO 15489-1
(2001)16 nace de la necesidad de la normalizacin de las polticas y los procedimientos de
la gestin de documentos de archivo asegura la adecuada atencin y proteccin de los mismos, y permite que la evidencia y la informacin que contienen puedan ser recuperadas ms
eficiente y eficazmente usando prcticas y procedimientos normalizados, es decir, de una
orientacin decididamente administrativa y organizativa de los documentos dentro de
todas las instituciones, tanto pblicas como privadas.
La problemtica que presentan los documentos de archivos electrnicos encuentra ese ao mismo ao 2001 su primera gran referencia, como fruto de los trabajos
del DLM Forum, la especificacin MoReq: Model Requeriments for the Management of
Electronic Records17. No nos corresponde en este lugar hacer una enumeracin y anlisis exhaustivo de estas normas. Baste decir que desde los aos 90 hasta la actualidad
ha surgido todo un nuevo corpus de normas tcnicas que orientan decididamente a
la disciplina archivstica en una nueva direccin.
A comienzos de los aos ochenta ni siquiera se vislumbraban los cambios vertiginosos que, en todos los aspectos, en todos los mbitos, se concentraran en torno a
los aos 90, y que por tanto no podan ser objeto de regulacin legal, pero que hacia
el ao 2000 se solicitaban a gritos.
5. Las leyes de archivos de segunda generacin.
Como ya hemos dicho, la Comunidad autnoma de Catalua fue la primera que
abri la espita a una segunda generacin de leyes de archivos con una nueva orientacin muy distinta a la de la norma andaluza de 1984. Si sta fue el modelo normativo
de la primera generacin de leyes de archivos autonmicas, toda una serie de comunidades autnomas que no haban legislado sobre la materia, tomaron la norma catalana de 2001 como modelo, en lugar de hacerlo con la norma andaluza18. Aunque
16. ISO 15489-1 Information and Documentation: Records Management: Part 1. General. Fue adaptada en Espaa como Norma UNE en el ao 2005: UNE-ISO 15489-1: 2005. Informacin y documentacin: Gestin de documentos: Parte 1. Generalidades. Se complementa con el informe tcnico ISO-TR
15489-2. Information and Documentation: Records Management. Part. 2. Guidelines (2001). Para una
primera aproximacin sobre su elaboracin y alcance, vid. LLAMS SANJUAN, Joaquim, La Norma
UNE-ISO 15489-1 y 2. Anlisis y contenido. Aplicacin de la Norma, Arch-e. Revista Andaluza de
Archivos, n 1 (mayo 2009), pp. 1-17.
17. Publicada en Bruselas en 2001. Sera traducida al espaol: Modelo de requisitos para la gestin de
documentos electrnicos de archivo, Comisin Europea-Ministerio de Cultura, 2004. Sera publicada una
nueva versin muy revisada en 2008: MoReq2, revisada de nuevo en 2010.
18. - Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos, y Documentos.
- Ley 3/2002, de 28 de junio, de Archivos de Cantabria.
- Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha.
- Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos (Comunidad Valenciana).

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de una manera muy distinta, pues ya no se puede hablar de una imitacin mimtica
de la estructura y el enfoque de las leyes de segunda generacin sobre la norma catalana, sino que ms bien todas las leyes se tornan muy distintas entre s, en estructura,
en extensin, en orientacin, de manera que lo difcil es encontrar denominadores
comunes. An as es posible enumerar 8 rasgos caractersticos de estas leyes, a pesar,
repetimos, del marcado carcter especfico e individual de cada una de ellas.
1. Preeminencia de la funcin administrativa sobre la funcin cultural.
Tanto es as, que en la norma catalana, as como en la de Castilla-La Mancha
y en la de la Comunidad Valenciana, no se recoge regulacin alguna sobre
el patrimonio documental, sino que se remiten a la normativa especfica sobre patrimonio histrico. En el resto de leyes s se incluye la regulacin del
patrimonio documental, pero las disposiciones sobre documentos, archivos
y gestin documental ocupan una extensin mucho mayor en el texto legislativo, al contrario de lo que ocurra en las normas de primera generacin.
Adems, queda as asentado en las propias exposiciones de motivos que abren
programticamente cada texto. Por ejemplo, la catalana insiste en que en
este perodo las Administraciones Pblicas han adquirido conciencia plena de la
importancia de la gestin documental y de la correcta organizacin de los archivos
como elemento clave de la gestin administrativa, de los servicios que prestan a
los ciudadanos y de la conservacin y la utilizacin social del patrimonio documental. [] La Ley considera que para las Administraciones Pblicas la gestin
correcta de los documentos es esencial, por cuanto se refiere a la seguridad jurdica
y a la actuacin eficaz y transparente y con apertura a la participacin ciudadana. En la ley castellano-manchega se fundamenta la finalidad de los archivos
en tres principios recogidos en la Constitucin de 1978: el de eficacia de las
Administraciones Pblicas, el derecho de acceso a archivos y registros administrativos y la conservacin del patrimonio documental pblico, y reconoce
que el papel de los archivos en la gestin administrativa es imprescindible para
dotar a las Administraciones Pblicas de un instrumento que facilite las decisiones de sus rganos y, de esta forma, mejorar el servicio que prestan. Los archivos
justifican las actuaciones y actividades de los organismos, testimonian los derechos
y deberes de las instituciones y de la ciudadana, garantizan la transparencia y
legalidad de las actuaciones de las administraciones pblicas en el ejercicio de sus
competencias y apoyan las medidas necesarias para la simplificacin y racionalizacin de los procedimientos administrativos. En trminos similares se expresa
- Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.
- Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos (Navarra).
- Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura.
- Borrador del Anteproyecto de Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Galicia (2008).

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la ley valenciana: la sociedad en general exige unos archivos al servicio de todos


los ciudadanos, ya que en ellos se conservan documentos que afectan a los intereses
y derechos personales, los cuales difcilmente se pueden garantizar si no se conservan los documentos originales. Por ello, la Ley de Archivos es una muestra del
inters de la administracin pblica valenciana por la gestin documental y la
organizacin de los archivos como elemento clave de la gestin administrativa y de
los servicios que prestan a los ciudadanos. La ley Navarra enlaza la necesidad de
gestionar adecuadamente la documentacin actual con la bsqueda de nuevas
soluciones para la custodia, uso y difusin de los documentos que afronten
la creciente produccin documental de las Administraciones Pblicas: La
apuesta por ofrecer un servicio de calidad, transparente y eficaz para los ciudadanos, requiere la implantacin de nuevas tcnicas archivsticas que permitan la
recuperacin de documentos de forma eficiente y rentable. Asimismo, los avances
tecnolgicos y la aplicacin de criterios democrticos en el acceso a la informacin,
convierten a los archivos en un elemento clave de la gestin administrativa.
Igualmente, la comunidad extremea proclama que La presente Ley surge con
tres objetivos, coincidentes con tres principios constitucionales bsicos: impulsar
la eficacia de las administraciones pblicas; favorecer el derecho de acceso de las
personas a los archivos y registros administrativos; salvaguardar el patrimonio
documental; as pues, el primer lugar, de una manera lgica, pero tambin
jerrquica, lo acapara el principio de eficacia en la gestin administrativa,
por lo que la Ley contempla los archivos como una parte activa de las administraciones pblicas, incardinndolos en la gestin administrativa con el objeto de
facilitar las actuaciones de sus rganos y, de esta forma, simplificar, racionalizar y
mejorar la calidad de los servicios.
2. Consideracin de la gestin documental como pilar fundamental de la
gestin administrativa. Es un aspecto concatenado con el anterior: lo primero que centra la atencin del legislador es el documento y su gestin.
Aunque slo dos de las leyes, la catalana y la foral de Navarra, incluyen en el
propio ttulo de la Ley el trmino documentos y en segundo lugar tras el de
archivos, es cierto que la gestin documental ocupa un lugar destacado en
estas normas de dos formas: en primer lugar mediante disposiciones dispersas
por el articulado como en la ley catalana acerca de la gestin y evaluacin de
los documentos pblicos (arts. 8 y 9) o las funciones del Archivo Nacional
de Catalua (art. 27), los archivos centrales administrativos (art. 28) o los
archivos comarcales (art. 30); o como en la ley balear la gestin y evaluacin
de los documentos pblicos (arts. 12 y 13), el expurgo (art. 23) o el tratamiento archivstico de la documentacin (art.28). Y en segundo lugar de
forma resaltada e individualizada en la estructura de la Ley: en la ley foral
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Navarra ocupa el Captulo IV (Organizacin y tratamiento archivstico)


dentro de su Ttulo III; de manera anloga, en la ley extremea, dentro del
Ttulo II dedicado al Sistema Archivstico de Extremadura, el Captulo IV
se ocupa De la gestin de documentos de los Centros del Sistema; en la
Ley castellano-manchega asciende de nivel y se dedica especficamente un
ttulo a los procedimientos especiales que afectan a los archivos del sistema,
particularmente las transferencias y la eliminacin de documentos (arts. 45
a 49); y lo mismo ocurre en la ley valenciana, que le dedica otro Ttulo ms
explcito (De los documentos y la gestin documental). De todos modos,
no queda claro en todos los textos legales la diferencia conceptual entre la
gestin documental y el tratamiento archivstico de los documentos, siendo
objeto de regulacin indiferenciada el tratamiento archivstico de los fondos
documentales, la organizacin de los documentos, su identificacin, descripcin y valoracin, su transferencia segn el ciclo vital y su eliminacin o
conservacin permanente.
3. El acceso a los documentos y su informacin como cuestin esencial. En
la nueva orientacin administrativa de las normas archivsticas, el acceso se
erige en pilar fundamental como garanta democrtica para los ciudadanos,
y hay algunos rasgos que dan cuenta de esta importancia. En primer lugar,
se declara expresa y solemnemente as en las exposiciones de motivos, que se
remiten al mandato constitucional que recoge el artculo 105.b). Sirva como
ejemplo la Ley de Castilla-La Mancha: El derecho de acceso a la informacin es
el segundo principio constitucional recogido en el texto legal. Se trata del reconocimiento expreso por la Administracin Pblica de que todas las personas tienen
derecho a conocer de manera clara y fehaciente las actuaciones que directamente
les ataen o interesan. Directamente relacionado con el principio de transparencia del sector pblico, el acceso a la informacin generada por las instituciones
en el ejercicio de sus competencias se considera un derecho fundamental en una
sociedad democrtica, pues su ejercicio favorece la participacin ciudadana y fortalece los principios de seguridad jurdica y publicidad en la gestin de los asuntos
pblicos. En segundo lugar, en todas ellas se resalta dentro de la estructura
de la ley ocupando un captulo especfico (Cantabria, Castilla-La Mancha,
Valencia, Baleares, Navarra y Extremadura) o incluso todo un Ttulo (Catalua). En todas se reconoce el derecho de acceso universal, aunque hay
una remisin general a la normativa especfica (variadsima y confusa) y a
las excepciones y salvedades contenidas en ella. Por ltimo, en la mayora
se constituye un rgano propio con funciones sobre el acceso, bien a ciertos
archivos del sistema, bien a los documentos pblicos, bien a todos los documentos, incluidos los privados. Este rgano tambin establece criterios sobre
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la aplicacin de la normativa de acceso y, en algunos casos, dirime los posibles


conflictos que se puedan presentar en esta materia, en coincidencia o no con
las comisiones calificadoras19.
4. Reconocimiento de las nuevas tecnologas y presencia del documento
electrnico. Las leyes de segunda generacin tratan de no perder el tren de
las nuevas tecnologas, aunque con mayor o menor fortuna. En todas ellas se
reconoce el desarrollo constante y progresivo de las tecnologas de la informacin
y la comunicacin (TIC), que han tenido y seguirn teniendo su influencia en la
gestin documental y de los archivos, como expresamente dice la ley de Catalua en su exposicin de motivos. En la mayora de ellas20 hay una disposicin
expresa de promocin del uso de las nuevas tecnologas para garantizar que
el tratamiento de la documentacin, en todos sus aspectos de gestin documental,
preservacin y difusin de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al
alcance de los usuarios, como dice la misma ley en su art. 5. Y tambin en la

19. Bien es cierto que la Ley valenciana no atribuye tales funciones a ningn rgano concreto, y la
cntabra hace una mera atribucin a los rganos competentes en cada caso (art. 21) de garantizar el derecho de acceso. Pero la Ley catalana atribuye a la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin
Documental las siguientes funciones en cuanto al acceso a la documentacin (art. 19.2.a)): Primera.Promover el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de las personas y las Entidades Pblicas y privadas. Segunda.- Emitir informe sobre las reclamaciones de las personas y de las Entidades Pblicas y privadas
que consideren vulnerado su derecho de acceso a los documentos. Tercera.- Las que establece el artculo 34.4
en relacin a los documentos pblicos, es decir, establecer criterios sobre la aplicacin de la normativa que
rige el acceso a los documentos pblicos. Al resolver las solicitudes de evaluacin de los documentos pblicos,
la Comisin debe hacer constar el rgimen aplicable al acceso a los documentos que hayan de conservarse.
En Castilla-La Mancha es la Comisin de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de
Comunidades el rgano de asesoramiento responsable de establecer los criterios de acceso a los documentos
en el subsistema de archivos de los rganos de gobierno y Administracin de la Junta de Comunidades de
Castilla-La Mancha, con las siguientes funciones: a) Asesorar para establecer el rgimen de transferencias
de documentos entre las distintas fases de los archivos. B) Asesorar en la definicin de los criterios de acceso de
los ciudadanos a la informacin contenida en los archivos. C) Informar de los recursos administrativos que
se interpongan contra las resoluciones relativas a las solicitudes de acceso a los documentos administrativos;
tambin se prev para el resto de subsistemas la capacidad de articular la intervencin, con idntico alcance, de un rgano similar a la mencionada Comisin (art. 36.3). La Ley balear atribuye funciones de
acceso a la Comisin Tcnica Interinsular de Archivos (art. 31.4.a)) y a las Comisiones Tcnicas Insulares de Archivos en cada una de las islas (art. 43.3.a) y b)). En la Navarra es la Comisin de Evaluacin
Documental la que establece con arreglo a la valoracin documental y a la legislacin vigente las condiciones y plazos de acceso a los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra (art. 10.2.b)). Y
en Extremadura la Comisin de Valoracin de Documentos de la Junta de Extremadura slo establece
criterios de acceso de las series documentales generadas por la Junta de Extremadura (art. 44).
20. Catalua, art. 5; Valencia, art. 6; Baleares, art. 1.4.; Navarra, art. 6. y 8.1.b).; Extremadura, art. 25.2.

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mayora se reconoce la presencia y el nuevo desafo que supone el documento


electrnico, aunque con muy diverso alcance21.
5. Transversalidad. Aunque es cierto que ninguna de las leyes aluden en sus exposiciones de motivos de una manera expresa a la cuestin, no es menos cierto
que al legislar no slo sobre patrimonio documental, sino de un modo especial
sobre documentos, sobre gestin documental, sobre archivos administrativos
y sobre nuevas tecnologas aplicadas a los documentos, resulta claro que, en
mayor o menor grado, estas normas dejan de tener un carcter sectorial patrimonialista y adquieren un carcter transversal que recorre horizontalmente
toda la estructura administrativa. No otro es el sentido de lo que hemos analizado en el primer punto sobre la centralidad de la funcin administrativa de
los archivos. Esta horizontalidad tambin se plasma en la incorporacin a los
rganos consultivos de representantes del mbito administrativista, jurdico,
econmico es decir, de todos aquellos aspectos centrados en las secretaras
generales tcnicas u rganos horizontales homologados. En el caso particular
de la ley valenciana sucede tambin a la inversa: atribuye expresamente las
competencias relativas a la aplicacin de nuevas tecnologas de la comunicacin y la informacin en la gestin documental de las administraciones
pblicas y los archivos al rgano de la Generalitat competente en materia de
nuevas tecnologas22.
21. Es la ley valenciana la que regula con mayor profundidad esta cuestin. En su artculo 6, que
habla de la promocin de las nuevas tecnologas, establece: 1. La Generalitat y el resto de las Administraciones promovern el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en el tratamiento de la
documentacin, en todos los aspectos de la gestin documental y difusin de los documentos. 2. El tratamiento,
conservacin y difusin de los documentos autenticados mediante certificacin electrnica requerirn de reglamentacin especfica adecuada a las caractersticas especiales de dichos documentos, de forma que puedan
incorporarse al Sistema Archivstico Valenciano, junto al resto de documentos, e integrarse en sus respectivas
series documentales, sea cual sea el soporte fsico en que aparezcan. 3. La preservacin de los documentos
electrnicos e realizar de forma que se garantice que los documentos permanecen completos, tanto en su contenido como en su estructura y contexto; fiables, en cuanto puedan seguir dando fe del contenido; autnticos,
en cuanto que originales que no han sufrido alteracin en las eventuales migraciones; y accesibles, en cuanto
su localizacin y legibilidad.
22. Art. 12. 1. El rgano de la Generalitat competente en materia de nuevas tecnologas es el rgano asesor
del Sistema Archivstico Valenciano en todo aquello relativo a la aplicacin de las nuevas tecnologas de la
comunicacin y la informacin en la gestin documental de las administraciones pblicas y los archivos. 2.
Dicho centro directivo ejercer las siguientes funciones: a) El asesoramiento en todo los referente al establecimiento de los principios bsicos, requerimientos, estndares y aplicaciones informticas corporativas relativas
a la gestin documental y de archivo, de acuerdo con la normativa elaborada por la conselleria competente
en materia de cultura. b) La redaccin de informes sobre la conservacin y recuperacin de la informacin
contenida en los nuevos soportes documentales. c) El anlisis del estado de la tecnologa a fin de decidir una
eventual migracin digital de los documentos custodiados.

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6. Integracin en las leyes de los procesos de valoracin y seleccin. En las


leyes de primera generacin slo aparece recogida la prohibicin de la eliminacin de documentos integrantes del patrimonio documental salvo mediante el procedimiento que se establezca, que queda por tanto remitido a un posterior desarrollo normativo. Por el contrario, en todas las normas de segunda
generacin, aparecen recogidos al menos unos rasgos bsicos de los procesos
de valoracin y seleccin documental, as como la atribucin de competencias a rganos consultivos propios, aunque siguiendo multitud de modelos
(comisin calificadora nica o multiplicidad de ellas) y con diferente alcance
(slo para los documentos autonmicos, slo para los de los archivos del correspondiente Sistema o para todos los integrantes del patrimonio documental). Tampoco hay unanimidad en cuanto a los instrumentos propios de estos
procesos, aunque hay una presencia mayoritaria de las tablas de valoracin
y slo en los casos navarro y extremeo se acude a los calendarios de conservacin. Cabe destacar, como singularidad, la recogida en la Ley valenciana
de aplicacin obligatoria de las disposiciones de eliminacin recogidas en los
calendarios de conservacin as lo recoge el art. 46.2., aunque de su lectura
se desprende que el instrumento de valoracin son las tablas de valoracin, y
no el calendario de conservacin-23.
23. Hagamos un repaso ms pormenorizado. La ley catalana remite a la normativa de evaluacin, que
ha de aplicarse a todos los documentos pblicos (art. 9), atribuyendo a la Comisin Nacional de Acceso,
Evaluacin y Seleccin Documental las siguientes funciones en cuanto a la evaluacin y la seleccin (art.
19.2.b)): Primera.- Elaborar las tablas de evaluacin documental, elevarlas a la aprobacin del Consejero
o Consejera de Cultura y controlar su correcta aplicacin. Segunda.- Resolver las solicitudes de evaluacin de
documentos pblicos. Tercera.- Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que
no hayan sido declarados de inters nacional ni hayan sido incluidos en el catlogo del Patrimonio Cultural
cataln, y autorizar su eliminacin, si procede.
La ley cntabra slo atribuye a la consejera competente en materia de archivos lo necesario para la identificacin y valoracin de las series documentales, con el fin de determinar sus plazos de vigencia, condiciones
de acceso y medidas de conservacin. Las decisiones que se adopten requerirn informe previo de la Comisin
de Patrimonio Documental de Cantabria. La valoracin de las series documentales es requisito previo indispensable para proceder al expurgo y eliminacin de documentos (art. 27).
La castellano-manchega constituye una Comisin Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha
como rgano de asesoramiento responsable de resolver en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha,
correspondindole la determinacin de los criterios de valoracin de las series documentales y el dictamen sobre las propuestas de eliminacin de bienes integrantes del patrimonio documental de CastillaLa Mancha (art. 16), quedando dibujado el procedimiento de eliminacin en los artculos 48 y 49.
La ley valenciana atribuye orgnicamente en su artculo 11 las competencias sobre valoracin a la Junta
Calificadora de Documentos Administrativos, determinando el nmero de sus componentes y dibujando un mnimo rgimen de funcionamiento, remitiendo a un desarrollo reglamentario los aspectos de
composicin y funcionamiento no regulados en la ley; su misin es el estudio de las tablas de valoracin
documental que se presenten para emitir el correspondiente dictamen preceptivo y vinculante, en donde se
proponga la conservacin permanente de la documentacin y su ingreso en los archivos histricos o bien su

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eliminacin por su inutilidad administrativa y cultural, las cuales sern aprobadas por resolucin administrativa en los trminos establecidos reglamentariamente.(); adems, en su seno se podrn crear las comisiones de valoracin documental que se consideren necesarias, las cuales estarn compuestas por un mximo de
cinco miembros entre personal al servicio de las administraciones pblicas correspondientes, y en ellas deber
participar obligatoriamente un archivero. El artculo 46, aunque se haga bajo el epgrafe de Calendario
de conservacin, habla del procedimiento de eliminacin a travs de tablas de valoracin: 1. Las tablas
de valoracin documental que hayan sido aprobadas por el rgano directivo de la conselleria competente en
materia de cultura, previa emisin del dictamen preceptivo y vinculante de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, fijarn los plazos de conservacin de los documentos y las series documentales, que
podrn ser definitivos o temporales. 2. Finalizado el perodo de utilizacin administrativa, los documentos
y las series documentales cuyas tablas de valoracin establezcan que sern de conservacin temporal, sern
objeto de eliminacin por los responsables de los archivos. El responsable de la fase de archivo en la que se
encuentren los documentos y las series documentales ser el encargado de dirigir los trabajos de eliminacin.
3. En todo momento se deber dejar constancia, por el procedimiento que se establezca reglamentariamente,
de los documentos y las series documentales que se hayan eliminado.
La ley balear prefiere hablar de expurgo, que regula en su artculo 23: el patrimonio documental no
puede ser objeto de expurgo, y atribuye la responsabilidad del expurgo en los archivos integrados en
el Sistema Archivstico de las Illes Balears al rgano responsable de la evaluacin documental de su
subsistema archivstico, siguiendo las lneas generales acordadas en la Comisin Tcnica Interinsular de
Archivos. Es decir, son las Comisiones Tcnicas Insulares de Archivos, en su mbito territorial, las que
elaboran las tablas de evaluacin documental y controlan su correcta aplicacin (art. 43.3.f )), mientras
que la Comisin Tcnica Interinsular de Archivos slo acuerda las lneas generales de la evaluacin
documental (art. 31.4.b)).
En Navarra, es la Comisin de Evaluacin Documental el rgano asesor de carcter tcnico, adscrito al
Departamento competente en materia de archivos, encargado de informar sobre las cuestiones relativas a
la valoracin, seleccin y acceso a los documentos producidos por las Administraciones Pblicas navarras
(art. 31.1), siendo sus funciones Determinar los criterios de valoracin de series documentales para la
eliminacin o conservacin permanente y el acceso a los documentos de archivo (art. 31.2.a)), remitiendo
a desarrollo reglamentario su composicin y funcionamiento. El art. 19 dibuja el procedimiento y su
instrumentacin: 1. Los calendarios de conservacin son el resultado del proceso de evaluacin documental.
Establecern para cada serie documental las fases de actividad, semiactividad e inactividad, que se concretarn en el plazo de permanencia en cada uno de los tipos de archivo- Del proceso se derivarn las siguientes
operaciones: a) La seleccin, que separar los documentos que se conservarn de aquellos que se eliminarn. b)
La eliminacin, que consiste en la destruccin de los documentos carentes de valor administrativo e histrico.
2. Se prohbe la eliminacin o desruccin de bienes del Patrimonio Documental, pblico o privado, salvo resolucin dictada a propuesta de la correspondiente comisin de evaluacin. 3. Los responsables de los archivos
formularn propuestas de evaluacin documental ante sus respectivas comisiones de evaluacin. Una vez que
sus acuerdos sean firmes, se elaborar el correspondiente calendario de conservacin, que se comunicar al Departamento competente en materia de archivos. 4. Los titulares de los fondos documentales que no cuenten con
una comisin de evaluacin propia [recordemos que la Comisin de Evaluacin Documental slo tiene
competencias sobre los documentos producidos por las Administraciones Pblicas navarras]. Deberan
presentar sus propuestas de evaluacin para ser informadas por la Emisin de Evaluacin Documental,
deacuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se determine.
Finalmente, en Extremadura se atribuyen estas competencias a la Comisin de Valoracin de Documentos de la Junta de Extremadura, responsable de establecer los criterios de transferencia, acceso y
conservacin o eliminacin pero slo de las series documentales producidas por la Junta de Extremadura, remitiendo a un desarrollo reglamentario posterior su organizacin y funcionamiento (art. 44). Para

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Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca...

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7. Rediseo de los sistemas archivsticos. Las diferentes Comunidades Autnomas siguen patrones distintos en la configuracin de sus respectivos sistemas archivsticos, por lo que el nico rasgo comn es, precisamente, la ausencia de rasgos comunes. Hay una multiplicidad de rganos asesores y de las
competencias atribuidas. En algunos casos el diseo de los sistemas sirve para
reivindicar la disputa particular sobre un archivo que comparte fondos de
varias comunidades autnomas (Corona de Aragn). En unos casos se incluyen en el sistema los archivos de la Iglesia Catlica (Catalua y Valencia), los
de universidades privadas (Valencia), los de Juzgados y Tribunales de Justicia
(Navarra), y en otros se excluyen expresamente del sistema los archivos de
centros sanitarios y educativos (Comunidad Valenciana). La estructura de los
centros y subsistemas que los componen es tambin enormemente variada24.
el resto de documentos integrantes del patrimonio documental cada institucin podr crear su propia
Comisin de Valoracin de Documentos, que establecer sus calendarios de conservacin (art. 48).
24. En Catalua, el Departamento de Cultura es el rgano director del mismo (arts. 16 y 17), y como
rganos consultivos el Consejo Nacional de Archivos (art. 18) y la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental (art.19). Los archivos que lo integran son los siguientes (art. 20): a)
El Archivo de la Corona de Aragn. b) Los archivos de la Generalidad. c) Los archivos de las Diputaciones
Provinciales y los de los municipios de ms de diez mil habitantes. d)Los archivos de las universidades. e) El
Archivo Histrico de Protocolos de Barcelona. f ) Los archivos histricos provinciales. g) Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia Catlica. h) Los que sean integrados al mismo de acuerdo con lo que establece
el apartado 2.
La Ley cntabra asigna la direccin de su Sistema de manera genrica a los rganos administrativos que
tengan encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de archivo (art.
9); como rgano colegiado asesor la Comisin de Patrimonio de Cantabria (art. 10); y como centros de
archivo (art. 11): a) Los archivos de oficina de las unidades administrativas. b) Los archivos centrales de las
distintas Consejeras del Gobierno de Cantabria, los organismos pblicos de Cantabria, as como los de las
sociedades mercantiles en las que la participacin de la Comunidad Autnoma de Cantabria sea mayoritaria.
c) El Archivo de la Comunidad Autnoma de Cantabria. d) El Archivo del Parlamento de Cantabria. e)
El Archivo Histrico Provincial. f ) El Archivo de la Universidad de Cantabria. g) Los archivos comarcales
y municipales. h) Los archivos de titularidad privada, siempre que custodien documentos pertenecientes al
Patrimonio Documental de Cantabria.
En Castilla-La Mancha tampoco hay una atribucin directa de competencias a un rgano director, sino
a los rganos coordinadores del sistema (art. 14). Como rganos consultivos se constituyen el Consejo
de Archivos de Castilla-La Mancha (art. 15) y la Comisin Calificadora de Documentos de CastillaLa Mancha (art. 16). La peculiaridad del Sistema castellano-manchego es que se articula en torno a
subsistemas, que pueden contar con rganos coordinadores o consultivos propios: el Subsistema de
Archivos de los rganos del Gobierno y de la Administracin de la Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha, integrado por los archivos de oficina y centrales de sus rganos de gobierno y administracin,
de sus entidades dependientes, de las empresas de capital social mayoritariamente participado por la
Administracin autonmica, de las fundaciones sobre las que se ejerza patronazgo fundacional y de las
corporaciones de derecho pblico en el ejercicio de competencias delegadas con este carcter (arts. 17,
21 y 22). Tambin integran este subsistema los archivos territoriales de mbito provincial (art. 23), el
Archivo de Castilla-La Mancha (art. 24) y los Archivos Histricos Provinciales (art. 25). Los Archivos

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Mateo A. Pez Garca

de las Cortes de Castilla-La Mancha, los del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, los de las
Entidades Locales y los de la Universidad de Castilla-La Mancha componen su respectivos subsistemas
(arts. 26 a 31).
En la Comunidad Valenciana, el rgano director es la conselleria competente en materia de cultura (art.
9), y los rganos colegiados asesores el Consejo Asesor de Archivos (art. 10), la Junta Calificadora de
Documentos Administrativos (art. 11) y el rgano de la Generalitat competente en materia de nuevas
tecnologas (art. 12). En cuanto a los archivos que lo integran, son los siguientes: a) El Archivo de la
Corona de Aragn (), el Archivo del Reino de Valencia, el Archivo Histrico Provincial de Castelln, el
Archivo Histrico Provincial de Alicante y el Archivo Histrico de Orihuela. b) El Archivo de la Generalitat,
que actuar como cabecera del Sistema Archivstico Valenciano. c) Los archivos de las instituciones que integran la Generalitat y su administracin [incluidos los archivos de gestin, centrales e intermedios, arts.
27 a 30]. d) Los archivos de los entes locales de la Comunidad Valenciana. e) Los archivos de las academias
cientficas y culturales, los colegios profesionales, las cmaras de comercio, industria y navegacin, y de todas
aquellas instituciones privadas que ejerzan funciones pblicas en el territorio de la Comunidad Valenciana.
g) Cualquier otro archivo pblico, segn se definen en esta ley. h) Los archivos de las universidades privadas de
la Comunidad Valenciana. i) Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia Catlica, as como los archivos
de los rganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Valenciana. j) Los archivos
privados que se integran en el Sistema Archivstico Valenciano por resolucin de la Consejera competente en
materia de cultura (art. 7).
El Sistema Archivstico de las Illes Balears est coordinado por la Junta interinsular de Archivos (art.
30), y cuenta con la Comisin Tcnica Interinsular de Archivos como rgano asesor (art. 31). Se articula
en subsistemas: el Subsistema Archivstico de la Administracin de la Comunidad Autnoma de las Illes
Balears (integrado a su vez por el Archivo del Reino de Mallorca, el Archivo Histrico de Ma, el Archivo general del Gobierno de las Illes Balears, los archivos centrales de las consejeras, los archivos de los
organismos autnomos y empresas pblicas con vinculacin o adscritas a las consejeras y los archivos de
titularidad privada que suscriban convenio de integracin, arts. 33 a 38), el Subsistema Archivstico del
Parlamento de las Illes Balears (art. 39), el Subsistema Archivstico del Consejo Consultivo de las Illes
Balears (art. 40), los Subsistemas Archivsticos de los Consejos Insulares (arts. 41 a 43), los Subsistemas
Archivsticos de las Administraciones Supramunicipales y Municipales de las Illes Balears (arts. 44 a 46)
y finalmente el Subsistema Archivstico de la Universidad de las Illes Balears.
La Cabecera del Sistema Archivstico de Navarra es el departamento competente en materia de archivos
(art. 8), asesorado por el Consejo Navarro de Cultura (art. 9) y la Comisin de Evaluacin Documental
(art. 10). El Sistema est integrado por otros sistemas: el Sistema Archivstico de la Administracin de
la Comunidad Foral (conformado por los archivos de oficina y centrales de la Administracin foral,
el Archivo de la Administracin y el Archivo Real y General de Navarra (arts. 22 a 27); los sistemas
archivsticos de las entidades locales (arts. 28 a 30); y los sistemas archivsticos de otras instituciones y
entidades (como el Parlamento de Navarra, la Administracin General del Estado, los Juzgados y Tribunales de Justicia, la Universidad Pblica de Navarra, los Archivos de la Fe Pblica, que se integrarn
a travs del instrumento jurdico oportuno (arts. 31 a 36).
Finalmente, la ley extremea atribuye expresamente la direccin del Sistema Archivstico de Extremadura a la Consejera de Cultura, asesorada por el Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de
los Archivos y por la Comisin General de Valoracin, Seleccin y Eliminacin de Documentos (art.
28). Est integrado por al Archivo de la Asamblea de Extremadura (art. 33); los Archivos de la Junta
de Extremadura (integrado a su vez por el Archivo General de Extremadura, los archivos de gestin y
centrales de las Consejeras, organismos autnomos, empresas e instituciones, y los Archivos Histricos
Provinciales, arts. 29 a 32); los Archivos de la Administracin Local (integrado a su vez por los Archivos
de Diputaciones Provinciales, los Archivos Municipales y los Servicios Mancomunados de Archivos

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Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca...

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8. Peculiaridades en la configuracin del patrimonio documental. Todas las


leyes siguen la senda iniciada por la Ley 3/1984 de mezclar criterios de origen
y cronolgicos para otorgar ex lege la consideracin de patrimonio documental propio de cada Comunidad Autnoma, incluso usando los mismos criterios25. A pesar de esta norma comn, se presentan determinadas peculiaridades. As, Catalua es la nica Comunidad Autnoma donde se otorga esta
categora a los documentos de ms de cuarenta aos de las personas jurdicas
radicadas en Catalua26, aunque este tratamiento est establecido en la normativa sobre patrimonio histrico, y no en la ley de archivos, como sucede
tambin en la Comunidad Valenciana y en Navarra27.
Es en este contexto donde va a nacer la Ley 7/2011, que seguir las orientaciones
ya trazadas por todo este corpus legislativo. De todos modos, al ser la ltima de estas
leyes de segunda generacin se distingue tambin entre todas ellas por unos planteamiento muy novedosos y mucho ms avanzados, particularmente en lo que atae a
la configuracin del Patrimonio Documental y a la importancia y tratamiento concedidos al documento electrnico y a la gestin documental. El anlisis de estos y otros
puntos es el motivo principal de estas Jornadas.

(arts. 34 a 37); los Archivos de la Universidad Pblica de Extremadura (art. 38) y finalmente los archivos
privados que se integren en el mismo (arts. 39-40).
25. As, por ejemplo, Cantabria, art. 5, y Extremadura, art. 4 de sus respectivas leyes.
26. Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Cataln.
27. Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano; Ley 7/2004,
de 19 de octubre, de la Generalitat, de Modificacin de la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio
Cultural Valenciano. Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.

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EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE...

EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA EN


LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE,
DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
Joaqun Rodrguez Mateos

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EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA EN LA LEY


7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
Joaqun Rodrguez Mateos

Director del Archivo General de Andaluca


joaquin.rodriguez.mateos@juntadeandalucia.es

Una de las principales aportaciones que hace la nueva Ley 7/2011, de 3 noviembre, en el mbito de la organizacin de los archivos pblicos radica en adoptar
como as se explicita en su Prembulo una nueva definicin y estructura del Sistema, delimitando competencias y funciones, al tiempo que se establecen y reorganizan sus
rganos colegiados. Hasta ahora, la regulacin del Sistema Andaluz de Archivos vena
desarrollada fundamentalmente a travs del Ttulo Primero del Reglamento aprobado por Decreto 97/2000, de 6 de marzo, que vino a desarrollar el exiguo Ttulo II
de la ahora derogada Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos. Si bien en dicha Ley
la definicin y alcance que se daba al Sistema Andaluz de Archivos era tan slo su
configuracin como una red de centros de uso pblico (art. 12), el Reglamento plantea una estructuracin jerarquizada del Sistema, configurada como una red de centros
formada por un conjunto de rganos y archivos que se integran a su vez en subsistemas y redes (art. 4). Al tiempo, el Reglamento reconoca como rgano superior del
Sistema a la Consejera de Cultura, y creaba la Comisin Andaluza Calificadora de
Documentos Administrativos y la Comisin de Coordinacin del Sistema Andaluz
de Archivos como nuevos rganos colegiados, si bien esta ltima no llegara nunca a
constituirse formalmente.
Es ste el modelo desde el que parte el texto de la nueva Ley, que pasa a redefinir, a dar una nueva estructura y a organizar el Sistema, redenominado ahora como
Sistema Archivstico de Andaluca. La Ley dedica as su Ttulo II a los archivos y al
Sistema Archivstico, un largo Ttulo compuesto por 27 artculos que se estructuran
a lo largo de tres captulos. La nueva ordenacin que se hace del Sistema en dicho
Ttulo delimita competencias y funciones, y configura nuevas relaciones jerrquicas
en subsistemas y redes, al tiempo que establece y reorganiza sus rganos colegiados.
Podramos sintetizar as sus objetivos bsicos: 1) el establecimiento de un modelo
de gestin documental cuyo desarrollo ser objeto del Ttulo III; 2) la regulacin

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de la gestin de la informacin administrativa, tanto en el seno de la propia organizacin interna de la administracin autonmica como en lo relativo a su actividad
externa; 3) la adopcin de medidas conducentes al acrecentamiento, conservacin y
difusin del Patrimonio Documental de Andaluca al que se dedica el Captulo II
del Ttulo I; y 4) el ajuste del ejercicio del derecho de acceso a los documentos de
titularidad pblica y de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andaluca, y a la informacin contenida en ellos que ser objeto de tratamiento especfico
en el Ttulo IV.
a) Redefinicin del Sistema
El art. 26 de la Ley redefine el Sistema como el conjunto de rganos, archivos y
centros que llevan a cabo la planificacin, direccin, coordinacin, ejecucin, seguimiento e inspeccin de la gestin de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de
Andaluca y de los archivos integrados en dicho sistema archivstico, de acuerdo con el art.
40, sin perjuicio de lo establecido en la legislacin estatal que le sea de aplicacin.
Subrayo de esta definicin los trminos rganos, archivos y centros por cuanto se convierten, como un trpode sustentante, en los elementos que configuran en su conjunto el Sistema, y que le confieren su estructura. Se trata individualmente de elementos
autnomos, en sus competencias y funciones, pero cuyo carcter sistmico les hace
estar relacionados entre s a travs de una interaccin organizada por el propio texto
legal, conformando una serie de relaciones estructurales basadas en la coordinacin
funcional, y bajo principios de cooperacin y responsabilidad compartida.
Por una parte, son los distintos rganos colegiados a travs de sus respectivas
funciones directivas, de coordinacin, de participacin, o consultivas los que ejercen las competencias dirigidas a cumplir y garantizar los objetivos ya expuestos ms
arriba sobre el Patrimonio Documental de Andaluca, a travs de las funciones que
ejercen los distintos archivos y centros. Por otra, stos configurados e integrados
como sistema conforman redes en razn del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de los mismos o de la posibilidad de compartir y explotar
informacin, aplicando horizontalmente a los documentos reunidos y conservados
en ellos las directrices establecidas por los rganos del Sistema.
b) rganos
La Ley establece y reorganiza los rganos colegiados del Sistema (arts. 28-32), que
quedan estructurados de la siguiente manera:
1. rganos ejecutivos (con funciones directivas, de coordinacin y participacin)
El Consejo de Gobierno de la Junta de Andaluca, como rgano de direccin
superior del Sistema.
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El Sistema De Archivos De Andalucia En La Ley 7/2011, De 3 De Noviembre...

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La Consejera competente en materia de documentos, archivos y Patrimonio


Documental, como rgano de direccin y coordinacin del Sistema, en tanto
que responsable de la ejecucin de las polticas conducentes al cumplimiento
de sus objetivos.
Las Delegaciones Provinciales de la Consejera competente, para el ejercicio
de las funciones ejecutivas delegadas en sus respectivos mbitos territoriales,
y las que se le confieran reglamentariamente.
La Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso, constituida como rgano de
carcter tcnico y de participacin, con funciones de calificacin y de aplicacin del rgimen de acceso a los documentos. La creacin de esta Comisin
no supone de facto ms que la atribucin a la precedente Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos de la que se convierte en su
sucesora legal de estas nuevas funciones relativas al rgimen de acceso a los
documentos.
2. rgano consultivo
La Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca, constituida como rgano consultivo y de participacin, con funciones de consulta y asesoramiento
en las materias relacionadas con el Sistema.
Por el contrario, desaparece del ordenamiento del Sistema la anterior y non
nata Comisin de Coordinacin del Sistema Andaluz de Archivos.
c) Archivos
La Ley parte de una nueva redefinicin del concepto de archivo (art. 33), fundamentndose en la necesaria interconexin de los archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. As, el archivo es entendido, a los efectos de
la Ley, como un conjunto orgnico de documentos, tanto como las unidades administrativas y las instituciones que ejercen las funciones archivsticas sobre ellos.
En esta lnea, y tras establecer las disposiciones comunes para todos los archivos
que integran el Sistema tales como las obligaciones y las medidas de fomento, el
texto de la Ley realiza una importante aportacin conceptuando a los archivos de
oficina por primera vez en la norma legal andaluza sobre esta materia, aunque el art.
23 del Reglamento ya los incluyera en la red de archivos de los servicios centrales y
perifricos de la Administracin de la Junta de Andaluca como el conjunto orgnico
de los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad
administrativa, reconocindolos as como el ncleo en el que se origina el ciclo vital
de los documentos y la cadena de la custodia.

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En cuanto a la clasificacin de los archivos que integran el Sistema, la Ley establece la siguiente estructura, en razn de su titularidad y gestin (arts. 40-51):
DE LA JUNTA DE ANDALUCA
Archivo del Parlamento de Andaluca (que por la Disposicin Adicional Primera
ejerce todas las competencias normativas para la gestin de sus documentos, en
seguimiento de la garanta de la autonoma parlamentaria)
Archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca
Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autnoma reseadas en el captulo VI del ttulo IV del Estatuto de Autonoma (Defensor del
Pueblo Andaluz, Consejo Consultivo, Cmara de Cuentas, Consejo Audiovisual
de Andaluca y Consejo Econmico y Social)
Archivos centrales
Archivos Provinciales Intermedios
Archivo General de Andaluca
Archivos de titularidad estatal y gestin de la Junta de Andaluca
Archivos Histricos Provinciales
Archivo de la Real Chancillera de Granada
Archivos de la Administracin de Justicia en Andaluca
[Archivos del sistema sanitario pblico de Andaluca]
DE LAS ENTIDADES LOCALES DE ANDALUCA
DE LAS UNIVERSIDADES PBLICAS ANDALUZAS
OTROS ARCHIVOS INTEGRADOS
Dentro de esta estructura general, el texto de la Ley presenta dos importantes
aportaciones entre los archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca en el
mbito territorial de la administracin autonmica donde el Sistema viene presentando mayores disfunciones, reorganizando el Sistema en las provincias a travs del
establecimiento de dos nuevas redes:
a) Por una parte, se crea la red de archivos centrales de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca, que vienen a ser equiparados funcionalmente en sus respectivos mbitos territoriales con los archivos centrales de
las consejeras creados por Decreto 233/1989, de 7 de noviembre. De hecho,
no se trata tanto de la creacin de una nueva red de archivos como del reconocimiento legal de los ya existentes de facto en las Delegaciones, en trminos
conceptual y funcionalmente homlogos a los de los servicios centrales. De
hecho, el propio Prembulo de la Ley constata que es en este mbito territorial en el que se ejecuta y gestiona la inmensa mayora de los procedimientos,
sin que se encuentre un correlato de organizacin archivstica en los propios
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rganos productores, como s viene existiendo ya desde hace aos en los servicios centrales. Ser a los archivos centrales de las Consejeras a quienes corresponda, a partir de la entrada en vigor de la Ley, la coordinacin funcional
de la nueva red de archivos centrales de las Delegaciones Provinciales por
cada una de las Consejeras.
b) Por otra parte, se contempla tambin la existencia de la red de Archivos Provinciales Intermedios, de nueva creacin, como los centros que recibirn los documentos producidos por los correspondientes rganos territoriales de la Junta de
Andaluca y sus entidades instrumentales para la ejecucin de las actuaciones
relacionadas con la gestin documental en su respectivo mbito territorial.
La creacin de estos archivos viene a constatar el fallido modelo actualmente
existente, en el que los Archivos Histricos Provinciales vienen ejerciendo
a duras penas, en el mejor de los casos la funcin de archivos generales
en el mbito de la provincia, y ello tanto para la administracin central del
Estado como para la autonmica. La situacin de colapso funcional y del
espacio fsico de los depsitos a que este modelo ha llevado, ha provocado la
quiebra del funcionamiento del Sistema en el mbito provincial, imposibilitndose el flujo de la documentacin desde los rganos productores hasta los
Archivos Histricos Provinciales, y que stos puedan ejercer su papel como
archivos intermedios con las acciones necesarias para la adecuada gestin documental. La creacin, por tanto, de esta red de archivos pretende ocupar
ese lugar de recogida y concentracin de los documentos remitidos desde los
archivos centrales de los rganos productores, para posibilitar que lleguen a
los Archivos Histricos Provinciales slo los documentos calificados para su
conservacin permanente, restringiendo a stos as a una funcin exclusiva
como archivos histricos. De esta forma reza el Prembulo de la Ley se
articula de manera ms racional el traspaso de la custodia de los documentos
producidos en este mbito territorial () remediando paulatinamente la falta de
espacio por saturacin que presentan estos ltimos. La coordinacin funcional
de los nuevos Archivos Provinciales Intermedios pasar a depender, como
tales archivos intermedios, del Archivo General de Andaluca; no obstante, su
constitucin queda supeditada a la aprobacin por el Consejo de Gobierno
en un plazo de tres aos desde la entrada en vigor de la Ley de un plan de
implantacin de estos archivos de acuerdo con los recursos existentes y las necesidades en materia de documentos y archivos (Disp. adicional octava), lo que
deja en suspenso, en principio, y sometida a una planificacin periodificada,
la modificacin real de la estructura territorial del Sistema.
Tambin como modificacin de esta estructura provincial, el texto de la Ley incorpora la especificidad del traspaso de la documentacin emanada de aquellas entidades
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instrumentales de la Junta de Andaluca de carcter uniprovincial, cuyos archivos centrales habrn de remitir en esos casos sus documentos a los nuevos Archivos Provinciales Intermedios. No entra el texto de la Ley, por el contrario, a regular el flujo de
los documentos de los servicios territoriales de la administracin instrumental, dada la
diversidad de situaciones existentes en cuanto a sus mbitos respectivos de actuacin
geogrfica, aunque en principio su funcionamiento debera acomodarse sin demasiadas
dificultades a la estructura perifrica del Sistema, y a canalizar el flujo de sus documentos a travs de las redes de archivos establecidas para la administracin general.
En cuanto a otras redes de archivos integrantes del Sistema, habra que comentar
en primer lugar la escasa incidencia que hace la Ley sobre la red de archivos sanitarios
pblicos, dada su singularidad funcional y normativa, adems de la complejidad en
algunos casos de la naturaleza jurdica de la gestin de la prestacin sanitaria; de este
modo, no se contempla su existencia en la estructura ya expuesta que desarrolla el
captulo segundo del Ttulo II como una red de archivos especfica, desplazndose su
regulacin hasta la disposicin adicional dcima, a pesar de que en ella se estipula la
existencia de un archivo en cada centro del sistema sanitario pblico, lo que supone a
todas luces una red bien definida. Hay que recordar a este respecto el incumplimiento producido del mandato previsto en la disposicin adicional segunda del Decreto
97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprob el Reglamento del Sistema Andaluz
de Archivos, que estipulaba un plazo de seis meses para la publicacin de un Decreto que regulara los archivos, fondos documentales y los documentos referidos a los
usuarios de los servicios sanitarios en Andaluca, lo que tampoco ha venido a abordar
con mayor profundidad la nueva Ley. Con todo ello se constata la escasa integracin
que estos archivos han merecido finalmente dentro del Sistema, constituyendo una
red poco regulada y con cierta tendencia centrfuga respecto de la direccin y coordinacin del mismo.
El hecho de que buena parte de los documentos de carcter sanitario cuente con
una normativa especfica como es el caso de las historias clnicas los asemeja en alguna medida a la documentacin judicial, que sin embargo s cuenta con un sistema
archivstico propio estructurado en archivos de gestin, territoriales y centrales Real
Decreto 937/2003, de 18 de julio, que regula la modernizacin de los archivos judiciales que se integran dentro del Sistema Archivstico de Andaluca entre las redes
de archivos de titularidad estatal y gestin transferida.
Finalmente, los archivos de otras administraciones pblicas de la Comunidad
Autnoma se integran en el Sistema Archivstico de Andaluca constituyendo sus
propios sistemas y redes, si bien muy variables en razn de la propia estructura y
complejidad del organismo, y en razn de su propia autonoma organizativa. El nivel
de desarrollo de sus estructuras orgnicas posibilita en ocasiones que se pueda repliTRIA N 17. 2011
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El Sistema De Archivos De Andalucia En La Ley 7/2011, De 3 De Noviembre...

115

car en buena medida un sistema archivstico propio jerarquizado en archivos de gestin o de oficinas, archivos centrales (por rganos, entidades o centros) y un archivo
general cuando no incluso una separacin entre archivo intermedio e histrico,
mientras que en otros casos apenas si se presenta una mnima articulacin entre las
unidades administrativas productoras de los documentos y el archivo general y nico
de la institucin.
La oportunidad de la integracin en el Sistema Archivstico de Andaluca de archivos privados que se consideren de inters pblico, posibilitado por el art. 51 de la Ley,
y cuyo procedimiento ya fue regulado por Orden de la Consejera de Cultura de 16 de
junio de 2004 en desarrollo del art. 26 del Reglamento, puede ser motivo de un debate
especfico que excede del objeto de las presentes lneas. Baste dejar apuntada la difcil
justificacin e incardinacin dentro de un sistema de archivos pblicos coordinado
funcionalmente, y cuyos elementos presentan una interdependencia operativa, de archivos y centros diversos de naturaleza privada y ajenos al funcionamiento del Sistema,
que presentan una completa diversidad, singularidad e independencia en cuanto a sus
fines y a su alcance como tales archivos, tanto como en lo relativo a la gnesis y contenido de sus fondos documentales, lo que pone en cuestin el planteamiento sistmico
que caracteriza y subyace a todo cuanto hemos expuesto.

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LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY 7/2011,


DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS,
ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE ANDALUCA.
M Isabel Valiente Fabero

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LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY 7/2011, DE 3


DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.

M Isabel Valiente Fabero

Coordinadora del Sistema de Informacin @rchiva


Consejera de Cultura y Deporte
Este texto pretende trasladar la intervencin realizada en la Jornada La Ley de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca organizada por
el Instituto Andaluz de Administracin Pblica, cuyas distintas ediciones se celebraron a lo largo de 2012 con el objetivo difundir el conocimiento de la Ley 7/2011, de
3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca
(BOJA n 222 de 11/11/201. BOE n 286 de 28/11/2011) entre personal de la Administracin de la Comunidad Autnoma y el resto de las Administraciones Pblicas
de Andaluca.
La intervencin a la que me refera era la Ponencia 4 y tena por ttulo La
gestin documental como eje transversal de la gestin administrativa. El documento electrnico.
El objetivo de esta colaboracin es acompaar al lector en su acercamiento a la
Ley 7/2011 de 3 de noviembre, en concreto a lo que esta norma dispone acerca de la
gestin documental y alentar la reflexin sobre lo dispuesto.
1. UNA PRIMERA APROXIMACIN: LA GESTIN DOCUMENTAL EN
LA ESTRUCTURA DEL TEXTO.
Iniciamos poniendo la atencin en la estructura del texto de la Ley 7/2011, de 3
de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca,
para significar la forma en la que la gestin documental es tratada en la misma.
Para valorarlo, en primer lugar debemos recordar el propio Artculo 1. Objeto
y observar el orden de los trminos en la proposicin:
La presente ley tiene por objeto regular la gestin, la proteccin, el acceso y la difusin
de los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio Documental de Andaluca, as
como la coordinacin, planificacin, organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico de Andaluca.

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En absoluto es balad el lugar que en la expresin de este artculo ocupa regular


la gestin.
En segundo lugar, prestamos atencin a su tratamiento en la sistemtica y divisin de la parte expositiva en el texto de la Ley, all nos encontramos con que a la
gestin de los documentos se le dedica el TITULO III denominado La gestin
documental que cuenta con dos captulos:
CAPTULO I. Concepto y funciones de la gestin documental
CAPTULO II. La gestin documental en la Junta de Andaluca
De acuerdo con las Directrices de tcnica normativa vigentes1 la unidad de divisin Ttulo slo se utiliza para cuando la disposicin contiene claramente partes
diferenciadas. Cuando el legislador est dedicndole el Titulo III a la gestin documental, est poniendo de relevancia la especificidad de esta, lo cual consideramos que
es tremendamente til (sobre este aspecto volveremos un poco ms adelante).
Con este tratamiento significativo y especfico con el que la norma regula la gestin documental asistimos en esta Ley a:
El reconocimiento de la prctica archivstica como elemento determinante para:
Garantizar los derechos de la ciudadana de acceso a los documentos y a
la informacin que estos contienen,

El cumplimiento de las obligaciones de la Administracin en relacin a la configuracin, custodia y servicio del Patrimonio Documental de Andaluca,

La aplicacin de los principios generales que inspiran los objetivos de esta Ley.

La definicin de las funciones que configuran la gestin documental como


contexto tcnico en el que se trabaja con los documentos.
La incorporacin del nuevo contexto creado por la Administracin electrnica.
Una equilibrada aplicacin de la responsabilidad para con el Patrimonio Documental de Andaluca con el necesario respeto a los mbitos competenciales
de las distintas administraciones de la Comunidad Autnoma.
La regulacin de las responsabilidades para con los documentos en el mbito
de la Administracin Autnoma.

1. Resolucin de 28 de julio de 2005, de la Subsecretara, por la que se da publicidad al Acuerdo del Consejo de Ministros, de 22 de julio de 2005, por el que se aprueban las Directrices de tcnica normativa (BOE
n 180 de 29/07/2005) .

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2. CONCEPTOS BSICOS.
Antes de proseguir, consideramos de inters detenerse en una serie de conceptos
que podramos denominar bsicos por ser la materia prima sobre la que trabaja
la Ley en la parte que aqu nos ocupa. En concreto dos: gestin documental y documento de titularidad pblica.
No es objetivo de esta colaboracin disertar de forma terica sobre estos temas sobre los que ya existe una abrumadora bibliografa, simplemente queremos reflexionar
brevemente sobre los mismos para entender el alcance exacto de la Ley en relacin a
la gestin documental.
2.1. Gestin Documental:
Entendemos todos lo mismo por gestin documental?.
Algunos de ustedes harn una exclamacin de nostalgia o posible desnimo por
recurrente, al recordar los debates de finales de los 80 y los 90 sobre este concepto al
hilo del propio debate de la identidad profesional entre los archiveros 2.
Pero aqu esta pregunta tiene por sujeto los empleados pblicos en general, por
supuesto tambin archiveros, pues no hay unidad administrativa en la que no se hable de gestin documental ni de ste u aqul gestor documental3.
Ciertamente gestin documental a secas no es ni ms ni menos que, siguiendo a la Real Academia, la accin y efecto de hacer diligencias sobre los documentos
conducentes al logro de unos objetivos cualquiera.
Creemos que aqu entran en juego dos cuestiones importantes Qu documentos? y Qu objetivos?.
Sin precisar estas dos cuestiones, el concepto de gestin documental es tan amplio que
permite que lo use con propiedad por ejemplo tanto la persona que pretende denominar
las tareas de implantacin de un workflow para atender una gestin colaborativa ms
segura y eficaz de las actividades competencia de su unidad administrativa; la que lo usa
para referirse a las tareas de gestin de un repositorio digital en su unidad administrativa
para compartir documentos y conocimiento; quien denomina con ella el marco funcional en el que lleva a cabo la planificacin para la aplicacin de la Norma UNE-ISO
15489 4 en el mbito de su organizacin o la mejora de sus polticas y estrategias de su
2. Sirva como ejemplo: HEREDIA HERRERA, A. El Debate sobre la Gestin Documental. Mtodos
de Informacin. 1998 Enero - Marzo. Vol. 5 (N 22-23): 30-36.
3. Tenemos mltiples ejemplos en la oferta comercial de herramientas para la gestin documental.
4. UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte1: Generalidades. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001).

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organizacin utilizando la UNE-ISO 30300:2011 5; o quien se refiere a ella para indicar


el tipo de funciones a las que pertenece las actuaciones que lleva a cabo de identificacin,
valoracin y seleccin documental.
No obstante, no en todas las unidades administrativas pretenden los mismos objetivos cuando gestionan documentos, ni participan de la misma visin en cuanto al
mbito cronolgico en el que esa gestin documental deba desarrollarse (para uno el
mbito cronolgico es el presente y el futuro inmediato, para otros desde el origen de
la actividad proyectada al futuro), incluso no a todas les es necesaria para conseguir
sus objetivos la difana distincin entre documento administrativo, documento e
informacin. El nico denominador comn es que todas buscan una gestin eficaz y
eficiente de la actividad especfica de la unidad.
En este sentido la Ley a lo largo de todo su texto y concretamente en su Ttulo III
es de gran utilidad porque acota un concepto especfico de gestin documental, integrado por el conjunto de actividades y procesos propios de unas unidades administrativas concretas como son los Archivos, que es transversal porque afecta de manera
horizontal a toda la Administracin y que atiende a dos objetivos de gran alcance
pues entroncan con los derechos constitucionales: Garantizar el acceso y uso de los
documentos de titularidad pblica, as como, la configuracin del Patrimonio
Documental de Andaluca.
Esto se recoge explcitamente en los siguientes Artculos:
Artculo 2. Definiciones.

m) Gestin documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados a


lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los
mismos, as como, para la configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca. La gestin documental tiene un carcter transversal, ya que participan en la
misma todas las personas responsables de la gestin administrativa y se aplica a
todos los mbitos de actividad.

Artculo 53. Concepto de gestin documental.


La gestin documental es el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados


con carcter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, as como para la configuracin del Patrimonio
Documental de Andaluca.

5. UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.Parte 1:Fundamentos y vocabulario. Parte 2: Requisitos.

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2.2. Documento De Titularidad Pblica.


La Ley 7/2011 acta sobre los documentos, pero el concepto de documento que
est manejando da un paso ms all del genrico del Articulo Cuarenta y nueve de
la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol (BOE n 155 de
29/06/1985) 6.
Nos interesa aqu reflexionar sobre este concepto porque aunque el Artculo 55.1
establece que las funciones de la gestin documental se aplicarn en todos los archivos del Sistema
Archivstico de Andaluca, son los documentos de titularidad pblica el objeto principal
sobre el que aplicar las funciones de la gestin documental para cumplir con la finalidad de esta Ley. Cuando hablamos de documento de titularidad pblica hablamos
de documento administrativo y naturaleza pblica, teniendo en cuenta que tambin
bajo el ttulo de documento de titularidad pblica encontramos documentos de naturaleza privada.
Para llevar a cabo esta reflexin les propongo hacer lo siguiente:
1) Traemos a nuestra presencia estos dos los artculos de la Ley 7/2011:
Artculo 1. Objeto.

La presente ley tiene por objeto regular la gestin, la proteccin, el acceso y la difusin de los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio Documental
de Andaluca, as como la coordinacin, planificacin, organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico de Andaluca.

Artculo 2. Definiciones.
a) Documento: Toda informacin producida por las personas fsicas o jurdicas

de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte,


con independencia de la forma de expresin o contexto tecnolgico en que se haya
generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de
un expediente administrativo.

b) Documentos de titularidad pblica: Documentos de titularidad de las personas fsicas o jurdicas, tanto pblicas como privadas, enumeradas en el artculo
9, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son
propias, sin perjuicio de la normativa.

6.Artculo cuarenta y nueve

1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

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2) Recordamos el Principio de Legalidad en las Administraciones Pblicas 7:


Como es sabido el Artculo 9 de la Constitucin espaola de 1978 establece que
Los ciudadanos y los poderes pblicos estn sujetos a la Constitucin y al resto del ordenamiento jurdico, pero la forma en que ambos lo hacen no es igual.
De un lado, a las personas el Artculo 10 de la Constitucin partiendo del reconocimiento de su dignidad le consagra los derechos fundamentales, entre ellos uno de
los ms importantes el de su libertad. Las personas pueden hacer lo que quieran sin
ms lmite que los que ponga la Ley o los que se deriven del respeto al derecho de los
dems, es decir, la mxima latina de que est permitido todo lo que no est prohibido
(Permissum videtur in omne, quod non prohibitum).
Sin embargo las Administraciones Pblicas atienden al principio de legalidad que
expresamente recogidos en el Artculo 9.1 y Artculo 103.1 de la Constitucin, que
supone el sometimiento pleno de la Administracin a la ley y al Derecho, e implica la
sujecin de la Administracin a sus propias normas, los reglamentos. De ah que todas las actuaciones de los poderes pblicos tienen que en estar legitimadas y previstas
por la ley. Frente a la mxima anterior, en relacin a la Administracin Pblica esta
posicin la resume esta otra est prohibido lo que no est permitido (Quae non sunt
permissae prohibita intelliguntur). Como indican los profesores E. Garca de Enterra
y T.R. Fernndez Toda accin administrativa se nos presenta as como ejercicio
de un poder atribuido previamente por la Ley y por ella delimitado y construido.
Sin una atribucin legal previa de potestades la Administracin no puede actuar,
simplemente.8
3) Los ponemos en lnea con los Artculos 45 y 46 de la Ley 30/1992 de 26
de noviembre9 y el Artculo 29 de la Ley 11/2007 de 22 de junio10.
Esto lo hacemos porque cuando hablamos de gestin documental aplicada a los
documentos de titularidad pblica, es decir los de las personas fsicas o jurdicas, tanto
pblicas como privadas, enumeradas en el artculo 9, producidos y recibidos en el ejercicio
de las competencias que les son propias (Artculo 2.b) y por tanto que testimonian
sus actos (Artculo 2.a) y lo cruzamos necesariamente con el Principio de Legalidad
de la Administraciones Pblicas, tenemos que tener presente el Artculo 46.4 de
7. Garca de Enterra, Eduardo; Fernndez, Toms Ramn, Curso de Derecho Administrativo I,
Madrid: Editorial Civitas, 15 edicin , 2011.
8. Idem. anterior.
9. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn. (BOE n 285 de 27/11/1992). Texto consolidado.
10. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
(BOE n 150 de 23/6/2007).

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Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones


Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. (BOE n 285 de 27/11/1992)
que establece que documentos tienen la consideracin de documento pblico administrativo, que son los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las
Administraciones Pblicas.
Los documentos validamente emitidos atienden a los principios bsicos de competencia, jerarqua y habilitacin legal, en todo ello los signos de validacin juegan un
papel fundamental para poner de manifiesto el cumplimiento de estos principios.
Estos documentos forman parte del ncleo duro del Patrimonio Documental de
Andaluca (Art. 15.1) y son el objeto principal sobre los que aplicar las funciones de
la gestin documental para garantizar el derecho de acceso (Artculo 105 b) de la
Constitucin espaola). Tener presente esto consideramos que es necesario porque
en la Administracin se gestionan muchos documentos, pero no todos son capaces
de testimoniar el ejercicio de las competencias soportando los derechos y deberes
recprocos de los poderes pblicos y la ciudadana, porque no son documentos administrativos vlidos desde punto de vista jurdico.
El legislador, inspirado por el principio de legalidad, se ha ocupado de incorporar a esta realidad los documentos que se generan en el nuevo contexto tecnolgico.
Esto ya se previ en el ao 1992, cuando en el Artculo 45.5 de la Ley 30/1992 se
dictaba que:
Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos, informticos o telemticos por las Administraciones Pblicas, o los que stas emitan como copias
de originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y eficacia de
documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado, as como el cumplimiento de las garantas y requisitos exigidos por sta u otras Leyes. 11

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos (BOE n 150 de 23/06/2007) abord ya con ms precisin estos aspectos diferenciando con claridad meridiana documento electrnico de documento
administrativo electrnico. Recordamos los artculos clave:
Anexo De Definiciones
j) Documento Electrnico: Informacin De Cualquier Naturaleza En Forma
Electrnica, Archivada En Un Soporte Electrnico Segn Un Formato Determinado Y Susceptible De Identificacin Y Tratamiento Diferenciado.
11. Este Artculo 45. Incorporacin de medios tcnicos. fue modificado por la Ley 11/2007 de 22
de junio, que derog sus apartados 2, 3 y 4, quedando vigentes sus apartados 1 y 5.

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Artculo 29. Documento administrativo electrnico.


1. Las Administraciones Pblicas podrn emitir validamente por medios electrnicos los documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46
de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn, siempre que incorporen una o varias
firmas electrnicas conforme a lo establecido en la seccin 3. del Captulo II de
la presente ley.
2. Los documentos administrativos incluirn referencia temporal, que se garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento as lo
requiera.
3. La Administracin General del Estado, en su relacin de prestadores de servicios
de certificacin electrnica, especificar aquellos que con carcter general estn
admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.
El citado Captulo II de la Ley 11/2007 regula la Identificacin y la Autenticacin, dos aspectos fundamentales para trascender la presencialidad en el contexto
del ejercicio de los poderes pblicos y de las relaciones de estos con la ciudadana,
estableciendo las formas de identificaci y autenticacin admitidas en estas relaciones
a los ciudadanos y a la Administracin12.
12.Artculo 13. Formas de identificacin y autenticacin.
1. Las Administraciones Pblicas admitirn, en sus relaciones por medios electrnicos, sistemas de
firma electrnica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma
Electrnica y resulten adecuados para garantizar la identificacin de los participantes y, en su caso, la
autenticidad e integridad de los documentos electrnicos.
2. Los ciudadanos podrn utilizar los siguientes sistemas de firma electrnica para relacionarse con las
Administraciones Pblicas, de acuerdo con lo que cada Administracin determine:
a. En todo caso, los sistemas de firma electrnica incorporados al Documento Nacional de Identidad,
para personas fsicas.
b. Sistemas de firma electrnica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrnico reconocido,
admitidos por las Administraciones Pblicas.

c. Otros sistemas de firma electrnica, como la utilizacin de claves concertadas en un registro


previo como usuario, la aportacin de informacin conocida por ambas partes u otros sistemas no criptogrficos, en los trminos y condiciones que en cada caso se determinen.

3. Las Administraciones Pblicas podrn utilizar los siguientes sistemas para su identificacin electrnica y para la autenticacin de los documentos electrnicos que produzcan:
a. Sistemas de firma electrnica basados en la utilizacin de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrnica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.
b. Sistemas de firma electrnica para la actuacin administrativa automatizada.
c. Firma electrnica del personal al servicio de las Administraciones Pblicas.
d. Intercambio electrnico de datos en entornos cerrados de comunicacin, conforme a lo especficamente acordado entre las partes.

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La citada Seccin 3 de este Captulo II se ocupa de la Identificacin de Electrnica de las Administraciones Pblicas y Autenticacin del ejercicio de su competencia, regulando en el Artculo 18 los Sistemas de firma electrnica para la actuacin
administrativa automatizada y en el Artculo 19 la Firma electrnica del personal
al servicio de las Administraciones Pblicas.
En relacin a la firma electrnica tenemos que remitirnos a la Ley 59/2003, de
19 de diciembre, reguladora de la firma electrnica.(BOE n 304 de 20/12/2003)13.
Por otro lado el Sellado de tiempo o Timestaming14 lo encontramos regulado en el
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007. (BOE n 278 de 18/11/2009)15.

13. El Artculo 3. Firma electrnica, y documentos firmados electrnicamente de la Ley


59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrnica reconoce 3 tipos de firmas:

1) La firma electrnica = es el conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.
2) La firma electrnica avanzada = es la firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que
se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
3) La firma electrnica reconocida = la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido
y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma. La firma electrnica reconocida tiene
respecto de los datos consignados en forma electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
14. Mtodo para probar que un conjunto de datos existi antes de un momento dado y que

ninguno de estos datos ha sido modificado desde entonces. El sellado de tiempo proporciona
un valor aadido a la utilizacin de firma digital ya que sta por si sola no proporciona ninguna informacin acerca del momento de creacin de la firma.

Para asociar los datos con un instante determinado en la lnea del tiempo es necesario utilizar una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA - Time Stamp Authority) como tercera parte de confianza. Dicho
instante debe ser btenido por una fuente de tiempo segura, que en el caso de la FNMT-RCM es la del
Real Observatorio de la Armada, institucin que proporciona la base de la hora legal en todo el territorio nacional (Real Decreto 1308/1992, de 23 de octubre, por el que se declara al Laboratorio del Real
Instituto y Observatorio de la Armada como laboratorio depositario del Patrn Nacional de Tiempo y
laboratorio asociado al Centro Espaol de Metrologa. BOE n 282 de 24/11/1992).
15. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre:
Artculo 47. Referencia temporal de los documentos administrativos electrnicos.
1. La Administracin General del Estado y sus organismos pblicos dependientes o vinculados asociarn a los documentos administrativos electrnicos, en los trminos del artculo 29.2 de la Ley 11/2007,
de 22 de junio, una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos:
Marca de tiempo entendiendo por tal la asignacin por medios electrnicos de la fecha y, en su caso, la
hora a un documento electrnico. La marca de tiempo ser utilizada en todos aquellos casos en los que
las normas reguladoras no establezcan la utilizacin de un sello de tiempo.

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Consideramos que estos aspectos deben estar siempre presentes en cualquier debate o consideracin sobre la gestin documental aplicada a los documentos de titularidad pblica.
Todo ello no est en contradiccin con que, existan otros muchos documentos en
la Administracin cuyo valor informativo pueda ser incluso ms alto que cualquier
documento administrativo y que por supuesto deben gestionarse, pero el objetivo de
esta gestin obviamente es otro pues est vinculado con el control y explotacin de la
informacin, no con el testimonio de derechos y deberes puesto que esos documentos no pueden servir a ese objetivo.
4) Analizamos los requisitos de los documentos de titularidad pblica recogidos en la Ley 7/2011 de 3 de noviembre.
La Ley que nos ocupa regula todos los aspectos relacionados con los documentos
y el patrimonio documental bajo una perspectiva que no incurre en discriminacin
por soporte, para beneficio del ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos. El Artculo 11 refleja igualmente esta perspectiva incorporando la legislacin
que hemos venimos comentando:
Artculo 11. Requisitos de los documentos de titularidad pblica.
1. Los documentos de titularidad pblica, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y
contextualizacin, de acuerdo con la normativa que sea de aplicacin.
2. Los documentos de titularidad pblica electrnicos incorporarn la informacin precisa que determine la consideracin de su originalidad en los trminos en que se desarrolle reglamentariamente.
Para facilitar el trabajo que puedan hacer sobre la Ley acompaados por la lectura
de esta colaboracin recogemos aqu unas definiciones de los distintos requisitos
tomadas tanto de la legislacin vigente como de la normativa tcnica en materia de
archivos:

Sello de tiempo, entendiendo por tal la asignacin por medios electrnicos de una fecha y hora a un
documento electrnico con la intervencin de un prestador de servicios de certificacin que asegure la
exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
La informacin relativa a las marcas y sellos de tiempo se asociar a los documentos electrnicos en la
forma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
2. La relacin de prestadores de servicios de certificacin electrnica que prestan servicios de sellado
de tiempo en la Administracin General del Estado, conforme a lo dispuesto en el artculo 29.3 de la
Ley 11/2007, de 22 de junio, as como los requisitos que han de cumplirse para dicha admisin, sern
regulados mediante el Real Decreto a que se refiere el artculo 23.3.

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Autenticidad.
Propiedad o caracterstica consistente en que una entidad es quien dice ser o
bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos. (Anexo IV Glosario.
RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad
en el mbito de la Administracin Electrnica (BOE n 25 de 29/01/2010).
Un documento autntico es aqul del que se puede probar: que es lo que afirma
ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.
(Norma UNE ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de
documentos. Apartado 7.2.2).
Fiabilidad.
Un documento fiable es aqul cuyo contenido puede ser considerado una
representacin completa y precisa de las operaciones, las actividades o los
hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. (Norma UNE ISO 15489-1 Informacin
y documentacin. Gestin de documentos. Apartado 7.2.3)).
Integridad.
Propiedad o caracterstica consistente en que el activo de informacin no ha
sido alterado de manera no autorizada. (Anexo IV Glosario. RD 3/2010, de 8
de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de
la Administracin Electrnica (BOE n 25 de 29/01/2010).
La integridad de un documento hace referencia a su carcter completo e inalterado. Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones
no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos
debern especificar que adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento despus de su creacin, en que circustancias pueden autorizarse dichas
aidiciones o anotaciones y quien est autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier
anotacin, adicin o supresin autorizada que se realice en un documento debera indiacarse de forma explcita y dejar traza.(Norma UNE ISO 15489-1
Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Apartado 7.2.4).
Disponibilidad.
Propiedad o caracterstica de los activos consistente en que las entidades o
procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren. (Anexo
IV Glosario. RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional
de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica (BOE n 25 de
29/01/2010).
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Un documento disponible es aquel que puede ser localizado, recuperado,


presentado e interpretado. Su presentacin debera mostrar la actividad u
operacin que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deberan contener la informacin necesaria para la comprensin de
las operaciones que los crearon y usaron. Debera ser posible identificar un
documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deberan mantener los vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. (Norma UNE ISO 15489-1
Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Apartado 7.2.5).
Contextualizacin.
Sita el documento en relacin con su contexto, esto es su productor y la
actividad de la que es relfejo dotando al mismo de su pleno sentido y valor.
(Norma Internacional de Descripcin Archivstica. General (ISAD-G).
Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deberan contener la
informacin necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon
y usaron. Debera ser posible identificar un documento en el contexto amplio
de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deberan mantener los
vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. (Norma UNE ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin
de documentos. Apartado 7.2.5).
Originalidad.

Condicin de ser Original.

ORIGINAL: Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la


materia y forma en que se emiti. La originalidad lleva implcita la autenticidad diplomtica o administrativa y la autenticidad jurdica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse tambin documentos originales los
autgrafos, hetergrafos y los originales mltiples. (Diccionario de Terminologa Archivstica. Ministerio de Cultura. http://www.mcu.es/archivos/MC/
DTA/Diccionario.html#_o).

5) Conclusin y Justificacin.
Como decamos al principio el concepto de gestin documental es muy amplio, pero la perspectiva archivstica en esta funcin participa de un matiz legal
vinculado al Derecho administrativo y a los derechos de los ciudadanos que no
podemos olvidar.

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3. LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY 7/2011.


La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, dedica a la gestin documental el TITULO III denominado
La gestin documental que cuenta con dos captulos:
CAPTULO I. Concepto y funciones de la gestin documental
CAPTULO II. La gestin documental en la Junta de Andaluca
La Ley 7/2011 acota y define la Gestin Documental de forma especfica y concreta posibilitando con ello el ejercicio con responsabilidad de las competencias en
materia de Patrimonio Documental en el mbito de la Comunidad Autnoma, as
como, garantizar los derechos de los ciudadanos en relacin con la materia que sta
regula. Ello lo realiza estableciendo:
Su objetivo: Garantizar el acceso y uso de los documentos de titularidad pblica, as como para la configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca (Art. 53).
Su mbito de aplicacin: Todos los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca16 (Art.55).
Adems definir este mbito de aplicacin, la Ley da un paso ms all disponiendo
la promocin de un modelo comn de gestin documental acorde con la implantacin de la administracin electrnica para el Sistema Archivstico de Andaluca
como uno de los principios de actuacin del propio Sistema Archivstico (Art. 27) y
estableciendo un modelo de gestin documental para la Administracin de la Junta
de Andaluca (Artculos 56 a 60).
La definicin del concepto de gestin documental como un conjunto de
funciones archivsticas aplicada a los documentos, estas funciones son: la
identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la conservacin,
la custodia, el acceso y el servicio 17 (Art. 54).
16.Artculo 40. Clasificacin de los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca.
Los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca se clasifican en razn de su titularidad
y gestin en:
a) Archivos de la Junta de Andaluca.
b) Archivos de las entidades locales de Andaluca.
c) Archivos de las universidades pblicas de Andaluca.
d) Archivos de titularidad y gestin distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados
en el Sistema Archivstico de Andaluca.
17. La definicin y regulacin de estas funciones las encontramos en el Decreto 97/2000, de 6 de
marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley
3/1984, de 9 de enero, de Archivos.(BOJA n 43 de 11/04/2000).

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Esto implica que el concepto de gestin documental que utiliza esta Ley participa de la perspectiva diacrnica y de la perspectiva legal que se centra en
garantizar las condiciones para que la ciudadana pueda ejercer su derecho de
acceso a los documentos que caracterizan las funciones archivsticas.

Esta intencin es clara incluso cuando se dispone del uso de las nuevas tecnologas para la ejecucin de estas funciones en las administraciones pblicas,
ya que el establecimiento de estos sistemas de gestin debe estar acorde con
las funciones de la gestin documental, con las normas archivsticas y con los
principios tcnicos que establezca la consejera. (Art. 55.2).

Su carcter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, as como para la configuracin del
Patrimonio Documental de Andaluca. (Art. 53)
Este carcter transversal aplicado a todos los documentos sin discriminacin por
soporte conlleva que el desarrollo de las funciones archivsticas que integran la gestin
documental precise de la participacin y presencia de la perspectiva archivstica en:
a) La definicin de los sistemas de informacin, con el fin de garantizar la
capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de
asociarse al documento para su adecuada gestin archivstica:
b) La regulacin de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios
de valoracin para la seleccin, transferencias de la custodia y para el acceso.
c) El diseo de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin. (Art. 54.2)
Este enfoque se refuerza y encuentra su complemento con la categorizacin de
los sistemas de tramitacin como archivos de oficina en el Art. 38.4: En el caso de
procedimientos tramitados electrnicamente y, en general, de documentos producidos por
medios electrnicos, los propios sistemas de tramitacin tendrn, en esta fase procedimental, el carcter de archivos de oficina.
Considerndola uno de los principios generales que inspiran la consecucin
de los objetivos de esta ley:

Artculo 4. Principios generales.


La consecucin de los objetivos de esta ley est inspirada por los siguientes
principios:
(...)
3. Carcter transversal de las funciones archivsticas recogidas en el artculo
54 y los principios archivsticos de respeto al origen y al orden natural de los
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documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos con independencia de su productor.
4. Adaptacin a las nuevas tecnologas con la promocin de la gestin documental electrnica.

Previendo la incorporacin de las nuevas tecnologas para aplicacin de la


gestin documental de conformidad con las normas y pricipios tcnicos
archivsticos:
Las administraciones pblicas andaluzas promovern el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin de los documentos de su competencia (...).
(Art.7).
Las administraciones pblicas andaluzas establecern en sus respectivos mbitos el uso de sistemas de informacin para la gestin de los documentos de
titularidad pblica, de conformidad con las funciones de la gestin documental, con las normas archivsticas y con los principios tcnicos que establezca la
consejera.(Art. 55.2)
Con todo ello la Ley ha establecido un marco de actuacin, el Sistema Archivstico de Andaluca, con respeto a los mbitos competenciales de las distintas Admnistraciones que es de imperiosa necesidad para alcanzar los objetivos gestin, proteccin, acceso y difusin de los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio
Documental de Andaluca.
4. LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA JUNTA DE ANDALUCA.
4.1. El modelo de gestin documental de la Junta de Andaluca.
Una vez establecido un marco de actuacin en la aplicacin de las funciones de
la gestin documental para todo el Sistema Archivstico de Andaluca, la Ley para el
mbito de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Andaluca da un paso
ms all, estableciendo un modelo de gestin documental comn e integrada en la
gestin administrativa para la Junta de Andaluca.
A ello le dedica el Captulo II. La gestin documental en la Junta de Andaluca
del Ttulo III (Art.56 al 60). Consideramos que es de inters tomar conciencia de
lo que ello significa, ya que el disponer su aplicacin en esta Ley implica que en la
Junta de Andaluca las funciones de la gestin documental deben llevarse a cabo por
imperativo legal.
A la hora de analizar este modelo no debemos perder de vista las reflexiones que en
apartado anterior hemos hecho sobre el concepto de documento de titularidad pblica.
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Caracteriza este modelo su transversalidad que afecta a todo el ciclo de vida del
documento e implica en su aplicacin a todas las personas responsables de la gestin
administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pblica (Art. 56.2).
Ello supone una gestin documental global que integra su perspectiva sincrnica y
su perspectiva diacrnica.
Brevemente podemos identificar la perspectiva sincrnica como aquella que:
Es llevada a cabo en la propia unidad administrativa productora (oficina)
durante la tramitacin o perodo inmediatamente posterior, por el propio
personal de la unidad bajo la coordinacin del Archivo del rgano18.
Acta sobre el control de los documentos y la gestin de la informacin que
contienen 19, con una visin sincrnica y orientada a un desarrollo eficaz y eficiente de las actividades propias de la unidad y a la distribucin colaborativa
del conocimiento en el rgano.
Aplica procesos para la clasificacin y la descripcin de los documentos, que
deben estar coordinados por el Archivo de la Institucin.
Este nivel de actuacin es fundamental para garantizar los objetivos finales de
control, custodia y servicio a los que sirven las funciones de la gestin documental.
No obstante es de la perspectiva diacrnica de la que requiere la mayor parte de
las funciones y procesos reglados que constituyen la gestin documental que regula
esta Ley, esto es, la identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la
18.Artculo 43. Archivos centrales.
1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestin documental aplicada
a los documentos de los organismos a los que estn adscritos.
2. En cada consejera de la Administracin de la Junta de Andaluca existir un archivo central.().
3. En cada entidad instrumental dependiente de la Administracin de la Junta de Andaluca existir un
archivo central ().
4. En cada delegacin del Gobierno de la Junta de Andaluca, as como en cada delegacin provincial
de las respectivas consejeras, existir asimismo un archivo central. ().
19. Este aspecto adquiere especial relevancia en estos momentos en los que se est tramitando el
Proyecto de Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno (Boletn Oficial de las
Cortes Generales. Congreso de los Diputados. Serie A. N 19-1 de 07/09/2012). Si bien el texto finalmente
aprobado por el Consejo de Ministros de 27 de julio de 2012 y presentado a trmite ha mejorado con
respecto a las versiones anteriores admitiendo la dicotoma informacin / documento (Art. 10:Se entiende por informacin pblica los contenidos o documentos que obren en poder de cualquiera de los sujetos
incluidos en el mbito de aplicacin de este Ttulo y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de
sus funciones), consideramos persiste la ambigedad en la forma en que se refiere a estas dos realidades
el Proyecto de Ley lo que no favorece la transparencia, a la cual realmente se contribuye facilitando el
acceso a la informacin y sobre todo a las Fuentes de la informacin. En el contexto actual el concepto
de Fuente merece un debate y su reivindicacin No creen?.

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conservacin, la custodia, el acceso y el servicio (Art. 53). De esta perspectiva podemos


decir brevemente que:
Es practicada por las unidades administrativas que tienen las funciones de
custodia, organizacin y servicio de los documentos del organismo al que
sirven: Archivos centrales, intermedios o histricos.
Acta sobre los documentos de toda la organizacin a lo largo de las distintas
fases de la vida de los mismos, desde su creacin hasta su conservacin definitiva o seleccin.
Aplica todos los procesos tcnicos archivsticos a todo el fondo documental del
organismo independientemente de la vigencia o no de su unidad productora.
Ambas perspectivas integradas ofrecen como resultado el alcance global, sistemtico y transversal de este modelo de gestin documental.
El desarrollo de las funciones y procesos reglados que integran la gestin documental se materializa en una serie de actuaciones que recorren todo el texto de la Ley
trascendiendo cualquier discriminacin por soporte:
Participacin en la definicin de los documentos y los sistemas de Informacin para la tramitacin de procedimientos , para garantizar que estos
sistemas generan los metadatos necesarios para la gestin integrada de los
documentos, de acuerdo con los principios y criterios tcnicos archivsticos,
y garantizar que los documentos cumplen los los requisitos de autenticidad,
fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin (Art. 59), requisitos
necesarios para que sean vlidos.
Desarrollo de las funciones de clasificacin, identificacin y descripcin para
posibilitar la recuperacin y acceso a los mismos y a la informacin que contienen a lo largo de toda la vida de la institucin y, en su caso, tras la desaparicin de la misma para garantizar el cumplimento del objeto de esta Ley (Art.
1) Estas funciones garantizan la vigencia de la clasificacin, identificacin y
descripcin de las agrupaciones intelectuales a la que pertenecen los documentos para facilitar su recuperacin, independientemente del devenir del
rgano productor (lo cual adquiere especial relevancia ante los cambios de
estructura de Gobierno).
Desarrollo de las funciones de valoracin para promover el establecimiento
los criterios de seleccin por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a
los Documentos (Art. 31) y ejecutarlos.
Custodia de los documentos y mantenimiento de la cadena de custodia
(Artculos 12; 45.3. 58) con aplicacin de las medidas de seguridad que
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garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos custodiados (Art. 31 de la Ley
11/2007). Recordamos que en el caso de expedientes electrnicos estos
debern incorporar las referencias pertinentes al Sistema de Informacin
de Archivos de la Junta de Andaluca para la gestin documental y garantizar la cadena de custodia.(Art.45.3).
En estas actuaciones cobran especial protagonismo los Archivos Centrales y la
Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos a travs del establecimiento de los plazos de permanencia en los distintos archivos y/o de la distribucin de la responsabilidades en la cadena de custodia de los documentos.
Disposicin de traslado de los documentos o traspaso de la custodia a lo largo
del ciclo vital de los documentos (Art. 13; Art. 43).
Actuaciones para garantizar la conservacin fsico lgica de los documentos
(Art. 58).
Aplicacin los criterios de acceso a los documentos y facilitar la ejecucin
material de este derecho (Art. 61 al 66), as como la gestin del prstamo
administrativo (12).
Gestin de la informacin para su explotacin corporativa (Exposicin de
motivos).
Actuaciones para la difusin (Artculos 7, 29, 64).
4.2. El documento administrativo electrnico en el modelo de gestin documental
de la Junta de Andaluca.
Hemos indicado que una de las bondades de esta Ley es abordar la gestin documental y la regulacin de los distintos aspectos del documento sin incurrir en discriminacin por soporte facilitando con ello el derecho de acceso de la ciudadana a los
documentos, no obstante ello no implica que no deban preverse ciertas actuaciones
especficas en relacin con los documentos electrnicos, sino todo lo contrario, la
atencin a sus particularidades son imprescindibles para garantizar la consecucin
de los objetivos de esta Ley. As el modelo de gestin documental de la Junta de
Andaluca en relacin con los documentos electrnico, junto con las actuaciones ya
citadas en las actividades encaminadas a garantizar la produccin de documentos
administrativos electrnicos vlidos y su tratamiento de acuerdo con el modelo de
gestin documental de la Administracin Autnoma, la Ley prev un importante
instrumento y una serie de obligaciones:
Se crea el Registro de General de Sistemas de Informacin de la Junta de
Andaluca como instrumento necesario para el seguimiento y control de la
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produccin y custodia de documentos electrnicos de la Administracin de


la Junta de Andaluca, as como de las obligaciones y responsabilidades que
conlleva (Art.59). Su contenido, procedimientos y regulacin deber establecerse mediante desarrollo reglamentario.
Se establece la aplicacin de las tcnicas de la gestin documental en el origen
de la produccin (Art 54 y Art.57).
Se le otorga el carcter de archivos de oficina a los sistemas de tramitacin:
En el caso de procedimientos tramitados electrnicamente y, en general, de
documentos producidos por medios electrnicos, los propios sistemas de tramitacin tendrn, en esa fase procedimental, el carcter de archivos de oficina. (Art.38.4)
Se regula el archivo y custodia de documentos electrnicos de la Junta de
Andaluca incorporando lo dispuesto en el Art. 31 de la Ley 11/2007 de 22
de junio, segn el cual Los medios o soportes en que se almacenen documentos,
debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control
de accesos, as como el cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de
proteccin de datos. Lo vemos en el Art. 58 de la Ley.
Artculo 58. Archivo y custodia de documentos electrnicos de la Junta de Andaluca.
1. La Junta de Andaluca garantizar la custodia y conservacin de sus documentos electrnicos, para lo que deber contar con los medios personales, materiales y
tecnolgicos necesarios para almacenar de forma segura estos documentos, facilitando a los archivos de su titularidad o gestin el cumplimiento de las funciones
que les corresponden sobre aquellos.
2. La Administracin de la Junta de Andaluca promover la coordinacin y colaboracin entre las consejeras competentes en materias de administracin electrnica, de poltica informtica y de archivos, documentos y patrimonio documental,
para el adecuado archivo y custodia de los documentos electrnicos.
Actualmente, en relacin con la problemtica del documento electrnico la Junta
de Andaluca trabaja en distintos proyectos de incidencia directa en los distintos aspectos de la gestin documental, entre los que destacamos los siguientes:
Redaccin del Decreto que incorpora a la normativa autonmica lo dispuesto
en la citada Ley 11/2007 y normativa que lo desarrolla.

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Definicin del modelo de Expediente electrnico de la Junta de Andaluca


incorporando las normas estatales en la materia20.
Desarrollo de una Plataforma para la Custodia segura de documentos electrnicos segn el modelo Modelo OAIS (Open Archival Information Systems)
para la gestin, conservacin y almacenamiento de objeto digitales. Esta herramienta es fundamental para garantizar a medio y largo plazo el derecho de
acceso y la configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca.
4.3. El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca.
Finalmente para articular y materializar este modelo de gestin documental de la
Junta de Andaluca la Ley prev un ltimo instrumento que contribuye adems a la
vertebracin de la red de archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca,
el Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca, cuya coordinacin reside en la Consejera competente en materia de documentos, archivos y
Patrimonio Documental (Art. 60.2).

20. Una relacin completa de estas normas as como la actualidad en materia de administracin electrnica la tiene a disposicin en el Portal de Administracin electrnica (PAe) del Ministerio de Poltica
Territorial y Administracin Pblica http://www.administracionelectronica.gob.es/ . No obstante aqu
relacionamos las ms descatadas que desarrollan la citada Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos:
- Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. BOE n 278 de
18/11/2009.
- Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el
mbito de la Administracin Electrnica. BOE n 25 de 29/01/2010.
- Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en
el mbito de la Administracin Electrnica. BOE n 25 de 29/01/2010.
- Normas Tcnicas que desarrollan los Esquemas Nacionales:
Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico (BOE n 182 de 30/07/2010).
Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos (BOE n 182 de
30/07/2010).
Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico (BOE n 182 de 30/07/2010).
Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la
Administracin (BOE n 182 de 30/07/2010).
Resolucin de 28 de junio de 2012 (BOE n 178 de 26/07/2012), de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
gestin de documentos electrnicos.

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Para garantizar la independencia en la gestin de los archivos de la Administracin de Justicia radicados en la Comunidad Autnoma la Ley establece que el Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca contar con un modelo
especfico aplicado a los archivos de los rganos de la Administracin de Justicia en
Andaluca, correspondiendo su coordinacin a la consejera competente en materia
de Administracin de Justicia (Art.60.4).
Con este Sistema de Informacin se aplica lo previsto en la propia Ley en el Principio General de Adaptacin a las nuevas tecnologas con la promocin de la gestin
documental electrnica (Art. 4.4), el cual es ampliado en el Art.7 Promocin de las
tecnologas de la informacin y la comunicacin, y concretado en relacin con este
Sistema de Informacin en el Art. 55:
Artculo 55. Aplicacin de la gestin documental en los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca.
1. Las funciones de la gestin documental se aplicarn en todos los archivos del
Sistema Archivstico de Andaluca. Estas funciones incorporarn las nuevas tecnologas propias de la administracin electrnica.
2. Las administraciones pblicas andaluzas establecern en sus respectivos mbitos
el uso de sistemas de informacin para la gestin de los documentos de titularidad
pblica, de conformidad con las funciones de la gestin documental, con las normas archivsticas y con los principios tcnicos que establezca la consejera.
As mismo, esta previsin est presente en el Art. 64 en relacin con el aspecto
instrumental en el acceso a los documentos de titularidad pblica, aspecto al cual el
Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca contribuye como herrramienta para la gestin de los documentos y archivos de la Junta de Andaluca:
Artculo 64. Instrumentos archivsticos para facilitar el acceso a los documentos
de titularidad pblica.
1. Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo facilitar instrumentos archivsticos de informacin y descripcin y asesorar a las personas
usuarias en la bsqueda de la informacin contenida en el mismo.
2. Las distintas administraciones pblicas procurarn los medios tecnolgicos y
telemticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusin de los instrumentos citados en relacin con sus documentos. Cuando estos
instrumentos contengan datos referidos a personas fsicas incluirn la informacin
desagregada por sexo
El Art. 60 establece el Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca como el sistema comn para la gestin integrada de los documentos de
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su competencia, de acuerdo con los principios y criterios tcnicos archivsticos que


la rigen. Con ello se promueve el carcter global y transversal de la gestin documental en la Junta de Andaluca facilitando la interrelacin de los archivos de acuerdo
a la legalidad vigente para la gestin de la cadena de custodia durante el circuito
previsto a lo largo del ciclo vital de los documentos sin solucin de continuidad ni
discriminacin por soporte, y la prestacin de servicios tanto la ciudadana como a
la propia Administracin.
Este carcter transversal se beneficia de los trabajos en el entorno de la Administracin orientados a la Interoperabilidad tanto entre Sistemas como entre Administraciones21. Incorporar esta capacidad es recogida como requisitos del propio Sistema
de Informacin de Archivos, as en el Art. 60.3 y 60.4. la Ley prev lo siguente:
Artculo 60.El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca.
(...)
3. El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca interoperar
con el resto de sistemas de informacin de la Junta de Andaluca para gestionar la
transferencia de la custodia de los documentos electrnicos conforme a los plazos
establecidos. Dicha transferencia ir acompaada de los elementos necesarios que
permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos
pblicos y garantizar el acceso y difusin de los mismos.
4.El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta deAndaluca interoperar,
asimismo, con el sistema en el que se almacenen los documentos electrnicos de la
Junta de Andaluca para facilitar el acceso y uso de los documentos que en l se
custodia.
En el primer caso, interoperabilidad con el resto de sistemas de informacin
(Art.60.3), debe tener en cuenta tanto los sistemas que utilizan como motor de
tramitacin una herramienta corporativa (en nuestro caso el motor de tramitacin
Trew@, elemento habilitante del modelo de Administracin electrnica de la Junta
de Adaluca)22 como los de sistemas que no la utilizan. En ambos casos la interoperabilidad supone faciltar el flujo de informacin vinculado al traspaso de custodia de
los documentos desde el sistema productor al Sistema de Informacin de Archivos
facilitando la gestin administrativa de este traspaso y las actividades propias de la
gestin documental.

21. Vase nota 20 (legislacin vigente y normas tcnicas relativas a la materia).


22. Ms informacin en el Portal de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca https://
ws024.juntadeandalucia.es/ae/

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En el segundo, Art. 60.4, esta interoperabilidad es imprescindible para las funciones de la gestin documental orientadas a garantizar el control, la custodia y acceso a
los documentos de titularidad pblica con los requisitos establecidos en la legislacin
vigente y que hemos tratado en el apartado dedicado a los Documentos de Titularidad Pblica.
Este carcter de Sistema de Informacin nico para la gestin integrada de los
Archivos y documentos competencia de la Junta de Andaluca llevada a la prctica
con un carcter transversal a toda la Administracin y a todo el ciclo vital de los
documentos sin discriminacin por soporte, tiene un potencial enorme de cara a la
prestacin de los servicios a la ciudadana a travs de las nuevas tecnologas, ya que
pone en disposicin de poder ofrecer a los ciudadanos un OPAC para acceder a
todos los documentos que se custodian en los Archivos de la Junta de Andaluca.
E incluso, a travs de la colaboracin e interoperabilidad entre Administraciones,
facilita los mecanismos para poder poner a disposicin de la ciudadana en la misma
herramienta todos los documentos del Patrimonio Documental de Andaluca.
Con todo ello la Ley da carta de naturaleza por imperativo legal a una realidad
existente en los archivos de la Junta de Andaluca para los que el Sistema de Informacin @rchivA es la herramienta corporativa para la gestin de los documentos y
archivos de esta Administracin Autnoma.
Desarrollado por la Junta de Andaluca es la herramienta corporativa para la gestin integral de los archivos de titularidad y/o gestin autonmica, integrantes, a su
vez, del Sistema Archivstico de Andaluca.
Su implantacin est regulada por la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de
las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica y de Cultura, por la que se regula la
implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA Andaluca) (BOJA n
71 de 17 de abril de 2007), norma que se ver modificada en breve para adaptar la
regulacin del S.I. @rchivA a lo previsto en el Art. 60 de la Ley 7/2011.
La coordinacin del Sistema para su implantacin, mantenimiento y desarrollo
corresponde a la Consejera de Cultura y Deporte por razn de materia, en la cual
reside fsicamente la aplicacin a la que los distintos archivos acceden va Web.
De acuerdo con lo establecido en el Artculo 2.1 de dicha Orden, el mbito de
aplicacin del S.I. @rchivA abarca a todos los rganos, unidades y archivos de titularidad y/o gestin de la Administracin de la Junta de Andaluca y de sus entidades
instrumentales dependientes, acogiendo as a todos los Archivos Centrales (incluidos
los de la Administracin Territorial), Intermedios e Histricos, as como a las unidades administrativas con ellos relacionados.
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M Isabel Valiente Fabero

El Sistema contempla la gestin informatizada de todo tipo de documentos y


archivos, siguiendo el ciclo vital de los documentos: desde los archivos de oficina,
pasando por los Archivos Centrales, hasta los Archivos Intermedios e Histricos,
permitiendo la comunicacin electrnica y el traspaso de la informacin entre ellos.
El S.I. @rchivA cuenta con un portal para la difusin de los documentos, y la
prestacin de servicios on-line denominado @rchivAWeb el cual entrar en breve en
produccin. Este portal est desarrollado para interoperar con el Respositorio Digital
de la Consejera de Cultura y Deporte para la Difusin de documentos de archivos
(BAIDA) actualmente en fase final de desarrollo.
Entre las lneas actuales de trabajo destacan la modificacin del sistema para interoperar con el resto de los sistemas de informacin de de la Junta de Andaluca y
la conexin con el resto de herramientas corporativas del modelo de Administracin
electrnica de la Junta de Andaluca (Portafirm@, @ries, etc.) para la tramitacin
electrnica de los procedimientos administrativos resultantes de la aplicacin de las
funciones de la gestin documental.
As mismo, en lnea con lo dispuesto en el Art. 60.4 de la Ley, se ha contemplado
la interoperabilidad del S.I. @rchivA con el Sistema de Custodia de documentos
electrnicos de la Junta de Andaluca, que en la actualidad cuenta con una primera
fase de anlisis para la definicin de requisitos, la cual deber dar paso a la fase de
desarrollo e implantacin.
Por otro lado conviene resaltar que la gestin del Sistema de Informacin @rchivA participa de la estrategia de cooperacin en materia de Administracin electrnica o e-cooperacin de la Junta de Andaluca, orientada a la implantacin de su modelo Administracin
electrnica en otras Administraciones Pblicas. En este contexto destaca la firma de convenios para la cesin gratuita del Sistema a otras Administraciones e instituciones pblicas y la
prxima incorporacin del Sistema al Repositorio de Software Libre de la Junta de Andaluca 23 bajo el modelo de licencia abierta para las Administraciones Pblicas.
En la Web del Portal de Archivos de Andaluca 24 , el S.I. @rchivA cuenta con un
apartado en el que pueden consultar la actualidad del Sistema (informacin general,
documentos tcnicos, contacto, etc.)
Para finalizar expresamos nuestro deseo de que estas reflexiones puedan contribuir a un mayor acercamiento y compresin del alcance de lo dispuesto en la Ley
11/2007 de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental en
relacin con la gestin documental.
23. http://www.juntadeandalucia.es/repositorio/
24. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos

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EL ACCESO A LA INFORMACIN, A LA DOCUMENTACIN Y A LOS ARCHIVOS. ACCESO Y GESTIN DOCUMENTAL...

EL ACCESO A LA INFORMACIN,
A LA DOCUMENTACIN Y A LOS ARCHIVOS.
ACCESO Y GESTIN DOCUMENTAL EN LA LEY
7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.
Esther Cruces Blanco

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 145-171

EL ACCESO A LA INFORMACIN, A LA DOCUMENTACIN


Y A LOS ARCHIVOS. ACCESO Y GESTIN DOCUMENTAL
EN LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA.

Esther Cruces Blanco

Directora del Archivo Histrico Provincial de Mlaga.


mariae.cruces@juntadeandalucia.es

Las reflexiones siguientes no pueden ser, de ninguna manera, una exposicin amplia y completa de lo que el acceso y la accesibilidad es tanto para la disciplina de
la Archivstica, como para el trabajo en los archivos de cualquier tipo, o lo que el
acceso comporta para la aplicacin de cualquiera de las normas de carcter administrativo, jurdico o judicial que abordan esta cuestin1. Las palabras que prosiguen son
1. Una bibliografa bsica: DUCHEIN, M. Los obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a
la transferencia de la informacin conservada en los archivos. Un estudio RAMP. Pars, 1983; El derecho a
saber y el deber de la privacidad: el acceso a los documentos. VI Congreso de Archivos de Castilla y Len.
Tabula. N 15(2012); EMBID IRUJO, A. El derecho de acceso a los archivos y registros administrativos. LEGUINA VILA, J. y SNCHEZ MORN, M. (dirs.). La nueva Ley de Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Madrid, 1993; FERNNDEZ RAMOS, S. El derecho de acceso a los documentos administrativos. Madrid, 1977; FERNNDEZ
RAMOS, S. La informacin y participacin ciudadana en la Administracin Local. Barcelona, 2005;
FERNNDEZ RAMOS, S. La experiencia europea en materia de transparencia administrativa y acceso a la informacin, en Transparentar al Estado: la experiencia mexicana de acceso a la informacin.
Mxico, 2004; FERNNDEZ RAMOS, S. La regulacin del acceso en los nuevos soportes: La Ley
para el acceso electrnico de los ciudadanos a las Administraciones Pblicas. Los nuevos paradigmas
de la Archivstica. Novenas Jornadas Archivsticas. Huelva, 2008 pp. 49-60; GMEZ LLERA, E. La
legislacin europea en materia de acceso. Actas XIV Congreso Internacional de Archivos. Sevilla, 2000.
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2001 [recurso electrnico]; GMEZ LLERA, E. El
problema del acceso a la documentacin en los Archivos Histricos. I Jornadas sobre Acceso a los documentos pblicos y oficiales. 2009[recurso electrnico]; GUICHOT, E. Datos personales y Administracin
Pblica.2005; Manual de proteccin de datos para las Administraciones Pblicas. Agencia de Proteccin
de Datos de la Comunidad de Madrid. Madrid, 2003; MESEGUER YEBRA, J. El derecho de acceso a
los documentos administrativos y su tutela. 2000; ORTEGA GUTIRREZ, D. Manual de Derecho a la
Informacin. Madrid, 2003; POMED SNCHEZ, A. El derecho de acceso de los ciudadanos a los Archivos
y Registros Administrativos. INAP. Madrid, 1989; RAMS RAMOS, L. El derecho de acceso a archivos y
registros administrativos. Madrid. 2008; RIVERO ORTEGA, E. El expediente administrativo. De los

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Esther Cruces Blanco

una exposicin sobre el contexto poltico, administrativo y social en el que el acceso


a la informacin, a los documentos y a los archivos est inserto y que ha sido un trasfondo permanente a la hora de preparar y aprobar la Ley 7//2011 de documentos,
archivos y patrimonio documental de Andaluca.
1.- Derecho de acceso a la informacin y a los documentos, acceso a los archivos.
Existe una evidente confusin al menos as lo apreciamos quienes trabajamos
da a da en un archivo, donde se pone de manifiesto constantemente el ejercicio de
la accesibilidad a los documentos entre lo que supone: conocer qu documentos
existen en un archivo de cualquier tipo, tambin el de una oficina, qu documentos y expedientes se tramitan y conservan en las Administraciones Pblicas, y qu
documentos pueden ser consultados. La diferencia entre acceso a la informacin y
acceso al documento en s mismo la consulta tiene matices importantes y destacados tanto en la Ley que aqu nos ocupa como en las numerosas disposiciones de toda
ndole que tratan el acceso a la informacin, a los documentos y a los archivos, o las
normas que hacen referencia al honor, intimidad, privacidad, divulgacin de secreto,
etc.. Igualmente existe una confusin entre lo expresado en el artculo 105b) de la
Constitucin Espaola, el acceso libre y gratuito a los archivos, es decir la entrada
a un archivo, a una institucin concebida como tal, del acceso libre y gratuito a un
expediente o documentos determinados. Este error es en muchas ocasiones deliberado y forzado, en otras es fruto del desconocimiento o derivado de la intoxicacin
que los medios de comunicacin expanden en noticias casi siempre relacionadas con
aspectos relativos a la corrupcin poltica.
Los principios sobre acceso cubren dos aspectos del derecho de acceso: el del acceso del pblico a los archivos y el de las responsabilidades del archivero y de quien
trabaja con documentos para facilitar el acceso a los archivos y a la informacin en
ellos contenida2.
Existe una inevitable relacin entre el archivo y el acceso a los documentos que
en l se custodian, una relacin que se remonta a la Antigedad, aunque se entiende
una evolucin drstica desde la Segunda Guerra Mundial, pues a partir de ese momento histrico los archivos se abrieron cada vez ms al pblico en general debido
a diversos factores, entre ellos el de practicar reparaciones individuales y colectivas

legajos a los soportes electrnicos. 2007; SERRA NAVARRO, F. Los archivos y el acceso a la documentacin.
Ministerio de Cultura, 1980
2. Principios sobre el acceso. Grupo de Trabajo del Consejo Internacional de Archivos en http://
www.ica.org; HUSKAMP PETERSON, T. El grupo de trabajo sobre acceso. FLASH n21 (2011)
pp. 22-23

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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de todos los desastres producidos por la Guerra3. Junto a ello se inici la aplicacin
de otro concepto relacionado estrechamente con el acceso a los archivos: el derecho
a la informacin que implica, al menos en los pases democrticos, una nueva reivindicacin en lo tocante al acceso a los documentos, ya no slo considerado como una
necesidad de la investigacin histrica o cientfica sino como un derecho democrtico de
todos los ciudadanos4.
Hoy en da el derecho de acceso a la informacin y a los documentos producidos,
recibidos y conservados por las Administraciones Pblicas es un pilar bsico para la
transparencia en un estado democrtico, ello ha ido teniendo una evolucin que ha
permitido logros que no todos los pases han conseguido ni aplican en la actualidad. No obstante este derecho a conocer, al fin y al cabo, lo que la Administracin
Pblica y los poderes pblicos desarrollan, no es algo reciente aunque sea un debate
al menos en Espaa de gran actualidad. La liberalizacin del acceso a los archivos
se desarroll a partir de la Revolucin Francesa y de la Declaracin de Derechos del
Hombre Ley de 1794: todo ciudadano podr solicitar de los archivos la informacin
de los documentos que le sean de referencia; los archivos adquieren una nueva dimensin,
constituyen el depsito de las leyes de una nacin al servicio del soberano, el gobierno y
de su administracin. Otro documento bsico para la definicin y establecimiento
de derechos fundamentales, la Declaracin Universal de los Derechos Humanos de
1948, expresa en su artculo 19, otro factor relativo al derecho a conocer: todo individuo tiene derecho a la libertad de opinin y de expresin; este derecho incluye el de no
ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones,
y el de difundirlas, sin limitacin de fronteras, por cualquier medio de expresin.
El acceso es, por lo tanto, uno de los ejes bsicos del trabajo en los archivos y ello ha
supuesto que la Declaracin Universal sobre los Archivos, del Consejo Internacional
de archivos5, exprese que: El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento
de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la
calidad de vida; as como el compromiso de trabajar para que los archivos sean accesibles
a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de
los creadores, de los propietarios y de los usuarios y el compromiso de que los archivos sean
utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.
Pero para que el acceso pueda ser un derecho y un deber que sea cumplido por unos
y por otros, tanto por los archiveros como por los responsables de los diferentes mbitos
3. DUCHEIN, M. Los obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a la transferencia de la informacin conservada en los archivos. Un estudio RAMP. Pars, 1983
4. Ibidem. pp. 5-6
5. En http://www. ica.org

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administrativos y polticos, no cabe duda de que lo primero que se ha de analizar es


la definicin y funciones del archivo, cuestiones que no pueden ser abordadas en este
anlisis. Pero s nos debemos hacer las siguientes preguntas: de qu archivos estamos
hablando?, de meros almacenes de papel?, de montaas de documentos apilados en
las oficinas?, de los stanos o buhardillas de cualquier organismo o institucin pblica
repleta de documentos?, de ordenadores personales con cientos de carpetas sin control o sometidas a los criterios de alguien que se denomina informtico?. Para poder
ejercer el derecho a la informacin en las Administraciones Pblicas y acceder a los documentos que stas custodian se ha de tener en cuenta que el acceso est condicionado
por diversos pilares a los que el servidor pblico, y especialmente el funcionario, y, desde luego el archivero, se enfrenta diariamente: la peticin de acceso del interesado; la
transparencia; la necesaria comunicacin entre las Administraciones Pblicas; considerar que el acceso a la informacin no es lo mismo que acceso a los documentos; tener en cuenta que el acceso a los documentos no es lo mismo que acceso a los archivos;
comprender que el acceso a la informacin no es igual que consulta del documento.
En cualquier caso, para que pueda ser efectivo el derecho de acceso, los archivos deben
existir y deben estar organizados, pues en muchos casos estos archivos no existen, son
meros cmulos de documentos o bases de datos desorganizadas, y ello supone que se ha
de admitir lo siguiente: si la informacin ni la documentacin no puede ser localizada,
la destruccin o perdida de documentos est garantizada6. Estas situaciones la carencia real de archivos es a veces una excusa y otras, las ms, una imposibilidad para que
las Administraciones Pblicas informen y faciliten los datos requeridos7.
Y para todo ello y para el contexto poltico y administrativo en el que los funcionarios y servidores pblicos desempean sus funciones se ha de tener en cuenta
que existen diversas normas europeas que han de estar presentes en el ejercicio diario
del trabajo que se desempee y que, desde luego, han sido una referencia necesaria
y obligada a la hora de redactar la Ley 7/2011 de documentos, archivos y patrimonio documental de Andaluca8, pues en ellas se observa el principio de acceso a
los documentos producidos por las instituciones europeas, que deben elaborar en
sus reglamentos internos disposiciones especficas sobre el acceso a sus documentos.
La Carta de los Derechos Fundamentales de la Unin Europea, proclamada en la
6. la destruccin del documento o su falta de localizacin inciden sobre el presupuesto de ejercicio del derecho de acceso. FERNANDEZ RAMOS, S. Los concejales y el acceso a la informacin. El derecho de los
concejales de acceso a la documentacin local. Granada, 2003 p. 60
7. Recordemos la campaa de Las 100 preguntas llevada a cabo por la Coalicin Pro Acceso. http://
www.proacceso.org/
8. Especialmente la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unin europea y Recomendacin n
R (2000)13; vid. RAMS RAMOS, L. El derecho de acceso a archivos y registros administrativos. Madrid,
2008 pp. 73-137

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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cumbre de Niza del ao 2000, y que fue recogida en el proyecto de Constitucin


Europea, establece el principio de buena administracin (art. II.41). Este principio
reconoce el derecho fundamental de todo ciudadano a varios logros en su relacin
con la Administracin Pblica, y entre ellos y expresamente, el derecho de todo
ciudadano a acceder al expediente que le afecte, dentro del respeto a los intereses legtimos de confidencialidad y del secreto profesional y comercial. En este sentido estas
disposiciones europeas expresan la dicotoma permanente existente en el concepto
y en la aplicacin del acceso: el derecho a conocer y el derecho de todo individuo
a la proteccin de los datos de carcter personal que le conciernen9. Estas premisas
existen, igualmente, en diversas leyes generales espaolas10. La Ley 7/2011 expresa
igualmente esta ambivalencia que recae siempre sobre el acceso pues el artculo 61
remite a toda la legislacin vigente en esta materia.
En relacin con el acceso la pregunta que siempre es planteada tanto por los potenciales usuarios de los documentos como por los responsables de producirlos y custodiarlos es cundo se puede ver un documento?, en qu fecha desde la produccin
del documento?, quin tiene derecho?. Las respuestas no son fciles y no pueden
ser taxativas, no podrn ser facilitados plazos genricos sino que stos siempre estarn
vinculados a las normas que definan el procedimiento al que el expediente, el documento o la informacin estn sometidos. La Ley 7/2011 establece que el derecho de
acceso se limitar en razn de la proteccin de derechos e intereses establecidos en la
Constitucin Espaola y en relacin con determinados datos (arts. 61 y 62.1). En
cualquier caso, y por poner ejemplos de asuntos que ocupan constantemente las noticias de los medios de comunicacin en la actualidad tales como el de los nios robados o los relacionados con la Ley de memoria histrica11, para ambos asuntos o
bien las Fiscalas establecen los criterios de acceso o ser la Comisin Interministerial
creada al efecto el rgano que determine el acceso a los archivos, o bien es la propia
9. Carta de los Derechos Fundamentales, del Consejo de Europa, Niza 7-9 de 2000, integrado en
la Constitucin Europea, en el Cap. II sobre Libertades, art. 8 la proteccin de datos de carcter
personal.
10. Recordemos: - Ley 16/1985 del Patrimonio Histrico Espaol, art. 49:-1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental espaol a que se refiere el artculo 49.2 se atendr
a las siguientes reglas: Los documentos que contengan datos personales de carcter policial,

procesal, clnico o de cualquier otra ndole que puedan afectar a la seguridad de las personas,
a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrn ser
pblicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que
haya transcurrido un plazo de veinticinco aos desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en
otro caso, de cincuenta aos, a partir de la fecha de los documentos.
11. Ley 52/2007, de 26 de diciembre, por la que se reconocen y amplan derechos y se establecen
medidas a favor de quienes padecieron persecucin y violencia durante la guerra civil y la dictadura.

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ley, como en el caso de la de memoria histrica la norma que determina quin y


cundo puede acceder a determinados documentos. En general se puede considerar,
del anlisis de las disposiciones especficas en cada materia, que el tipo de consultantes
determina las variantes en la comunicacin12 y, desde luego, la informacin contenida
en los documentos; sin olvidar lo dispuesto en el Cdigo Penal13 en relacin con el
descubrimiento y la revelacin de secretos.
Un problema que se aade para dar respuesta al interrogante sobre quin tiene
derecho a la consulta de documentos deriva de la tradicional concepcin cultural de
los archivos14 y su impacto sobre el derecho de acceso, pero la Ley 7/2011 rompe esa
tradicional vinculacin de los archivos con la materia cultural y su propia denominacin refleja sus postulados: todos los documentos, todos los tipos de archivos, desde
la oficina a un archivo histrico.
Sobre qu se tiene derecho, a qu tipo de informacin, a qu documentos, y
cmo es el acceso a los archivos, estas son siempre las preguntas pertinentes y recurrentes sobre el acceso. La Ley de documentos, archivos y patrimonio documental
de Andaluca expresa reiteradamente que en el tema del acceso siempre han de ser
tenidas en cuenta las leyes y normas relativas a materias determinadas, como se ha
indicado. Pero en la actualidad en Espaa, y atendiendo slo a las leyes de la Administracin General del Estado, el asunto del acceso es una maraa. Se ha de partir obviamente de la Constitucin Espaola en diversos artculos (18.4, 20, 23 y 105 b)).
No obstante el debate sobre el derecho de acceso en la Constitucin, su tratamiento
y su interpretacin es un asunto con diferentes propuestas segn distintos analistas,
especialmente en relacin con el art. 105b)15. En cualquier caso lo que debe asegurar
el Estado es el acceso a la informacin, pues sta es el instrumento necesario para controlar la accin de la Administracin16.
La Ley 7/2011 es explcita sobre la materia que trata: en primer lugar los documentos pero tambin la informacin, especialmente la del sector pblico, en segundo lugar los archivos y por ltimo el patrimonio documental, en una categora sine
12. SERRA NAVARRO, F. Los archivos y el acceso a la documentacin. Ministerio de Cultura, 1980
p. 25
13. Ley Orgnica 10/1995, de 23 de noviembre, del Cdigo Penal
14. Asunto expuesto hace algn tiempo por A. Snchez Blanco y seguido por quienes consideran los
archivos con funciones ms all de las meramente culturales. SNCHEZ BLANCO, A. El sistema de
archivos: de las referencias histrico-culturales a las bases de las Administraciones pblicas. CIVITAS.
Revista Espaola de Derecho Administrativo. n67 (1990) pp. 361-388
15. RAMS RAMOS, L. Ob. Cit. pp. 158 y ss.
16. MONFORT PASTOR, M. El derecho de acceso de los ciudadanos a la documentacin municipal.
Barcelona, 2004 p. 29

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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qua non, pues sin la existencia de esta gestin completa de los documentos y desde
el principio no pueden ser alcanzadas otras circunstancias ni realidades. Por lo tanto
el acceso tambin tiene su correlato con los documentos, los archivos mismos y con
el patrimonio documental.
Las leyes de la Administracin General del Estado que abordan en parte de su articulado el asunto del acceso son muy diversas, en funcin de la materia que regulan
e incluso de los procedimientos que establecen; por otro lado se ha de tener en cuenta
la diversidad en la jurisprudencia, con sentencias contradictorias sobre, por ejemplo,
el derecho al honor, a la propia imagen y a la privacidad, como queda formulado en
a la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas17. A ello se
han de sumar las propias contradicciones que el Anteproyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno formula y en contradiccin, a
su vez, con lo expresado en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el
que se establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de
la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de
acceso. Es, ciertamente, un laberinto jurdico18. A este panorama normativo general
se ha de aadir lo establecido en el Cdigo Penal sobre intimidad, derechos individuales, propia imagen, honor, integridad moral, libertad sexual, propiedad industrial, propiedad intelectual, defensa nacional........
A lo largo de ya numerosos aos las Comunidades Autnomas aprobaron una
serie de leyes que bien de forma explcita leyes de archivos o implcita leyes sobre
el patrimonio histrico trataban la materia de su competencia sobre los archivos.
Ello ha dado lugar a lo que se viene expresando como la aparicin de una segunda
generacin de Leyes de Archivos19. Tanto las primeras como estas segundas leyes,
con respecto al asunto que aqu nos ocupa, han ido estableciendo normas y plazos
sobre el acceso que ha provocado, sin lugar a dudas, una desigualdad entre todos los
espaoles, distinto trato y procedimientos, diferentes plazos para el acceso, diversas
definiciones de acceso, de documentos y de consulta, como ya en ms de una ocasin
se ha denunciado20. Estas circunstancias, especialmente en relacin con el acceso, tal
17. SANCHO CUESTA, F.J. El derecho de acceso a Archivos y Registros conforme a la Ley de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Comentarios ante la entrada en vigor de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn. MAP. Madrid, 1993
18. LASO BALLESTEROS, A. El acceso a los documentos administrativos: derecho, laberinto, decepcin. Boletn ACAL. n33 (1999) pp.22-27
19. En esta misma publicacin PAEZ, M. pp. 81 y ss.
20. CRUCES BLANCO E. Sistemas de archivos de las Comunidades Autnomas. Archivos y sistemas. Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Madrid, 2000 p. 70; FERNNDEZ RAMOS, S.

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vez tengan mucho que ver con los complejos del Estado hacia las Comunidades Autnomas21, pues en muchos casos fue sobre todo en el pasado ya ms lejano de estas
leyes una especie de conquista del Oeste: todo el mundo tena que tener una ley
de archivos en muchas ocasiones sin meditar qu se deca y para qu, y mucho menos
en los artculos relacionados con el acceso.
Las diferencias expresadas tanto en la legislacin de la Administracin General
del Estado como en las de las Comunidades Autnomas comportan una dificultad
aadida a la cuestin bsica sobre el acceso, problema emanado de los lmites al derecho de acceso, cuyos pilares son: el inters pblico, el inters privado, la seguridad
e integridad del documento22.
2.- Acceso y transparencia.
El acceso se refiere siempre a la posibilidad de conocer directamente la informacin que un documento contiene o bien la consulta directa de ese documento;
esta doble forma de acceder a un documento es necesaria tenerla siempre presente
tanto por parte del trabajador de las administraciones pblicas como por parte del
archivero, y desde luego es un matiz que el usuario potencial de los documentos
debera conocer igualmente. El acceso a los archivos es la posibilidad de entrar en
estas instituciones, sean del tipo que sean, y este acceso si bien es libre y gratuito (art.
105b) CE) no est exento de lmites como por ejemplo la prohibicin de entrar a la
zona de los documentos depsitos, sala de clasificacin, taller de restauracin, etc.
de ah que los edificios de archivos y aquellas dependencias que custodien archivos
deban disear un circuito de documentos que no puede tener nunca un nexo con
el circuito de los usuarios, salvo en las salas de consulta o espacios habilitados para
ello. Si este sistema organizativo espacial falla tampoco se podran cumplir aquellas
condiciones del acceso sobre plazos de consulta sin obviar los problemas e irresponsabilidades derivados de la falta o ausencia de custodia de los documentos23. Hay
quien entiende que vivimos en la era del acceso, sobre todo en relacin con el uso de
la informtica, de los documentos y procedimientos electrnicos y en este sentido
se afirma que una de las explicaciones ms sugerentes y acertadas de la metamorfosis
El Sistema Estatal de Archivos pblicos: pasado, presente y futuro. Revista aragonesa de Administracin
Pblica. N22 (2003) pp. 73
21. GMEZ LLERA, E. El problema del acceso a la documentacin en los Archivos Histricos. I
Jornadas sobre Acceso a los documentos pblicos y oficiales. p. 1
22. FERNNDEZ RAMOS, S. El Derecho de acceso a los documentos pblicos en el marco del
Sistema Archivstico. El derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin contenida en los archivos.
2001 pp. 102-103
23. Sobre la infidelidad de custodia de documentos artculos 413 al 416 de Ley Orgnica 10/1995,
de 23 de noviembre, del Cdigo Penal.

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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tecnolgica de nuestra sociedad es la que la define como un progresivo e irreversible desplazamiento de la era de la propiedad a la era del acceso. El acceso es hoy un engranaje
de la nueva arquitectura del mundo. Acceso significa constancia, conservacin, puesta a
disposicin, vigencia, comunicacin, entrega, posicin y control24, todo ello es posible
sin archivo?.
Que las leyes y dems normas de la Administracin General de Estado son numerosas ya se ha citado, que todo ello supone un galimatas, tambin, pero adems
hay que considerar las definiciones que estas disposiciones dan sobre el acceso o
sobre los efectos que el acceso puede tener. En este sentido observemos lo expresado
en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la Sociedad de
la Informacin, que relaciona el acceso con: eficiencia, agilizacin y simplificacin
de trmites y transparencia de las actuaciones administrativas, es decir, todo y nada.
Y para muestra del tratamiento exhaustivo que sobre el acceso propugnan algunas
leyes espaolas, de carcter general, bien vale la Ley 37/2007 sobre reutilizacin de la
informacin del Sector Pblico25.
Hoy en da el acceso tanto en la prctica de las administraciones pblicas como
en las disposiciones que stas aprueban, est vinculado a otro concepto que ha calado
24. RODRIGUEZ DE LAS HERAS BALLELL, M.T. Procesos en red: el documento nico electrnico. Los nuevos paradigmas de la Archivstica. Novenas Jornadas Archivsticas. Huelva, 2008 p. 21
25. Ley 37/2007 sobre reutilizacin de la informacin del Sector Pblico:- art. 3. 3. La presente Ley
no ser aplicable a los siguientes documentos que obren en las Administraciones y organismos del sector
pblico previstos en el artculo 2:a)Los documentos sobre los que existan prohibiciones o limitaciones
en el derecho de acceso en virtud de lo previsto en el artculo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn y
las dems normas que regulan el derecho de acceso o la publicidad registral con carcter especfico; b)
Los documentos que afecten a la defensa nacional, la seguridad del Estado, la proteccin de la seguridad
pblica, as como los sometidos al secreto estadstico y a la confidencialidad comercial y, en general, los
documentos relacionados con actuaciones sometidas por una norma al deber de reserva, secreto o confidencialidad; c)Los documentos para cuyo acceso se requiera ser titular de un derecho o inters legtimo;
d) Los documentos que obran en las Administraciones y organismos del sector pblico para finalidades
ajenas a las funciones de servicio pblico que tengan atribuidas definidas con arreglo a la normativa vigente; e) Los documentos sobre los que existan derechos de propiedad intelectual o industrial por parte
de terceros. No obstante, la presente Ley no afecta a la existencia de derechos de propiedad intelectual
de las Administraciones y organismos del sector pblico ni a su posesin por stos, ni restringe el ejercicio de esos derechos fuera de los lmites establecidos por la presente Ley. El ejercicio de los derechos
de propiedad intelectual de las Administraciones y organismos del sector pblico deber realizarse de
forma que se facilite su reutilizacin; f ) Los documentos conservados por las entidades que gestionen
los servicios esenciales de radiodifusin sonora y televisiva y sus filiales; g) Los documentos conservados
por instituciones educativas y de investigacin, tales como centros escolares, universidades, archivos,
bibliotecas y centros de investigacin, con inclusin de organizaciones creadas para la transferencia de
los resultados de la investigacin; h) los documentos conservados por instituciones culturales tales como
museos, bibliotecas, archivos histricos, orquestas, peras, ballets y teatros.

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profundamente en los medios de comunicacin y en algunas instancias de la ciudadana: la transparencia26. Tal como ocurre con el concepto de acceso, el de transparencia puede ser definido de diversas maneras porque al fin y al cabo no es ms que
el conocimiento de lo que los poderes pblicos y las administraciones pblicas estn
realizando, produciendo o tramitando en un momento determinado, de manera que
el principio de transparencia en los asuntos oficiales es constitutivo al Estado democrtico,
existiendo una estrecha vinculacin entre la publicidad de las decisiones gubernamentales
y los fundamentos de la democracia, como forma de gobierno que excluye la ocultacin de
aquellas decisiones que afecten a los intereses generales 27; partiendo de esta definicin o
de otras similares, se ha de tener en cuenta que el concepto de transparencia es ms
amplio que el de publicidad administrativa, por ello la transparencia se relaciona con
las buenas prcticas administrativas y con la buena administracin28.
No obstante Espaa es de los pocos estados miembros de la Unin Europea que
no tiene ley de transparencia si bien est en trmite, como se ha indicado, el Anteproyecto de Ley de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno que,
sin entrar aqu en ello, no aborda la regulacin bsica del acceso a los documentos
pblicos e, igualmente, en este texto parece que el concepto de transparencia ha derivado en la idea de publicidad administrativa publicidad ya prevista en la legislacin
administrativa existente29. Esta banalizacin y confusin sobre este concepto parece
cobrar cierto peso ya que la transparencia, y el concepto ms amplio a la que est vinculada, el acceso, no ser no son posibles sin una gestin documental integrada y
transversal de los documentos y por lo tanto de la informacin que stos contienen
y de los procedimientos que generan; la transparencia y el acceso no son posibles en
la situacin que los archivos de oficina y/o de gestin tienen en las administraciones
pblicas, el acceso y la transparencia dependen de la existencia de archivos centrales
e intermedios y de unos archivos histricos que garanticen en cualquier momento
26. GUICHOT REINA, E. La transparencia en Espaa: estado de la cuestin. El derecho a saber y
el deber de la privacidad: el acceso a los documentos. VI Congreso de Archivos de Castilla y Len. Tabula.
N 15(2012) pp. 259-288
27. MIGUEL SNCHEZ, de N. Secreto mdico, confidencialidad e informacin sanitaria. Madrid,
2002 pp. 143
28. El Anteproyecto de Ley de transparencia y acceso de los ciudadanos a la informacin pblica con
el que trabaj el Ministerio de la Presidencia en la legislatura 2007-2011 expresaba lo siguiente: La
transparencia constituye una eficaz salvaguarda frente a la mala administracin . Un gobierno transparente es, por ello, un gobierno que genera confianza y que rinde un mejor servicio a la sociedad y prosegua
con esta afirmacin: El nivel de transparencia y la facilidad de acceso a la informacin pblica se consideran
hoy, adems, indicadores de calidad de los sistemas democrticos.
29.El principio de transparencia administrativa ha acabado por banalizarse en su sentido tcnico debido
a su utilizacin abusiva por la clase poltica y los medios de comunicacin, constituyendo en fin un simple
antnimo de secreto..MONFORT PASTOR, M. Ob. Cit. p. 29

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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conocer dnde y de qu manera se custodia la informacin y la documentacin


de unos actos y unos procedimientos administrativos. Es decir la transparencia y el
acceso son imposibles sin la aplicacin de una ley y un desarrollo normativo de la
misma, como por ejemplo la Ley 7/2011 o todas aquellas cuyo articulado propugne
actuaciones similares.
En cualquier caso se ha de tener en cuenta que no es lo mismo el acceso a la
documentacin y el acceso a la informacin, que no es equivalente la transparencia
y el principio de publicidad; la transparencia de y en las Administraciones Pblicas
se basa en el derecho a saber, el derecho de control y el derecho del ciudadano a ser
actor y no mero espectador de la vida administrativa30. A veces incluso, lo que el
ciudadano requiere, al igual que las propias Administraciones Pblicas, es recuperar
informacin, y obtenerla sin necesidad de desplazarse o de pasar por ventanilla, y
para ello es obligada una interconexin de funciones en el seno de las administraciones pblicas31 y el archivo ha de ser la columna vertebral de este sistema.
Sin embargo lo que llama la atencin y en cierto modo nos parece alarmante es que en la actualidad con todas las leyes y normas a favor de que los archivos
sean lugares para la transparencia administrativa y para que los ciudadanos mejoren
sus expectativas personales, en relacin con problemas vitales, an la documentacin producida o recibida en las Administraciones Pblicas de cualquier tipo y en
cualquier soporte, en cualquier oficina administrativa o judicial32, carezca de una
organizacin con criterios archivsticos de clasificacin, de ordenacin, de control,
e, incluso, de instalacin fsica. En este sentido la Ley 7/2011 entiende, en su Exposicin de motivos, que Los archivos pblicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de la ciudadana y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores
democrticos y de transparencia en la gestin pblica. Sin embargo los debates tanto
ticos como polticos sobre la transparencia, as como las noticias en los medios de
comunicacin sobre el derecho a la informacin no relacionan los archivos con estos
postulados, no avisan de que los archivos son elementos bsicos de la administracin,
incluso cuando la noticia versa sobre el incendio provocado de un archivo para hacer

30. MIGUEL SNCHEZ, de N. Ob. Cit. p. 143


31. SNCHEZ BLANCO, A. Administracin Local y sistema administrativo. La interrelacin procedimental y telemtica de registro, archivo y secretara. REALA. Revista de Estudios de la Administracin Local y Autonmica. n 300-301 pp. 57-58
32. No se ha de olvidar las peculiaridades y caractersticas de la documentacin judicial, cuya responsabilidad de custodia, conservacin y acceso recae sobre los Secretarios Judiciales de cada rgano
judicial. SUREZ-QUIONES y FERNNDEZ, J.C. Los problemas de acceso y difusin de la
documentacin judicial. Los Archivos: un servicio pblico. Valladolid, 2007 pp. 34-53

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desaparecer pruebas o cuando los documentos son robados de las oficinas pblicas
con la misma finalidad de ocultacin de la prueba.
Asimismo, considerando las variedades y posibilidades que el asunto del acceso
plantea, no debemos olvidar otras modalidades de acceso, por ejemplo las establecidas en la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
servicios pblicos que indica tres casos: informacin administrativa general de acceso
libre; informacin administrativa accesible a los ciudadanos previa solicitud; informacin administrativa particular de acceso selectivo33.
En cualquier caso, el acceso, las formas y modos de plantearlo, en definitiva, la
accesibilidad a los documentos34 va a ser siempre definido y tratado desde la teora de
la Archivstica, desde la Doctrina administrativa pero desde luego tambin, y tal vez
sobre todo ello, desde posiciones polticas e ideolgicas, como puso de manifiesto el
debate sobre la reciente ley de archivos de Francia.35.
3.- Ley de documentos, archivos y patrimonio documental de Andaluca.
El acceso a los archivos depende de que exista una legislacin, medios humanos y recursos econmicos en los archivos, pero adems hoy en da los archivos quiz ms que
nunca estn insertos en un imperativo de transparencia que es una cuestin comn
del discurso administrativo y poltico, para contrarrestar la pasin por el secreto36.
Por ello el asunto del acceso, junto con el concepto de gestin documental, est
inserto en el articulado de la Ley 7/2011, est expandido por ella, porque sin ambos
pilares bsicos los documentos y los archivos no estaran cumpliendo los objetivos
para los que fueron creados y para la funcionalidad de los mismos, porque se parte
33. FERNNDEZ RAMOS, S. La regulacin del acceso en los nuevos soportes: La Ley para el
acceso electrnico de los ciudadanos a las Administraciones Pblicas. Los nuevos paradigmas de la Archivstica. Novenas Jornadas Archivsticas. Huelva, 2008 p. 49
34.Accesibilidad: posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa
vigente, su control archivstico y su estado de conservacin. Diccionario de terminologa archivstica. Normas
tcnicas de la direccin de Archivos Estatales. Ministerio de Cultura. Madrid, 1993
35. Esta reforma legislativa acometa la cuestin del acceso a los documentos, pero la visin del proyecto
era muy diferente dependiendo del interlocutor, la Ministra de Cultura y Comunicacin entenda que
esta cuestin est relacionada con la armonizacin de las necesidades de los investigadores y del pblico en
general, por una parte, y de los intereses relacionados con la vida privada de las personas y la seguridad del
Estado, por otra, pero para el Grupo SRC (socialistas) esta posicin era una peligrosa defensa del secreto y
el comunista Pierre Gosnat no dudaba de calificarlo como amenaza a las libertades. FITO MANTECA,
F.J. Francia reforma el ordenamiento archivstico. La polmica rodea las nuevas leyes de archivos y de
los archivos del Consejo Institucional. Archivamos. N69 (3 trimestre 2008)
36. LAURENT, S. Lhistoire, au-del du secret de larchive. Archives secrtes, secrets darchives?.
Historiens et archivistes face aux archives sensibles. Pars, 2003 p. 7

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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de una realidad bien conocida por los archiveros: La documentacin ha sido en todo
tiempo de inters primordial para toda la humanidad, que posee sobre ella un derecho
inalienable. La destruccin, la deformacin o dao de testimonios documentales entraa
atentado contra el derecho de gentes, por el perjuicio que determina para el desenvolvimiento econmico, cultural y humano de la sociedad37.
La Exposicin de motivos de la Ley establece el principio de acceso desde un primer momento ya que en los fundamentos jurdicos se cita por primera vez la estrecha
relacin de diversas leyes con esta Ley de documentos, y especialmente se menciona,
para el asunto aqu tratado, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrnico
de los ciudadanos a los Servicios Pblicos38. Asimismo esta Ley de archivos, con
respecto al acceso, est inserta en los cambios que la Administracin de la Junta de
Andaluca propugna (el conocido como Proyecto de Segunda Modernizacin de Andaluca) que, entre otras cuestiones, aspira a la mejora en la atencin a la ciudadana
y en el acceso a la informacin.
El expositivo III justifica la necesaria modificacin de la Ley 3/1984, de Archivos,
entre otros aspectos para la organizacin de un servicio pblico de los archivos y la consideracin de la gestin documental como el conjunto de funciones y procesos reglados archivsticos que, aplicados con carcter transversal a lo largo de la vida de los documentos,
garantizan el acceso y uso de los documentos de titularidad pblica..Y la Exposicin
de motivos prosigue con la afirmacin de que se regulan de una manera clara las
formas y condiciones de acceso de la ciudadana a los documentos y a su informacin
segn su naturaleza, pertenencia al patrimonio documental y rgimen jurdico. Y debido
a que la consulta de los documentos condiciona, obviamente el acceso a los mismos,
la Ley especifica que se regula de manera concreta el derecho de acceso a los documentos
integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca, delimitando de manera especfica
a aquellos que se encuentren custodiados en archivos del Sistema Archivstico de Andalucapues los documentos integrantes del patrimonio documental tal vez requieran, en muchos casos, unas condiciones especiales de consulta o incluso no puedan
ser consultados debido a su estado de conservacin.
La Ley adopta una nueva definicin y estructura del Sistema Archivstico de Andaluca y dentro de estos cambios, y para el asunto del acceso, se ha de sealar la creacin de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los documentos. El Ttulo
III se dedica a la gestin documental, que puede ser considerado un ttulo destacable
37. SERRA NAVARRO, F. Ob. Cit. p. 7
38. Esta Ley establece unas modalidades de acceso pues indica tres casos: informacin administrativa
general de acceso libre; informacin administrativa accesible a los ciudadanos previa solicitud; informacin administrativa particular de acceso selectivo, tal como se ha citado.

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dentro del panorama legislativo, de manera que se pretende garantizar: la identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la conservacin, la custodia y el
acceso y el servicio de los documentos. Y es el Ttulo IV el que tiene como objeto
la regulacin del acceso a los documentos y a la informacin que contienen, adaptndola
a lo dispuesto en la legislacin bsica y especfica que le es de aplicacin. As pues la Ley
establece los principios bsicos para la delimitacin y ejercicio de este derecho y el
procedimiento para ejercerlo.
Las Disposiciones generales de la Ley 7/2011 no olvidan, en ningn momento,
la referencia explcita al asunto del acceso, en relacin, asimismo con la transparencia, el uso de los documentos y la funcin de la difusin en los archivos y as queda
expresado en el art. 1: La presente Ley tiene por objeto regular la gestin, la proteccin,
el acceso y la difusin de los documentos de titularidad pblica y del patrimonio documental de Andaluca; y el acceso forma parte del tenor de varios artculos de la
Ley39, cualesquiera que sea el contenido especfico de los mismos. Por lo tanto la
Ley 7/2011 entiende la comunin existente entre la gestin documental y el acceso,
pues aquella se define como el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados
a lo largo del ciclo vital de los documentos para garantizar el acceso y uso de los
mismos, as como para la configuracin del Patrimonio Documental. (art.2 m)), y
39. art.2 m): definicin de gestin documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados
a lo largo del ciclo vital de los documentos para garantizar el acceso y uso de los mismos, as como para
la configuracin del Patrimonio Documental.; - art. 7: Promocin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin: las administraciones pblicas andaluzas promovern el uso de las tecnologas
de la informacin y la comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin;
- art. 21: obligaciones de las personas privadas, fsicas o jurdicas, propietarias, titulares de derecho o
poseedoras de documentos privados constitutivos del patrimonio documental de Andaluca.; 1.c)
permitir el acceso a los documentos, previa solicitud razonada, para su consulta, estudio o investigacin..; - art. 23. Depsito forzoso: 1. cuando no se renan las condiciones necesarias para garantizar
la conservacin, seguridad o acceso de los documentos constitutivos del patrimonio documental de
Andaluca.la Consejera requerir medidas necesarias..; - art. 36: obligaciones de las personas
titulares de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca: c) velar por los requisitos tcnicos que
establece esta ley ms las normas tcnicas bsicas que desarrolle la Consejera competente y especialmente: - aplicar a todos los documentos las normas de valoracin emanadas de la Comisin Andaluza de
Valoracin y Acceso a los documentos, - garantizar la aplicacin de las normas de acceso a los lugares
de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente Ley.; - art. 38: los archivos de oficina:
2.- Las personas responsables de las unidades administrativas velarn porque sus respectivos archivos
de oficina custodien y conserven los documentos y apliquen lo dispuesto por la Comisin Andaluza
de Valoracin y Acceso a los documentos; - art. 39: medios personales y materiales: 1.- Reglamentariamente se establecern la cualificacin y el nivel tcnico necesarios del personal tcnico con funciones
archivsticas que preste servicio en los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca para la gestin, la
proteccin, el acceso y el servicio de los documentos..; - Infracciones: art. 71, muy graves: c) la publicacin, utilizacin indebida o permitir el acceso a la informacin contenida en aquellos documentos
que tengan algn tipo de reserva en su acceso o estn restringidos o protegidos por ley.

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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partiendo de este principio gestin documental y acceso son funciones emparejadas


en el articulado de la citada Ley40.
La Ley 7/2011 establece la existencia de la Comisin Andaluza de Valoracin
y Acceso a los documentos41 que, entre otras funciones tiene las de: b) unificar los
criterios de aplicacin de la legislacin vigente en materia de acceso a los documentos de titularidad pblica y a su informacin y e) evacuar informe preceptivo a los
recursos o reclamaciones presentados contra las denegaciones del derecho de acceso
a los documentos custodiados en los archivos del Sistema (Art. 31.3.). Y se ha de
destacar que este rgano colegiado tenga explcitamente reconocido el concepto de
acceso en su denominacin, pues si bien es cierto que la valoracin de documentos
lleva implcita el estudio sobre el acceso, no siempre ha sido entendido as no desde
la teora de la Archivstica pero s desde la prctica del trabajo de este tipo de comisiones, adems, la referencia explcita al trabajo de este rgano colegiado sobre la
materia del acceso no cabe duda que es una garanta ms del ejercicio de este derecho
sobre el acceso y, evidentemente, para el ejercicio de otros derechos relacionados con
la proteccin de datos, derecho al honor, etc.
La concentracin de todo lo que la Ley 7/2011 establece sobre el acceso en un solo
Ttulo tal vez hubiera facilitado la comprensin de lo establecido por esta norma con
respecto al acceso pero hubiera desvirtuado la realidad que implacablemente recae sobre
las obligaciones de la Administracin Pblica sobre el acceso y los derechos y obligaciones de los ciudadanos con respecto a este asunto. Es decir, la inclusin del tema sobre el
acceso se inserta en el tenor del articulado de la Ley pues el legislador entendi que el
acceso es un asunto que est ntimamente relacionado con la gestin documental, con
la gestin de los archivos y con la responsabilidad de las Administraciones Pblicas con
respecto a los mismos. La correcta tramitacin de los procedimientos administrativos
y el resultado documental de aquellos en el medio y soporte que fuere y la custodia
y conservacin de estos documentos condiciona, indudablemente, las posibilidades de
acceso a la informacin y a la documentacin pblica.
40. Art. 53: concepto de gestin documental: la gestin documental es el conjunto de funciones y
procesos reglados, aplicados con carcter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos para
garantizar el acceso y uso de los mismos as como para la configuracin del patrimonio documental;
art. 54: funciones de la gestin documental: funciones archivsticas, entre ellas la custodia, el acceso y el
servicio; art. 60: El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca: 1.- gestin integrada
de los documentos, 3.- asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos pblicos y garantizar el acceso y la difusin de los mismos, 4.- este sistema de informacin tiene que estar
coordinado con el sistema en el que se almacenen los documentos electrnicos de la Junta de Andaluca
para facilitar el acceso y uso de los documentos que en l se custodian.
41. art. 31: rgano colegiado de carcter tcnico: valoracin de los documentos de titularidad pblica
y aplicacin de su rgimen de acceso

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Debido a lo expuesto anteriormente sobre la complejidad y variedad de disposiciones de la Administracin General del Estado y de la Comunidad Autnoma de
Andaluca, pero tambin a lo dispuesto en normas de la Comisin y del Parlamento
Europeo con respecto al acceso, la Ley 7/2011 indica, en su art. 61 que el acceso a
los documentos de titularidad pblica y a su informacin se ajustar a lo dispuesto
en esta Ley, en lo establecido en la legislacin autonmica y en la legislacin estatal;
por ello, tal como se ha indicado, la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
documentos, entre sus funciones tiene la de velar por la aplicacin de la legislacin
vigente sobre el acceso.
El art. 62 establece el derecho de acceso a los documentos de titularidad pblica
que no puede ser otro que el que determina este derecho para todos los espaoles:
62.1. el derecho de acceso se limitar en razn de la proteccin de los derechos e intereses
establecidos en el art. 105b) de la Constitucin y la legislacin que lo desarrolle. En este
sentido, y con la misma intencin de armonizar las circunstancias y criterios de acceso, el art. 62.2 determina que el acceso a los documentos que contengan datos personales
que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida
privada y familiar y a su propia imagen queda reservado a las personas titulares de esos
datos o a quienes tengan su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo dispuesto por la
legislacin especfica podrn ser consultados cuando haya transcurrido veinticinco aos
desde la muerte de los afectados, si la fecha se conoce, o, de lo contrario, a los cincuenta
aos desde la fecha de los documentos. Es decir, el derecho de acceso en la Ley 7/2011
queda vinculado a lo dispuesto en la legislacin especfica estatal o autonmica, se
entiende, y a las normas relacionadas con la proteccin de datos relativos a la seguridad, honor e intimidad. Con respecto a la indicacin de un plazo explcito 25
aos desde la muerte del titular de los datos o de 50 aos si no se conoce la fecha del
fallecimiento era una cuestin inevitable, que no obstante tendr que estar sujeta
a lo que las normas especficas indiquen, que en algunos casos presentarn perodos
ms amplios para el acceso.
El art. 62.3 plantea dos cuestiones bsicas sobre el acceso y que casi siempre son
obviadas tanto por los responsables de la documentacin como por quienes necesitan acceder a ella: la custodia y la solicitud, por lo que el rgano responsable de la
custodia de los documentos podr desestimar la solicitud de acceso a los documentos y a
su informacin cuando la misma no se encuentre en su poder, cuando la solicitud sea
manifiestamente irrazonable o cuando sta se formule de manera excesivamente general.
La ntima relacin del acceso con la custodia no es una novedad, pero s su relacin
expresa en un artculo de una ley sobre documentos y archivos. No es este el lugar
para analizar la responsabilidad de la custodia de documentos pblicos y su relacin

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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con el acceso42 pues son numerosas las implicaciones de este asunto, y entre ellas,
claro est, en relacin con el acceso.
Igualmente es de gran importancia la existencia de una solicitud no slo razonada
sino expresada con claridad, conociendo los extremos de la misma para que la consulta de la informacin y de los documentos por parte del solicitante, pueda ser lo ms
gil posible y que se ajuste al cumplimiento de todo ese amplio conjunto de normas
que afectan al acceso. El requisito de solicitud razonada se aplica en gran parte de
las normas de la Unin Europea sobre acceso a los documentos, as est sealado en
diversas leyes generales espaolas43; sobre esta necesidad de la solicitud razonada por
parte del potencial usuario de informacin y documentos pblicos el Real Decreto
1708/2011, sobre el Sistema Espaol de Archivos, establece, asimismo, esta necesidad44, y es una de las propuestas del Anteproyecto de Ley de transparencia.
El artculo 62.4 es taxativo con respecto a la dicotoma uso/conservacin que
tantas veces sucede en un archivo: el acceso a los documentos podr ser denegado cuando
el estado de conservacin de los mismos as lo requiera; es decir, prima la conservacin
de los documentos pues es un derecho general la preservacin del patrimonio documental con respecto a un derecho individual. Evidentemente ello ha de conllevar
la existencia de medios que las Administraciones Pblicas han de proporcionar para
que sean compatibles ambas funciones: conservacin y acceso.
El artculo 62 prosigue con otros dos aspectos generales, que estarn sometidos
a un procedimiento necesario, por un lado para el control de quienes acceden a los
archivos y consultan los documentos definidos en la Ley (62.5 se denegar la consulta
directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisin de delitos contra la seguridad y conservacin del patrimonio
documental) y por otro la norma que establezca el funcionamiento de la Comisin
Andaluza de Valoracin y Acceso en lo relativo a este ltimo aspecto (62.6 la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los documentos podr establecer criterios homogneos sobre la aplicacin de la normativa de acceso y dar publicidad a sus informes).
42. Art. 198 de la Ley orgnica 10/1995 de 23 de noviembre, Cdigo Penal: La autoridad o funcionario pblico que, fuera de los casos permitidos por la Ley, sin mediar causa legal por delito, y prevalindose
de su cargo, realizare cualquiera de las conductas descritas en el artculo anterior, ser castigado con las penas
respectivamente previstas en el mismo, en su mitad superior, y adems con la inhabilitacin absoluta por
tiempo de seis a doce aos.
43. Por citar algunas bsicas: art. 37 de la Ley 30/1992 de rgimen jurdico de las administraciones
pblicas y del procedimiento administrativo comn; Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico
de los ciudadanos a los Servicios Pblicos; art. 18.1 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las
Bases de Rgimen Local.
44. Artculos 24, 25, 26, 27, 28 Ley Orgnica 10/1995, de 23 de noviembre, del Cdigo Penal.

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El artculo 63 trata del Procedimiento de acceso y derecho de obtencin de copias de


los documentos de titularidad pblica, es decir aborda dos cuestiones fundamentales
relativas al acceso. Por un lado la ya citada necesidad de establecer un procedimiento
para el acceso comn (63.1 este procedimiento est sujeto a lo dispuesto en los arts.
37 de la Ley 30/1992 y al art. 86 de la Ley 9/2007 de la Administracin de la Junta
de Andaluca y al procedimiento que se establezca mediante orden de la Consejera
que sea competente en materia de archivos), y por otro este artculo expresa la frecuente actividad llevada a cabo en las archivos y recogida como un derecho de los
ciudadanos, ese derecho a obtener copias de los documentos que requieren a las Administraciones Pblicas (63.2 las personas responsables de los archivos podrn autenticar
copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia).
No obstante, y tal como se ha indicado anteriormente, el acceso a los documentos
y la obtencin de copias de los mismos son acciones que dependern del estado de
conservacin de los documentos (63.3 la obtencin de reproducciones de documentos
estar condicionada por su estado de conservacin).
Pero evidentemente, el acceso a la informacin y a los documentos y la consideracin de los archivos como servicios pblicos, y con una funcin tambin relacionada
con la difusin slo y exclusivamente se puede llevar a cabo si existen los instrumentos de informacin bsicos para conocer qu hay, dnde y de qu manera: es decir el
servicio de informacin que las oficinas pblicas han de realizar, por ejemplo, sobre
la tramitacin de un expediente45, slo puede ser llevado a cabo si existe una herramienta que lo permita. Por ello la Ley 7/2012 es taxativa al respecto el su artculo 64
al mencionar los Instrumentos archivsticos para facilitar el acceso a los documentos de
titularidad pblica. Y para ello esta disposicin establece: 1.- para garantizar el acceso
cada archivo facilitar instrumentos archivsticos de informacin y descripcin y asesorar
a las personas usuarias en la bsqueda de la informacin contenida en el mismo; 2.- las
distintas administraciones pblicas procurarn los medios tecnolgicos y telemticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusin de los instrumentos
citados en relacin con sus documentos.
La Ley tambin determina lo relativo al acceso a los documentos de titularidad
privada en las dos situaciones jurdicas en las que stos puedan hallarse: el artculo
65 dispone el acceso a los documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andaluca conservados en los archivos pblicos y el artculo 66 el acceso a
45. Recordemos: Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, art. 35. Derechos de los ciudadanos:- Los ciudadanos, en sus relaciones
con las Administraciones Pblicas, tienen los siguientes derechos: A) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que tengan la condicin de interesados, y
obtener copias de documentos contenidos en ellos.

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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los documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental de


Andaluca no custodiados en archivos pblicos.
Por lo tanto la Ley 7/2011 establece que el acceso es el fruto de una adecuada gestin documental, cuestin sta bien establecida por los principios de la Archivstica,
y que sin un tratamiento tcnico de los documentos, tambin de la informacin, desde un principio, el acceso es a veces imposible y en la mayor parte de las veces lento e
ineficaz. Esta Ley vincula el acceso con el servicio pblico de los archivos cualquiera
que sea su clase o tipo, con el hecho de la difusin y, en definitiva, con el uso de
los documentos. La Ley avanza en el derecho a la obtencin de copias de documentos pblicos indicando la responsabilidad de esta accin de quienes los custodian.
El concepto de custodia de los documentos pblicos est consolidado y es antiguo,
tanto para quienes estn en el ejercicio en la Funcin Pblica, en cualquier rgano
administrativo y siempre que se trabaje con documentos pblicos tal como quedan
definidos en esta presente Ley 7/2011. La custodia de documentos administrativos,
judiciales, etc. es una garanta pues su prdida o eliminacin lesiona derechos y deberes. La custodia est vinculada al acceso como ya se ha expresado pues la prdida
y deterioro de documentos impedira el acceso y el conocimiento de lo documentado46; pero una inadecuada custodia incumple la otra cuestin relacionada con el
acceso, el de la proteccin de datos, de informacin, una inadecuada custodia facilita
un acceso improcedente, de manera que la inexistencia de custodia expedientes por
los pasillos, colocados de cualquier modo encima y debajo de las mesas de trabajo
de cualquier oficina pblica y judicial, bases de datos sin proteccin o sin claves para
su uso, situaciones reales y cotidianas en la actualidad expone la informacin y los
documentos a la mirada de quienes no tienen derecho a ello.
No obstante el Ttulo IV de la Ley 7/2011 requiere un desarrollo sobre el rgimen de acceso y las normas sobre este aspecto47. Asimismo la publicacin de los
dictmenes de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso sobre esta materia irn
conformando un corpus informativo que auxiliar, no cabe duda, tanto la tarea de
los responsables pblicos como de los archiveros.
Evidentemente el Titulo IV de la Ley 7/2011 slo podr ser aplicado con ese
necesario desarrollo normativo, pero tambin con los recursos materiales y humanos
46. Diferente del caso de inexistencia del documento solicitado es el hecho de que, cuando se admita la
existencia previa del documento, se alegue su destruccin o bien su prdida. En ambos casos la destruccin
del documento o su falta de localizacin inciden sobre el presupuesto de ejercicio del derecho de acceso. FERNNDEZ RAMOS, S. Los concejales y el acceso a la informacin.. p. 60
47. Existen algunas disposiciones que son expresamente y en su totalidad un procedimiento para el
acceso, por ejemplo la Ley 27/2006 por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, la
participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente.

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necesarios para la existencia de archivos desde las oficinas a los archivos histricos,
archivos de verdad, no acumulaciones de papel o de bases de datos; y, desde luego,
este Ttulo IV necesita de una concienciacin colectiva tanto por parte de los responsables polticos y administrativos de los documentos pblicos o privados pero
tambin de la ciudadana en general.
4.- Los motivos de restriccin del acceso.
Tal como se ha venido expresando, y as lo establece la Ley 7/2011, la determinacin del acceso depende de la respuestas a preguntas tales como qu documento,
quin, cundo, cmo tener informacin y consultar documentos. Por ello los Principios sobre acceso que formula el Grupo de Trabajo del Consejo Internacional de Archivos reconocen que administrar el acceso tambin supone la restriccin del mismo,
basada en el tipo de informacin.
Hay quien propugna que toda la informacin producida por las Administraciones Pblicas sea accesible, hay quienes consideran que todos los documentos existentes en los archivos pblicos ha de ser accesible, y desde luego son muchos los
usuarios de los archivos que no entienden que existan unos lmites al acceso. Todo
ello no se entiende hasta que se acude al ejemplo de la consulta de unos datos que
puedan afectar a la persona que con tanta liberalidad se expresa, hasta que muestra
su disconformidad con el conocimiento general de datos que afectan a su intimidad.
Igualmente la transparencia requerida a las Administraciones Pblicas ha de tener
unos lmites porque la administracin ha de velar, tambin, por unos intereses individuales y colectivos, relacionados con la seguridad, con las garantas procesales y con
la intimidad48. Por ello existe una restriccin al acceso general a la informacin y a
los documentos, de manera que esta tensin entre proteccin de la intimidad y derecho
a la informacin no siempre se resuelve con facilidad49. Atender a los principios de la
transparencia y de la publicidad, al derecho de acceso y garantizar la intimidad, la
privacidad y la confidencialidad no es una tarea fcil, el problema es arduo y sus implicaciones interesan al derecho y la poltica, a la psicologa y la moral50.

48. La Constitucin Espaola hace un reconocimiento expreso del derecho a la intimidad en el art.
18.1 que garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen; estos
derechos estn vinculados con la dignidad que toda persona es titular, recogido en el art. 10.1 de la
Constitucin. Sobre Delitos contra la intimidad, el derecho a la propia imagen y la inviolabilidad del
domicilio, Ttulo X, Captulo I del Descubrimiento y revelacin de secretos, arts. 197, 198, 199, 200 y
201 de la Ley Orgnica 10/1995 de 23 de noviembre, Cdigo Penal.
49. MONFORT PASTOR, M. Ob. Cit. p. 41
50. SERRA NAVARRO, F. Ob. Cit. p. 13

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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Se ha de tener en cuenta que la intimidad es un mbito personal reservado a la


curiosidad pblica, tanto de otros individuos como del propio Estado51; es decir, se
puede definir la intimidad desde el punto de vista del individuo: los dems no tienen
derecho a conocer ni a violar la intimidad; por ello el derecho a la intimidad puede
definirse como el derecho que compete a toda persona a tener una esfera reservada en la
cual desenvolver su vida sin que la indiscrecin ajena tenga acceso a ella 52 y, desde luego, es un derecho complejo. La doctrina ha hilado ms fino de forma que se llega a
distinguir entre lo privado, lo ntimo y lo secreto. De todo ello deriva, con respecto al
acceso, la aparicin del derecho a la privacidad, a la proteccin de datos, a la autodeterminacin informativa que es un derecho de nuevo cuo, es una relectura del mbito
del derecho a la intimidad se trata de un derecho en plena fase de construccin53.
En cualquier caso se puede considerar que hay dos niveles de intimidad: el primero
para los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas y
este acceso queda reservado a stas; el segundo para los documentos de carcter nominativo que figuren en los procedimientos de aplicacin del derecho; la Constitucin
Espaola de 1978 ha sido una de las pioneras en el reconocimiento expreso del derecho a la
intimidad54 en el art. 18.1, este artculo garantiza el derecho al honor, a la intimidad
personal y familiar y a la propia imagen; estos derechos estn vinculados con la dignidad que toda persona es titular, recogido en el art. 10.1 de la CE. Sin embargo el problema estriba en la definicin y en la determinacin de documentos que contengan datos
referentes a la intimidad de las personas y no es fcil esta cuestin, no es simple resolver
cundo los datos presentes en los documentos se refieren a esa intimidad55.
En relacin con este binomio permanente entre conocer y no conocer, entre el
derecho a saber y el derecho a lo ntimo se ha de recordar el concepto de confidencialidad, un aspecto ms para este complejo panorama56. La confidencialidad est
presente en el ejercicio profesional de muchas actividades, entre ellas se exige a los
funcionarios pblicos; este principio de la confidencialidad est bien especificado,
por ejemplo, con respecto a los mdicos, sus pacientes y los documentos que unos
51. Sentencia 117/1994 del Tribunal Constitucional que declara que el derecho a la intimidad limita
la intervencin de otras personas y de los poderes pblicos en la vida privada.
52. MIGUEL SNCHEZ, de N. Ob. Cit. p. 21
53. GUICHOT, E. Datos personales y Administracin Pblica. 2005 p. 21
54. MIGUEL SNCHEZ, de N. Ob. Cit. p. 27
55. RAMS RAMOS, L. Ob. Cit. p. 393
56. Diccionario Real Academia de la Lengua Espaola: confidencialidad: cualidad de confidencial:
Confidencial: Que se hace o se dice en confianza o con seguridad recproca entre dos o ms personas.
Confianza: Pacto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o ms personas, particularmente
si son tratantes o del comercio.

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producen y que se refieren a los segundos. La esfera de la confidencialidad o de la


confianza es aquella en la que un particular hace partcipe de sus datos o acontecimientos a una persona o personas determinadas en funcin de la confianza en ellas
depositada, dimensin que se inscribe en el secreto profesional57 y en la fidelidad de
custodia de documentos por parte de los funcionarios pblicos58.
La confidencialidad es relevante cuando afecta a la seguridad y al orden pblico,
al secreto mdico, a la sexualidad, a asuntos y temas judiciales, el ciudadano reclama
esta garanta por encima del derecho a la informacin59.
Y ante estos aspectos tan relevantes para la vida de cualquier individuo las leyes y
normas no son taxativas ni ayudan a establecer criterio sobre el acceso, tampoco es
una solucin la Ley aqu analizada de documentos, archivos y patrimonio documental de Andaluca y siempre nos surge la misma pregunta: puede o tiene que ser el
archivero el que vele por la intimidad, la confidencialidad, la privacidad?.
Por ltimo se ha de sealar, con respecto al tema que nos ocupa, una nueva
reivindicacin de los ciudadanos con respecto a la acumulacin de datos personales
que estn en posesin de las administraciones pblicas y las empresas: el derecho
al olvido. Recientemente la Comisin Europea ha comenzado a trabajar en la aplicacin coherente del derecho fundamental a la proteccin de datos60, el derecho a
ejercer un control efectivo sobre la informacin personal y el derecho eficaz sobre el
olvido, a que los datos personales sean borrados y eliminados, en definitiva lo que la
Comisin propone es el aumento del control de los ciudadanos sobre sus datos. Qu
efecto tendr este derecho con respecto a los archivos?. La acumulacin de datos, la

57. MIGUEL SNCHEZ, de N. Secreto mdico..pp. 37-38


58. Artculos 413 al 416 de la Ley 10/1995, de 23 de noviembre, del Cdigo Penal.
59. Por lo que se refiere a la teora del orden pblico, sus defensores fundamentan la obligacin del
secreto profesional en el inters que tiene la sociedad en su mantenimiento, tanto por la exigencia de
respetar y hacer respetar socialmente determinadas profesiones, como por la necesidad en que se encuentran los ciudadanos de acudir a los miembros de las mismas para solventar ciertos problemas que,
por su entidad, requieren de una persona cualificada para su resolucin. MIGUEL SNCHEZ, de N.
Ob. Cit. p. 54
60. Commission proposes a comprehensive reform of the data protection rules. Date: 25/01/2012.
Brussels, 25 January 2012 The European Commission has today proposed a comprehensive reform of the
EUs 1995 data protection rules to strengthen online privacy rights and boost Europes digital economy. Technological progress and globalisation have profoundly changed the way our data is collected, accessed and used.
In addition, the 27 EU Member States have implemented the 1995 rules differently, resulting in divergences
in enforcement. A single law will do away with the current fragmentation and costly administrative burdens,
leading to savings for businesses of around 2.3 billion a year. The initiative will help reinforce consumer
confidence in online services, providing a much needed boost to growth, jobs and innovation in Europe.

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conservacin y la cancelacin de estos datos automatizados enlaza directamente con


la regulacin de la documentacin administrativa y el rgimen de los archivos61.
5.- El dilema cotidiano: derecho a saber, derecho a ser protegido. La responsabilidad de los funcionarios y empleados pblicos.
Este es un problema diario en los archivos, en todo tipo de archivos, desde los
archivos de gestin a los archivos histricos, siempre en funcin de aquellos datos
y asuntos relacionados con la proteccin establecida en la Constitucin espaola,
y partiendo de ella, de una serie de derechos reconocidos en diversas leyes62. Pero
adems se ha de tener en cuenta que el problema sobre el derecho a saber de unos
frente al derecho a preservar los datos de otros, se enfrenta en la realidad de cualquier
archivo ya que se ha de entender no la totalidad del expediente sino los documentos
insertos y que forman parte de ese expediente y procedimiento, en este sentido en
un expediente que nada tenga que ver con un procedimiento sanitario pueden existir
datos de este tipo, que son objeto de secreto, como establece el Cdigo de Deontologa Mdica (art. 95, el objeto del secreto) en temas relativos a: a) la naturaleza
de ciertas enfermedades designadas con el calificativo de secretas y hereditarias; b)
el pronstico de algunas enfermedades que en el concepto pblico an curadas o
atenuadas pueden ser impedimento al enfermo para ocupar cargos; c) la gravedad
de una afeccin a causa de antecedentes personales, d) algunas circunstancias que
comprometan el honor del enfermo o su seguridad, e) ciertos hechos deshonrosos63.
Desde luego el trabajo diario con documentos pblicos, en relacin con el asunto
aqu tratado, genera siempre tensin, entre proteccin de la intimidad y derecho a la
informacin no siempre se resuelve con facilidad64, todos estos dilemas cotidianos en
los archivos no estn bien explicados, definidos ni coordinados en las diversas Leyes
61. GUICHOT, E. Ob. Cit. p. 228
62. Algunos ejemplos de expedientes que con ms de 25 aos los datos personales han de estar protegidos: expedientes del Patronato de Proteccin de la Mujer; expedientes de Gobierno Civil del Servicio
de Informacin; documentacin sobre beneficencia; expedientes personales de trabajadores de Auxilio
Social en los que se incluyen los datos sobre menores; expedientes de presos; expedientes del Patronato
de Proteccin de Menores y de menores tutelados; expedientes procesales, sentencias: Tribunal Tutelar
de Menores; expedientes de la ley de Vagos y Maleantes; expedientes de la Ley de Peligrosidad; escrituras
notariales insertas en expedientes econmico-administrativos; expedientes sancionadores de las Administraciones Pblicas; expedientes personales de funcionarios (datos personales, sanitarios, ideolgicos,
sancionadores); planos de casas en los que en la actualidad est situada una joyera o un banco; datos
sanitarios que no necesariamente existentes en historias clnicas, mucha documentacin contiene informes sanitarios, datos clnicos, referencias de enfermedades hereditarias o vergonzantes, etc.
63. Sobre este siempre delicado aspecto sobre el acceso: MIGUEL SNCHEZ, de N. Ob.

Cit. Madrid, 2002 p.88

64. MONFORT PASTOR, M. Ob. Cit. p. 41

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que, como se ha expuesto, son numerosas, tal vez porque el problema radica en la
definicin de dato personal, y la norma vigente lo deja bien establecido65: cualquier
informacin concerniente a personas identificadas o identificables.
Y por ello debemos dar respuesta a una pregunta anterior: la confusa regulacin
obliga a que sea el archivero el que tenga que conciliar los dos derechos el de acceder
y el de proteger66.
Indudablemente la relevancia de la documentacin pblica, por su cantidad y
por la complejidad y por la variedad de todas las materias que las Administraciones
Pblicas asumen, sugiere que el tema del acceso y, desde luego de la transparencia,
sea especialmente determinante en relacin con una importante carga de trabajo de
los funcionarios y de todos aquellos trabajadores que desempean funciones pblicas
o de todos aquellos que trabajan con documentos pblicos, empezando por todo lo
dispuesto en la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn. De forma que, como queda dicho, la
responsabilidad sobre el acceso y sobre la difusin de datos estar en relacin con
la materia y funciones desempeadas y de ah la aplicacin de las leyes y normas
relativas a la materia en la que se est trabajando (menores, minusvalas, sanidad, urbanismo, medio ambiente, hacienda, propiedad intelectual, etc., etc.) y su inevitable
vinculacin con el sigilo requerido67 y lo establecido con el secreto profesional, como
ya ha sido indicado.
Con respecto a los archiveros el Cdigo tico, establecido por el Consejo Internacional de Archivos, entiende, en este sentido, que los archiveros respetarn tanto
el acceso como la privacidad, actuando dentro de los lmites impuestos por la legislacin
vigente68. Pero junto al convencimiento de trabajar en pro del acceso, de la transparencia y de la ayuda a las Administraciones Pblicas y del ciudadano, el archivero
tambin ha de ser consciente de que sin una correcta conservacin no hay acceso y
que sin trabajos de descripcin y, por lo tanto instrumentos de descripcin, no hay
acceso. Igualmente los responsables polticos y administrativos de la materia sobre
65. R.D. 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. Ley Orgnica de
proteccin de Datos de Carcter Personal
66. LASO BALLESTEROS, A. Ob. Cit. p. 24
67. Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola: sigilo: Secreto que se guarda de una cosa
o noticia; secreto profesional: Deber que tienen los miembros de ciertas profesiones, como los mdicos,
los abogados, los notarios, etc., de no descubrir a tercero los hechos que han conocido en el ejercicio
de su profesin.
68.http://www.ica.org; vid. GONZLEZ QUINTANA, A. Normas de conducta para archiveros.
Boletn de ANABAD LIII n4 (2003) pp. 189- 199

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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los archivos, o los responsables de instituciones y administraciones por ejemplo, un


ayuntamiento, una delegacin provincial, una oficina judicial, un hospital, un centro
de menores, etc. tienen que ser conscientes de que sin la existencia de archivos y
de archiveros no hay acceso. Ya hace tiempo, cuando celebrbamos en el Ministerio
de Cultura los 75 aos de existencia de los Archivos Histricos Provinciales los archiveros hablbamos de transparencia, y expresbamos que lo alarmante es que en la
actualidad con todas las leyes y normas a favor de que los archivos sean lugares para
la transparencia administrativa y para que los ciudadanos mejoren sus expectativas
personales, en relacin a problemas vitales, an se desconozca esta funcin, este cometido y, tal vez, lo que es an peor, no se entienda ni desarrolle69.
Y por ello en el trabajo diario en los archivos surgen dudas y problemas prcticos,
reales del da a da70, que los archiveros exponen tambin cotidianamente, sin mucho
xito, salvo excepciones.
Para solventar algunos de estos dilemas diarios con respecto al acceso surge la
idea de los plazos, como una herramienta para mantener el equilibrio entre los dos
derechos saber, proteger. Cuando el asunto del acceso es tratado el profano siempre pregunta sobre los plazos, cundo la documentacin de manera general puede
ser consultada sin restricciones, libremente. Los archiveros y otros profesionales del
mundo del Derecho conocen bien que la respuesta ni la solucin est en los plazos.
El acceso libre, sin restricciones y de manera total slo podr ser analizado bajo la
perspectiva de la materia que el documento trata y de los datos que la informacin
contenga. Indudablemente la determinacin de un plazo general sera funcional,
pero la fijacin de este plazo general no debe entenderse, en modo alguno, en el sentido de
que la documentacin no sea accesible hasta su transcurso, sino simplemente que, hasta
entonces, el acceso a la misma estar sujeto a los lmites generales establecidos en el art.37
de la LPAC 71 y desde luego ello comporta la materia y el tipo de interesado en la
documentacin.
Porque adems siempre existirn lmites del derecho de acceso, perfiles que estn
sujetos al inters pblico, al inters privado, a la seguridad e integridad del documento por lo que el derecho de acceso siempre subsumir unos principios conflictivos
as como, tradicionalmente se ha expresado, unos obstculos de orden jurdico y
69. CRUCES BLANCO, E. Los Archivos Histricos Provinciales y los usuarios. Pasado, presente y futuro.
Jornada 75 aos de los Archivos Histricos Provinciales, Ministerio de Cultura. 10 de octubre de
2006. www.juntadeandalucia.es/cultura/web/servlet
70. SECO CAMPOS, I. El derecho de acceso a la documentacin: problemas jurdicos y prcticos.
Boletn de ANABAD XLI (1991)
71. FERNNDEZ RAMOS, S. El Derecho de acceso a los documentos pblicos en el marco del
Sistema Archivstico. Ob. cit. pp. 102-103

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prctico72 y que conviene tener siempre presentes: obstculos de tipo jurdico: el


respeto a la vida privada; la seguridad de los Estados y sus relaciones multilaterales o
bilaterales; la proteccin del orden pblico y la seguridad de los ciudadanos; la propiedad intelectual y el secreto industrial y comercial y obstculos de orden prctico:
el buen estado material de los documentos; la existencia de archivos de oficina o de
gestin; la existencia de archivos centrales; la aplicacin de la prctica archivstica; la
aplicacin de legislacin, la limitacin de los medios financieros y de personal en el
archivo; la existencia de instrumentos de descripcin.
6.- Las obligaciones de los ciudadanos. Los usuarios.
No cabe duda que con respecto al acceso los ciudadanos tienen unos derechos,
que se ven reforzados no slo en lo relativo a este concepto de acceso sino tambin
en la consideracin que de la idea de transparencia se asume en diversas normas. Por
un lado a los archivos, de cualquier tipo, se puede acercar demandando informacin
o documentacin todo ciudadano, para los archivos estos ciudadanos que requieren
informacin y documentos son los denominados usuarios. No est definido en las
normas vigentes este concepto pero s en una muy extensa literatura tcnica archivstica, que expresa cada vez con ms frecuencia las diversas tipologas de usuarios,
porque desde luego el pblico de los Archivos se ha ampliado a esferas que rebasan el
crculo de eruditos e investigadores en que antes se circunscriba y que se ha demostrado
en el funcionamiento diario de un archivo, mediante un estudio de usuarios73.
Pero tambin se ha de indicar que los usuarios de los archivos han de conocer
no slo sus derechos sino tambin sus obligaciones que han de estar basadas en un
conocimiento de lo que se desea obtener, en determinar el tipo de consulta, el de especificar lo que se demanda y el de la identificacin personal, de ah la importancia
de los formularios concretos de solicitudes; y es indudable que ha de existir un procedimiento para la demanda de informacin y de documentacin, en definitiva, un
procedimiento para la consulta, consistente en: solicitud de acceso, consentimiento
del interesado, rgano competente, dictamen del rgano consultivo, comunicacin
parcial, otros aspectos procedimentales, denegacin o limitacin, modo de acceso
a los documentos; el acceso directo por razones de investigacin74. En este sentido
los archivos y las administraciones pblicas en general deberan esforzarse en la

72. DUCHEIN, M. Ob. Cit.


73. ASENSIO, M.; CRUCES, E; DAZ, A., PREZ, R. Y POL, E. Un estudio de usuarios del Archivo Histrico Provincial de Mlaga. Arch. Revista Andaluza de Archivos. n 3 (2010) pp. 1-22
74. FERNNDEZ RAMOS, S. El Derecho de acceso a los documentos pblicos en el marco del
Sistema Archivstico. Ob. cit.104-108

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El acceso a la informacin, a la documentacin y a los archivos. Acceso y gestin documental...

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elaboracin de tutoriales75 de consulta, guas que permitan conducir al ciudadano


por el no siempre fcil mundo de la documentacin, de las estructuras orgnicas
de las administraciones pblicas y del quien es quien a la hora de poder establecer
el cundo, el cmo y a quin se le puede solicitar una informacin, un dato o un
documento.
Asimismo el ciudadano, y especialmente los potenciales usuarios de los archivos,
deberan erradicar ciertas malas prcticas que suelen ser comunes cuando es demandada informacin: el engao y la confusin; la negativa a ser identificado; demandas
de informacin aludiendo a calvas informativas76; desconocimiento absoluto de lo
que se solicita; quien rechaza el documento solicitado, una vez demandado y localizado, porque no le interesa lo en l documentado; abuso de poder ejercido por algunos
colectivos profesionales, polticos y administrativos.
El acceso es el nudo gordiano en los archivos; es un asunto que va ms all de las
leyes y normas sobre patrimonio documental y archivos y de la propia literatura tcnica proporcionada por la Archivstica y los archiveros. Confiamos en la aplicacin y
cumplimiento de la Ley 7/2011 y en su necesario desarrollo normativo.
Debemos recordar las valientes palabras de una archivera, Pilar Serra, que cuando
an nadie se esforzaba por la transparencia, ni por el acceso ni por los derechos de los
ciudadanos al respecto, declaraba: Los archiveros asumimos plenamente, en esta hora, la
responsabilidad de nuestra profesin, reclamando nicamente los medios necesarios para
llevarla a cabo; los archiveros rechazamos toda limitacin, y la injerencia de extraos
que supondra riesgo de dao para la documentacin y que amenaza destacadamente
en el campo de la informacin, cuyo dominio constituye una de las grandes cuestiones de
nuestra poca , y defendemos el espritu de apertura y de integridad de la tarea, requisitos
que consideramos fundamentales para el mantenimiento de la esencia y la vitalidad de
nuestro oficio, cuya concepcin ha de evolucionar, como la vida, en ritmo permanente77.

75. ASENSIO, M.; CRUCES, E; PREZ, R. y POL, E. Los tutoriales digitales del Archivo Histrico Provincial de Mlaga. Lazos de luz azul. Museos y tecnologas 1, 2 y 3.0. Universidad Operta de
Barcelona. Barcelona, 2011. pp. 273-286
76. Supuesta interpretacin de este tipo de justificacin de demanda de informacin: como no se
encuentra el documento en ninguna oficina pblica ni el archivo personal estar en un archivo el documento.
77. SERRA NAVARRO, F. Ob. Cit. p. 8

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NOTAS SOBRE LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA...

NOTAS SOBRE LOS ARCHIVOS Y EL


PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA
DE TITULARIDAD PRIVADA EN LA LEY 7/2011,
DE 3 DE NOVIEMBRE.
Ana Melero Casado

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NOTAS SOBRE LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO


DOCUMENTAL DE ANDALUCA DE TITULARIDAD
PRIVADA EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE.

Ana Melero Casado

Jefa de Servicio de Archivos


Un Nuevo Marco Normativo
Andaluca fue la comunidad autnoma pionera en regular su patrimonio documental y sus archivos, al ser la primera en dotarse de una ley especfica en esta
materia. El Estatuto de Autonoma para Andaluca, aprobado el ao 1981, le
confera, en sus artculos 13.27 y 13.28, las competencias exclusivas en materia
de patrimonio histrico, sin perjuicio de lo dispuesto en el nmero 28 del artculo
149.1 de la Constitucin, as como sobre los archivos y colecciones documentales
de naturaleza anloga que no fueran de titularidad estatal. Al tiempo, el artculo
17.4 del Estatuto le encomendaba la ejecucin de la legislacin del Estado sobre
los archivos y documentos de esa titularidad. Sobre este fundamento jurdico se
transfirieron las competencias citadas en materia de archivos por el Real Decreto
864/1984, de 29 de febrero.
Con este prrafo comienza el prembulo de la nueva Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, aprobada por unanimidad el 26
de octubre de 2011 en el Parlamento andaluz y con ella, nuestra Comunidad sigue
dotndose de normas de segunda generacin en materia de patrimonio cultural. En
este caso, apostando por la renovacin y actualizacin de conceptos y la regulacin
de estas materias con un marcado carcter propio, como ya lo hiciera con la Ley de
1984, adaptada a la nueva Ley de Patrimonio Histrico de Andaluca.
En este sentido, cabe sealar que la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, fue
la primera disposicin legislativa sobre la materia aprobada en el Estado de las Autonomas, adelantndose incluso a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, que vera la luz un ao ms tarde. La Ley del 84 introdujo novedosos
conceptos que fueron asumidos por las distintas leyes publicadas sobre esta materia
en el Estado y en las Comunidades Autonnomas; si bien, su ejecucin fue demorada
hasta 1988 por haber sido interpuesto por el Estado un recurso de inconstitucionalidad, cuyo fallo, contenido en la sentencia 103/1988 del Tribunal Constitucional

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con nmero 255/19841, fue desestimatorio. Desde entonces, su amplio periodo de


vigencia ha permitido, entre otros logros, la multiplicacin del nmero de los archivos
creados en el seno de la Junta de Andaluca - entre todos ellos cabe destacar la creacin
del Archivo General de Andaluca y de los archivos centrales de las consejeras y de sus
entidades dependientes-, la transferencia de la gestin de algunos de los archivos del
Estado existentes en esta Comunidad a la administracin autonmica -los archivos
histricos provinciales radicados en Andaluca y del Archivo de la Real Chancillera
de Granada- efectuada por convenio con el Ministerio de Cultura en 1984, as como
la recepcin de la gestin de los archivos de los rganos judiciales2 en 1997, includos
como parte del Sistema Archivstico de Andaluca, en su consideracin de archivos de
titularidad estatal y gestin autonmica cuya gestin fue transferida3, a los que se han
sumado aquellos otros creados por la administracin judicial en Andaluca4.
La evolucin producida en el seno de nuestra sociedad a lo largo de estos aos ha
incidido de manera directa en la estructura y proceder de las distintas Administraciones y sus entes dependientes, modificado sus rganos y organismos, ampliado sus
funciones, democratizado sus procedimientos, dotndose de normativa, competencias y herramientas tecnolgicas para poder ejecutarlas, con formas de comunicacin
ms igualitarias, transparentes y participativas. Tales cambios impona tambin la renovacin normativa en materia de documentos, patrimonio documental y archivos,
para adaptarla a la nueva realidad.
Ley 7/2011 apuesta5 por la proteccin de nuestro valioso patrimonio documental
como lnea inspiradora y eje fundamental, con independencia de a quin pertenece
ste, posibilitando el ejercicio de la competencia de tutela, de una forma ms ade-

1. (BOE, num. 152, de 25 de junio de 1988, Suplemento, pg. 16 )


2. En este sentido, el Estatuto de Autonoma para Andaluca contiene un ttulo V denominado EL
PODER JUDICIAL EN ANDALUCA, y en l se incluye el artculo 148. Medios materiales. Con
el siguiente tenor:
Corresponden a la Junta de Andaluca los medios materiales de la Administracin de Justicia en Andaluca. Esta competencia incluye en todo caso:
d) La gestin y la custodia de los archivos, de las piezas de conviccin y de los efectos intervenidos, en
todo aquello que no tenga naturaleza jurisdiccional.
3. La Comunidad Autnoma de Andaluca, a travs de su Estatuto de Autonoma, asumi todas las
competencias que la Ley Orgnica del Poder Judicial reconocen o atribuyen al Gobierno del Estado con
relacin a la Administracin de Justicia en Andaluca, as como las que la legislacin estatal exija una
previsin estatutaria, entre los que se encuentran los medios personales, no judiciales, y materiales de la
Administracin de Justicia en Andaluca; artculo 9 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio.
4. En el marco del RD 937/2003, fue creado, mediante Orden de 18 de enero de 2007, el Archivo
Judicial Territorial de Mlaga.
5. Punto III del prembulo.

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cuada, activa y eficaz, tal y como queda declarado en su prembulo. Pero, podemos
preguntarnos cmo y de qu manera lo hace.
En primer lugar, podemos constatar que se establecen regmenes jurdicos diferenciados para los documentos pblicos, para el patrimonio documental y para los
archivos que conforman el Sistema Archivstico de Andaluca, partiendo para ello, en
primera instancia, de la naturaleza de su titular o propietario.
La diversidad del rgimen jurdico referido no impide el establecimiento de disposiciones comunes, junto a otras particulares, permitiendo conjugar el derecho de
todos y el inters general con la propiedad privada, tal y como queda plasmado en el
ttulo VI dedicado a las infracciones y sanciones, en el que se puede comprobar cmo
se racionalizan las infracciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones segn el nivel de proteccin que sea de aplicacin, adaptadas a la legislacin vigente
en materia de Patrimonio Histrico de Andaluca6.
En segundo lugar, para llegar a esta estructura de rgimen jurdico diferenciado,
la Ley parte de una nueva concepcin del Patrimonio Documental de Andaluca,
que queda definido como el conjunto de todos aquellos documentos que lo constituyen no
slo en razn de su origen y antigedad sino de los valores culturales que poseen para esta
Comunidad y para ello, se establecen nuevos instrumentos de control que permitirn, en
primer lugar su conocimiento y en segundo un mejor ejercicio de la tutela segn su valor;
y de una nueva clasificacin del mismo articulando origen, edad y valor.
Delimitacin Del Objeto De La Ley
Para avanzar y conseguir una mejor comprensin de las modificaciones contenidas en el texto normativo, se debe comenzar por precisar algunas ideas sobre el objeto
de la Ley contenido en su artculo primero: regular la gestin, la proteccin, el acceso
y la difusin de los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio Documental de
Andaluca, as como la coordinacin, planificacin, organizacin y funcionamiento del
Sistema Archivstico de Andaluca.
Son, por tanto, tres los elementos que conforman su objeto:
1. Los documentos de titularidad pblica
2. El Patrimonio Documental de Andaluca y
3. El Sistema Archivstico de Andaluca y los elementos que lo conforma, entre
los que se encuentran los archivos que lo integran.

6. Ley 14/2007, de 26 de noviembre, de Patrimonio Histrico de Andaluca. (BOJA nm. 248, de


19 de diciembre de 2007)

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Con respecto a los documentos de titularidad pblica y al patrimonio documental de Andaluca, la Ley regula:
su gestin,
su proteccin,
el acceso y
la difusin
Con referencia al Sistema Archivstico de Andaluca, la Ley regula su:
coordinacin,
planificacin,
organizacin y
funcionamiento.
Para disponer sobre los tres elementos referidos -documentos de titularidad pblica, patrimonio documental de Andaluca y Sistema Archivistico de Andaluca-, la
Ley parte de unos principios generales que dimanan, unos de la propia Constitucin
-los de transparencia, accesibilidad e igualdad-, otros de la Ley 9/2007, de 22 de
octubre de la Administracin de la Junta de Andaluca (LAJA)7 y la normativa que
la desarrolla en lo referente a organizacin, funcionamiento y rgimen jurdico de la
Administracin andaluza - organizacin, actuacin y atencin a la ciudadana8- y,
por ltimo, otros son principios archivsticos -el carcter transversal de las funciones
archivsticas, el principio de respeto al origen y orden natural de los documentos a
lo largo de su ciclo vital y el principio de adaptacin a las nuevas tecnologas con la
promocin de la gestin documental electrnica-.

7. LEY 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca. (BOJA nm. 215


de 31 de octubre 2007)
8.La Estrategia de Modernizacin de los Servicios Pblicos de la Junta de Andaluca es un instrumentotransversal para conseguir una administracin ms gil, ms eficaz y ms moderna, que contribuya
a mejorar el bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas andaluces. Este documento,
elaborado por la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, se sustenta en cinco lneas estratgicas bsicas:
-Mejorar el acceso de la ciudadana a la administracin pblica.
-Aumentar la eficacia y la transparencia, orientando la actuacin de la administracin hacia los resultados y el compromiso pblico.
-Fomentar el desarrollo profesional de los/as trabajadores y trabajadoras de la administracin.
-Gestionar el conocimientoe intercambio eficaz deinformacin.
-Favorecer la cooperacin con otras administraciones.

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A su vez, para regular los tres elementos, se conjugan:


a) sujeto, titularidad y propiedad
b) espacio
a) En primer lugar, trataremos del sujeto: las personas, tanto fsicas como jurdicas, pblicas o privadas que pueden respecto de los documentos de titularidad pblica, del patrimonio documental de Andaluca y de los archivos del Sistema, ser titulares, propietarias o responsables designados de un bien o derecho en el ejercicio de sus
competencias, de su derecho o de las funciones o actividades que le son propias.
Respecto de los documentos, pueden ser producidos, recibidos y/o custodiados
por cualquier tipo de persona y pueden pertenecer o no al patrimonio documental
de Andaluca, segn la clasificacin antes indicada. Con respecto a los archivos puede
ocurrir exactamente lo mismo.
Ahora bien, la condicin de personas privadas y su conjugacin con los tres elementos antes indicados, puede dar lugar a diversas situaciones respecto del objeto y
objetivos de la Ley:
1. Si son personas fsicas privadas pueden tener la condicin de:
ciudadanos
Administrados -interesados en un procedimiento
Ser propietarios o titulares de documentos constitutivos del patrimonio documental o que podran, por su valor, ser declarados
Ser titulares o propietarios de archivos, y stos pueden estar dentro o fuera
del Sistema
2. Si son personas jurdicas privadas, a su vez, pueden tener la consideracin de:
Administrados-interesados
Poseedores de documentos constitutivos del patrimonio documental o que
pueden poseer valores que as lo determinen
Propietarios o titulares de archivos que pueden estar dentro o fuera del Sistema
y tambin pueden ser personas que custodian documentos de titularidad pblica si ello conlleva la prestacin de servios pblicos
En cuanto a las personas pblicas, fsicas o jurdicas, a efectos de esta Ley, en
relacin con los documentos de titularidad pblica y con el patrimonio documental
el texto recurre al principio de origen de los documentos -el denominado principio
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de procedencia- para concretar qu personas son los que los producen, reciben y
custodian, delimitando dos mbitos territoriales:
Las personas fsicas y jurdicas que producen y reciben documentos, sin distinguir la naturaleza de stos, en el ejercicio de sus funciones y competencias
pblicas, ubicadas en Andaluca.
los organismos dependientes de la Junta de Andaluca en el mbito europeo.
A todas esta personas, la Ley las incluye en el apartado 2 de su artculo 9:
a) Los del Parlamento de Andaluca y de las dems instituciones de autogobierno de la Comunidad Autnoma reseadas en el captulo VI del
ttulo IV del Estatuto de Autonoma para Andaluca.
b) Los de la Presidencia de la Junta de Andaluca y del Consejo de Gobierno.
c) Los de la Administracin de la Junta de Andaluca.
d) Los de las entidades instrumentales de la Administracin de la Junta
de Andaluca.
e) Los de las corporaciones de derecho pblico de Andaluca, en lo relativo a sus funciones pblicas atribuidas.
f ) Los de las entidades locales de la Comunidad Autnoma y de sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
g) Los de las universidades pblicas radicadas en Andaluca y de los centros y estructuras de ellas dependientes.
h) Los de la Administracin del Estado y sus organismos pblicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en
Andaluca.
i) Los de los rganos de la Administracin de Justicia radicados en Andaluca.
j) Los de las notaras y registros pblicos radicados en Andaluca.
k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unin
Europea, as como los de cualquier otro organismo pblico internacional radicados en Andaluca.
l) Los de entidades dotadas de personalidad jurdica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de

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las entidades y personas jurdicas mencionadas en este artculo en el ejercicio


de potestades administrativas o funciones pblicas.
m) Los de las personas privadas fsicas o jurdicas gestoras de servicios pblicos, en cuanto a los documentos generados en la prestacin de dichos
servicios.
n) Los de las entidades dependientes de los organismos pblicos y los de
cualquier otra entidad pblica no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones pblicas
b) Espacio
Por espacio se entiende un territorio, la Comunidad Autnoma de Andaluca,
que cuenta con un ordenamiento jurdico propio y potestad legislativa en esta materia que dimanan, en primer lugar de la propia Constitucin Espaola al dispone en
su artculo 46 el mandato a los poderes pblicos para que garanticen la conservacin
y promuevan el enriquecimiento de nuestro patrimonio; en segundo lugar de los
bienes que lo integran y su reflejo en el Estatuto de Autonoma que atribuye, en su
artculo 68 competencias exclusivas en materia de archivos de su titularidad y de
promocin y difusin de su patrimonio cultural, as como de las competencias ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestin no se reserve el Estado.
Los Documentos. Los Documentos De Titularidad Pblica
La definicin genrica de documento se contiene en el artculo 8:
1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente ley, toda informacin
producida por las personas fsicas o jurdicas de cualquier naturaleza como
testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la
forma de expresin o contexto tecnolgico en que se haya generado.
2. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un
expediente administrativo.
As mismo, para definir qu documentos son de titularidad pblica, tal y como
hemos indicado anteriormente, la Ley recurre a la figura del sujeto, las personas,
fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, que los producen, reciben y custodian en el
ejercicio de sus competencias, enumerndolas en el apartado 2, del artculo 9.
A estos documentos de titularidad pblica se les aplica un rgimen jurdico especfico y diferenciado del que afecta al Patrimonio Documental de Andaluca. Tal
singularidad y relevancia se fundamentan en su consideracin de garantes de los
derechos y deberes de la ciudadana, de las personas pblicas o privadas que tienen
funciones pblicas, es decir, de todas aquellas que prestan un servio de carcter
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pblico a la ciudadana. Este rgimen jurdico diferenciado asienta de manera definitiva su condicin de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables, al
tiempo que se dispone, a efectos de su validez, sobre su autenticidad, su inalterabilidad, su conservacin, su custodia y el traspaso de esta, as como de la forma en
que debe ser establecida su conservacin y, en su caso, eliminacin.
El Patrimonio Documental De Andaluca De Titularidad Privada.
El Patrimonio conservado o no en en los archivos, pblicos y privados, constituye una fuente de informacin primaria nica e insustituible -de ello dan cumplida
cuenta alguno de los grandes archivos creados en esta Comunidad, como el Archivo
General de Indias, el Archivo General de Andaluca, los archivos histricos provinciales, los municipales, etc.-. Los documentos en ellos custodiados son, en primer
lugar, garanta de derechos y deberes; y, en segundo lugar constituyen las fuentes
primarias para el conocimiento y la investigacin configurando lo que se ha dado en
denominar memoria colectiva. Hoy su conservacin, custodia y difusin vienen de la
mano de las nuevas tecnologas de la informacin y los centros en los que se conservan requieren infraestructuras y equipos modernos, que los convierten en lugares de
referencia obligada e incluso, en algn caso, en modelos de innovacin.
El Patrimonio Documental de Andaluca se define como el conjunto de todos aquellos documentos que lo constituyen no slo en razn de su origen y antigedad sino de
los valores culturales que poseen para esta Comunidad y para ello, se establecen nuevos
instrumentos de control que permitirn, en primer lugar su conocimiento y en segundo un
mejor ejercicio de la tutela segn su valor.
Esta definicin genrica de Patrimonio Documental de Andaluca parte, en primer lugar, de unas coordenada geogrficas, el espacio de declaracin: Andaluca; del
origen y edad de los documentos productor, naturaleza pblica o privada y de la
prestacin de un servicio que tiene carcter pblico- as como de la idea del valor
cultural que representan para una sociedad, para su identidad y memoria cultural.
Con estos pilares, el Patrimonio Documental de Andaluca queda constituido de
manera genrica por:
Los documentos de titularidad pblica de cualquier poca, recogidos o no
en archivos, definidos en el artculo 9, sin perjuicio de la normativa estatal o
internacional que les sea de aplicacin.
Los documentos ubicados en la Comunidad Autnoma con ms de cuarenta
aos de antigedad, conservados o no en archivos, producidos, recibidos o
reunidos en el desarrollo de su actividad en Andaluca por las personas fsicas
jurdicas privadas de carcter religioso, poltico, sindical, cultural educativo
o con fines sociales
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Los documentos producidos, recibidos o reunidos por cualquier persona fsica o jurdica, fsica o privada distinta de las sealadas en el apartado b),
ubicados en Andaluca, que a la entrada en vigor de esta Ley tengan una
antigedad igual o superior a cien aos.
Y de forma declarativa por:
los documentos y archivos incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos
del PDA
Los inscritos en el Catlogo General del PH de Andaluca, mediante cualquiera de las figuras de proteccin previstas en la Ley 14/2007, de 26 de
noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca.
Ahora bien, el concepto de patrimonio documental se reformula en tres sentidos:
En primer lugar, enunciando los documentos que forman parte del mismo por
disposicin de la Ley y aquellos otros que, por su valor, pudieran llegar a tener tal consideracin a travs de la inscripcin o declaracin en los instrumentos establecidos.
En segundo lugar, se articula la proteccin y tutela del Patrimonio Documental
de Andaluca a travs del rgimen jurdico y los instrumentos establecidos en la Ley
14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca, abundando
ms, si cabe, en su consideracin de bienes patrimoniales que identifican la cultura y sociedad andaluzas. A tal fin, se dispone la posibilidad de inscripcin de los
documentos del Patrimonio Documental de Andaluca en el Catlogo General del
Patrimonio Histrico Andaluz, en cualquiera de sus tres categoras, en razn de la
relevancia y singularidad de los documentos y archivos inscritos. En este sentido, hay
que resear el contenido de la disposicin adicional segunda, que, por imperio de
esta ley, incorpora a dicho catlogo, como bienes de inters cultural, los documentos
de conservacin permanente custodiados en el Archivo General de Andaluca y en el
archivo del Patronato de la Alhambra y Generalife. Tal disposicin se pone en relacin con la declaracin de Bien de Inters Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de
25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, en su artculo 60, para los inmuebles
destinados a archivos de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio
Histrico Espaol en ellos contenidos.
Asimismo, se ha establecido un nuevo instrumento, el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca, que posibilita la identificacin de
los documentos de naturaleza privada que, sin alcanzar la antigedad establecida para
su consideracin patrimonial genrica, permitir, por reconocimiento de sus valores,
considerarlos parte integrante de dicho patrimonio.

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En tercer lugar, hay que destacar que la estructura dada permite disponer de
distintos regmenes jurdicos diferenciados, dos de ellos reforzados. Uno para los
documentos de titularidad pblica, otro para los documentos y los archivos privados
que forman parte del PDA, otro para aquellos documentos y archivos inscritos en el
Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, pudiendo con ello establecer
la diversidad coherente de deberes y obligaciones y sus consecuentes infracciones y
sanciones.
En este contexto de diversidad de situaciones, para llegar a entender cmo queda
configurado el patrimonio documental de titularidad privada, hay que partir del
concepto general para llegar al particular preguntndonos cmo queda definido el
patrimonio documental de Andaluca en la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, y qu
cambios presenta con respecto a la Ley anterior, tal y como hemos reseado en los
apartados anteriores.
El cambio es sustancial, por tanto, no slo radica en la reformulacin del concepto y alcance del Patrimonio Documental de Andaluca, sino en la forma en que
se reconoce su valor, que no se sustancia nicamente en el principio de procedencia
y en la edad del documento, sino que promueve un ejercicio activo de la tutela
de los bienes patrimoniales, al obligar a la Administracin competente a iniciar los
procedimientos adecuados para su inclusin en los instrumentos de control y, en su
caso, proceder a la declaracin como si de otro cualquier bien patrimonial se tratara:
el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca o el
Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, tal y como se hace con el resto
de los bienes del Patrimonio Histrico de Andaluca.
Pero podemos decir que el cambio conceptual producido no es del todo innovador
dado que se sustancia en la clasificacin existente en la Ley del 84, concretamente en
los artculos 2, 3, 4, 5 y 6, cuya estructura bsicamente ha sido mantenida entre otras
razones por ser coincidente con la legislacin del Estado y con las de otras Comunidades Autnomas. Sin embargo, la nueva norma apuesta por la declaracin como actitud
activa y responsable por parte de la Administracin competente y de esta manera se
supera la clasificacin anterior, la denominada declaracin universal.
Desde el punto de vista de los documentos y archivos privados constitutivos del
Patrimonio Documental de Andaluca, la Ley contempla distintos regmenes jurdicos segn origen, edad y valor, de manera que se establece, de forma ms precisa y
coherente, las obligaciones de las personas privadas, fsicas o jurdicas, propietarias,
titulares de derechos o poseedoras de los documentos constitutivos de ste, y especialmente de aquellos titulares de documentos y archivos inscritos en el Catlogo
General del Patrimonio Histrico Andaluz, as como las cuestiones relacionadas con
la transmisin de su propiedad y del traslado de dichos documentos y archivos. En
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185

este sentido, hay que decir que las obligaciones y los deberes de quienes sean titulares
de documentos de titularidad pblica o de documentos y archivos del Patrimonio
Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico
Andaluz se encuentran delimitados en artculos especficos, con el fin de reforzar su
proteccin y tutela.
Aclarada esta cuestin y el contenido de la disposicin, podemos aludir a las
obligaciones genricas que tienen todas las personas, pblicas o privadas, titulares,
propietarias o gestores de Patrimonio Documental de Andaluca:
Deber de conservacin
Deber de informacin

Sometimiento al derecho de tanteo y retracto por parte de la Administracin.

El deber de conservacin queda establecido en el artculo el 18, constituyendo la


base para fundamentar la ilegalidad de cualquier tipo de eliminacin de los documentos que constituyen el Patrimonio Documental de Andaluca:
No se podr eliminar ningn documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andaluca, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos
reglamentariamente.
El Deber de Informacin de las personas titulares o poseedoras y que alude a la
obligacin de proporcionar la informacin que les sea requerida por la Consejera
competente en todo aquello que tenga referencia con los documentos constitutivos
del Patrimonio Documental de Andaluca.
El sometimiento al derecho de tanteo y retracto implica que la transmisin onerosa entre vivos de la propiedad o de los derechos sobre los documentos integrantes del
Patrimonio Documental de Andaluca queda sometido a las disposiciones, requisitos
y procedimiento establecido por la
Consejera competente en la materia. Entendiendo por tanteo, la capacidad de una
persona de exigir a otra, con relacin a la compraventa de un bien concreto, que se lo
venda a l por el precio que tena acordado con un tercero; y por retracto, el derecho de
adquisicin preferente por el que su titular tiene la facultad de adquirir un determinado
bien o derecho cuando se cumple un con concreto supuesto de hecho o cuando las partes
as lo hayan acordado y el derecho del vendedor a reparar la cosa vendida, subrrogacin,
etc.. Dicha potestad de la administracin excluye la transmisin de la titularidad o tenencia entre las instituciones de la Iglesia Catlica dentro del territorio de Andaluca9.
9. La exclusin se encuentra reconocida en el apartado 2 de la Disposicin adicional tercera de la Ley
7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca.

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Junto a estas obligaciones genricas, el rgimen jurdico se refuerza cuando se trata de


tutelar y proteger documentos y archivos inscritos en los instrumentos de control y declaracin y especialmente de todos aquellos inscritos en el CATLOGO GENERAL DEL
PATRIMONIO HISTRICO DE ANDALUCA, estableciendo nuevas obligaciones:
Conservar de forma organizada
Facilitar la inspeccin
permitir el acceso a los documentos y archivos
Solicitar a la Consejera la autorizacin para cualquier traslado
Notificar a la Consejera, con carcter previo, la transmisin onerosa de la
propiedad
Notificar la transmisin a ttulo de herencia, legado o donacin
Comunicar a la Consejera cualquier accidente o siniestro que motive la prdida o destruccin
y, para ms abundamiento de su proteccin y tutela, estn sometidos al depsito forzoso, en su caso y a la expropiacin forzosa e incluso a la obligacin de
depositarlos en un archivo pblico bajo unas condiciones determinadas.
As mismo, para contribuir al cumplimiento de estas obligaciones, la Ley dispone
que se establezcan unas medidas de fomento destinadas a garantizar la conservacin,
custodia y difusin del Patrimonio Documental de Andaluca de titularidad privada.
Por ultimo, no podemos concluir este apartado sin hacer una mencin expresa a
la intencin de revisar el concepto genrico del patrimonio documental de Andaluca
contenido en los primeros borradores del anteproyecto, en los que se cuestionaba y
hua de la declaracin universal por origen y edad y se apostaba por la declaracin
expresa en todo caso. No obstante, el inters general, la prctica administrativa, el
derecho comparado e incluso el respeto a la propiedad privada, modularon el deseo
hasta reconducirlo a la conceptualizacin que hoy contiene la Ley.
Los Archivos Del Sistema Archivstico De Andaluca. Los Archivos Privados Del
Sistema
En cuanto a los archivos, la norma distingue entre:
Los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca y entre ellos:
Los de titularidad de la personas referenciadas en el artculo 9 (salvo los que
se reserva la Administracin del Estado)
Los de titularidad y propiedad privada integrados en el Sistema
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Los archivos propiedad de personas, fsicas o jurdicas, pblicas o privadas


distintas de las enunciadas en el artculo 9, ubicadas en Andaluca o de aquellas otras privadas cuyos archivos se han integrado en el sistema.
Los archivos pblicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio
de la ciudadana y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democrticos
y de transparencia en la gestin pblica. La Ley pretende con esta conceptualizacin
plasmar la profunda transformacin que la imagen social del archivo ha experimentado a lo largo de los ltimos aos, pasando de ser vistos nicamente como la institucin cultural que custodia los documentos histricos a adquirir un papel como
elemento clave en la gestin de la informacin en el mbito del sector pblico que
garantiza su transparencia y eficacia y pieza fundamental en la configuracin de la
memoria histrica de la sociedad.
En cuanto a los archivos privados que no custodian documentos pblicos, las
actuaciones llevadas a cabo desde 1984, han estado siempre encaminadas a la incorporacin de los archivos privados ubicados en nuestra Comunidad al Sistema Archivstico y todo ello, en el entendimiento de que no slo desde el mbito de lo pblico
se contribuye a la conservacin de las fuentes primarias para la Historia, sino que
los documentos de las entidades privadas, aunque no gestionen servicios pblicos,
son esenciales en el mantenimiento y recuperacin de nuestra memoria y el perfil de
nuestra identidad como comunidad.
En este sentido, ya el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, que aprob el Reglamento
del Sistema Andaluz de Archivos, en desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de
Archivos, estructur el Sistema Andaluz de Archivos, clasificando en primer lugar a
los Archivos andaluces en razn de su uso pblico o privado y en segundo lugar por
su titularidad, clasificacin que se ha consolidado la Ley 7/2011, quedando agrupados en los siguientes subsistemas:
Archivos de la Junta de Andaluca
Archivos de las entidades locales de Andaluca
Archivos de las universidades de Andaluca
Archivos de titularidad y gestin distinta de las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca.
Ahora bien, una vez clara la clasificacin y al margen de los dispuesto en la nueva
norma, cabra preguntarse con qu instrumentos hemos contado para conocer la situacin de los archivos en Andaluca, con independencia de titularidades: ubicacin,
datos de contacto, documentos que conservan, edificios singulares, historia de su
creacin, servicios que presta, etc.
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Ya en la segunda mitad de la dcada de los aos 90 se iniciaron toda una serie de actuaciones encaminadas especialmente a crear un instrumento de informacin que permitiera conocer su realidad; as surgieron el censo de Archivos10 y el Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental de Andaluca, como instrumentos de informacin
destinados a conocer y fundamentar el establecimiento de lneas de ayuda que mejoraran
y garantizaran el patrimonio documental andaluz en ellos conservados, dando inicio a
las lneas de ayudas y subvenciones convocadas anualmente por la Consejera de Cultura
para mejora su equipamiento, restaurar sus documentos, reproducirlos y difundirlos e,
incluso, dando lugar al establecimiento de programas de formacin a nivel andaluz para
todos aquellos profesionales responsables de los archivos del Sistema.
Paralelamente a estas actuaciones y medidas de fomento, el Reglamento, en desarrollo de lo establecido por la Ley de Archivos del 84, posibilit el establecimiento
de una orden para la efectiva integracin de los archivos privados en el Sistema.
En primer lugar integrando los archivos privados que por Ley se consideraban de
uso pblico por recibir de los poderes pblicos ayudas o subvenciones en cuanta
superior a la mitad de su presupuesto; a stos se sumaran aquellos cuya integracin
se hiciera de conformidad con lo establecido la Orden de 16 de junio de 200411 que
estableca el procedimiento para la integracin de los archivos de titularidad privada
en el Sistema Andaluz de Archivos. Si bien es verdad que toda regla tiene su excepcin, pues el Archivo Histrico de Comisiones Obreras de Andaluca haba quedado
integrado en el Sistema en 1994, por va de lo establecido en el Reglamento de 1994,
posteriormente derogado.
Los archivos que han sido integrados en el sistema mediante la orden que regula
el procedimiento han sido:
En 2005:
Archivo Histrico Minero de la Fundacin Ro Tinto12
10. La elaboracin y coordinacin del censo de Archivos y de Patrimonio Documental de Andaluca
se lleva a cabo desde que en 1995 se estableciera un acuerdo con el Ministerio de Cultura para tal fin, en
ejecucin de la Ley 3/1987, de 9 de enero de Archivos y Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio
Histrico Espaol. Los primeros datos fueron publicados en 1997, pudiendo ser consultados va Internet un ao despus en la web de la Consejera de Cultura y Deporte. El ACUERDO de 14 de noviembre
de 2000, del Consejo de Gobierno, aprueban las directrices para la elaboracin del Censo de Fondos de Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz.(BOJA Sevilla, 8 de marzo 2001 BOJA n.m. 28)
11. Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regula el procedimiento para la integracin de archivos de titularidad privada en el Sistema Andaluz de Archivos. BOJA n 133, del 08 de julio de 2004
12. Orden de 2 de junio de 2005, por la que se acuerda la integracin del Archivo Histrico Minero
de la Fundacin Ro Tinto en el Sistema Andaluz de Archivos
BOJA n 126, del 30 de junio de 2005

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Notas sobre los archivos y el patrimonio documental de Andaluca...

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Archivo Histrico de la Unin General de Trabajadores de Andaluca13


En 2009:
Archivo de la Cmara de Comercio, Industria y Navegacin de Sevilla14
Archivo de la Fundacin Casa de Medina Sidonia15
En 2010:
Archivo Histrico de Viana (Orden de 20 de abril, BOJA de 7 de junio)16
Estos seis archivos privados incorporados, son piezas claves para el Sistema, sumando su patrimonio documental a la historia social de esta Comunidad, especialmente en los mbitos de movimiento obrero, industrializacin y explotacin minera,
organizaciones empresariales y entre ellos, las ms importantes casas nobiliarias con
estados y seoros de Andaluca.
Por ltimo, no puede dejar de aludirse a un grupo de documentos y archivos privados que presenta cierta peculiaridad en razn de sus titulares. Nos referimos a los
incluidos en el apartado b) del artculo 15; aquellos ubicados en Andaluca, con ms
de 40 aos de antigedad, conservados o no en archivos, producidos, recibidos o reunidos en el desarrollo de su actividad por las personas jurdicas privadas de carcter
religioso, poltico, sindical, cultural, educativo o con fines sociales. Dentro de este
grupo hay que hacer constar la mencin singularizada contenida en la disposicin
adicional tercera, Colaboracin con las confesiones religiosas.
1. La consejera promover el establecimiento de instrumentos de colaboracin
con las distintas confesiones religiosas con el fin de promover la preservacin,
difusin y servicio de su patrimonio documental. En relacin con el patrimonio documental de la Iglesia Catlica, adems de por los cauces anteriormente

13. Orden de 25 de noviembre de 2005, por la que se acuerda la integracin del archivo histrico de
la Unin General de Trabajadores de Andaluca en el Sistema Andaluz de Archivos
BOJA n 243, del 15 de diciembre de 2005
14. Orden de 17 de julio de 2009, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo de la Cmara Oficial de Comercio, Industria y Navegacin de Sevilla en el Sistema Andaluz de
Archivos
BOJA n 178, del 10 de septiembre de 2009
15. Orden de 10 de marzo de 2009, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo de la Fundacin Casa de Medina Sidonia en el Sistema Andaluz de Archivos
BOJA n 80, del 28 de abril de
16. Orden de 20 de abril de 2010, por la que se resuelve estimar la solicitud de integracin del Archivo Histrico Viana en el Sistema Andaluz de Archivos
BOJA n 110, del 07 de junio de 2010

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citados, esta colaboracin se articular a travs de la Comisin Mixta Junta de


Andaluca-Obispos de Andaluca para el Patrimonio Histrico Cultural.
2. A los efectos del ejercicio de los derechos de tanteo y retracto regulados en
el artculo 20, no se considerar transmisin de la titularidad o tenencia la
realizada entre las instituciones de la Iglesia Catlica dentro del territorio de
la Comunidad Autnoma de Andaluca.
Esta Disposicin contiene un reconocimiento expreso al rico patrimonio conservado en los archivos de las distintas confesiones religiosa, con especial singularidad al
conservado en los archivos de la Iglesia Catlica estableciendo el lmite del ejercicio de
derecho de tanteo y retracto respecto de la transmisin de su titularidad o tenencia entre las instituciones de esta iglesia y dentro del territorio de la Comunidad Andaluza.
Por ltimo, solo nos falta resaltar que estos seis archivos privados incorporados
al Sistema son un magnfico botn de muestras que ejemplifican la importancia que
tiene visualizar una estructura archivstica completa que suma lo pblico y lo privado
y nos hacen profundizar en el deseo de que junto a ellos, tengamos muchos ms.

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LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y


PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA
Severiano Fernndez Ramos

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LA LEY 7/2011 DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA

Severiano Fernndez Ramos

Catedrtico de Universidad de Derecho Administrativo


Universidad de Cdiz
RESUMEN:
En este estudio se analizan las novedades que aporta la reciente Ley 7/2011, de 3
de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca,
la cual constituye una importante renovacin de la ordenacin del Patrimonio Documental de Andaluca, en que se insertan documentos de titularidad pblica y de
titularidad privada, as como del Sistema Archivstico de Andaluca (sus rganos y
estructuras), as como supone la introduccin del sistema de gestin documental y el
reconocimiento de la relevancia actual del derecho de acceso a los documentos.
PALABRAS CLAVES: Archivos. Documentos. Patrimonio Cultural. Acceso a la informacin pblica.
I. INTRODUCCIN
1. Sobre la necesidad de una nueva Ley de Archivos
A. La Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos: una ley pionera.
Andaluca fue la primera Comunidad Autnoma en aprobar, ya en su primera
legislatura, una ley de archivos: la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, que, por
ende, fue la primera ley de archivos de nuestra historia1. Asimismo, la Ley 3/1984 fue
una norma pionera, pues concibi principios, criterios y tcnicas que seran adoptados tanto por el Estado, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico
Espaol, como por la mayora de las Comunidades Autnomas2.
1. Como tambin fue pionero el trabajo de A. HEREDIA HERRERA, El Patrimonio Documental
Andaluz: proteccin e investigacin, Anabad XXXIIII (1983), n 2.
2. Las ms inmediatas fueron la Ley de Catalua 6/1985, de 26 de abril, de Archivos, y la Ley de
Aragn 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos.

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Severiano Fernndez Ramos

Lo primero que destaca en los planteamientos fundacionales de Ley andaluza


y de la catalana que le sigui, es la vinculacin de los archivos a la recuperacin y
conservacin no ya de la historia y de la cultura en general, sino, de manera especial,
de la cultura y de la historia de la comunidad autnoma, con la finalidad explcita
de afianzar la conciencia de la identidad propia3. Propsito que debe enmarcarse en
el contexto histrico de los inicios del proceso autonmico, as como en una reaccin
a la instrumentalizacin de los archivos con idntica finalidad a lo largo del rgimen
anterior. En cualquier caso, sin prejuzgar estas intencionalidades polticas, lo cierto
que esta directriz va a planear sobre la ordenacin legal, en el sentido de que la Ley
3/1984 se ocupa no slo y ni siquiera principalmente de los archivos, sino fundamentalmente del patrimonio documental como parte integrante del patrimonio
histrico o cultural. De hecho, las Comunidades Autnomas que ordenaron esta
materia con posterioridad a la de Aragn optaron por denominar a sus respectivas
Leyes de Archivos y Patrimonio Documental4.
Con todo, la Ley andaluza 3/1984 introdujo una serie de innovaciones, en buena
medida acertadas, que seran recogidas en las normas posteriores: la ampliacin tanto
del Patrimonio Documental de titularidad pblica (documentos de Corporaciones
de Derecho Pblico y de gestores privados de servicios pblicos)5, como de titularidad privada (reduccin significativa del plazo de integracin en el Patrimonio Documental de los documentos de ciertas entidades privadas que realizan actividades
de inters pblico)6; la cuasi demanializacin de los documentos de titularidad
3. En este sentido, la exposicin de motivos de la Ley de Catalua 6/1985, de Archivos, declaraba que
Para Catalua este patrimonio es muy importante, porque constituye la base documental de su historia
y uno de los fundamentos de su identidad nacional. Sobre esta cuestin, vase J. CERD DAZ, Los
archivos municipales en la Espaa contempornea, Ed. Trea, Gijn, 1998, pp. 354 y ss.
4. Ley de Canarias 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos; Ley de la Regin
de Murcia 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de Castilla-Len 6/1991,
de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993, de 21
de abril, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de La Rioja 4/1994, de 24 de mayo, de Archivos
y Patrimonio Documental.
5. En esta lnea, Ley de Aragn 6/1986 art. 3; Decreto Xunta de Galicia 307/1989 art. 4.1; Ley
de Canarias 3/1990 art. 2; Ley 6/1990 de la Regin de Murcia art. 2; Ley de Castilla y Len art.
4; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 4; Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Cataln
art. 19.1; Ley de La Rioja 4/1994 art. 4; Ley de la Comunidad Valenciana 4/1998 art. 76.1;
Ley de Extremadura 2/1999 art. 75.1; Ley de Asturias 1/2001 art. 80; Ley de Cantabria 3/2002
de Archivos art. 5.
6. De modo similar, Ley de Aragn 6/1986 art. 7.2; Decreto de Xunta de Galicia 307/1989 art.
8.a); Ley de Canarias 3/1990 art. 4; Ley 6/1990 de Murcia art. 3; Ley Castilla y Len 6/1991 art.
5; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 6; La Rioja 4/1994 art. 6; Ley de Extremadura
2/1999 art. 75.1; Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Cataln art. 19.2; Ley de Cantabria 3/2002
de Archivos art. 5.

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pblica (pues se declaran inalienables, imprescriptibles e inembargables)7; el intento


de articular un Sistema coherente de Archivos, integrado por todos los archivos de
uso pblico de competencia autonmica, independientemente de su titularidad autonmica, estatal, local o privada, determinacin que sera ratificada por el Tribunal
Constitucional (STC 103/1988) 8, y que sera tambin seguida, en lo esencial, por el
resto de Comunidades Autnomas9; o la primera ordenacin legal del ejercicio del
derecho de acceso a la documentacin.
B. El desarrollo y aplicacin de la Ley 3/1984: nuevos contextos y paradigmas.
Sin embargo, el desarrollo y aplicacin de la Ley 3/1984 experiment toda suerte
de incidencias. De entrada, dado que la Ley 3/1984 se limit a esbozar la estructura
y funcionamiento del Sistema Andaluz de Archivos, para su cabal definicin era indispensable su desarrollo reglamentario, el cual, sin embargo, fue lento y accidentado10,
pues hubo que esperar al ao 2000 transcurridos diecisis aos de la aprobacin de
la Ley para que sta contara con el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos
(Decreto 97/2000, de 6 de marzo)11. Y de modo similar el capital Censo de Archivos
7. Criterio legal que sera seguido, adems de por la LPHE, por las dems normas autonmicas: Ley
6/1990 de la Regin de Murcia art. 25; Ley de Canarias 3/1990 art. 31; Ley de CastillaLen
6/1991 art. 12.1; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 31.1; Ley de La Rioja 4/1994 art.
26.1, Ley de Catalua 10/2001 art. 12.1; Ley de Cantabria 3/2002 de Archivos art. 32.1.
8. La idea de archivos de uso pblico es similar a la de bibliotecas de uso pblico utilizada poco antes
por la Ley 8/1983, de 3 de noviembre, de Bibliotecas.
9. Ley de Aragn 6/1986 art. 15; Ley 6/1990 de la Regin de Murcia art. 4; Ley Castilla y Ley de
Canarias 3/1990 art. 8; Len 6/1991 art. 41; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 10.1;
Ley de La Rioja 4/1994 art. 10; Ley de Catalua 10/2001 art. 16.1; Ley de Cantabria 3/2002 de
Archivos art. 7. Vid., en general, E. CRUCES BLANCO, Los sistemas de archivos de las Comunidades Autnoma en Archivos y Sistemas. Escuela Iberoamericana de Archivos Experiencias y materiales,
Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, pp. 81 y ss.
10. El inicial Decreto 73/1994, de 29 de marzo, por el que se aprob el Reglamento de Organizacin
del Sistema Andaluz de Archivos, fue anulado por el Tribunal Superior de Justicia de Andaluca, mediante
sentencia de 25 de noviembre de 1996, debido a la falta de consulta al Consejo Consultivo Andaluz, creado tan slo unos meses antes de su aprobacin.
11. El Decreto 97/2000, de 6 de marzo, tambin fue objeto de impugnacin en este caso por la Asociacin de Archiveros de Andaluca, si bien la STSJ Andaluca (Sevilla) de 4 de mayo de 2006 (recurso n
696/2000) desestim las pretensiones de anulacin. Dejando de lado cuestiones procedimentales, los
recurrentes alegaron que el Reglamento, en una profusa serie de artculos, invada la autonoma municipal. Sin embargo, el Tribunal consider que la regulacin reglamentaria, que se apoya legalmente en
la Ley 3/84 y en el mandato de su disposicin final primera, en nada interfiere en la autoorganizacin
de los titulares de los archivos, limitndose a establecer directrices generales en orden a proteger el patrimonio documental de la Comunidad Autnoma, cuya competencia corresponde a sus rganos por
disposicin estatutaria. No obstante, la sentencia incurre en alguna inexactitud, como cuando declara
que el art. 37.6.g) de la LRJPAC 30/1992 excluye de su aplicacin directa a los Archivos Histricos, que

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y Fondos Documentales ordenado en la Ley 3/1984 no se concluy hasta casi veinte


aos despus12, y hasta el 2002 no entr en funcionamiento un rgano clave del Sistema, como es la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos13. Asimismo,
aun cuando el Decreto 97/2000 mantuvo formalmente la categora de archivos de
uso pblico, lo cierto es que esta categora fue desplazada por la nocin de archivos
integrados en el sistema, si bien a pesar de las dcadas transcurridas es muy escaso el
nmero de archivos privados integrados en el sistema archivstico andaluz14.
Pero, sobre todo, la experiencia ha demostrado que el planteamiento fundacional
de la Ley 3/1984 de configuracin de los archivos como instituciones culturales,
vinculadas exclusivamente a la conservacin y difusin de una faceta del Patrimonio
Cultural, era excesivamente reduccionista del papel que los archivos pblicos estn
llamados a desempear en el actual sistema de gestin administrativa y como garanta del principio de transparencia de la actuacin pblica15.
Adems, en estos lustros de vigencia de la Ley 3/1984 han sido muchos y profundos los cambios normativos acaecidos en el ordenamiento jurdico, tanto estatal, como autonmico16. Y en este contexto debe destacarse la renovacin legislativa
se regirn por sus disposiciones especficas, aadiendo: A tales Archivos, integrantes del Patrimonio
Documental Andaluz, es a los que se les aplica la Ley y el Reglamento impugnado. Cuando lo cierto es
que es evidente que la Ley se aplica a todos los archivos del sistema archivstico andaluz.
12. El propio Parlamento andaluz aprob el 23 de octubre de 1998 una proposicin no de ley en
Comisin, promovida por el Grupo Izquierda Unida, instando al Gobierno andaluz a la realizacin a lo
largo de 1999 del censo de archivos y fondos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz (BOPA
nm. 274, de 24-11-1998). As, el Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000, p. 91, fij justamente como primera medida la elaboracin del Censo de Archivos Andaluces. Por acuerdo del Consejo
de Gobierno de 14 de noviembre de 2000 se aprobaron las directrices para la elaboracin del censo de
fondos y colecciones del Patrimonio Documental Andaluz en cumplimiento de la previsin contenida
en la disp. adicional 1 del Decreto 97/2000, y, por Orden de la Consejera de Cultura de 6 de marzo
de 2001 se aprob el Plan para la elaboracin del citado Censo, de acuerdo con dichas directrices.
13. Por Orden de 7 de julio de 2000 se regul el funcionamiento de la Comisin Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documentales.
Lo cierto es que desde su constitucin efectiva en 2002, la CACDA est realizando una labor importantsima, de la que se da cumplida cuenta en la web de la Consejera de Cultura.
14. En el Portal de Archivos de Andaluca se indican slo seis archivos privados: Archivo Histrico
Comisiones Obreras de Andaluca; Archivo Histrico Minero de la Fundacin Ro Tinto; Archivo
Histrico Viana; Archivo Histrico de UGT de Andaluca; Archivo de la Cmara Oficial de Comercio,
Industria y Navegacin y Archivo de la Fundacin Casa de Medina Sidonia.
15. Vase S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, Revista
Andaluza de Administracin Pblica, nm. extraordinario, 2/2003, Veinte aos de vigencia del Estatuto de
Autonoma de Andaluca. Desarrollo de las competencias autonmicas, Volumen I, pp. 235-269.
16. La propia exposicin de motivos de la Ley 7/2011 se refiere a los siguientes textos legales estatales: la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del

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experimentada en el resto de leyes andaluzas relativas al patrimonio cultural, en


especial, la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, de Patrimonio Histrico de Andaluca17. Tambin debe mencionarse la recepcin de la competencia en materia de
gestin de archivos judiciales18.
Con todo, debe sealarse que no pocas de las deficiencias del sistema autonmico de archivos no obedecen ya a planteamientos legales errneos u obsoletos, sino
estrictamente a las insuficientes dotaciones financieras asignadas por los gobiernos
autonmicos sucesivos a la poltica de archivos, de modo que no podrn encontrar
solucin en un simple cambio legislativo19.
En todo caso, no ha supuesto en esta materia cambio significativo el nuevo Estatuto de Autonoma para Andaluca. En efecto, el Estatuto art. 68.3 establece
que corresponde a la Comunidad Autnoma, la competencia exclusiva sobre archivos (museos, bibliotecas y dems colecciones de naturaleza anloga) que no sean
Procedimiento Administrativo Comn; la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los
Ciudadanos a los Servicios Pblicos; la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico, o la Ley 52/2007, de 26 de noviembre, por la que se reconocen y amplan
derechos y se establecen medidas en favor de quienes padecieron persecucin o violencia durante la
guerra civil y la dictadura, conocida como Ley de Memoria Histrica. La mencin de la Ley 16/1985,
de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, que tambin contiene la exposicin de motivos, no
procede pues esta Ley ya fue tenida en cuenta mediante la modificacin de la Ley 3/1984 efectuada por
la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histrico de Andaluca.
17. Tambin debe destacarse que la contempornea Ley 2/1984, de 9 de enero, de Museos, fue sustituida por la Ley 8/2007, de 5 de octubre, de Museos y Colecciones Museogrficas de Andaluca. Y
antes an la Ley 8/1983, de 3 de noviembre, de Bibliotecas fue derogada por la Ley 16/2003, de 22
de diciembre, del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentacin. De este modo, la Ley
3/1984 de Archivos era la ltima ley en materia de patrimonio cultural por renovar.
18. Real Decreto 142/1997, de 31 de enero, de traspaso de funciones y servicios de la Administracin
del Estado en materia de provisin de medios materiales y econmicos para el funcionamiento de la
Administracin de Justicia.
19. As lo sealamos en S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, op. cit. Vid. E. CRUCES BLANCO, Estrategias para la organizacin de un sistema de
archivos. Metodologa e instrumentos de desarrollo, en Actas del XIV Congreso Internacional de Archivos
Sevilla 2000, Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes, CD-Rom, donde se sealan las vicisitudes
acaecidas en la Comunidad Autnoma andaluza. En ese sentido, una profunda conocedora del sistema
andaluz de archivos, A. HEREDIA HERRERA, Poltica archivstica andaluza, Tra n 12, 2005, p.
106, sealaba cmo la homologacin de los archivos autonmicos prevista en la disposicin transitoria
de la Ley (Los archivos de competencia autonmica que, al promulgarse la presente Ley, no renan las
condiciones necesarias de conservacin, seguridad, organizacin y acceso que se fijen, tendrn un plazo
de dos aos para subsanar sus deficiencias, a partir de la publicacin de la normativa correspondiente),
no lleg a cumplirse, si bien es cierto que tampoco lleg a aprobarse esa normativa correspondiente.
Igualmente, la autora manifiesta su lamento la desdotacin del personal previsto en la RPT para los
archivos autonmicos.

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Severiano Fernndez Ramos

de titularidad estatal. Asimismo, la Comunidad Autnoma asume competencias


ejecutivas sobre los museos, bibliotecas, archivos y otras colecciones de naturaleza
anloga de titularidad estatal situados en su territorio cuya gestin no se reserve el
Estado, lo que comprende, en todo caso, la regulacin del funcionamiento, la organizacin y el rgimen de su personal art. 68.220. Sin embargo, estas atribuciones
no suponen una alteracin sustancial de lo ya previsto en el Estatuto de 1981 arts.
13.28 y 17.4, el cual ya haba agotado las posibilidades competenciales admitidas
por la Constitucin, la cual reserva al Estado la competencia exclusiva sobre archivos (museos y bibliotecas) de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestin por las
Comunidades Autnomas art. 149.1.28 CE21.
Por lo dems, este proceso de renovacin legislativa en materia de archivos ya haba sido iniciado por otras Comunidades Autnomas, a partir de la innovadora Ley
de Catalua 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos22, y si bien estas
nuevas leyes no responden ya a un molde nico, s pueden destacarse algunos puntos
comunes. En efecto, estas leyes centran su atencin, no ya en el patrimonio documental, sino en los archivos y los documentos y, dentro de stos, fundamentalmente
en los llamados documentos pblicos23, pues lo cierto es que, si desde el punto
vista del patrimonio cultural los documentos pblicos y privados pueden compartir
algunas reglas, desde la perspectiva archivstica (de su gestin, evaluacin y acceso) su
rgimen es profundamente dispar.
20. Adems, el Estatuto aade que la Junta de Andaluca colaborar con el Estado a travs de los cauces que se establezcan de mutuo acuerdo para la gestin eficaz de los fondos del Archivo de Indias y de
la Real Chancillera art. 68.4. Vase sobre el artculo 68 del Estatuto, E. ARANA GARCA, Competencias sobre cultura y patrimonio, Comentarios al Estatuto de Autonoma para Andaluca, Muoz
Machado y Rebollo Puig (Dirs.), ThomsonCivitas, Madrid, 2008, pp. 657 y ss.
21. Sobre la distribucin de competencias en materia de archivos y patrimonio documental, vase
D. FERNANDEZ DE GATTA SNCHEZ, La legislacin sobre archivos: rgimen vigente y retos
futuros, Tabula, 10, Combates por la memoria: archivstica de la posmodernidad, 2007, pp. 255 y ss.; S.
FERNNDEZ RAMOS, El sistema estatal de archivos pblicos. Pasado, presente y futuro, Revista
dArxius, Associaci darxivers valencians, 2002, pgs. 127-166.
22. Ley de Castilla- La Mancha 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de Archivos; Ley de las Islas Baleares 15/2006, de 17 de
octubre, de Archivos y Patrimonio Documental; Ley de Navarra 12/2007, de 4 de abril, de Archivos
y Documentos; Ley de Extremadura 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental.
Por su parte, la Ley de Cantabria 3/2002, de 28 de junio, de Archivos, aun siendo posterior a la Ley
catalana 10/2001, se sita an en las coordenadas de la generacin anterior de leyes de archivos. Con
ocasin de la presentacin de la Ley de Catalua 10/2001 de Archivos y Documentos se organiz en
Barcelona el 17 de enero de 2002 una jornada en la que participaron prestigiosos profesionales catalanes
(como Ramn Alberch, Josep Matas o Mariona Corominas) con valiosas aportaciones sobre la entonces
reciente e innovadora Ley catalana.
23. Ley de Catalua 10/2001 art. 6.1; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 42.

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199

Y en el tratamiento legal de los documentos pblicos estas nuevas Leyes, sin ser
radicalmente innovadoras en relacin con las anteriores, se caracterizan bsicamente
por dos directrices. En primer lugar, a partir de la tcnica archivstica de evaluacin
documental, naturalmente presente en las normas anteriores, se trata de ir ms all e
integrar el sistema de archivos en la propia gestin administrativa mediante los llamados sistemas de gestin documental, que comprenden la produccin, la tramitacin, el
control, la valoracin y la conservacin de los documentos y el acceso a ellos. Todo ello
en el bien entendido de que la gestin documental no es responsabilidad exclusiva de
los archivos, sino que requiere la asuncin de los titulares de los rganos y unidades de
gestin de su cuota de responsabilidad en el sistema24. Y, en segundo lugar, estas Leyes
se caracterizan por el tratamiento ms amplio y abierto que dispensan a la capital cuestin del acceso a los documentos pblicos25. Como es lgico, la renovacin normativa
contenida en estas leyes tambin influir en la siguiente Ley andaluza de archivos.
Renovacin legislativa del patrimonio
cultural andaluz
Ley 8/1983, de 3 de
noviembre, de
Bibliotecas

Ley 16/2003, de 22 de diciembre,


del Sistema Andaluz de Bibliotecas
y Centros de Documentacin

Ley 2/1984, de 9 de
enero, de Museos

Ley 8/2007, de 5 de octubre, de


Museos y Colecciones
Museogrficas de Andaluca

Ley 1/1991, de 3 de
julio, de Patrimonio
Histrico de Andaluca

Ley 14/2007, de 26 de noviembre,


del Patrimonio Histrico de
Andaluca

Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos

Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de


documentos, Archivos y Patrimonios
Documental de Andaluca

24. Ley de Catalua 10/2001 art. 7.1; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 44. Sobre
esta cuestin, J.R. CRUZ MUNDET, Archivos municipales: nuevos retos, nuevas funciones, Los
archivos municipales en una sociedad abierta, Valladolid, marzo 2003. Por su parte, la Ley de Castilla
La Mancha 19/2002, si bien no recoge expresamente esta idea, subraya las funciones de los archivos
pblicos relacionadas con la informacin administrativa art. 33.
25. As destaca la atribucin de especficas competencias en materia de acceso a Comisiones inspiradas en la conocida CADA francesa (caso de la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin
Documental en Catalua y de la Comisin de Acceso a los Documentos en el caso de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha).

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2. Aspectos generales de la Ley 7/2011


El proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental tuvo
una cmoda tramitacin parlamentaria26. De entrada, el proyecto no recibi ninguna enmienda a la totalidad, por lo que super sin problema alguno el debate de
totalidad del proyecto27. Una vez admitido a trmite, el Grupo Popular formul 54
enmiendas, de las cuales la inmensa mayora eran meras propuestas de cambio de estilo, y en algunos casos se propona una pequea adicin o modificacin, pero sin llegar a constituir una modificacin de calado28. Por su parte, el Grupo IU-Los Verdes
se limit a formular dos enmiendas de carcter circunstancial (referidas a impulsar la
indagacin de fondos documentales de entidades privadas y a negociar la cesin de
fondos documentales del Estado generados en la Comunidad). Asimismo, el Grupo
Parlamentario Socialista formul apenas cuatro enmiendas (pues dos no tienen nada
que ver con los archivos, sino que se refieren a los conjuntos culturales)29. Finalmente, aun cuando fueron rechazadas las enmiendas tanto del Grupo Popular como del
Grupo IULos Verdes, el Pleno del Parlamento aprob el dictamen de la Comisin
por unanimidad, quedando aprobada la que sera la Ley 7/2011, de 3 de noviembre,
de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca (en adelante Ley
7/2011)30.
26. BOPA nm. 650. de 1 de abril de 2011.
27. DSPA Plenos nm. 121, 8 de junio de 2011, pp. 20 y ss. Desde el Grupo Parlamentario de IU Los
Verdes nicamente se pregunt por la dotacin financiera para aplicar la ley. Por su parte, el representante del Grupo Parlamentario Popular anunci que no formulara ninguna enmienda, a la totalidad,
de ninguna manera, nos parece una ley tcnica y adems necesaria.
28. BOPA nm. 754. de 3 de octubre de 2011. Este carcter ya fue anunciado por el representante del
Grupo Popular durante el debate a la totalidad: las enmiendas que vamos a plantear se van a orientar en
dos sentidos. Unas son de carcter formal, las que se refieren a la ortografa. Por ejemplo, no hay unidad
en el uso de las maysculas y de las minsculas. Las que se refieren al lxico y a la morfosintaxis porque
tambin, por ejemplo, pues, hay frmulas que... El caso de la frmula consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental se repite 45 veces, incluso se repite una lnea
debajo de otra. Y, lgicamente, el texto no... Son cuestiones puramente de la forma del texto. DSPA
Plenos nm. 121, 8 de junio de 2011, p. 25. Lo cierto es que esta posicin no deja de ser sorprendente,
si se tiene presente que durante la tramitacin de la modificacin de la Ley 3/1984 efectuada por la Ley
3/1999, de 28 de abril, el Grupo Popular formul graves descalificaciones a la reforma de la ordenacin
de los traslados de documentos, ordenacin que mantiene en lo sustancial la nueva ley.
29. Asimismo, en la Comisin comparecieron varias personas representantes de agentes sociales y organizaciones, debiendo destacarse las intervenciones de Jorge Prez Caete, Presidente de la Asociacin
de Archiveros de Andaluca, as como de la reconocida archivera Esther Cruces Blanco, Directora del
Archivo Histrico Provincial de Mlaga. DSPA Comisiones nm. 532, 8 de septiembre de 2011.
30. DSPA Plenos nm. 133, 26 de octubre de 2011, pginas 6 a 12. El texto de la Ley se public
en el BOPA nm. 776, de 4 de noviembre de 2011, y, seguidamente, en el BOJA nm. 222, de 11 de
noviembre, y en el BOE nm. 286, de 28 de noviembre.

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De entrada, mientras la Ley 3/1984 llevaba por ttulo de Archivos, la nueva ley
incorpora a su ttulo los Documentos y el Patrimonio Documental. Respecto a este
segundo elemento, en realidad, ya la Ley 3/1984 era, sobre todo, una Ley de patrimonio documental, y de hecho, la mayora de las Comunidades Autnomas que
ordenaron con posterioridad a la Aragn esta materia optaron por denominar a sus
respectivas Leyes de Archivos y Patrimonio Documental. Por su parte, la adicin del
trmino Documentos se sita en la estela de la Ley de Catalua 10/2001 de Archivos
y Documentos, con la finalidad de realzar el rgimen de una categora especfica de
documentos: los documentos de titularidad pblica. Y este triple objeto est explicitado en el artculo 1 de la Ley: La presente ley tiene por objeto regular la gestin,
la proteccin, el acceso y la difusin de los documentos de titularidad pblica y del
Patrimonio Documental de Andaluca, as como la coordinacin, planificacin, organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico de Andaluca, as como en el
artculo 3.1 al delimitar su mbito de aplicacin:
a) Los documentos de titularidad pblica.
b) El Patrimonio Documental de Andaluca.
c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivstico de Andaluca, con independencia de su titularidad. Si bien la Ley se ve obligada a aadir de inmediato que
los archivos de titularidad estatal cuya gestin corresponda a la Comunidad Autnoma se regirn por la legislacin estatal que les afecte, por los convenios suscritos
entre el Estado y la Junta de Andaluca y por las disposiciones de esta ley, ordenacin
autonmica que debe ceirse a los aspectos admitidos en el Estatuto de Autonoma,
esto es la regulacin del funcionamiento, la organizacin y el rgimen de su personal art. 68.2 Estatuto de Autonoma.
Asimismo, el Ttulo preliminar de la Ley 7/2011 contiene, adems de un catlogo
de definiciones (despus sorprendentemente duplicadas a lo largo del articulado de
la Ley) diversos preceptos de carcter marcadamente general31. Por ltimo, la Ley
7/2011 va a requerir de un ingente desarrollo reglamentario, pues la remisiones normativas son abundantes (arts. 11.1, 11.2, 12.2, 18, 21.1, 22.2, 30, 31.2, 32.3, 39.1,
43.5, 44.5, 45, 49.3, 52.3, 59, 62.6, 63.1, entre otros), y que obligar a la renovacin
de la normativa reglamentaria vigente. Sin embargo, la ley no ha fijado plazo alguno
para este imprescindible desarrollo normativo.
31. As, por ejemplo, la declaracin segn la cual los organismos y entidades del sector pblico regirn
sus relaciones por los principios de lealtad institucional, coordinacin y colaboracin art. 5.1, nada
aade a lo dispuesto con carcter general en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la
Junta de Andaluca arts. 8 y siguientes. Por su parte, el artculo 6, segn el cual las personas fsicas y
jurdicas de naturaleza privada tienen la obligacin de colaborar con las administraciones pblicas andaluzas para conseguir los objetivos previstos en la Ley, es tan vago que no resulta en absoluto operativo.

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II. LOS DOCUMENTOS DE TITULARIDAD PBLICA.


1. Documentos de titularidad pblica y Patrimonio Documental de Andaluca
La Ley 3/1984, como el resto de las leyes autonmicas que vinieron despus
(hasta la Ley de la Comunidad Autnoma de Catalua 10/2001, de 13 de julio, de
archivos y documentos) no se preocup por deslindar una categora autnoma de
documentos de titularidad pblica, sino que se limit a delimitar los documentos
que integraban el Patrimonio Documental Andaluz, si bien de la ordenacin de la
Ley se desprenda una distincin entre los documentos de de titularidad pblica en
sentido amplio arts. 2 y 3 y los documentos de titularidad privada arts. 4. 5 y 6,
distincin que tambin se reflejaba en el rgimen del Patrimonio Documental Andaluz
establecido por la Ley 3/1984.
Por su parte, la Ley 7/2011 separa en su Ttulo I de modo aparentemente radical
las nociones de documentos de titularidad pblica (Captulo I) y de Patrimonio Documental de Andaluca (Captulo II). Sin embargo, esta separacin slo es aparente,
pues si bien el artculo 9 delimita la nocin de documento de titularidad pblica,
el artculo 15.1.a) declara que forman parte del Patrimonio Documental de Andaluca los documentos de titularidad pblica de cualquier poca, recogidos o no en
archivos, definidos en el artculo 9, es decir, todos los documentos desde el mismo el
mismo instante en que se generan o reciben por cualquiera de los rganos y entidades
relacionados en el artculo 932. Por tanto, la categora de documentos de titularidad
pblica ordenada en la Ley no es ms que una clase de documentos integrantes del
Patrimonio Documental de Andaluca. Otra cosa es que, por motivos de sistemtica
legal, la ordenacin contenida en el Captulo II referido al Patrimonio Documental
de Andaluca est pensada casi exclusivamente para los documentos de titularidad
privada integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca tal como se ver ms
adelante. Por todo ello, habra sido ms clarificador iniciar por el tratamiento del
Patrimonio Documental de Andaluca, dentro del cual se encuentran todos los documentos de titularidad pblica, para despus pasar a las particularidades tanto de los
documentos de titularidad pblica, como de titularidad privada.
De otro lado, desde un punto de vista terminolgico, aun cuando la Ley 7/2011
opta, por lo general, por la denominacin ms descriptiva de de documentos de
32. Por este motivo presenta una cierta incorreccin el artculo 10 cuando establece: Los documentos
de titularidad pblica que forman parte del Patrimonio Documental de Andaluca de acuerdo con el
artculo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Interpretado literalmente parecera
desprenderse del precepto que hay documentos de titularidad pblica que no forman parte del Patrimonio Documental de Andaluca. Para ser correcto, el artculo 10 debera establecer: Los documentos
de titularidad pblica, que forman parte del Patrimonio Documental de Andaluca de acuerdo con el
artculo 15.1.a), son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

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titularidad pblica art. 2.b), 9, 10, 11, 12, 15, 61, 62, 63, 64, 67.2, 71.b), 73.a),
entre otros, y documentos de titularidad privada arts. 2.c), 22.1, 65, 66, 73.f )
en algunos casos desliza la expresin, procedente de la ley catalana pero un tanto
equvoca, documentos pblicos art. 60 o documentos privados arts. 21.2,
25.
2. Delimitacin de los documentos de titularidad pblica
La Ley 3/1984 arts. 2 y 3 ampli notablemente el mbito de los documentos
de titularidad pblica integrantes del patrimonio documental. As, mientras la entonces vigente Ley 26/1972, de 21 de junio, sobre Defensa del Tesoro Documental y
Bibliogrfico de la Nacin, se refera exclusivamente a fondos de la Administracin
Central, Local e Institucional, la Ley 3/1984 incluy tambin a los documentos de
Corporaciones privadas de Derecho Pblico y gestores privados de servicios pblicos.
Adems, la LPHE art. 49.2 extendi la calificacin a los documentos en poder de
empresas pblicas, independientemente de que gestionen o no servicios pblicos33.
Por su parte, la Ley 7/2011 arts. 2.b) y 9.1 declara que son documentos de
titularidad pblica los de titularidad de las personas fsicas o jurdicas, tanto pblicas como privadas, enumeradas en el apartado siguiente, producidos y recibidos en
el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa
estatal o internacional que les afecte. En concreto, se declaran documentos de titularidad pblica los documentos de los rganos y entidades que siguen, y que, en lo
sustancial, coincide con lo ya establecido en la Ley 3/1984, con las lgicas novedades
derivadas de los cambios normativos acaecidos desde entonces:
a) Los del Parlamento de Andaluca y dems instituciones de autogobierno de
la Comunidad Autnoma reseadas en el captulo VI del ttulo IV del Estatuto de
Autonoma para Andaluca34.
b) Los de la Presidencia de la Junta de Andaluca y el Consejo de Gobierno35.
33. En concreto la LPHE se refiere a personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el
Estado u otras Entidades pblicas. Vase, E. CRUCES BLANCO, Archivos y documentos. Titularidades, acceso y consultas, en III Jornadas El Patrimonio Histrico, Madrid, 2001, pp. 229 y ss.
34. El Estatuto de Autonoma dedica dentro del Ttulo IV relativo a la Organizacin institucional de
la Comunidad Autnoma, un Captulo VI referente a Otras instituciones de autogobierno en el que
se relacionan unas instituciones, rganos y entidades que tienen en comn su falta de dependencia del
Gobierno y Administracin (Defensor del Pueblo Andaluz, Consejo Consultivo de Andaluca, Cmara
de Cuentas, Consejo Audiovisual y Consejo Econmico y Social de Andaluca).
35. Captulos III y IV respectivamente del Ttulo IV relativo a la Organizacin institucional de la
Comunidad Autnoma del Estatuto de Autonoma, as como Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca.

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c) Los de la Administracin de la Junta de Andaluca36.


d) Los de las entidades instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca. Aqu se encuentra la principal ampliacin respecto a la Ley 3/1984, siguiendo
el criterio de la LPHE, que incluy a laos documentos de las personas jurdicas en
cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras Entidades pblicas37.
e) Los de las corporaciones de derecho pblico de Andaluca, en lo relativo a sus
funciones pblicas atribuidas38.
f ) Los de las entidades locales de la Comunidad Autnoma y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes39.
g) Los de las universidades pblicas radicadas en Andaluca y centros y estructuras de ellas dependientes40.
h) Los de la Administracin del Estado y sus organismos pblicos, sociedades
mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Andaluca41.
i) Los de los rganos de la Administracin de Justicia radicados en Andaluca.
j) Los de las notaras y registros pblicos radicados en Andaluca42.
k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unin Europea, as como los de cualquier otro organismo pblico internacional radicados en
Andaluca43.
36. Captulo VII del Ttulo IV relativo a la Organizacin institucional de la Comunidad Autnoma
del Estatuto de Autonoma, as como Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta
de Andaluca, en particular artculo 2. Vase, S. FERNNDEZ RAMOS, La organizacin de la Administracin de la Junta de Andaluca, en Estudios sobre el Gobierno y la Administracin de la Junta de
Andaluca, IAAP, Sevilla, 2011, pp. 111220.
37. Sobre la nocin de entidades instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca, vase
el artculo 50 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca.
38. Por su parte, de modo ms parcial, la Ley 3/1984 se refera a los de las Academias, Colegios Profesionales y Cmaras art. 2.
39. Sorprende que este precepto no utilice la terminologa de la Ley 5/2010, de 11 de junio, de Autonoma Local de Andaluca art. 33, sobre todo cuando el artculo 49.2 de la propia Ley 7/2011 s la
emplea, al hablar de entes vinculados o dependientes.
40. De modo similar, la Ley 3/1984 se refera a los de las Universidades y dems centros pblicos de
enseanza radicados en Andaluca.
41. La STC 103/1988, precisamente relativa a la Ley de Andaluca 3/1984, aval esta inclusin.
42. De modo similar, la Ley 3/1984 se refera a las Notaras y los Registros Pblicos de las ocho provincias andaluzas art. 3.
43. Evidentemente, la Ley 3/1984 no pudo prever esta categora.

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l) Los de entidades dotadas de personalidad jurdica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y
personas jurdicas mencionadas en este artculo en el ejercicio de potestades administrativas o funciones pblicas. Lo cierto es que estas entidades jurdicoprivadas (y
esta parece que es la intencin, pues se habla de entidades participadas mayoritariamente o controladas), ya estn incluidas en el apartado d), referido a las entidades
instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca, de acuerdo con la
nocin de la LAJA art. 52, y en el apartado e) referido a las entidades locales de la
Comunidad Autnoma y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
Pero, sobre todo, la Ley 7/2011 incurre en un error grave, pues la LAJA prohbe terminantemente que entidades privadas ejerzan potestades pblicas art. 75.244.
m) Los de las personas privadas fsicas o jurdicas gestoras de servicios pblicos,
en cuanto a los documentos generados en la prestacin de dichos servicios45.
n) Los de las entidades dependientes de los organismos pblicos y los de cualquier otra entidad pblica no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de
potestades administrativas o funciones pblicas.

Lo cierto es que existen entidades privadas que ejercen funciones inequvocamente pblicas sin que medie concesin propiamente dicha y sin que puedan
ser calificadas de entidades dependientes de los organismos pblicos (como
sucede con las entidades colaboradas en materia de control e inspeccin).46.
Asimismo, debe sealarse que algunas las leyes autonmicas aaden un precepto
segn el cual tienen tambin la consideracin los documentos de titularidad pblica
los producidos o recibidos por las personas fsicas que ocupan cargos polticos en instituciones pblicas, siempre que estos documentos tengan relacin con las funciones
administrativas o polticas propias del cargo47.
En definitiva, la delimitacin de los documentos de titularidad pblica, con una
terminologa ms actualizada, coincide en lo sustancial con la ya establecida en la Ley
3/1984, pues la nica novedad relevante es la inclusin de las entidades jurdico
44. Lo cierto es que el inciso final referido al ejercicio de potestades administrativas o funciones pblicas, no se encontraba en el anteproyecto de Ley.
45. De modo similar, la Ley 3/1984 se refera a las personas privadas, fsicas o jurdicas, gestores de
servicios pblicos en Andaluca, en cuanto a los documentos generados en la gestin de dichos servicios
art. 2, y posteriormente la LPHE art. 49.2 se refiere a las personas privadas, fsicas o jurdicas,
gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios.
46. Ley de Catalua 10/2001 art. 6.1.
47. Por ejemplo, Ley de Catalua 10/2001 art. 6.2. Lo cierto es que el anteproyecto de Ley contena un precepto similar.

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privadas integrantes del sector pblico. De este modo, la Ley andaluza acoge una
nocin muy amplia de documentos de titularidad pblica, no restringida a aquello
de titularidad de entidades jurdico-pblicas, sino que abarca a los documentos en
poder de entidades del sector pblico, ms los documentos generados en la prestacin servicios pblicos por parte de personas privadas gestoras, nocin que coincide
con la seguida por la prctica totalidad de las leyes autonmicas48.
3. Rgimen jurdico de los documentos de titularidad pblica
De entrada, debe sealarse que los preceptos que siguen presentan un mbito de
aplicacin dispar:
Arts. 10 y 11 se refieren a todos los documentos de titularidad pblica.
Art. 12 se refiere a documentos del sector pblico, nocin ms limitada que la anterior.
Art. 13 se refiere a documentos de rganos, entes y organismos pblicos, nocin
an ms limitada que la de documentos del sector pblico.
A. Requisitos de los documentos de titularidad pblica
La Ley 7/2011 art. 11.1 establece que los documentos de titularidad pblica,
a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin, de acuerdo con la normativa que sea de
aplicacin49. Lo cierto es que los requisitos de autenticidad e integridad son aplicables
a todos los documentos pblicos independientemente de las tcnicas y los soportes
utilizados. Pero los requisitos adicionales de fiabilidad, disponibilidad y, sobre todo, de
contextualizacin, son propios de los documentos pblicos electrnicos50. Pero, adems, se exigen para los documentos emitidos por las Administraciones Pblicas, es
decir, para los documentos que tienen la consideracin legal de documento pblico
administrativo art. 46.4 LRJPAC51. Por ello, la Ley 7/2011 se excede en este punto,
pues debe recordarse que la nocin de documentos de titularidad pblica comprende

48. Por ejemplo, Ley de Extremadura 2/2007 art. 4.1; Ley Foral de Navarra 12/2007 art. 4.
49. La propia Ley 7/2011 art. 54.2.c) declara que el diseo de los documentos, para garantizar su
autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin constituye una de las funciones
de la gestin documental.
50. Art. 45.5 LRJPAC y art. 14 del Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la informacin y atencin al ciudadano y la tramitacin de los procedimientos administrativos por medios
electrnicos (Internet). As, de acuerdo con el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que
se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 art. 42, la adicin de metadatos a los documentos electrnicos tiene por objeto precisamente garantizar la disponibilidad y contextualizacin del documento.
51. As, tambin artculo 29 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los Servicios Pblicos.

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cualquier documento (en cualquier soporte) producido o recibido, y no slo por las
Administraciones pblicas, sino tambin por personas jurdicas privadas.
B. Propiedades de los documentos de titularidad pblica
La Ley 3/1984 declar que los documentos de titularidad pblica no podan ser
enajenados, ni sometidos a traba o embargo, aun cuando, por la naturaleza de su
titular, fuesen susceptibles de ello, y tampoco podan adquirirse por prescripcin52.
Y esta prohibicin de trfico jurdico fue seguida por la generalidad de las leyes autonmicas que proclaman que los documentos de titularidad pblica son inalienables,
imprescriptibles e inembargables53, propiedades propias de los bienes de dominio
pblico art. 132.1 Constitucin. Y as procede tambin la Ley 7/2011 al declarar
que los documentos de titularidad pblica son inalienables, imprescriptibles e inembargables art. 10.154.
Dado su carcter inalienable e imprescriptible, los documentos de titularidad
pblica, al igual que los bienes de dominio pblico, no pierden su naturaleza ni
el rgimen legal al que estn sujetos, cualquiera que sea su propietario, poseedor o
detentador, de modo que el titular legal podr reclamarlos en cualquier momento. Y,
en este sentido, la Ley 7/2011 establece que la Junta de Andaluca podr recuperar
en todo momento la posesin de estos documentos cuando se hallen indebidamente
en posesin de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su
reintegro art. 10.2.
C. Custodia de los documentos de titularidad pblica
Con carcter general, y a pesar de la rbrica del precepto (Custodia de los documentos de titularidad pblica) este precepto no se aplica a todos los documentos de
52. La Ley 26/1972 haba dejado abierta la naturaleza jurdica de los documentos de titularidad
pblica, al establecer que a los fondos integrados en el Tesoro Documental les sern de aplicacin las
normas sobre adquisicin y ventas de bienes contenidas en la Ley de Patrimonio del Estado, as como
las relativas al dominio pblico, en su caso art. 8.2.
53. Ley de CastillaLen 6/1991 art. 12.1; Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 31.1;
Ley de La Rioja 4/1994 art. 26.1; Ley de Catalua 10/2001 art. 12.1; Ley de Castilla- La Mancha
19/2002 art. 43.1; Ley de Cantabria 3/2002 art. 32.1; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005
art. 43.1; Ley 15/2006 de Baleares art. 16; Ley de Extremadura 2/2007 art. 19.1; Ley Foral de
Navarra 12/2007 art. 4.
54. El Anteproyecto de Ley declaraba expresamente la naturaleza demanial de estos documentos: Los
documentos pblicos son bienes demaniales cuya titularidad corresponde a las distintas administraciones pblicas que los hayan producido y recibido y se encuentran afectos a un uso general y al correspondiente servicio pblico. Sin embargo, siguiendo el criterio de la mayora de las leyes autonmicas,
el texto definitivo omite esta calificativo. Lo cierto es que una declaracin expresa de demanialidad
obligaba a proceder a una declaracin expresa de desafectacin antes de proceder a su eliminacin, lo
cual significaba una complejidad adicional.

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titularidad pblica, sino a aquellos en poder de una entidad del sector pblico (as,
por muy amplia que sea esta nocin, que desde luego la Ley 7/2011 no se molesta en
definir, no encajan en la misma las entidades privadas gestoras de servicios pblicos
ni las Corporaciones de Derecho Pblico)55.
De acuerdo con la Ley 7/2011 art. 12.1, las personas al servicio del sector
pblico tienen la obligacin de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La
custodia de documentos de titularidad pblica conlleva la obligacin de preservarlos.
Esto supone sancionar tanto la prdida, como la eliminacin indebida de documentos de titularidad pblica. As, la Ley califica como infraccin muy grave la eliminacin de documentos de titularidad pblica prescindiendo de los procedimientos
reglamentariamente establecidos art. 71.b), y como infraccin grave la prdida o
desaparicin de los documentos custodiados en archivos del Sistema Archivstico de
Andaluca art. 72.a)56.
Asimismo, los documentos de titularidad pblica solo podrn salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de informacin y archivos en los
casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente57, tipificndose como infraccin leve la salida de documentos de titularidad pblica de sus
correspondientes unidades administrativas, sistemas de informacin y archivos incumpliendo este precepto art. 72.a). A estos efectos, el prstamo administrativo y
el requerimiento por rganos jurisdiccionales no se considerarn como salida58.
55. Sobre la nocin de sector pblico andaluz, vase los artculos 4 y 5 del Decreto Legislativo 1/2010,
de 2 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de la Hacienda Pblica de
la Junta de Andaluca.
56. Habra sido preferible que esta infraccin se hubiese referido, como la anterior, a los archivos de
titularidad pblica, pues cabe la duda de si los archivos de oficina son archivos del Sistema Archivstico
de Andaluca, a la vista del artculo 41 de la Ley, sobre todo teniendo en cuenta que la interpretacin de
las normas sancionadoras debe ser estricta.
57. En este punto s se ha mejorado la ordenacin de la Ley 3/1984, la cual contemplaba la salida de
los documentos de titularidad pblica nicamente en el caso de que se conservaran en Archivos de uso
pblico (exigiendo, adems, la autorizacin por la Consejera competente en materia de patrimonio
histrico, salvo cuando se trate de prstamo administrativo). Asimismo, debe recordarse que la LPHE
art. 63.2, los bienes de inters cultural, as como los integrantes del patrimonio documental y bibliogrfico custodiados en archivos y museos de titularidad estatal no podrn salir de los mismos sin previa
autorizacin, que deber concederse mediante orden ministerial.
58. En este sentido, la reforma de la Ley 3/1984 efectuada por la Ley 14/2007 dispuso que no era
necesaria la autorizacin en caso de prstamo administrativo art. 37. No define la Ley 7/2011 el
prstamo administrativo. No obstante, puede recordarse que la Ley 3/1984, modificada por la Ley
14/2007, entenda por prstamo administrativo la entrega o remisin de expedientes o, en general, de
documentos, a los rganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el
Ordenamiento Jurdico art. 37.2, nocin que pareca englobar la entrega a requerimiento judicial.

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De otro lado, la Ley 7/2011 art. 12.3 establece que las personas responsables de
los rganos administrativos, as como cualquier otra persona fsica que por razn del
desempeo de una funcin en el sector pblico tenga a su cargo o bajo su custodia
documentos de titularidad pblica, debern entregarlos al cesar en sus funciones a
quien les suceda en el cargo, o, en su defecto, al archivo pblico que corresponda.
Este precepto parece claramente inspirado en el artculo 54.1 LPHE, segn el cual
quienes por la funcin que desempeen tengan a su cargo documentos de titularidad
pblica estn obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en
las mismas o remitirlos al archivo que corresponda59. No obstante, debe sealarse la
mayor limitacin del precepto de la Ley 7/2011, al referirse a personas que ejercen
funciones el sector pblico, mientras que la LPHE impone el deber a cualquier persona por en funcin que desempeen tengan a su cargo documentos de titularidad
pblica. Por lo dems, la Ley 7/2011 art. 72.b) tipifica como infraccin leve el
incumplimiento de la obligacin de entregar los documentos de titularidad pblica
de acuerdo con lo previsto en el precepto comentado60.
Finalmente, debe researse que la Ley 7/2011 establece que la consejera facilitar
recomendaciones tcnicas para la construccin, reforma o adaptacin de los edificios
en los que se ubiquen documentos de titularidad pblica art. 39.2.
D. Gestin de documentos.
La Ley 7/2011 art. 55.2 establece que las administraciones pblicas andaluzas establecern en sus respectivos mbitos el uso de sistemas de informacin para la gestin de
los documentos de titularidad pblica, de conformidad con las funciones de la gestin
documental, con las normas archivsticas y con los principios tcnicos que establezca la
consejera. Por tanto, este precepto no se aplicara a todos los documentos de titularidad
pblica (salvo que se entienda que las entidades instrumentales jurdicoprivadas se encuentran en el mbito de las administraciones pblicas de las que dependen).
E. Transferencia de documentos
De modo novedoso, la Ley 7/2011 art. 13.1 segn el cual el traspaso de funciones de algn rgano, ente u organismo pblico a otro conllevar la transferencia
59. Recurdese que el EBEP art. 54.7 establece como uno de los principios de conducta de los empleados pblicos, el de garantizar la constancia y permanencia de los documentos para su transmisin y
entrega a sus posteriores responsables. Asimismo, disposiciones similares se encuentran en la legislacin
autonmica, como la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 43.2.
60. Asimismo, la LPHE art. 54.2 establece que la retencin indebida de los documentos de titularidad pblica por personas o instituciones privadas dar lugar a que la Administracin que los hubiera
conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo pblico, sin perjuicio de
la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido

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solo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y que correspondan a procedimientos en tramitacin o relativos a relaciones jurdicas vigentes
que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan informacin relevante para el
funcionamiento de dicho rgano, ente u organismo. Del tenor del precepto se infiere
que no se aplica a todos los documentos de titularidad pblica, sino slo aqullos de
rganos y entidades pblicos (rgano, ente u organismo pblico). Asimismo, debe
entenderse que esta transferencia documental slo tiene lugar en caso de trasferencia
de la titularidad de la competencia, pero no as en los casos de delegaciones y encomiendas de gestin arts. 101 y siguientes de la Ley 9/2007 de Administracin de la
Junta de Andaluca.
Del mismo modo, la Ley art. 13.2 aade que la supresin o desaparicin de
algn rgano, ente u organismo pblico motivar la incorporacin al rgano, ente u
organismo que asuma sus funciones solo de los documentos a que se refiere el apartado
1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro rgano, ente u organismo,
los documentos debern transferirse al archivo que le corresponda, de acuerdo con el
captulo III del ttulo II (esto es segn se trate de un rgano central o territorial, o bien
una entidad instrumental y, en su caso, el mbito territorial de sta)61.
Sin embargo, la Ley 7/2011 no contempla los supuestos de privatizacin de entes
instrumentales del sector pblico. En tales casos, importa establecer que aunque la
entidad de que se trate pierda la dependencia pblica la documentacin anterior al
cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pblica62.
III. EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCA
1. Concepto de Patrimonio Documental de Andaluca
La Ley 7/2011 arts. 2.n) y 14 establece que El Patrimonio Documental de
Andaluca es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las
61. Adems, la Ley art. 13.3 aade que los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en
los apartados anteriores debern estar identificados e inventariados antes de su incorporacin al ente, organismo o archivo receptor, documentndose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta.
62. As, Ley de Catalua 10/2001 art. 11; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 15.3;
Ley 15/2006 de Baleares art. 15. Estas leyes vienen a establecer que dicha documentacin, si es de
conservacin permanente, debe transferirse al archivo de la administracin pblica de la que dependa
el organismo o ente, o bien al que determine la consejera competente. Excepcionalmente, la administracin titular puede acordar que la documentacin siga siendo custodiada por el organismo o ente que
haya sido objeto de privatizacin. Lo cierto es que el anteproyecto de ley contena un precepto incluso
ms estricto, segn el cual cuando un ente u organismo pblico pierda su naturaleza o dependencia pblica, los documentos que hubiera producido o recibido hasta ese momento mantendrn la titularidad
pblica e ingresarn en el archivo que le corresponda, conservando la entidad privatizada nicamente
los documentos correspondientes a procedimientos en tramitacin.

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personas fsicas o jurdicas, tanto pblicas como privadas, ubicados en Andaluca, que
poseen, por su origen, antigedad o valor, inters para la Comunidad Autnoma63.
Dejando de lado el cambio de denominacin (Patrimonio Documental de Andaluca
en lugar de Patrimonio Documental Andaluz)64, en relacin con la Ley 3/1984 destaca la exigencia de la ubicacin de los documentos en Andaluca65.
En efecto, la Ley 3/1984 estableca que el Patrimonio Documental Andaluz es
parte integrante del Patrimonio Documental Espaol y est constituido por todos los
documentos, reunidos o no en archivos, procedentes de un conjunto de instituciones
y personas indicadas en la Ley (artculos 2, 3, 4 y 5), o fueren incluidos en el mismo, de acuerdo con lo previsto en la propia Ley (artculo 6). Y la exigencia de ubicacin del documento en la Comunidad Autnoma nicamente se estableca respecto a
los documentos de titularidad privada de ms de cien aos art. 5, criterio seguido
por otras Comunidades Autnomas66. Y, en tal sentido, la Ley 14/2007, de 26 de
noviembre, de Patrimonio Histrico de Andaluca, en su versin original, declaraba
que el patrimonio documental andaluz est constituido por todos los documentos de
cualquier poca, conservados, producidos o recibidos por las personas o instituciones
de carcter pblico y privado, estn reunidos o no en los archivos de Andaluca, en
los trminos regulados en la legislacin de archivos art. 69.167.
Esta exigencia de ubicacin parece tener origen, justamente, en la Ley 14/2007,
de 26 de noviembre, de Patrimonio Histrico de Andaluca, que se declara de aplicacin al Patrimonio Histrico Andaluz, el cual se compone de todos los bienes de
la cultura, materiales e inmateriales, en cuanto se encuentren en Andaluca y revelen
un inters artstico, histrico, arqueolgico, etnolgico, documental, bibliogrfico,
cientfico o industrial para la Comunidad Autnoma art. 268. Y, del mismo modo
que forman parte del Patrimonio Histrico Andaluz los bienes muebles de relevancia
63. Las definiciones de patrimonio documental varan en las leyes autonmicas, As, la Ley 15/2006
de Baleares declara que integran el patrimonio documental de las Illes Balears los archivos y documentos
tanto de titularidad pblica como privada, y tambin los que, producidos actualmente, son de relieve
para el conocimiento de la evolucin histrica de las Illes art. 5.
64. Disposicin adicional sptima, apartado 3.
65. Debe sealarse que esta exigencia no se encontraba en el anteproyecto de ley.
66. As, Ley 15/2006 de Baleares art. 6.c); Ley de Extremadura 2/2007 art. 4.1.
67. Por este motivo, la Ley 7/2011 modifica este precepto de la Ley 14/2007, que pasa a declarar
que el Patrimonio Documental de Andaluca es el conjunto de los documentos producidos, recibidos
o reunidos por las personas fsicas o jurdicas, tanto pblicas como privadas, ubicados en Andaluca,
que poseen, por su origen, antigedad o valor, inters para la Comunidad Autnoma en los trminos
establecidos en el presente captulo art. 69.1.
68. Y como ya expresaba la anterior Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histrico de Andaluca
art. 2.1.

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cultural para Andaluca que se encuentren establemente en territorio andaluz art.


42.1. Y estos preceptos se completan con la disposicin segn la cual la Consejera
competente en materia de patrimonio histrico podr realizar las gestiones oportunas conducentes al retorno a la Comunidad Autnoma de aquellos bienes que se
consideren representativos de la cultura andaluza que se encuentren fuera del territorio de Andaluca disposicin adicional primera69.
Ahora bien, la Ley 7/2011 no es del todo consecuente que esta exigencia conceptual, pues vuelve a exigir que se trate de documentos ubicados en la Comunidad
Autnoma para los documentos de titularidad privada art. 15.1.b) y c), pero no
para los de titularidad pblica. Por tanto, el concepto de Patrimonio Documental
de Andaluca que expresa la Ley es, al menos, inexacto: debera decir en su caso,
ubicados en Andaluca, pues no trata de una exigencia conceptual.
Pero, incluso en relacin con los documentos de titularidad privada la Ley presenta una nueva inconsistencia, cuando en su disposicin adicional quinta (Retorno
a la Comunidad Autnoma de documentos del Patrimonio Documental de Andaluca)70,
establece: La consejera realizar las gestiones oportunas conducentes al retorno a la
Comunidad Autnoma de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andaluca que se encuentren fuera de Andaluca. En efecto, si se trata de documentos de titularidad privada que se encuentran fuera de la Comunidad, en rigor,
no pueden ser calificados de documentos constitutivos del Patrimonio Documental
de Andaluca, pues la ubicacin en Andaluca es, segn el artculo 15.1, requisito
para que formen parte de dicho Patrimonio Documental de Andaluca.
2. Documentos del Patrimonio Documental de Andaluca
A. Documentos de titularidad pblica.
La Ley 7/2011 mantiene, en lneas generales, la estructura del Patrimonio Documental establecida en la Ley 3/1984 y adoptada por la LPHE art. 49, as como por
la totalidad de las Comunidades Autnomas. De este modo, debe diferenciarse entre
documentos de titularidad pblica y privada.
Respecto a los primeros, la Ley 7/2011 art. 15.1.a) establece que forman parte
del Patrimonio Documental de Andaluca los documentos de titularidad pblica de
cualquier poca, recogidos o no en archivos, definidos en el artculo 9, sin perjuicio
de la normativa estatal e internacional que les sea de aplicacin. Como ya la propia
69. De forma imperativa, la Ley 1/1991 estableca que la Consejera de Cultura y Medio Ambiente
realizar las gestiones oportunas conducentes al retorno a la Comunidad Autnoma de aquellos bienes
con claro significado andaluz que se encuentren fuera del territorio de Andaluca art. 2.2.
70. Disposicin evidentemente deudora de la disposicin adicional primera de la Ley 14/2007.

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Ley 7/2011 art. 9 ha definido como nos consta qu se entiende por documentos de titularidad pblica, nos remitimos a lo ya expresado ms arriba. nicamente
debe aqu indicarse que la Ley mantiene al pie de la letra el criterio de la Ley 3/1984
art. 2 segn el cual forman parte del Patrimonio Documental los documentos de
titularidad pblica de cualquier poca, recogidos o no en archivos71.
De este modo, con buen criterio, se disocia la sujecin al rgimen de proteccin
del patrimonio cultural de la circunstancia de que los documentos se encuentren o
no efectivamente en un archivo72. De hecho, es precisamente cuando los documentos no se encuentran en un archivo cuando ms riesgos existen para su integridad y
conservacin, y ms difcil es su accesibilidad. Pero, sobre todo, y como no poda ser
de otro modo, se mantiene el criterio de la Ley 3/1984 segn el cual forman parte
del Patrimonio Documental los documentos de titularidad pblica de cualquier
poca73. Y no poda ser de otro modo, puesto que se trata de un criterio adoptado
por la LPHE art. 49.2. Otra cosa es que tal vez sea necesario revisar el criterio del
legislador bsico74.
71. La Comisin Bilateral de Cooperacin Administracin General del EstadoComunidad Autnoma de Andaluca ha adoptado el Acuerdo de aadir a este precepto que tal integracin ser, adems, de
acuerdo con los dispuesto en una nueva disposicin adicional (duodcima), segn la cual, de conformidad con la competencia exclusiva del Estado prevista en el artculo 149.1.28. de la Constitucin, los
documentos de titularidad pblica enumerados en las letras h), i), j) y k) del artculo 9.2 se sometern a
la legislacin estatal que les sea de aplicacin, sin perjuicio de la aplicacin de lo dispuesto en la presente
Ley en todo aquello en lo que no se oponga (BOJA 24-9-2012).
72. Debe recordarse que la Ley de 1972 integraba en el Tesoro Documental y Bibliogrfico de la
Nacin a fondos existentes en los Archivos de la Administracin Pblica, eso s cualquiera que sea la
poca a la que pertenezcan.
73. Este criterio procede de la Ley 26/1972, de 21 de junio, sobre Defensa del Tesoro Documental y
Bibliogrfico de la Nacin, la cual calific a los fondos existentes en los Archivos de la Administracin
Pblica, Central, Local e Institucional como pertenecientes al Tesoro Documental y Bibliogrfico de
la Nacin, cualquiera que fuera la poca a la que pertenecieran.
74. Como he defendido en otro lugar (Legislacin y Sistemas de Archivos de las Administraciones
Pblicas, en Los Sistemas de Archivos de las Comunidades Autnomas, Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, Consejera de Administraciones Pblicas, Toledo, 2002, pgs. 933), este criterio de no
exigir antigedad alguna a los documentos pblicos para su integracin en el Patrimonio Histrico es,
sin duda, un criterio bien intencionado, movido por la voluntad de proteger preventivamente a dichos
bienes. Sin embargo, tal vez no se han valorado suficientemente las consecuencias distorsionantes que
conlleva, y si existen otras alternativas para conseguir los efectos pretendidos, sin forzar la necesaria
coherencia de las instituciones integrantes del Patrimonio Histrico. En efecto, cabe dudar de la idoneidad de un criterio que supone integrar en el Patrimonio Histrico, de un modo indiscriminado, a todo
documento que produce o reciben las personas y entidades del sector pblico, con independencia de su
antigedad y de su contenido y, en definitiva, si incorpora o no efectivamente un valor cultural. Criterio que aboca inevitablemente a contradicciones lgicas de difcil solucin. As, una de las directrices
elementales del Patrimonio Histrico es la conservacin de los bienes que lo integran, pero las propias

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B. Documentos de titularidad privada.


Respecto a los documentos de titularidad privada, la Ley 7/2011 mantiene, inicialmente, la triple distincin establecida en la Ley 3/1984 arts. 4 a 6, y recogida
en la LPHE art. 49.3 a 5, a la que aade una cuarta categora, a la cual va a conceder casi en exclusiva su atencin.
Documentos de ms de cuarenta aos de antigedad en poder de entidades sociales.
En primer lugar, la Ley 7/2011 art. 15.1.b) declara que forman parte del Patrimonio Documental de Andaluca Los documentos ubicados en la Comunidad
Autnoma con ms de cuarenta aos de antigedad, conservados o no en archivos,
producidos, recibidos o reunidos en el desarrollo de su actividad en Andaluca por
las personas jurdicas privadas de carcter religioso, poltico, sindical, cultural, educativo o con fines sociales. Dejando de lado alguna imprecisin en la redaccin
de la Ley75, la Ley 3/1984 mantiene el plazo de los cuarenta aos establecido en la
LPHE art. 49.376. Por tanto, las principales novedades son dobles. De un lado,
la exigencia ya sealada de que se trate de documentos ubicados en la Comunidad Autnoma, cuando lo cierto es que en la generalidad de las leyes autonmicas
la exigencia de radicacin en la Comunidad Autnoma est referida no a los documentos sino a la entidad titular de los mismos77. Por ello, cabe preguntarse si los
documentos de estas entidades, aun cuando hayan sido generados en Andaluca,
al salir de la misma dejan de pertenecer al Patrimonio Documental de Andaluca,
normas que ordenan los documentos y archivos pblicos han contemplado y ordenan, por necesidades
imperiosas del sistema archivstico, la prctica de la eliminacin de los documentos. Por esta razn,
la Ley de Asturias 1/2001 sobre Patrimonio Cultural art. 90.1 se ve obligada a realizar una pirueta
jurdica. As, tras prohibir la destruccin de bienes que formen parte del Patrimonio Documental, se
ve obligada a aadir: Lo dispuesto en el apartado anterior no se aplicar en el caso de los bienes a que
hacen referencia los artculos 80 y 81 () de esta Ley (esto es los documentos de entidades pblicas),
cuando se trate de labores de seleccin y expurgo habituales en la gestin de archivos. Si esto es as,
cabe preguntarse si tiene verdaderamente sentido declarar solemnemente como bienes integrantes del
Patrimonio Cultural a unos bienes que pueden destruirse con total normalidad, no como algo excepcional o patolgico.
75. En efecto, el precepto debera especificar que se refiere a entidades no incluidas en el apartado
anterior, puesto que es perfectamente posible que existan personas jurdicas privadas de carcter cultural, educativo o con fines sociales, pertenecientes al sector pblico. De hecho, con mayor correccin, la
LPHE art. 49.3 se refiere a entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter
privado.
76. La Ley 3/1984 haba fijado un plazo de cincuenta aos, el cual fue modificado por la Ley 1/1991,
de 3 de julio, de Patrimonio Histrico de Andaluca, para adaptarlo a la LPHE.
77. As, Ley de Cantabria 3/2002 art. 5.3; Ley de Extremadura 2/2007 art. 4.1; Ley de Baleares
15/2006 art. 6.d). Asimismo, debe sealarse que esta exigencia de ubicacin de los documentos no
se encontraba en el anteproyecto de ley.

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sin perjuicio, naturalmente, de su condicin de Patrimonio Histrico Espaol? De


otro lado, aun cuando la Ley 7/2011 ampla el mbito de la LPHE, al referirse a
personas jurdicas privadas con fines sociales, no obstante, delimita mejor el mbito de esta categora, el cual en la Ley 3/1984 era imposible de predeterminar78.
Documentos de ms de 100 aos de antigedad en poder de cualquier persona.
En segundo lugar, la Ley 7/2011 art. 15.1.c) declara que forman parte del
Patrimonio Documental de Andaluca Los documentos producidos, recibidos o reunidos por cualquier persona fsica o jurdica privada distinta de las sealadas en el
apartado 1.b) (es decir, de las anteriores), ubicados en Andaluca, que a la entrada en
vigor de esta ley tengan una antigedad igual o superior a cien aos. La exigencia de
que los documentos se encuentren en la Andaluca, como se ha indicado, ya estaba
contenida en la Ley 3/1984 art. 5, como tambin coincide el plazo de los cien
aos, recogido asimismo en la LPHE art. 49.479.
La novedad del precepto estriba en limitar la integracin en el Patrimonio Documental de Andaluca a los documentos que a la entrada en vigor de esta Ley tengan una
antigedad igual o superior a cien aos. Por el contrario, la Ley 3/1984 art. 5 declaraba que forman, igualmente, parte del Patrimonio Documental andaluz los documentos radicados en Andaluca, con una antigedad superior a cien aos, producidos o
recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas, sin limitar la
integracin en el Patrimonio a una fecha determinada. Y, sobre todo, as se pronuncia
tambin la LPHE: Integran asimismo el patrimonio documental los documentos con
una antigedad superior a los cien aos generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas art. 49.4. Podr decirse que esta
declaracin no impide que los documentos que adquieran la antigedad centenaria a
partir de la entrada en vigor de la Ley 7/2011 sean integrantes del Patrimonio Histrico
Espaol. Sin embargo, estimamos que se trata de una apreciacin errnea: el legislador
autonmico puede legtimamente, en ejercicio de sus competencias sobre patrimonio
cultural, ampliar la proteccin a bienes ms all del Patrimonio Histrico Espaol.
Pero lo que no puede hacer es limitar la extensin del Patrimonio Histrico Espaol,
pues ello supone dejar hurfano a esa parte, ya que el Estado carece de competencias
ejecutivas en materia patrimonio cultural, salvo en lo que atae especficamente a la
78. A Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en Andaluca se refera el artculo
4.d) de la Ley 3/1984. A este problema nos referimos en S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, op. cit. Asimismo, la Ley 7/2011 es ms precisa que otras leyes
autonmicas, como la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, la
cual incluye la categoras de entidades de carcter econmico de casi imposible delimitacin.
79. Esta exigencia de ubicacin de los documentos s es comn en la legislacin autonmica, por
ejemplo, Ley de Cantabria 3/2002 art. 5.4.

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defensa del patrimonio cultural, artstico y monumental espaol contra la exportacin


y la expoliacin art. 149.1.28 CE. Y, en tal sentido, una exigencia de este tipo est
ausente en la legislacin del resto de las Comunidades Autnomas80. En definitiva,
consideramos que la limitacin indicada a los documentos que a la entrada en vigor de
esta Ley tengan una antigedad igual o superior a cien aos es anticonstitucional.
Documentos incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca.
En tercer lugar, la Ley 7/2011 art. 15.2 declara que tambin formarn parte del
Patrimonio Documental de Andaluca aquellos documentos de naturaleza privada
que, sin alcanzar la antigedad prevista en el apartado 1 (es decir, los 40 y 100 aos
reseados), sean incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio
Documental de Andaluca previsto en la Ley art. 16, por poseer valores de inters
para la Comunidad Autnoma. Lo cierto es que ya la Ley 3/1984 art. 6 ya dispuso
que el Consejo de Gobierno de la Junta de Andaluca determinar el procedimiento
para resolver, de oficio o a peticin de parte previo informe del Consejo Andaluz
de Archivos, la inclusin en el Patrimonio Documental andaluz de estos documentos o colecciones documentales que, sin alcanzar la antigedad indicada, merezcan
dicha inclusin, clusula que sera recogida tambin por la LPHE art. 49.581. Sin
embargo, lo cierto es que tal procedimiento no lleg a regularse, ni al parecer lleg a
aplicarse la posibilidad contemplada en la Ley82.
La principal novedad de la Ley 7/2011 consiste en crear el Inventario de Bienes
Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca art. 16.1, que se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificacin de bienes
integrantes de dicho Patrimonio, correspondiendo a la consejera su formacin, actualizacin, coordinacin y difusin83. Segn la Ley, formarn parte de este inventa80. Por ejemplo, Ley 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra art.
71.1.
81. La Administracin del Estado podr declarar constitutivos del patrimonio documental aquellos
documentos que, sin alcanzar la antigedad indicada en los apartados anteriores, merezcan dicha consideracin. Y debe sealarse que el Tribunal Constitucional (STC 17/1991) declar que el art. 49.5
LPHE no excluye que esa declaracin pueda ser realizada por las Comunidades Autnomas en el mbito
de su competencia. Por lo dems, esta posibilidad estaba ya prevista en la Ley 26/1972 sobre Defensa del
Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin art. 1.c).
82. El Anexo I del Decreto 142/1993, de 7 de septiembre, se limit a determinar, en aplicacin de la
Ley 30/1992, que el plazo mximo de resolucin sera de 6 meses y los efectos de la falta de resolucin
expresa seran desestimatorios.
83. Segn la exposicin de motivos, se trata de documentos que, sin alcanzar la antigedad establecida para su consideracin patrimonial genrica, es conveniente considerarlos parte integrante de dicho
patrimonio.

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rio los bienes a los que, en virtud de resolucin de la direccin general competente en
materia de documentos, archivos y patrimonio documental, se les reconozca como
integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca, conforme al procedimiento
establecido en la propia Ley art. 17. Pues bien, aun cuando esta figura tiene cierto
precedente en la LPHE84, en la creacin de este Inventario de Bienes Reconocidos del
Patrimonio Documental de Andaluca es evidente la influencia de la Ley 14/2007,
de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca, que cre el Inventario
de Bienes Reconocidos del Patrimonio Histrico Andaluz, justamente con idntica
finalidad de facilitar su identificacin como integrantes de dicho Patrimonio, correspondiendo a la Consejera competente en materia de patrimonio histrico su
formacin, conservacin y difusin art. 13.185.
En cuanto al procedimiento para la inclusin en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca de los documentos, la Ley 7/2011 art.
17 establece un procedimiento claramente inspirado en el de inscripcin de bienes
en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz art. 9 Ley 14/2007. En
concreto, el procedimiento se incoar de oficio por la consejera86. Este procedimiento
tendr una duracin mxima de doce meses desde la fecha de incoacin, transcurridos
los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolucin, este habr caducado87.
Asimismo, cualquier persona fsica o jurdica podr instar a la consejera, mediante
solicitud razonada, que incoe el procedimiento. La consejera decidir si procede la
incoacin. La solicitud se podr entender desestimada transcurridos seis meses desde
su entrada en el registro del rgano competente para la tramitacin sin haberse dictado
y notificado resolucin expresa88. En el procedimiento para la inclusin en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca ser preceptivo

84. Segn la LPHE, los bienes integrantes del patrimonio documental y bibliogrfico, que tengan
singular relevancia, sern incluidos en una seccin especial del inventario general de bienes muebles del
Patrimonio Histrico Espaol art. 53.
85. No obstante, este Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Histrico Andaluz est pensado para bienes inmuebles y espacios vinculados a actividades de inters etnolgico art. 13.2 Ley
14/2007.
86. Como se ha sealado ms arriba, la Ley 3/1984 contemplaba la posibilidad de que el procedimiento se iniciara a peticin de parte.
87. De este modo, se reduce de 18 a 12 meses el plazo fijado en la Ley 14/2007 para la inscripcin de
bienes en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz art. 9.8. No se establece, en cambio,
un plazo de carencia.
88. El plazo duplica el previsto en la Ley 14/2007 para la inscripcin de bienes en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz. De esta manera, viene a coincidir con las determinaciones del
Decreto 142/1993, de 7 de septiembre.

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el trmite de audiencia a las personas fsicas o jurdicas interesadas89. La resolucin


del procedimiento corresponder a la persona titular de la Direccin General competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y conllevar la
inclusin de los documentos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio
Documental de Andaluca90. Dicha resolucin se publicar en el Boletn Oficial de la
Junta de Andaluca y contendr, al menos, la identificacin, descripcin genrica y
localizacin de los documentos91.
El problema, a mi modo de ver, es que la figura de los documentos integrantes del
Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca carece
de relevancia en la ordenacin del Patrimonio Documental de Andaluca establecida
en la propia Ley 7/2011, que finalmente utiliza a estos fines otra figura jurdica.
Documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz.
En efecto, la Ley 7/2011 art. 15.3 establece que formarn parte del Patrimonio Documental de Andaluca cualesquiera documentos de valor relevante, contemplados o no en los categoras anteriores, que sean inscritos en el Catlogo General
del Patrimonio Histrico Andaluz mediante cualquiera de las figuras de proteccin
previstas en la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca (esto es, BIC, bienes de catalogacin general y bienes incluidos en el Inventario
General de Bienes Muebles del Patrimonio Histrico Espaol)92.
Al igual que sucede con el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Histrico Andaluz art. 13.2 Ley 14/2007, la Ley 7/2011 art. 16.3 establece que no
formarn parte del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de

89. En este sentido la Ley 14/2007 establece que en el caso de Bienes Muebles slo ser preceptivo el
trmite de audiencia a los particulares directamente afectados art. 9.3.
90. El propio artculo 16 de la Ley 7/29011 atribuye a la direccin general competente en materia
de documentos, archivos y patrimonio documental la competencia para aprobar la resolucin de este
procedimiento.
91. No especifica la Ley, como hubiera sido adecuado, la emisin de un informe preceptivo a cargo de la
Comisin Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliogrfico art. 98 Ley 14/2007 modificado por la
propia Ley 7/2011, en la que podra ser su principal funcin en relacin con el patrimonio documental.
En el anteproyecto de ley s se exiga un informe, que adems deba ser favorable, de este rgano.
92. La propia Ley 7/2011 declara incorporados al Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz como bienes de inters cultural los documentos de conservacin permanente custodiados en el
Archivo General de Andaluca y en el archivo del Patronato de la Alhambra y Generalife, debiendo
practicarse de oficio las inscripciones correspondientes disposicin adicional segunda.Tal disposicin
se pone en relacin con la declaracin de Bien de Inters Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de 25
de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, en su artculo 60 , para los inmuebles destinados a archivos
de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio Histrico Espaol en ellos contenidos.

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Andaluca los bienes que se inscriban en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz93. Por el contrario, debe entenderse que bienes inscritos en el Inventario
de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca pueden pasar a
inscribirse en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, de modo similar a lo que sucede con los bienes del Inventario General de Bienes Muebles del Patrimonio Histrico Espaol art. 9 Ley 14/2007. Por tanto, pueden inscribirse en
el Catlogo General tanto documentos pertenecientes a las dos primeras categoras,
es decir con las antigedad antes indicada, como documentos que carezcan de dicha
antigedad, y que podran haberse incluido en el Inventario de Bienes Reconocidos
del Patrimonio Documental de Andaluca.
Pues bien, la posibilidad de declarar documentos como Bienes de Inters Cultural
o como bienes de catalogacin general, y su consiguiente inscripcin en el Catlogo
General del Patrimonio Histrico Andaluz, ya estaba implcita en la Ley 14/2007.
De este modo, la Ley 7/2011 se limita a explicitar esta posibilidad y como se ver a
anudarle un rgimen jurdico especfico.
Documentos de titularidad privada
integrantes de PDA

Documentos + 40 aos de
entidades sociales
Documentos + 100 aos de
cualquier persona

Inventario de
Bienes
Reconocidos
del PDA

Catlogo General del


Patrimonio Histrico
Andaluz

En todo caso, lo cierto es que es esta figura de documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz la que preside el rgimen jurdico
93. Debe sealarse que en el anteproyecto de ley el inventario presentaba una configuracin diversa,
constituyendo una seccin especial del Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz.

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del Patrimonio Documental de Andaluca arts. 20 a 24, sin que la Ley 7/2011
haga uso alguno de la figura de los documentos incluidos en el Inventario de Bienes
Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca, que crea la propia Ley. Por
ello, cabe preguntarse sobre la operatividad real de esta figura, con un procedimiento
de inclusin casi tan largo y complejo como el de inscripcin en el Catlogo General,
pero sin las ventajas de que gozan los bienes inscritos en el mismo94.
3. Rgimen jurdico del Patrimonio Documental de Andaluca.
La Ley 14/2007 declara que el Patrimonio Documental Andaluz se regir por su
legislacin especfica y, en lo no previsto en ella, se aplicar lo dispuesto en esta Ley,
en especial las normas relativas a bienes muebles art. 69.2. A este respecto, aun
cuando el Captulo II lleva por epgrafe el Patrimonio Documental de Andaluca,
en realidad, salvo los elementales deberes de integridad e informacin, el resto de
los deberes que establece estn referidos exclusivamente a los documentos de titularidad privada integrantes de dicho Patrimonio Documental. Ms an, como se ver
seguidamente, la Ley 7/2011 casi nicamente se ocupa de proteger una categora de
documentos de titularidad privada integrantes de dicho Patrimonio Documental: los
inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, categora que
preside el rgimen jurdico del Patrimonio Documental de Andaluca95.
A. Integridad del Patrimonio Documental de Andaluca
La Ley 7/2011 establece que no se podr eliminar ningn documento constitutivo
del Patrimonio Documental de Andaluca, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente art. 18. Se trata de un precepto casi
idntico al contenido en la Ley 3/1984, segn el cual los documentos constitutivos
del Patrimonio Documental andaluz no podrn ser eliminados, salvo en los supuestos

94. Comprese el procedimiento de de inclusin en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca establecido en la Ley 7/2011 art. 17 con el procedimiento de inscripcin de bienes muebles de catalogacin general establecido en la Ley 14/2007 arts. 9: el primero
tiene una duracin de 12 meses y el segundo de 18 meses, pero en el caso de solicitudes de inicio del
procedimiento en el caso de Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca el plazo es de seis meses, mientras que en el caso del Catlogo es de tres meses.
95. Por ello no es exacta la afirmacin de la exposicin de motivos, segn la cual se establecen distintos regmenes jurdicos diferenciados para los documentos de titularidad pblica, el Patrimonio Documental de Andaluca y los documentos y archivos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio
Histrico Andaluz, pudiendo con ello establecer la diversidad coherente de deberes y obligaciones y sus
consecuentes infracciones y sanciones. Lo cierto es que el rgimen de proteccin ordenado en la Ley es
casi exclusivamente para la los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico
Andaluz.

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y mediante los procedimientos que reglamentariamente se disponga art. 1996. No


obstante, si bien estos procedimientos fueron objeto de ordenacin para los archivos
integrados en el Sistema Andaluz de Archivos, en relacin con el patrimonio documental de titularidad privada no integrado en dicho sistema no llegaron a aprobarse los correspondientes procedimientos. Asimismo, aunque la Ley 3/1984 no incluy ninguna
regla sustantiva en relacin con la eliminacin de documentos, ya la LPHE art. 55.2
dispuso que en ningn caso se podrn destruir tales documentos en tanto subsista su
valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes pblicos. Sin
embargo, la Ley 7/2011 no ha introducido criterio sustantivo alguno97.
De otro lado, la Ley 7/2011 slo contempla consecuencias jurdicas para las
acciones de eliminacin de determinadas categoras de documentos integrantes del
Patrimonio Documental de Andaluca98. De este modo, la eliminacin, incluso
intencionada, de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio
Documental de Andaluca, pero no catalogados o inventariados, ser un hecho
antijurdico carente de consecuencias jurdicas99.

96. Asimismo, la LPHE establece que la eliminacin de bienes del patrimonio documental deber
ser autorizada por la Administracin competente mediante el procedimiento que se establecer por va
reglamentaria art. 55.
97. A los documentos que tengan valor de prueba de derechos y de obligaciones de las personas fsicas
o jurdicas, ya referidos en la LPHE, el Decreto de las Illes Balears 99/2010, de 27 de agosto art. 23,
aade una serie de criterios muy razonables: 3. Los documentos que contengan datos sobre la organizacin, la evolucin de las funciones o de la estructura orgnica de la comunidad autnoma de las
Illes Balears y de las instituciones precedentes, y tambin de los entes pblicos que dependan de dicha
comunidad autnoma o que dependan de dichas instituciones precedentes. 4. Los registros, las actas y
otra documentacin recapitulativa nica. 5. Los documentos que contengan informacin sobre hechos
de importancia para la historia poltica, social, econmica, cientfica, religiosa y de las artes y las letras o
de todos los campos no mencionados expresamente en este texto que se considere que tienen inters histrico. 6. Los informes tcnicos de cariz cientfico. 7. Los documentos que contengan datos estadsticos
y que puedan servir de base para la investigacin histrica. 8. La documentacin anterior al ao 1940.
De hecho, la propia Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos tiene acordado
que las propuestas de seleccin de la Administracin Local no se retrotraigan ms all de 1942.
98. La Ley 7/2011 tipifica como infraccin muy grave la eliminacin o todas aquellas actuaciones u
omisiones que lleven aparejada prdida, desaparicin o daos irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico
Andaluz art. 71.a), y como infraccin grave la eliminacin o todas aquellas actuaciones u omisiones
que lleven aparejada prdida, desaparicin o daos irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio
Documental de Andaluca art. 72.a).
99. Ciertamente el criterio de la Ley 3/1984 de calificar como infracciones muy graves las acciones y
omisiones que lleven aparejadas la prdida, destruccin, desaparicin o que produzcan dao o perjuicio
irreparable en el Patrimonio Documental Andaluz art. 44, era excesivo, pero al menos la Ley 7/2011

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B. Deber de informacin
La Ley 7/2011 establece que todas las personas fsicas o jurdicas, con independencia de su rgimen y naturaleza jurdica, que sean propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de
Andaluca, estn obligadas a proporcionar la informacin que les sea requerida por la
consejera en lo referente a tales documentos art. 19100. Este es el principal deber
en el que se plasma el amplsimo deber de colaboracin de los particulares establecido en el artculo 6 de la Ley. Asimismo, se trata de un deber que no estaba lo suficientemente explicitado en la Ley 3/1984. Sin embargo, este deber de informacin
es a requerimiento de la Administracin. Sorprendentemente, la Ley no explicita el
que debera ser el primer deber de los titulares de documentos privados integrantes
del Patrimonio Documental, esto es el deber de comunicar su existencia a la Administracin competente, y que es el presupuesto para que la Administracin pueda
hacer efectivo el resto de deberes establecidos en la Ley, incluido el de integridad del
Patrimonio Documental antes reseado101.
C Derechos de tanteo y retracto
La Ley 7/2011 art. 20 ordena los llamados derechos (en propiedad, potestades)
de tanteo y retracto en caso de transmisin onerosa entre vivos de la propiedad o de los
derechos sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca
en trminos similares a los ya establecidos en la Ley 3/1984 art. 36, si bien existen
con algunas variantes102.
Personas obligadas. La Ley 3/1984 art. 36.1 estableca este deber respecto a los
documentos de titularidad privada. En cambio, la Ley 7/2011 art. 20.1 se refiere,
de forma equvoca, a las personas privadas fsicas o jurdicas, propietarias, titulares de
poda haber calificado como infraccin leve la eliminacin del documentos integrantes del Patrimonio
Documental de Andaluca no catalogados o inventariados.
100. El incumplimiento de este deber de informacin es tipificado como falta leve art. 73.d).
101. Esta laguna ya fue puesta de manifiesto en nuestro trabajo, La Ley de Archivos de Andaluca.
Una experiencia, op. cit. Y lo cierto es que el Anteproyecto de Ley s contena un precepto que atenda
a esta necesidad, segn el cual las personas fsicas y jurdicas privadas tenan obligacin de comunicar a
la Consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, la existencia
de los documentos referidos en el plazo de cinco aos a contar desde el da siguiente al cumplimiento
de los periodos previstos (40 y 100 aos). Por lo dems, este deber est explicitado en algunas leyes
autonmicas: Ley 15/2006 Baleares art. 18.1.
102. La propia Ley 7/2011 declara que no se considerar transmisin de la titularidad o tenencia, a
los efectos del ejercicio de los derechos de tanteo y retracto regulados en el artculo 20, la realizada entre
las instituciones de la Iglesia Catlica dentro del territorio de la Comunidad Autnoma de Andaluca
disposicin adicional tercera.

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derechos o poseedoras de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de


Andaluca. Se trata de una delimitacin errnea pues como nos consta las personas
jurdico-privadas instrumentales integrantes del sector pblico se consideran titulares
de documentos de titularidad pblica, los cuales como nos consta son inalienables
art. 10.1 Ley 7/2011. Por ello, estimamos que debe interpretarse la Ley 7/2011 en
el sentido de que se refiere a documentos de titularidad privada.
mbito material. Al igual que efectuaba la Ley 3/1984 art. 36, el artculo
20.1 de la Ley 7/2011 refiere este derecho a los documento de titularidad privada
integrantes de del Patrimonio Documental de Andaluca. Sin embargo, el artculo
21.1.e) limita este deber de notificacin a los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio
Histrico Andaluz. Al margen de la confusa redaccin de la Ley (pues para comprender el alcance real del artculo 20 es necesario leer el artculo siguiente) destaca
la limitacin a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz. Puede convenirse que la generalizacin de estos derechos en la Ley
3/1984 era ciertamente excesiva103, pero esta limitacin, adems de innecesaria (pues
los derechos de tanteo y retracto para los bienes inscritos en el Catlogo General del
Patrimonio Histrico Andaluz ya estn ordenados en la Ley 14/2007 art. 17), es
excesivamente restrictiva, y no tiene parangn en el resto de la legislacin autonmica104. Estimamos que se podra haber aprovechado la creacin del Inventario de
Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca para extender los derechos de tanteo y retracto a dichos documentos, pues el Inventario tiene por funcin
justamente facilitar la identificacin de los bienes integrantes de dicho patrimonio.
Comunicacin a la Administracin. La comunicacin se realizar a la consejera,
mediante notificacin fehaciente por su titular o representante con poder bastante,
con dos meses de antelacin a la fecha en que pretenda efectuarse la correspondiente
transmisin. En el caso de la enajenacin mediante subasta se entender que la fecha en que pretende efectuarse la transmisin es la asignada para la celebracin de
la subasta. La comunicacin expondr las condiciones jurdicas y econmicas de la
transmisin, debiendo identificarse al adquirente previsto. En el caso de la subasta se
harn constar los datos contenidos en el catlogo correspondiente105.

103. Debe recordarse que la LPHE limita los derechos de tanteo y retracto a los bienes declarados de
inters cultural o incluidos en el Inventario general de bienes muebles art. 38.
104. As, por ejemplo, la Ley 15/2006 de Baleares reconoce el derecho de tanteo y de retracto respecto de los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes
Balears art. 51.1. Y en trminos similares se expresaba el anteproyecto de ley.
105. La redaccin coincide casi literalmente con la establecida en la Ley 3/1984 art. 36.1.

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Derecho de tanteo. Durante el plazo antes indicado, la consejera podr ejercitar


el derecho de tanteo para s o para las entidades locales y otras entidades de derecho
pblico o entidades privadas, en este ltimo caso sin nimo de lucro que tengan una
destacada finalidad cultural, previo informe de la Comisin Andaluza de Patrimonio
Documental y Bibliogrfico106. En tal caso, la consejera o entidad beneficiaria quedar obligada al abono del precio comunicado, convenido o, en el caso de subasta
pblica, de remate. Cuando la transmisin se lleve a cabo mediante subasta pblica,
el derecho de tanteo se ejercer mediante comparecencia en la misma. En el momento de adjudicarse el remate, la persona representante de la consejera har constar el
propsito de la Administracin y quedar en suspenso la adjudicacin por espacio
de diez das, en el curso de los cuales deber comunicarse a quien realice la subasta el
ejercicio del derecho de tanteo107.
Derecho de retracto. El derecho de retracto podr ser ejercitado por la consejera
dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que tenga conocimiento explcito
y fehaciente de la transmisin en los siguientes supuestos: a) Incumplimiento de la
obligacin de comunicacin previa a la consejera108. b) Transmisiones efectuadas en
condiciones distintas a las precisadas en la comunicacin previa. c) Transmisiones
efectuadas antes de haber transcurrido el plazo legal para el ejercicio del derecho de
tanteo109. Debe entenderse que la Consejera de Cultura debe notificar al interesado

106. Ya la Ley 3/1984 dispuso que la Consejera de Cultura podra ejercer el tanteo o, en su caso, el retracto para s o para las Corporaciones Locales y otras entidades de derecho pblico o entidades privadas
sin nimo de lucro art. 36.3.c). Ms an, debe recordarse que ya la LEF art. 81.1 contempl la posibilidad de que el Estado ejerciera, para s o para otra persona pblica, el derecho de tanteo en relacin
con los bienes muebles de valor histrico. Por otro lado, la Ley 3/1984 especificaba que para ejercitar
el derecho de tanteo la Administracin deba notificar al interesado la resolucin en que se adoptara la
decisin de ejercitar el derecho en el plazo de dos meses, a contar desde la previa comunicacin. Aunque
la Ley 7/2011 no lo mencione expresamente como tampoco lo hace la Ley 14/2007, debe entenderse
que la Administracin debe proceder de este modo.
107. De modo novedoso, la Ley 7/2011 aade que la consejera podr divulgar dicha informacin
entre las entidades locales y otras entidades de derecho pblico o entidades privadas, en este ltimo
caso sin nimo de lucro que tengan una destacada finalidad cultural, que puedan ser parte interesada en
la adquisicin de los documentos para el ejercicio del derecho de tanteo. No obstante, tendr carcter
preferente el derecho de tanteo ejercido por parte de la consejera (as art. 17.6 Ley 14/2007).
108. Este incumplimiento constituye, adems, infraccin leve art. 73.e). Sin embargo, sorprendentemente la Ley no tipifica como infraccin los otros dos supuestos: b) Transmisiones efectuadas
en condiciones distintas a las precisadas en la comunicacin previa. c) Transmisiones efectuadas antes
de haber transcurrido el plazo legal para el ejercicio del derecho de tanteo, y que difcilmente pueden
incluirse en el tipo de la infraccin anterior.
109. Los tres supuestos estaban ya contemplados en la Ley 3/1984.

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la resolucin en que se adopte la decisin de ejercitar el derecho de retracto dentro


del plazo indicado de seis meses110.
D. Otros deberes de los titulares y poseedores de documentos privados.
La Ley 7/2011 estatuye en el artculo 21.1 una serie de deberes a las personas privadas, fsicas o jurdicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos
constitutivos del Patrimonio Documental de Andaluca. Esta delimitacin plantea
el mismo problema que se expuso en relacin con los derechos de tanteo y retracto.
Pero el propio rtulo del precepto aclara que se trata de personas privadas, fsicas o
jurdicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andaluca, es decir, el precepto se refiere a
los documentos de titularidad privada, tal como estableca la Ley 3/1984 art. 36111.
Sin embargo, la Ley 7/2011 precisa que los deberes que seguidamente se indican estn
referidos exclusivamente a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz. Es cierto que los deberes legales deben ser modulados en
atencin al grado de proteccin que merezcan los bienes, tal como hacen la LPHE o
la Ley 14/2007. No obstante, entiendo que tal vez la Ley 7/2011 se ha excedido en la
contraccin de algunos deberes, como seguidamente se indicar112.
a) Conservar organizados los documentos y custodiarlos. La Ley 3/1984 art.
14.1 estableca un genrico deber de titulares de los documentos constitutivos del
Patrimonio Documental andaluz a la conservacin y custodia de sus fondos documentales. Y lo cierto es que el deber de conservacin y custodia es el deber esencial
(no instrumental) de todo bien integrante del patrimonio histrico, con independencia de que sea objeto de declaracin especfica o sea catalogado o inscrito en un
registro, tal como establece la LPHE art. 36.1. Y, en tal sentido, debe recordarse
que la Ley 14/2007 establece que las personas propietarias, titulares de derechos
o simples poseedoras de bienes integrantes del Patrimonio Histrico Andaluz, se
hallen o no catalogados, tienen el deber de conservarlos, mantenerlos y custodiarlos
110. As lo explicitaba la Ley 3/1984 art. 36.3.b).
111. As se desprende tambin del artculo 73.h) cuando tipifica como infraccin leve el incumplimiento de los deberes establecidos en el artculo 21.1, prrafos a), b), c), d), f ) y g), a las personas
titulares de documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el
Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz.
112. En tal sentido, en el anteproyecto de ley los deberes estaban referidos a los titulares y poseedores
de documentos constitutivos del patrimonio documental de Andaluca, sin ms restriccin. Por su
parte, en su comparecencia en el Parlamento Andaluz, el Presidente de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca seal que la limitacin de las obligaciones de las personas privadas propietarias o titulares
de Patrimonio Documental Andaluz nicamente al patrimonio que se halle inscrito en el Catalogo
General y no al resto de Patrimonio, debe obligar a un proceso o procedimiento que garantice la incorporacin del Patrimonio Documental Anadaluz de titularidad privada en el Catlogo.

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de manera que se garantice la salvaguarda de sus valores art. 14.1, precepto que
habr que entender de aplicacin supletoria en materia de patrimonio documental
disposicin final primera Ley 7/2011. En definitiva, no se entiende por qu este
deber tan elemental se restringe a los documentos catalogados. Pero, adems, las normas autonmicas posteriores a la Ley 3/1984 han introducido deberes ms precisos
derivados del deber de conservar y organizar los documentos, y que la Ley 7/2011
ha omitido. As, en algunos casos se ha explicitado el deber inventariar describir los
documentos113, y ms an el deber de remitir una copia del inventario a la Administracin, tal como establecen otras leyes autonmicas114. Adems, algunas leyes
explicitan tambin el deber de restaurar los documentos deteriorados115.
b) Facilitar la inspeccin de los documentos, y de los archivos en que estos se
custodien, por parte de la consejera, que estar limitada por las normas que resulten
de aplicacin y, en particular, por el derecho a la intimidad y a la propia imagen. En
realidad, esta obligacin ya est ordenada en la Ley 14/2007 para todos los bienes y
actividades inscritas en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz art.
14.2. Pero, adems, debe recordarse que la 14/2007 art. 70.1 establece que las
personas titulares o poseedoras de bienes integrantes del Patrimonio Documental
Andaluz (sin exclusin) facilitarn la inspeccin de los mismos por parte de la Consejera competente en materia de patrimonio histrico116. Y aade esta Ley que la
potestad de inspeccin de los documentos integrantes del Patrimonio Documental
Andaluz vendr nicamente limitada por las normas que rijan el derecho a la intimidad y a la propia imagen117. Por todo ello, se trata de otra limitacin injustificada.
c) Permitir el acceso a los documentos, previa solicitud razonada, para su consulta, estudio o investigacin, en los trminos que regulan la presente ley y la legislacin
especfica que le sea de aplicacin. Para su cumplimiento, las personas titulares de
los documentos podrn depositarlos en un archivo pblico del Sistema Archivstico
de Andaluca, de acuerdo con los trminos que se establezcan reglamentariamente.
113. Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 48.a); Ley de Extremadura 2/2007 art.
12.1.
114. Ley de Catalua 10/2001 art. 13.a); Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 48.a);
Ley 15/2006 Baleares art. 18.1.
115. As, Ley de Extremadura 2/2007 art. 12.1.
116. Y con carcter an ms general as lo establece el artculo 23 de la Ley 14/2007 para todos los
bienes integrantes del Patrimonio Histrico Andaluz. Adems, el artculo 103.1 Ley 14/2007 declara
que la potestad de inspeccin se ejercer, asimismo, en materia de instituciones del Patrimonio Histrico, Patrimonio Documental y Bibliogrfico. Y tambin el artculo 52.3 LPHE.
117. Sobre la proteccin del derecho a la intimidad en las inspecciones de bienes culturales, vase la
Sentencia de 9 Oct. 2009, rec. 311/2008, Caso Pazo de Meirs.

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227

Como en el anterior caso, esta obligacin ya est ordenada en la Ley 14/2007 para
todos los bienes y actividades inscritas en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz art. 14.2. Adems, la propia Ley 7/2011 establece las reglas en
materia de acceso a los documentos de titularidad privada inscritos en el Catlogo
General del Patrimonio Histrico Andaluz art. 66.2. Pero sucede que la LPHE
art. 52.4 establece este deber para todos los bienes constitutivos del patrimonio
documental118.
f ) Notificar a la consejera la transmisin a ttulo de herencia, legado o donacin
de la propiedad, posesin o tenencia de los documentos en el plazo de tres meses,
que se computar desde la fecha en que se haga efectiva la transmisin. Se trata de
un deber que en la Ley 3/1984 presentaba un alcance general119.
g) Comunicar a la consejera cualquier accidente o siniestro que motive la prdida
o destruccin de documentos dentro de las veinticuatro horas siguientes al suceso.
E. Traslados de documentos de titularidad privada.
Sujecin a autorizacin previa de los traslados de documentos. Debe recordarse que la
Ley 3/1984, en su versin original, declar que son de libre traslado, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o titulares habrn de comunicar previamente tales
hechos a la Consejera de Cultura art. 36.1120, regla sta que es la ms extendida en
la legislacin autonmica121. Sin embargo, a raz del conocido asunto del traslado fuera
de la Comunidad del archivo privado de la fundacin Casa Ducal de Medinaceli y de
la insatisfactoria respuesta jurisdiccional al conflicto que suscit122, la Ley 3/1984 fue
modificada por Ley 3/1999, en virtud de la cual se estableci un rgimen de autori118. La obligacin de permitir el estudio por los investigadores podr ser sustituida por la Administracin competente, mediante el depsito temporal del bien en un archivo, biblioteca o centro
anlogo de carcter pblico que rena las condiciones adecuadas para la seguridad de los bienes y su
investigacin.
119. Segn la Ley 3/1984, los adquirentes por causa de muerte de la propiedad o de los derechos
sobre los bienes a los que se refiere el apartado 1 debern comunicar el cambio de titularidad en el plazo
de un mes, que se computar desde la aceptacin de la herencia o del legado art. 36.2.
120. Ya la Ley 26/1972 art. 6.3 haba dispuesto que el propietario debe notificar al Servicio Nacional del Tesoro Documental los traslados de archivos. No obstante, debe observarse que la Ley 3/1984
no se refiere ya al traslado del archivo mismo, sino al simple traslado de documentos.
121. Por ejemplo, Ley de Cantabria 3/2002 art. 33.1; Ley 15/2006 de Baleares art. 18.1.
122. La sentencia de la Audiencia Nacional de 22-9-1999 (RJCA 1999\3641), excusndose en una
circunstancia formal, deneg la existencia de la obligacin de colaboracin de la Administracin del
Estado, remitindose, adems, el tribunal al art. 4.4 de la LRJPAC, tras la reforma operada por la Ley
4/1999, segn el cual el contenido del deber de colaboracin se desarrollar, en las relaciones entre la
Administracin General del Estado y la Administracin de las Comunidades Autnomas, a travs de los
instrumentos y procedimientos que de manera comn y voluntaria establezcan tales Administraciones.

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zacin previa de los traslados de documentos integrantes del Patrimonio Documental


Andaluz, y que la Ley 7/2011 mantiene pero limitando sustancialmente su mbito de
aplicacin. En efecto, la Ley 7/2011 obliga a solicitar a la consejera la autorizacin para
cualquier traslado de los documentos art. 21.d). De este modo, este rgimen supone
una especificidad del Patrimonio Documental de Andaluca en relacin con el resto de
los bienes muebles integrantes del patrimonio histrico andaluz, sujetos nicamente a
un deber de comunicacin previa art. 45.1 Ley 14/2007 123.
mbito material. En efecto, mientras la Ley 3/1984 (tras la reforma efectuada
por la Ley 3/1999) impuso el deber de autorizacin previa a todos los documentos de
titularidad privada, la Ley 7/2011, de forma ms clara que en el caso de los derechos
de tanteo y retracto, se refiere a los documentos de titularidad privada integrantes
del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz art. 22.1, delimitacin que confirma el artculo 21.d).
Sin embargo, al igual que suceda con los derechos de tanteo y retracto, si bien la
extensin de estas figuras en la Ley 3/1984 era abiertamente excesiva124, de nuevo
cabe preguntarse por qu no se extendi este deber a los documentos incluidos en
el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca. O,
mejor an, por qu no disponer un deber, no ya de autorizacin, sino de comunicacin previa para los traslados de los bienes inventariados? Con esto quiere sealarse
que existen mltiples posibilidades de modular estos deberes, equilibrando las cargas
a los titulares del patrimonio documental con las facultades de la Administracin en
orden a su proteccin.
Traslado sujetos a autorizacin. La Ley 3/1984 sujet al deber de autorizacin los
traslados incluso dentro del mismo edificio! art. 36.4. Por su parte, la Ley 7/2011
entiende por traslado el desplazamiento a otro inmueble, lo cual supone recuperar un
criterio de razonabilidad125. Con todo, bien podra haberse limitado el deber de autori123.Artculo 45.1 Ley 14/2007: Las personas propietarias, titulares de derechos o simples poseedoras de bienes muebles inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, adems de las
obligaciones establecidas en otros preceptos, debern, antes de efectuar cualquier cambio de ubicacin
de dichos bienes, notificarlo a la Consejera competente en materia de patrimonio histrico.
124. En nuestro trabajo S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, op. cit, ya dudamos de la efectividad de la Ley, preguntndonos hasta qu punto dispone la Administracin autonmica de capacidad real para controlar el ingente movimiento de documentos que cotidianamente tiene lugar. Por su parte, el anteproyecto de ley mantena idntica extensin para todo traslado de
los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental de Andaluca.
125. En este sentido, la Ley 14/2007 excepta de la obligacin de comunicacin previa de traslados
de bienes muebles el cambio de ubicacin dentro del mismo inmueble en el que est el bien art. 45.1.
En nuestro trabajo S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia,
op. cit, estimamos que el riguroso rgimen establecido en esta Ley, que no se olvide tiene su origen en un

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zacin a los traslados fuera de Andaluca y, en su caso, establecer un deber de comunicacin previa para los traslados dentro de la Comunidad Autnoma. En todo caso, se
incluyen en el deber de obtener la autorizacin previa los traslados provisionales.
Traslados exceptuados de autorizacin. La Ley 7/2011 art. 21.7 declara que quedan exceptuados del requisito de la autorizacin aquellos traslados que, sin implicar la
salida de Andaluca, deban llevar a cabo quienes sean titulares de los documentos en
los casos de fuerza mayor o caso fortuito, siempre que concurra la urgente e inaplazable necesidad de la salida para garantizar la conservacin de los documentos. En los
citados casos, la persona titular de los mismos comunicar por escrito a la consejera,
en el plazo de las veinticuatro horas siguientes, el traslado efectuado, las razones que
lo han motivado, la identificacin del lugar y las condiciones en que se encuentren los
documentos, a efecto de que por aquella se adopten las medidas conducentes para su
conservacin. En estos supuestos excepcionales, si se estima que la nueva ubicacin no
cumple las condiciones adecuadas, la consejera podr exigir a las personas propietarias,
titulares de derechos o poseedoras su pronta reubicacin en un lugar ms idneo.
Procedimiento de autorizacin. Las solicitudes de autorizacin de traslado de los
documentos debern cumplir los requisitos que se determinen reglamentariamente
conducentes a la identificacin de los documentos, motivo de su salida, destino y
condiciones del traslado y de su nueva ubicacin126. La solicitud de autorizacin
deber ser resuelta y notificada en el plazo de dos meses. Transcurrido dicho plazo,
la persona interesada podr entender estimada la solicitud127. Asimismo, la resolucin podr denegar la autorizacin para el traslado de los documentos en una serie
de casos, que deben entenderse tasados, y que coinciden sustancialmente con los ya

suceso singular, suscita serias dudas tanto de constitucionalidad, por constituir una limitacin excesiva y
desproporcionada del derecho de propiedad y de la libertad de circulacin de bienes.
126. De forma ms detallada, la Ley 3/1984 art. 36.4 estableca que la solicitud de traslado deba
cumplir, adems de los requisitos contemplados con carcter general en el artculo 70.1 de la Ley de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, los
siguientes: a) Estar dirigida a la Consejera de Cultura de la Junta de Andaluca y, en el caso de que el
traslado vaya a efectuarse a inmueble de titularidad de persona distinta al titular del derecho sobre el
archivo o el documento, consentimiento de aqul manifestado por escrito. b) Sealar el lugar, dentro
o fuera del territorio de Andaluca, al que se pretende efectuar el traslado. c) indicar las medidas y
condiciones en las que ha de producirse el traslado de los documentos o archivos. d) Incluir una relacin detallada de todos y cada uno de los documentos objeto del traslado, realizada por su titular y/o
por tcnicos acreditados. e) Relacionar las condiciones, de toda naturaleza, de la nueva ubicacin o
depsito de los documentos o archivos.
127. El sentido estimatorio del silencio ya estaba ordenado en la Ley 3/1984, pero la Ley 7/2011, con
buen criterio, reduce a la mitad el anterior plazo de cuatro meses art. 35.5.c), plazo que mantena el
anteproyecto.

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establecidos en la Ley 3/1984 art. 36.5.b)128. Finalmente, en caso de que la resolucin que autorice el traslado de los documentos podr imponer las condiciones que
se estimen necesarias para garantizar la conservacin de los mismos art. 21.3129.
Medidas cautelares. Reproduciendo lo ya establecido en la Ley 3/1984 art. 36.6.a), la
Ley 7/2011 art. 22.6 establece que la consejera, sin perjuicio de otras medidas cautelares
que puedan adoptarse, y mediante resolucin motivada, podr impedir el traslado de los documentos a los que se refiere este artculo o, en su caso, ordenar su reposicin a su depsito
originario en los siguientes casos: a) Cuando no se haya realizado la preceptiva solicitud en
los trminos establecidos. b) Cuando, mediando la referida solicitud, se efectuara el traslado
sin haber sido autorizado. c) Cuando, notificada la autorizacin, se efectuara el traslado
contraviniendo las condiciones sealadas en la autorizacin concedida130. Adems, debe
sealarse que tales hechos son tipificados como infracciones leves art. 73.f).
F. Depsito forzoso.
La Ley 3/1984 art. 15.3 dispuso que cuando las deficiencias de instalacin
pongan en peligro la conservacin y seguridad de los documentos constitutivos del
Patrimonio Documental andaluz existentes en Archivos se dispondr por la Consejera de Cultura las medidas de garanta necesarias y se podr decidir su depsito en
otros archivos, hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro. Por tanto, el
depsito se poda ordenar para conservar cualquier documento constitutivo del Patrimonio Documental andaluz. Por el contrario, la Ley 7/2011 art. 23.1 establece
que cuando no se renan las condiciones necesarias para garantizar la conservacin,
seguridad o acceso de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de
Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz, la
consejera requerir a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de
los mismos la adopcin de medidas necesarias para subsanar la situacin.
128. a) Cuando las condiciones en que vaya a realizarse el traslado no garanticen la adecuada conservacin de los documentos y el mantenimiento de los valores protegidos legalmente. b) Cuando la nueva
ubicacin no garantice su adecuada conservacin, investigacin o difusin, o impida el mantenimiento
de sus valores o el cumplimiento de las obligaciones legalmente impuestas. c) Cuando el traslado afecte,
directa o indirectamente, a documentos vinculados a bienes inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz o afectados por inscripcin en el mismo, y cuya disgregacin o desvinculacin
influya negativamente en los valores propios de estos bienes. d) Cuando la persona solicitante impida
o dificulte la inspeccin que, en caso de que fuera necesaria a efecto de autorizar o denegar el traslado,
deba practicarse por la consejera, sin perjuicio de la sancin que pueda imponerse con arreglo a la
legislacin vigente que le sea de aplicacin.
129. Precepto que reproduce el artculo 36.5.a) de la Ley 3/1984.
130. La Ley 3/1984 aada que en los supuestos anteriores la Consejera de Cultura podra ordenar
la reposicin de los bienes a su depsito originario, que deba efectuarse en el plazo de diez das, en las
condiciones que se sealaran en la resolucin dictada al efecto art. 36.6.b).

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Lo cierto es que si se restringe esta medida a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz no supone novedad alguna, pues
ya la Ley 14/2007 establece, con carcter general, que la Consejera competente en
materia de patrimonio histrico podr ordenar a las personas propietarias, titulares
de derechos o simples poseedoras de bienes inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico la adopcin de las actuaciones necesarias para su conservacin,
mantenimiento y custodia art. 15.1. Asimismo, teniendo presente que el deber de
conservacin es un deber comn a todos los bienes histricos, sin excepcin, no se
entiende bien por qu limitar estas medidas a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz. Al menos, podra haberse extendido
a los documentos incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio
Documental de Andaluca131.
Por lo dems, la consejera podr acordar, en caso de incumplimiento del requerimiento antes indicado, la ejecucin subsidiaria o la imposicin de la multa coercitiva
(prevista en el artculo 67.1)132, todo ello sin perjuicio de la tipificacin de este incumplimiento como infraccin grave art. 72.b). Para la ejecucin subsidiaria, la consejera podr ordenar el depsito en un archivo pblico de los documentos afectados por
el requerimiento de subsanacin, hasta tanto no desaparezcan las causas que lo motivaron133. Dicho depsito se realizar previa resolucin motivada de la persona titular
de la direccin general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio
documental, con la tramitacin del correspondiente procedimiento art. 23.3134.
131. Con todo, debe entenderse aplicable el artculo 52.2 LPHE, segn el cual si los sujetos obligados
incumplen el deber de conservar y, proteger los documentos, la Administracin competente adoptar
las medidas de ejecucin oportunas, conforme a lo previsto en el artculo 36.3 de la propia Ley.
132. Ya la Ley 3/1984 dispuso que en los casos de incumplimiento de las obligaciones impuestas por
actos administrativos, dictados en ejecucin de la legislacin sobre el Patrimonio Documental Andaluz,
la Consejera de Cultura podr acordar su ejecucin subsidiaria o la imposicin de una multa coercitiva
art. 36.8.
133. De modo similar, la Ley 3/1984 dispuso que cuando los fondos documentales de titularidad
privada no estn amparados por las exigencias mnimas de conservacin, seguridad y consultabilidad,
la Consejera de Cultura promover su depsito en los centros adecuados en cada caso radicados en
Andaluca art. 41.
134. A ttulo de ejemplo, puede sealarse que el propio Parlamento de Andaluca aprob en 2011, a
instancia del Grupo Socialista, una Proposicin no de Ley relativa al archivo de la Fbrica de Tabacos de
Sevilla (8-11/PNLC-000065 Gobierno) a realizar, en ejercicio de la tutela del Patrimonio Documental
de Andaluca que tiene encomendada, cuantas iniciativas sean necesarias para hacer efectiva la reunificacin de los documentos de la Fbrica de Tabacos de Sevilla que se encuentran divididos, as como su
conservacin en la sede del Archivo Histrico Provincial de Sevilla. El archivo de la Fbrica de Tabacos
de Sevilla ha estado fragmentado y ubicado en dos lugares: los documentos pertenecientes al archivo
denominado histrico, que abarcan desde el ao 1636 a 1890, se encuentran en el Archivo General
de Indias, en calidad de depsito desde 2006; y los documentos producidos por la fbrica desde 1886 al

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Pero, adems, la Ley 7/2011, al ordenar las medidas cautelares y de ejecucin,


establece que para evitar o atenuar los daos a los documentos (de titularidad pblica o) del Patrimonio Documental de Andaluca podr ordenarse el depsito de los
documentos o cualquier otra medida, que se mantendr en tanto no desaparezcan las
causas que los originaron. Y obsrvese que esta medida no se restringe a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz.
G. Expropiacin forzosa y medidas de fomento.
La Ley 7/2011 art. 24.1 establece que la falta de cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley para las personas fsicas y jurdicas privadas propietarias,
titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico
Andaluz facultar a la Administracin autonmica para la expropiacin total o parcial de los mismos por causa de inters social, con objeto de garantizar su conservacin. De nuevo, la principal novedad consiste en constreir la potestad expropiatoria, prevista por la Ley 3/1984 para todo el patrimonio documental art. 36.9 a
los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz,
pero lo cierto es que para este tipo de bienes ya viene prevista la expropiacin forzosa
en la Ley 14/2007 art. 18135.
Por lo dems, se establece que la expropiacin forzosa de los bienes integrantes
del Patrimonio Documental de Andaluca inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico Andaluz se regir por el procedimiento especial previsto en el
captuloIII del ttulo III de la Ley de Expropiacin Forzosa, de 16 de diciembre de
1954, para la expropiacin de bienes de valor artstico, histrico y arqueolgico. Los
documentos expropiados por este procedimiento ingresarn en el archivo en que se
acuerde su custodia por parte de la consejera.

siglo XX, que ha estado instalados en la fbrica ubicada en Los Remedios. Aprobada por la Comisin de
Cultura, en sesin celebrada el da 26 de abril de 2011. Orden de publicacin de 3 de mayo de 2011.
Poco despus de esta resolucin, la Consejera de Cultura y la entidad propietaria acordaron el traslado
de los fondos documentales que an permanecan en la conocida como sede de Altadis, en Los Remedios (ms de 3.500 legajos), para su depsito en unas dependencias del Archivo Histrico Provincial de
Sevilla. ABC, 4122011.
135. Segn la Ley 14/2007, la falta de cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley para las
personas propietarias, poseedoras o titulares de derechos sobre bienes inscritos en el Catlogo General
del Patrimonio Histrico facultar a la Administracin para la expropiacin total o parcial del bien por
causa de inters social art. 18.1. Adems, tampoco puede olvidarse que la LPHE art. 52.2 establece
que el incumplimiento de las obligaciones por parte de los poseedores de bienes del patrimonio documental (sin exclusin), cuando adems sea desatendido el requerimiento por la Administracin, podr
ser causa de inters social para la expropiacin forzosa de los bienes afectados.

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De otro lado, la Ley 7/2011 art. 25 establece que para contribuir al cumplimiento
de las obligaciones establecidas en el artculo 21.1, la Junta de Andaluca podr promover el
establecimiento de medidas de fomento a favor de las personas fsicas o jurdicas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio
Documental de Andaluca. Obsrvese que afortunadamente no se limita aqu la actividad
de fomento a los documentos inscritos en el Catlogo General del Patrimonio Histrico
Andaluz136.
IV. EL SISTEMA ARCHIVSTICO DE ANDALUCA.
1. Conceptos.
A. El Sistema Archivstico
De entrada, puede sealarse el cambio terminolgico operado por la Ley 7/2011:
de Sistema Andaluz de Archivos (expresin de la Ley 3/1894 y del Decreto 97/2000,
de 6 marzo) se pasa a Sistema Archivstico de Andaluca137, en un estilo generalizado en la legislacin andaluza138, as como en otras Comunidades Autnomas139.
La Ley 3/1984 present la innovacin de pretender introducir la idea de Sistema
en el mbito legal de los archivos140. Ahora bien, la Ley no defina el Sistema Andaluz
136. De manera similar, la Ley 3/1984 dispuso que la Consejera de Cultura podr contribuir al
cumplimiento de las obligaciones y cargas de los titulares de documentos constitutivos del Patrimonio
Documental andaluz mediante la concesin de ayudas, subvenciones, ayudas o acceso a crditos especiales art. 14.4.
137. As, segn la disposicin adicional 7, el Sistema Andaluz de Archivos previsto en la Ley 3/1984,
de 9 de enero, pasa a denominarse Sistema Archivstico de Andaluca.
138. As, por ejemplo, la Ley 2/1998, de 15 de junio, de Salud de Andaluca, habla de Sistema sanitario pblico de Andaluca; la Ley 4/1989, de 12 diciembre, de Estadstica de la Comunidad Autnoma
de Andaluca, tras la reforma efectuada por la Ley 4/2007, habla de Sistema Estadstico de Andaluca;
o el Decreto 141/2006, de 18 de julio, por el que se ordena la actividad cartogrfica en la Comunidad
Autnoma de Andaluca, habla de Sistema Cartogrfico de Andaluca (en la actualidad ambos sistemas
estn refundidos). No obstante, tambin puede sealarse que la contempornea Ley 16/2007, de 3 de
diciembre, Andaluza de la Ciencia y el Conocimiento, utiliza la expresin Sistema Andaluz del Conocimiento; o la Ley 16/2003, de 22 de diciembre, emplea la expresin Sistema Andaluz de Bibliotecas y
Centros de Documentacin.
139. As, la Ley de Extremadura 2/2007 emplea la expresin Sistema Archivstico de Extremadura,
y la Ley Foral de Navarra 12/2007 habla de Sistema Archivstico de Navarra. Sobre los sistemas de
archivos de las Comunidades Autnomas, vase A. SNCHEZ BLANCO, De la actividad archivstica
como funcin pblica y de su incidencia en los derechos de los ciudadanos y en la buena administracin, Revista General de Derecho Administrativo, nm. 17 (2008).
140. Ya antes, la Ley de Andaluca de 3 de noviembre de 1983 de Bibliotecas se haba propuesto
el establecimiento de un sistema bibliotecario en el que pudiera contemplarse la conexin entre las
bibliotecas de competencia exclusiva de la Comunidad Autnoma (exposicin de motivos). Vid. R.

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de Archivos ms all de su configuracin como una red de centros integrado por


rganos y archivos art. 9 y 12. Y el Decreto 97/2000, de 6 marzo, dio un paso ms
al declarar que el Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros
formada por un conjunto de rganos y archivos que se integran, a su vez, por razn
de su titularidad y gestin en subsistemas y redes art. 4141.
Por su parte, segn la Ley 7/2011 arts. 2.l) y 26, el Sistema Archivstico de Andaluca es el conjunto de rganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificacin, direccin, coordinacin, ejecucin, seguimiento e inspeccin de la gestin de los documentos
integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca y de los archivos integrados en
dicho Sistema Archivstico, de acuerdo con lo previsto en el artculo 40 (precepto que
clasifica los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca se clasifican en razn de su titularidad y gestin), sin perjuicio de lo establecido en la legislacin estatal que
le sea de aplicacin. Lo cierto es que los elementos esenciales de la definicin (rganos,
archivos y centros) ya estaban presentes en la legislacin anterior. Incluso la idea de red de
centros del Decreto 97/2000 era ms expresiva de la interdependencia que es esencial a la
nocin de sistema142. Ahora bien, la definicin de sistema de archivos de la Ley 7/2011
puede ser controvertida, pues hace coincidir su objeto con el Patrimonio Documental,
cuando lo cierto es que la propia Ley 7/2011 reconoce que la pertenencia al Patrimonio
Documental es independiente de que los documentos estn recogidos o no en archivos
art. 15.1.a), por muy amplio que sea la nocin de archivo que se maneje. De este
modo, seguir siendo necesario el ejercicio de unas funciones pblicas orientadas a la
conservacin, proteccin y difusin del Patrimonio Documental al margen del Sistema
Archivstico.
OSUNA ALARCN, La teora general de sistemas y su aplicacin a los servicios de informacin documentales, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn 1999, 34, pp. 633 y ss
141. Adems, el Decreto 97/2000 precis los fines del Sistema Andaluz de Archivos: a) La proteccin, la conservacin y la difusin de los fondos y colecciones documentales. b) Garantizar la
seguridad del Patrimonio Documental Andaluz. c) El mantenimiento de la unidad de los fondos
documentales. d) La calidad cientfica y tcnica de los instrumentos de descripcin, de informacin y
de control. e) La adecuada prestacin del servicio art. 5.
142. Las definiciones de sistema son similares en las leyes autonmicas. As, la Ley de Catalua
10/2001 art. 16.1 define el sistema de archivos de Catalua como el conjunto de rganos de la Administracin y de archivos que, con normas y procedimientos, garantizan, de acuerdo con sus valores,
la gestin, la conservacin, la proteccin y la difusin correctas de la documentacin de Catalua, y el
acceso a la misma. O la Ley 15/2006 de las Illes Balears declara que el Sistema Archivstico de

las Illes Balears es el conjunto de rganos de las administraciones pblicas, de normas y de


subsistemas autnomos, relacionados entre s por rganos de coordinacin, que garantiza: la
identificacin, la gestin, la conservacin, la proteccin, el acceso y la difusin del patrimonio
documental de las Illes Balears art. 26.1.

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235

B. Los archivos: clases y redes.


La Ley 3/1984 art. 1.3, en su versin original, entendi por archivo el conjunto
orgnico de los documentos conservados total o parcialmente con fines de gestin, defensa de los derechos informacin, investigacin y cultura. De este modo, la Ley identificaba el archivo con la nocin de fondo documental. Pero, como es sabido, la LPHE
art. 59.1 acu una doble nocin de archivo: Son archivos los conjuntos orgnicos de
documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas
o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se entienden por
archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para
los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos, y esta dualidad conceptual sobre el archivo fue seguida por la generalidad de las leyes autonmicas143. Y, por
este motivo, la reforma de la Ley 3/1984 operada por la Ley 1/1991, de 3 de julio, aadi
a la nocin de la Ley 3/1984 que reciben tambin el nombre de Archivos las instituciones donde se conservan, ordenan o difunden conjuntos orgnicos de documentos144.
A este respecto, la Ley 7/2011 arts. 2.d) y 33.1 sigue, en sus elementos principales, esta dualidad conceptual (fondo documental y centro de archivo), al establecer
que se entiende por archivo el conjunto orgnico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y
privadas. Se entiende tambin por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad
administrativa o institucin que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrnicos, en cualquier etapa de su produccin o tratamiento,
para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. De este
modo, al margen de la mencin a los documentos electrnicos (un tanto innecesaria
dada la amplitud de la nocin de documento), la principal novedad consiste aadir
143. Esta dualidad conceptual sobre el archivo fue seguida por la generalidad de las leyes auton-

micas: Ley de Catalua 10/2001 art. 2.d); Ley de Cantabria 3/2002 art. 4; Ley de la
Comunidad Valenciana 3/2005 art. 3.b); Ley de Baleares 15/2006 art. 2.e) y g); Ley de
Extremadura 2/2007 art. 5; Ley Foral 12/2007 art. 2.e). La excepcin es la Ley de Castilla

La Mancha 19/2002, la cual expresa una nocin extravagante de archivo. En efecto, tras declarar de
modo ortodoxo que se consideran archivos los conjuntos orgnicos de documentos reunidos, generados
o conservados por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades
para la gestin administrativa, la informacin y, en su caso, la cultura, aade se consideran tambin archivos: a) Los conjuntos de documentos de titularidad pblica, organizados o no, reunidos, generados
o conservados por las personas, fsicas o jurdicas, pblicas o privadas. b) Los centros de documentacin
creados por las instituciones pblicas art. 3.3. Es decir, lleva a identificar con los archivos simples
colecciones documentales no orgnicas.
144. Sobre la doble nocin de archivo, vase A. HEREDIA HERRERA, Qu es un archivo?, Ed. Trea,
Gijn, 2007, donde diferencia entre el Archivoinstitucin y el archivocontenido documental.

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a la nocin de institucin, la unidad administrativa, de este modo, quedan englobados tanto los archivos histricos (instituciones) como los administrativos (unidades
administrativas). As, la propia Ley 7/2011 art. 43.1 define a los archivos centrales
como unidades administrativas. Y, en este sentido, debe interpretarse la Ley 14/2007
cuando declara que son instituciones del patrimonio histrico andaluz los archivos (bibliotecas, centros de documentacin, museos y espacios culturales).
De otro lado, la Ley 7/2011 arts. 2.e) y 34.1 declara que son archivos pblicos
los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades pblicas en el
ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestin documental. Asimismo, se consideran archivos privados aquellos que custodian los documentos generados
por personas fsicas o jurdicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones
y actividades que les son propiasarts. 2.f ) y 35145. De este modo, si inicialmente la
Ley parece optar por una nocin formal de archivo pblico y privado, en funcin de
la forma jurdicopblica o privada de la entidad productora de los documentos (no
de la entidad titular del archivo, como hubiera parecido ms correcto), esta nocin
es desmentida por la Ley arts. 2.e) y 34.1 al declarar que dentro del mbito territorial de la Comunidad Autnoma de Andaluca, son archivos pblicos los de los
rganos y entidades relacionados en el artculo 9, es decir, los de las entidades cuya
documentacin se considera de titularidad pblica, y entre las que se incluyen entidades instrumentales jurdicoprivadas146. As, los archivos centrales de las entidades
jurdicoprivadas pertenecientes al sector pblico andaluz art. 43.3, son archivos
pblicos. Esto significa que archivos que hasta la Ley 7/2011 haban sido calificados
como privados, pasan ahora a considerarse pblicos, como sucede con los archivos
de las corporaciones de derecho pblico de Andaluca147.

145. La exposicin de motivos de la Ley 7/2011 declara que los archivos pblicos son concebidos,
ante todo, como instituciones al servicio de la ciudadana y garantes de sus derechos en desarrollo de
los valores democrticos y de transparencia en la gestin pblica, si bien esta declaracin no tiene un
reflejo especfico en el articulado de la ley.
146. Por el contrario, la Ley de Extremadura 2/2007 se cie a un concepto predominantemente jurdico formal, al considerar que son archivos pblicos los que se encargan de la reunin, conservacin,
clasificacin, ordenacin y divulgacin de la documentacin producida por las entidades pblicas y
personas jurdicas en la gestin de servicios pblicos en Extremadura art. 6, y archivos privados
aquellos archivos formados por fondos o colecciones documentales que pertenezcan a personas fsicas
o jurdicas sujetas a derecho privado, cuya actividad se desarrolle en el mbito de la Comunidad Autnoma de Extremadura art. 7. De modo similar, la Ley de Castilla La Mancha 19/2002 art. 5.
147. As, por Orden de la Consejera de Cultura de 27 de julio de 2009, se estim la solicitud de integracin del Archivo de la Cmara Oficial de Comercio, Industria y Navegacin de Sevilla en el Sistema
Andaluz de Archivos. BOJA de 10 de septiembre 2009.

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Otra cosa es la relevancia efectiva de esta distincin entre archivos pblicos


y privados, pues de manera similar a lo que suceda en la Ley 3/1984, en la cual
la distincin con relevancia legal era la que exista entre archivos de uso pblico
y los privados que no fuesen de uso pblico, en la Ley 7/2011 la distincin con
relevancia legal es la de archivos integrados o no en el Sistema Archivstico arts.
36, 37.2, 39148. Incluso en relacin con el derecho de acceso, donde cabe esperar
mayor diferencia de rgimen entre archivos pblicos y privados, la Ley 7/2011
art. 66.1 establece que el acceso a los documentos de titularidad privada que
formen parte del Patrimonio Documental de Andaluca y que se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca se regir por las
normas de acceso a los documentos de titularidad pblica, de modo que la diversidad de rgimen se declara para los archivos privados no integrados en el Sistema
Archivstico art. 66.2. En este sentido, algunas leyes autonmicas prescinden de
conceptuar las nociones de archivos pblicos y privados149.
De otro lado, la Ley 7/2011 art. 33.3 admite que podrn constituirse redes de
archivos en razn del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida
de estos. Asimismo, se podrn establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las
mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar informacin.
As, la Ley art. 2.k) define las redes de archivos como el conjunto de archivos vinculados entre s en razn del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida
de estos o de la posibilidad de compartir y explotar informacin comn o de poseer
caractersticas comunes. No se molesta la Ley, en cambio, en definir qu se entiende
por el ciclo vital de los documentos, a diferencia de otras leyes autonmicas. Parece que
se ha querido intencionadamente evitar toda referencia a las fases o edades de la documentacin, cuando lo cierto es que se trata de conceptos estrechamente vinculados150.
Por lo dems, la Ley 7/2011 ordena de modo ms o menos completo la red de
archivos de archivos de la Junta de Andaluca arts. 41 y ss., contemplando las cate148. nicamente cabe resear, en sede del rgimen sancionador, el artculo 74.2, segn el cual las
personas titulares de los archivos privados sern responsables solidarios de las infracciones cometidas por
su personal o por otras personas vinculadas a aquellos por cualquier otro ttulo.
149. Por ejemplo, Ley de Catalua 10/2001; Ley de Baleares 15/2006; Ley Foral 12/2007.
150. Como seala la Ley Foral de Navarra 12/2007 art. 2.g), el ciclo vital de los documentos es
la secuencia de fases en las que se estructura la vida del documento, desde su creacin hasta su conservacin definitiva, en consideracin a su importancia como testimonio histrico, o bien hasta su
eliminacin una vez agotado su valor administrativo. De este modo, a partir de la Ley de Catalua
10/2001 art. 2, el resto de las Leyes autonmicas diferencian tres edades de los documentos que se
corresponden con las fases activa, semiactiva e inactiva o histrica: Ley de la Comunidad Valenciana
3/2005 art. 3; Ley de Baleares 15/2006 art. 2; Ley de Extremadura 2/2007 art. 46.2; Ley Foral
de Navarra 12/2007 art. 15.2.

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goras ms extendidas de archivos en funcin de la cadena de custodia: archivos de oficina, centrales, intermedios (los archivos provinciales intermedios y el Archivo General
de Andaluca) y archivos histricos (los archivos histricos provinciales, el Archivo de
la Real Chancillera de Granada y el Archivo General de Andaluca). Ahora bien, en
relacin con los archivos de las entidades locales de Andaluca y de las universidades
pblicas de Andaluca, en razn a su autonoma, la Ley se limita a establecer que cada
entidad local y cada universidad pblica establecer su propia red de archivos, que
incluir los de sus entidades instrumentales arts. 49.2 y 50151.
2. rganos del Sistema Archivstico de Andaluca.
A. Resea de la organizacin anterior
La Ley 3/1984 nicamente contempl dos rganos propios del sistema de archivos: la Consejera de Cultura a travs del Servicio de Archivos, como rgano
activo, de planificacin y coordinacin art. 8; y el Consejo Andaluz de Archivos,
como rgano consultivo art. 10152. Pero si bien el rgano activo no ha tuvo ms
que alteraciones menores, puesto que la competencia en materia de archivos no ha
dejado de residenciarse en la Consejera de Cultura, por el contrario, la organizacin
consultiva experiment importantes modificaciones. De entrada, como consecuencia de la creacin por parte de la Ley 1/1991 de Patrimonio Histrico de Andaluca
art. 103.1 del Consejo Andaluz del Patrimonio Histrico, el antiguo Consejo Andaluz de Archivos fue sustituido por la Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio
Documental y Bibliogrfico art. 105.1, como una de las Comisiones Andaluzas de
Bienes Culturales que integran dicho Consejo153. Pero, adems, el Decreto 97/2000
cre dos rganos adicionales: la Comisin de Coordinacin del Sistema de Archivos
y la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, rganos que

151. Nos remitimos a lo que se indica ms adelante en el apartado referente a los archivos de las
entidades locales.
152. El Consejo Andaluz de Archivos previsto en la Ley 3/1984 era un rgano consultivo de cierto
nivel, pues estaba presidido por el Consejero de Cultura e integrado por las distintas administraciones
e instituciones pblicas y privadas con servicios de archivos en Andaluca as como de los sectores profesionales de archivos art. 10.
153. La propia Ley 1/1991 modific el art. 9 de la Ley 3/1984, y derog el art. 10 relativo al Consejo
de Archivos. Asimismo, la Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico
se regula en el Decreto 4/1993, de 26 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de Organizacin
Administrativa del Patrimonio Histrico de Andaluca.

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han tenido una efectividad dispar154. Pues bien, esta estructura orgnica se mantiene,
en sus elementos bsicos, tras la Ley 7/2011155.
Siguiendo aparentemente el criterio de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre,
la Ley 7/2011 diferencia entre rganos ejecutivos (Consejo de Gobierno, consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental,
delegaciones provinciales de la consejera y Comisin Andaluza de Valoracin y
Acceso a los Documentos) y rgano consultivo (Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca).
B. Los rganos ejecutivos.
Consejo de Gobierno. Siguiendo casi al pie de la letra la Ley 14/2007 art.
92, la Ley 7/2011 art. 28 establece que, bajo la superior direccin del Consejo
154. En efecto, mientras no consta la efectiva constitucin de la Comisin de Coordinacin del Sistema de Archivos, por Orden de la Consejera de Cultura, de 7 de julio de 2000, se regul el funcionamiento de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de
identificacin, valoracin y seleccin documentales, constituyndose la Comisin en octubre de 2002.
Debe, adems, reconocerse el gran desempeo que, a pesar de todas las dificultades, est llevando a cabo
la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, la cual haba admitido, con fecha
de mayo de 2011, 235 estudios de identificacin y valoracin de series documentales, y haba aprobado
153 tablas de valoracin de series documentales.
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/comision_
calificadora_documentos_adm
155. La dualidad de rganos consultivos, uno de carcter representativo de los tipos de titulares de archivos y otro de carcter tcnico, con funciones en materia de valoracin, calificacin, eliminacin y, en
su caso, de acceso, est muy extendida en los sistemas autonmicos de archivos. As, la Ley de Catalua
10/2001 diferencia entre el Consejo Nacional de Archivos y la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin
y Seleccin Documental art. 18 y 19; la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 diferencia entre el
Consejo Asesor de Archivos y la Junta Calificadora de Documentos Administrativos arts. 10 y 11; la Ley
de Baleares 15/2006 diferencia entre la Junta Interinsular de Archivos y la Comisin Tcnica Interinsular
de Archivos art. 29; la Ley de Extremadura 2/2007 diferencia entre el Consejo Asesor del Patrimonio
Documental y de los Archivos y la Comisin General de Valoracin, Seleccin y Eliminacin de Documentos
art. 28; la Ley Foral 12/2007 distribuye las funciones entre el Consejo Navarro de Cultura y la Comisin de Evaluacin Documental art. 10. De este criterio se separara la Ley 19/2002, de 24 de octubre,
de los Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha, la cual distingue tres rganos Consejo de Archivos de
CastillaLa Mancha, Comisin Calificadora de Documentos arts. 15 y 16 y Comisin de Acceso a los
Documentos art. 19. No obstante, lo cierto es que esta Comisin de Acceso a los Documentos no se
ha desarrollado por ninguna norma, y en documentos oficiales (El sistema de gestin de documentos del
Archivo de CastillaLa Mancha, Manual de usuario, 9 de junio de 2011) se indica que, por eficiencia
administrativa, se plantea la armonizacin con el Decreto 104/2008 que regula el Comit Regional de
Proteccin de Datos (Autoridad de control de datos a nivel autonmico). La excepcin a este criterio de
la dualidad se encuentra en la Ley de Cantabria 32002 que nicamente contempla una Comisin de
Patrimonio Documental de Cantabria art. 10.

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de Gobierno se ejercer el conjunto de competencias en materia de documentos,


archivos y patrimonio documental previstas en la presente ley, conforme al reparto
de funciones que se dispone en los preceptos siguientes. Por tanto, en realidad, no
se asigna funcin ejecutiva alguna al Consejo de Gobierno156.
Consejera competente. De nuevo siguiendo de cerca la Ley 14/2007 art. 93,
la Ley 7/2011 art. 29.1 establece que la consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental ser responsable de la formulacin y
ejecucin de la poltica dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusin del Patrimonio Documental de Andaluca, as como la direccin y coordinacin del Sistema
Archivstico de Andaluca. Sobre esta determinacin conviene mencionar dos aspectos. De un lado, a diferencia de la Ley 3/1984, ya no se menciona nominativamente
a la Consejera de Cultura, sino que con mejor tcnica legislativa la referencia se
realiza a la consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio
documental157. Esta tcnica es ms respetuosa con la competencia del Presidente de
la Junta de Andaluca para distribuir las competencias entre las Consejeras (art. 10
de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno). De otro lado, la Ley procura no
introducir injerencias en el mbito competencial de otras consejeras, apelando a la
cooperacin y coordinacin en particular con las consejeras competentes en materia
de poltica informtica y de administracin electrnica arts. 27.3, 29.1, 58.2, as
como en materia de Administracin de Justicia arts. 29.2.e) y 60.5. Prevenciones
que llevan a plantear, una vez ms, la conveniencia de una revisin de la tradicional
adscripcin orgnica al departamento competente en materia de cultura, reforzada
por el ahora reconocido por la Ley carcter trasversal de la gestin documental158.
156. La nica competencia que se encomienda al Consejo de Gobierno, al margen del desarrollo
reglamentario, es la aprobacin del plan de implantacin de los archivos provinciales intermedios (disposicin adicional octava). Y lo cierto es que el Consejo de Gobierno no es tanto un rgano ejecutivo
como el rgano colegiado de direccin poltica de la Comunidad Autnoma art. 119.3 Estatuto de
Andaluca.
157. Lo que no se entiende bien es que en casi todos los preceptos [16.1, 17.1, 19, 46.2, 20.2, 20.3,
20.4, 20.5, 21.1, 21.2, 22.1, 22.6, 22.7, 23.1, 23.2, 23.3, 24.3, 30, 36.1.c), 37.1, 39.2, 46.2, 47.2,
52.1y 5, 55.2, 59, 60.2, 63.1, 66.2.c), 67.1, 76.2, disposiciones adicionales 3 y 5] se omita esta
referencia competencial, mencionando exclusivamente la consejera, sobre todo cuando en ningn
momento de explicita que por tal consejera debe entenderse la competente en materia de documentos,
archivos y patrimonio documental. Adems, si bien en la mayora se escribe con minscula, en algunos preceptos sigue apareciendo con maysculas (47.2 y 60.2). Lo cierto es que en el Proyecto de Ley
presentado en el Parlamento art. 5 s se adverta del uso abreviado del trmino consejera, pero esta
advertencia se suprimi tras el dictamen de la Comisin.
158. En otro lugar ya nos pronunciamos sobre la conveniencia de adscribir la competencia en materia de archivos a un Departamento con competencias no sectoriales sino horizontales o transversales,
como Presidencia o Administraciones Pblicas, S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de
Andaluca. Una experiencia, op. cit. En esta lnea, en las Conclusiones de las Primeras Jornadas Archi-

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De otro lado, a diferencia de la Ley 3/1984 y de la Ley 14/2007, la Ley 7/2011


art. 29.2 asigna a la citada consejera un conjunto detallado de funciones en calidad de rgano de direccin y coordinacin del Sistema Archivstico de Andaluca.
Dejando ahora de lado las competencias en materia de acrecentamiento, conservacin y difusin del Patrimonio Documental de Andaluca ya referidas ms arriba,
conviene ahora diferenciar dos planos o mbitos de coordinacin relativos al sistema
archivstico:
La coordinacin referida al conjunto del Sistema Archivstico de Andaluca. En tal
sentido, la ley asigna a la consejera competente en materia de documentos, archivos
y patrimonio documental el impulso, planificacin, cooperacin y fomento para el
desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca art. 29.b)159; as como la elaboracin y, en su caso, aprobacin
de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca y de las normas tcnicas y procedimientos para la gestin
documental art. 29.a)160; la promocin (junto a la consejera competente en administracin electrnica y poltica informtica) de un modelo comn de gestin
documental para el Sistema Archivstico de Andaluca art. 27.2; la adopcin de
acuerdos de integracin de archivos pblicos no integrados y de archivos privados en
el Sistema Archivstico de Andaluca art. 29.d); o la inspeccin de los archivos que
integran el Sistema Archivstico de Andaluca art. 29.f )161. No obstante, se echan
vsticas Andaluzas La Gestin Archivstica y la Gestin Documental en la Administracin del Estado
de las Autonomas: Organizacin, Modelos y Tendencias, Sevilla, 2930 de Octubre de 2007, se dir:
Es necesario un cuestionamiento del emplazamiento orgnico de los archivos dentro de la Administracin, buscando una dependencia que facilite su visibilizacin administrativa, su eficacia funcional y
su adecuada dotacin. Dentro de determinadas estructuras orgnicas, los archivos no tienen capacidad
para poder competir en trminos polticos, sociales o meramente cuantitativos con otras instituciones
o entidades de mayor proyeccin pblica o institucional encuadradas dentro de la misma estructura, lo
que provoca que los archivos no gocen de la necesaria atencin por parte de los cargos de direccin.
Por estas razones, habra sido ms prudente diferenciar en cada caso si se trata de una competencia en
materia del sistema archivstico o en materia de patrimonio documental, dado que es posible disociar
ambas competencias residencindolas en rganos diferentes.
159. En tal sentido, la Ley establece que la consejera podr establecer medidas de fomento y de
apoyo tcnico y econmico, a las que podrn acceder las personas titulares de los archivos ubicados en
Andaluca art. 37.1.
160. Normas tcnicas bsicas que estn obligados a aplicar quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca art. 36.1.c).
161. Debe recordarse que la Ley 14/2007 de Patrimonio Histrico de Andaluca establece que la
potestad de inspeccin del Patrimonio Histrico se ejercer, asimismo, en materia de Patrimonio Documental y Bibliogrfico art. 103.1. Adems de la evidente economa de medios que supone establecer
una nica inspeccin para el patrimonio cultural, de este modo se salva tambin la ausencia de tratamiento de la funcin inspectora en la Ley 7/2011, que queda suplida por la ordenacin de la misma en

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en falta la explicitacin de otras funciones especficas, como la formacin permanente de los profesionales de los archivos del Sistema Archivstico, o la informacin y la
documentacin especializadas sobre el sector 162.
La coordinacin referida a los archivos de la Junta de Andaluca. En este mbito la
Ley atribuye a la citada consejera la coordinacin tcnica de los archivos de la Junta
de Andaluca, salvo en relacin con los archivos de la Administracin de Justicia. En
tal sentido la Ley declara que la consejera competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsar la coordinacin de los archivos integrantes del Sistema Archivstico de Andaluca art. 5.2. Asimismo, se asigna a la consejera citada el diseo, implantacin y coordinacin de un sistema de informacin
de archivos para la gestin documental de la Junta de Andaluca y el impulso para su
extensin, en su caso, a los dems archivos integrados en el Sistema Archivstico de
Andaluca, sin perjuicio de los principios de colaboracin y coordinacin art. 5.1.
Adems, de la Consejera referida dependen orgnicamente diversos archivos de titularidad estatal: archivos histricos provinciales art. 46.2, y Archivo de la Real
Chancillera de Granada art. 47.2163. De este modo, aunque la ley no lo explicite,
la Consejera competente en materia de archivos ostenta una diversa posicin segn
el tipo de archivos de la Junta de Andaluca de que se trate:
Archivos de la Administracin de Justicia en Andaluca: corresponde a la Consejera competente en materia de archivos una competencia de coordinacin tcnica
compartida con la consejera competente en materia de Administracin de Justicia
art. 29.2.e).
Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autnoma y
archivos centrales: corresponde a la Consejera competente en materia de archivos
una competencia de coordinacin tcnica.
Archivos adscritos orgnicamente a la Consejera competente en materia de archivos (Archivo General de Andaluca y archivos histricos de titularidad estatal de
gestin transferida a la Comunidad): corresponde a la Consejera la direccin de la
gestin de los archivos.

la Ley 14/2007 arts. 103 y ss..No obstante, es posible diferenciar entre la inspeccin de los archivos
integrados en el Sistema Archivstico y la inspeccin del patrimonio documental, con independencia de
que est depositada en un archivo y ste se encuentre integrado o no en dicho Sistema.
162. As, Ley de Catalua 10/2001 art. 17.
163. La Ley no establece expresamente la adscripcin orgnica a la consejera del AGA, el cual ha
estado adscrito a la misma desde su creacin, ni de los futuros archivos provinciales intermedios, si bien
no existe dificultad alguna para establecer tal determinacin por norma reglamentaria.

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243

Por ltimo, aun cuando no se mencione en el captulo dedicado a los rganos, la


Ley 7/2011 asigna expresamente diversas funciones ejecutivas a la direccin general
competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental arts.
16.2, 17.4, 23.3, 78.1.b)164, determinaciones que no implican que exista una direccin general con competencias exclusivas en esta materia. Como es sabido, en la
Administracin de la Junta de Andaluca los archivos han estado siempre incluidos
en una Direccin General ms amplia: Direccin General de Bienes Culturales (Decreto 259/1994, de 13 de septiembre), Direccin General de Instituciones del Patrimonio
Histrico (Decreto 333/1996, de 9 de julio), Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental (Decreto 486/2004, de 14 de septiembre y Decreto
123/2008, de 29 de abril), o Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas (Decreto 138/2010, de 13 de abril) 165.
Delegaciones provinciales. Siguiendo de nuevo casi al pie de la letra la Ley 14/2007
art. 94, la Ley 7/2011 declara que corresponder a las delegaciones provinciales de
la consejera el ejercicio de las funciones ejecutivas que se establezcan reglamentariamente, as como las que les delegue la consejera art. 30, precepto evidentemente
superfluo166.
C. Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos.
Configuracin. La Ley 7/2011 art. 31.1 incluye a la Comisin Andaluza de
Valoracin y Acceso a los Documentos dentro de los rganos ejecutivos, y la define
como el rgano colegiado de carcter tcnico y de participacin, al que corresponde
la valoracin de los documentos de titularidad pblica y la aplicacin de su rgimen
de acceso. La adscripcin, composicin y funcionamiento de la Comisin Andaluza
164. En mi opinin, se trata de un grado de determinacin orgnica impropio de una ley. En no
pocas leyes, las competencias ejecutivas se refieren de forma genrica a la Administracin de la Junta
de Andaluca, sin condicionar as decisiones organizativas futuras. As, por citar un mbito prximo al
que nos ocupa, puede verse la Ley 8/2007, de 5 de octubre, de Museos y Colecciones Museogrficas
de Andaluca.
165. Desde la Asociacin Andaluza de Archiveros se inst a la creacin de un rgano eje-

cutivo especfico con nivel de Direccin General. En esta lnea, en las Conclusiones de las
mencionadas Primeras Jornadas Archivsticas Andaluzas La Gestin Archivstica y la Gestin
Documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: Organizacin, Modelos y
Tendencias, Sevilla, 29-30 de Octubre de 2007, se dir: Es necesaria la consideracin del
aumento del rango del rgano directivo del que dependen los archivos, que debe servir para
aumentar la visibilidad institucional de los mismos y de su labor administrativa, as como
para mejorar su posicin en sus relaciones con los dems rganos de la Administracin.

166. La nica competencia que asigna la Ley 7/2011 a las delegaciones provinciales de la consejera
competente en la materia es la sancionadora art. 78.1.a).

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de Valoracin y Acceso a los Documentos se establecern reglamentariamente. Este


rgano viene a sustituir a la anterior Comisin Andaluza Calificadora de Documentos
Administrativos167. De este modo, la Ley 7/2011 sigue el ejemplo de otras Leyes autonmicas de ampliar las competencias de las tradicionales comisiones de calificacin o
valoracin atribuyndoles funciones en materia de acceso a los documentos, en consonancia con la mayor relevancia que se asigna a esta cuestin en el Sistema168.
Funciones. Son funciones de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
Documentos art. 31.3:
a) Dictaminar la conservacin de aquellos documentos que tengan inters para
la Comunidad Autnoma169, y autorizar la eliminacin de aquellos otros que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese inters, de
acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca. Aun cuando la
ley mezcla dos funciones diversas (dictaminar y autorizar), parece desprenderse de la
misma el designio segn en el futuro no ser necesario que las tablas de valoracin
sean aprobadas por orden de la consejera170.
b) Unificar los criterios de aplicacin de la legislacin vigente en materia de acceso a los documentos de titularidad pblica y a su informacin. As la Ley 7/2011
establece que la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos podr
establecer criterios homogneos sobre la aplicacin de la normativa de acceso, pudiendo dar publicidad a sus informes art. 62.6171.

167. As la disposicin adicional 7 dispone que la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos


Administrativos, creada por el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, pasa a denominarse Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos.
168. As, la Ley de Catalua 10/2001 cre la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental art. 19. En cambio, la Ley de la Comunidad Autnoma de CastillaLa Mancha
19/2002 opt por mantener la dualidad de rganos tcnicos Comisin Calificadora de Documentos y
Comisin de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades art. 15 y 19.
169. Debe recordarse que, segn la Ley 7/2011, formarn parte del Patrimonio Documental de Andaluca aquellos documentos de naturaleza privada que, sin alcanzar la antigedad prevista en el apartado 1 del
artculo 15, sean incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andaluca previsto en el artculo, por poseer valores de inters para la Comunidad Autnoma art. 15.2.
170. De hecho, el artculo 29 no atribuye expresamente esta funcin a la Consejera competente en
la materia.
171. As, en la Ley de Catalua 10/2001 establece que la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin
y Seleccin Documental ha de establecer criterios sobre la aplicacin de la normativa que rige el acceso
a los documentos pblicos art. 34, los cuales se publican en el de Catalunya mediante una orden del
consejero o de la consejera competente en materia de cultura, segn dispone el Decreto de la Generalitat
13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluacin y seleccin de documentos art. 4.1.

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c) Establecer los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en


los diferentes archivos172. De manera similar, el Decreto 97/2000 asign a la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos el estudio y establecimiento de los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos
art. 11.b).
d) Evacuar el informe que declare la conservacin de los documentos judiciales en
razn de su valor histricocultural173.
e) Evacuar informe preceptivo en los recursos o reclamaciones presentados contra
las denegaciones del derecho de acceso a los documentos custodiados en los archivos
del Sistema. Se trata de la mayor novedad de este rgano174. Debe sealarse la amplitud
de esta funcin, pues alcanza a archivos no slo de la Junta de Andaluca sino a todos
172. As la Ley 7/2011 establece que las personas responsables de las unidades administrativas velarn
por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos
en fase de tramitacin, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos, o en su defecto al ao de
finalizado el correspondiente procedimiento art. 38.2. Y los archivos centrales transferirn sus documentos de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
Documentos, o en su defecto en el plazo que reglamentariamente se establezca art. 43.5. Igualmente,
las transferencias a los archivos provinciales intermedios y de stos a los archivos histricos provinciales
se efectuarn de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a
los Documentos, y en su caso en el plazo que reglamentariamente se establezca art. 44.5. Finalmente,
las transferencias al Archivo General de Andaluca se realizarn tambin de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos, o en su defecto en el plazo
que reglamentariamente se establezca art. 45.
173. Segn la Ley 7/2011, la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos, a efectos
de lo previsto en el artculo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los
archivos judiciales, elaborar el informe que declare la conservacin de los documentos judiciales en
razn de su valor histrico-cultural art. 48.2.
174. En este sentido, la Ley de Catalua 10/2001 atribuye a la Comisin Nacional de Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental la competencia de emitir informe sobre las reclamaciones de las personas
y de las entidades pblicas y privadas que consideren vulnerado su derecho de acceso a los documentos
art. 19.2. Por su parte, el Decreto de la Generalitat 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluacin
y seleccin de documentos, dispone que las personas y entidades, pblicas o privadas, que consideren
vulnerado su derecho de acceso a los documentos o cualquier organismo competente para resolver reclamaciones sobre el acceso a los documentos pueden solicitar un informe a la Comisin Nacional de
Acceso, Evaluacin y Seleccin Documental sobre la reclamacin, el cual no es vinculante art. 5.1.
Por su parte, la Ley de Castilla La Mancha 19/2002 atribuye a la Comisin de Acceso a los Documentos la funcin de informar de los recursos administrativos que se interpongan contra las resoluciones
relativas a las solicitudes de acceso a los documentos administrativos, ese s slo respecto a los Archivos
de la Junta de Comunidades art. 19.2. La Ley establece que el rgano competente deber requerir
el informe preceptivo de la Comisin de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de
CastillaLa Mancha, la cual deber emitirlo en el plazo de quince das. El contenido del informe deber
ser comunicado al interesado, junto con la notificacin de la resolucin del recurso art. 36.2.

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los integrados en el Sistema, tanto pblicos como privados175. En relacin con los archivos de las entidades locales, la previsin de un informe preceptivo a cargo de un rgano
ejecutivo de la Administracin de la Junta de Andaluca, tal vez no se compagine
bien con la supresin de controles autonmicos impulsada por la Ley 5/2010, de 11 de
junio, de Autonoma Local de Andaluca176. Por lo dems, debe sealarse la correccin
tcnica de la Ley al referirse a recursos o reclamaciones, pues si se trata de entidades
pblicas sern recursos y si se trata de entidades jurdicoprivadas sern reclamaciones.
Con todo, dado que no se dice lo contrario, el informe aun siendo preceptivo no ser
vinculante177.
f ) Evacuar los informes que les sean solicitados por la persona titular de la Consejera y por quienes sean titulares de sus Direcciones Generales, en materia de su
competencia. Evidentemente, y a diferencia del informe anterior, se trata ahora de
informes facultativos178.
g) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de
sus funciones. Adems, la Ley establece que los titulares de archivos integrados en el
Sistema Archivstico de Andaluca estn obligados a aplicar a todos los documentos
las normas de valoracin emanadas de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso
a los Documentos art. 36.2.
De este modo, la ley asigna a la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
Documentos tanto funciones consultivas (informar, dictaminar, proponer), como
funciones decisorias (autorizar, establecer).

175. Respecto a los archivos privados, debe sealarse que la Ley 7/2011 establece que el acceso a los
documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental de Andaluca y que
se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca se regir por las
normas de acceso a los documentos de titularidad pblica art. 66.1.
176. Tal vez habra sido ms respetuoso con la autonoma local contemplar la posibilidad de que las
entidades locales puedan crear comisiones similares, y slo en ausencia de stas entrara en juego la
Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos.
177. No obstante, es evidente la necesidad de una disposicin reglamentaria que articule adecuadamente esta novedosa funcin que se atribuye a la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los
Documentos.
178. De manera similar, el Decreto 97/2000 asign a la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos la funcin de evacuar los informes que les sean solicitados por el titular o
la titular de la Consejera de Cultura o por los titulares de sus Direcciones Generales en materia de
su competencia art. 11.h). Por su parte, el Anteproyecto de Ley asignaba tambin a la Comisin
la funcin de evacuar el informe facultativo a peticin de los responsables de los archivos del Sistema
Archivstico de Andaluca, para la resolucin de solicitudes de acceso de especial complejidad, y que
se omiti posteriormente, si bien puede entenderse incluida esta posibilidad en la funcin genrica de
emisin de informes facultativos de este apartado.

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Composicin. Como se ha sealado, la Ley 7/2011 art. 31.2 remite por completo la determinacin de la composicin de la Comisin al desarrollo reglamentario179. Ahora bien, como se ha sealado antes, la Ley 7/2011 declara que, con el fin
de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboracin con las personas titulares de los
archivos integrados en el Sistema, se asegurar la representacin adecuada de todos
ellos en los rganos ejecutivos, consultivos o de cualquier otro tipo que se creen en
el marco de la presente Ley art. 5.4. Asimismo, debe subrayarse que la propia Ley
establece que se trata de un rgano de carcter tcnico180.
D. Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca.
Configuracin. La Ley 7/2011 art. 32.1 define la Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca como el rgano colegiado, consultivo y de participacin de la
Administracin de la Junta de Andaluca, en las materias relacionadas con el Sistema
Archivstico de Andaluca. La adscripcin, composicin y funcionamiento de la Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca se establecern reglamentariamente.
Este rgano viene a sustituir a la anterior Comisin de Coordinacin del Sistema
Andaluz de Archivos regulada en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo 181.
Funciones. La Ley art. 32.3 atribuye a la Comisin del Sistema Archivstico de
Andaluca las funciones siguientes: a) Actuar como rgano de informacin, consulta
y asesoramiento del Sistema Archivstico de Andaluca182. b) Elevar propuestas sobre
cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines del Sistema Archivstico
de Andaluca. c) Conocer e informar los planes que se refieran al Sistema Archivstico
179. La actual Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos est integrada por el
director del Archivo General de Andaluca, as como directores de archivos de titularidad autonmica, de
titularidad estatal y gestin autonmica, de titularidad local, de titularidad de Universidades andaluzas, y
diversos tcnicos un Letrado, un Interventor y un profesor de Historia. Por su parte, el Anteproyecto
de Ley aada que el titular de la Direccin General competente en materia de documentos, archivos y
patrimonio documental, presidira la Comisin.
180. En este sentido, en otro lugar defend que la comisin deba tener un perfil tcnico, y en su
composicin no debera buscarse tanto la adecuada representacin de los distintos agentes que integran
el sistema de archivos como su cualificacin tcnica principalmente en el mbito de la archivstica y
del Derecho. S. FERNNDEZ RAMOS, La Ley de Archivos de Andaluca. Una experiencia, op.
cit. Adems, debe recordarse que ya el Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000, postul la
adjudicacin de tareas de valoracin de documentos a rganos mayoritariamente integrados por archiveros.
181. As la disposicin adicional 7 declara que la Comisin de Coordinacin del Sistema Andaluz de
Archivos regulada en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que aprueba el Reglamento del Sistema
Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, pasa a denominarse
Comisin del Sistema Archivstico de Andaluca.
182. Estas funciones de informacin y asesoramiento pueden solaparse con las propias de la Comisin
Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos.

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de Andaluca. d) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente. De este modo, apenas se avanza algo ms en las competencias en relacin con la
anterior Comisin de Coordinacin del Sistema Andaluz de Archivos183. Ni siquiera
se reconoce la tpica competencia a esta clase de rganos participativos de informar
preceptivamente las disposiciones generales de desarrollo del Sistema Archivstico184,
pues la Ley nicamente habla de informar los planes, a los que, por cierto, la Ley apenas
concede atencin185. Adems, las funciones de esta Comisin se entienden sin perjuicio
de las que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca, atribuye a la Comisin Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliogrfico art.
32.4186. En definitiva, se trata de funciones marcadamente desdibujadas, que llevan a
pensar que este rgano no tendr mejor suerte que la anterior Comisin de Coordinacin del Sistema Andaluz de Archivos.
Composicin. Como se ha sealado, la Ley 7/2011 art. 32.2 remite por completo la composicin de la Comisin al desarrollo reglamentario187. Ahora bien,
como se ha sealado antes, la Ley 7/2011 declara que, con el fin de posibilitar el
183. Segn el Decreto 97/2000 art. 13 son competencias de esta Comisin: estudiar las experiencias desarrolladas por los diferentes archivos integrantes del Sistema, proponer mejoras relativas al
funcionamiento del mismo y realizar propuestas tendentes a la consecucin de la mayor homogeneidad
en la prestacin del servicio a los usuarios; atribuciones stas tomadas del anterior Decreto 73/1994
art. 18.
184. As, por ejemplo, la Ley de Catalua 10/2001 respecto al Consejo Nacional de Archivos art.
18; Ley 19/2002, de 24 de octubre, de los Archivos Pblicos de CastillaLa Mancha respecto al
Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha art. 15; la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005
art. 10 respecto al Consejo Asesor de Archivos; o la Ley Foral 12/2007 art. 9 respecto al Consejo
Navarro de Cultura. Lo cierto es que el Anteproyecto de Ley s asignaba a esta Comisin la competencia
de informar las propuestas de normas para el funcionamiento de los archivos del Sistema Archivstico
de Andaluca, pero esta funcin se suprimi posteriormente.
185. A diferencia de otras leyes autonmicas, como la Ley de Catalua 10/2001 art. 25, la cual
tipifica el Mapa de archivos de Catalua es el instrumento de planificacin y de gestin del Departamento de Cultura.
186. La disposicin final segunda de la Ley 7/2011 modific el punto e) del apartado 1 del artculo
98 de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca, de modo que la Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico pasa a denominarse Comisin
Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliogrfico.
187. La actual Comisin de Coordinacin del Sistema de Archivos est integrada art. 12 Decreto
97/2000 por el director del Archivo General de Andaluca, as como por directores de diversos archivos
representativos de los distintos subsistemas archivos de titularidad autonmica, de titularidad estatal y
gestin autonmica, de titularidad local, de titularidad de Universidades andaluzas y de titularidad privada
integrados en el sistema. Por su parte, el Anteproyecto de Ley aada que el titular de la Direccin General competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, presidira la Comisin.
Lo cierto es que no parece adecuado que el perfil poltico de ambas Comisiones sea idntico.

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eficaz desarrollo de la colaboracin con las personas titulares de los archivos integrados en el Sistema, se asegurar la representacin adecuada de todos ellos en los
rganos ejecutivos, consultivos o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de
la presente Ley art. 5.4. Y la propia Ley 7/2011 define a este rgano como rgano
consultivo y de participacin. Por ello, la disposicin de desarrollo deber garantizar
una representacin de la Administracin del Estado (en tanto titular de archivos integrados en el Sistema), de las Administraciones Locales, de la Universidades pblicas
y las personas privadas integradas en el Sistema.
Modificaciones rganos colegiados
Comisin Andaluza de
Archivos y Patrimonio
Documental y Bibliogrfico

Comisin Andaluza de
Patrimonio Documental
y Bibliogrfico

Comisin de Coordinacin
del Sistema Andaluz de Archivos

Comisin del Sistema


Archivstico de Andaluca

Comisin Andaluza
Calificadora de Documentos
Administrativos

Comisin Andaluza de
Valoracin y Acceso a los
Documentos

3. Rgimen de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca.


A. Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivstico de
Andaluca.
Siguiendo el criterio ms extendido en la legislacin autonmica, la Ley
7/2011 establece un rgimen comn para todos los archivos integrados en el
Sistema Archivstico de Andaluca, con independencia de su titularidad188. Quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca
estn obligados a art. 36.1:
a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de
acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la presente Ley y en sus normas de desarrollo. Adems, en otro lugar la Ley establece que, para garantizar el
ejercicio del derecho de acceso, cada archivo facilitar instrumentos archivsticos de
188. De este criterio se separa la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, la cual establece nicamente obligaciones para los archivos pblicos, pues en el caso de los archivos privados, los requisitos
y los efectos de la pertenencia al Sistema Archivstico Valenciano se establecern por medio de la firma
de un convenio art. 8.4.

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informacin y descripcin y asesorar a las personas usuarias en la bsqueda de la


informacin contenida en el mismo art. 64.1189.
b) Velar por la adecuada instalacin y funcionamiento de los mismos, as como
por la dotacin de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.
Esta exigencia se desarrolla en los apartados siguientes art. 39.
c) Velar por el cumplimiento de los requisitos tcnicos que se establezcan en la
presente Ley y en las normas que la desarrollen, y en especial debern:
1. Aplicar las funciones de gestin documental, de acuerdo con lo previsto en
esta Ley y con las normas tcnicas bsicas que pueda fijar la Consejera190.
2. Aplicar a todos los documentos las normas de valoracin emanadas de la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos.
d) Garantizar la aplicacin de las normas de acceso a los lugares de consulta que
se establezcan como desarrollo de la presente Ley, as como la publicidad de las mismas191. Por tanto, a diferencia de otras leyes autonmicas, no fija la ley un horario
mnimo de apertura192. Y ciertamente parece una determinacin ms apropiada para
el desarrollo reglamentario de la ley193.
Por lo dems, la Ley 7/2011 art. 73.i) tipifica como infraccin leve el incumplimiento de las obligaciones de organizar, conservar, custodiar y servir los documentos, de las normas de valoracin de los documentos o de las reguladoras del acceso a
los lugares de consulta previstas en los apartados 1.a), 1.c).2 y 1.d) del artculo 36.
B. El personal de los archivos.
En este apartado interesan tres cuestiones: la suficiencia cuantitativa del personal,
su formacin y competencia profesional y las condiciones de empleo. Respecto a
las dos primeras cuestiones, la Ley 3/1984 dispuso que los Archivos de uso pblico
estarn atendidos por personal suficiente y con la cualificacin y el nivel que exijan
las diversas funciones, de acuerdo con la reglamentacin que se establezca art. 32,
189. As, Ley Foral de Navarra 12/2007 art. 12.
190. Debe recordarse que corresponde a la Consejera competente en la materia la elaboracin y, en su
caso, aprobacin de las normas tcnicas y procedimientos para la gestin documental art. 36.2.a).
191. El Decreto 97/2000, de 6 marzo, establece que el horario de acceso a los archivos integrados en
el Sistema Andaluz de Archivos estar regulado por los rganos competentes y se har pblico.
192. La Ley de Catalua 10/2001 art. 21.1 y la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 8 establecen que el horario de apertura al pblico que tendr que ser de un mnimo de 10 horas semanales.
193. El Decreto 97/2000 art. 95.3 establece un horario semanal mnimo de quince horas archivos
integrados en el Sistema Andaluz de Archivos.

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reglamentacin que nunca ha llegado de aprobarse. En efecto, el Decreto 97/2000


se limit a declarar que los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
debern estar atendidos, al menos, por un archivero o una archivera con formacin
profesional especfica a efectos del cumplimiento de las funciones establecidas en el
presente Reglamento art. 123.1, pero sin determinar cul deba ser esa formacin
profesional especfica. Y lo cierto es que disposiciones similares se contienen en las
normas de otras Comunidades Autnomas194.
As, el diagnstico de la situacin que reconoce la propia Administracin autonmica en el Plan Estratgico de Cultura de Andaluca (PECA 20072011) es el
siguiente: No siempre se encuentra personal especializado al frente de los archivos,
situacin que generaliza en el mbito de la administracin local, no as en el de la
administracin de la Junta de Andaluca. () Pese a la existencia de disposiciones
reglamentarias, la realidad nos hace palpable la carencia sustancial de personal en los
archivos de titularidad y/o gestin autonmica195.
Sin embargo, las determinaciones de la Ley 7/2011 en este punto son claramente decepcionantes, pues se limita a art. 39.1 prever que Reglamentariamente se
establecern la cualificacin y el nivel tcnico necesarios del personal tcnico con
funciones archivsticas que preste servicio en los archivos del Sistema Archivstico de
Andaluca para la gestin, la proteccin, el acceso y el servicio de los documentos de
194. Ley de Cantabria 3/2002, de 28 de junio, de Archivo: Igualmente debern contar (los centros
de archivo pertenecientes al Sistema de Archivos) con personal con la capacitacin adecuada a las caractersticas del Centro y funciones que tenga encomendadas art. 20.2. Ley de Castilla La Mancha
19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos: En cada dependencia de archivo central, intermedio
e histrico integrada en el sistema de archivos de Castilla-La Mancha deber haber un archivero con la
titulacin adecuada. Las dependencias de los archivos de oficina podrn estar atendidas por personal administrativo y auxiliar art. 7.2. Decreto 174/2003, de 22 de julio, de Organizacin y funcionamiento del sistema de archivos de la Administracin pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi: Los
centros del Sistema estarn dotados del personal necesario y con la cualificacin profesional adecuada a
sus respectivas funciones de: direccin, tcnicas, auxiliares, administrativas y subalternas art. 31.1.
Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de Archivos: Todos los archivos centrales,
intermedios e histricos del Sistema Archivstico Valenciano estarn dotados del personal archivero
suficiente y con la cualificacin profesional adecuada, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno
necesario. Las dependencias de los archivos de gestin estarn atendidas por el personal administrativo
y auxiliar correspondiente bajo la direccin y supervisin del archivero o archivera art. 24. Vase, S.
FERNNDEZ RAMOS, La archivstica: una ciencia sin profesin titulada?, Revista dArxius, , n 7,
Competnces profesionals, 2008, pp. 989.
195. Tambin se seala en el Plan Estratgico de Cultura de Andaluca (20072011): Es por ello que
se debe hacer frente a la demanda de formacin efectuada por mbitos ajenos a la administracin de la
Junta de Andaluca, ya que la excesiva formalizacin y el enfoque meritocrtico del sistema de cursos
actual impide la asistencia de muchos de estos profesionales. Lo cierto es que la situacin de falta de
personal de algunos archivos histricos provinciales es verdaderamente dramtica.

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titularidad pblica y del Patrimonio Documental de Andaluca. Lo cierto es que el


anteproyecto de ley era mucho ms avanzado, pues declaraba que la direccin o responsabilidad de los archivos centrales, intermedios e histricos pblicos del Sistema,
deba recaer en personas con ttulo de grado universitario y formacin archivstica
acreditada196. Y debe sealarse que preceptos similares a los previstos en el anteproyecto se encuentran en otras Leyes autonmicas197.
Ahora bien, si la Ley quiso renunciar a establecer determinaciones ms precisas
en relacin con los archivos del conjunto del Sistema Archivstico de Andaluca, aun
cuando como se ha dicho otras leyes autonmicas no han tenido dicha prevencin,
bien pudo, al menos, pronunciarse sobre el personal de los archivos de la Junta de Andaluca, mbito ste en el cual la competencia exclusiva autonmica es indiscutible198.
De otro lado, respecto a las condiciones de empleo, el propio Plan Estratgico
de Cultura de Andaluca 20072011 declar lo siguiente: A la carencia de personal
que sufren estas unidades se suman unas condiciones laborales que podran motivar
la huida masiva de profesionales especializados, situacin que se agrava en aquellos
archivos que dependen de otras administraciones e incluso en aquellos otros que
sin ser administracin se encuentran integrados en el sistema. Por su parte, la Ley
7/2011 omite cualquier determinacin al respecto199.
196. Incluso se contemplaba que en los temarios que hayan de regir las pruebas selectivas convocadas
por organismos cuyos archivos estn integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca, se incluyeran
aquellas materias bsicas que se determinen por la Consejera competente en materia de documentos,
archivos y patrimonio documental art. 38.3.
197. Ley de la Comunidad Autnoma de Catalua 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos: Han de regularse por reglamento las titulaciones y la formacin que debe tener el personal tcnico
de los archivos y las condiciones que este personal ha de cumplir. En cualquier caso, la direccin de los
archivos ha de ser ejercida por personas con titulacin universitaria superior art. 22. Y este criterio es
seguido de cerca por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, al ordenar los requisitos profesionales relativos a los archivos integrantes del Sistema Archivstico de Navarra art. 13:
Las titulaciones, la formacin y el perfil profesional que deber tener el personal tcnico al servicio de
los archivos se establecern oportunamente. Los responsables de los centros de archivo integrados en el
Sistema Archivstico de Navarra debern contar con titulacin superior.
198. En las Conclusiones de las Primeras Jornadas Archivsticas Andaluzas La Gestin Archivstica y
la Gestin Documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: Organizacin, Modelos
y Tendencias, Sevilla, 2930 de Octubre de 2007, se dir: Es necesaria la creacin de cuerpos de
archiveros propios de las Administraciones Autonmicas, que confieran identidad profesional a sus
miembros y coherencia laboral a su actividad pblica.
199. Y lo cierto es que en la generalidad de las Administraciones pblicas los puestos de trabajo de
gestin de los archivos padecen una psima valoracin (limitacin en la asignacin del nivel de complemento de destino, exclusin de la aplicacin de determinados factores del complemento especfico), lo
cual determina, a la larga, una huida de los profesionales hacia otros mbitos funcionales de la Admi-

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C. Infraestructuras.
La Ley 7/2011 art. 39.1 establece que reglamentariamente se establecern las
condiciones sobre infraestructuras, instalaciones y equipamientos necesarios para la
seguridad y la conservacin de los documentos custodiados en dichos archivos, todo
ello sin perjuicio de las normas que dicte el Estado en el ejercicio de sus competencias200. La Consejera facilitar recomendaciones tcnicas para la construccin, reforma o adaptacin de los edificios en los que se ubiquen documentos de titularidad
pblica. Adems, reproduciendo un precepto ya contenido en la Ley 3/1984 art.
20.2 y en la LPHE art. 64, la Ley 7/2011 art. 39.3 declara de utilidad pblica
a los efectos de expropiacin forzosa los edificios y terrenos en los que vayan a ser
instaladas dependencias de archivos de titularidad de la Junta de Andaluca201.
Sin embargo, se echa en falta un precepto previsto en el Anteproyecto de Ley y
comn en otras leyes autonmicas, segn el cual en la construccin o reforma de
cualquier edificio como sede administrativa de un organismo pblico deba preverse
el espacio necesario y adecuado para la instalacin del archivo correspondiente202.
nistracin mejor retribuidos, con la consiguiente inestabilidad de las plazas de archiveros, amn de la
prdida de valiosos profesionales, en la medida en que lo permite el sistema de reas funcionales. As,
en las tantas veces citadas Conclusiones de las Primeras Jornadas Archivsticas Andaluzas La Gestin Archivstica y la Gestin Documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: Organizacin,
Modelos y Tendencias, Sevilla, 29-30 de Octubre de 2007, se dir: Es necesaria la dignificacin del
papel del archivero como profesional de la Administracin Pblica, y como gestor de la informacin
administrativa y del Patrimonio Documental. Ello supone la debida consideracin administrativa y
laboral, con plazas acordes a su especializacin profesional, y en igualdad de condiciones administrativas
y retributivas a otros cuerpos especiales de las Administracin.
200.El Decreto 97/2000, de 6 marzo, establece que la Consejera de Cultura, dentro del marco
de sus competencias y con el fin de garantizar la conservacin del Patrimonio Documental Andaluz,
aprobar por orden las normas de carcter tcnico-archivstico sobre los edificios, locales, instalaciones
y equipamiento que debern establecerse en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos art. 117.1,
disposicin que no lleg a aprobarse. Otra cuestin es la accesibilidad de los archivos, no ya administrativos sino histricos. As, el Consejero de Cultura reconoci recientemente (25 de enero de 2011) que
el Archivo Histrico Provincial de Cdiz slo tiene una adaptacin parcial de sus instalaciones para
facilitar el acceso de personas con problemas de movilidad o con movilidad reducida. Las caractersticas
histricas del edificio han dificultado, hasta la fecha, la instalacin de las mismas. BOPA 609, 1 de
febrero de 2011, p. 5.
201. Lo cierto es que la LPHE art. 64 va ms all, al aadir que esta declaracin de utilidad pblica
se extender a los edificios y terrenos contiguos a los archivos cuando as lo requieran razones de seguridad o sea necesaria para la adecuada conservacin de los inmuebles o de los bienes que contengan. En
este sentido, Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 22
202. As, Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 22, la cual establece que es preceptivo que
el proyecto de construccin o reforma de cada edificio sea informado favorablemente por el rgano
directivo del sistema archivstico valenciano.

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Por lo dems, la Ley art. 34.2 establece que los inmuebles de titularidad de la
Comunidad Autnoma destinados a la instalacin de archivos para la conservacin
definitiva de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca tendrn la proteccin que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histrico de Andaluca, establece para los bienes de inters cultural, de acuerdo con lo
dispuesto en su artculo 75203.
D. Derechos de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca.
La Ley 7/2011 art. 36.2 establece que las personas titulares de los archivos a
los que se refiere este artculo podrn establecer normas para el funcionamiento
de los mismos, que debern ser remitidas a la Consejera para su conocimiento. Ya
la Ley 3/1984 dispuso que los titulares de los Archivos de uso pblico podran establecer normas internas para el funcionamiento de los mismos, que seran sometidas
para su aprobacin a la Consejera de Cultura, previo informe del Consejo Andaluz
de Archivos disposicin final segunda. De este modo, la novedad estriba en la
supresin de la aprobacin de tales normas por la Administracin autonmica. Y
ciertamente en el caso de archivos de las entidades locales, tal aprobacin habra
sido frontalmente contraria a la Ley 5/2010 de Autonoma Local de Andaluca.
Ahora bien, el legislador no ha tipificado como infraccin el incumplimiento de
esta comunicacin, lo cual deja sin efectos jurdicos el incumplimiento de la norma.
Pero, sobre todo, dado que se trata de archivos integrados en el Sistema, y que por
tanto han de permitir el acceso a su documentacin por parte del pblico art.
66.1 Ley, debera haberse establecido con carcter obligatorio la aprobacin de las
normas de funcionamiento, fundamentales para hacer efectivos los derechos de los
usuarios, tal como se establece en otros mbitos o sectores204.
De otro lado, la Ley 7/2011 art. 37.2 establece que los criterios de valoracin
que se establezcan en las bases reguladoras de las subvenciones y ayudas que conceda
la Junta de Andaluca para el apoyo tcnico y econmico a los archivos primarn que

203. Lo cierto es que el artculo 75.3 de la Ley 14/2007 establece que gozarn de la proteccin que
la presente ley establece para los bienes de inters cultural los inmuebles de titularidad de la comunidad
autnoma destinados a la instalacin de archivos (bibliotecas, centros de documentacin, museos y
espacios culturales, as como los bienes muebles integrantes del patrimonio histrico andaluz en ellos
custodiados). Es decir, la Ley 14/2007 no limita esta declaracin a los archivos histricos, como s hace
la Ley 7/2011. Por lo dems, debe recordarse que la LPHE art. 60.1 estableci que quedarn sometidos al rgimen que la presente Ley establece para los bienes de inters cultural los inmuebles destinados
a la instalacin de archivos (bibliotecas y museos) de titularidad estatal, as como los bienes muebles
integrantes del Patrimonio Histrico Espaol en ellos custodiados.
204. En este sentido se pronunci la Asociacin Andaluza de Archiveros.

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se trate de archivos integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca205. Es decir,


ni siquiera se exige la integracin en el Sistema como presupuesto para poder recibir
subvenciones, pues, de hecho, la Ley permite expresamente a la consejera establecer
medidas de fomento y de apoyo tcnico y econmico, a las que podrn acceder las
personas titulares de los archivos ubicados en Andaluca art. 37.1206.
De este modo, puede sealarse que la Ley 7/2011 no acierta a reflejar las ventajas
de una integracin voluntaria en el Sistema por parte de los archivos privados. As,
otras leyes autonmicas prevn determinados beneficios para los archivos integrados
en el correspondiente Sistema Archivstico, como son el asesoramiento cientfico y
tcnico que presten los rganos del Sistema; la participacin en programas de formacin y mejora de la cualificacin profesional del personal del archivo; o la colaboracin econmica para la mejora y funcionamiento de los archivos207.
E. Contratacin de servicios externos.
Evidentemente, la Ley 3/1984 no pudo prever la importancia prctica que, por
motivos que sera largo detallar ahora, ha adquirido el fenmeno de la externalizacin de los servicios de archivo en las Administraciones pblicas espaolas208. Sin

205. De modo similar, Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 40.3 establece que los archivos privados que se integren en el Sistema Archivstico Valenciano disfrutarn de prioridad para la
obtencin de ayudas y subvenciones de la Generalitat respecto a otros archivos privados. En idntico
sentido, Ley 19/2002, de 24 de octubre, de los Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha art. 11.2;
Ley de Cantabria 3/2002 art. 18.3.
206. Lo cierto es que otras leyes autonmicas reconocen tambin esta posibilidad. As, la Ley 12/2007
Foral de Navarra establece que aquellos que no estn integrados en el Sistema podrn acogerse a los
beneficios y ayudas que las Administraciones Pblicas determinen en relacin con la conservacin y el
fomento del Patrimonio Documental de Navarra art. 5. En la actualidad, Orden de 25 de mayo de
2006, por la que se aprueban las bases reguladoras para la concesin de subvenciones a los titulares de
archivos privados de uso pblico de la Comunidad Autnoma de Andaluca para proyectos archivsticos
de conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental Andaluz, permite que pueda ser
beneficiaria de estas ayudas cualquier persona o entidad privada sin nimo de lucro titular de un archivo
de uso pblico art. 4.1.
207. Ley de Extremadura 2/2007 art. 51; Ley Foral 12/2007 de Navarra art. 11.
208. Las causas de este fenmeno obedecen principalmente a las circunstancias crnicas de falta de
medios personales cualificados y auxiliares y materiales de todo tipo, agravada por ingente acumulacin de documentos producida desde Vase Vid. A. TORREBLANCA LPEZ, Externalizacin y
privatizacin en los archivos de la Administracin General del Estado, y S. FERNNDEZ RAMOS,
La privatizacin de la gestin de los archivos pblicos: aspectos legales, ambos en Boletn ANABAD,
LI, 2001. Una crtica a las razones de ahorro de costes que se enuncian para justificar estas practicas, en
F.J. SANCHS MORENO R. ANTEQUERA BORRED, El archivo en la organizacin administrativa, Revista dArxius. Informaci i arxiu a ladministraci pblica, n 1 (2002), p. 110-111.

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embargo, algunas Leyes autonmicas de segunda generacin s han contemplado


estas prcticas estableciendo algunas cautelas razonables.
E, inspirndose en estas normas autonmicas, el Anteproyecto de Ley estableca
que la contratacin de servicios externos relacionados con la custodia y la gestin de
documentos pblicos para cualquier archivo integrante del Sistema Archivstico de
Andaluca tendra carcter excepcional y limitado en el tiempo209. Dichas contrataciones en ningn caso deban suponer una transmisin del ejercicio de potestades
pblicas210, debiendo mantener el organismo pblico titular de los documentos la
direccin y supervisin tcnica de las actuaciones contratadas211. Para la contratacin de servicios externalizados de archivo en el mbito de los archivos de titularidad autonmica se requera el informe vinculante del rgano de direccin y coordinacin del Sistema Archivstico de Andaluca sobre los pliegos de prescripciones
tcnicas212. Adems, se estableca que la direccin de cada archivo central, de cada
archivo provincial intermedio y de cada archivo histrico provincial corresponder
a personal archivero perteneciente a la Administracin de la Junta de Andaluca,
como lmite indirecto a la externalizacin. Sin embargo, lamentablemente, estos

209. Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de Archivos art. 20.1: La contratacin de la gestin, conservacin y custodia externa de cualquier archivo pblico integrante del Sistema
Archivstico Valenciano slo tendr carcter excepcional en casos de urgencia.
210. Ley de Castilla La Mancha 19/2002 de Archivos Pblicos art. 9; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de Archivos art. 20.1. Lo cierto es que la transferencia del ejercicio de
potestades pblicas est estrictamente prohibida por la Ley de Contratos del Sector Pblico.
211. Ley de Catalua 10/2001 de Archivos y Documentos art. 8; Ley de Castilla La Mancha
19/2002 de Archivos Pblicos art. 9; Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de
Archivos art. 20.1; Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes
Balears art. 12; Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.
212. Ley de Castilla La Mancha 19/2002 de Archivos Pblicos art. 9: La contratacin de la gestin,
conservacin y custodia de cualquier archivo pblico integrante del Sistema de Archivos de Castilla-La
Mancha exigir informe previo del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha. Ley de la Comunidad
Valenciana 3/2005, de 15 de junio, de Archivos art. 20.1: La contratacin de la gestin, conservacin y custodia externa de cualquier archivo pblico integrante del Sistema Archivstico Valenciano
exigir el informe previo del pliego de prescripciones tcnicas por parte del centro directivo competente
en materia de archivo. Adems, el Anteproyecto de Ley contena otras determinaciones: En ningn
caso la contratacin de servicios externos de custodia y gestin de documentos dificultar el derecho de
acceso de los ciudadanos a esos documentos. Todos los ficheros y documentos generados resultado de
los trabajos realizados por el adjudicatario sern propiedad de la Comunidad Autnoma de Andaluca.
El adjudicatario no podr hacer ningn uso de los mismos salvo que cuente con autorizacin expresa y
por escrito de la Junta de Andaluca y en los trminos que en sta se indiquen.

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preceptos desaparecieron del texto del Proyecto de Ley. No parece que ignorar una
realidad tan notoria sea la mejor poltica para afrontarla213.
F. Archivos de oficina.
Como el resto de las leyes de su poca, la Ley 3/1984 no mencion a los archivos
de oficina, que s fueron mencionados, pero no ordenados, en el Decreto 97/2000
art. 23.1. Por su parte, la Ley 7/2011 entiende por archivo de oficina el conjunto
orgnico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por
una unidad administrativa arts. 2.g) y 38.1214. Es decir, de las dos acepciones del
concepto de archivo, responderan a la primera acepcin215. Esta nocin de archivo
de oficina es ciertamente pragmtica, pero presenta el problema de su difcil delimitacin. De hecho, la propia Ley parece ser consciente de esta indeterminacin, pues
al definir a los archivos centrales, indica que reciben las transferencias de los archivos
de oficina o de las unidades productoras art. 2.h).
En todo caso, la Ley art. 38.2 obliga a las personas responsables de las unidades administrativas a velar por que sus respectivos archivos de oficina custodien
y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitacin, hasta su
transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por
la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al
ao de finalizado el correspondiente procedimiento. De nuevo, la Ley viene a asumir
en esta precepto el criterio del Decreto 97/2000, el cual estableci que, en el mbito
de la Administracin de la Junta de Andaluca y a efecto de series documentales
que no cuenten con tablas de valoracin, las transferencias del archivo de oficina al
central se llevarn a cabo al ao de haber finalizado su trmite administrativo art.
53.a) 216.

213. Esther Cruces, en su comparencia en el Parlamento Andaluz durante la tramitacin de la Ley,


se lament pblicamente de la desaparicin de este precepto. DSPA Comisiones nm. 532, 8 de septiembre de 2011, p. 19.
214. La exposicin de motivos de la Ley se refiere a la conceptualizacin del archivo de oficina como
el ncleo en el que se origina el ciclo vital de los documentos y la cadena de custodia.
215. La Ley arts. 2.d) y 33 entiende por archivo el conjunto orgnico de documentos producidos
o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas.
Pero entiende tambin por archivo aquella unidad administrativa o institucin que custodia, conserva,
organiza y difunde los documentos, incluidos los electrnicos, en cualquier etapa de su produccin o
tratamiento, para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
216. En cambio, en otras normas autonmicas se admiten plazos de permanencia ms dilatados. la
Ley de Extremadura 2/2007 art. 41 establece que la permanencia en el archivo de gestin no ser
superior a 5 aos contados a partir de la fecha de finalizacin del procedimiento, salvo excepciones
debidamente razonadas. De modo similar, Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 46.1.

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Adems, la Ley art. 38.3 establece que los archivos de oficina se organizarn
de acuerdo con las directrices tcnicas del correspondiente archivo receptor de sus
documentos, esto es, en el caso de los archivos de la Junta de Andaluca al archivo
central que corresponda, lo cual supone atribuir a los archivos centrales una funcin
de coordinacin tcnica muy necesaria217. Ahora bien, tal vez estas ltimas precisiones deberan haberse incluido exclusivamente en relacin con los archivos de la
Junta de Andaluca, pues es evidente que no son vlidas para los archivos privados
e, incluso, para los archivos de las entidades locales y de las universidades pblicas la
propia Ley 7/2011 reconoce su autonoma para establecer su propia red de archivos
arts. 49.2 y 50218.
4. Archivos de la Junta de Andaluca.
A. Clasificacin de los archivos
La Ley 7/2011 art. 40 establece que los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca se clasifican en razn de su titularidad y gestin en:
a) Archivos de la Junta de Andaluca. Aqu se incluyen tanto los archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca, como los archivos de titularidad estatal
y gestin de la Junta de Andaluca art. 41. En nuestra opinin, es algo confuso
denominar a estos ltimos archivos de la Junta de Andaluca art. 41, pues parecera que son de titularidad autonmica. Habra sido ms correcto declarar que estos
archivos de titularidad estatal y gestin de la Junta de Andaluca forman parte del
subsistema archivstico de la Junta de Andaluca, tal como hacen otras leyes autonmicas219. De otro lado, no est clara la aplicacin de la Ley a los archivos sanitarios,
pues aunque no estn expresamente excluidos220, la disposicin adicional dcima
parece cumplir esa funcin de modo tcito221.
217. En este sentido, ya el Decreto 97/2000 dispuso que corresponde a los Archivos Centrales la
direccin cientfica y tcnica de los archivos a su cargo art. 23.3.
218. En este sentido, la Ley de Extremadura 2/2007 art. 31 ordena los archivos de gestin o de
oficina respecto a los llamados Centros de la Junta de Extremadura.
219. Por ejemplo, Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes
Balears art. 33.
220. El Decreto 97/2000 s excluy expresamente su aplicacin a los archivos sanitarios disposicin
adicional segunda.
221. La disposicin declara que en los centros del sistema sanitario pblico de Andaluca existir
un archivo, que contendr toda la documentacin relacionada con el funcionamiento de los mismos,
con excepcin de todos aquellos documentos que estn vinculados a la historia clnica de las personas
usuarias. Pues bien, salvo que tales archivos puedan calificarse de archivos de oficina (lo cual parece
muy forzado), habr que concluir que estn fuera del sistema archivstico, lo cual sera ciertamente
sorprendente, dado el volumen y relevancia de la documentacin involucrada. Por ello, y a falta de

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b) Archivos de las entidades locales de Andaluca.


c) Archivos de las universidades pblicas de Andaluca.
d) Archivos de titularidad y gestin distintas a las contempladas en los apartados
anteriores integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca.
Con todo, la principal duda que plantea este precepto es si los archivos de oficina
son o no archivos del Sistema Archivstico de Andaluca, dado que este precepto no
los menciona. Parece que el artculo 41 nicamente se refiere a los archivos en su
acepcin institucional del artculo 33.2 de la Ley. Asimismo, la Ley 7/2011 no ha
previsto regla alguna para la creacin de nuevos archivos de titularidad autonmica,
cuando la prctica ha demostrado que en ocasiones se crean archivos al margen de los
rganos del sistema222. Por ello, habra sido interesante exigir un Decreto del Consejo
de Gobierno, y el informe de la Consejera competente en materia de archivos, salvo
naturalmente que sta formule la propuesta.
B. El Archivo del Parlamento de Andaluca y los archivos de las instituciones de autogobierno.
Aunque la Ley 3/1984 no contena especificacin alguna, puesto que se limit a prever la creacin del Archivo General de Andaluca art. 13.1, el Decreto
323/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca
(en adelante AGA), ya estableci que corresponde al AGA recoger la documentacin
sin vigencia administrativa producida y recibida por el Parlamento de Andaluca y el
Defensor del Pueblo Andaluz, que podr serle remitida por los mismos art. 1.2,
competencia que sera confirmada por el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que
se aprueba el vigente Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos art. 23.2. Y,
en este sentido, el Proyecto de Ley presentado para su tramitacin parlamentaria estableca que el AGA es el archivo histrico, entre otras instituciones, del Parlamento
de Andaluca.

una exclusin clara por parte del legislador, parece preferible entender que tales archivos, en la medida
en que contienen documentacin de titularidad pblica en poder de rganos o entidades integradas o
dependientes de la Administracin de la Junta de Andaluca, forman parte de dicho sistema. Otra cosa
ser el alcance de las competencias de coordinacin de la Consejera competente en materia de archivos,
pero esa es ya una cuestin orgnica.
222. As, p. ej., por Orden de la Consejera de Justicia y Administracin Pblica de 26 de diciembre
de 2000, por la que se regulan los expedientes personales correspondientes al personal al servicio de la
Junta de Andaluca, se estableci que los rganos competentes de personal deban revisar los expedientes
personales existentes, manteniendo durante un ao en sus archivos los de aqullos que hayan producido
baja definitiva, trasladndolos posteriormente al Archivo de la Funcin Pblica, cuyos responsables, de
conformidad con las disposiciones en la materia, lo remitirn al Archivo Central de la Consejera.

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Sin embargo, la Mesa de la Diputacin Permanente del Parlamento de Andaluca


haba adoptado el 9 de julio de 2009 el Acuerdo siguiente: considerar necesario
el reconocimiento legal del carcter de archivo histrico en materia parlamentaria
para el archivo del Parlamento de Andaluca, manifestndose, sin embargo, a favor
de que la documentacin producida y recibida por el Parlamento de Andaluca en
el ejercicio de sus funciones no sea transferida a ningn rgano dependiente de otra
administracin; todo ello sin menoscabo de la necesaria colaboracin con otras administraciones en los procesos tcnicos documentales que sean compatibles con la
propia naturaleza de la institucin.
A partir de este acuerdo, en el trmite parlamentario del Informe de la Ponencia
se introdujeron varias enmiendas en el texto orientadas a independizar el archivo del
Parlamento del AGA, para ello se obliga a la Ley art. 41 a diferenciar dentro de los
archivos de la Junta de Andaluca, de un lado, al Archivo del Parlamento de Andaluca, y de otro, los Archivos de titularidad y gestin de la Junta de Andaluca (como
si el Archivo del Parlamento de Andaluca no fuese tambin un archivo de titularidad
y gestin de la Junta de Andaluca)223. Lo cierto es que en algunas Comunidades
Autnomas (como Castilla-La Mancha)224 se ha consagrado una separacin del llamado subsistema archivstico del Parlamento autonmico del resto del subsistema
Archivstico de la Administracin de la comunidad autnoma en el que se encuadra
el archivo general, e incluso se integran en el primero los archivos de las instituciones
dependientes del Parlamento como el Defensor del Pueblo y la Cmara de Cuentas
(caso de Baleares)225.
Ahora bien, al desaparecer el archivo del Parlamento de Andaluca del artculo 42
referido tambin a las instituciones de autogobierno, se da la circunstancia de que el
Archivo del Parlamento se ha quedado sin regulacin en el articulado. De la Ley lo
nico que se puede afirmar, debido a su omisin de los artculos 42 y 45, es que el
archivo del Parlamento no tiene que transferir sus fondos al AGA.
Lo que s se ha incluido es una disposicin adicional (primera, Garanta de la
autonoma parlamentaria), segn la cual el Parlamento de Andaluca ejercer respecto
a su archivo, dado su carcter de archivo histrico en materia parlamentaria, todas
223. Segn el artculo 99 del Estatuto de Autonoma, la Junta de Andaluca est integrada por el Parlamento de Andaluca, la Presidencia de la Junta y el Consejo de Gobierno. Forman parte tambin de la
organizacin de la Junta de Andaluca las instituciones y rganos regulados en el Captulo VI.
224. La Ley 19/2002 de Castilla- La Mancha, establece que las Cortes de CastillaLa Mancha podrn
depositar en el Archivo de Castilla-La Mancha, por motivos de racionalizacin financiera y eficacia
administrativa, y previo informe del Consejo de Archivos de CastillaLa Mancha, la documentacin de
ms de quince aos art. 26.3.
225. Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears art. 39.

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las competencias normativas precisas para la gestin de sus fondos documentales de


acuerdo con la autonoma que le garantiza el artculo 102 del Estatuto de Autonoma
para Andaluca. Sin embargo, habra sido conveniente dedicar algn precepto en el
que se explicitara que forman parte del archivo del Parlamento de Andaluca, no slo
los fondos documentales generados por la institucin (Pleno, Comisiones y Diputacin Permanente) y sus rganos de gobierno (Mesas) y servicios administrativos,
sino tambin los generados por los Grupos Parlamentarios, que funcionan con una
amplia autonoma226.
Por lo dems, siguiendo la sistemtica del nuevo Estatuto de Autonoma, el cual
dedica dentro del Ttulo IV relativo a la Organizacin institucional de la Comunidad Autnoma, un Captulo VI referente a Otras instituciones de autogobierno
en el que se relacionan unas instituciones, rganos y entidades que tienen en comn
su falta de dependencia del Gobierno y Administracin (Defensor del Pueblo Andaluz, Consejo Consultivo de Andaluca, Cmara de Cuentas, Consejo Audiovisual
y Consejo Econmico y Social de Andaluca), la Ley 7/2011 art. 42 establece que
en todas estas instituciones existir un archivo, el cual transferir sus documentos al
AGA arts. 42 y 45227.
C. Archivos centrales de la organizacin central de la Administracin General JA.
Aun cuando la Ley 7/2011 habla de modo genrico de archivos centrales, pueden diferenciarse tres clases de archivos centrales de la Administracin de la Junta
de Andaluca. Aqu nos referimos a los archivos centrales de la organizacin central
de la Administracin General Junta de Andaluca228. Pues bien, la Ley 3/1984, de
9 de enero, de Archivos de Andaluca, no contempl expresamente a los archivos
centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca. Fue el Decreto 323/1987,
de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca, la norma
que contiene la primera previsin expresa de tales archivos centrales: En todas las
Consejeras de la Junta de Andaluca existir un archivo central que depender funcionalmente de la Consejera de Cultura, en los trminos que reglamentariamente
226. En este sentido, Ley 19/2002 de Castilla-La Mancha art. 26.1, Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears art. 39.1.
227. Puede anotarse que en otras Leyes autonmicas las instituciones vinculadas al Parlamento (defensor del pueblo y cmara o tribunal de cuentas) forman parte del subsistema archivstico del Parlamento autonmico. Ley 19/2002 de Castilla-La Mancha art. 26.1, Ley 15/2006, del 17 de octubre,
de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears art. 39.1.
228. La terminologa Administracin General de la Junta de Andaluca no fue acogida en la Ley
9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca, pero s ha tenido carta de
naturaleza en la Ley 1/2011, de 17 de Febrero, de Reordenacin del Sector Pblico de Andaluca (disposicin adicional cuarta).

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se determine, existiendo un Director al frente de cada uno de ellos art. 5. Y lo


cierto es que para evitar que el Archivo General de Andaluca se colapsara antes de
empezar a funcionar era fundamental la creacin de dichos archivos centrales229. As,
por Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, se establece el funcionamiento de los
archivos centrales de las consejeras, organismos autnomos y empresas de la Junta
de Andaluca y su coordinacin con el Archivo General de Andaluca230. Adems,
el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que se aprueba el vigente Reglamento del
Sistema Andaluz de Archivos, relaciona entre los archivos de titularidad autonmica,
a los Archivos Centrales de las Consejeras, de sus organismos autnomos y empresas
pblicas y de los rganos que de ellos dependan art. 17.b)231.
Por su parte, la Ley 7/2011 art. 43.2 confirma las normas anteriores, al establecer que en cada Consejera de la Administracin de la Junta de Andaluca, existir
un archivo central. Estos archivos transferirn sus documentos al Archivo General
de Andaluca. De este modo, la Ley mantiene el sistema establecido por los Decretos
323/1987 y 233/1989. Ahora bien, hay un aspecto de estas normas que en la prctica
no ha funcionado adecuadamente y que la Ley no ha tocado. Me refiero al criterio de
la doble dependencia orgnica (del Departamento correspondiente) y funcional (del
Archivo General de Andaluca)232.
229. El precepto aada: Anualmente, en los plazos, formas y contenidos que se determinen, las
dependencias de la Administracin Autonmica, a excepcin de los Servicios Perifricos, remitirn la
documentacin que corresponda al archivo central de cada Consejera, de donde se regular la transferencia peridica al Archivo General de Andaluca.
230. El Decreto 323/1987 de creacin del Archivo General de Andaluca dispuso que el Consejo de
Gobierno deba proceder en el plazo de seis meses, despus de la entrada en vigor de dicha disposicin,
a la ordenacin de los archivos centrales (disposicin adicional primera), plazo que se incumpli ampliamente.
231. Asimismo, el Decreto 97/2000 confirma las determinaciones de las normas precedentes, al establecer art. 23.1 en los Servicios Centrales de la Administracin de la Junta de Andaluca, de sus
organismos autnomos y empresas pblicas, y rganos que de ellos dependan, los archivos forman la
siguiente red a efectos de permitir la sucesiva circulacin, tratamiento y servicio de los documentos:
a) Los archivos de oficina. b) Los Archivos Centrales de dichas instituciones. c) El Archivo General de Andaluca. Otra cosa fue su efectiva creacin.
232. El Decreto 233/1989 art. 2 dispuso los siguiente: Los archivos centrales estarn adscritos a la
Secretara General Tcnica u rgano equivalente de los Organismos Autnomos y Empresas de la Junta
de Andaluca dependiendo funcionalmente, a travs del Archivo General de Andaluca, de la Consejera
de Cultura, que tendr las competencias establecidas en el presente Decreto y en sus normas de desarrollo. Pero, como ha sealado una voz tan autorizada como A. HEREDIA HERRERA, op. cit., 106, este
criterio de doble dependencia ha afectado negativamente a la gestin documental, pues ni los Departamentos han provisto de medios a sus archivo centrales, ni la Consejera de Cultura se ha preocupado de
los mismos. Igualmente, L. MARTINEZ GARCIA, El sistema espaol de archivos en la Constitucin:
la confrontacin entre teora y realidad, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn 1999,

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D. Archivos centrales de las entidades instrumentales.


Como ya se deduca de la propia denominacin del Decreto 233/1989, ste no
se limit a cumplir la previsin del Decreto 323/1987, sino que extendi la creacin
de los archivos centrales a organismos autnomos y empresas de la Junta de Andaluca233. En tal sentido, el Decreto 233/1989 estableci: Cada Consejera, Organismo
Autnomo y Empresa de la Junta de Andaluca ha de tener un archivo central que
cuidar y conservar los documentos desde su creacin hasta su eliminacin o transferencia al Archivo General de Andaluca, ejerciendo, en los lmites de su competencia las actividades archivsticas necesarias a tal fin art. 1234.
Sin embargo, as como la creacin de los archivos centrales de las Consejeras es
desde hace tiempo una realidad, no ha sucedido as en relacin con los archivos de
todas las entidades instrumentales del sector pblico andaluz. As, una dcada despus, el Plan General de Bienes Culturales de 2000 todava se vio obligado a incluir
entre sus objetivos el de completar la red de archivos de servicios centrales235.
34, p. 124, seal que esta dependencia funcional es meramente terica. Lo cierto es que, como reza
el viejo adagio castellano, lo que es del comn, no es de ningn.
233. Como sealara la exposicin de motivos del Decreto 233/1989: El importante volumen de
documentacin generado por los Organismos Autnomos y Empresas de la Junta de Andaluca, a que
se refieren los artculos 4 y 6 de la Ley General 5/1983, de la Hacienda Pblica de la Comunidad Autnoma, aconseja extender a dichos organismos la existencia de su correspondiente archivo central.
234. Debe sealarse que la calificacin de estos archivos como centrales no es seguida en todas las Comunidades Autonmicas. As, por ejemplo, el Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el que se regula los
archivos de la Administracin de la Comunidad Autnoma de las Illes Balears y de las entidades que integran su sector pblico instrumental, establece que los archivos de los organismos autnomos y empresas
pblicas con vinculacin o adscritas a las consejeras de la Administracin de la Comunidad Autnoma de
los Illes Balears, as como los archivos de las fundaciones del sector pblico autonmico, tienen la consideracin de archivos de gestin art. 9, de modo que carecen de entidad propia art. 8.1.
235. As, por ejemplo, el portal de archivos de la Consejera de Cultura contiene informacin precisa
sobre los archivos de cinco entidades instrumentales: Agencia Andaluza del Agua, Empresa Pblica del
Suelo de Andaluca, Instituto Andaluz de Administracin Pblica, Servicio Andaluz de Salud y Consejo
Audiovisual de Andaluca. Por su parte, el censo de archivos menciona a los archivos de otras entidades
(Instituto Andaluz de la Juventud, Instituto Andaluz de la Mujer, Instituto de Estadstica de Andaluca, o el Centro Andaluz de Arte Contemporneo, entre otros), y de la RPT de la Administracin de la
Junta se infiere la existencia de archivos centrales en otras entidades no contempladas ni en uno ni otro
documento (como el Instituto Andaluz de Investigacin y Formacin Agraria, Pesquera, Alimentaria y
de la Produccin Ecolgica, el Patronato de la Alhambra y el Generalife, o la Agencia de Evaluacin de
Tecnologas Sanitarias). Vase, M. SIM RODRGUEZ, Los archivos de las empresas pblicas de la
Junta de Andaluca, Revista Andaluza de Archivos, n 2, 2010, donde se seala en la prctica, y salvo
contadas excepciones, la mayora de los archivos de estas empresas no reciben un tratamiento profesional adecuado ya que, en muchos casos, carecen del personal y las instalaciones mnimas para cumplir los
estndares que exige la legislacin autonmica. De este problema se deriva la casi inexistencia de fondos
documentales de las empresas pblicas andaluzas en los archivos del sistema. Y aade el autor: Gran

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Por su parte, la Ley 7/2011 art. 43.3 establece que en cada entidad instrumental dependiente de la Administracin de la Junta de Andaluca, existir un archivo
central. Desde un punto de vista formal, debe destacarse que la Ley 7/2011 abandona la referencia de las normas precedentes a los organismos autnomos y empresas pblicas, sustituyndola por la nocin genrica de entidades instrumentales, que
entendemos que debe interpretarse conforme a la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de
Administracin de la Junta de Andaluca236. Esperemos que este mandato contenido
ya en una norma con rango de ley sirva de acicate para la creacin de los archivos
centrales en aquellas entidades que an no han procedido a ello, tarea que se ver sin
duda facilitada por la reciente reordenacin del sector pblico andaluz, que supone la
notable reduccin de entidades instrumentales237.
En cuanto al proceso de transferencias, de la Ley 7/2011 se infiere la distincin
siguiente:
Entidades instrumentales que ejerzan sus competencias en ms de una provincia. En este caso, transferirn sus documentos al Archivo General de Andaluca arts. 43.3 y 45. Por tanto, aun cuando los documentos se generen
en unidades situadas en las provincias, toda la documentacin deber transferirse al AGA.
Entidades instrumentales que ejerzan sus competencias en una sola provincia. La Ley establece que los archivos centrales de las entidades instrumentales garantizarn el ingreso de los documentos en sus archivos provinciales
intermedios correspondientes art. 43.3. E, insistiendo en este criterio,
se establece que a los archivos provinciales intermedios se transferirn los
parte de estos entes instrumentales siguen viendo sus archivos como un problema, un estorbo, ms all
de sus necesidades inmediatas. Algunos de ellos han optado por externalizar sus archivos en empresas
especializadas en esta actividad. Otras le encargan su cuidado a personal no especializado.
236. De acuerdo con el artculo 50, Tienen la consideracin de entidades instrumentales de la Administracin de la Junta de Andaluca, a los efectos de esta Ley, las entidades dotadas de personalidad
jurdica propia, creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por la Administracin de la Junta de Andaluca o por sus entes pblicos, con independencia de su naturaleza y rgimen
jurdico, que tengan por objeto la realizacin de actividades cuyas caractersticas por razones de eficacia
justifiquen su organizacin y desarrollo en rgimen de autonoma de gestin y de mayor proximidad a
la ciudadana, en los trminos previstos en esta Ley.
237. No obstante, la utilizacin de la expresin entidad instrumental dependiente de la Administracin de la Junta de Andaluca plantea un problema, pues deja tcnicamente deja fuera a una serie de
entidades pblicas vinculadas a la Administracin de la Junta de Andaluca, pero que no pueden calificarse de entidades instrumentales. En efecto, la propia Ley 9/2007, de 22 de octubre, de Administracin
de la Junta de Andaluca, contempla a Entidades con rgimen de independencia funcional o de especial
autonoma, vinculadas a la Administracin de la Junta de Andaluca (disposicin adicional segunda).

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documentos remitidos por los archivos centrales de las entidades instrumentales en su respectiva provincia art. 44.3.
Por otro lado, a quin corresponde la coordinacin funcional de los archivos
centrales de las entidades instrumentales? El an vigente Decreto 233/1989, de 7 de
noviembre, establece que el Archivo General de Andaluca organizar y coordinar
la actuacin de los archivos centrales en cada una de las funciones archivsticas, ya
que ser, en ltimo trmino, el destino de la documentacin procedente de los archivos centrales art. 3. Sin embargo, la cuestin quedaba sin explicitar en el Proyecto
de Ley presentado al Parlamento. En todo caso, la enmienda nm. 57 del Grupo
Socialista asign esta coordinacin expresamente al AGA, y as qued finalmente en
la Ley 7/2011 art. 43.6238.
E. Archivos centrales de la organizacin territorial de la Administracin General de la JA.
El Decreto 323/1987 dispuso art. 6 que a la documentacin generada por los
Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica ser de aplicacin lo dispuesto en los artculos anteriores, a cuyos efectos, los Archivos Histricos Provinciales
cumplirn las funciones asignadas al Archivo General de Andaluca. De este modo,
se oblig a los Archivos Histricos Provinciales a realizar la funcin de archivo intermedio, como el AGA, a nivel provincial. Pero como quiera que no existan tampoco
archivos centrales en los servicios perifricos, los Archivos Histricos Provinciales
deban relacionarse directamente con los centros y unidades productoras de documentacin, con la consiguiente sobrecarga239.
Como es sabido, la creacin y consolidacin de la Administracin perifrica de la
Junta de Andaluca, estructurada en Delegaciones Provinciales de la Consejeras, fue
en su da controvertida, si bien no por ello menos real240. En cualquier caso, los cierto
es que hacia el ao 2000 la desconcentracin territorial en Delegaciones Provinciales
238. A nuestro modo ver, en lugar de hacer recaer la coordinacin directamente sobre un ya sobrecargado AGA, podra haberse atribuido esta coordinacin funcional perfectamente a los archivos centrales
de las Consejeras, precisamente debido a su carcter instrumental.
239. En tal sentido, y de modo palmario, el Decreto 233/1989 dispuso lo siguiente: Los Archivos
Histricos Provinciales cumplirn la finalidad de archivo general de los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica, por lo que realizarn funciones de asesoramiento con respecto a esos servicios
en materia archivstica y de conservacin y proteccin del patrimonio documental y se encargarn de
recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida o recibida por dichos Servicios
Perifricos; por tanto, el presente Decreto ser de aplicacin a los Archivos Histricos Provinciales en el
cumplimiento de las funciones que les atribuye el artculo 6. del Decreto 323/1987 sobre la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica art. 13.
240. Vase S. FERNNDEZ RAMOS, La organizacin de la Administracin de la Junta de Andaluca, en Estudios sobre el Gobierno y Administracin de la Junta de Andaluca, Fernndez Ramos,
S. Prez Mongui, J. M (coordinadores), IAAP, Sevilla, 2011, pp. 111 y ss.

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estaba ya consolidada. Por ello el Plan General de Bienes Culturales de 2000 seal
entre sus objetivos el siguiente: Solucionar la falta de infraestructura existente en
los servicios perifricos de la Junta de Andaluca. Por su parte, el Decreto 97/2000,
de 6 marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos,
contempl entre los archivos de titularidad autonmica a: c) Los archivos de las
Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y cualquier otra unidad o centro
que de ellas dependan art. 17. De este modo, el Decreto 97/2000 present en
su da el acierto de ofrecer cobertura normativa a los archivos de las Delegaciones
Provinciales, si bien tuvo el inconveniente de no quedar bien perfilada la naturaleza
y funcin de dichos archivos, punto dbil del subsistema de archivos de titularidad
autonmica241.
Con posterioridad, debe destacarse que el nuevo Estatuto de Autonoma de 2007
establece que la Administracin de la Junta de Andaluca desarrollar la gestin ordinaria de sus actividades a travs de sus servicios centrales y perifricos art. 133.2242. Y la
Ley 9/2007, de 22 de octubre, de Administracin de la Junta de Andaluca art. 35.1
declara que son rganos territoriales provinciales de la Administracin de la Junta de
Andaluca las Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andaluca y las Delegaciones
Provinciales de las Consejeras. En este sentido, la Ley 7/2011 art. 43 establece lo
siguiente: En cada Delegacin del Gobierno de la Junta de Andaluca, as como en
cada Delegacin Provincial de las respectivas Consejeras, existir asimismo un archivo central. Estos archivos transferirn sus documentos a los archivos provinciales
intermedios243.
Este precepto presenta el indudable acierto de consagrar la naturaleza de archivo
central de los archivos de las Delegaciones Provinciales, lo que como se ha sea241. Para los Servicios Perifricos de la Administracin de la Junta de Andaluca, el Decreto 97/2000
establece que los archivos forman la siguiente red art. 23.4: a) Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca y de cualquier otra unidad o centro que dependan de ellas. b) Los
Archivos Histricos Provinciales. La coordinacin tcnica de los archivos de las Delegaciones Provinciales corresponde, de acuerdo con las directrices emanadas de la Consejera de Cultura, a los Archivos
Histricos Provinciales art. 23.5.
242. En este sentido, P. ESCRIBANO COLLADO (La Administracin Pblica de la Comunidad
Autnoma de Andaluca, Revista Andaluza de Administracin Pblica, nm. Extraordinario 2/2003,
Vol. I, p. 29) haba expresado unos aos antes: creo que ha llegado el momento de convertir en legal
y planamente institucional lo que viene siendo una realidad poltica y jurdica en nuestra Comunidad:
que los intereses pblicos que sta tiene encomendados, sus competencias y servicios se gestionan, como
regla general, a travs de su propia organizacin administrativa, central y perifrica.
243. El Anteproyecto aada que el archivo central de la Delegacin Provincial tendra reflejo en la
correspondiente estructura orgnica de la institucin como unidad administrativa de la misma. Probablemente esta disposicin suprimida era ms propia de una norma reglamentaria.

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lado no quedaba suficientemente claro en el Decreto 97/2000244. No obstante, el


precepto puede suponer en el futuro una rigidez, pues no cabe descartar en el futuro
una posible reorganizacin de la Administracin perifrica, en el sentido de integracin orgnica, tal como han efectuado otras Comunidades Autnomas. Y, de hecho,
ha sucedido con el Decreto 342/2012, de 31 de julio, por el que se regula la organizacin territorial provincial de la Administracin de la Junta de Andaluca, que crea
las Delegaciones Territoriales de la Junta de Andaluca.
En cuanto a la coordinacin funcional de estos archivos, como es sabido, en la
actualidad Decreto 97/2000 de hacer cargar a los ya saturados Archivos Histricos
Provinciales con esta funcin245. Por su parte, la Ley 7/2011 art. 43.1 establece que
los archivos centrales de las Consejeras llevarn a cabo la coordinacin funcional de
los archivos centrales de sus respectivos rganos territoriales reseados en el apartado
4. Es decir, los archivos centrales de las Delegaciones Provinciales de cada Consejera
deban ser coordinados por archivo central de la correspondiente Consejera. Sin embargo, la idoneidad de esta atribucin es cuestionable, pues la documentacin de estos
archivos se remite a los futuros archivos provinciales intermedios art. 44 Ley.
F. Los archivos provinciales intermedios.
Como es notorio, la red de archivos de la Administracin de la Junta de Andaluca, que el mbito central estaba razonablemente resuelta, presentaba un cortocircuito en el mbito provincial, justamente el mbito en el que, en virtud de los procesos
de desconcentracin competencial, se gestiona la inmensa mayora de los procedimientos administrativos de la Administracin autonmica. As, hace ya bastantes
aos que los archivos histricos provinciales presentan un serio problema de la falta
de espacio por saturacin debido a la necesidad de recibir la documentacin de los
rganos territoriales de la Administracin de la Junta de Andaluca y sus entidades
instrumentales246.

244. En esta situacin de indeterminacin se encuentran los archivos de los servicios perifricos en
la Comunidad Valenciana, pues la Ley 3/2005 se limita a establecer que los servicios perifricos tendrn sus propias dependencias de archivo art. 32.1. Por el contrario, la Ley de Castilla-La Mancha
19/2002 habla dispone que en cada Delegacin existir un archivo central art. 22.2.
245. Ya el Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000, p. 91, seal la conveniencia de redistribuir las tareas coordinadoras, restando la atribucin encomendada a algunos archivos sobrecargados
en s mismos, como es el caso de los Archivos Histricos Provinciales respecto de los locales.
246. En el PECA 20072011 se puede leer: an se detectan aspectos de mejora en cuanto a la coordinacin con otras Administraciones y especialmente vinculados a la inexistencia de un subsistema de
archivos para la Administracin perifrica de la Junta de Andaluca a la que se une la insuficiencia de
estructuras orgnicas provinciales de las propias consejeras en materia de archivos.

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A este respecto una de las mayores novedades de la Ley es justamente la creacin


de los llamados archivos provinciales intermedios, como los centros que recibirn los
documentos producidos por los correspondientes rganos territoriales de la Junta de
Andaluca y sus entidades instrumentales, de manera que se garanticen las actuaciones relacionadas con la gestin documental en su mbito y fundamentalmente con
aquellas que tienen como objetivo la identificacin, valoracin y seleccin documental. En tal sentido, la Ley 7/2011 art. 44.1 establece que en cada provincia existir
un archivo provincial intermedio para la organizacin territorial de la Administracin de la Junta de Andaluca y de sus entidades instrumentales247.
A los archivos provinciales intermedios se transferirn (de acuerdo con los plazos
establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos)
los documentos remitidos por los archivos centrales de la organizacin territorial de
la Administracin de la Junta de Andaluca y de las entidades instrumentales en su
respectiva provincia. Y, a su vez, los archivos provinciales intermedios transferirn a
los Archivos Histricos Provinciales aquellos documentos calificados de conservacin
permanente248. La Ley aade que los archivos provinciales intermedios sern coordinados funcionalmente por el AGA art. 44.4, sin embargo, tal vez debera haberse
atribuido esta coordinacin funcional a los Archivos Histricos Provinciales pues son
los destinatarios de sus fondos. Asimismo, aunque no lo especifique la Ley, parece
que debe entenderse que estos archivos estarn adscritos a la Consejera competente
en materia de archivos249.
En todo caso, la Ley 7/2011 condiciona la puesta en funcionamiento de los archivos provinciales intermedios a la aprobacin por el Consejo de Gobierno, en el
plazo de tres aos desde la entrada en vigor de esta Ley, de un Plan de Implantacin
de los Archivos Provinciales Intermedios, de acuerdo con los recursos existentes y
las necesidades en materia de documentos y archivos de la Administracin territorial
247. El antecedente legal ms prximo a esta figura se encuentra en la Ley de Castilla La Mancha
19/2002, segn la cual en cada provincia podr constituirse un archivo territorial con la obligacin de
recoger, organizar y conservar la documentacin procedente de los archivos de oficina de las Delegaciones Provinciales y de las entidades sealadas en el artculo 17 (entidades instrumentales) de carcter
provincial art. 23.1, de tal modo que corresponde a los Archivos Histricos Provinciales Recoger,
organizar, conservar y difundir la documentacin procedente del archivo territorial art. 25. Con
todo, no hay constancia de que estos archivos territoriales hayan sido creados. http://pagina.jccm.es/
aapp/ArchivoCLM/inicio.do
248. No fija la Ley un plazo de antigedad mnimo a la documentacin a remitir al archivo histrico.
As, puede sealarse que el Decreto 97/2000 art. 53 establece que del archivo intermedio al histrico
se remitir la documentacin de conservacin permanente con ms de treinta aos de antigedad, plazo
extendido en la legislacin de archivos.
249. As lo declara expresamente la Ley valenciana 3/2005 art. 30.1.

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autonmica (disposicin adicional 8)250. El plazo es evidentemente excesivo, pues


no se trata de implantar los ocho Archivos Provinciales Intermedios en dicho plazo,
sino tan slo de aprobar el Plan, que tendr, a su vez, el plazo de ejecucin que se
disponga251.
G. Archivo General de Andaluca.
El Archivo General de Andaluca, previsto en la Ley 3/1984 art. 13.1, fue creado mediante Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, y por Decreto 233/1989, de 7
de noviembre, se estableci la coordinacin entre el Archivo General de Andaluca
y los archivos centrales de las Consejeras y organismos de la Junta de Andaluca252.
Por su parte, la Ley 7/2011 art. 45 se limita a establecer que el Archivo General de
Andaluca es el archivo intermedio e histrico para los archivos siguientes:
Archivos centrales de cada Consejera de la Junta de Andaluca.
Archivos centrales de las entidades instrumentales de la Administracin de la
Junta de Andaluca que ejerzan sus competencias en ms de una provincia.
Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autnoma
reseadas en el captulo VI del ttulo IV del Estatuto de Autonoma para
Andaluca.
Estos archivos transferirn al AGA sus documentos de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisin Andaluza de Valoracin y Acceso a los Documentos, o en
su defecto en el plazo que reglamentariamente se establezca arts. 43.5 y 45. De este
modo, y a diferencia de otras leyes autonmicas253, la Ley 7/2011, con buen criterio,
remite al desarrollo reglamentario la determinacin de los plazos de transferencia254.
250. El Grupo Popular formul la enmienda nm. 54, en la que se propuso la supresin de este inciso, razonando que si depende de los recursos existentes, nunca se pondr en marcha.
251. El Grupo Socialista formul la enmienda nm. 58, en virtud de la cual se adiciona la disposicin
transitoria siguiente: Hasta la entrada en funcionamiento de los archivos provinciales intermedios, los
archivos histricos provinciales seguirn ejerciendo las funciones establecidas en el artculo 6 del Decreto 233/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andaluca.
252. El Decreto 97/2000, de 6 marzo, remiti las funciones del Archivo General de Andaluca a las
establecidas en los Decretos 323/1987 y 233/1989. Sin embargo, lo cierto es que el Archivo General
de Andaluca ha carecido de centro propio, debiendo compartir precariamente la sede del Archivos
Histrico Provincial de Sevilla. Todava el Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000, p. 94,
postulaba la ubicacin del Archivo General de Andaluca en el Monasterio de San Isidoro del Campo.
253. As, por ejemplo, la Ley de Extremadura 2/2007 establece que la documentacin conservada
en los archivos centrales permanecer en los mismos durante un periodo de diez aos desde su ingreso
art. 42.2.
254. El Grupo Parlamentario Popular formul la enmienda nm. 35, en la cual se propona aadir
que el plazo reglamentario no superar los nueve meses en ambos casos. Se trataba de un plazo inslito,

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Por tanto, la Ley mantiene el criterio del Decreto 323/1987 segn el cual el
AGA cumple la doble funcin de archivo intermedio y de archivo histrico, criterio
extendido en las Comunidades Autnomas255. De este modo, aun cuando la Ley no
lo precise, segn la fase o etapa documental de que se trate, recibir en el AGA el
tratamiento que corresponda como archivo intermedio o, en su caso, histrico.
Sin embargo, no puede dejar de sealarse que si bien hasta ahora, debido al carcter reciente de la Junta de Andaluca, esta doble funcin se ha podido desempear sin
dificultad, en un futuro podr ser conveniente disociar ambas funciones, tal como ha
efectuado alguna Comunidad Autnoma256. Por lo dems, a diferencia de otras leyes
autonmicas257, no se define al AGA como centro cabecera del sistema archivstico,
papel que parece haber asumido la Consejera258.
H. Archivos Histricos Provinciales.
Como es sabido, los Archivos Histricos Provinciales son de titularidad estatal
y, por tanto, de competencia exclusiva del Estado, si bien es posible concertar su
gestin con la Comunidad Autnoma. As, en Andaluca, la transferencia a la Junta
de Andaluca de la gestin de los archivos histricos provinciales radicados en Andaluca (y del Archivo de la Real Chancillera de Granada) tuvo lugar por Convenio
con el Ministerio de Cultura de 9 de octubre de 1984, actualizado por un nuevo
Convenio de 23 de mayo de 1994259. Y ya el Decreto 258/1994, de 6 de septiembre
pues cabe recordar que el Decreto 97/2006 establece que, en el mbito de la Administracin de la Junta
de Andaluca y a efecto de series documentales que no cuenten con tablas de valoracin, el curso de
las transferencias del archivo central al archivo intermedio ser a los diez aos de haber ingresado en el
archivo central art. 53.b).
255. Caso del Archivo Nacional de Catalua, del Archivo de CastillaLa Mancha, del Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, o del Archivo General de Extremadura.
256. La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, diferencia entre el Archivo de
la Administracin, como archivo intermedio, y el Archivo Real y General de Navarra, como archivo de
las instituciones del Reino de Navarra y archivo histrico de la Administracin de la Comunidad Foral
de Navarra arts. 26 y 27.
257. As, Ley de Extremadura 2/2007 art. 29.
258. En este sentido, el PECA (pg, 4) declar necesario reforzar la estructura administrativa que
permita llevarlas a cabo, sobre todo teniendo en cuenta que la cabecera del Sistema Andaluz de Archivos
radica en la propia Consejera. Es necesario igualmente redefinir el papel del Archivo General de Andaluca (AGA), como el principal centro archivstico propio de la comunidad autnoma. Por lo dems,
despus de 24 aos de su creacin, el AGA sigue sin contar con sede propia definitiva.
259. Como es sabido, los Archivos Histricos Provinciales (AHP) fueron creados por Decreto de 12
de noviembre de 1931 para conservar los documentos producidos por la fe pblica con el objeto de
facilitar su conocimiento y estudio al pblico. Su regulacin posterior reitera el ingreso de los protocolos
con ms de 100 aos y ordena la recogida de la documentacin histrica de las audiencias, los juzgados,

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271

(posteriormente derogado) dispuso su integracin en el Sistema Andaluz de Archivos, posteriormente recogida en el Decreto 97/2000, de 6 marzo arts. 16.1 y 18,
en una prctica extendida en todas las Comunidades Autnomas. Ahora bien, las
normas autonmicas se ven obligadas a reconocer que estos archivos estn regidos
nicamente por la legislacin del Estado, pues las competencias autonmicas, en su
caso, se cien al mbito de la gestin260.
Pues bien, la Ley 7/2011 no introduce (tampoco podra, por lo que se ha dicho)
grandes novedades. Segn la Ley art. 46.1, los archivos histricos provinciales
radicados en Andaluca son los archivos histricos de la organizacin territorial de
la Administracin de la Junta de Andaluca y de las entidades instrumentales en su
respectiva provincia. Los archivos histricos provinciales dependen orgnicamente
de la Consejera. A los Archivos Histricos Provinciales se transfieren los documentos
de conservacin permanente procedentes de los archivos siguientes:
de los respectivos archivos provinciales intermedios arts. 44.4 y 46.4.
de la Administracin de Justicia en Andaluca ubicada en su provincia, salvo
en el caso de los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca,
los cuales se transfieren al Archivo de la Real Chancillera de Granada, como
archivo de carcter histrico arts. 46.3, 48.3 y 47.1.
Las principales novedad para los Archivos Histricos Provinciales son de carcter
indirecto. De un lado, son evidentemente los principales beneficiarios de la creacin
de los archivos provinciales intermedios, de modo que dejan de cumplir esta funcin
de archivo intermedio respecto a la Administracin perifrica. Pero, adems, segn
el Decreto 97/2000, de 6 marzo, corresponde a los Archivos Histricos Provinciales,
de acuerdo con las directrices emanadas de la Consejera de Cultura, la coordinacin
tcnica de los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andaluca

las delegaciones de Hacienda y otras dependencias oficiales de las provincias. Adems, las corporaciones, los organismos y los particulares pueden entregar en depsito sus documentos histricos. Y en esta
variedad de fondos se incluyen, tras el convenio de transferencia de la gestin de estos archivos a la
Comunidad Autonmica de Andaluca, los documentos producidos por la Administracin perifrica
de la Junta de Andaluca.
260. As, el Decreto 97/2000 declara que se aplicar a todos los archivos integrados en el Sistema
Andaluz de Archivos, sin perjuicio de la aplicacin a los archivos de titularidad estatal y gestin autonmica de la legislacin estatal y, en su caso, de lo dispuesto en los convenios de gestin que, en relacin
con los citados archivos, estn suscritos por la Administracin General del Estado y la Administracin
de la Junta de Andaluca que tengan por objeto los archivos de titularidad estatal y gestin autonmica
art. 2.1.

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art. 23.5261. En cambio, la Ley 7/2011 establece que los archivos centrales de las
Consejeras llevarn a cabo la coordinacin funcional de los archivos centrales de
sus respectivos rganos territoriales art. 43.6, liberndose tambin a los Archivos
Histricos Provinciales de esta funcin.
Redes de archivos de la Junta de Andaluca
Parlamento de
Andaluca

Archivo del Parlamento

Otras instituciones
de autogobierno

Archivo de la
institucin

Archivo general de
Andaluca

Administracin
General JA central

Archivos centrales
Consejeras

Archivo General de
Andaluca

Administracin
General JA territorial

Archivos centrales
Delegaciones
Provinciales

Entidades
instrumentales
pluriprovinciales

Archivos centrales
entidades

Entidades
instrumentales
uniprovinciales

Archivos centrales
entidades

Archivos
Provinciales
Intermedios

Archivos
Histricos
Provinciales

Archivo General de
Andaluca
Archivos
Provinciales
Intermedios

Archivos
Histricos
Provinciales

5. Otros archivos del Sistema Archivstico de Andaluca.


A. Archivos de las entidades locales de Andaluca.

261. Ya el Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, de creacin del AGA, dispuso que los Archivos
Histricos Provinciales deban cumplir las funciones asignadas al Archivo General de Andaluca respecto a la documentacin generada por los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica art. 6.
As, el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, relativo a los archivos centrales, dispuso que los Archivos
Histricos Provinciales cumplirn la finalidad de archivo general de los Servicios Perifricos de la Administracin Autonmica, por lo que realizarn funciones de asesoramiento con respecto a esos servicios
en materia archivstica y de conservacin y proteccin del patrimonio documental y se encargarn de
recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentacin producida o recibida por dichos Servicios
Perifricos apartado 12.

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273

Aun cuando la Ley 7/2011 no lo declare de modo expreso, a partir de la Ley


5/2010 de Autonoma Local de Andaluca es indudable la competencia de Ayuntamientos y Diputaciones sobre sus archivos. As, la Ley 5/2010 art. 9.17 declara
que la competencia propia en materia de cultura incluye la elaboracin, aprobacin
y ejecucin de planes y proyectos municipales en materia de archivos (y bibliotecas,
museos y colecciones museogrficas). Y una de las escasas competencias materiales
propias que la Ley 5/2010 atribuye a las Diputaciones Provinciales es la competencia
sobre los archivos de inters provincial art. 15.3262.
La Ley 7/2011 establece que las entidades locales de Andaluca garantizarn la
prestacin de los servicios de archivo dentro de su mbito territorial, y aade que
Cada entidad local establecer su propia red de archivos que incluir los de sus entes vinculados o dependientes art. 49.2. El mandato no es novedoso, pues ya el
Decreto 97/2000, de 6 marzo, dispuso que las entidades locales, sin perjuicio de sus
potestades organizativas, constituirn sus redes de archivos de acuerdo con el ciclo
vital de los documentos art. 24.1. Asimismo, debe observarse que Ley no se refiere
a los Municipios y Provincias, sino a las entidades locales en general, por lo que este
mandato legal alcanza tambin a las Mancomunidades y, en su caso, a los consorcios,
tan importantes en la Comunidad andaluza263. De otro lado, la red de archivos de cada
entidad local debe incluir los archivos de sus entes vinculados o dependientes, expresin que coincide con la empleada por la Ley 5/2010, de 11 de junio, de Autonoma
Local de Andaluca art. 33.2, por lo que debe interpretarse en el sentido establecido
en esta norma264. Con todo, puede sealarse que alguna ley autonmica ha extendido
la red local de archivos a los fondos documentales generados y custodiados por las per262. La Ley 11/1987 ya haba reconocido como competencia propia de las Diputaciones Provinciales
la gestin de los archivos de titularidad provincial art. 20.a).
263. La naturaleza jurdica de los consorcios ha sido siempre muy controvertida, pero la Ley 5/2010
de Autonoma Local establece los consorcios participados mayoritariamente por entidades locales y que
persigan fines en materia de inters local se considerarn entidades locales de cooperacin territorial a
los efectos de esta ley art.78.3. Por el contrario, no parece que las entidades locales descentralizadas
arts. 112 y siguientes Ley 5/2010 deban disponer de servicio de archivo, sino que su fondo documental debe entenderse que forma parte de la red de archivos del municipio al que estn adscritas. En este
sentido, la Ley 15/2006 de las Illes Balears establece que las entidades locales menores pueden constituir, en su caso, archivos como reflejo de su actividad administrativa, los cuales han de integrarse en el
subsistema archivstico municipal que les corresponde y han de estar tutelados por el archivo municipal
en lo que concierne a la gestin documental y en la evaluacin de los documentos art. 46.5.
264. Segn esta Ley, tiene la consideracin de gestin propia o directa la prestacin de los servicios
pblicos que las entidades locales desarrollen por s o a travs de sus entes vinculados o dependientes,
enumerando las siguientes modalidades: a) Prestacin por la propia entidad local. b) Agencia pblica
administrativa local. c) Agencia pblica empresarial local. d) Agencia especial local. e) Sociedad mercantil local. f ) Sociedad interlocal. g) Fundacin pblica local art. 33.3.

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sonas fsicas o jurdicas en el ejercicio de competencias delegadas de carcter pblico


por la Entidad Local265.
Ahora bien, la Ley deja absolutamente indeterminada la estructura de las redes de
archivos locales. nicamente se dice que se entiende por red de archivos el conjunto
de archivos vinculados entre s en razn del traspaso de la custodia de los documentos
a lo largo de la vida de estos o de la posibilidad de compartir y explotar informacin
comn o de poseer caractersticas comunes arts. 2.k) y 33.2. No obstante, lo cierto
es que un conjunto de archivos requiere, al menos, dos archivos, y necesariamente
debern existir archivos de oficina (es decir de las unidades que generan la documentacin) y un archivo con funciones de archivo histrico, es decir, de custodia y
conservacin de los documentos calificados como de conservacin permanente art.
2.j). La existencia de archivos centrales e intermedios queda, por tanto, remitida a
la potestad organizatoria de las entidades locales, en funcin de las dimensiones de su
estructura organizativa y el volumen de produccin documental, pues la estructura
de la red debe adaptarse a la complejidad organizativa de la entidad titular266. Ahora
bien, sea cul sea la estructura de la red de archivos, debe subrayarse que la gestin de
documental y tratamiento archivstico deber desarrollarse a lo largo de todo el ciclo
vital de los documentos desde su etapa de creacin art. 36.1.c).
Pero, sobre todo, el aspecto ms novedoso de la Ley 7/2011 es el precepto segn el
cual los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios
con ms de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal con la cualificacin y
nivel tcnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicacin
art. 49.3267. Frente a este precepto debe recordarse que el Decreto 97/2000 art.
127 establece que en los archivos de la Administracin Local, corresponder a sus
rganos competentes determinar la titulacin superior o media del archivero o de la
archivera que est al frente de aqullos. Por el contrario, el precepto de la Ley 7/2011
supone habilitar a la Administracin autonmica para determinar la cualificacin del

265. Ley de Extremadura 2/2007 art. 34.2.


266. De hecho, la distincin entre archivo central y archivo intermedio obedece a razones circunstanciales. As, en algunas Comunidades Autnomas se diferencia nicamente entre archivos de oficina,
archivos intermedios e histricos. Caso, por ejemplo, de Ley Foral de Navarra 12/2007 art. 17, lo
que no impide que la propia Ley contemple archivos centrales en el Sistema Archivstico de la Administracin de la Comunidad art. 25.
267. El precepto se entiende mejor si se tiene presente que en la redaccin del Anteproyecto de Ley se
estableca que los archivos de los ayuntamientos de municipios con ms de 15.000 habitantes debern
estar a cargo de personal archivero con ttulo de grado universitario y formacin archivstica acreditada,
precepto que concordaba con lo establecido en la Ley Foral de Navarra 12/2007 art. 29.

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275

personal de los archivos de estos Municipios268. Ahora bien, si esto es as, cabe preguntarse qu aade este precepto al artculo 39.1, donde ya se dice, con carcter general,
que reglamentariamente se establecern la cualificacin y el nivel tcnico necesarios
del personal tcnico con funciones archivsticas que preste servicio en los archivos del
Sistema Archivstico de Andaluca?269
Lo cierto es que otras leyes autonmicas han dado un paso ms abierto en el
sentido de establecer los ayuntamientos de municipios a partir de cierto nmero
de habitantes estn obligados a tener un servicio de archivo propio, dotado de personal archivero con la titulacin correspondiente y de instalaciones adecuadas para
conservar los documento. De este modo, se configura el servicio de archivo como
un servicio municipal mnimo, naturalmente si perjuicio de que todos los ayuntamientos y las dems administraciones locales pueden crear y gestionar su propio
archivo270. Por ltimo, no prev la Ley efecto alguno en caso de incumplimiento de
esta obligacin271.
De otro lado, se planea la cuestin de los pequeos (y no tanto) Municipios que
tienen dificultades para mantener un archivo propio. A este respecto, la Ley 4/1984 contemplaba una previsin audaz: En mbitos territoriales superiores al municipal, la Consejera de Cultura podr designar archivos que, con carcter de histrico y situados en el
municipio que ofrezca las condiciones ms idneas, renan la documentacin de otros
municipios del entorno que no presenten las condiciones adecuadas de conservacin,

268. Por el contrario, el Grupo Popular formul la enmienda nm. 36, en la cual se propuso la siguiente redaccin: En los archivos de la Administracin Local, corresponder a sus rganos competentes determinar la titulacin y formacin del personal con que deban estar dotados. Es decir, desapareca
la previsin de una normativa que fijara el nivel de formacin.
269. Sobre todo si se compara con lo establecido en otras Leyes autonmicas, como la Ley de Extremadura 2/2007 art. 36.2, la cual establece que los archivos de los ayuntamientos de municipios con
ms de 15.000 habitantes debern estar a cargo de personal archivero con ttulo de grado universitario
y formacin archivstica acreditada.
270. Ms de diez mil habitantes en los casos de la Ley de Catalua 10/2001 art. 31.1, Ley de
la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 36.1 (y Diputaciones), y Ley de Extremadura 2/2007 art.
36.2. Por su parte, la Ley de Castilla La Mancha 19/2002 se limita a establecer que es obligatoria la
existencia de un archivero municipal en los municipios de ms de 20.000 habitantes art. 30.4. En
este sentido de configurar los archivos de los municipios a partir de cierta poblacin como servicios
municipales obligatorios se expresaron algunos autores, como E. CRUCES BLANCO, Los archivos
municipales de la provincia de Mlaga, Revista Jbega, Diputacin de Mlaga, nm. 92, 2002, p. 54.
271. As, la Ley de Extremadura 2/2007 art. 53.3 tipifica como falta leve la no existencia de una
persona con la cualificacin, especializacin y el nivel tcnico suficiente para garantizar el funcionamiento del archivo municipal en municipios de ms de 10.000 habitantes.

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seguridad y acceso art. 13.2272. Ni que decir tiene que esta medida de concentracin a
la francesa qued indita debido a la propia dinmica de la poltica local. A este respecto,
la Ley 7/2011 opta por una previsin mucho ms dbil, segn la cual las entidades locales
podrn mancomunarse para la prestacin de los servicios de archivo art. 49.4, previsin adems superflua, pues ya se contempla en la legislacin general de rgimen local273.
Ms an, para ser coherente con el mandato establecido en el apartado anterior, la Ley
7/2011 debera haber referido la posibilidad de mancomunar el archivo a los municipios
de menos de 15.000 habitantes, es decir aquellos que no estn obligados a tener un servicio de archivo 274.
De otra parte, la Ley 7/2011 art. 49.5 obliga a la Administracin de la Junta
de Andaluca a promover el establecimiento de medidas que contribuyan a la conservacin del Patrimonio Documental de Andaluca y a la prestacin de los servicios
de archivo de las entidades locales275. Se trata de un mandato mucho ms vago que
el contenido en el Decreto 97/2000, de 6 marzo276, y que, por ello, apenas aade
272. Estos archivos deban concentrar: a) Los documentos del propio municipio en donde se halle.
b) Los fondos documentales histricos de aquellos otros municipios del entorno, cuyos archivos no
renan las condiciones necesarias de conservacin, seguridad y acceso. c) Los documentos de las instituciones o personas que, cuando proceda, de oficio o a peticin de parte, merezcan ser depositados en
dichos centros art. 13.2.
273. En la actualidad, la Ley 5/2010 de Autonoma Local de Andaluca establece que los municipios
tienen derecho a asociarse entre s, constituyendo mancomunidades, para la planificacin, establecimiento, gestin o ejecucin en comn de obras y servicios determinados de competencia propia art.
63.1. De hecho, el Grupo Popular formul la enmienda nm. 37, en la que se propuso la supresin
de este apartado.
274. As, por ejemplo, Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 37.2; Ley de Extremadura
2/2007 art. 37.1. La Ley de Extremadura ofrece, adems, dos modalidades diversas para mancomunar los servicios de archivos: bien mancomunar la contratacin del personal con la cualificacin,
especializacin y el nivel tcnico que exijan las diversas funciones para el servicio de todos los municipios integrantes de la Mancomunidad (se tratara de personal itinerante); o bien mancomunar la
concentracin en un solo edificio de toda la documentacin generada por los municipios integrantes de
la Mancomunidad art. 37.2.
275. Por Orden de la Consejera de Cultura de 6 de febrero de 2006, se aprueban las bases reguladoras
para la concesin de subvenciones a las entidades locales de la Comunidad Autnoma de Andaluca
para la realizacin de proyectos de conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental
Andaluz. Otra cosa es la limitada dotacin de este programa. As, para toda la provincia de Granada en
el 2009 se concedieron en total 32.779,62 euros (BOPA 408, 28 de junio de 2010, p. 18); para la provincia de Almera 31.977,17 ; para la provincia de Crdoba 20.401,26 ; para la provincia de Cdiz
70.000,48 ; para la provincia de Huelva 33.890,87 ; para la provincia de Jan 37.490,48 ; para la
provincia de Mlaga 31.561,96 ; y para la provincia de Sevilla 99.253,72 (BOPA 393, 8 de febrero
de 2010, pp. 16 y siguientes).
276. Segn el Decreto 97/2000, las entidades locales de Andaluca recibirn la asistencia tcnica y,
en su caso, econmica de la Administracin de la Junta de Andaluca, bien directamente o mediante

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277

nada al artculo 37.1, el cual establece, con carcter general, que la consejera podr
establecer medidas de fomento y de apoyo tcnico y econmico, a las que podrn acceder las personas titulares de los archivos ubicados en Andaluca. De hecho, lo ms
significativo en este aspecto es la ausencia de atribucin especfica a las diputaciones
provinciales de competencia cooperativa respecto a los archivos municipales, si bien
deben entenderse vigentes las competencias genricas de asistencia a los municipios
reconocidas en la Ley 5/2010, de 11 de junio, de Autonoma Local de Andaluca
arts. 11 y ss.277.
Finalmente, debe observarse que la Ley 7/2011 art. 40.b) mantiene el criterio
de la Ley 3/1984 y extendido en la legislacin autonmica de integrar ope legis
en su correspondiente sistema de archivos a los archivos de las entidades locales su
territorio278.

convenios, u otras formas de colaboracin o de cooperacin, que puedan celebrarse entre las distintas
Administraciones Pblicas de Andaluca. Dicha asistencia se dirigir preferentemente a garantizar la
prestacin del servicio de los archivos de los entes locales con poblacin inferior a veinte mil habitantes
art. 24.2. Lo cierto es que esta competencia cooperativa, incluido el criterio de preferencia a los municipios de menos de 20.000 habitantes entraba en clara concurrencia con las competencias reconocidas
a las Diputaciones Provinciales por la Ley 11/1987, de 26 de diciembre.
277. En cambio, otras leyes autonmicas en materia de archivos s han atribuido a las diputaciones
provinciales competencias especficas de asesoramiento tcnico y de apoyo econmico a los archivos
municipales, como es el caso de la Ley de Castilla-La Mancha 19/2002 art. 29.1; Ley de Extremadura
2/2007 art. 13.4. Por su parte, el Decreto 97/2000 arts. 24.2, 128.2 dispuso que la Consejera de
Cultura fomentar la aprobacin de Planes Provinciales de Archivos, mediante convenios con las Diputaciones Provinciales, para prestar la asistencia tcnica a los Municipios con menos de 20.000 habitantes,
que carezcan de medios personales y materiales para atender sus archivos, precepto cuya vigencia es dudosa
a partir de la Ley 7/2011.
278. Por ejemplo, Ley de la Comunidad de Madrid 4/1993 art. 11.2.b). De este criterio se separa
la Ley de Catalua 10/2001 art. 20.1.c), la cual integra directamente en el sistema nicamente a los
archivos de los Municipios de ms de diez mil habitantes, mientras que el resto podrn solicitar y obtener la integracin en el sistema si cumplen los requisitos establecidos con carcter general. Asimismo,
la Ley de Catalua 10/2001 art. 20.3 aade que la Administracin autonmica ha de fomentar de
forma permanente la incorporacin al sistema de los archivos de los municipios entre cinco mil y diez
mil habitantes. Y, al mismo tiempo, se establece disp. transitoria 1 que los archivos de los municipios de ms de diez mil habitantes han de adaptarse progresivamente, en un plazo de cinco aos, a los
requerimientos establecidos en la Ley para formar parte del sistema de archivos de Catalua. Si se desea
que todos los archivos integrados en el sistema cumplan unos estndares mnimos de calidad, es justo
reconocer que tal presupuesto es ms difcil de cumplir para los pequeos municipios, de modo que tal
vez sea preferible, ms pragmtico, garantizar el cumplimiento de dichos requisitos en los municipios de
cierto tamao y procurar la integracin progresiva del resto, que imponer unos estndares indiscriminados a todos los Municipios, arrostrando una situacin de permanente o prolongado incumplimiento de
la legalidad por imposibilidad fctica, que supone un serio deterioro de la legalidad.

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278

B. Archivos de las universidades pblicas de Andaluca.


Debido a la autonoma constitucionalmente reconocida a las Universidades pblicas art. 27.10 CE, los archivos de estas entidades no pueden considerarse como
dependientes de la Administracin autonmica, sino que, de modo similar a los archivos de las Entidades Locales, han de reputarse como archivos constitutivos de un
subsistema autnomo. En este sentido, el Decreto 97/2000 declar que son archivos
de titularidad universitaria los de las Universidades de Andaluca, as como los de las
dependencias o servicios adscritos a aqullas art. 20 y, al igual que en relacin con
las Entidades Locales, admiti que las Universidades, como entes autnomos, constituyan sus propias redes de archivos, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos
art. 25 . Por su parte, la Ley 7/2011 se limita a establece que las universidades pblicas de Andaluca establecern su propia red de archivos que incluir los de sus entidades instrumentales art. 50, as debe sealarse la prctica extendida de creacin
por parte de las Universidades de fundaciones. La nica novedad es la precisin que
ha de tratarse de Universidad pblicas, precisin innecesaria a la fecha del Decreto
97/2000. Por lo dems, es aplicable la antes indicada con ocasin de los archivos de las
entidades locales indefinicin de la red de archivos.
C. Otros Archivos.
La Ley 3/1984 art. 9.2 pretendi estructurar el Sistema Andaluz de Archivos
a partir de la nocin de archivos de uso pblico, entendiendo por tales todos los
archivos titularidad pblica de competencia autonmica, as como los de titularidad
privada que reciban de los poderes pblicos subvenciones o ayudas en cuanta superior a la mitad de su presupuesto ordinario art. 11, sin perjuicio de la voluntaria
integracin en el sistema de otros archivos de titularidad privada art. 9.2. No
obstante, aun cuando el Decreto 97/2000 art. 16.1 sigui haciendo mencin a esta
integracin por mandato legal art. 26.3279, en la prctica, no consta que se haya
hecho uso de esta disposicin280.
279. Segn el Decreto 97/2000 art. 26.3, los titulares de archivos privados que, de acuerdo con lo
dispuesto en el artculo 11 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, queden integrados en el Sistema Andaluz de Archivos, debern aportar la documentacin relacionada en el apartado 2 del presente
artculo en el plazo que les seale la Consejera de Cultura. El incumplimiento de lo dispuesto en el
apartado anterior podr dar lugar al reintegro de la subvencin concedida.
280. Incomprensiblemente, el Decreto 97/2000 art. 26 remiti a Orden de la Consejera la ordenacin del procedimiento para solicitar la integracin de los archivos de titularidad privada en el sistema
andaluz de archivos, limitndose a regular la documentacin a acompaar a la solicitud. Finalmente,
la Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regula el procedimiento para la integracin de archivos
de titularidad privada en el Sistema Andaluz de Archivos, se ve obligada a declarar que los Archivos de
titularidad privada que se consideren de uso pblico por aplicacin de lo dispuesto en el artculo 11 de
la Ley 3/1984, de 9 de enero, quedan integrados en el Sistema Andaluz de Archivos de acuerdo con el

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279

Por su parte, segn la Ley 7/2011, la inclusin de un archivo distinto de los


contemplados en las secciones anteriores en el Sistema Archivstico de Andaluca se
producir a peticin de las personas fsicas o jurdicas pblicas o privadas interesadas,
y se resolver, en un plazo no superior a seis meses, de acuerdo con el procedimiento
y con los requisitos que se establezcan en las normas que desarrollen el procedimiento de integracin art. 51281. En primer lugar, debe observarse que, a diferencia del
Decreto 97/2000 el cual slo contempla la integracin de los archivos de titularidad
privada en el Sistema Andaluz de Archivos art. 26282, la Ley 7/2011 habla de
peticiones de personas pblicas o privadas. Esto es as porque la propia Ley 7/2011
establece que la Comunidad Autnoma colaborar con el Estado para la integracin
en el Sistema Archivstico de Andaluca de los archivos estatales ubicados en el territorio andaluz art. 5.3.
De otro lado, de modo pragmtico, se abandona definitivamente la indicada integracin ope legis prevista en la Ley 3/1984, siguiendo asimismo el criterio ms extendido en la legislacin autonmica283. Ms an, la Ley 7/2011 contempla la posibilidad de conceder ayudas pblicas a archivos no integrados en el Sistema Archivstico
de Andaluca art. 37.2, tal vez como medida para que los archivos privados puedan
integrarse en el sistema284.
En cuanto a la integracin en s misma, como se ha visto, la Ley remite al mbito
reglamentario tanto la determinacin de los requisitos (sustantivos y formales) como
del procedimiento. Y sorprende que la nica determinacin de la Ley, no trate sobre
los requisitos sustantivos sino sobre el procedimiento. En todo caso la futura norma
artculo 21 del Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por lo que no les resulta de aplicacin el procedimiento
establecido en esta Orden art. 2.2.
281. Adems, segn la Ley 7/2011 corresponde a la consejera competente en la materia la adopcin
de acuerdos de integracin de archivos pblicos no integrados y de archivos privados en el Sistema
Archivstico de Andaluca art. 29.3.d).
282. De hecho, la Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regula el procedimiento para la integracin en el Sistema Andaluz de Archivos, slo se aplica a los archivos de titularidad privada art. 1.
283. Por ejemplo, la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de los Archivos Pblicos de CastillaLa Mancha
art. 11.1 establece que los archivos privados podrn integrarse, por iniciativa de sus titulares; o la Ley
de Extremadura 2/2007 establece que los Archivos Privados podrn formar parte del Sistema Archivstico de Extremadura por decisin propia art. 39.
284. Despus de declarar que la Consejera podr establecer medidas de fomento y de apoyo tcnico
y econmico, a las que podrn acceder las personas titulares de los archivos ubicados en Andaluca, se
aade que las bases reguladoras de las subvenciones y ayudas que conceda la Junta de Andaluca para
el apoyo tcnico y econmico a los archivos primarn que se trate de archivos integrados en el Sistema
Archivstico de Andaluca. Como sealara E. CRUCES BLANCO, Andaluca: Archivos y documentos
para el siglo XXI, op. cit., p.7, no son inslitas las experiencias de inversin de un considerable volumen
de recursos pblicos en archivos privados sin obtener las compensaciones razonables

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280

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reglamentaria que desarrolle a la Ley en este punto deber rectificar el criterio de la


norma reglamentaria vigente, que en lugar de establecer requisitos reglados hacer
referencia a unos, en ocasiones vagos, criterios de valoracin, que parece conceder a
la Administracin un cierto margen de apreciacin285.
En cuanto al procedimiento de integracin, como se ha sealado, la Ley 7/2011
se limita a fijar un plazo de seis meses para la resolucin (y notificacin) del procedimiento, plazo que coincide con el establecido en la actualidad en la vigente norma
reglamentaria, y que al no exceder del plazo mximo para los procedimientos que
impone la Ley 30/1992 para exigir la reserva de Ley era innecesaria su determinacin
en la Ley 7/2011286. En cambio, se omite la mencin al sentido desestimatorio del
silencio, para la cual s se exige una reserva de Ley287. De otro lado, en algunas leyes
autonmicas se prev un informe preceptivo del rgano consultivo del Sistema autonmico de archivos288. Finalmente, sin perjuicio de determinacin normativa de los
requisitos que han de cumplir los archivos para poder integrarse en el Sistema, entendemos que el procedimiento debera estar abierto a la terminacin convencional,
pues de lo que se trata de de favorecer esa integracin289. Adems, en el caso especfico

285. As la Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regula el procedimiento para la integracin en
el Sistema Andaluz de Archivos, se refiere, entre otros criterios, a La contribucin al acrecentamiento
y enriquecimiento del Patrimonio Documental Andaluz, as como la singularidad de los documentos,
fondos y/o colecciones constitutivos del Archivo objeto de la integracin art. 6.
286. Adems, de innecesaria la fijacin de este plazo por la Ley, es inconveniente, pues impide que
la norma reglamentaria pueda reducir el plazo, dado que al fin y a la postre se fija un silencio desestimatorio.
287. Actualmente contenida en el Anexo II de la Ley 9/2001, de 12 de julio, por la que se establece
el sentido del silencio administrativo y los plazos de determinados procedimientos como garantas procedimentales para los ciudadanos.
288. As, la Ley de Catalua 10/2001 art. 18.2 en relacin con el Consejo Nacional de Archivos; la
Ley 19/2002, de 24 de octubre, de los Archivos Pblicos de CastillaLa Mancha art. 11.1, en relacin
con el Consejo de Archivos de CastillaLa Mancha; o la Ley de Cantabria 32002 en relacin con la
Comisin de Patrimonio Documental de Cantabria art. 10.
289. En este sentido, la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 40.2 establece que la resolucin de inclusin se adoptar a peticin de los interesados, previa suscripcin de un convenio donde se
especifiquen los derechos y obligaciones de las partes. As, la Ley 15/2006 de Baleares art. 29 se refiere
a todos los archivos privados que soliciten y obtengan la integracin en el subsistema correspondiente,
suscribiendo un convenio administrativo por el cual se comprometan a asumir las obligaciones que se
deriven de la participacin. As tambin la Ley de Cantabria 3/2002 art. 18.2. Y, de modo similar,
el Anteproyecto de Ley estableca que la resolucin se adoptar a peticin de los interesados, previa
suscripcin de un convenio donde se especifiquen los derechos y obligaciones de las partes.

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de integracin de un archivo de titularidad estatal, tal operacin debe plasmarse necesariamente en un convenio interadministrativo de colaboracin290.
6. El Censo de Archivos de Andaluca.
Como es sabido, ya la Ley 3/1984 art. 17 dispuso que la Junta de Andaluca
proceder a la confeccin de un censo de archivos y fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz, en cada una de las ocho provincias, incluyendo una estimacin cuantitativa y cualitativa, as como su estado de conservacin
y su seguridad291. Sin embargo, este mandato tard casi veinte aos en cumplirse292.
Por su parte, la Ley 7/2011 art. 52.1 establece que el Censo de Archivos de
Andaluca es el instrumento para la identificacin de los archivos radicados en el
territorio de la Comunidad Autnoma que custodian documentos integrantes del
Patrimonio Documental de Andaluca. Parece evidente que este censo sustituye al
previsto en la Ley anterior293. No obstante, en tal caso, entendemos que la ubicacin
sistemtica ms correcta de esta figura sera en el captulo referido al Patrimonio
Documental de Andaluca, pues es perfectamente posible que existan archivos de
290. Asimismo, en el caso de integracin de archivos de la Iglesia Catlica, habr que estar a lo dispuesto en el Acuerdo sobre la constitucin, composicin y funciones de la Comisin Mixta, Junta de
Andaluca y Obispos de la Iglesia Catlica de Andaluca para el Patrimonio Cultural, publicado mediante Orden de la Consejera de Cultura de 2 de abril de 1986, y al que se refiere la propia Ley 7/2011
en su disposicin adicional tercera.
291. Ya antes la Ley 26/1972 art. 3 haba previsto la confeccin de un RegistroInventario de las
series documentales, colecciones o piezas que deban integrarse en el Tesoro Documental, as como los
correspondientes deberes de colaboracin. Y con posterioridad la LPHE art. 51.1 dispuso que la Administracin del Estado, en colaboracin con las dems Administraciones competentes, confeccionar
el censo de los bienes integrantes del patrimonio documental.
292. El propio Parlamento andaluz aprob el 23 de octubre de 1998 una proposicin no de ley en
Comisin, promovida por el Grupo Izquierda Unida, instando al Gobierno andaluz a la realizacin
a lo largo de 1999 del censo de archivos y fondos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz
(BOPA nm. 274, de 24111998). As, el Plan General de Bienes Culturales, Andaluca 2000, p. 91,
fij justamente como primera medida la elaboracin del Censo de Archivos Andaluces. Por acuerdo del
Consejo de Gobierno de 14 de noviembre de 2000 se aprobaron las directrices para la elaboracin del
censo de fondos y colecciones del Patrimonio Documental Andaluz en cumplimiento de la previsin
contenida en la disp. adicional 1 del Decreto 97/2000, y, por Orden de la Consejera de Cultura
de 6 de marzo de 2001 se aprob el Plan para la elaboracin del citado Censo, de acuerdo con dichas
directrices.
293. As, la disposicin adicional cuarta (Incorporacin del Censo de Archivos y Fondos Documentales constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz del artculo 17 de la Ley 3/1984, de 9 de enero,
de Archivos, al Censo de Archivos previsto en el artculo 52 de esta ley) establece que a la entrada en
vigor de esta ley, los archivos y los documentos, fondos y colecciones censados con arreglo a lo previsto
en el artculo 17.1 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, quedarn incorporados al Censo de
Archivos de Andaluca previsto en el artculo 52 de esta ley.

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titularidad privada incluidos necesariamente en el Censo de Archivos de Andaluca


por custodiar documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca,
pero que, sin embargo, no estn integrados en el Sistema Archivstico de Andaluca,
pues tal integracin es exclusivamente voluntaria como nos consta.
En cuanto a su contenido, la Ley 7/2011 art. 52.2 establece que el Censo de
Archivos de Andaluca comprender la informacin que permita conocer los datos
bsicos de todos los archivos contemplados en el apartado anterior dependientes tanto de personas fsicas como jurdicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en
ellos custodiados. Aun cuando, a diferencia de la Ley 3/1984, no se habla ya de censo
de fondos documentales, parece defendible que la referencia a los datos bsicos
incluye a los fondos documentales de consta cada archivo.
Corresponde a la consejera (se entiende competente en materia de archivos y
patrimonio documental) la formacin, actualizacin, coordinacin y difusin del
Censo de Archivos de Andaluca art. 52.1. La metodologa para la elaboracin
y recogida de los datos del Censo de Archivos de Andaluca, as como su actualizacin, plazos y dems requisitos, se establecern reglamentariamente. Asimismo, la
Ley 7/2011 establece que todas las personas fsicas o jurdicas, con independencia
de su rgimen y naturaleza jurdica, que sean titulares de archivos radicados en el
territorio de la Comunidad Autnoma que custodian documentos integrantes del
Patrimonio Documental de Andaluca estn obligadas a colaborar en la elaboracin
y actualizacin del referido censo, proporcionando, adems, la informacin que les
sea requerida para ello294, tipificndose como infraccin leve el incumplimiento de la
obligacin de proporcionar la informacin requerida para la formacin y, en su caso,
actualizacin del Censo de Archivos de Andaluca art. 73.g). A efectos de la elaboracin del Censo de Archivos de Andaluca, la consejera promover la celebracin de
convenios u otras frmulas de colaboracin con las dems administraciones pblicas
y personas fsicas o jurdicas privadas art. 52.5.
Finalmente, corresponde tambin a la consejera la difusin del Censo de Archivos de Andaluca art. 52.1. Los datos contenidos en el Censo de Archivos de
Andaluca se darn a conocer pblicamente para garantizar su difusin art. 52.6.

294. Ya la Ley 3/1984 dispuso que todas las autoridades, funcionarios, personas pblicas o privadas,
fsicas o jurdicas, que sean propietarios, poseedores o detentadores de archivos y documentos constitutivos
del Patrimonio Documental Andaluz estn obligados a colaborar con los organismos y servicios competentes en la confeccin del referido censo, proporcionando una informacin correcta sobre los mismos
art. 17.2.

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283

V. LA GESTIN DOCUMENTAL.
1. Concepto y funciones de la gestin documental
Como se seal al inicio de este trabajo, una de la principales novedades de la Ley
7/2011 es la introduccin de la metodologa de la gestin documental295. As, debe
recordarse que uno de los objetos de la Ley es precisamente regular la gestin de los documentos de titularidad pblica y del Patrimonio Documental de Andaluca art. 1.
Ciertamente, ya el Decreto 97/2000 haba dado carta de naturaleza al principio
del ciclo vital de los documentos o teora de las edades documentales, pero en la
economa del Decreto ciclo vital de los documentos tiene por principal efecto determinar las redes de archivos art. 16.2 y con ellas las transferencias regulares de documentacin art. 50. Aun cuando se intenta involucrar a las unidades de gestin
administrativa en algunas funciones archivistas como la identificacin y valoracin
documental296, lo cierto es que el sistema archivstico no alcanza, apenas, a penetrar en la gestin administrativa, detenindose en la gestin archivstica en sentido
estricto297.
La Ley 7/2011 arts. 2.m) y 53 define la gestin documental como el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carcter transversal a lo largo
del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, as
como para la configuracin del Patrimonio Documental de Andaluca298. Sobre el
295. Es mrito de la Ley de Catalua 10/2001 la introduccin en una norma legal del concepto de
sistema de gestin documental.
296. Segn el Decreto 97/2000, la identificacin es obligatoria para cualquier fondo documental y
deber hacerse, preferentemente, en las reas de produccin documental art. 27.2; y la valoracin es
obligatoria para cualquier serie documental y deber realizarse en los archivos de oficina y centrales art.
29.2.
297. En el ordenamiento andaluz, puede sealarse que la Ley 8/2007, de 5 de octubre, de Museos y
Colecciones Museogrficas de Andaluca art. 41 dispuso que los museos y colecciones museogrficas
debern contar con un sistema de gestin documental, que estar constituido por el conjunto de
instrumentos descriptivos y de control tcnico y administrativo relativos a tres tipos de fondos (Museogrficos, Documentales y Bibliogrficos).
298. Ms expresiva nos parece la definicin de sistema de gestin documental contenida en la Ley
de Catalua 10/2001 art. 2.e), como el conjunto de operaciones y tcnicas integradas en la gestin
administrativa general que, basadas en el anlisis de la produccin, la tramitacin y el valor de la documentacin, se dirijan a planificar, controlar, usar, conservar, transferir o eliminar los documentos con
el objetivo de racionalizar el tratamiento y conseguir una gestin eficaz y rentable. Esa definicin ha
sido seguida por otras normas autonmicas, como la Ley de la Comunidad Valenciana 3/2005 art. 3;
el Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el que se regula los archivos de la Administracin de la Comunidad Autnoma de las Illes Balears y de las entidades que integran su sector pblico instrumental.
art. 11.2

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284

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ciclo vital de los documentos nos remitimos a lo indicado ms arriba a propsito


de las redes de archivo. Segn la 7/2011 art. 54.1, la gestin documental est
integrada por las siguientes funciones archivsticas aplicadas a los documentos: la
identificacin, la valoracin, la organizacin, la descripcin, la conservacin, la
custodia, el acceso y el servicio299. Pero, adems, la Ley explicita que la gestin documental implicar el diseo mismo de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualizacin, requisitos que la
ley impone a los documentos de titularidad pblica art. 11.1. Adems, la gestin
documental implica la definicin de los sistemas de informacin, con el fin de
garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que
han de asociarse al documento para su adecuada gestin archivstica art. 54.2,
pues son los metadatos los que precisamente posibilitan la exigencia de contextualizacin de los documentos300.
Por ello, la Ley recalca la idea segn la cual gestin documental (en el mbito
de la Junta de Andaluca) es comn e integrada en la gestin administrativa art.
56.1. Pero, sobre todo, la Ley 7/2011 insiste en el carcter transversal de la gestin
documental, ya que participan en la misma todas las personas responsables de la
gestin administrativa y se aplica a todos los mbitos de actividad art. 2.m)301. Y,
del mismo modo, en el carcter transversal de las funciones archivsticas recogidas en
el artculo 54 y los principios archivsticos de respeto al origen y al orden natural de
los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos con independencia
de su productor art. 4.3302.
Por lo dems, la Ley 7/2007 art. 55 establece que las indicadas funciones de
la gestin documental se aplicarn en todos los archivos del Sistema Archivstico de
Andaluca. Las administraciones pblicas andaluzas establecern en sus respectivos
mbitos el uso de sistemas de informacin para la gestin de los documentos de
titularidad pblica, de conformidad con las funciones de la gestin documental
299. Ignoramos por qu no se ha incluido la eliminacin de los documentos, que constituye una
evidente operacin de gestin documental.
300. Idea que se reitera a propsito de la gestin documental en el mbito de la Junta de Andaluca
art. 57.a).
301. Reitera este idea la Ley, en sede de la gestin documental en el mbito de la Junta de Andaluca,
al declarar que, de acuerdo con el carcter transversal de la gestin documental, en las funciones y procesos reglados de esta participarn todas las personas responsables de la gestin administrativa y de la
custodia de los documentos de titularidad pblica art. 56.2.
302. El Anteproyecto de Ley especificaba que en la Junta de Andaluca las funciones archivsticas
propias de la gestin documental correspondan a los cuerpos de facultativos y ayudantes de archivo de
la Junta, precepto que como todos los referidos al personal fue suprimido.

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285

referidas en el artculo 54, con las normas archivsticas y con los principios tcnicos que establezca la consejera303.
De este modo, aun cuando se declara que las funciones de la gestin documental
se aplicarn en todos los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca, el mandato
a implantar sistemas de informacin para la gestin de los documentos se circunscribe a las administraciones pblicas andaluzas (principalmente entidades locales y universidades pblicas, pues la Administracin de la Junta de Andaluca cuenta con una
regulacin propia). Y lo cierto es que lo razonable es vincular la gestin documental
a los documentos de titularidad pblica, pues stos forman parte del Patrimonio Documental desde el mismo momento en que se generan. Dicho de otro modo, es razonable que la integracin de un archivo privado en el Sistema de Archivos comporte
una serie de deberes que ataen a la gestin del archivo correspondiente, pero no a la
gestin de los documentos por parte de la entidad privada de la que proceden, pues
ello supondra una clara injerencia en la autonoma privada, no exigida por dogmtica del Patrimonio Documental. Por todo ello, bien podra haberse incluido esta parte
de la Ley dentro del captulo referido a los documentos de titularidad pblica.
2. La gestin documental en la Junta de Andaluca
Al margen de reiterar las ideas de el carcter transversal de la gestin documental,
y de su integracin en la gestin administrativa, la Ley 7/2011 crea el Sistema de
Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca, como sistema comn para la gestin integrada de los documentos de su competencia, de acuerdo con los principios
y criterios tcnicos archivsticos que la rigen, correspondiendo su coordinacin a la
Consejera en materia de archivos art. 60.2304. As, en otro lugar, la Ley declara
que el Sistema Archivstico de Andaluca promover un modelo comn de gestin
303. Segn dispone la Ley, corresponde a la consejera competente en la materia, como rgano de
direccin y coordinacin del Sistema Archivstico de Andaluca la elaboracin y, en su caso, aprobacin
de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivstico de Andaluca y de las normas tcnicas y procedimientos para la gestin documental art. 29.2.a). Asimismo,
debe recordarse que quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivstico de Andaluca
estn obligados a aplicar las funciones de gestin documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y
con las normas tcnicas bsicas que pueda fijar la consejera art. 36.1.c) 1.
304. El precedente de este Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca se encuentra
en la Orden de 20 de febrero 2007, por la que se regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @
rchivA Andaluca), que se declara de aplicacin a todos los rganos, unidades y archivos de titularidad
y/o gestin de la Administracin de la Junta de Andaluca, de sus organismos autnomos y empresas
pblicas. El propio consejero inform en el debate a la totalidad del proyecto de ley que 76 archivos
trabajan con este sistema que cuenta ya con ms de ocho millones cuatrocientos mil documentos en
soporte digital. DSPA Plenos nm. 121, 8 de junio de 2011, pp. 20 y ss.

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documental acorde con la implantacin de la administracin electrnica, siguiendo


los principios de cooperacin y colaboracin entre las consejeras competentes en
materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administracin electrnica y poltica informtica art. 27.3305.
El Sistema de Informacin de Archivos de la Junta de Andaluca interoperar con
el resto de sistemas de informacin de la Junta de Andaluca para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrnicos conforme a los plazos establecidos. Tambin interoperar con el sistema en el que se almacenen los documentos
electrnicos de la Junta de Andaluca para facilitar el acceso y uso de los documentos
que en l se custodian306. Por lo dems, puede sealarse que los reglamentos de rgimen interior de algunas de las nuevas agencias pblicas aprobadas estn recogiendo
la implantacin de sistemas de gestin documental307.
VI. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS.
1. Acceso a los documentos de titularidad pblica
A. Rgimen jurdico.
La Ley 7/2011 art. 61, de modo superfluo, declara que el acceso a los documentos de titularidad pblica y a su informacin se ajustar a lo dispuesto en esta
ley y a la legislacin autonmica o estatal que le sea de aplicacin308.

305. Segn la Ley corresponde a la consejera competente en la materia el diseo, implantacin y


coordinacin de un sistema de informacin de archivos para la gestin documental de la Junta de
Andaluca y el impulso para su extensin, en su caso, a los dems archivos integrados en el Sistema
Archivstico de Andaluca art. 29.2.c).
306. Adems, la Ley crea el Registro General de los Sistemas de Informacin que produzcan o custodien documentos electrnicos, configurado como el instrumento necesario para el seguimiento y
control de la produccin y custodia de documentos electrnicos de la Administracin de la Junta de
Andaluca art. 59.
307. Es el caso del Reglamento de Rgimen Interior de la Agencia de Medio Ambiente y Agua de Andaluca (BOJA 1572011), que llega a declarar que la estructura bsica documental describe y marca
el funcionamiento de la Agencia y, por lo tanto, del Sistema de Gestin de la Agencia.
308. Conviene recordar que el Estatuto de Autonoma de 2007 contiene dos preceptos referentes
al acceso a los archivos. De un lado, como manifestacin del derecho a una buena administracin, el
artculo 31 garantiza el derecho de todos a acceder a los archivos y registros de las instituciones, corporaciones, rganos y organismos pblicos de Andaluca, cualquiera que sea su soporte, con las excepciones
que la ley establezca. Y, de otro lado, el artculo 134.b) establece que la ley regular el acceso de los
ciudadanos a la Administracin de la Junta de Andaluca, que comprender en todo caso sus archivos y
registros, sin menoscabo de las garantas constitucionales y estatutarias, poniendo a disposicin de los
mismos los medios tecnolgicos necesarios para ello, precepto que recuerda el artculo 105.b) CE.

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287

Ahora bien, la Ley 3/1984 estableca que la consulta y el acceso a los Archivos de
titularidad estatal se sometern a la legislacin que les sea aplicable y a los trminos
de los Convenios que en su caso se suscriban art. 26, precepto que no se reproduce
en la Ley 7/2011. La cuestin no tena excesiva importancia hasta fechas recientes,
debido a la ausencia de normas especficas en materia de acceso para los archivos de
titularidad estatal. Sin embargo, la reciente aprobacin del Real Decreto 1708/2011,
de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso, suscita la necesidad de plantear esta cuestin
que afecta, fundamentalmente, a los Archivos Histricos Provinciales, de titularidad
estatal pero de gestin autonmica art. 46309. Dado que la competencia normativa
en materia de archivos de titularidad estatal es exclusiva del Estado, si se considera,
como parece lgico, que las normas sobre acceso a los archivos son normas sobre
archivos, habr que entender que son de aplicacin las normas estatales310.
B. El problema del plazo de los treinta aos de la Ley 3/1984
La Ley 3/1984 dispuso que la consulta pblica de los documentos de titularidad
pblica ser posible a partir de los treinta aos de haber finalizado su trmite o vigencia administrativaart. 27.a), criterio que fue reproducido por alguna que otra
Ley autonmica311. Aun cuando pareca evidente que la Ley 3/1984 no estableca que
la documentacin pblica tuviese carcter reservado hasta tanto transcurriera el mencionado plazo de treinta aos, tal como s estableca alguna otra Ley autonmica en

309. A este respecto, debe recordarse que la propia Ley 7/2011 art. 3.2 establece que los archivos
de titularidad estatal cuya gestin corresponda a la Comunidad Autnoma se regirn por la legislacin
estatal que les afecte, por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andaluca y por las disposiciones de esta ley.
310. El propio Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, establece que en el mbito de los servicios perifricos del Estado, desempean idnticas funciones a las de los archivos intermedio e histrico
los Archivos Histricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno art. 12.3. No obstante, el problema es ms complejo, pues los Archivos Histricos Provinciales
conservan no slo documentacin procedente de los servicios perifricos del Estado, sino tambin (y
en creciente medida) de la propia Administracin perifrica de la Comunidad Autnoma, por lo que
es discutible que la competencia estatal sobre archivos de su titularidad pueda extenderse a ordenar el
acceso a tales fondos documentales.
311. La Ley de Canarias 3/1990 de Patrimonio Documental y Archivos dispone: La consulta pblica
del Patrimonio Documental Canario, en el caso de los documentos incluidos en los arts. 2 y 3, ser
posible a partir de los treinta aos de haber finalizado su trmite o vigencia administrativa. Se podr
reducir ese trmino temporal siempre que la informacin no implique riesgo para la seguridad pblica
o privada.

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una disposicin de abierta inconstitucionalidad312, la Ley 3/1984 pareca, no obstante,


conceder una amplsima discrecionalidad a la Administracin, al establecer que se
podr reducir este trmino temporal siempre que la informacin no implique riesgo
para la seguridad pblica o privada art. 27.b). En este sentido, el Decreto 97/2000
declar que todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta pblica de los documentos de titularidad pblica, a partir de los treinta aos de haber finalizado su
trmite o su vigencia administrativa art. 84.1313.
Este criterio pudo ser comprensible en 1984, pues an no se haba aprobado la
regulacin general del derecho de acceso contenida en la LRJPAC art. 37, pero es
del todo inadmisible tras la entrada en vigor de sta. En efecto, a partir de la LRJPAC,
es evidente que la Administracin no disfruta de una potestad discrecional para autorizar o no el ejercicio del derecho, sino que el acceso a la misma estar sujeto a las
reglas generales establecidas en el art. 37 de la propia LRJPAC314. De este modo,
estas determinaciones de la Ley 3/1984 eran una de las partes ms necesarias de revisin315. Y, con buen criterio, la Ley 7/2011 ha suprimido toda referencia al plazo
de los treinta aos, lo que comporta la derogacin del precepto correspondiente del
Decreto 97/2000316.
312. Este era el criterio de la Ley catalana Archivos 6/1985, de 26 de abril, segn la cual art. 23.2
como regla general los documentos pblicos e histricos se considerarn reservados mientras no hayan
transcurrido treinta aos desde la fecha de creacin, Ley fue felizmente derogada por la Ley de Catalua 10/2001. Consider inconstitucional este precepto, D. DE OCAA LACAL, Ignorancia, ilegalidad
y otros males: panormica del derecho de acceso a los archivos pblicos en Espaa, en Actas del VII Congreso Nacional de ANABAD, Boletn XLXIX, 1999, 3-4, pg. 178.
313. As, en las indicaciones del Censo de archivos del sistema andaluz, al tratar las condiciones de
acceso a los fondos del Archivo General de Andaluca, se declaraba invariablemente: Consulta limitada
por el art. 27.a) de la Ley 3/1984 de Archivos a partir de los 30 aos de haber finalizado su trmite o
vigencia administrativa, aunque segn lo dispuesto en el apartado b) del citado artculo, se puede reducir
este plazo. Sobre las dificultades del Decreto 97/2000 para conciliar la Ley 3/1984 con la LRJPAC, vase
A. HEREDIA HERRERA, op. cit., p.108.
314. Ciertamente la ordenacin legal del derecho de acceso contenida en la Ley 30/1992 art. 37 no
est exenta de incertidumbres, por las que ha sido ampliamente censurada, pero en modo alguno puede
decirse que la Administracin est facultada para admitir o denegar discrecionalmente el ejercicio del
derecho de acceso. Vid. S. FERNNDEZ RAMOS, El derecho de acceso a los documentos administrativos, Marcial Pons, Madrid, 1997, pp. 361 y ss.
315. As lo reconoci A. HEREDIA HERRERA, op. cit., p. 99.
316. La Ley de Catalua 10/2001 art. 36.1 contiene una referencia al plazo de los treinta aos
en los trminos siguientes: De forma general, las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la
consulta de documentos pblicos quedan sin efecto a los treinta aos de la produccin del documento,
salvo que la legislacin especfica disponga otra cosa, precepto que reproduce la Ley Foral 12/2007
art. 20.3. Este tipo de preceptos s estimamos que son compatibles con la LRJPAC: hasta los 30 aos
de la produccin del documento, sern aplicables, con carcter general, las limitaciones establecidas en

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C. Lmites del derecho de acceso a los documentos de titularidad pblica


Tras otro precepto perfectamente superfluo, [El derecho de acceso se limitar en razn
de la proteccin de los derechos e intereses establecidos en el artculo 105.b) de la Constitucin y en la legislacin que lo desarrolle317], la Ley 7/2011 art. 62.2 establece lo
siguiente: El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar
a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a
su propia imagen queda reservado a las personas titulares de esos datos o a quienes tengan
su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislacin especfica, podrn ser consultados cuando hayan transcurrido veinticinco aos desde la muerte de los
afectados, si la fecha se conoce, o, de lo contrario, a los cincuenta aos desde la fecha de los
documentos. Como es notorio, este precepto coincide con lo establecido en la LPHE art.
57.1318.
De este modo, se corrige la redaccin de la Ley 3/1984, segn la cual en el supuesto de que la informacin afecte a la seguridad, honor o intimidad de las personas
fsicas, la consulta de los documentos no poda realizarse sin consentimiento expreso
de los afectados o hasta que transcurran veinticinco aos desde el fallecimiento de
las personas afectadas o cincuenta aos a partir de la fecha de los documentos, lo
que pareca admitir que no era necesario el consentimiento cuando indistintamente
se diera alguno de los dos supuestos (veinticinco aos desde el fallecimiento de las

la LRJPAC, limitaciones que se levantarn vencido ese plazo. Por el contrario, estimamos ms dudosa la
redaccin de la Ley de Castilla La Mancha 19/2002 art. 40.1, segn la cual, con carcter general, se
tendr derecho a acceder a los documentos afectados por el artculo 39.1 y depositados en cualesquiera
archivos pblicos, a partir de los treinta aos de haber finalizado su trmite o vigencia administrativa,
salvo que la comunicacin pudiera afectar a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos
Oficiales o no deban ser pblicamente conocidos por disposicin expresa de una Ley. Y, en todo caso,
es manifiestamente contraria a la ley bsica estatal la norma segn la cual En el caso de documentos relativos a las funciones estatutarias desempeadas por el Presidente y el Consejo de Gobierno de la Junta
de Comunidades, el plazo de acceso ser de treinta aos a partir de la fecha de los documentos art.
40.2, pues el acceso antes de este plazo precisa de una autorizacin excepcional art. 41.2.
317. En su comparecencia en el Parlamento Andaluz, el Presidente de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca seal que el nuevo texto legal no recoga el principio de acceso como universal, tal y como
se haca en la anterior Ley art. 26, en la que se incluan algunas restricciones como excepcionales.
318. Artculo 57.1, prrafo tercero: Los documentos que contengan datos personales de carcter
policial, procesal, clnico o de cualquier otra ndole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a
su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrn ser pblicamente
consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un
plazo de veinticinco aos desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta aos, a
partir de la fecha de los documentos.

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personas afectadas o cincuenta aos a partir de la fecha de los documentos)319.


Por el contrario, la LPHE establece claramente que el plazo de los cincuenta aos
a partir de la fecha de los documentos slo es aplicable si se desconoce la fecha del
fallecimiento del interesado (o, en otro caso), redaccin a la que ahora se ajusta la
Ley 7/2011320. Con todo, podra haberse aprovechado la Ley para introducir alguna
precisin adicional321.
De otro lado, la Ley 7/2011 art. 62.3 establece que el rgano responsable de la
custodia de los documentos podr desestimar la solicitud de acceso a los documentos
y a su informacin cuando la misma no se encuentre en su poder, cuando la solicitud
sea manifiestamente irrazonable o cuando esta se formule de manera excesivamente general. Aparentemente, la redaccin de este precepto est inspirada en la Ley
27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente
art. 13.1. No obstante, salvo el caso de solicitud manifiestamente irrazonable, en
los otros dos supuestos deben realizarse algunas observaciones.
La citada Ley 27/2006 habilita a denegar las solicitudes de informacin ambiental cuando la informacin solicitada a la autoridad pblica no obre en poder de sta
o en el de otra entidad en su nombre, entendiendo la nocin de autoridad de un
modo amplio, como la entera persona jurdica, mientras que en la Ley 7/2011 basta
que la informacin solicitada rgano no se encuentre en poder del responsable de
la custodia de los documentos. Adems, cuando se produzca dicho supuesto, la Ley
27/2006 obliga a remitir la solicitud a la autoridad pblica que posea la informacin
y a dar cuenta de ello al solicitante art. 10.2.b). De otro lado, en el caso de que se
considere que la solicitud est formulada de manera excesivamente general, antes
de denegar la solicitud por este motivo, la Ley 27/2006 obliga a la autoridad pblica

319. Ms ajustada a la LPHE era la redaccin del Decreto 97/2000: Cuando la informacin afecte
a la seguridad, honor o intimidad de las personas fsicas, en cuyo caso se requerir el consentimiento
expreso de los afectados o que transcurran veinticinco aos desde el fallecimiento de las personas afectadas, si fuere conocida su fecha, o cincuenta aos a partir de la fecha de los documentos art. 85.3.
320. No obstante, la aplicacin del artculo 57.1 LPHE (y ahora del art. 62.2 Ley /2011) es ms complicada de lo que parece, pues la aplicacin del plazo de los 50 aos requiere de un supuesto singular:
que conste que el interesado haya fallecido pero no conste la fecha exacta del bito, porque de conocerse
esa fecha sera de aplicacin el plazo de 25 aos a partir de la misma. Y ciertamente se trata de supuesto
difcil, pues si se acredita el fallecimiento generalmente se conocer la fecha.
321. As, la Ley de Castilla La Mancha 19/2002 art. 42, establece que en caso de fallecimiento del
afectado y hasta tanto transcurran los plazos fijados en el artculo 40.3 podrn prestar su conformidad
al acceso sus herederos.

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a pedir al solicitante que concrete su peticin de informacin y a asistirle en este labor


art. 10.2.a). Ninguna de estas cautelas han sido incluidas en la Ley 7/2011322.
De otra parte, la Ley 7/2011 art. 62.4 establece que el acceso a los documentos
podr ser denegado cuando el estado de conservacin de los mismos as lo requiera.
Igualmente se aade que la obtencin de reproducciones de los documentos estar
condicionada por su estado de conservacin art. 63.3 323. En este sentido, ya la
Ley 3/1984 condicionada la consulta a que no supusiera riesgo para la seguridad de
los documentos324. Ahora bien, dejando al margen el carcter anacrnico de esta
limitacin, pues las nuevas tecnologas permiten capturar la informacin contenida
en el documento sin riesgo apenas para su conservacin, el principal problema que
presenta es su alcance aparentemente indefinido, sin que la Ley establezca en tales
casos alternativa alguna, a diferencia de otras leyes autonmicas325.
En quinto lugar, la Ley 7/2011 art. 62.5 establece que se denegar la consulta
directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por
sentencia firme por la comisin de delitos contra la seguridad y conservacin del
Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitacin la consulta de los
documentos pertene